FiSta 2.0 Financial Statements Analysis
12 juni 2007
Inhoudsopgave 1. Inleiding ...............................................................................................3 2. Installeren en opstarten .....................................................................3 3. Parameters van de toepassing..........................................................3 Beheer van de gebruikers ...............................................................................................3 Sjablonen van de boekhoudplannen...............................................................................3
4. Dossiers...............................................................................................3 Aanmaken van een dossier ............................................................................................3 Parameters van het dossier ............................................................................................3 Bewaren van een kopie van een dossier ........................................................................3
5. Situaties...............................................................................................3 Aanmaken van een situatie.............................................................................................3 Scherm voor het beheer van een situatie .......................................................................3 Valideren en uitgeven van de jaarrekeningen.................................................................3
6. Inlezen van de DP van FiSta in BOB Software .................................3 7. Financiële analyse ..............................................................................3 Ratio’s en sleutelindicatoren ...........................................................................................3 Grafieken ........................................................................................................................3 Vergelijken van de situaties ............................................................................................3
Pagina 2 van 45
12/6/2007
1. Inleiding FiSta is de software van Sage Bob Software voor het neerleggen van de jaarrekeningen en het analyseren van de financiële staten. FiSta beheert de volledige en verkorte schema’s voor ondernemingen en VZW’s in de drie nationale talen. De jaarrekeningen opgesteld met behulp van FiSta respecteren de normen van de Nationale Bank van België (NBB) voor het neerleggen. Met FiSta kan u uw jaarrekeningen controleren zodat u er zeker kan van zijn dat deze volledig beantwoorden aan alle geldigheidscriteria van de NBB. Indien verbeteringen nodig zijn, duidt FiSta zo precies mogelijk de gegevens aan die aangepast moeten worden. Bovendien biedt FiSta u tools voor het analyseren van uw financiële staten op officiële periodes of op tussentijdse periodes die u vrij kiest. Dezelfde tools bieden u ook de mogelijkheid om de financiële staten van verschillende periodes te vergelijken. Deze handleiding stelt de toepassing FiSta voor door de volgende punten te overlopen : -
Het installeren en opstarten ;
-
De parameters van de toepassing ;
-
De dossiers ;
-
De situaties ;
-
Het inlezen van de FiSta diverse posten in BOB Software ;
-
De financiële analyse.
Pagina 3 van 45
12/6/2007
2. Installeren en opstarten De installatie van FiSta gebeurt automatisch via de installatie CD geleverd met uw licentiedocument. Plaats de CD in de lezer. De installatieassistent verschijnt dan op het scherm. Klik op de taal waarin u FiSta wenst te installeren (en de andere eventuele modules van BOB Software). ) Deze taal zal de standaard taal bij het starten van de toepassing zijn. Eens de gebruiker zich identificeert bij het starten van zijn werksessie verschijnt de toepassing in de taal van zijn eigen profiel.
Selecteer vervolgens de toepassingen die u wenst te installeren of bij te werken door het overeenkomstige vakje aan te kruisen. FiSta kan stand-alone geïnstalleerd worden.
Start de installatie.
Pagina 4 van 45
12/6/2007
Standaard wordt het programma bij een eerste gebruik geïnstalleerd in een nieuwe BOB directory aangemaakt in de directory Program Files van de harde schijf. Bij het bijwerken gebeurt de installatie in de directory BOB van de laatst geïnstalleerde versie. U kunt echter de standaard voorgestelde directory aanpassen. Klik op Bladeren om de verkenner te openen. ) FiSta en BOB Software moeten in dezelfde directory geïnstalleerd worden om rechtstreeks toegang te hebben tot de boekhoudkundige gegevens van het dossier BOB Software vanuit FiSta.
Ga verder met de installatie. Eens de installatieprocedure beëindigd is, vindt u een snelkoppeling naar FiSta op het om de toepassing te bureaublad van uw PC. Dubbelklik op het overeenkomstige icoontje starten. U kan FiSta ook starten met behulp van de knop Starten |Programma’s|Line BOB|BOB FiSta. Indien geen enkele gebruiker bepaald is, noch in FiSta, noch eventueel in BOB Software, zal het volgende venster zich openen:
Pagina 5 van 45
12/6/2007
In dit venster kan u de codes ingeven van het licentiedocument geleverd met de CD. In het veld Sleutel geeft u de First User Key in. Klik vervolgens op OK om te bevestigen. Het venster voor het aanmaken van de gebruiker van het systeem zal zich vervolgens automatisch openen. ) Het aanmaken van een signalitiek voor een gebruiker gebeurt op dezelfde manier in alle modules van BOB Software.
Eens deze gebruiker aangemaakt is, moet u de toepassing met behulp van de installatiecode serialiseren.
Pagina 6 van 45
12/6/2007
) U hebt onmiddellijk toegang tot dit serialisatievenster bij het bijwerken van een versie of bij een eerste installatie van FiSta indien gebruikers reeds bepaald zijn in uw boekhoudpakket BOB Software. Na het bevestigen van de codes heeft u toegang tot het venster voor het identificeren van de gebruiker en het selecteren van het dossier. We bekijken nu welke parameters op niveau van de FiSta toepassing dienen worden ingesteld. Vervolgens zullen we de FiSta dossiers en situaties overlopen.
Pagina 7 van 45
12/6/2007
3. Parameters van de toepassing Enkele parameters kunnen ingesteld worden op niveau van de toepassing FiSta om ze vervolgens te gebruiken in de verschillende situaties van de verschillende dossiers beheerd in FiSta. Het betreft zeker de gebruikers maar ook de sjablonen van de boekhoudplannen en de middelen van financiële analyse. Deze worden behandeld in het laatste gedeelte van deze handleiding. We bekijken hier hoe de gebruikers beheerd worden in FiSta en hoe de sjablonen van de boekhoudplannen verrijkt kunnen worden.
Beheer van de gebruikers Het beheer van de gebruikers van FiSta verschilt naargelang FiSta stand-alone geïnstalleerd wordt of samen met BOB Software en, in dit laatste geval, naargelang de twee toepassingen al dan niet in dezelfde directory geïnstalleerd worden. We onderscheiden de 2 volgende situaties : -
FiSta wordt stand-alone geïnstalleerd of samen met BOB Software maar niet op dezelfde plaats ;
-
FiSta en BOB Software delen dezelfde installatiedirectory.
In het eerste geval staan FiSta en BOB Software niet in rechtstreekse verbinding. Wanneer u FiSta voor de eerste keer opstart, vindt u in het venster voor het identificeren van de gebruiker en het selecteren van het dossier enkel de systeemgebruiker terug die u juist aangemaakt heeft met behulp van de « First User Key ». Eens in de toepassing, kan u andere gebruikers aanmaken via het menupunt Tools |Configuratie|Gebruikers.
om een In het venster voor het beheren van de gebruikers klikt u op het icoontje gebruiker aan te maken en identificeert u de nieuwe gebruiker via een referentie en een naam. U kan ook zijn algemene gegevens ingeven. Van zodra de gebruiker bewaard is, kan hij een werksessie openen via het venster voor het identificeren van de gebruiker en de selectie van het dossier. Het icoontje
maakt het mogelijk om de actieve gebruiker te wissen.
Pagina 8 van 45
12/6/2007
In het tweede geval staan FiSta en BOB Software in rechtstreekse verbinding. Alle gebruikers van BOB Software worden automatisch hernomen als gebruiker van FiSta. Bij de eerste opstart van FiSta kan u, in het venster voor het identificeren van de gebruiker en het selecteren van het dossier, een gebruiker selecteren uit alle gebruikers die bepaald werden voor BOB Software. Het toevoegen van gebruikers gebeurt in BOB System zodat de rechten van de nieuwe gebruikers rechtstreeks beheerd kunnen worden in verhouding tot de BOB Software toepassing. Het wissen van gebruikers kan gebeuren in FiSta of in BOB System. In de twee gevallen verdwijnen ze voor de twee toepassingen. Het is van weinig belang of FiSta en BOB Software al dan niet geïnstalleerd zijn in dezelfde directory, eigenlijk worden enkel de referentie en de taal van de gebruiker beheerd in FiSta. Bij het openen van zijn werksessie FiSta moet de gebruiker zich identificeren via het venster voor het identificeren van de gebruiker en het selecteren van het dossier. Op deze manier vindt u, in de parameters van iedere situatie, de referentie van de gebruiker die deze aangemaakt heeft en die van de gebruiker die deze het laatst bijgewerkt heeft. Bovendien, vanaf de identificatie van de gebruiker verschijnt de toepassing in zijn eigen taal. De standaard taal van de gebruiker definieert ook de standaard voorgestelde taal voor de situaties die hij aanmaakt.
