Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
FAKTOR SUKSES IMPLEMENTASI ERP PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR JAWA TIMUR Zeplin Jiwa Husada Tarigan Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Petra Doktoral Manajemen Universitas Brawijaya Malang
ABSTRAK Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sistem yang dapat menggambarkan secara cepat kondisi nyata perusahaan. Perusahaan-perusahaan di Indonesia khususnya di Jawa Timur berusaha untuk mengimplementasikan ERP dengan cara membeli program ERP jadi seperti SAP, Oracle, MFG Pro, Baan, Edwards, Peoplesoft dan lainlain. Namun ada juga perusahaan yang mengembangkan sistem ERP melalui softcomputing dan konsultan lokal, dan karyawan perusahaan sendiri. Pada kenyataannya perusahaan sulit untuk mengimplementasikan sistem ERP pada perusahaan karena banyak faktor-faktor yang berpengaruh. Pada penelitian ini akan melakukan eksplorasi faktor-faktor yang berpengaruh dalam implementasi, dengan mengirimkan kuisioner serta melakukan uji validitas dan realibilitas terhadap kuisioner. Key Words : ERP, faktor implementasi, perusahaan manufaktur
PENDAHULUAN Sistem Perusahaan dapat disusun dengan sebuah paket software standar yang menyediakan sarana sistem yang terintegrasi dan sumber informasi untuk proses manajemen dan operasional di seluruh aktivitas bisnis yang luas. Perkiraan yang disediakan pada enterprise system berkembang dan meliputi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen yang berhubungan dengan pelanggan (CRM), manajemen rantai pasok (SCM). Sukses atau gagalnya dalam mengimplementasikan enterprise system telah didokumentasikan di dalam literature sistem (Mashari, 2003; Kumar, et.al, 2003; Hong dan Kim, 2002; Zang, et. al, 2005). Namun pihak-pihak yang berpengaruh terlibat, adalah sebuah keharusan bagi beberapa organisasi yang memulai proyek enterprise system untuk menyadari faktorfaktor yang berhasil maupun gagal, dan mengerti bagaimana mengatasi faktor-faktor tersebut. Ada konsensus yang berkembang bahwa persoalan-persoalan organisasi lebih penting ketimbang pertimbangan-pertimbangan teknis, karena manfaat-manfaatnya biasanya terwujud melalui perubahan yang luas pada praktek-praktek bisnis dan pengambilan keputusan (Nah et.al., 2001). Namun demikian, relatif sedikit yang tahu mengenai bagaimana tim proyek enterprise system bisa mengatasi persoalan-persoalan organisasi ini dan bagaimana hal tersebut bisa mempengaruhi keberhasilan implementasi ES. Pencapaian kesuksesan implementasi ERP dipengaruhi oleh banyak faktor, penelitian yang dilakukan oleh Albert Y.T. Sun, et al. (2005) menemukan biaya, jadwal dan tujuan merupakan faktor yang berpengaruh. Yahaya Yusuf, et al.. 2006) mendapatkan faktor sukses yakni : dukungan manajemen puncak, penggunaan biaya dan waktu, perbedaan budaya, faktor teknik, tenaga ahli, dan ketidaksiapan perusahaan. Sedangkan penelitian Elisabeth J. Umble, et al. (2003) mengemukakan faktor kesuksesan implementasi ERP antara lain memahami tujuan dari strategi organisasi,
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
