Finanční řízení projektů 7. RP - pravidla a příklady

11. série seminářů

„Finanční řízení projektů 7. RP - pravidla a příklady“ Brno, 24. června 2013 Praha, 26. června 2013

Milena Šupálková Lenka Chvojková Lucie Matoušková NCP pro finanční otázky v projektech 7. Rámcového programu, TC AV ČR

Program semináře Zaměření: SP Spolupráce a SP Kapacity Dopolední blok  Statistiky účasti v 7. RP  Dokumenty – novinky  Principy financování projektů 7. RP  Uznatelné vs. neuznatelné náklady Odpolední blok  Finanční reporting a Cash flow  Audity

2

Statistiky

3

Účast EU27 v 7. RP – dle počtu účastí

4

Účast EU 27 – dle získané podpory

5

Účast ČR v SP Spolupráce a SP Kapacity

140

128 120

120 100 80

91

87 73

69

73 63

60 40

30

28

26

22

21

20

13 2

8

2

2

0

SP Spolupráce

SP Kapacity 6

Dokumenty

7

Dokumenty – novinky (I) • Modelová Grantová dohoda (Model Grant Agreement) – aktualizace k 1. lednu 2013 • platí automaticky pro všechny GA, bez nutnosti formálních změn – cílem změn je zajistit soulad s novým Finančním nařízením • Time to grant, Time to pay, Interest of pre-financing

• Finanční průvodce (Guide to Financial Issues) – aktualizace k 18. březnu 2013 – cílem je zajistit soulad s nových Finančním nařízením

• Pravidla pro ověřování existence, právního statutu a provozní/finanční kapacity subjektů (Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity ) – aktualizace k 18. lednu 2013

• Průvodce účastnickým portálem (Participant Portal User’s Guide) – NOVÝ průvodní dokument z 6. prosince 2012 8

Dokumenty – novinky (II) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home

9

Základní finanční principy

10

Základní finanční principy (I) • SPOLUFINANCOVÁNÍ z prostředků účastníka (tj. z jeho ekonomické činnosti) nebo z jiných zdrojů, které mohou být soukromé nebo veřejné. • Veřejné zdroje: Institucionální podpora MŠMT může být udělena uchazečům, kteří splňují definici výzkumné organizace dle čl. 2.2, písm. d) Rámce Společenství pro státní podporu výzkumu, vývoje a inovací (2006/C323/01): Výzkumnou organizací se rozumí určitý subjekt, např. vysoká škola nebo výzkumný ústav, bez ohledu na právní formu (subjekt zřízený podle veřejného nebo soukromého práva) nebo způsob financování, jehož hlavním účelem je provádět základní výzkum, aplikovaný výzkum nebo experimentální vývoj a šířit jejich výsledky prostřednictvím výuky, publikování nebo převodu technologií; veškerý zisk je zpětně investován do těchto činností nebo šíření jejich výsledků nebo do výuky;…

• Seznam způsobilých institucí: http://www.vyzkum.cz/FrontClanek.aspx?idsekce=622660 • Způsobilé k dofinancování jsou jen ty projekty, kde je prokazatelně doložena účast českého výzkumného subjektu ve výzkumných aktivitách RTD (Research and Technological Development) • Pravidla pro poskytování institucionální podpory: http://www.msmt-vyzkum.cz/cz/2008-rp/pravidla-podpory.aspx

11

Základní finanční principy (II) NEZISKOVOST: příspěvek EU + příjmy projektu ≤ celkové uznatelné náklady projektu Příjmy (receipts of the project), dle článku II.17 MGA: • Finanční převody od třetí strany, pokud určeny specificky na projekt • Nefinanční příspěvky (in kind) – zdroje materiálové či ve formě pracovní síly poskytnuté zdarma třetí stranou, která je určila specificky na projekt • Příjmy vzniklé z projektu (výběr poplatků za konanou konferenci, prodej publikace,…) Institucionální podpora MŠMT patří mezi příjmy projektu. Viz stanovisko TC AV ČR v angličtině: http://www.fp7.cz/dokums_raw/tc-ascr_1244106816.pdf Příjmem NENÍ: • Příjem z užití nebo prodeje nových znalostí (foreground) generovaných projektem, kurzový zisk, zdroje třetích stran poskytnuté zdarma, které nejsou specificky určeny na projekt (lze je pokládat za „vlastní jmění“) Případné snížení příspěvku EU se projeví až ve finální platbě. 12

Formy grantů a Maximální příspěvek EU

13

Formy grantů 1. Náhrada uznatelných nákladů (Reimbursement of eligible costs) - EU hradí účastníkům část nebo plnou výši vykázaných nákladů - náklady musí být podloženy účetními doklady

2. Financování pevnou sazbou (Flat rate) - % přímých nákladů - využívá se především v souvislosti s vykazováním režijních nákladů - náklady nemusí být podloženy účetními doklady

3. Financování paušální částkou (Lump Sum) - pevně stanovená částka - možnost využití zeměmi ICPC (International Cooperation Partner Countries) - náklady nemusí být podloženy účetními doklady 14

Maximální příspěvek EU - Přehled limitů Činnost v projektu

Výzkum a technologický rozvoj - RTD (zahrnuje koordinaci vědeckých činností)

Demonstrační činnosti

Management + další činnosti specifikované v příloze I GA

Sítě excelence

50 % / 75 %*

--

100 %

Projekty založené na spolupráci

50 % / 75 %*

50 %

100 %

--

100 % (limit 7 % na nepřímé náklady)

Typ projektu

(funding scheme)

Koordinační a podpůrné akce

--

*Platí pro: neziskové veřejné subjekty; malé a střední podniky (MSP); instituce středního a vysokoškolského vzdělání; výzkumné organizace (neziskové)

15

Maximální příspěvek EU - činnosti v projektu (I) Činnosti výzkumu a technologického rozvoje (RTD Activities)

• náklady vzniklé účastníkovi při realizaci výzkumných aktivit • náklady na koordinaci výzkumu (scientific coordination) – – – – –

náklady vzniklé v souvislosti s projektovými meetingy dohlížení na plnění „milestones“ a správný vývoj projektu hodnocení práce vykonané partnery, včetně vědeckých „deliverables“ příprava vědecké části zprávy pro EK …

Demonstrační činnosti (Demonstration Activities) • náklady na činnosti, které slouží k prokázání realizovatelnosti nové technologie (prototypy, pilotní výrobní linky aj.)