Sjablonen van de boekhoudplannen De sjablonen van de boekhoudplannen maken het mogelijk om persoonlijke boekhoudplannen te bewaren die u wenst te gebruiken in de verschillende FiSta dossiers. U krijgt toegang tot deze sjablonen via het menupunt Tools|Configuratie|Sjablonen van boekhoudplannen. Het bepalen van een boekhoudplan gebeurt via het volgende venster :
In dit venster toont het linkergedeelte de lijst van de boekhoudplannen van de sjablonen. Selecteer een plan in deze lijst om het in het rechtergedeelte van het venster weer te geven. onderaan de lijst Om een persoonlijk boekhoudplan aan te maken, klikt u op het icoontje van de boekhoudplannen. Een dialoogvenster laat u toe om een nieuw boekhoudplan te identificeren door er een naam aan toe te kennen. Klik op Opslaan om deze omschrijving te doen verschijnen in de lijst van de boekhoudplannen van de sjablonen. U kan vervolgens een boekhoudplan aanmaken, lijn per lijn door manueel uw gegevens in te geven in het raster. Om het u eenvoudiger te maken, laat FiSta u voortaan ook toe om een
Pagina 9 van 45
12/6/2007
bestaand boekhoudplan te importeren dat u vervolgens kan aanpassen in de toepassing, indien nodig. In het rechtergedeelte van het venster stellen de knoppen onderaan het scherm de volgende verrichtingen voor : :
Importeren van een boekhoudplan vanuit een bestand (xls, txt, xml…) ;
:
Importeren van een standaard boekhoudplan ;
: Importeren van het boekhoudplan van een BOB Software dossier (in rechtstreekse verbinding of meegedeeld via BOB Software package) ; :
Aanpassen van de lengte van de rekeningnummers ;
:
Toevoegen van een lijn ;
:
Wissen van de lijn aangeduid door de cursor ;
:
Wijzigen van de lijn aangeduid door de cursor.
Eens in de sjablonen bewaard kan het boekhoudplan ingelezen worden in uw FiSta situaties via het dossier waartoe deze behoren (zie hieronder, de beschrijving van de parameters van het dossier). ) Indien u met één enkel FiSta dossier werkt, is het niet nodig om uw boekhoudplan te bewaren op niveau van de toepassing. In dat geval bewaart u het rechtstreeks op niveau van het FiSta dossier. Om een boekhoudplan uit de sjablonen te wissen, selecteert u het in de lijst van de boekhoudplannen en klikt u op het icoontje
.
Pagina 10 van 45
12/6/2007
4. Dossiers Een FiSta dossier hergroepeert alle situaties of jaarrekeningen van een onderneming of een groep ondernemingen. ) Om de ingaven op niveau van iedere situatie te beperken, kan een reeks elementen bewaard worden in de parameters van het dossier. We bekijken nu hoe een dossier aangemaakt wordt, hoe er enkele parameters aan toegekend kunnen worden en hoe er een kopie van maken in een zip bestand.
Aanmaken van een dossier Bij het eerste gebruik van FiSta zal het venster voor het identificeren van de gebruiker en het selecteren van het dossier u voorstellen om een dossier aan te maken. Vervolgens kan u bij iedere opstart van de toepassing, hetzij een bestaand dossier openen, hetzij een nieuw dossier aanmaken. Tijdens uw werksessie, geven de menupunten Bestand|Nieuw FiSta dossier en Bestand|FiSta dossier openen u opnieuw toegang tot dit venster. Het wissen van een dossier gebeurt via het menupunt Bestand|FiSta dossier wissen.
Om een nieuw dossier aan te maken, activeert u de optie Nieuw FiSta dossier daarna klikt u op OK. U zal uw dossier dan kunnen identificeren door er een code en een naam aan toe te kennen (bv. de naam van de overeenkomstige onderneming), met behulp van het volgende venster :
Pagina 11 van 45
12/6/2007
In het tabblad Algemeen geeft u de algemene gegevens (signaletiek) in van de desbetreffende onderneming. Klik vervolgens op de diskette om uw dossier te bewaren. Deze gegevens kunnen vervolgens ingelezen worden op niveau van de verschillende situaties van het dossier. ) Indien FiSta in rechtstreekse verbinding staat met het boekhouddossier BOB Software, geeft u de code van uw BOB Software dossier in het veld Dossier BOB per default in. Klik vervolgens op de knop
om de velden automatisch in te vullen.
Eens uw dossier bewaard is, heeft u toegang tot het scherm voor het beheer van uw dossier met onder andere de lijst van de situaties van het dossier.
Parameters van het dossier In het scherm voor het beheer van uw dossier klikt u op de knop Parameters van het dossier indien u er elementen aan wenst te koppelen : een boekhoudplan, een lijst met bestuurders of toekenningen en regels voor het toekennen van de rekeningen aan de rubrieken.
Pagina 12 van 45
12/6/2007
) De informatie bewaard op niveau van het FiSta dossier kan vervolgens ingelezen worden in de verschillende situaties van het dossier. De parameters van het dossier worden bepaald met behulp van de icoontjes van het volgende venster:
) Tijdens de levensduur van uw dossier kan u op ieder ogenblik deze parameters bijwerken, deze zullen dan van toepassing zijn voor de nieuwe situaties. Het bepalen van het boekhoudplan van het dossier gebeurt via het volgende venster :
U kan uw boekhoudplan aanmaken, lijn per lijn, door manueel uw gegevens in de grid in te geven. Om het u eenvoudiger te maken, maakt FiSta het u voortaan mogelijk om een bestaand boekhoudplan te importeren dat u dan vervolgens kan aanpassen in de toepassing, indien nodig. De knoppen onderaan het scherm stellen de volgende verrichtingen voor : :
Importeren van een boekhoudplan vanuit een bestand (xls, txt, xml…) ;
Pagina 13 van 45
12/6/2007
: Importeren van een boekhoudplan vanuit uw sjablonen (bepaald op niveau van de toepassing) of van een standaard boekhoudplan ; : Importeren van het boekhoudplan van een BOB Software dossier (in rechtstreekse verbinding of meegedeeld via BOB Software package) ; :
Aanpassen van de lengte van de rekeningnummers ;
:
Toevoegen van een lijn ;
:
Wissen van de lijn aangeduid door de cursor ;
:
Wijzigen van de lijn aangeduid door de cursor.
Eens bewaard, kan het boekhoudplan van het dossier ingelezen worden in uw situaties. De lijst van bestuurders, zaakvoerders en commissarissen van het dossier wordt opgesteld met behulp van het volgende venster :
Om deze lijst te verrijken, klikt u op het icoontje en selecteert u het toe te voegen type persoon, natuurlijke persoon of rechtspersoon. Een nieuw venster zal verschijnen voor het ingeven van de gegevens van de desbetreffende persoon en zijn vertegenwoordigers (in geval van een rechtspersoon). De iconen en de geselecteerde persoon te wijzigen en te wissen.
maken het respectievelijk mogelijk om
Om de volgorde van de personen in de lijst te wijzigen, gebruikt u de iconen
en
.
Indien uw lijst rechtspersonen bevat waarvan vertegenwoordigers afhangen, stelt de lijst een en maken het mogelijk om de boomstructuur op twee niveaus voor. De iconen vertegenwoordigers van de rechtspersonen te tonen en te verbergen. Bewaar deze lijst om deze vervolgens te gebruiken in uw situaties. Tenslotte kan u via de laatste twee knoppen van het parameterscherm van het dossier rekeningen toekennen aan rubrieken. Deze toekenningen worden direct bepaald van rekening naar rubriek of indirect via een regel. Het bepalen van een regel maakt het mogelijk
Pagina 14 van 45
12/6/2007
om de toe te kennen rubriek te onderscheiden, naargelang het saldo van de rekening credit of debet is. ) De regels evenals de toekenningen moeten gekoppeld worden aan het wettelijke schema waarop deze van toepassing zullen zijn. De toekenningregels van het dossier worden bepaald met behulp van het volgende venster :
Om een regel aan te maken, selecteert u eerst het wettelijke schema waarop deze van toepassing zal zijn. Klik op het icoontje en identificeer uw regel door er een naam en een omschrijving aan toe te kennen. Selecteer vervolgens de rubrieken die gebruikt moeten worden in functie van het debet of credit saldo van de rekening. De iconen en wijzigen en te wissen.
maken het respectievelijk mogelijk om de geselecteerde regel te
Beëindig door uw regels op te slaan. In het venster voor het bepalen van de toekenningen kan u dan een rekening aan een rubriek toevoegen via uw regels.
