Finanszírozás és pénzügyi feladatok MF 06.EF

DEBRECENI EGYETEM

Minőségirányítási folyamatleírás

ORVOS- ÉS EGÉSZSÉGTUDOMÁNYI CENTRUM

Egészségügyi Kar

Változtatás átvezetésére kötelezett példány:

X

nem kötelezett példány:

Példány sorszám:

Finanszírozás és pénzügyi feladatok MF 06.EF

Készítette:

Kiss Gábor folyamatgazda

Átvizsgálta:

Dr. Zagyi Bertalan minőségügyi programfelelős

Jóváhagyta:

Dr. Kalapos István dékán Módosítások

Sorszáma

Dátuma

Leírása NEPTUN Hallgatói rendszer helyett az ETR hallgatói rendszer bevezetése

1.

2007.09.01.

2.

2008.10.06.

Címlap A Kar nevének aktualizálása 3.1; 5.1.2; 5.2.1; 5.2.4; 5.2.5; 5.2.7; 5.2.9; 5.4.2; 5.5.1.1; 5.5.1.4; 5.5.2; 5.5.4.1; 5.5.4.3; 5.7.1.2; 5.7.2; 5.8.1.2; 7. pontok aktualiz 3.1.,3.2.,4.,5.2.2.,5.2.6.,5.2.8.,5.2.9.,5.2.10.,5.3.1.,5.3.2.,5.4.1.,5.5.1., 5.5.3.,5.5.5.,5.6.3.,5.7.1.2.,5.8.2.,5.8.4. pontok aktualizálása

3. 4. Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06.

Azonosító: MF 06.EF Oldalszám: 1/16

DEBRECENI EGYETEM ORVOS- ÉS EGÉSZSÉGTUDOMÁNYI CENTRUM


Egészségügyi Kar 1.

A folyamatleírás célja A Debreceni Egyetem Orvos és Egészségtudományi Centrum (OEC) Egészségügyi Kar Gazdasági Egysége által végzett finanszírozási, nyilvántartási, elszámolási és egyéb pénzügyi tevékenységek szabályozása, mely az alábbi feladatokra terjed ki: • • • • • • • • •

az államháztartási költségvetés készítése és lebontása kiadási és bevételi jogcímekre, kiemelt keret előirányzatok, felhasználások rögzítése, államháztartási költségvetés alapján a szervezeti egységek gazdálkodási kereteinek megadása, nyilvántartása, gazdálkodásuk támogatása. a szállítói számlák kezelése, kifizetése, a vevői számlák kezelése, bevételek beszedése, kutatás statisztikai adatgyűjtés, beszámolókhoz adatszolgáltatás az OEC-nek és a DE-nek EK-t érintő pályázatok pénzügyi tervezése, nyilvántartása és elszámolása, átvett pénzeszközök kezelése.

2.

Alkalmazási terület

2.1.

A folyamatleírás vonatkozik az EK valamennyi szervezeti egységére, munkatársaira, akik pénzügyi dokumentumokkal - okmányokkal -, pénzügyi tevékenységgel foglalkoznak, az EK szervezeti egységei részére adatot szolgáltatnak a rendelkezésre álló forrásokról, és pénzgazdálkodási keretekről, illetve mindazokra, akik a folyamat akadálymentes működésének biztosításában részt vesznek.

2.2.

A tevékenységet végző szervezeti egységek kapcsolatrendszere: DE Gazdasági Főigazgatóság (GFI) OEC Gazdasági Igazgatóság (GI) OEC EK Gazdasági Egység (GE)

3.

Hivatkozások

3.1.

Külső dokumentumok

EK szervezeti egységei

A pénzügyi tevékenység külső szabályozó dokumentumai (rendeletek, szabályok) Közlönyökben, kézikönyvekben és számítógépes adattárban találhatók meg: Aktuális Törvény a Magyar Köztársaság adott évi költségvetéséről (Kvt) 1992. évi XXXVIII. törvény az Államháztartásról (Áht) 2007. évi CXXVIIItörvény az adózás rendjéről (Art) Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06.




Egészségügyi Kar 2005. évi CXXXIX. törvény a Felsőoktatásról (Felsőokt. tv) 2007. évi CXXVII. Törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv.) 1998. évi LXVI. törvény az Egészségügyi hozzájárulásról (Eho) 2000. évi C. törvény a Számvitelről (Számv.tv) 1997. évi CLIV. Törvény az Egészségügyről 2007. évi törvény a Közalkalmazottak jogállásáról (Kjt) 249/2000. (XII. 24.) Korm. rend az Államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeiről. 217/1998. (XII.30.) Korm. rend. az Államháztartás működési rendjéről. 36/1999. (XII.27) PM rendelet A pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendje a Magyar Államkincstárban és a fentiekben felsoroltak mindenkor érvényes módosításai, újabb kiadásai. 3.2.

