FORMAT PEPERIKSAAN PROFIL JAWATAN SKIM PERKHIDMATAN: GRED
N1
* TEMPOH (tahun berkhidmat)
PAR KANAN
FUNGSI
PERANAN/TANGGUNGJAWAB (diskripsi tugas)
1-5
Membantu menyediakan keperluankeperluan kepada semua kakitangan dalam menjalankan tugas mereka seperti peralatan dan lain-lain
Bertanggung jawab membantu kakitangan mendapatkan barangbarang keperluan pejabat dan memberi perkhidmatan semasa menjalankan tugas mereka.
6-20
Menyelia tugas-tugas yang dijalankan oleh PAR
Menyusun jadual tugas dan memastikan semua PAR dibawah penyeliaannya menjalankan tugas seperti yang ditetapkan.
PAR
N4
PEMBANTU AM RENDAH
Membantu ketua menjalankan tugas mereka seperti yang diarahkan. Membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh semua PAR dibawah seliaannya dalam menjalankan tugas mereka. Bertindak sebagai perantaraan antara PAR dan pegawai atasan.
Catatan:
*
Tempoh perkhidmatan adalah sebagai panduan dalam penyediaan sukatan peperiksaan PTK. Ia bukanlah satu tempoh yang mandatori bagi urusan kenaikan pangkat.
1
FORMAT ANALISIS PEKERJAAN Jawatan : Gred Jawatan : Tahap Kecekapan : Tugas (Job Description)
1. Membantu kakitangan mendapatkan barangbarang keperluan pejabat 2. Memberi perkhidmatan.
PEMBANTU AM RENDAH N1 TK1
Aktiviti-aktiviti Mengambil alat tulis dan barang (kertas, pensil dan lain-lain) dan barang-barang keperluan lain daripada Setor Pusat. Membantu penyelia dalam memastikan setor sentiasa kemas, bersih dan selamat.
Enabling Requirements [ ( Job Specification : Attitude, Skill and Knowledge) ] Pengetahuan Kemahiran Sikap Menepati masa Kemahiran Asas berkomunikasi. pengurusan Integriti setor. Berkebolehan Berdisiplin mengendalikan Stuktur Mesin dan organisasi Bekerja secara peralatan universiti dan berpasukan. pejabat. lokasi jabatan/fakulti Proaktif Asas Bertanggung pengendalian jawab. mesin dan peralatan Sabar pejabat. Nilai dan etika kerja. 5S
Semangat kekitaan
Petunjuk Prestasi (Job Standard) Melaksanakan tugas menepati masa yang dikehendaki. Keselamatan dokumen terpelihara. Kekemasan, keselamatan dan kebersihan ruang pejabat terjamin. Memenuhi standard dan prosedur yang ditetapkan.
Peralatan / Kemudahan / Rujukan i. Arahan Perkhidmatan ii. Arahan Keselamatan iii. Tonggak 12 iv. Buku Nilai dan Etika – INTAN Citra Karya v. Panduan Perkhidmatan Cemerlang – Etika Perkhidmatan Awam vi. PKPA – kaunter vii. PKPA – telefon viii. Arahan Perbendaharaan – stor
2
Memeriksa keselamatan, kebersihan dan penyelengaraan ruang pejabat (termasuk bilik-bilik mesyuarat, tandas, pendingin udara) dan melaporkan kepada penyelia.
Arahan Keselamatan (kerahsiaan dokumen dan lain-lain). Asas pengurusan kaunter
Semua mesin dan peralatan berfungsi dengan baik.
Teknik Berkomunikasi dan Berinteraksi Yang Efektif (Aziz Salleh)
Tiada aduan pelanggan.
Menghantar surat, dokumen dan barang kepada penerima, pos dalam kampus atau pejabat pos Mengambil surat dari pejabat pos, kotak-kotak surat dan tempat-tempat lain yang ditentukan.