16

Maximální příspěvek EU - činnosti v projektu (II) Manažerské činnosti (Management Activities) • Administrativní, finanční a právní vedení konsorcia • náklady na Osvědčení o finančních výkazech (subdodávka – nutno naplánovat v rozpočtu projektu) • zajištění konsorciální smlouvy a dalších otázek souvisejících s IPR • …

Další činnosti (Other Activities) • šíření výsledků (např. vytvoření webové stránky, prezentace projektu během konferencí a workshopů, včetně návrhu publikací a případného poplatku za ně) • navazování kontaktů (např. organizace seminářů pro navazování kontaktů a vytváření vědeckých sítí – networking)

• odborná příprava a školení týkající se výsledků výzkumu (training in the results of research) • činnosti související s ochranou duševního vlastnictví (např. patentová rešerše) • studie socio-ekonomického dopadu 17

Uznatelné vs. neuznatelné náklady

18

Náklady - uznatelné náklady • Uznatelné náklady (eligible costs) musí být zároveň: – skutečné

– vynaloženy v době trvání projektu (s výjimkou nákladů na vypracování závěrečných zpráv) – stanoveny podle obvyklých účetních a správních zásad a postupů účastníka

– použity výhradně za účelem dosažení cílů a očekávaných výsledků popsaných v Annexu I – za dodržování zásad úspornosti, účinnosti a efektivity – zaneseny v účetní evidenci účastníka (popřípadě třetích stran)

– očištěny od nezpůsobilých (neuznatelných) nákladů – (uvedeny v indikativním rozpočtu Annexu I GA)

19

Neuznatelné náklady •

identifikovatelné nepřímé daně včetně DPH - v ČR – Zákon 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, 81 vrácení DPH zaplacené v souvislosti s projekty 7. RP - subjekty, které se v projektech chovají jako neplátci DPH - pouze daň zaplacená v ČR - do 15 měsíců od konce kalendářního měsíce uskutečnění daňového plnění

Postup: 1) MŠMT, Odbor výzkumu a vývoje (31) - Žádost o vystavení „Potvrzení o původu finančních prostředků“, kontakt: Zuzana Murinová, [email protected] 2) Místně příslušný Finanční úřad • • • • • • •

cla placené úroky rezervy na možné budoucí ztráty nebo výdaje kurzové ztráty, náklady spojené s kapitálovým výnosem náklady vykázané, vzniklé nebo hrazené v souvislosti s jiným projektem EU jakékoliv dluhy a s nimi spojené náklady nadměrné a lehkomyslné výdaje 20

Otázky a odpovědi (I) • Příjem z užití nebo prodeje nových znalostí (foreground) generovaných projektem je považován za příjem projektu. (ANO/NE) • Veškeré náklady, které si příjemce nárokuje ve Formuláři C musí být podloženy účetními doklady. (ANO/NE)

• O vrácení DPH zaplacené v ČR v souvislosti s projekty 7. RP si mohou zažádat pouze subjekty, které v projektech vystupují jako neplátci DPH. (ANO/NE) • Příspěvek EU na vědeckou koordinaci výzkumu může činit max. 75%. (ANO/NE)

21

Náklady

22

Náklady - dělení Celkové náklady v projektu

NEUZNATELNÉ

UZNATELNÉ

(non-eligible costs)

(eligible costs)

Přímé

Nepřímé (režijní)

(direct)

(indirect, overheads)

- osobní (personnel costs) - subdodávky (subcontracts) - ostatní - cestovní (travel and subsistence costs) - spotřební materiál (consumables) - dlouhodobý majetek (durable equipment) - ostatní přímé (other direct costs) 23

Osobní náklady - definice Zaměstnanec – kritéria:

• zaměstnancem účastníka projektu dle národního práva (pracovní poměr, dohoda o pracovní činnosti či dohoda o provedení práce) • pracuje pod přímým technickým dozorem a zodpovědností účastníka • finančně ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka • nutná evidence odpracované doby (např. timesheet) Celkové osobní náklady = náklady zaměstnavatele na pracovníka • hrubá mzda • odvody - sociální a zdravotní dávky placené zaměstnavatelem • FKSP a jiné náklady, pokud vyplývají ze zákona nebo z kolektivní smlouvy • běžné prémie a osobní ohodnocení, které odpovídají běžné praxi v organizaci (NE účelové), za splnění určitých podmínek 24

Osobní náklady - odměny a osobní ohodnocení Podmínky pro uznatelnost „bonus payment“ v projektech 7.RP: • Systém vyplácení odměn/osobního ohodnocení by měl být upraven interní směrnicí (výpočet, pro jaké kategorie zaměstnanců, maximální částka apod.) • Směrnice se aplikuje na všechny projekty (EU i mimo EU, národní i mezinárodní)

• Důsledkem nesmí být úroveň odměňování nesrovnatelná se situací na trhu (pro stejný obor/vzdělání/zkušenosti) • Částka musí být zanesena v účetnictví účastníka jako osobní náklad a musí podléhat zdanění a odvodům (pokud nemá výjimku) • Tyto bonusy mohou být placeny pouze jako část zaměstnancova hrubého platu • AUDITOR KONTROLUJE PRŮMĚRNOU HODINOVOU SAZBU !