Belső dokumentumok Kollektív szerződés, Rektori, Centrumelnöki, Gazdasági igazgatói utasítás Belső szabályzatok: Debreceni Egyetem Kollektív szerződése Debreceni Egyetem Szervezeti és működési szabályzata Debreceni Egyetem EK Szervezeti és Működési Rendje Debreceni Egyetem Kollektív szerződés Debreceni Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata Debreceni Egyetem Pénz- és értékkezelési Szabályzata Debreceni Egyetem Számvitel politikája, Számlarendje, Debreceni Egyetem Eszközök és források értékelésének szabályozása, Debreceni Egyetem Gazdálkodási Szabályzata, Debreceni Egyetem Tudományos Kutatások Szabályzata, A munkáltatói jogkör gyakorlásának rendje A Debreceni Egyetem hallgatói térítési és juttatási szabályzata Leltározási és leltárkezelési szabályzata Selejtezési szabályzat Vagyongazdálkodási szabályzat A szerződéskötés eljárási rendje Szabályzat az egyetemi üzemeltetésben lévő gépjárművek hivatali- és magán célú, valamint a személyi tulajdonú gépjárművek hivatali- és munkába járással kapcsolatos használatáról A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés rendje a Debreceni Egyetemen Pályázatkezelés eljárási rendje Bizonylati szabályzat és album SAP pénzügyi-gazdálkodási informatikai rendszer leírása,

Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06.




Egészségügyi Kar Kari Tanács 31/2006. (05. 04.) sz. határozata a befizetett költségtérítési díjak felhasználásáról és a fentiekben felsoroltak mindenkor érvényes módosításai, újabb kiadásai. 4.

Meghatározások DE OEC EK GE: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Egészségügyi Kar Gazdasági Egység Államháztartási költségvetési előirányzat: Magában foglalja a kiadási és bevételi előirányzatokat, azok tevékenységenkénti, szakfeladatonkénti részletezését. Funkcionális költségvetési előirányzat: meghatározott létszám, norma, vagy feladat ellátására biztosított előirányzat bevételi és kiadási terve. Kiemelt jogcímenkénti előirányzat: az államháztartás éves költségvetésében meghatározott bevételi és kiadási jogcímek csoportosítása, amely szerint a Magyar Államkincstár (továbbiakban MÁK) a kincstári költségvetés előirányzatait nyilvántartja (KTK) szerinti megbontásban. Főkönyvi jogcímenkénti előirányzat: a kiemelt előirányzatok további bontása, a számviteli törvény által ajánlott logikai csoportosítás szerint. Előirányzat módosítás: olyan jogkör, amely az előirányzat megváltoztatásának lehetőségét jelenti, jogszabály által meghatározott esetekben, hatáskörben, módon, és mértékben. Adósok: azok a természetes és jogi személyek, akik törvény alapján, meghatározott díj fizetése ellenében vehetik igénybe az EK szolgáltatásait. Vevők: EK-n kívüli olyan szervezetek (költségvetési szervek, gazdasági társaságok, alapítványok, társadalmi szervezetek), akikkel megállapodást vagy szerződést köt az EK az általa elvégzendő valamilyen szolgáltatás elvégzésére vagy értékesítésre. Ez a szolgáltatás a gazdálkodó szervezetek részére kiszámlázásra kerül. Szállítók: EK-n kívüli olyan szervezetek (költségvetési szervek, gazdasági társaságok, alapítványok, társadalmi szervezetek), akikkel megállapodást vagy szerződést köt az, EK, a tőlük igénybe vett valamilyen szolgáltatás elvégzésére vagy termék beszerzésre, melyről a szervezet számlát készít az EK részére. SAP pénzügyi-gazdálkodási informatikai rendszer (System Application Product in Data Processing): a DE hálózatán, 2006. január 01-től működő, központi szerveren keresztül, központilag szabályozott informatikai rendszer, mely szoftverrendszer a gazdálkodás minden részfolyamatát integráltan kezeli, figyeli. A megrendelés rögzítésével indul, az egyes folyamatokat üzemgazdasági szemléletben rögzíti, a pénzforgalmi megjelenést átforgató programok biztosítják.





Egészségügyi Kar Jelenleg működő alrendszerei: - Pénzügy-számviteli modul, (FI) - Költségvetés- menedzsment, keretgazdálkodás (KVM) - Eszközgazdálkodási modul, (AM) - anyaggazdálkodási –szolgáltatási modul,(MM) - kontrolling modul (CO) - értékesítési modul (SD) 5.