Pagina 15 van 45
12/6/2007
De toekenningen van het dossier worden bepaald met behulp van het volgende venster:
Om een toekenning toe te voegen, klikt u op het icoon . Selecteer eerst het wettelijke schema waarop deze van toepassing zal zijn en vervolgens de toe te kennen rekening en de rubriek of de toekenningsregel. ) Meerdere rekeningen kunnen dezelfde regel volgen. In dat geval wordt aan al deze rekeningen dezelfde rubriek toegekend. Deze zal bepaald worden in functie van het geconsolideerde saldo van deze rekeningen. De iconen en maken het respectievelijk mogelijk om de geselecteerde toekenning te wijzigen en te wissen. Sla deze toekenningen op om deze vervolgens te gebruiken in uw situaties.
Bewaren van een kopie van een dossier Op ieder ogenblik kan u zeer eenvoudig uw FiSta dossier kopiëren in een gecomprimeerd bestand. ) Dit kan nuttig zijn bv. indien u het dossier naar een medewerker wenst te versturen via email, of indien u uw dossier naar een andere werkpost via een USB stick wenst over te dragen. Het bewaren van een dossier gebeurt via het menupunt Bestand|Opslaan van FiSta dossier.
Pagina 16 van 45
12/6/2007
Selecteer het te bewaren dossier en klik vervolgens op OK. U krijgt toegang tot de lijst van directories. Kies een naam en een directory voor het bewaren van de kopie van het FiSta dossier en sla het op. ) Per default stelt FiSta de installatiedirectory voor voor het bewaren van de kopie van het dossier. Uw dossier zal automatisch in een .zip bestand gecomprimeerd worden. FiSta bevestigt dat de verrichting goed uitgevoerd werd door het volgende bericht te tonen :
Pagina 17 van 45
12/6/2007
5. Situaties Een FiSta situatie hergroepeert de financiële staten van een onderneming of een groep ondernemingen op een bepaald moment. Voor iedere situatie geeft het scherm voor het beheer van de situaties toegang tot de volgende elementen: -
De (geavanceerde) parameters ;
-
De balans van de rekeningen ;
-
De diverse verrichtingen (bv. van het overgedragen resultaat) rechtstreeks in rekening genomen in de balans van de rekeningen en die geïmporteerd zullen kunnen worden in uw boekhouddossier BOB Software om de gegevens van de twee dossiers te synchroniseren ;
-
Het interne model opgesteld op basis van de balans van de rekeningen (DP inbegrepen) dat dienst doet als eerste middel voor de financiële analyse ;
-
Het wettelijke model opgesteld op basis van de balans van de rekeningen (DP inbegrepen) en van de parameters van het FiSta dossier voor het neerleggen van de jaarrekeningen bij de NBB ;
-
De ratio’s, de sleutelindicatoren en de grafieken als bijkomende analysemiddelen.
Om te vermijden dat u alle elementen manueel moet ingeven, biedt FiSta u een reeks mogelijkheden voor het importeren en het berekenen van de gegevens bij het aanmaken van uw situaties. U moet ze enkel nog vervolledigen en valideren om ze te analyseren en/of neer te leggen bij de NBB. ) U zal onder andere gegevens kunnen inlezen vanuit een andere boekhoudsoftware en/of van een andere software voor het opstellen van jaarrekeningen. Bovendien, zoals we het eerder gezien hebben, kunnen de parameters van het FiSta dossier ook hernomen worden in iedere situatie van het dossier. We bekijken nu hoe een situatie aangemaakt wordt, en in het bijzonder, welke gegevens ingelezen kunnen worden bij het aanmaken van een situatie. We overlopen vervolgens het scherm voor het beheer van de situaties en bekijken hoe de gegevens gevalideerd worden vooraleer ze uit te geven voor het neerleggen bij de NBB.
Aanmaken van een situatie Het aanmaken van een situatie gebeurt met behulp van de aanmaakassistent die toegankelijk is vanuit het scherm voor het beheer van het dossier :
Pagina 18 van 45
12/6/2007
Klik op de knop Aanmaken om de assistent te starten. De voornaamste keuzes die voorgesteld worden bij het aanmaken van een situatie hebben betrekking op : -
De in te lezen gegevens (of niet) ;
-
De bestemming van de situatie : een situatie met intern gebruik (in het bijzonder zonder wettelijk model, noch voorgaand boekjaar) wordt voornamelijk aangemaakt voor het analyseren en het verwerken van de gegevens. Zo een situatie kan gegevens bevatten van een volledig jaar, maar ook enkel cijfers bevatten van een trimester, een maand of een bepaalde periode. Een publiceerbare situatie kan daarenboven ingediend worden bij de NBB. In dat geval moet ze voldoen aan alle geldigheidscriteria opgesteld door de NBB.
-
Het wettelijke schema waarop de balans moet opgesteld worden : volledig of verkort voor ondernemingen of VZW’s ;
-
De financiële gegevens van het huidige en het vorige boekjaar.
De eerste stap voor het aanmaken van een situatie bestaat uit het kiezen van een naam en een standaard weergave taal voor uw situatie. ) Het is onder deze naam dat u uw situatie terugvindt in de lijst met situaties van het dossier.
Pagina 19 van 45
12/6/2007
Over het algemeen maakt de procedure voor het inlezen van FiSta het mogelijk om vervolgens een gegevensbron te identificeren per type in te lezen gegevens : -
De balans van de rekeningen van het huidige boekjaar ;
-
De balans van de rekeningen van het vorige boekjaar ;
-
De algemene gegevens en de lijst van de beheerders ;
-
Het boekhoudplan ;
-
De toekenningsregels ;
-
De bijlagen en de sociale balans.
Bovendien, indien u een balans van de rekeningen inleest, stelt FiSta u voor om automatisch de rekeningen buiten balans en de resultatenrekeningen op te nemen in de wettelijke rubrieken en/of de DP aan te maken voor het overdragen van het resultaat. ) Als u voor deze laatste optie kiest, zal FiSta automatisch de DP aanmaken voor het overdragen van het resultaat indien het resultaat van het boekjaar met het verschil tussen het actief en het passief overeenstemt. Als het niet het geval is, zal FiSta u verwittigen dat de DP niet aangemaakt werd door het volgende bericht weer te geven :
We zien welke de mogelijkheden zijn voor het inlezen van gegevens die voorgesteld worden door FiSta in functie van uw eerste selectie. Begin dus met het kiezen van de basisgegevens voor het aanmaken van uw situatie : -
Nieuwe situatie : indien u manueel uw balans van de rekeningen wenst in te geven voor het huidige boekjaar. Indien u een publiceerbare situatie aanmaakt, kan u, indien u dit wenst, een balans inlezen voor uw vorig boekjaar via een FiSta situatie.