3
Mengambil surat daripada bilik pegawai dan menghantar kepada kakitangan berkenaan untuk diambil tindakan. Menyisihkan surat mengikut penerima atau alamat. Menjaga kaunter mengikut masa yang ditetapkan. Membuat salinan atau mencetak menggunakan mesin atau alat pejabat yang ditentukan. Memeriksa semua mesin dan peralatan pejabat dan melaporkan kepada penyelia.
4
Memaklumkan sebarang kerosakan mesin dan alat pejabat kepada kerani/penyelia untuk tindakan selanjutnya.
5
SUKATAN PEPERIKSAAN TAHAP KECEKAPAN 1 (TK1) BAGI JATAN PEMBANTU AM RENDAH
1.
Matlamat Sukatan Peperiksaan Tahap Kecekapan 1 (TK1):
2.
i.
Berkebolehan dan berpengetahuan dalam pengendalian peralatan pejabat, asas-asas perkhidmatan, asas keselamatan, penyelenggaraan, dan direktori / maklumat tepat mengenai jabatan.
ii.
Berupaya memahami dan melaksanakan bidang tugas jawatannya selaras dengan peraturan dan prinsip yang telah ditetapkan.
Tujuan Peperiksaan Untuk menguji kebolehan dan kecekapan pegawai sebagai salah satu syarat Anjakan Gaji dan elaun bagi dipertimbangkan ke gred yang lebih tinggi.
3.
Pegawai Yang Layak Menduduki Peperiksaan Ini Pembantu Am Rendah Gred N1 yang telah disahkan dalam perkhidmatan.
4.
Sukatan Peperiksaan
Bidang sukatan peperiksaan adalah merangkumi Kompetensi Umum dan Kompetensi Khusus. BAHAGIAN I 4.1.
KOMPETENSI UMUM 4.1.1. Keutuhan Nilai-Nilai Peribadi 4.1.2. Keutuhan Peribadi Nilai-nilai murni yang perlu diamalkan oleh kakitangan ke arah meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan awam seperti berikut; • • •
Tonggak 12 Nilai dan Etika Perkhidmatan Awam Perkhidmatan Cemerlang
7
4.1.3. Teknologi Maklumat: • Asas-asas Teknologi Maklumat 4.1.4. Tatacara Diri dan Etika Sosial • Penampilan diri • Komunikasi / hubungan interpersonal • Etika sosial 4.1.5. Perkara-perkara Perkhidmatan • Jabatan dan Orang ramai • Surat Menyurat • Fail Menfail • Memelihara dan Menyimpan Rekod-rekod Kerajaan • Pengetahuan dalam pengurusan persekitaran tempat kerja (5S). • Perkhidmatan kaunter. 4.1.7. Aspek-aspek berkaitan Organisasi terutamanya menyentuh mengenai; • Struktur dan organisasi • Lokasi fakulti/pusat/institut/bahagian 4.1.8 Perkhidmatan • Elaun-Elaun • Cuti • Perubatan • Tatatertib BAHAGIAN II 4.2.
KOMPETENSI KHUSUS • • • • •
Kemahiran mengenai asas pengurusan setor Kemahiran mengenai asas pengendalian mesin dan alat pejabat. Surat Menyurat Fail dan Rekod Aspek-aspek Keselamatan • Keselamatan Pejabat • Keselamatan Dokumen
8
5.
Kaedah Penilaian:
BIL 1 2 3
KAEDAH
PEMARKAHAN (%) 20 40 40
Ujian Bertulis Ujian Lisan / Temuduga Pemerhatian / Maklum balas Penyelia
BIL. SOALAN 20 -
MASA 30 MINIT 15 MINIT -
6.
Tahap Kesukaran Soalan: Pengetahuan dan Kefahaman
7.
Rujukan:
Calon tidak dibenarkan merujuk bahan bacaan semasa ujian dijalankan.
8.
