FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS a DIMSQL Integrált Számviteli Rendszer Készlet moduljának használatához

FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS a DIMSQL Integrált Számviteli Rendszer Készlet moduljának használatához

Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. -1-

Tel: 311-8804, 311-0621, Fax: 473-0885 E-mail: [email protected] www.dimenzio-kft.hu

Tartalomjegyzék BEVEZETÉS ................................................................................................................................................................. 4

A.

BEÁLLÍTÁSOK, PARAMÉTEREK, NAPLÓFORMÁTUMOK ............................................................................... 4 FŐKÖNYVI SZÁMLÁK ................................................................................................................................. 5

I. II.

TÖRZSADATOK .......................................................................................................................................................... 5

B.

I. II. III. IV. V. VI. VII.

CIKKCSOPORT............................................................................................................................................ 5 CIKKTÖRZS ................................................................................................................................................ 7 MOZGÁSNEM ............................................................................................................................................. 9 SÁVOS ENGEDMÉNY ........................................................................................................................ 11 RAKTÁR................................................................................................................................................... 12 SZÁMLA KÖNYVELÉSI SÉMÁK.......................................................................................................... 12 NYITÁS LEZÁRÁSA .......................................................................................................................... 13

BEÁLLÍTÁSOK .......................................................................................................................................................... 13

C.

KÉSZLET- ÉS SZÁMLABEÁLLÍTÁSOK ........................................................................................................ 13 I.1. Készlet ........................................................................................................................................... 13 I.2. Számlázás ...................................................................................................................................... 14 I.3. Deviza............................................................................................................................................ 18 I.4. Előleg ............................................................................................................................................ 18 I.5. Szövegek ........................................................................................................................................ 20 I.6. Főkönyvi kapcsolat........................................................................................................................ 20 I.7. Számlatömb ellenőrzés .................................................................................................................. 23 II. ÉVES NYITÁS (KÉSZLET) .......................................................................................................................... 24 III. ELŐZŐ ÉV FŐKÖNYVI TÉTELEI ................................................................................................................. 24 I.

D.

KÉSZLET KÖNYVELÉS ........................................................................................................................................... 26

I. RAKTÁRI BESZERZÉSEK ........................................................................................................................... 26 II. RAKTÁRI KISZÁLLÍTÁSOK ........................................................................................................................ 28 III. KÉSZLET RENDEZÉS ................................................................................................................................. 30 IV. TÉTELEK ......................................................................................................................................... 30 V. KÉSZLET FELADÁS ................................................................................................................................... 31 VI. LEKÉRDEZÉSEK ............................................................................................................................... 32 VI.1. Készletbizonylatok keresése .......................................................................................................... 33 VI.2. Kartonlista .................................................................................................................................... 33 VI.3. Készletlista .................................................................................................................................... 33 VI.4. Utolsó beszerzés lista .................................................................................................................... 34 VI.5. Összesítő listák .............................................................................................................................. 34 VI.6. Garancia levél utólagos nyomtatása ............................................................................................. 34 VI.7. Főkönyvi számlaszámok bontása ................................................................................................... 34 VI.8. Készlet-Főkönyv ellenőrzés ........................................................................................................... 35 VI.9. Mozgásnem összesítő..................................................................................................................... 35 VI.10. Általános lekérdezés ...................................................................................................................... 35 VI.10.1. A szűrési feltételek megadása ............................................................................................................. 35 VI.10.2. Az elkészülő listán megjelenő adattartalom és az adatok megjelenítési sorrendjének beállítása (nyomtatandó adatok és azok sorrendje)................................................................................................................... 36 VI.10.3. A beállítások mentése ......................................................................................................................... 37 VI.10.4. A beállítások visszatöltése .................................................................................................................. 37

VI.11. Fordított ÁFÁ-s beszerzések .......................................................................................................... 37 VII. LELTÁROZÁS ................................................................................................................................... 37 VII.1. Leltárnyitás ................................................................................................................................... 38 VII.2. Leltárfelvételi ív ............................................................................................................................ 38 VII.3. Leltározás ...................................................................................................................................... 38 VII.4. Leltár kiértékelés ........................................................................................................................... 39 Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. -2-


E.

SZÁMLÁZÁS .............................................................................................................................................................. 40

I. SZÁMLATÖMB ÉS SZÁLLÍTÓLEVÉL-TÖMB FELVITELE ............................................................................... 40 II. BEÁLLÍTÁSOK .......................................................................................................................................... 42 III. ÚJ VEVŐ FELVITELE ................................................................................................................................. 42 IV. SZÁMLÁK ÉS SZÁLLÍTÓLEVELEK KÉSZÍTÉSE .................................................................................... 43 IV.1. Magyar nyelvű forintos számla és szállítólevél készítése .............................................................. 43 IV.2. Kétnyelvű devizás számla és szállítólevél készítése ....................................................................... 52 IV.3. Magyar nyelvű devizás számla és szállítólevél készítése ............................................................... 54 IV.4. Előlegszámla és végszámla készítése ............................................................................................ 55 IV.5. Szállítólevélből számla készítése ................................................................................................... 57 IV.5.1. IV.5.2. IV.5.3.

IV.6. IV.7.

Devizás számlakönyvelés............................................................................................................... 64 Számlák keresése, módosítása (utólagos nyomtatás, számlahelyesbítés, sztornó számla) ............ 65

IV.7.1. IV.7.2.

IV.8.

Helyesbítő számla ............................................................................................................................... 66 Sztornó számla .................................................................................................................................... 66

Szállítólevelek keresése (utólagos nyomtatás, módosítás, sztornózás) .......................................... 66

IV.8.1. IV.8.2.

IV.9. IV.10. IV.11.

Szállítólevélből magyar nyelvű forintos számla készítése .................................................................. 57 Szállítólevélből kétnyelvű devizás számla készítése ........................................................................... 61 Szállítólevélből magyar nyelvű devizás számla készítése ................................................................... 63

Szállítólevél módosítása ...................................................................................................................... 67 Szállítólevél sztornózása ..................................................................................................................... 67

Nyitott szállítólevél lista ................................................................................................................ 68 Nyitott előlegszámlák .................................................................................................................... 68 Számlázás lekérdezések ................................................................................................................. 68

IV.11.1. IV.11.2. IV.11.3. IV.11.4. IV.11.5. IV.11.6. IV.11.7. IV.11.8.

Számlaösszesítő .................................................................................................................................. 69 Vevőnkénti számlaösszesítő ................................................................................................................ 69 Vevőnkénti termékösszesítő ................................................................................................................ 70 Termékdíj összesítő............................................................................................................................. 70 Termékösszesítő .................................................................................................................................. 70 Árrésösszesítő ..................................................................................................................................... 71 Fordított ÁFÁ-s értékesítések ............................................................................................................. 71 Pénztárgép helyettesítő számlák (ÁNYK nyomtatvány) ..................................................................... 71

F.

ADATEXPORT KÉSZÍTÉSE .................................................................................................................................... 72

G.

KEDVENCEK ............................................................................................................................................................. 72



A. BEVEZETÉS A Készlet modul, illetve az ahhoz társítható Számlázás modul a DimSQL integrált számviteli rendszerhez szorosan kapcsolódik, de attól elkülönülve, önállóan is használható. A készletnyilvántartás történhet elszámoló áron, mérlegelt (csúsztatott) átlagáron és FIFO módszer szerinti elszámolással. A készletmozgások szabadon definiálhatók, de a program rendelkezik automatikusan létrehozott, belső mozgásnemekkel is (pl.: nyitás, szállítólevél, számlázás, stb.). Az értékesítés készletmozgásának rögzítése a készletnyilvántartásban a számlázáson keresztül automatikusan történik. A főkönyvvel való kapcsolat többféle módon beállítható, attól függően, hogy a vállalkozás a számviteli politikájában milyen készlet-elszámolási módot választott. A főkönyvi kapcsolat beállítását a könyvelés megkezdése előtt kell rögzíteni, az utólag nem módosítható!

I.

Beállítások, paraméterek, naplóformátumok

A Szerviz / Beállítások / Könyvelési- és számlaparaméterek menüpontban kell elvégezni az elsődleges beállításokat. Az ablakon több fülön – funkciók szerinti bontásban – találhatók a paraméterezési lehetőségek. A Szerviz modul részletes leírása megtalálható a Dimenzió Kft. honlapján (www.dimenzio-kft.hu). A Készlet modul számlázás nélküli használata esetén elegendő a Készlet fülön kitölteni az alábbi adatokat: Készlet A Készlet modul használatához szükséges főkönyvi számlaszámokat kell itt megadni. A vásárolt készlet és saját készlet főkönyvi számlái számlacsoport szerint is megadhatók. Több számlacsoport beírása esetén azokat vesszővel kell elválasztani, és az utolsó szám után semmilyen karakter nem állhat (pl.: 211,212,213). A visszaigényelhető és befizetendő áfa, illetve az úton lévő áruk esetében konkrét számlaszámokat kell a mezőkbe írni. Amennyiben szállítóleveleket vagy számlákat szükséges kiállítani, úgy a Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban kell felvenni a szállítólevéltömbö(ke)t, illetve számlatömbö(ke)t. A tömbök felvételének leírását külön pont tartalmazza.



II.

Főkönyvi számlák

Törzsadatok / Törzsadatok / Számlák menüpontban rögzíteni kell a készletvezetéshez szükséges főkönyvi számlaszámokat. Erre technikai okokból akkor is szükség van, ha kizárólag készletnyilvántartásra kívánjuk a programot használni, vagyis főkönyvi könyvelésre nincs szükség. A számlaszámok hosszának legalább három számjegynek kell lennie. - készlet főkönyvi számlaszáma (pl.: 211, 261) - ELÁBÉ főkönyvi számlaszáma (pl.: 814) - árbevétel főkönyvi számlaszáma (pl.: 911, 912) - vásárlás ellenszámlája (pl.: 2191, 511) - felhasználási számla száma (pl.: 511) - befizetendő és visszaigényelhető ÁFA főkönyvi számlaszáma (pl.: 467, 466)

B. TÖRZSADATOK Ahhoz, hogy a Készlet modul törzsadatait rögzíteni tudjuk, az alábbi menüpontoknál részletezett adatokat kell felvinnünk.

I.

Cikkcsoport

A cikkcsoport a cikkek (cikktörzs) csoportosítására szolgál. A cikkcsoportnál megadott jellemzők a cikktörzs kialakításakor felkínálásra kerülnek, de módosíthatók, így gyorsabbá teszik a cikktörzs felvitelét. A modul megfelelő működéséhez legalább egy cikkcsoportot létre kell hoznunk. A megjelenő ablak két részre osztott, ahol lehetőségünk van az Alapadatok (F2) és a Gyűjtők (F3) megadására. Cikkcsoportot felvinni az Új csoport (F5) gombbal tudunk. Alapadatok (F2) A cikkcsoport(ok)ra jellemző alapadatokat adhatjuk itt meg, illetve itt módosíthatjuk. Már felvitt cikkcsoport esetében néhány adat nem szerkeszthető. - Azonosító: - Név: - Típus: - Főkönyvi számla: - ELÁBÉ számla:

A cikkcsoport azonosítója, ami tetszőlegesen tartalmazhat számot és betűt is. Maximális hossza 10 karakter. A cikkcsoport neve. Saját termék, vásárolt termék vagy szolgáltatás. A cikkcsoport nyilvántartására szolgáló főkönyvi számlaszám. Az a főkönyvi számlaszám, amelyre készletértékesítés esetén az eladott áruk beszerzési értéke ráfordításként könyvelésre kerül.



- Árbevétel számla:

Az a főkönyvi számlaszám, amelyre készletértékesítés esetén a nettó árbevétel összege kerül. - Vásárlási ellenszámla: Az a főkönyvi számlaszám, amely beszerzés esetén a főkönyvben a készleteket nyilvántartó számla ellenszámlája lesz, mint követel oldali számla. - Másodlagos költségszámla: Ezt a mezőt akkor kell kitölteni, ha a Szerviz / Beállítások / Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Könyvelés fülén a másodlagos költségelszámolás bejelölt. Ez esetben itt azt a főkönyvi számot kell megadni, amelyre költségelszámolás esetén a másodlagos főkönyvi tételt kell képezni. - STK állomány vált.szla: Saját termelésű készletek esetén az a, jellemzően 58-as kezdetű számlaszám, melyre a cikkek állomány-változása során másodlagos főkönyvi tételt kell képezni. A mező csak elsődleges 6-os/7-es könyvelés esetén aktív! - Ártípus: Elszámoló ár, FIFO módszer vagy mérlegelt átlagár. - Vásárlási mozgásnem: A készletnövekedés könyvelésére szolgáló mozgásnemek közül, az a mozgásnem, amely a beszerzések rögzítésére szolgál. - Mennyiségi egység: A cikk mennyiségi egysége. - Besorolás: A termék vámtarifa száma, vagy más statisztikai besorolási száma. - Termékdíj: Ezt a mezőt csak annál a terméknél kell kitölteni, amelynél a termékdíjat a számlán fel kell tüntetni, és a vevőre tovább kell hárítani. Ha a termékdíj a nettó értékesítési árban már benne van, akkor itt nem kell külön megadni. A Szolgáltatás típusú cikkcsoportba tartozó cikkekről a rendszer sem mennyiségi, sem értékbeli nyilvántartást nem vezet, ezért ennél a típusnál a főkönyvi számlák közül csak az árbevételi számla megadását kéri a program. Gyűjtők (F3) Ezen a lapon beállíthatjuk, hogy a felvitt cikkcsoportok alá tartozó cikkek esetében milyen típusú gyűjtőket szeretnénk használni (általános gyűjtő, értékesítési kód, stb.), illetve azt, hogy egy-egy cikkcsoport termékeihez milyen értékű gyűjtőkódok tartozhassanak (pl.: az 1. cikkcsoport valamennyi termékéhez az általános gyűjtőkód értéke legyen mindig 11). A készletnyilvántartás megfelelő kezeléséhez a Mennyiség 1 gyűjtőt mindenképpen használnunk kell. A rendszer bármelyik gyűjtőkód használatát csak akkor engedélyezi, ha az a gyűjtőkód-típus a Kontrolling / Törzsadatok / Gyűjtők beállítása menüpont alatt a Készlet modulhoz be van kapcsolva. A cikkcsoport felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Amennyiben meglévő cikkcsoportot akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára. Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. -6-


megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A cikkcsoport kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. (A Beviteli gomb akkor válik aktívvá, ha új csoport került felvitelre, vagy egy meglévő adataiban valamilyen módosítás történt.) Törölni (Törlés – F8) csak Szolgáltatás típusú cikkcsoportot tudunk (mivel ott nem történik készletnyilvántartás), illetve saját vagy vásárolt készlettípus esetén olyan cikkcsoportot, amelyben még nem történt készletmozgás. A Nyomtatás (F9) gomb segítségével listázhatjuk, és nyomtathatjuk a felvitt cikkcsoportokat. Első lépésként a nyomtatási előnézet jelenik meg. Ez a képernyőn nagyítható, kicsinyíthető, illetve nyomtatható a kép felső részén látható ikonok segítségével. Az Export (F6) gomb segítségével a cikkcsoportok listáját tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A „Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén a fájl mentése után megnyílik az Excel program, és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. A „Fájlnév (kiterjesztés nélkül)” mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül.

II.

Cikktörzs

A termékek és szolgáltatások törzsét, vagyis a tényleges készletkönyvelési kartonokat itt lehet felvinni. A sikeres felvitel előfeltétele, hogy legalább egy cikkcsoport és egy raktár már létezzen az állományban. Cikktörzset (adott terméket vagy szolgáltatást) felvinni az Új cikk (F5) gombra kattintva tudunk. A megjelenő ablak két részre osztott, elkülönül egymástól az Alap és könyvelési adatok (F3), és az Egyéb adatok (F7) megadása. Alap és könyvelési adatok (F3) - Cikkcsoport: - Cikkszám: - Cikknév: - Mennyiségi egység:

Az a cikkcsoport, amelyikbe a cikk tartozik. Az F12 billentyű megjeleníti a felvitt cikkcsoportok listáját. A cikk azonosító száma. A cikk megnevezése, mely a cikkcsoport nevével egyezően kerül felajánlásra, de átírható. Az elsődleges mennyiségi egység, mely a cikkcsoportban beállított adat szerint kerül felajánlásra, de átírható.



- Mennyiségi egység 2: - Nettó egységár: - Áfa %:

- Vámtarifaszám: - Termék kategória:

Másodlagos jellegű mennyiségi egység (pl.: hordók esetén az űrtartalom), azonban a rendszer csak az első mennyiségi egység alapján tartja nyilván a készleteket. Megadása nem kötelező. A készlet-analitika indításakor a nyitókészlet egységára vagy elszámoló ára, illetve beszerzési egységára. A cikk értékesítésekor alkalmazandó ÁFA kulcs. Amennyiben a cikket több ÁFA kulccsal is értékesíthetjük (pl.: belföldi eladás és export), úgy a számlák elkészítése előtt a megfelelő értékre kell módosítani az ÁFA kulcsot. Vámtarifaszám, vagy más statisztikai besorolási szám, mely a cikkcsoportban beállított adat szerint kerül felajánlásra, de átírható. Megadása nem kötelező. 2016. január 1-től megkövetelt adóhatósági ellenőrzési funkció által támasztott követelmények helyes kezelése érdekében néhány kiemelt termék, szolgáltatás értékesítése esetén a kapcsolódó jellemzők megadása szükségessé válhat a számlán. Ezeket a termékeket jelölni kell a terméktörzsben: o Szárazföldi közlekedési eszköz o Légi közlekedési eszköz o Vízi közlekedési eszköz o Ásványolaj o Árverési tétel o Dohány áru

- Cikkcsoporttól eltérő beállítások: Bejelölése esetén a cikkcsoportból átörökített alábbi adatok átírhatók, vagyis a cikkre vonatkozóan egyedivé tehetők: o Főkönyvi számlaszám o ELÁBÉ számla o Árbevétel számla o Vásárlás ellenszámla o Másodlagos költségszámla o STK állományváltozás számla o Gyűjtőkódok Miután kialakítottuk a cikktörzset, lehetőség van a nyitó készlet-mennyiségek felvitelére. A Nyitó készlet (F7) gombbal az induló (leltár szerinti) készletmennyiségeket tudjuk megadni raktári bontásban, vagyis előzetesen legalább egy raktárat létre kell hozni a programban. A felvitt mennyiségi értéket a nettó egységárként megadott összeggel szorozza a program, és ez alapján képzi a nyitókészlet értékét. A „Nyitás lezárása" menüpont futtatása után ez a lehetőség megszűnik, és ezután készletváltozás már csak valamilyen mozgásnem használatával lehetséges!



Egyéb adatok (F3) Ezen a lapon igény szerint megadhatjuk a cikk egyéb adatait (idegen név1, idegen név2, idegen cikkszám, gyártási cikkszám, vonalkód, garancia, garancia helye, ártípusok, stb.). Az Ár1-Ár5 mezők öt különböző értékesítési ár megadását teszik lehetővé. (A főmenü Törzsadatok / Törzsadatok / Partnerek menüpontjában lehetőség nyílik arra, hogy az öt árkategória valamelyikét hozzárendeljük a vevőhöz, így értékesítéskor a besorolásnak megfelelő árat kínálja a program.) A cikk felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Amennyiben meglévő cikkszámot akarunk módosítani, akkor a Lista (F2) lapon rá kell állnunk annak sorára. Segítségül a Rendezés mezőben beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A cikkszám kiválasztása után a Szerkesztés (F4) gombbal adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. Törölni (Törlés – F8) csak olyan cikket tudunk, amely Szolgáltatás típusú cikkcsoportba tartozik (hiszen ott nem történik készletnyilvántartás), illetve saját vagy vásárolt készlettípus esetén olyan cikkszámot, amelyben még nem történt készletmozgás. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

III. Mozgásnem A mozgásnemek a készletváltozások kategorizálására szolgálnak (pl.: vásárlás, felhasználás, leltárhiány, többlet, stb.). A készletmozgások szabadon definiálhatók, de a program rendelkezik automatikusan létrehozott, belső mozgásnemekkel is (pl.: nyitás, szállítólevél, számlázás, stb.), melyek a „Belső mozgásnemek megjelenítése” kapcsolóval válnak láthatóvá. A belső mozgásnemek módosítására nincs lehetőség. Az értékesítés készletmozgásának rögzítése a készletnyilvántartásban a számlázáson keresztül automatikusan történik. Új mozgásnemet az Új mozgás (F5) gombbal tudunk felvinni. A megjelenő ablak két részre osztott, elkülönül egymástól az Alapadatok (F2) és a Beállítások (F3) megadása. Alapadatok (F2) - Azonosító:

A mozgásnem egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter.