Pagina 20 van 45
12/6/2007
Wat de algemene gegevens betreft, in de geavanceerde parameters en in het wettelijke model van uw nieuwe situatie, vindt u standaard de parameters (algemene gegevens, lijst van de bestuurders, toekenningsregels en boekhoudplan) van uw FiSta dossier. Indien u geen boekhoudplan bepaald heeft in uw FiSta dossier, zal u uw balans van de rekeningen kunnen ingeven op basis van een standaard plan. -
Boekhoudgegevens uit BOB Software : indien u, voor het huidige boekjaar, de balans van de rekeningen (en het gekoppelde boekhoudkundige plan) vanuit een boekhoudkundig dossier BOB Software wenst in te lezen. Indien FiSta in rechtstreekse verbinding staat met dit dossier, selecteert u het. Als dit niet het geval is, selecteert u de overeenkomstige BOB Software package. FiSta toont de informatie voor het identificeren van het bestand dat u toelaat om het importeren van de gegevens te bevestigen. ) De BOB Software packages worden aangemaakt vanuit BOB Software via het menu Extra. Ze hernemen de nodige informatie voor het aanmaken van een situatie in FiSta (de balans van de rekeningen en het boekhoudplan). Als optie, kan u ook de gegevens van de vaste activa integreren in het wettelijk model van de situatie. Het resultaat hiervan is het automatisch invullen van de verschillende bijlagen (rubrieken 20 tot 27) die betrekking hebben op de vaste activa inbegrepen in het BOB Software boekhouddossier. Indien u een publiceerbare situatie aanmaakt, kan u, indien u dit wenst, een balans inlezen voor uw vorig boekjaar, via een balans BOB Software of een FiSta situatie. Wat de algemene gegevens betreft, in de geavanceerde parameters van de situatie vindt u standaard de algemene gegevens van het FiSta dossier. Het inlezen, vanuit het FiSta dossier, van het boekhoudkundig plan (ter vervanging van dit gekoppeld aan het BOB Software dossier) en/of de toekenningsregels is facultatief. In het wettelijk model van de situatie, vindt u, ook standaard, de algemene gegevens van het FiSta dossier. U kan daarentegen de lijst van de bestuurders vanuit uw FiSta dossier of vanuit een andere FiSta situatie inlezen. Om de lijst van de bestuurders vanuit een FiSta situatie in te lezen, kruist u het vakje Integreren van de algemene gegevens van het dossier uit en selecteert u de bronsituatie. U kan er ook de bijlagen (sociale balans en lijst van de bestuurders niet inbegrepen) en/of de sociale balans uit inlezen.
-
Externe gegevens: indien u over een wettelijke situatie beschikt (conform met de normen van de NBB), bv ., aangemaakt door een andere software voor het opstellen van de jaarrekeningen, waarvan u de gegevens van het wettelijk model in FiSta wenst in te lezen. Identificeer het formaat van het in te lezen bestand (enkel XBRL of nbb, (protocol 6 en 5)), selecteer het en bevestig het importeren op basis van de informatie voor het identificeren van het bestand getoond door FiSta. Deze verrichting maakt het mogelijk om het wettelijk model van het geïmporteerde bestand identiek in FiSta te kopiëren. U kan vervolgens andere situaties aanmaken door de geïmporteerde financiële gegevens, lijst van de bestuurders, sociale balans en de bijlagen in te lezen. ) Aangezien het bronbestand geen balans bevat, vindt u in uw situatie noch een balans van de rekeningen, noch een intern model. Wat de algemene gegevens betreft, in de geavanceerde parameters van uw nieuwe situatie vindt u de algemene gegevens van de onderneming, de gegevens van de contactpersonen voor de jaarrekeningen en de sociale balans van de geïmporteerde situatie. ) Indien de jaarrekeningen voordien opgemaakt werden met een andere software, vermijdt het inlezen van een wettelijke situatie overbodige ingaven.
Pagina 21 van 45
12/6/2007
-
Externe gegevens : indien u, voor het huidige boekjaar, een balans van de rekeningen wenst in te lezen (en het gekoppelde boekhoudkundige plan) die beschikbaar in txt, csv, of xls formaat is. Identificeer het formaat van het in te lezen bestand, selecteer het en bevestig het importeren aan de hand van de informatie voor het identificeren van het bestand getoond door FiSta. Indien u een publiceerbare situatie aanmaakt, kan u, indien u dit wenst, een balans inlezen voor uw vorig boekjaar, via een FiSta situatie. ) FiSta maakt het in het bijzonder mogelijk om de balansen in het txt formaat in te lezen aangemaakt door boekhoudsoftware als Accon, First, Analbi, Sage 100 of Popsy. Wat de algemene gegevens betreft, in de geavanceerde parameters van de situatie vindt u standaard, de algemene gegevens van het FiSta dossier. Het inlezen vanuit het FiSta dossier, van het boekhoudplan (ter vervanging van dit gekoppeld aan de geïmporteerde balans) en/of toekenningsregels is facultatief. In het wettelijk model van de situatie, kan u daarentegen de algemene gegevens en de lijst van bestuurders vanuit uw FiSta dossier of vanuit een andere situatie inlezen. Om de algemene gegevens en de lijst van bestuurders van een FiSta situatie in te lezen, kruist u het vakje Integreren van algemeen van het dossier uit en selecteert u de bronsituatie. U kan er ook de bijlagen (sociale balans en lijst van de bestuurders niet inbegrepen) en/of de sociale balans uit inlezen.
-
Gegevens van een andere FiSta situatie : indien u FiSta situaties heeft die de algemene en financiële informatie bevatten voor het huidige en/of vorige boekjaar. In dit geval kan u een bronsituatie kiezen voor ieder boekjaar. Wat de algemene gegevens betreft, in de geavanceerde parameters van de situatie vindt u standaard de algemene gegevens van het FiSta dossier. Het inlezen, vanuit het FiSta dossier, van het boekhoudplan (ter vervanging van dit gekoppeld aan de geïmporteerde situatie) en/of van toekenningsregels is facultatief. In het wettelijk model van de situatie, kan u, daarentegen, de algemene gegevens en de lijst van beheerders van uw FiSta dossier of van een andere situatie inlezen. Om de algemene gegevens en de lijst van de bestuurders van een FiSta situatie in te lezen, kruist u het vakje Algemene informatie van het dossier integreren uit en selecteert u de bronsituatie. U kan er ook de bijlagen (sociale balans en lijst van de bestuurders niet inbegrepen) en/of de sociale balans uit inlezen.
-
Gegevens verkregen via hergroepering van meerdere FiSta situaties: indien u meerdere situaties wenst toe te voegen met het oog op interne analyse. De te hergroeperen situaties kunnen afkomstig zijn uit hetzelfde dossier of uit verschillende dossiers. Het is ook mogelijk om een vermenigvuldigingscoëfficiënt toe te passen op de bedragen van iedere situatie vooraleer over te gaan tot het toevoegen.
Eens de aanmaakcriteria ingegeven, klikt u op Uitvoeren om de aanmaakprocedure van uw situatie te starten.
Pagina 22 van 45
12/6/2007
FiSta bevestigt u dat de aanmaakprocedure goed uitgevoerd is, door het tonen van het volgende bericht :
Klik op Beëindigen om terug te gaan naar het scherm voor het beheer van het dossier.
Scherm voor het beheer van een situatie Iedere situatie wordt in een specifiek scherm beheerd dat alle nodige raadplegingen, ingaven/wijzigingen en controles toelaat. Dit scherm is toegankelijk via het scherm voor het beheer van het dossier :
Pagina 23 van 45
12/6/2007
In dit scherm maken de knoppen boven de lijst van de situaties de volgende verrichtingen mogelijk op de geselecteerde situatie : :
Openen van het scherm voor het beheer van de situatie ; ) U kan ook dubbelklikken op de geselecteerde situatie om deze te openen.
:
Weergeven van de geavanceerde parameters voor raadpleging of ingave/wijziging ;
:
Wissen ;
: Exporteren van een neer te leggen bestand, een werkbestand of een lijst van de rubrieken. ) U kan enkel uw bestand in het wettelijke formaat voor het neerleggen exporteren indien de situatie aan alle geldigheidscontroles van de NBB voldoet. Voor iedere situatie maakt het scherm voor het beheer het mogelijk om toegang te krijgen tot de informatie via tabbladen weergegeven in het gedeelte linksboven van het scherm. Het volstaat om te klikken op een tabblad om de overeenkomstige informatie te tonen in het hoofdgedeelte van het scherm. We beschrijven nu ieder van deze tabbladen in detail.
Pagina 24 van 45
12/6/2007
Parameters Het venster van de parameters van de situatie toont er de algemene karakteristieken van :
Dit venster kan enkel gelezen worden. Klik op de knop Geavanceerde parameters om toegang te krijgen tot het scherm voor het ingeven van alle parameters van de situatie. In het scherm van de geavanceerde parameters verschilt de informatie een beetje in functie van het wettelijk schema van de situatie. Ieder tabblad hergroepeert een reeks informatie : -
Karakteristieken : de algemene kenmerken van de situatie, zoals in het bijzonder het wettelijk schema, de boekjaren, het type, de status en de informatie die betrekking heeft op het aanmaken, de laatste wijziging en het neerleggen ; ) Een situatie zal automatisch de status goedgekeurd hebben van zodra deze effectief aan de rekenkundige en logische geldigheidscriteria van de NBB beantwoordt op basis van tests uitgevoerd in FiSta. Zodra het wettelijke model geëxporteerd wordt naar het wettelijke formaat voor het neerleggen, kan u voor het bijwerken van de status van de situatie kiezen. In dat geval zal de situatie automatisch geblokkeerd en neergelegd zijn.
