Finanční aspekty programu HORIZONT Brno, Praha 28. a 30. června 2016

Finanční aspekty programu HORIZONT 2020 Brno, Praha 28. a 30. června 2016

Program semináře Blok 1 (10:00 -12:00) • • • • •

Úvod do pravidel účasti Formy nákladů Způsobilé vs. nezpůsobilé náklady Plánování rozpočtu projektu Osobní náklady

Blok 2 (12:30 – 15:00) • • • • •

Ostatní přímé náklady Subdodávky a ostatní třetí strany Platby a finanční vykazování Finanční audity a certifikáty Dotazy a závěrečná diskuse

2

Praktické informace pro předkladatele/příjemce projektů

Participant Portal

www.h2020.cz

3

Kdo se může účastnit Jakýkoliv právní subjekt ALE! Pozor na případná omezení účasti v příslušném pracovním programu

4

Kdo může získat financování EU Právní subjekty usazené v:

1) EU-28 2) Země přidružené k H2020 – Albánie, Bosna a Hercegovina, Faerské ostrovy, Makedonie, Island, Izrael, Moldávie, Černá hora, Norsko, Srbsko, Turecko, Ukrajina, Tunisko, Gruzie, Švýcarsko (částečně asociovaná země – pilíř 1, „šíření excelence a podpora účasti“, Euratom, ITER)

3) Ostatní třetí země – Země automaticky způsobilé k financování EU – Země bez automatické způsobilosti k financování z EU. Mohou být financovány, pokud: • Existuje bilaterální dohoda mezi EU a třetí zemí • Výzva takto stanoví • Účast třetích zemí je EK považována za nezbytnou

5

Podmínky účasti Minimální podmínka účasti • RIA/IA – Nejméně tři právní subjekty, které jsou: a) usazeny ve třech různých státech EU/zemích asociovaných k H2020 b) na sobě nezávislé • CSA, ERC, MSCA, Co-Fund, Nástroj pro MSP – Jeden právní subjekt usazený v EU/zemi asociované k H2020 Další podmínky • Mohou být stanoveny v pracovním programu

6

Sazba financování EU •

Sazba financování EU se odvíjí od typu akce Základní typy akcí a sazby financování:

•

Výzkumné a inovační akce (Research and Innovation Action)

•

Koordinační a podpůrné akce (Coordination and Support Action) 100 % celkových způsobilých nákladů

•

Inovační akce (Innovation Action) 70 % celkových způsobilých nákladů (výjimka pro neziskové organizace*: 100%)

* Nezisková organizace = právní subjekt, který: a) nebyl zřízen za účelem tvorby zisku nebo b) nemá statutární či zákonnou povinnost rozdělovat zisky svým podílníkům či členům (viz Pravidla účasti, čl. 2) 7

Podmínka neziskovosti

- příjmy v

projektu

NENÍ

PŘÍJEM JE

příspěvek EU + příjmy ≤ celkové způsobilé náklady •

příjem přímo vygenerovaný projektem (např. konferenční poplatky, příjem z prodeje majetku pořízeného pro projekt, prodaného v době trvání projektu)

•

finanční příspěvek od třetí strany specificky určený pro projekt (např. sponzorský dar)

•

nepeněžitý (in-kind) příspěvek od třetí strany poskytnutý zdarma určený pro projekt (pokud byl vykázán zároveň jako náklad projektu)

•

příjem spojený s využíváním výstupů projektu

•

finanční příspěvek od třetí strany určený na krytí nezpůsobilých nákladů

•

finanční příspěvek od třetí strany bez určení využití

•

vykazují se souhrnně ve finančním výkazu za poslední vykazované období (vč. prohlášení o jejich úplnosti)

•

posuzují se na úrovni CELÉHO KONSORCIA !!! 8

Formy nákladů •

skutečné náklady (actual costs) nejčastěji využívaná forma nákladů dokládají se účetní dokumentací

•

jednotkové náklady (unit costs) cena za jednotku

•

pevná částka (lump sum) částky stanovené EK

•

pevná sazba (flat rate) Fixně stanovené procento

Cílem přinést zjednodušení (např. v oblastech, kde je vyčíslení skutečných nákladů problematické nebo nemožné) Možné pouze v oblastech stanovených EK Příjemce není povinen doložit vynaložené náklady účetní dokumentací

9

Obecná kritéria způsobilosti 1

(čl. 6.1 MGA)

