Financieel Statuut KNRB. Inhoudsopgave

Financieel Statuut KNRB    Inhoudsopgave     

1 Inleiding 2 Algemeen financieel kader van de KNRB Uitgaven, aangaan van verplichtingen, buitenlandse reizen en declaraties 4 Beheer van materialen 5 Tekenbevoegdheden 6 Uitzendingen equipes 7 Additionele richtlijnen voor vrijwilligers en sporters 8 Huurovereenkomsten 9. Financiële richtlijnen toercommissie KNRB 10. Beheer van het motorbotenpark                 Vrij naar Karel van Het Reve: "Betalingsproblemen waren hem onbekend, omdat hij  nooit meer geld uitgaf dan hij had."     

1

1 Inleiding   Het financieel statuut KNRB is een voortzetting van de administratieve richtlijnen uit  2007 en is nadien een aantal keren gewijzigd.    Ieder die binnen de KNRB actief is, als leidinggevende, medewerker, bestuurder of  vrijwilliger/commissielid is gebonden aan dit financieel statuut. Deze personen worden  in het navolgende ‘functionaris’ genoemd.    1.1 Doel van het statuut:    Het vastleggen van richtlijnen voor:  ● begrotingen;  ● planning en control;  ● het vastleggen van regels voor het doen van uitgaven en het aangaan van  financiële verplichtingen, waaronder het aanvragen van subsidies;  ● het declareren van kosten door medewerkers, bestuursleden, vrijwilligers en  topsporters van de KNRB;  ● het beheer van materialen;  ● het huren van boten door de KNRB van aangesloten verenigingen;  ● commissies die zelf uitgaven doen, zoals de toercommissie.  ●   1.2 Verantwoordelijkheid  Het bestuur van de KNRB is eindverantwoordelijk voor het financiële beleid van de  bond. Binnen het bestuur is de penningmeester verantwoordelijk voor het uitvoeren en  handhaven van dit financiële beleid. De penningmeester kan bevoegdheden  delegeren.     1.3 Financiële adviescommissie  Er is een financiële adviescommissie (FAC) die benoemd wordt door de leden van de  KNRB tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV). Voor de taken en  bevoegdheden van de FAC is een reglement opgesteld, dat als bijlage bij dit statuut is  gevoegd.  Het bestuur betrekt de FAC bij het opstellen van de begrotingen en bij de opstelling  van de jaarrekening. 

2

2 Algemeen financieel kader van de KNRB   2.1 Begrotingen  Het bestuur van de KNRB stelt ter goedkeuring op de ALV drie begrotingen op:  ● Begroting als resultatenrekening;  ● Investeringsbegroting;  ● Liquiditeitsplanning.  Daarnaast legt het bestuur bijzondere verplichtingen, zoals de organisatie van grote  internationale roeitoernooien ter goedkeuring voor aan de ALV. Tevens stelt het  bestuur een meerjarenbegroting op.     De begrotingen worden onderverdeeld naar de volgende deelbegrotingen:  ● Algemeen;  ● Imago en beleving (PR en Communicatie/ICT/Sponsoring);  ● Sportparticipatie (Opleidingen/Breedtesport/Evenementen);  ● Topsport;  ● FISA toernooien.    Voor ieder van deze peilers wordt zowel een ‘normale’ begroting opgesteld, als een  investeringsbegroting en liquiditeitsplanning.   Voor de begroting van de afdeling topsport wordt voor iedere uitzending een aparte  projectbegroting opgesteld.    Bij de uitvoering van de begroting mogen mee­ en tegenvallers tussen de  bovenvermelde deelbegrotingen niet worden uitgewisseld, anders dan met  instemming van het bestuur.  Uitgaven uit begrotingsonderdelen mogen eerst worden gedaan, indien dit uit oogpunt  van liquiditeit mogelijk is. Uitgaven die worden gedekt door subsidie­inkomsten mogen  eerst worden gedaan, nadat er een redelijke mate van zekerheid bestaat over deze  inkomsten.    De dagelijkse gang van zaken met betrekking tot in­ en uitgaven wordt bewaakt door  de financieel manager. De financieel manager overlegt zeer intensief met de  penningmeester.    2.2 Planning en control  Bovenvermelde begrotingen moeten leiden tot een situatie, waarbij een goed inzicht is  in de uitgavenplafonds en liquiditeitsituatie gedurende de loop van het boekjaar.    Voor de bewaking van de resultaten wordt een boekhouding gevoerd, waarbij de  bepaling van de uitkomsten op tweevoudige wijze mogelijk is:  1. Algemene resultatenrekening  2. Projectenadministratie    Na afloop van ieder (topsport) project wordt een resultatenrekening van het project  opgemaakt. Uitkomsten van deze beperkte resultatenrekening hebben direct  consequenties voor de deelbegroting waar het project deel van uitmaakt. 