Pengecualian:
Calon yang telah lulus mana-mana bahagian adalah dikecualikan daripada mengambil peperiksaan bahagian berkenaan.
9.
Keputusan: Lulus/Kandas
10.
Pemeriksa Dilantik Oleh:
11.
Bahasa (soalan dan jawapan):
12.
Permohonan Dikemukakan Kepada:
13.
Pusat Peperiksaan Akan Ditetapkan Oleh:
14.
Kekerapan Peperiksaan:
Panel Peperiksaan Bahasa Malaysia Bahagian Sumber Manusia Bahagian Sumber Manusia
Sekali setahun
15. Tarikh Akhir Mengemukakan Permohonan: peperiksaan
1 bulan sebelum tarikh
Bahan Rujukan: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x.
Arahan Perkhidmatan Arahan Keselamatan Akta 605 Arahan Perbendaharaan Buku Nilai dan Etika – INTAN Citra Karya Perintah Am Panduan Perkhidmatan Cemerlang – Etika Perkhidmatan Awam PKPA – kaunter Teknik Berkomunikasi dan Berinteraksi Yang Efektif (Aziz Salleh) Tonggak 12
9
JADUAL PENENTUAN UJIAN (JPU) Jawatan : Gred Jawatan : Tahap Kecekapan :
PEMBANTU AM RENDAH N1 TK1
SOALAN BERTULIS Isi Kandungan
Kemahiran Aplikasi
Jumlah
Pengetahuan
Kefahaman
Teknologi Maklumat
1
1
2
Perkara-perkara Perkhidmatan
2
1
3
Aspek berkaitan Organisasi
2
1
3
Perkhidmatan
3
1
4
Asas Pengurusan Stor
2
2
4
Fail dan Rekod
2
2
4 20
SOALAN LISAN Isi Kandungan
Kemahiran Aplikasi
Jumlah
Pengetahuan
Kefahaman
Asas Pengurusan Stor
3
2
5
Fail dan Rekod
3
3
6
Perkara-perkara Perkhidmatan
3
2
5
Aspek berkaitan Organisasi
4
2
6
Perkhidmatan
4
3
7
Surat Menyurat
3
3
6
Keselamatan Pejabat dan Dokumen
3
2
5 40
10
PEMERHATIAN/ MAKLUMBALAS KETUA JABATAN/PENYELIA Isi Kandungan
Kemahiran Pengetahuan
Kefahaman
Aplikasi
Jumlah
Keutuhan Peribadi
8
Tatacara Diri dan Etika Sosial
8
Asas Pengendalian Mesin dan Alat Pejabat
8
Surat Menyurat
8
Keselamatan Pejabat dan Dokumen
8 40
11
Contoh1: Soalan TK1 Pembantu Am Rendah N1 - Soalan Bertulis Diantara berikut apakah yang patut dilakukan oleh kakitangan ketika memberi layanan kepada pelanggan/orang ramai; A. B. C. D.
Menunjukkan pilih kasih mereka dalam melayani orang ramai Mengherdik atau mencaci orang yang kurang pengetahuan Berkata sesuatu yang boleh dianggap bersifat angkuh terhadap orang ramai Memberi keutamaan layanan kepada orang tua yang kurang pengetahuan, kurang upaya dan perempuan hamil
Jawapan: D
Contoh2: Soalan TK1 Pembantu Am Rendah N1 - Soalan Bertulis Apakah yang perlu dilakukan oleh pihak jabatan apabila menerima barangan yang dipesan daripada pembekal: I
Mengaku terima dengan mengisi ruangan tarikh diterima dan tandatangan penerima pada nota serahan
II
Memulangkan nota serahan kepada pembekal
III
Barang-barang diterima dan terus disimpan dalam setor
IV
Semua penyataan di atas adalah benar A. B. C. D.
I sahaja I dan II sahaja II dan III IV sahaja
Jawapan: B Asum/fs. Tk 1 par – marriot Folder: iso p’am
12