25

Osobní náklady - timesheet • Propláceny jsou pouze skutečně odpracované a vykázané hodiny • EK vyžaduje jakýkoliv prokazatelný záznam odpracované doby na projektu (resp. všech projektech financovaných EK) → timesheet • Zaznamenávání odpracované doby možné na denní, týdenní či měsíční bázi

• Nutno oddělit počet hodin strávený prací na různých činnostech v projektu • Nutný podpis zaměstnance a nadřízeného • Jak EK tak auditoři doporučují vést záznam celkové odpracované doby 26

Příklad timesheet (Guide to Financial Issues, verze 2013, str. 57)

27

RTD

Příklad timesheet (University of Copenhagen) RTD

28

Osobní náklady - produktivní hodiny Produktivní hodiny = skutečně odpracované hodiny - tj. celková pracovní doba odvozená z pracovní smlouvy (40 hod/týden → cca 2080 rok) mínus – dovolená – státní svátky připadající na pracovní den (pro daný rok) – nemocnost – školení (obecné) – jiné (např. interní porady nesouvisející s projektem)

→ cca 1680 produktivních hod./rok → jeden člověkoměsíc = cca 140 hod. • Příprava projektu – odhad člověkoměsíců • Realizace projektu (vykazování nákladů po skončení období) – Pouhý odhad produktivních hodin není dostačující – Produktivní hodiny musí být vypočteny (podle obvyklé praxe účastníka) • Výpočet skutečných produktivních hodin pro konkrétního zaměstnance • Využití standardního čísla produktivních hodin, které vyjadřuje průměr za celou organizaci 29

Osobní náklady - výpočet

Mzdový list

Timesheet

30

Příklad: Osobní náklady Podání návrhu projektu – odhad člověkoměsíců a sazby: Odhad roční sazby pracovníka X je 34 tis. € a pracovníka Y 24 tis. €. Každý bude pracovat na projektu půl roku na plný úvazek.

 počet člověkoměsíců v rozpočtu: 12  celkové osobní náklady ve výši: 29 000 €

Vykazování (formulář C) – skutečné produktivní hodiny: Celkové skutečné osobní náklady na pracovníka X za jedno vykazované období: 32 000 € Produktivní hodiny pracovníka X (skutečně odpracované) za stejné období : 1 600 hodin  průměrná roční sazba produktivní hodiny práce: 32 000 / 1 600 = 20 € na hodinu

Skutečně odpracované hodiny na projektu (dle timesheet pracovníka X): 1 000 hodin 62,5 % z celkových produktivních hod.) Uznatelné osobní náklady za dané období: 1 000 x 20 = 20 000 € (62,5 % z celkových osobních nákladů) 31

Osobní náklady pro fyzické osoby a majitele firem nepobírající mzdu • Rozhodnutí EK ze dne 24. ledna 2011 – Pevná sazba – viz Marie Curie – Příklad: Version 1 (04/05/2011)

SME Owners and Natural Persons without a salary Calculation of the hourly rate applicable to FP7 projects

DATA OF THE SME OWNER OR NATURAL PERSON Researcher category:

Early stage researchers (less than 4 years experience)

Country of residence:

Czech Republic

Click and select

2011

Year of publication of the call:

Hourly rate =

Annual Allowance

/ Productive hours

Hourly rate =

38 000,00

1 575,00

* Correction Coefficient / 100 88,30

/ 100

Hourly Rate

21,30 €

If the resulting hourly rate is 0, please contact the Commission via the enquiry service link below You have doubts? Contact the Research Enquiry Service at: Find the People Work Programmes at:

http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=enquiries http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

Disclaimer: This tool is aimed at assisting beneficiaries. It is provided for information purposes only and its contents are not intended to replace consultation of any applicable legal sources, including the "People" work programmes. Neither the Commission nor any person acting on its behalf can be held responsible for the use made of this calculation tool.

32

Cestovní náhrady • dle legislativy dané země >> v ČR - doprava, ubytování - skutečné náklady - stravné, kapesné - paušál

• musí být nezbytné pro realizaci projektu • pevné sazby stanovené EK (flat rate) – – – –

na ubytování/noc a stravné/den pro jednotlivé země možnost stanovena ve výzvě dobrovolná báze organizace případné využití flat rate oznámí během negociací

33

Spotřební materiál

• použit přímo na projekt, nezbytný pro jeho implementaci • pořízen během trvání projektu • dodržovat běžnou praxi v organizaci (spotřební materiál vs. režie) • ALE! zejména u výzkumných projektů není možné zařadit do spotřebního materiálu např. papír a tonery do tiskárny (= režie)

34

Dlouhodobý majetek (investice) • majetek, jehož doba používání je delší než 1 rok a pořizovací cena přesáhne stanovenou minimální hodnotu (zpravidla 40 tis. Kč pro hmotný majetek a 60 tis. Kč pro nehmotný majetek) • do rozpočtu se uvádí a následně vykazuje pouze: – částka odvozená z celkových nákladů investice (bez DPH) dle účetních odpisů – pouze po dobu užívání majetku na projekt – adekvátní díl stanovený dle využití majetku na projekt

35

Příklad: Dlouhodobý majetek Příklad 1 Nákup zařízení za 10 000 € (bez DPH) ve 2. období pětiletého projektu. Zařízení využíváno ve 2. a 3. období (tj. 2 roky) a dle lab. deníku pouze z 50 %.

Podle interních pravidel se majetek odepisuje 10 let (1 000 € ročně).  Do vyúčtování EK za 2. a 3. vykazované uvedeme částku: ?

1 000 € (1 000 € x 2 = 2 000 €

2 000 € x 0,5 = 1 000 €)

Příklad 2 Nákup zařízení za 5 000 € (bez DPH) v roce 2005. Dle interních pravidel se majetek odepisuje 5 let (1 000 € ročně). V roce 2008 organizace získá projekt 7. RP. Zmiňované zařízení je využito v jen v roce 2009 na tento projekt ze 30 % své kapacity (vykazované období 1-12/2009).  Do vyúčtování EK za ro 2009 (vykazované období) uvedeme částku: ?