-
Algemeen : de algemene gegevens (signaletiek) en sector(en) waarin de onderneming actief is;
-
Rectificatie : de gegevens mee te delen in geval van een corrigerende situatie;
-
Contacten : de gegevens van de contactpersonen voor de jaarrekeningen en voor de sociale balans ;
-
Commentaar : uw interne opmerking;
-
Geavanceerd : het boekhoudplan en de toekenningsregels. ) De toekenninsgregels bepaald op niveau van een situatie kunnen dienst doen als tussenstap om de rekeningen van de rekeningenbalans aan rubrieken toe te kennen. Deze regels kunnen echter niet gebruikt worden in andere situaties, in tegenstelling tot de regels, bepaald op niveau van het dossier, die gebruikt kunnen worden in meerdere situaties. (De modus voor het bepalen van een toekenningsregel wordt uitgelegd op niveau van de parameters van het dossier).
Pagina 25 van 45
12/6/2007
Balans Het venster van de balans van de situatie stelt er de rekeningen balans voor die eventueel ingelezen werd bij het aanmaken van de situatie of laat u toe om de balans van de situatie rechtstreeks manueel in de grid in te geven. Naast iedere rekening vindt u het saldo berekend op basis van de diverse posten automatisch aangemaakt (DP voor het overdragen van het resultaat) en/of ingegeven in FiSta en ook de overeenkomstige wettelijke rubriek en, in desbetreffend geval, de toegepaste toekenningsregel.
U kan alle gegevens die u wenst rechtstreeks in de grid ingeven of wijzigen. Eens opgeslagen, worden de hier aangebrachte aanpassingen in rekening genomen in de interne en wettelijke (in het geval van een publiceerbare situatie) modellen. ) De verrichtingen die overeenkomen met de bedragen die rechtstreeks in de grid gewijzigd werden, kunnen niet automatisch geïmporteerd worden in de boekhoudsoftware BOB Software. Daarvoor moeten de bedragen gewijzigd worden via een diverse verrichting in FiSta (zie volgend tabblad). In dit scherm vergemakkelijken enkele knoppen en visuele tekens het lezen van de grid en uw bewerkingen : -
Knop Alternatieve omschr. : toont de omschrijving van de rekeningen in de alternatieve taal van het boekhoudplan ;
-
Scroll-lijst Boekjaar : toont de balans van de rekeningen met betrekking tot het geselecteerde boekjaar ;
-
Knoppen
-
Kolommen in het grijs : duiden de gegevens aan die door de toepassing berekend werden en die dus niet rechtstreeks te wijzigen zijn.
of
: exporteren de grid in xls, html of txt formaat;
) Om het saldo te wijzigen van de rekeningen balans, moet u uw correcties ingeven in de kolommen Debet of Credit. Om het saldo met DP te wijzigen, moet u een diverse verrichting ingeven met behulp van het tabblad Ingave DP.
Pagina 26 van 45
12/6/2007
-
Bedragen in het groen : duiden de gegevens aan die na het importeren gewijzigd werden;
-
Rekeningen in het rood: duiden de rekeningen aan waaraan FiSta automatisch een rubriek toegevoegd heeft (indien u het vakje De rekeningen buiten balans en de resultatenrekening opnemen in de wettelijke rubrieken, dat voorgesteld wordt door de assistent voor het aanmaken van de situatie, aangekruist heeft) ;
-
: vestigt uw aandacht op de geselecteerde wettelijke rubriek die, à priori, niet lijkt overeen te komen met de rekening, omwille van zijn debetsaldo in plaats van creditsaldo of omgekeerd.
-
: vestigt uw aandacht op het feit dat een opgeslagen diverse verrichting van FiSta het teken van het saldo van de rekening gewijzigd heeft na het importeren.
Daarenboven kunt u een afdrukvoorbeeld weergeven en uw balans afdrukken met behulp van de twee knoppen
en
van de hoofdmenubalk.
Ingave DP Het venster voor de ingaven van DP toont de verrichtingen voor het overdragen van het resultaat die eventueel aangemaakt werden bij het creëren van de situatie en laat u toe om alle diverse verrichtingen die u wenst rechtstreeks in de grid in te geven.
) Dit venster is gelijkaardig aan het venster voor het ingeven van diverse posten van de boekhoudsoftware BOB Software. U kan de pijl naar beneden van uw klavier gebruiken om een lijn toe te voegen. CTRL+D wist de lijn die aangegeven wordt door de cursor. U kan uw diverse verrichtingen opslaan zodra deze in evenwicht zijn. Eens opgeslagen, zullen de hier gewijzigde en/of ingegeven verrichtingen in rekening genomen worden in de balans van de rekeningen en in de interne en wettelijke modellen. Deze zullen op een blauwe (en dus niet meer witte) achtergrond getoond worden in de grid. Onder de grid, toont het veld saldo het geconsolideerde saldo van de diverse verrichtingen van de grid. Klik op
om het lopende saldo weer te geven, namelijk het geconsolideerde
Pagina 27 van 45
12/6/2007
saldo van de diverse verrichtingen tot en met de diverse verrichting aangeduid door de cursor in de grid. In dit venster, maken de knoppen onderaan het scherm de volgende verrichtingen mogelijk : :
opzoeken van een diverse verrichting ;
: exporteren van diverse verrichtingen (naar een FiSta package) voor het importeren nadien in het boekhouddossier BOB Software. ) Het inlezen van de DP vanuit FiSta in BOB Software is verder beschreven. :
berekenen van de diverse verrichtingen voor het overdragen van het resultaat.
Daarenboven kunt u een afdrukvoorbeeld weergeven en uw diverse verrichtingen afdrukken met behulp van de twee knoppen
en
van de hoofdmenubalk.
Intern model Het intern model wordt berekend vanuit de balans van de rekeningen en diverse verrichtingen opgeslagen in FiSta. Het dient als eerste hulpmiddel voor het analyseren van de gegevens. Het geeft de balans na winstverdeling, de resultatenrekening, en de resultaatverwerking via een boomstructuur, links van het scherm, die het overschakelen van het ene naar het andere dossier van het document vergemakkelijkt. ) De bedragen van het interne model zijn afkomstig uit de balans van rekeningen (DP inbegrepen). Ze mogen dus niet rechtstreeks in de grid gewijzigd worden.
In dit scherm vergemakkelijken enkele knoppen boven de grid het lezen van de grid en uw bewerkingen: -
Knop
: toont de vorige pagina;
-
Knop
: toont de volgende pagina;
-
Knoppen
-
Scroll-lijst van de talen : toont de omschrijving van de rubrieken in de geselecteerde taal;
of
: exporteren de grid in xls, html of txt formaat ;
Pagina 28 van 45
12/6/2007
-
Knop Alternatieve omschrijving : toont de omschrijving van de rekeningen in de alternatieve taal van het boekhoudkundig plan ;
-
Veld Ga naar : toont de ingegeven rubriek ;
-
en
-
: toont of verbergt de niet gewijzigde rekeningen:
-
: toont en verbergt de niet gewijzigde rubrieken ;
Scroll-lijst Rubrieken, Rubrieken/Rekeningen, Rubrieken/Rekeningen/Spreiding : toont minder of meer details over de berekening van de bedragen toegekend aan de verschillende rubrieken en hun oorsprong, voor het huidige en het vorige boekjaar . Rubrieken : enkel de bedragen berekend per rubriek ; Rubrieken en rekeningen : de bedragen berekend per rubriek met daarenboven het detail van de bedragen per rekening getoond in het blauw ; Rubrieken, Rekeningen en spreiding: de bedragen berekend per rubriek met het detail van de bedragen per rekening getoond in het blauw en het document (balans of diverse verrichting FiSta) aan de oorsprong van de bedragen in een bijkomende kolom.
Daarenboven kan u op ieder moment een afdrukvoorbeeld weergeven en uw intern model afdrukken met behulp van de twee knoppen
en
van de hoofdmenubalk.