Skutečné náklady (actual costs) musí být: • skutečně vynaložené příjemcem • vynaložené v době trvání projektu (s výjimkou nákladů souvisejících průběžnou zprávou za poslední vykazované období a závěrečnou zprávou) • zahrnuty v odhadu rozpočtu v Příloze 2 GA • nezbytné pro realizaci projektu – viz Příloha 1 GA • identifikovatelné, ověřitelné, zanesené v účetnictví příjemce v souladu s národními účetními standardy a běžnou praxí příjemce • vynaložené v souladu s národní legislativou (oblast daňová, pracovně právní a sociálního zabezpečení) • opodstatněné, oprávněné, vynaložené za dodržování principů hospodárnosti, účelnosti a účinnosti. 10

Obecná kritéria způsobilosti 2 (čl. 6.1 MGA) Jednotkové náklady (unit costs) • Cena za jednotku se násobí počtem spotřebovaných jednotek • Vykázané jednotky musí být využity v době trvání projektu • Příjemce musí prokázat nezbytnost využití jednotek pro realizaci projektu • Počet jednotek vykázaných v projektu musí být identifikovatelný, ověřitelný a zdokumentovaný Pevná částka (lump sum) • Musí korespondovat výši nákladů uvedených v Příloze 2 GA • Realizované práce musí být v souladu s Přílohou 1 GA Pevná sazba (flat rate) • Aplikuje se ve výši uvedené v Příloze 2 GA • Náklady, na které je sazba aplikována, musí splňovat kritéria způsobilosti 11

Nezpůsobilé náklady

(čl.6.5 MGA)

náklady spojené s kapitálovým výnosem (např. vyplácené dividendy) jakékoliv dluhy a s nimi spojené náklady rezervy na možné budoucí ztráty nebo výdaje placené úroky (např. úroky z půjčky) pochybné pohledávky kurzové ztráty bankovní poplatky spojené s přijetím plateb od EK nadměrné a lehkomyslné výdaje odpočitatelná DPH náklady vynaložené po případném pozastavení projektu náklady vykázané v jiném projektu financovaném z EU

12

Příprava rozpočtu projektu

Rozpočet projektu

• Součástí projektového návrhu → schválení projektu → součástí GA (Příloha 2) • = odhad způsobilých nákladů jednotlivých partnerů konsorcia (+ propojených třetích stran) • Maximální výše grantu (schválená v GA) nemůže být v průběhu realizace projektu navýšena.

14

Přesuny rozpočtu

• V průběhu realizace projektu jsou možné přesuny mezi jednotlivými N kategoriemi i mezi partnery navzájem. • Změna GA je v souvislosti s přesunem rozpočtu vyžadována v těchto případech: o Přesuny spojené s významnou změnou plánu projektových prací (Příloha 1 GA) o Přesuny do formy nákladů, kterou příjemce nenaplánoval v rozpočtu projektu o Nová subdodávka - ve výjimečných případech může (nemusí!) projektový úředník schválit bez formální změny GA

15

Čemu věnovat pozornost

• respektování běžné účetní praxe instituce • finanční pravidla H2020 pro jednotlivé nákladové kategorie • třetí strany v projektu (plánování subdodávek) • předvídání inflace, pohyb kurzu, nárůst mezd • rozpočet se plánuje v EUR

16

Základní rozpočtové kategorie

Přímé náklady • Osobní náklady • Subdodávky • Ostatní přímé náklady – Cestovní náhrady – Odpisy vybavení, infrastruktury nebo jiných aktiv – Ostatní zboží a služby

• Nepřímé náklady

17

Osobní náklady

Při plánování osobních nákladů musí každý partner stanovit: • Personální kapacitu nutnou k realizaci projektu (resp. jednotlivých pracovních balíčků). – Jednotka: člověkoměsíc (person-month)

• Indikativní sazbu za ČM/instituci – Jednotka: EUR – vychází z finanční historie (přísl. kategorie) zaměstnanců – zahrnuje v sobě suberhrubou mzdu – zohledňuje případný nárůst mezd v čase – sazba se v projektovém návrhu explicitně neuvádí, slouží pouze ke správnému stanovení osobních nákladů

• Výpočet osobních nákladů (pro účely rozpočtu): počet ČM * sazba/ČM 18

Osobní náklady v šabloně projektového návrhu Table 3.4a: Summary of staff effort (Part B) WP1

1. ABC

1

2. XYZ

…

WP2

6

WP3

3

Total Person/ Months per Participant

10

… Total Person/Months

Section 3 – Budget (Administrative forms)

19

Ostatní přímé náklady Cestovní náhrady

• Celková výše cestovních náhrad se odvíjí od počtu naplánovaných služebních cest (projektové meetingy apod.) • U každé služební cesty je nutné vzít v úvahu různou výši nákladů cest do plánovaných destinací • V této nákladové kategorii lze naplánovat také cestovné a ubytování externích expertů, kteří se projektu účastní na ad hoc bázi.