3

Na afloop van iedere maand wordt een rapportage samengesteld van de tot dan  gerealiseerde inkomsten en uitgaven. Dit wordt getoetst aan de begroting. Zo nodig  wordt de planning aangepast.    2.3 Fiscale aspecten  De KNRB houdt zich in alle gevallen en zonder uitzondering aan de geldende wet­ en  regelgeving.     2.4 Financiële principes  Bij het opstellen van de begroting en de uitvoering gelden de volgende principes:  ● De exploïtatie moet sluitend zijn;  ● Investeringen moeten uit de cashflow worden betaald;  ● Bestemmingsreserves moeten liquide zijn;  ● De omvang van het eigen vermogen dient ter dekking van de vlottende activa  (algemene liquiditeiten ad € 100.000; debiteuren;nog te ontvangen subsidies);  vaste activa (langlopende leningen aan verenigingen; investeringen in boten en  materialen) te verminderen met kortlopende verplichtingen;  ● De liquiditeit moet, afgezien van de liquide middelen voor de  bestemmingsreserves, per ultimo boekjaar minstens € 100.000 bedragen;  ● Gelden worden uitsluitend belegd op spaarrekening of deposito bij een eerste  klas bank in Nederland.    2.5 Bestemmingsreserves  De KNRB kent een bestemmingsreserve. deze is: Bestemmingsreserve FISA  Kampioenschappen.    Onttrekkingen en toevoegingen aan de bestemmingsreserve zijn een onderdeel van  de resultaatbestemming en derhalve onderhevig aan goedkeuring door de ALV. 

4

Uitgaven, aangaan van verplichtingen, buitenlandse reizen en declaraties   3.1 Uitgaven en verplichtingen  Het doen van uitgaven of het aangaan van verplichtingen door een functionaris in  naam van de KNRB kan uitsluitend worden gedaan na voorafgaande schriftelijke  toestemming van de directeur.     Financiële verplichtingen die de € 2.500 te boven gaan worden door de  portefeuillehouder besproken met de financieel manager. Hij toetst of de uitgaven  passen binnen de begroting. Voor verplichtingen die de € 10.000 te boven gaan wordt  altijd de penningmeester van de KNRB om toestemming gevraagd.   Onder het aangaan van verplichtingen worden ook subsidieaanvragen en het indienen  van subsidieverantwoordingen verstaan.     In bepaalde gevallen is het na goedkeuring van de penningmeester mogelijk om de  tekenbevoegdheid aangaande uitgaven over te dragen aan functionarissen. Dit dient  schriftelijk te gebeuren. De directeur en penningmeester hebben te allen tijde de  mogelijkheid deze bevoegdheid in te trekken. De limiet van € 10.000 blijft te allen tijde  bestaan.     Indien betalingen voorliggen voor bestellingen c.q. aangegane verplichtingen, welke  niet conform de hiervoor gegeven procedure zijn afgewerkt, behoudt het bestuur zich  het recht voor de betaling te weigeren, de eventueel ontvangen goederen te  retourneren en de mogelijk geleden schade te verhalen op de betrokken functionaris.  Voor de tekenbevoegdheden zie ook hoofdstuk 5 van dit financieel statuut.    3.2 Buitenlandse reizen  3.2.1 Het betreft hier buitenlandse reizen van een functionaris, die geheel of  gedeeltelijk voor rekening van de KNRB plaatsvinden. Deze reizen dienen te worden  aangevraagd door middel van een ‘KNRB Reisaanvraag’ en worden goedgekeurd  door de directeur. Deze toestemming kan uitsluitend worden verleend, nadat een  deugdelijke begroting, een eventueel benodigd voorschot en een verklaring van het  doel van de reis is opgesteld.  3.2.2 Reisaanvragen worden geadministreerd door de financieel manager.  3.2.3 De reis wordt door het bondsbureau geboekt. Hiervan kan alleen worden  afgeweken indien vooraf door de directeur van de KNRB schriftelijke toestemming is  verleend.    3.3 Declaraties van gemaakte kosten  3.3.1 Indien voor KNRB­activiteiten kosten zijn gemaakt kunnen deze worden  gedeclareerd. De kosten die worden gedeclareerd moeten vooraf zijn goedgekeurd  door de directeur, zie artikel 3.1)  3.3.2 Declaraties kunnen worden ingediend door medewerkers en bestuurders.  De volgende kosten kunnen worden gedeclareerd:  ● Reiskosten;  ● Hotel­ en verblijfkosten;  ● Verteerkosten; 