300 € (1 000 € x 0,3 = 300 €) 36

Subdodávky •

specializované aktivity, které nemůže vykonat žádný účastník konsorcia nebo je to neefektivní → subdodávky by se neměly týkat hlavní náplně projektu (např.: laboratorní analýzy, tvorba webové stránky, elektronický sběr dat, provedení auditu …)

•

zadání za komerčních podmínek - subdodavatelé pracují se ziskem

•

implementace projektu zůstává odpovědností účastníků projektu

•

subdodávky mezi partnery projektu nejsou povoleny

•

musí být identifikována již v návrhu projektu (a následně v Annex I Grantové dohody) x drobné podpůrné služby (minor services)

•

výběr subdodavatele musí být transparentní a nediskriminační

•

pokud účastník vypočítává své nepřímé náklady prostřednictvím pevné sazby (tj. procento přímých nákladů), subdodávky musí být od základu pro výpočet odečteny 37

Další třetí strany subdodavatelé třetí strany jiné třetí strany

poskytující zdroj (materiální nebo personální)

provádějící část práce na projektu na základě zvláštní doložky ke GA č. 10

• třetí strany, mimo formu subdodávky, se mohou podílet na realizaci projektu: a) provedením určitých prací (zvláštní doložka č. 10) b) poskytnutím svých zdrojů (zdarma či za úplatu)

38

Zvláštní doložka č. 10

• třetí strana pracuje přímo na řešení projektu (provedení prací), je odpovědná účastníkovi, je identifikována v grantové dohodě • POUZE v případě, jde-li o třetí stranu dlouhodobě, formálně spojenou s účastníkem (např. asociace a její členové, organizace vlastnicky svázané)

• uznatelné náklady musí být zaneseny v účetní evidenci třetí strany (nejedná se o přímý náklad účastníka projektu) • vlastní vykazování (formulář C) i vlastní CFS • principy neziskovosti a spolufinancování

39

Třetí strany poskytující zdroje • třetí strany poskytující své zdroje (personální, materiální) účastníkovi • „zdarma“ (nepeněžní plnění) – účastník za použití zdroje neplatí; náklad je pouze v účetnictví třetí strany, ale účastník jej vykazuje EK ve svém formuláři C: – zdroje nebyly specificky určeny na projekt, pokládá se za „vlastní zdroj“ (náklad projektu) – zdroje určeny specificky na projekt, potom náklad i příjem projektu současně

• „za úplatu“ – nejedná se o „náklad třetí strany“, neboť zaneseno i v účetnictví účastníka; možné, pokud existuje předchozí dlouhodobá spolupráce (uvedeno v Annexu I), žádný zisk pro třetí stranu. Je vhodné ošetřit smluvně (účastník, třetí strana) 40

Nepřímé uznatelné náklady

= náklady, které nelze dané akci přímo připsat, ale které byly vynaloženy

v přímé souvislosti s přímými uznatelnými náklady projektu. • mzdy podpůrných zaměstnanců (ekonom, účetní, knihovník, správce sítě) • náklady na vedení organizace • odpisy či nájem budov • náklady související s provozem budovy (nájem, pojištění, úklid, ostraha, údržba, energie) • administrativní náklady (pošta, telefon, internet, fax, kancelářské potřeby) • všeobecně používané vybavení (počítače, tiskárny, kopírky) • … 41

Metody vykazování nepřímých nákladů

1. Skutečné nepřímé náklady (actual indirect cost, full cost)

2. Zjednodušená metoda (simplified method) 3. Pevná sazba (tj. % všech přímých uznatelných nákladů bez subdodávek) • 20 % (standard flat rate) – možné pro všechny subjekty

• 60 % (specific flat rate) – neziskové veřejné orgány, instituce SŠ a VŠ vzdělávání, (neziskové) výzkumné organizace a MSP, které nejsou schopny s jistotou identifikovat své skutečné nepřímé náklady projektu (který obsahuje RTD a DEMO aktivity) • (Koordinační a podpůrné akce LIMIT 7 % - pro všechny subjekty)

42

Jakou metodu použít? • první účast v RP x opakovaná účast Nepřímé náklady – rozhodovací strom Má vaše organizace analytický účetní systém, popřípadě používá zjednodušenou metodu výpočtu nepřímých nákladů?

ANO Skutečné nepřímé náklady nebo náklady vypočtené použitím zjednodušené metody

NE

20 % z celkových přímých uznatelných nákladů 60 % z celkových přímých uznatelných nákladů pro: Neziskové veřejné subjekty, SŠ a VŠ, (neziskové) výzkumné organizace a MSP Činnosti spojené s výzkumem a technologickým rozvojem (RTD)

Koordinační a podpůrné akce: 43 Ve všech případech LIMIT 7 % celkových přímých uznatelných nákladů

Nepřímé uznatelné náklady - CSA projekty • jediná možnost – 20% pevná sazba (60% je využitelných jen v projektech s RTD aktivitami)

• aplikován bude však limit na příspěvek EU 7% Příklad projektu CSA - univerzita, která běžně používá 60% pevnou sazbu Přímé náklady = 100 Nepřímé náklady = 20 ? Celkové náklady =120 ? Příspěvek EU = 107 ?