20

Ostatní přímé náklady Vybavení, infrastruktura a jiná aktiva

Každý partner do rozpočtu naplánuje: • poměrnou výši účetních odpisů (podle doby a intenzity využití v projektu vůči celkové kapacitě vybavení) • případně poměrnou část pronájmu či leasingu (bez poplatků za finanční služby!)

21

Ostatní přímé náklady Ostatní zboží a služby

= služby a zboží nezbytné pro realizaci projektových úkolů Co lze nárokovat? • spotřební materiál • náklady na diseminaci (Open Access, konferenční poplatky,…) • náklady spojené s IPR (např. náklady na ochranu výsledků projektu) • audit 1. stupně (Osvědčení o finančních výkazech – CFS) • překlad dokumentů • logistické zajištění projektových meetingů (zajištění místnosti, catering atd.) …

22

Ostatní přímé náklady v šabloně projektového návrhu Table 3.4b: ‘Other direct cost’ items (Part B)

Povinně vyplňují pouze partneři, u nichž ostatní přímé náklady přesáhnou 15 % rozpočtu na osobní náklady!

Section 3 – Budget (Administrative forms)

23

Subdodávky

• Identifikace projektových úkolů, které je nutné zadat externě a stanovení odhadu ceny subdodávky • Limitovaný rozsah • Pozor na úkoly svěřené koordinátorovi v čl. 41.2b) a na subdodávky mezi partnery (nejsou povoleny) • Subdodávky musí být naplánovány v Příloze 1 a 2 GA

24

Subdodávky v šabloně projektového návrhu 4.2. Third parties involved in the project (Part B)

Section 3 – Budget (Administrative forms)

25

Nepřímé/režijní náklady

= 25 % přímých nákladů (bez subdodávek a nepeněžitých příspěvků poskytnutých třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách příjemce) • V rozpočtové tabulce se dopočítají automaticky na základě údajů o přímých nákladech projektu • Vzhledem k formě nákladů (flat rate) se v projektovém návrhu neuvádí slovní popis

26

Propojené 3. strany - Rozpočtová tabulka v návrhu projektu (část A)

Research and Innovation Actions, Coordination and Support Actions

Innovation Actions

27

Tabulka s rozpočtem u výzev s dvoustupňovým předkládáním stupeň 1

koordinátor projektu uvádí celkovou požadovanou částku za celé konsorcium

28

Specifická kritéria způsobilosti pro jednotlivé nákladové kategorie

29

Základní nákladové kategorie

Přímé náklady • Osobní náklady • Subdodávky • Ostatní přímé náklady – Cestovní náhrady – Odpisy vybavení, infrastruktury nebo jiných aktiv – Ostatní zboží a služby – Kapitalizované a operační náklady velkých výzkumných infrastruktur (mohou si nárokovat pouze subjekty, které splňují definici velké výzkumné infrastruktury (dle H2020) a mají od EK ex-ante schválenou metodiku)

Nepřímé náklady – 25% přímých nákladů (bez subdodávek a nepeněžitých příspěvků poskytnutých třetími stranami, které nebyly využívány v prostorách příjemce) 30

Osobní náklady

31

Osobní náklady - dělení MGA, čl. 6.2 • Osobní náklady pracovníků, kteří jsou s příjemcem v pracovněprávním vztahu – nejčastější typ osobních nákladů v H2020 (A.1) • Náklady na fyzické osoby pracující pro příjemce na základě jiného než pracovněprávního vztahu – tzv. in-house konzultanti (A.2) – specifika české legislativy • Náklady na personál vyslaný třetí stranou za úplatu (A.3) – pouze náklady třetí strany (nikoliv zisk) • Náklady FO nebo vlastníků MSP, kteří si nevyplácejí mzdu (A.4, A.5) – fixní hodinová sazba (vychází z WP MSCA) Specifický případ • Průměrné osobní náklady – Pouze pokud je běžnou praxí příjemce (v ČR spíše výjimečné) – Příjemci využívající průměrné osobní náklady si mohou na dobrovolné bázi nechat od EK schválit svou metodiku výpočtu (tzv. Osvědčení o metodologii) 32

Osobní náklady pracovníků, kteří jsou s příjemcem v pracovněprávním vztahu Způsobilý náklad, za předpokladu, že: • existuje pracovněprávní vztah mezi příjemcem grantu a pracovníkem (pracovní smlouva, DPP, DPČ) • Pracovník je přiřazen k (podílí se na) realizaci projektu H2020 Co je možné si nárokovat Všichni příjemci bez ohledu na právní formu: • Základní odměnu (basic remuneration) – Základní mzdu/plat (basic salary) – Nárokové příplatky (mandatory complements) – Variabilní příplatky (variable complements)