komitmen manajemen puncak, manajemen proyek baik, perubahan manajemen organisasi, kemampuan tim yang terbaik, akurasi data, pendidikan dan pelatihan yang ekstensif, serta fokus pengukuran kinerja ERP. Hong dan Kim (2002) mengemukakan bahwa data, proses dan pengguna adalah sebagai faktor tetap suksesnya implementasi ERP, sedangkan adopsi ERP, proses adopsi, resistensi organisasi merupakan faktor sukses yang dapat berubah dalam implementasi ERP. Penelitian lain Zhe Zang, et al. (2006) menyatakan kesuksesan ERP ditentukan oleh faktor organization environment, user environment, system environment dan vendor environment. Tahun 2003, Majed Al-Mashari, et al. mendapatkan faktor yang berpengaruh dan kesuksesan implementasi ERP, yakni korespondensi, proses, interaksi dan ekspektasi. Variabel-variabel yang berpengaruh terlihat pada Gambar 1. FAKTOR SUKSES DAN GAGAL IMPLEMENTASI ERP Pendekatan yang dilakukan pada penelitian ini adalah melakukan pengembangan terhadap faktor-faktor sukses dan gagal berdasarkan penelitian yang terdahulu dengan menelaah literatur sebelumnya. Karakteristik berdasarkan beberapa literatur sebelumnya, yang penelti menilai dapat sebagai daftar faktor-faktor yang berpengaruh dalam implementasi ERP, terlihat pada Tabel 1. Setiap item yang direpresentasikan kepada responden dalam menyerahkan kuisioner dengan skala pengukuran yang digunakan pada penelitian ini adalah skala Likert, dengan interval penilaian untuk setiap jawaban responden adalah 1 sampai dengan 5 interval jawaban responden akan disesuaikan dengan pertanyaan yang diajukan, contoh alternatif jawaban yang digunakan untuk peningkatan kualitas kinerja, peningkatan layanan sistem informasi dan peningkatan efektivitas dan efisiensi manajemen internal yaitu: skor 5 = sangat setuju, skor 4 = setuju, skor 3 = kurang setuju, skor = 2 tidak setuju, dan skor 1 = sangat tidak setuju.
ISBN : 978-979-99735-4-2 A-43-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008 * Commitment * Education * Involvement * Project Team * Training * Role and Responsibilities
Achievment assessment for enterprise resources planning system implementations based on critical success factor by Albert Y.T Sun, Abe Yazdani, John D. Overend International Journal Production Economics 98 (2005) 189-203
Critical Success Facktor Implementation Enterprise Resources Planning
The Critical success factor for ERP Implementation : an Organization fit persepective by Kyung-Kwon Hong, YoungGul Kim, International Journal Information & Management 40 (2002) 25-40
Management/Organization
Implementation Success (Performance Enterprise’s)
* Hardware * Software * System Management * Interface
Technology ERP
* * * *
* Alignment * Documentation * Integration * Process redesign
Process
Cost Cycle Time Performance Benefits (Profit)
* Master Files * Transactional Files * Data Structure * Maintenance and integrity
ERP Data
* Education * Training * Skill Development * Knowledge
People (Key/User)
Management * Government Policy Support * Price Product of ERP * Vendor Support
External Environment
ERP Implementation failures in China : Case Studies with Implications for ERP vendors by Yajiong Xue, Huigang Liang, William R. Boulton, Charles A. Snyder; International Journal Production Economics 97 (2005) 279-295.