5

● Telefoonkosten (na vooraf schriftelijk gemaakte afspraken, zie artikel 3.4.6)    3.4.3 Reiskosten kunnen door niet­werknemers niet worden gedeclareerd, tenzij de  directeur hier vooraf schriftelijke toestemming voor heeft gegeven.     Omschrijving  Vergoeding  Openbaar vervoer  op basis van 2e klasse  Auto  maximaal € 0,19 per kilometer    Representatie kosten en/of relatiegeschenken kunnen uitsluitend worden  gedeclareerd indien de directeur hier vooraf schriftelijke toestemming voor heeft  gegeven.   In het geval van technisch en/of (para)medisch kader kan ook de technisch directeur  vooraf schriftelijke toestemming geven, mits binnen de betreffende begroting.    3.4.4 Voor reiskosten kan door werknemers als volgt worden gedeclareerd.    Omschrijving  Vergoeding  Openbaar vervoer  op basis van 2e klasse  Auto  maximaal € 0,19 per kilometer    3.4.5 De kilometervergoeding vindt plaats op basis van de afstanden in de ANWB  routeplanner (‘snelste route’). Deze is te vinden op www.anwb.nl.    3.4.6 Telefoonkosten kunnen worden gedeclareerd indien hierover vooraf  schriftelijke afspraken met de directeur zijn gemaakt. Een dergelijke afspraak kan   bestaan uit:   a. Een vast bedrag per maand van maximaal € 18 netto per maand, of  b. De gemaakte gesprekskosten, indien deze kunnen worden gespecificeerd.  Bij de declaratie dient een specificatie van de gemaakte telefoonkosten te worden  ingediend. Alleen gesprekskosten kunnen worden gedeclareerd ( abonnementskosten  vallen buiten de regeling).  Afwijkende afspraken die zijn vastgelegd in arbeidsovereenkomsten worden  gerespecteerd.    3.4.7  De declaraties (voorzien van originele nota’s) dienen als volgt te worden  goedgekeurd:      Declarant  Goedkeuring  Bestuursleden  directeur en penningmeester  Penningmeester  directeur en secretaris  Directeur  secretaris  Technisch of (para)medisch kader  technisch directeur  Andere functionarissen  directeur       

6

3.4.8. De declaraties, inclusief specificatie, dienen per maand te worden ingediend.  Declaraties dienen uiterlijk twee weken na het einde van de maand waar deze op  betrekking hebben te worden ingediend. Declaraties die na deze datum worden  ingediend worden niet meer in behandeling genomen.  Declaraties over de maand december dienen voor 3 januari volgend op het jaar  waarop ze betrekking hebben ingeleverd te worden. In verband met de jaarafsluiting  kunnen na die datum geen declaraties betrekking hebbend op het voorgaande jaar in  behandeling worden genomen.    3.4.9 De penningmeester of de directeur heeft te allen tijde het recht zowel  ingediende als reeds goedgekeurde declaraties met een functionaris te bespreken en  aanvullende informatie te verlangen.    3.4.10 Ingediende declaraties welke niet aan de hiervoor genoemde vereisten voldoen  kunnen worden afgewezen.  De KNRB zal, indien de declaratie wordt gehonoreerd, binnen een maand na  ontvangst op het bondsbureau tot betaling overgaan. Indien de KNRB nog niet tot  betaling kan overgaan, dan ontvangt de declarant binnen veertien dagen bericht. 

7

4 Beheer van materialen   Duurzame materialen (met name boten en toebehoren) welke eigendom zijn van de  KNRB, dan wel (tijdelijk) aan haar in bruikleen zijn gegeven, worden door het  bondsbureau geregistreerd. De directeur is verantwoordelijk voor het algemene  beheer van dit materiaal. De directeur kan deze verantwoordelijkheid overdragen aan  een functionaris door middel van een ‘KNRB     Beheersovereenkomst’. Deze overeenkomst specificeert het object, de duur, de staat  bij aangaan van de overeenkomst, het gebruik en de wederzijdse  verantwoordelijkheden. De functionaris dient na afloop van de overeenkomst de  materialen conform de gemaakte afspraken te retourneren. Bij geleden schade kan de  KNRB zich verhalen op de functionaris.    De directeur kan specifieke verantwoordelijkheden in het operationele beheer van het  materiaal aan andere functionarissen overdragen door middel hierboven genoemde  ‘KNRB Beheersovereenkomst’.    Het beheer van de eigendommen van de KNRB is in ieder geval als volgt ingedeeld:    Omschrijving materialen  Beheerder  Motorboten  voorzitter commissie motorboten  Jeugdboten  commissie jeugd­ en toerboten  Toerboten  commissie jeugd­ en toerboten  Wedstrijdmateriaal  portefeuillehouder sportparticipatie  Huurboten en overig materiaal  technisch directeur  Wedstrijdboten  technisch directeur                   

8

5 Tekenbevoegdheden   5.1 De officiële bevoegdheden ten aanzien van het aangaan van verplichtingen uit  naam en voor risico van de KNRB zijn vastgelegd in de inschrijvingen van het  Handelsregister van de Kamer van Koophandel te Amsterdam. Een afschrift uit dit  Handelsregister ligt op het kantoor van de KNRB.    5.2 Betalingen mogen eerst worden gedaan na accordering door de directeur.  Betalingen door middel van internetbankieren worden voorbereid door de financieel  manager (eerste elektronische handtekening). Definitieve betaling geschiedt na een  tweede elektronische ondertekening door de penningmeester. Alleen in  uitzonderingsgevallen wordt gebruik gemaakt van andere betalingsvormen, zoals  creditcards en/of pinpassen.    5.3 Het gebruik van creditcards en pinpassen op naam van de KNRB wordt vooraf  getoetst door de directeur.   

9

6 Uitzendingen equipes 6.1 De technisch directeur draagt in overleg met de chef d’equipe zorg voor de  uitzendingen en trainingskampen. De technisch directeur en chef d’equipe werken bij  iedere uitzending aan de hand van een door de financieel manager goedgekeurde  begroting .    6.2 Voor elke uitzending wordt tussen de chef d’equipe en de technisch directeur tijdig  afgesproken welk bedrag tijdens de uitzending maximaal mag worden uitgegeven.  Ook weer onder goedkeuring van de financieel manager.    6.3 Over het ter beschikking stellen van liquide middelen aan de chef d’equipe tijdens  een uitzending dient 14 dagen van tevoren overleg plaats te vinden met de technisch  directeur.     6.4 Is eenmaal de reis vastgesteld dan komen extra kosten als gevolg van andere  tijdstippen of manieren van reizen, meer of andere overnachtingen et cetera. ten laste  van de verzoeker(s). Slechts in uitzonderlijke gevallen kan de technisch directeur  toestemming verlenen voor wijziging.    6.5 De technisch directeur is in samenwerking met de chef d'equipe verantwoordelijk  voor de financiële afwikkeling van een uitzending.    6.6 De conceptafrekening van een uitzending dient binnen twee weken na afloop van  het evenement op het bondsbureau te worden ingeleverd.     6.7 Het declareren van kosten, als gevolg van een buitenlandse uitzending kan alleen  binnen de daarvoor geldende regelingen en uitsluitend in geval van voorafgaande  schriftelijke toestemming van de technisch directeur.   Coaches die in dienst zijn bij de KNRB en begeleiders die voor een uitzending zijn  ingehuurd kunnen kosten declareren die vooraf zijn afgestemd.   Roeiers kunnen alleen kosten declareren waarvoor ze vooraf schriftelijk toestemming  hebben gehad van de technisch directeur. Roeiers kunnen de kosten alleen tijdens de  uitzending bij hun coach of de teammanager declareren.    6.8 (Mobiele) Telefoonkosten tijdens uitzendingen kunnen slechts worden  gedeclareerd door personen die ten tijde van de buitenlandse uitzending in dienst zijn  van de KNRB. Een specificatie van de telefoonrekening moet altijd worden ingediend.  ● Chef d’equipe en technisch directeur: de telefoonkosten worden vergoed op  basis van de gemaakte kosten. Hierover worden vooraf schriftelijke afspraken  gemaakt met de directeur.   ● Hoofd­ en bondscoaches: Per dag kan tot maximaal 10 euro worden  gedeclareerd.   ● (Para­)medici: Per dag kan tot maximaal 10 euro worden gedeclareerd.   Wanneer er locale Sim­kaarten worden verstrekt kunnen er geen telefoonkosten  worden gedeclareerd. Abonnementskosten kunnen niet worden gedeclareerd.    6.9 Indien bij een buitenlandse uitzending kosten moeten worden gemaakt die het  afgesproken budget te boven gaan, dienen de technisch directeur en de directeur  KNRB hierover onverwijld te worden geïnformeerd door de chef d’equipe. De 