+ Neziskové organizace • Dodatečnou odměnu (additional remuneration)

Základ pro výpočet hodinové sazby

Nevstupuje do výpočtu hodinové sazby; výpočet probíhá odděleně

• Základní i dodatečná odměna zahrnují také odvody na sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem (tzv. superhrubá částka)! 33

Základní mzda a nárokové příplatky • Fixně stanovené (částka nebo %) a nárokové složky mzdy • Vyplácené za běžnou činnost definovanou v pracovní smlouvě – tj. jsou vypláceny nezávisle na účasti ve specifickém projektu

Např.: Tarifní mzda/plat Příplatky vyplývající z národní legislativy − příplatek za noční práci, příplatek za práci ve ztíženém pracovním prostředí, …)

Příplatky vyplývající z kolektivní smlouvy − 13. mzda/plat

Příplatky vyplývající z pracovní smlouvy − Příplatek za vedení/zastupování (role v organizaci) − Osobní příplatek (viz právní stanovisko EK!)

... • Nezpůsobilé jsou: výplata dividend, jakákoliv část odměny zaměstnance vyplacená v souvislosti s komerčními cíli nebo fundraisingovými cíli 34

Osobní příplatek Právní stanovisko EK

35

Variabilní příplatky • Např.: (neprojektové) čtvrtletní, pololetní nebo roční odměny. • Musí splňovat obecná kritéria způsobilosti • Vyplácené za běžnou činnost definovanou v pracovní smlouvě tj. jsou vypláceny nezávisle na účasti ve specifickém projektu/aktivitě • Stanovené na základě objektivních kritérií zakotvených v interních pravidlech příjemce. nezpůsobilé jsou příplatky vyplacené na základě uvážení nadřízeného pracovníka (tj. bez zdokumentovaných objektivních kritérií) v případě nejasností ohledně aplikace objektivních kritérií může EK variabilní příplatek akceptovat, za předpokladu, že: • Zaměstnanec příplatek dostával již před udělením grantu H2020 • Příplatek nebyl zvýšen po udělení grantu H2020 • Jsou splněna ostatní kritéria způsobilosti 36

Dodatečná odměna (= projektový bonus) • Způsobilá pouze pro neziskové organizace* max. EUR 8000/pracovníka/rok (při plném úvazku)

• Musí mít přímou souvislost s projektem H2020 • Vyplácení dodatečné odměny: souvisí s výkonem jiné než standardní činnosti/expertizy zaměstnance (kterou definuje pracovní smlouva) je běžnou praxí příjemce

• Kritéria pro výpočet musí být objektivní a obecně aplikovaná příjemcem (bez ohledu na zdroj financování) nezpůsobilé jsou projektové bonusy vyplacené na základě uvážení nadřízeného pracovníka (tj. bez zdokumentovaných objektivních kritérií)

* Nezisková organizace = právní subjekt, který: a) nebyl zřízen za účelem tvorby zisku nebo b) nemá statutární či zákonnou povinnost rozdělovat zisky svým podílníkům či členům (viz Pravidla účasti, čl. 2)

37

Dodatečná odměna (= projektový bonus) • Způsobilá pouze pro neziskové organizace − max. EUR 8000/pracovníka/rok (při plném úvazku)

• Musí mít přímou souvislost s projektem H2020 • Vyplácení dodatečné odměny: - souvisí s výkonem jiné než standardní činnosti/expertizy zaměstnance (kterou definuje pracovní smlouva) - je běžnou praxí příjemce

• Kritéria pro výpočet musí být objektivní a obecně aplikovaná příjemcem (bez ohledu na zdroj financování) - nezpůsobilé jsou projektové bonusy vyplacené na základě uvážení nadřízeného pracovníka (tj. bez zdokumentovaných objektivních kritérií) 38

Výpočet osobních nákladů

39

Jaké údaje k výpočtu potřebuji?

• Hodinová sazba zaměstnance • Čas strávený na projektu (výkaz práce) • Výše dodatečné odměny (pouze v případě jejího vyplácení)

40

Hodinová sazba

Referenční období pro výpočet hodinové sazby: účetní rok → pokud není v době finančního reportování účetní rok uzavřen → hodinová sazba za poslední uzavřený účetní rok (last closed financial year available)

01/10/2015

31/03/2017

Vykazované období (příklad)

2015 Hodinová sazba 2015

2016 Hodinová sazba 2016

2017 Hodinová sazba 2016 také pro 1-3/2017 41

* EK v současné době připravuje modifikaci MGA, která umožní výpočet hodinové sazby také na měsíční bázi.

