EVROPSKÝ PARLAMENT Generální tajemník SDĚLENÍ ČLENŮM PŘEDSEDNICTVA Věc : Potřeba kanceláří a skladovacích prostor v Bruselu Budova 30/50 rue Wiertz – pronájem dvou poschodí Podzemní skladovací prostory – koupě SHRNUTÍ Pro uspokojení rostoucích potřeb kanceláří a skladovacích ploch považuje správa za vhodné přistoupit: − k pronájmu dvou poschodí ve výše uvedené budově rue Wiertz 30/50; budova sousedí s komplexem ASP; − ke koupi skladovacích prostor patřících SEL, přiléhající ke komplexu ASP. 1. Potřeby, pokud jde o kanceláře Společnost Befimmo, která je vlastníkem objektu 30/50 rue de Wiertz, nabídla k pronájmu 2 poschodí (2. a 3. poschodí) budovy od 1. 1. 2005 na dobu nejméně tří let podle klasického schématu pronájmu 3/6/9. 2. Potřeby, pokud jde o skladovací prostory Společnost SEL vlastní podzemní prostory vyhovující potřebám Parlamentu, pokud jde o skladovací prostory; jejich nákup by umožnil funkčnější uspořádání zásob materiálu v Bruselu. Po jednáních mezi Parlamentem a vlastníkem navrhl vlastník prodejní cenu odrážející skutečnou hodnotu majetku. Protože je však ke skutečnému využívání těchto prostor nezbytné provést stavební úpravy, je případná koupě nutně vázána na získání povolení k provedení úprav z urbanistického hlediska. -oV tomto sdělení tedy členům předsednictva doporučujeme, aby vyjádřili své stanovisko k navrhovanému pronájmu dvou poschodí budovy v rue Wiertz 30/50 na dobu minimálně tří let s nájemní smlouvou typu 3/6/9. vyjádřili své stanovisko k nákupu podzemního objektu skladiště nabízeného společností SEL; a v případě kladného stanoviska pověřili generálního tajemníka, aby 1. vyřídil potřebné formality k získání nezbytného povolení z urbanistického hlediska k provedení příslušných stavebních úprav skladovacích prostor; 2. se v souladu s čl. 179 odst. 3 finančního nařízení obrátil na Rozpočtový výbor a získal jeho stanovisko ohledně finanční stránky obou operací; pověřili předsedu a generálního tajemníka, aby vyřídili veškeré formality spojené s podepsáním nájemní smlouvy na prostory na dvou poschodích budovy v rue Wiertz 30/50 a kupní smlouvy na skladovací prostory s podmínkou, že pro tyto prostory bude nejprve získáno příslušné povolení z urbanistického hlediska.
PE 352.410/BUR
I.
Historie
A. Potřeby, pokud jde o kanceláře V polovině roku 2003 na žádost generálního tajemníka pracovní skupina složená ze zástupců politických skupin a generálního tajemníka prostudovala podrobně důsledky rozšíření, pokud jde o potřeby dalších kancelářských prostor. Generálnímu tajemníkovi byla předložena závěrečná zpráva dne 13. 10. 2003 (příloha 1). V závěrech této zprávy se uvádí, že pronájem budov Montoyer 63 (tehdy volná) a Montoyer 75 (v současnosti obsazena Komisí) odpovídala tehdejším potřebám skupin a generálních ředitelství. V posledních měsících roku 2003 se zjistilo, že uživatel prostor v Montoyer 75, Komise, nemůže tyto prostory uvolnit před polovinou roku 2004. Uvolnění prostor k uvedenému datu bylo považováno za příliš pozdní a bylo třeba hledat náhradní řešení. Evropský parlament proto ihned zahájil jednání s vlastníkem a nájemcem budovy Remard (společné vlastnictví s Atrium II); Evropský parlament mohl pronajmout tuto budovu, která mu byla uvolněna od února 2004. Nicméně plocha kanceláří v Remard je 5 400 m2 oproti 7400 m2 v Montoyer 75, což představuje přibližně o 60 – 80 pracovišť méně, neboť se zjistilo, že údaje z poloviny roku 2003 od té doby pro všechny uživatele značně vzrostly. Současná situace, tj. situace ke konci listopadu 2004, je zcela prostá: 4 000 kanceláří v Bruselu již neumožňuje přijmout nové příchozí. Generální tajemník tedy požádal generální ředitelství INFI o hledání budovy co nejblíže hlavním budovám umožňující zřídit přibližně sto dalších pracovišť. V každém případě je třeba aktualizovat zprávu generálního tajemníka zde dne 13. 10. 2004, aby bylo zajištěno, že důsledky iniciativy „Raising the game“ a rozšíření organizační struktury na rok 2005 oproti roku 2004 budou pokryty zprovozněním budov D4-D5, a pokud tomu tak nebude, prostudovat možnosti a co nejvhodněji zvolit nezbytnou dodatečnou budovu. Tato aktualizace právě probíhá. B. Potřeby, pokud jde o skladovací prostory Neustále rostou požadavky na skladovací prostory pro různý materiál (výpočetní a telekomunikační techniku, kancelářské potřeby, nábytek aj.) i na prostory pro archivaci dokumentů. Konstatujeme, že v různých budovách přináší využívání chodeb jako skladovacích prostor potíže s normálním fungováním těchto služeb, obtíže spojené s kontrolou skladovaného materiálu nebo dokumentů a ohrožuje bezpečnost osob v případě nutnosti evakuace budov. V důsledku zvýšené legislativní činnosti předpokládáme stále větší nárůst potřeby skladovacích a archivních prostor. Stávající skladovací prostory jsou nedostatečné.
