FIJN DAT JE BIJ ONS KOMT WERKEN!
FIJN DAT JE BIJ ONS KOMT WERKEN! Welkom bij Amsterdam RAI! Amsterdam RAI wil de leukste, innovatieve, internationale compact venue zijn met eersteklas beurzen en evenementen. Dit is een ambitieuze doelstelling, maar we zijn vastbesloten deze doelstelling waar te maken. Iedere dag weer. Daarvoor hebben we creatieve mensen nodig die professioneel te werk gaan. Mensen die ervoor zorgen dat iedereen zich altijd welkom voelt bij Amsterdam RAI. Inspiring people. Mensen zoals jij! Fijn dus, dat jij bij ons komt werken! In dit boekje lees je alles wat je moet weten voordat je begint. Daarnaast is het ook belangrijk dat je zo snel mogelijk wegwijs raakt op RAICom, het intranet van Amsterdam RAI. Daar vind je alle informatie die je nodig hebt... en meer! Behalve dit boekje, word je binnenkort uitgenodigd voor RAI Discovery. Tijdens een speurtocht door onze gebouwen leer je de weg kennen, krijg je een indruk van alle andere afdelingen en... word je uitgedaagd creatief te denken. We wensen je een inspirerende tijd bij Amsterdam RAI! Hans Bakker & Luc Beyer
1
INHOUD 1. 1.1 1.2 1.3 1.4
Eerste kennismaking Ruim honderd jaar Amsterdam RAI Organisatie anno nu Core business USP’s
3 4 4 5
2. 2.1 2.2 2.3 2.4
Wie we zijn en waar we voor staan Onze missie Kernwaarden Inspiring people Interne cultuur
6 8 9 10
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Wat je moet weten voor je begint Fotobadge / naambadge Toegangscode Parkeren Wat te doen bij calamiteiten Ziek- en herstelmelden
11 11 12 12 12
4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
Aan de slag! RAICom Werken met beeldschermen Zo corresponderen wij Onze huisstijl Urenregistratie
13 14 15 15 15
5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Organisatie Amsterdam RAI in vogelvlucht Bedrijfsonderdelen en afdelingen: Exhibitions Convention Centre Commerciële Zaken Convention Centre Operations Exhibitor Services Catering Hotel & Travel Service Gelieerde ondernemingen Stafafdelingen Ondernemingsraden Personeelsvereniging
16 16 16 16 17 17 17 17 18 18
6. Praktische informatie 6.1 Wie, wat en waar 6.2 Belangrijke telefoonnummers
2
19 19
1. EERSTE KENNISMAKING 1.1 Ruim honderd jaar Amsterdam RAI Iedereen kent ‘de RAI’, uit de krant, van de televisie of gewoon van horen zeggen. Amsterdam RAI is een begrip in Nederland en de rest van de wereld, en daar zijn we trots op. Het begon allemaal in 1893, toen een aantal rijwielfabrikanten de Vereniging Rijwiel Industrie oprichtte, de RI. Toen de rijwielindustrie zich ook met de import en productie van auto’s ging bezighouden, was de RAI een feit: de Rijwiel en Automobiel Industrie. In de loop der jaren heeft Amsterdam RAI zich ontwikkeld tot een mondiaal toonaangevend tentoonstellings- en congrescentrum met elf hallen, 87.000 m2 overdekte tentoonstellingsruimte, 22 congreszalen, zeven restaurants en 3.000 onder de hallen gelegen parkeerplaatsen. In meer dan honderd jaar zijn we een begrip geworden in Nederland en ver daarbuiten! n
3
MEER OVER DE GESCHIEDENIS VAN AMSTERDAM RAI VIND JE OP RAICOM.
1.2 Organisatie anno nu Vandaag ziet Amsterdam RAI er heel anders uit dan de Vereniging RI in 1893. Wat begon als een initiatief van een paar rijwielhandelaren, is nu een indrukwekkende organisatie waar jaarlijks twee miljoen mensen afkomen op zo’n 500 evenementen. Al onze activiteiten vallen tegenwoordig onder Amsterdam RAI B.V., een werkmaatschappij van RAI Holding B.V. Deze holding is in handen van de Gemeente Amsterdam (25%) en de RAI Vereniging (75%). Sinds 1956 treedt de RAI Vereniging alleen nog op als belangenorganisatie voor mobiliteit en wegvervoer. 1.3 Core business De core business van Amsterdam RAI is het organiseren en faciliteren van beurzen en evenementen. Deze activiteiten vormen de twee pijlers van onze organisatie. • Exhibitions organiseert voor eigen rekening en risico publieks- en vakbeurzen. Die vinden overwegend plaats in de RAI, maar ook wel daarbuiten. • Convention Centre is verantwoordelijk voor de exploitatie van het RAI Tentoonstellings-, Congres- en Theatercentrum. n ONS ORGANOGRAM VIND JE OP RAICOM.