Roční produktivní hodiny metody výpočtu

Fixně stanovené číslo 1720 hodin •Tuto metodu mohou využít všichni příjemci, kteří si chtějí zjednodušit výpočet ročních produktivních hodin. •Číslo je ekvivalentem plného úvazku.

Individuální roční produktivní hodiny •Počítají se pro každého pracovníka zvlášť. •= Celková pracovní doba pracovníka vyplývající z a) pracovní/kolektivní smlouvy, b) národní legislativy mínus absence (např. nemoc) plus přesčasy.

Standardní roční produktivní hodiny •Tato metoda je určena pro příjemce, jejichž běžnou praxí je používat průměrné číslo pro organizaci/ kategorii zaměstnanců, nákladové středisko apod. •Číslo nesmí být nižší než 90 % celkové pracovní doby odvozené z a) pracovní/kolektivní smlouvy, b) národní legislativy 42

Individuální roční produktivní hodiny příklad - AGA

Pan Novák je zaměstnán na plný úvazek (8 hodin denně od pondělí do pátku) ve výzkumném centru. Ve sledovaném roce je 8 svátků připadajících na jinak pracovní den. Pan Novák čerpal 25 dní dovolené (v souladu s jeho pracovní smlouvou), 5 dní byl na nemocenské a 29 hodin pracoval přesčas (výzkumné centrum přesčasy proplácí). Celková pracovní doba: 365 dní – 104 dní (soboty a neděle) – 25 dní (dovolená) – 8 dní (svátky) = 228 dní x 8 hodin/den = 1824 produktivních hodin Individuální roční produktivní hodiny pana Nováka: 1824 produktivních hodin + 29 hodin (přesčas) – 40 hodin (nemoc) → 1813

43

Zaznamenávání odpracované doby • Pracovníci, kteří nepracují výhradně na projektu mají povinnost vést evidenci skutečně odpracovaných hodin na projektu, tzv. výkazy práce (timesheets). • Pracovníci, kteří pracují výhradně (100% jejich úvazku) na projektu nemají povinnost vést výkazy práce. – Skutečnost, že se pracovník věnuje výhradně projektu stvrzuje příjemce čestným prohlášením. • Výkazy práce musí být schvalovány pracovníkem i jeho nadřízeným (minimálně na měsíční bázi). • Náležitosti výkazu práce – – – – – – –

Název a číslo projektu Název příjemce Jméno, datum a podpis pracovníka Hodiny na projektu (EK doporučuje sledování na denní bázi) Jméno a podpis nadřízené osoby Odkaz na projektové úkoly, pracovní balíčky, apod. Popis projektových aktivit (!)

44

Výkaz práce doporučovaná (nikoliv povinná) forma TIME RECORDING FOR AN HORIZON 2020 ACTION

January

Month

Title of the Action

01

2014

Year

Grant Number

Beneficiary´s name: Person working in the action Type of personnel Employee

Name of the person DAY

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Work Wed Thur Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thur Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thur Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thur Fri Sat Sun Mon Tue Wed Thur Wed package

Ʃ 0 0 0 0 0 0 0

Ʃ Hours

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Short description of the activities carried out in the month:

Signed: Date:

0

Pda te

30.7.2014

Signed (Name of the supervisor): Date:

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Čestné prohlášení vyplňuje se v každém vykazovaném období za pracovníky, kteří se věnují výhradně projektu H2020

46

Dodatečná odměna výpočet maximálního limitu

• Limit 8000 EUR/pracovníka/rok (při plném úvazku!) • Při částečném zapojení do projektu je nutné limit proporcionálně snížit! Příklad 1

•Výzkumník je zaměstnaný na částečný úvazek 4 dny v týdnu (úvazek 0,8) během kterých se věnuje výhradně projektu. •Maximální limit = 8 000 *0,8 = 6 400 €

Příklad 2

•Výzkumník je zaměstnaný na plný úvazek na projektu od ledna do března. •Maximální limit = 8 000 *0,25 = 2 000 €

Příklad 3

•Výzkumník v daném roce odpracoval 1600 hodin, z toho 800 na projektu EU. •Maximální limit = 8 000 /1 600 * 800 = 4 000 € 47

Osobní náklady vzorec pro výpočet Výpočet: Základní odměna (basic remuneration) = hodinová sazba zaměstnance × počet hodin na projektu + Dodatečná odměna (additional remuneration) (Pouze neziskové organizace splňující kritéria způsobilosti pro vyplácení dodatečné odměny!)

