Közbeszerzési Igazgatóság
FELADATTERV Románia standjának kiépítése és berendezése a 2011.03.03–06 között Budapesten megrendezett UTAZÁS turisztikai vásáron I. Fejezet – ÁLTALÁNOS ADATOK A rendezvény időtartama: 2011 március 06–03. A vásár jellege: a nagyközönség és a szakma számára rendezett vásár. Alapterület: 150 nm (sziget-típusú stand) Információs pultok száma: 36 (közelítő szám) a társkiállítóknak és egy pult a Román Regionális Fejlesztési és Turisztikai Minisztérium (MDRT) számára. Külső szervező: Hungexpo Rt., Budapest. ●
A kiállításon történő szereplés jellege
A Vásárnak általános tájékoztató jelleggel bír, amely a teljes magyarországi turisztikai szektort mutatja be mind az igénybe vevők (hazai és nemzetközi szakmai operátorok: utazási irodák, külföldi befektetők, cégek valamint a nagyközönség, illetve mindazon turisták, akik információkat szeretnének megtudni a turisztikai helyek kulturális, földrajzi adottságairól valamint az ottani szolgáltatásokról) valamint a szolgáltatók részére (utazási irodák, és a területen dolgozó vállalkozások, szállodaláncok és befogadó egységek, touroperátorok, turisztikai ügynökségek, légitársaságok, stb.). A vásár időtartama 4 nap, egy nap a szakma és a sajtó számára fenntartva, 3 nap a nagyközönség számára.. ●
Terület 2010-ben a vásár 18 000 nm nettó alapterületen zajlott. Románia standjához javasolt terület 150 nm (10×15m, sziget) a pavilon hosszanti látogatói fősétányán. ●
Információs pultok száma
Szükség lesz 36 pultra a társkiállítók számára valamint egy információs pultra a Román Regionális Fejlesztési és Turisztikai Minisztérium (RFTM / MDRT) számára. Vor fi necesare 36 desk-uri pentru co expozanți și un desk pentru Ministerul Dezvoltării Regionale și Turismului. Külső szervező Az UTAZÁS egyetlen szervezője, a Hungexpo Zrt. Budapest (www.hungexpo.hu). ●
II. Fejezet – AZ AJÁNLATTEVŐ DOKUMENTUMAI Az ajánlattevő a következő dokumentumokat mutatja be: ● technikai javaslat, amely tartalmazza a kiépítés technikai vázlatát axonometrikus perspektívában, a háromdimenziós színes látványtervet, és a technikai magyarázó jegyzéket. Ez utóbbi világosan tartalmazza az alkalmazott moduláris struktúrát, a stand testreszabottságát (logók, jellegzetes képek stb.) a felhasznált látvány- és egyéb elemeket, a hangsúlyozási formákat (emelések, kiemelt pontok megvilágítása, stb.), bemutató elemek száma és formája minden résztvevő számára (pódiumok, standerek, vitrinek, pultok, állványok, bár, szövetbevonatú fémszékek, fémvázú asztalok stb.) ● üzleti ajánlat, amely tartalmazza a teljes összeget, valamint az ajánlat minden egyes elemére vonatkozó részösszeget. III. Fejezet – A STAND TECHNIKAI-SZERVEZÉSI KONCEPCIÓJA Románia standja egy jól látható helyen van, ugyanis a helyszín egy nagy látogatottságú zónában található. A stand teljes berendezésének és dekorációjának célja, hogy a Románia új turisztikai brandjét hangsúlyozza és népszerűsítse. A stand oly módon lesz berendezve, hogy Romániát a pavilon minden részéből jól lehessen látni, a logó a lehető legtöbb helyen és a megengedett legmagasabb ponton látható lesz, valamint Románia legreprezentatívabb turisztikai célpontjairól készült képek, hangsúlyozva a Magyarországon leginkább keresett turisztikai terméket, nevezetesen a kulturális turizmust összefonódását az országunk természeti adottságaival. A stand födémjét parketta fogja borítani. A stand berendezése modern, könnyű moduláris elemekből álló, vonzó belsőépítészeti stílusban történik.
Az egész standot romániai képek díszítik, amelyeket a világítórendszerek hangsúlyoznak, Románia logója a láthatóság érdekében minél gyakrabban felhasználásra kerül. ●
A stand berendezése és felszereltsége
Promóciós jellegű bemutatkozási pontok 36 db. infópult, feliratozva, elmozdítható 1 infópult a Román Regionális Fejlesztési és Turisztikai Minisztérium számára minden pultnál bárszék Funkcionális Egységek ● hideg- és melegvizes minikonyha, hűtő, kávéfőző, poharak, kávés csészék, stb. ● polcos raktárhelyiség, állványok, fogasok, és elégséges számú szemetesek ● félig zárt tárgyaló- és bemutatóhelyiség 15-20 ember számára (4-5 asztal, 4 darab székkel) – a térelválasztáshoz növényi dekorációt is fel lehet használni ● 5 négyzetméteres helyiség népi, kézműves tevékenységek bemutatására, hagyományos bútorokkal A stand technikai felszereltsége ● CD/DVD lejátszásra képes számítógép, 2 db. 1 m kijelző átmérőjű plazmatévé egyik a tárgyalóhelyiségben, a másik a (RFTM) pultja mögött ● elektromos hálózat és internetkapcsolat ●
A stand dekorációja A stand strukturális elemei a nemzetközi techniaki szabványokkal legyenek összhangban. A padlózat minimális magassága 5 cm, magassága 10 cm.