4
1.4 USP’s Amsterdam RAI heeft een aantal onmiskenbare sterke punten, onze unique selling points (USP’s): de stad, de bereikbaarheid en de locatie. Onze internationale klanten vinden Amsterdam het belangrijkste verkoopargument. Amsterdam is voor hen de plaats waar ze hun eigen relaties graag ontvangen. Daarnaast hebben we een gunstige ligging en zijn we vanuit alle windstreken goed bereikbaar. Ten slotte hebben we een aantrekkelijke locatie waar onze klanten uitstekend uit de voeten kunnen. Kortom, Amsterdam is erg belangrijk voor de RAI. Maar, de RAI is ook belangrijk voor de stad. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat er bovenop elke euro die in de RAI wordt uitgegeven, nog eens zes euro in de stad wordt gespendeerd! Omgerekend betekent dat voor Amsterdam een economische spin-off van e 700 miljoen, goed voor vijf- tot zesduizend indirecte arbeidsplaatsen.
5
2. WIE WE ZIJN EN WAAR WE VOOR STAAN 2.1 Onze missie Ontmoetingen tussen mensen zorgen voor inspiratie. Het uitwisselen van ideeën en ervaringen, producten en merken brengt mensen en bedrijven in beweging. Amsterdam RAI wil het centrum zijn waar die uitwisseling plaatsvindt en waar organisatoren, exposanten en bezoekers met méér weggaan dan ze kwamen. Wij profiteren daarbij van de wereldwijde aantrekkingskracht van de stad Amsterdam. Met I amsterdam laat de stad een aantal kwaliteiten zien die ook voor ons gelden, zoals creativiteit, handelsgeest en innovatie. Amsterdam RAI wil vóór alles inspireren. Elk bezoek aan de RAI moet een stimulerende belevenis zijn. Kwaliteit gaat daarbij vóór kwantiteit. Alles wat we in huis hebben - faciliteiten en dienstverlening willen we brengen op sterrenniveau. In onze missie brengen we dat als volgt onder woorden: Amsterdam RAI is de leukste, innovatieve, internationale compact venue met eersteklas beurzen en evenementen.
6
Wat bedoelen we precies met... ... ... ... ... ...
7
leukste? Dat we iedereen een goed gevoel geven tijdens zijn verblijf en een mooie herinnering na afloop. We willen dat Amsterdam RAI een uitnodigende uitstraling heeft. innovatieve? Bijvoorbeeld dat onze zorg voor beursconcepten, gebouwen, ICT, logistiek, catering en natuurlijk ons gastheerschap helemaal van deze tijd is en klaar voor de dag van morgen. internationaal? Dat onze diensten en producten voldoen aan de maatstaven die bestaan voor internationale evenementen. compact venue? Dat we ons hoofdzakelijk richten op het vergroten van de kwaliteit van ons complex (in plaats van op uitbreiding). eersteklas beurzen en andere evenementen? Dat al onze activiteiten uitblinken in kwaliteit en rendement en een optimale economische spin-off hebben.
2.2 Kernwaarden Bij het werken aan onze missie laten we ons leiden door een aantal kernwaarden: eigenschappen die zo belangrijk zijn voor ons en ons bedrijf, dat we ze als maatstaf gebruiken voor al onze activiteiten. Amsterdam RAI inspireert Amsterdam RAI geeft energie Amsterdam RAI stimuleert business Amsterdam RAI is er voor iedereen Amsterdam RAI rendeert Voldoen onze plannen niet aan deze kernwaarden? Dan gaan ze niet door! Gebruik ze! Denk eraan bij alles wat je doet!
8
2.3 Inspiring people Missie en kernwaarden vatten we samen in de pay-off die we gebruiken bij al onze communicatie naar buiten: Amsterdam RAI, Inspiring people! Dit is natuurlijk geen loze reclamekreet; Amsterdam RAI heeft diverse programma’s om het thema Inspiring people concreet in te vullen. Gezamenlijk werken we als Amsterdam RAI aan het versterken van onze positie als internationale beursorganisator. Ieder onderdeel binnen Amsterdam RAI heeft daarin zijn eigen rol. En middels ons interactieve intranet RAICom kunnen wij allemaal razendsnel met elkaar van gedachten wisselen, elkaar inspireren en van elkaar leren. Daarover lees je meer in het hoofdstuk ‘Aan de slag!’. n
9
OP RAICOM VIND JE MEER OVER HET INTERNE OPLEIDINGSTRAJECT RAI MASTERS EN OVER GASTHEERSCHAP.
2.4 Interne cultuur Werken aan missie en kernwaarden gaat alleen maar in een omgeving die het beste haalt uit mensen, waar ook de medewerkers elkaar inspireren. En zo hebben we de cultuur binnen Amsterdam RAI het liefst: • flexibel (maar besluitvaardig) • trots (maar niet hautain) • creatief (maar zakelijk) • loyaal (maar niet blind) • no-nonsens (maar met gevoel) • doelgericht (maar zonder oogkleppen) We hopen dat jij je snel bij ons thuis zult voelen en dat je actief gaat bijdragen aan een optimale omgeving voor iedereen binnen Amsterdam RAI. Werken aan de interne cultuur is voor iedereen een onderdeel van zijn dagelijkse werk. Ook voor jou! n
10
MEER OVER ONZE INTERNE CULTUUR VIND JE BIJ BUSINESS PRINCIPLES OP RAICOM.
3. WAT JE MOET WETEN VOOR JE BEGINT Zoals je inmiddels weet, is de RAI een groot complex waar veel mensen werken. Het zal even duren voordat je er makkelijk je weg vindt. Je collega’s helpen je graag op weg. Vraag ze alles wat je weten wilt! Ook op RAICom, het interactieve intranet van Amsterdam RAI, staat veel informatie. Hieronder staat alvast een aantal praktische zaken die je moet weten voordat je begint. 3.1 Fotobadge / naambadge Elke RAI-medewerker draagt een naambadge (bij verblijf in de openbare ruimten van de RAI). Zo zijn we herkenbaar voor onze klanten. De Amsterdam RAI fotobadge dient ter identificatie. Je moet deze badge op verzoek kunnen tonen, onder andere bij binnenkomst. Op deze fotobadge staan je naam, foto en de organisatie waarvoor je werkt. Badge kwijt of niet ontvangen? Meld dit dan direct aan je leidinggevende. 3.2 Toegangscode Veel ruimten van het RAI-complex kom je alleen binnen met een toegangscode. Deze code krijg je via je leidinggevende.
11
3.3 Parkeren Kom je met auto, scooter of motor, dan kun je op een aantal plaatsen gratis parkeren. De parkeerpas die je hiervoor nodig hebt kun je via je leidinggevende krijgen. Bij drukke evenementen gaan onze gasten natuurlijk voor en kan het voorkomen dat medewerkers worden verwezen naar een van de buitenterreinen. In die gevallen zorgen we voor vervoer van en naar de RAI. n
LEES ALLES OVER PARKEREN OP RAICOM.
3.4 Wat te doen bij calamiteiten? Wij hebben een calamiteitenplan dat ervoor zorgt dat de hulpverlening snel op gang komt en soepel wordt overgedragen aan professionele hulpdiensten. Bij een calamiteit, brand, ongeval of diefstal bel je onmiddellijk het RAI-alarmnummer 1234. Zeg de beveiligingsmedewerker duidelijk wie je bent, wat er is gebeurd en waar het is gebeurd. Bij calamiteiten van enige omvang komen onze Bedrijfs Hulpverleners (BHV-ers) in actie. Volg hun aanwijzingen altijd op! n
MEER OVER ONS CALAMITEITENPLAN VIND JE OP RAICOM.
3.5 Ziek- en herstelmelden Ben je ziek? Meld je dan ‘s ochtends vóór werktijd ziek bij het Human Resource Centre (020 – 549 19 16). Meld je ook ziek bij je direct leidinggevende. Geef bovendien zo snel mogelijk door wanneer je weer denkt te gaan werken. Ben je beter? Meld dat dan bij het Human Resource Centre en bij je direct leidinggevende.
12
4. AAN DE SLAG! 4.1 RAICom Medewerkers van Amsterdam RAI kunnen niet zonder RAICom, ons interactieve intranet. Hier vind je een schat aan informatie over al onze interne en externe activiteiten. Je vindt er informatie over de verschillende afdelingen en medewerkers van Amsterdam RAI, telefoonnummers en adressen, evenementen, vacatures en projecten. Bovendien vind je er ook alle relevante handboeken, werkboeken & reglementen met praktische informatie over geldende afspraken, instructies en procedures binnen Amsterdam RAI. Wil je meer weten over het gebruik van mail en Office, over het inkoopbeleid bij RAI Venue of de werkprocessen bij RAI Exhibitions? Wil je iets weten uit de personeelsgids? Je vindt het op RAICom. Maar RAICom is méér dan een online informatiebron. Veel meer! Je kunt er bijvoorbeeld ook ‘chatten’ met een collega, belangrijke kennis delen en documenten voor iedereen toegankelijk maken. En je kunt er zelfs een eigen weblog maken en beheren... Ga er snel eens kijken en vraag een collega je wegwijs te maken. Voor je het weet heeft RAICom voor jou geen geheimen meer!
13
4.2 Werken met beeldschermen Vrijwel iedereen werkt tegenwoordig met computers, de een wat meer dan de ander. Naast alle voordelen die computers hebben, kunnen ze bij verkeerd gebruik ook schadelijk zijn voor je gezondheid. Blijf gezond achter je beeldscherm en zorg voor een goed ingerichte werkplek en voor voldoende afwisseling en beweging. Neem in elk geval de volgende aanwijzingen in acht: • • • • •
Werk niet langer dan 5 à 6 uur per dag achter een beeldscherm. Beweeg tijdens je beeldschermwerk zoveel mogelijk tussendoor. Doe na elke twee uur iets anders of neem tenminste tien minuten pauze. De stoelhoogte en de afstand tot je beeldscherm en toetsenbord zijn erg belangrijk. Zit rechtop, houd je schouders ontspannen en ondersteun je armen met de leuning van je stoel.
Bovengenoemd voorbeeld geeft al aan, dat Amsterdam RAI een actief Arbo-beleid voert. Dit is in het belang van onze organisatie én onze werknemers. Ook in jouw belang dus! Verdiep je gerust eens in alle informatie die hierover beschikbaar is. n
14
MEER INFORMATIE OVER ONS ARBO-BELEID EN OVER HET WERKEN MET BEELDSCHERMEN VIND JE OP RAICOM.
4.3 Zo corresponderen wij Amsterdam RAI wil altijd en overal goed voor de dag komen, ook in onze correspondentie met relaties. Daarom hebben wij onze eigen spelregels voor schriftelijke communicatie. Alles wat je moet weten over adressering, aanhef, titulatuur, de brieftekst en de afsluiting vind je op RAICom. n
ALLES OVER SCHRIFTELIJK COMMUNICEREN VIND JE OP RAICOM.
4.4 Onze huisstijl Amsterdam RAI is een merk waar we trots op zijn. We willen onszelf graag duidelijk laten zien en daarom hebben we een eigen, goed herkenbare huisstijl. Deze huisstijl gebruiken we bij al onze externe communicatie. Hoe je onze huisstijl kunt gebruiken lees je in de Stijlgids Amsterdam RAI. Deze vind je op RAICom. n
ONZE HUISSTIJLGIDS EN DE MANIER WAAROP JE DEZE GEBRUIKT, VIND JE OP RAICOM.
4.5 Urenregistratie Iedereen die bij Amsterdam RAI werkt, krijgt te maken met urenregistratie. Per afdeling is dit echter anders geregeld. Vraag daarom je leidinggevende hoe een en ander voor jouw functie in zijn werk gaat.
15
5. ORGANISATIE AMSTERDAM RAI IN VOGELVLUCHT 5.1 Bedrijfsonderdelen en afdelingen n n
AL ONZE BEDRIJFSONDERDELEN HEBBEN EEN EIGEN WEBLOG OP RAICOM. GA ER SNEL EENS OP BEZOEK! OF BEKIJK VOOR EEN TOTAALOVERZICHT VAN AL ONZE BEDRIJFSONDERDELEN EN AFDELINGEN DE BESCHIKBARE ORGANOGRAMMEN OP RAICOM.
Exhibitions is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van onze eigen beurzen en evenementen en voor de ontwikkeling van nieuwe formules. Convention Centre Commerciële Zaken is verantwoordelijk voor de verhuur van alle congres-, vergader-, theater- en tentoonstellingsruimten van Amsterdam RAI en de daaruit voortvloeiende klantencontacten. Convention Centre Operations zorgt voor het onderhoud van de gebouwen en voor het leveren van diensten aan bezoekers en klanten. Exhibitor Services levert via het zogenaamde ‘one stop shop’ principe alle producten en diensten die nodig zijn voor een beursdeelname.
16
Catering is de regisseur van de catering binnen de RAI-muren. Afhankelijk van de situatie worden producten en diensten in eigen beheer ingezet of bij derden ingehuurd. De verhouding extern/intern is ongeveer 60/40. Hotel & Travel Service is de grootste hotelboekingsorganisatie van Amsterdam. Voor zowel klanten als andere geïnteresseerden worden hotelkamers gereserveerd en kunnen ook (vlieg)reizen en autohuur verzorgd worden. 5.2 Gelieerde ondernemingen RAI Langfords is uitgever van vakbladen en 100% dochter onderneming. Hiernaast heeft Amsterdam RAI 75% aandeel in het MECC Maastricht. Het Maastrichts Expositie & Congres Centrum (MECC Maastricht), is net als Amsterdam RAI, een organisatie die zich bezighoudt met het organiseren en accommoderen van beurzen, congressen en allerlei soorten evenementen. Ook voert Amsterdam RAI het management over het Cape Town International Convention Centre (CTICC) gevestigd in Kaapstad (Zuid-Afrika). 5.3 Stafafdelingen Een aantal facilitaire afdelingen verzorgt de gangbare logistieke en organisatorische ondersteuning binnen Amsterdam RAI: ICT, Finance, Controlling, Juridische Zaken, Directiesecretariaat, Human Resource Management (HRM) en Corporate Communicatie. Het Human Resource Centre is een onderdeel van HRM. Belangrijk voor nieuwe medewerkers zoals jij, want hier kun je terecht met al je vragen over salarisstroken, OV-kaarten, Fiets van de Zaak, pensioenen, verzekeringen, ziek- en herstelmeldingen en nog veel meer.
17
5.4 Ondernemingsraden Binnen Amsterdam RAI functioneert de RAI OndernemingsRaad (ROR) als overlegorgaan van directie en medewerkers. n
WAT DE ROR PRECIES DOET, WIE DE LEDEN ZIJN, WANNEER ZIJ VERGADEREN, WAT ER OP DE AGENDA STAAT EN NOG VEEL MEER VIND JE OP RAICOM.
GA ER EENS KIJKEN, WANT DEZE ORGANEN VERTEGENWOORDIGEN OOK JOUW BELANGEN.
5.5 Personeelsvereniging Onze personeelsvereniging AllRAIght bestaat sinds 1997 en is er voor de medewerkers van Amsterdam RAI. AllRAIght organiseert regelmatig activiteiten zoals karten, indoor-skiën, MotoRAIden, survivals, wijnproeverijen, voorjaarstrips, Dam-tot-Damloop en Kerstshoppen. Bovendien sponsort AllRAIght het bedrijfshockey en de toneelgroep. n
ALS JIJ HET LEUK VINDT EEN TAAK TE KRIJGEN BINNEN DE PERSONEELSVERENIGING, OF HEB JE IDEEËN,
NEEM DAN CONTACT OP MET ALLRAIGHT VIA RAICOM. WIJ HOREN GRAAG VAN JE!
18
6. PRAKTISCHE INFORMATIE 6.1 Wie, wat, waar ... n
ZOEK JE EEN MEDEWERKER, AFDELING OF LOCATIE? ZOEK JE DE WEG BINNEN HET RAI-COMPLEX?
ALLE NAMEN, NUMMERS EN PLATTEGRONDEN VIND JE OP RAICOM.
6.2 Belangrijke telefoonnummers • RAI centrale • RAI alarm
BIJ BRAND, ONGELUK OF ANDERE CALAMITEITEN.
• ICT helpdesk
VOOR ALLE VRAGEN OVER NETWERK,
COMPUTERWERKPLEK, HARDWARE EN SOFTWARE.
• Storingen
VOOR ALLE MELDINGEN, STORINGEN EN VERZOEKEN
OP FACILITAIR EN TECHNISCH GEBIED.
• Ziek- en herstelmeldingen
19
9 1234
VERGEET NIET OOK JE LEIDINGGEVENDE IN TE LICHTEN!
2323 2222 (549) 1916