44

Otázky a odpovědi (II) • Odvody za zaměstnance placené zaměstnavatelem jsou uznatelným osobním nákladem. (ANO/NE) • Náhrady za dovolenou, kdy zaměstnanec nevykazuje produktivní hodiny, nelze zahrnout do osobních nákladů projektu. (ANO/NE) • Účastníci v projektu jsou povinni vykazovat odpracované hodiny na projektu za každý den. (ANO/NE) • Dlouhodobý majetek vstupuje do Formuláře C ve formě daňového odpisu. (ANO/NE) • Vykazování režií formou pevné sazby ve výši 20 % mohou použít i subjekty, které znají své skutečné režie. (ANO/NE) 45

Finanční reporting a Cash Flow projektu

46

Vykazování vůči EK a platby 30 dní

Platnost GA

Vykazované období 1 60 dní

zálohová platba koordinátorovi

Garanční fond

automatický odvod

(5 % z celkového EU příspěvku)

rozdělení partnerům dle CA

Předložení průběžné zprávy EK 1) 2) 3) 4) 5)

Úvodní stránka Čestné prohlášení koordinátora Publikovatelný souhrn Pokrok a dosažené výsledky Výstupy a milníky projektu

6) Management projektu 7) Informace o čerpání zdrojů 8) Osvědčení o finančních výkazech 9) Formuláře C

90 dní

1.průběžná platba koord.

rozdělení partnerům dle CA

Vykazované období n-1 60 dní

předložení průběžných zpráv

Vykazované období n 60 dní

90 dní

průběžné platby koord. rozdělení partnerům dle CA

předložení závěrečné zprávy

90 dní

1) – 9) z průběžné zprávy plus 10)Souhrnná zpráva o výsledcích, závěrech a socioekonomickém dopadu projektu 11)Dotazníky k etickým otázkám a otázkám rovnosti pohlaví 12)Plán pro využití a šíření vytvořených výsledků projektu

rozdělení partnerům dle CA

finální platba koord. 30 dní

47 Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu

Zálohová platba

• výše zálohové platby: – projekty s > 2 vykazovanými obdobími: cca 160 % průměrného příspěvku EU / období – projekty s ≤ 2 vykazovanými obdobími: cca 60 – 80 % celkového příspěvku EU

• výše uvedena v čl. 6 grantové dohody • vyplacena na začátku projektu (koordinátorovi, 30 dní od platnosti GA) • koordinátor zálohu rozdělí partnerům, kteří podepsali Formulář A, podle konsorciální smlouvy/grantové dohody • úroky ze zálohové platby

48

Garanční fond

• cíl: solidarita mezi partnery, pokrytí finančních rizik

• díky zřízení garančního fondu byla v 7. RP zrušena finanční kolektivní odpovědnost účastníků projektu → každý ručí za vlastní dluhy • technická odpovědnost (realizovat projekt) konsorcia zůstává • 5 % z celkového finančního příspěvku EU • automaticky odečten od zálohové platby

• vrácení při finální platbě

49

Příklad: Zálohová platba a Garanční fond Projekt „A“ – 3 vykazovaná období – příspěvek EU 3 000 000 €

>>>

průměr na vykazované období: 1? 000 000 €

zálohová platba (160 % z průměru): 1?600 000 € příspěvek do garančního fondu (5 % z příspěvku EU): ? 150 000 € čistá částka převedená koordinátorovi: 1 600 000 € - 150 000 ? € = 1 450 000 € 50

Vyúčtování projektu • Annex VI MGA = finanční výkaz = Formulář C • tři části: – finanční výkaz, který je vyplňován samostatně každým účastníkem projektu – finanční výkaz, který je vyplňován třetí stranou (jen pokud je použita zvláštní doložka ke GA č. 10)

– souhrnný finanční výkaz, který je vyplňován koordinátorem

51

Přístup k reportingovým nástrojům http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home

1) Přihlášení do svého ECAS >>> záložka „My Projects“ >>> seznam projektů 2) Aktivní funkce u běžících projektů:

Technický reporting Finanční reporting

52

Finanční reportování

Add Form C

Add Adjustment Form C

Add Extrapolation 53 Form C

Formulář C

54

Formulář C – tabulka o čerpání zdrojů

DOPORUČENÍ

Součástí Formuláře C je také Informace o čerpání zdrojů, do níž se vyplňují se „hlavní nákladové položky“ Doporučení: Koordinátor by měl před zahájením projektu kontaktovat svého projektového úředníka a domluvit se na míře detailu, která bude vyžadována při vyplňování informace o čerpání zdrojů. Získané informace následně zašle všem partnerům projektu. 55

Formulář C Příjmy projektu = princip neziskovosti

Úrok ze zálohové platby

Osvědčení o finančních výkazech = CFS = audit 1. stupně

56

Zasílání Formuláře C EK

2 metody:

1) elektronicky a papírově 2) výhradně elektronicky – nové!!! – vztahuje se na všechny GA podepsané od 1. ledna 2013 – pro GA podepsané do 31. prosince 2012 není tento režim povinný – Formulář C se již neposílá v papírové formě

→ nová

role v organizaci v Participant Portal: FSIGN

57

FSIGN (Financial Signatory)

• osoba, která je v organizaci oprávněná k podpisu formuláře C (FSIGN)

• oprávněnou osobu nominuje LEAR (případně Account Administrator) prostřednictvím funkce „Organisation Roles“ • počet nominovaných FSIGNs není omezen • LEAR může v rámci komentářů přidat specifikaci jednotlivých FSIGNs. Tyto komentáře jsou budou viditelné všem osobám, které mají v dané organizaci přidělené projektové role.

58

Participant Portal

Nominace FSIGN

Výběr FSIGN do projektu Project level

Organisation level

Coordinating Organisation

1

PCoCo Primary Coo. Contact

Participating Organisation

4

5

CoCo

PaCo

Coordinator Contact

TaMa

…

Task Manager

TeMe

…

Team Member

Participating Organisation

1

1

LEAR

LEAR

LEAR

LEAR

… AccAd

Participant Contact

TaMa

Coordinating Organisation

…

AccAd

Account Administrator

FSIGN

…

…

Account Administrator

FSIGN

…

Task Manager

TeMe

…

Team Member

FSIGN

…

Financial Signatory

FSIGN

…

Financial Signatory

Zdroj: Evropská komise

Proces elektronického zasílání Formuláře C • Účastník (Participant Contact) přiřadí k projektu osobu oprávněnou podepisovat Formulář C • Účastník (případně Task Manager) připraví Formulář C • V případě potřeby nahraje také naskenovanou kopii Osvědčení o finančních výkazech (CFS) podepsanou auditorem. Originál musí být uchován. • Jakmile účastník označí Formulář C za „připravený k podpisu“, je oprávněné osobě (FSIGN) automaticky zasláno upozornění. • FSIGN Formulář C elektronicky podepíše a zašle koordinátorovi • Koordinátor může nahlížet do návrhu Formuláře C a vyjádřit se k němu před oficiálním podpisem. Dále má možnost zamítnout elektronický Formulář C zaslaný partnerem a vrátit jej k opravě/přepracování. • Poté, co koordinátor zašle „balíček Formulářů C“ Evropské komisi, obdrží digitálně podepsané elektronické potvrzení o přijetí. Zasílání papírové verze Formuláře C a CFS není ze strany EK nadále vyžadováno. 61

Směnný kurz

Kč

http://www.ecb.int/stats/eurofxref

Převod na CZK/EUR dle směnného kurzu ECB platného: – v den vzniku skutečných nákladů nebo – první den v měsíci, který následuje po příslušném vykazovaném období 62

Oprava Formuláře C (Adjustment)

1) Volba vykazovaného období, v kterém je nutné změnu provést

2) Vyplnění (pozitivních či negativních) rozdílů oproti Formuláři C

63

Výše plateb

Průběžné platby (interim payments): • vykázané a schválené uznatelné náklady ve formuláři C • celková výše průběžných plateb sečtená se zálohovou platbou bude omezena do výše 90 % maximálního příspěvku EU: 10 % zádržné

Finální platba (final payment): • na konci projektu • za poslední vykazované období • plus všechna potřebná vyrovnání (příjmy projektu, příspěvek do Garančního fondu, zádržné)

64

Příklad: Cash-flow Celkový příspěvek EU 3 000 000 EUR, 3 vykazovaná období v o

Formulář C Max přísp. EU (tis. €)

Platba od EU (tis. €)

Zálohová platba 160 % = 1600 ?

Celkem EK uvolnila na projekt (tis. €)

150 (GF) + 1450 (koordinátorovi)

1

900

1. průběžná platba

= 900 ?

150 + 1450 + 900 = 2500

2

1100

2. průběžná platba

= 200 ?

150 + 1450 + 900 + 200 = 2700 STROP!

3

1000

Finální platba

= 300 ?

150 + 1450 + 900 + 200 + 300 = 3000

Na účet koordinátorovi: 300 (ZÁDRŽNÉ) +150 (GF)

Zádržné (10 %) = 300 000 STROP: EK vyplatí v záloze a průběžných zprávách 2 700 000 65

Převádění prostředků v rámci rozpočtu • rozpočet indikativní (Annex I GA), možné modifikace

• omezeno vyjednaným maximálním příspěvkem EU (čl. 5 GA) • možné převody prostředků mezi: – jednotlivými partnery – činnostmi/ kategoriemi nákladů u jednoho partnera

• v rozumných mezích bez vlivu na rozdělení práce na projektu (dle Annexu I) >>> zmínit v průběžné zprávě

• změny s vlivem na původního rozdělení prací na projektu >>> nutný o souhlas úředníka EK, dodatek ke GA

• POZOR na procenta financování jednotlivých partnerů a aktivit! 66

Otázky a odpovědi (III) • Výše odvodu do Garančního Fondu je 5 % ze zálohové platby. (ANO/NE) • Pouze statutární zástupce organizace je oprávněn k podpisu Formuláře C. (ANO/NE) • Opravu (adjustment) nákladů vykázaných v prvním vykazovaném období je možno provádět i po vyplacení finální platby. (ANO/NE) • Díky platnosti nového Finančního nařízení se od 1.1.2013 nevykazují ve Formuláři C příjmy projektu. (ANO/NE)

67

Audity

68

Druhy auditů

• audit 1. stupně = osvědčení o finančních výkazech (CFS) – ne/povinnost provést audit stanovena v pravidlech 7. RP (příspěvek EU ≥ 375 tis. EUR) – v době trvání projektu – auditora si zajišťuje příjemce

• audit 2. stupně = finanční nebo technický audit – rizikové projekty nebo náhodný výběr auditovaných subjektů – až do pěti let po ukončení projektu – auditora zajišťuje EK, EÚD

69

Osvědčení o finančních výkazech (CFS) CO? = vyúčtování projektu potvrzené auditorem na Formuláři D (Annex VII GA)

KDY? • vždy když je kumulativní příspěvek EU ≥ 375 tis. € – výjimka pro projekty ≤ 2 let (s celkovým příspěvkem ≥ 375 tis. €): pouze jedno CFS při finální platbě • platí samostatně pro každého partnera – limit se vztahuje na výši příspěvku EU, nikoliv na celkové náklady – posuzuje se na konci vykazovaného období

JAK? • náklady na audit/y je nutné naplánovat v rozpočtu projektu (jako subdodávku v aktivitě management) • auditor následuje předem stanovený unifikovaný postup

70

Příklad: Osvědčení o finančních výkazech (I) Projekt s dobou trvání delší než 2 roky:

Obd

Uznatelné náklady

Příspěvek EU

Kumulativní částka pro kterou nebylo předloženo CFS

1

350 000 €

175 000 €

175 ?000 €

? NE

2

350 000 €

200 000 €

375 ?000 €

? (1) ANO

3

300 000 €

150 000 €

150?000 €

? NE

CFS požadováno

(1) Osvědčení musí být předloženo (175 000 € + 200 000 € = 375 000 €). Osvědčení by mělo zahrnovat všechny uznatelné náklady, které ještě nebyly certifikovány: 700 000 €. 71

Příklad: Osvědčení o finančních výkazech (III) Projekt s dobou trvání 2 roky:

Uznatelné náklady

Příspěvek EU 50 %

Kumulativní částka pro kterou nebylo předloženo CFS

1 (12 měsíců) 800 000 €

400 000 €

400 ?000 €

? (1) NE

205 000 €

605 ?000 €

ANO ? (2)

Obd.

