Financial MANAGEMENT MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS–NAVISION
GROOTBOEK (GENERAL LEDGER) Het grootboek is het centrale applicatiedomein van Microsoft® Business Solutions Financial Management–Navision® waar alle financiële informatie wordt geboekt, samengevat en gerapporteerd. Belangrijkste voordelen: • Volledige audit trails genereren. • Rapporten opstellen met behulp van historische gegevens. • Bedragen tonen in andere valuta op financiële rapporten zoals BTW-documenten, jaarverslag en inkomstenverslagen. • Een onbeperkt aantal formaten definiëren. • Procedures automatiseren om de workflow te verbeteren.
op te stellen. U kunt transacties tussen bedrijven van een groep creëren, nationale en/of internationale filialen consolideren met organisatorische roll-ups en rapportering. U kunt saldi filteren aan de hand van specifieke criteria (zoals tijdsperiode, departement of project). U kunt rapporten met een overzicht van de informatie bekijken of afdrukken, of vergelijkingen van profit centers in de applicatie. En u kunt de vensters, menu’s en velden aanpassen aan uw behoeften. U kunt ook rapporten bekijken en afdrukken in andere valuta. Hebt u bijvoorbeeld de basismunt van uw grootboek omgezet naar euro, dan kunt u nog steeds een jaarverslag opstellen in om het even welke valuta: bijvoorbeeld Amerikaanse dollars of Japanse yen. De totale integratie en de flexibele werkinstrumenten in de grootboekapplicatie verhogen de efficiëntie en de impact van de werkprocessen in uw organisatie. De details bekijken via Drill Down
Het gegevensbeheer optimaliseren Met zijn online integratie en flexibele werkinstrumenten reikt de grootboekapplicatie efficiënte middelen aan om de boekhoudinformatie van uw bedrijf te centraliseren, specificaties en andere kerngegevens te boeken. Online integratie betekent dat: • De cijfers permanent worden geüpdatet • U de individuele gegevens waarop een cijfer is gebaseerd, kunt opsporen • Alle gebruikers tegelijk gegevens kunnen invoeren en boeken • Het invoeren van weerkerende gegevens drastisch wordt beperkt De flexibele werkinstrumenten helpen u nuttig gebruik te maken van online informatie. Er worden talrijke mogelijkheden ter beschikking gesteld voor interne en externe analyse, die u in staat stellen om een breed gamma proefbalansen en financiële verslagen op maat
Met behulp van de functie drill-down en de filters verandert u uw rekeningtabel van een passief overzicht in een praktisch instrument dat nauwkeurige en up-todate informatie aanreikt. U stelt de rekeningtabel precies in naar wens zodat u specifieke financiële details van uw bedrijf onmiddellijk terugvindt – met gegevens uit het huidige boekjaar en de vorige boekjaren. U kunt alle rekeningen die u nodig hebt in de rekeningtabel plaatsen en rekeningen toevoegen wanneer dat nodig is. U kunt beslissen welke kolommen met informatie en cijfers u wilt tonen en in welke volgorde. U kunt een hoofding toevoegen, blanco regels en een pagina-einde wanneer u dat wilt. U kunt ook de totalen van de rekeningen tonen. Een tabel van de grootboekrekening bevat een volledig overzicht van elke rekening. De rekeningnummers kunnen cijfers en letters bevatten en bestaan uit ruim 20 tekens. Permanent geüpdate saldi en wijzigingen aan het nettotaal bekijken De rekeningtabel toont u permanent geüpdate saldi en wijzigingen aan het nettototaal van elke rekening. U kunt ze combineren met een filter volgens datum, project, MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION
1
departement, budget en business unit. De filters kunnen eenvoudig worden gedefinieerd, gewijzigd of verwijderd. En met één muisklik kunt u een record bekijken of alle boekingen waaruit een cijfer is opgebouwd. Saldo/budget per periode of dimensie bekijken Voor elke rekening die u opstelt is er een Saldo/Budgetvenster waarin u de budgetcijfers en/of de huidige cijfers voor de volledige rekeningtabel kunt bekijken. U kunt ook de cijfers voor individuele rekeningen oproepen. U kunt de rekening tonen per dag, week, maand, kwartaal, per jaar of per boekhoudperiode. De datumfilter kan worden gecombineerd met verschillende dimensies, zoals departementen, projecten of business units. Als u de instellingen wijzigt, worden de cijfers onmiddellijk aangepast aan de wijzigingen. U kunt ook meteen een lijst