A folyamat és lépései

5.1

Felelősség

5.1.1. A folyamatleírás elkészítéséért és karbantartásáért a folyamatgazda, működtetéséért, pedig az EK Gazdasági Egység Vezetője a felelős. 5.1.2. A Pénzügyi osztály tevékenységét végző felelős munkatársak olyan szakemberek, akik • • • • 5.2.

minimum középfokú alapvégzettségűek, pénzügyileg szakképzettek, átlagos gyakorlati idejük legalább 5 év és a vezető beosztásban dolgozók pénzügyi és számviteli főiskolai üzemgazdász, közgazdász végzettséggel, illetve mérlegképes szakvizsgával rendelkeznek.

Államháztartási költségvetés készítése

5.2.1. Az államháztartási költségvetés készítése az OEC EK Gazdasági Egység munkatársainak feladata. 5.2.2. A DE GF. Az OM által normatívákhoz kötött funkcionális költségvetés, valamint a Centrum által elkészített és a fenntartó által elfogadott intézményi saját bevételek tervadatai alapján az egyetem vezetése az OEC számára meghatározza az Államháztartási költségvetés kiemelt jogcímenkénti keretszámait. Ez az alapja a részletes bevételi és kiadási jogcímek szerinti finanszírozási forrásokra megbontott elemi költségvetésnek. Az EK-ra vonatkozó saját bevételek tervadatait az EK Gazdasági Egysége készíti el, és továbbítja a Centrum Gazdasági Igazgatósága felé, ahol az beépül a centrum költségvetésébe. 5.2.3. A DE OEC EK Gazdasági Egysége a meghatározott költségvetési sarokszámok alapján elkészíti az intézményi részköltségvetést, a PM által kiadott intézményi költségvetés pénzforgalmi tábláit az elemi költségvetés összesítő sorai alapján. Az adatokat nyomtatványon és elektronikusan is átadja az OEC Gazdasági Igazgatóságának. Az EK vezetőségével egyeztetve meghatározásra kerülnek a központosításra kerülő feladatok, valamint a központilag kezelendő működési kiadások várható előirányzatai. Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06.




Egészségügyi Kar 5.2.5. A jóváhagyott költségvetés forrásonként, kiadási és bevételi jogcímenként lebontásra kerül az Alapszakok, illetve egyéb központi irányítás alá tartozó szervezeti egységek előirányzataira, elkészül a belső költségvetés. 5.2.6. Az EK jóváhagyott költségvetési előirányzata forrásokra bontva, jogcímenként rögzítésre kerül az SAP gazdálkodási rendszer KVM moduljában. Előirányzat módosítás 5.2.8. Új szakmai feladatok belépése, vagy jogszabályi változások, felügyeleti szervi előírások következtében felmerülő évközi felügyeleti pótelőirányzatról illetve elvonásról a DE GF –az OM levél másolatával – értesíti a Centrumot. Amennyiben a módosítás az EK-t is érinti, arról a Centrum Gazdasági igazgatója levélben tájékoztatja az EK Gazdasági Egységének vezetőjét. Ha a pótelőirányzat, illetve elvonás az EK meghatározott szervezeti egységére vonatkozik, akkor írásban értesítjük az adott szervezeti egységet. Az előirányzat módosítás az SAP KVM moduljában a megfelelő pénzügyi központokon bevételi és kiadási jogcímenként rögzítésre kerül 5.2.9. A kötelezettséggel terhelt előző évi előirányzat maradvány módosítása, a felügyeleti szerv jóváhagyása után kezdeményezhető a DE GF-en keresztül a Magyar Államkincstárnál, az EG 031-es nyomtatványon. 5.2.10. Az aktuális előirányzatot meghaladó bevételi többletet saját hatáskörű előirányzat módosítással, az OEC GI-n keresztül kell kezdeményezni kiemelt bevételi és kiadási jogcímenként a MÁK felé. A módosítás az EK SAP rendszerében is rögzítésre kerül, forrásonként, a megfelelő jogcímekre. 5.3.Belső költségvetés 5.3.1

A költségvetési irányelvek A Debreceni Egyetem vezetése összeállítja szakmai és pénzügyi koncepcióját, melynek alapján a gazdasági főigazgató javaslatot készít az adott évi belső költségvetés elkészítéséhez szükséges irányelvekről, algoritmusokról, melyet a Gazdasági Bizottság véleményez, majd a szenátus elé kerül jóváhagyás céljából.

5.3.2. A centrum belső költségvetésének részét képezi az EK belső költségvetése, mely nem más, központi feladatok, a szervezeti egységek előirányzatainak megbontása források és jogcímek alapján.





