FINANČNÍ MECHANISMY EHP/ NORSKA FOND PRO PODPORU SPOLUPRÁCE ŠKOL AKTIVITA 1 INDIVIDUÁLNÍ MOBILITA STUDENTŮ
Manuál pro zhotovení Závěrečné zprávy a Závěrečného vyúčtování Všeobecné informace
Držitel grantu je po skončení studijního pobytu povinen odevzdat NA, a to nejpozději do 30 dnů po skončení studijního/pracovního pobytu: • Závěrečnou hodnotící zprávu • Závěrečné vyúčtování • Potvrzení mobility studenta (stačí kopie) Závěrečná hodnotící zpráva musí být napsána v češtině. Všechny tři dokumenty musí být zaslány do NA v elektronické podobě a dále poštou (Závěrečnou zprávu a vyúčtování je nutné podepsat). Pokud nemáte možnost Potvrzení mobility studenta oskenovat/odfaxovat je možné ho poslat pouze poštou.
Potvrzení mobility studenta Ve formuláři Potvrzení mobility studenta musí být uvedeno přesné datum začátku a konce studijního pobytu (nestačí uvést měsíc!). Doba studijního pobytu by měla být stejná jako doba uvedená v žádosti a v Grantové smlouvě. Pokud bude doba uvedená v tomto potvrzení kratší než doba uvedená v grantové smlouvě, bude grant poměrně snížen Pokud bude doba uvedená v tomto potvrzení delší než doba uvedená v grantové smlouvě, nelze toto období proplatit Formulář Potvrzení mobility vyplňuje a potvrzuje přijímající zahraniční instituce.
Osnova Závěrečné hodnotící zprávy studenta Závěrečnou zprávu, prosím, strukturujte dle uvedených bodů: 1.
Osobní údaje jméno držitele grantu, název vysílající a přijímající školy délka a účel pobytu (studium, pracovní stáž, účast na konferenci atd.), datum zahájení a ukončení pobytu
1
2. Příprava pobytu, studium kde student získal informace o Fondu pro podporu spolupráce škol stručná charakteristika studijních podmínek: způsob a systém výuky na přijímající škole, jazyk výuky systém hodnocení práce studentů na přijímající škole zda přijímající škola používá systém ECTS podmínky pro uznání zahraničního studia na vysílající škole, zda vůbec bude studium uznáno, případné problémy s uznáváním zda se platí na přijímající škole nějaký druh poplatků (jaké a v jaké výši) kde (a za jakých podmínek) je na přijímající škole přístup na počítač a internet 3.
Ubytování, strava, doprava, ostatní typ ubytování kdo zařídil ubytování / jak si nejlépe zařídit ubytování (rady a doporučení) cena ubytování (za měsíc/den v EUR) zda existuje možnost stravovat se v menze jak draho vychází menza v porovnání s ostatními možnostmi stravování cena místní dopravy (z místa ubytování do školy, měsíční jízdenka apod.) cena dopravy do země studijního/ pracovního pobytu (odkud-kam, cena v EUR za jednosměrnou/obousměrnou jízdenku/letenku) podmínky pro práci/ brigádu pro české studenty využití volného času zdravotní pojištění – zda uznává přijímající škola/ země české cestovní zdravotní pojištění, kde je nejvýhodnější uzavřít cestovní pojištění
4.
Celkové zkušenosti a dojmy celkové hodnocení pobytu, zda byla výše grantu dostatečná jiné informace, které by mohly být užitečné pro další žadatele o grant návrhy na zlepšení systému programu Fondu pro podporu spolupráce škol
5. Forma Závěrečné zprávy maximálně dvě tištěné stránky A4 zpráva musí být napsaná v češtině
Instrukce k Závěrečnému vyúčtování Závěrečné finanční vyúčtování se provádí v EUR a bude prováděno následovně: a) cestovné + cestovní připojištění – propláceno 100%, nutno přiložit originály výdajů - datum na letenkách/ jízdenkách musí odpovídat době studijního pobytu - tzn. pokud např. student zahajuje studijní pobyt v Norsku 10.1., nelze proplatit letenku do Norska z pozdějšího data b) paušální částka na ubytování a nezbytné životní náklady (strava, místní doprava) proplácena formou paušální částky: student 780 EUR/ měsíc, nedokládá se - Některé zahraniční VŠ požadují zaplacení ubytování na koleji za celý semestr, jiné za celý měsíc (i když odjedete/ přijedete dříve). NA Vám však může udělit pouze paušální částku na období uvedené v Confirmation.