48

Dodatečná smlouva výpočet hodinové sazby

Případ 1: Dodatečná smlouva není uzavřena výhradně za účelem realizace projektu H2020 (např. smlouva existovala již před projektem a bude trvat i po jeho skončení) • V tomto případě se počítá jediná hodinová sazba na základě souhrnných údajů z obou smluv (bez ohledu na odlišné druhové vymezení práce vykonávané v rámci každé smlouvy). Případ 2: Dodatečná smlouva je uzavřena výhradně za účelem realizace projektu H2020 • V tomto případě se hodinová sazba počítá pouze na základě údajů dodatečné smlouvy. V případě, že je hodinová sazba na dodatečné smlouvě vyšší než hodinová sazba hlavní smlouvy, rozdíl (navýšení) v hodinové sazbě bude posuzován jako dodatečná odměna. 49

Osobní náklady Shrnutí • Koncept dodatečné odměny – Pouze neziskové organizace – Limit max. 8000 EUR/pracovníka/rok (při plném úvazku)

• Výkazy práce – Nepovinné u pracovníků věnujících se výhradně projektu H2020

• Hodinová sazba – Sjednocení referenčního období pro výpočet – Nezahrnuje dodatečnou odměnu (její výpočet probíhá zvlášť) – Způsob výpočtu osobních nákladů vyplývá přímo z GA

• Roční produktivní hodiny – Možnost zvolit si fixně stanovené číslo 1720 50

Osobní náklady FAQ • Vstupují náhrady za dovolenou/nemoc do základu pro výpočet hodinové sazby? • Je možné si v rámci osobních nákladů nárokovat mzdy administrativních pracovníků? • Je osobní příplatek navýšený v přímé souvislosti s projektem H2020 považován za základní odměnu (basic remuneration)? • Jakým kritériím způsobilosti podléhá vyplacení dodatečné odměny (additional remuneration)? • Které složky mzdy jsou považovány za nezpůsobilé? 51

Ostatní přímé náklady

- Cestovní náhrady - Vybavení, infrastruktura a jiná aktiva - Ostatní zboží a služby

52

Ostatní přímé náklady cestovní náhrady • vyplácení cestovních náhrad se řídí národní legislativou a běžnou praxí příjemce • cesta musí být nezbytná pro projekt • EK nerozlišuje mezi cestami uvnitř nebo mimo EU (velmi nákladné cesty je vhodné předem zkonzultovat s PO) • náklady na cestovné a ubytování externích expertů mohou být způsobilým N (je-li jejich účast v projektu naplánována v příloze 1 GA)

53

Ostatní přímé náklady vybavení, infrastruktura a jiná aktiva Způsobilým nákladem mohou být: • účetní odpisy vybavení, infrastruktury a jiných aktiv – stanoveny v souladu s běžnou praxí příjemce, národní legislativou a mezinárodními účetními standardy (IAS, IFRS) – do pořizovací ceny mohou vstoupit také náklady na služby související s instalací a uvedením do provozu (viz. § 47 vyhlášky č. 500/2002 Sb.)

– poměrná část podle využití vybavení v projektu (vůči plné kapacitě*) • pronájem a leasing – nesmí převýšit náklady na odpisy srovnatelného vybavení – nesmí obsahovat poplatky za finanční služby (u finančního leasingu) • pořizovací cena - velmi výjimečné; pouze pokud umožní pracovní program (!) * = počet produktivních hodin/dnů/měsíců odpovídající plnému využití majetku; zahrnuje veškerý čas během kterého je majetek využitelný.

54

Ostatní přímé náklady ostatní zboží a služby = služby a zboží nezbytné pro realizaci projektových úkolů: • • • • •

spotřební materiál náklady na diseminaci (Open Access, konferenční poplatky,…) náklady spojené s IPR (např. náklady na ochranu výsledků projektu) překlad dokumentů audit 1. stupně (Osvědčení o finančních výkazech – CFS) – předkládá příjemce na konci projektu pokud jeho příspěvek EU ≥ 325 tis. EUR (limit nezahrnuje nepřímé náklady)

• logistické zajištění projektových meetingů (zajištění místnosti, catering atd.) •…

výběr dodavatele: • nejlepší poměr kvalita/cena • podléhá národní legislativě/běžné praxi příjemce 55

Subdodávky

56

Subdodávky • charakteristické znaky : • třetí strana • komerční báze • realizace projektových úkolů (action tasks) • limitovaný rozsah • činnosti koordinátora spojené s řízením konsorcia definované v čl. 41.2b) MGA nemůže vykonat subdodavatel • subdodávky mezi partnery nejsou povoleny • výběr subdodavatele: • nejlepší poměr kvalita/cena; vyloučení střetu zájmu • podléhá národní legislativě/běžné praxi příjemce musí být předem naplánovány v příloze 1 a 2 GA; ve výjimečných případech může (nemusí!) PO subdodávku dodatečně schválit bez nutnosti změny GA 57