Gambar 1. Faktor-Faktor Sukses dan Gagal Implementasi ERP ISBN : 978-979-99735-4-2 A-43-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008 Tabel 1. Faktor-Faktor Sukses dan Gagal Implementasi ERP No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Faktor Sukses dan Gagal Commitment Management Education Management Organization Invelovment Management Management are selecting Project Team in Organization Role and responsibility Management Change Management Expectation Management Hardware technology ERP Software Technology ERP Overalls ERP System Management Interface ERP Alignment Process Documentation Process Integration System in Process Business Process Redesign Master Files Data ERP Transcational Data Files ERP Data Structure in ERP Maintenance and Integerity Data Accuracy Data Education Key User and End User Training Key User and End User Skill Development Key User and End User Knowledge Management Key User and End User Competency of Key User and End User Communication Key User and End User with Management Government Policy Support Price Product of ERP Vendor Support Performance Measurment
SUMBER DATA Peneliti mengambil sumber data dari perusahaan-perusahaan yang telah terdaftar di Departemen Perindustrian dan Perdagangan Jawa Timur (DISPERINDAG) pada wilayah tingkat Kotamadya Surabaya, Kabupaten Sidoarjo, Kabupaten Pasuruan, Kabupaten Mojokerto dan Kabupaten Gersik yang terdiri atas perusahaan-perusahaan manufaktur berjumlah 324 perusahaan yang terdiri atas: 181 perusahaan penanaman modal dalam negeri dan 143 perusahaan penanaman modal asing, dan yang telah menerapkan ERP lebih dari 6 bulan sebanyak 143 perusahaan. Dari populasi 143 perusahaan yang sudah menerapkan ERP berupa SAP, Oracle, Baan, Peoplesoft, JD Edwards, MFG Pro dan pengembangan sendiri sistem informasi terintegrasi di Jawa Timur, maka akan ditentukan perusahaan mana saja yang menjadi sampel peneliti. Peneliti memilih pada wilayah Kotamadya/Kabupaten tersebut karena jumlah perusahaan manufaktur terkonsentrasi pada wilayah tersebut. Penentuan sample data awal dilakukan dengan metode porposite sampling yakni menentukan perusahaanperusahaan mana yang akan dijadikan sampel oleh peneliti. Pertimbangan pemilihan sampel perusahaan disesuaikan dengan proporsi populasi antara jumlah perusahaan penanaman modal asing dan penanaman modal dalam negeri, bertujuan mengakomodasi fungsi manajemen dalam perusahaan. Perioritas yang kedua adalah semua jenis atau kriteria manufaktur terwakili. Perusahaan yang ditentukan sebagai sampel awal ditetapkan sebanyak 39 perusahaan dengan 22 PMDN dan 17 PMA dengan profile 39 jenis perusahaan berdasarkan produk yang dihasilkan sebagai sampel awal pada Tabel 2, namun karakteristik responden berdasarkan jabatan struktural pada Tabel 3.
ISBN : 978-979-99735-4-2 A-43-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008 Tabel 2. Karakteristik Responden Berdasarkan Produk yang Dihasilkan Produk Yang Dihasilkan
Jumlah
%
Makanan dan minuman
9
23%
Furniture dan kayu olahan
5
13%
Produk Plastik
2
5%
Packaging
2
5%
Pakan ternak Pulp and Paper
1 1
3%
Metal & pengalengan
5
Keramik
1
Permesinan dan spare part
1
3%
Bahan bangunan
1
3%
Minyak dan Gas
1
Parmasi
2
Garment
5
Transportasi
3
Total
3% 13% 3%
3% 5% 13% 8% 100%
39
Tabel 3. Karakteristik Responden Berdasarkan Jabatan Struktural Jabatan dalam struktur
Jumlah
%
Director/ National Manager
5
13%
General Manager/Plant manager
7
18%
19
49%
Asisten Manager
4
10%
Senior Supervisor
1
3%
Staff Officer
2
5%
Senior Staff Total
1 39
3% 100%
Manager
ANALISA FAKTOR Faktor-faktor yang memiliki pengaruh pada Tabel 1, akan dilakukan analisa faktor untuk melihat faktor-faktor mana yang dominan menggunakan analisa faktor dengan bantuan software SPSS versi 10 for window. Jumlah 30 faktor untuk sukses dan gagal implementasi ERP dilakukan dengan faktor analisis dengan eigenvalues lebih besar dari 1 (Sethi and King, 1991). Berikut hasil output SPSS
ISBN : 978-979-99735-4-2 A-43-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008 Tabel 4. Hasil Output SPSS Total Variance Explained
Component 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Total 8.582 3.489 2.979 2.072 1.774 1.429 1.336 1.132
Initial Eigenvalues % of Variance Cumulative % 28.606 28.606 11.631 40.237 9.929 50.166 6.908 57.074 5.913 62.987 4.764 67.752 4.454 72.206 3.774 75.980
.883 .870 .725 .695 .548 .495 .471 .434 .370 .353 .256
2.942 2.899 2.418 2.316 1.827 1.651 1.569 1.447 1.233 1.177 .854
78.922 81.821 84.238 86.554 88.381 90.032 91.600 93.047 94.281 95.458 96.311
.252 .176 .158 .152 .131 9.059E-02 6.132E-02 4.843E-02
.841 .587 .527 .507 .438 .302 .204 .161
97.152 97.738 98.266 98.773 99.211 99.513 99.718 99.879
1.719E-02 1.495E-02 4.121E-03
5.729E-02 4.982E-02 1.374E-02
99.936 99.986 100.000
Extraction Sums of Squared Loadings Total % of Variance Cumulative % 8.582 28.606 28.606 3.489 11.631 40.237 2.979 9.929 50.166 2.072 6.908 57.074 1.774 5.913 62.987 1.429 4.764 67.752 1.336 4.454 72.206 1.132 3.774 75.980
Extraction Method: Principal Component Analysis.