2
- Jinými slovy pokud budete v Norsku 5 měsíců, ale ubytování budete nuceni zaplatit za 6 měsíců, NA Vám ubytování za 6. měsíc nemůže proplatit. c) ostatní výdaje – nutno přiložit originály účtenek, oprávněné k úhradě jsou: registrační poplatky / kurzovné / školné poplatky za udělení víz studijní materiály (související se studijním oborem) Všechny tyto náklady by měly být uvedeny v žádosti o grant, přijímající škola musí před zahájením pobytu uvést výši požadovaných poplatků a dále specifikovat další nezbytné výdaje související s pobytem na této instituci. K závěrečnému vyúčtování musí držitel grantu přiložit originály dokladů uvedených ve vyúčtování. Všechny přiložené doklady je nutné nalepit na čistý list papíru formátu A4 a jednotlivé doklady popsat a očíslovat. K fakturám je potřeba přiložit doklad o zaplacení faktury (příjmový pokladní doklad, bankovní výpis z účtu nebo poštovní poukázku). Jak přepočítávat vynaložené náklady na EUR? Je-li na tuzemském dokladu uvedena částka v CZK i v EUR, do vyúčtování se započítává částka v EUR uvedená na dokladu. Je-li na tuzemském dokladu uvedena částka pouze v CZK, přepočet se provede dle směnného kurzu v den vyplacení zálohy grantu. Tento směnný kurz bude vždy uveden na formuláři Závěrečného vyúčtování, který je přílohou smlouvy. Je-li na zahraničním dokladu uvedena částka v jiné měně (NOK/ISK/CHF) než v EUR či CZK, použije se pro přepočet kurz platný v den vyplacení zálohy grantu. Tento kurz bude také uveden na formuláři Závěrečného vyúčtování, který je přílohou smlouvy. Pro přepočet tedy používejte pouze kurzy uvedené na formuláři Závěrečného vyúčtování!!! 1) Uznatelné výdaje ad a) doprava přidělené finanční prostředky lze použít na zaplacení cestovních nákladů do místa konání studijního/ pracovního pobytu a zpět: držitel grantu je povinen zvolit nejkratší a nejlevnější cestu (u vlaku jízdenka II. třídy, u letecké dopravy ekonomická letenka), studenti by měli využít možností levnější dopravy v rámci zakoupení karty ISIC leteckou dopravu lze využít pouze při vzdálenostech nad 400 km, v případě použití vnitrostátní letecké dopravy je nutné jednoznačně prokázat a řádně dokladovat její ekonomickou výhodnost náklady na místní dopravu v domácí a hostitelské zemi budou propláceny pouze v případě, že jsou tyto náklady přímo spojeny s mezinárodní cestou (doprava z domova na letiště/ nádraží, dále v zahraničí cesta z letiště do místa pobytu a zpět) také v případě místní dopravy musí být použit nejlevnější způsob dopravy, taxi se proplácí pouze, pokud byl odlet před 7 hod ráno, nebo přílet po 22 hod večer zúčtovatelnými doklady cestovních nákladů jsou letenky (potvrzení o zaplacení, faktura a letenka s palubními vstupenkami), standardní vlakové jízdenky, autobusové jízdenky nebo lodní lístky místní dopravy.
3
místní doprava během samotného pobytu (jízdenky na MHD, měsíční jízdenky na MHD) není proplácena, je nutné ji hradit z paušální částky ke všem cestovním dokladům je nutné uvést datum a trasu cestu autem nelze proplatit cestovní připojištění: pokud držitel grantu nemá možnost získat cestovní připojištění zdarma v rámci své platební karty, je možné financovat základní cestovní připojištění na dobu studijního pobytu, k vyúčtování pojištění se dokládá smlouva o cestovním připojištění a doklad o jeho zaplacení. NA bude proplácet pojištění pouze na dobu studijního pobytu, která je uvedena v žádosti a v grantové smlouvě. nelze proplatit nadstandardní pojištění (jako např. pojištění zavazadel, notebooku nebo pojištění na nebezpečné sporty)
ad b) paušální částka se nedokládá ad c) pro všechny další výdaje je nutné přiložit originál dokladu o zaplacení max. částka na studijní materiály, o kterou student mohl požádat v žádosti, je 200 EUR k závěrečnému vyúčtování student přiloží účtenky za učebnice ve výši, o kterou si v žádosti požádal (pokud tedy v žádosti student požádal o 150 EUR na učebnice, doloží při závěrečném vyúčtování účtenky ve výši 150 EUR) do oprávněných nákladů zahrnout pouze ty studijní materiály, které přímo souvisí s výukou předmětů/ kurzů uvedených ve formuláři Learning Agreement a v závěrečném Confirmation (NA bude tyto výdaje za studijní materiály pečlivě kontrolovat) nelze proplácet obecné příručky jako slovníky, encyklopedie, přehledy učiva apod. (v případě pochybností, zda Vám bude některý studijní materiál proplacen, kontaktujte NA) na 1 předmět by neměla být zakoupena více než 1 učebnice (zbylé materiály si musí studenti hradit z vlastních prostředků, paušální částky nebo využít zdrojů knihovny) částku na učebnice není možné v průběhu pobytu navyšovat oprávněnými výdaji nejsou papíry, bloky, zápisníky, tužky apod. 2) Neuznatelné výdaje: Z grantu Finančních mechanismů EHP/ Norsko nelze hradit poplatek za nadváhu zavazadel a poplatky za směnu valut. 3) Praktické rady pro vyplnění závěrečného vyúčtování
Ve formuláři Závěrečného vyúčtování, který je přílohou grantové smlouvy, vyplňujte pouze první tabulku. Druhou tabulku vyplňuje NA. Items / Currency Travel - ticket - local/regional travel
- pouze v rámci mezinárodní přepravy z/do místa studijního pobytu - v případě cesty na/z letiště/nádraží související s mezinárodní přepravou 4
Insurance
- cestovní zdravotní pojištění
Tuition/course/registration fee
- školné, kurzovné, registrační poplatky
Accommodation and subsistence (flat sum per month)
- paušální měsíční částka
The other necessary costs (Please specify)
- studijní materiály, poplatky za vízum
Pro přepočet tedy používejte pouze kurzy uvedené na formuláři Závěrečného vyúčtování!!!
Kontaktní osoba pro zasílání Závěrečné zprávy Jitka Šťastná Národní agentura pro evropské vzdělávací programy (NAEP) FM EHP/Norska – Fond pro podporu spolupráce škol Senovážné náměstí 24 116 47 Praha 1 Tel.: 234 621 109, Fax.: 234 621 103
[email protected] www.naep.cz
5