oproepen van de boekingen waaruit een cijfer bestaat. Boekingen nagaan in het hele programma Elk geboekt grootboekgegeven wordt gedocumenteerd, zodat u de gegevens in de hele applicatie gemakkelijk kunt opsporen. U kunt naar een record met boekingsgegevens gaan in de rekeningtabel. De gegevenslijst bevat informatie over de saldi, BTW, de effectieve dimensies, enz. Aan elk geboekt grootboekgegeven wordt een gegevensen een transactienummer toegekend. Samen definiëren ze het gegeven nauwkeurig in de applicatie. De gegevensnummers zijn de basis van de grootboekregisters. De gegevens krijgen ook een broncode, een redencode en een gebruikersnaam toegewezen, zodat de bron van een gegeven altijd kan worden teruggevonden. Efficiënt werken in een omgeving met verschillende gebruikers Het divers dagboek dat wordt gebruikt om direct op grootboekrekeningen te boeken is erg handig voor internationale transacties. Het geeft alle gebruikers snel en gelijktijdig toegang tot de gegevens en vermindert de hoeveelheid tekst die opnieuw moet worden ingevoerd. U kunt zo veel journaals creëren als u wilt – bijvoorbeeld een journaal per werknemer. Zo kunnen de werknemers in hun eigen journaal werken, met een eigen reeks documentnummers en kunnen alle werknemers tegelijk gegevens invoeren en boeken. U kunt boeken in debetof creditkolommen of in kolommen met bedragen waarin de creditcijfers als negatieve bedragen worden geboekt. U kunt foute boekingen gemakkelijk corrigeren met tegenboekingen. 2
MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION
Probleemloos gegevens overbrengen De journalen geven rechtstreeks toegang tot informatietabellen waarin u de informatie kunt selecteren om in de journalen in te voeren. De gegevens worden rechtstreeks van de tabel naar het journaal overgebracht. U hebt ook direct toegang tot de gegevenslijst van het grootboek, de tabellen met de grootboekrekeningen en de rekeningtabel vanuit elke positie in de journalen. U kunt een rekening in het journaal invoeren op basis van het rekeningnummer of de zoeknaam. Herhaaldelijke invoer vermijden U kunt de inhoud van een veld naar een andere regel kopiëren, zo hoeft u nooit twee keer hetzelfde gegeven in te voeren. U kunt frequent gebruikte tekst ook invoeren vanuit een tabel met standaardteksten. En u kunt voorraadelementen, resources en grootboekrekeningen beschrijven in een extra teksttabel – die een onbeperkt aantal regels bevat. U kunt ook tekst in een andere taal invoeren. Cijfers invoeren in om het even welke valuta De functie voor verschillende valuta in het programma helpt u uw internationale transacties doeltreffend te beheren. U kunt cijfers in om het even welke valuta invoeren in het grootboek. Als u een munteenheid in het systeem invoert en u geeft het formaat op, worden de bedragen altijd in het juiste formaat getoond. Als u een bedrag boekt in vreemde valuta wordt de juiste wisselkoers op de dag van de boeking toegepast. De wisselkoersaanpassingen kunnen in aparte rekeningen worden geboekt voor gerealiseerde en ongerealiseerde winst en verlies. Courante transacties automatiseren Transacties die vaak bijna ongewijzigd worden herhaald, kunnen doeltreffend worden geboekt met het periodiek journaal. U bepaalt de berekeningsmethode en het tijdsinterval voor elke regel in het journaal. U kunt een vast bedrag aan een regel toekennen en bepalen hoe vaak de regel moet worden geboekt met aangepaste gegevens. Bedragen toewijzen U kunt veel tijd besparen door vaste bedragen die vanuit een weerkerend journaal worden geboekt toe te wijzen aan verschillende rekeningen, departementen of projecten. De toewijzingen kunnen worden gedefinieerd volgens hoeveelheid percentage of waarde. De journalen controleren vóór de boeking Microsoft Business Solutions–Navision biedt u een efficiënte methode om de boekingen doeltreffend te