Wettelijk model Het wettelijk model is beschikbaar in publiceerbare situaties. Het geeft een globaal overzicht van de jaarrekeningen, aangeboden in hun wettelijke vorm. Het wordt automatisch vervolledigd door de software op basis van de keuzes die gemaakt werden bij het aanmaken van de situatie, de boekhoudbalans van het venster Balans (diverse verrichtingen van het venster Ingave DP inbegrepen). U kan echter alle gegevens die u wenst rechtstreeks in de pagina’s van het wettelijk model ingeven of wijzigen. De boomstructuur, links van het scherm, vergemakkelijkt trouwens het overschakelen van de ene naar de andere pagina van het document. Het is in het bijzonder vanuit dit venster dat u uw situatie kan afdrukken of exporteren in het formaat vereist door de NBB voor het neerleggen. ) De bedragen rechtstreeks gewijzigd in het wettelijk model kunnen niet automatisch in rekening genomen worden in de boekhoudsoftware BOB Software. Daarvoor moeten de bedragen gewijzigd worden via een diverse verrichting in FiSta (Zie de beschrijving van het tabblad Ingaven DP).
Pagina 29 van 45
12/6/2007
In het document zelf kan u dadelijk alle velden opgemaakt in het blauw wijzigen. Opnieuw worden de velden in het grijs door de software berekend en mogen dus niet rechtstreeks gewijzigd worden. Enkele knoppen in het document maken volgende verrichtingen mogelijk : : selectie in een lijst of een kalender ; : wijziging van de gegevens van de lijst van bestuurders, zaakvoerders en commissarissen via hetzelfde scherm als dat beschreven in de parameters van het dossier; :
een bijlage toevoegen/wissen ;
:
opstellen van het rapport van de commissarissen ;
: toevoegen van een registratie in een grid; :
wijzigen van de geselecteerde registratie in een grid ;
:
wissen van de geselecteerde registratie in een grid;
: gaat van de rubriek naar de bijlage (geselecteerd in de aangrenzende scroll-lijst) en van de bijlage naar de rubriek. Daarenboven geeft een dubbelklik op het bedrag van een rubriek, gebaseerd op de balans van de algemene rekeningen, toegang tot de spreiding van de rubriek. De knoppen boven het document vergemakkelijken het lezen van het document en uw bewerkingen : -
Knop
: toont de vorige pagina;
-
Knop
: toont de volgende pagina;
-
Knop
: gaat naar de vorige controle;
-
Knop
: gaat naar de volgende controle;
-
Knop
: annuleert de laatste wijziging;
Pagina 30 van 45
12/6/2007
-
Knop : voegt een commentaar toe aan het even welk gegeven van het document. Plaats de cursor op het gegeven dat van commentaar voorzien moet worden en klik op de knop om een nieuw commentaar in te voegen of het commentaar op te roepen dat reeds ingegeven werd. Een rood uitroepteken verschijnt naast de gegevens die van commentaar voorzien zijn;
-
Knoppen boekjaar;
-
Knop : start de wettelijke controles (rekenkundige en logische) van de NBB op met als optie de extra controles en de controle van de sociale balans.
-
: Exporteert een neer te leggen bestand, een werkbestand of een lijst van rubrieken in xml, xls of txt formaat.
of
: verhinderen of laten de toegang toe tot de gegevens van het vorig
) U kan enkel uw bestand in het wettelijk formaat voor het neerleggen exporteren indien de situatie voldoet aan alle geldigheidscontroles van de NBB. -
Scroll-lijst van de talen : toont het document in de geselecteerde taal ;
-
Veld Gaan naar : toont de ingegeven rubriek of pagina ;
Daarenboven kan u op ieder moment een afdrukvoorbeeld weergeven en uw wettelijk model afdrukken met behulp van de twee knoppen
en
van de hoofdmenubalk.
) Op ieder ogenblik kan u ook uw werk onderbreken. Klik op het kruis van de rechterbovenhoek van het venster om het te sluiten en terug te keren naar het scherm voor het beheer van het dossier. Het volstaat vervolgens om bv. te dubbelklikken op uw situatie om uw werk te hernemen waar u gestopt bent. Wanneer u uw ingaven beëindigd heeft, gaat u over tot de geldigheidscontroles van uw wettelijk model om u ervan te verzekeren dat het aanvaard zal worden door de NBB bij het neerleggen. Het zal enkel nog afgedrukt of geëxporteerd moeten worden in het formaat vereist door de NBB. Deze laatste stappen worden een beetje lager beschreven in een specifieke rubriek.
Ratio’s en grafieken Naast het interne model vindt u in FiSta twee bijkomende analysemiddelen: de ratio’s en sleutelindicatoren en grafieken. Deze hulpmiddelen worden lager beschreven in het gedeelte gewijd aan de financiële analyse in FiSta.
Valideren en uitgeven van de jaarrekeningen Om de conformiteit te garanderen van uw wettelijk model met de vereisten voorgeschreven door de NBB, laat FiSta u toe om op ieder moment uw publiceerbare situaties te controleren. U kan dus enkel uw jaarrekeningen exporteren indien deze voldoen aan de dwingende controles van de NBB. We bekijken nu hoe we overgaan tot de geldigheidscontroles in FiSta en vervolgens hoe we de jaarrekeningen moeten uitgeven, hetzij op papier, hetzij in elektronisch formaat.
Geldigheidscontroles Na het aanmaken van een FiSta dossier en, in dit dossier, van een publiceerbare situatie, vormen de geldigheidscontroles van de jaarrekeningen dus de laatste stap vóór het uitgeven van de jaarrekeningen voor het neerleggen bij de NBB.
Pagina 31 van 45
12/6/2007
De controles uitgevoerd in FiSta gaan uw jaarrekeningen vergelijken met de geldigheidscriteria opgesteld door de NBB om u toe te laten de nodige correcties uit te voeren. Ook zullen er een reeks testen uitgevoerd worden om uw aandacht op eventuele verschillen of onvolledige gegevens in uw jaarrekeningen te vestigen. De geldigheidscriteria van de NBB hebben betrekking op, enerzijds, de rekenkunde en de logica van de gegevens en, anderzijds, (voor de rekeningen in XBRL formaat) op de structuur van de gegevens (die de XBRL taxonomie moet respecteren). Het opstarten van de controles gebeurt vanuit het wettelijk model van het scherm voor het beheer van de situaties. ) Deze twee types controles zijn van toepassing welke wijze u ook kiest voor de uitgave van uw jaarrekeningen. Om toegang te krijgen tot de rekenkundige en logistieke geldigheidscontroles klikt u op de knop
boven het document.
) Hetzelfde scherm is ook toegankelijk via het menu Tools |Geldigheidscontroles (voor het actieve wettelijk model).
De beschikbare controles worden per type gerangschikt : -
De standard controles : dwingende rekenkundige en logische testen van de NBB (voorbeeld, actief = passief, bedragen juist opgeteld, bedragen van de balans en resultatenrekening correct hernomen in de rubrieken van de bijlagen die ermee overeenkomen). Geen enkele fout in het resultaat van deze testen mag blijven bestaan om de jaarrekeningen bij de NBB te kunnen neerleggen.
-
Eens uw jaarrekeningen conform zijn met de rekenkundige en logische criteria van de NBB, wordt het bevestigd door het automatisch bijwerken van de status van de situatie: het vakje Goedgekeurd wordt aangekruist in de parameters van de situatie.
-
De extra controles : rekenkundige en logische testen (voorbeeld, bedragen correct opgeteld of afgetrokken, controle van het overdragen van de bedragen van één jaar naar het andere) niet dwingend voor het neerleggen van de jaarrekeningen bij de NBB.
-
De controles van de sociale balans: voorwaardelijke testen die betrekking hebben op de gegevens van de sociale balans (voorbeeld, indien meer dan 50 personen tewerkgesteld, dan…). Deze zijn ook niet dwingend voor het neerleggen van de jaarrekeningen bij de NBB.
Pagina 32 van 45
12/6/2007
Bij het openen van dit venster start FiSta automatisch de wettelijke controles van de NBB en toont er dadelijk het resultaat van:
Om de andere types controles te starten, kruist u gewoon het overeenkomstige vakje aan. De resultaten van de controles die niet voldoen worden getoond in de grid bovenaan van het venster. Naast ieder resultaat vindt u het type van controles dat overeenkomt en in geval van ongelijkheid, het te corrigeren verschil. Ook toont de grid onderaan voor ieder geselecteerd resultaat de omschrijvingen van de desbetreffende rubrieken. Naast deze grid maken 4 knoppen de volgende verrichtingen mogelijk : -
Weergeven : toegang tot de rubriek (geselecteerd in de grid onderaan) die problemen in het wettelijk model stelt, eventueel voor correctie ;
-
Exporteren : het resultaat van de controles exporteren in xls, htm of csv formaat;
-
Afdrukken : het resultaat van de controles afdrukken op papier of in een pdf bestand;
-
Bijwerken : geldigheidstesten opnieuw starten, rekening houdend met de uitgevoerde correcties.