- Megnevezés: A mozgásnem neve. - Jelleg: A mennyiségi vagy értékbeli változás irányát jelöli. + készletnövekedés – készletcsökkenés R raktárközi forgalom E értékhelyesbítés (mennyiségi változás nélkül) Beállítások (F3) Itt a mozgásnem alkalmazásához kapcsolódó főkönyvi könyvelést kell beállítani, a tartozik és követel számlák kijelölésével. A mozgásnem jellegétől függően a cikkhez tartozó főkönyvi szám paraméterét (FK) a program a megfelelő (növekedés esetén tartozik, csökkenés esetén követel) mezőbe automatikusan beilleszti. A 6-7 számlaosztály használata esetén másodlagos költségszámla is megadható. A főkönyvi számok megadása az alábbi módszerekkel történhet: -

-

-

-

speciális rövidítések használatával, amelyek hivatkozást jelentenek a cikktörzsben rögzített főkönyvi számlákra, így a rendszer az ott beírt számokra könyvel. Például vásárlás esetén T: FK - K: VE A rövidítések az alábbi, cikkcsoportban definiált főkönyvi számlákat helyettesítik: FK: a cikk főkönyvi számlaszáma EL: a cikk értékesítésekor az ELÁBÉ főkönyvi számlaszáma AR: a cikk értékesítésekor az árbevétel főkönyvi számlaszáma VE: a vásárláskor alkalmazott ellenszámla MK: másodlagos költségszámla STK: saját termelésű készlet állomány változásának számlája közvetlen módon, a számlaszámok konkrét megadásával Például vásárlás esetén T: FK - K: 269 Ebben az esetben a könyvelést a rendszer csak a megadott számokra tudja elvégezni, módosításukra a mozgás rögzítésekor már nincs lehetőség. a „?” karakter használatával egy karakter helyettesítésére Például vásárlás esetén T: FK - K: 269? Ebben az esetben a mozgás rögzítésekor a számadatok nem módosíthatók, de utánuk (a ? helyére) bármilyen szám beírható (de csak egy karakter, mely létező főkönyvi számot ad meg), így szélesebb a választható számlaszámok köre. a „*” karakter használatával több karakter helyettesítésére Például vásárlás esetén T: FK - K: 269* Ebben az esetben a mozgás rögzítésekor a számadatok nem módosíthatók, de utánuk (a * helyére) bármi beírható (akár több számjegy is, mely létező főkönyvi számot ad meg), így szélesebb a választható számlaszámok köre. Felhasználás mozgásnemnél például célszerű Tartozik számláként az „51*” felvitele. a „0” karakter használata csak a másodlagos költségszámla mezőjébe írható, melynek lényege, hogy a mozgásnem használata esetén a másodlagos költségszámla mező nem tölthető ki.

Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 10 -


A mozgásnem felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Amennyiben meglévő mozgásnemet akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára. Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A mozgásnem kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. Törölni (Törlés – F8) csak olyan mozgásnemet tudunk, amellyel még nem történt készletmozgás. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

IV. Sávos engedmény A menüpont egy fejlesztés alatt álló funkcióhoz készült. Használata akkor indokolt, ha a vevőknek a vásárlási értéktől függő árengedmény kívánunk adni. Az itt felvitt árengedmények csak a sávos engedmény alkalmazására kijelölt partnerek (Főmenü / Törzsadatok / Törzsadatok / Partnerek menüpont alatt állíthatók be) részére történő számlázásnál veszi figyelembe a program. Ebben az esetben az ártípus alapján beolvasott értékesítési egységárat a megadott százalékkal csökkenti a program, és csökkentett egységáron számlázza a terméket. Új engedménysáv felvitele az Új engedmény (F5) gombbal lehetséges. Ezt követően az alábbiakat kell megadni: - Kód: Az engedménysáv egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter. - Alsóhatár: Az a minimális vásárlási érték, melyre alkalmazható az engedmény. - Felsőhatár: Az a maximális vásárlási érték, melyre alkalmazható az engedmény. - Engedmény: Az engedmény százalékban kifejezett mértéke. Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Engedményt törölni annak során állva, a Törlés (F8) gombbal tudunk. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.



V.

Raktár

Az egymástól elkülönülő raktárak, telephelyek azonosítására szolgál. A Készlet modul használatához minimum egy raktárt létre kell hozni. Új raktárt felvenni az Új raktár (F5) gombbal lehetséges. Ezt követően az alábbiakat kell megadni: - Azonosító: A raktár egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter. - Név: A raktár megnevezése. Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Amennyiben meglévő raktárt akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára. Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A raktár kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. Törölni (Törlés – F8) csak olyan raktárt tudunk, amellyel kapcsolatban még nem történt készletmozgás. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

VI. Számla könyvelési sémák Ez a menüpont akkor működik, ha a Készlet / Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Készlet fülén a „Számlák könyvelése egyedi sémák alapján” opciót bekapcsoltuk. Felvehetünk több könyvelési sémát, melyek használatával a számlázáshoz kapcsolódó főkönyvi könyvelés variációi előre definiálhatók. Új sémát felvenni az Új csoport (F5) gombbal lehetséges. Ezt követően az alábbiakat kell megadni: - Név: - ELÁBÉ számla: - Árbev. számla:

A séma egyedi megnevezése. Az a főkönyvi számla, melynek tartozik oldalára számlázáskor az eladott áru beszerzési értékét kell könyvelni. Az F12 gomb megjeleníti a számlatükröt, melyből a számlaszám kiválasztható. Az a főkönyvi számla, melynek követel oldalára számlázáskor a nettó árbevételt kell könyvelni. Az F12 gomb megjeleníti a számlatükröt, melyből a számlaszám kiválasztható.



Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Meglévő sémát törölni a Törlés – F8 gombbal tudunk. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos.

VII. Nyitás lezárása Erre a menüpontra a Készlet modul indításakor van szükség, vagyis amikor a készlet nyitó értékét nem lehet az előző évi záró értékekből átvenni. (Az előző évi adatbázis alapján történő nyitás leírása külön pontban olvasható.) A nyitó adatok felvitele és ellenőrzése után ezzel a menüponttal lehetséges a nyitó állomány lezárása. A nyitás lezárását az első tárgyévi mozgás rögzítése előtt kell elvégezni. A nyitás lezárását követően a gomb szürkévé válik, és a következő évek állományaiban is szürke marad.

C. BEÁLLÍTÁSOK A program által nyújtott egyedi felhasználási lehetőségeket, illetve egyéb saját funkciókat tartalmazó menü.

I.

Készlet- és számlabeállítások A készletnyilvántartás sajátosságainak, illetve főkönyvvel való kapcsolatának beállítási helye.

I.1.

Készlet Számlák könyvelése egyedi sémák alapján: Beállítása esetén a program a számlázás során kiválasztott egyedi séma alapján könyveli az árbevételt, illetve az eladott áruk beszerzési értékét. Szállítólevél készítése: Beállítása esetén lehetőség nyílik szállítólevelek kiállítására. Szállítólevél példányszám: Itt adható meg, hogy a szállítóleveleket hány példányban szeretnénk nyomtatni. A másolati példányok nyomtatása utólag, a Szállítólevelek keresése menüpontban lehetséges.



Munkaszám 2 (ügynökkód) partnertörzsből: Ha a főmenü Törzsadatok / Törzsadatok / Partnerek menüpontja alatt a partnerekhez Ügynökkódot adtunk meg, és itt bekattintjuk ezt a kapcsolót, akkor a számlák könyvelésekor a Munkaszám 2 mezőbe bekerül a partner ügynökkódja. Ennek segítségével a főkönyvi adatokból kigyűjthető az ügynökök által teljesített árbevétel. Készletváltozási bizonylat nyomtatása: A kapcsoló bekattintásával a program minden készletmozgást követően (raktári beszerzés, raktári kiszállítás, számla vagy szállítólevél készítés, stb.) elkészít egy készletváltozási bizonylatot is. Készletváltozási bizonylat példányszám: A kinyomtatandó bizonylat példányszámát lehet itt megadni. Utólagosan a Készlet könyv. / Lekérdezések / Készlet bizonylatok keresése menüpont alatt lehet kinyomtatni a mozgások listáját, dátumra illetve bizonylatszámra szűrve is. Teljesítés dátuma szállítólevél dátumából: Beállítható, hogy szállítólevélből készülő automatikusan a szállítólevél dátuma legyen.

számlákon

a

teljesítés

dátuma

Cikkcsoport szűrése helyiérték szerint: Azokban az esetekben, amikor a cikkcsoport felépítésében minden helyiértéknek külön jelentősége van (pl.: 131 jelentése 1-Főszerkezet 3-Alaplapok 1-Sablonok), akkor bekattintása esetén a lekérdező ablakokon a cikkcsoport mezői rovátkákkal tagoltak, és lehetőség van például csak a 2. helyiértéket beírni. Így például azokat a cikkcsoportokat listázza a program, melyek második számjegye 3-as. Lekérdezéseknél „ig” paraméter felajánlása: A kapcsoló bekattintása esetén a lekérdezéseknél a „-tól” keresési paraméter megadását követően a program automatikusan felajánlja a keresett értéket az „ig” keresési feltételnél is. Ez akkor segítség, ha általában csak egy cikkcsoportra, cikkszámra stb. keresünk rá, nem pedig intervallumra. Leltározás könyv szerinti menny. szerint: Ez a funkció nem használható.

I.2.

Számlázás Engedmény megadása számlázáskor: A számlakészítő ablakban az Engedmény mező aktívvá tehető ezzel a kapcsolóval. Ha nem fordul elő a számlákon engedmény, nincs szükség a bekapcsolására. Számlázás kezdése tétel ablakon:



A számlakészítő ablakban a Tételek fül jelenik meg alapértelmezettként (elsőként), vagyis itt indul a számlázás. (Egyébként a Vevő, számla adatok füllel indul a számlakészítés.) Számla és szállítólevél tárolása nyomtatással: Beállításával a számla vagy szállítólevél rögzítését követően megtörténik annak nyomtatása. Kikapcsolása esetén nincs azonnali nyomtatás, így a számlák utólag, a Készlet / Számlázás / Számlák keresése, módosítása menüpontból, míg a szállítólevelek a Készlet / Számlázás / Szállítólevelek keresése menüpontból nyomtathatók. Nyomtatási előnézet: A kinyomtatásra kerülő számla vagy szállítólevél nyomtatási előnézetét jeleníti meg ellenőrzés céljából. Hibás dokumentum esetén innen még visszaléphetünk a számlakészítő ablakra, ahol a hiba korrigálható, vagy a számlakészítés tárolás nélkül megszakítható. A kapcsoló akkor aktív, ha a Számla és szállítólevél tárolása nyomtatással funkciót is bekapcsoljuk. Számla összevont könyvelése: Bekattintása esetén a számlán szereplő tételek főkönyvi könyvelése összevontan történik. Az összevonhatóságot befolyásolja a termékek ÁFA kulcsa, árbevételi számlája, illetve a gyűjtőkódok. Amennyiben ezen adatok egy számlán belül eltérőek, úgy az összevonás csak olyan mértékben történik meg, ahogyan azt az adatok különbözősége lehetővé teszi. Az összevont könyvelési tételek szövegében a számla száma szerepel. A funkció kikapcsolása esetén a számlán szereplő valamennyi termék nettó és ÁFA értéke külön könyvelési tételt eredményez. Ez esetben a könyvelési tételek szövegében a termék neve szerepel. Számla példányszám: Itt adható meg, hogy közvetlenül a számlakészítés után hány példányban szeretnénk a számlákat nyomtatni. A másolati példányok nyomtatása utólag, a Számlázás / Számlák keresése, módosítása menüpontban lehetséges. Elektronikus számla példányszám: A mező elektronikus számlák készítésének jogosultsága esetén aktív. Értéke jellemzően 1 vagy nulla, mely azt szabályozza, hogy a számlák elektronikus, XML formátumának elkészítését követően a program nyomtasson-e számlaképet, vagy sem. Az elektronikus számlázás használatát külön leírás tartalmazza. Számla kontírozva: A számlán megjelenik a termékhez rögzített árbevétel főkönyvi számlaszám is, ezzel könnyítve a könyvelés kijelölésének folyamatát.



Számla cikkszámmal / termékkóddal: A számlán megjelenik a számlázott termék belső kódja, cikkszáma. Mennyiség 2 nélkül nyomtat: A számlán a második mennyiség adata nem jelenik meg. Számlázás kezdése fk. számmal: A számlázás indításakor a Vevő számlaszám mezőben villog a kurzor, így a vevő főkönyvi szám szerinti kiválasztásával indul a számlakészítés. Ellenkező esetben a Partner mezőben, név szerinti vevőválasztással indul a számlázás. Általános gyűjtő egyéb adatokba (számla): A számlán a termék neve alatt megjelenik az általános gyűjtőkód. Teljesítés dátuma a mai dátum (helyesbítő számla): Helyesbítő számla készítésekor a teljesítés dátumaként felajánlásra kerül az aktuális napi dátum, amely módosítható. Fizetési határidő a teljesítés dátumából: A fizetési határidőt alapvetően a számla keltéhez viszonyítva számítja a program. (Számla dátuma + fizetési napok száma = fizetési határidő.) A kapcsolóval a fizetési határidő a teljesítés dátuma alapján kerül kiszámításra. Időszak kitöltése a teljesítés dátumából: Bekapcsolása esetén a számlázáskor (ill. szállítólevél készítésekor) a teljesítési dátum hónapjával egyezően állítja be a program az időszakot (kivéve sztornózáskor). Boríték nyomtatása feladóval: Amennyiben a nyomtató alkalmas rá és megfelelőek a beállításai, úgy a Számlák keresése menüpontban lehetőség van a vevők részére borítékot nyomtatni. A kapcsoló beállítása esetén a borítékra feladóként rákerül a számla kibocsátójának neve és címe. Gyűjtők megadása kötelező: A kapcsoló beállítása esetén az alkalmazott gyűjtőkódok mezőjét kötelező kitölteni. Közhatalmi számla készítése: A Készlet modulban ez a kapcsoló inaktív. Utazási iroda számlázás: A Készlet modulban ez a kapcsoló inaktív. Gyűjtőkódok utólagos közös megadása: Bekapcsolása esetén a számla elkészítése után megjelenik egy ablak, melyen egységesen megadhatók a számlázott termékekre vonatkozó gyűjtőkódok. Ezek a



kódok a számla tételeinél kitölthető (aktív), de üresen hagyott gyűjtők helyére rögzülnek, így az előzőleg beírt gyűjtőkódokat nem módosítják. MSZSZE számlázás: A Készlet modulban ez a kapcsoló inaktív. Megrendelésszám ismétlődésének figyelése: Bekapcsolása esetén korábbi számlákon már szereplő megrendelésszám beírása után a program figyelmeztet, és felsorolja azokat a számlákat, melyeken a beírt szám már szerepelt. Számlatételek csoportosítása nyomtatáskor: Az itt található kapcsoló alapértelmezett beállítás, de számlakészítéskor a Tételek ablakon is módosítható a működés. Használata esetén az azonos cikkszámmal, egységárral és ÁFA kulccsal számlázott termékek mennyiségi és értékbeli adatai összevonva, egy soron jelennek meg a számlán. A termékekhez felvitt egyéb adatok szintén összevonva, egymás után jelennek meg (a maximális hossz 255 karakter lehet). A számlamásolatok, illetve módosító vagy érvénytelenítő számlák az eredeti számla beállítása alapján kerülnek nyomtatásra. Csekkes számla formátuma Nyomdai úton előállított, postai csekkel ellátott papírra történő számlázás szerződésmódosítást követően, egyedi kód birtokában lehetséges. A csekkel ellátott, perforált papír biztosítása a felhasználó feladata. A kapcsoló mellett kiválasztható, hogy a használt papír mérete A4-es szabvány szerinti, vagy egyedi (ME). Nyomtatáskor a program a papírformátumnak megfelelően helyezi el az adatokat, és kitölti a csekk rovatait is. Csekkes számla kiállítására csak a Számlázás / Számlakészítés / Magyar nyelvű forintos menüpontban van lehetőség, a „GHUN_CSEKK1” formátum kiválasztásával. A „GHUN_CSEKK1” formátum mellett kiválasztható, hogy a csekkes papír mérete A4-es szabvány (A4) szerinti, vagy egyedi (ME) legyen. A program a számlák valamennyi eredeti és másolati példányát csekkes formátumban nyomtatja, de a nyomtatóba csekkes papírt helyezni csak a vevő részére továbbítandó példány nyomtatásához szükséges. Számlázásnál blokknyomtató használata: Kizárólag a Készlet modulban működő funkció. Aktiválása szerződésmódosítást követően, egyedi kód birtokában lehetséges. Bekacsolása esetén a számlákat – nyomtatási előnézet nélkül – a számítógéphez csatlakoztatott blokknyomtató készíti el, ezért azok formátuma egyedi. Blokknyomtató port: Itt állítható be a nyomtatási port, melyen a számítógép a nyomtatóval kommunikál.



Blokknyomtató bal margó: A blokk bal oldali margójának értéke, vagyis a papír bal szélétől üresen hagyott karakterek száma. Vevő e-mail címének megjelenítése: Elektronikus számlaküldés esetén a partneradatoknál rögzíthetjük a vevő számlabefogadásra alkalmas e-mail címét. Számlán történő megjelenítését a jelölő négyzetben történő jelöléssel kérhetjük.

I.3.

Deviza Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik: Amennyiben a cég számviteli politikája alapján követeléseit és ÁFA kötelezettségét azonos árfolyamon értékeli, ezt a funkciót be kell kattintani. Ez esetben ugyanis a számlázás során egyetlen árfolyam-mező jelenik meg, illetve a beállításokban nincs szükség Devizás ÁFA átvezetési számla megadására. Devizás ÁFA átvezetési számla: Idegen devizában kiállított számla esetén a cég választásától függően eltérő árfolyamon is értékelhető a követelések és az ÁFA összege. Ekkor a vevőkövetelés értékelése a cég számviteli politikájában meghatározott árfolyamon történik, míg az ÁFA bevalláshoz eltérő árfolyamon történik a forintosítás. Az eltérő értékelés könyveléséhez technikai számla szükséges. Ezen a számlán fog megjelenni az ÁFA két eltérő árfolyamú értékéléséből adódó különbözet, melyet később egy külön könyvelési tételben árfolyam-különbözetként rendezni kell. Amennyiben az „Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik” funkció nincs bekattintva, úgy ez a mező nem maradhat üres.

I.4.

Előleg Az előlegszámlák és azokhoz kapcsolódó végszámlák készítése a szokásostól eltérő módon történik (lásd: Előlegszámla és végszámla készítése fejezetet). Az előlegszámlák készítésének egyik feltétele, hogy rendelkezzünk olyan számlatömbbel, melyben kizárólag előlegszámlák készülnek. Ehhez a Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban kell olyan számlatömböt felvennünk, melynél bekattintjuk az „Előlegszámla” kapcsolót. Könyvelés módja: Egyszerű Fentieken túl a helyes könyveléshez előre meg kell adnunk két főkönyvi számot. Az első a vevőktől kapott bruttó előlegek nyilvántartására szolgáló számla (pl.: 453), a második az ilyen tételek ÁFA tartalmának elszámolására használt számla (pl.: 368). Megadni csak a számlatükörben létező főkönyvi számokat lehet.



Példa a vevőktől kapott előleg egyszerű kezelésének lépéseire 1. Elkészül az előlegbekérő levél, mely alapján nem könyvelünk semmit! 2. Az előleg-összeg beérkezésekor a kapott előlegről számlát kell kiállítani, melyre rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést. A számlán a teljesítés dátuma az előleg-összeg átvételének, jóváírásának napja. Ez a számla lesz az ÁFA bevallás bizonylata. Az előlegszámla kiállítása nem eredményez könyvelési tétel, vagyis a jóváírt előleget és a kapcsolódó ÁFA-fizetési kötelezettséget manuálisan kell könyvelni a főkönyvben: 384 - 453 368 - 467

127.000 27.000

Vevőtől kapott előleg bruttó összege ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000)

3. Végszámla kiállításakor a program által képzett főkönyvi tételek: 311 - 911 400.000 Teljes nettó árbevétel 311 - 467 108.000 Teljes ÁFA összeg (adóalap: 400.000) A számlán fel kell tüntetni a teljes ellenértéket valamint azt, hogy a 127.000 Ft előlegbefizetés történt, így pénzügyileg 381.000 Ft teljesítendő. Előleg beszámításának könyvelését a program automatikusan végzi: 453 - 311 127.000 Előleg bruttó összegének átvezetése a végszámla azonosítójára Fizetendő forgalmi adó helyesbítését a program szintén automatikusan könyveli: 467 - 368 27.000 előleggel kapcsolatos ÁFA köt. visszavezetése (adóalap: 100.000)

Könyvelés módja: Átvezetéssel Amennyiben az előlegszámla készítésekor szeretnénk ahhoz automatikus könyvelést kapcsolni, úgy kattintsunk az Átvezetéssel kapcsolóra. Ez esetben két átvezetési számla megadása szükséges (például a kapott bruttó előlegek átvezetésére szolgáló számla: 459, és az előleg ÁFA tartalmának átvezetésére használt számla: 369). Megadni csak a számlatükörben létező főkönyvi számokat lehet.

Példa a vevőktől kapott előleg átvezetéssel történő kezelésének lépéseire 1. Elkészül az előlegbekérő levél, mely alapján nem könyvelünk semmit! 2. Az előleg-összeg beérkezésekor a kapott előlegről számlát kell kiállítani, melyre rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést. A számlán a teljesítés dátuma az előleg-összeg átvételének, jóváírásának napja. Ez a számla lesz az ÁFA bevallás bizonylata. Az előlegszámla kiállításakor az alábbi tételek automatikusan bekerülnek a főkönyvbe: 459 - 453 368 - 369

127.000 27.000

Vevőtől kapott előleg bruttó összege ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000)

A jóváírt előleget és a kapcsolódó ÁFA-fizetési kötelezettséget manuálisan kell könyvelni a főkönyvben: 384 - 459 127.000 Vevőtől kapott előleg bruttó összege 369 - 467 27.000 ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000) Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 19 -


3. Végszámla kiállításakor a program által képzett főkönyvi tételek: 311 - 911 400.000 Teljes nettó árbevétel 311 - 467 108.000 Teljes ÁFA összeg (adóalap: 400.000) A számlán fel kell tüntetni a teljes ellenértéket valamint azt, hogy a 127.000 Ft előlegbefizetés történt, így pénzügyileg 381.000 Ft teljesítendő. Előleg beszámításának könyvelését a program automatikusan végzi: 453 - 311 127.000 Előleg bruttó összegének átvezetése a végszámla azonosítójára Fizetendő forgalmi adó helyesbítését a program szintén automatikusan könyveli: 467 - 368 27.000 előleggel kapcsolatos ÁFA köt. visszavezetése (adóalap: 100.000)

I.5.

Szövegek A számlákon gyakran előforduló, fizetési módokhoz köthető szövegek előzetesen rögzíthetők ebben a menüpontban. Ezek a szövegek a megjegyzés rovatban, láblécként jelennek meg a számla végén. Szöveg tárolható készpénzzel, átutalással, csekkel, bankkártyával teljesítendő, már teljesített, továbbá utánvétellel vagy barterrel kiegyenlített számlázás esetére. Lehetőség van a számla illetve szállítólevél fejlécén megjelenő információk megjelenítésére is. a „Szöveg a számla fejrészében” menüponttal. Az itt bevitt adatok megjelennek a kiállított számlán a számlakibocsátó azonosítására szolgáló adatok között. Olyan információk rögzítését lehet itt elvégezni, melyeket a felhasználó feltétlenül fel szeretne tüntetni a számlán cégadatai között, pl. FELIR kód. A beírt adatoktól függően a számla fejrésze rugalmasan változik. A beírt szövegek formázhatók, majd az azonosításukra szolgáló név megadásával elmenthetők.

I.6.

Főkönyvi kapcsolat Itt kell beállítani, hogy a készletmozgások és a főkönyv között szükséges-e adatforgalmi kapcsolat, illetve a készletekről év közben kell-e értékbeni nyilvántartást vezetni. A Készlet és Főkönyv modulok közötti adatfeladást aszerint kell beállítani, hogy a vállalkozó a készletek évközi elszámolását hogyan határozta meg számviteli politikájában. Főkönyvi könyvelés Amennyiben a „Főkönyvi könyvelés” jelölőnégyzetét üresen hagyjuk, úgy a Készlet modul a főkönyvtől teljesen elkülönítve működik, vagyis nem történik automatikus adattovábbítás. Ez esetben a kiállított számlákat, illetve a készletérték változását a felhasználónak kell lekönyvelnie a főkönyvben.



Amennyiben a „Főkönyvi könyvelés” jelölőnégyzetét bekattintjuk, úgy a készletszámlázás alrendszer kapcsolódik a főkönyvi rendszerhez, vagyis adatokat továbbít a főkönyvbe. A kapcsolat három különböző módon állítható be. A második és harmadik fokozat mindegyike magába foglalja a korábbi fokozat(ok) működését, és azokat funkciókkal bővíti. A „Főkönyvi könyvelés” beállítása a nyitó mennyiségek megadása, illetve az első készletmozgás felvitele előtt módosítható, azt követően már nem. Csak a számlázás könyvelődik A kapcsoló bekattintása esetén csak az értékesítésekről kiállított számlák adatait (vevő, árbevétel és ÁFA könyvelését) adja fel a program a főkönyvbe, mely adatok automatikusan, azonnal könyvelésre kerülnek (pl.: T: 311001 – K: 911, T: 311001 – K: 4671). A készletnövekedésekről, illetve csökkenésekről a modul nem továbbít adatokat a főkönyvbe, így a változásokat manuálisan lehet könyvelni. Folyamatos értékbeni nyilvántartást nem vezet Ez esetben a Készlet és Főkönyv közötti integrált kapcsolat működése az alábbi: Készletbeszerzések kezelése A beszerzés könyvelése azonnal és automatikusan rögzül a főkönyvben, az adott cikk vásárlási mozgásneméhez beállított főkönyvi számokra. A főkönyvi tétel bizonylatszáma, időszaka és dátuma a Készlet modulban rögzített adatokkal egyező lesz. A vásárlások könyvelésének egyik módja a vásárlási ellenszámla használata. Ez esetben a „Vásárlás ellenszámla a …… oldalon” beállításnál válasszuk a Követel oldalt. Példa: A Vásárlás mozgásnem könyvelési beállítása: T: FK (a cikk főkönyvi száma) - K: VE (a cikk vásárlási ellenszámlája) A cikkhez definiált főkönyvi számok: FK (a cikk főkönyvi száma): 261 VE (a cikk vásárlási ellenszámlája): 269 A beszerzés könyvelési tétele:

T: 261 – K: 269

A példa szerint nincs szükség a szállítók főkönyvi számlaszámainak ismeretére, a szállítói számla könyvelése a főkönyvben elkülönülten történik meg, a vásárlási ellenszámlával szemben (pl.: T: 269 – K: 454xxx). Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 21 -


A Készlet modulból elérhető, kiegészíthető és módosítható a szállítók partnertörzse, így a vásárlási mozgásnem könyvelésének beállításakor Követel oldali számlaként közvetlenül a beszállító partner is megadható (vásárlási ellenszámla helyett). Ez esetben a „Vásárlás ellenszámla a …… oldalon” beállításnál válasszuk a Tartozik oldalt. Amennyiben a vásárlások rögzítésekor követel oldalon szállítói számla áll, úgy kapcsolódó tételként megtörténik a levonható ÁFA könyvelése is. Példa: A Vásárlás mozgásnem könyvelési beállítása: T: FK (a cikk főkönyvi száma) - K: 454* (a szállító főkönyvi száma) A cikkhez definiált főkönyvi számok: FK (a cikk főkönyvi száma): 261 A beszerzés könyvelési tétele:

T: 261 – K: 454001 T: 4661 – K: 454001

Számlázás kezelése Készletértékesítés esetén a kiállított számla alapján a vevő, az árbevétel és az ÁFA azonnal könyvelésre kerül a főkönyvben (pl.: T: 311001 – K: 911, T: 311001 – K: 4671). A számla elkészültével egyidejűleg a készletcsökkenés elszámolásra kerül az analitikában, de a készletváltozás főkönyvi tétele nem adható fel a főkönyvbe. Egyéb készletmozgások kezelése A fenti leírásnak megfelelően a készletmozgások közül a vásárlás a rögzítéssel egyidejűleg a főkönyvi könyvelésben is megjelenik. Az egyéb készletmozgások (értékesítés, felhasználás, visszavételezés, leltártöbblet, leltárhiány, stb.) a készletrendszerben rögzítésre kerülnek, de a főkönyv felé nem adhatók fel. Például számlázáskor rögzítésre kerül a készletrendszerben az ELÁBÉ elszámolása (T: 814 - K: 261), de ez nem adható át a főkönyvi adatbázisnak. Ennél a beállításnál a főkönyvi készlet megállapítása és könyvelése az időszak végi leltár alapján történik meg. Folyamatos értékbeni nyilvántartást vezet Ez esetben az integrált rendszerben a főkönyvi kapcsolat működése az alábbi: Készletbeszerzések kezelése Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 22 -


A vásárlások könyvelése az előző pontban (Folyamatos értékbeni nyilvántartást nem vezet) leírtak szerint történik, vagyis a beszerzés könyvelése azonnal és automatikusan rögzül a főkönyvben, a beszerzés mozgásneméhez beállított főkönyvi számokra. A főkönyvi tétel bizonylatszáma, időszaka és dátuma a Készlet modulban rögzített adatokkal egyező lesz. Ez alapján a beszerzések főkönyvi könyvelése történhet ütköző számla használatával, vagy közvetlenül a beszállító partner főkönyvi számára. Mindkét lehetőség beállításai, illetve példája megtalálható az előző pontban (Folyamatos értékbeni nyilvántartást nem vezet) leírtaknál. Számlázás kezelése A számlázás könyvelése az előző pontban (Folyamatos értékbeni nyilvántartást nem vezet) leírtak szerint történik, vagyis a kiállított számla alapján a vevő, az árbevétel és az ÁFA azonnal könyvelésre kerül a főkönyvben (pl.: T: 311001 – K: 911, T: 311001 – K: 4671). A számla elkészültével egyidejűleg a készletcsökkenés is elszámolásra kerül, a beállításoknak megfelelően főkönyvi tétel is képződik, és az feladható a főkönyv felé. A készletváltozások tételeinek feladása összevontan történik, és a Készlet könyvelés / Készlet feladás menüpontban végezhető el. Egyéb készletmozgások kezelése A fenti leírásnak megfelelően a készletmozgások közül a vásárlás a rögzítéssel egyidejűleg megjelenik a főkönyvi könyvelésben is. Az egyéb készletmozgások (értékesítés, felhasználás, visszavételezés, leltártöbblet, leltárhiány, stb.) a felhasználó által megválasztott időpontban kerülnek feladásra a főkönyv felé. (Ajánlott havonta elvégezni, de lehet akár naponta, vagy kéthetente is feladni.) A készletváltozások tételeinek feladása összevontan történik, és a Készlet könyvelés / Készlet feladás menüpontban végezhető el. Az összevonás következtében például egy készletcsoport valamennyi ELÁBÉ tétele egyetlen tételben kerül feladásra a főkönyv felé, amennyiben a gyűjtőkódok miatt nem szükséges további bontás.

I.7.

Számlatömb ellenőrzés Beállítható a Számlatömb – Főkönyvi számlaszám kapcsolat figyelése, amely ellenőrzi, hogy a kiválasztott számlatömbben csak olyan vevő részére készülhessen számla, aki az összerendelés során megadott vevőcsoportba tartozó főkönyvi számlaszámmal



rendelkezik. A számlázás során értelmezhető Számlatömb – Vevőszámla-csoport összerendeléseket a következők szerint lehet megadni: 1. Kattintsunk be a „Számlatömb-vevőszámla kapcsolat ellenőrzése” jelölőnégyzetet. 2. A számlatömbök listájáról válasszunk ki egy tömböt (pl.: Belföldi). 3. A Vevőszámla-csoport mezőbe írjuk be a választott tömbben számlázható vevőszámok kezdetét (pl.: 311). Egyszerre csak egy vevőszám-kezdet adható meg! 4. Kattintsunk a Bevitel gombra. 5. Ha a kiválasztott tömbben (pl.: Belföldi) más kezdetű vevőszámok is értelmezhetők, ismét válasszuk ki a számlatömböt. 6. A Vevőszámla-csoport mezőbe írjuk be azt a vevőszámla-kezdetet, amely a tömbben szintén elfogadható (pl.: 312). 7. Ismét kattintsunk a Bevitel gombra. 8. A fentiek szerint adjuk meg a további számlatömb-vevőcsoport kapcsolatokat is (pl.: Előleg – 315, Devizás – 316). 9. A Rendben gombra kattintva lépjünk ki a menüpontból. Fenti teendőket új évi számlázás indításakor ismételten be kell állítani, mivel az összerendelések csak az adott évi számlatömbökre vonatkoznak. A megfelelő kapcsolatok beállítása után számlakészítéskor a program ellenőrzi a kiválasztott tömb és vevő kapcsolatának helyességét. Hibás választás esetén figyelmeztetést kapunk, illetve nem készül el a számla.

II.

Éves nyitás (készlet)

A nyomógomb abban az esetben aktív, amennyiben adott évben még nem történt meg a készlet-analitika átvétele az előző évi állományból, ami évente csak egyszer futtatható folyamat. A készlet-nyitást az első új évi mozgás rögzítése előtt kell elvégezni. A nyitásnak nem feltétele az előző évi könyvelés befejezése, vagyis az új évi állományban rögzíthetők előző évi dátumú mozgások is. A nyitási teendők részletes leírása megtalálható a Dimenzió Kft. honlapján, a Letöltések / Leírások menüpontban (www.dimenzio-kft.hu).

III. Előző év főkönyvi tételei Ebben a menüpontban listázhatók az új évi készlet-analitika megnyitását követően előző évi dátummal rögzített készletmozgások főkönyvi tételei. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 24 -


Az előző évet érintő tételek nem kerülnek feladásra a tárgyévi főkönyvbe, mivel azokat még az előző évi főkönyvbe kell feladni. Nyomtatás (F10) Első lépésként a tételsor nyomtatási előnézete jelenik meg. Ez a képernyőn nagyítható vagy kicsinyíthető, illetve nyomtatható a kép felső részén látható ikonok segítségével. Feladás készítése (F7) A menüpont lehetőséget ad az előző évi főkönyvi tételekből olyan feladás-fájl készítésére, mely a tételeket összevontan tartalmazza, és az előző évi főkönyvben fogadható. Feladandó bizonylatok A program felajánlja az utolsó feladás óta készített bizonylatok intervallumát. Amennyiben korábbi feladást kell megismételnünk, írjuk át a tartomány kezdő sorszámát az első feladandó bizonylat sorszámára, vagy 1-re (ekkor a program az összes tételről elkészíti a feladás fájlt). Forrásazonosító A program felajánlja az állomány forrásazonosítóját, mely a tételt létrehozó adatállományt, mint keletkezési helyet határozza meg. Amennyiben az adatbázis minden tétele egyforma forrásazonosítón szerepel, ezt az értéket ne módosítsuk. Megváltoztatására csak akkor lehet szükség, ha az állomány bizonylatai eltérő forrásazonosítókat tartalmaznak. Ez esetben a feladásba csak a megjelölt forrásazonosító tételei kerülnek be. Feladás helye A feladás fájl elkészítésének helyét, vagyis a célkönyvtárat kell meghatároznunk. Az útvonal megadható kézi beírással, valamint a tallózó gomb segítségével. A fájl neve és kiterjesztése alapértelmezés szerint „dsfelad.fff”, melyben a név megváltoztatható, de a kiterjesztés nem. Export (F6) A listát tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A „Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén a fájl mentése után megnyílik az Excel program, és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. A „Fájlnév (kiterjesztés nélkül)” mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül.



D. KÉSZLET KÖNYVELÉS Ebben a menüpontban történik a készletváltozások rögzítése. Azokat az értékesítéseket, melyekről a programban szállítólevél vagy számla készül, nem kell külön rögzíteni, mivel a szállítólevél vagy számla elkészítésekor automatikusan megtörténik a készletváltozások regisztrálása. Mérlegelt átlagáron nyilvántartott cikkek esetén a készletnövelő tételek rögzítése után új átlagárat számít a program. Mérlegelt átlagár vagy FIFO módszer szerinti nyilvántartás esetén fontos a mozgások időrendben történő rögzítése, mivel eltérő esetben a csökkenésekhez számított árak tévesek lehetnek.

I.

Raktári beszerzések

A menüpont a készletnövekedések, illetve mennyiség nélküli értékváltozások rögzítésére szolgál. Csak a szükséges paraméterek és törzsadatok (főkönyvi számok, cikkcsoportok, cikkszámok, mozgásnemek, raktárak, stb.) felvitele, illetve a nyitás lezárása után tudjuk használni. A hiányzó törzsadatokról a menügombra történő kattintás után üzenet értesít. Amennyiben nincs hiányzó törzsadat vagy beállítás, úgy megjelenik az adatbeviteli ablak. Az ablak mezőiben állva az F12 gomb segítségként megjelenik a választható adatok listája. FONTOS: Év végén a következő évi mozgásokat ne rögzítsük az adott évi állományba, hanem nyissuk meg az új évet, mivel ott az új évi és az előző évi tételek is rögzíthetők lesznek! A nyitási teendők részletes leírása megtalálható a Dimenzió Kft. honlapján, a Letöltések / Leírások menüpontban (www.dimenzio-kft.hu). A bizonylat adatai: Bizonylatszám:

A bevételezés alapjául szolgáló bizonylat (számla, szállítólevél) száma. Dátum: A bevételezés napja. Időszak: Alapesetben a naptári hónapokkal megegyező bontás (1: január, 2: február, stb.). Fordított adózás alá eső beszerzés: Abban az esetben jelölendő mező, amikor a beszerzés után fizetendő ÁFÁ-t a vevő számolja el. Ez esetben kötelező kitölteni a Partner mezőt, ahol csak Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 26 -


Partner: Raktári mennyiség: A bizonylat összege:

olyan szállító választható, akinél szerepel adószám, továbbá csak olyan cikk választható, melynél szerepel VTSZ szám. Ezeket az adatokat a program a fordított adózással beszerzett mezőgazdasági termékek listázásához fogja használni, melyről az ÁFA bevallásban adatot kell szolgáltatni. Kitöltése nem kötelező, kivéve ha fordított adózás alá eső beszerzés történik. Új tétel felvitele során megjelenő adat, mely jelzi, hogy az érintett raktárban az adott termékből milyen mennyiség található. A tételek felvitele során azok göngyölített összegét, mint a bizonylat teljes összegét mutatja.

A bizonylat tételeinek adatai: Új Tétel (F5) gombbal indul a bizonylat tételeinek rögzítése. A bevételezett készlet cikkcsoportja. Kitöltése nem kötelező, megadása a cikkek kiválasztását segíti. Cikkszám/Vonalkód: A termék azonosítója. Mivel szolgáltatás jellegű cikk növekedése nem értelmezhető, ezért az nem választható. Mozgásnem: A gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnem kódja. A Raktári beszerzések menüpontban a növelő jellegű, illetve a csak értékváltozást eredményező mozgások alkalmazhatók. Mennyiségi egység: A cikktörzsben rögzített mennyiségi egység. Raktár: Készletnövekedést jelentő mozgásnemnél a bevételezéssel érintett raktár. F Raktár: Készletnövekedést jelentő mozgásnemnél ez a mező inaktív. Beszerzési ár: A termék alapbizonylaton szereplő nettó egységára (pl.: beszerzési ár). Tartozik / Követel számla: A kiválasztott mozgásnemnél és a cikkeknél rögzített főkönyvi számlaszámok alapján képzett főkönyvi tétel. Amennyiben a mozgásnem könyvelési beállításában * vagy ? karakter szerepel, úgy itt kell a pontos főkönyvi számlaszámot megadni. Másodlagos költségszámla: 6-7 számlaosztály használata esetén kitöltendő mező, melyet a kiválasztott mozgásnemnél és a cikkeknél rögzített főkönyvi számlaszámok alapján ajánl fel a program. Amennyiben a mezőbe nullát írunk, úgy a program tovább lép, vagyis megadása kihagyható. Partner számla: Az ablak felső részén, a Partner mezőben rögzített partner főkönyvi számlaszáma. Automatikusan kerül kitöltésre. Gyűjtők (Mennyiség 1-2, Költségkód, Munkaszám 1-2, Értékesítési kód, Általános gyűjtőkód): Cikkcsoport:



Csak akkor tölthetők ki, ha a Kontrolling / Törzsadatok / Gyűjtők beállítása menüpontban, illetve a cikkcsoport és cikktörzs beállításainál ezeket aktívvá tettük. Amennyiben bármelyiket üresen kívánjuk hagyni, a mezőbe írjunk nullát. A tételt a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Ezután felvihetjük a bizonylat következő tételét (Új Tétel (F5)). Ha valamelyik felvitt tétel hibás, az ablak felső részén látható listán álljunk annak sorára, majd a Törlés (F8) gombbal töröljük és vigyük fel újra. Az utolsó tétel után a képernyőn megjelenő bizonylat összege egyeztethető a bevétel alapjául szolgáló bizonylat összegével. Kivétel ez alól az elszámoló áron nyilvántartott termékek bevételezése. Ezután befejezhetjük a felvitelt (Bizonylat rögzítése, F10). Ekkor megjelenik egy ablak, amely a főkönyvben rögzítendő tételeket sorolja fel. Ezt a Rendben (F10) gombbal tudjuk elfogadni. Megjegyzés (F4) A bevételezéshez megadható szöveges információ is, amelyet a rendszer rögzít. Garancia (F6) Fejlesztés alatt álló funkció! A tétel bevitele után ide belépve láthatjuk, hogy a rendszer annyi sort képzett, amennyi a bevételezett termék mennyisége, így minden termékhez megadható annak gyári száma. Erre azért van szükség, mert a termékek kiszámlázáskor elkészítendő garancialevélen ezt a számot tünteti fel a program, és ezt használja a cikk beazonosítására.

II.

Raktári kiszállítások

Ez a menüpont a készletcsökkenések és raktárközi mozgások rögzítésére szolgál. Csak a szükséges paraméterek és törzsadatok (főkönyvi számok, cikkcsoportok, cikkszámok, mozgásnemek, raktárak, stb.) felvitele, illetve a nyitás lezárása után tudjuk használni. A hiányzó törzsadatok listája a menügombra történő kattintás után megjelenik. Fontos, hogy – az elszámoló áron nyilvántartott cikkek kivételével – nem létező készletet a program nem enged kiadni, mivel negatív készletmennyiség nem lehetséges. Amennyiben nincs hiányzó törzsadat vagy beállítás, úgy megjelenik az adatbeviteli ablak. Az ablak mezőiben állva az F12 gombbal segítségként behívható a választható adatok listája. A bizonylat adatai: Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 28 -


Bizonylatszám: A készletcsökkenés alapbizonylatának száma. Dátum: A készletcsökkenés napja. Időszak: Alapesetben a naptári hónapokkal megegyező bontás (1: január, 2: február, stb.). Partner: A készletcsökkenéssel érintett partner (pl.: vevő) választható itt ki, de megadása nem kötelező. A bizonylat tételeinek adatai: Új Tétel (F5) gombbal a bizonylat tételeit rögzíthetjük. A kiadott készlet cikkcsoportja. Kitöltése nem kötelező, megadása a cikkek kiválasztását segíti. Cikkszám/Vonalkód: A termék azonosítója. Mivel szolgáltatás jellegű cikk csökkenése nem értelmezhető, ezért az nem választható. Mozgásnem: A gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnem kódja. Mennyiségi egység: A cikktörzsben rögzített mennyiségi egység. Raktár: A kiadással érintett raktár. F raktár: Kizárólag raktárközi mozgásnemnél kitölthető mező. Azt a raktárt jelöli, amelyikbe a termék bevételezésre kerül (fogadó raktár). Egységár: Az a program által kalkulált összeg (nettó egységár), amellyel a termék a készlet értékét csökkenti. Tartozik / Követel számla: A kiválasztott mozgásnemnél és a cikkeknél rögzített főkönyvi számlaszámok alapján képzett főkönyvi tétel. Amennyiben a mozgásnem könyvelési beállításában * vagy ? karakter szerepel, úgy itt kell a pontos főkönyvi számlaszámot megadni. Másodlagos költségszámla: 6-7 számlaosztály használata esetén kitöltendő mező. Amennyiben a mezőbe nullát írunk, úgy a program tovább lép, vagyis megadása kihagyható. Partner számla: Az ablak felső részén, a Partner mezőben rögzített partner főkönyvi számlaszáma. Automatikusan kerül kitöltésre. Gyűjtők (Mennyiség 1-2, Költségkód, Munkaszám 1-2, Értékesítési kód, Általános gyűjtőkód): Csak akkor tölthetők ki, ha a Kontrolling / Törzsadatok / Gyűjtők beállítása menüpontban, illetve a cikkcsoport és a cikktörzs beállításainál ezeket aktívvá tettük. Amennyiben bármelyiket üresen kívánjuk hagyni, a mezőbe írjunk nullát. Cikkcsoport:

A tételt a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Ezután felvihetjük a bizonylat következő tételét (Új Tétel F5).



Ha valamelyik felvitt tétel hibás, az ablak felső részén látható listán álljunk annak sorára, majd a Törlés (F8) gombbal töröljük és vigyük fel újra. Az utolsó tétel után a képernyőn megjelenő bizonylat összege egyeztethető a bevétel alapjául szolgáló bizonylat összegével. Ezután befejezhetjük a felvitelt (Bizonylat rögzítése, F10). Ekkor megjelenik egy ablak, amely a főkönyvben rögzítendő tételeket sorolja fel. Ezt a Rendben (F10) gombbal tudjuk elfogadni. Megjegyzés (F4): A készletcsökkenéshez megadható szöveges információ is, amelyet a rendszer rögzít.

III. Készlet rendezés Előfordulhat, hogy a kiadásokhoz szükséges raktári mennyiség biztosítása érdekében a cikkek bevételezését olyan bizonylat (pl.: szállítólevél) alapján kell elvégezni, melyen nem szerepel beszerzési ár. Ekkor a bevételezés során a „Beszerzési ár” mezőbe nulla írható. A bevett mennyiség a nyilvántartásban megjelenik és felhasználható, azonban az értékváltozások számítása, illetve a könyvelési tételek képzése csak a hiányzó ár pótlása után lehetséges. Minderről üzenet tájékoztat. Ilyen esetben az árak utólagos megadása a Készlet rendezés menüpontban történik. A megjelenő ablak bal oldala az ár nélkül bevételezett cikkeket tartalmazza, cikkcsoportok szerint összevonva. Egy-egy cikkcsoport cikkei a sor elején látható + jelre kattintva jelennek meg. Az árak pótlásához kattintsunk duplán az érintett cikk sorára. Az ablak jobb oldali részén megjelennek a cikk bevételezésének adatai, közöttük a nullás ár mezője, ahová beírható a nettó beszerzési ár. Az ár pótlása után az ablak alsó részén kattintsunk a Könyvelés gombra. A könyvelés adatai egy új ablakban jelennek meg, ahol a Rendben gombbal tudjuk az adatokat elfogadni és rögzíteni.

IV. Tételek A készletmozgások tételeit láthatjuk itt teljes részletezésben, valamennyi adatukkal, rögzítési sorrendben. A tartozik és követel számla a készletmodulon belüli kontírozást jelöli. A főkönyvi feladások során az azonos könyvelésű tételeket a program összevonja. A lista alaphelyzetben csak a közvetlen készletváltozást eredményező tételeket tartalmazza.



A „Szállítólevélből számla tételek megjelenítése” funkció bekattintásával a szállítólevélből készített számlák tételei is megjelennek a listán, vagyis az úton lévő áruk kiszámlázásának adatsorai is láthatóvá válnak. A panel felső részében egy konkrét raktár, vagy egy adott időintervallum mozgásainak szűrésére van lehetőség. Export (F6) A listát tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A „Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén megnyílik az Excel program és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. A „Fájlnév (kiterjesztés nélkül)" mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül.

V.

Készlet feladás

Ebben a menüpontban a készletváltozások könyvelési adatait adhatjuk át a főkönyv részére, összevonva. Futtatásának gyakoriságát az információs igényekhez célszerű igazítani, vagyis például havi jelentések készítése esetén a hó vége után. Csak akkor használható, ha a Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont „Főkönyvi kapcsolat” fülén a „Folyamatos értékbeni nyilvántartást vezet” lehetőséget választottuk. Mivel a feladandó tételek között szerepelhetnek előző évet érintő mozgások, ezért a megjelenő panel két részből áll, a tárgyévi és az előző évi adatokból. Tárgyév: Időszak:

Az az időszak, melyre az összevont tételeket a főkönyvben könyvelni kell (pl.: januári tételek feladásakor 1). Kitöltése kötelező.

G.e. dátum: Az a dátum, melyre az összevont tételeket a főkönyvben könyvelni kell (pl.: januári tételek az adott év január 31.). Kitöltése kötelező. Tétel:

A program automatikusan a legelső és legutolsó, főkönyvbe még fel nem adott tételek sorszámait ajánlja fel, de ez módosítható. A sorszámok a Készlet könyv. / Tételek menüpont listájának első oszlopában láthatók.

Biz. dátum:

Alaphelyzetben a mezők inaktívak, a legelső és legutolsó, főkönyvbe még fel nem adott tételek dátumait tartalmazzák. Amennyiben a Biz. dátum felirat előtti jelölést bekattintjuk, úgy a mezők aktívvá válnak és megadhatjuk, hogy mely időintervallum tételeit kívánjuk a főkönyvbe összevontan feladni (pl.: januári tételek feladásakor adott év január 1. és 31. napja).



Előző év: Időszak:

Jellemzően az éves nyitást követően előfordulhat, hogy a feladandó tartományban előző évi tételek is vannak, melyeket elkülönítve kell kezelnie a programnak, mivel a tárgyévi főkönyv helyett azokat az előző évi főkönyvbe kell feladni. Ebben a mezőben kell megadni, hogy az előző évi tételek az előző évi főkönyvbe milyen időszakra kerüljenek be (pl.: december, azaz 12). Kitöltése kötelező.

G.e. dátum: Ebben a mezőben kell megadni, hogy az előző évi tételek az előző évi főkönyvbe milyen dátummal kerüljenek be (pl.: előző év december 31.). Kitöltése kötelező. Előfordulhat, hogy a feladandó tartományban van olyan tétel, melynél hiányzik az egységár, vagy más okból nem adhatók fel. Ez esetben a program figyelmeztet, hogy vannak feladhatatlan tételek, melyek részleteit az Ellenőrzés menüpontban láthatjuk. Ettől függetlenül a megfelelő tételek feladása elvégezhető. A hiányzó árak pótlására a Készlet könyv. / Készlet rendezés menüpontban van lehetőség. A Tételek (F8) gomb használatával megjelenik a képernyőn a feladandó tételek listája, melynek Nyomtatására (F8) illetve Exportálására (F6) van lehetőség. A főkönyvi feladás a Rendben (F10) gombbal indítható el.

VI. Lekérdezések Ez a menüpont a készletanalitika adatainak listázására szolgál. Valamennyi menüpontban lehetőség van a listák nyomtatására vagy külső fájlba történő exportálására. Nyomtatás Első lépésként a kimutatás nyomtatási előnézete jelenik meg. Ez a képernyőn nagyítható, kicsinyíthető, illetve nyomtatható a kép felső részén látható ikonok segítségével. Export A listát tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A „Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén megnyílik az Excel program és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. A „Fájlnév (kiterjesztés nélkül)" mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 32 -


VI.1. Készletbizonylatok keresése Amennyiben a Beállítások / Készlet és számla beállítások / Készlet menüpont alatt bekattintottuk a Készletváltozási bizonylat nyomtatása menüpontot, úgy a bizonylat a készletmozgás rögzítését követően kinyomtatásra kerül. Ellenkező esetben, vagy utólagos nyomtatási igény esetén ez a menüpont ad lehetőséget egyegy készletváltozás adatainak nyomtatására. A készletbizonylatok között dátum, illetve bizonylatszám szűrés beállításával kereshetünk. Szállítólevélből számla tételek Bekattintása esetén csak az olyan tételek kerülnek listázásra, melyek a programmal készített szállítólevelek kiszámlázása miatt kerültek rögzítésre (úton lévő áruk számlázása). Megjegyzések nyomtatása Bekattintása esetén a készlet-növekedések, illetve csökkenések rögzítésekor megadott megjegyzések is megjelennek a bizonylat adatai között.

VI.2. Kartonlista Egy vagy több cikk kartonjának, vagyis a növekedések és csökkenések részletes adatainak megjelenítésére alkalmas lekérdezés, mely az alábbi szűrési feltételek megadására ad lehetőséget: - Dátum - Cikkcsoport - Cikkszám - Mozgásnem - Mozgás jellege - Raktár - Főkönyvi szám Könyvelési adatok megjelenítése A mező bekattintásával a listán megjelennek a tételek könyvelésének főkönyvi számai (kontírozás).

VI.3. Készletlista Lehetőségünk van a cikkek egy visszamenőleges napon érvényes vagy aktuális mennyiségének és értékének lekérésére, az alábbi szűrési feltételek szerint: - Dátum Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 33 -


- Cikkcsoport - Cikkszám - Raktár - Főkönyvi szám Raktárankénti bontásban Bekattintásával lehetőségünk van egy-egy cikk mennyiségi- és értékadatait raktárak szerinti összesítéssel lekérni. Nulla mennyiségek megjelenítése Bekattintásával megjeleníti a lista azokat a cikkeket is, melyek adott napi mennyisége nulla.

VI.4. Utolsó beszerzés lista A cikkcsoportok és/vagy cikkszámok megadása után megjelenő lista a keresésnek megfelelő cikkek utolsó beszerzésének adatait mutatja.

VI.5. Összesítő listák A menüpont alatt lehetőségünk van bizonyos időintervallum mozgásainak adatait különböző szempontok szerint összesítve listázni.

A keresett időszak készletváltozásainak adatait a következők szerint lehet összesíteni: - Cikkcsoport - Cikkszám - Mozgásnem - Raktár - Főkönyvi szám A listázáshoz egy összesítési feltételt ki kell választani, de egyszerre több feltétel nem választható.

VI.6. Garancia levél utólagos nyomtatása A menüpont egy fejlesztés alatt álló funkció része. Az elkészült garancialevelek utólagos nyomtatására szolgál majd.

VI.7. Főkönyvi számlaszámok bontása Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 34 -


A készleteket nyilvántartó főkönyvi számlaszámok mozgásnemenkénti, bizonylatszámonkénti és cikkszámonkénti bontásban jeleníthetők meg. A keresett időszak készletváltozásainak adatait a következők szerint lehet összesíteni: - Számlaszám (főkönyvi szám) - Mozgásnem

VI.8. Készlet-Főkönyv ellenőrzés Ezt a funkciót abban az esetben lehet eredményesen használni, amennyiben egy rendszerben (egy adatbázisban) működik a készletanalitika és a főkönyvi könyvelés. A lekérdezés főkönyvi számok szerinti bontásban összehasonlítja az analitikában nyilvántartott értékeket a főkönyvi egyenleggel, és listázza az eltérést. A lekérdezés előtt javasolt elvégezni a készlet-feladást (Készlet könyv. / Készlet feladás), mivel enélkül az adatok egy része hiányzik a főkönyvből, vagyis az egyezőség nincs biztosítva.

VI.9. Mozgásnem összesítő A cikkek készletmozgásait összesíti, mozgásnemek szerint bontva. Megjelennek a szűrés időszakában, illetve a tárgyévben történt mozgások mennyiségre és értékre összesítve. A lista tartalmazza az év eleji nyitó értékeket, illetve a változások utáni záró értékeket.

VI.10. Általános lekérdezés A menüpont a készletváltozások adataiból szabadon összeállított lekérdezéseket tesz lehetővé. A szállítólevelek kiszámlázásából képzett főkönyvi tételek adatait a lekérdezés nem kezeli, mivel azok a cikkek mennyiségét már nem változtatják meg (csak az úton lévő áruk csökkennek). A lekérdezésekben egymástól függetlenül, egyedi igény szerint állíthatók be -

a keresett adatok, vagyis a szűrési feltételek (a mezők nevére kattintva) a megjelenítendő (nyomtatandó) mezők és azok sorrendje (a jelölőnégyzetek bekattintásával)

Fontos: A lekérés összeállításakor legalább egy szűrési feltétel és legalább egy megjelenítendő mező megadása szükséges ahhoz, hogy a szűrésre eredményt kapjunk! VI.10.1. A szűrési feltételek megadása



A megjelenő ablak bal oldali oszlopában látható a kiválasztható mezők listája. A lekérdezéshez tetszőleges számú szűrési feltétel adható meg. A kiválasztás a feltétel nevére történő kattintással történik meg (a jelölőnégyzet bekattintását a 2. pont részletezi), majd ezt követően az ablak jobb oldalán – a szűrésre vonatkozó mezők kitöltésével – megadható a feltétel keresett adata. A szűrés típusa lehet: - pontos adat (pl.: időszak 3, csak a 3. időszak adatai jelennek meg) - értéktől megadott (pl.: 3-as időszaktól kezdődően minden időszak tételei megjelennek) - értékig megadott (pl.: 3-as időszakig, tehát a 0, 1, 2, 3-as időszak adatai jelennek meg) - értéktől értékig megadott, vagyis behatárolt (pl.: 3-5 időszakig) A megfelelő adatokat a Szűrés típus felirat alatti mezőbe (mezőkbe) írjuk be. Amennyiben nem adunk meg adatot, a keresés végrehajtása előtt (Rendben gomb megnyomását követően) megjelenik egy ablak, amelyben ki kell töltenünk a keresendő adatokat. Alapértelmezés szerint azok az adatok kerülnek listázásra, melyekre a feltétel igaz. Ha azonban a megadott feltételen „kívül eső” adatokat szeretnénk látni, akkor kattintsunk „A feltétel nem teljesül” szöveg előtti jelölőnégyzetre. A megfelelő szűrést a „Hozzáad” gombbal helyezzük az „Eddigi feltételek” listájára. A tévesen megadott feltételeket a listáról a Törlés gombbal távolíthatjuk el. A lista működéséhez legalább egy mező jelölőnégyzetének bekattintása, vagyis legalább egy megjelenítendő adat kiválasztása szükséges.

VI.10.2. Az elkészülő listán megjelenő adattartalom és az adatok megjelenítési sorrendjének beállítása (nyomtatandó adatok és azok sorrendje) Az ablak bal oldalán felsorolt adatfajtákból kell kiválasztani az elkészülő listán látni kívánt adatokat. Ez a választás a megfelelő jelölőnégyzet bekattintásával történik. Kiválasztott nyomtatandó mező hiányában a lekérdezés nem indul el, a program hibaüzenettel figyelmeztet. A jelölőnégyzet bekattintása két funkciót foglal magába: egyrészt kijelöli az adatot, mint nyomtatandó mezőt, másrészt a szűréstípus megadásával a kiválasztott adatból szűrési feltétel képezhető. A kiválasztott adatfajta jelölőnégyzetét bekattintva az ablak középső részén található le illetve fel nyíllal módosíthatjuk a megjelenítendő adatok oszlopainak sorrendjét. Tételek összehúzása: A kapcsoló beállításával a program a listázott adatokat összevonja oly módon, hogy a megjelenített adatok minden variációjából egyetlen sor szerepeljen a listán. A megjelenített sorok az értékadatokat (pl.: összeg, mennyiség) összevontan tartalmazzák. Duplikált sorok egyszeri megjelenítése:



A kapcsoló hatására a teljesen azonos adattartalmú sorok csak egyszer jelennek meg a listán. VI.10.3. A beállítások mentése Amennyiben a fentiek szerint összeállítottuk a kívánt szűrési listát, elmenthetjük azt. Így a későbbiekben bármikor lekérdezhető lesz anélkül, hogy újra kellene kezdeni a beállításokat. A beállítások tárolása a Mentés gombra kattintva történik. Ezt követően meg kell adnunk egy nevet, amely az elmentett beállítások utólagos azonosítására szolgál. A program tartalmaz egy <üres> néven elmentett beállítást, melyben semmilyen feltétel vagy nyomtatandó adat nincs kijelölve. Ennek visszatöltésével bármikor a kiindulási állapotot kapjuk vissza a beállítások egyenkénti törlése nélkül. VI.10.4. A beállítások visszatöltése Ehhez meg kell adni a visszatöltendő beállítás nevét. Ez úgy történhet, hogy az „Elmentett beállítások” mezőbe beírjuk a nevet, vagy a legördülő listáról kiválasztjuk azt.

A Rendben (F10) gomb megnyomására elindul a keresés, melynek eredményéről egy nyomtatható és exportálható listát kapunk.

VI.11. Fordított ÁFÁ-s beszerzések A menüpont az ÁFA bevallás mezőgazdasági termékek fordított adózású beszerzéséről szóló részének kitöltéséhez ad segítséget. A lista a termékek nevét és vámtarifaszámát az ÁFA bevallásba beírható formátumban tünteti fel, a cikktörzsben szereplő VTSZ alapján. Figyelem! A listán szereplő dátumok a készlet-bevételezéskor megadott dátumok, melyek a beszerzés számláján szereplő teljesítési naptól eltérhetnek, ezért az ÁFA bevallás helyes kitöltése érdekében a dátumokat ellenőrizni kell!

VII. Leltározás Az időszak végén raktárban lévő mennyiségek nyilvántartással való egyeztetése, illetve az eltérések kimutatása ebben a menüpontban végezhető el. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 37 -


Lehetőség van a listázott adatok nyomtatására vagy külső fájlba történő exportálására.

Nyomtatás Első lépésként a kimutatás nyomtatási előnézete jelenik meg. Ez a képernyőn nagyítható, kicsinyíthető, illetve nyomtatható a kép felső részén látható ikonok segítségével. Export A listát tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A „Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén megnyílik az Excel program és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. A „Fájlnév (kiterjesztés nélkül)" mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül.

VII.1. Leltárnyitás Technikai lépés, melyet a leltározás megkezdése előtt mindig el kell végezni. A gombra kattintva megnyitható a leltározás folyamata. Amennyiben korábban már dolgoztunk a leltározással, úgy a program figyelmeztet, hogy ismételt leltárnyitás esetén a már felvitt adatok elvesznek.

VII.2. Leltárfelvételi ív Üres leltárfelvételi ív készíthető, mely tartalmazza a mennyiségek regisztrálásához szükséges adatokat (cikkszám, cikknév, mennyiségi egység), és egy üres mezőt a leltározott mennyiség kitöltéséhez, valamint a keltezés és az aláírások helyét. A felvételi ív tetszés szerinti szűrési feltételek megadásával készíthető el (pl.: raktár, cikkcsoport).

VII.3. Leltározás A kézzel kitöltött leltárfelvételi ívek alapján rögzíthetjük a fellelt készlet mennyiségét. A szűrési feltételek megadása után megjelenik egy cikkszám szerinti lista, mely tartalmazza a nyilvántartott mennyiségeket. Amennyiben nem adtunk meg raktárra vonatkozó szűrési feltételt, úgy raktárak szerinti bontásban valamennyi raktár készletmennyiségét megmutatja a program. A cikkszámok és megnevezések mellett megjelennek a raktárakban nyilvántartott készletmennyiségek, mellettük a fellelt mennyiségek bevitelére szolgáló oszlop, nullákkal feltöltve. A leltározás listájának oszlopai a következők: Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 38 -


1. „Mód.” oszlop:

2. 3. 4.

5.

6.

Jelentése: Módosítva. A sor bármelyik cellájának módosítását pipa jelöli. A Rendben gombbal történő kilépéskor a pipával jelölt sorok adatait tárolja a program. „Cikkszám” oszlop: A cikk azonosító kódja. „Megnevezés” oszlop: A cikk neve. „…L.va” oszlop: Jelentése: Leltározva. Az oszlopnév eleje a raktár kódját tartalmazza. A leltározott mennyiségek megadása után a jelölőnégyzetbe pipa kerül. Az oszlopnévre kattintva egyszerre valamennyi sor leltározottnak jelölhető, ismételt kattintással pedig valamennyi jelölés megszüntethető. „…készlet” oszlop: Az oszlopnév eleje a raktár kódját tartalmazza. A cellákban a nyilvántartás szerinti mennyiség látható. A cellára duplán kattintva vagy azon állva az ENTER gombbal a nyilvántartott mennyiség bekerül a leltározott mennyiség oszlopába, így a nyilvántartással egyező mennyiségek felvitele gyorsabb. „…leltár” oszlop: Az oszlopnév eleje a raktár kódját tartalmazza. A mezők értéke a leltárnyitást követően nulla. A cellákba a raktárban fellelt mennyiségeket manuálisan kell bevinni, vagy az előző pontban leírtak szerint, a nyilvántartott mennyiségek átmásolásával. Amennyiben a leltározott mennyiség nulla, úgy a „leltár” oszlop celláin duplán kattintva vagy az ENTER gombbal a „Mód.” és „L.va.” oszlopokba pipa kerül, vagyis a program leltározottnak tekinti a cikk nullás mennyiségét. Amennyiben nem módosítjuk a leltározott mennyiséget, vagyis az „L.va” oszlopba nem kerül pipa, úgy a leltárkiértékelés listáján „Nem leltározott” szöveg jelenik meg a cikk adatainál.

A leltár felvitele több részletben is elvégezhető, mivel Rendben gombbal történő kilépés esetén a módosított sorok értékeit tárolja a program. A Kilépés gombot választva a módosítások tárolása nélkül zárhatjuk be az ablakot.

VII.4. Leltár kiértékelés A nyilvántartott és leltározott mennyiségek közötti eltérések (hiányok és többletek) listázására és értékelésére szolgáló menüpont. A fordulónapi lista felhasználási céljától függően több szűrési feltétel (cikkek, raktárak, főkönyvi számok) szerint is lekérhető. A listázott cikkek eltérései kapcsolók segítségével főkönyvi számok szerint csoportosíthatók. Ezen kívül be-, illetve kikapcsolható a nullás mennyiségek megjelenítése. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 39 -


Kijelölhető, hogy a nyomtatott listán valamennyi cikk szerepeljen-e, vagy csak azok a cikkek, melyeknél eltérés jelentkezett. A Rendben (F10) nyomógombbal a lista nyomtatási előnézete jelenik meg, míg az Export gombbal az adatok külső fájlba helyezhetők.

E. SZÁMLÁZÁS

I.

Számlatömb és szállítólevél-tömb felvitele

Kimenő számla kiállításához rendelkezni kell legalább egy megnyitott számlatömbbel. A Főmenü / Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban tudunk számlatömböt felvenni. Új számlatömb az Új (F5) gomb megnyomása után hozható létre, az alábbi adatok megadásával: Előlegszámla Az előlegszámlákat, és az előleg-beszámító végszámlákat a program speciálisan kezeli. Amennyiben előlegszámlák kiállítására lesz szükség, úgy azok számára külön számlatömböt kell létrehozni. Az előlegek számlázására szolgáló tömböket meg kell jelölni, ami jelen kapcsoló bekattintásával történik. Aktív Alapvetően minden használatban lévő számlatömb aktív. Ha azonban bármilyen okból adott tömb használatára már nincs szükség (pl.: előző évi tömbök), úgy a számlatömb a kapcsoló kikattintásával inaktívvá tehető. A számlakészítés során az inaktív tömbök nem kerülnek felajánlásra, vagyis inaktív tömbbe nem készülhet új számla. Számlamásolat, helyesbítő vagy sztornó számla inaktív tömbökből is készíthető, illetve azok számláiról listák is kérhetők. A kapcsoló állása bármikor módosítható, vagyis inaktív tömb újra aktívvá tehető. Tömb neve A számlatömb azonosítására szolgáló szöveg. Igény esetén lehetőség van például a használat helye vagy a devizatípus szerinti megkülönböztetés miatt több számlatömböt létrehozni. Formátuma A kiállítandó számlák sorszámozásának formátuma adható itt meg. A bizonylatok sorszámozását kettőskereszt (#) karakterekkel, míg az évszámra történő utalást konkrét számokkal, egyéb egyedi megjelölést pedig betűkkel lehet jelölni. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 40 -


Így például 2014-A/### formátum megadása esetén az első számla sorszáma 2014-A/001 lesz. A sorszámformátum hossza legfeljebb 10 karakter lehet. Két azonos formátumú tömb nem hozható létre. Indítás dátuma A tömb megnyitásának napja, jellemzően az üzleti év első napja. Segédbillentyűk: F11: mai dátum, F12: naptár. Indulási sorszám Megadható, hogy az első számla milyen sorszámot kapjon, mellyel egy korábbi sorszámozás folytatása biztosítható. Nullás vagy 1-es érték esetén az első számla sorszáma 1 lesz. Modul Ez a mező speciális működéshez szükséges, ezért maradjon üres. Egységár-formátum, Mennyiség-formátum, Összeg-formátum A számadatokban használt tizedesjegyek száma adható itt meg a legördülő lista megfelelő elemét választva. Az egységár és a mennyiség esetében legfeljebb három tizedesjegy használható, az összegformátum esetében legfeljebb kettő. Mindegyik esetben lehetőség van kizárólag egész számok használatára. Például ha a számla végösszegét forintban szeretnénk megadni (összegformátum: 000), de az egységár és a mennyiség tizedesjegy pontossággal kezelendő, akkor a program a végösszeg számításánál a kerekítés szabályait alkalmazza. A beállítások bármikor módosíthatók. A Szerkesztés (F4) gombra kattintva lehetőség van egy létező számlatömb adatainak módosítására, a Formátum, az Indítás dátuma és az Indulási sorszám kivételével. Felvitt számlatömb a Töröl (F8) gomb segítségével szüntethető meg, de csak akkor, ha abból még nem készült számla. Amennyiben szállítólevelek készítésére is szükség van, úgy szállítólevél tömböt a számlatömbhöz hasonlóan lehet megnyitni, az alábbi eltérésekkel: - Az ablak felső részén, a Tömb típusa mezőben a legördülő listáról válasszuk a „Szállítólevél-tömb” variációt. - Ebben az esetben az Előlegszámla mező szürke. - A Modul mező nem jelenik meg.



II.

Beállítások

A számlák vagy szállítólevelek készítéséhez a Szerviz / Beállítások / Könyvelési és számlaparaméterek menüpontban el kell végezni a szükséges beállításokat. Az ablakon több fülön – funkciók szerinti bontásban – találhatók a paraméterezési lehetőségek. A számlázás használata esetén elég az alábbi fülön kitölteni a szükséges adatokat. Számlák Meg kell határozni, hogy a főkönyvi számlák közül melyek legyenek a vevői számlaszámok, mivel ezek működése speciális. Kijelölésük a számlaszámok kezdetének beírásával történik (pl.: 311,312,316). Egymástól vesszővel elválasztva több számlacsoport is megadható. Felsorolás esetén az utolsó szám után semmilyen karakter nem szerepelhet. Például ha belföldi vevők könyvelésére a 311, külföldi vevők könyvelésére a 312 számlacsoport szolgál, akkor a helyes bevitel: 311,312. Deviza Idegen devizában kiállított számlák esetén a Deviza fülön fel kell sorolni azokat a vevői számlaszám-kezdeteket, melyeknél előfordulhat devizás számlázás (pl.: 312,316). ÁFA A számlákon szereplő ÁFA kötelezettség könyveléséhez ki kell jelölni a fizetendő ÁFA főkönyvi számlacsoportját, mely jellemzően 467.

III. Új vevő felvitele Amennyiben olyan vevő részére kell számlát vagy szállítólevelet készíteni, aki a nyilvántartásban még nem szerepel, a következők szerint kell felvennünk az új vevőt: 1. Lépjünk a főképernyőn a Törzsadatok / Törzsadatok / Számlák menüpontba. 2. A Számlák listázása ablak Keresés mezőjébe írjuk be azt a főkönyvi számlaszám csoportot (a számlaszám előtagját), melyhez az új vevő tartozni fog (pl.: 311). A program kilistázza a számlatükör szűrésnek megfelelő számláit, növekvő sorrendben. 3. Kattintsunk az Új (F5) gombra. A megjelenő Számlaszám szerkesztés ablakban a program felajánlja a listázott csoport következő számlaszámát. Ha ez nem megfelelő (pl.: a korábban felvitt számlaszámok eltérő hossza miatt), vagy a legelső vevőt kívánjuk ebben a csoportban létrehozni, adjuk meg a kívánt főkönyvi számot, majd a Megnevezés rovatba írjuk be a vevő nevét (szükség esetén rövidítve). Ezzel megadtuk az új főkönyvi számlaszám adatait. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 42 -


4. A partnerlistára való felvételhez lépjünk a Partner mezőbe, majd használjuk az Új (F5) gombot. A megjelenő Partner szerkesztés ablak „F2 – Alapadatok” fülén, a Név mező első sorában látható a főkönyvi számhoz beírt vevőnév. Ezt a nevet itt hosszabb formában, két sorba írva is megadhatjuk, mivel a kiállított számlákra ez a név kerül. Ugyanezen a fülön tudjuk rögzíteni az új vevőhöz tartozó egyéb adatokat: adószám, késedelmi kamat, engedmény mértéke, bankszámlaszám (ennek tárolása ENTER gombbal történik), megjegyzés (pl.: levelezési cím rögzítése). Az ablak „F3 – Címek” fülén, a Szerkesztés gombok segítségével adhatjuk meg a vevő címeit. Amennyiben a vevő lakhelye/székhelye elkülönül a számlázási címtől, a lakhelyet/székhelyet írjuk a Telephelyi cím rovatba. Harmadik címként a Szállítási/központi cím is megadható, mely a kiállított számlák fejrovatában szállítási címként lesz látható. A címadatok rögzítésénél az egyes mezőket értelemszerűen töltsük ki. Alapkövetelmény a következő mezők kitöltése: Irányítószám, Település neve, Közterület neve, Közterület jellege, Házszám, illetve ha van adat, akkor Épület, Lépcsőház, Szint, Ajtó. Nem mindig értelmezhető a Közterület jellege, ilyenkor az elhagyható. Az „F7 – Egyebek” fülön az új vevő elérhetőségének egyéb adatait, illetve speciális számlázáshoz szükséges információkat lehet rögzíteni. A Rendben gombra kattintva az új vevő megkapja saját partnersorszámát, majd visszajutunk a Számla szerkesztés ablakba, ahol a Partner mezőben látható lesz az új sorszám. Előfordulhat, hogy az újként felvett főkönyvi számhoz nem új, hanem már meglévő partnert szeretnénk kötni. Ez esetben a Partner mezőben F12 gombbal megjeleníthető a partnerek listája. A lista megfelelő során állva, ENTER gombbal kiválasztható a partner. 6. A Számla szerkesztés ablak Rendben gombja rögzíti az új főkönyvi számot, illetve a főkönyvi szám – partner kapcsolatot. Ezt követően az új vevő részére kiállítható számla vagy szállítólevél.

IV. Számlák és szállítólevelek készítése A szoftver különböző számlaformátumok készítésére alkalmas. Az eltérő számlatípusok készítése az itt található menüpontokból indul. A szállítólevelek készítése szintén a számlakészítő ablakokon történik.

IV.1. Magyar nyelvű forintos számla és szállítólevél készítése Ez a menüpont magyar nyelvű, forintos összegű számlák és szállítólevelek készítésére szolgál. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 43 -


Számla csak olyan vevő részére készíthető, akinek főkönyvi számlaszáma (pl.: 311001), vagy számlacsoportja (pl.: 311) szerepel a Szerviz / Beállítások / Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Számlák fülén, a Vevő számlák mezőben. A menüpont indításakor a program ellenőrzi, hogy a számlakészítéshez szükséges adatok közül hiányzik-e valamelyik. Megvizsgálja, hogy a számlakibocsátó címe és bankszámla száma kitöltött-e, illetve, hogy van-e már felvitt partner, cikkcsoport, cikktörzs és raktár. Amíg valamelyik adat hiányzik, ez a menüpont nem használható. A gombra kattintva nem a kitöltő ablak jelenik meg, hanem egy üzenet, mely felsorolja a hiányzó adatokat. A partnerek és a cikkek esetében elegendő egyetlen vevőt, illetve cikkcsoportot és cikktörzset megadni ahhoz, hogy a számlakészítés működjön. A számlakibocsátó hiányzó adatait a főmenü Cégadatok gombjára kattintva lehet megadni. Ezeken túl a számlakészítéshez szükséges legalább egy számlatömb/szállítólevél tömb megnyitása, melyet a Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban lehet elvégezni. Amennyiben a program nem talál hiányzó adatot, elindul a számlakészítés. A megjelenő párbeszédpanel több „fület" tartalmaz: - F2 - Vevő, számla adatok: a vevő adatait és a számla fejrovatát tölthetjük itt ki. - F3 - Tételek: a számlázandó cikkek vagy szolgáltatások felsorolására szolgál. - Számlacsomag import: speciális, egyedi igényeket szolgáló funkció, mely a Készlet modulban nem használható. Látható még az ablak felső részén egy időszak megadására szolgáló mező. Itt állíthatjuk be, azt az időszakot, amelyre az elkészült számlát/szállítólevelet könyvelni kell. Az időszak jellemzően vagy a teljesítési dátum vagy a kiállítási dátum hónapjával egyezik meg. FIGYELEM! Az indulási beállítás 1-január hónapra szól, így az első bizonylat kiállításánál meg kell adni az aktuális időszakot. A következő időszak-módosításra hónapváltáskor lesz szükség. A vevő és számla adatok kitöltése (F2) Bankszámlaszám Itt a számlakibocsátó bankszámlaszámát kell megadni, ahová az átutalást kéri a cég. A program a Cégadatok menüpontban beírt bankszámlaszámot ajánlja fel. Ha a kibocsátó cégadatai között több bankszámlaszám szerepel, azok közül a legördülő listáról, vagy a kezdő karakter begépelésével választhatunk. Formátum Az elkészülő számla nyomtatási formátumáról ad felvilágosítást. Belföldi forintos számla készítése esetén a „GHUN_ALAP” formátum látható. Speciális eset lehet a csekkes számlaformátum készítése, melyhez az adókód mellett egyedi kódra van szükség. Megfelelő feloldó kódok birtokában csekkes számla készítése a „GHUN_CSEKK1” formátum választásával lehetséges.



Emellett kiválasztható, hogy a csekkes papír mérete A4-es szabvány (A4) szerinti, vagy egyedi (ME) legyen. Nyomtatáskor a program a papírformátumnak megfelelően helyezi el az adatokat. Minta A rendszeresen ismétlődő számlák kiállításakor sok adat változatlan marad. Az ilyen számlák kiállításánál nagy segítség egy mintaszámla használata. Ez annyit jelent, hogy egy, már kiállított számlát kiválasztva annak vevő- és termék-adataival tölti fel a program a mezőket. Ezek az adatok természetesen felülírhatók. A mezőben állva F12 gombbal megjeleníthető a már kiállított számlák listája. Több számlatömb esetén mintaként a számlakészítő ablak első fülén kiválasztott tömb számláit használhatjuk. A lista sorrendjét, illetve a keresési feltételt tetszőlegesen megváltoztathatjuk a rendezési szempont oszlopának fejlécére kattintva. Egyszeri kattintás esetén a sorrend növekvő, újrakattintás esetén csökkenő lesz. A mintaként szolgáló számlát, annak során állva ENTER gombbal, vagy dupla kattintással tudjuk kiválasztani. Vevő A vevő megadására két lehetőség van. Egyrészt kiválasztható a partnerek listájáról, másrészt a főkönyvi számlaszám megadásával. A „Partner" mezőben állva az F12 gombbal megjeleníthető a partnerek listája. Ezen a listán lehetőség van új partner felvitelére, vagy azok szerkesztésére és törlésére is. A listában a partner neve vagy adószáma alapján kereshetünk. A listáról a megfelelő partnert annak során állva ENTER gombbal, vagy dupla kattintással tudjuk kiválasztani. Ha a kiválasztott partnernek még nincs főkönyvi vevőszáma, a program kéri annak megadását. Segítségként megjelenik a főkönyvi számla felvitelére szolgáló ablak, melyben a sorrendben következő főkönyvi számlaszámot ajánlja fel a program, illetve az ablak „Partner” mezőjében megjelenik a partner száma. Ha a vevőt nem a partnerlistáról, hanem főkönyvi számlaszám alapján szeretnénk kiválasztani, akkor a „Vevő számlaszám" mezőt töltsük ki. Természetesen keresésre itt is lehetőség van (F12). Számla A számla főbb adatainak beviteli felülete. Több számlatömb használata esetén elsőként számlatömböt kell választanunk. Amennyiben a Készlet / Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Készlet fülén a „Szállítólevél készítése" funkció aktív, a termékekről szállítólevél is készíthető (számlával együtt vagy anélkül), amihez szállítólevél-tömböt kell választanunk. (Szállítólevél-tömböt a Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban tudunk nyitni, az V.1. pontban leírtak szerint.) Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 45 -


Az Egyéb adatok, Megrendelésszám, Lábléc és Megjegyzés mezők tájékoztató jellegű adatok, kitöltésük nem kötelező. Az Egyéb adatok és Megjegyzés mezők esetén a gyakran előforduló szövegek tárolhatók. A már felvitt szöveglistát a mezőkben állva az F12 gomb jeleníti meg, melyről választhatunk, vagy az F12-t követően F5 gombbal új szöveget vihetünk fel. Kötelezően kitöltendők az ÁFA számla, a fizetési mód és a dátumok mezői. FIGYELEM! Az indulási beállítás szerint az ÁFA számla száma 4671. Amennyiben ettől eltérő főkönyvi ÁFA számlát kívánunk használni, úgy ez megváltoztatható. A következő számlázás alkalmával a program az előző számlánál megadott ÁFA számlát ajánlja fel. Ha a partnertörzsben megadtuk a vevőhöz tartozó fizetési napok számát, azt a rendszer automatikusan betölti. A fizetési határidőt alapvetően a számla keltéhez viszonyítva számítja a program. (Számla dátuma + fizetési napok száma = fizetési határidő.) Amennyiben a Beállítások / Beállítások menüpont Számlázás fülén bekapcsoltuk a „Fizetési határidő a teljesítés dátumából” kapcsolót, úgy a fizetési határidő a teljesítés dátuma alapján kerül kiszámításra. Fontos tudni, hogy amennyiben a partner adatai között készpénzes fizetési mód van beállítva, ez esetben a számlán is készpénzes a fizetési mód jelenik meg, melyet megváltoztatni a számlázás során már nem lehet. Lényeges továbbá, hogy ez a készpénzes fizetés nem azonos az egyszerűsített (készpénzfizetési) számla kiállításakor használt fogalommal, azaz későbbi határidőben történő, de nem átutalásos kiegyenlítést is jelenthet. Így tehát a teljesítés, a számla kelte és a fizetési határidő napja nem kell, hogy megegyezzen a számlán. A kiválasztott fizetési módhoz kapcsolódhat egy vagy több lábléc, melyben előre definiált szövegek szerepelnek. Adott fizetési módhoz láblécként tartozó szövegeket a Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Szövegek fülén, a megfelelő fizetési módba belépve lehet rögzíteni. A számlázás során a fizetési módhoz felvitt szövegek közül a Lábléc mezőben választhatunk. Amennyiben nincs szükség lábléc megadására a mező tartalma a DELETE gombbal törölhető. A Típus mezőkben alapbeállítás a „Nyomtatott” illetve a „Normál” számla készítése. Előbbi helyett választható az „Elektronikus” (e-számlakészítés részletes útmutatója az Elektronikus számlázás felhasználói leírása címmel megtalálható honlapunkon) míg a „Normál” helyett a „Fordított adózás” számla készítése közül lehet választani, melynek ÁFA-elszámolás szempontjából van jelentősége. „Normál” számlatípus választása esetén az ÁFA összegek meghatározása a termékeknél megadott kulcsok szerint történik, és nem számlázható olyan termék, melynek adókulcsa a terméktörzsben „FA”.



Fordított adózású számla csak olyan vevő részére készülhet, akinek adószáma a partneradatok között szerepel. A „Fordított adózás” alkalmazása esetén bármilyen adókulcsú termék kiválasztható, mivel – a terméktörzsben beállított adókulcsoktól függetlenül – a tételek „FA” kulccsal kerülnek könyvelésre. Az így kiállított számlán nem szerepel ÁFA kulcs, nettó illetve ÁFA összeg. A számlára automatikusan rákerül a „Fordított adózás: Az adó fizetésére a vevő kötelezett!” kifejezés. Pénzforgalmi ÁFA Ezt a gombot csak azon felhasználóknak kell bekattintani, akik a pénzforgalmi ÁFA elszámolás hatálya alá bejelentkeztek, és a készülő számlára pénzforgalmi ÁFA-elszámolás alkalmazható. A kimenő számlára automatikusan rákerül a „Pénzforgalmi elszámolás” szöveg, és használata speciális ÁFA elszámolást eredményez a főkönyvi könyvelésben. Az egyedi könyvelés érdekében a Szerviz / Beállítások / Könyvelési és számlaparaméterek menüpont ÁFA fülén meg kell adni egy létező főkönyvi számlaszámot, amelyik nem esik az ÁFA-számlaként definiált főkönyvi tartományokba (nem lehet 466, 467 kezdetű szám). Amennyiben fenti paraméter-beállítás üres, úgy nem készíthető pénzforgalmi elszámolású számla. Pénzforgalmi elszámolású számlák könyvelésekor a szokott módon kell kitölteni az ÁFA számla mezőt (a megfelelő 467-es számlával), majd be kell kattintani „Pénzforgalmi elszámolás” jelölőnégyzetét. Így az ÁFA könyvelési tételében a program a megadott ÁFA számlát (pl.: 4671) a beállított főkönyvi számra (pl.: 4799) cseréli. Kisadózás Alkalmazása a KATA hatálya alá bejelentkező adózók számlakibocsátása esetén szükséges. A cég kimenő számláira automatikusan rákerül a „Kisadózó” szöveg. NAV záradék Összefoglaló néven NAV záradék néven szerepelnek azok az adatok, melyeknek számlán való szerepeltetése (Egyéb adatoknál vagy Megjegyzésként) 2015. december 31-ig a számlakészítő döntésétől függött. Az xml exportban való megjelenítése szükségessé tette, hogy ezeket az adatokat a jogszabályban előírt módon tüntessük fel a számlán. Ezek olyan adatok, melyek a számla egészére vonatkoznak. Egy részük már korábban is jelölhetők voltak a számlán (pl. fordított adózás, kisadózó, pénzforgalmi ÁFA), így NAV záradék címén azok az adatok jelölhetők, melyek egységes kezelése eddig nem volt biztosított. A funkció meghívása után az alábbi füleken rögzíthetők az adatok:  Alapadatok  Termékdíj  Termékdíj visszaigénylés  Jövedéki termék  Képviselő. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 47 -


Alapadatok:  Önszámlázás  Adómentes hivatkozás  Népegészségügyi termékadó  Különbözet szerinti szabályozás (utazási irodák, használt cikkek, műalkotások, gyűjteménydarabok és régiségek)  Energiaadó összege  Rezsicsökkentés összege  Betétdíj összege  Beszállókártya (tranzitadóraktár-engedélyesre vonatkozik) o járatszám o kedvezményre jogosult neve o úticél Termékdíj:  Termékdíj számlán történő átvállalás összege (egyéb kőolajtermék vevője nem termékdíj kötelezett, a bruttó árból átvállalt összeg).  Szerződés alapján a termékdíj kötelezettség átvállalásának hivatkozása (Környezetvédelmi termékdíj törvény 14. §. (5.) bekezdés megfelelő pontja és alpontja.  Csomagolószer termékdíj kötelezettség csomagolószer első belföldi forgalomba hozatalakor: o Eladót terheli – feltüntetendő a termékdíj összege a bruttó árból. o Ha a csomagolás részeként forgalomba hozott csomszer.termékdíj kötelezettség az eladót terheli, elegendő a jelölőnégyzetben jelölni. o Eladót a vevő nyilatkozata alapján nem terheli termékdíj fizetési kötelezettség: fel kell tüntetni a nyilatkozat iktatószámát.  Reklámhordozó papír termékdíj összege a bruttó árból (első belföldi forgalomba hozatalkor). Termékdíj visszaigénylés:  Termékdíj köteles termék CSK, KT kódja., termékdíj mértéke, összege.  Termékdíj megfizetését (bevallását) igazoló dokumentumok adatai. Jövedéki termék:  Jövedéki vámtarifa fizetésre kötelezett.  AHK szám (adminisztratív hivatkozási kód).  Csomagküldő kereskedőtől beszerzett jövedéki termék eredetének igazolása.  EngImportAdo: Adóraktár engedélyese által megfizetett, vételárban felszámított adó.  Gázolaj beszerzés adatai (jármű rendszáma és km óra állása).  Jövedéki engedélyes kereskedő jövedéki termék értékesítésére vonatkozó adatok (engedély szám, vevő adóigazgatási azonosító szám, vagy őstermelői ig.száma).  „Továbbértékesítés esetén jövedéki termék származásának igazolására nem alkalmas” jelölés (jövedéki engedélyes kereskedő, nem jövedéki engedélyes kereskedő). Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 48 -


Képviselő:  Számlabefogadó külföldi vállalkozás magyarországi pénzügyi képviselőjének adatai (név, adószám, cím). Kézi sztornó Előző évi adatbázisokban készült számla „gépi” sztornójára nincs mód. Ilyenkor készülhet kézi sztornó számla, ennek jelölésére szolgál a jelölő négyzet. Kézi helyesbítő Előző évi adatbázisokban készült számla „gépi” helyesbítő számlájának kiállítására nincs mód. Ilyenkor készülhet kézi helyesbítő számla, ennek jelölésére szolgál a jelölő négyzet. Sztornózott/helyesbített számla Előző évi adatbázisokban készült számlák „kézi” jóváírása esetén szükséges a sztornózott, helyesbített számla azonosítójának rögzítése. Tételek kitöltése (F3) A rendszer a számlázandó cikkek vagy szolgáltatások felvitelére vár, mely az Új (F5) gombbal indítható el. A cikktörzs szűkítése érdekében célszerű kitölteni, de üresen is hagyható. F12 gomb segítségével megjelennek a már felvitt cikkcsoportok. Új cikkcsoport felvitelére utólag itt nincs lehetőség, (innen kilépve a Készlet / Törzsadatok / Cikkcsoport-on belül van rá mód). Cikkszám/Vonalkód: Vagy begépeljük, vagy az F12 gombbal megjelenő listáról kiválasztjuk a megfelelő cikkszámot. Tervezett, de még nem működő funkció a vonalkód-leolvasó készülék használatával történő bevitel. Új cikkszám felvitelére utólag itt nincs lehetőség, (innen kilépve a Készlet / Törzsadatok / Cikkszám-on belül van rá mód). Könyvelési séma: Amennyiben számlázáskor az árbevétel és eladott áruk beszerzési értékének (ELÁBÉ) könyvelése több variációban is történhet és a Készlet / Törzsadatok / Számla könyvelési sémák menüpontban felvittük a lehetséges eseteket, úgy ebben a mezőben ki kell választanunk az alkalmazni kívánt sémát. Raktár: Ha a cikk több raktárban is megtalálható, ebben a mezőben meg kell jelölni, hogy melyik raktárból történik a készlet értékesítése. F12 gomb segítségével megjelennek a raktárak. Ha olyan raktár kerül megjelölésre, ahol a cikkből nincs készlet, a program hibaüzenetet küld. Új raktár felvitelére utólag itt nincs lehetőség, (innen kilépve a Készlet / Törzsadatok / Raktárak-on belül van rá mód). Árak: A legördülő listáról a cikkhez előre rögzített eladási árak közül választhatunk. Amennyiben a vevő partneradatai között rögzítettük, hogy az öt árkategória közül melyik ártípus alapján szeretnénk Cikkcsoport:



számlázni, a mezőben rögtön ez az eladási ár jelenik meg. Előre rögzített ár hiányában a mező inaktív. Nettó egységár: A termék eladási ára, amely a számlára kerül. Alapértelmezés szerint megegyezik az előző mezőben kiválasztott árral, de módosítható. Mennyiség: Ha a cikkhez két mennyiségi egységet rendeltünk, mindkettő megadható, azonban a rendszer csak az első mennyiségi egység alapján tartja nyilván a készleteket. Engedmény: Ez a mező csak akkor tölthető ki, ha a Készlet / Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Számlázás fülén az „Engedmény megadása számlázáskor” funkció aktív. Ez esetben, százalékos mértékben adható meg az árengedmény mértéke. Ha a vevő partneradatai között rögzítettük az alkalmazott árengedmény mértékét, ez esetben onnan tölti be a rendszer az adatot, de ez módosítható. A program az egységár, a mennyiség és az engedmény mértéke alapján kiszámolja az engedmény nettó értékét, de ha kerekítés miatt szükséges, az engedmény nettó értéke átírható. Közvetített szolgáltatás: A jelölő négyzet bekattintása szükséges, ha adott termékhez kapcsolódik közvetített szolgáltatás. Nettó: A program az egységár, a mennyiség és az engedmény mértéke alapján kiszámolja az engedmény nettó értékét, de előfordulhat, hogy kerekítés miatt szükséges ennek módosítása. Egyéb (F4): Előfordulhat, hogy a számlán a cikkekhez szükséges valamilyen egyéb adat (pl.: egyedi jellemző) megjelenítése. Ennek felvitelére az Egyéb (F4) gomb leütése után van lehetőség. NAV adatok: Amennyiben olyan terméket, szolgáltatást értékesítünk, melyhez a Számlázás / Törzsadatok / Terméktörzs menüpontban jelöltük a megfelelő termék kategóriát, a NAV adatok gombbal lehet rögzíteni azokat a jellemzőket, melyek az említett termékhez, szolgáltatáshoz tartoznak:  Szárazföldi közlekedési eszköz esetén: hengerűrtartalom, teljesítmény, első forgalomba helyezés, megtett távolság.  Légi közlekedés esetén: felszállási tömeg, kereskedelmi eszköz vagy nem, első forgalomba helyezés, repült órák száma.  Vízi közlekedési eszköz: hajó hossza, vízi tevékenység megnevezése, első forgalomba helyezés, hajózott órák száma.  Ásványolaj: tényleges hőmérséklet, tömeg és mértékegysége, sűrűség és mértékegysége, térfogat és mértékegysége, minőség, tanúsítás.  Árverési tétel: árverési vételárul szolgáló ellenérték, közterhek, járulékos költségek és az előzőek összege.  Dohányáru: adójegyen szereplő kiskereskedelmi ár. Gyűjtők:

Ez a mező csak akkor aktív, ha a Kontrolling / Törzsadatok / Gyűjtők beállítása menüpontban a Készlet modul használatához valamelyik gyűjtési típust aktívvá tettük, és a kiszámlázott cikk csoportjához szintén beállítottuk annak használatát. Ezen feltételek teljesülése esetén az értékesítéshez gyűjtőkódok rögzíthetők.



Egyéb (F4):

Előfordulhat, hogy a számlán a cikkekhez szükséges valamilyen egyéb adat (pl.: egyedi jellemző) megjelenítése. Ennek felvitelére az Egyéb (F4) gomb leütése után van lehetőség.

A tétel a Bevitel (F10) gombbal kerül a számlára. Több tételes számla esetén az Új (F5) gombbal folytathatjuk a felvitelt. Tévesen bevitt tételt a Szerkesztés gombbal módosíthatunk, illetve a Törlés (F8) gombbal törölhetjük. Számlatételek csoportosítása nyomtatáskor: Előfordulhat, hogy azonos cikk, azonos egységárral és ÁFA kulccsal többször is szerepel a tételek listáján, de a számlán elegendő összevontan, egy soron megjeleníteni. A kapcsoló használata esetén az azonos cikkszámmal, egységárral és ÁFA kulccsal számlázott termékek mennyiségi és értékbeli adatai összevonva, egy soron jelennek meg a számlán. A termékekhez felvitt egyéb adatok szintén összevonva, egymás után jelennek meg (a maximális hossz 255 karakter lehet). A kapcsoló alapértelmezett állapota a Készlet / Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Számlázás fülén állítható be. A számlákon lehetőség van garanciális visszatartás szövegének és összegének megadására (jellemzően negatív előjellel), mely adatokat a Gar. visszat. gombra kattintva lehet bevinni. A mezők kitöltése esetén a bruttó végösszeg és a visszatartott összeg együttes értéke szerepel a számlán fizetendő összegként. Az adatbevitel befejezése után a Számla készítés (F9) gomb a számlát rögzíti, a Szállítólevél készítés (F7) gomb csupán szállítólevelet rögzít, míg a Számla és szállítólevél készítés gomb mindkettőt elkészíti. Amennyiben a Készlet / Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Számlázás fülén a „Számla és szállítólevél tárolása nyomtatással" funkció aktív, akkor a felsorolt gombok megnyomása után a számla és a szállítólevél nyomtatása is megtörténik. Ha a funkció alatt a „Nyomtatási előnézet" is be van jelölve, akkor az F9 gombbal első lépésben a nyomtatási előnézetet láthatjuk. Itt még nincs a bizonylatoknak sorszáma, mert még nem egy tárolt számla vagy szállítólevél, így akár el is vethető. Amennyiben a számla adatainak módosítása szükséges, a nyomtatási előnézetből ESC billentyűvel visszaléphetünk a számlakészítő ablakra, ahol elvégezhetjük a szükséges változtatást. A végleges számla az előnézeti ablakon F9 gombra, vagy a nyomtató ikonra kattintva nyomtatható. A számla/szállítólevél tárolása a nyomtatással együtt történik meg, ezért csak a kinyomtatott példány kap sorszámot. Egyidejűleg a háttérben megtörténik a számla főkönyvi könyvelése is, illetve az analitikában rögzülnek a készletváltozás könyvelési tételei. Példa forintban számlázott tételek könyvelésére Adatok: Kiszámlázott nettó összeg: 27%-os ÁFA összege: 18%-os ÁFA összege:

200.000 Ft 27.000 Ft (nettó érték: 100.000 Ft) 18.000 Ft (nettó érték: 100.000 Ft)



A számla főkönyvben rögzített tételei: T: 311 - K: 911 100.000 Ft Nettó árbevétel T: 311 - K: 467 27.000 Ft27%-os ÁFA, alapja: 100.000 Ft T: 311 - K: 911 100.000 Ft Nettó árbevétel T: 311 - K: 467 18.000 Ft18%-os ÁFA, alapja 100.000 Ft A készletváltozás analitikában rögzített tételei, számlakészítés esetén: T: 814 - K: 261 eladott áruk beszerzési értéke A készletváltozás analitikában rögzített tételei, szállítólevél-készítés esetén: T: 268 - K: 261 úton lévő áruk könyvelése, beszerzési értéken

IV.2. Kétnyelvű devizás számla és szállítólevél készítése Ez a menüpont szolgál a külföldi vevőink felé idegen devizában kiállítandó, kétnyelvű (angolmagyar vagy német-magyar) számlák és szállítólevelek elkészítésére. Szállítólevél csak magyar nyelven készíthető. A menüpont indításakor a program ellenőrzi, hogy a számlakészítéshez szükséges adatok közül hiányzik-e valami. Amennyiben a program nem talál hiányzó adatot, elindul a számlakészítés, mely alapvetően a „Magyar nyelvű forintos számla és szállítólevél készítése” részben leírtakkal azonos. A kétnyelvű, devizás számla- és szállítólevél készítés sajátosságai Kétnyelvű, devizás számla és szállítólevél esetén a „A Vevő, számla adatok (F2)” fül az alábbi mezőkben tér el a magyar nyelvű forintos számlakészítéstől: Bankszámlaszám Amennyiben devizás bankszámlák esetén a SWIFT kódot és IBAN számot is fel kell tüntetni a számlán, úgy ehhez a főmenü Cégadatok menüpontjában egy-egy bankszámla adatait folyamatosan, egy sorban kell felvinni (új sor új bankszámlát jelent). Túl hosszú adatsor esetén \ (visszaper) karakterrel jelölhető a sorváltás, vagyis az, hogy a kimenő számla fejrovatában hol történjen a bankszámla-adatok sortörése. Vevő Devizás számla csak olyan vevő részére készíthető, akinek főkönyvi számlaszáma (pl.: 316001), vagy számla-csoportja (pl.: 316) szerepel a Szerviz / Beállítások / Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Számlák fülén, a Vevő számlák mezőben, illetve a Deviza fülön, a Deviza könyvelés mezőben, vagyis akiknek a főkönyvi számlaszámát előzetesen devizás könyvelésű vevőként definiáltuk. Formátum Az elkészülő számla formátumát lehet itt beállítani.



Kétnyelvű devizás számla készítése esetén a „GENG_ALAP” választásával magyarangol, míg „GGER_ALAP” választásával magyar-német számla készül. Csekkes számlaformátum készítésére, vagyis perforált, postai csekket tartalmazó papír használatára itt nincs mód. Devizanem, Árfolyamok Az ablak alsó részén találhatók a devizanem és az árfolyamok mezői. A devizanem megadása kötelező. Kétnyelvű, de forintos számla készítésekor devizanemként HUF-ot, árfolyamként pedig 1-et kell megadni. A vevőkövetelés értékelése a cég számviteli politikájában meghatározott árfolyamon történik, míg az ÁFA elszámolásához ettől eltérő árfolyamot is választhat a cég. Amennyiben a Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Deviza fülén az „Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik” funkció aktív, csak egy árfolyammező jelenik meg, hiszen valamennyi devizás összeg átszámítása azonos árfolyamon történik. Ez esetben nem keletkezik értékelési különbözet. Ha a „Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik" funkció nincs bekattintva, két különböző árfolyamot kell megadnunk, hiszen a követelést és a nettó árbevételt a számviteli politikában választott árfolyamon kell könyvelni, azonban az ÁFA összegét más, jellemzően MNB árfolyamon kell bevallani. Mivel a számlák készítésekor a háttérben azok automatikus könyvelése mindig megtörténik, ezért az eltérő értékek könyveléséhez technikai számla szükséges. Ezt a számlaszámot a Beállítások / Készlet és számla Beállítások menüpont Deviza fülén, a Devizás ÁFA átvezetési számla mezőben kell megadnunk. Ezen a főkönyvi számlán fog megjelenni az ÁFA két eltérő árfolyam alkalmazásából adódó különbözete. Amennyiben a számlázás mellett főkönyvi könyvelés is történik, úgy ezt az árfolyam-különbözetet később, egy külön könyvelési tételben rendezni kell. Előfordulhat, hogy a számla kiállításakor még nem ismerjük az adott napi árfolyamot. Ez esetben a devizanem megadása után az Értékelési árfolyam mező üresen hagyható, de az ÁFA árfolyam mezőt kötelező kitölteni, mivel az ÁFA törvény értelmében a számlán az ÁFA forintosított összegét fel kell tüntetni. Kivétel ez alól az az eset, amikor a számla ÁFA tartalma nulla, hiszen ilyenkor nincs szükség árfolyamra a nullás ÁFA összeg forintosításához. Hiányzó értékelési árfolyam esetén a rendszer nem tudja a háttérben lekönyvelni a számla forintos összegeit, ezért a számlát egy listán tárolja, ahonnan az később kiválasztható. Amennyiben a számlázás mellett főkönyvi könyvelés is történik, úgy az utólagos könyvelés az értékelési árfolyam pótlásakor fog megtörténni. (Az utólagos könyvelés a Számlázás / Devizás számlakönyvelés menüpontban végezhető el.)



Példa devizában számlázott tételek könyvelésére Adatok: EU tagországba kiszámlázott nettó összeg: ÁFA összege (adólevonási joggal járó adómentes kulcs): Követelések értékelési árfolyama: 290 Ft/EUR ÁFA árfolyam: 289 Ft/EUR Devizás ÁFA átvezetési számla: 399

1.000 EUR 0 EUR

A számla főkönyvben rögzített tételei, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget eltérő árfolyamon értékeli: T: 316 - K: 931 290.000 Ft Nettó árbevétel 290 Ft/EUR értékelési árfolyamon T: 316 - K: 399 0 Ft ÁFA alap 290 Ft/EUR ért. árfolyamon: 290.000 T: 399 - K: 467 0 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR ÁFA árfolyamon: 289.000 Ft Utólagosan könyvelendő rendező tétel nincs, hiszen a 399 egyenlege nulla. (Eltérés csak az ÁFA alap forintos összegében van, de ez analitikus adat, így a főkönyvi tételekben nem látható.) A számla főkönyvben rögzített tételei, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget azonos árfolyamon értékeli: T: 316 - K: 931 289.000 Ft Nettó árbevétel 289 Ft/EUR árfolyamon T: 316 - K: 467 0 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR árfolyamon: 289.000 Ft Utólagosan könyvelendő rendező tétel nincs, mivel a 399 számlán nem keletkezett egyenleg. A készletváltozás analitikában rögzített tételei, számlakészítés esetén: T: 814 - K: 261 eladott áruk beszerzési értéke A készletváltozás analitikában rögzített tételei, szállítólevél-készítés esetén: T: 268 - K: 261 úton lévő áruk könyvelése, beszerzési értéken

IV.3. Magyar nyelvű devizás számla és szállítólevél készítése Ez a menüpont szolgál a belföldi vevők felé magyar nyelven, idegen devizában kiállítandó számlák és szállítólevelek elkészítésére. A számlázás folyamata megegyezik az előző pontokban leírtakkal (Magyar nyelvű forintos számla és szállítólevél készítése, és Kétnyelvű devizás számla és szállítólevél készítése pontok). Példa devizában számlázott tételek könyvelésére Adatok: EU tagországba kiszámlázott nettó összeg: 27%-os ÁFA összege: Követelések értékelési árfolyama: Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 54 -

1.000 EUR 270 EUR 290 Ft/EUR Tel: 311-8804, 311-0621, Fax: 473-0885 E-mail: [email protected] www.dimenzio-kft.hu

ÁFA árfolyam: Devizás ÁFA átvezetési számla:

289 Ft/EUR 399

A számla főkönyvben rögzített tételei, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget eltérő árfolyamon értékeli: T: 311 - K: 911 290.000 Ft Nettó árbevétel 290 Ft/EUR értékelési árfolyamon T: 311 - K: 399 78.300 Ft ÁFA alap 290 Ft/EUR ért. árfolyamon: 290.000 T: 399 - K: 467 78.030 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR ÁFA árfolyamon: 289.000 Ft Utólagosan könyvelendő rendező tétel: T: 399 - K: 97 270 Ft ÁFA értékelés árfolyam-különbözete A számla főkönyvben rögzített tételei, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget azonos árfolyamon értékeli: T: 311 - K: 911 289.000 Ft Nettó árbevétel 289 Ft/EUR árfolyamon T: 311 - K: 467 78.030 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR árfolyamon: 289.000 Ft Utólagosan könyvelendő rendező tétel nincs, mivel a 399 számlán nem keletkezett egyenleg. A készletváltozás analitikában rögzített tételei, számlakészítés esetén: T: 814 - K: 261 eladott áruk beszerzési értéke A készletváltozás analitikában rögzített tételei, szállítólevél-készítés esetén: T: 268 - K: 261 úton lévő áruk könyvelése, beszerzési értéken

IV.4. Előlegszámla és végszámla készítése Valamennyi számlakészítés során lehetőség van előlegszámla, illetve azt beszámító végszámla készítésére. Ehhez az alábbi beállításokat kell megtenni: 1. A Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban fel kell venni egy Előleg típusú számlatömböt (lásd: Számlatömb és szállítólevél-tömb felvitele pont). 2. A Számlázás / Beállítások menüpont Előleg fülén meg kell adni a könyveléshez szükséges főkönyvi számlaszámokat (lásd: Beállítások / Számlázás / Előleg pont). A hatályos törvényi rendelkezések szerint a kapott előlegről utólag kell számlát kiállítani, melyre rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést. Az előleg, illetve az ahhoz kapcsolódó ÁFA kötelezettség könyvelése az előleg átvételekor/jóváírásakor a felhasználó által kerül könyvelésre, ezért az előlegszámla kiállításakor a program nem képez főkönyvi tételt. A megfizetett előleg könyveléséhez ki kell jelölni a bruttó előleg összegét nyilvántartó (pl.: 453), illetve az előleg ÁFA kötelezettségét nyilvántartó (pl.: 368) számlát. Ezen



számlákat kell megadni a Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Előleg fülén is. Az előleg átvételének/jóváírásának könyvelését tehát a felhasználó az alábbi példa szerint végzi el: T: 384 – K: 453 127.000 T: 368 – K: 467 27.000

Vevőtől kapott előleg bruttó összege ÁFA kötelezettség előírása (adóalap: 100.000, ÁFA: 27%)

A végszámlán fel kell tüntetni a teljes ellenértéket, valamint a megfizetett előleg összegét, illetve a rendezendő különbözet összegét. A végszámla elkészítése során a program az alábbi példa szerint képzi a könyvelési tételeket: T: 311 – K: 911 400.000 T: 311 – K: 467 108.000 T: 453 – K: 311 127.000 T: 467 – K: 368 27.000

Teljes nettó árbevétel Teljes ÁFA összeg (adóalap: 400.000, ÁFA: 27%) Előleg bruttó összegének átvezetése a végszámla azonosítójára előleg ÁFA-tartalmának visszavezetése (adóalap: 100.000)

Éves nyitáskor az előző években el nem számolt előlegszámlák átkerülnek az új évi adatbázisba. Amennyiben ezt követően az előző évben megtörténik az előleg elszámolása, úgy az éves nyitás megismétlése után az új évi állományban ez az előlegszámla már nem számítható be. Előlegszámla kiállítása Előlegszámla kiállítására – a fentebb leírt beállítások után – valamennyi számlakészítő menüpontban lehetőség van. Előlegszámla készítése esetén a számla fejlécében található adatok (vevő, dátumok, egyéb adatok, stb.) megadása változatlan módon történik. Az eltérést a számlatömb kiválasztása jelenti, mivel előlegszámla csak előleg típusú számlatömbből állítható ki. A számlakészítő ablak Számlatömb mezőjében tehát válasszunk speciális, előlegszámla típusú tömböt. A kapott előleg nettó összegét és ÁFA kulcsát az F3 – Tételek fülön szerepelő Új előlegtétel gombra kattintva adhatjuk meg. Lehetőség van egy előlegszámlára több tételt, különböző ÁFA kulcsokkal felvinni. Ezt követően a számla nyomtatható. Ahogyan az előlegszámla-készítés bevezetőjében olvasható, az előlegszámla kiállítása nem eredményez főkönyvi könyvelést. Végszámla kiállítása A végszámla kiállítása során a számla fejlécében található adatok (vevő, dátumok, egyéb adatok, stb.) megadása változatlan módon történik. A számlatömbök közül a szokásosat kell választani, vagyis ez esetben nem lehet előleg típusú tömböt kijelölni. A számlakészítő ablak Tételek fülén a szokott módon adjuk meg az értékesített termékek vagy szolgáltatások adatait (név, mennyiség, teljes ár). Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 56 -


Ezt követően kerül a számlára a levont előleg összege, melyet az ablak jobb alsó sarkában található Előleg elsz. gombbal tehetünk meg. A megjelenő lista tartalmazza a kiválasztott vevő részére kiállított, beszámításra még nem került előlegeket. A beszámításra kerülő előleget jelöljük ki annak pipálásával. A kapott előleg adatai megjelennek a megfelelő ÁFA kulcs sorában. Ha az előlegből csak egy részt kívánunk beszámítani, úgy a „Tételből felhasználandó nettó” mezőben módosíthatjuk az összeget, melyet a Mentés gombbal rögzíthetünk. Több részletben történő beszámítás esetén a fel nem használt részt a program nyilvántartja, és a következő beszámítás alkalmával a maradvány-összeget ajánlja fel. A Kilépés gombbal visszajutunk a számlakészítő ablakra, ahonnan a számla a szokott módon nyomtatható. Az elkészült számlán látható a teljes vételár, az abból levont, beszámított előleg összege, illetve a rendezendő különbözet. Az Egyéb adatok rovatban feltüntetésre kerül a beszámított előlegszámla sorszáma. Ahogyan az előlegszámla-készítés bevezetőjében olvasható, a végszámla kiállítása során könyvelésre kerül a teljes árbevétel és ÁFA kötelezettség, illetve az előleg-beszámítás tételei (bruttó összeg és ÁFA).

IV.5. Szállítólevélből számla készítése A kiállított szállítólevelek utólagos számlázására szolgáló menüpont. A programmal három különböző menüpontból készíthető szállítólevél, ám azok mindhárom esetben magyar nyelvűek. A hozzájuk kapcsolódó számlákat a szállítólevél készítése szerinti menüpontból lehet kiállítani. A szállítólevelekből készülő számlák típusai a következők (a szállítólevél kiállításának menüpontja szerint): - magyar nyelvű forintos - kétnyelvű (magyar-angol vagy magyar-német) devizás - magyar nyelvű devizás IV.5.1. Szállítólevélből magyar nyelvű forintos számla készítése Ez a menüpont szolgál a Magyar nyelvű forintos menüpontból kiállított szállítólevelek számlázására. A számlakészítéshez szükséges legalább egy számlatömb megnyitása, melyet a Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban lehet felvenni. Látható az ablak felső részén egy időszak megadására szolgáló mező. Itt állíthatjuk be, azt az időszakot, amelyre az elkészült számlát könyvelni kell. Az időszak jellemzően vagy a teljesítési dátum, vagy a kiállítási dátum hónapjával egyezik meg.



A Vevő, számla adatok kitöltése (F2) Bankszámlaszám Itt a számlakibocsátó bankszámlaszámát kell megadni, ahová az átutalást kéri a cég. A program a Cégadatok menüpontban beírt bankszámlaszámot ajánlja fel. Ha a kibocsátó cégadatai között több bankszámlaszám szerepel, azok közül a legördülő listáról, vagy a kezdő karakter begépelésével választhatunk. Formátum Az elkészülő számla nyomtatási formátumáról ad felvilágosítást. Belföldi forintos számla készítése esetén a „GHUN_ALAP” formátum látható. Vevő A vevő megadására két lehetőség van. Egyrészt kiválasztható a partnerek listájáról, másrészt a főkönyvi számlaszám megadásával. A „Partner" mezőben állva az F12 gombbal megjeleníthető a partnerek listája. Ezen a listán lehetőség van új partner felvitelére, vagy azok szerkesztésére és törlésére is. A listában a partner neve vagy adószáma alapján kereshetünk. A listáról a megfelelő partnert annak során állva ENTER gombbal, vagy dupla kattintással tudjuk kiválasztani. Ha a kiválasztott partnernek még nincs főkönyvi vevőszáma, a program kéri annak megadását. Segítségként megjelenik a főkönyvi számla felvitelére szolgáló ablak, melyben a sorrendben következő főkönyvi számlaszámot ajánlja fel a program, illetve az ablak „Partner” mezőjében megjelenik a partner száma. Ha a vevőt nem a partnerlistáról, hanem főkönyvi számlaszám alapján szeretnénk kiválasztani, akkor a „Vevő számlaszám" mezőt töltsük ki. Természetesen keresésre itt is lehetőség van (F12). A vevő kiválasztása után az ablakon megjelenik az F3-Tételek fül, melyen megjelennek a megadott vevő nyitott szállítólevelei. Számla A számla főbb adatainak beviteli felülete. Több számlatömb használata esetén elsőként számlatömböt kell választanunk. Az Egyéb adatok, Megrendelésszám, Lábléc és Megjegyzés mezők tájékoztató jellegű adatok, kitöltésük nem kötelező. Az Egyéb adatok és Megjegyzés mezők esetén a gyakran előforduló szövegek tárolhatók. A már felvitt szöveglistát a mezőkben állva az F12 gomb jeleníti meg, melyről választhatunk, vagy az F12-t követően F5 gombbal új szöveget vihetünk fel. Kötelezően kitöltendők az ÁFA számla, a fizetési mód és a dátumok mezői.



FIGYELEM! Az indulási beállítás szerint az ÁFA számla száma 4671. Amennyiben ettől eltérő főkönyvi ÁFA számlát kívánunk használni, úgy ez megváltoztatható. A következő számlázás alkalmával a program az előző számlánál megadott ÁFA számlát ajánlja fel. Ha a partnertörzsben megadtuk a vevőhöz tartozó fizetési napok számát, azt a rendszer automatikusan betölti. A fizetési határidőt alapvetően a számla keltéhez viszonyítva számítja a program. (Számla dátuma + fizetési napok száma = fizetési határidő.) Amennyiben a Beállítások / Beállítások menüpont Számlázás fülén bekapcsoltuk a „Fizetési határidő a teljesítés dátumából” kapcsolót, úgy a fizetési határidő a teljesítés dátuma alapján kerül kiszámításra. Fontos tudni, hogy amennyiben a partner adatai között készpénzes fizetési mód van beállítva, ez esetben a számlán is készpénzes a fizetési mód jelenik meg, melyet megváltoztatni a számlázás során már nem lehet. Lényeges továbbá, hogy ez a készpénzes fizetés nem azonos az egyszerűsített (készpénzfizetési) számla kiállításakor használt fogalommal, azaz későbbi határidőben történő, de nem átutalásos kiegyenlítést is jelenthet. Így tehát a teljesítés, a számla kelte és a fizetési határidő napja nem kell, hogy megegyezzen a számlán. A kiválasztott fizetési módhoz kapcsolódhat egy vagy több lábléc, melyben előre definiált szövegek szerepelnek. Adott fizetési módhoz láblécként tartozó szövegeket a Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Szövegek fülén, a megfelelő fizetési módba belépve lehet rögzíteni. A számlázás során a fizetési módhoz felvitt szövegek közül a Lábléc mezőben választhatunk. Amennyiben nincs szükség lábléc megadására a mező tartalma a DELETE gombbal törölhető. A számla alapjául szolgáló szállítólevél készülhetett „Normál” vagy „Fordított adózású” típussal, melynek ÁFA-elszámolás szempontjából van jelentősége. Az számla a felhasznált szállítólevél típusával megegyezően készül majd el, vagyis itt már nincs mód az ÁFAelszámolás módosítására. Tételek kitöltése (F3) Az F3-Tételek fül a vevő kiválasztása után jelenik meg az ablakon, és a megadott vevő nyitott szállítóleveleit tartalmazza. A sorok elején, a bizonylatszám (szállítólevél szám) előtt látható „…” mezőre kattintva megjeleníthetők a szállítólevél tételei, melyekben lehetőség van az adatok (egységár, mennyiség, engedmény, könyvelési séma) módosítására. Amennyiben a szállítólevélről csak néhány tételt kívánunk számlázni, úgy a tételek előtti négyzet bekattintásával jelölhetjük ki a számlázandó tételeket, majd a Rendben (F10) gomb megnyomásával emelhetjük át a számla tételei közé. Ezzel a módszerrel több szállítólevélről is válogathatunk tételeket.



Amennyiben egy-egy szállítólevél teljes tartalmát számlázni kívánjuk, úgy a Tételek fül listájának utolsó oszlopában kattintsunk a zöld színnel jelölt „Bizonylat hozzáadása” szövegre. Így egy lépésben a számlára kerül a szállítólevél valamennyi tétele, az utolsó oszlopba pedig piros színnel a „Bizonylat hozzáadva” felirat kerül. Könyvelési séma: Amennyiben számlázáskor az árbevétel és eladott áruk beszerzési értékének (ELÁBÉ) könyvelése adott cikkre több variációban is történhet, és a Készlet / Törzsadatok / Számla könyvelési sémák menüpontban felvittük a lehetséges eseteket, úgy ebben a mezőben ki kell választanunk az alkalmazni kívánt sémát. Az Egyéb (F4) gombbal a tételekhez megjegyzés írható be. Tévesen bevitt tétel módosítását annak törlésével (Törlés - F8), és ismételt felvitelével tudjuk elvégezni. Számlatételek csoportosítása nyomtatáskor: Előfordulhat, hogy azonos cikk, azonos egységárral és ÁFA kulccsal többször is szerepel a tételek listáján, de a számlán elegendő összevontan, egy soron megjeleníteni. A kapcsoló használata esetén az azonos cikkszámmal, egységárral és ÁFA kulccsal számlázott termékek mennyiségi és értékbeli adatai összevonva, egy soron jelennek meg a számlán. A termékekhez felvitt egyéb adatok szintén összevonva, egymás után jelennek meg (a maximális hossz 255 karakter lehet). A kapcsoló alapértelmezett állapota a Készlet / Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Számlázás fülén állítható be. Az adatbevitel befejezése után a Számla készítés (F9) gomb rögzíti a számlát. Amennyiben a Készlet / Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Számlázás fülén a „Számla és szállítólevél tárolása nyomtatással" funkció aktív, akkor a felsorolt gombok megnyomása után a számla nyomtatása is megtörténik. Ha a funkció alatt a „Nyomtatási előnézet" is be van jelölve, akkor az F9 gomb használata után a nyomtatási előnézetet láthatjuk. Itt még nincs a bizonylatoknak sorszáma, mert még nem egy tárolt számla, így akár el is vethető. Amennyiben a számla adatainak módosítása szükséges, nyomtatás előtt ESC billentyűvel visszaléphetünk a számlakészítő ablakra, ahol elvégezhetjük a szükséges változtatást. A végleges számla az előnézeti ablakon F9 gombra, vagy a nyomtató ikonra kattintva nyomtatható. A számla tárolása a nyomtatással együtt történik meg, ezért csak a kinyomtatott példány kap sorszámot, vagyis a nyomtatáskor válik láthatóvá a sorszáma. Példa forintban számlázott tételek könyvelésére Adatok: Kiszámlázott nettó összeg: 27%-os ÁFA összege: 18%-os ÁFA összege:

200.000 Ft 27.000 Ft (nettó érték: 100.000 Ft) 18.000 Ft (nettó érték: 100.000 Ft)



A számla főkönyvben rögzített tételei: T: 311 - K: 911 100.000 Ft Nettó árbevétel T: 311 - K: 467 27.000 Ft27%-os ÁFA, alapja: 100.000 Ft T: 311 - K: 911 100.000 Ft Nettó árbevétel T: 311 - K: 467 18.000 Ft18%-os ÁFA, alapja 100.000 Ft A készletváltozás analitikában rögzített tételei, számlakészítés esetén: T: 814 - K: 268 eladott áruk beszerzési értéke, az úton lévő áruk csökkenésével IV.5.2. Szállítólevélből kétnyelvű devizás számla készítése Ez a menüpont szolgál a Kétnyelvű devizás menüpontból kiállított szállítólevelek számlázására. A számlázás folyamata alapvetően megegyezik a „Szállítólevélből magyar nyelvű forintos számla készítése” részben leírtakkal. Eltérések a következők: Szállítólevélből kétnyelvű, devizás számlakészítés sajátosságai Kétnyelvű, devizás számla esetén a „A Vevő, számla adatok (F2)” fül az alábbi mezőkben tér el a magyar nyelvű forintos számlakészítéstől: Bankszámlaszám Amennyiben devizás bankszámlák esetén a SWIFT kódot és IBAN számot is fel kell tüntetni a számlán, úgy ehhez a főmenü Cégadatok menüpontjában egy-egy bankszámla adatait folyamatosan, egy sorban kell felvinni (új sor új bankszámlát jelent). Túl hosszú adatsor esetén \ (visszaper) karakterrel jelölhető a sorváltás, vagyis az, hogy a kimenő számla fejrovatában hol történjen a bankszámla-adatok sortörése. Vevő Devizás számla csak olyan vevő részére készíthető, akinek főkönyvi számlaszáma (pl.: 316001), vagy számla-csoportja (pl.: 316) szerepel a Szerviz / Beállítások / Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Számlák fülén, a Vevő számlák mezőben, illetve a Deviza fülön, a Deviza könyvelés mezőben, vagyis akiknek a főkönyvi számlaszámát előzetesen devizás könyvelésű vevőként definiáltuk. Formátum Az elkészülő számla formátumát lehet itt beállítani. Kétnyelvű devizás számla készítése esetén a „GENG_ALAP” választásával magyarangol, míg „GGER_ALAP” választásával magyar-német számla készül. Csekkes számlaformátum készítésére, vagyis perforált, postai csekket tartalmazó papír használatára itt nincs mód. Devizanem, Árfolyamok Az ablak alsó részén találhatók a devizanem és az árfolyamok mezői. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 61 -


A devizanemet a felhasznált szállítólevél devizája alapján kitölti a program, de ez módosítható. Kétnyelvű, de forintos számla készítésekor devizanemként HUF-ot, árfolyamként pedig 1-et kell megadni. A vevőkövetelés értékelése a cég számviteli politikájában meghatározott árfolyamon történik, míg az ÁFA elszámolásához ettől eltérő árfolyamot is választhat a cég. Amennyiben a Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Deviza fülén az „Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik” funkció aktív, csak egy árfolyammező jelenik meg, hiszen valamennyi devizás összeg átszámítása azonos árfolyamon történik. Ez esetben nem keletkezik értékelési különbözet. Ha a „Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik" funkció nincs bekattintva, két különböző árfolyamot kell megadnunk, hiszen a követelést és a nettó árbevételt a számviteli politikában választott árfolyamon kell könyvelni, azonban az ÁFA összegét más, jellemzően MNB árfolyamon kell bevallani. Mivel a számlák készítésekor a háttérben azok automatikus könyvelése mindig megtörténik, ezért az eltérő értékek könyveléséhez technikai számla szükséges. Ezt a számlaszámot a Beállítások / Készlet és számla Beállítások menüpont Deviza fülén, a Devizás ÁFA átvezetési számla mezőben kell megadnunk. Ezen a főkönyvi számlán fog megjelenni az ÁFA két eltérő árfolyam alkalmazásából adódó különbözete. Amennyiben a számlázás mellett főkönyvi könyvelés is történik, úgy ezt az árfolyam-különbözetet később, egy külön könyvelési tételben rendezni kell. Előfordulhat, hogy a számla kiállításakor még nem ismerjük az adott napi árfolyamot. Ez esetben a devizanem megadása után az Értékelési árfolyam mező üresen hagyható, de az ÁFA árfolyam mezőt kötelező kitölteni, mivel az ÁFA törvény értelmében a számlán az ÁFA forintosított összegét fel kell tüntetni. Kivétel ez alól az az eset, amikor a számla ÁFA tartalma nulla, hiszen ilyenkor nincs szükség árfolyamra a nullás ÁFA összeg forintosításához. Hiányzó értékelési árfolyam esetén a rendszer nem tudja a háttérben lekönyvelni a számla forintos összegeit, ezért a számlát egy listán tárolja, ahonnan az később kiválasztható. Amennyiben a számlázás mellett főkönyvi könyvelés is történik, úgy az utólagos könyvelés az értékelési árfolyam pótlásakor fog megtörténni. (Az utólagos könyvelés a Számlázás / Devizás számlakönyvelés menüpontban végezhető el.) Példa devizában számlázott tételek könyvelésére Adatok: EU tagországba kiszámlázott nettó összeg: ÁFA összege (adólevonási joggal járó adómentes kulcs): Követelések értékelési árfolyama: 290 Ft/EUR ÁFA árfolyam: 289 Ft/EUR Devizás ÁFA átvezetési számla: 399 Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 62 -

1.000 EUR 0 EUR


A számla főkönyvben rögzített tételei, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget eltérő árfolyamon értékeli: T: 316 - K: 931 290.000 Ft Nettó árbevétel 290 Ft/EUR értékelési árfolyamon T: 316 - K: 399 0 Ft ÁFA alap 290 Ft/EUR ért. árfolyamon: 290.000 T: 399 - K: 467 0 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR ÁFA árfolyamon: 289.000 Ft Utólagosan könyvelendő rendező tétel nincs, hiszen a 399 egyenlege nulla. (Eltérés csak az ÁFA alap forintos összegében van, de ez analitikus adat, így a főkönyvi tételekben nem látható.) A számla főkönyvben rögzített tételei, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget azonos árfolyamon értékeli: T: 316 - K: 931 289.000 Ft Nettó árbevétel 289 Ft/EUR árfolyamon T: 316 - K: 467 0 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR árfolyamon: 289.000 Ft Utólagosan könyvelendő rendező tétel nincs, mivel a 399 számlán nem keletkezett egyenleg. A készletváltozás analitikában rögzített tételei, számlakészítés esetén: T: 814 - K: 268 eladott áruk beszerzési értéke, az úton lévő áruk csökkenésével IV.5.3. Szállítólevélből magyar nyelvű devizás számla készítése Ez a menüpont szolgál a Magyar nyelvű devizás menüpontból kiállított szállítólevelek számlázására. A számlázás folyamata megegyezik az előző pontokban (Szállítólevélből magyar nyelvű forintos számla készítése és Szállítólevélből kétnyelvű devizás számla készítése) leírtakkal. Példa a könyvelt tételek rögzítésére Adatok: EU tagországba kiszámlázott nettó összeg: 27%-os ÁFA összege: Követelések értékelési árfolyama: ÁFA árfolyam: Devizás ÁFA átvezetési számla:

1.000 EUR 270 EUR 290 Ft/EUR 289 Ft/EUR 399

Rögzített tételek, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget eltérő árfolyamon értékeli: T: 311 - K: 911 290.000 Ft Nettó árbevétel 290 Ft/EUR értékelési árfolyamon T: 311 - K: 399 78.300 Ft ÁFA alap 290 Ft/EUR ért. árfolyamon: 290.000 T: 399 - K: 467 78.030 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR ÁFA árfolyamon: 289.000 Ft Utólagosan könyvelendő rendező tétel: T: 399 - K: 97 270 Ft ÁFA értékelés árfolyam-különbözete Rögzített tételek, ha a cég követeléseit és ÁFA kötelezettséget azonos árfolyamon értékeli: Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 63 -


T: 311 - K: 911 289.000 Ft Nettó árbevétel 289 Ft/EUR árfolyamon T: 311 - K: 467 78.030 Ft ÁFA alap 289 Ft/EUR árfolyamon: 289.000 Ft Utólagosan könyvelendő rendező tétel nincs, mivel a 399 számlán nem keletkezett egyenleg. A készletváltozás analitikában rögzített tételei, számlakészítés esetén: T: 814 - K: 268 eladott áruk beszerzési értéke, az úton lévő áruk csökkenésével

IV.6. Devizás számlakönyvelés Amennyiben a devizás számlák készítésekor nem adtuk meg a forintos összegek kiszámításához szükséges árfolyamo(ka)t (mert például még nem ismertük azt), úgy ebben a menüpontban van lehetőség a hiányzó árfolyamok pótolására, és így a számlák lekönyvelésére. A számlázás során az ÁFA árfolyam mezőt kötelező kitölteni, mivel az ÁFA törvény értelmében a számlán az ÁFA forintosított összegét fel kell tüntetni. Kivétel ez alól az az eset, amikor a számla ÁFA tartalma nulla, mivel ilyenkor nincs szükség árfolyamra a nullás ÁFA összeg forintosításához. Értékelési árfolyam hiányában a rendszer nem tudja a háttérben lekönyvelni a számla forintos összegeit, ezért a számlát a Devizás számlakönyvelés menüpont listáján tárolja, ahonnan az később kiválasztható. A kiválasztáshoz álljunk a lista megfelelő sorára (a könyvelendő számlára), majd kattintsunk a Könyvelés gombra. A megjelenő ablak Értékelési árfolyam és ÁFA árfolyam mezőiben adjuk meg a hiányzó árfolyamokat, majd kattintsunk a Rendben gombra. Ezzel megtörtént a számla forintosítása, illetve főkönyvi könyvelése. Az ablak egyéb funkciói: Boríték címzés (B) Amennyiben a Beállítások menüpontban a „Boríték nyomtatása feladóval” funkció bekapcsolt állapotú és a nyomtató alkalmas rá, valamint megfelelőek a beállításai, úgy a lehetőség van a vevők részére borítékot nyomtatni. A borítékra feladóként rákerül a számla kibocsátójának neve és címe. A gomb használatával, a kiválasztott számla adatai alapján megtörténik a boríték nyomtatása. Összes boríték címzés A borítékcímzés folyamata megegyezik az előző pontban leírtakkal, de ez esetben valamennyi, listán szereplő számla adata alapján megtörténik a borítékok nyomtatása.



Vevő export (F6) A gomb a listán szereplő számlák vevőadatainak külső fájlba történő exportálását indítja, mely alapján más programokkal is megtörténhet a borítékok kiállítása (pl.: Word körlevél funkció). Az exportálás XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlokba történhet, a program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A Fájlnév mezőben megadható az elérési útvonal, illetve a fájl neve. Az útvonal a Tallózás gomb segítségével is kijelölhető. A „Táblázatkezelő behívása” funkció bekattintása esetén a táblázat mentése után megnyílik az Excel program, és láthatjuk a listázott adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. XML export Használatával a listán szereplő számlák adatairól az elérési útként megadott könyvtárba külön-külön XML fájlok készülnek. FONTOS: Amennyiben a számlák szűrésénél több számlatömb szerepel, úgy a tömbök azonos sorszámú számlájáról csak egy XML fájl készül, ezért javasolt, hogy a szűrést mindig egy számlatömbre vonatkoztassuk!

IV.7. Számlák keresése, módosítása (utólagos nyomtatás, számlahelyesbítés, sztornó számla) Ez a menüpont a kiállított számlák közötti keresésre, azok utólagos nyomtatására, számlahelyesbítésre, vagy sztornó számla készítésére szolgál. A lekérdezés szűkíthető számlatömbre, a vevő főkönyvi számlaszámára vagy nevére, a számla sorszámára, a kibocsátás dátumára, illetve a még ki nem nyomtatott számlákra. A számlaszámra történő keresés során nem szükséges megadni a teljes számlaszámot. Amennyiben egy számlatömbön belül keresünk, elegendő csupán a sorszámra utaló adat begépelése (pl.: 14/00036 számú számla esetén elegendő a 36-ot megadni). A „Csak a ki nem nyomtatott számlák” funkció bekapcsolásakor, csak azokat a számlákat listázza a program, melyekből még az első példány sem került nyomtatása. Nyomtatás (F9) A kiválasztott számla nyomtatására szolgál. A beállítások szerint vagy nyomtatási előnézet jelenik meg, vagy rögtön elindul a nyomtatás. A nyomtatott számla példányszámát a már kinyomtatott példányok alapján a program automatikusan adja. (Pl.: korábban 3 példányban már kinyomtatott számla esetén a 4. példány kerül nyomtatásra.) Összes nyomtatása Valamennyi listázott számla nyomtatása egy lépésben.



IV.7.1. Helyesbítő számla A számlák listáján álljunk a helyesbíteni kívánt számla sorára, majd kattintsunk a Helyesbítő számla gombra. Korábban már helyesbített vagy sztornózott számla, illetve helyesbítő vagy sztornó számla nem helyesbíthető, ilyen soron állva a gomb szürke. A megjelenő ablakban láthatók az eredeti számla termékei, melyek közül ki kell jelölni a helyesbítendő tételeket. Ha a sor eleji négyzetekbe való kattintással megtörtént a kijelölés, kattintsunk a Rendben gombra. A számlakészítő ablak első oldalán módosíthatjuk a számla néhány fejadatát, míg a második fülön a termékekhez tartozó értékeket korrigálhatjuk. Minden kijelölt termék két soron jelenik meg. Az első az eredeti számla adatait tartalmazza negatív mennyiséggel. Ez a sor nem módosítható. A második sor megismétli a termék paramétereit, de a Szerkesztés gombbal javíthatók az adatok. A korrekciót a Bevitel gomb rögzíti. Az adatok helyesbítése után a Számla gombbal a szokott módon rögzíthető és nyomtatható a számla, melynek Egyéb adatok rovatába automatikusan bekerül a módosított számla számára történő hivatkozás. IV.7.2. Sztornó számla A számlák listáján álljunk a sztornózni kívánt számla sorára, majd kattintsunk a Sztornó számla gombra. Korábban már sztornózott számla, illetve sztornó számla nem érvényteleníthető, ilyen soron állva a gomb szürke. A megjelenő Számlakészítés ablak első oldalán az eredeti számla fejadatai láthatók, melyek közül csak az időszak, a számla kiállításának dátuma, az Egyéb adatok és a Megjegyzés mezők módosíthatók. Az ablak második fülén az eredeti számla tételei láthatók, negatív előjelű mennyiséggel. A termékadatok nem szerkeszthetők. A Számla gombbal a szokott módon rögzíthető és nyomtatható a számla, melynek Egyéb adatok rovatába automatikusan bekerül az érvénytelenített számla számára történő hivatkozás. Az ablak egyéb funkcióinak használata (Boríték címzés, Összes boríték címzés, Vevő export, Xml export) a „Devizás számlakönyvelés” pontban leírtak szerint történik.

IV.8. Szállítólevelek keresése (utólagos nyomtatás, módosítás, sztornózás) Ez a menüpont a kiállított szállítólevelek közötti keresésre, azok utólagos nyomtatására, módosítására, vagy sztornó szállítólevél készítésére szolgál.



A keresési feltétel szűkíthető szállítólevéltömbre, a szállítólevelek sorszámára, a vevők nevére vagy a kibocsátás dátumára. Jó tudni, hogy a szállítólevélre történő keresés során nem szükséges megadni a teljes sorszámot, elegendő csupán a sorszámra utaló adat begépelése. (Pl.: 11/00036 sorszám esetén elegendő a 36-ot megadni.) Összes szállítólevél: Választása esetén a szűréseknek megfelelő valamennyi szállítólevél szerepel a listán, függetlenül attól, hogy készült róla számla vagy sztornózott. Számlázott szállítólevél: Választása esetén azok a szűrésnek megfelelő szállítólevelek szerepelnek a listán valamennyi tételükkel, melyekről részben vagy egészben már készítettünk számlát. Nem számlázott szállítólevél: Választása esetén azok a szűrésnek megfelelő szállítólevelek szerepelnek a listán valamennyi tételükkel, melyeken még számlázatlan cikkek vannak. A lekérést követően lehetőségünk van a lekért szállítólevél kinyomtatására eladási árakkal vagy a „Nyomtatás ár nélkül” gombra kattintva csak mennyiségi adatokkal. IV.8.1. Szállítólevél módosítása A szállítólevelek listáján álljunk a módosítani kívánt sorra, majd kattintsunk a Módosítás (F4) gombra. A Módosítás gomb csak olyan szállítólevél esetén aktív, melyről még nem készült számla, vagyis részben vagy teljesen számlázott szállítólevél nem módosítható. A megjelenő ablakban láthatók az eredeti számla termékei, melyek közül álljunk a helyesbítendő cikk sorára. Az ablak alsó részén módosíthatjuk a cikk adatait, majd a Rendben gombbal rögzíthetjük a változásokat. A cikkek javított adatainak tárolása után a Rendben gomb elkészíti a módosított szállítólevél érvénytelenítő párját negatív mennyiségekkel, illetve egy új szállítólevelet a korrigált adatokkal. IV.8.2. Szállítólevél sztornózása A szállítólevelek listáján álljunk a sztornózni kívánt sorra, majd kattintsunk a Sztornó (S) gombra. A Sztornó gomb csak olyan szállítólevél esetén aktív, melyen még számlázatlan tételek szerepelnek, vagyis teljesen kiszámlázott szállítólevél nem sztornózható. A Sztornó gombra kattintva elkészül a kiválasztott szállítólevél érvénytelenítő párja, negatív mennyiségekkel.



IV.9. Nyitott szállítólevél lista Ez a menüpont a kiállított szállítólevelek közötti keresésre, és azok adataiból listák nyomtatására szolgál. A keresési feltétel szűkíthető a kibocsátás dátumára vagy a vevők nevére. Összes szállítólevél: Választása esetén a szűréseknek megfelelő valamennyi szállítólevél szerepel a listán, függetlenül attól, hogy készült róla számla vagy sztornózott. Számlázott szállítólevél: Választása esetén azok a szűrésnek megfelelő szállítólevelek szerepelnek a listán, melyekből már készítettünk számlát. Részben számlázott szállítólevél esetén csak a kiszámlázott cikkek listáját mutatja. Nem számlázott szállítólevél: Választása esetén azok a szűrésnek megfelelő szállítólevelek szerepelnek a listán, melyekből még nem készült számla. Részben számlázott szállítólevél esetén csak a még ki nem számlázott cikkek listáját mutatja. A lista külső fájlba exportálható, illetve a Nyomtatás (F10) gomb segítségével a nyomtatási kép megjeleníthető, mely az ablak felső részén található „Nyomtatás” ikonnal vagy F9 gomb segítségével nyomtatható ki.

IV.10. Nyitott előlegszámlák A menüpont alatt az elkészített előlegszámlák, illetve a közülük nyitott (végszámlába be nem számított) számlák láthatók. Amennyiben egy-egy nyitott számlát nem kívánunk későbbi számlába beszámítani, úgy lehetőség van lezárt (felhasznált) státusz beállítására. Választhatjuk, hogy minden számlát vagy csak a nyitott számlákat jelenítse meg a program. A lista külső fájlba exportálható. Éves nyitáskor az előző években el nem számolt előlegszámlák átkerülnek az új évi adatbázisba. Amennyiben ezt követően az előző évben megtörténik az előleg elszámolása, úgy az éves nyitás megismétlése után az új évben már nem használható fel az előleg-számla.

IV.11. Számlázás lekérdezések Ebben a menüpontban a kiállított számlákról különböző szempontok szerinti összesítések kérhetők le. A szűkítési feltételek mezőiben az F12 gomb segítséget nyújt a lehetőségek közötti választásban. Lehetőség van a listázott adatok nyomtatására vagy külső fájlba történő exportálására.



Nyomtatás Első lépésként a kimutatás nyomtatási előnézete jelenik meg. Ez a képernyőn nagyítható, kicsinyíthető, illetve nyomtatható a kép felső részén látható ikonok segítségével. Export A listát tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A „Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén a fájl mentése után megnyílik az Excel program, és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. A „Fájlnév (kiterjesztés nélkül)” mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül. IV.11.1. Számlaösszesítő A kiállított számlák főbb adatainak listázására és összesítésére szolgáló menüpont. A lekérdezések szűkíthetők számlatömbre, a teljesítés dátumára, a számla sorszámára és a vevő főkönyvi számlaszámára, vagy a partner nevére. A számlaszámra és vevőre vonatkozó mezőkben az F12 gomb segítséget nyújt a lehetőségek közötti választásban. A „Csak a készlet modulban készült számlák” kikapcsolása esetén a Készlet modulban kiállított számlákkal együtt a normál Számlázás modul számlái is rákerülnek a listára. Az elkészített lista tartalmazza a számlaszámokat, illetve a számlákon szereplő nettó, bruttó és ÁFA összegeket, a számlán szereplő dátumokat, illetve a vevő főkönyvi számlaszámát és nevét. Az idegen devizában készült számlákat csillag jelöli. A „Devizás lista” kapcsoló bekattintása esetén a listán csak a külföldi devizanemben kiállított számlák láthatóak. Ekkor a nettó, ÁFA és bruttó rovatokban a deviza-értékek jelennek meg. IV.11.2. Vevőnkénti számlaösszesítő A megjelenő lista összesíti, hogy egy-egy vevőnek milyen összegben állítottunk ki számlákat. A lekérdezések szűkíthetők számlatömbre, a teljesítés dátumára és a vevő főkönyvi számlaszámára, vagy a partner nevére. A vevőre vonatkozó mezőkben az F12 gomb segítséget nyújt a lehetőségek közötti választásban. A „Csak a készlet modulban készült számlák” kikapcsolása esetén a Készlet modulban kiállított számlákkal együtt a normál Számlázás modul számlái is rákerülnek a listára. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 69 -


Az elkészített lista tartalmazza a vevő főkönyvi számlaszámát és nevét, illetve a listázott időszakban számára kiállított számlák nettó, bruttó és ÁFA értékét forintban, összevontan. Amennyiben a lekérdező ablakban a „Számlánkénti tételes lista” funkciót bekattintjuk, egy-egy vevőhöz nem csak összesített adatok kerülnek kinyomtatásra, hanem részletesen láthatók a vevő részére kiállított számlák adatai. IV.11.3. Vevőnkénti termékösszesítő A megjelenő lista vevők szerint összesíti, hogy egy-egy termékből milyen mennyiségben és értékben történt értékesítés. A lekérdezések szűkíthetők számlatömbre, a számla sorszámára, a teljesítés dátumára, időszakra, a vevő főkönyvi számlaszámára, a partner nevére, illetve az eladott termékekre, szolgáltatásokra. A számlaszámra, vevőszámra, partnernévre és cikkekre vonatkozó mezőkben az F12 gomb segítséget nyújt a lehetőségek közötti választásban. A „Csak a készlet modulban készült számlák” kikapcsolása esetén a Készlet modulban kiállított számlákkal együtt a normál Számlázás modul számlái is rákerülnek a listára. Az elkészített lista tartalmazza a vevő főkönyvi számlaszámát és nevét, a részére értékesített termékek kódját, megnevezését, valamint termékenként összesítve az eladott mennyiséget, a kiszámlázott nettó, bruttó és ÁFA összeget. IV.11.4. Termékdíj összesítő Ebben a menüpontban listázható számlaszámonként és cikkenként a kiszámlázott termékdíjak összesítése. A keresési feltétel szűkíthető számlatömbre, a számla sorszámára, a teljesítés dátumára, illetve az eladott termékekre (cikkekre). A cikkekre vonatkozó mezőkben az F12 gomb segítséget nyújt a lehetőségek közötti választásban. Az elkészített lista tartalmazza a számla számát és teljesítési dátumát, a termékek kódját és megnevezését, valamint termékenként összesítve az eladott mennyiséget és a számlázott termékdíj adatait (termékdíj, termékdíj alap, termékdíj összeg). IV.11.5. Termékösszesítő A megjelenő lista a kiszámlázott termékek mennyiségi és értékbeli összesítését tartalmazza. Az értékek nettó, bruttó és ÁFA szerinti bontásban jelennek meg. A lekérdezések szűkíthetők számlatömbre, a számla sorszámára, a teljesítés dátumára, időszakra és a vevő főkönyvi számlaszámára, a partner nevére, illetve az eladott termékekre, szolgáltatásokra. A számlaszámra, vevőszámra, partnernévre és cikkekre vonatkozó mezőkben az F12 gomb segítséget nyújt a lehetőségek közötti választásban. Dimenzió Kft. 1117 Budapest, Nádorliget u. 8/A. - 70 -


A „Csak a készlet modulban készült számlák” kikapcsolása esetén a Készlet modulban kiállított számlákkal együtt a normál Számlázás modul számlái is rákerülnek a listára. Az elkészített lista tartalmazza a kiszámlázott termékek kódját, megnevezését, valamint termékenként összesítve az eladott mennyiséget, a kiszámlázott nettó, bruttó és ÁFA összeget. IV.11.6. Árrésösszesítő A megjelenő lista cikkenként összesíti, hogy egy-egy termékből milyen mennyiségben és nettó értékben történt kiszámlázás, megmutatja továbbá az ahhoz tartozó készletértéket (ráfordítást), és az adatokból képzett különbség (árrés) összegét. A keresési feltétel szűkíthető számlatömbre, a számla sorszámára, a teljesítés dátumára, időszakra, a vevő főkönyvi számlaszámára és a partner nevére, illetve az eladott termékekre (cikkekre). Az elkészített lista tartalmazza a kiszámlázott termékek kódját, megnevezését, valamint termékenként összesítve az eladott mennyiséget, a kiszámlázott nettó értéket, az értékesített termékek nyilvántartási árát, illetve különbségként az árrést. IV.11.7. Fordított ÁFÁ-s értékesítések A lekérdezés az ÁFA bevallás mezőgazdasági termékek fordított adózású értékesítéséről szóló részének kitöltéséhez ad segítséget. A lista a termékek nevét és vámtarifaszámát az ÁFA bevallásba beírható formátumban tünteti fel, a cikktörzsben szereplő VTSZ alapján. Amennyiben a Számlázási és Készlet/Számlázás modulban is készültek fordított adózású számlák, úgy a bevallás kitöltéséhez mindkét modulból el kell készíteni a listát. A lekérdezés szűrhető egy vagy több fizetendő ÁFA számlára (pl.: 4673-4673), illetve a teljesítési dátum, mint ÁFA-bevallási időszak intervallumára. Mivel a fordított adózás szerint értékesített mezőgazdasági termékekről 2012. július 1-je óta kell adatot szolgáltatni, ezért kezdő dátumként nem adható meg ennél korábbi nap. A Részletezés kapcsoló állásától függően összesített, vagy a kimenő számlákat részletesen felsoroló lista kérhető le. IV.11.8. Pénztárgép helyettesítő számlák (ÁNYK nyomtatvány) Amennyiben egy pénztárgéphasználatra kötelezett adózó bizonylat-kibocsátási kötelezettségét számlával kívánja teljesíteni, úgy ezen számlák vonatkozásában adatszolgáltatási kötelezettsége keletkezik az adóhatóság felé.



A Készlet modulból kiállított, készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő eszközzel kiegyenlített számlákról készült lista nem a Készlet modulban, hanem a Számlázás modulban kérhető le. A DimSQL főképernyőjéről elérhető Számlázás modulban, a Kivonatok / ÁNYK nyomtatványok / Pénztárgép helyettesítő számlák menüpontból elkészíthető a PTGSZLAA Adatlap XML formátumú változata, mely beolvasható az ÁNYK (Általános nyomtatvány-kitöltő) programba. A lekérdezés a kiválasztott számlatömbök „Készpénz”, „Bankkártya” és „Csekk” fizetési móddal kiállított számláiról gyűjt adatot, melyek keltezési dátuma a szűrés szerinti időtartamba esik. A funkció csak aktív számlatömbökből listáz. A listában a Számlázás és a Készlet-Számlázás modulban készült számlák is szerepelnek. Kérjük, hogy a kitöltött PTGSZLAA nyomtatvány tartalmát a beküldés előtt szíveskedjenek ellenőrizni, és szükség esetén javítani! Hibásan kitöltött bevallásokért a Dimenzió Kft. nem vállal felelősséget!

F. ADATEXPORT KÉSZÍTÉSE Az adóhatóság kérésére az adatexport a Szerviz / Egyebek / NAV XML Export menüpontban végezhető el. A program által felajánlott útvonalat és fájl nevet megváltoztathatjuk, Az Adatexport elvégezhető a) a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve b) a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra. Ebben az esetben szükségessé válhat számlatömb kiválasztása is. A sikeres futtatásról üzenet tájékoztat.

G. KEDVENCEK Ebbe a menüpontba összegyűjthetjük a tíz leggyakrabban használt almenüt. A Kedvencek funkció minden modulban megtalálható, tartalmát az adott modul elemeiből állíthatjuk össze. Fontos tudni, hogy csak a menüstruktúra legalsó szintjén álló „gombok" helyezhetők ide, alábontott menüpontok nem.



Az áthelyezés menete A kurzormozgató billentyűk (nyilak) segítségével álljunk a kiválasztott funkció gombjára, hogy az kijelölt állapotba kerüljön (a gomb körvonala kék). Ezután nyomjuk meg az INSERT gombot. A Kedvencek-be lépve láthatjuk, hogy a választott elem megjelent a listán. Törlés a Kedvencek listájáról A Kedvencek menüben a kurzormozgató billentyűk (nyilak) segítségével álljunk a törölni kívánt funkció gombjára, majd nyomjuk meg a DELETE gombot.



FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS a DIMSQL Integrált Számviteli Rendszer Készlet moduljának használatához

Recommend Documents