Třetí strany v projektech

58

Komerční báze • Dodavatel (nákladová kategorie Ostatní zboží a služby) – Čl. 10 MGA

• Subdodavatel (nákladová kategorie Subdodávky) – Čl. 13 MGA

Nekomerční báze • Propojená třetí strana – Čl. 14 MGA

• Třetí strana poskytující nepeněžitý příspěvek – Čl. 11+12 MGA 59

Propojené třetí strany

= subjekty s právní vazbou na příjemce

• přímo se podílejí na projektových úkolech • za odvedenou práci se zodpovídají příjemci (nikoliv EU) • musí být identifikovány v Příloze 1 GA (schválení v průběhu realizace vyžaduje vždy změnu GA) • nefakturují příjemci cenu, ale vyplňují svůj vlastní finanční výkaz v Participant Portal (= nákladová báze) • pracují ve svých prostorách pod vlastním dozorem a vedením

60

Třetí strany poskytující nepeněžitý příspěvek

= subjekty, které se přímo nepodílí na projektových aktivitách, pouze poskytují nepeněžitý příspěvek (nejčastěji vybavení, infrastruktura, lidské zdroje)

• příspěvky mohou být poskytnuty zdarma či za úplatu (cena stanovena na nákladové bázi dle skutečně vynaložených nákladů)

• musí být identifikovány v příloze 1 GA (výjimečně možné také dodatečné schválení v průběhu realizace bez změny GA)

61

Platby v projektu a finanční vykazování

62

Platby v projektu

Evropská komise

koordinátor Grantová dohoda

partneři Konsorciální smlouva

• zálohová platba - do 30 dnů od (co nastane později): vstoupení GA v platnost / 10 dnů před zahájením projektových aktivit - automatický odvod do garančního fondu (GF)

• průběžné platby - odvíjí se od vykázaných nákladů max. do výše 85 % schváleného příspěvku EU (GF 5 % a zádržné 10 %) - do 90 dnů od obdržení kompletní průběžné zprávy Evropskou komisí

• platba zůstatku - závěrečné vyrovnání předchozích plateb a vykázaných nákladů příjemcem (vč. převodu z GF a zádržného) - do 90 dnů od obdržení kompletní závěrečné zprávy Evropskou komisí 63

Moduly pro reportování v PP

Periodic Final

64

Moduly pro reportování v PP

Periodic Report

Technická zpráva Finanční zpráva

individuální finanční výkaz vysvětlení využití zdrojů průběžný souhrnný finanční výkaz

Technická zpráva CFS

Final Report Finanční zpráva

příjmy

žádost o platbu

Role ve finančním vykazování

Partner: • Vyplňuje svůj vlastní finanční výkaz v Participant Portal (příp. výkaz propojené třetí stany) • Elektronické schválení provádí PFSIGN (Projet Financial Statement Authorised Singatory) Koordinátor: • Kontroluje finanční výkazy jednotlivých partnerů konsorcia • Vytváří souhrnný finanční výkaz za celé konsorcium • Včasné nedodání finančního výkazu partnerem nebrání koordinátorovi zaslat souhrnný finanční výkaz EK • Opozdilý partner předkládá svůj finanční výkaz až spolu s finančním výkazem za další vykazované období (!)

66

Participant Portal: Finanční vykazování

67

Participant Portal: Finanční vykazování

68

Struktura finančního výkazu – vysvětlení vykázaných částek

69

Vysvětlení vykázaných částek míra detailu

OSOBNÍ NÁKLADY •

počet člověkoměsíců v jednotlivých pracovních balíčcích

SUBDODÁVKY •

stručný popis položky a zda byla plánována v příloze 1 GA

OSTATNÍ PŘÍMÉ NÁKLADY •

pouze v případě OPN ˃ 15 % vykázaných osobních nákladů

•

popis pouze částky převyšující limit

•

začít od největších (nejnákladnějších) položek

Viz šablona průběžné zprávy 70

Šablona průběžné zprávy Participant Portal

71

Kdo finanční výkazy schvaluje?