Hasil SPSS maka didapatkan ada delapan faktor sukses/gagal yang secara dominan yakni commitment management, education management organization, invelovment management, management are selecting project team in organization, role and responsibility management, change management, expectation management dan hardware technology ERP. KESIMPULAN PENELITIAN Artikel ini menyajikan tentang faktor-faktor sukses dan gagal yang awalnya disajikan sebanyak 30 item faktor kemudian setelah dilakukan pengurangan item data, maka didapatkan sebanyak delapan faktor yang berpengaruh dominan yakni commitment management, education management organization, invelovment management, management are selecting project team in organization, role and responsibility management, change management, expectation management dan hardware technology ERP. Kelemahan dari penelitian ini adalah jumlah data yang didapatkan sangat sedikit karena kurangnya partisipatif dari responden khususnya perusahaan.
ISBN : 978-979-99735-4-2 A-43-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
DAFTAR PUSTAKA Hong, K., and Kim, Y., 2002, “The Critical Succsess Factor for ERP Implementation: an Organizational Fit Persepective”, Information and Management 40, pp. 2540. Kumar, V., Maheshwari, B., Kumar, U., 2003, “ERP System Implementation : Best Practices in Government Organizations”, Government Information Quaterly 19 pp 147-172. Kumar, V., Maheshwari, B., Kumar, U., 2003, “An Investigation of Critical Management Issues in ERP Implementation : Emperical Evidence From Canadian Organizations”, International Journal Technovation 23 pp 793-807. Mashari, M.A., Mudimigh, A.A., Zairi, M., 2003, “Enterprise Resources Planning: A Taxonomy of Critical Factors”, European Journal of Operational Research 146 pp. 352-364. Nah, F., Lau, J., and Kuang, 2001, “Critical Factor For Succsessful Implementation of Enterprise System”, Business Process Management Journal Vol.7 No.3, pp. 285297. Sethi, V., & King, W. R. (1991). Construct measurement in information systems research: an illustration in strategic systems. Decision Sciences, 22, 455–472. Sun, A.Y.T., Yazdani, A., Overend, J.D., 2005, “Achievement Assessment for Enterprise Resources Planning (ERP) System Implementation Based on Critical Success Factors (CFS)”, International Journal Production Economics 98 pp. 189-203. Umble, E.J., Haft, R.R., Umble, M.M., 2003, “Enterprise Resources Planning: Implementation Procedures and Critical Success Factors”, Europen Journal of Operation Research 146 pp. 241-257. Yusuf, Y., at al, 2006 “Implementation of Enterprise Resources Planning in China”, International Journal Production Economics Zang, Z., Lee, M.K.O., Huang, P., Zhang, L., Huang, X., 2005, “A framework of ERP systems implementation success in China: An empirical study” , International Journal Production Economics 98 pp. 56-80.
ISBN : 978-979-99735-4-2 A-43-7