Zodra uw jaarrekeningen aan de dwingende controles van de NBB voldoen, krijgt u de volgende bevestiging:
Pagina 33 van 45
12/6/2007
) Klik op het kruisje in de rechterbovenhoek van het scherm om het te sluiten en terug te keren naar het scherm voor het beheer van de situatie. Om het resultaat te tonen van de controles op de structuur van de gegevens, van toepassing op de jaarrekeningen die volgens de XBRL taxonomie worden opgesteld, gaat u naar het menupunt Tools|Geldigheidscontroles XBRL terwijl u zich plaatst op het te testen wettelijk model. De opgespoorde fouten en verwittigingen met betrekking tot de XBRL taxonomie worden getoond in de vorm van een lijst.
Voor ieder resultaat toont FiSta de status, de desbetreffende groep gegevens en de foutmelding of de verwittiging. De status van de fouten worden op de volgende manier meegedeeld : -
: vraagt uw aandacht ter informatie;
-
: vraagt uw aandacht ter verwittiging;
-
Pagina 34 van 45
12/6/2007
-
: toont een blokkerende fout die verbeterd moet worden vooraleer de jaarrekeningen ingediend kunnen worden bij de NBB.
) De fouten in de gegevensstructuur hebben betrekking op de informatie ingegeven in de parameters van de situatie en/of in de algemene gegevens van het wettelijk model. De ronde knopjes en de aankruisvakjes van het gedeelte bovenaan rechts van het venster maken het mogelijk om de lijst te sorteren op basis van de groep gegevens of de status van de fouten en een filter uit te voeren op basis van de status van de fouten. Daarenboven maakt een knop Afdrukken in dit venster het mogelijk om de lijst met fouten af te drukken op papier of in een pdf bestand. Eens de verplichte (en facultatieve) correcties aan uw jaarrekeningen aangebracht zijn, kan u ze afdrukken of ze exporteren in het wettelijk formaat voor het neerleggen bij de NBB.
Uitgeven van de jaarrekeningen In FiSta kan u uw jaarrekeningen uitgeven volgens de normen voor het neerleggen opgesteld door de NBB : -
Volgens de XBRL taxonomie, op papier of in een xbrl bestand, voor rekeningen opgesteld op basis van het volledige of verkorte schema voor ondernemingen ;
-
Op papier of in een pdf bestand voor de andere gevallen.
) Het uitgeven in het nbb formaat is niet meer wettelijk van toepassing sinds 2 april 2007 maar blijft beschikbaar in FiSta. We bekijken nu hoe we overgaan tot de verschillende types uitgaven. Om uw jaarrekeningen op papier of in een pdf bestand af te drukken, gaat u naar het van de wettelijk model dat uitgegeven moet worden en klikt u op de knop afdrukken hoofdmenubalk. Om een afdrukvoorbeeld te krijgen voor het afdrukken gebruikt u de knop . Om uw jaarrekeningen te exporteren in een xbrl bestand (of nbb), klikt u op de knop boven het te exporteren wettelijke model. ) Het is ook mogelijk om een wettelijk model te exporteren vanuit het scherm voor het beheer van het dossier. Daarvoor selecteert u de situatie waarvan u het wettelijk model wenst te exporteren en klikt u op hetzelfde icoontje
.
Indien uw wettelijk model voldoet aan de rekenkundige en logische geldigheidscriteria van de NBB, laat de assistent voor het exporteren van gegevens u toe om o.a. uw bestand aan te maken in het wettelijk formaat.
Pagina 35 van 45
12/6/2007
Activeer het ronde knopje XBRL bestand (.xbrl) en klik op Volgende. ) De knop XBRL bestand (.xbrl) blijft grijs zolang er niet voldaan wordt aan alle rekenkundige en logische geldigheidscontroles van de NBB. FiSta toont informatie voor het identificeren van het te exporteren wettelijk model. Klik op Volgende om (opnieuw) de resultaten van de testen van de gegevensstructuur te zien. Indien blokkerende fouten blijven bestaan, wordt u hiervan op de hoogte gebracht via het volgende venster :
U moet de blokkerende structuurproblemen oplossen opdat FiSta u zou toelaten om uw jaarrekeningen in het wettelijk formaat te exporteren. Eens de verplichte (en facultatieve) correcties aangebracht aan de structuur van uw rekeningen, krijgt u toegang tot de lijst van de directories. Kies een naam en een directory om het bestand voor de export van uw jaarrekeningen in het xbrl formaat op te slaan. Klik op Beëindigen om het exporteren te bevestigen. FiSta bevestigt u dat dit goed uitgevoerd is door het tonen van het volgende bericht.
Pagina 36 van 45
12/6/2007
In dit scherm maakt een hyperlink naar de site van de NBB het mogelijk om onmiddellijk over te gaan tot het neerleggen van uw jaarrekeningen. Kruis het vakje De situatie als gepubliceerd instellen in de parameters aan indien u automatisch de status van de situatie wenst bij te werken. In dat geval wordt deze Geblokkeerd en Neergelegd. Wij zijn nu gekomen op het einde van de procedure voor het aanmaken, ingeven/wijzigen en neerleggen van de jaarrekeningen. Indien het boekhouddossier beheerd wordt in BOB Software en u diverse verrichtingen ingegeven heeft in FiSta, kan u ze zeer gemakkelijk inlezen in uw boekhouddossier. De te volgen procedure wordt hierna beschreven.
Pagina 37 van 45
12/6/2007
6. Inlezen van de DP van FiSta in BOB Software Indien u de bedragen gewijzigd heeft die geïmporteerd werden in uw balans van de rekeningen met behulp van diverse verrichtingen bewaard in FiSta, zal u deze verrichtingen kunnen inlezen in het boekhouddossier BOB Software. Indien FiSta en BOB Software niet dezelfde installatiedirectory delen, zal het inlezen van de DP in BOB Software gebeuren via een FiSta package. In het venster voor het ingeven van de DP in FiSta, klikt u op het icoontje
om het aan te maken.
U krijgt toegang tot de lijst van de directories. Kies een naam en een directory voor het bewaren van het pkf bestand en bewaar. FiSta bevestigt dat de verrichting goed uitgevoerd is via het volgende bericht :
) De FiSta packages zijn bestanden voor het exporteren van DP opgeslagen in FiSta. Wanneer de twee toepassingen dezelfde installatiedirectory delen, of het FiSta package ter beschikking gesteld wordt van het boekhouddossier BOB Software, gaat u naar het scherm voor het ingeven van de DP van BOB Software. Klik op het icoontje en selecteer het dossier of het FiSta package. De DP zal dadelijk op het scherm verschijnen, u moet enkel nog valideren. Het laatste gedeelte van de handleiding is gewijd aan de financiële analyse.
Pagina 38 van 45
12/6/2007
7. Financiële analyse FiSta is tevens een software voor de financiële analyse van de jaarrekeningen. Zo vindt u in iedere, interne of publiceerbare situatie niet enkel het interne model hierboven beschreven, maar ook ratio’s en sleutelindicatoren en grafieken. Deze maken het mogelijk om uw financiële analyse te verfijnen en meerdere situaties van éénzelfde dossier te vergelijken. Naast de standaard tools voorgesteld in FiSta, kan u ook uw eigen ratio’s en sleutelindicatoren of grafieken bepalen en uw analyse zo verpersoonlijken. We bekijken nu hoe uw eigen analysetools aan te maken en vervolgens hoe over te gaan tot de vergelijkingen van de situaties.