10

directeuren en penningmeester dienen voor deze overschrijding toestemming te  geven.  6.10 Aangaan verplichtingen, vergoedingen en declaraties per groep  Het aangaan van een verplichting dient vooraf te zijn goedgekeurd door de technisch  directeur.    Voor een aantal veelvoorkomende zaken gelden de volgende afspraken:  ● Aanschaffen en huren van materiaal (klein en groot): alleen na schriftelijke  toestemming van de technisch directeur.  ● Wanneer er materiaal van derden wordt geleend dient de technisch directeur  hierover te worden geïnformeerd. De leenafspraken en voorwaarden dienen  hierbij te worden vermeld.  ● Het huren van auto’s kan alleen na schriftelijke toestemming van de technisch  directeur.  ● Het inhuren van medisch specialisten kan alleen na schriftelijke toestemming  van de technisch directeur.       

11

7 Additionele richtlijnen voor vrijwilligers en sporters Deze richtlijnen hebben betrekking op:  ­assistent coaches  ­sporters  ­instructeurs  ­begeleiders opleidingen / docenten  ­districtsleider  ­commissieleden  ­overige vrijwilligers.    7.1 Begeleiders van de KNRB opleidingen / docenten kunnen na voorafgaande  schriftelijke toestemming van de medewerker opleidingen een vergoeding voor  werkzaamheden ontvangen. De vrijwilligersvergoedingen zijn als volgt:    Omschrijving  Vergoeding  Praktijkondersteuning  € 15,88 per dagdeel  Examenbegeleiding  € 15,88 per dagdeel  Docenturen  € 15,88 per uur  Reiskosten openbaar vervoer  op basis van 2e klasse  Reiskosten auto  € 0,19 per kilometer    7.2 Sporters kunnen geen aanspraak maken op vrijwilligers­ of kostenvergoedingen,  tenzij hier vooraf schriftelijk afspraken over zijn gemaakt.    7.3 Sporters die na toestemming van de technisch directeur of na een aankondiging in  de uitzendbrief kosten maken tijdens een uitzending kunnen deze kosten alleen tijdens  desbetreffende uitzending declareren bij hun coach of bij de teammanager.    7.4 Telefoonkosten kunnen niet worden gedeclareerd.    7.5 Sporters zijn tijdens uitzendingen en trainingskampen, die voor rekening komen  van de KNRB, een eigen bijdrage verschuldigd. Sporters c.q. ouders/verzorgers  tekenen voorafgaande aan de eerste uitzending een machtiging voor incasso voor de  eigen bijdrage. De eigen bijdrage wordt vastgesteld door het bestuur van de KNRB en  aan de sporters voorafgaande aan de eerste uitzending bekend gemaakt.    7.6 Kostendeclaratie  ● Het declareren van kosten is slechts mogelijk:  als hiervoor vooraf schriftelijke toestemming is verleend door de technisch  directeur;  ● als in de uitzendbrief is aangegeven dat een deel van de kosten door de  roeiers zelf voorgeschoten dient te worden. De kosten die tijdens een  uitzending gemaakt worden (waarvoor toestemming is verleend of die in de  uitzendbrief vermeld staan) kunnen alleen bij de coach of teammanager tijdens  de uitzending worden gedeclareerd.   

12

7.7 Gebruik­ of leenafspraken:  Afspraken die een sporter maakt met derden ten aanzien van het gebruiken of lenen  van materiaal dient hij/zij te melden aan de technisch directeur. De KNRB is niet  aansprakelijk voor geleden schade, tenzij hierover uitdrukkelijk afspraken worden  gemaakt.    7.7 Overige vergoedingen voor vrijwilligers:    De KNRB betaalt geen vergoedingen voor vrijwilligerswerk met uitzondering van de  volgende:    ­ Vergoeding aan de bestuurders van de motorboten, maximaal fiscaal vrijgestelde  vergoeding per dag;  ­ Reiskosten voor leden van de Toercommissie voor verkenningstochten;  ­ Reiskosten naar het buitenland van kamprechters, die kamprechteren op belangrijke  buitenlandse wedstrijden in het kader van het uitwisselingsprogramma; 

- Reiskosten voor de leden van het bestuur van de KNRB, tot een totaal gemanelijk maximum van 5.000,--, mits de toestand van de financien dit toelaat. Dit ter oordeel door de penningmeester.

13

8 Huurovereenkomsten   De KNRB huurt boten en toebehoren op basis van de ‘Regeling huur wedstrijdboten  uit 2009. Deze ‘Regeling huur wedstrijdboten’ is hier onder opgenomen.   Coaches dienen voorafgaand aan de huurperiode dit contract in te vullen, ter  goedkeuring en ondertekening voor te leggen aan de technisch directeur en hierna  aan de verhuurder aan te bieden.    Na ondertekening namens de KNRB en de verhurende vereniging zal tot betaling van  het huurbedrag worden overgegaan. De verantwoordelijkheid om het contract bij de  technisch directeur en de verhuurder aan te bieden ligt bij de hoofd­ of bondscoach  die voor zijn of haar sectie een boot wil huren.    De technisch directeur vraagt vooraf om goedkeuring aan de directeur voor het  aangaan van de hieruit voortvloeiende financiële verplichtingen.           

14

Regeling huur wedstrijdboten    Het bestuur van de Koninklijke Nederlandse Roeibond, overwegende dat:  De KNRB voor het wedstrijdwezen boten en ander wedstrijdmateriaal nodig heeft van  goede kwaliteit;  – Verenigingen en particulieren over wedstrijdmateriaal van goede kwaliteit  beschikken;   – De KNRB dit materiaal van de verenigingen wil gebruiken;  – Verenigingen en particulieren het wedstrijdmateriaal aan de KNRB ter beschikking  willen stellen;  – Verenigingen en KNRB een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben voor het  realiseren van goed materiaal voor de equipes;  – heeft besloten tot de volgende voorwaarden voor huur van wedstrijdmateriaal van  verenigingen en particulieren:    Artikel 1 Huurprijs  De KNRB huurt het materiaal tegen een vergoeding gebaseerd op de afschrijving van  het materiaal (overige kosten worden niet in aanmerking genomen). Daarbij wordt  uitgegaan van een afschrijving van 20% van de nieuwwaarde per jaar. Deze  afschrijvingswaarde is de huur voor 10 maanden, is gelijk aan 45 weken.     Omschrijving boot  Standaard weekprijs  8+  € 130  4­, 4+ of 4X  € 80  2­, 2+ of 2X  € 57,50  Skiff  € 35        Voor het bepalen van de leeftijd van de boot wordt standaard aangehouden dat een  boot onmiddellijk na afloop van de wereldkampioenschappen één jaar ouder is. In de  regel zal dit begin september zijn.    In het geval dat de KNRB een boot incidenteel huurt zal een dagprijs vergoed worden  tot het maximum van de weekprijs als vermeld onder artikel 1 van deze bijlage.     Omschrijving boot  Standaard dagprijs  8+  € 43  4­, 4+ of 4X  € 28  2­, 2+ of 2X  € 19  Skiff  € 11      De vaststelling van de tarieven in dit artikel geldt voor boten die maximaal vier jaar oud  zijn. Voor boten die ouder zijn dan vier jaar wordt de prijs op individuele basis  afgesproken tot een maximum van de prijzen als genoemd in dit artikel.    Bij de bedragen is uitgegaan van standaardprijzen naar aanleiding van de kosten van  boten op 1­1­2009.   