beheren en de journalen te controleren vooraleer de bedragen worden geboekt. Een journaal moet gesaldeerd worden vooraleer het kan worden geboekt en het systeem saldeert standaard volgens datum. U kunt echter ook salderen volgens document. Het saldo van de ingevoerde bedragen wordt van regel tot regel overgedragen, zodat u foute saldi meteen opmerkt. De gevolgen controleren vóór de boeking Voor een journaal wordt geboekt ziet u hoe de gegevens de financiële rekeningen zullen beïnvloeden. U kunt het nieuwe saldo controleren en de journaalposten aanpassen vooraleer u boekt. U kunt zo veel financiële rekeningen creëren als u wilt. U kunt ook een testrapport op het divers dagboek afdrukken dat u kunt gebruiken als documentatie of om te laten goedkeuren. U kunt het systeem ook laten controleren of het journaal klopt vooraleer de gegevens worden geboekt. De geboekte gegevens worden automatisch opgeslagen in een register dat u kunt afdrukken en gebruiken als documentatie. Als u een gegeven boekt met onjuiste informatie, bijvoorbeeld een foute datum of munteenheid, kunt u het volledige journaal corrigeren met een tegenboeking. De boekingen veilig beheren U kunt de boekingen veilig beheren door de toegang te beperken. U kunt de data waarop kan worden geboekt, beperken en bepalen op welke datum elke werknemer kan boeken. Zo beschikt u over gecentraliseerde controle op de toegang tot de boekingen. Fiscale verwerking en documentatie automatiseren Het systeem beheert automatisch alle aspecten van fiscale verwerking en rapportering. U kunt registers met verkopen creëren, die worden gebruikt om een volledige fiscale aangifte op te stellen, inclusief informatie over de belastingsregels en -cijfers. Microsoft Business Solutions–Navision biedt u de mogelijkheid om verschillende soorten producten te boeken met verschillende belastingpercentages. U kunt ook aparte verkoop- en aankooprekeningen creëren voor elk BTWpercentage indien nodig. Boekhoudperioden definiëren U kunt een startdatum naar keuze definiëren voor uw boekjaar en het in boekhoudperioden verdelen die u kunt gebruiken in budgetten, statistieken en rapporten. Op het einde van het boekjaar brengt de functie Inkomstenoverzicht de resultaten over naar de balans en zet uw inkomstenrekeningen op nul. U kunt ook gegevens boeken voor een boekjaar dat al werd afgesloten. De gegevens worden gemarkeerd als gegevens van het vorige jaar. U kunt niet alleen
afsluitperiodes voor het boekjaar definiëren, maar ook filters instellen om de resultaten voor bepaalde perioden op elk moment te bekijken en af te drukken. Een munteenheid kiezen voor standaardrapporten Microsoft Business Solutions–Navision biedt tal van handige functies om u te helpen de speciale situaties op te lossen die zijn ontstaan door de invoering van de euro. U kunt bijvoorbeeld de euro als standaardmunt behouden in het grootboek en toch rapporten voor de autoriteiten opstellen in een andere munt. Het grootboek bevat ook standaardrapporten voor alle aspecten van accounting en bedrijfsbeheer: balans met budget, balans met het voorgaande jaar, budget, journalen, registers, rekeningtabellen en gedetailleerde proefbalansen, BTW, rekeningschema’s, intercompany boekingen, consolidatie- en financiële verslagen. Rapporten op maat creëren Met de rekeningschema’s kunt u een onbeperkt aantal rapporten definiëren en formatteren met gegevens uit het grootboek. In een rekeningschema met de nettowijziging en het budget kunt u bijvoorbeeld een nieuwe kolom creëren waarin het programma het verschil tussen beide bedragen berekent en toont. U kunt de rekeningen en bedragen uit de rekeningtabel combineren in een rekeningschema om het rapport op te stellen dat u nodig hebt. U kunt zo veel schema’s creëren als u wilt en ze in een tabel opslaan, zodat u de volgende keer het proces niet helemaal moet overdoen. U hoeft ook de cijfers niet naar een ander programma te exporteren, want u kunt berekeningen uitvoeren in rijen en kolommen met de standaard wiskundige operators en haakjes (*,/,+,-). U kunt voor elke kolom bepalen of u de nettowijziging, het saldo, het beginsaldo, het jaaroverzicht tot nu toe, de rest van het jaar of het volledige boekjaar wilt bekijken of afdrukken. U kunt voor elke rij bepalen of u een reeks grootboekrekeningen wilt samenvatten, of het totaal van de andere rijen wilt zien. Telkens als u het rapport bekijkt of afdrukt, maakt het programma meteen een herberekening en werkt het de kolommen bij die u hebt gedefinieerd. U kunt ook filters toepassen op basis van datum, departement, project of business unit. U kunt voorgedefinieerde KPI’s (key performance indicators) bekijken met behulp van eenvoudige staafdiagrammen die u in staat stellen om ook de details te bekijken. Gedetailleerde budgetten opstellen U kunt budgetten creëren met een uitsplitsing van elke grootboekrekening en elk totaal in de rekeningtabel. Als MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION
3
u een budget hebt gecreëerd in een matrixvenster kunt u een saldo afdrukken tegenover het budget, waarin de verschillen worden getoond in de vorm van percentages. U kunt een budget definiëren voor een dag, week, maand, kwartaal, jaar of elke gewenste boekhoudperiode. U kunt ook budgetten opstellen voor de komende jaren per departement, project of business unit. U kunt een onbeperkt aantal budgetten opstellen voor een bepaalde periode en het oorspronkelijke budget altijd vergelijken met een willekeurig aantal herziene budgetten. De wijzigingen in de cijfers worden voor elk budget geregistreerd en er wordt een overzicht van elke wijziging opgesteld, geïdentificeerd per dimensie. U kunt een budget geheel of gedeeltelijk kopiëren naar een andere periode, een ander departement, project of bedrijf. Door het programma bladeren om documenten te bekijken In Microsoft Business Solutions–Navision kunt u on line navigeren, een handige troef die uw accountant en werknemers veel tijd bespaart. Als u de knop Navigate aanklikt, verschijnt er een volledige lijst journaalgegevens met dezelfde datum en documentnummer als die welke in de verschillende domeinen van de applicatie werden geboekt. De functie Navigate is een handige en eenvoudige manier om een document te bekijken. De financiële verslagen van de filialen combineren Met deze functie kunt u uw financiële verslagen afstemmen op de specifieke structuur van uw bedrijf. U kunt binnenlandse en buitenlandse filialen of beide consolideren. In Microsoft Business Solutions–Navision kunnen verschillende rekeningtabelstructuren worden geconsolideerd in een gefuseerd of een nevenbedrijf. Navision behandelt de consolidaties op basis van departementen, projecten of groepen (geconsolideerde bedrijven). U kunt bepalen welke methode u gebruikt om de grootboekrekening van een buitenlands filiaal om te zetten. U kunt bijvoorbeeld het financiële verslag van het buitenlandse bedrijf omzetten met behulp van de wisselkoers van de transactiedatum. Navision verwerkt ook gedeeltelijk eigenaarschap, verschillende boekjaren en problemen met wisselkoersen voor buitenlandse filialen. U kunt ook bedrijven uit een journaal verwijderen. Speciale verslagen tonen het effect hiervan vooraleer u gaat boeken. De gegevens van filialen kunnen ook worden geëxporteerd om ze te consolideren in het financiële verslag van de groep. Databaseruimte besparen De gegevens van afgesloten boekjaren blijven bewaard in de database en kunnen altijd in balansen en 4
MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION
statistieken worden geïntegreerd. Maar als u plaats wilt besparen, kunt u gedeelten van deze gegevens comprimeren. Dat gebeurt door verschillende boekingen in één boeking te comprimeren. Een resultaat kan bijvoorbeeld worden bewaard in één boeking per maand, per rekening. U bepaalt zelf de specificaties voor de compressie. U kunt bijvoorbeeld zelf bepalen of u de verschillende dimensies van de geboekte gegevens wilt bewaren. Vraag het aan uw Partner Uw Partner kan u alle informatie geven over Microsoft Business Solutions Financial Management–Navision. Hij beschikt over de nodige expertise om een oplossing te ontwerpen die precies aansluit bij de behoeften van uw bedrijf. U vindt ook meer informatie op onze website www.microsoft.be/BusinessSolutions. Over Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions, een divisie van Microsoft, ontwikkelde een groot gamma geïntegreerde, end-to-end bedrijfsapplicaties en services die kleine, middelgrote en grote bedrijven helpen hun relaties met hun klanten, werknemers, partners en leveranciers te versterken. De applicaties van Microsoft Business Solutions optimaliseren de strategische bedrijfsprocessen, van financieel management tot analytische toepassingen, human resources management, projectmanagement, het beheer van klantenrelaties, servicemanagement, beheer van de bevoorradingsketen, e-commerce, productie- en retail management. De applicaties geven de bedrijfsleiders meer inzicht en informatie en dragen bij tot het succes van het bedrijf. Meer informatie over Microsoft Business Solutions vindt u op www.microsoft.com/BusinessSolutions.