Felhasznált arculati elemek ● nagyméretű fényképek, háttér-megvilágítású színes panelek, amelyek számát a stand adottságai határoznak meg ● Románia logója – látható pontokon kihelyezve a maximálisan lehetséges magasságban ● növényi elrendezések ● magas és látható pontokon Románia zászlójának kihelyezése
Uralkodó színek ● meleg, pasztell-árnyalatú zöld és fautánzatú dekorációs elemek ● az új turisztikai brand elemei a stand jól látható helyein lesznek elhelyezve ● minden olyan színkombináció használata kerülendő, amely más országok nemzeti színeire utal (pl. fehér-arany-kék-vörös) Felhasznált anyagok / használati elemek ● a standot új és modern építészeti elemek alkotják ● elhasznált elemek használat nem elfogadható ● a felhasznált asztalok és székek anyaga bevonatos fém Egyéb dekorációs, információs és dokumentációs anyagok ● 5 db. A4-es formátimú kép a RFTM standjáról ● információs panel a stand bejáratánál, amely a standon szereplő cégekről tartalmaz információkat ● a turisztikai brand vizuális elemeinek felhasználásával – amely az Arculati kézikönyv valamint a Regionális Operatív Kézikönyv ajánlásai alapján készült – a következő felirattal ellátott promóciós termékek lesznek legyártva: ● 3 000 db. szórólap (A4 méret, 4 oldal) Románia természeti látványosságai ● promóciós termékek legyártása, nevezetesen: ■ 130 g/m2-es papírból készült 350×120×440 mm-es papírzacskó ■ 1000 db. 11,5×3,5×0,7 cm-es utazótáska-címke ■ 1140 db. 4,5 cm átmérőjű fém édességtartó dobozka Szolgáltatások Stand-tevékenységek ● március 3-án, csütörtökön 13:00 órakor, degusztációs fogadás hagyományos román termékekből a szakemberek számára (kb. 40 személy), hideg és meleg fogásokból (4-5 -féle), üdítőitalok, kávé és román borok; ● március 3-án, pénteken 13:00 órakor, degusztációs fogadás hagyományos román termékekből a sajtó képviselői számára (kb. 40 személy), a nyitónapon is felszolgált menüsorral. A stand dekorációjához felhasznált elemek a legkiválóbb állapotban lehetnek (karcolások, foltok, foszlások és régi tárgyak elfogadhatatlanok). A stand magassága a hatályban lévő szabályoknak megfelelően a lehető legmagasabb. A stand berendezésével megbízott társaság kinevez egy személyt aki a vásár teljes időtartama alatt biztosítja a sürgős technikai beavatkozásokat.
A stand berendezését megvalósító cég rendelkezésre bocsájtja az elektromos berendezéseket, biztosítja az elektromos/elektronikus felszerelés hatékony működését, a fotópanelek megfelelő világítását, valamint a stand általános megvilágítását. A stand víz- és csatornahálózatra lesz kötve (hűtő, kávéfőző, mosdókagyló), valamint további környezeti elemekkel. A vásár ideje alatt jegyzőkönyv készül minden olyan helyzetben, mikor a stand megszervezése és a promóciós program lebonyolítása nem a Feladatterv előírásai alapján történik és jogalapot teremt a szerződésben foglalt ár újratárgyalására. Románia standja, a minisztériumi pult, a Románia standján szereplő kiállítók pultjai, a látogatóknak szánt promóciós anyagok, valamint minden egyéb termék felirata amely ezen a rendezvényen szerepel, tartalmazza az turisztikai jelkép vizuális azonosító jeleit, amely az Arculati kézikönyv valamint a Regionális Operatív Kézikönyv ajánlásai alapján készült. IV. Fejezet – Üzleti feltételek Az üzleti ajánlat teljes értékét minden egyes alkotóelem és azok megfelelő árának részösszege adja, euróban kifejezve, beleértve az ÁFA-t és a járulékos adókat. A számlák kiegyenlítése a termékek leszállítása és a szolgáltatások elvégzése után történik. V. Fejezet – RÉSZVÉTELI FELTÉTELEK Az ajánlattevőnek az elbíráláshoz szükséges dokumentumok mellé kötelező módon mellékelni kell azon dokumentumokat amellyel igazolni tudja, hogy az elmúlt naptári évben elért üzleti forgalma meghaladta 60 000 euró összeget. Továbbbá, az ajánlattevőnek referenciákkal bizonyítani kell, hogy már szervezett legalább három standot, hasonló technikai és gazdasági feltételek mellett mint amelyet a jelenlegi Feladatterv is tartalmaz. Az ajánlattevő hasonló tevékenységben szerzett tapasztalatának bizonyításához be kell mutasson egy, a jelen ajánlathoz hasonló rendezvényről készült szerződést, amelynek összege meghaladta a 40 000 eurót, vagy három olyan szerződést amelynek összesített értéke meghaladja a 60 000 eurót. A fenti dokumentumok bemutatásának hiánya, az ajánlat érvénytelenségét vonja maga után.
Daniela PRELIPCEAN Igazgató – Turisztikai Promóciós Főosztály Bogdan RAILEANU Főigazgató – Közbeszerzési Osztály