Egészségügyi Kar 5.4

A DE OEC Egészségügyi Kar Gazdasági Egysége egyéb feladatai

5.4.1. Gazdálkodás az elkülönítetten kezelendő keretekkel. (Pályázatok és egyéb átvett pénzeszközök pénzügyi kezelése, nyilvántartása, elszámolása.) Az elkülönített keretek –pályázatok, egyéb elkülönített nyilvántartást igénylő, elszámolás köteles támogatások, átvett pénzeszközök kezelése a gazdasági egység feladata. Az EK valamely szervezete által, annak önálló kezdeményezése alapján benyújtandó pályázatok költségvetésének elkészítésében a pénzügyi osztály is részt vesz. Az így befolyt bevételek terhére történő kifizetéseket a pályázatért felelős személy igazolhatja le. A nyertes pályázatok, illetve átvett pénzeszközökkel kapcsolatosan a GE • bevételeket és kiadásokat külön kereteken, pénzügyi központokon tartja nyílván, • időközönként egyeztetést folytat annak felelősével, • majd az elszámolás határidejét betartva pénzügyi beszámolót készít a támogató vagy finanszírozó felé.

5.4.2. Költségtérítéses képzésekkel kapcsolatos pénzügyi feladatok A költségtérítéses hallgatók által befizetett költségtérítések felosztását és felhasználását a Kari Tanács 31/2006 (05. 04) sz. határozata szabályozza. A hallgatók a költségtérítésüket a ETR rendszerben a DE EK Tanulmányi Osztálya által történő kiírás alapján beutalják a ETR gyűjtőszámlára, ahonnan időközönként az EK-t megillető részt a DE GF átutalja a Kar bankszámlájára. A költségtérítésükről számlát kérő hallgatók számára, ETR nyilatkozatuk alapján a bizonylatot a Tanulmányi Osztály állítja ki az ETR rendszerből. A költségtérítéses képzések bevételeit és kiadásait a pénzügyi osztály képzésenként külön pénzügyi központon kezeli, mely pénzügyi központok terhére történő kifizetéseket az adott szervezeti egység vezetője engedélyezheti. Adott keretek állásáról a DE OEC EK GE időszakonként kimutatást készít a szervezeti egység részére. 5.5.1

A szállítói számlák kezelés, kiegyenlítése A szállítókkal kapcsolatos számlakezelési tevékenységet az EK Gazdasági Egysége végzi. A tevékenység folyamatábráját a 6.1 sz. melléklet szemlélteti.

5.5.1.1.A beérkező számlákon a GE munkatársa számszaki, alaki, tartalmi ellenőrzést hajt végre. Ha bármiféle eltérést, hibát tapasztal, úgy vagy telefonon pontosít, vagy a számlát visszaküldi a módosítását kérő levéllel együtt a szállító, vagy a beküldő szervezeti egység részére. Helyes számla esetében a munkatárs megvizsgálja, hogy a szállító partner szerepel-e a szállítói törzsállományban. Új partner esetén először a partner adataival (név, telephely, adószám, bankszámlaszám stb.) új szállítóként regisztrálni kell az SAP rendszerben.





Egészségügyi Kar 5.5.1.2.Az előírásoknak megfelelően kiállított számla rögzítésre kerül az SAP számítógépes pénzügyi nyilvántartó rendszer ZIK 01-es tranzakciójában. Az iktatott adatok (ZIK01): • Iktatószám-sorszám (automatikusan generált, az adott év elejétől kezdődő, a DE egészére vonatkozóan folyamatos számozás), • nyilvántartásba vétel – iktatás - időpontja, • szolgáltatás vagy a beszerzés teljesítés időpontja, • fizetési határidő, • a szállító azonosítója, • a tevékenység helye/üzletág, • partnerbank (átutalásos számla esetében), • kiegyenlítés módja, • számla sorszáma, referencia száma, • adóalap, az ÁFA mértéke és a felszámított adó összege, • számla végösszege. 5.5.1.3. Az EK GE megbízott munkatársa a nyilvántartásba vett számlát felszereli a rendszerből nyomtatott Számlakísérő utalvánnyal. Amennyiben az adott számla nem a szervezeti egységtől, hanem közvetlenül a partnertől érkezik, úgy továbbítja azt leigazolás és keretmegjelölés céljából az adott szervezeti egységhez. 5.5.1.4. Amennyiben rövid határidőn belül az igazolt számla nem érkezik vissza a GE-hez, akkor először telefonon, majd pedig írásban a GE munkatársa felszólítja a szervezeti egységet a számla visszaküldésére. 5.5.2. A számlák keretellenőrzése A visszaérkezett számlákat a csoport munkatársai átvizsgálják, hogy a számlában esetlegesen szereplő készletek, eszközök bevételezésre kerültek-e, vagy a szolgáltatás igénybevétele megtörtént-e, azaz igazolták-e a kifizetés jogszerűségét. A szervezeti egység a számlán azt is jelöli, hogy a számla kifizetését milyen keret terhére kéri elszámolni. A könyvelés során a rendszer leellenőrzi, hogy a szervezeti egység által megjelölt keret szabad előirányzata fedezetet nyújt-e a kifizetésre. Amennyiben a rendelkezésre álló előirányzat nem fedezi a kiadásokat, abban az esetben új (más) keret (fedezet) megjelölését kérik a szervezeti egységtől. Azon szolgáltatások illetve beszerzések esetében, melyek az egyetemi döntés értelmében megrendelővel kötelesek indulni, a rendszer már a megrendelés időpontjában fedezetvizsgálatot hajt végre, fedezethiány esetében új keret megjelölését kell kérni. 5.5.3. A számla kontírozása, könyvelése (ZIK02 tranzakció) A szervezeti egység által leigazolt számlát a GE érvényesítési joggal felruházott munkatársa ZIK 02 tranzakcióval kijelöli a kifizetéshez kapcsolódó pénzforgalmi jogcímet, a kifizetés pénzügyi központját, a forrását, valamint levezetésre kerül a megfelelő költséghely is. A Kiadás: 3. Azonosító: MF 06.EF Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 8/16