Adres: Microsoft Business Solutions BeLux Avenue Culliganlaan 1A B-1831 Diegem Belgium T: +32 (0)2 704 30 00 F: +32 (0)2 704 35 35 www.microsoft.be/BusinessSolutions
Data
summary sheet
Belangrijkste kenmerken
Beschrijving
FLOWFIELDS en ZOEKKNOPPEN
Gebruik flowfields om de meest recente financiële gegevens op te halen: De inhoud van een flowfield wordt door het systeem voortdurend on line geüpdatet en herberekend. U kunt voor elk bedrag in het flowfield nagaan op basis van welke gegevens het werd berekend. De functie Navigate geeft u een overzicht van het aantal en de soorten gegevens met hetzelfde documentnummer als apart gegeven. Met de filters op de flowfields en tabellen bepaalt u welke informatie er in een venster moet worden getoond: • U kunt een filter instellen voor de hele tabel, of voor een of meer velden in de tabel. Zo kunt u bepalen dat alleen de Duitse klanten in het venster Klantenlijst worden getoond. • U kunt filters op flowfields plaatsen om te bepalen welke gegevens er worden gebruikt om de bedragen of hoeveelheden in een flowfield te berekenen. U kunt bijvoorbeeld gegevens van bepaalde departementen uitsluiten. De zoekknoppen in veel velden geven rechtstreeks toegang tot de informatie in een tabel (bijvoorbeeld van een journaalregel): • U dient de informatie slechts één keer correct in te vullen om ze later telkens opnieuw te gebruiken. • De gegevens worden veel sneller ingebracht omdat u de informatie niet telkens opnieuw moet invoeren.
DIMENSIES
U kunt op elk moment een onbeperkt aantal dimensies en dimensiewaarden definiëren. Geef de dimensies een naam naar keuze zodat uw dimensies altijd de specifieke behoeften van uw bedrijf weerspiegelen. Stel hiërarchische waarden in voor uw dimensies die uw rapporterings- en boekhoudbehoeften weergeven. Gebruik standaarddimensies om te vermijden dat u talrijke gegevens manueel moet invoeren en om ervoor te zorgen dat de gewenste dimensiegegevens altijd worden geboekt. Gebruik Analysis Views om de relaties tussen de dimensies te analyseren en de performantie te controleren. U kunt een onbeperkt aantal dimensies aan elk budgetgegeven koppelen. Exporteer uw Analysebeelden naar Microsoft Excel om optimaal gebruik te maken van de visuele en presentatiemogelijkheden van Excel.