Nejpozději při prvním finančním reportování je nutné v Participant Portal nominovat osobu(y) oprávněnou schvalovat finanční výkazy tzv. (Project) Financial Statement Authorised Singatory – (P)FSIGN Postup: 1) Nominace na úrovni organizace (FSIGN) provádí LEAR (příp. Account Administrator) možné nominovat více osob (tj. vytvořit seznam) Tip: Při nominaci může LEAR přidat komentář, který umožní řešiteli vybrat správnou osobu (např.: „Finanční výkazy katedry chemie podepisuje od 1.1.2014 Ing. Jaroslav Koláček“) 2) Nominace na úrovni projektu (PFSING) provádí hlavní řešitel (Participant Contact - PaCo) možné nominovat více osob, ale 1 finanční výkaz = 1 podpis

72

Nominace na úrovni organizace - FSIGN

Nominace na úrovni projektu - PFSIGN

73

Směnný kurz pro finanční vykazování průměr směnných kurzů ECB za vykazované období http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-czk.en.html

74

Finanční audity a certifikáty

75

Ex-ante • Posouzení finanční kapacity Týká se koordinátorů projektů, u kterých požadovaný příspěvek EU/projekt ≥ 500 tis. EUR Řadových partnerů konsorcia se posouzení zpravidla netýká. • Osvědčení o finančních výkazech (= audit 1. stupně) (CFS) Týká se příjemců jejichž příspěvek EU ≥ 325. tis. EUR (limit nezahrnuje nepřímé náklady!)

Předkládá se pouze jedenkrát, na konci projektu Provádí nezávislý auditor vybraný příjemcem (viz. příloha 5 GA) Způsobilý náklad projektu (N kategorie: Ostatní zboží a služby) • Osvědčení o metodologii (CoM) Týká se příjemců, kteří vykazují průměrné osobní náklady Předkládá se na dobrovolné bázi 76

Ex-post

• Finanční audity (audity 2. stupně) – v průběhu realizace projektu a až do 2 let po vyplacení zůstatku – auditoři EK, externí auditoři • Kontroly a audity EÚD, vyšetřování OLAF – v průběhu realizace projektu nebo „afterwards“

Dokumentační povinnost • Povinnost uchovávat originály relevantních projektových dokumentů do 5 let od vyplacení zůstatku (3 roky pro „low value“ granty)

Zajištění přístupu • Povinnost zajistit, aby EK, OLAF a EÚD mohly v případě potřeby provést audity a kontroly u třetích stran

77

Uchovávání dokumentace

(čl. 18 MGA)

Skutečné náklady − záznamy nákladů, vykazované částky i podpůrná dokumentace musí souhlasit − např. dodavatelské i subdodavatelské smlouvy, faktury, účetní záznamy − osobní náklady: − rozděleny na zaměstnance − např. interní směrnice o odměňování zaměstnanců, výplatní pásky, záznamy odpracované doby, bankovní výpisy − ostatní přímé náklady: − rozděleny podle typu nákladů − např. odpisy, objednávka nákupu, dodací list, bank. výpisy, přístrojový deník, interní směrnice pro odepisování majetku Pevná sazba − dokumenty dokládající způsobilost nákladů, na které je pevná sazby aplikována 78

Výpočet konečné výše grantu (čl. 5.3 MGA)

Kdy: při platbě zůstatku

1 2 3 4

•Aplikace sazby financování na způsobilé náklady (vykázané příjemci a schválené EK) •Celkové schválené způsobilé náklady × sazba financování

•Strop financování podle GA

•Princip neziskovosti projektu •výše příspěvku EU (viz bod 2.) + příjmy projektu > celkové způsobilé náklady → snížení příspěvku EU •Snížení na základě nesprávné implementace či porušení povinností vyplývajících z GA

Konečná výše grantu 79

Peněžité a administrativní pokuty (čl. 45)

• Pokud je prokázáno:

předchází kontradiktorní postup

– Závažné pochybení – Podvod – Příjemce významně nenaplňuje své závazky vyplývající z GA, příp. podává nepravdivá prohlášení – Např. plagiátorství, chybějící výkazy práce, falešné prohlášení o statusu SME

• Peněžitá pokuta – 2 až 10 % z výše finančního příspěvku EU, který příjemce obdržel – 4 až 20 % v případě opakovaného provinění během 5 let od prvního porušení

• Administrativní pokuta = vyloučení ze všech grantů financovaných EU na dobu max. 5 let od prokázání porušení 80

FAQ

• Za jakých podmínek se subdodavatel může podílet na realizaci projektových úkolů? • Je propojená třetí strana vázána finančními pravidly H2020? • Je možné vyplnit finanční výkaz (nebo jeho adjustment) před koncem vykazovaného období? • Zodpovídá koordinátor za to, že náklady vykázané jednotlivými partnery splňují kritéria způsobilosti? • Za jakých podmínek může EK uvalit peněžitou nebo administrativní pokutu? 81

www.tc.cz www.h2020.cz

Finanční dotazy: [email protected], [email protected] Právní dotazy: [email protected], [email protected]