15

Boottype 

Prijs in euro 

Prijs per jaar,  uitgaande van 5 jaar 

1  2  4  8 

€ 7.800  € 12.500  € 18.000  € 29.100 

€ 1.560  € 2.500  € 3.600  € 5.820 

Prijs per week,  uitgaande van 45  weken  € 35  € 57,50  € 80  € 130 

  Artikel 2 Beheer  – De KNRB verplicht zich een gehuurde boot te verzekeren en verzekerd te  houden gedurende de huurperiode.  – Het onderhoud van de boot is gedurende de huurperiode voor rekening van de  KNRB.  – De bondscoach van de trainingsgroep waarvoor de boot wordt gehuurd, is  verantwoordelijk voor het beheer van de boot.  – Aan het begin en het einde van de huurperiode maken de KNRB en verhuurder  een statusrapport op over de toestand van de boot.  – De KNRB vrijwaart de verhuurder van alle aanspraken voortvloeiend uit gebruik  en beheer door de KNRB.    Artikel 3 Administratie  De afspraak tussen de KNRB en de verhuurder wordt gemaakt door de hoofdcoach  van de KNRB of de technisch directeur. Namens de verhurende vereniging wordt de  overeenkomst getekend door een van hun bestuurders.   De KNRB zal na de gemaakte afspraak de verhuurder een bevestiging sturen van de  verhuurafspraak. Daarin staat in ieder geval vermeld de betrokken boot, de  huurperiode, de huurprijs, de verzekerde waarde en de verantwoordelijke  bondscoach. Deze huurovereenkomst (zie bijlage) moet getekend worden door een  bevoegd bestuurslid van de vereniging, de bondscoach en de directeur. Hierna kan de  boot gebruikt worden.  De KNRB zal binnen 15 werkdagen na afloop van de huurtermijn de vergoeding  overmaken aan de vereniging.  De KNRB is verantwoordelijk voor de administratie rond de door de KNRB gehuurde  boten.      Artikel 4 Verenigingen met roeiers in de nationale selectie  Verenigingen die roeiers aanleveren voor de equipe verplichten zich per roeier een  roeiplaats ter beschikking te stellen. In de regel zal deze roeiplaats bij het boordroeien  als een 2­ beschikbaar worden gesteld en bij het scullen als een skiff.  De roeiplaats wordt ter beschikking gesteld voor de dagelijkse trainingen en  wedstrijden.  De vereniging ontvangt voor het gebruik van boten zoals omschreven in dit artikel  geen vergoeding. Vanaf het moment dat een skiff of tweezonder meegaat op  uitzending naar de WK of OS om daar als wedstrijdboot gebruikt te worden, wordt  deze tot de laatste dag van de uitzending als huurboot aangemerkt.    Artikel 5 Reclame 

16

De KNRB behoudt zich het recht voor op boten, die door de equipe worden gebruikt,  de rechten op de reclame­uitingen op te eisen, met inachtneming van artikel 42.7 van  het Huishoudelijk Reglement.     

17

HUUROVEREENKOMST KNRB­EQUIPES  (volgens ‘Huur regeling wedstrijdboten 2009)        Bootnaam ………………………………………………………………………………..      Boottype ………………………………………………………………………………..      Riemen …………………………………..       Bouwjaar  ……………………      Eigenaar ………………………………………………………………………………..      Contactpersoon ………………………………………………………………………………..      Telefoonnummer  contactpersoon vereniging  ……………………………………………………………………..      Gebruiksdoel ………………………………………………………………………………..      Jaar van aanschaf  ………………. Aanschafprijs………………………      Huurperiode Vanaf ………………. Tot en met ………………………      Huurprijs ……………….      Equipe / groep SA     SB     Jun     …………….       

18

    ………………………..…………………………………….. ……….………..  (Hoofd)coach Handtekening (hoofd)coach Datum        ………………………..…………………………………….. ……….………..  Verhuurder Handtekening verhuurder Datum        …………………………… ………………………………… …………………  Technisch directeurHandtekening technisch directeur Datum        Statusrapport materiaal: wel / geen gebreken geconstateerd bij aanvang huurperiode.    Statusrapport bij einde materiaal: wel / geen gebreken geconstateerd bij einde  huurperiode.    Beschrijving gebreken: 

19

9. Financiële richtlijnen toercommissie KNRB   9.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden  De leden van de Toercommissie (TC) zijn verantwoordelijk voor een ordelijk en  gezond financieel beheer van de toercommissie. Het is de verantwoordelijkheid van  de TC dat de geldstromen van de TC steeds beheersbaar en controleerbaar zijn door  het Bondsbestuur van de KNRB. Hiertoe houdt de penningmeester van de TC een  nauwkeurige boekhouding bij.     De leden van de TC zijn belast met de organisatie van toertochten en zijn tevens  verantwoordelijk voor het (financiële) gedrag van de door hen benoemde personen  voor hulp bij de organisatie van de toertochten.    Jaarlijks zal de TC voor 1 oktober of zoveel eerder of later als de penningmeester van  de KNRB aangeeft, ten behoeve van de begroting van de KNRB een deugdelijke  begroting opstellen. Deze begroting bestaat een uit resultatenbegroting,  investeringsbegroting en liquiditeitsplanning.     Jaarlijks zal de TC een deugdelijke jaarrekening opstellen van de gemaakte kosten en  de verkregen inkomsten. Deze afrekening dient te zijn voorzien van alle originele  betaalbewijzen. De jaarrekening van de TC is uiterlijk op 5 januari gereed en in handen  zijn gesteld van de financieel manager van het bondsbureau.    Door middel van ondertekening van dit document zijn de voorzitter en de  penningmeester van de TC door de KNRB gemachtigd tot het aangaan van  verplichtingen tot een maximum van € 10.000, mits het uitgaven zijn die betrekking  hebben op de organisatie van toertochten en zijn opgenomen in de begroting.  Voor het aangaan van verplichtingen boven de € 10.000 dient de TC eerst een akkoord  te verkrijgen van de penningmeester van de KNRB.  Bij grove nalatigheid, uiterst onzorgvuldig handelen of het handelen buiten deze  richtlijnen om, handelen de leden van de TC voor eigen rekening en risico en zijn zij  persoonlijk aansprakelijk voor de geleden schade.    De TC zorgt er voor dat alle bijdragen van deelnemers aan de tochten vooraf zijn  betaald. Restitutie van bijdragen vindt niet plaats. Deelnemers wordt nadrukkelijk  gewezen op de mogelijkheid van het afsluiten van annuleringsverzekeringen.     9.2 Rekeningbeheer  Alle inkomsten/uitgaven van de TC lopen over de bankrekeningen met nummer  NL23INGB0000103978 en NL93INGB0000457447.    De KNRB is eigenaar van deze bankrekening. De KNRB draagt de  beschikkingsbevoegdheid over deze rekeningen over aan de voorzitter en de  penningmeester van de TC.   Naast deze twee personen is tevens de directeur van de KNRB beschikkingsbevoegd.  De KNRB krijgt van de bankrekeningen (kopie)afschriften op het bondsbureau.   

20

9.3 Besteding negatief/positiefsaldo  Het resultaat van de TC wordt geconsolideerd in de resultatenrekening van de KNRB.   De TC maakt uit oogpunt van zorgvuldig liquiditeitsbeheer alle overtollige liquiditeiten  over op de rekening van de KNRB.    9.4 Overige bepalingen  De TC heeft de beschikking over een werkkapitaal van € 5.000.   Tweemaal per jaar vindt overleg plaats tussen de penningmeester van de KNRB/de  directeur/commissaris Breedtesport en de penningmeester van de TC over de  financiële gang van zaken van de TC. Dit gebeurt bij voorkeur in juni wanneer nog niet  alle toertochten hebben plaats gevonden en in november voorafgaand aan het  afsluiten van de financiële verslaglegging.     Voor alle niet in deze richtlijnen opgenomen bepalingen geldt het algemene ‘Financiële  Statuut’ van de KNRB.    Door middel van ondertekening van dit document verklaren ondergetekenden akkoord  te zijn met alle hier genoemde bepalingen en bijlage(n). Indien één van de  ondergetekenden niet langer zijn/haar genoemde functie vervult, dan zal hij/zij er voor  zorg dragen dat alle rechten en verplichtingen opgenomen in dit document aan  zijn/haar opvolger worden overgedragen.    Aldus opgesteld en ondertekend: juni 2013    Voor akkoord:              …………………………………………………… ………………………………………………….  Voorzitter en penningmeester TC Penningmeester KNRB             

21

10. Beheer van het motorbotenpark   De beheerder is verantwoordelijk voor een zorgvuldig beheer van de motorboten en  buitenboordmotoren.    10.1 Financiën  De beheerder van de motorboten beschikt over een betaalpas voor Bankrekening  NL59INGB0000034363.  Deze betaalpas mag worden gebruikt voor de aanschaf van brandstof, aanschaf van  kleine onderdelen en het uitvoeren van kleine reparaties. Het bondsbureau zorgt in  overleg voor voldoende saldo op deze bankrekening.    Voor de aanschaf van onderdelen en het laten uitvoeren van kleine reparaties is de  beheerder zelfstandig bevoegd tot het doen van uitgaven tot een maximum van € 500.  Grotere reparaties en aanschaffingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de  directeur van de KNRB.    Betalingen van reparaties en onderhoud worden bij voorkeur gedaan via de normale  betaalrekeningen van de KNRB. De beheerder zorgt voor een adequate  verantwoording van de betalingen, door middel van originele schriftelijke  betaalbewijzen.    10.2 Rapportage wedstrijden  De beheerder zorgt maandelijks voor een overzicht van het gebruik van de  motorboten bij wedstrijden. Bij voorkeur vindt deze rapportage plaats in de eerste  week van de kalendermaand volgend op de maand waarin de wedstrijden zijn  gehouden.    De beheerder doet een opgave van:  – Aantal gebruikte motorboten  – Brandstof verbruik    10.3 Beheer van de boten  De beheerder zorgt voor:  – Een regelmatig onderhoud van de motorboten  – Goede bewaring van boten en motoren ter voorkoming van diefstal    In overleg met het Bondsbestuur wordt een investeringsplan opgesteld voor de  vervanging van boten en motoren. Aanvragen voor investeringen dienen uiterlijk in de  maand oktober voorafgaande aan het beoogde investeringsjaar te worden gedaan.     

22