FLEXIBELE BOEKHOUDPERIODEN
Een startdatum naar keuze definiëren voor uw boekjaar en uw boekhoudperioden instellen met een onbeperkt aantal perioden van om het even welke duur: • U kunt bijvoorbeeld uw boekjaar verdelen in kwartalen, maanden, of dagen. Dat is handig om uw boekhoudperioden te laten overeenstemmen met seizoenen of de lokale boekhoudvereisten. Gebruik filters om de financiële gegevens van de verschillende perioden te bekijken en af te drukken, ongeacht de begin- en afsluitdata. Breng de saldi van het inkomstenoverzicht eenvoudig over naar uw balans met de functie Inkomstenoverzicht afsluiten: • U kunt afsluitingsposten creëren per business unit, departementscode en/of projectcode of per grootboekrekening. Het programma bewaart ze in een speciaal journaal om ze te laten controleren vooraleer ze worden geboekt. • De afsluitposten worden gesorteerd en gemerkt, zodat u ze gemakkelijk kunt bekijken en filteren. • De functie kan zo vaak als nodig worden uitgevoerd om correcties aan te brengen aan uw inkomstenoverzicht, zelfs nadat u de saldi naar de balans hebt geboekt. Uw boekjaar veilig afsluiten met voldoende flexibiliteit om ervoor te zorgen dat uw boekhoudgegevens correct zijn: gegevens van het vorige jaar boeken en aanpassen, zelfs als uw boekjaar is afgesloten. Beide soorten gegevens worden gemerkt zodat u ze gemakkelijk kunt bekijken en filteren. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION
5
Data
summary sheet
Belangrijkste kenmerken
Beschrijving
BEHEER INTERNATIONALE HANDEL EN VALUTA
• Een grootboek bijhouden in twee verschillende valuta zodat u de saldi on line kunt bekijken en financiële rapporten voor twee valuta tegelijk kunt afdrukken. • Een klant of leverancier in een onbeperkt aantal valuta factureren. • Volledige klanten- en leveranciersrekeningen beheren in vreemde valuta. • Een onbeperkt aantal valuta definiëren en bepalen hoe bedragen in vreemde valuta worden afgerond en geboekt. • Relationele wisselkoersen instellen in het formaat dat in uw land wordt gebruikt.
NAVIGEREN
Er is een volledige audit trail beschikbaar voor de transacties, zodat ook de meest ingewikkelde zakelijke transacties transparant worden. De grootboekregisters registreren elke invoer, en waar en wanneer hij is ontstaan. U kunt alle grootboekposten bekijken voor alle rekeningen of specifieke rekeningen uit uw rekeningentabel, rekeningkaarten, enz.: • Gebruik de functie Navigeren om alle boekingen met hetzelfde documentnummer en dezelfde boekingsdatum op te sporen. U kunt het type en het nummer van de boeking bekijken in het venster Navigeren en ze rechtstreeks in het venster bekijken. Dat kan zowel voor interne als externe documentnummers. Met de zoekfunctie in elk veld en elk venster kunt u informatie opzoeken, zoals bijvoorbeeld bepaalde documentnummers.
BEVEILIGING EN BEDRIJFSREGELS
Specificeer welke werknemers en bevoegdheden de informatie mogen bekijken met de beveiliging op recordniveau: • Gebruik verplichte filters op de gegevens in de tabellen om ervoor te zorgen dat alleen bepaalde bevoegdheden toestemming hebben om de gegevens te bekijken. Een verkoper mag bijvoorbeeld alleen de verkoopcijfers voor zijn regio zien, of managers mogen alleen de budgetten voor hun departement bekijken. Automatiseer procedures en beleidsregels in een organisatie met behulp van bedrijfsregels . Bepaal hoe uw boekhouding wordt gevoerd en verhoog de consistentie van de gegevensinvoer en bijgevolg ook van de output van de gegevens. • Business rules kunnen worden toegepast op individuele rekeningen, rekeningtypes, dimensies, BTW-boekhouding en talrijke andere domeinen van Navision.
