FACTUURMONITOR2010 E-factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en Europa
Friso de Jong - Factuurwijzer.nl CHECKLIST
E-FACTUREREN
Onderwerpen Waaruit bestaat de Checklist E-factureren? De Checklist E-factureren bestaat uit 14 onderwerpen die te maken hebben met elektronische facturen. De Checklist E-factureren is opgebouwd met onderwerpen vanuit fiscale eisen en vanuit algemene aandachtspunten, zoals communicatie en betalingen. Daarmee is de Checklist E-factureren veel meer dan een fiscale checklist. Op de website van Checklist E-factureren heeft u een keuze kunnen maken uit de onderwerpen die voor u relevant zijn. Deze zijn opgenomen in deze persoonlijke Checklist E-factureren. Dit zijn de onderwerpen waaruit de Checklist kan bestaan:
•
De basis
•
Inhoud: fiscale eisen
•
Inhoud: eenvoudige factuur
•
Inhoud: duidelijk en begrijpelijk
•
Inhoud: betaalinstructies
•
Factuur maken
•
Verzenden
•
Ontvangen
•
Controleren
•
Stamgegevens beheren
•
Archiveren
•
Controleerbaarheid waarborgen
•
Adoptie
•
Acquisitiefraude
Suggesties? Mist u een van deze onderwerpen in uw checklist? Of wilt u een (nieuwe) persoonlijke Checklist samenstellen? Ga dan naar www.checklistefactureren.nl.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Gebruiksaanwijzing Zo gebruikt u de Checklist E-factureren ‘Ollie B. Bommel: “Doe iets, Tom Poes. Verzin desnoods een list.” En het werd een Checklist.’
1. Doorlezen Lees per onderwerp de checklistitems door. De checklistitems zijn oranje gekleurd. Onder veel van de checklistitems staat een toelichting.
2. Beoordelen Beoordeel per checklistitem of uw organisatie er wel aan voldoet (vinkje), of uw organisatie er niet aan voldoet (kruisje) of dat dit niet op uw organisatie van toepassing is (streepje). Zo weet u meteen waaraan u nog aandacht kunt/moet besteden.
Let op: Uw financiële pakket speelt gelukkig bij veel van de onderwerpen een belangrijke rol en kan er in veel gevallen voor zorgen dat u voldoet aan de checklistitems.
3. Uitwerken Met de scores per onderwerp kunt u vervolgens aan de slag om uw facturatie fiscaal en communicatief te verbeteren. Maak daarbij gebruik van de organisaties die u daarbij het beste kunnen helpen, zoals uw aanbieder van het financiële pakket, accountant, branche-organisatie, billing service provider, bank, et cetera.
Komt u er toch niet uit, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Op www.checklistefactureren.nl vindt uw alle contactinformatie en ook een lijst van veelgestelde vragen.
Veel succes met het uitvoeren van de Checklist!
Met vriendelijke groet,
Stichting Waarborg E-factureren
CHECKLIST
E-FACTUREREN
De basis Hoe kijkt de Belastingdienst tegen e-factureren aan? In februari 2009 zijn de elektronische en de papieren factuur aan elkaar gelijkgesteld. De Belastingdienst stelt daardoor geen extra eisen meer aan elektronisch factureren. Hoe u factureert mag u zelf weten. Zolang uw facturen maar voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen.
Uw BTW-nummer E-facturen moeten dezelfde gegevens bevatten als papieren facturen. U vindt een overzicht van deze wettelijk verplichte gegevens in het hoofdstuk: INHOUD: FISCALE EISEN.
U moet kunnen laten zien dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd U mag van de belastingdienst zelf weten of u uw facturen beveiligt, en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd en niet is veranderd. Zie ook: CONTROLEERBAARHEID WAARBORGEN.
Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast de factuur ook andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen vaak voor een technische oplossing. Bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening.
Het is belangrijk dat u deze ‘bewijzen’ bewaart bij uw facturen. Bij controle van uw administratie kan de Belastingdienst u hier om vragen.
De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren Net als bij papieren facturen moet u e-facturen kunnen overhandigen als een inspecteur van de Belastingdienst daar bij een controle om vraagt.
U moet de Belastingdienst duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd. Van bestelling tot betaling, en archivering van de factuur. Daarom moeten zender én ontvanger alle gegevens van de factuur bewaren. Dit houdt in dat u bij de e-factuur ook bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en bewijs van betaling moet bewaren in uw archief.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
De facturen moeten goed bewaard worden Als u (een deel van)uw administratie met een computer voert, moet u deze administratie volgens wettelijke bepalingen bewaren. Als u deze bewaarplicht niet goed nakomt, kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld tijdens een belastingcontrole. Als u bij de inrichting van uw administratie echter rekening houdt met de aanwijzingen van de Belastingdienst, kan een controle vaak zelfs sneller verlopen.
•
Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. Een e-factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op.
•
Bewaar ook de elektronische handtekening als u deze ontvangen hebt
•
Facturen bewaart u 7 jaar. Facturen met betrekking tot onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
Toch een extra voorwaarde: acceptatie Uw klant mag de e-factuur mag weigeren als hij de factuur niet in elektronische vorm wil ontvangen. Het is daarom raadzaam om vooraf met uw klant te overleggen of en hoe hij e-facturen wil ontvangen.
U kunt een e-factuur ook gewoon sturen en kijken wat er gebeurt. Als uw klant uw factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, mag u aannemen dat hij ermee akkoord gaat. Wanneer uw klant niet betaalt, dan kunnen daar allerlei redenen voor zijn. Misschien kan of wil uw klant geen e-facturen ontvangen. Daarom is het verstandig om het verzenden van e-factureren van te voren af te stemmen met uw klanten.
Hoogste tijd om u af te vragen: waar moet ik op letten bij elektronisch factureren? Deze checklist helpt u daarbij.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Inhoud: fiscale eisen Welke gegevens moeten in een factuur komen te staan? Als u een factuur uitreikt aan uw klant, dan moet uw factuur aan de wettelijke eisen voldoen. Als uw facturen niet aan deze eisen voldoen, is het mogelijk dat uw afnemer geen recht heeft op aftrek van BTW. Uw facturen moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten:
Uw BTW-nummer Dit is het nummer waaronder u als ondernemer bij de Belastingdienst staat geregistreerd. Een BTW-identificatienummer heeft altijd veertien posities en begint in Nederland met NL, bijvoorbeeld: NL001234567B01.
Factuurnummer Facturen moeten doorlopend zijn genummerd, eventueel in meerdere reeksen.
Datum waarop u het product of de dienst heeft geleverd Alternatief: datum van de aanschaf, periode waarop de factuur betrekking heeft.
Bij vooruitbetaling: De datum van de betaling, als die afwijkt van de factuurdatum.
Het BTW-nummer van uw klant Alleen bij: intracommunautaire prestaties (ICP), bij diensten voor ondernemers in een andere EU-lidstaat en als een verleggingsregeling van toepassing is.
IBAN/SEPA nummer Alleen bij internationale leveringen, zodat uw klant uw factuur daadwerkelijk kan betalen.
BIC/SWIFT CODE Alleen bij internationale leveringen, zodat uw klant uw factuur daadwerkelijk kan betalen.
Factuurdatum / aanmaakdatum Uw naam en adres Naam en adres van uw klant Hoeveelheid en de soort geleverde product Omvang en de soort geleverde diensten
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Munteenheid Prijs exclusief BTW Eventuele kortingen Toegepaste BTW-tarief Bedrag van de BTW Totaal te betalen bedrag Uw KVK-nummer
MEER INFORMATIE De Belastingdienst kan alle berichten of papieren stukken met de hiervoor
Belastingdienst: Wat moet er op een factuur staan?
genoemde verplichte gegevens als factuur aanmerken, ongeacht onder welke
http://www.checklistefactureren.nl/e3k
benaming (zoals rekeningen, nota’s, aktes, declaraties, kwitanties of bonnen) of met welke bestemming u deze uitreikt. Facturen die niet aan de wettelijke
Belastingdienst: Uw bedrijf en de BTW (PDF, 238KB)
eisen voldoen, moet u aanpassen aan deze eisen.
http://www.checklistefactureren.nl/9rp
Het kan zijn dat u voor leveringen of diensten bonnen uitreikt die op zich niet
Belastingdienst: Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale
aan de wettelijke eisen voldoen. Dan kunt u periodiek, bijvoorbeeld wekelijks
bewaarplicht (PDF, 11KB)
of maandelijks, een verzamelnota verzenden waarin wordt verwezen naar de
http://www.checklistefactureren.nl/ztx
bonnen. De verzamelnota en de bonnen moeten gezamenlijk alle verplichte gegevens bevatten. Zie ook: INHOUD: EENVOUDIGE FACTUUR.
Ministerie van Financiën: Omzetbelasting. Administratieve en factureringsverplichtingen
Als een bijzondere regeling van toepassing is, moet dat uit de factuur blijken.
http://www.checklistefactureren.nl/6fd
Het gaat om de volgende gevallen: toepassing van de margeregeling bij handel in gebruikte goederen; toepassing van een verleggingsregeling (vermeld dan ‘BTW verlegd’ op de factuur); toepassing van een vrijstelling van BTW; intracommunautaire levering.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Inhoud: eenvoudige factuur Wanneer mag ik een eenvoudige factuur gebruiken? Allereerst is het toegestaan (en misschien wel verplicht) om een eenvoudige factuur uit te reiken aan uw zakelijke klant, als het factuurbedrag minder dan 200 euro bedraagt. Daarnaast is de eenvoudige factuur bij zakelijke klanten ook te gebruiken bij creditnota’s en bij binnenlandse prestaties die zijn vrijgesteld van BTW. Tot slot moet de eenvoudige factuur worden gebruikt, als van u wordt verlangd dat u een factuur uitreikt aan uw consumentenklant.
Factuurdatum Uw naam en adres Hoeveelheid en de soort geleverde product Omvang en de soort geleverde diensten Munteenheid Totaal te betalen bedrag Eventuele kortingen Hoogte van het te betalen of te crediteren BTW bedrag of gegevens aan de hand waarvan de BTW kan worden berekend, zoals het BTW-tarief.
MEER INFORMATIE Binnenkort bestaat de mogelijkheid om een vereenvoudigde factuur uit te
Met de vereenvoudigde factuur probeert de nieuwe Europese richtlijn een
reiken. Een vereenvoudigde factuur moet de administratieve lastendruk
evenwicht te vinden tussen de controlebehoeften van de lidstaten en de
verminderen en bedrijven het gemakkelijker maken te factureren.
gewenste lastenverlichting voor het bedrijfsleven.
Daarvoor moet wel eerst de Nederlandse wetgeving of regelgeving wordt
Meer informatie over vereenvoudigde facturen:
aangepast aan de nieuwe Europese richtlijn. Houd de berichten hierover in de
http://www.checklistefactureren.nl/o6c.
gaten op: www.keurmerkefactureren.nl of www.checklistefactureren.nl
Tip: zoek op ‘vereenvoudigde’.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Inhoud: duidelijk en begrijpelijk Begrijpt uw klant uw factuur eigenlijk wel? Een factuur moet niet alleen alle verplichte gegevens bevatten. Een factuur moet bovendien voor elke klant duidelijk zijn. Dat vermindert vragen en klachten en verhoogt de kans dat de klant op tijd betaalt.
Dezelfde omschrijving De omschrijving van het product of de dienst op de factuur is gelijk aan die van het aanbod, de offerte of op de website.
Eenvoudig taalgebruik Probeer zo eenvoudig mogelijke (maar wel juiste) omschrijvingen te gebruiken. (bijvoorbeeld wel ‘abonnement’ en niet ‘periodieke kosten’; wel ‘terugbetaling, niet ‘restitutie’
Vermeld aanvullende informatie Vaak willen organisaties extra informatie vermeld zien om de factuur beter te kunnen verwerken: kostenplaats, verantwoordelijke, PO nummer, afdeling, et cetera.
Eenvoudig gebruik van factuurregels Vermeld bij consumentenklanten alle factuurregels inclusief BTW Vermeld bij zakelijke klanten alle factuurregels exclusief BTW Voeg gerelateerde leveringen bij voorkeur samen op dezelfde factuur Vermeld de geldigheid/toepasselijkheid van kortingen en acties Het totaalbedrag is in een oogopslag herkenbaar Het verschuldigde BTW-bedrag is in een oogopslag herkenbaar Hanteer een referentie-, klant- of bestelnummer
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Inhoud: betaalinstructies Hoe kan uw klant uw factuur betalen? Factureren is een kwestie van geven en krijgen. Goed geven stimuleert het betaalgedrag. Duidelijke informatie over betaalinstructies helpt daarbij. Hieronder volgen tips die u helpen om de betaalinstructies duidelijk bij uw klant over te brengen.
Zakelijke klanten ontvangen gescheiden credit- en debetfacturen Consumentenklanten ontvangen zo weinig mogelijk facturen: samenvoegen
Vermeld duidelijk de manier van betalen Denk daarbij aan: iDeal, acceptgiro, betalen per e-mail, overboeking, automatische incasso
Krijgt de klant geld terug of moet de klant juist betalen? Vermeld betaalinstructies duidelijk en volledig Maak consequent gebruik van dezelfde termijnen Acceptgiro: druk het bankrekeningnummer van de klant voor op de acceptgiro Automatische incasso: geef op de factuur aan op welke datum van welk bankrekeningnummer wordt afgeschreven
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Factuur maken Wat komt er bij kijken als ik een factuur genereer? Zodra alle factuurgegevens beschikbaar zijn, kan de factuur worden aangemaakt in het boekhoudpakket. Degene die de factuur maakt (u, of een ander) moet ervoor zorgen dat de factuur is gemaakt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en dat het aansluit bij het voorbereidingsproces: het verzamelen van de factuurgegevens.
Controleer de juistheid en volledigheid Voordat de factuur kan worden aangemaakt, moet de organisatie verifiëren of de factuur juist en volledig is. Zie ook het onderwerp: INHOUD: FISCALE EISEN
Maak duidelijk wie de factuur aanmaakt Als de factuur wordt aangemaakt moet duidelijk zijn wie de factuur creëert, u, uw klant of een derde partij. Als een dienstverlener de factuur voor rekening van u maakt, moet er een expliciet contract met deze dienstverlener beschikbaar zijn. Daarnaast kan de factuur door uw klant namens u worden aangemaakt: self-billing.
Zorg voor de controleerbaarheid Degene die de factuur maakt moet maatregelen nemen om de controleerbaarheid van de integriteit en authenticiteit van het factuurproces te waarborgen. De verzonden factuur moet bijvoorbeeld met zijn unieke nummer administratief zijn geregistreerd. Zie ook het onderwerp: CONTROLEERBAARHEID WAARBORGEN.
Maak de factuur aan in het geschikte bestandsformaat Formaten zijn: PDF, HTML, UBL, specifieke standaarden, et cetera. De keuze voor een formaat hangt af wat met uw klant is afgesproken, of wat gangbaar is in uw sector.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Verzenden Welke formaten en kanalen bieden we onze klanten aan? Deze stap betreft het verzenden, uitwisselen of ter beschikking stellen van de elektronische factuur richting de ontvangende partij: uw klant. We maken daarbij geen onderscheid in het bestandsformaat, het kanaal, het afleveradres of de manier waarop de factuur wordt verzonden.
Gaat de klant akkoord met een elektronische factuur? U (of in het geval van self-billing: uw klant) kan pas beginnen met het verzenden elektronische facturen nadat duidelijk is dat uw klant zich bereid en in staat heeft verklaard om de factuur te ontvangen. Bereid verklaren kan expliciet en impliciet (via een betaling) plaatsvinden. Zie ook het onderwerp: ADOPTIE.
Maak gebruik van het juiste formaat en het juiste kanaal Formaten zijn: PDF, HTML, UBL, specifieke standaarden, et cetera. De keuze voor een formaat hangt af wat met uw klant is afgesproken, of wat gangbaar of zelfs verplicht is in uw sector. U moet ervoor zorgen dat uw klant de factuur kan ontvangen zoals deze is uitgereikt (integriteit) en dat uw klant kan nagaan dat de factuur ook inderdaad voor hem bestemd is (authenticiteit).
De factuur wordt op tijd verzonden Zorg ervoor dat de factuur is uitgegeven en geregistreerd binnen de wettelijk gestelde termijn, namelijk 14 dagen na het leveren van de dienst of het product. Bij elektronisch factureren kan het aanmaken van een factuur samenvallen met het verzenden of ter het beschikking stellen van de elektronische factuur (bijvoorbeeld aankopen in webshops). Het moment van uitgifte is juridisch belangrijk en bepaalt of u heeft voldaan aan haar wettelijke verplichting om een factuur binnen een bepaalde termijn na de levering te voldoen.
Betrouwbare levering op het afgesproken adres van de klant moet worden gewaarborgd Deze eis heeft ook een voordeel: E-factureren biedt de mogelijkheid om te kijken wie wat wanneer heeft ontvangen en zelfs heeft geopend. Dit kan worden gebruikt om in te schatten of en wanneer er betaald gaat worden. Het kan ook als bewijs in een incassozaak, tijdens een (fiscale) audit of fiscale procedure worden gebruikt.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Ontvangen De verkoopfactuur wordt een inkoopfactuur. Wat nu? In deze stap wordt de factuur de verantwoordelijkheid van u als klant: de koper. Daarmee ondergaat de factuur een gedaantewisseling: de verkoopfactuur wordt een inkoopfactuur. De factuur krijgt nu te maken met controleprocessen die bij u als klant horen.
Registreer alle facturen Alle facturen, verwerkt of afgewezen, moeten worden geregistreerd in uw administratie. Als er twijfel bestaat over de echtheid of (formele of materiële) juistheid van de factuur, moet u uw leverancier van de problemen op de hoogte stellen en vragen om een credit factuur en/ of aangepaste factuur.
Voorkom dubbele facturen/spookfacturen Er moeten maatregelen worden genomen om dubbele facturen en spookfacturen op te sporen en de verwerking daarvan te voorkomen. Als er twijfel bestaat over de echtheid of (formele of materiële) juistheid van de factuur, moet u uw leverancier van de problemen op de hoogte stellen en vragen om een credit factuur en/of aangepaste factuur.
Beveilig computers en software Computers en software die betrokken zijn bij deze controle van facturen moeten afdoende worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.
Geautomatiseerde ontvangstprocessen zijn getest Eventueel geautomatiseerde processen voor de ontvangst van inkoopfacturen zijn vooraf goed getest. Er is een verslag/rapport van de testuitslag beschikbaar.
Controleer de inhoud van de binnengekomen factuur Elke factuur moet worden gecontroleerd om buiten redelijke twijfel na te kunnen gaan dat de factuur afkomstig is van een erkende leverancier (of een namens de leverancier optredende derde partij) en niet lijkt te zijn veranderd sinds het is uitgereikt.
-Eventueel: controleer de elektronische handtekening Als de elektronische factuur is ondertekend, moet deze met een elektronische handtekening (kunnen) worden geverifieerd. Dat geldt ook voor andere technische waarborgen.
-Controleer de factuur met andere bronnen Kopers moeten verder de samenhang van de factuur met de beschikbare transactieinformatie (zoals contracten, bestellingen, leveringsbewijzen etc) verifiëren.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Controleren Hoe wordt een elektronische factuur gecontroleerd? De Belastingdienst onderscheidt diverse controlevormen: technische controle, formele controle en inhoudelijke controle. Bij de technische controle wordt het transport van de factuur(gegevens) gecontroleerd. Bij de formele controle wordt gekeken of aan de afgesproken formaliteiten is voldaan. Bij de inhoudelijke controle wordt bekeken of de factuur zelf klopt.
Technische controle: is de factuur veilig getransporteerd; missen er geen data-elementen of -bestanden? Alleen onbeschadigde/complete factuurbestanden of facturen gaan door naar de volgende stap: formele controle. Meld de klant bij problemen dat er een fout is ontdekt en dat de elektronische factuur opnieuw moet worden verzonden.
Formele controle: voldoet de factuur aan alle afgesproken formaliteiten De omvang, aard en strekking van deze controle is afhankelijk van de capaciteit van de aanwezige controlesoftware en formele factuurgegevens die tijdens deze stap beschikbaar zijn, bijvoorbeeld: afgesproken formaat, juiste velden en aanvullende informatie: productcodes, PO nummers, afdeling, verantwoordelijke, kostenplaats. Maar natuurlijk ook de (wettelijk) verplichte factuurinformatie, zoals in een UBL2.0 factuur.
Inhoudelijke controle: sluit de factuur aan met wat is overeengekomen? In deze stap wordt de controle van de factuur verder ingeboekt – eventueel op een tussenrekening in afwachting van akkoord - en verwerkt in de backoffice applicatie. Vervolgens worden andere bronnen (inkooporder, pakbon, prijscalculatie, productbestanden, catalogusinformatie) ingeschakeld om de factuur te controleren.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Stamgegevens beheren Wat zijn stamgegevens en hoe beheer ik ze? Stamgegevens zijn gegevens die stabiel zijn over langere tijdsperioden, zoals de debiteur- en crediteurgegevens, fysieke/digitale adressen en identificatienummers zoals BTW-, Duns-, GS1- en GLN nummers. Voor producten of diensten kunnen stamgegevens productnamen, beschrijvingen, belastingtarieven en identificatiecodes zoals EAN codes omvatten.
Stamgegevens worden afzonderlijk van factuurinformatie opgeslagen Als stamgegevens apart worden opgeslagen van de factuurgegevens en gebruikt worden voor het invullen of weergeven van facturen, worden maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de historisch juiste gegevens voor elke factuur worden opgeslagen zodat de facturen reproduceerbaar zijn.
Tip: maak gebruik van de mogelijkheden van uw boekhoudpakket Heel veel van de waarborgen rondom het verwerken van stamgegevens en factuurinformatie zijn verwerkt in de reguliere boekhoudpakketten en financiële pakketten. Gecertificeerde boekhoudpakketten bieden extra waarborgen.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Archiveren Hoe voorkom ik digitale dementie? Bij e-factureren denken we vooral aan het aanmaken, verzenden, ontvangen en verwerken van factuurinformatie. Het archiveren van factuurinformatie is, samen met alle andere administratie, net zo belangrijk als alle voorgaande processen tezamen. Door deze informatie goed te archiveren voorkomt u digitale dementie.
Hanteer de wettelijke bewaartermijn De oorspronkelijke factuur(informatie) wordt, zoals deze is gecommuniceerd, opgeslagen gedurende de wettelijk voorgeschreven periode. Op dit moment moeten (elektronische) gegevens 7 jaar worden opgeslagen. Bij onroerende zaken is dat 10 jaar.
Papier blijft papier, elektronisch blijft elektronisch In principe moet u een papieren factuur opslaan als u de factuur op papier verzonden hebt en een elektronische verzonden factuur elektronisch opslaan. Papieren facturen die gescand worden naar digitale afbeeldingen mogen worden vernietigd als de digitale afbeeldingen voldoen aan de eisen van elektronische facturen.
Ofwel de originele factuur wordt getoond ofwel de factuur is reproduceerbaar In sommige landen kunt u er voor kiezen om elektronische facturen vanuit brongegevens te reproduceren, terwijl in andere landen u altijd een (op papier of elektronisch opslaan) factuur moet kunnen tonen die identiek is aan de factuur die u verzonden hebt.
Er is beveiliging tegen diefstal, vernieling, corruptie en wijziging U moet er hoe dan ook voor zorgen dat de facturen naar behoren worden beschermd tegen diefstal, vernieling, corruptie en verandering.
Er worden geen wijzigingen in de factuur aangebracht De factuur mag in principe niet worden veranderd. Niet door menselijk ingrijpen of fout, en niet als gevolg van veranderingen in de stamgegevens. Dit moet technisch of procesmatig onmogelijk worden gemaakt. Als er wel wijzigingen hebben plaatsgevonden of plaatsvinden, moet dit zichtbaar zijn en duidelijk zijn welke wijzigingen er zijn ontstaan (comply or explain).
Bij uitvraag vanuit een elektronisch archief blijven controlewaarborgen intact Als een elektronisch archief wordt gebruikt, moet het archief de integriteit van de opgeslagen facturen waarborgen, bijvoorbeeld door het gebruik van geschikte beveiligde opslag of door voort te bouwen op de veiligheidswaarborgen die aan een bestaande elektronische factuur zijn gekoppeld.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Factuurinformatie is beschikbaar voor fiscale controles Het moet mogelijk zijn opgeslagen facturen te exporteren voor fiscale controle en beschikbaar te stellen in een formaat dat de bevoegde belastingdienst kan controleren, bijvoorbeeld: XML Auditfile Financieel (XAF).
Er is een eenvoudige manier om factuurinformatie te kunnen doorzoeken Er moet een eenvoudige manier zijn om een specifieke factuur in een archief te kunnen vinden (bijvoorbeeld een indexering systeem waardoor het gemakkelijk is om te zoeken op criteria zoals de klantnaam, datum of factuurnummer).
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Controleerbaarheid waarborgen Hoe voldoe ik aan de controle voorwaarden? Daar is geen eenduidig kort antwoord voor te geven. Dat komt doordat de Nederlandse wetgeving op dit punt uitgaat van principes in plaats van concrete eisen. Bij het waarborgen van controleerbaarheid staan authenticiteit en integriteit centraal. Bij de controle onderscheid de Belastingdienst drie modellen. Het basismodel, het uitgebreide model en het model bij het uitbesteden van (e-)factuurdiensten.
Basismodel Het basis model is het ‘instapmodel’ voor de controle van e-factureren. Het is geschikt voor organisaties met zeer transparante en/of eenvoudig controleerbare processen. Voorbeelden van organisaties die gebruik kunnen maken van dit model voor hun controleaanpak zijn:
•
organisaties die zo klein of zo eenvoudig zijn naar de aard van hun bedrijfsactiviteiten en administratieve processen dat een accountant/tussenpersoon/belastinginspecteur snel garanties kan verkrijgen over de juistheid van de transacties. TIP: Door de factuurgegevens te laten controleren tegen journaalposten en betaalgegevens kunnen hele kleine organisaties in veel gevallen voldoen aan de controlevoorwaarden.
•
bedrijven die vanwege andere wettelijke verplichtingen moeten voldoen aan zware interne controle-eisen en regelmatig worden gecontroleerd door interne en/of externe accountants. Voorbeelden: vennootschappen die zijn onderworpen aan de Amerikaanse Sarbanes Oxley-eisen of bedrijven in zwaar gereguleerde sectoren.
Omdat bij fiscale controles hoofdzakelijk wordt vertrouwd op grip op interne processen moeten de interne processen goed worden georganiseerd. De aard van de organisatie (kosteneffectiviteit) speelt voor de aard en de omvang van de controles een belangrijke rol. Voorbeelden van aandachtspunten zijn:
•
Algemene beveiligingspraktijken moeten gevolgd worden: audit trail, volledigheid, juistheid, continuïteit, authenticiteit, integriteit.
•
Extra aandacht moet worden besteed aan het veilig archiveren van facturen of aan het correct kunnen reproduceren van facturen.
•
Aanwezigheid van documenten op het gebied van processtromen en ingezette ICT, inclusief versiebeheer, zodat accountants begrijpen welke processen van toepassing waren tijdens creëren van factuurgegevens, het genereren van de factuur, het verzenden of ter beschikking stellen van de factuur en archiveren van de factuur.
•
Audit trails van alle stappen in het proces moeten zorgvuldig onderhouden worden.
•
Handmatige processen moeten goed worden gedocumenteerd en sporen van relevante processtappen en wijzigingen moeten behouden blijven tijdens de archiefperiode.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
•
Bij geautomatiseerde processen moeten relevante controles worden ingebouwd in de bedrijfsprocessen zodat de factuur gedurende de bewaarperiode kan worden gereproduceerd. In beide gevallen moeten er gegevens, informatie, documenten (en bijvoorkeur ook subsidiarie bronnen: betaalgegevens) beschikbaar zijn aan de hand waarvan de facturen kunnen worden gecontroleerd.
Uitgebreid model Dit model is van toepassing op wat grotere organisaties die op een meer geautomatiseerde manier (factuur)gegevens uitwisselen. Leverancier en klant hebben vaak een stabiele relatie en gedetailleerde afspraken gemaakt over de manier van uitwisseling. De nadruk van de controle van e-factureren wordt gelegd op het uitwisselingsproces tussen leverancier en klant om te beoordelen of voldaan wordt aan de waarbogen als audit trail, volledigheid, juistheid, continuïteit, authenticiteit en integriteit. De volgende aspecten zijn van belang bij controle van geavanceerde (lees: min of meer geautomatiseerde) uitwisseling van (factuur)gegevens:
•
Algemene beveiligingspraktijken moeten gevolgd worden: audit trail, volledigheid, juistheid, continuïteit, authenticiteit en integriteit.
•
Extra aandacht moet worden besteed aan het veilig archiveren van facturen of aan het correct kunnen reproduceren van facturen.
•
Als gestructureerde data wordt uitgewisseld tussen partijen, moeten zij het van tevoren eens worden welke processen en controles moeten worden betrokken bij de uitwisseling van (factuur)gegevens. Dit vereist een uitwisselingsovereenkomst waarin de minimale normen worden gedocumenteerd die partijen onderling zullen gebruiken.
•
Elke stap van het proces voor het verzenden of ter beschikking stellen van de factuur moet kunnen worden gecontroleerd door een combinatie van transporttechnologieën en procescontroles.
•
Zowel u, als uw klant (of derden die namens hen optreden) moeten de factuur kunnen reproduceren. Daartoe moeten er specifieke maatregelen worden genomen om versies van software en systemen die worden gebruikt beschikbaar te houden inclusief bijbehorende documentatie.
•
Aanwezigheid van documenten betreffende processtromen en ingezette ICT, inclusief versiebeheer, zodat accountants begrijpen welke processen van toepassing waren tijdens creëren van factuurgegevens, het genereren van de factuur, het verzenden of ter beschikking stellen van de factuur en archiveren van de factuur.
•
Tekortkomingen in de end-to-end-keten kunnen worden ondervangen door gebruik te maken van beknopte overzichten waarmee periodieke samenvattingen van facturen worden geproduceerd. Een dergelijk overzicht kan vervolgens worden gebruikt door de fiscale controleurs om gemakkelijker te controleren dat berichten tussen twee partijen correct zijn uitgewisseld.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Uitgebreid model met derde partij In dit model draait het meestal om een uitbesteding van het factuurproces aan een te vertrouwen derde partij: de dienstverleners op het gebied van e-factureren, ook wel Billing Service Providers genoemd (waaronder ook sommige banken vallen). BSP’s hanteren hoog betrouwbare diensten, technische controles en centrale, beveiligde omgevingen. Ze nemen tal van processen voor hun rekening die bij de vorige twee modellen door u en/of uw klanten werden verzorgd.
In dit controlemodel is sprake van een overeenkomst op basis waarvan processen en diensten worden gefaciliteerd. Door e-factureren uit te besteden worden u en uw klanten niet ontslagen van hun administratieverplichtingen volgens de fiscale wetgeving en ook niet van hun andere verplichtingen.
Het is dus zaak om aandacht te besteden aan de overeenkomst en algemene voorwaarden van die derde partij en de manier waarop deze derde partij de waarborgen en controlevoorwaarden garandeert. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn onder meer: bereikbaarheid, betrouwbaarheid, privacybeleid, beveiligingsbeleid, archivering, aansprakelijkheid en geschillenbeslechting. Kijk ook op www. keurmerkefactureren.nl voor meer kwaliteitscriteria.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Adoptie Hoe gaan (zoveel mogelijk van) mijn klanten akkoord? Het is van belang uw klanten en leveranciers voor te bereiden op uw overstap op e-factureren en hun rol daarin. Dat levert een aantal voordelen op: (1) uw klanten of toeleveranciers worden niet verrast door uw overstap tot e-factureren en (2) de kans is groot dat u een hogere adoptiegraad bereikt dan wanneer u stilletjes op e-factureren overstapt. Voorbeelden van instrumenten zijn:
Pilot U kunt beginnen door in een vrij vroeg stadium contact te zoeken met klanten of leveranciers waarvan u weet dat het voor hen interessant is om met u de overstap op een factureren te maken. U kunt hen selecteren op basis van een hoog of juist laag omzet- of factuurvolume. Een ander selectiecriterium kan zijn dat u klanten of leveranciers kiest die meer openstaan voor e-factureren dan anderen. Met de geselecteerde partijen start u een pilot. De resultaten van de pilot presenteert u vervolgens aan uw andere klanten of leveranciers.
Documentatie U zorgt voor documentatie waarmee klanten en leveranciers worden geïnformeerd hoe ze zich gereed kunnen maken voor de ontvangst van uw verkoopfacturen, of voor het verzenden van uw inkoopfacturen.
Workshop Breng uw klanten bijeen, presenteer wat uw overstap op e-factureren inhoudt. Uw leverancier kan vertellen wat er gebeurt, pilotklanten kunnen hun ervaringen delen, et cetera.
Nieuwsbrief Informeer uw klanten en leveranciers over uw voornemen, het proces en de te verwachten startdatum.
1-op- 1 gesprekken Ga individuele gesprekken met klanten en leveranciers aan om hen te informeren over e-factureren, uw voornemens, de voortgang en over de consequenties.
Algemene voorwaarden Als u zaken met elkaar doet dan krijgt u te maken met algemene voorwaarden. Als u elektronische facturen gaat verzenden kunt u dit opnemen in uw algemene voorwaarden. Als u er vervolgens voor zorgt dat uw algemene voorwaarden rechtsgeldig ter hand worden gesteld, dan zit u veilig..
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Verplicht onderdeel van online bestelproces Verplicht uw klanten om akkoord te gaan met e-factureren, door een verplichte button te verwerken in het online aankoopproces.
Straffen Afrader:straf uw klanten met hogere kosten voor papieren facturen als ze hun houding niet willen veranderen omdat u uw facturen per se elektronisch wil gaan verzenden. Straf uw leveranciers met langere betaaltermijnen of contractsbeeindiging omdat ze de facturen niet digitaal (in het formaat dat u verplicht hebt gesteld) willen aanleveren.
Belonen Aanrader: geef uw klanten een -eenmalige- korting als ze uw facturen elektronisch willen ontvangen: ze hebben het idee mee te profiteren van besparing die ze voor u realiseren. Betaal uw leveranciers eerder uit wanneer ze de factuur aanleveren conform uw wensen.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Acquisitiefraude Voorkom dat u onterechte facturen betaalt! Acquisitiefraude kost Nederlandse ondernemers honderden miljoenen euro’s per jaar. Acquisitiefraude houdt onder meer in dat er facturen worden gezonden voor producten of diensten die nooit geleverd zijn en ook nooit geleverd zullen worden. Naarmate e-efactureren toeneemt, neemt ook het aantal digitale spookfacturen toe. Onderstaande tips helpen u voorkomen dat u spooknota’s betaald:
Controleer de bedrijfsgegevens Controleer bij twijfel de bedrijfsgegevens op Internet en op www.fraudemeldpunt.nl. Dan wordt snel genoeg duidelijk of het gaat om een spooknota.
Controleer factuurgegevens met transportgegevens Ga na of de bedrijfsgegevens in de factuur wel overeenkomen met bijvoorbeeld het e-mailadres. Ga daarbij niet alleen af op de gegevens in het bericht zelf. Kijk het adres van de verzender minutieus na. Soms kan een streepje of letter meer of minder al het verschil maken. Een buitenlands e-mailadres van een Nederlands bedrijf is al verdacht.
Controleer de bedrijfsnaam met de inhoudelijke gegevens Komt de bedrijfsnaam overeen met de tenaamstelling van het rekeningnummer? Klopt het BTW nummmer en het KVK nummer?
Maak een white-list / black-list aan Houd bij welke leveranciers uw akkoord hebben gekregen om u een elektronische factuur te sturen.
Prijs/prestatie analyse Weeg af of de prijs die in de factuur staan genoemd in redelijke verhouding staan tot hetgeen wordt geleverd. Neem bij twijfel contact op met de verantwoordelijke of de contactpersoon.
Verplichtingenadministratie Maakt uw organisatie gebruik van een verplichtingenadministratie? Ga dan na of er opdracht is gegeven voor hetgeen in de factuur staat vermeld.
Neem de tijd Soms wordt tijdsdruk genoemd om snel een factuur te laten betalen. Daarbij wordt dan vermeld dat anders het abonnement komt te vervallen, of dat de concurrent met “iets” aan de haal gaat, met “alle gevolgen van dien”. Ga er niet op in en neem uw tijd.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Lees de kleine lettertjes Ga letterlijk op zoek naar de kleinste lettertjes die u in een brief of bestand kunt vinden. Hoe kleiner de lettertjes, hoe belangrijker de informatie daarin is voor de verzender (en hoe groter de negatieve consequenties voor u kunnen zijn).
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Meer informatie Waar vind ik meer informatie over e-factureren? De belangstelling voor e-factureren neemt gestaag toe. Tegelijkertijd groeit ook de behoefte aan concrete informatie en instrumenten om met e-factureren en factuurautomatisering aan de slag te gaan.
Factuurmonitor - www.factuurmonitor.nl
Twitter.com/einvoicing
Een jaarlijks terugkerende landkaart met heldere grafieken en
Idem als het @efactureren account, maar dan met nieuws en
toelichtingen over het gebruik en adoptie van e-factureren en
updates van over de hele wereld.
factuurautomatisering door eindgebruikers (2008 en 2010) en dienstverleners (2009 en 2011).
PRESENTATIES & VIDEO’S
Factuurkompas - www.factuurkompas.nl
Video’s
Profielen van meer dan 85 leveranciers op het gebied van
http://www.youtube.com/efactureren
e-factureren en factuurautomatisering. Inclusief handige zoekfunctie
factuurcongres
om leveranciers te selecteren op bepaalde kenmerken.
Bekijk de grootst beschikbare verzameling video’s over e-factureren
en
http://youtube.com/
in dit Youtube kanaal.
Factuurcongres - www.factuurcongres.nl Het grootste en meest toonaangevende evenement in Nederland
Documenten en presentaties
over e-factureren en factuurautomatisering! Met gratis toegang voor
http://www.slideshare.net/FrisodeJong
doelgroepbezoekers, zoals u en uw collega’s.
Het grootste overzicht van presentaties en documenten over e-factureren en factuurautomatisering, direct zichtbaar, zonder eerst
NIEUWS & INFORMATIE
te hoeven downloaden.
Platform ELFA - www.platformelfa.nl en www. platformelfa.nl/nieuwsbrief
PUBLICATIES
Het grootste en meest dynamische platform rond e-factureren en
Praktijkgids Elektronische Facturen
factuurautomatisering in Nederland en binnenkort ook in België.
www.kluwershop.nl (€ 20,95)
Met altijd het laatste en meest volledige nieuws over e-factureren en
Verschenen in 2007, de Praktijkgids Elektronische Facturen is een
factuurautomatisering. Inclusief de grootste LinkedIN groep op dit
handige pocket over e-factureren en factuurautomatisering.
gebied.
EEI Platform - www.eeiplatform.com en www. eeiplatform.com/newsletter Het
Europese
platform
voor
en
over
e-factureren
Elektronisch factureren: toepassen, beheersen en controleren www.kluwershop.nl (€ 33,25)
en
Verschenen in 2010, deze bijdrage in de reeks Controlling en
factuurautomatisering. Met het laatste nieuws uit heel Europa (en
Auditing in de Praktijk is dé handleiding over het beheersen,
zelfs daarbuiten). Inclusief de grootste LinkedIN groep op dit gebied.
toepassen, controleren en archiveren van elektronisch facturen.
Twitter.com/efactureren Real time nieuws en gebruikerservaringen van bedrijven, organisaties en consumenten over e-factureren en factuurautomatisering.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
10 tips bij selectie van een leverancier Op zoek naar de leverancier die bij u past Stel je wilt aan de slag gaan met e-factureren. Dan kan je beginnen met een gratis PDF printer. Wil je wat meer, dan kan je ook op zoek gaan naar een leverancier. Hieronder komen een paar tips waar je dan mee rekening kunt houden.
Zoek het dicht bij huis Onderzoek je financiële software. Want daar begint het leven van je verkoopfacturen. Wat voor mogelijkheden biedt deze leverancier je? Reeleezee, Twinfield, Exact Online en veel andere online software bieden al standaard de mogelijkheid om facturen in PDF te printen en ze ook te verzenden in UBL. Is e-factureren nog niet standaard opgenomen, kijk dan of er een module beschikbaar is, of beschikbaar komt. En zo zijn er ook boekhoudpakketten die je helpen je papieren inkoopfacturen te digitaliseren.
Functionaliteiten Veel is niet altijd goed. Bedenk voor je zelf welke functionaliteiten je minimaal nodig denkt te hebben. Maak een duidelijk onderscheid tussen wat echt nodig is en wat leuk is voor erbij. Zoek uit of je met minder functionaliteiten ook minder hoeft te betalen.
Bedrijfsgegevens Wie is de leverancier, hoe is hij bereikbaar en wat is er over hem bekend bijvoorbeeld via openkvk.nl? Is het bedrijf met duidelijke focus op dit terrein, of is het een hobby project waarbij met Wordpress, een website template, een e-billing plugin en e-commerce plugin in een halve dag een online e-factureren applicatie in elkaar is gedraaid?
Productgegevens Is het duidelijk wat je krijgt en wat het dan kost? Nu en in de toekomst. Vraag een duidelijk overzicht over zaken als: •
eenmalige (installatie)kosten
•
licentievergoeding per maand/kwartaal/jaar
•
prijs per tik/betaling/maand/kwartaal/jaar
•
consultancy
•
mapping van een formaat
•
extra kosten
Contractduur en andere voorwaarden Hoe lang zit je minimaal aan de leverancier vast? 1 jaar, 3 jaar of maximaal 1 maand? En hoe zit dat met de opzegtermijn als je toch wil (of moet) overstappen op een andere leverancier?
Eigendom Wie is eigenaar van de gegevens? Ben jij dat? Of zijn de gegevens van de leverancier waar je gebruik van maakt? Mag de leverancier jouw gegevens verstrekken verkopen aan derden? En zo ja, wil je dat?
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Opslag en exporteren Is er een archieffunctie. En tot hoever terug in de tijd gaat het archief? Soms gaat een archief maar tot maximaal 6 maanden terug. Kan je je factuurgegevens en andere gegevens dan exporteren, om er toch over te kunnen beschikken?
Privacy en vertrouwelijkheid Wat heeft de leverancier te zeggen over privacy en vertrouwelijkheid? Wordt je afgewimpeld/genegeerd omdat hij vindt dat je dan toch echt lastige vragen gaat stellen. Of is hij bereid daar ook duidelijk antwoord op te geven, liefst nog voordat je klant bent?
De toekomst Stel dat je bij een dienstverlener zit die nu biedt wat je op dat moment nodig hebt. Maar hoe zit dat in de toekomst? Is er informatie of een weblog waarin duidelijk wordt dat ze zich nog steeds aan het ontwikkelen zijn? Is de laatste update al weer 2 jaar geleden geweest, dan moet je je afvragen of dit zo’n goed idee is.
Helpdesk Als je klant bent mag je meer verwachten dan alleen maar tegen betaling gebruik maken van hun diensten. De helpdesk is net zo belangrijk. Offline of online, dat maakt niet uit. Als je maar geholpen wordt.
MEER INFORMATIE Als je een factuur verstuurt, dan ben je verantwoordelijk voor die factuur.
Indora Informatisering: Software- en leverancierselectie (PDF, 515KB)
Tenminste 7 jaar lang. Als je gebruik gaat maken van een leverancier, is
http://www.checklistefactureren.nl/9gg
het belangrijk op zoek te gaan naar een betrouwbare leverancier. Op www. keurmerkefactureren.nl staat leveranciers die zich hebben verbonden aan de
Deze uitgebreide notitie beschrijft de werkwijze voor een succesvolle
kwaliteitscriteria van het Keurmerk E-factureren.
software- en leverancierselectie. Aan de orde komen de verschillende stappen en nog meer tips, trucs en valkuilen. Ook komen nog meerchecklisten aan bod
Keurmerk E-factureren
met belangrijke aandachtspunten.
http://www.keurmerkefactureren.nl
CHECKLIST
E-FACTUREREN
11 tips bij e-factureren Met deze tips handig aan de slag! Het toepassen van digitaal factureren verloopt niet altijd even vlekkeloos. Hieronder staan 11 concrete tips uit de praktijk om zoveel mogelijk voordeel te halen uit e-factureren.
Tip 1: Vertel de klant dat u overstapt op digitaal factureren Zeker in het MKB is de relatie met de zakelijke klant belangrijk. Deze relatie strekt zich uit tot en met de betaling van de factuur. En daar voorbij. Als u overstapt op online factureren, vertel dit dan. Laat het niet aankomen op het moment dat de elektronische factuur daar is. Door vooraf duidelijk te communiceren, wordt de acceptatiebereidheid bij de klant hoger.
Tip 2. Ga klanten niet dwingen e-factureren te accepteren Klanten moeten akkoord gaan om e-facturen te ontvangen. Akkoord gaan mag ook impliciet gebeuren, bijvoorbeeld doordat de klant de e-factuur betaalt. Let er alleen wel op dat de laatste tijd steeds meer rechterlijke uitspraken worden gedaan waarbij consumentenbescherming zwaarder weegt dan het beginsel van “impliciete acceptatie”.
Tip 3. Zorg ervoor dat de e-factuur er duidelijk uitziet Een factuur is een middel. Betaald krijgen is het doel. Zorg ervoor dat uw elektronische factuur er tenminste net zo mooi en duidelijk uitziet als de papieren factuur. Dat u als verzender wilt besparen met e-factureren hoeft u niet duidelijk te maken door ook de elektronische versie van de factuur af te raffelen.
Tip 4. Breng betalen zo dicht mogelijk bij de factuur De Nederlandse bedrijfsbevolking bestaat voor 56 procent uit ZZP’ers. ZZP’ers zijn consumenten, maar dan met een klein bedrijfje. Voor ZZP’ers is het veel belangrijker om betaald te krijgen dan dat deze factuur in een bepaald formaat kan worden geëxporteerd en kan worden ingelezen. Zorg ervoor dat er bij voorkeur een directe betaalmogelijkheid aan de factuur is gehecht: met een iDEAL, PayPal, creditcard of vergelijkbare betaalbutton.
Tip 5. Zorg ervoor dat u altijd bij uw elektronische verkoopfacturen kunt De belastingdienst staat het sinds 2009 toe om e-factureren in willekeurig welk formaat te versturen. Dat heet: ‘vorm- en middelvrij’. Maar dat ontslaat u niet van de verplichting om de elektronische verkoopfacturen tot 7 (of zelfs 10 jaar) na dato te kunnen laten zien. Exporteren en archiveren van e-facturen is van levensbelang om flinke boetes te voorkomen.
Tip 6. Bedenk wat u met uw elektronische inkoopfacturen doet Zonder dat we het echt merken, ontvangen we steeds meer elektronische inkoopfacturen. Dat is niet zo raar als we bedenken dat wanneer één bedrijf overstapt op e-facturen er vervolgens duizenden klanten voortaan e-facturen gaan ontvangen. De olievlek-werking is enorm. Zorg ervoor dat u ook deze groeiende stapel elektronische inkoopfacturen, inclusief mails en betalingen goed bewaard. Ze zijn goud waard bij conflicten met leveranciers of de fiscus.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Tip 7. Ga na wat uw boekhoudpakket aankan Een gemiddeld MKB bedrijf heeft al snel 150 klanten. En dat levert al snel een flinke hoeveelheid verkoopfacturen op. Het is dan wel zo handig om direct vanuit het eigen financiële pakket te kunnen e-factureren. En als dat niet kan, dan is het prettig als er een directe koppeling is naar een platform dat het elektronisch factureren kan verzorgen.
Tip 8. Gebruik als het even kan een elektronische handtekening of EDI Raar maar waar. Heeft de wetgever het gebruik van deze ‘technische hulpmiddelen’ niet meer verplicht gesteld, waarom dan toch dit aanraden? Dat is omdat het gebruik ervan de eventuele fiscale controle een heel stuk gemakkelijker maakt voor degene die wordt gecontroleerd. De regel is nu ongeveer: hoe minder technische middelen zijn genomen om de controleerbaarheid te waarborgen, hoe zwaarder de controle. Bovendien, een elektronische handtekening is er voor ongeveer € 30 per jaar en is een fluitje van een cent om te gebruiken.
Tip 9. Wacht met digitaal factureren naar Duitsland tot na 1 juli 2011 Want dan is de wetgeving in Duitsland net zo vrij als hier in Nederland. In 2013 moet dat gelden voor alle Europese lidstaten.
Tip 10. Stuur vanaf 1 januari 2011 e-facturen naar de overheid Het is dan namelijk verplicht, anders wordt er niet uitbetaald! Niet terzake, maar wel een interessant detail: de overheid print ze vervolgens waarschijnlijk wel weer uit. Dat mag namelijk per 1 januari 2011.
Tip 11. Bespreek het met uw accountant/administrateur Weet hij wat e-factureren is? Is hij daarop ingericht? Voorkomen is beter dan van accountant/administrateur te moeten wisselen.
CHECKLIST
E-FACTUREREN
Keurmerk E-factureren Laat zien dat u aan de voorwaarden voldoet! De adoptie van e-factureren lijkt sterk op de opkomst van thuiswinkelen rond de millenniumwisseling: veel aandacht voor het onderwerp, snel groeiend aanbod, lage adoptiegraad en behoefte aan onderling vertrouwen tussen diverse partijen. Zelfregulering in de vorm van en waarborg -in dit geval dit Keurmerk E-factureren- is dan een heel effectief middel. Met het Keurmerk E-factureren vertelt u uw klanten, leveranciers en relaties zien dat u voldoet aan de basisprincipes voor e-factureren. Dat levert u vertrouwen en een hogere adoptie bij uw klanten op. En zo vermindert u uw risico’s en verhoogt u uw ROI in e-factureren.
De basisprincipes
Het is helder met wie zaken wordt gedaan
Aan de regels rond e-factureren wordt nageleefd (zie deze checklist)
Papieren en e-facturen worden gelijk behandeld
De vertrouwelijkheid en privacy is gewaarborgd
Er is sprake van een solide organisatie
De administratie is controleerbaar
Meedoen aan onafhankelijke geschillenbeslechting
De uitgewerkte basisprincipes zijn te vinden op www.keurmerkefactureren.nl/basisprincipes
Heeft u vragen? Heeft u vragen over het Keurmerk E-factureren? Kijk dan op www.keurmerkefactureren.nl/faq. Of neem contact met ons op:
[email protected] of 026 – 71 15 034.
Het Keurmerk E-factureren aanvragen Met het Keurmerk E-factureren investeert u met minimale middelen (€ 249,- per 12 maanden) in maximaal vertrouwen en ROI. Het Keurmerk is niet beperkt tot een doelgroep.
U kunt uw keurmerk nu aanvragen op www.keurmerkefactureren.nl/aanvragen
CHECKLIST
E-FACTUREREN