Ratio’s en sleutelindicatoren In FiSta worden de ratio’s en sleutelindicatoren, overeenkomend met ieder wettelijk schema, bepaald op niveau van de toepassing. Ze worden dus getoond in alle situaties (in functie van hun wettelijk schema) van alle dossiers. Het menupunt Analyse|Definitie|Ratio’s en sleutelindicatoren maakt alle verrichtingen mogelijk (aanmaken, raadplegen en wijzigen) op deze analysemiddelen, met behulp van het volgende venster:
In dit venster vindt u voor ieder wettelijk schema geselecteerd in het linkergedeelte, de overeenkomstige ratio’s en sleutelindicatoren in het rechtergedeelte. Standaard, voor de ondernemingen, betreft het de 21 ratio’s van de NBB (bruto en netto rentabiliteit van het totaal actief, solvabiliteit, liquiditeit, netto en bruto marge op verkopen…) en sleutelindicatoren als EBITDA of de bruto bedrijfsmarge. Voor iedere ratio geselecteerd in de lijst, bevindt de overeenkomstige berekening zich in het tabblad Karakteristieken. Wanneer het vakje Officieel NBB van dit tabblad aangekruist is, betekent dit dat de geselecteerde ratio deel uitmaakt van de officiële ratio’s van de NBB en dat deze dus niet gewijzigd mag worden. Wanneer het vakje Meertalig aangekruist is, betekent dit dat de omschrijving van de ratio vertaald is in de andere nationale talen. In dit geval bevinden de alternatieve omschrijvingen zich in het tabblad Vertaling.
Pagina 39 van 45
12/6/2007
Om een persoonlijke ratio of sleutelindicator aan te maken, selecteert u eerst het wettelijke schema waaraan u het wil koppelen. Klik op het icoontje
en identificeer uw ratio of
sleutelindicator door er een naam aan toe te kennen. In het veld Formule, klikt u op krijgt zo toegang tot het venster voor de definitie van de formule.
.U
Geef de berekeningsformule in door manueel de rubrieken van het wettelijk schema en de tekens in te geven of door te dubbelklikken op de rubrieken van de lijst en door te klikken op de tekens onderaan het venster. Klik vervolgens op de knop Test van formule om te controleren of syntaxis van de ingegeven formule correct is. Bewaar ten slotte uw formule. U keert automatisch terug naar het venster voor het bepalen van de ratio’s en sleutelindicatoren waar u enkel nog de eenheid moet bepalen waarin uw ratio of sleutelindicator moet uitgedrukt worden. Indien u uw ratio wenst te vertalen in de andere nationale talen, kruist u het vakje Meertalig aan en geeft u uw vertalingen in het overeenkomstige tabblad in. ) de ratio’s zijn gebaseerd op een rekenkundige formule, de cijferwaarden kunnen om het even welke waarde zijn van een rubriek van het wettelijk schema, de tekens zijn beperkt tot de rekenkundige bewerkingen +, -, /, x. De gebruikelijke voorrangsregels tussen de tekens zijn van toepassing. Het is echter omwille van de duidelijkheid en de leesbaarheid aangeraden om haakjes te plaatsen in de formules. Om een ratio of sleutelindicator te wijzigen, selecteert u deze in de ratio’s of sleutelindicatoren gekoppeld aan hetzelfde wettelijk schema. Het veld Omschrijving kan rechtstreeks gewijzigd worden in het tabblad Karakteristieken en het veld Formule kan gewijzigd worden via het venster Definitie van de formule. Om een ratio of sleutelindicator te wissen (behalve de ratio’s van de NBB), selecteert u deze ook tussen de ratio’s of sleutelindicatoren gekoppeld aan hetzelfde wettelijk schema en klik op het icoontje
.
Beëindig door uw wijzigingen op te slaan. Deze zijn dan van toepassing in alle situaties opgesteld op basis van het wettelijk schema waarop ze betrekking hebben. Om de resultaten die u verkregen heeft voor iedere situatie te visualiseren, keert u terug naar het scherm voor het beheer van het dossier, u opent de te analyseren situatie en klikt op het tabblad Ratio’s en sleutelindicatoren van het venster voor het beheer van de situatie.
Pagina 40 van 45
12/6/2007
In dit venster stelt de grid, voor iedere ratio of sleutelindicator gekoppeld aan het wettelijk schema van de situatie, de gekoppelde omschrijving, het resultaat (waarde) berekend op basis van de financiële gegevens van de situatie en de eenheid voor. Voor iedere geselecteerde lijn maakt een dubbelklik op de kolom commentaar het ingeven mogelijk van een interne opmerking. Ten slotte, in de zone Formule onderaan het scherm toont het eerste veld de berekeningsformule van de ratio of de indicator geselecteerd in de lijst. Het tweede veld herneemt dezelfde formule door de waarde op te geven die genomen wordt door iedere rubriek in de openstaande situatie.
Grafieken In FiSta worden de grafieken, overeenkomend met ieder wettelijk schema, bepaald op niveau van de toepassing. Ze worden dus getoond in alle situaties (in functie van hun wettelijk schema) van alle dossiers. Het menupunt Analyse|Definitie|Grafieken en sleutelindicatoren maakt alle verrichtingen mogelijk (aanmaken, raadplegen en wijzigen) op deze analysemiddelen, met behulp van het volgende venster:
Pagina 41 van 45
12/6/2007
In dit venster vindt u voor ieder wettelijk schema geselecteerd in het linkergedeelte, de overeenkomstige grafieken in het rechtergedeelte. Standaard stelt FiSta de volgende grafieken voor de ondernemingen voor : Rentabiliteit, Return (voor het volledige schema) en Financieel. De karakteristieken van iedere grafiek geselecteerd in de lijst worden getoond onderaan de lijst. Het betreft de titel, het type (lijn of kolom), de omschrijvingen en de formule voor het berekenen van de gegevens. Om een persoonlijke grafiek aan te maken, selecteert u eerst het wettelijk schema waaraan u het wil koppelen. Klik op het icoontje en identificeer uw grafiek door er een titel aan toe te kennen. Selecteer het gewenste type grafiek en voor ieder te vertegenwoordigen gegeven (max. 5) geeft u een omschrijving in en de toe te passen formule. In het veld Formule, klikt u op . U krijgt zo toegang tot hetzelfde venster voor de definitie van de formule als dit voorgesteld voor de ratio’s (hierboven beschreven). Om een grafiek te wijzigen, selecteert u deze tussen de grafieken gekoppeld aan hetzelfde wettelijk schema en wijzigt u de gewenste velden. Het veld Formule kan gewijzigd worden via het venster Definitie van de formule. Om een grafiek te wissen, selecteert u deze tussen de grafieken gekoppeld aan hetzelfde wettelijk schema en klikt u op het icoontje
.
Beëindig door uw wijzigingen op te slaan. Deze zijn dan van toepassing in alle situaties opgemaakt op basis van het wettelijk schema waarop deze betrekking hebben. Om de resultaten die u verkregen heeft voor iedere situatie te visualiseren, keert u terug naar het scherm voor het beheer van het dossier, u opent de te analyseren situatie en klikt op het tabblad Grafieken van het venster voor het beheer van de situatie.
Pagina 42 van 45
12/6/2007
In dit venster wordt iedere grafiek getoond in een specifiek tabblad. De knoppen bovenaan de tabbladen maken enkele verrichtingen mogelijk zoals het wijzigen van de opmaak (kleur, grootte, plaats van de elementen in de grafiek, in reliëf zetten, enz.), de kopie van de grafiek om deze te plakken in een ander document en het afdrukken.
Vergelijken van de situaties We hebben de analysemiddelen bekeken die voor iedere FiSta situatie beschikbaar zijn. We bekijken nu hoe we meerdere situaties kunnen vergelijken met behulp van deze middelen. Het vergelijken van de situaties van een dossier gebeurt vanuit het scherm voor het beheer van het dossier. Eens het dossier open staat, maken de menupunten Analyse|Vergelijking |Situaties of Ratios en sleutelindicatoren of Grafieken het respectievelijk mogelijk om de interne modellen, de ratio’s en sleutelindicatoren en de grafieken van meerdere (max. 8) situaties gebaseerd op hetzelfde wettelijk schema te vergelijken. Welk menupunt u ook kiest, u moet via het volgende scherm beginnen met het aanvinken van de te vergelijken situaties:
Klik vervolgens op de knop Vergelijken. U verkrijgt dadelijk de gegevens van de te vergelijken situaties naast elkaar in de vorm van interne modellen, ratio’s en sleutelindicatoren of grafieken.
Pagina 43 van 45
12/6/2007
Vergelijking van de interne modellen :
Vergelijking van ratio’s en sleutelindicatoren :
Pagina 44 van 45
12/6/2007
Vergelijking van de grafieken :
Pagina 45 van 45
12/6/2007