JOURNALEN
Uw journalen gebruiken voor het boeken van grootboekrekeningen, bankrekeningen, klantenrekeningen, enz.: • Een onbeperkt aantal deeljournalen instellen, bijvoorbeeld per gebruiker of voor specifieke doeleinden, zoals correcties. • Regels bepalen voor elke individuele batch. U kunt bijvoorbeeld een standaard salderingsrekening toewijzen en regels bepalen voor de berekening van de BTW per deeljournaal. • Ervoor zorgen dat de documenten voor elk documenttype en -nummer kloppen vooraleer er een journaal kan worden geboekt. • Een testrapport afdrukken dat eventuele correcties aangeeft die moeten worden aangebracht vooraleer het journaal wordt geboekt. • De journalen voorstellen zoals u wilt. Met de functie Tonen/Verbergen kunt u bepalen welke velden er in het journaalvenster worden getoond. • Gebruik terugkerende journalen voor frequente transacties met vaste of variabele bedragen. U kunt een vervaldatum instellen waarop een reeks terugkerende posten moet eindigen. • Gebruik kostenverdeelsleutels om een boeking toe te wijzen aan meer dan een rekening in een terugkerend journaal. U kunt toewijzen op basis van: • Hoeveelheid • Percentage • Bedrag Tegenboekingen voor een transactie die manueel in een journaal werd ingevoerd en geboekt,
6
MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION
Data
Belangrijkste kenmerken
summary sheet
Beschrijving inclusief tegenboekingen van grootboekposten, posten in klanten- en leveranciersboeken, bankboeken, voor vaste activa en BTW.
BUDGETTEN
Budgetten creëren en bijhouden in een eenvoudig te begrijpen matrixvorm. Budgetresultaten onderzoeken met behulp van rekeningschema’s en specifieke budgetrapporten. U kunt zo veel budgetten opstellen als u wilt, voor om het even welke periode, met het vereiste detailniveau om uw bedrijf te leiden en te controleren. U kunt aan elke budgetpost een onbeperkt aantal dimensies koppelen. Budgetten toewijzen aan totaalrekeningen, bijvoorbeeld rekeningen waarvoor een financieel plafond werd bepaald maar waarvoor nog geen specifieke uitgaven werden geïdentificeerd. U kunt specifieke ‘subbudgetten’ creëren in een algemeen budget, zoals een verkoopbudget voor een bepaalde klantendoelgroep per departement voor een bepaalde periode. U kunt de prestaties van individuele afdelingen controleren en vergelijken met andere afdelingen, vorige budgetten en gebudgetteerde bedragen door dimensies aan budgetposten te koppelen. Snel en efficiënt budgetten creëren door budgetten van vorige periode naar een nieuwe periode te kopiëren met een aanpassingsfactor: • De aanpassingsfactor kan zowel op de posten als de budgetposten van het grootboek worden toegepast. U kunt budgetposten naar Excel exporteren en de aangepaste budgetten opnieuw in Navision importeren, zodat u over voldoende flexibiliteit beschikt om u budgetten probleemloos in de meest geschikte vorm voor uw bedrijf te verspreiden.
REKENINGSCHEMA’S
Een onbeperkt aantal unieke, bedrijfsspecifieke rapporten creëren op basis van gegevens uit het grootboek, de budgetten en de dimensies: • De rapporten bewaren en on line nauwkeurige controleren met behulp van de drill-down functie. • Rijen specificeren met behulp van rekeningen en rekeningentotalen van uw rekeningschema. • Formules voor rijen en kolommen creëren om meteen berekeningen uit te voeren zonder dat u de rijen met totalen opnieuw moet importeren of berekenen telkens als er nieuwe gegevens worden ingevoerd. • Een onbeperkt aantal kolommen specificeren. U kunt bijvoorbeeld de gegevens uit het grootboek gemakkelijk vergelijken met de cijfers van het budget met behulp van de kolomtypes Netto Wijziging, Formule, Saldo en Datum. • Gebruik de formule Vergelijkingsperiode om cijfers uit deze periode met voorgaande periodes te vergelijken. • Kies budget- en datumfilters en bepaal of de bedragen in de extra rapporteringsvaluta van uw bedrijf moeten worden getoond. • Bekijk de KPI’s met behulp van eenvoudige staafdiagrammen die u in staat stellen om ook de details te bekijken. Exporteer uw rekeningschema’s naar Excel om maximaal gebruik te maken van de visuele en presentatiemogelijkheden van Excel.