Egészségügyi Kar számla összegének alap és Áfa bontása is megtörténik. Ennek következtében megtörténik az adott összeg megfelelő főkönyvi számlán, illetve kereten történő megjelenítése. Az eszköz-, illetve anyagnyilvántartást is érintő számlák esetében ebben a tranzakcióban történik meg a korábbi megrendelés és a számla összerendelése, vagyis a számlaérkeztetés. Az adott számla lekönyvelése után megtörténik annak érvényesítése is. A folyamat végén az SAP rendszer generálja a módosított, részletes adatokat tartalmazó számlakísérő utalványt. (F.0663.C) 5.5.4. A számlák pénzügyi rendezése 5.5.4.1. Átutalási megbízások elkészítése, kezelése Az OEC EK GE munkatársai az átutalásra váró bizonylatokat a szállító azonosító számai alapján sorrendbe rendszerezik. Az átutalásra váró számlák utalványozásra kerülnek az ezzel a feladattal megbízott vezetők részéről. A Magyar Államkincstár felé közvetlenül, a kincstári körös számlák illetve a kiegészítő szelvénnyel ellátott (pl. több KTK-s) számlák továbbítandók. Az átutalások a 36/1999. (XII. 27) PM rendelet előírásainak megfelelően kerülnek kitöltésre, de minden esetben jelölni kell az átutalás kiemelt jogcím kódját.(Kincstári tranzakciós kódot.). A GIRO ZRt-n keresztül továbbítandó átutalások az SAP rendszerben kerülnek leválogatásra. A rendszer által előkészített GIRO állományokból tranzakciós kódok szerint kötegek készülnek, hálózati kapcsolat alapján történik a feldolgozásuk. Tételes ellenőrzés után elektronikus úton átküldésre kerülnek az OEC Pénzügyi Osztályának illetékeséhez, ahol a jóváhagyó „chip kártyával” hitelesíti az állomány indítását a GIRO központ felé. Az adatállomány továbbítása közvetlen telefonos kapcsolaton keresztül történik. Ezen a modemen keresztül igazolja vissza a GIRO RT az OEC felé az elfogadott tételeket, mely visszaigazolást az OEC pénzügyi osztálya faxon továbbítja a DE EK GE felé. Az SAP pénzügyi nyilvántartó rendszer az átutalás elindításának tényét átutalás azonosító hozzárendelésével jelzi az adott számlán. 5.5.4.2. Ha egy átutaláson belül különböző kiadási jogcímhez kapcsolódó kifizetés szerepel, úgy a Kincstár felé átutalási megbízás kiegészítő szelvényt (PF1-K) (NK 0071.C) kell az átutalás mellé csatolni 36/1999. (XII. 27) PM rendelet szerint, mely a számla végösszegének bontását tartalmazza, kincstári tranzakciós kódonként. 5.5.4.3. A szelvényes átutalási megbízások, a Kincstárnál aláírási joggal bejelentett munkatársak által EK részéről aláírtan átküldésre kerülnek az OEC Pénzügyi Osztályára, ahonnan a második aláírás (OEC) után továbbítják a Magyar Államkincstár Debreceni Fiókjához. Az adott napi terhelések összesített forgalmáról az OEC pénzügyi osztálya megküldi az EK részére a terhelési és jóváírási értesítőt. 5.5.5. A banki bordero összeszerelése Az összevont számlakivonaton található terhelések és jóváírások sorrendjében a GE munkatársa által beazonosításra kerülnek a számlabizonylatok. A terhelési értesítésekkel összeszerelt számlák alapján a munkatársak berögzítik a kifizetés teljesítésének időpontját az SAP rendszerben (összepontozza), majd a megfelelő dátummal ellátott borítékba helyezik azokat irattározás céljából. Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06.




Egészségügyi Kar 5.6.

Készpénzes számlák pénzügyi rendezése

5.6.1. Készpénzes számlák iktatása, kontírozása, keretterhelése Jelen szabályozás 5.5.1. – 5.5.3. pontjaiban leírtaknak megfelelően történik. 5.6.2. Házi pénztári utalványozás és ellenjegyzés Részletes szabályait a DE Pénz-és értékkezelési Szabályzata házipénztárra vonatkozó része tartalmazza. 5.6.3. Házi pénztári kifizetés A házipénztárból történő adott napi kifizetésről az SAP rendszerben napi pénztárjelentés készül (FBCJ tranzakció). 5.6.4. Készpénz felvétel és igénylés Részletes szabályait a DE Pénz- és értékkezelési szabályzata tartalmazza. 5.7.

A vevői számlák kezelése Az adósokkal/vevőkkel kapcsolatos számlázási tevékenységet a DE EK Gazdasági Egység munkatársai végzik.

5.7.1. A vevői számlák kiállítása 5.7.1.1.A tevékenység folyamatábráját a 6.2. Sz. melléklet tartalmazza. 5.7.1.2. A vevői számlák kiállítására vonatkozó igény jelentkezhet levélben az EK kérelmező szervezeti egység vezetőjének aláírásával vagy a DE OEC Számla kiállítást kezdeményező lapján (F 0664.C). A kérelmet az Adótörvények előírásainak megfelelően a számlát készítő előadó besorolja a számla elkészítéséhez. Az adóst/vevőt a vevői törzsállományban kikeresi annak megállapítására, hogy a partner szerepel-e a nyilvántartásban. Amennyiben az adós/vevő nem szerepel a törzsállományban, akkor annak adataival regisztrálja az SAP rendszerben. A számla kiállítása az ÁFA Törvény 169.§ (1) szerint „V.R.104/3/új számla egy számlaértékkel” (NK 0074.C) nevű nyomtatványon, vagy a rendszer által előállított, nyomtatott módon történhet. A kiállítással egy időben a főkönyvi könyvelés automatikusan megtörténik, így a követelés azonnal megjelenik az adós/vevő analitikában. Az SAP-ból nyomtatott számlaleporellós számla esetében: az • első példány – az adós/vevő partner számára kipostázásra vagy átadásra kerül, Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06.




Egészségügyi Kar • •

második példány – a Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz, vagy a napi pénztárjelentéshez kerül. harmadik és negyedik példány – mint szigorú számadású nyomtatvány lefűzésre kerül az ÁFA –analitikához.

Az SAP rendszer által számlaformátumként nyomtatott számla esetében: • A nyomtatandó példányszám első nyomtatáskor meghatározható • Első példány – az adós/vevő partner számára kipostázásra vagy átadásra kerül, • Második példány – a Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz, vagy a napi pénztárjelentéshez kerül. • Harmadik példány – mint szigorú számadású nyomtatvány lefűzésre kerül az ÁFA – analitikához. Amennyiben kézzel kiállított 4 példányos számlatömb B.13-372/V.R.SZ. (K0615.C) kerül használatra, akkor a 4. példány a tömbben marad. 5.7.1.3. Abban az esetben, ha az EK szolgáltatást nyújtó szervezeti egysége maga állít ki készpénzfizetési számlát, a szervezeti egység a számlamásolatot továbbítja a Gazdasági Egységhez. A Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz ezeket mellékeljük. 5.7.2. A kiszámlázott bevétel nyomon követése A Magyar Államkincstár által megküldött napi számlakivonat jóváírásai és a számlák csatolt másodpéldányai alapján összepontozásra kerül a bizonylat és ezzel egy időben a követelés teljesítettként jelenik meg az analitikában. 5.7.2.1 Ha a számla ellenértéke a fizetési határidőt követően meghatározott időn belül nem folyik be az OEC bankszámlájára, az adósnak/vevőnek fizetési felszólítás küldésére van lehetőség (F 0628.C), melyet az SAP rendszerből nyomtathatunk. Amennyiben többszöri felszólítás ellenére az adós/vevő nem rendezi tartozását, követelésünket az OEC Jogi Irodájának továbbítjuk.

5.8.

Adatszolgáltatási kötelezettség

5.8.1. Havi adatszolgáltatási kötelezettség 5.8.1.1. A havi adatszolgáltatási kötelezettséget a Gazdasági Egység munkatársai számára a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet írja elő. Az adatszolgáltatást a rendelet AT-01, Adatszolgáltatás a Kincstári körbe tartozó költségvetési szerv által elismert tartozás állományról (NK 0075.C) formanyomtatványon kell elkészíteni.





Egészségügyi Kar A kitöltött AT-01-t közvetlenül a DE GFI Pénzügyi főosztályára küldi meg a DE EK Gazdasági Egység vezetője a tárgyhó 25-i adataik alapján. Az adatszolgáltatás határideje: a Magyar Államkincstár felé tárgyhót követő hó 5-e. 5.8.1.2. Havi adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adó-és járulékkötelezettségekről. 2003. évi CXII. Törvény az Adózás rendjéről (Art), 2007. évi CXXVII. Törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv), 1998. évi LXVI. Törvény az Egészségügyi hozzájárulásról (Eho) 2000. évi C. Törvény a Számvitelről (Számv. tv) követelményeinek megfelelően. A Gazdasági Egység a hó végén az analitikus nyilvántartások alapján elkészíti a természetbeni juttatások után fizetendő adókról, járulékokról szóló összesítést jogcímenként alap, adó, járulékfizetési kötelezettség bontásban és a „Havi adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adó- és járulékkötelezettségekről” (F0662.C) elnevezésű nyomtatványon jelenti azokat a DE GF felé Az adatszolgáltatás határideje: tárgyhót követő 8-a. A GE munkatársa intézkedik a fizetendő összeg átutalásáról. 5.8.1.3.Havi bevallás az általános forgalmi adó havi kötelezettségének, illetve jogosultságának összegéről. 2003. évi CXII. Törvény az Adózás rendjéről (Art), 2007. évi CXXVII. Törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv), előírásainak megfelelően a számviteli – pénzforgalmi – adatok alapján a Gazdasági Egység megállapítja a fizetendő ÁFA, az előzetesen felszámított adóköteles tevékenységhez kapcsolódó ÁFA visszaigényelhető összegét (APEH 0x65) (NK 0076.C). A bevallást továbbítja a DE Pénzügyi Főosztálya felé, és intézkedik az esetlegesen befizetendő összeg GF számlájára való átutalásáról. Az adatszolgáltatás határideje: tárgyhót követő 18-a. Amennyiben a befizetendő keletkezik, úgy az összeg átutalása megtörténik a DE Gazdasági Főigazgatósága felé. 5.8.2

Negyedéves adatszolgáltatás Negyedévente a Gazdasági Főigazgatóság költségfelosztást készít az SAP rendszer CO moduljában. A költségfelosztáshoz az EK GE aktualizálja a vetítési alapokat, illetve adatokat szolgáltat.

5.8.3 Félévenkénti adatszolgáltatási kötelezettségek A félévenkénti beszámolókhoz az EK Gazdasági Egysége megküldi a szükséges és kért információkat és adatokat a DE Gazdasági Főigazgatósága és az OEC Gazdasági Igazgatósága részére.





Egészségügyi Kar A GFI Pénzügyi Főosztálya szintén az OEC Pénzügyi Osztálya részére elszámolást küld az I. Félévet érintő Kincstári előirányzat módosításról, mely jogcímenként rögzítésre kerül az SAP megfelelő moduljaiban. A PJ02/A Kiadások és bevételek alakulása az előirányzat-felhasználási keretszámlákon a Magyar Államkincstár által megküldött teljesítési adatokat a számviteli nyilvántartás kiemelt jogcímével egyeztetésre kerül. Az egyeztetést-mivel a PJ02-es nyomtatvány OEC szinten készül – az OEC Pénzügyi Osztálya végzi. Az EK Gazdasági Egysége az adott időszakra vonatkozóan táblázatot készít a kifizetésekhez kapcsolódó KTK adatokról, azokat egyezteti az adott időszakra vonatkozóan az SAP rendszerből lehozandó PJ02-es listával. Az esetleges eltérésekről KTK módosítást nyújt be a MÁK felé. Az OEC költségvetési csoportjának munkatársai a PM táblák alapján összeállítják az I. Féléves intézményi költségvetési beszámolót, melyet megküldenek a GFI Pénzügyi Főosztálya felé összesítés céljából. A Kincstári és a főkönyvi nyilvántartási adatok közötti eltérést szövegesen indokolni kell a felügyeleti szervnek megküldött beszámoló részeként. Így a Centrumra vonatkozó eltérések indoklását a Pénzügyi Osztály megküldi a DE GFI Pénzügyi Főosztályának. 5.8.4

Év végi beszámoló készítése A MÁK január 10-ig megküldött PJ 02/A teljesítési adatait az OEC Gazdasági igazgatósága egyezteti a főkönyvi adatokkal. Ehhez részegyeztetést hajt végre az EK GE. Az esetleges eltéréseket kiegészítő szelvényen (NK 0071.C) nyomtatványon kel benyújtani az OEC GI-n keresztül. A főkönyvi eltéréseket az SAP-ban rendezzük. A végleges intézményi beszámolóhoz az EK GE elkészíti a DE GF és az OEC GI által kért kimutatásokat, jelentéseket.

5.8.5. Egyéb beszámolási kötelezettségek A különböző pályázatokhoz kapcsolódó elszámolási kötelezettség támogatónként eltérő határidejű. Témánként beszámolót kell készíteni a gazdálkodási időszakról, illetve végelszámolást kell készíteni a több évet érintő kutatási időszakról. A pénzügyi elszámolás mellékletét képezi a témavezető által összeállított szakmai szöveges beszámolónak. A beszámolásokra vonatkozó szabályok és rendelkezések alapján a GE éves és időszaki beszámolásokat készít a DE OEC Gazdasági Igazgatósága és a DE Gazdasági Főigazgatósága felé.





Egészségügyi Kar 6.

Mellékletek

6.1. 6.2.

A szállítói számlák kezelése, kifizetése A vevői számlák kezelése

7.

Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító F 0640.C F 0628.C F0662.C F 0663.C NK 0071.C NK 0072.C NK 0074.C NK 0075.C NK 0076.C

8.

Cím Elemi szöveges költségvetés (xls.) Fizetési felszólítás Adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adó- és járulékkötelezettségről Számlakísérő utalvány Átutalási megbízás kiegészítő szelvény Átutalási megbízás Számla SAP által automatikusan nyomtatott SzámlaVR.104/4/új Költségvetési szerv által elismert tartozás AT-01 APEH ÁFA bevallás

A folyamat működésére jellemző mutatók

Sorszám Mutató megnevezése 1. Bejövő számlák darabszáma 2. Kimenő számlák darabszáma 3. Költségvetés teljesítése


Mutató számítása Összes számla Összes számla Terv/tény

Számítás gyakorisága Évente egyszer Évente egyszer Évente egyszer


DEBRECENI EGYETEM



Egészségügyi Kar 6.1. sz. melléklet A szállítói számlák kezelése, kifizetése

Bejövő számla kezelése

Módszer

Pénzügyi osztály felelőse

START

Iktatás

számítógépen szállítói analitikus nyilvántartásban

pénzügyi előadó

Alaki, tartalmi, formai, számszaki ellenőrzés, kiküldés a szervezeti egységekhez

APEH által kiadott vámtarifaszám és statisztikai jegyzékszámok alapján

pénzügyi előadó

hiba esetén szállítóval szóban vagy írásban

előadó

Szervezeti egység igazolja a számla jogosságát

(igen) SAP FI rendszerben

A számlában szereplő Tétel szolgáltatáse?

(nem) automatikus feladás -SAP anyagmodul (MM)

No

Yes

Pénzügyi előadó

A számla újbóli iktatása, egyben keretterhelés

Banki átutalások Elkészítése GIRO, Illetve szelvényes formában

MÁK által visszaigazolt terhelések banki borderó összeszerelése

Raktári bevételezés, állományba vétel

- SAP eszköz modul (AM)

MÁK előírásai alapján SAP rendszerből illetve manuálisan.

Raktáros-gondnokság

Eszköznyílvántartó-gondnokság

Pénzügyi előadó

Pénzügyi előadó

STOP



DEBRECENI EGYETEM



Egészségügyi Kar 6.2. sz. melléklet Vevői számlák kezelése

Számlakészítés

Módszer

Pénzügyi osztály felelőse

START

Levél az illetékes vezető aláírásával

Kérvény fogadása

Szervezeti egység előadója

Szükség szerint szóban vagy írásban

Pénzügyi előadó

SZJ, VTSZ keresés ÁFA minősítés

APEH által kiadott vámtarifaszám és statisztikai jegyzékszámok alapján

Pénzügyi előadó

Vevő adatainak egyeztetése a törzsállámánnyal

Pénzügyi rendszerben

Pénzügyi előadó

Kérvény pontosítása specifikáció

No

Yes

A vevő nincs a törzsállományban

Törzsadat karbantartása a vevő adataival.

Adathiány estén egyeztetés a szervezeti egységgel SAP SD modul

Pénzügyi előadó

Pénzügyi előadó

Számla elkészítése

Számla aláírása, jóváhagyása

Számla példányainak szortírozása, lefűzése

Számla postázása

Illetékes pénzügyi vezető, pénzügyi előadó Pénzügyi előadó

Pénzügyi előadó

STOP



Finanszírozás és pénzügyi feladatok MF 06.EF

Recommend Documents