2 (finální)

410 000 €

CFS požadováno

(1) Kumulativní částka přesahuje limit 375 000 €. Protože je však doba trvání projektu = 2 roky, osvědčení bude poskytnuto až na konci projektu. (2) Toto CFS musí pokrývat všechny uznatelné náklady (1 210 000 €) 72

Příklad: Osvědčení o finančních výkazech (IV) Projekt s dobou trvání 3 roky, ale pouze se 2 vykazovanými obdobími:

Kumulativní částka CFS pro kterou nebylo požadován předloženo CFS o

Obd.

Uznatelné náklady

Příspěvek EU

1 (18 měsíců)

750 000 €

375 000 €

? € 375 000

2 (finální)

350 000 €

200 000 €

? 200 000 €

? (1) ANO ? NE

(1) Protože výše příspěvku EU dosahuje stropu 375 000 € a doba trvání projektu je více než 2 roky, i když jsou pouze 2 vykazovaná období (každé po 18 měsících), je potřeba předložit CFS, které pokrývá uznatelné náklady ve výši 750 000 € 73

Finanční audit

• Zaměřují se na dodržování finančních, systémových a jiných (především účetní a manažerské) aspektů týkajících se řádné realizace GA • JAK: namátkově nebo při pochybnostech, zaměřeny na kontrolu jednotlivých partnerů v konsorciu, EK informuje kontrolovaný subjekt dopisem • KDO: EK, externí auditorská firma vybraná EK, Evropský účetní dvůr, OLAF • KDY: v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení

74

Technický audit

• Zaměřují se na vědecké, technické a etické aspekty projektu – např. kontrola plnění pracovního plánu, realizace plánovaných výstupů, efektivita vynakládaných zdrojů, management • KDO: Evropská komise ve spolupráci s externími odborníky • JAK: namátkově nebo při pochybnostech, zaměřen na kontrolu celého projektu (tj. všech partnerů v konsorciu) • KDY: v průběhu trvání projektu až do pěti let po jeho skončení

75

Jaké jsou následky chyb? • Zkrácení / pozdržení plateb EK • Náhrada škody (liquidated damages)

= navrácení neoprávněné částky + úhrada prokázané škody Prokázaná škoda

neoprávněný finanční příspěvek * nadsazená částka

=

celkový příspěvek EU týkající se daného období

• Peněžitá pokuta (financial penalty) – při neplnění závazků vyplývajících z GA a při podávání nepravdivých prohlášení – 2 až 10% z obdrženého finančního příspěvku EU – 4 až 20% z obdrženého finančního příspěvku EU – v případě opakovaného provinění během pěti let od prvního porušení – účastník je také vyloučen ze všech grantů financovaných EU, a to po dobu nejvýše dvou let od prokázání porušení 76

Příklad: Náhrada škody • celkové náklady vykázané ve Formuláři C

1 000 000 €

• aktivita RTD

(financování 75 %)

• požadovaný příspěvek EU pro dané období

750 000 €

ZJIŠTĚNÍ AUDITU: • vykázané náklady nadsazeny o • účastník obdržel neoprávněně příspěvek

10 000 € 7 500 €

7 500 *10 000 Prokázaná neoprávněný fin. příspěvek * nadsazená částka = = = 100 € škoda 750 000 celkový příspěvek EU za dané období

• účastník celkově zaplatí: 7 600 € 77

Otázky a odpovědi (IV)

• Při auditu 1. stupně (CFS) se kontrolují celkové náklady projektu. (ANO/NE) • Audit 1. stupně je prováděn vždy, když kumulativní příspěvek EU je roven nebo přesáhne 375 000 CZK. (ANO/NE) • Náklady spojené s auditem 1. stupně jsou ve Formuláři C vykazovány jako subdodávka v aktivitě management a jsou hrazeny ze 100 %. (ANO/NE) • Při vykazování nákladů za audit ve Formuláři C je nutno z faktury odečíst DPH. (ANO/NE)

78

Finanční pravidla v H2020: navrhované změny oproti 7. RP

79

Pravidla účasti

• Finální podoba nařízení Evropského parlamentu a Rady, kterým se stanoví pravidla účasti bude dojednána v létě 2013 • Od 1.1.2014 budou zveřejňovány první výzvy programu Horizont 2020 • Novinky v oblasti financí: – Zpřehlednění a zjednodušení finančních pravidel

80

Úhrada celkových uznatelných nákladů 7. RP • různé sazby dle statutu účastníka a vykonávaných aktivit v projektu • příspěvek EU až 50 %, až 75 %, až 100 % celkových uznatelných N

H2020 (současný stav vyjednávání) • jednotná sazba pro všechny účastníky v projektech, bez ohledu na jejich statut a typ vykonávané aktivity • příspěvek EU 100 % celkových uznatelných N • pro „close-to-market actions“ 70 %, u neziskových organizací, které se budou účastnit akcí close-to-market, může grant EU dosáhnout až 100% celkových uznatelných N

81

Nepřímé náklady 7. RP • čtyři metody vykazování - standardní sazba 20 % přímých N (bez subdodávek) - speciální přechodná sazba 60 % přímých N (bez subdodávek) - metoda skutečných režijních N - zjednodušená metoda režijních N H2020 (současný stav vyjednávání) • jednotná sazba 25 % přímých uznatelných N pro všechny subjekty • zrušení metody skutečných režijních N (full cost)?