CONSOLIDATIE
Financiële rapporten voor een aantal business units consolideren vanuit: • Eén database • Andere Navision databases • Andere programma’s. Gegevens vanuit verschillende boekhoudstructuren overbrengen naar uw structuur per dimensie of business unit. De financiële gegevens in verschillende valuta consolideren dankzij de eenvoudige wisselkoersfunctie in de oplossing Microsoft Business Solutions–Navision. Kies de methode die moet worden gebruikt om de grootboekrekening van een buitenlands departement om te zetten. Bijvoorbeeld, het financiële verslag van het buitenlandse departement omzetten met behulp van de wisselkoers van de transactiedatum. Controleren welk effect eliminaties zullen hebben op het geconsolideerde bedrijf voor u ze boekt met behulp van het rapport Eliminaties. Zorg ervoor dat uw consolidatieprocedures juist zijn met behulp van het rapport Consolidatie –Database Testen. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION
7
Data
summary sheet
Belangrijkste kenmerken
Beschrijving
INTERCOMPANY-BOEKINGEN
Creëer transacties tussen twee bedrijven in een groep die door dezelfde juridische entiteit worden gecontroleerd. U kunt correcte te betalen/te ontvangen posten creëren in meer dan één bedrijf met behulp van de relevante tussenrekeningen. U kunt transacties verwerken zoals bestellingen, facturen, kredietnota’s, teruggekeerde bestellingen en diverse dagboekposten. Boekingen tussen bedrijven onderling kunnen gebruik maken van verschillende databases: de overdracht van gegevens gebeurt met behulp van XML-bestanden die in een speciale netwerkfolder worden geplaatst of naar een bepaald e-mailadres worden gestuurd. Het rapport over de interbedrijfstransacties bevat al uw transacties en vereenvoudigt het vergelijken van de bedrijfsrekeningen en biedt een audit trail. Met behulp van verschillende valuta en verschillende rekeninglijsten kunt u de interacties met internationale partners binnen uw bedrijf vereenvoudigen.
CHANGE LOG
Log de wijzigingen die gebruikers hebben aangebracht aan de stamgegevens van Microsoft Navision. Log alle directe wijzigingen die een gebruiker heeft aangebracht aan de gegevens in de database, behalve wijzigingen aan ‘werkdocumenten’ zoals journalen en verkoop- en aankooporders. Met de functie change log kunt u een chronologische lijst opvragen van alle wijzigingen aan elk veld in elke tabel (behalve de hogergenoemde) en zien wie (welke gebruikersnaam) de wijziging heeft aangebracht.
XBRL
• Een onbeperkt aantal taxonomieën van overheidsdiensten, kredietinstellingen, banken enz. Importeren. • XBRL Specificatie 1 en Specificatie 2 taxonomieën importeren. • Taxonomieën in verschillende talen bekijken en exporteren als meertalige taxonomie wordt ondersteund. • De informatie die aan een taxonomie is gehecht, bekijken. • Taxonomieregels in kaart brengen voor elke combinatie van grootboekrekeningen met behulp van de standaardfilters in Navision. • XBRL-documenten bekijken en afdrukken om ze te laten goedkeuren voor u ze verstuurt. • XBRL-documenten exporteren die als e-mail kunnen worden verstuurd.
Systeemvereisten OM ALLE MOGELIJKHEDEN DIE IN DEZE FACTSHEET WORDEN GENOEMD, TE KUNNEN GEBRUIKEN, ZIJN DE VOLGENDE MODULES EN TECHNOLOGIEËN VEREIST:
Basic General Ledger Budgets Basic Dimensions Advanced Dimensions Account Schedules Consolidation Multiple Currencies Allocations (Verdeelsleutels) Change Log Intercompany Postings (Intercompany-boekingen) Basic XBRL
© 2004 Microsoft Business Solutions ApS, Denmark. All rights reserved. Microsoft, Great Plains, Navision, Visual Studio, and Windows are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation, Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation, or Microsoft Business Solutions ApS or their affiliates in the United States and/or other countries. Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation, and Microsoft Business Solutions ApS are subsidiaries of Microsoft Corporation. The names of actual companies and products mentioned herein may be the trademarks of their respective owners. The example companies, organizations, products, domain names, email addresses, logos, people and events depicted herein are fictitious. No association with any real company, organization, product, domain name, e-mail address, logo, person, or event is intended or should be inferred.
8
MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION
