Executive Summary. PT. Maxitech Utama Indonesia Engineering and Management Consultant

Jl.

Pattimura

No.

20,

Kebayoran

Baru,

Jakarta

Selatan

Executive Summary

Penyusunan Prosedur Operasi Standar (POS) Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra.

PT. Maxitech Utama Indonesia Engineering and Management Consultant

Executive summary| POS Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra.

Kata Pengantar

Executive Summary dari Laporan Akhir kegiatan Prosedur Operasi Standar (POS) Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra ini merupakan laporan keempat dalam pelaksanaan kegiatan ini yang merupakan kerjasama antara Pusat Kajian Strategis (PUSTRA) Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum dengan PT. Maxitech Utama Indonesia. Executive Summary dari Laporan Akhir ini berisi tentang beberapa hal berikut: 1. Pendahuluan yang mencakup latar belakang, tujuan dan sasaran, lingkup kegiatan, pendekatan dan metodologi serta sistematika, 2. Gambaran Organisasi PUSTRA, Kebijaka dan Teori Terkait, serta Benchmarking POS di Lingkungan Lain. 3. Analisis 4. Rumusan Akhir Konsep POS, yang memuat berbagai rumusan akhir konsep POS Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra. Demikian executive summary Laporan Akhir ini disusun dengan harapan untuk dapat menjadi penunjang yang mempermudah pihak-pihak yang memerlukan.

Jakarta,

November 2010

Tim Penyusun

i


DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1 1.1

LATAR BELAKANG.................................................................................................... 1

1.2

MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN .......................................................................... 2

1.2.1 Maksud....................................................................................................................... 2 1.2.2 Tujuan ........................................................................................................................ 2 1.2.3 Sasaran ...................................................................................................................... 2 1.3

LINGKUP KEGIATAN................................................................................................. 2

1.4

PENDEKATAN DAN METODOLOGI .......................................................................... 3

1.5

SISTEMATIKA PEMBAHASAN .................................................................................. 3

BAB II GAMBARAN UMUM PUSTRA ................................................................................. 5 2.1

GAMBARAN ORGANISASI PUSAT KAJIAN STRATEGIS (PUSTRA) ....................... 5

2.1.1 Visi, dan Misi PUSTRA .............................................................................................. 5 2.1.2 Tugas dan Fungsi PUSTRA ....................................................................................... 5 2.1.3 Struktur Organisasi dan SDM PUSTRA ...................................................................... 6 2.1.4 Produk Utama PUSTRA ............................................................................................. 7 2.2

KEBIJAKAN TERKAIT PERENCANAAN, PEMOGRAMAN DAN PENGANGGARAN 7

2.3

TEORI TERKAIT PROSEDUR OPERASI STANDAR DAN PERENCANAAN, PEMOGRAMAN SERTA PENGANGGARAN ........................................................... 14

2.3.1 TEORI TERKAIT PROSEDUR OPERASI STANDAR ............................................... 14 2.3.2 TEORI TERKAIT PERENCANAAN, PEMOGRAMAN DAN PENGANGGARAN ....... 17 2.4

BENCHMARKING PROSEDUR OPERASI STANDAR PADA LINGKUNGAN LAIN . 20

BAB III ANALISIS .............................................................................................................. 22 3.1. ANALISIS KETERKAITAN FUNGSIONAL PUSTRA DENGAN UNIT KERJA LAIN DI KEMENTRIAN PU .................................................................................................... 22 3.3. ANALISIS TUGAS DAN FUNGSI PUSTRA DALAM SIKLUS PROGRAM JANGKA MENENGAH DAN TAHUNAN .................................................................................. 26 3.4. ANALISIS PENENTUAN PROSEDUR OPERASI STANDAR DALAM TIAP TAHAPAN PADA SIKLUS PROGRAM....................................................................................... 27

ii


3.5. ANALISIS PERMASALAHAN DAN HARAPAN DALAM PERENCANAAN (STRATEGIS DAN TAHUNAN), PEMROGRAMAN DAN PENGANGGARAN ................................ 28 3.6. Analisis detail operasi standar yang diperlukan ............................................................ 29 3.7. Analisis Lingkup “Task” Pada POS .............................................................................. 30 3.8. Analisis Pelaku Terkait dalam Rincian Kegiatan Operasi Standar ................................ 31 3.9. Analisis Waktu dalam Rincian Detail Langkah kegiatan .............................................. 32

BAB IV RUMUSAN AKHIR KONSEPSI POS ..................................................................... 34 4.1

Pendefinisian POS dan Berbagai Pengertian Terkait................................................ 34

4.1.1 Pendefinisian POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA ....................................................................................... 34 4.1.2 Berbagai Pengertian Terkait POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA ........................................................ 34 4.2

Kebijakan Terkait POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA ................................................................................ 35

4.3

Maksud, Tujuan dan Sasaran POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA ........................................................ 35

4.4

Fungsi dan Manfaat POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA ................................................................................ 36

4.5

Cakupan dan Operasi Standar dalam Siklus Program Jangka Menengah dan Tahunan ................................................................................................................... 36

4.6

Lingkup Pengaturan dalam POS Koordinasi dan Singkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA .................................... 37

4.7

Kegiatan Dan Langkah Detail Yang Dibakukan/Distandarisasi ................................. 38

4.8

Format POS PUSTRA ............................................................................................. 43

4.9

Sistematika POS PUSTRA ....................................................................................... 45

4.10

POS Tahap Perencanaan Jangka Menengah PUSTRA ........................................... 46

4.10.1 Tujuan dan Sasaran ................................................................................................. 46 4.10.2 Pihak Yang Terlibat .................................................................................................. 46 4.10.3 Output Kegiatan ....................................................................................................... 46 4.10.4 Kelengkapan Yang Diperlukan ................................................................................. 46 4.10.5 Ketentuan Kritis Yang Harus Diperhatikan ................................................................ 47 4.10.6 Waktu Kritis ............................................................................................................. 47 4.10.7 Keterlibatan Pihak-Pihak dalam Tiap Langkah Detail Kegiatan ................................ 47

iii


4.10.8 Input dan Output Kritis Tiap Langkah Detail Kegiatan............................................... 47 4.10.9 Kelengkapan dan Tempat Kritis Tiap Langkah Detail Kegiatan ................................ 47

4.11

POS Tahap Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko JM PUSTRA ................ 47

4.11.1 Tujuan dan Sasaran ................................................................................................. 47 4.11.2 Pihak Yang Terlibat .................................................................................................. 48 4.11.3 Output Kegiatan ....................................................................................................... 48 4.11.4 Kelengkapan Yang Diperlukan ................................................................................. 48 4.11.5 Ketentuan Kritis Yang Harus Diperhatikan ................................................................ 48 4.11.6 Waktu Kritis ............................................................................................................. 49 4.11.7 Keterlibatan Pihak-Pihak dalam Tiap Langkah Detail Kegiatan ................................ 49 4.11.8 Input dan Output Kritis Tiap Langkah Detail Kegiatan............................................... 49 4.11.9 Kelengkapan dan Tempat Kritis Tiap Langkah Detail Kegiatan ................................ 49

4.12

POS Tahap Perencanaan dan Pemrograman Kegiatan Tahunan PUSTRA ............. 49


4.13

POS Tahap Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Tahunan PUSTRA ...... 52

4.13.1 Tujuan dan Sasaran ................................................................................................. 52 4.13.2 Pihak Yang Terlibat .................................................................................................. 52 4.13.3 Output Kegiatan ....................................................................................................... 53

iv


4.13.4 Kelengkapan Yang Diperlukan ................................................................................. 53 4.13.5 Ketentuan Kritis Yang Harus Diperhatikan ................................................................ 53 4.13.6 Waktu Kritis ............................................................................................................. 53 4.13.7 Keterlibatan Pihak-Pihak dalam Tiap Langkah Detail Kegiatan ................................ 53 4.13.8 Input dan Output Kritis Tiap Langkah Detail Kegiatan............................................... 53 4.13.9 Kelengkapan dan Tempat Kritis Tiap Langkah Detail Kegiatan ................................ 53

4.14

POS Tahap Penganggaran Kegiatan Tahunan PUSTRA ............................................... 53


v

LAPORAN AKHIR | POS Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra.

Bab 1 Pendahuluan Bab ini berisi latar belakang, tujuan, sasaran, ruang lingkup, pendekatan dan metodologi, serta sistematika penyusunan POS Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra.

1.1 LATAR BELAKANG Salah satu hal yang mutlak untuk dapat meningkatkan kinerja yang diamanatkan Undang-Undang No. 125 tahun 2004 tentang pengaturan perencanaan yang harus disusun kementerian lembaga, serta Undang-Undang No. 25 Tahun 2004 tentang sistem perencanaan pembangunan nasional dan keputusan menteri pekerjaan umum No. 01/PRT/M/2008 tahun 2008 yang mengatur organisasi dan tata kerja departemen pekerjaan umum, tugas pusat kajian strategis (PUSTRA) adalah “Merumuskan strategi pembangunan, pengkajian peraturan perundang-undangan, fasilitasi pengembangan investasi, dan pengkajian lingkungan strategis dan pengkajian kinerja strategi pembangunan bidang pekerjaan umum”. Dengan amanat yang diberikan kepada lembaga Pusat Kajian Strategi (PUSTRA) di bawah Sekertariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum, diharapkan dapat menjalankan tugas-tugas pokoknya yang berdasarkan standar preofesionalisme, sehingga dapat memberikan ekspektasi Pimpinan Departemen PU baik melalui Sekretaris Jenderal maupun langsung kepada Menteri Pekerjaan Umum, serta Pimpinan Departemen lainnya (Dirjen, Kepala Badan maupun Staf Ahli Menteri) sesuai substansi dan urgensinya.. Pelaksanaan tugas tersebut secara lebih optimal, perlu didukung oleh program-program kegiatan PUSTRA yang handal, terkoordinasi, tersingkronisasi, bersinergi dengan baik sejak tahap perencanaan, pemrograman, penganggaran maupun paska pelaksanaan (follow up dan akuntabilitasnya), serta jelas fokus dan muara implementasinya. Namun pada kenyataanya pelakasanan perencanaan, pemrograman dan penganggaran kegiatankegiatan dilingkungan PUSTRA sejak tahun 2005 cenderung kurang mengacu pada RENSTRA, belum secara konsisten mempertimbangkan kait/keterkaitannya satu sama lainnya di lingkungan PUSTRA sendiri, kait/kaitannya dengan kegiatan-kegiatan yang telah maupun yang akan dilaksanakan oleh PUSTRA sendiri ataupun oleh pihak-pihak lain di dalam lingkungan maupun diliar Kementerian Pekerjaan Umum, sehingga terjadi kecenderungan belum sepenuhnya didasarkan atas azas sinergisme dalam substansinya. Seperti halnya dalam tahap perencanaan, pemrograman serta penganggaran kegiatankegiatan tahunan PUSTRA yang dimulai sejak penyusunan Rencana Kerja Kementerian/Lembaga (Renja K/L) juga masih cenderung kurang proaktif/antisipatif karena kurang memperhatikan tahap dan momentum alur penyusunan penetapan RAPBN tahunan. Sinergisitas dapat terjadi bila didasarkan aspek-aspek What, Why, Where, When, Who dan How dalam persiapan, penyiapan maupun pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berpengaruh pada tingkat efektiftas dan efisiensi tugas-tugas PUSTRA serta bermuara pada tingkat efektifitas dan efisiensi kontribusi PUSTRA terhadap capaian tugas-tugas Sekertariat Jenderal, maupun Kementerian Pekerjaan Umum. Merujuk pada tantangan yang diembankan pada PUSTRA, sehingga perlunya dilakukan kajian yang komprehensif terkait prosedur dan proses perencanaan, pemograman dan penganggaran kegiatan-kegiatan tahuanan maupun lima tahunan yang ada selama ini di PUSTRA, sehingga dapat dijadikan sebagai pedoman dan acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat peneilaian kinerja PUSTRA berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai dengan tata kerja yang telah tercantum dalam surat keputusan menteri Kementerian Pekerjaan Umum.

I|1


Prosedur Operasional Standar (POS) Perencanaan Program dan Penganggaran disusun sebagai acuan bagi unit perencanaan pada setiap satuan kerja dalam menyusun rencana program dan anggaran secara terpadu, meningkatkan keserasian dalam perencanaan dan penganggaran program setiap Bidang/unit kerja, mewujudkan dokumen perencanaan dan penganggaran tahunan yang realistis dan akuntabel serta memperjelas pembagian peran dan tanggung jawab antar Bidang/unit kerja (Dodi Nandika;2009). Dalam rangka penyususnan Prosedur Operasional Standar (POS) yang merupakan salah satu alat mekanisme koordinasi, singkronisasi serta sinergisitas subtansi antar Bidang dilingkungan PUSTRA dalam proses perencanaan, pemrograman dan anggaran kegiatankegiatan tahunan maupun kegiatan lima tahunan PUSTRA. Prosedur Operasional Standar (POS) selain pencapaian diatas juga sekaligus bertujuan untuk menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintah unutk mewujudkan prinsip good governance.

1.2 MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN 1.2.1 Maksud Sebagai upaya peningkatan kualitas perencanaan, pemrograman dan penganggaran kegiatan-kegiatan tahunan dan lima tahunan.

1.2.2 Tujuan Agar penyusuan kegiatan-kegiatan tahunan maupun lima tahunan dapat lebih terkoordinasi, tersinkronisasi dan sinergis dalam substansinya.

1.2.3 Sasaran Tersusunnya Prosedur Operasi Standar (POS) yang dapat dijadikan acuan dalam perencanaan, pemrograman, penganggaran kegiatan-kegiatan tahunan dan lima tahunan yang lebih terkoordinasi dan tersinkronisasi, serta secara substansi saling sinergi. Sasaran yang hendak dicapai dapahami sebagai strategi penyusunan acuan kerja yang merupakan langkah-langkah berisikan program-program indikatif untuk mewujudkan visi dan misi sistem.

1.3 LINGKUP KEGIATAN   

    

Lingkup kegiatan ini mencakup kegiatan berikut : Identifikasi dan penelaahan prosedur perencanaan, pemrograman dan penganggaran kegiatan-kegiatan tahunan dan lima tahunan yang ada di lingkungan Pemerintahan, Kementerian Pekerjaan Umum dan PUSTRA. Mengumpulkan dan mengkaji aturan dan peratuan yang terkait. Melakukan kajian yang komprehensif dan mendalam tentang berbagai aspek yang terkait dengan pelaksanaan perencanaan, pemrograman dan penganggaran kegiatankegiatan tahuann dan lima tahunan yang ada di lingkungan Kemeterian Pekerjaan Umum dan PUSTRA, diharapkan pada tugas pokok dan fungsi Kementerian Pekerjaan Umum dan PUSTRA. Mengidentifikasikan kendala dan hampatan-hambatan pelaksanaan perencanaan, pemrograman dan penganggaran kegiatan-kegiatan tahunan dan lima tahunan. Melakukan studi tentang pokok-pokok substansi pembangunan insfrastruktur substansi pembangunan insfrestruktur bidang PU; Renstra Kementerian, Setjen PU dan PUSTRA. Menganalisa keterkaitan fungsional antara PUSTRA dengan unit-unit Eselon II lain dibawah Setjen PU dan unit-unit lain diluar Setjen PU. Melakukan penelaahan tentang substansi kegiatan-kegiatan tahunan dan lima tahunan serta relevansinya dengan tugas pokok dan fungsi PUSTRA dalam mendukung kinerja/tugas pokok dengan fungsi Sekretariat Jenderal. Merumuskan Prosedur Operasi Standar (POS) sebagai salah satu alat/tool mekanisme koordinasi dan sinkronisasi dalam proses maupun sinergisme dalam substansi perencanaan, pemrograman dna penganggaran kegiatan-kegiatan tahunan dan lima tahunan yang praktis dan pragmatis.

I|2


1.4 PENDEKATAN DAN METODOLOGI Beberapa pendekatan yang digunakan dalam penyelesaian pekerjaan ini, diantaranya sebagai berikut: 1. Pendekatan Sistem dalam pemahaman dan penyelesaian persoalan 2. Pendekatan Benchmarking dalam Penyusunan Prosedur Operasi Standar (POS) 3. Pendekatan Gabungan Legalitas, teoritis, dan empiris dalam penyusunan POS 4. Pendekatan gabungan Top-Down dan Bottom-Up dalam Penyusunan Prosedur Operasi Standar (POS) 5. Pendekatan Perencanaan Visioner dalam Penyusunan POS 6. Pendekatan Menyeluruh dan Terintegrasi dalam pengembangan POS Kerangka pikir penyelesaian pekerjaan merupakan kerangka pemikiran dalam menyelesaikan pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan berdasarkan paradgima yang dianut, dasar hukum yang dianut/dipegang, kajian-kajian yang pernah dilaksanakan dan pengalaman dalam menyelesaikan pekerjaan yang serupa. Tahapan pelaksanaan pekerjaan berisikan urutan-urutan langkah dalam penyelesaian pekerjaan berdasarkan kerangka pikir yang telah dikembangkan. Sedangkan teknik dan metode yang dibahas merupakan teknik dan metode yang digunakan dalam penyelesaian keseluruhan pekerjaan ini. Kerangka pikir penyelesaian pekerjaan dapat menunjukkan gambaran metodologi penyelesaian pekerjaan secara garis besar yang juga menunjukkan keterkaitan antara materi/proses satu dengan lainnya. Oleh karenanya metodlogi penyelesaian pekerjaan ini, dapat digambarkan sebagaimana kerangka pikir penyelesaianpekerjaan pada Gambar 1.1 dibawah ini.

1.5 SISTEMATIKA PEMBAHASAN Laporan akhir ini, dibahas dalam sistematika berikut: BAB I PENDAHULUAN BAB II GAMBARAN ORGANISASI PUSTRA, KEBIJAKAN DAN TEORI TERKAIT PERENCANAN, PEMOGRAMAM, PENGANGGARAN SERTA BECHMARK P.O.S DI LINGKUNGAN LAINNYA BAB III ANALISIS BAB IV RUMUSAN AKHIR KONSEPSI POS LAMPIRAN.

I|3


GAMBAR 3.4 KERANGKA PIKIR PENYELESAIAN PEKERJAAN POS KOORDINASI DAN SINKRONISASI PERENCANAAN, PEMROGRAMAN, SERTA PENGANGGARAN DI LINGKUNGAN PUSTRA

I|4


Bab 2 G Ga am mb ba arra an nO Orrg ga an niissa assii P Pu ussttrra a,, K Ke eb biijja ak ka an nd da an n T Te eo orrii T Te errk ka aiitt,, sse errtta aB Be en ncch hm ma arrk kiin ng gP PO OS Sd dii lliin ng gk ku un ng ga an nL La aiin n Pada bab ini membahas mengenai kebijakan dan teoritis terkait proses perencanaan, pemrograman serta penganggaran serta empiris dalam pelaksanaan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dimana termasuk PUSTRA di dalamnya dan bechmark prosedur operasi standar yang telah dilaksanakan dilingkungan lainnya.

2.1 GAMBARAN ORGANISASI PUSAT KAJIAN STRATEGIS (PUSTRA) 2.1.1 Visi, dan Misi PUSTRA Visi PUSTRA adalah “menjadi pusat inovasi pembangunan pekerjaan umum yang strategis”. Misi PUSTRA adalah “Merumuskan dan mengembangkan strategi penyelenggaraan dan kelembagaan pekerjaan umum yang responsif melalui manajemen yang efektif dan professional untuk mengantisipasi tantangan pembangunan”

2.1.2 Tugas dan Fungsi PUSTRA Tugas dan fungsi PUSTRA, dinyatakan pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 01/PRT/M/2008 tentang Organisasi dan tata kerja Departemen Pekerjaan umum. Berdasarkan peraturan tersebut, disebutkan bahwa Tugas PUSTRA, adalah: “Merumuskan strategi pembangunan, pengkajian peraturan perundang-undangan, fasilitasi pengembangan investasi, dan pengkajian lingkungan strategis dan pengkajian kinerja strategi pembangunan bidang pekerjaan umum” Selain tugas tersebut, PUSTRA juga dibebani penugasan tambahan yang bersifat operasional (task forces), diantaranya sebagai berikut:  Koordinasi dan Fasilitasi Perumusan Kebijakan Mendukung Penyelenggaraan Tugas Dan Fungsi Dep. Terkait dengan Substansi Fungsional Sektor-sektornya (Ditjen dan Badan);  Penyusunan Paper/ Makalah untuk Pimpinan;  Telaahan Perumusan Kebijakan berdasarkan Isu Strategis untuk Masukan Pimpinan.  Penyiapan Nota Kebijakan Berdasarkan penugasan formal sebagaimana dinyatakan dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 01/PRT/M/2008 tentang Organisasi dan tata kerja Departemen Pekerjaan umum dan penugasan tambahan, maka tugas dan fungsi PUSTRA, dapat digambarkan sebagaimana gambar berikut.

|5


Gambar 2.1 Tugas dan Fungsi PUSTRA

TUGAS TUGASDAN DANFUNGSI FUNGSIPUSTRA PUSTRA BID. PENGATURA BID. PENGATURA & INVESTASI & INVESTASI

BID. STRATEGI BID. STRATEGI PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN

● Pengkajian ● Pengkajian pengembangpengembangan kebijakan, an kebijakan, serta serta ● Pengembang● Pengembangan peraturan an peraturan perundangperundangundangan, undangan, dan dan ● Pengembang● Pengembangan jasa an jasa konstruksi konstruksi dan investasi dan investasi

● Merumuskan ● Merumuskan strategi dan strategi dan kebijakan kebijakan pembangunan pembangunan jangka jangka panjang dan panjang dan menengah, menengah, serta serta ● Pengkajian ● Pengkajian pembangunan pembangunan wilayah dan wilayah dan keterpaduan keterpaduan fungsi fungsi ● Penyelengga● Penyelenggaraan bidang raan bidang pekerjaan pekerjaan umum umum

BID. KAJIAN BID. KAJIAN KINERJA KINERJA

●Pengkajian ●Pengkajian kelembagaan kelembagaan dan dan ● Evaluasi ● Evaluasi kinerja kinerja pelaksanaan pelaksanaan strategi, strategi, kebijakan, dan kebijakan, dan peraturan peraturan perundangperundangundangan undangan bidang bidang pekerjaan pekerjaan umum umum

BAG. TATA USAHA BAG. TATA USAHA

● Melaksana-kan ● Melaksana-kan urusan tata urusan tata usaha dan usaha dan rumah tangga rumah tangga pusat pusat

PENUGASAN OPERASIONAL (TASK FORCES) PENUGASAN OPERASIONAL (TASK FORCES)

 Koordinasi dan Fasilitasi Perumusan Kebijakan Mendukung Koordinasi dan Fasilitasi Perumusan Kebijakan Mendukung

Penyelenggaraan Tugas Dan Fungsi Dep. Terkait dengan Substansi Penyelenggaraan Tugas Dan Fungsi Dep. Terkait dengan Substansi Fungsional Sektor-sektornya (Ditjen dan Badan); Fungsional Sektor-sektornya (Ditjen dan Badan);  Penyusunan Paper/ Makalah untuk Pimpinan; Penyusunan Paper/ Makalah untuk Pimpinan;  Telaahan Perumusan Kebijakan berdasarkan Isu Strategis untuk Telaahan Perumusan Kebijakan berdasarkan Isu Strategis untuk Masukan Pimpinan. Masukan Pimpinan.  Nota Kebijakan Nota Kebijakan

2.1.3 Struktur Organisasi dan SDM PUSTRA Struktur organisasi PUSTRA, yang masih berlaku sampai dengan pelaksanaan kegiatan ini dilakukan (Tahun 2010), sebagaimana gambar berikut. Gambar 2.2 Struktur Organisasi PUSTRA KEPALA PUSAT KAJIAN STRATEGIS Sekretaris

II

I Kabid. Pengaturan & Investasi

Kasubbid Peraturan Per-UU-an

Kasubbid Pengemba ngan Investasi

Staf

III

Kabid. Strategi Pembangunan

Kasubbid Rencana Strategis

Kasubbid Keterpadu an Fungsi

Kabid. Kajian Kinerja

Kasubbid Pengolahan Data

Staf

Staf

Kaubbid Evaluasi Kinerja

IV Kabag. Tata Usaha

Kasubbag Program dan Keuangan

Kasubbag Umum

Staf

Staf

Pejabat Fungsional

Sumber: Pustra

|6


2.1.4 Produk Utama PUSTRA Produk dan mitra utama PUSTRA berdasarkan tugas dan fungsinya dan yang selama ini telah berjalan adalah sebagaiamana tabel berikut. Tabel 2.2 Produk Utama PUSTRA No

PRODUK

1 Materi Teknis Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJPN) ke-PU-an 2 Rencana Strategis (RENSTRA) Kementerian PU 3 Mid Term Review RENSTRA Kementerian PU

PERIODE

MITRA

5 Tahunan

BPKLN, SATMINKAL, BAPPENAS BPKLN, SATMINKAL

5 Tahunan

5 Penetapan Kinerja SATMINKAL

Tahunan

BPKLN, SATMINKAL, ITJEN, BALITBANG BPKLN, SATMINKAL, ITJEN, BALITBANG SATMINKAL

6 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 7 Laporan Analisis Isu-Isu Kebijakan Strategis Bidang Infrastruktur ke-PU-an

Tahunan

ITJEN

Tahunan

PUSKOMPU

4 Post Term Review RENSTRA Kementerian PU

Medio Thn II RENSTRA 5 Tahunan

Sumber: PUSTRA

2.2 KEBIJAKAN TERKAIT PERENCANAAN, PEMOGRAMAN DAN PENGANGGARAN Berbagai kebijakan yang terkait dengan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di Indonesia, terutama yang berlaku di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum yang juga berlaku di lingkungan PUSTRA yang perlu diperhatikan dalam pengenmbangan POS, diantaranya: 1 Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN) 3 Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Program Jangka Panjang 4 Peraturan Pemerintah No. 20 Tahun 2004 Tentang Rencana Kerja Pemerintah 5 Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL) 6 Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan 7 Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2006 tentang Tata cara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional 8 Peraturan Pemerintah Nomor 08 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan Dan Kinerja Instansi Pemerintah

|7


9 10 11 12 13

14 15 16 17

Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2006 tentang Tata cara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional Peraturan Pemerintah No 39 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Uang Negara atau Daerah Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, Tata Kerja Kementrian Negara Republik Indonesia Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementrian Negara Republik Indonesia Instruksi Presiden No 7 Tahun 1999 Tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 01/PRT/M/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pekerjaan Umum Surat Edaran Menteri Pekerjaan Umum nomor 13 Tahun 2005 tentang Tata Cara Mempersiapkan Naskah Produk Hukum di Lingkungan Dep. PU.

B. Penyusunan RKA-KL (termasuk di lingkungan PUSTRA) Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian (RKA-KL), disusun berdasarkan berbagai peraturan yang mengatur keuangan negara, perbendaharaan negara, dan perencanaan pembangunan negara, terutama yang membahas khusus mengenai hal tersebut adalah Peraturan Pemerintah No.21 tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL). Proses Penyusunan Rencana Kerja Dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga mengacu pada PP No 21 Tahun 2004 (Lampiran IV), yang secara diagramatis dapat dilihat sebagai berikut:

|8


Gambar 2.3 Diagram Proses Penyusunan Rencana Kerja Dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga

Sumber: PP No 21 Tahun 2004 (Lampiran IV)

|9


Dari diagram flow tersebut, dapat digambarkan proses penyusunan RKA-KL sebagaimana uraian berikut: 1. Kementerian Negara/Lembaga menyusun rencana kerja Kementerian Negara/Lembaga untuk tahun anggaran yang sedang disusun dengan mengacu pada prioritas pembangunan nasional dan pagu indikatif yang ditetapkan dalam Surat Edaran Bersama Menteri Perencanaan dan Menteri Keuangan. Rencana kerja Kementerian Negara/Lembaga sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), memuat kebijakan, program, dan kegiatan yang dilengkapi sasaran kinerja dengan menggunakan pagu indikatif untuk tahun anggaran yang sedang disusun dan prakiraan maju untuk tahun anggaran berikutnya. 2. Kementerian Perencanaan menelaah rencana kerja yang disampaikan Kementerian Negara/Lembaga berkoordinasi dengan Kementerian Keuangan. 3. Perubahan terhadap program Kementerian Negara/Lembaga disetujui oleh Kementerian Perencanaan berkoordinasi dengan Kementerian Keuangan, berdasarkan usulan Menteri/Pimpinan Lembaga Terkait. 4. Menteri/Pimpinan Lembaga setelah menerima Surat Edaran Menteri Keuangan tentang Pagu Sementara bagi masing-masing program pada pertengahan bulan Juni, menyesuaikan rencana kerja Kementerian Negara/Lembaga menjadi RKAKL yang dirinci menurut unit organisasi dan kegiatan. 5. Kementerian Negara/Lembaga membahas RKA-KL bersama-sama dengan komisi terkait di DPR. Hasil pembahasan RKA-KL disampaikan kepada Kementerian Perencanaan selambat-lambatnya pada pertengahan bulan Juli. 6. Kementerian Perencanaan menelaah kesesuaian antara RKA-KL hasil pembahasan bersama DPR dengan Rencana Kerja Pemerintah. 7. Kementerian Keuangan menelaah kesesuaian antara RKA-KL hasil pembahasan bersama DPR dengan Surat Edaran Menteri Keuangan tentang Pagu Sementara, prakiraan pagu yang telah disetujui tahun anggaran sebelumnya dan standar biaya yang telah ditetapkan. 8. Menteri Keuangan menghimpun RKA-KL yang telah ditelaah, untuk selanjutnya bersama-sama dengan nota keuangan dan Rancangan APBN dibahas dalam Sidang Kabinet. 9. Nota Keuangan dan Rancangan APBN beserta himpunan RKA-KL yang telah dibahas disampaikan Pemerintah kepada DPR selambat-lambatnya pertengahan bulan Agustus untuk DIPA bersama dan ditetapkan menjadi Undang-Undang APBN selambat-lambatnya pada akhir bulan oktober. 10. RKA-KL yang telah disepakati DPR ditetapkan dalam Keputusan Presiden tentang Rincian APBN selambat-lambatnya akhir bulan November. 11. Keputusan Presiden tentang Rincian APBN menjadi dasar bagi masing-masing Kementerian Negara/Lembaga untuk menyusun konsep dokumen pelaksanaan anggaran. 12. Konsep dokumen pelaksanaan anggaran disampaikan kepada Menteri Keuangan selaku Bendahara Umum Negara selambat-lambatnya minggu kedua bulan Desember. C. Penyusunan RAPBN dan DIPA di lingkungan PUSTRA Penyusunan RAPBN di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum yang juga berlaku di lingkungan PUSTRA yang sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 21 tahun 2004 tentang penyusunan RKA-KL, dapat digambarkan sebagaimana gambar 2.7 dan gambar 2.10 berikut.

| 10


Gambar 2.7 Diagram Penyusunan RAPBN di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dalam Sistem Pemrograman dan Penganggaran Nasional DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM RENSTRA 2

MARET (Mg ke-3)

(Feb-Maret)

PEMBAHASAN KRITERIA (SESUAI RPJM & RENSTRA)

(JAN Mg ke-3)

PEMBAHASAN NOTA KEUANGAN & RAPBN (Sidang Kabinet)

7

3RKP Akhir (Mei Mg Ke I) 4

10

(Januari)

2a

Ranc. Awal RKP & Pagu3 Indikatif (Febb Mg III – IV)

Penelaahan

11

( Agt Mg Ke II)

PEMBAHASAN

SE Pagu Sementara 8

RKA – KL

(Juni Mg ke II)

RKA-KL

10a (Juli Mg Ke II)

(Juli Mg ke II)

Pagu Definitif

(Juli Mg Ke I)

9

DPRDPR-RI

Musrenbang (RKP)

(Mar Mg Ke I / II)

RKA – KL

PRESIDEN

DJ PB

6 (Mar Mg ke-3 s/d April)

RENJA-KL 4

DJ APK

RPJM 11

KONREG DEP. PU 5

DEPARTEMEN KEUANGAN

BAPPENAS

NOTA KEUANGAN & RAPBN

14(OKT Mg Ke-4)

(Agt Mg Ke II)

RKA – KL 15

12 8

PENELAAHAN RKA – KL

( Okt Mg ke-IV)

PEMBAHASAN

16 (Nov Mg Ke IV)

PERPRES TTG RINCIAN ALOKASI APBN

KONSEP DIPA (Des Mg Ke II)

SATUAN ANGGARAN

18

(SAPSK)

17

TANDA TANGAN SEKJEN 22

PENELAAHAN KONSEP DIPA 20

RAPBN 1311 10

(Okt Mg Ke IV) 19

(Des Mg Ke IV)

UU APBN 2009

(Des Mg Ke I)

NET DIPA

(Des Mg Ke IV)

RANC. PERPRES TTG RINC. ALOKASI APBN 18a

21

(Agt Mg Ke II)

(Des Mg Ke IV)

(OKT Mg Ke-IV) 14

(Des Mg Ke I)

SP + DIPA (Des Mg Ke IV) 23

Sumber: PUSTRA, 2010

| 11


JADWAL RENCANA KERJA KEMENTERIAN DAN LEMBAGA Gambar 2.10: Agenda terkait Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran Tahunan Kementerian Pekerjaan Umum DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM No

Januari Februari Maret I II III IV I II III IV I II III IV I TAHAPAN PENYIAPAN RENCANA KERJA KEMENTERIAN/LEMBAGA (RENJA K/L)

Koordinasi Penyusunan prioritas rencana, 1 program dan kegiatan pembangunan bidang pekerjaan umum

2

Koordinasi usulan pagu indikatif Departemen Pekerjaan Umum

April II III IV I

Mei II III IV I

Juni II III IV I

Juli Agustus September Oktober November Desember II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Sidang Kabinet

Rancangan Awal RKP (Paling lambat mgg II Februari)

3

Koordinasi penyelenggaraan Konsultasi Regional Departemen Pekerjaan Umum

Rakorbangpus

4 Koordinasi Rancangan Renja K/L Koordinasi pertemuan tiga pihak (trilteral 5 meeting) dan penyusunan rancangan akhir Renja K/L 6 Penyusunan Bahan Rancangan Interim RKP 7

Koordinasi Penyusunan masukan Rancangan Akhir RKP

SEB Pagu Indikatif dan Rancangan Awal RKP

Musrenbangnas (Paling lambat minggu keempat April)

(Paling lambat mgg I Maret)

Trilateral Meeting (Paling lambat mgg II Maret)

Sosialisai Renja K/L

TAHAPAN RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA (RKA K/L) 8 Penyusunan Rancangan Nota Keuangan 9

10

11

Koordinasi Penyusunan Rancangan RKA K/L (Satuan 3 Sementara) Koordinasi Penyusunna Bahan Penelaahan Sementara RKA K/L

Pagu Sementara (Paling lambat minggu ke II Juni )

Penetapan RKP Final Oleh Presiden (Paliing lambat Minggu KeII Mei

Penyampaian RKA K/L ke Bappenas

Sidang Kabinet

(Paling lambat mgg IIJuli)

Pidato Presiden 17 Agustus (Paling lambat mgg II Agustus)

Sosialisasi RKA K/L

Penyusunan Nota Keuangan Pagu Sementara

Penetapan UU APBN (Paling lambat mgg IV Oktober)

Koordinasi ppenelaahan dan pengesahan 12 RKA K/L (Satuan 3 Final) 13 Koordinasi Penelaahan RKA K/L lanjutan 14

Keputusan Presiden (Paling lambat mgg IV November)

Sidang Kabinet (pertengahan Agustus)

Sosialisasi DIPA

Koordinasi Penyusunan dan Penelaahan DIPA

| 12


Dari gambar 2.7, dapat dilihat beberapa hal penting menyangkut kegiatan dan waktu pelaksanaan yang terkait dengan pemrograman dan penganggaran di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum (termasuk juga PUSTRA), sebagai berikut: 1. Konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah, dilaksanakan sekitar bulan Februari-Maret tiap tahun 2. Rencana Kerja Kementerian PU harus diselesaikan pada bulan Maret Minggu I/II tiap tahun 3. RKA-KL pada tingkat Kementerian PU harus diselesaikan pada bulan Juli minggu ke I tiap tahun 4. Pemasukan RKA-KL pada tingkat Kementerian untuk menjadi bahan penyusunan Nota Keuangan & RAPBN, harus sudah selesai pada bulan Juli Minggu kesatu. 5. RKA-KL Kementerian PU setelah pagu definitif, harus sudah selesaian disusun dan diserahkan pada DJAPK Kementerian Keuangan pada bulan Oktober minggu keempat. 6. Konsep DIPA harus sudah selesai pada bulan Desember minggu kedua tiap tahun.

Dari gambar 2.10, dapat dilihat beberapa hal penting terkait dengan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan Kemneterian PU (termasuk PUSTRA) sebagai berikut: 1. Koordinasi penyusuan prioritas rencana, program, dan kegiatan tahun berikutnya, dilakukan pada bulan Januari-Februari setiap tahun. Pada kegiatan penentuan prioritas pembangunan ini, PUSTRA selayaknya terlibat bersama-sama dengan Biro PKLN Setjen KemPU. Keterlibatan PUSTRA pada kegiatan ini dilaukan berdasarkan kajiankajian isu strategis setiap tahunnya; 2. Koordinasi usulan pagu indikatif dilakukan pada bulan Jauari-Februari, yang pengalokasian pagu indikatifnya dilakukan pada bulan Maret setiap tahun setelah diterbitkannya pagu indikator oleh Beppenas 3. Koordinasi untuk penyelenggaraan Konsultasi Regional Kementerian PU bersama jajaran terkait di daerah, dilakukan pada bulan Februari-Maret setiap tahun. SEB pagu Indikatif dari Bappenas & Kementerian Keuangan, biasa diterbitkan awal-tengah bulan Maret setiap tahun. 4. Koordinasi penyusunan Rancangan awal Rencana kerja Kementerian PU dilakukan pada pertengahan bulan Februari sampai pertengahan Maret setiap tahun 5. Koodinasi pertemuan tiga pihak (Trilateral Meeting) dan penyusunan Rancangan akhir Rencana Kerja Kementerian PU dilakukan pada pertengahan Maret setiap tahun 6. Penyusunan bahan rancangan antara RKP, dilakukan sekitar bula Maret-April setiap tahun. Pada awal kegiatan ini dilakukan pula kegiatan sosialisasi Rencana Kerja Kementerian PU. Sedangkan pada akhir kegiatan penyusunan rancangan antara RKP ini dilakukan Musrenbangnas (paling lambat dilakukan Musrenbangnas pada bulan April minggu keempat setiap tahun). 7. Koordinasi penyusunan masukan rancangan akhir RKP dilakukan pada bulan Mei setiap tahun. 8. Pada bulan Mei sampai pertengahan bulan Juni, dilakkan penyusunan rancangan Nota Keuangan. Penetapan akhir RKP oleh Presiden biasanya dilakukan paling lambat pada aal bulan Mei setiap tahun. Di lingkungan Kementerian PU harus melakukan penyiapan bahan untuk Rancangan Nota Keuangan, bidang Infrastruktur. 9. Koordinasi penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 semnetara, dilakukan pada bulan Juni setiap tahun. Pada bulan Juni ini pula biasanya pagu sementara diterbitkan oleh Kementerian Keuangan 10. Koordinasi penyusunan Bahan penelaahan sementara RKA-KL, dilakukan setelah diterbitkannya pagu sementara, dilakukan pada bulan Juni sampai meinggu kedua bulan Juli setiap tahun. Kegiatan awalnya adalah dilakukanya kegiatan sosialisasi RK-KL di lingkungan Kementerian PU. Penyampaian bahan penelaahan RKA-KL ke Bappenas paling lambat bulan Juli minggu kedua. Bahan ini digunakan sebagai bahan penyusunan

| 13


Nota Keuangan yang akan dibacakan dalam pidato Presiden tanggal 16 Agustus setiap tahun 11. Koordiansi penelaahan dan pengesahan RKA-KL dalam Satuan 3 final, dilakukan bersama-sama Kementerian Keuangan (DJAPK), dilakukan pada bulan Juli sampai Oktober setiap tahun 12. Koordinasi penelaahan RKA-KL lanjutan, dilakukan pada bulan Oktober-November minggu keempt setiap tahun. Dalam masa ini dilakukan penetapan UU APBN (paling lambat bulan Oktober minggu keempat). Pada akhir kegiatan ini diterbitkan Keputusan Presiden tentang Rincian Alokasi APBN (paling lambat bulan November minggu keempat). Pada masa ini juga dilakukan penyusunan dan penelaahan DIPA, dimulai bulan Oktober (minggu II) sampai akhir Desember.

Dari berbagai agenda dalam perencanaan, pemrograman, dan penganggaran terkait Kementerian Pekerjaan Umum tersebut, harus disikapi oleh PUSTRA sebagai bagian dari unit kerja di lingkungan Kemepterian PU, agar pelaksanaan agenda tersebut tidak terkendala. Oleh karenanya jadwal pelaksanaan kerja di lingkungan PUSTRA dalam kaitannya dengan agendan kementerian PU dan agendan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran nasional tersebut, harus selaras dan pelaksanaannya harus dilakukan terlebih dulu daripada jadwal yang mengikat Kementerian PU tersebut. Begitu pula rincian kegiatan yang dilakukan, harus dapat mendukung agenda utama yang berulang tersebut.

2.3 TEORI TERKAIT PROSEDUR OPERASI STANDAR DAN PERENCANAAN, PEMOGRAMAN SERTA PENGANGGARAN 2.3.1 TEORI TERKAIT PROSEDUR OPERASI STANDAR A. Pengertian Standar Dalam Kamus Oxford memberikan beberapa pengertian konsep kunci mengenai definisi standar. Pertama, standar adalah derajat terbaik. Kedua, standar memberikan suatu dasar perbandingan. Ketiga, beberapa pengertian lain seperti tertulis dibawah ini; 1) Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsesus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat keselamatan, keamanan, kesehatan, lingkungan hidup, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP 102 tahun 2000). 2) Standar adalah suatu catatan minimum dimana terdapat kelayakan isi dan akhirnya masyarakat mengakui bahwa standar sebagai model untuk ditiru 3) Standar adalah suatu pernyataan tertulis tentang harapan yang spesifik. 4) Standar adalah pernyataan tertulis dari suatu harapan-harapan yang spesifik . 5) Standar adalah suatu patokan pencapaian berbasis pada tingkat (dr. Yodi Mahendrata). 6) Standar adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakati bersama serta dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Reyers, 1983). 7) Standar adalah nilai-nilai (values) yang tertulis meliputi peraturan-peraturan dalam mengaplikasi proses-proses kunci, proses itu sendiri, dan hasil sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. 8) Standar adalah menaikkan ketepatan kualitatif atau kuantitatif yang spesifik dari komponen struktural dalam sistem pelayanan kesehatan yang didasarkan pada proses atau hasil suatu harapan (Donebean).

| 14


B. Pengertian Operasi Standar Yang disebut operasi standar: adalah kegiatan yang dilaksanakan berulang-ulang dengan cara yang sama, maka dapat distandarisasi. C. Pengertian Prosedur Operasi Standar Berbagai pengertian POS berikut akan digunakan sebagai dasar dalam pengembangan POS Perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA:  Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS. (Wikipedia)  A Standard Operating Procedure (SOP) is a set of written instructions that document a routine or repetitive activity which is followed by employees in an organization. The development and use of SOPs are an integral part of a successful quality system. It provides information to perform a job properly, and consistently in order to achieve pre-determined specification and quality end-result. (http://www.virtualcollege.co.uk/products/standard-operating-procedure.aspx)  Menurut Stup, 2001 yang dimaksud dengan standar operating prosedur (SOP) yaitu suatu rangkatian intruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin yang terdapat pada suata perusahaan/lembaga.  Menurut Jose Palilov, 2004 yang dimaksud dengan Standar operasional prosedur yaitu sesuatu yang didalamnya dilakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja. D. Fungsi dan Manfaat POS Adapun fungsi POS berdasarkan yaitu; (menurut virtual-college.co.uk) 1. Pelatihan staf 2. alat untuk standarisasi dan menularkan ‘pelaksanaan terbaik yang pernah dilakukan’ 3. alat untuk membantu pengelolaan ruang kerja 4. sebagai dokumen audit, mencakup pelatihan, risiko, dan pelaksanaan terbaik 5. alat pengendalian untuk memenuhi standar kerja dari badan standar internasional (ISO dll) Adapun manfaat POS, yaitu; 1. Untuk melengkapi pekerja dengan keamanan, kesehatan, lingkungan dan informasi yang diperlukan untuk melakukaan pekerjaannya dengan baik 2. Untuk memastikan operasi kera dilakukan dengan konsisten untuk menjaga kualitas pengendalian proses dan output/produk 3. Untuk memastikan bahwa proses berlanjut tanpa terputus dan selesai sesuai jadwal yang seharusnya/direncanakan/diharapkan 4. Untuk memastikan bahwa tidak terjadi kegagalan dalam proses yang dapat merugikan pekerja (kalau dalam industri yang dapat membahayakan pekerja) 5. Untuk memastikan bahwa prosedur yang disepakati diikuti oleh smua yang terkait 6. Untuk menyiapkan sebagai dokumen pelatihan bagi pekerja terkait proses yang distandarisasi 7. Untuk menjadi acuan bagi pekerja lain yang terkait maupun pengawas/auditor dalam menjaga tercapainya kinerja yang diharapkan/dikehendaki 8. Untuk menjadi rekaman tentang bagaimana, mengapa, dan kapan langkah dilakukan dalam kenyataan untuk menjadi bahan dalam penyempurnaan proses pada masa datang 9. Untuk menjadi dokumen penjelasan suatu proses yang dapat direview apabila dilakukan investigasi pada suatu kecelakaan/kegagalan kerja yang terjadi

| 15


E. Cakupan Materi dalam POS; POS, paling tidak harus memuat setiap langkah kerja yang harus diikuti oleh pekerja terkait dalam keseharian pelaksanaan tugasnya secara konsisten dan memungkinkan. Oleh karena itu dalam POS, harus memuat: 1. Tujuan penyusunan POS 2. Lingkup yang diatur dalam POS (mencakup kegiatan rutin, berulang, dan dapat distandarisasi untuk dilaksanakan secara konsisten) 3. Penanggung jawab kegiatan maupun rincian kegiatan 4. Pelaksana terkait dalam kegiatan 5. Bagaimana prosedur pelaksanaan kegiatan (urutan langkah) Atau lebih lengkap kalau dalam POS selain tercakup Tujuan, dan lingkup, juga tercakup beberapa hal berikut: 1. What (apa kegiatan yang perlu distandarisasi dan rincian kegiatannya) 2. Who (Siapa yang bertanggung jawab / pelaksana utama dalam kegiatan maupun dalam rincian langkah) 3. Whom (siapa yang terkait dengan pelaksana utama kegiatan maupun rincian kegiatan, atau siapa yang menerima ouput dari suatu kegiatan atau rincian kegiatan) 4. How (bagaimana kegiatan atau rincian langkah dilakukan, menyangkut metode/teknik yang perlu dilakukan oleh pekerja pelaksana dan penanggung jawab yang dianggap kritis karena mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan) 5. Which (dengan apa pelaksanaan kegiatan dilakukan, menyankut dokumen, formulir, daftar, dan kriteria), 6. When (kapan dan berapa lama kegiatan maupun rincian langkah kegiatan dilakukan, terutama menyangkut waktu dan durasi kegiatan/rincian langkah kegiatan yang memiliki waktu kritis terhadap pencapaian tujuan kegiatan) 7. Where (dimana kegiatan maupun rincian langkah kegiatan dilakukan, terutama perlu diatur pada kegiatan/rincian langkah kegiatan yang memiliki tempat kritis yang mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan) 8. How many/how much (berapa banyak baik yang terhitung maupun tak terhitung dari input maupun ouput yang kritis yang perlu diatur minimumnya karena mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan kegiatan keseluruhan) F. Format Penyusunan POS Banyak cara dalam menyusun format POS. Terkait dengan banyaknya keputusan yang harus diambil pekerja dalam proses kegiatan dan terkait dengan banyaknya langkah maupun sub-langkah, dapat direkomendasikan format POS sebagaimana tabel berikut.

1

Jumlah keputusan yang perlu diambil dalam proses sedikit

2

sedikit

3

banyak

Type

Jumlah rincian langkah Format yang direkomendasikan dalam keiatan dalam penyusunan/penulisan POS Kurang dari 10 langkah Langkah Sekuensial sederhana Langkah Sekuensial dengan Lebih dari 10 langkah diagram langkah sederhana Kurang atau lebih dari Langkah Sekuensial dengan Flow 10 langkah Chart

Untuk POS perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA, sebaiknya menggunakan type 3, yaitu Sekuensial dengan Flow-Chart, dengan langkah sekuensialnya dirupakan dalam bentuk tabel yang mencakup 5 W dan 3H diatas.

| 16


2.3.2 TEORI TERKAIT PERENCANAAN, PEMOGRAMAN DAN PENGANGGARAN A. Siklus Manajemen Program Gambar dibawah ini menunjukkan siklus manajemen dalam keadaan yang sederhana, tentunya dalam keadaan yang lebih rumit sifat siklus hanyalah merupakan kerangka sangat dasar yang masih dapat dikembangkan lebih lanjut. Gambar 2.11 Siklus Manajemen

Perencanaan;  Analisis situasi.  Perencanaan strategis, perencanaan program, program kerja . perencanaan anggaran  Perencanaan penanganan risiko

Implementasi;  Manajemen sumberdaya manusia.  Manajemen keuangan.  Manajemen informasi.  Manajemen Risiko

Pemantauan dan Evaluasi;

SSumber : Syamsi, 1995 dan bahan lain

 Pemantauan atau monitoring program dan rencana kerja.  Evaluasi atas efektfitas dan efisiensi program/rencana

B. Kerangka Siklus Umum Manajemen Program Jangka Menengah dan Tahunan Secara umum, kerangka siklus program yang dapat digunakan sebagai dasar dalam penyusunan POS Koordinasi dan sinkronisasi perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA, dapat menggunakan siklus umum program, yang dapat dilihat pada Gambar 2.12 dan Gambar 2.13 berikut. Masing-masing menunjukkan siklus umum manajemen program jangka menengah atau lima tahunan (gambar 2.12) dan siklus umum manajemen program/kegiatan jangka tahunan (gambar 2.13).

| 17


Gambar 2.12 Siklus Umum Manajemen Program Jangka Menengah (5 tahunan) dan Cakupan yang akan disusun POS)

FASE

PERENCANAAN STRATEGIS JGK MENENGAH

WAKTU

JMo: T5

PENILAIAN & PERENCANAAN PENANGANAN RISIKO PROG JGK MENENGAH

SIKLUS MANAJEMEN PROGRAM TAHUNAN

MONITORING PELAKS PROGRAM JGK MENENGAH

EVALUASI PROGRAM JANGKA MENENGAH

JMo: T5

JMn: T1-T5

JMn: T2 & T5

JMn: T2 & T5

MONITORING PELAKSANAAN PROGRAM JANGKA MENENGAH

EVALUASI HASIL PELAKSANAAN PROGRAM JANGKA MENENGAH

 Monitoring program jangka menengah tertentu/periodik (Thn II & Thn V)  Monitoring jangka menengah non tertentu (non periodik)

 Evaluasi prog JM tertentu/ periodik (Thn II dan V)  Evaluasi prog JM tertentu/ periodik (Thn II dan V)

Isi monitoring program JM, mencakup: kinerja prog JM (tujuan, sasaran, output, outcome); permasalahan, kendala & risiko yg dihadapi; penyelesaian/ penyempurnaan/koreksi

Isi Evaluasi, mencakup: pencapaian kinerja program (Tujuan, Sasaran, output, outcome) JM; permasalahan, Kendala dan risiko yg dihadapi; “Best Practce”, Faktor Keberhasilan; dan Rekomendasi penyempurnaan

PERENCANAAN STRATEGIS JANGKA MENENGAH (JM)

PENILAIAN & PERENCANAAN PENANGANAN RISIKO PROG.JGK MENENGAH

 Perumusan Visi & Misi JM  Penetapan Tujuan JM  Penetapan Sasaran JM (5 tahunan & tahunan)  Perumusan Kebijakan JM  Perumusan Program JM  Perumusan Kegiatan Pokok JM berikutnya

 Identifikasi Risiko jangka menengah  Analisis Risiko jangka menengah  Rencana Penanganan Risiko Program jangka menengah

MANAJEMEN PROGRAM TAHUNAN  Perencanaan kerja/operasi tahunan  Pemrograman dan Penganggaran  Penilaian risiko dan penyus. Renc penangan risiko  Pelaks program tahunan dan penanganan risiko prog thn-an  Monitoring pelaks prog tahunan  Eval. Pelaks prog. tahunan

KETERANGAN JMo

Jangka Menengah ke-0 (JM sebelum berjalan)

JMn

Jangka Menengah ke-n (jangka menengah berjalan)

T1 :

Tahun berjalan dlm jangka Menengah tertentu (JMn)

AAAAA  A1  A2  A3

Rangkaian Keg Rincian / Sub Rangkaian Keg

PELAPORAN HASIL MANAJEMEN PROGRAM & ANGGARAN TAHUNAN  Lap. Hasil perenc tahunan  Lap. Hasil penilaian dan renc penanganan risiko tahunan  Lap. pelaks program/keg tahunan  Lap. Hasil monitoring program/ kegiatan tahunan  Lap. Hasil Evaluasi program/ keg. tahunan

PELAPORAN HASIL MONITORING PELAKSANAAN PROGRAM JANGKA MENENGAH (JM)  Pelaporan monitoring tertentu/periodik (T3&T5) JM  Pelaporan monitoring non tertentu (non periodik) JM

Siklus Program Tahunan Tahapan yang disusun POS nya Di lingk PUSTRA

| 18


Gambar 2.13

Siklus Umum Manajemen Program/kegiatan Tahunan dan Cakupan yang akan disusun POS FASE/ TAHAPAN

PERENCANAAN & PEMROGRAMAN KEG TAHUNAN

WAKTU (Tahun ke-)

T0 (T1-1)

PENGANGGARAN PROG/KEG THN-AN

PELAKSANAAN PROG/ KEG & PENANGANGAN RISIKO TAHUNAN

T0

T0

T1: B1-B12

PENGANGGARAN PROG./KEG TAHUNAN

PELAKSANAAN PROGRAM/KEG & PENANANGAN RISIKO TAHUNAN

PENILAIAN DAN PENYUSUNAN RENC PENANGANAN RISIKO PROG/KEG TAHUNAN

PERENCANAAN & PEMROGRAMAN KEGIATAN TAHUNAN

 Penyusunan usulan program/Keg tahunan  Penerimaan pagu indikatif

 Screening usulan keg  Penyusunan Renja  Penyusunan bahan masukan RKP  Penyiapan bahan RKAKL

PENILAIAN DAN PENYUSUNAN RENC PENANGANAN RISIKO PROG/KEG THN-AN

 Identifikasi Risiko  Analisis penanganan risiko program tahunan  Penyusunan Renc penanganan risiko program tahunan

 Penerimaan pagu sementara 1 & 2  Seleksi usulan keg  Penyusunan RKAKL  Pembahasan RKA-KL  Penerimaan . pagu definitif  Penelaaahan akhir RKA-KL  Penyiapan kosep DIPA dan POK  Legalisasi DIPA & POK

 Pelaksanaan Program tahunan  Pelaksanaan Kegiatan  Pelaksanaan Sub Keg  Pelaksanaan Paket Pekerjaan  Penanganan Risiko dalam pelaksanaan

KETERANGAN T0 :

Tahun sblm pelaks prog (thn perenc prog)

T1 :

Tahun berjalan dlm pelaks program/keg

T2 :

Tahun setelah dlm pelaks program/keg

B1 :

Bulan ke-1 Dalam Tahun tertentu

Bulan tertentu dlm TWx : pelaks program/keg AAAAA  A1  A2

Rangkaian Keg Rincian / Sub Rangkaian Keg

Cakpan yang disusun POS nya Di lingk PUSTRA

MONITORING PELAKS PROG/KEG TAHUNAN

T1: Tw I-IV MONITORING PELAKSANAAN PROGRAM/KEG & ANGGARAN TAHUNAN  Monitoring periodik (Tiap akhir triwulan)  Monitoring non periodik Isi Monitoring mencakup: pencapaian Kinerja (Tujuan, Sasaran, output) program/keg tahunan; permasalahan,Kendala, dan risiko yg dihadapi; dan Rekomendasi penyempurnaan/ penyelesaian/koreksi

PELAPORAN HASIL PELAKSANAAN PROGRAM/KEG TAHUNAN & ANGGARAN

PELAPORAN HASIL MONITORING PELAKSANAAN PROGRAM/KEG & ANGGARAN THN-AN

 Pelaporan pelaks program tahunan  Pelaporan pelaks keg tahunan  Pelaporan pelaks paket pekerjaan

 Pelaporan monitoring periodik  Pelaporan monitoring non periodik

EVALUASI PELAKS PROG/KEG TAHUNAN

T1:Akhir Tw I-IV Atau T2:B1 EVALUASI HASIL PELAKSANAAN PROGRAM/KEG & ANGGARAN TAHUNAN  Evaluasi periodik (tiap akhir triwulan)  Evaluasi non periodik Isi Evaluasi mencakup: pencapaian kinerja (Tujuan, Sasaran, output) program/keg tahunan, “Best practce”, Permasalahan, kendala dan risiko yg dihadapi, Faktor keberhasilan, dan Rekomendasi penyempurnaan

| 19 | 19

EXECUTIVE SUMMARY| POS Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra.

2.4 BENCHMARKING PROSEDUR OPERASI STANDAR PADA LINGKUNGAN LAIN Berikut adalah beberapa contoh POS pada lingkungan lain yang dapat ditiru sebagai contoh yang baik dan dapat dicontoh pada beberapa hal tertentu, dan contoh yang kurang baik yang sebaiknya dihindari dalam penyusunan POS. Gambar 2.14 contoh penyajian POS yang agak cukup baik, karena telah mencakup What, When walau terbatas pada setelah proses apa. Juga mencakup Who, Whom, sebagian Where, dan Which. Tapi When dalam due date, dan How many/how much yang kritis (apabila terdapat waktu maupun jumlah yang dianggap kritis) belum muncul (atau mungkin tidak ada yang kritis?). Tetapi penggunaan simbol dalam penggambaran Flow chartnya cukup konsisten, sehingga mudah dipahami dan mudah ditindaklanjuti untuk pemrograman apabila diperlukan. Contoh POS di Kementerian Keuangan, terkait dengan penganggaran, sebagaimana gambar 2.16 berikut. Karena kompleksitas prosedur terkait dengan pemrograman & penganggaran, termasuk di lingkungan PUSTRA, maka metode penggambaran prosdur dalam flowchart seperti di Kementerian Keuangan ini, dapat dijadikan benchmark dalam penggambaran prosedur dalam POS perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA. . Gambar 2.14: Contoh Penyajian POS yang cukup baik

| 20

20


Gambar 2.16 Contoh Penggambaran POS terkait Pemrograman dan Penganggaran dalam Bentuk Flow Chart di Kementerian Keuangan

21


Bab 3 Analisis Bagian bab ini membahas mengenai pendekatan dan metodologi dalam pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan

3.1. ANALISIS KETERKAITAN FUNGSIONAL PUSTRA DENGAN UNIT KERJA LAIN DI KEMENTRIAN PU Analisis ini dilakukan guna melihat keterkaitan fungsional PUSTRA dengan unit kerja lain di Kementerian PU dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan tugas dan fungsi yang ditetapkan terkait dengan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran. Selain it dilakukan analisis keterkaitan fungsional antar unit kerja terkait perencanaan, pemrograman, dan penganggaran, dilihat berdasarkan tugas dan fungsi masing-masing unit kerja terkait tersebut. A. Keterkaitan PUSTRA dalam Tahap Perencanaan Jangka Panjang dan Menengah Dalam perencanaan jangka menengah (atau yang disebut sebagai prencanaan strategis) kementerian pekerjaan umum yang merupakan tindak lanjut atas Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) yang merupakan perwujudan dari visi dan misi presiden terpilih, PUSTRA merupakan ‘leading sector’ di bawah koordinasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum. Dalam praktek penyusunannya tidak dapat dilakukan sendiri oleh PUSTRA, tetapi harus melibatkan seluruh komponen (seluruh Satminkal) di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Peran PUSTRA dalam penyusunan Renstra Kementerian Pekerjaan Umum, yang merupakan kegiatan perencanaan strategis adalah sebagai koordinator teknis/substantif dalam koordinasi administratif Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum. Dalam perencanaan jangka menengah nasional, PUSTRA berperan menjadi unit kerja yang mengkoordinasi dalam perumusan isu strategis jangka menengah, perumusan strategi pembangunan jangka menengah bidang pekerjaan umum, dan penyiapan nota kebijakan sebagai materi teknis dalam Rencana Jangka Menengah Nasional bidang pekerjaan umum. Hal ini sebagaimana dinyatakan dalam tugas pokok dan tambahan PUSTRA, sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 01/PRT/M/2008 tentang Organisasi dan tata kerja Departemen Pekerjaan umum. Oleh karena itu PUSTRA harus mengembangkan prosedur baku yang memungkinkan kemudahan dalam koordinasi dalam penyusunan materi teknis rencana jangka menengah nasional bidang ke-PUan, yang memungkinkan semua unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dapat melaksanakan secara terencana, dan terpadu dengan jadwal PUSTRA maupun jadwal perencanaan pembangunan nasional. Di samping keterkaitan fungsional PUSTRA dengan unit kerja terkait dalam perencanaan strategis jangka menengah bidang PU, PUSTRA juga memiliki kewajiban menyusunan rencana strategis jangka menengah di lingkungan PUSTRA.

22


Dalam kewajiban ini, berbagai pihak yang terlibat dan keterlibatannya sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing unit kerja adalah sebagai berikut: 1 Kapus sebagai penanggung jawab utama 2 Biidang Strategi Pembangunan sebagai penanggung jawab pembantu dalam pelaksanaan 3 Subbid Rencana Strategis, sebagai pelaksana teknis langsung kegiatan 4 Semua bidang dan Bagian di lingkungan PUSTRA sebagai pihak pemangku kepentingan internal PUSTRA 5 Sesjen Pekerjaan Umum sebagai pimpinan unit organisasi eselon I yang merupakan unit kerja yang membawahi PUSTRA. Hasilnya adalah rencana strategis (RENSTRA) PUSTRA yang berlaku pada jangka menengah 5 tahun.

B. Keterkaitan PUSTRA dalam Tahap Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko program jangka menengah Dalam kaitannya dengan kewajiban PUSTRA dalam penyusunan rencana strategis jangka menengah, maka PUSTRA juga berkewajiban melakukan analisis dan perencanaan penanganan risiko jangka menengah. Pelaksanaan analisis dan perencanaan penanganan risiko jangka menengah bidang PUSTRA, dilakukan oleh berbagai pihak internal maupun eksternal PUSTRA sesuai tugas dan fungsi masingmasing unit kerja, sebagai berikut: 1. Kapus sebagai penanggung jawab utama pelaksanaan manajemen risiko di lingkungan PUSTRA 2. Koordinator manajemen risiko, merupakan salah satu Kepala Bidang atau Kepala Bagian atau pejabat fungsional golongan IV di lingkungan PUSTRA yang kompeten dalam bidang menejemen risiko, yang ditunjuk sebagai koordinator manajemen risiko di lingkungan PUSTRA. Koordinator manajemen risiko ini bertindak sebagai penanggung jawab pembantu dalam teknis pelaksanaan analisis dan perencanaan penanganan risiko program jangka menengah, sebelum menjadi kebijakan di lingkungan PUSTRA. 3. Tim manajemen risiko, yang merupakan kumpulan staf profesional di bawah koordinasi koordinator manajemen risiko PUSTRA. Dapat terdiri dari pejabat struktural, fungsional, maupun staf/pelaksana di lingkungan PUSTRA, yang memiliki kompetensi dalam manajemen risiko. C. Keterkaitan PUSTRA dalam Tahap Perencanaan Kerja/Operasi Tahunan (perencanaan umum, Pemrograman dan Penganggaran tahunan) Dalam siklus perencanaan, pemrograman, dan penganggaran tahunan, unit kerja yang menjadi ‘leading sector’ adalah Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri (BPKLN). Namun dalam tahap awal masa perencanaan, yaitu masa perencanaan umum sudah seharusnya PUSTRA terlibat dalam penentuan prioritas pembangunan bidang pekerjaan umum, yang menjadi dasar bagi SATMINKAL lainnya dalam penyusunan rencana kerjanya. Namun selama ini peran dalam penentuan prioritas pembangunan bidang pekerjaan umum, lebih banyak dilakukan oleh BPKLN. Ke depan, peran PUSTRA dalam penentuan prioritas pembangunan bidang pekerjaan umum harus lebih tinggi, Dari bahasan pada subbab 2.2.1 tersebut dapat dilihat beberapa hal penting menyangkut kegiatan dan waktu pelaksanaan yang terkait dengan pemrograman dan penganggaran di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, yang juga mengikat PUSTRA, sebagai berikut:

23


1. PUSTRA berperan dalam tahap siklus penyusunan program dan anggaran Kementerian Pekerjaan Umum, berperan dalam fase perencanaan umum sampai triwulan kedua bersama-sama dengan Biro PKLN dalam melakukan: a. evaluasi pencapaian Renstra dari DIPA sebelumnya dan pencapaian yang hendak dituju terhadap DIPA tahun berikutnya b. Penentuan prioritas program dan Kegiatan Kementerian Pekerjaan Umum c. Evaluasi pencapaian sasaran prioritas Pada saat ini juga dilakukan Koordinasi usulan pagu indikatif dilakukan pada bulan Jauari-Februari, yang pengalokasian pagu indikatifnya dilakukan pada bulan Maret setiap tahun setelah diterbitkannya pagu indikator oleh Beppenas. 2. Konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah, dilaksanakan sekitar bulan Februari-Maret tiap tahun. Dalam kaitan dengan kegiatan konsultasi regional ini, PUSTRA tekait dalam kajian atas kinerja yang telah dicapai serta prioritas nasional bidang ke-PU-an ke depan, yang harus diperhatikan dalam perencanaan bidang ke-PU-an di daerah yang pendanaannya berasal dari dana APBN Kementerian Pekerjaan Umum. Kajian ini diselesaikan PUSTRA sebelum dilaksanakannya Konsultasi regional KMPU tersebut. SEB pagu Indikatif dari Bappenas & Kementerian Keuangan, biasanya diterbitkan awal-tengah bulan Maret setiap tahun (setelah Konsultasi regional) 3. Koordinasi penyusunan Rancangan awal Rencana kerja Kementerian PU dilakukan pada pertengahan bulan Februari sampai pertengahan Maret setiap tahun, dan Rencana Kerja Kementerian PU harus diselesaikan pada bulan Maret Minggu I/II tiap tahun. 4. Koodinasi pertemuan tiga pihak (Trilateral Meeting) dan penyusunan Rancangan akhir Rencana Kerja Kementerian PU dilakukan pada pertengahan Maret setiap tahun 5. Penyusunan bahan rancangan antara RKP, dilakukan sekitar bula Maret-April setiap tahun. Pada awal kegiatan ini dilakukan pula kegiatan sosialisasi Rencana Kerja Kementerian PU. Sedangkan pada akhir kegiatan penyusunan rancangan antara RKP ini dilakukan Musrenbangnas (paling lambat dilakukan Musrenbangnas pada bulan April minggu keempat setiap tahun). 6. Koordinasi penyusunan masukan rancangan akhir RKP dilakukan pada bulan Mei setiap tahun 7. Pada bulan Mei sampai pertengahan bulan Juni, dilakkan penyusunan rancangan Nota Keuangan. Penetapan akhir RKP oleh Presiden biasanya dilakukan paling lambat pada aal bulan Mei setiap tahun. Di lingkungan Kementerian PU harus melakukan penyiapan bahan untuk Rancangan Nota Keuangan, bidang Infrastruktur 8. Koordinasi penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 semnetara, dilakukan pada bulan Juni setiap tahun. Pada bulan Juni ini pula biasanya pagu sementara diterbitkan oleh Kementerian Keuangan 9. Koordinasi penyusunan Bahan penelaahan sementara RKA-KL, dilakukan setelah diterbitkannya pagu sementara, dilakukan pada bulan Juni sampai meinggu kedua bulan Juli setiap tahun. Kegiatan awalnya adalah dilakukanya kegiatan sosialisasi RK-KL di lingkungan Kementerian PU. Penyampaian bahan penelaahan RKA-KL ke Bappenas paling lambat bulan Juli minggu kedua. Bahan ini digunakan sebagai bahan penyusunan Nota Keuangan yang akan dibacakan dalam pidato Presiden tanggal 16 Agustus setiap tahun 10. RKA-KL pada tingkat Kementerian PU harus diselesaikan pada bulan Juli minggu ke I tiap tahun. Pemasukan RKA-KL pada tingkat Kementerian untuk menjadi bahan penyusunan Nota Keuangan & RAPBN, harus sudah selesai pada bulan Juli Minggu kesatu.

24


11. Koordiansi penelaahan dan pengesahan RKA-KL dalam Satuan 3 final, dilakukan bersama-sama Kementerian Keuangan (DJAPK), dilakukan pada bulan Juli sampai Oktober setiap tahun. Pagu definitif biasanya diterbitkan sekitar bulan September – Oktober setiap tahun. RKA-KL Kementerian PU setelah pagu definitif, harus sudah selesaian disusun dan diserahkan pada DJAPK Kementerian Keuangan pada bulan Oktober minggu keempat. 12. Koordinasi penelaahan RKA-KL lanjutan, dilakukan pada bulan OktoberNovember minggu keempt setiap tahun. Dalam masa ini dilakukan penetapan UU APBN (paling lambat bulan Oktober minggu keempat). Pada akhir kegiatan ini diterbitkan Keputusan Presiden tentang Rincian Alokasi APBN (paling lambat bulan November minggu keempat). Pada masa ini juga dilakukan penyusunan dan penelaahan DIPA, dimulai bulan Oktober (minggu II) sampai minggu kedua Desember setiap tahun. Di lingkungan internal PUSTRA, unit kerja terkait dengan kegiatan perencanaan tahunan, adalah : 1. Kapus, sebagai pimpinan unit organisasi yang akan menggunakan dana APBN di lingkungan PUSTRA, dan sebagai penanggung jawab utama dalam perencanaan, pemrograman, serta pengangaran program/kegiatan tahunan PUSTRA 2. Bagian Tata Usaha, sebagai penanggung jawab pembantu dalam teknis pelaksanaan pada tahapan-tahapan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA 3. Semua Bidang di lingkungan PUSTRA sebagai unit kerja pengusul sub kegiatan / paket pekerjaan di lingkungan PUSTRA (Bidang Strategi Pembangunan, Bidang Kajian Kinerja, Bidang Pengaturan dan Investasi) 4. Subbag Program dan Keuangan, sebagai pelaksana langsung dalam perencanaan dan pemrograman serta penganggaran di lingkungan PUSTRA 5. Operator perencanaan, pemrograman dan penganggaran, merupakan staf pelaksana yang ditunjuk dalam beberapa bagian teknis pelaksanaan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran berbasis aplikasi dari Kementerian Keuangan. D. Keterkaitan PUSTRA dalam Tahap Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko program/Kegiatan Tahunan Dalam pelaksanaan analisis risiko siklus perencanaan program/kegiatan tahunan tersebut, PUSTRA berkoordinasi dengan unit kerja esternal PUSTRA tapi masih dalam lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, yaitu dengan BPKLN yang merupakan unit kerja ‘leading sector’ dalam perencanaan tahunan. Sedangkan di lingkungan internal PUSTRA, unit kerja terkait dengan kegiatan analisis risiko program/kegiatan tahunan internal PUSTRA, adalah : 1. Kapus sebagai penanggung jawab utama pelaksanaan manajemen risiko di lingkungan PUSTRA 2. Koordinator manajemen risiko, merupakan salah satu Kepala Bidang atau Kepala Bagian atau pejabat fungsional golongan IV di lingkungan PUSTRA yang kompeten, yang ditunjuk sebagai koordinator manajemen risiko di lingkungan PUSTRA. Koordinator manajemen risiko ini bertindak sebagai penanggung jawa pembantu dalam teknis pelaksanaan analisis dan perencanaan penanganan risiko program jangka menengah, sebelum menjadi kebijakan di lingkungan PUSTRA. 3. Tim manajemen risiko, yang merupakan kumpulan staf profesional di bawah koordinasi koordinator manajemen risiko PUSTRA. Dapat terdiri dari pejabat struktural, fungsional, maupun staf/pelaksana di lingkungan PUSTRA, yang memiliki kompetensi dalam manajemen risiko. Tim ini belum pernah dibentuk.

25


3.3. ANALISIS TUGAS DAN FUNGSI PUSTRA DALAM SIKLUS PROGRAM JANGKA MENENGAH DAN TAHUNAN Berdasarkan tugas dan fungsi PUSTRA sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 01/PRT/M/2008 tentang Organisasi dan tata kerja Departemen Pekerjaan umum tersebut, maka PUSTRA memiliki kewenangan dalam melakukan: 1. perumusan strategi pembangunan bidang ke-PU-an, yang dapat mencakup strategi jangka panjang, jangka menengah dan jangka pendek terutama yang dianggap strategis bagi pencapaian tujuan dan sasaran bidang pekerjaan umum pengkajian peraturan perundang-undangan bidang ke-PU-an, terutama menyangkut kewenangan atributif yang terkait kestrategisan bidang tugas ke-PU-an, kinerja pelaksanaan peraturan perundangan terkait bidang ke-PU-an, dan perumusan tindak lanjutnya 2. fasilitasi pengembangan investasi terkait bidang tugas ke-PU-an, diantaranya investrasi infrastruktur ke-PU-an, konsep dan pola kerjasama pengembangan infrastruktur bidang pekerjaan umum, 3. pengkajian lingkungan strategis terkait dengan bidang ke-PU-an, terutama lingkungan strategis yang pengaruhnya sangat besar baik bagi peradaban umat manusia maupun bagi pelaksanaan tugas bidang pekerjaan umum. 4. pengkajian kinerja strategi pembangunan bidang pekerjaan umum, menyangkut pengukuran kinerja pelaksanaan strategi pembangunan bidang pekerjaan umum yang telah dirumuskan dan diterapkan pada masa sebelumnya. 5. Koordinasi dan Fasilitasi Perumusan Kebijakan Mendukung Penyelenggaraan Tugas Dan Fungsi kementerian. Terkait dengan Substansi Fungsional Sektorsektornya (Ditjen dan Badan); 6. Penyusunan Paper/ Makalah untuk Pimpinan, terutama yang terkait dengan perkembangan lingkungan strategis dan antisipasi strateginya 7. Telaahan Perumusan Kebijakan berdasarkan Isu Strategis untuk Masukan Pimpinan. 8. Penyiapan Nota Kebijakan, diantaranya penyiapan materi teknis untuk Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional dan Rencana Jangka Menengah Nasional. Dalam lingkup internal PUSTRA, dapat dilihat bahwa berdasarkan tugas dan fungsi yang diemban oleh masing-masing unit kerja di lingkungan PUSTRA, pihak-pihak yang terkait dalam perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA dan keterlibatannya adalah sebagai berikut: 1. Kapus, sebagai pimpinan unit organisasi yang akan menggunakan dana APBN di lingkungan PUSTRA, dan sebagai penanggung jawab utama dalam perencanaan, pemrograman, dan penganggaran, serta pelaksanaan dan monitoring evaluasi program/kegiatan jangka menengah maupun tahunan di lingkungan PUSTRA 2. Bagian Tata Usaha, sebagai penanggung jawab pembantu dalam teknis pelaksanaan pada tahapan-tahapan perencanaan dan pemrograman, penganggaran di lingkungan PUSTRA 3. Semua Bidang di lingkungan PUSTRA sebagai unit kerja pengusul sub kegiatan / paket pekerjaan di lingkungan PUSTRA (Bidang Strategi Pembangunan, Bidang Kajian Kinerja, Bidang Pengaturan dan Investasi) maupun sebagai unit kerja yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan tahunan 4. Bidang Evaluasi Kinerja, merupakan unit kerja di lingkungan PUSTRA yang bertanggung jawab dalam evaluasi kinerja pelaksanaan program dan kegiatan tahunan. 5. Bidang Strategi Pembangunan, merupakan unit kerja di lingkungan PUSTRA yang bertanggung jawab dalam melakukan kajian aspek-aspek strategis dan tantangan

26


dari lingkungan strategis yang dihadapi oleh Kementerian PU maupun internal PUSTRA pada jangka menengah berjalan maupun tahun pelaksanaan kegiatan. 6. Subbag Program dan Keuangan, sebagai pelaksana langsung dalam perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA 7. Subbag Umum, sebagai pelaksana urusan surat menyurat dan pengadaan penunjang, serta pendistribusian hasil perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA 8. Operator perencanaan dan pemrograman, merupakan staf pelaksana yang ditunjuk dalam beberapa bagian teknis pelaksanaan perencanaan dan pemrograman berbasis aplikasi dari Kementerian Keuangan

3.4. ANALISIS PENENTUAN PROSEDUR OPERASI STANDAR DALAM TIAP TAHAPAN PADA SIKLUS PROGRAM Analsis penentuan kegiatan/operasi standar dalam tiap tahapan pada siklus manajemen program dilakukan untuk mengidentifikasi kegiatan/operasi apa saja yang rutin/berulang dilakukan oleh unit kerja terkait yang dapat/perlu distandarisasi. Penentuan kegiatan/operasi standar ini dilakukan dengan menggabungkan berbagai kebijakan yang mengatur dan hasil penyerapan pandangan obyektif serta preferensi stakeholder (dari penyebaran kuesioner). Berdasarkan tinjauan kebijakan dan kerangka umum siklus program jangka menengah sebagaimana pada subbab 2.2.2 (gambar 2.12), dapat diidentifikasi kegiatan rutin yang dapat distandarisasi pada siklus program jangka menengah sebagaimana tabel berikut. Tabel lengkapnya pada lampiran. Tabel III.3a Analisis penentuan kegiatan/operasi standar dalam tiap tahapan pada siklus program Dalam Lingkup Yang Akan disusun prosedur operasi Standarnya (contoh) Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program

Kegiatan/Operasi standar berdasarkan kebijakan dan kerangka umum siklus program

A. Perencanaan jangka jangka menengah

1. Pendiseminasian hasil kajian strategis kePU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. Apakah perlu dilakukan perubahan RESNTRA JM berjalan atau diteruskan / ditetapkan? 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan

B. Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko prgram jangka menengah

- Identifikasi risiko jangka menengah - Analisis risiko jangka menengah - Penyusunan Rencana penanganan risiko program jangka menengah - Diseminasi & pembahasan - penyempurnaan konsep

Kegiatan/Operas i standar berdasarkan pandangan dan preferensi stakeholder Semua kegiatan dalam siklus selama ini sudah dilaksanakan sebagai operasi rutin jangka menengah

Analisis penentuan prosedur operasi standar dan rekomendasinya

Karena sesuai dengan kebijakan dan telah dilaksanakan dalam operasi rutin jangka menengah, operasi ini dapat dijadikan operasi standar. Hanya perlu disusun prosedurnya sesuai dg proses yg terjadi

Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang dilakukan untuk melihat spakah perlu dilakukan perubahan RESNTRA JM berjalan atau diteruskan / ditetapkan? Kegiatan ini merupakan kegiatan baru dalam siklus JM

Walau tidak/belum biasa dilakukan, karena diamanatkan oleh PP60/2008 sebaiknya dijatikan operasi standar

27


3.5. ANALISIS PERMASALAHAN DAN HARAPAN DALAM PERENCANAAN (STRATEGIS DAN TAHUNAN), PEMROGRAMAN DAN PENGANGGARAN Analisis ini dilakukan untuk melihat permasalahan, kendala, dan hambatan dalam perencanaan jangka menengah dan tahunan, serta pemrograman dan penganggaran tahunan. Permasalahan, kendala dan hambatan yang dianalisis dipertimbangkan berdasarkan realita pada kebijakan, kajian teoritis, dan realita pada praktik empiris di lapangan. Analisisnya juga dilakukan dengan melihat pada tiap tahapan dalam siklus umum manajemen program (baik jangka menengah maupun tahunan).

A. Permasalahan dan Harapan Tahap Perencanaan Program Jangka Menengah Permasalahan dan harapan stakeholder terkait perencanaan program jangka menengah atau program 5 tahunan di lingkungan PUSTRA diantaranya adalah : 1. Sasaran program di Renstra sering tidak terkait dengan output kegiatan karena tidak dinyatakan output yang terkait dg outcome program, maka sebaiknya sasaran program mencakup indikator output dan outcome dari kegiatan pokok/utama 2. Perlu pemantapan indikator kinerja sebelum penetapan menjadi Renstra, agar memudahkan dalam pengukuran kinerjanya. 3. Data perencanaan jangka menengah perlu dijaga ketersediaannya pada saat dibutuhkan, maka perlu ada ketertiban dalam dokumentasi data terkait perencanaan strategis jangka menengah 4. Penetapan indikator kinerja dan target kinerja masih sering menggunakan “Fuzy Indicator’ (tidak mengukur yang semestinya diukur (yang menjadi output maupun outcome yang sebenarnya. Misal kegiatan sbg satuan output). Ini juga seringkali terjadi karena usulan unit kerja yang tidak terverifikasi 5. Belum ada kejelasan mengenai kelembagaan/organisasi yang bertanggung jawab dalam manajemen risiko program jangka menengah. Sehingga walaupun diamanatkan oleh PP 60/2008, tetapi pelaksanaannya belum siap pada saat ini.

B. Permasalahan dan Harapan Tahap Perencanaan Program/Kegiatan Tahunan Adapun permasalahan yang dihadapi pada tahap perencanaan program/kegiatan tahunan yang ada di lingkungan internal PUSTRA adalah : 1. Masih sering terjadi ketidaksinambungan keterkaitan antara indikator output kegiatan dengan sasaran di Renstra. Maka diharapkan POS yang disusun dapat mengarahkan langkah untuk mengkaitkan indikator ouput keg dengan indikator output pd sasaran Renstra (Sasaran Renstra diarahkan untuk ditambahkan indikator outputnya). 2. Indikator kinerja yang ditetapkan dalam perencanaan, kadangkala tidak konsisten pada saat pemrograman dan penganggaran. Maka perlu verifikasi dan validasi oleh yang diberi kewenangan 3. Masih diperlukan peningkatan kesepahaman dalam penetapan indikator output kegiatan pada unit kerja terkait perencanaan, pemrograman, dan penganggaran (sering penerapan indikator di Renstra tidak konsisten pada saat perencanaan, pemrograman, dan penganggaran). Maka diperlukan panduan penentuan indikator diharapkan dapat meningkatkan kesepahaman & konsistensi dlm penentuan indikator kinerja (dimasukkan dalam POS sehingga menjadi acuan langkah bersama) 4. Perlu disepakati Kriteria yang lebih jelas dalam persetujuan usulan kegiatan tahunan di lingkungan PUSTRA 5. Hasil evaluasi kinerja kegiatan maupun kinerja unit kerja pelaksana kegiatan perlu ditingkatkan keterkaitannya dengan perencanaan, maka diperlukan langkah kerja dalam prosedur yang dapat mengkaitkan antara hasil evaluasi kinerja kegiatan dengan perencanaan yang dilakukan 6. Diperlukan panduan dalam identifikasi, penilaian, penyusunan rencana penanganan risiko bagi aparatur pelaksanaan program dan anggaaran di lingkungan PUSTRA

28


7. Hasil evaluasi kinerja kegiatan maupun kinerja unit kerja pelaksana kegiatan belum terkait dengan perencanaan (tidak berpengaruh pada adanya ‘reward and punishment’ terhadap kinerja yang dihasilkan/dilakukan, sehingga pencapaian kinerja menjadi kurang ‘bermakna. Oleh karena itu pada masa datang, diperlukan prosedur yang dapat mengkaitkan antara hasil evaluasi kinerja kegiatan dengan perencanaan yang dilakukan. 8. Diperlukan panduan dalam identifikasi, penilaian, penyusunan rencana penanganan risiko bagi aparatur pelaksanaan program dan anggaaran di lingkungan PUSTRA. Karena merupakan hal yang baru, maka panduan terkait manajemen risiko ini diperlukan agar terjadi kesepahaman, dan kesesuaian dalam penyusunan rencana penanganan risikonya.

C. Permasalahan Pada tahap Identifikasi, Analisis, dan Penyusunan Rencana Penanganan Risiko Jangka Menengah dan Tahunan Permasalahan yang muncul di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum pada Tahap Analisis dan Penyusunan Rencana Penanganan Risiko Jangka Menengah yang dikoordinasi oleh PUSTRA maupun tahunan di lingkungan internal PUSTRA, adalah : 1. Belum ada kejelasan peraturan untuk membentuk unit organisasi manajemen risiko jangka menengah maupun tahunan. 2. Belum ada kejelasan keanggotaan dalam organisasi manajemen risiko jangka menengah maupun tahunan. 3. Belum ada acuan bekerjanya organisasi manajemen risiko. Ini karena manajemen risiko merupakan hal yang baru dalam siklus manajemen program. Tetapi karena diamanatkan dalam PP 60/2008, maka harus diakomodasikan dalam penyusunan Prosedur Operasi Standar (POS) di lingkungan PUSTRA ini.

D. Permasalahan Pada Tahap Pemrograman dan Panganggaran Pada tahap pemrograman dan penganggaran, ada masalah-masalah yang muncul yang hasus di caraikan solusi yang terbaik. Adapun permasalahan tersebut adalah : 1. Seringkali waktu pemrograman dan penanggaran terlalu mepet bagi unit kerja yang bertanggung jawab dalam pemrograman & penganggaran, karena input dari unit kerja terkait terlambat, maka adanya POS diharapkan dapat dipakai acuan bersama agar tidak terlambat 2. Penelaahan usulan kegiatan pada setiap unit kerja, perlu menggunakan kriteria yang disepakati dalam penetapan persetujuan usulan kegiatan 3. Perlu ada pencatatan yang akurat dan rapih terkait dokumen pemrograman dan penganggaran, sesuai dengan amanat PP 60/2008 4. Seringkali penyampaian informasi pemrograman dan penganggaran terlambat disampaikan kepada unit kerja terkait, sehingga masukkan menjadi terlambat. Akibatnya terjadi keterlambatan jadwal pemrograman dan penganggaran pada tingkat Kementerian Pekerjaan Umum. 3.6. Analisis detail operasi standar yang diperlukan Analisis ini merupakan kelanjutan dari analisis penentuan kegiatan/operasi standar. Analisis detail operasi standar ini dilakukan untuk menganalisis kemungkinan rincial langkah kegiatan dari tiap operasi standar yang sudah ditentukan pada tahap sebelumnya. Rincian langkah kegiatan ini disebut tugas / ‘task’ pada kegiatan/operasi standar. Dalam analisis ini secara keseluruhan akan dilakukan beberapa analisis sebagai berikut: a. Analisis lingkup “task” pada prosedur operasi standar b. Analisis pelaku terkait dalam “task” operasi standar c. Operasi waktu dalam “task” prosedur operasi standar (terutama yang kritis yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran keseluruhan kegiatan)

29


d. Analisis teknik dan metode dalam “task” prosedur operasi standar e. Analisis 6W+3H lainnya yang dianggap kritis yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran keseluruhan kegiatan. Sebagian analisis pendetailan kegiatan/operasi standar pada Tabel 3.4a berikut, dan lengkapnya pada Lampiran. Tabel 3.4a Analisis Pendetailan kegiatan/operasi standar dan Aspek Kritis Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program A. Perencanaan jangka menengah

B. Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko prgram jangka menengah C. Perencanaan Kerja/Operasi Tahunan

D. Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko program/kegiat an tahunan E. Pemrograman

Aspek 6W+3H lain yang kritis mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran keseluruhan kegiatan

Kegiatan/ Operasi Standar

Detail Tugas (rincian langkah kegiatan) standar

1. Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PUan dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan a. Identifikasi risiko jangka menengah b. Analisis resiko jangka menengah c. Rencana penanganan risiko program jangka menengah d. Diseminasi & pembahasan e. Penyempurnaan konsep

a. sudah detail b. sudah detail c. sudah detail d. perlu didetailkan dalam beberapa langkah kegiatan e. perlu didetailkan dalam rincian langkah kegiatan f. perlu didetailkan dalam rincian langkah program perlu didetailkan rincian langkah kegiagan

a. – b. – c. – d. harus sudah siap pada triwulan keempat tahun terakhir masa PJM sebelumnya untuk RENSTRA 5 tahun berikutnya e. mulai pd bln 6 thn-5 f. paling lambat bln 12 thn 2 dan thn ke -5 g. -

Semua sub kegiatan masih perlu dirinci detail langkah kegiatannya (karena merupakan kegitan baru dalam siklus program).

a. diverifikasi dalam Forum Komite Manajemen Risiko b. idem c. idem

1. Penyiapan bahan perencanaan 2. Koordinasi evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA PUSTRA sebelumnya dan evaluasi sasaran prioritas: 3. Koordinasi penyusuan prioritas sasaran, program, dan kegiatan tahun berikutnya: 4. Penyiapan bahan konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah 5. Penerimaan pagu Indikatif PUSTRA 6. penyusunan Rancangan awal Rencana Kerja PUSTRA t+1 7. penyusunan Rancangan awal Masukan RKP Lingkup PUSTRA 8. pembahasan Masukan awal RKP Bidang PUSTRA 9. pertemuan tiga pihak (trilateral meeting & penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja PUSTRA 10. Penyusunan bahan rancangan antara Masukan RKP bid PUSTRA 11. penyusunan rancangan akhir Masukan RKP 12. Penyiapan bahan RKA-KL, Lingkup PUSTRA 13. Penyampaian usulan sub keg, paket kegiatan di lingkungan PUSTRA - Identifikasi resiko - Analisis penanganan resiko program tahunan - Penyusunan rencana penanganan resiko program tahunan - Diseminasi dan pembahasan - penyempurnaan konsep

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11. 12. 13.

perlu didetailkan lagi perlu didetailkan lagi perlu didetailkan lagi, Tidak perlu didetailkan, karena merupakan langkah pasif Tidak perlu didetailkan, karena merupakan langkah pasif perlu didetailkan lagi perlu didetailkan lagi,. perlu didetailkan lagi tidak perlu didetailkan lagi, karena ikut ketentuan BPKLN, Bappenas, KemKeu perlu didetailkan lagi perlu didetailkan lagi perlu didetailkan lagi perlu didetailkan lagi

6 7 8

9 10 11 12 13


1. Penyampaian rencana usulan keg PUSTRA 1. perlu didetailkan tahun t+1

1 2 3 4 5

2. Tidak

perlu

– – – – Tengah maret sudah terbit SEB pagu indikatif Rencana Kerja Kementerian PU harus diselesaikan pada bulan Maret Minggu II Tidak lebih dari bulan Maret setiap tahun dilakukan sekitar bula Maret-April setiap tahun. Perlu diawali sosialsisasi Renja KemPU (Maret) dan diakhiri Musrenbangnas (April mgg IV) Dilakukan pd Mei setiap tahun – –harus disampaikan pd April minggu III-IV – -

1. Diverifikasi oleh ketua tim Man Risiko 2. idem 3. idem 4. idem 5. idem

1. didetailkan. 2.

dilengkapi data penunjang mulai Mei (dilakukan bulan Mei-Juni)

30

EXECUTIVE SUMMARY| POS Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra. dan Penganggaran

2. Penyusunan rancangan Nota Keuangan 3. Penerimaan & penginformasian Pagu

Sementara Lingkup PUSTRA 4. Koordinasi Penyusunan Rancangan RKA-KL PUSTRA t+1 5. Penyusunan Bahan Penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA 6. penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 sementara Kementerian PU 7. Penyampaian RKA-KL ke Bappenas (Penyerahan dilakukan oleh Setjen u.p. BPKLN. Bag TU PUSTRA melengkapi dokumen yang diperlukan & memonitor) 8. Koordiansi penelaahan awal RKA-KL Lingkup PUSTRA (berdasar pagu Sementara) 9. Penerimaan dan Respon atas Alokasi pagu anggaran PUSTRA berdasarkan SE Pagu Definitif bidang PU: 10. penelaahan lanjutan (berdasarkan pagu definitf) dan pengesahan RKA-KL 11. Penerimaan Perpres tentang Rincian Alokasi APBN 12. Koordinasi Penyusunan dan Penelaaan DIPA (Oktober – Desember) 13. Penyampaian Konsep Akhir DIPA setelah ditandatangani KPA (Sesjen PU), untuk Pengesahan konsep DIPA oleh Dirjen DJPB a.n. MenKeu 14. Perumusan rancangan awal POK 15. Penerimaan DIPA yang telah disahkan 16. Pembahasan rancangan POK 17. Perumusan rancangan akhir POK 18. Penyebarluasan POK.

3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Merupakan Domainnya BPKLN tidak perlu didetailkan, krn domain BPKLN perlu didetailkan, karena mengandun banyak langkah kegiatan dan perlu panduan yang sesuai perlu didetaillkan perlu didetailkan tidak perlu didetailkan, karena domain BPKLN tidak perlu didetailkan, merupakan langkah pasif tidak perlu didetailkan perlu didetailkan. tidak perlu didetailkan. tidak perlu didetailkan, domain KemKeu tidak perlu didetailkan tidak perlu didetailkan tidak perlu didetailkan tidak perlu didetailkan tidak perlu didetailkan tidak perlu didetailkan tidak perlu didetailkan

3. 4.

5. 6. 7.

8. 9. 10.

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Juni setiap tahun. SE Pagu Sementara juga terbit bulan Juni ini dilakukan setelah terbit pagu sementara (Juni) sampai Juli. Diawali sosialisasi RKA-KL dan diakhiri Musrenbangnas (Juli). – Penyampaian bahan penelaahan RKA-KL ke Bappenas paling lambat bulan Juli minggu kedua. Jumlah copy yang dimasukkan sesuai ketentuan. dilakukan bersama-KemenKeu (DJAPK). Pada Juli-Oktober. Pagu definitif biasanya diterbitkan sekitar bulan September – Oktober minggu II . RKA-KL Kementerian PU setelah pagu definitif, harus sudah diserahkan pada DJAPK Kementerian Keuangan pada bulan Oktober minggu keempat. Dilakukan setelah penetapan UU APBN (paling lambat bulan Oktober minggu keempat) setelah UU APBN (sebagai alokasi pagu definitf paling lambat nov minggu-4 ke BPKLN dan des minggu II ke DJPB (dari KemPU) mulai setelah rumusan akhir RKAKL disyahkan Sesjen (Okt- mingguII) Des minggu IV Des minggu IV / jan minggu I Des minggu IV / jan minggu I Jan minggu I/II

Hasil dari pendetailan rincian langkah detail dari kegiatan standar, dapat dilihat pada uraian subbab 4.7.

3.7. ANALISIS LINGKUP “TASK” PADA PROSEDUR OPERASI STANDAR Lingkup ‘Task’ pada masing-masing detail operasi standar akan diidentifikasi berdasarkan detail operasi langkah kegiatan standar yang sudah disepakati. Oleh karena itu lingkup ‘task’/tugas pada tiap-tiap rincian detail langkah kegiatan akan dilengkapi kemudian jika sudah disepakati kegiatan standar dan rincian detail langkah kegiatan standarnya. Lingkup ‘task’ ini diberikan untuk rincian langkah kegiatan yang bersifat mekanistik yang dapat ditetapkan standarisasi ‘task’ nya. Tetapi untuk rincian langkah kegiatan yang masih banyak mengandung ‘diskresi’, maka tidak diberikan lingkup ‘task’ nya. Rincian ‘task’ dalam POS PUSTRA dinyatakan dalam berbagai lampiran terkait metoda, kriteria, dan panduan. Contoh pada kegiatan Koordinasi evaluasi pencapaian Renstra dari DIPA sebelumnya dan pencapaian ke depan dan evaluasi sasaran prioritas (siklus program tahunan), masih dapat dirinci lagi dalam beberapa langkah kegiatan, berikut: 1. evaluasi Pencapaian Renstra dari pelaksanaan DIPA tahun sebelumnya 2. evaluasi pencapaian sasaran prioritas 3. penentuan target/sasaran ke depan yang hendak dicapai. Masing-masing sub kegiatan juga dapat dirinci lagi dalam beberapa ‘task’ sebagaimana contoh tabel berikut.

31


Tabel III.5a Contoh Identifikasi Lingkup ‘Task’ pada Rincian Detail Langkah Kegiatan Kegiatan

Rincian Detail Langkah kegiatan

Lingkup ‘Task’

Koordinasi evaluasi pencapaian Renstra dari DIPA sebelumnya dan pencapaian ke depan dan evaluasi sasaran prioritas

1. evaluasi Pencapaian Renstra dari pelaksanaan DIPA tahun sebelumnya

1. pengumpulan bahan pelaksanaan kegiatan dan anggaran tahun sebelumnya 2. Pengumpulan bahan rekapitulasi pencapaian RENSTRA tahun sebelumnya 3. Check indikator output kegiatan di RENSTRA dan indikator output kegiatan pada laporan pelaksanaan kegiatan 4. Lakukan verifikasi atas indikator kinerja agar tidak bias (‘fuzi indicator) 5. penghitungan kinerja berdasarkan indikator kinerja 6. Akumulasikan semua output kegiatan sejenis yang menghasilkan output akumulatif 7. Pembandingan antara akumulasi output sampai dengan tahun sebelumnya, dengan target output pada RENSTRA. 8. Identifikasi permasalahan kunci jika target sangat kecil pencapaiannya, dan dapat mempengaruhi pencapaian target RENSTRA keseluruhan. Dst.

2. Rapat pembahasan hasil evaluasi dan penyepakatan langkah strategis yang perlu ditindaklanjuti 3. Perbaikan hasil evaluasi pencapaian RENSTRA, DIPA, & sasaran prioritas PUSTRA untuk menjadi bahan penyempurnaan akhir LAKIP PUSTRA dalam LAKIP Setjen PU

Dst.

Kegiatan lainnya.

3.8. ANALISIS PELAKU TERKAIT DALAM RINCIAN KEGIATAN OPERASI STANDAR Analisis pelaku terkait dalam Rincian detail dan ‘Task’ operasi standar dilakukan sesuai dengan kegiatan operasi standar yang disepakati, serta rincian detail langkah kegiatan yang juga disepakati. Tetapi pelaku dalam rincian langkah detail, telah dapat diidentifikasi sebagaimana pada tabel berikut, dan lengkapnya pada lampiran. Tabel III.6a Analisis Pelaku terkait dalam Rincian Detail Standar Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program A. Perencanaan jangka menengah


Kegiatan/ Operasi Standar 1. Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan a. Identifikasi risiko jangka menengah b. Analisis resiko jangka menengah c. Rencana penanganan risiko program jangka menengah d. Diseminasi & pembahasan e. Penyempurnaan konsep

Pelaku Terkait (Internal PUSTRA & Eksternal Terkait) a.Bid SP, Subbid Renstra b. idem c. idem d. idem e. idem f. idem

a. Koordinator Manajemen Risiko, Tim Manajemen Risiko b. idem c. idem d. idem e. idem

32


Dalam hasil analisis tersebut, dalam perumusan POS yang mengkaitkan antara kegiatan dan rincian langkah kegiatan dengan pelakunya, dinyatakan sebagaimana dalam contoh tabel berikut. No

Uraian Keg (K) /rincian langkah (RL)

B

Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko Program & kegiatan pokok JM Identifikasi risiko Program & Keg pokokJangka Menengah PUSTRA a. Identifikasi peristiwa risiko b. Identifikasi penyebab risiko c. Identifikasi waktu terjadinya risiko Diseminasi & pembahasan rencana penanganan risiko Program & Kegitan Pokok Jangka Menengah PUSTRA

1

4 5

Penyempurnaan rencana penanganan risiko Program & Kegitan Pokok Jangka Menengah PUSTRA

Penanggung jawab (PJ) &/ Pelaksana Langsung (PL)

Penerima Output (PO)

No.Proses berikut (PB)

PJ: Koord Manajemen risiko PUSTRA PL: Tim Manaj Risiko

Sesjen melalui Biro PKLN

2

PJ: Kapus PL: Koord Manaj Risiko PJ: Kapus PL: Koord Manaj Risiko

PUSTRA

5

PUSTRA

Tahap C tahunan

3.9. Operasi waktu dalam Rincian Detail Langkah Kegiatan dan “task” prosedur operasi standar Waktu-waktu kritis dalam operasi standar, perlu diidentifikasi berdasarkan Rincian Detail Operasi Standar maupun “Task” pada tiap rincian detail operasi standar. Rincian waktu operasi standar pada tiap task, akan diidentifikasi setelah kegiatan operasi standar dan rincian detail langkah kegiatan standar telah disepakati oleh stakeholder terkait. Apabila rincian kegiatan sudah tidak mengandung banyak ‘task’ maka waktu kritis ditentukan berdasarkan rincian detail langkah kegiatan operasi standar. Adapun operasi waktu bagi rincian detail langkah kegiatan pada siklus program jangka menengah maupun tahunan terkait PUSTRA, dapat dilihat sebagaimana pada tabel berikut, dan lengkapnya pada lampiran. Tabel III.7a Analisis Operasi Waktu Standar Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program A. Perencanaan jangka menengah


Kegiatan/ Operasi Standar 1. Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan 1. Identifikasi risiko jangka menengah 2. Analisis resiko jangka menengah 3. Rencana penanganan risiko program jangka menengah 4. Diseminasi & pembahasan 5. Penyempurnaan konsep

Aspek waktu kritis mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran keseluruhan kegiatan a. – b. – c. – d. harus sudah siap pada triwulan keempat tahun terakhir masa PJM sebelumnya untuk RENSTRA 5 tahun berikutnya e. mulai pd bln 6 thn-5 f. paling lambat bln 12 thn 2 dan thn ke -5 g. a. setelah perencanaan jangka menengah (ada renstra) b. idem c. idem

Sedangkan penerapan hasil analisis waktu dituangkan dalam POS pada pengaturan waktu kritis yang dapat berupa lama waktu melaksanakan kegiatan ataupun batas waktu terakhir dalam pelaksanaan kegiatan, sebagaimana dalam contoh pada tabel berikut.

33


Tabel Contoh Penerapan hasil analisis waktu pada pengaturan di POS No


B

Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko Program & kegiatan pokok JM Identifikasi risiko Program & Keg pokokJangka Menengah PUSTRA a. Identifikasi peristiwa risiko b. Identifikasi penyebab risiko c. Identifikasi waktu terjadinya risiko

1

4 5

Diseminasi & pembahasan rencana penanganan risiko Program & Kegitan Pokok Jangka Menengah PUSTRA Penyempurnaan rencana penanganan risiko Program & Kegitan Pokok Jangka Menengah PUSTRA

Waktu Kritis (durasi (Dur) /due date (Dud))


Setelah penetapan program & keg pokok (baru / revisi)

2

Setelah draft RPRPK JM Setelah perbaikan draft RPRPK JM

5 Tahap C tahunan

3.10. Analisis teknik dan metode dalam Rincian Detail Langkah kegiatan dan “task” prosedur operasi standar. Metode dan taknik dalam tiap Rincian Detail Langkah Kegiatan dan “Task” ditentukan berdasarkan kemungkinan kelayakannya untuk menjadi metode/teknik yang mudah dan memungkinakan untuk diterapkan. Metode dan teknik yang dinyatakan hanyalah metode/teknik yang disepakati oleh berbagai pihak untuk diterapkan. Sedangkan untuk dincian detail langkah kegiatan maupun ‘task’ yang tidak membutuhkan kesepakatan teknik/metode, tidak perlu dicantumkan teknik/metodenya. Sebagian dari analisis metode dan teknik, dapat dilihat pada tabel berikut, dan lengkapnya pada lampiran. Tabel III.8a Analisis teknik dan Metode Operasi Standar Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program A. Perencanaan jangka menengah


Kegiatan/ Operasi Standar 1. Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan 1. Identifikasi risiko jangka menengah 2. Analisis resiko jangka menengah 3. Rencana penanganan risiko program jangka menengah 4. Diseminasi & pembahasan 5. Penyempurnaan konsep

Teknik dan Metode Operasi Standar a. kriteria SMART b. idem c. idem d. idem e. logical thinking Framework f. --

a. logical thinking Framework b. idem c. idem d. rapat pembahasan e. -

34


Bab 4 RUMUSAN AKHIR KONSEP POS Bagian ini membahas menjelaskan gagasan awal mengenai rencana substantif dalam penyusunan POS Koordinasi Dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman Serta Penganggaran Kegiatan Di Lingkungan Pustra

4.1 Pendefinisian POS dan Berbagai Pengertian Terkait 4.1.1 Pendefinisian POS Koordinasi dan Sinkronisasi Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA

Perencanaan,

Untuk kepentingan penyusunan POS Koordinasi dan Singkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA, pengertian POS diartikan sebagai berikut: POS adalah suatu rangkaian berurut dan baku dari kegiatan/operasi yang bersifat rutin atau berulang yang distandarisasi yang harus diikuti oleh semua pelaku terkait dalam organisasi, dan memiliki kekuatan sebagai petunjuk, pembinaan, dan pengendalian. Sehingga POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA, diartikan sebagai suatu POS di lingkungan PUSTRA yang mengikat semua aparatur di lingkungan PUSTRA sebagai sarana koordinasi dan sinkronisasi dalam perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA.

4.1.2 Berbagai Pengertian Terkait POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA Berbagai pengertian terkait berbagai pengaturan dalam POS Koordinasi dan sinkronisasi perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA yang ditegaskan dalam POS, sebagai berikut: 1. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, 2. Kegiatan 3. Kerangka Pengeluaran Jangka Menengah 4. Pagu Definitif 5. Pagu indikatif. 6. Pagu sementara 7. Penganggaran Terpadu (unified budgeting) 8. Perencanaan 9. Prosedur Operasi Standar (POS) 10. POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA, 11. Prakiraan Maju (forward estimate) 12. Program 13. Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga, 14. Satuan kerja 15. Unit organisasi.

35


4.2 Kebijakan Terkait POS Koordinasi dan Sinkronisasi Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA

Perencanaan,

Berbagai ketentuan perundangan yang terkait dengan POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA, baik pada siklus manajemen program jangka menengah maupun siklus manajemen program/kegiatan tahunan, secara lengkap sebagai berikut: 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN) 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Program Jangka Panjang 4. Peraturan Pemerintah No. 20 Tahun 2004 Tentang Rencana Kerja Pemerintah 5. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKAKL) 6. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan 7. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2006 tentang Tata cara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional 8. Peraturan Pemerintah Nomor 08 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan Dan Kinerja Instansi Pemerintah 9. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan 10. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2006 tentang Tata cara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional 11. Peraturan Pemerintah No 39 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Uang Negara atau Daerah 12. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah 13. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, Tata Kerja Kementrian Negara Republik Indonesia 14. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementrian Negara Republik Indonesia 15. Instruksi Presiden No 7 Tahun 1999 Tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah 16. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 01/PRT/M/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pekerjaan Umum 17. Surat Edaran Menteri Pekerjaan Umum nomor 13 Tahun 2005 tentang Tata Cara Mempersiapkan Naskah Produk Hukum di Lingkungan Departemen Pekerjaan Umum. Sedangkan pada masing-masing tahapan dalam siklus manajemen program baik jangka menengah maupun tahunan, dasar hukumnya sebagian dari daftar tersebut.

4.3 Maksud, Tujuan dan Sasaran POS Koordinasi dan Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA

Sinkronisasi

Maksud dari penyusunan POS ini adalah sebagai upaya peningkatan kualitas perencanaan, pemrograman dan penganggaran kegiatan-kegiatan tahunan dan lima tahunan. Tujuannya adalah agar penyusuan kegiatan-kegiatan tahunan maupun lima tahunan dapat lebih terkoordinasi, tersingkronisasi dan sinergis dalam substansinya. Sedangkan sasaran dari penyusunan POS ini adalah tersusunnya Prosedur Operasi Standar (POS) yang dapat dijadikan acuan dalam perencanaan, pemrograman,

36


penganggaran kegiatan-kegiatan tahunan perencanaan jangka menengah lima tahunan yang lebih terkoordinasi dan tersingkronisasi, serta secara substansi saling sinergi.

4.4 Fungsi dan Manfaat POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA POS koordinasi dan sinkronisasi perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA ini, berfungsi sebagai: 6. alat acuan bersama dalam melakukan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA, sehingga tercapai koordinasi dan sinkronisasai yang mantap dan sinergis antar unit kerja terkait. 7. alat untuk standarisasi dan menularkan ‘pelaksanaan terbaik yang pernah dilakukan’ 8. dokumen acuan pemeriksaan kesalahan, apabila di kemudian hari terdapat kesalahan yang mengakibatkan timbulnya suatu permasalahan dalam prosedur perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA 9. alat pengendalian, sehingga proses perencanaan, pemrograman, dan penganggaran dapat berlangsung sebagaimana seharusnya, dan tidak terlambat jadwal 10.dokumen dalam memberikan pelatihan bagi SDM yang baru menjalankan tugas terkait perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di PUSTRA. Adapun manfaat dari POS ini, yaitu dapat digunakan untuk: 1. memastikan operasi kerja dilakukan dengan konsisten untuk menjaga kualitas pengendalian proses dan output/produk 2. memastikan bahwa proses berlanjut tanpa terputus dan selesai sesuai jadwal yang seharusnya/direncanakan/diharapkan 3. memastikan bahwa tidak terjadi kegagalan dalam proses yang dapat merugikan karyawan maupun unit kerja PUSTRA 4. memastikan bahwa prosedur yang disepakati diikuti oleh semua yang terkait 5. menyiapkan sebagai dokumen pelatihan bagi pekerja terkait proses yang distandarisasi 6. menjadi acuan bagi SDM di lingkungan PUSTRA yang terkait maupun aparat pengawasan fungsional dalam menjaga tercapainya kinerja yang diharapkan/dikehendaki 7. menjadi rekaman tentang bagaimana, mengapa, dan kapan langkah harus dilakukan dalam proses perencanaan, pemrograman, dan penganggaran 8. menjadi dokumen penjelasan suatu proses yang dapat direview apabila dilakukan investigasi pada suatu kegagalan kerja yang terjadi 9. melengkapi SDM dengan keamanan, kesehatan, lingkungan dan informasi yang diperlukan untuk melakukaan pekerjaannya dengan baik.

4.5 Cakupan dan Operasi Standar dalam Siklus Program Jangka Menengah dan Tahunan Untuk dapat menyusun POS koordinasi dan sinkronisasi perencanaan, pemrograman, dan penganggaran, berdasarkan pendekatan menyeluruh dan terintegrasi serta pendekatan sistem maka harus dipahami bahwa kegiatan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran merupakan bagian dari suatu siklus manajemen program baik jangka menengah maupun tahunan. Di dalam siklus tersebut, kegiatan perencanaan, pemrograman, dan penganggaran merupakan bagian dari keseluruhan siklus manajemen program jangka menengah dan tahunan, yang di dalamnya juga tercakup sub-sistem/rincian langkah kegiatan (task), yang lebih rinci.

37


Berdasarkan siklus umum manajemen program, maka cakupan POS koordinasi dan sinkronisasi perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA, serta rincian langkah kegiatan (task) dari ketiga kegiatan tersebut, dapat dilihat pada Gambar 2.12 untuk POS yang terkait perencanaan jangka menengah, dan pada Gambar 2.13 untuk perencanaan, pemrograman, dan penganggaran tahunan. Dari gambar 2.12 dan 2.13 tersebut dapat dilihat bahwa diantara kegiatan perencanaan jangka menengah dengan kegiatan manajemen program tahunan, dan diantara kegiatan perencanaan kerja/operasi tahunan dengan pemrograman tahunan, terdapat kegiatan sela yaitu identifikasi dan analisis risiko (baik program jangka menengah maupun program tahunan). Hal ini merupakan amanat dari PP 60/2008, tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.

4.6 Lingkup Pengaturan dalam POS Koordinasi dan Singkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA Lingkup dalam POS Koordinasi dan Singkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA, paling tidak memuat: 1. Tujuan penyusunan POS 2. Lingkup yang diatur dalam POS (mencakup kegiatan rutin, berulang, dan dapat distandarisasi untuk dilaksanakan secara konsisten) 3. Output Kegiatan 4. Penanggung jawab kegiatan maupun rincian kegiatan 5. Pelaksana terkait dalam kegiatan 6. Kelengkapan Yang Diperlukan 7. Ketentuan kritis Yang Perlu Diperhatikan 8. Bagaimana prosedur pelaksanaan kegiatan (urutan langkah) Atau lebih lengkap kalau dalam POS selain tercakup Tujuan, dan lingkup, juga tercakup beberapa hal berikut: 1. What (apa kegiatan dan rincian langkah kegiatan yang distandarisasi, serta apa input maupun output dari kegiatan maupun rincian langkah kegiatan yang perlu distandarisasi) 2. Who (Siapa yang bertanggung jawab / pelaksana utama dalam kegiatan maupun dalam rincian langkah) 3. Whom (siapa yang terkait dengan pelaksana utama kegiatan maupun rincian kegiatan, atau siapa yang menerima ouput dari suatu kegiatan atau rincian kegiatan) 4. How (bagaimana kegiatan atau rincian langkah dilakukan, menyangkut urutan dan metode/teknik yang perlu dilakukan oleh pekerja pelaksana dan penanggung jawab yang dianggap kritis karena mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan) 5. Which (dengan apa pelaksanaan kegiatan dilakukan, menyangkut dokumen, formulir, daftar, dan kriteria), 6. When (kapan dan berapa lama kegiatan maupun rincian langkah kegiatan dilakukan, terutama menyangkut waktu dan durasi kegiatan/rincian langkah kegiatan yang memiliki waktu kritis terhadap pencapaian tujuan kegiatan) 7. Where (dimana kegiatan maupun rincian langkah kegiatan dilakukan, terutama perlu diatur pada kegiatan/rincian langkah kegiatan yang memiliki tempat kritis yang mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan) 8. How many/how much (berapa banyak baik yang terhitung maupun tak terhitung dari input maupun ouput yang kritis yang perlu diatur minimumnya karena mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan kegiatan keseluruhan).

38


4.7 Kegiatan Dan Langkah Detail Yang Dibakukan/Distandarisasi Kegiatan dan langkah detail dalam perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA yang perlu dibakukan/distandarisasi karena bersifat rutin dan berulang, sebagai berikut: A. Tahap Perencanaan Jangka menengah PUSTRA 1. Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PU-an dan lingkup PUSTRA, terkait lingkungan strategis yang dihadapi pada JM berjalan & JM ke depan 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. Apakah perlu dilakukan perubahan RESNTRA JM berjalan atau diteruskan / ditetapkan? 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan (pd tahun II JM berjalan) a. Perumusan perubahan visi dan misi JM lingkup PUSTRA b. Perumusan Perubahan tujuan & sasaran (TS) JM lingkup PUSTRA JM Berjalan c. Perumusan perubahan program & kegiatan pokok PUSTRA JM Berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan (pd tahun keempat JM berjalan) d. Perumusan visi dan misi lingkup PUSTRA JM ke depan e. Perumusan tujuan & sasaran baru lingkup PUSTRA JM ke depan f. Perumusan program & kegiatan pokok PUSTRA JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan g. Penyusunan draft rumusan Renstra PUSTRA perubahan JM berjalan atau RENSTRA PUSTRA baru JM Ke depan h. (Draft1-Renstra / Draft1-RS) i. Pembahasan draft rumusan Renstra PUSTRA perubahan JM berjalan atau RENSTRA PUSTRA baru JM Ke depan j. Penyempurnaan draft rumusan Renstra PUSTRA perubahan JM berjalan atau RENSTRA PUSTRA baru JM Ke depan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan (dengan perubahan /tanpa perubahan) atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan k. Pelaporan hasil peninjauan kembali/penyusunan baru Renstra PUSTRA dari bidang ke Kapus PUSTRA l. Otorisasi draft rumusan Renstra PUSTRA perubahan JM berjalan atau RENSTRA PUSTRA baru JM Ke depan m. Pelaporan hasil peninjauan kembali/penyusunan baru Renstra PUSTRA dari PUSTRA ke Sesjen PU B. Tahap Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Jangka Menengah 1. Identifikasi risiko Program & Keg pokokJangka Menengah PUSTRA d. Identifikasi peristiwa risiko e. Identifikasi penyebab risiko f. Identifikasi waktu terjadinya risiko 2. Analisis penanganan risiko Program & Kegiatan Pokok Jangka Menengah PUSTRA a. Analisis tingkat kemungkinan terjadinya risiko b. Analsiis tingkat konsekuensi terjadinya risiko c. Analisis tingkat Risiko (gab konsekuensi & kemungkinan risiko) d. Analisis prioritas Risiko 3. Penyusunan rencana penanganan resiko Program & Kegiatan Pokok Jangka Menengah PUSTRA e. Identifikasi opsi penanganan risiko yang mungkin (sesuai prioritas risiko f. Penentuan kriteria/pertimbangan pemilihan opsi penanganan risiko g. Pemilihan opsi penanganan risiko

39


h. Penentuan Jadwal pelaksanaan penanganan risiko i. Penentuan organisasi penanganan risiko j. Perkiraan tingkat risiko setelah rencana penanganan (komposit dari tingkat keumungkinan & tingkat konsekuensi risiko setelah rencana penanganan 4. Diseminasi & pembahasan rencana penanganan risiko Program & Kegitan Pokok Jangka Menengah PUSTRA 5. Penyempurnaan rencana penanganan risiko Program & Kegitan Pokok JM PUSTRA C. Tahap Perencanaan dan Pemrograman Program/Kegiatan Tahunan 1. Penyiapan bahan perencanaan untuk tahun berikutnya a. Rapat Perencanaan awal tahun b. Pengiriman memo dinas untuk pengumpulan bahan perencanaan kpd semua unit kerja di lingk. PUSTRA c. pengumpulan data hasil pelaksanaan kegiatan tahun-tahun sebelumnya dan hasil evaluasiny (jika ada) d. pengumpulan bahan-bahan hasil audit dan reviu oleh APIP e. pengumpulan bahan-bahan tindak lanjut temuan hasil audit dan reviu APIP, oleh penanggjng jawab kegiatan f.pengumpulan dokumen usulan kegiatan yang persetujuan nya ditunda pada tahun sebelumnya g. Pengumpulan bahan-2 terkait dengan standar (SBU, SBK, & standar teknis lainnya), dan legalitas terkait 2. Koordinasi evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA PUSTRA sebelumnya dan evaluasi sasaran prioritas, mencakup: a. Penyusunan draft evaluasi pencapaian RENSTRA PUSTRA dan DIPA tahun sebelumnya (tahun lalu) & evaluasi pencapaian sasaran prioritas b. Rapat pembahasan hasil evaluasi dan penyepakatan langkah strategis yang perlu ditindaklanjuti c. Perbaikan hasil evaluasi pencapaian RENSTRA, DIPA, & sasaran prioritas PUSTRA untuk menjadi bahan penyempurnaan akhir LAKIP PUSTRA dalam LAKIP Setjen PU 3. Koordinasi penyusuan prioritas sasaran, program, dan kegiatan tahun berikutnya, mencakup: a. Pelaksanaan kajian untuk penentuan sasaran, program, & kegiatan prioritas kePU-an dan lingkup PUSTRA tahun berikutnya b. Pembahasan kajian prioritas (sasaran, program, & kegiatan) ke-PU-an dan lingkup PUSTRA c. Penyempurnaan kajian prioritas (sasaran, program, kegiatan) ke-PU-an dan penetapan prioritas lingkup PUSTRA d. Penyiapan Usulan Kegiatan oleh tiap unit kerja di lingk PUSTRA untuk tahun berikutnya 4. Penyiapan bahan konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah (Untuk lingkup PUSTRA, tidak terlibat dalam Konreg. Keterlibatan PUSTRA pada Konreg hanya pada lingkup strategis Ke-PU-an). 5. Penerimaan pagu Indikatif Kementerian PU, setelah Kem PU menerima SEB pagu Indikatif dari Bappenas & Kementerian Keuangan dan Tindak lanjutnya di lingkungan PUSTRA a. Penerimaan pagu indikatif PUSTRA dari Biro PKLN berdasarkan pagu indikatif b. Penginformasian Pagu Indikatif pd semua unit kerja di lingkungan PUSTRA 6. Koordinasi penyusunan Rancangan awal Rencana Kerja PUSTRA t+1 a. Pemasukan Rencana sub Kegiatan & paket Bidang/Bagian, setelah pagu indikatif, beserta indikator kinerja, target kinerja dan perkiraan alokasinya b. Penentuan Ranking sub Kegiatan & paket Bid/Bag di lingkungan PUSTRA

40


7.

8. 9.

10. 11. 12.

13.

c. Seleksi usulan sub kegiatan & paket kegiatan pada Bidang/Bagian di lingkungan PUSTRA & penyusunan rancangan awal Renja PUSTRA tahun t+1 Koordinasi penyusunan Rancangan awal Masukan Rencana kerja Pemerintah (RKP) Lingkup PUSTRA a. Penyiapan draft rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU terkait lingkup tugas dan fungsi PUSTRA b. Pemasukan draft rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU & i PUSTRA kepada Kepala Pusat c. Rapat pembahasan rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU & PUSTRA d. Perbaikan rancangan awal masukan RKP bidang PU & PUSTRA e. Perstujuan Kepala Pusat atas rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU terkait lingkup tugas dan fungsi PUSTRA f.Penyampaian rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU & PUSTRA ke Sesjen PU Koordinasi pembahasan Masukan awal RKP Bidang PU (PUSTRA sebagai salah satu bagian yang terlibat dalam pembahasan di lingkungan Kemeterian PU ) Koordinasi pertemuan tiga pihak (trilateral meeting – Bappenas, KemKeu, KemPUPustra) & penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja PUSTRA a. Pertemuan tiga pihak, pembahasan Rencana Kerja PUSTRA dan Penyusunan Rancangan Akhir Renja PUSTRA b. Perbaikan & penandatanganan kesepakatan rancangan akhir Renja PUSTRA t+1 c. Sosialisasi Rancangan akhir Renja PUSTRA Penyusunan bahan rancangan antara Masukan RKP (pada lingkup PU dilaksanakan oleh Setjen PU. PUSTRA hanya mengirimkan wakil yang kompeten dalam pembahasan Bidang PU, apabila diperlukan. Koordinasi penyusunan rancangan akhir Masukan RKP (pada lingkup PU dilaksanakan oleh Setjen PU, dimana PUSTRA sebagai salah satu bagian) Penyiapan bahan RKA-KL, Lingkup PUSTRA a. Penyiapan lanjutan usulan Sub Keg/paket pada Bid/Bag lingkup PUSTRA b. Penyiapan perhitungan perkiraan anggaran sub keg/paket berdasarkan SBU dan SBK yang ada Penyampaian usulan sub keg, paket kegiatan di lingkungan PUSTRA a. Pemasukan usulan sub keg, paket kegiatan beserta indikator kinerja, target kinerja, & perkiraan alokasinya dari tiap unit kerja di lingkungan PUSTRA ke unit pemrograman (Bagian TU PUSTRA b. Penentuan Ranking usulan sub kegiatan/paket keg pada unit kerja di PUSTRA

D. Tahap Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Kegiatan Tahunan 1. Identifikasi risiko keg, sub keg, paket a. Identifikasi peristiwa risiko b. Identifikasi penyebab risiko c. Identifikasi waktu terjadinya risiko 2. Analisis penanganan risiko Kegiatan a. Analisis tingkat kemungkinan terjadinya risiko b. Analsiis tingkat konsekuensi terjadinya risiko c. Analisis tingkat Risiko (gab konsekuensi & kemungkinan risiko) d. Analisis prioritas Risiko 3. Penyusunan rencana penanganan resiko Kegiatan tahunan e. Identifikasi opsi penanganan risiko yang mungkin (sesuai prioritas risiko f. Penentuan kriteria/pertimbangan pemilihan opsi penanganan risiko g. Pemilihan opsi penanganan risiko h. Penentuan Jadwal pelaksanaan penanganan risiko i. Penentuan organisasi penanganan risiko

41


j.

Perkiraan tingkat risiko setelah rencana penanganan (komposit dari tingkat keumungkinan & tingkat konsekuensi risiko setelah rencana 4. Diseminasi & pembahasan rencana penanganan risiko Keg, Sub Keg, & Paket kegiatan di PUSTRA 5. Penyempurnaan rencana penanganan risiko Keg, Sub Keg, & Paket kegiatan di PUSTRA E. Tahap Penganggaran Kegiatan Tahunan 1. Penyampaian rencana usulan keg PUSTRA tahun t+1 (dalam format sesuai RKAKL, masih berdasar pagu indikatif) a. Pemasukan revisi usulan sub keg & paket kegiatan dari tiap unit kerja di lingkungan PUSTRA ke unit pemrograman (Bagian TU PUSTRA) dalam format sesuai format aplikasi RKAKL b. Penentuan Ranking revisi usulan sub kegiatan/paket pada unit kerja (bag/Bid) di PUSTRA c. Screening dan penyusunan kembali usulan sub kegiatan/paket kegiatan Bid/Bag di PUSTRA d. Penyiapan & Pelaporan rencana usulan keg, sub keg, & paket PUSTRA (rencana usulan keg PUSTRA) 2. Penyusunan rancangan Nota Keuangan 3. Penerimaan & penginformasian Pagu Sementara Lingkup PUSTRA dari BPKLN ke semua bid/bag e. Penerimaan Pagu Sementara lingkup PUSTRA dari BPKLN f. Penginformasian pagu Sementara lingkup PUSTRA dari BPKLN ke semua unit kerja (bidang/Bag) di PUSTRA 4. Koordinasi Penyusunan Rancangan RKA-KL PUSTRA t+1 a. Mengikuti Rapat persiapan penyusunan RKAKL berdasarkan pagu sementara yang dipimpin BPKLN b. Pelaporan kepada Kapus hasil rapat persiapan c. Arahan Kapus tindak lanjut hasil rapat persiapan penyusunan RKA-KL d. Penginformasian hasil rapat persiapan penyusunan RKA-KL dan permintaan penyesuaian rencana usulan keg bid/bag PUSTRA berdasarkan pagu sementara e. Penyesuaian rencana usulan keg PUSTRA indikatif menjadi rencana usulan keg PUSTRA, sementara (dalam format sesuai aplikasi RKA-KL) f. IK: pagu sementara PUSTRA, dan rencana usulan keg PUSTRA, indikatif g. Pelengkapan /penyempurnaan kembali usulan kegiatan (sub keg/paket) unit kerja di PUSTRA oleh unit pengusul (Bid/bag) 5. Koordinasi Penyusunan Bahan Penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA a. Sreening kelengkapan usulan kegiatan unit kerja di PUSTRA oleh Bagian TU PUSTRA b. Penggabungan usulan kegiatan unit kerja di PUSTRA dalam format RKA-KL oleh Bagian TU PUSTRA c. IK: rencana usulan keg Bag/Bid PUSTRA, sementara yg telah lolos discreening d. Pelaporan bahan RKA-KL lingkup PUSTRA kepada KAPUS PUSTRA e. Diseminasi bahan penelaahan awal RKA-KL PUSTRA ke semua unit kerja (Bid/Bag) PUSTRA f. Perbaikan bahan penelaahan awal RKA-KL PUSTRA g. Penentuan apakah masih ada yang perlu diperbaiki menurut Kapus h. Otorisasi KAPUS PUSTRA terhadap bahan penelaahan RKA-KL lingkup PUSTRA, pagu sementara i. Penyampaian bahan penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA yang telah diotorisasi ke Sesjen u.p BPKLN 6. Koordinasi penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 sementara Kementerian PU

42


a. Seleksi usulan kegiatan unit kerja eselon II (dilakukan oleh BPKLN, PUSTRA sebagai pihak yang melengkapi jika ada kekurangan menurut BPKLN) b. Pengecekan apakah masih diperlukan perbaikan rancangan RKA-KL PUSTRA berdasar pagu sementara berdasarkan penelaahan BPKLN? 7. Penyampaian RKA-KL ke Bappenas (Penyerahan dilakukan oleh Setjen u.p. BPKLN. Bag TU PUSTRA melengkapi dokumen yang diperlukan & memonitor) 8. Koordiansi penelaahan awal RKA-KL Lingkup PUSTRA (berdasar pagu Sementara) a. Penunjukan perwakilan PUSTRA untuk mengikuti penelaahan RKA-KL lingkup PUSTRA di DJA Kemenkeu b. Pembuatan ringkasan hasil penelaahan RKA-KL lingkup PUSTRA c. Pelaporan kepada KAPUS PUSTRA hasil penelaahan RKA-KL satuan 3 final lingkup PUSTRA d. Rapat Pembahasan hasil penelaahan RKAKL satuan 3 lingkup PUSTRA, dan pemberian arahan KAPUS untuk perbaikan e. Perbaikan RKA-KL lingkup PUSTRA oleh masing-masing unit kerja di lingkungan PUSTRA f. Penyampaian hasil perbaikan RKA-KL lingkup PUSTRA kepada Bag TU PUSTRA g. Penggabungan kembali RKA-KL lingkup PUSTRA oleh Bag TU PUSTRA setelah perbaikan dari msing-masing unit kerja di PUSTRA h. Pelaporan ke KAPUS PUSTRA dari Bag TU i. Otorisasi KAPUS PUSTRA atas perbaikan RKA-KL berdasarkan pagu sementara lingkup PUSTRA j. Penyampaian perbaikan RKA-KL lingkup PUSTRA berdarkan pagu sementara kepada BPKLN 9. Penerimaan dan Respon atas Alokasi pagu anggaran PUSTRA berdasarkan SE Pagu Definitif bidang PU: a. Penerimaan alokasi pagu anggaran definitif Lingkup PUSTRA dari BPKLN berdasarkan pagu Definitif b. Pemberian arahan dan petunjuk KAPUS untuk tindak lanjut atas alokasi anggaran lingkup PUSTRA dari BPKLN 10. Koordinasi penelaahan lanjutan (berdasarkan pagu definitf) dan pengesahan RKAKL a. Revisi RKA-KL untuk sub keg/paket bid./bag PUSTRA b. Revisi RKA-KL lingkup PUSTRA berdasarkan alokasi anggaran pagu definitif c. Persetujuan Kapus atas revisi rancangan RKA-KL setelah pagu definitif d. Penyampaian hasil revisi RKA-KL lingkup PUSTRA kepada BPKLN e. Pengechekan apakan perlu Perbaikan/penyempurnaan revisi RKA-KL menurut penelaahan BPKLN f. Penunjukan perwakilan untuk mengikuti penelaahan lanjutan RKA-KL berdasarkan pagu definitif di DJA KemenKeu. g. Pelaporan atas hasil penelaahan RKA-KL lanjutan berdasarkan pagu definitif. h. Rapat Pembahasan hasil penelaahan lanjutan RKAKL PUSTRA berdasarkan pagu definitif, dan pemberian arahan KAPUS untuk perbaikan i. Perbaikan revisi RKA-KL lingkup PUSTRA oleh masing-masing unit kerja di lingkungan PUSTRA j. Penyampaian hasil perbaikan revisi RKA-KL lingkup PUSTRA pagu definitif kepada Bag TU PUSTRA k. Penggabungan kembali RKA-KL lingkup PUSTRA pagu definitif oleh Bag TU PUSTRA setelah perbaikan dari msing-masing unit kerja di PUSTRA l. Pelaporan ke KAPUS PUSTRA m. Pengecekan apakah masih diminta Kapus untuk Perbaikan revisi RKA-KL

43


n. Otorisasi KAPUS PUSTRA atas perbaikan RKA-KL berdasarkan pagu definitif lingkup PUSTRA o. Penyampaian perbaikan RKA-KL lingkup PUSTRA berdarkan pagu definitif kepada BPKLN p. Penentuan apakah masih diminta BPKLN atau perlu Perbaikan/penyempurnaan revisi RKA-KL q. Penerimaan dokumen Pengesahan RKA-KL oleh DJA a.n. Menteri Keuangan 11. Penerimaan Perpres tentang Rincian Alokasi APBN 12. Koordinasi Penyusunan dan Penelaaan DIPA (Oktober – Desember) a. Penyiapan konsep awal DIPA ingkup PUSTRA b. Pelaporan konsep awal DIPA kepada KAPUS PUSTRA c. Pembahasan konsep awal DIPA PUSTRA d. Perbaikan/penyempurnaan konsep awal DIPA e. Penelaahan sendiri dan penyempurnaan hasil perbaikan rancangan DIPA f. Pelaporan kembali hasil perbaikan rancangan DIPA kepada KAPUS PUSTRA g. Pengecekan apakah masih diminta Kapus untuk Perbaikan/penyempurnaan revisi RKA-KL h. Otorisasi KAPUS PUSTRA atas konsep akhir DIPA sebelum diserahkan kepada BPKLN i. Penyampaian konsep akhir DIPA PUSTRA kepada BPKLN j. Pengecekan apakah masih diminta Perbaikan/pelengkapan oleh BPKLN 13. Penyampaian Konsep Akhir DIPA setelah ditandatangani KPA (Sesjen PU), untuk Pengesahan konsep DIPA oleh Dirjen DJPB a.n. MenKeu 14. Perumusan rancangan awal POK 15. Penerimaan DIPA yang telah disahkan 16. Pembahasan rancangan POK 17. Perumusan rancangan akhir POK 18. Otorisasi/penetapan POK PUSTRA 19. Penyebarluasan POK.

4.8 Format POS Koordinasi dan Singkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA POS Koordinasi dan singkronisasi perencanaan, pemrograman, dan penganggaran di lingkungan PUSTRA, karena bersifat banyak keputusan yang harus diambil dalam proses dan mengandaung banyak rincian langkah pada tiap kegiatan utama, maka akan disusun dalam format langkah sekuensial (berupa tabel maupun uraian), dan Flow Chart. Tabel dan Flow Chart akan mencakup 6W+3H berdasarkan pendekatan sistem, terutama apabila hal tersebut bersifat kritis, yang akan mempengaruhi pada keteraturan makro di atasnya maupun pencapaian tujuan kegiatan/organisasi. Adapun sekuensial rincian langkah kegiatan pada kegiatan utama, akan dirupakan dalam tabel yang selalu mencakup 6W+3H, sehingga pada setiap saat dapat diketahui :  Apa tugas yang sedang dijalankan?,  Siapa yang bertanggung jawab?  Siapa pelaksana lain yang terlibat langsung?  Apa input yang dibutuhkan?  Apa Output yang harus dihasilkan?  Berapa banyak input yang dibutuhkan maupun output yang dihasilkan?  Berapa lama tugas harus dijalankan, dan apakah terdapat waktu yang tidak boleh dilanggar (waktu terakhir/paling terlambat)?  Dimana tempat harus dilaksanakan? (hanya untuk tugas yang bersifat kritis dan harus diatur karena akan dapat mempengaruhi pencapaian tujuan keseluruhan kegiatan/program)

44




Menggunakan kelangkapan apa? (hanya untuk tugas yang memiliki keharusan menggunakan kelengkapan tertentu yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran keseluruhan kegiatan)  Siapa yang menerima output yang dihasilkan?  Bagaimana metode yang harus dipakai? Bagaimana urutan pelaksanaan tugasnya?  Apa tugas/proses selanjutnya? Untuk hal-hal yang dianggap kritis karena dapat mempengaruhi pencapaian tujuan kegiatan secara keseluruhan, harus distandarisasi. Tetapi untuk hal-hal yang dapat diberikan diskresi kepada pelaku tugas/rincian langkah kegiatan, maka tidak diatur standarisasinya. Tabel 4.1 Kolom Pengaturan pada Tabel sekuensial Rincian Langkah Kegiatan (task) dalam POS Perencanaan, pemrograman, dan pengangaran Di lingkungan PUSTRA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM Nomor POS : SEKRETARIAT JENDERAL Tanggal Ditetapkan : PUSAT KAJIAN STRATEGIS Tanggal Revisi : Prosedur Operasi Standar (POS) ………………………………………. PUSTRA Hal: ......... dari ......hal No

A

Uraian Keg (K) /rincian langkah (RL) Tahapan POS

Input Kritis (IK) / Output Kritis (OK)




Tempat (TK) & Kelengkapan kritis (KK)

Proses berikut (PB)

Keterangan (Ket)

Sedangkan untuk penggambaran POS dalam flow-chart, akan dilakukan penggambaran secara konsisten dalam penggunaan simbolnya sebagaimana pada Gambar 4.3 berikut. Gambar 4.3 Rencana Penggunaan Simbol dalam Penggambaran Flow-Chart Dalam POS Perencanaan, pemrograman, dan pengangaran Di lingkungan PUSTRA

Penghubung Pindah Halaman

45


4.9 Sistematika POS Koordinasi dan Singkronisasi Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA

Perencanaan,

Sistematika dalam POS yng akan disusun, disesuaikan dengan fungsi POS maupun cakupan standar yang harus ada dalam POS. Cakupan ini juga akan terlihat pada sistematika dalam POS yang disusun. Oleh karena itu, dalam POS Koordinasi dan Singkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA, sistematika yang akan disusun sebagai berikut: Bab I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan dan Sasaran 1.3 Fungsi dan Manfat 1.4 Lingkup Pengaturan POS dalam manajemen program 1.5 Sistematika Bab II Ketentuan Umum 2.1 Dasar Hukum 2.2 Pengertian-Pengertian 2.3 Kegiatan Yang Distandarisasi 2.4 Format Pengaturan Bab III Perencanaan Strategis Jangka Menengah 3.1 Tujuan dan Sasaran 3.2 Kebijakan Terkait 3.3 Pihak Yang Terlibat 3.4 Output Kegiatan 3.5 Kelengkapan Yang Diperlukan 3.6 Ketentuan Kritis Yang Perlu Diperhatikan (mencakup 6W+3H kritis yang perlu diperhatikan, karena dapat mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran kegiatan keseluruhan) 3.7 Prosedur Perencanaan Strategis Jangka Menengah Bidang PUSTRA Bab IV Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Jangka Menengah 4.10 Tujuan dan Sasaran 4.11 Kebijakan Terkait 4.12 Pihak Yang Terlibat 4.13 Output Kegiatan 4.14 Kelengkapan Yang Diperlukan 4.15 Ketentuan Kritis Yang Perlu Diperhatikan 4.16 Prosedur Identifikasi dan Analisis Risiko Jangka Menengah Bidang PUSTRA Bab V Perencanaan dan Pemrograman Kegiatan Tahunan 5.1 Tujuan dan Sasaran 5.2 Kebijakan Terkait 5.3 Pihak Yang Terlibat 5.4 Output Kegiatan 5.5 Kelengkapan Yang Diperlukan 5.6 Ketentuan Kritis Yang Perlu Diperhatikan 5.7 Prosedur Perencanaan Program Tahunan Bidang PUSTRA Bab VI Analisis Dan Perencanaan Penanganan Risiko Kegiatan Tahunan 6.1 Tujuan dan Sasaran 6.2 Kebijakan Terkait 6.3 Pihak Yang Terlibat 6.4 Output Kegiatan 6.5 Kelengkapan Yang Diperlukan 6.6 Ketentuan Kritis Yang Perlu Diperhatikan 6.7 Prosedur Identifikasi dan Analisis Risiko Kegiatan Tahunan Bidang PUSTRA Bab VII Penganggaran Kegiatan Tahunan 7.1 Tujuan dan Sasaran 7.2 Kebijakan Terkait 7.3 Pihak Yang Terlibat 7.4 Output Kegiatan

46


7.5 Kelengkapan Yang Diperlukan 7.6 Ketentuan Kritis Yang Perlu Diperhatikan 7.7 Prosedur Pemrograman dan Penganggaran Program Tahunan Bidang PUSTRA

4.10 POS Perencanaan dan Jangka Menengah PUSTRA 4.10.1 Tujuan dan Sasaran Tujuan dari dilakukannya perencaaan strategis jangka menengah PUSTRA, adalah: a. Untuk merumuskan visi dan misi kolektif PUSTRA sesuai tugas pokok dan fungsi yang diberikan pada PUSTRA b. Untuk merumuskan strategi perwujudan visi dan misi dalam lingkungan strategis yang berkembang c. Untuk membangun budaya organisasi yang memiliki visi dan misi kolektif yang hendak diwujudkan bersama diantara pemangku kepentingan di lingkungan PUSTRA. Sasaran dari dilakukannya perencanaan strategis jangka menengah PUSTRA, adalah: a. Terumuskannya visi dan misi PUSTRA jangka menengah ke depan atau terevisinya rumusan visi dan misi PUSTRA jangka menengah berjalan b. Terumuskannya strategi berupa program dan kegiatan pokok untuk perwujudan visi dan misi PUSTRA jangka menengah ke depan atau terevisinya rumusan visi dan misi PUSTRA jangka menengah berjalan. c. Tersusunnya buku Rencana Strategis (RENSTRA) PUSTRA jangka menengah ke depan atau terevisinya RENSTRA PUSTRA jangka menengah berjalan. d. Terbangunnya budaya organisasi yang mendukung perwujudan visi dan misi kolektif jangka menengah PUSTRA.

4.10.2 Pihak Yang Terlibat Berbagai pihak yang terlibat dalam perencanaan strategis jangka menengah PUSTRA ini, sebagai berikut: a. Kapus sebagai penanggung jawab utama b. Biidang Strategi Pembangunan sebagai penanggung jawab pembantu dalam pelaksanaan c. Subbid Rencana Strategis, sebagai pelaksana teknis langsung kegiatan d. Semua bidang dan Bagian di lingkungan PUSTRA sebagai pihak pemangku kepentingan internal PUSTRA e. Sesjen Pekerjaan Umum sebagai pimpinan unit organisasi eselon I yang merupakan unit kerja yang membawahi PUSTRA.

4.10.3 Kelengkapan Yang Diperlukan Beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam perencanaan strategis jangka menengah PUSTRA, sebagai berikut: 1. hasil kajian bidang Strategi Pembangunan 2. Ringkasan hasil kajian strategis bidang Strategi Pembangunan dan kajian strategis dari unit kerja lain di dalam lingkungan PUSTRA maupun dalam keseluruhan lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum 3. Hasil Evaluasi dan peninjauan kesesuaian RENSTRA dengan kondisi pada lingkungan strategis, pada tahun kedua jangka menengah berjalan 4. Keputusan perbaikan RENSTRA pada tahun kedua jangka menengah berjalan 5. Notulensi-notulensi rapat evaluasi dan pembahasan 6. Kuesioner untuk penyerapan aspirasi dan opini pemangku kepentingan di lingkungan PUSTRA.

47


4.10.4 Ketentuan Kritis Yang Harus Diperhatikan Beberapa ketentuan kritis yang perlu diperhatikan dalam perencanaan strategis jangka menengah PUSTRA, sebagai berikut:  Waktu evaluasi dan peninjauan ulang RENSTRA jangka menengah berjalan adalah pada tahun kedua, agar hasil penyesuaiannya dapat digunakan pada tahun ketiga jangka menengah berjalan  Waktu penyusunan awal draft RENSTRA jangka menengah kedepan, adalah pada tahun kelima bulan keenam jangka menengah berjalan, agar pada tahun kelima bulan ke-12 sudah tersedia rumusan akhir RENSTRA  Waktu perumusan akhir dan penetapan Renstra Jangka Menengah ke depan adalah pada tahun kelima bulan ke-11-12 jangka menengah berjalan.  Sebelum melakukan penyusunan maupun penyesuaian RENSTRA, harus sudah tersedia atau dilakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program jangka menengah berjalan.  Harus tersedia hasil kajian strategis terkait PUSTRA maupun bidang ke-PU-an  Untuk mempertegas keterkaitan antara output kegiatan dengan pencapaian sasaran program, indikator sasaran program memuat indikator output dan outcome dari kegiatan utama pada program.

4.10.5 Waktu Kritis dalam Perencanaan Jangka Menengah PUSTRA Beberapa waktu kritis dalam pelaksanaan kegiatan dalam perencanaan jangka menengah PUSTRA dinyatakan pada lampiran.

4.10.6 Keterlibatan Pihak-Pihak dalam Tiap Langkah Detail Kegiatan Beberapa pihak terkait sebagaimana dinyatakan dalam subbab sebelumnya, dalam pelaksanaan langkah detail kegiatan, keterlibatannya sebagaimana dapat dilihat pada tabel di lampiran.

4.10.7 Input dan Output Kritis Tiap Langkah Kegiatan Input dan Output kritis yang perlu diperhatikan pada pelaksanaan langkah detail kegiatan dalam Perencanaan jangka Menengah PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.10.8 Kelengkapan dan Tempat Kritis Tiap Langkah Detail Kegiatan Beberapa kelengkapan dan tempat kritis pada tiap langkah kegiatan dalam Perencanaan Jangka Menengah PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.11 POS Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Jangka Menengah PUSTRA 4.11.1 Tujuan dan Sasaran Tujuan dari dilakukannya analisis dan perencanaan penanganan risiko jangka menengah PUSTRA, adalah untuk: 1. Meningkatkan keyakinan dan jaminan bahwa perencanaan strategis jangka menengah yang disusun memiliki risiko kegagalan yang sekecil-kecilnya 2. Meningkatkan keyakinan dan jaminan bahwa perencanaan strategis jangka menengah yang disusun telah sesuai dengan semua peraturan yang ada, sehingga mengurangi risiko dari aspek legalitas 3. Memastikan bahwa sejak awal risiko terhadap program/kegiatan telah teridentifikasi, sehingga ancaman terhadap keberhasilan pelaksanaan program/kegiatan jangka menengah dapat dikelola dengan baik

48


4. Mengantisipasi dan menangani semua risiko utama program/kegiatan pokok secara menyeluruh, efektif dan efisien 5. Mendukung akuntabilitas penegelolaan program/kegiatan di lingkungan PUSTRA

Adapun sasarannya, sebagai berikut: 1. Teridentifikasi dan teranalisisnya risiko program/kegiatan pokok menengah PUSTRA 2. Terumuskannya rencana penanganan risiko program / kegiatan pokok menengah PUSTRA 3. Tersusunnya buku analisis dan rencana penanganan risiko program menengah PUSTRA 4. Mengintegrasikan proses manajemen risiko dalam siklus program menengah di lingkungan PUSTRA.

jangka jangka jangka jangka

4.11.2 Pihak Yang Terlibat Beberapa pihak yang terlibat dalam analisis dan perencanaan penanganan risiko program jangka menengah PUSTRA, sebagai berikut: 1. Kapus sebagai penanggung jawab utama pelaksanaan manajemen risiko di lingkungan PUSTRA 2. Koordinator manajemen risiko, merupakan salah satu Kepala Bidang atau Kepala Bagian atau pejabat fungsional golongan IV di lingkungan PUSTRA yang kompeten dalam bidang menejemen risiko, yang ditunjuk sebagai koordinator manajemen risiko di lingkungan PUSTRA. Koordinator manajemen risiko ini bertindak sebagai penanggung jawab pembantu dalam teknis pelaksanaan analisis dan perencanaan penanganan risiko program jangka menengah, sebelum menjadi kebijakan di lingkungan PUSTRA. 3. Tim manajemen risiko, yang merupakan kumpulan staf profesional di bawah koordinasi koordinator manajemen risiko PUSTRA. Dapat terdiri dari pejabat struktural, fungsional, maupun staf/pelaksana di lingkungan PUSTRA, yang memiliki kompetensi dalam manajemen risiko.

4.11.3 Output Kegiatan Output utama dari kegiatan ini adalah tersusunnya buku analisis dan rencana penanganan risiko program jangka menengah PUSTRA, yang didaamnya tercakup matrik manaemen risiko program & kegiatan pokok jangka menengah PUSTRA.

4.11.4 Kelengkapan Yang Diperlukan Untuk dapat melaksanakan kegiatan ini degan baik, terdapat beberapa kelengkapan utama yang diperlukan, sebagai berikut: 1. Rencana Strategis (RENSTRA) PUSTRA yang memuat visi, misi, tujuan, sasaran, program, serta kegiatan pokok jangka menengah. 2. Metode identifikasi risiko, diantaranya dapat menggunakan fish-bone analysis untuk identifikasi risiko (lampiran B-1).

4.11.5 Ketentuan Kritis Yang Perlu Dperhatikan Beberapa ketentuan kriris yang perlu diperhatikan agar kegiatan ini dapat berjalan dengan baik, sebagai beriut: 1. Dari aspek waktu, kegiatan ini dilakukan setelah dihasilkan draft RENSTRA PUSTRA lengkap, tetapi sebaiknya sebelum ditetapkan menjadi RENSTRA. 2. Dari aspek kelengkapan, kegiatan ini dilakukan setelah draft RENSTRA yang dihasilkan telah lengkap memuat visi, misi, tujuan, sasaran, program, dan kegiatan pokok

49


3. Dari aspek pelaku, kegiatan ini dilakuan oleh pihak yang kompeten dan dapat mengidentifikasi semua kemungkinan risiko dan rencana penanganan yang terbaik dari berbagai opsi yang memungkinkan. Oleh karena itu koordinator manajemen risiko tidak harus dijabat oleh pejabat struktural tertentu, tetapi lebih diutamakan pada kompetensinya. Namun untuk menjaga efektifitas koordinasi, maka koordinator manajemen risiko ini dapat dipilih dari salah satu Kabag/Kabid/pejabat fungsional golongan IV yang kompeten.

4.11.6 Waktu Kritis dalam Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Jangka Menengah PUSTRA Beberapa waktu kritis dalam pelaksanaan kegiatan dalam analisis dan perencanaan penanganan risiko jangka menengah PUSTRA dinyatakan pada tabel di lampiran.

4.11.7 Keterlibatan Pihak-Pihak Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Keterlibatan pihak-pihak pada tiap langkah detail kegiatan dalam analisis dan perencanaan penanganan risiko program jangka menengah PUSTRA, dapat dilihat sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.11.8 Input dan Output Kritis Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Input dan Output kritis yang perlu diperhatikan pada pelaksanaan langkah detail kegiatan dalam Analisis dan Perencanaan Penanganan risiko jangka menengah PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.11.9 Kelengkapan dan Tempat Kritis Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Beberapa kelengkapan dan tempat kritis pada tiap langkah kegiatan dalam Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Jangka Menengah PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.12 POS Perencanaan dan Pemrograman Kegiatan Tahunan PUSTRA 4.12.1 Tujuan dan Sasaran Tujuan dari perencanaan dan pemrograman kegiatan tahunan PUSTRA, adalah untuk: 1. Mewujudkan visi, misi, tujuan, dan sasaran dalam perencanaan strategis jangka menengah PUSTRA, ke dalam pelaksanaan program/kegiatan tahunan 2. Memberikan acuan bagi pelaksanaan program/kegiatan tahunan agar berjalan secara efektif, dan efisien di lingkungan PUSTRA 3. Memenuhi semua ketentuan peraturan adminstrasi keuangan dan perbendaharaan negara pada perencanaan dan pemrograman di lingkungan PUSTRA 4. Mewujudkan akuntabilitas dalam penyelenggaraan keuangan negara melalui perencanaan dan pemrograman yang baik di lingkungan PUSTRA sesuai dengan semua ketentuan yang berlaku Adapun sasaran dalam perencanaan dan pemrograman tahunan di lingkungan PUSTRA ini sebagai berikut: 1. terumuskannya masukan terhadap Rencana Kerja Pemerintah, pada bidang terkait tugas dan fungsi PUSTRA dan Kementerian Pekerjaan Umum 2. tersusunnya dokumen Rencana Kerja PUSTRA. 3. terkumpulkannya bahan-bahan yang valid untuk perencanaan dan pemrograman di lingkungan PUSTRA, mencakup: a. hasil pelaksanaan kegiatan tahun sebelumnya dan hasil evaluasinya b. hasil audit/pemeriksaan APIP

50


c. hasil tindak lanjut pemeriksaan APIP d. usulan kegiatan yang tertunda pada tahun sebelumnya e. dokumen-dokumen persiapan penganggaran (SBU, SBK, Bagan Akun Standar – BAS, dan peraturan terkait lainnya).

4.12.2 Pihak Yang Terlibat Beberapa pihak yang terlibat dalam kegiatan perencanaan dan pemrograman tahunan PUSTRA, sebagai berikut: 1. Kapus, sebagai pimpinan unit organisasi yang akan menggunakan dana APBN di lingkungan PUSTRA, dan sebagai penanggung jawab utama dalam perencanaan program/kegiatan tahunan PUSTRA 2. Bagian Tata Usaha, sebagai penanggung jawab pembantu dalam teknis pelaksanaan pada tahapan-tahapan perencanaan dan pemrograman di lingkungan PUSTRA 3. Semua Bidang di lingkungan PUSTRA sebagai unit kerja pengusul sub kegiatan / paket pekerjaan di lingkungan PUSTRA 4. Subbag Program dan Keuangan, sebagai pelaksana langsung dalam perencanaan dan pemrograman di lingkungan PUSTRA 5. Operator perencanaan dan pemrograman, merupakan staf pelaksana yang ditunjuk dalam beberapa bagian teknis pelaksanaan perencanaan dan pemrograman berbasis aplikasi dari Kementerian Keuangan. 6. Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri (BPKLN) sebagai unit kerja eselon II di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, yang memiliki tanggung jawab koordinasi dalam perencanaan dan pemrograman pada tingkat Kementerian Pekerjaan Umum 7. Sekretaris Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum, sebagai pimpinan unit kerja eslon I dimana PUSTRA berada di bawahnya, yang memiliki kewenangan otorisasi atas dokumen perencanaan dan pemrograman PUSTRA sebelum disampaikan ke Bappenas dan Kementerian Keuangan.

4.12.3 Output Kegiatan Output utama kegiatan perencanaan dan pemrograman kegiatan tahunan di lingkungan PUSTRA adalah: 1. Masukan Rencana Kerja Pemerintah terkait tugas dan fungsi PUSTRA, serta kementerian Pekerjaan Umum 2. Rencana Kerja PUSTRA 3. Bahan awal RKA-KL berdasarkan pagu indikatif.

4.12.4 Kelengkapan Yang Diperlukan Beberapa kelengkapan yang diperlukan, agar pelaksanaan kegiatan perencanaan dan pemrograman kegiatan tahunan di lingkungan PUSTRA ini, sebagai berikut: 1. Hasil pelaksanaan program/kegiatan dan Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan tahun sebelumnya 2. Hasil evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA tahun sebelumnya 3. Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP) PUSTRA 4. LHP APIP dan tindak lanjut atas LHP 5. pagu indikatif, yang merupakan ancar-ancar alokasi dana pelaksanaan program, berdasarkan Surat Edaran Bersama Bappenas bersama Kementerian Keuangan yang kemudian diturunkan pada tingkat kementerian oleh BPKLN 6. prioritas pembangunan nasional 7. draft awal RKP dari Bappenas.

51


4.12.5 Ketentuan Kritis Yang Perlu Dperhatikan Beberapa ketentuan kritis yang perlu diperhatikan dalam perencanaan dan pemrograman di PUSTRA, sebagai berikut: 1. Dari aspek waktu, beberapa milestone yang perlu dijaga agar tidak mengganggu sekuensial dalam sistem perencanaan nasional, sebagai berikut: a. Penerimaan pagu indikatif sekitar Februari Minggu III / IV, harus segera ditindaklanjuti dengan penyusunan rancangan Rencana Kerja PUSTRA b. Rancangan awal Masukan Rencana Kerja Pemerintah terkait tugas dan fungsi pustra, harus sudah disampaikan ke BPKLN pada Maret minggu I. c. Rancangan akhir Rencana Kerja PUSTRA, harus sudah selesai dan disosialisasikan pada bulan Maret minggu III. d. Rancangan akhir masukan Rencana Kerja Pemerintah terkait tugas dan fungsi PUSTRA, harus sudah disampaikan pada BPKLN pada bulan April minggu IV. 2. Dari aspek kelengkapan, beberapa kelengkapan kritis yang perlu dilengkapi agar perencanaan dan pemrograman kegiatan tahunan di lingkungan PUSTRA dapat dilakukan dengan baik, sebagai berikut: a. Hasil pelaksanaan program/kegiatan dan Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan tahun sebelumnya b. Hasil evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA tahun sebelumnya c. Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP) PUSTRA d. LHP APIP dan tindak lanjut atas LHP e. pagu indikatif, yang merupakan ancar-ancar alokasi dana pelaksanaan program, berdasarkan Surat Edaran Bersama Bappenas bersama Kementerian Keuangan yang kemudian diturunkan pada tingkat kementerian oleh BPKLN (termasuk pagu indikatif bagi PUSTRA) f. prioritas pembangunan nasional g. draft awal RKP dari Bappenas. 3. Dari aspek pelaku, terdapat beberapa ketentuan kritis yang perlu diperhatikan, sebagai berikut: a. Kapus adalah pejabat yang bertindak sebagai penanggung jawab utama perencanaan dan pemrograman di lingkungan PUSTRA b. Kepala Bagian Tata Usaha sebagai penanggung jawab pembantu yang bertanggung jawab pada teknis pelaksanaan perencanaan dan pemrograman c. KaSubbag Program dan Keuangan, sebagai pelaksana langsung teknis detail perencanaan dan pemrograman.

4.12.6 Waktu Kritis dalam Perencanaan dan Pemrograman Kegiatan Tahunan PUSTRA Beberapa waktu kritis dalam pelaksanaan kegiatan dalam perencanaan dan pemrograman kegiatan tahunan PUSTRA dinyatakan pada tabel di lampiran.

4.12.7 Keterlibatan Pihak-Pihak Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Keterlibatan pihak-pihak pada tiap langkah detail kegiatan dalam perencanaan dan pemrograman kegiatan tahunan PUSTRA, dapat dilihat sebagaimana pada tabel di lampiran .

4.12.8 Input dan Output Kritis Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Input dan Output kritis yang perlu diperhatikan pada pelaksanaan langkah detail kegiatan dalam perencanaan dan pemrograman kegiatan tahunan PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

52


4.12.9 Kelengkapan dan Tempat Kritis Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Beberapa kelengkapan dan tempat kritis pada tiap langkah kegiatan dalam Perencanaan dan Pemrograman Kegiatan Tahunan PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran

4.13 POS Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Kegiatan Tahunan PUSTRA 4.13.1 Tujuan dan Sasaran Tujuan dari dilakukannya analisis dan perencanaan penanganan risiko kegiatan tahunan PUSTRA, adalah untuk: 1. Meningkatkan keyakinan dan jaminan bahwa perencanaan kegiatan tahunan yang disusun memiliki risiko kegagalan yang sekecil-kecilnya 2. Meningkatkan keyakinan dan jaminan bahwa perencanaan kegiatan tahunan yang disusun telah sesuai dengan semua peraturan yang ada, sehingga mengurangi risiko dari aspek legalitas 3. Memastikan bahwa sejak awal risiko terhadap kegiatan tahunan telah teridentifikasi, sehingga ancaman terhadap keberhasilan pelaksanaan kegiatan tahunan dapat dikelola dengan baik 4. Mengantisipasi dan menangani semua risiko utama kegiatan tahunan secara menyeluruh, efektif dan efisien 5. Mendukung akuntabilitas pengelolaan program/kegiatan di lingkungan PUSTRA Adapun sasarannya, sebagai berikut: 1. Teridentifikasi dan teranalisisnya risiko kegiatan tahunan PUSTRA 2. Terumuskannya rencana penanganan risiko kegiatan tahunan PUSTRA 3. Tersusunnya buku analisis dan rencana penanganan risiko kegiatan tahunan PUSTRA untuk tahun berikutnya (t+1) 4. Mengintegrasikan proses manajemen risiko dalam siklus program/kegiatan tahunan di lingkungan PUSTRA.

4.13.2 Pihak Yang Terlibat Beberapa pihak yang terlibat dalam analisis dan perencanaan penanganan risiko kegiatan tahunan PUSTRA, sama dengan pada analisis dan perencanaan penanganan risiko program jangka menengah PUSTRA, yaitu sebagai berikut: 1. Kapus sebagai penanggung jawab utama pelaksanaan manajemen risiko di lingkungan PUSTRA 2. Koordinator manajemen risiko, merupakan salah satu Kepala Bidang atau Kepala Bagian atau pejabat fungsional golongan IV di lingkungan PUSTRA yang kompeten, yang ditunjuk sebagai koordinator manajemen risiko di lingkungan PUSTRA. Koordinator manajemen risiko ini bertindak sebagai penanggung jawa pembantu dalam teknis pelaksanaan analisis dan perencanaan penanganan risiko program jangka menengah, sebelum menjadi kebijakan di lingkungan PUSTRA. 3. Tim manajemen risiko, yang merupakan kumpulan staf profesional di bawah koordinasi koordinator manajemen risiko PUSTRA. Dapat terdiri dari pejabat struktural, fungsional, maupun staf/pelaksana di lingkungan PUSTRA, yang memiliki kompetensi dalam manajemen risiko.

53


4.13.3 Output Kegiatan Output utama dari kegiatan ini adalah tersusunnya buku analisis dan rencana penanganan risiko kegiatan tahunan PUSTRA, yang didaamnya tercakup matrik manaemen risiko kegiatan PUSTRA untuk tahun berikutnya (t+1).

4.13.4 Kelengkapan Yang Diperlukan Untuk dapat melaksanakan kegiatan ini degan baik, terdapat beberapa kelengkapan utama yang diperlukan, sebagai berikut: 1. Rancangan akhir Rencana Kerja .PUSTRA tahun t+1 2. Metode identifikasi risiko, diantaranya dapat menggunakan fish-bone analysis untuk identifikasi risiko (lampiran B-1).

4.13.5 Ketentuan Kritis Yang Perlu Dperhatikan Beberapa ketentuan kriris yang perlu diperhatikan agar kegiatan ini dapat berjalan dengan baik, sebagai beriut: 1. Dari aspek waktu, kegiatan ini dilakukan setelah dihasilkan rancangan akhir Rencana Kerja PUSTRA untuk tahun berikut (t+1). 2. Dari aspek pelaku, kegiatan ini dilakuan oleh pihak yang kompeten dan dapat mengidentifikasi semua kemungkinan risiko dan rencana penanganan yang terbaik dari berbagai opsi yang memungkinkan. Oleh karena itu koordinator manajemen risiko tidak harus dijabat oleh pejabat struktural tertentu, tetapi lebih diutamakan pada kompetensinya. Namun untuk menjaga efektifitas koordinasi, maka koordinator manajemen risko ini dipilih dari salah satu Kabag/Kabid/pejabat fungsional golongan IV di lingkungan PUSTRA yang kompeten.

4.13.6 Waktu Kritis dalam Analisis dan Perencanaan Penanganan Risiko Kegiatan Tahunan PUSTRA Beberapa waktu kritis dalam pelaksanaan kegiatan dalam analisis dan perencanaan penanganan risiko kegiatan tahunan PUSTRA dinyatakan pada tabel di lampiran.

4.13.7 Keterlibatan Pihak-Pihak Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Keterlibatan pihak-pihak pada tiap langkah detail kegiatan dalam analisis dan perencanaan penanganan risiko kegiatan tahunan PUSTRA, dapat dilihat sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.13.8 Input dan Output Kritis Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Input dan Output kritis yang perlu diperhatikan pada pelaksanaan langkah detail kegiatan dalam analisis dan perencanaan penanganan risiko kegiatan tahunan PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.13.9 Kelengkapan dan Tempat Kritis Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Beberapa kelengkapan dan tempat kritis pada tiap langkah kegiatan dalam analisis dan perenanaan penanganan risiko Kegiatan Tahunan PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.14 POS Penganggaran Kegiatan Tahunan PUSTRA 4.14.1 Tujuan dan Sasaran Tujuan dari Penganggaran kegiatan tahunan PUSTRA, adalah untuk: 1. Menjamin bahwa kegiatan tahunan untuk mewujudkan rencana kerja yang telah disusun didukung anggaran yang memadai

54


2. Memberikan acuan bagi pelaksanaan anggaran kegiatan tahunan agar berjalan secara efektif, dan efisien di lingkungan PUSTRA 3. Memenuhi semua ketentuan peraturan adminstrasi keuangan dan perbendaharaan negara di lingkungan PUSTRA 4. Mewujudkan akuntabilitas dalam penyelenggaraan keuangan negara melalui penganggaran yang baik di lingkungan PUSTRA sesuai dengan semua ketentuan yang berlaku Adapun sasaran dalam penganggaran tahunan di lingkungan PUSTRA ini sebagai berikut: 1. tersusunnya Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-KL) pada unit organisasi PUSTRA 2. terumuskannya masukan bagi nota keuangan dan UU APBN, terkait tugas dan fungsi PUSTRA dan Kementerian PU. 3. Disahkannya konsep RKA-KL PUSTRA 4. tersusunnya konsep DIPA dan disahkannya konsep DIPA

4.14.2 Pihak Yang Terlibat Beberapa pihak yang terlibat dalam kegiatan perencanaan dan pemrograman tahunan PUSTRA, sebagai berikut: 1. Kapus, sebagai pimpinan unit organisasi yang akan menggunakan dana APBN di lingkungan PUSTRA, dan sebagai penanggung jawab utama dalam penganggaran kegiatan tahunan PUSTRA 2. Bagian Tata Usaha, sebagai penanggung jawab pembantu dalam teknis pelaksanaan pada tahapan-tahapan penganggaran di lingkungan PUSTRA 3. Semua Bidang di lingkungan PUSTRA sebagai unit kerja pengusul sub kegiatan / paket pekerjaan serta penghitung kebutuhan anggarannya di lingkungan PUSTRA 4. Subbag Program dan Keuangan, sebagai pelaksana langsung dalam penganggaran di lingkungan PUSTRA 5. Operator perencanaan dan pemrograman, merupakan staf pelaksana yang ditunjuk dalam beberapa bagian teknis pelaksanaan penganggaran berbasis aplikasi dari Kementerian Keuangan. 6. Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri (BPKLN) sebagai unit kerja eselon II di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, yang memiliki tanggung jawab koordinasi dalam penganggaran pada tingkat Kementerian Pekerjaan Umum 7. Sekretaris Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum, sebagai pimpinan unit kerja eselon I dimana PUSTRA berada di bawahnya, yang memiliki kewenangan otorisasi atas dokumen penganggaran PUSTRA sebelum disampaikan ke Bappenas dan Kementerian Keuangan.

4.14.3 Output Kegiatan Output utama kegiatan perencanaan dan pemrograman di PUSTRA adalah: 1. Masukan nota keuangan dan UU APBN, terkait tugas dan fungsi PUSTRA, serta kementerian Pekerjaan Umum 2. Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-KL) PUSTRA untuk tahun berikut (t+1) yang disahkan 3. konsep DIPA PUSTRA yang disahkan menjadi DIPA untuk tahun berikut (t+1).

4.14.4 Kelengkapan Yang Diperlukan Beberapa kelengkapan yang diperlukan, agar pelaksanaan kegiatan penganggaran di lingkungan PUSTRA ini, sebagai berikut: 1. rancangan akhir Renja PUSTRA tahun berikut (t+1)

55


2. 3. 4. 5. 6.

pagu sementara dan pagu definitif kriteria-kriteria untuk seleksi usulan kegiatan kesepakatan dalam triateral meeting dengan Bappenas dan KemKeu Memo Dinas Form-form usulan kegiatan yang sesuai dengan form dalam aplikasi RKA-KL.

4.14.5 Ketentuan Kritis Yang Perlu Dperhatikan Beberapa ketentuan kritis yang perlu diperhatikan dalam penganggaran di PUSTRA, sebagai berikut: 1. Dari aspek waktu, beberapa milestone yang perlu dijaga agar tidak mengganggu sekuensial dalam sistem perencanaan nasional, sebagai berikut: a. Penerimaan pagu sementara sekitar Juni Minggu I-II, , harus segera ditindaklanjuti dengan penyusunan rancangan awal RKA-KL b. Penyampaian RKA-KL berdasarkan pagu sementara ke Bappenas dan KemenKeu pada Juli minggu II c. Penelaahan awal RKA-KL berdasarkan pagu sementara, harus sudah dilakukan pada bulan Juli minggu II d. Penetapan Undang-Undang APBN sekitar bulan Oktober minggu I-II, dan berdasarkan UU tersebut, ditetapkan pagu definitf, dan harus segera ditindaklanjuti dengan penalaahan lannutan RKA-KL e. Penelaahan lanjutan RKA-KL berdasarkan pagu definitf, sekitar bulan Oktober minggu II f. Koordinasi penyusunan konsep DIPA harus sudah dimulai pada bulan Oktober minggu IV. g. Penyampaian konsep akhir DIPA PUSTRA dari unit kerja PUSTRA ke BPKLN paling lambat bulan November minggu IV. h. Penyampaian konsep akhir DIPA paling lambat sudah disampaikan ke DJPB Kemenkeu, setelah diotorisasi sesjen PU, paling lambat pada bulan Desember minggu II. 2. Dari aspek kelengkapan, beberapa kelengkapan kritis yang perlu dilengkapi agar penganggaran kegiatan tahunan di lingkungan PUSTRA dapat dilakukan dengan baik, sebagai berikut: a. Jumlah copy bahan penelaahan RKA-KL yang dilaporkan kepada BPKLN, sejumlah 5 exp b. Hasil pelaksanaan program/kegiatan dan Evaluasi pelaksanaan program/kegiatan tahun sebelumnya c. Hasil evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA tahun sebelumnya d. Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP) PUSTRA e. LHP APIP dan tindak lanjut atas LHP f. pagu indikatif, yang merupakan ancar-ancar alokasi dana pelaksanaan program, berdasarkan Surat Edaran Bersama Bappenas bersama Kementerian Keuangan yang kemudian diturunkan pada tingkat kementerian oleh BPKLN g. prioritas pembangunan nasional h. draft awal RKP dari Bappenas i. SBU dan SBK j. Kriteria-kriteria seleksi k. Pagu sementara l. Undang-Undang APBN sebagai dasar pagu definitf m. Pagu definitif Kementerian PU yang diturunkan menjadi pagu unit organisasi (termasuk pagu definitif bagi satuan kerja PUSTRA). 3. Dari aspek pelaku, terdapat beberapa ketentuan kritis yang perlu diperhatikan, sebagai berikut:

56


a. Kapus adalah pejabat yang bertindak sebagai penanggung jawab utama penganggaran di lingkungan PUSTRA. b. Kepala Bagian Tata Usaha sebagai penanggung jawab pembantu yang bertanggung jawab pada teknis pelaksanaan penganggaran c. KaSubbag Program dan Keuangan, sebagai pelaksana langsung teknis detail penganggaran.

4.14.6 Waktu Kritis dalam Penganggaran kegiatan Tahunan PUSTRA Beberapa waktu kritis dalam pelaksanaan kegiatan dalam Penganggaran kegiatan tahunan PUSTRA dinyatakan pada tabel di lampiran.

4.14.7 Keterlibatan Pihak-Pihak Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Keterlibatan pihak-pihak pada tiap langkah detail kegiatan dalam penganggaran kegiatan tahunan PUSTRA, dapat dilihat sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.14.8 Input dan Output Kritis Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Input dan Output kritis yang perlu diperhatikan pada pelaksanaan langkah detail kegiatan dalam penganggaran kegiatan tahunan PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

4.14.9 Kelengkapan dan Tempat Kritis Pada Tiap Langkah Detail Kegiatan Beberapa kelengkapan dan tempat kritis pada tiap langkah kegiatan dalam penganggaran Kegiatan Tahunan PUSTRA, sebagaimana pada tabel di lampiran.

57


LAMPIRAN

I.

TABEL-TABEL ANALISIS

II. LAMPIRAN PENUNJANG I POS PUSTRA (TABEL DAN FLOWCHART POS PUSTRA) III. LAMPIRAN PENUNJANG II POS PUSTRA

58


DAFTAR ISI

BAB I Pendahuluan

1

1.1

LATAR BELAKANG.................................................................................................... 1

1.2

MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN .......................................................................... 2

1.2.1 Maksud....................................................................................................................... 2 1.2.2 Tujuan ........................................................................................................................ 2 1.2.3 Sasaran ...................................................................................................................... 2 1.3

LINGKUP KEGIATAN................................................................................................. 2

1.4

PENDEKATAN DAN METODOLOGI .......................................................................... 3

1.5

SISTEMATIKA PEMBAHASAN .................................................................................. 3

BAB III ANALISIS 3 BAB IV RUMUSAN AKHIR KONSEPSI POS 3 2.1

GAMBARAN ORGANISASI PUSAT KAJIAN STRATEGIS (PUSTRA) ....................... 5

2.1.1 Visi, dan Misi PUSTRA .............................................................................................. 5 2.1.2 Tugas dan Fungsi PUSTRA ....................................................................................... 5 2.1.3 Struktur Organisasi dan SDM PUSTRA ...................................................................... 6 2.1.4 Produk Utama PUSTRA ............................................................................................. 7 2.2

KEBIJAKAN TERKAIT PERENCANAAN, PEMOGRAMAN DAN PENGANGGARAN 7

2.3

TEORI TERKAIT PROSEDUR OPERASI STANDAR DAN PERENCANAAN, PEMOGRAMAN SERTA PENGANGGARAN ........................................................... 14

2.3.1 TEORI TERKAIT PROSEDUR OPERASI STANDAR ............................................... 14 2.3.2 TEORI TERKAIT PERENCANAAN, PEMOGRAMAN DAN PENGANGGARAN ....... 17 2.4

BENCHMARKING PROSEDUR OPERASI STANDAR PADA LINGKUNGAN LAIN . 20

3.1. ANALISIS KETERKAITAN FUNGSIONAL PUSTRA DENGAN UNIT KERJA LAIN DI KEMENTRIAN PU .................................................................................................... 22 3.3. ANALISIS TUGAS DAN FUNGSI PUSTRA DALAM SIKLUS PROGRAM JANGKA MENENGAH DAN TAHUNAN .................................................................................. 26 3.4. ANALISIS PENENTUAN PROSEDUR OPERASI STANDAR DALAM TIAP TAHAPAN PADA SIKLUS PROGRAM....................................................................................... 27

59


3.5. ANALISIS PERMASALAHAN DAN HARAPAN DALAM PERENCANAAN (STRATEGIS DAN TAHUNAN), PEMROGRAMAN DAN PENGANGGARAN ................................ 28 3.6. Analisis detail operasi standar yang diperlukan ............................................................ 29

4.1

Pendefinisian POS dan Berbagai Pengertian Terkait................................................ 35

4.1.1 Pendefinisian POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA ....................................................................................... 35 4.1.2 Berbagai Pengertian Terkait POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA........................................................ 35 4.2

Kebijakan Terkait POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA ................................................................................ 36

4.3

Maksud, Tujuan dan Sasaran POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA........................................................ 36

4.4

Fungsi dan Manfaat POS Koordinasi dan Sinkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di PUSTRA ................................................................................ 37

4.5

Cakupan dan Operasi Standar dalam Siklus Program Jangka Menengah dan Tahunan ................................................................................................................... 37

4.6

Lingkup Pengaturan dalam POS Koordinasi dan Singkronisasi Perencanaan, Pemrograman, dan Penganggaran di Lingkungan PUSTRA .................................... 38

4.7

Kegiatan Dan Langkah Detail Yang Dibakukan/Distandarisasi ................................. 39

60

LAMPIRAN I TABEL-TABEL ANALISIS LENGKAP Tabel III.3B Analisis penentuan kegiatan/operasi standar dalam tiap tahapan pada siklus program Dalam Lingkup Yang Akan disusun prosedur operasi Standarnya Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program

Kegiatan/Operasi standar berdasarkan kebijakan dan kerangka umum siklus program

A. Perencanaan jangka jangka menengah

1. Pendiseminasian hasil kajian strategis kePU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. Apakah perlu dilakukan perubahan RESNTRA JM berjalan atau diteruskan / ditetapkan? 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan

Kegiatan/Operas i standar berdasarkan pandangan dan preferensi stakeholder Semua kegiatan dalam siklus selama ini sudah dilaksanakan sebagai operasi rutin jangka menengah

Analisis penentuan prosedur operasi standar dan rekomendasinya

Karena sesuai dengan kebijakan dan telah dilaksanakan dalam operasi rutin jangka menengah, operasi ini dapat dijadikan operasi standar. Hanya perlu disusun prosedurnya sesuai dg proses yg terjadi

Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang dilakukan untuk melihat spakah perlu dilakukan perubahan RESNTRA JM berjalan atau diteruskan / ditetapkan?


- Identifikasi risiko jangka menengah - Analisis risiko jangka menengah - Penyusunan Rencana penanganan risiko program jangka menengah - Diseminasi & pembahasan - penyempurnaan konsep

Kegiatan ini merupakan kegiatan baru dalam siklus JM


C. Perencanaan dan Pemrograman

1. Penyiapan bahan perencanaan 2. Koordinasi evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA PUSTRA sebelumnya dan evaluasi sasaran prioritas: 3. Koordinasi penyusuan prioritas sasaran, program, dan kegiatan tahun berikutnya: 4. Penyiapan bahan konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah 5. Penerimaan pagu Indikatif PUSTRA 6. penyusunan Rancangan awal Rencana Kerja PUSTRA t+1 7. penyusunan Rancangan awal Masukan RKP Lingkup PUSTRA 8. pembahasan Masukan awal RKP Bidang PUSTRA

Masih ada kegiatan rinci yang lebih detail yang perlu dimasukkan sebagai operasi standar dalam siklus tahunan

Kegiatan yang lebih detail yang biasa dilakukan dapat dimasukkan sebagai operasi standar yang dimasukkan dalam POS yang disusun.

Lampiran I Executive Summary - 1

9. pertemuan tiga pihak (trilateral meeting & penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja PUSTRA 10. Penyusunan bahan rancangan antara Masukan RKP bid PUSTRA 11. penyusunan rancangan akhir Masukan RKP 12. Penyiapan bahan RKA-KL, Lingkup PUSTRA 13. Penyampaian usulan sub keg, paket kegiatan di lingkungan PUSTRA 14. D. Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko program/kegiatan tahunan

- Identifikasi resiko - Analisis penanganan resiko program tahunan - Penyusunan rencana penanganan resiko program tahunan - Diseminasi dan pembahasan - penyempurnaan konsep

Kegiatan ini merupakan kegiatan baru dalam siklus tahunan


E. Penganggaran Kegiatan Tahunan

1. Penyampaian rencana usulan keg PUSTRA tahun t+1 2. Penyusunan rancangan Nota Keuangan 3. Penerimaan & penginformasian Pagu Sementara Lingkup PUSTRA 4. Koordinasi Penyusunan Rancangan RKAKL PUSTRA t+1 5. Penyusunan Bahan Penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA 6. penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 sementara Kementerian PU 7. Penyampaian RKA-KL ke Bappenas (Penyerahan dilakukan oleh Setjen u.p. BPKLN. Bag TU PUSTRA melengkapi dokumen yang diperlukan & memonitor) 8. Koordiansi penelaahan awal RKA-KL Lingkup PUSTRA (berdasar pagu Sementara) 9. Penerimaan dan Respon atas Alokasi pagu anggaran PUSTRA berdasarkan SE Pagu Definitif bidang PU: 10. penelaahan lanjutan (berdasarkan pagu definitf) dan pengesahan RKA-KL 11. Penerimaan Perpres tentang Rincian Alokasi APBN 12. Koordinasi Penyusunan dan Penelaaan DIPA (Oktober – Desember) 13. Penyampaian Konsep Akhir DIPA setelah ditandatangani KPA (Sesjen PU), untuk Pengesahan konsep DIPA oleh Dirjen DJPB a.n. MenKeu 14. Perumusan rancangan awal POK 15. Penerimaan DIPA yang telah disahkan 16. Pembahasan rancangan POK 17. Perumusan rancangan akhir POK 18. Penyebarluasan POK.

Masih ada kegiatan rinci yang lebih detail yang perlu dimasukkan sebagai operasi standar dalam siklus tahunan

Kegiatan yang lebih detail yang biasa dilakukan dapat dimasukkan sebagai operasi standar yang dimasukkan dalam POS yang disusun. Sebagian kagiatan dilaksanakan oleh unit kerja diluar PUSTRA, tetapi perlu dinyatakan keterkaitannya dengan urutan kegiatan di dalam lingkungan PUSTRA


Tabel 3.4 Analisis Pendetailan operasi standar dan Aspek Kritis Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program A. Perencanaan jangka menengah

B. Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko prgram jangka menengah C. Perencanaan Kerja/Operas i Tahunan


Detail Tugas (rincian langkah kegiatan) standar

Aspek 6W+3H lain yang kritis mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran keseluruhan kegiatan

1. Pendiseminasian hasil kajian strategis kePU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan a. Identifikasi risiko jangka menengah b. Analisis resiko jangka menengah c. Rencana penanganan risiko program jangka menengah d. Diseminasi & pembahasan e. Penyempurnaan konsep

a. sudah detail b. sudah detail c. sudah detail d. perlu didetailkan dalam beberapa langkah kegiatan e. perlu didetailkan dalam rincian langkah kegiatan f. perlu didetailkan dalam rincian langkah program perlu didetailkan rincian langkah kegiagan

a. – b. – c. – d. harus sudah siap pada triwulan keempat tahun terakhir masa PJM sebelumnya untuk RENSTRA 5 tahun berikutnya e. mulai pd bln 6 thn-5 f. paling lambat bln 12 thn 2 dan thn ke -5 g. -


a. diverifikasi dalam Forum Komite Manajemen Risiko b. idem c. idem

1. Penyiapan bahan perencanaan 2. Koordinasi evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA PUSTRA sebelumnya dan evaluasi sasaran prioritas: 3. Koordinasi penyusuan prioritas sasaran, program, dan kegiatan tahun berikutnya: 4. Penyiapan bahan konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah 5. Penerimaan pagu Indikatif PUSTRA 6. penyusunan Rancangan awal Rencana Kerja PUSTRA t+1 7. penyusunan Rancangan awal Masukan RKP Lingkup PUSTRA 8. pembahasan Masukan awal RKP Bidang PUSTRA 9. pertemuan tiga pihak (trilateral meeting & penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja PUSTRA 10. Penyusunan bahan rancangan antara Masukan RKP bid PUSTRA 11. penyusunan rancangan akhir Masukan RKP 12. Penyiapan bahan RKA-KL, Lingkup PUSTRA 13. Penyampaian usulan sub keg, paket kegiatan di lingkungan PUSTRA

1. 2. 3. 4.

perlu didetailkan lagi perlu didetailkan lagi perlu didetailkan lagi, Tidak perlu didetailkan, karena merupakan langkah pasif 5. Tidak perlu didetailkan, karena merupakan langkah pasif 6. perlu didetailkan lagi 7. perlu didetailkan lagi,. 8. perlu didetailkan lagi 9. tidak perlu didetailkan lagi, karena ikut ketentuan BPKLN, Bappenas, KemKeu 10. perlu didetailkan lagi 11. perlu didetailkan lagi 12. perlu didetailkan lagi 13. perlu didetailkan lagi

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13

– – – – Tengah maret sudah terbit SEB pagu indikatif Rencana Kerja Kementerian PU harus diselesaikan pada bulan Maret Minggu II Tidak lebih dari bulan Maret setiap tahun dilakukan sekitar bula MaretApril setiap tahun. Perlu diawali sosialsisasi Renja KemPU (Maret) dan diakhiri Musrenbangnas (April mgg IV) Dilakukan pd Mei setiap tahun – –harus disampaikan pd April minggu III-IV – -


D. Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko program/kegi atan tahunan E. Pemrograma n dan Penganggar an

- Identifikasi resiko - Analisis penanganan resiko program tahunan - Penyusunan rencana penanganan resiko program tahunan - Diseminasi dan pembahasan - penyempurnaan konsep 1. Penyampaian rencana usulan keg PUSTRA tahun t+1 2. Penyusunan rancangan Nota Keuangan 3. Penerimaan & penginformasian Pagu Sementara Lingkup PUSTRA 4. Koordinasi Penyusunan Rancangan RKAKL PUSTRA t+1 5. Penyusunan Bahan Penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA 6. penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 sementara Kementerian PU 7. Penyampaian RKA-KL ke Bappenas (Penyerahan dilakukan oleh Setjen u.p. BPKLN. Bag TU PUSTRA melengkapi dokumen yang diperlukan & memonitor) 8. Koordiansi penelaahan awal RKA-KL Lingkup PUSTRA (berdasar pagu Sementara) 9. Penerimaan dan Respon atas Alokasi pagu anggaran PUSTRA berdasarkan SE Pagu Definitif bidang PU: 10. penelaahan lanjutan (berdasarkan pagu definitf) dan pengesahan RKA-KL 11. Penerimaan Perpres tentang Rincian Alokasi APBN 12. Koordinasi Penyusunan dan Penelaaan DIPA (Oktober – Desember) 13. Penyampaian Konsep Akhir DIPA setelah ditandatangani KPA (Sesjen PU), untuk Pengesahan konsep DIPA oleh Dirjen DJPB a.n. MenKeu 14. Perumusan rancangan awal POK 15. Penerimaan DIPA yang telah disahkan 16. Pembahasan rancangan POK 17. Perumusan rancangan akhir POK 18. Penyebarluasan POK.

Semua sub kegiatan masih perlu dirinci detail langkah kegiatannya (karena merupakan kegitan baru dalam siklus program). 1. perlu didetailkan 2. Tidak perlu didetailkan. Merupakan Domainnya BPKLN 3. tidak perlu didetailkan, krn domain BPKLN 4. perlu didetailkan, karena mengandun banyak langkah kegiatan dan perlu panduan yang sesuai 5. perlu didetaillkan 6. perlu didetailkan 7. tidak perlu didetailkan, karena domain BPKLN 8. tidak perlu didetailkan, merupakan langkah pasif 9. tidak perlu didetailkan 10. perlu didetailkan. 11. tidak perlu didetailkan. 12. tidak perlu didetailkan, domain KemKeu 13. tidak perlu didetailkan 14. tidak perlu didetailkan 15. tidak perlu didetailkan 16. tidak perlu didetailkan 17. tidak perlu didetailkan 18. tidak perlu didetailkan 19. tidak perlu didetailkan

1. Diverifikasi oleh ketua tim Man Risiko 2. idem 3. idem 4. idem 5. idem 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

8. 9. 10.

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

dilengkapi data penunjang mulai Mei (dilakukan bulan MeiJuni) Juni setiap tahun. SE Pagu Sementara juga terbit bulan Juni ini dilakukan setelah terbit pagu sementara (Juni) sampai Juli. Diawali sosialisasi RKA-KL dan diakhiri Musrenbangnas (Juli). – Penyampaian bahan penelaahan RKA-KL ke Bappenas paling lambat bulan Juli minggu kedua. Jumlah copy yang dimasukkan sesuai ketentuan. dilakukan bersama-KemenKeu (DJAPK). Pada Juli-Oktober. Pagu definitif biasanya diterbitkan sekitar bulan September – Oktober minggu II . RKA-KL Kementerian PU setelah pagu definitif, harus sudah diserahkan pada DJAPK Kementerian Keuangan pada bulan Oktober minggu keempat. Dilakukan setelah penetapan UU APBN (paling lambat bulan Oktober minggu keempat) setelah UU APBN (sebagai alokasi pagu definitf paling lambat nov minggu-4 ke BPKLN dan des minggu II ke DJPB (dari KemPU) mulai setelah rumusan akhir RKA-KL disyahkan Sesjen (Oktminggu-II) Des minggu IV Des minggu IV / jan minggu I Des minggu IV / jan minggu I Jan minggu I/II


Tabel III. 6 Analisis Pelaku terkait dalam Rincian Detail Standar Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program A. Perencanaan jangka menengah


D. Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko program/kegi atan tahunan E. Pemrograma n dan Penganggar an


Pelaku Terkait (Internal PUSTRA & Eksternal Terkait)

1. Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan a. Identifikasi risiko jangka menengah b. Analisis resiko jangka menengah c. Rencana penanganan risiko program jangka menengah d. Diseminasi & pembahasan e. Penyempurnaan konsep

a.Bid SP, Subbid Renstra b. idem c. idem d. idem e. idem f. idem

1. Penyiapan bahan perencanaan 2. Koordinasi evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA PUSTRA sebelumnya dan evaluasi sasaran prioritas: 3. Koordinasi penyusuan prioritas sasaran, program, dan kegiatan tahun berikutnya: 4. Penyiapan bahan konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah 5. Penerimaan pagu Indikatif PUSTRA 6. penyusunan Rancangan awal Rencana Kerja PUSTRA t+1 7. penyusunan Rancangan awal Masukan RKP Lingkup PUSTRA 8. pembahasan Masukan awal RKP Bidang PUSTRA 9. pertemuan tiga pihak (trilateral meeting & penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja PUSTRA 10. Penyusunan bahan rancangan antara Masukan RKP bid PUSTRA 11. penyusunan rancangan akhir Masukan RKP 12. Penyiapan bahan RKA-KL, Lingkup PUSTRA 13. Penyampaian usulan sub keg, paket kegiatan di lingkungan PUSTRA

1 2 3 4 5 6

-

Identifikasi resiko Analisis penanganan resiko program tahunan Penyusunan rencana penanganan resiko program tahunan Diseminasi dan pembahasan penyempurnaan konsep

1. Ketua tim Man Risiko, BPKLN, PUSTRA (Koord Manaj Risiko, Tim Manaj Risiko) 2. idem 3. idem 4. idem 5. idem

1. Penyampaian rencana usulan keg PUSTRA tahun t+1 2. Penyusunan rancangan Nota Keuangan 3. Penerimaan & penginformasian Pagu Sementara Lingkup

1. BPKLN, internal PUSTRA (Bag TU, semua Bag/Bid, Subbag PK) 2. BPKLN, internal PUSTRA (Bag TU), 3. Internal PUSTRA (Bag TU), BPKLN 4. Internal PUSTRA (Bag TU, Subbag PK, semua bid)

PUSTRA

4. Koordinasi Penyusunan Rancangan RKA-KL PUSTRA t+1 5. Penyusunan Bahan Penelaahan Sementara RKA-KL

a. Koordinator Manajemen Risiko, Tim Manajemen Risiko b. idem c. idem d. idem e. idem

7 8 9 10 11 12 13

PUSTRA (Bag TU), BPKLN PUSTRA (Bid EK), BPKLN PUSTRA (Bid SP), BPKLN BPKLN, SATMINKAL BPKLN, SATMINKAL, PUSTRA BPKLN, SATMINKAL, PUSTRA (Bag TU, Subbag PK, semua bidang) BPKLN, SATMINKAL, PUSTRA (Bag TU, Subbag Um) BPKLN, SATMINKAL, PUSTRA (Bag TU, Subbag PK) BPKLN, SATMINKAL, PUSTRA (Bag TU, Subbag PK) idem idem idem PUSTRA (Bag TU, Subbag PK, semua bidang)


Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program

Kegiatan/ Operasi Standar PUSTRA

6. penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 sementara Kementerian PU

7. Penyampaian RKA-KL ke Bappenas (Penyerahan dilakukan oleh Setjen u.p. BPKLN. Bag TU PUSTRA melengkapi dokumen yang diperlukan & memonitor) 8. Koordiansi penelaahan awal RKA-KL Lingkup PUSTRA (berdasar pagu Sementara) 9. Penerimaan dan Respon atas Alokasi pagu anggaran PUSTRA berdasarkan SE Pagu Definitif bidang PU: 10. penelaahan lanjutan (berdasarkan pagu definitf) dan pengesahan RKA-KL 11. Penerimaan Perpres tentang Rincian Alokasi APBN 12. Koordinasi Penyusunan dan Penelaaan DIPA (Oktober – Desember) 13. Penyampaian Konsep Akhir DIPA setelah ditandatangani KPA (Sesjen PU), untuk Pengesahan konsep DIPA oleh Dirjen DJPB a.n. MenKeu 14. Perumusan rancangan awal POK 15. Penerimaan DIPA yang telah disahkan 16. Pembahasan rancangan POK 17. Perumusan rancangan akhir POK 18. Penyebarluasan POK.

Pelaku Terkait (Internal PUSTRA & Eksternal Terkait) 5. Internal PUSTRA (Bag TU, Subbag PK), BPKLN 6. BPKLN, PUSTRA, SATMINKAL, DJAPK Kemenkeu 7. idem 8. PUSTRA (Bag TU), BPKLN, DJAPK KemKeu 9. PUSTRA (Bag TU, Subbag Um), BPKLN 10. BPKLN, PUSTRA (Bag TU, Subbag PK), DJAPK Kemenkeu. 11. BPKLN, PUSTRA (Kapus, Bag TU) 12. BPKLN, PUSTRA (Bag TU), DJAPK KemKeu 13. Sesjen, BPKLN, PUSTRA (Bag TU, subbag Um) 14. PUSTRA (Bag TU, Subbag PK) 15. Sesjen,BPKLN, PUSTRA (Kapus, Bag TU, Subbag Um) 16. PUSTRA (Bag TU, Subbag PK) 17. idem 18. PUSTRA (Bag TU, subbag Um).


Tabel III.7 Analisis Operasi Waktu Standar Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program A. Perencanaan jangka menengah


D. Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko program/kegi atan tahunan E. Pemrograma n dan Penganggar

Aspek waktu kritis mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran keseluruhan kegiatan

Kegiatan/ Operasi Standar 1. Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan 1. Identifikasi risiko jangka menengah 2. Analisis resiko jangka menengah 3. Rencana penanganan risiko program jangka menengah 4. Diseminasi & pembahasan 5. Penyempurnaan konsep 1. Penyiapan bahan perencanaan 2. Koordinasi evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA PUSTRA sebelumnya dan evaluasi sasaran prioritas: 3. Koordinasi penyusuan prioritas sasaran, program, dan kegiatan tahun berikutnya: 4. Penyiapan bahan konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah 5. Penerimaan pagu Indikatif PUSTRA 6. penyusunan Rancangan awal Rencana Kerja PUSTRA t+1 7. penyusunan Rancangan awal Masukan RKP Lingkup PUSTRA 8. pembahasan Masukan awal RKP Bidang PUSTRA 9. pertemuan tiga pihak (trilateral meeting & penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja PUSTRA 10. Penyusunan bahan rancangan antara Masukan RKP bid PUSTRA 11. penyusunan rancangan akhir Masukan RKP 12. Penyiapan bahan RKA-KL, Lingkup PUSTRA 13. Penyampaian usulan sub keg, paket kegiatan di lingkungan PUSTRA

-

Identifikasi resiko Analisis penanganan resiko program tahunan Penyusunan rencana penanganan resiko program tahunan Diseminasi dan pembahasan penyempurnaan konsep

a. – b. – c. – d. harus sudah siap pada triwulan keempat tahun terakhir masa PJM sebelumnya untuk RENSTRA 5 tahun berikutnya e. mulai pd bln 6 thn-5 f. paling lambat bln 12 thn 2 dan thn ke -5 g. a. setelah perencanaan jangka menengah (ada renstra) b. idem c. idem

1 2 3 4 5

– – – – Tengah maret sudah terbit SEB pagu indikatif 6 Rencana Kerja Kementerian PU harus diselesaikan pada bulan Maret Minggu II 7 Tidak lebih dari bulan Maret setiap tahun 8 dilakukan sekitar bulan Maret-April setiap tahun. Perlu diawali sosialsisasi Renja KemPU (Maret) dan diakhiri Musrenbangnas (April mgg IV) 9 Dilakukan pd Mei setiap tahun 10 – 11 –harus disampaikan pd April minggu III-IV 12 – 13 1. Diverifikasi oleh ketua tim Man Risiko 2. idem 3. idem 4. idem 5. idem

1. 1. Penyampaian rencana usulan keg PUSTRA tahun t+1 2. mulai Mei (dilakukan bulan Mei-Juni) 2. Penyusunan rancangan Nota Keuangan 3. Penerimaan & penginformasian Pagu Sementara Lingkup 3. Juni setiap tahun. SE Pagu Sementara PUSTRA

juga terbit bulan Juni ini


Tahapan dalam Siklus umum Manajemen Program an


Aspek waktu kritis mempengaruhi pencapaian tujuan dan sasaran keseluruhan kegiatan

4. dilakukan setelah terbit pagu sementara 4. Koordinasi Penyusunan Rancangan RKA-KL PUSTRA t+1 (Juni) sampai Juli. Diawali sosialisasi 5. Penyusunan Bahan Penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA

6. penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 sementara Kementerian PU

7. Penyampaian RKA-KL ke Bappenas (Penyerahan dilakukan

oleh Setjen u.p. BPKLN. Bag TU PUSTRA melengkapi dokumen yang diperlukan & memonitor) 8. Koordiansi penelaahan awal RKA-KL Lingkup PUSTRA (berdasar pagu Sementara) 9. Penerimaan dan Respon atas Alokasi pagu anggaran PUSTRA berdasarkan SE Pagu Definitif bidang PU: 10. penelaahan lanjutan (berdasarkan pagu definitf) dan pengesahan RKA-KL 11. Penerimaan Perpres tentang Rincian Alokasi APBN 12. Koordinasi Penyusunan dan Penelaaan DIPA (Oktober – Desember) 13. Penyampaian Konsep Akhir DIPA setelah ditandatangani KPA (Sesjen PU), untuk Pengesahan konsep DIPA oleh Dirjen DJPB a.n. MenKeu 14. Perumusan rancangan awal POK 15. Penerimaan DIPA yang telah disahkan 16. Pembahasan rancangan POK 17. Perumusan rancangan akhir POK 18. Ototisasi/penetapan POK 19. Penyebarluasan POK.

RKA-KL dan diakhiri Musrenbangnas (Juli). 5. – 6. 7. Penyampaian bahan penelaahan RKAKL ke Bappenas paling lambat bulan Juli minggu kedua. 8. Pada Juli-Oktober. 9. Pagu definitif biasanya diterbitkan sekitar bulan September – Oktober minggu II . 10. RKA-KL Kementerian PU setelah pagu definitif, harus sudah diserahkan pada DJAPK Kementerian Keuangan pada bulan Oktober minggu keempat. 11. Dilakukan setelah penetapan UU APBN (paling lambat bulan Oktober minggu keempat) 12. setelah UU APBN (sebagai alokasi pagu definitf 13. paling lambat nov minggu-4 ke BPKLN dan des minggu II ke DJPB (dari KemPU) 14. mulai setelah rumusan akhir RKA-KL disyahkan Sesjen (Okt- minggu-II) 15. Des minggu IV 16. Des minggu IV / jan minggu I 17. Des minggu IV / jan minggu I 18. Jan mingu I 19. Jan minggu I/II

Tabel III.8 Analisis teknik dan Metode Operasi Standar Tahapan dalam Siklus umum Manajeme n Program A. Perencana an jangka menengah

Kegiatan/ Operasi Standar 1. Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PU-an dan lingkup PUSTRA 2. Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan 3. Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. 4. Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan 5. Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan 6. Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan 7. Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA

Teknik dan Metode Operasi Standar a. kriteria SMART b. idem c. idem d. idem e. logical thinking Framework f. --


Tahapan dalam Siklus umum Manajeme n Program B. Analisis Risiko dan Perencana an penangana n risiko prgram jangka menengah C. Perencana an Kerja/Oper asi Tahunan

D. Analisis Risiko dan Perencana an penangana n risiko program/ke giatan tahunan E. Pemrogram an dan Pengangga ran


1. 2. 3. 4. 5.

PUSTRA JM Berjalan atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan Identifikasi risiko jangka menengah Analisis resiko jangka menengah Rencana penanganan risiko program jangka menengah Diseminasi & pembahasan Penyempurnaan konsep

1. Penyiapan bahan perencanaan 2. Koordinasi evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA PUSTRA sebelumnya dan evaluasi sasaran prioritas: 3. Koordinasi penyusuan prioritas sasaran, program, dan kegiatan tahun berikutnya: 4. Penyiapan bahan konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah 5. Penerimaan pagu Indikatif PUSTRA 6. penyusunan Rancangan awal Rencana Kerja PUSTRA t+1 7. penyusunan Rancangan awal Masukan RKP Lingkup PUSTRA 8. pembahasan Masukan awal RKP Bidang PUSTRA 9. pertemuan tiga pihak (trilateral meeting & penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja PUSTRA 10. Penyusunan bahan rancangan antara Masukan RKP bid PUSTRA 11. penyusunan rancangan akhir Masukan RKP 12. Penyiapan bahan RKA-KL, Lingkup PUSTRA 13. Penyampaian usulan sub keg, paket kegiatan di lingkungan PUSTRA - Identifikasi resiko - Analisis penanganan resiko program tahunan - Penyusunan rencana penanganan resiko program tahunan - Diseminasi dan pembahasan - penyempurnaan konsep

1. Penyampaian rencana usulan keg PUSTRA tahun t+1 2. Penyusunan rancangan Nota Keuangan 3. Penerimaan & penginformasian Pagu Sementara Lingkup PUSTRA 4. Koordinasi Penyusunan Rancangan RKA-KL PUSTRA t+1 5. Penyusunan Bahan Penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA 6. penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk

Teknik dan Metode Operasi Standar

a. logical thinking Framework b. idem c. idem d. rapat pembahasan e. -

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

– Pengukuran, pembandingan Pembobotan sederhana Logical thinking framework, kriteria seleksi -i J– –

1. logical thinking framework 2. idem 3. idem 4. Rapat Pembahasan 5. -

1. 2. 3. 4. 5. 6.

pembobotan sederhana, dengan kriteria logical thinking framework dan comprehensive planning & budgetting ksesesuaian dengan prioritas,


Tahapan dalam Siklus umum Manajeme n Program


Teknik dan Metode Operasi Standar

penyusunan Satuan 3 sementara Kementerian PU 7. Penyampaian RKA-KL ke Bappenas (Penyerahan dilakukan oleh Setjen u.p. BPKLN. Bag TU PUSTRA melengkapi dokumen yang diperlukan & memonitor) 8. Koordiansi penelaahan awal RKA-KL Lingkup PUSTRA (berdasar pagu Sementara) 9. Penerimaan dan Respon atas Alokasi pagu anggaran PUSTRA berdasarkan SE Pagu Definitif bidang PU: 10. penelaahan lanjutan (berdasarkan pagu definitf) dan pengesahan RKA-KL 11. Penerimaan Perpres tentang Rincian Alokasi APBN 12. Koordinasi Penyusunan dan Penelaaan DIPA (Oktober – Desember) 13. Penyampaian Konsep Akhir DIPA setelah ditandatangani KPA (Sesjen PU), untuk Pengesahan konsep DIPA oleh Dirjen DJPB a.n. MenKeu 14. Perumusan rancangan awal POK 15. Penerimaan DIPA yang telah disahkan 16. Pembahasan rancangan POK 17. Perumusan rancangan akhir POK 18. otorisasi/penetapan POK 19. Penyebarluasan POK.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

keesuaian dengan SBU, dan kriteria lain logical thinking framework logical thinking framework – logical thinking framework – logical thinking framework – rapat pembahasan logical thinking framework memo dinas


TABEL DAN FLOW CHART POS KOORDINASI DAN SINKRONISASI PERENCANAAN, PEMROGRAMAN, DAN PENGANGGARAN DI LINGKUNGAN PUSTRA

LAMPIRAN PENUNJANG I


Lampiran Penunjang I - 1


A. PROSEDUR OPERASI STANDAR DALAM PERENCANAAN STRATEGIS JANGKA MENENGAH DI LINGKUNGAN PUSAT KAJIAN STRATEGIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM PADA TAHUN KEDUA DAN KEEMPAT JANGKA MENENGAH BERJALAN No Uraian Keg (K) /rincian langkah (RL)

A

Perencanaan jangka menengah lingkup PUSTRA

1

Pendiseminasian hasil kajian strategis ke-PU-an dan lingkup PUSTRA, terkait lingkungan strategis yang dihadapi pada JM berjalan & JM ke depan

2

Evaluasipengaruh lingkungan strategis pada RENSTRA PUSTRA JM berjalan dan ke depan

3

Peninjauan kembali kecocokan RENSTRA PUSTRA dengan Lingkungan Strategis yang berkembang. Apakah perlu dilakukan perubahan RESNTRA JM berjalan atau diteruskan / ditetapkan?

4

Pelaporan hasil peninnjauan kembali RENSTRA PUSTRA JM Berjalan (dengan perubahan /tanpa perubahan) atau hasil penyusunan Renstra baru JM ke depan Pelaporan hasil peninjauan kembali/penyusunan baru Renstra PUSTRA dari bidang ke Kapus PUSTRA

4a

4b

4c

Otorisasi draft rumusan Renstra PUSTRA perubahan JM berjalan atau RENSTRA PUSTRA baru JM Ke depan

Pelaporan hasil peninjauan kembali/penyusunan baru Renstra PUSTRA dari PUSTRA ke Sesjen PU






No.Prose s berikut (PB)

Keterangan (Ket)

IK: hasil kajian Bid. SP OK: Ringkasan hasil kajian Strategis IK: Ringkasan hasil kajian Strategis

PJ: Kabid SP, PL: Subbid Renstra

Tahun ke-2 dan ke-5 JM berjalan (sebelum bln 6)

Semua subbid PUSTRA

(KK): ringkasan hasil kajian strategis

2

(untuk tahun ke 5 JM berjalan, dilakukan sebelum bulan 6)


Thn-2 dan thn 5 bln 6

Semua subbid PUSTRA

-

3

IK: hasil evaluasi No.2 OK: keputusan perubahan Renstra (KP-3)


Thn-2 dan thn 5 bln 6

Semua subbid PUSTRA

-

4 atau 5 atau 6

Evaluasi dilakukan pd thn ke-2 & 4 agar hasilnya dapat digunakan untuk perencanaan tahun ke-3 dan JM berikutnya No. Proses berikut: 4, jika tidk perlu perubahan 5, jika perlu perubahan pd JM berjalan 6, pada t-5 JM berjalan, disusun RENSTRA baru ke depan

IK: hasil evaluasi & peninjuan/ penyusunan Renstra PUSTRA & Rumusan Akhir RS sebelum otorisasi IK: Rumusan akhir-RS OK: Rumusan Akhir-RS diotorisasi IK: lap dari Bid. SP & Rumusan akhir


Thn-2 Bln 12 dan thn-4 bln 12

Kapus PUSTRA via Bag TU

KK: dilampirkan hasil evaluasi & peninjuan/ penyusunan Renstra PUSTRA

4b

-

PJ: Bag TU Subbid Um

Thn2 Bln 12

Kapus

(KK) jumlah asli 2 exp dan copy 2 exp.

4c

PJ: Bag TU PL: Subbid Um

3 hr kerja setelah lap Bid SP

Sesjen PU

KK: dilampirkan hasil evaluasi & peninjuan/

stop

Asli berjumlah 2 exp, dimana 1 exp untuk dikirim ke sesjen dan 1 exp untuk arsip Kapus. Bag TU & Bid SP masing-masing memegang 1 copy. Akhir dari prosedur perencanaan jangka menengah PUSTRA



No






RS diotorisasi

5 5a 5a1

5a2

Perumusan perubahan RENSTRA PUSTRA JM berjalan Perumusan perubahan visi dan misi JM lingkup PUSTRA Penentuan apakah perlu perubahan pada rumusan visi & misi PUSTRA JM berjalan?

Penyiapan rumusan awal (draft1) Visi & Misi (VM) PUSTRA Penyerapan aspirasi tiap bidang pada usulan rumusan perubahan visi & misi PUSTRA

IK: keputusan perubahan (KP-3 = Y) OK: Keputusan perub VM (KP5a1)PJ: OK: draft-1 VM

5a4

Perumusan usulan perubahan visi & misi PUSTRA

5a5

Pembahasan rumusan usulan perubahan visi & misi PUSTRA JM berjalan Penyempurnaan rumusan usulan perubahan visi & misi PUSTRA JM Berjalan Perumusan Perubahan tujuan & sasaran (TS) JM lingkup PUSTRA JM Berjalan Identifikasi & penyusunan draft kajian pengaruh atas perubahan visi & misi PUSTRA pada perlunya perubahan tujuan & sasaran PUSTRA JM berjalan

5a6

5b 5b1

5b2

Penyiapan rumusan awal (draft-1) Tujuan & Sasaran PUSTRA

5b3

Penyerapan usulan perubahan rumusan tujuan & sasaran PUSTRA JM berjalan


Keterangan (Ket)

penyusunan Renstra PUSTRA KK: 1 exp asli

IK: draft-1 VM OK: opini & aspirasi bidang (OA-5a3) IK: draft-1 & OA-5a3 OK: draft-2 VM IK: draft2 VM OK: Notulensi 5a5 IK: Rumusan VM & Notulensi 5a5

5a3


Bid SP PL: subbid Renstra

Thn-2 Bln 6

Semua Kabid & subbid PUSTRA

-

5a2

-

Bid SP PL: subbid Renstra Bid SP PL: subbid Renstra & semua bidang

Thn-2 Bln 6

Semua Bidang PUSTRA Bid SP

-

5a3

-

KK: kuesioner

5a4

-

Thn-2 Bln 6


Thn-2 Bln 6

Semua Bidang PUSTRA

-

5a5

-

Bid SP PL: subbid Renstra Bid SP PL: subbid Renstra

Thn-2 Bln 6

Semua Bidang PUSTRA Semua Bidang PUSTRA

-

5a6

-

-

4

-

IK: Rumusan VM OK: Keputusan 5b1


Thn-2 Bln 7

Semua Bidang PUSTRA

-

5b2

IK: Rumusan VM & keputsan 5b1 OK: draft1-TS 5b2 IK: keputsan 5b1 & draft1-TS 5b2 OK: OA-5b3


Thn-2 Bln 7

Semua Bidang PUSTRA

5b3


Thn-2 Bln 7

Bid SP PUSTRA

KK: panduan penentuan sasaran KK: Kuesioner

Thn-2 Bln 6


5b4

OA-5b3: opini & aspirasi stakeholder pd rumusan tujuan & sasaran PUSTRA


No


5b4

Perumusan perubahan tujuan & sasaran PUSTRA JM Berjalan

5c

Perumusan perubahan program & kegiatan pokok PUSTRA JM Berjalan Identifikasi & penyusunan draft kajian pengaruh atas perubahan visi,misi, tujuan, & sasaran PUSTRA pada program & kegiatan pokok PUSTRA JM berjalan

5c1

5c2

Penyiapan rumusan awal program & kegiatan pokok (Draft1-5c2)

5c3

Penyerapan opini & aspirasi pd perubahan usulan program dan kegiatan pokok PUSTRA Penyempurnaan rumusan perubahan program & kegiatan pokok PUSTRA JM berjalan

5c4

6 6a 6a1

Perumusan RENSTRA PUSTRA baru JM ke depan Perumusan visi dan misi lingkup PUSTRA JM ke depan Perumusan draft-1 visi & misi PUSTRA JM ke depan?

6a2

Penyerapan aspirasi tiap bidang pada usulan rumusan baru visi & misi PUSTRA JM ke depan

6a3

Perumusan usulan baru visi & misi PUSTRA JM ke depan

6a4

Pembahasan rumusan usulan visi & misi baru PUSTRA JM ke depan Penyempurnaan rumusan usulan visi & misi baru PUSTRA JM Berjalan

6a5

6b







Keterangan (Ket)

IK: keputsan 5b1 & draft1-TS 5b2 OK Rumusan akhir TS 5b4


Thn-2 Bln 7

Semua Bidang PUSTRA

KK: panduan penentuan sasaran

4

Tergantung kapan penentuannya dilakukan ( apakah tahun kelima JM berjalan atau t lainnya?)

IK: Rumusan akhir TS 5b4 OK: Keputusan perub ProgKeg5c1 IK: Keputusan perub ProgKeg5c1 OK: Draft1-5c2 IK: Draft1-5c2 OK: OA-5c2 IK: OA-5c2 OK: Rumusan akhir prog & Keg


Thn-2 Bln 8

Semua Bidang PUSTRA

-

5c2

-


Thn-2 Bln 8

Semua Bidang PUSTRA

-

5c3

-


Thn-2 Bln 8


KK: Kuesioner

5c3

-

--

4

-

OK: draft-1 VM

Bid SP PL: subbid Renstra Bid SP PL: subbid Renstra & semua bidang

Thn-5 Bln 6

Semua Bidang PUSTRA Bid SP

-

6a2

-

KK: kuesioner

6a3

-

IK: draft-1 VM OK: opini & aspirasi bidang (OA-6a2) IK: draft-1 & OA-6a2 OK: draft-2 VM IK: draft2 VM OK: Notulensi 6a3 IK: Rumusan VM & Notulensi 6a4

Thn-2 Bln 8

Thn-5 Bln 6


Thn-5 Bln 6

Semua Bidang PUSTRA

-

6a4

-


Thn-5 Bln 6


-

6a5

-

-

4

-

Thn-5 Bln 6

Perumusan tujuan & sasaran baru lingkup PUSTRA JM ke depan



No

6b1

Uraian Keg (K) /rincian langkah (RL) Identifikasi & penyusunan rumusan awal tujuan & sasaran PUSTRA JM ke depan sesuai visi & misi baru (draft1-TS) Penyerapan usulan rumusan tujuan & sasaran PUSTRA JM ke depan







IK: Rumusan VM OK: draft1 TS


Thn-5 Bln 7

Semua Bidang PUSTRA

-

6b2

IK: draft1-TS 6b1 OK: OA-6b2


Thn-5 Bln 7

Bid SP PUSTRA

KK: Kuesioner

6b3

Keterangan (Ket)

6b3

Perumusan tujuan & sasaran PUSTRA JM ke depan (Draft2-TS)

IK: draft1-TS 6b1 & OA 6b2 OK draft2-TS


Thn-5 Bln 7

Semua Bidang PUSTRA

-

6b4

6b4

Pembahasan rumusan Tujuan & sasaran (Draft2)


-

6b5

Penyempurnaan rumusan Tujuan & Sasaran (Rumusan akhir-TS) Perumusan program & kegiatan pokok PUSTRA JM ke depan Identifikasi & penyusunan rumusan awal program & kegiatan pokok PUSTRA JM ke depan


Thn-5 Bln 7

6b5

IK: draft2-TS OK Notulensi 6b4 IK: draft2-TS & Notulensi 6b4

OA-5b3: opini & aspirasi stakeholder pd rumusan tujuan & sasaran PUSTRA Tergantung kapan penentuannya dilakukan ( apakah t+4 JM berjalan atau t lainnya?) -

-

4

-

IK: Rumusan akhir TS OK: draft 1 PK 6c1 IK: draft1-PK 6c1 OK: OA-6c2


Thn-5 Bln 9

Semua Bidang PUSTRA

-

6b2


Thn-5 Bln 9

Bid SP PUSTRA

KK: Kuesioner

6b3

IK: draft1-PK 6c1 & OA 6c2 OK draft2-PK IK: draft2-PK OK Notulensi 6c4 IK: draft2 PK & Notulensi 6c4


Thn-5 Bln 9

Semua Bidang PUSTRA

-

6b4


Thn-5 Bln 9


-

6b5

-

-

4

-

IK: Rumusan akhir VM, TS, PK baru/perubahan OK: draft1-RS IK: draft1-RS OK: Notulensi 7b


Thn2 Bln8 Thn5 Bln 9

Semua Bidang PUSTRA

-

7b

-


Thn2 Bln8 Thn 5 Bln 9

Semua Bidang PUSTRA

-

7c


Thn2 Bln8, Thn 5 Bln 12

Semua Bidang PUSTRA

-

4

6b2

6c 6c1 6c2

Penyerapan usulan rumusan program & kegiatan pokok PUSTRA JM ke depan

6c3

Perumusan draft2-Program & Kegiatan pokok PUSTRA JM Ke depan

6c4

Pembahasan draft2 rumusan program & keg pokok PUSTRA JM Ke depan Penyempurnaan rumusan akhir program & kegiatan pokok PUSTRA JM ke depan Penyusunan dokumen RENSTRA baru/perubahan Penyusunan draft rumusan Renstra PUSTRA perubahan JM berjalan atau RENSTRA PUSTRA baru JM Ke depan (Draft1-Renstra / Draft1-RS)

6c5 7 7a

7b 7c

Pembahasan draft rumusan Renstra PUSTRA perubahan JM berjalan atau RENSTRA PUSTRA baru JM Ke depan Penyempurnaan draft rumusan Renstra PUSTRA perubahan JM berjalan atau RENSTRA PUSTRA baru JM Ke depan

IK: Draft1-RS & Notulensi 7b OK: Rumusan akhir-RS

Thn-5 Bln 7

Thn-5 Bln 9


OA-5b3: opini & aspirasi stakeholder pd rumusan tujuan & sasaran PUSTRA Tergantung kapan penentuannya dilakukan


B. PROSEDUR OPERASI STANDAR DALAM Identifikasi dan Analisis Risiko Program Tahunan/Kegiatan DI LINGKUNGAN PUSAT KAJIAN STRATEGIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM No


B

Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko Program & kegiatan pokok JM

1

Identifikasi risiko Program & Keg pokokJangka Menengah PUSTRA a. Identifikasi peristiwa risiko b. Identifikasi penyebab risiko c. Identifikasi waktu terjadinya risiko

2

3

4 4

Analisis penanganan risiko Program & Kegiatan Pokok Jangka Menengah PUSTRA a. Analisis tingkat kemungkinan terjadinya risiko b. Analsiis tingkat konsekuensi terjadinya risiko c. Analisis tingkat Risiko (gab konsekuensi & kemungkinan risiko) d. Analisis prioritas Risiko Penyusunan rencana penanganan resiko Program & Kegiatan Pokok Jangka Menengah PUSTRA a. Identifikasi opsi penanganan risiko yang mungkin (sesuai prioritas risiko b. Penentuan kriteria/pertimbangan pemilihan opsi penanganan risiko c. Pemilihan opsi penanganan risiko d. Penentuan Jadwal pelaksanaan penanganan risiko e. Penentuan organisasi penanganan risiko f. Perkiraan tingkat risiko setelah rencana penanganan (komposit dari tingkat keumungkinan & tingkat konsekuensi risiko setelah rencana penanganan) Diseminasi & pembahasan rencana penanganan risiko Program & Kegitan Pokok Jangka Menengah PUSTRA Penyempurnaan rencana penanganan risiko Program & Kegitan Pokok Jangka Menengah PUSTRA

Input / Output Kritis






Keterangan (Ket)

IK: Rencana Program & keg Pokok JM OK: risiko tiap program & keg pokok JM IK: risiko tiap program & keg pokok OK: prioritas risiko program & Keg pokok JM

PJ: Koord Manajemen risiko PUSTRA PL: Tim Manajemen Risiko PJ: Koord Manajemen risiko PUSTRA PL: Tim Manaj Risiko

Setelah penetapan program & keg pokok (baru / revisi)


KK: Metode Fish-bone

2

Metode fish-bone untuk identifikasi risiko yang mungkin terjadi pada program & keg pokok jangka menengah

Setelah identifikasi risiko


OK: draft Rencana penanganan risiko program & Keg pokok JM (draft RPRPK)

PJ: Koord Manajemen risiko PUSTRA PL: Tim Manaj Risiko

Setelah analisis risiko


KK: Matrik manajemen risiko program & keg pokok jangka menengah PUSTRA

4

IK: draft RPRPK JM

PJ: Kapus PL: Koordinator Manaj Risiko PJ: Kapus PL: Koordiniator Manaj Risiko

Setelah draft RPRPK JM

PUSTRA

-

5

Setelah perbaikan draft RPRPK JM

PUSTRA

-

Tahap C siklus keg tahunan

OK: RPRPK JM


3

Matrik manajemen risiko pada Lamp B-3


C. PROSEDUR OPERASI STANDAR DALAM PERENCANAAN DAN PEMROGRAMAN TAHUNAN DI LINGKUNGAN PUSAT KAJIAN STRATEGIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM No




PJ: Bag TU PL: Subbag PA PJ: Bag TU PL: Subbag PA

Jan II Jan II

Semua Bid

Jan IV

IK: Usulan keg thn yg tertunda

PJ: Bid KK PL: semua Bid/ Bag PJ: Bid KK PL: PJ: Bag TU PL: Subbag Um PJ: Bag TU PL: Semua Bid./ Bag

OK: SBU & SBK terakhir


C

Perencanaan Kerja dan Pemrograman KegiatanTahunan

1

Penyiapan bahan perencanaan untuk tahun berikutnya Rapat Perencanaan awal tahun

1a

-

1b

Pengiriman memo dinas untuk pengumpulan bahan perencanaan kpd semua unit kerja di lingk. PUSTRA

-

1c

pengumpulan data hasil pelaksanaan kegiatan tahuntahun sebelumnya dan hasil evaluasiny (jika ada) pengumpulan bahan-bahan hasil audit dan reviu oleh APIP pengumpulan bahan-bahan tindak lanjut temuan hasil audit dan reviu APIP, oleh penanggjng jawab kegiatan pengumpulan dokumen usulan kegiatan yang persetujuan nya ditunda pada tahun sebelumnya

-

1d 1e 1f

1g

Pengumpulan bahan-2 terkait dengan standar (SBU, SBK, & standar teknis lainnya), dan legalitas terkait

2

Koordinasi evaluasi pencapaian RENSTRA dan DIPA PUSTRA sebelumnya dan evaluasi sasaran prioritas, mencakup: Penyusunan draft evaluasi pencapaian RENSTRA PUSTRA dan DIPA tahun sebelumnya (tahun lalu) & evaluasi pencapaian sasaran prioritas Rapat pembahasan hasil evaluasi dan penyepakatan langkah strategis yang perlu ditindaklanjuti

2a 2b



No.Pros es berikut (PB)

-

-

1b 1c

Bag TU

KK: Memo Dinas 1b, daftar data, & blanko rekap data -

Jan IV

Bag TU

Jan IV

Keterangan (Ket)

Lamp: contoh Dinas 1b.

Memo

1d / 2

-

-

1e / 2

-

Bag Tu

-

1f / 2

-

Jan IV

Bag TU

1g / 2

-

P: Bag TU PL: Subbag PA

s.d Feb IV

Semua Bid

KK: Memo Dinas usulan tindak lanjut atas keg yg tertunda @ 1 exp per Bid

2

SBU & SBK diinfokan ke semua bidang sbg bahan perencanaan

OK: capaian Renstra

PJ: Bid KK PL: Subbid EK

Jan I

Semua Bag

Bid/

-

2b

-

IK: capaian Renstra, DIPA, & sasaran prioritas OK: tindak lanjut perbaikan

PJ: Bid KK PL: Subbid EK

Feb I

Semua Bag

Bid/

-

2c

-

IK: LHP APIP



No




Perbaikan hasil evaluasi pencapaian RENSTRA, DIPA, & sasaran prioritas PUSTRA untuk menjadi bahan penyempurnaan akhir LAKIP PUSTRA dalam LAKIP Setjen PU Koordinasi penyusuan prioritas sasaran, program, dan kegiatan tahun berikutnya, mencakup:

OK: hasil akhir eval capaian Renstra, DIPA, & sasaran prioritas

PJ: Bid. KK PL: subbid EK

Feb II

3a

Pelaksanaan kajian untuk penentuan sasaran, program, & kegiatan prioritas ke-PU-an dan lingkup PUSTRA tahun berikutnya

3b

Pembahasan kajian prioritas (sasaran, program, & kegiatan) ke-PU-an dan lingkup PUSTRA

3c

Penyempurnaan kajian prioritas (sasaran, program, kegiatan) ke-PU-an dan penetapan prioritas lingkup PUSTRA

3d

Penyiapan Usulan Kegiatan oleh tiap unit kerja di lingk PUSTRA untuk tahun berikutnya

4

Penyiapan bahan konsultasi regional Kementerian Pekerjaan Umum dengan jajaran terkait di daerah (Untuk lingkup PUSTRA, tidak terlibat dalam Konreg. Keterlibatan PUSTRA pada Konreg hanya pada lingkup strategis Ke-PU-an). Penerimaan pagu Indikatif Kementerian PU, setelah Kem PU menerima SEB pagu Indikatif dari Bappenas & Kementerian Keuangan dan Tindak lanjutnya di lingkungan PUSTRA Penerimaan pagu indikatif PUSTRA dari Biro PKLN

IK: hasil akhir evaluasi capaian Renstra, DIPA, & sasaran prioritas PUSTRA (2c). OK: prioritas PUSTRA thn t+1 IK: draft awal prioritas PUSTRA t+1 OK: Notulensi & keputusan penyempurnaan draft awal kajian 3b IK: Notulensi & keputusan 3b OK: prioritas ke-PUan dan lingkup PUSTRA IK: draft prioritas PUSTRA t+1, OK: Usulan Keg Bid OK: prioritas Bid kePU-an

2c

3

5

5a


Penerima Output (PO) Semua Bag

Bid/

Tempat (TK) & Kelengkapan kritis (KK) -

No.Pros es berikut (PB) 3

Keterangan (Ket)

-

dilakukan pada bulan Januari-Februari setiap tahun, Tahun t+1 : tahun berikutnya

PJ: Bid. KK PL: Subbid EK

Feb II

Semua Bag

Bid/

-

3b

PJ: Bid. KK PL: Subbid EK

Feb II

Semua Bag

Bid/

-

3c

-

PJ: Bid. KK PL: subbid EK

Feb III

Semua Bag

Bid/

-

3d

-

PJ: Bag TU PL: Semua Bid/ Bag

Feb III/IV

-

5 & 6 & 10

PJ: Bid KK

Feb III/IV

Bag TU u.p. Subbag PA Biro PKLN

-

5 & 6 & 10

pagu Indikatif sekitar Feb III-IV (SEB Bappenas & KemKeu) IK:

pagu

indikatif

PJ: Bag TU

Feb III


Sub Bag PA

-

5b

-


No

5b 6 6a

Uraian Keg (K) /rincian langkah (RL) berdasarkan pagu indikatif KemPU Penginformasian Pagu Indikatif pd semua unit kerja di lingkungan PUSTRA Koordinasi penyusunan Rancangan awal Rencana Kerja PUSTRA t+1 Pemasukan Rencana sub Kegiatan & paket Bidang/Bagian, setelah pagu indikatif, beserta indikator kinerja, target kinerja dan perkiraan alokasinya

6b

Penentuan Ranking sub Kegiatan & paket Bid/Bag di lingkungan PUSTRA

6c

Seleksi usulan sub kegiatan & paket kegiatan pada Bidang/Bagian di lingkungan PUSTRA & penyusunan rancangan awal Renja PUSTRA tahun t+1

7

Koordinasi penyusunan Rancangan awal Masukan Rencana kerja Pemerintah (RKP) Lingkup PUSTRA Penyiapan draft rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU terkait lingkup tugas dan fungsi PUSTRA

7a

7b

Pemasukan draft rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU & i PUSTRA kepada Kepala Pusat

7c

Rapat pembahasan rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU & PUSTRA

7d

Perbaikan rancangan awal masukan RKP bidang PU & PUSTRA



PUSTRA IK: pagu PUSTRA

PL: Subbag PA PJ: Bag TU PL: Subbag PA

indikatif





Keterangan (Ket)

Feb III

Semua Bid

KK: Memo Dinas

6

-

KK: Matrik Usulan subKeg Bid/Bag

6b

Lamp Matrik C-6a (mencakup sub keg, indicator kinerja, target kinerja, perkiraan alokasi)

6c

OK: Usulan Keg Bidang/Bag setelah pagu indikatif

PJ: Bag TU PL: semua Bid/ Bag

Feb IV

Bag TU, u.p. Subbag PA

IK: usulan keg Bid/Bag setelah pagu indikatif teranking IK: Masukan Keg Bid/Bag OK: Rancangan awal Renja PUSTRA t+1

PJ: Bag TU PL: Subbag PA

Feb IV

-

KK: Rankig


Feb IV

-

KK: Kriteria seleksi, Outline & matrik Renja

Kriteria

7 & 12

Mar I

Lampiran, kriteria seleksi (C-6c1) Serta outline (C6c2) dan Matrik (C-6c3) Paling lambat Mar I

IK: Kajian strategis OK: draft ranc awal masukan RKP bid. PU & PUSTRA IK: draft ranc awal masukan RK bid PU & PUSTRA

PJ: Bag TU PL: Subbag PA & Subbid EK

Feb IV

Bag TU

-

7b

-


Feb IV

Kapus PUSTRA

KK: Memo Dinas

7c

OK: Notulensi perbaikan ranc awal masukan RKP IK: notulensi rekomendasi perbaikan ranc awal masukan RKP bid PU & PUSTRA


Feb IV

Bag TU

7d


Mar I

Bag TU

KK: Notulensi rapat pembahasan -

Memo Dinas dari Bag TU kpd Kapus ttg ranc awal masukan RKP bid PU & PUSTRA -

7e

-



No


7e

Perstujuan Kepala Pusat atas rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU terkait lingkup tugas dan fungsi PUSTRA

7f

Penyampaian rancangan awal masukan untuk RKP bidang PU & PUSTRA ke Sesjen PU

8

Koordinasi pembahasan Masukan awal RKP Bidang PU (PUSTRA sebagai salah satu bagian yang terlibat dalam pembahasan di lingkungan Kemeterian PU) Koordinasi pertemuan tiga pihak (trilateral meeting – Bappenas, KemKeu, KemPU-Pustra) & penyusunan Rancangan Akhir Rencana Kerja PUSTRA Pertemuan tiga pihak, pembahasan Rencana Kerja PUSTRA dan Penyusunan Rancangan Akhir Renja PUSTRA Perbaikan & penandatanganan kesepakatan rancangan akhir Renja PUSTRA t+1 Sosialisasi Rancangan akhir Renja PUSTRA

9 9a 9b 8c 10

Penyusunan bahan rancangan antara Masukan RKP (pada lingkup PU dilaksanakan oleh Setjen PU. PUSTRA hanya mengirimkan wakil yang kompeten dalam pembahasan Bidang PU, apabila diperlukan.

11

Koordinasi penyusunan rancangan akhir Masukan RKP (pada lingkup PU dilaksanakan oleh Setjen PU,







Keterangan (Ket)

IK: notulensi perbaikan Ranc awal masukan RKP Bid PU & PUSTRA OK: perbaikan ranc awal masukan RKP bid PU & PUSTRA IK: ranc awal masukan RKP bid PU & PUSTRA yg telah diotorisasi Kapus -

PJ: Bag PU PL: Subbag PA

Mar I

Kapus

-

7f

-

PJ: Bag TU PL: Subbag Um

Mar I

Sesjen via Biro PKLN

KK: Memo Dinas

8

-

PJ: Kapus PL: Bag TU

Mar I

-

-

9

-

Mar II-III IK: Ranc awal Renja PUSTRA t+1 OK: Renja PUSTRA t+1 IK: Renja PUSTRA t+1 -

-

PJ: Bag TU

Mar II

9b

Mar II

9c

Mar III

10 & 12

PJ: Kapus PL: Bag TU atau yang ditunjuk Kapus

Mar IV – Apr IV

-

-

11

PJ: Kapus PL: Bag TU atau

Apr IV

-

-

12


Dalam kegiatan ini, PUSTRA mengirimkan wakil dalam peyusunan rancangan antara/interim masukan RKP bidang PU Kegiatan ini dalam lingkup PU menjadi


No



dimana PUSTRA sebagai salah satu bagian)

12

Penyiapan lanjutan usulan Sub Keg/paket pada Bid/Bag lingkup PUSTRA

12b

Penyiapan perhitungan perkiraan anggaran sub keg/paket berdasarkan SBU dan SBK yang ada

13

Penyampaian usulan sub keg, paket kegiatan di lingkungan PUSTRA

13a

Pemasukan usulan sub keg, paket kegiatan beserta indikator kinerja, target kinerja, & perkiraan alokasinya dari tiap unit kerja di lingkungan PUSTRA ke unit pemrograman (Bagian TU PUSTRA) Penentuan Ranking usulan sub kegiatan/paket keg pada unit kerja di PUSTRA





yang ditunjuk Kapus

Penyiapan bahan RKA-KL, Lingkup PUSTRA:

12a

13b


Keterangan (Ket)

tanggung jawab Sesjen PU dengan Pelaksana langsungnya: Biro PKLN, yang melibatkan seluruh komponen PU. Apr III-IV

IK: prioritas PUSTRA thn berikut (OK 3c) & Renja PUSTRA t+1 (9b) IK:Ranc. akhir Renja PUSTRA t+1


Apr III

Bag TU

-

12b


Apr III

Bag TU

KK: Matrik Usulan Keg & Keg prioritas

13

Nama & juenis Program dan kegiatannya sudah ditentukan pd level eselon I & II Paling lambat Jun II diterbitkan SE pagu Sementara (KemKeu) Lamp Matrik E-1a

Apr IV-Jun I IK: Renja PUSTRA (C-9b) OK: Usulan subKeg/ paket Bid/Bag IK: usulan subkeg/ paket Bid. / Bag


-

Bag TU

KK: matrik usulan keg prioritas (E-1a)

13b


-

Bag TU

KK: Kriteria Ranking

Tahap D &E


Rangking dilakukan pd level sub keg, dan paket


D. PROSEDUR OPERASI STANDAR DALM ANALISIS DAN PERENCANAAN PENANGANAN RISIKO KEGIATAN TAHUNAN DI LINGKUNGAN PUSAT KAJIAN STRATEGIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM No

D

1







Keterangan (Ket)

IK: Usulan Keg, Sub Keg, Paket OK: risiko tiap keg, sub keg, paket

PJ: Koord Manajemen risiko PUSTRA PL: Tim Manaj Risiko PUSTRA

Masingmasing bidang/bag

KK: Metode Fish-bone

2

Metode fish-bone untuk identifikasi risiko yang mungkin terjadi pada program, keg, sub keg 7 paket kegiatan

IK: risiko tiap keg, sub keg, & paket OK: prioritas risiko tiap keg, sub keg, & paket OK: draft Rencana penanganan risiko keg, sub keg, & paket pada lingkungan PUSTRA tahun t+1 (Draft RPRK)

PJ: Koord Manajemen risiko PUSTRA PL: Tim Manaj Risiko PUSTRA PJ: Koord Manajemen risiko PUSTRA PL: Tim Manaj Risiko PUSTRA

Setelah Renja PUSTRA ditetapkan dan setelah RKA-KL berdasar pagu sementara ditetapkan Setelah identifikasi risiko

IK: Draft RPRK

PJ: Kapus PL: Koord Manaj Risiko PUSTRA PJ: Kapus PL: Koord Manajemen Risiko PUSTRA

Analisis Risiko dan Perencanaan penanganan risiko kegiatan/Sub Keg/Paket Kegiatan tahunan Identifikasi risiko keg, sub keg, paket • Identifikasi peristiwa risiko • Identifikasi penyebab risiko • Identifikasi waktu terjadinya risiko

2

Analisis penanganan risiko Kegiatan sis tingkat kemungkinan terjadinya risiko siis tingkat konsekuensi terjadinya risiko sis tingkat Risiko (gab konsekuensi & kemungkinan risiko) sis prioritas Risiko 3 Penyusunan rencana penanganan resiko Kegiatan tahunan 1. Identifikasi opsi penanganan risiko yang mungkin (sesuai prioritas risiko 2. Penentuan kriteria/pertimbangan pemilihan opsi penanganan risiko 3. Pemilihan opsi penanganan risiko 4. Penentuan Jadwal pelaksanaan penanganan risiko 5. Penentuan organisasi penanganan risiko 6. Perkiraan tingkat risiko setelah rencana penanganan (komposit dari tingkat keumungkinan & tingkat konsekuensi risiko setelah rencana penanganan) 4 Diseminasi & pembahasan rencana penanganan risiko Keg, Sub Keg, & Paket kegiatan di PUSTRA 5


Penyempurnaan rencana penanganan risiko Keg, Sub Keg, & Paket kegiatan di PUSTRA

OK: RPRK


3

Setelah analisis risiko


KK: Matrik manajemen risiko usulan program, kegiatan, sub kegiatan & paket

4

Matrik manajemen risiko pada Lamp D3f

Setelah draft RPRK

BPKLN

-

5

-

Setelah diseminasi & perbaikan draft RPRK

BPKLN

-

Tahap E

-



E. PROSEDUR OPERASI STANDAR DALAM Penganggaran Program Tahunan DI LINGKUNGAN PUSAT KAJIAN STRATEGIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM No

E 1

1a

1b 1c

1d

2

Uraian Kegiatan (K) /rincian langkah (RL)

PJ & PL

Kapus Kabag

Penyiapan & Pelaporan rencana usulan keg, sub keg, & paket PUSTRA (rencana usulan keg PUSTRA) Penyusunan rancangan Nota Keuangan Penerimaan & penginformasian Pagu Sementara Lingkup PUSTRA dari BPKLN ke semua bid/bag

3a

Penerimaan Pagu Sementara lingkup PUSTRA dari BPKLN

4a 4b 4c

Subbag Umum

Bid Kajian Kinerja

Bid Evaluasi Kinerja

Bid. Pengemb. & Invest.

Sesjen / BPKLN

KemKeu

Tempat & Kelengkp. Kritis

Waktu Kritis

Proses berikut (PB)

Keterangan (Ket)

KK: matrik usulan keg format RKAKL (E1a)

Jun I

1b

Lamp E-1a : Matrik format usulan kegiatan dalam aplikasi RKA-KL

KK: Kriteria penentuan Ranking KK: Kriteria Seleksi

Jun I

1c

Jun I

1d

-

Jun I

2&3

-

-

Mei

3

KK: Memo Dinas

Jun I-II

4

tahap ini di lingkungan KemPU dilaksanakan oleh BPKLN BPKLN memberikan pagu sementara kepada PUSTRA setelah menerima pagu sementara dari KemKeu

-

Mulai IK: Ranc. awal Renja PUSTRA (C-9b) OK: Reisi Usulan subKeg/paket Bid/Bag IK: usulan subkeg/paket Bid. / Bag IK: ranking usulan keg bid/bag OK: revisi usulan sub keg/paket K: revisi usulan sub keg/paket OK: rencana usulan keg PUSTRA, indikatif IK: Usulan Keg tiap es. I OK: pagu sementara PUSTRA


1a

1a

1a

1a

1a PJ: Bag TU PL: Subbag PA PJ: Bag TU PL: Subbag PA

1b 1c


1d 1d

BPKLN 2 PJ: Bag TU PL: Subbag PA

3a

Penginformasian pagu Sementara lingkup PUSTRA dari BPKLN ke semua unit kerja (bidang/Bag) di PUSTRA

3a

2

3a

3b 3b

4

Bag TU Subbag PK

Penganggaran Penyampaian rencana usulan keg PUSTRA tahun t+1 (dalam format sesuai RKA-KL, masih berdasar pagu indikatif) Pemasukan revisi usulan sub keg & paket kegiatan dari tiap unit kerja di lingkungan PUSTRA ke unit pemrograman (Bagian TU PUSTRA) dalam format sesuai format aplikasi RKAKL Penentuan Ranking revisi usulan sub kegiatan/paket pada unit kerja (bag/Bid) di PUSTRA Screening dan penyusunan kembali usulan sub kegiatan/paket kegiatan Bid/Bag di PUSTRA

3

3b


Koordinasi Penyusunan Rancangan RKA-KL PUSTRA t+1 Mengikuti Rapat persiapan penyusunan RKAKL berdasarkan pagu sementara yang dipimpin BPKLN Pelaporan kepada Kapus hasil rapat persiapan

OK: lap rapat persiapan RKA-KL


IK: Lap rapat persiapan RKA-KL

PJ: Bag TU

Arahan Kapus tindak lanjut hasil rapat persiapan penyusunan RKA-KL

IK: Lap rapat persiapan RKA-KL

PJ: Kapus

3b

3b

3b

Jun I-III 4a 4b

-

Jun I

4b

KK: Memo Dinas

Jun I

4c

-

Jun I

4d

4a

4b

4c K1



No 4d

4e

4f

5 5a

5b

5c

5d

5e

5f

5g 5h

6

6a



PJ & PL

Penginformasian hasil rapat persiapan penyusunan RKA-KL dan permintaan penyesuaian rencana usulan keg bid/bag PUSTRA berdasarkan pagu sementara

IK: lap rapat persiapan RKA-KL

PJ: Bag TU

Penyesuaian rencana usulan keg PUSTRA indikatif menjadi rencana usulan keg PUSTRA, sementara (dalam format sesuai aplikasi RKA-KL) IK: pagu sementara PUSTRA, dan rencana usulan keg PUSTRA, indikatif Pelengkapan /penyempurnaan kembali usulan kegiatan (sub keg/paket) unit kerja di PUSTRA oleh unit pengusul (Bid/bag)

OK: rencana usulan keg Bag/Bid PUSTRA, sementara

PJ: Bag TU PL: Semua Bid/Bag

IK: rencana usulan keg Bag/Bid PUSTRA, sementara

PJ: Bag TU PL: Bid./Bag

Koordinasi Penyusunan Bahan Penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA Sreening kelengkapan usulan kegiatan unit kerja di PUSTRA oleh Bagian TU PUSTRA Penggabungan usulan kegiatan unit kerja di PUSTRA dalam format RKA-KL oleh Bagian TU PUSTRA IK: rencana usulan keg Bag/Bid PUSTRA, sementara yg telah lolos discreening Pelaporan bahan RKA-KL lingkup PUSTRA kepada KAPUS PUSTRA Diseminasi bahan penelaahan awal RKAKL PUSTRA ke semua unit kerja (Bid/Bag) PUSTRA

Perbaikan bahan penelaahan awal RKAKL PUSTRA Penentuan apakah masih ada yang perlu diperbaiki menurut Kapus Otorisasi KAPUS PUSTRA terhadap bahan penelaahan RKA-KL lingkup PUSTRA, pagu sementara Penyampaian bahan penelaahan Sementara RKA-KL PUSTRA yang telah diotorisasi ke Sesjen u.p BPKLN Koordinasi penyusunan rancangan RKA-KL Kementerian PU untuk penyusunan Satuan 3 sementara Kementerian PU Seleksi usulan kegiatan unit kerja eselon II (dilakukan oleh BPKLN, PUSTRA sebagai pihak yang melengkapi jika ada kekurangan menurut BPKLN)

Kapus Kabag K1

Bag TU Subbag PK

Subbag Umum

Bid Kajian Kinerja



Sesjen / BPKLN

4d 4d

4e

4d

4d

4e

4d

KemKeu

Tempat & Kelengkp. Kritis KK: Memo Dinas

Waktu Kritis

Proses berikut (PB) 4e

Keterangan (Ket)

KK: Formform RKAKL

Jun II

4f

For 1.1 s.d 3.5 RKA-KL

-

Jun III

5

4d

4e

4d

Jun IIIJul II IK: rencana usulan keg Bag/Bid PUSTRA, sementara OK: draft rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara


IK: draft rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara IK: draft rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara OK: Masukan perbaikan OK: rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara IK: rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara


IK: rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara IK: rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara yg telah diotorisasi

PJ: Kapus

5a 5a


Jul III

5b

Lamp. E-5b: panduan screening, analogi penelaahan RKA-KL

-

Jun III

5c

-

-

Jun IV

5d

KK: lembar masukan / kuesioner

Jun IV

5e

-

Jul I

5f

Jul I

4f atau 5g

-

Jull I

5g

KK: Memo Dinas

Jul I

6

5b

5c 5c


5c

5c

5d 5e

PJ: Bag TU PL: Subbag PA PJ: Kapus PL: Bag TU

KK: panduan screening

4e

5f

5e

4c

5e

4c

5c 5c

5g PJ: Bag TU PL: Subbag Um

5h 5h

5h

5h

5h

Jul II

IK: rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara yg telah diotorisasi

PJ: BPKLN

6a K2


-

Jul I-II

6b

Jika menurut Kapus perlu diperbaiki, maka langkahnya kembali ke langkah 4f


No 6b

7

8 8a



PJ & PL

Pengecekan apakah masih diperlukan perbaikan rancangan RKA-KL PUSTRA berdasar pagu sementara berdasarkan penelaahan BPKLN?

IK: rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara yg telah diotorisasi

BPKLN

IK: bahan penelaahan awal RKA-KL Kementerian PU

PJ: BPKLN

Penyampaian RKA-KL ke Bappenas (Penyerahan dilakukan oleh Setjen u.p. BPKLN. Bag TU PUSTRA melengkapi dokumen yang diperlukan & memonitor) Koordiansi penelaahan awal RKA-KL Lingkup PUSTRA (berdasar pagu Sementara) Penunjukan perwakilan PUSTRA untuk mengikuti penelaahan RKA-KL lingkup PUSTRA di DJA Kemenkeu

8b

Pembuatan ringkasan hasil penelaahan RKA-KL lingkup PUSTRA

8c

Pelaporan kepada KAPUS PUSTRA hasil penelaahan RKA-KL satuan 3 final lingkup PUSTRA

8d

8e

8f

8g

8h

8i

8j

Rapat Pembahasan hasil penelaahan RKAKL satuan 3 lingkup PUSTRA, dan pemberian arahan KAPUS untuk perbaikan Perbaikan RKA-KL lingkup PUSTRA oleh masing-masing unit kerja di lingkungan PUSTRA Penyampaian hasil perbaikan RKA-KL lingkup PUSTRA kepada Bag TU PUSTRA Penggabungan kembali RKA-KL lingkup PUSTRA oleh Bag TU PUSTRA setelah perbaikan dari msing-masing unit kerja di PUSTRA

Pelaporan ke KAPUS PUSTRA dari Bag TU Otorisasi KAPUS PUSTRA atas perbaikan RKA-KL berdasarkan pagu sementara lingkup PUSTRA Penyampaian perbaikan RKA-KL lingkup PUSTRA berdarkan pagu sementara kepada BPKLN

Kapus Kabag

Bag TU Subbag PK

Subbag Umum

Bid Kajian Kinerja



Sesjen / BPKLN

KemKeu


Jul II

K2

5h

Waktu Kritis

Proses berikut (PB) 5e atau 7

5e T

KK: Surat Dinas

7

7

Jul II

Keterangan (Ket) Jika masih diperlukan perbaikan menurut BPKLN, kembali ke langkah 5e (perbaikan)

8

Paling lambat Juli II

rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara yg telah diotorisasi sbg bahan penelaahan RKA-KL PUSTRA

7

7

Jul II-Okt II IK: rencana usulan keg PUSTRA, pagu sementara yg telah diotorisasi OK: Kesepakatan perbaikan IK: kesepakatan perbaikan


IK: ksepakatan perbaikan OK: Laporan hasil pembahasan RKAKL PUSTRA IK: laporan hasil pembahasan RKAKL PUSTRA OK: Notulensi 8d IK: notulensi 8d OK: perbaikan I rencana usulan keg Bid/bag dalam format RKA-KL IK: perbaikan I rencana usulan keg Bid/bag dalam format RKA-KL IK: perbaikan I rencana usulan keg Bid/bag dalam format RKA-KL OK: perbaikan I renc usulan keg PUSTRA IK: perbaikan I renc usulan keg PUSTRA

PJ: Bag TU

8a

PJ: Bag TU

8a

8c

PJ: Kapus PL: Bag TU PJ: Bag TU PL: Semua Bid./ Bag

PJ: Kapus

IK: perbaikan I renc usulan keg PUSTRA, yg telah diotorisasi


-

Jul II

8c

KK: Memo Dinas

Jul II

8d

-

Jul II

8e

KK: format aplikasi RKA-KL terakhir

Jul III

8f

-

Jul III

8g

KK: aplikasi RKA-KL

Jul III

8h

KK: Memo Dinas

Jul III

8i

-

Jul IV

8j

KK: Memo Dinas & Lamp RKAKL PUSTRA perbaikan I

Jul IV

9

8d

8e

8e

8e

8e

8e

8e

8e

7 8f


IK: perbaikan I renc usulan keg PUSTRA

8b

8c

PJ: Bag TU PL: semua Bid/bag


Jul II

8a

8b

8c

TK: DJA KemenKeu

8g

8h 8e

8h

8i 8i

8j

8j K3



No 9 9a

9b

10 10a

10b



PJ & PL

Kabag

Penerimaan dan Respon atas Alokasi pagu anggaran PUSTRA berdasarkan SE Pagu Definitif bidang PU: Penerimaan alokasi pagu anggaran definitif Lingkup PUSTRA dari BPKLN berdasarkan pagu Definitif

IK: pagu definitif PUSTRA dari BPKLN

PJ: Kapus

Pemberian arahan dan petunjuk KAPUS untuk tindak lanjut atas alokasi anggaran lingkup PUSTRA dari BPKLN

IK: pagu definitif PUSTRA dari BPKLN

PJ: Kapus

IK: pagu definitf PUSTRA, arahan Kapus OK: Revisi Keg Bid/bag PUSTRA

PJ: Bag TU PL: Semua Bid./bag

OK: Revisi I RKAKL PUSTRA


Koordinasi penelaahan lanjutan (berdasarkan pagu definitf) dan pengesahan RKA-KL Revisi RKA-KL untuk sub keg/paket bid./bag PUSTRA

Revisi RKA-KL lingkup PUSTRA berdasarkan alokasi anggaran setelah pagu definitif

Kapus

Bag TU Subbag PK

Subbag Umum

Bid Kajian Kinerja



Sesjen / BPKLN

KemKeu


Waktu Kritis

Proses berikut (PB)

Keterangan (Ket)

KK: Memo Dinas

Okt I-II

9b

Pagu Definitif PUSTRA dari BPKLN ditentukan berdasarkan pagu definitf KemPU dari KemKeu setelah UU APBN ditetapkan

KK: rapat

Okt II

10

-

Okt II

10b

-

Okt II

10c

-

Okt II

10d

K3

9a

9a 9a

9a

5h 9a

10a

10a

10a

10a

10a

10a

10a

10a

10b

10b 10c

Persetujuan Kapus atas revisi rancangan RKA-KL setelah pagu definitif

IK: Revisi I RKAKL PUSTRA

PJ: Kapus

Penyampaian hasil revisi RKA-KL lingkup PUSTRA kepada BPKLN

IK: Revisi I RKAKL PUSTRA diotorisasi IK: catatan perbaikan, memo Dinas

PJ: Bag TU PL: Subbag Um PJ: Bag TU PL: Subag PA

T 10c

Y 10d 10e

Pengechekan apakan perlu Perbaikan/penyempurnaan revisi RKA-KL menurut penelaahan BPKLN

KK: 1 asli dan 2 copy

10d

10d

Y

10d Okt II

10f atau 10b

KK: Revisi I RKA-KL PUSTRA diotorisasi KK: memo dinas dilampirkan lap hasil penelaahan -

-

10g

-

10h

-

10i

-

-

10j

-

-

10k

10e 10e

10b 10f

10g

Penunjukan perwakilan untuk mengikuti penelaahan lanjutan RKA-KL berdasarkan pagu definitif di DJA KemenKeu. Pelaporan atas hasil penelaahan RKA-KL lanjutan berdasarkan pagu definitif.

IK: undangan penelaahan RKAKL PUSTRA


OK: laporan hasil penelaahan

PJ: Bag TU

10f

10f

10f 10g

10g

10h

10i

10j

10f

10g

Rapat Pembahasan hasil penelaahan lanjutan RKAKL PUSTRA berdasarkan pagu definitif, dan pemberian arahan KAPUS untuk perbaikan Perbaikan revisi RKA-KL lingkup PUSTRA oleh masing-masing unit kerja di lingkungan PUSTRA

IK: lap hasil penelaahan OK: Notulensi 10i

PJ: Kapus

IK: Notulensi 10i


10i

Penyampaian hasil perbaikan revisi RKAKL lingkup PUSTRA pagu definitif kepada Bag TU PUSTRA

OK: revisi II usuan keg bid/bag format RKA-KL


10j

10h

10i

10i 10i

K4


10i

10i

10i

10i

Jika masih ada perbaikan, maka kembali ke 10b untuk melakukan siklus perbaikan dan otorisasinya


No 10k

10L

10n

10o

10p

10q

Uraian Kegiatan (K) /rincian langkah (RL) Penggabungan kembali RKA-KL lingkup PUSTRA pagu definitif oleh Bag TU PUSTRA setelah perbaikan dari msingmasing unit kerja di PUSTRA Pelaporan ke KAPUS PUSTRA

Penentuan apakah masih diminta Kapus untuk Perbaikan/penyempurnaan revisi RKA-KL Otorisasi KAPUS PUSTRA atas perbaikan RKA-KL berdasarkan pagu definitif lingkup PUSTRA


PJ & PL

OK: revisi II RKAKL PUSTRA


-


IK: catatan/arahan perbaikan dari Kapus OK: revisi RKA-KL PUSTRA IK: revisi RKA-KL PUSTRA

Penyampaian perbaikan RKA-KL lingkup PUSTRA berdarkan pagu definitif kepada BPKLN

IK: revisi RKA-KL PUSTRA

Penentuan apakah masih diminta BPKLN atau perlu Perbaikan/penyempurnaan revisi RKA-KL

IK: catatan perbaikan, memo Dinas

Kapus Kabag

PJ: Bag TU PL:

Bag TU Subbag PK

Subbag Umum

Bid Kajian Kinerja



Sesjen / BPKLN

KemKeu

K4

10L 10L

Tempat & Kelengkp. Kritis -

Waktu Kritis -

Proses berikut (PB) 10L

KK: Memo Dinas & Lamp

-

10m

-

10m / 10i

Jika diminta perbaikan oleh Kapus, maka kembali ke langkah 10i

-

-

10p

Setelah perbaikan

1 asli, 3 copy,

-

10q

disertai data elektronik & data pendukung

-

10r atau 10i

Jika masih ada perbaikan, maka kembali ke 10b untuk melakukan siklus perbaikan dan otorisasinya

KK: asli & copy

Okt IV

11

DJA a.n. Menkeu mengesahkan RKA-KL dan SAPSK

KK: asli & copy

Okt IV / NOv

12

Rincian Alokasi APBN ditetapkan berdasar SAPSK yang telah ditetapkan

Y 10i

T PJ: Bag TU PL: Subbag PA

10o 10o


10p

10p

10p

10p

10p

10p

PJ: Bag TU PL: Subag PA

Y 10q 10i

10r

Penerimaan dokumen Pengesahan RKAKL oleh DJA a.n. Menteri Keuangan

IK: RKA-KL PUSTRA Final

Keterangan (Ket)

BPKLN

10r 10r

11

Penerimaan Perpres tentang Rincian Alokasi APBN

IK: SAPSK yg telah ditetapkan

BPKLN

10r 10r

12 12a

12b

12c

Koordinasi Penyusunan dan Penelaaan DIPA (Oktober – Desember) Penyiapan konsep awal DIPA ingkup PUSTRA Pelaporan konsep awal DIPA kepada KAPUS PUSTRA

Pembahasan konsep awal DIPA PUSTRA

Okt II – Des II IK: Revisi RKA-KL PUSTRA OK: Konsep awal DIPA IK: Konsep awal DIPA t+1

IK: Konsep awal DIPA t+1 OK: Notulesi rapat12c

PJ: Bag TU PL: Subbag PA PJ: Bag TU PL: Subbag PA


-

Okt II

12b

KK: Memo dinas disertai lampiran konsep awal DIPA t+1 -

-

12c

-

12d

12a

12b

12b

12b

12b

12b K5



No



PJ & PL

12d

Perbaikan/penyempurnaan konsep awal DIPA

IK: Notulensi rapat 12c OK: perbaikan konsep awal DIPA


12e

Penelaahan sendiri dan penyempurnaan hasil perbaikan rancangan DIPA

IK: perbaikan konsep awal DIPA OK: perbaikan konsep awal DIPA setelah penelaahan IK: perbaikan konsep awal DIPA setelah penelaahan sendiri IK: perbaikan konsep awal DIPA setelah penelaahan sendiri


12f

12g

12h

12i

12j

Pelaporan kembali hasil perbaikan rancangan DIPA kepada KAPUS PUSTRA Pengecekan apakah masih diminta Kapus untuk Perbaikan/penyempurnaan revisi RKA-KL

Otorisasi KAPUS PUSTRA atas konsep akhir DIPA sebelum diserahkan kepada BPKLN

IK: konsep akhir DIPA PUSTRA

Penyampaian konsep akhir DIPA PUSTRA kepada BPKLN


Pengecekan apakah masih diminta Perbaikan/pelengkapan oleh BPKLN

Kapus Kabag

Bag TU Subbag PK

Subbag Umum

Bid Kajian Kinerja



Sesjen / BPKLN

KemKeu

12e

Tempat & Kelengkp. Kritis -

Waktu Kritis

Keterangan (Ket)

-

Proses berikut (PB) 12e

KK: BAS, SBU, SBK, KPJM

Nov I/II

12f

Dilakukan setelah penetapan Perpres tentang rincian alokasi APBN

-

-

12g

-

12h / 12d

-

Nov IV

12i

Memo dinas disertai lampiran

Nov IV

12j

KemPU selambat-lambatnya menyerahkan konsep akhir DIPA kepada DJPB KemKeu pada Des II

Nov IVDes I

13/ 12d

Jika diminta perbaikan oleh Kapus, maka kembali ke langkah 11d

KK: 12 copy

Des II

14

-

Des II

15

DJPB a.n. Menkeu mengesahkan DIPA Apabila diperlukan BPKLN dapat dibantu Bag TU dalam hal penyampaian konsep akhir DIPA, yang telah ditandatangani KPA 13 a

-

Des III

15

-

Des IV

17

12e

PJ: Bag TU PL: Subbag PA PJ: Bag TU

12f

12f 12f

Y 12d

PJ: Kapus 12h 12h



12i

12i

12i

12i

12i

BPKLN 12d

13

14

15

16

Penyampaian Konsep Akhir DIPA setelah ditandatangani KPA (Sesjen PU), untuk Pengesahan konsep DIPA oleh Dirjen DJPB a.n. MenKeu

Penyusunan Konsep Petunjuk Operasional Kegiatan (POK)

Pembahasan Konsep POK

Penerimaan DIPA yang telah disahkan

Jika diminta perbaikan oleh Kapus, maka kembali ke langkah 12d

IK: konsep akhir DIPA ditandatangani KPA (Sesjen PU)

BPKLN

IK: konsep akhir DIPA ditandatangani KPA (Sesjen PU) OK: Konsep awal POK IK: Konsep awal POK OK: Notulensi penyempurnaan POK


IK: DIPA yang telah disahkan


13

13

13

13

14

14

14


14

15 15 16

14

15 15

14

15 15

16 16

16

K6 K5



No

17

18

19



PJ & PL

Perumusan Akhir Konsep POK

IK: DIPA yang telah disahkan, konsep POK yg diperbaiki OK: Rumusan Akhir Konsep POK


IK: Rumusan Akhir Konsep POK OK: POK telah dilegalisasi

PJ: Kapus

IK: Rumusan Akhir Konsep POK OK: POK telah dilegalisasi

PJ: Kapus

Otorisasi / Penetapan POK

Penyebarluasan POK

Kapus Kabag

Bag TU Subbag PK

Subbag Umum

Bid Kajian Kinerja



K6

Sesjen / BPKLN

KemKeu


Waktu Kritis

Proses berikut (PB)

-

Des IV

18

-

Des IV

-

Des IV

Tahap pelaksan aan anggara n Tahap pelaksan aan anggara n

17 17

18 18

18

18 18

18

Stop


18

Keterangan (Ket)

LAMPIRAN PENUNJANG II POS KOORDINASI DAN SINKRONISASI PERENCANAAN, PEMROGRAMAN, DAN PENGANGGARAN DI LINGKUNGAN PUSTRA LAMPIRAN A-1

METODE FISH BONE ANALYSIS UNTUK IDENTIFIKASI RISIKO

LAMPIRAN B-1

METODE FISH BONE ANALYSIS UNTUK IDENTIFIKASI RISIKO

LAMPIRAN B-7

SUBSTANSI DAN MATRIK UNTUK MASUKAN RKP

LAMPIRAN C-6A1

MATRIK USULAN SUB KEGIATAN/PAKET KEGIATAN DAN SUB KEGIATAN PRIORITAS PADA BIDANG/BAGIAN DI LINGKUNGAN PUSTRA

LAMPIRAN C-6A2

PANDUAN PENENTUAN INDIKATOR KINERJA

LAMPIRAN C-6C1

KRITERIA SELEKSI

LAMPIRAN C-6C2

OUTLINE STANDAR RENJA PUSTRA

LAMPIRAN C-63

MATRIK USULAN KEGIATAN DAN KEGIATAN PRIORITAS PUSTRA TAHUN BERIKUTNYA (T+1)

LAMPIRAN D-3F

MATRIK MANAJEMEN RISIKO USULAN PROGRAM, KEGIATAN, SUB KEGIATAN DAN PAKET KEGIATAN

Lamp Penunjang II - 1

LAMPIRAN B-1 METODE FISH BONE ANALYSIS UNTUK IDENTIFIKASI RISIKO Apakah mereka (masyarakat) menginginkannya?

Apakah kita boleh melakukannya? UU PP

Kualitas Hukum/ Perundangan

“asosiasi masy (profesi, LSM, paguyuban setempat)

Pelayanan Harga

Perpres, Keppres, Inpres

Opini Publik

Peraturan Menteri

Kuantitas

Waktu Penyerahan

Lingkungan Sekitar

Financial Return (Cost Recovery)

Tujuan & sasaran

Daya tarik Pembangunan Multiplier effect

Prioritas

Alat/Mesin Logistik

Perintah Potensi Kecurangan

Aspek Teknis

Kinerja Pembangunan

inovasi Motivasi

KESUKSESAN

Ketersediaan SDM

Output, Outcome, Manfaat, Benefit

Apakah kita menginginkannya?

Juklak/Juknis Budaya

Penerimaan Finansial

Kesesuaian topografi dan morfologi dg ketentuan teknis standar/yg hrs dipenuhi

Man. SDM

Kesiapan dana Apakah kita dapat melakukannya?

M. Prod/ Konstruksi

Lamp Penunjang II - 2

Ketersediaan lahan yg tdk masalah (pembebasan lahan, status tanah, kesesuaian dg RTRW Kota/Kab Ancaman geologi (patahan, longsoran, dll)

Manajemen Man. Keu

Biaya

Ancaman iklim/cuaca? (hujan, banjir, longsor)

Apakah ada ancaman fisik

LAMPIRAN B-7 SUBSTANSI DAN MATRIK UNTUK MASUKAN RKP SUBSTANSI/MATERI MASUKAN RKP BIDANG PUSTRA, Mencakup: 1. Kondisi Umum 2. Permasalahan dan Sasaran Pembangunan Tahun T+1 3. Arah Kebijakan Pembangunan Tahun T+1 4. Matrik Program Pembangunan Tahun T+1 MATRIK MASUKAN RKP No

MAK

KEGIATAN PRIORITAS BIDANG

KELUARAN

FOKUS PRIORITAS BIDANG: ................................... 1.

2.

3.

Lamp Penunjang 3

PROGRAM

INSTANSI PELAKSANA

PAGU INDIKATIF (Miliar Rupiah)

LAMPIRAN C-6A1 MATRIK USULAN SUB KEGIATAN/PAKET KEGIATAN DAN SUB KEGIATAN PRIORITAS PADA BIDANG/BAGIAN DI LINGKUNGAN PUSTRA

Kode MAK

Nama Program/Kegiatan/Sub Kegiatan/Paket

Indikator Kinerja

Target Kinerja T+1

Lamp Penunjang 4

Alokasi Lokasi T+1 (Provinsi)

LAMPIRAN C-6A2 PANDUAN PENENTUAN INDIKATOR KINERJA Indikator Kinerja Indikator merupakan alat untuk mengukur pencapaian kinerja (impact, outcome, dan output) baik di tingkat Kabinet/Pemerintah ataupun di tingkat K/L. Pengukuran kinerja memerlukan penetapan indikator-indikator yang sesuai dan terkait dengan informasi kinerja (impact, outcome, dan output). (Sumber; Buku Pedoman Restrukturisasi Program Dan Anggaran-Depkeu dan Bappenas) Kriteria Penyusunan Indikator Kinerja Penyusunan indikator kinerja, perlu mempertimbangkan kriteria sebagai berikut: 1. Relevant : indikator terkait secara logis dan langsung dengan tugas institusi, serta realisasi tujuan dan sasaran strategis institusi. 2. Well-defiend : definisi indikator jelas dan tidak bermakna ganda sehingga mudah untuk dimengerti dan digunakan. 3. Measurable : indikator yang digunakan diukur dengan skala penilaian tertentu yang disepakati, dapat berupa pengukuran secara kuantitas, kualitas atau harga. a) Indikator kuantitas diukur dengan satuan angka dan unit. Contoh indikator kuantitas : jumlah penumpang b) Indikator kualitas menggambarkan kondisi atau keadaan tertentu yang ingin dicapai (malalui penambahan informasi tentang skala/tingkat pelatanan yang dihasilkan. Contohnya; satuan menit, satuan volume, satuan jarak dll. c) Indikator harga mencerminkan kalayakan biaya yang diperlukan untuk mencapai sasaran kinerja. Contohnya; biaya perosesan, biaya administrasi, biaya transportasi dll. 4. Appropriate : indikator yang dipilih harus sesuai dengan upaya peningkatan pelayanan/kinerja 5. Reliable : indikator yang digunakan akurat dan dapat mengikuti perubahan tingkatan kinerja 6. Verifiable : memungkinkan proses validasi dalam sistem yang digunakan untuk menghasilkan indikator 7. Cost-effective : kegunaan indikator sebanding dengan biaya pengumpulan data Selanjutnya, definisi masing-masing indikator kinerja berdasarkan struktur manajemen kinerja dijabarkan sebagai berikut ; A. Indikator kinerja pada tingkat kabinet/pemerintah (perencanaan kebijakan) • Indikator impact/indikator kinerja prioritas, impact pada tingkat perencanaan kebijakan merupakan kinerja dari prioritas. Pencapaian kinerjanya diukur indikator impact. • Indikator outcome/indikator kinerja fokus prioritas Outcome pada tingkat perencanaan kebijakan merupakan kinerja dari fokus prioritas. Pencapaian kinerjanya diukur menggunakan indikator kinerja fokus prioritas. Lamp Penunjang 5

•

Indikator output/indikator kinerja kegiatan prioritas Output pada tingkat perencanaan kebijakan merupakan kinerja dari kegiatan prioritas. Pencapaian kinerjanya diukur menggunakan indikator output/indikator kinerja kegiatan prioritas. B. Indikator kinerja pada tingkat Kementerian Negara/Lembaga (K/L) • Indikator impact/indikator kinerja K/L (misi/sasaran K/L) Impact pada tingkat K/L merupakan kinerja dari misi/sasaran K/L. Pencapaian kinerja diukur menggunakan indikator impact/indikator kinerja K/L • Indikator outcome/indikator kinerja program Outcome pada tingkat K/L merupakan kinerja dari program pencapaian kinerja diukur menggunakan indikator outcome/indikator kinerja program • Indikator output/indikator kinerja kegiatan Output pada tingkat K/L merupakan kinerja dari kegiatan. Pencapaian kinerjanya diukur menggunakan indikator output/indikator kinerja kegiatan. Target Indikator Kinerja Target kinerja disusun setelah indikator kinerja ditetapkan. Target kinerja menunjukan sasaran kinerja spasifik yang akan dicapai oleh K/L, program, dan kegiatan dalam periode waktu yang telah ditetapkan. Dalam menetapkan target kinerja perlu diperhatikan standar kinerja yang dapat diterima (benchmarking). Salah satu cara menentukan standar kinerja adalah dengan mengacu kepada tigkat kinerja institusi/negara lain yang sejenis sebagai perwujudan best practices. Standar kinerja dan target kinerja dinyatakan dengan jelas pada awal siklus perencanaan (dapat dilakukan pada tahap perencanaan strategis atau awal tahun anggaran). Hal ini untuk menjamin aspek akuntabilitas pencapaian kinerja. Kriteria dalam menentukan target kinerja menggunakan pendekatan “SMART”, yaitu : a) Specific; sifat dan tingkat kinerja dapat diidentifikasi dengan jelas. b) Measurble; target kinerja dinyatakan dengan jelas dan terukur baik bagi indikator yang dinyatakan dalam bentuk kuantitas, kualitas dan biaya. c) Achievable; target kinerja dapat dicapai terkait dengan kapasitas dan sumber daya yang ada. d) Relevant; meencerminkan keterkaitan (relevansi) antara target output dalam rangka mencapai target outcome yang ditetapkan, serta antara target outcome dalam rangka mencapai target impact yang ditetapkan. Berikut dibawah ini merupakan Kerangka yang dapat digunakan dalam identifikasi indikator kinerja. Contoh pada gambar berikut hanyalah merupakan salah satu contoh dari kegiatan yang ada di lingkungan PUSTRA. Indikator yang disampaikan juga hanyalah merupakan salah satu contoh indikator yang mungkin. Diagram tersebut hanya memberikan contoh mengenai bagaimana sebaiknya mengidentifikasi indikator kinerja yang dapat diukur, tetapi juga tetap benar dari aspek konsepsinya. Untuk mewakili kinerja suatu program/kegiatan yang sangat beragam kegiatan/sub kegiatan di bawahnya, tidak perlu dituliskan semua indikator kinerja yang mungkin ada, tetapi cukup memilih Indikator Kinerja Utama (IKU) yang dapat merepresentasikan / mewakili kinerja program/kegiatan tersebut. Lamp Penunjang 6

Pada gambar contoh ini dapat dilihat bahwa untuk menghasilkan outcome, masih diperlukan kegiatan/sub kegiatan lain yang mungkin bukan merupakan kegiatan bidang PUSTRA yang memungkinkan output yang dihasilkan dari kegiatan bidang PUSTRA tersebut menjadi berfungsi. Untuk menghasilkan benefit, maka hasil/outcome tersebut harus dapat dirasakan oleh masyarakat. Sedangkan untuk menghasilkan impact, dibutuhkan lebih banyak lagi kegiatan lain yang saling bersinergi, sehingga hubungan langsung antara impact dengan output kegiatan bidang PUSTRA menjadi tidak terlalu langsung lagi. Apabila kegiatan-kegiatan lain non bidang PUSTRA tidak bersifat sinergis, maka impact yang diharapkan juga menjadi sulit dicapai. Pada gambar tersebut, yang digambarkan dengan lingkaran/oval dan kotak di ujung kanan serta diblok dengan warna biru adalah merupakan input, output, utcome, benefit, dan impact. Sedangkan yang digambarkan dengan kotak di bawahnya dan dblok dengan warna abu-abu/hijau muda/kuning/ungu sesuai dengan kotak nama kegiatannya adalah merupakan indikator kinerja dari masingmasing input, output, outcome, benefit, dan impact. Untuk kepentingan pemrograman dan penganggaran kegiatan tahunan, dalam penentuan indikator output kegiatan/sub keg/paket keg sebaiknya memperhatikan indikator yang telah disepakati dalam Renstra PUSTRA yang berlaku. Gambar Lamp-C6A2 Contoh Penentuan Indikator Kinerja pada Sub keg: penyusunan laporan analisis dan harmonisasi kebijakan Penyusunan Laporan analisis dan harmonisasi kebijakan

Pembinaan usaha ekonomi masy pada aspek strategis Pembinaan kelembagaan Masy pd aspek strategis Upaya peningkatan kesejahteraan Masyarakat pada aspek strategis

Perencanaan tahunan

OUTPUT: *laporan hasil keg analisis * lap keg harmonisasi kebijakan

INPUT: * Dana, * Pelaksana

* jumlah dana * jumlah bln kerja pelaksana (OB / MM)

* jumlah laporan hasil analisis * jumlah laporan hasil keg harmonisasi kebij.

OUTCOME:* hasil analisis & rekomendasi harmonisasi kebijakan yg dimanfaatkan

DLL

IMPACT: pertumbuhan ekonomi nas * kesejahteraan masy

DLL

* jumlah hasil analisia dan rekomendasi harmonisasi kebijakan yang dimanfaatakan

* jumlah masyarakat yang menerima infrastuktur strategis ke-Puan yang direkomendasikan dari kajian strategis

Investasi masy dan swasta Pada aspek strategis

Revisi Kebijakan Infrastruktur

KETERANGAN

DLL

BENEFIT Masyarakat yang menerima inftastruktur strategis kePuan

Msyarakat yg butuh infrastrutkur strategis

Peningkatan teknologi & Inovasi masy

Indikator Kinerja

Lamp Penunjang 7

* peningkatan produktivitas nasional * peningkatan indeks pertumbuhan ekonomi nas * peningkatan indeks kesejahteraan masy

LAMPIRAN C-6C1 KRITERIA SELEKSI

Kriteria Prioritas Program/kegiatan dalam RKA-KL (Untuk Seleksi) 1. Program

dan

kegiatan

yang

mendukung

pencapaian

sasaran

Priotitas

Pembangunan Nasional dan/atau Prioritas Kementerian Negara/Lembaga. 2. Kebutuhan anggaran yang bersifat mengikat 3. Kebutuhan dana Pendamping untuk kegiatan-kegiatan yang anggarannya bersumber dari pinjaman dan hibah luar negeri. 4. Kebutuhan anggaran untuk kegiatan lanjutan yang bersifat tahun jamak (multi years) 5. Penyediaan dana untuk mendukung pelaksanaan kegiatan percepatan pemulihan pasca konflik dan pasca bencana di berbagai daerah.

Lamp Penunjang 8

LAMPIRAN C-6C2 Outline Standar Renja PUSTRA I. Latar Belakang 1.1 Kondisi Umum 1.2 Permasalahan II. Tujuan dan Sasaran 2.1 Tujuan 2.1.1 Tujuan Kementerian PU 2.1.2 Tujuan Jangka Menengah PUSTRA 2.2 Sasaran 2.2.1 P erkiraan Pencapaian Sasaran PUSTRA Tahun T (tahun Berjalan) 2.2.2 Sasaran Tahun t+1 A. Sasaran Kementerian PU B. Sasaran PUSTRA Tahun t+1 III. Arah Kebijakan 3.1 Kerangka Regulasi 3.2 Kerangka Pelayanan Umum dan Investasi Pemerintah IV. Usulan Kegiatan Prioritas (disertai detail kegiatan prioritas dalam matrik C-6a) V. Usulan Kegiatan Dasar dan Penunjang (disertai detail kegiatan dasar dan penunjang dalam matrik C-6a)

Lamp Penunjang 9

LAMPIRAN C-63 MATRIK USULAN KEGIATAN DAN KEGIATAN PRIORITAS PUSTRA TAHUN BERIKUTNYA (T+1)

Kode MAK

Nama Program/Kegiatan

Indikator Kinerja Kegiatan

Satuan Indikator Kinerja

Lamp Penunjang 10

Target Kinerja T+1

Alokasi T+1

Lokasi (Provinsi)

LAMPIRAN D-3F MATRIK MANAJEMEN RISIKO USULAN PROGRAM, KEGIATAN, SUB KEGIATAN DAN PAKET KEGIATAN

No Usulan Program/Keg/Sub Keg/Paket

Deskripsi singkat peristiwa risiko

Penyebab terjadinya risiko

Tingkat risiko *)

Rencana Penanganan Risiko **)

Tingkat risiko setelah rencana penanganan ***)

Tren risiko ****)

Keterangan *) Tingkat Risiko, merupakan nilai komposit dari tingkat Kemungkinan Risiko dan tingkat konsekuensi risiko **) Rencana penanganan risiko merupakan pilihan dari banyak opsi penanganan risiko, dengan menggunakan pertimbangan/kriteria pemilihan opsi penanganan risiko ***) Tingkat Risiko setelah rencana penanganan, merupakan nilai komposit dari tingkat kemungkinan risiko setelah rencana penanganan dan tingkat konsekuensi risiko setelah rencana penanganan. ****) Tren risiko, merupakan tren risiko yang terjadi setelah penanganan dibandingkan sebelum rencana penanganan. Dapat dinyatakan dengan nilai deskriptif menurun/naik, atau dengan menggunakan nilai bilangan (negatif jika menurun, atau positif atau nol jika malah bertambah atau tidak berubah)

Lamp Penunjang 11

Executive Summary. PT. Maxitech Utama Indonesia Engineering and Management Consultant

Recommend Documents