82

Osobní náklady 7. RP • evidence odpracovaných hodin u všech zapojených zaměstnanců • výpočet ročních produktivních hodin se řídí běžnou praxí účastníka (standardní/ skutečné produktivní hodiny) • bonusy splňující stanovená kritéria jsou uznatelným nákladem H2020 (současný stav vyjednávání)

• u zaměstnance s celým úvazkem na projektu není nutný timesheet • možnost volby mezi fixně stanoveným počtem ročních produktivních hodin v GA a metodou výpočtu, která bude brát v úvahu specifika jednotlivých organizací a jejich běžnou praxi • zastřešení bonusů (additional remuneration capping): 8000 EUR/výzkumníka/rok 83

Osvědčení o finančních výkazech (CFS) 7. RP

• povinnost předložit CFS pokaždé, kdy kumulativní výše příspěvku EU přesáhne 375 tis. EUR = i několik auditů během projektu

H2020

• hranice snížena na 325 tis. EUR • CFS se předkládá pouze jednou (na konci projektu) = 1 audit

84

Posouzení finanční kapacity 7. RP

• koordinátor vždy (není-li UNI, subjekt garantovaný státem) • partneři pokud jejich příspěvek z EU je roven nebo převýší 500 tis. EUR

H2020

• pouze u koordinátora (není-li UNI, subjekt garantovaný státem) pokud požadovaný příspěvek z EU na celý projekt je roven nebo převýší 500 tis. EUR

85

DPH 7. RP

• upraveno v Pravidlech účasti pro 7. RP (čl. 31) → identifikovatelná DPH je neuznatelný náklad

H2020

• Pravidla účasti pro H2020 nebudou upravovat ne/uznatelnost DPH → uplatní se příslušné ustanovení Finančního nařízení č. 996/2012 (čl.126):

„…where it is not recoverable under the applicable national VAT legislation and is paid by a beneficiary other than a non-taxable person…“

86

Financování MSP v H2020

87

88

Rozpočet pro H2020 • Původní rozpočet pro H2020 v návrhu EK činil cca 80 mld. EUR MSP • Inovace v MSP: 619 mil. EUR • MSP bude směřovat minimálně 15 % (= 6,8 mld. EUR) celkového spojeného rozpočtu na specifický cíl vedoucí postavení v základních a průmyslových technologiích a na prioritu společenské výzvy • Přístup k rizikovému kapitálu: 3,5 mld. EUR

• Závěry Evropské rady ze dne 7. a 8. února 2013 přijat Víceletý finanční rámec • Aktuální rozpočet pro Horizont 2020  cca 70 mld. EUR - V současné době probíhá diskuse o poměru krácení jednotlivých priorit/specifických cílů 89

Příležitosti pro MSP v H2020 • Účast MSP se předpokládá napříč jednotlivými prioritami programu Horizont 2020

• Specifický cíl Inovace v MSP – Podpora výzkumných MSP (EUROSTARS-2) – Podpora všech MSP (Nástroj pro MSP)

• Finanční nástroje – Dluhový nástroj (Debt Facility) – Kapitálový nástroj (Equity Facility)

90

Nástroj pro MSP - hlavní charakteristiky • Cílem je systematicky podporovat vysoce inovativních MSP při jejich cestě „od myšlenky na trh“

• Návrh projektu předkládá MSP (řešení možné individuálně nebo ve spolupráci) – Max. 1 žádost/MSP/rok

• Orientace na trh

70% financování EU

• Vychází z amerického modelu SBIR • 3 fáze (rozpracování konceptu, demonstrace, uvedení na trh) – MSP se může „přeskočit“ fázi 1

• Konkurenční boj mezi předloženými návrhy 91

Nástroj pro MSP - Struktura

FÁZE 1: Koncept projektu a hodnocení proveditelnosti

FÁZE 2: VaV, demonstrační aktivity, tržní replikace

(6 měsíců)

(12-24 měsíců) Vstupy: Podnikatelský záměr II plus popis aktivit ve fázi 2 (30 stran)

•

Vstupy: Myšlenka/Nápad: Podnikatelské záměr I. (10 stran)

•

Aktivity: Studie udržitelnosti Hodnocení rizik Využití IP, atd.

•

•

Aktivity: Realizce VaV aktivit, demonstrační ověřování, výroba prototypů, atd.

•

Výstupy: Podnikatelský záměr II.

•

Výstupy: Podnikatelský záměr III

•

Financování: Pevná částka 50 000 EUR

•

Financování: Pevné částky odvislé od výstupů: 1-3 mil. EUR

FÁZE 3: Komercializace výstupů

•

•

•

•

Nástroj pro MSP jako známka kvality → Lepší přístup k soukromému kapitálu Lepší přístup k půjčkám, zárukám a investičnímu kapitálu Možné propojení této fáze s předobchodním zadáváním veřejných zakázek Financování: Bez přímého financování 92

Zdroje informací

93

Více informací Národní kontaktní pracovníci pro finanční a právní záležitosti projektů 7.RP (TC AV ČR) http://www.fp7.cz/cz/narodni-informacni-pracovnici/

Webová stránka – TC AV ČR k 7. RP: http://www.fp7.cz/ – CORDIS: http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html – dokumenty EK (Guide to Financial Issues): http://cordis.europa.eu/fp7/finddoc_en.html – dokumenty k H2020: http://ec.europa.eu/research/horizon2020/index_en.cfm

Dotazy k financování projektů v 7.RP můžete zasílat na: [email protected]

94

http://www.fp7.cz/

www.evropskyvyzkum.cz

96

Publikace TC AV ČR http://www.fp7.cz/cz/publikace/

…

Finanční dotazy: [email protected] [email protected]

Právní dotazy: [email protected]

Technologické centrum AV ČR Ve Struhách 27, 160 00 Praha 6 www.tc.cz www.fp7.cz