PE 352.410/BUR
Výše uvedený podzemní objekt na konci budovy ASP, či přesněji pod přístupovou rampou z rue Wiertz, v níž by bylo možné skladovat či uložit příslušný materiál, je v současnosti volný. II. Návrh na pronájem a na nákup A. Správa od září 2004 zkoumá možnosti pronájmu ploch cca 200–300 m2 odpovídající cca 100 pracovišť v budovách v blízkosti současných budov Evropského parlamentu. Navrhovaným řešením je pronájem dvou poschodí budovy 30/50 v rue Wiertz. Tato budova leží v těsném sousedství budovy ASP směrem vzhůru rue Wiertz. Dvě volná poschodí mohou být uvolněna mezi 1. 1. 2005 a 1. 3. 2005. Vlastník po jednáních přistoupil na pronájem typu 3/6/9, což umožní Evropskému parlamentu po třech letech tuto budovu opustit, tzn. v okamžiku zprovoznění budov D4/D5. Jde o plochu 2 430 m2 za cenu 250 EUR/m2 ročně. Bude-li toto řešení přijato, je třeba co nejdříve rozhodnout, jaká oddělení tam budou přesunuta, aby bylo možné vybudovat příčky a provést různé práce nezbytné pro zajištění chodu těchto oddělení. B. Pokud jde o skladovací prostory, společnost SEL předala v polovině roku 1999 Evropskému parlamentu návrh na nákup skladovacích a archivních prostor přiléhajících k budově D3 za cenu 2 843 440 EUR. Parlament tento návrh odmítl jako příliš nákladný. V rámci jednání týkajících se projektu D4-D5 předložil nabízející novou nabídku za cenu 689 971,70 EUR bez vnitřních úprav, které jsou uvedeny výše (viz korespondence se společností SEL ze dne 19. 11. 2003 – příloha 2). V rámci následujících vyjednávání správa vyjednala snížení této částky na 400 000 EUR, bez výše uvedených vnitřních úprav, což odpovídá reálně hodnotě nemovitosti (viz korespondence se SEL ze dne 1. 4. 2004 – příloha 3). Uvažovaná budova má nepopiratelné výhody z hlediska využití pro skladování materiálu: -
blízkost dalších budov užívaných Parlamentem v Bruselu ; snadný vnější přístup vchodem na parkoviště budovy A. Spinelli z rue Wiertz; snadné zabezpečení (jediný vchod); možnost propojení budov Parlamentu na úrovni parkovišť; využitelná plocha cca 200 m2 odpovídající potřebám Parlamentu; možnost vybudovat soukromé kabelové propojení mezi komplexem ASP a budovou v rue Wiertz 30/50, protože skladiště se nachází mezi nimi.
Z výše uvedeného je zřejmé, že Parlament může vytěžit z této koupě jisté výhody a snadněji spravovat skladovaný materiál. Je nicméně nutno upřesnit, že je nutné v tomto místě provést jisté úpravy, aby mohly být tyto prostory skutečně využívány ke skladování. K provedení těchto prací je nezbytně nutné získat příslušné povolení z urbanistického hlediska. S výhradou, že bude získáno toto povolení, a pro případ, že se členové předsednictva vysloví pro tuto koupi, bude nejprve potřeba obrátit se na Rozpočtový výbor a získat jeho stanovisko, pokud jde o dopady této operace na rozpočet. Poté bude třeba použít standardní postup vedoucí podepsání dohody o prodeji a poté originální kupní smlouvy.
PE 352.410/BUR
Za tímto účelem je nutné dát generálnímu tajemníkovi nezbytné pověření k provedení všech nezbytných kroků. III. Finanční dopady A. Poslední nabídka vlastníka budovy v rue Wiertz 30/50 společnosti Befimmo ze dne 22. 11. 2004, která je připojena v příloze (příloha 4), stanoví cenu pronájmu dvou poschodí (2. a 3. poschodí) takto: Kanceláře Archivní prostory Vnitřní parkoviště
2 430 m² za 250 €/ročně 470,50 m² za 86 €/m² 59 míst za 1 500 €/místo/ročně
= = =
607 500 € 40 463 € 85 500 € 733 463 €
Skutečné provozní náklady hradí nájemník. B. Pokud jde o skladovací prostory, dospěl nabízejíc ve své poslední nabídce k částce 400 001 EUR rozepsané následujícím způsobem - cena budovy: - cena pozemku:
400 000,00 € 1,00 €
Kromě toho příslušné oddělení odhadlo cenu projektu technických úprav a s ním spojených prací na 600 000 EUR (viz finanční výkaz – příloha 5) a doba trvání těchto prací byla odhadnuta na 18 měsíců. Požádal jsem o odborný posudek našeho externího odborného poradce, společnost CAPE, která se podílí na jednáních o projektu D4–D5, a závěry tohoto posudku jsou obsaženy v příloze 6. Podle odborného posudku lze odhadovat cenu prací pro přípravu prostor na skladování na 850 000 EUR, ve srovnání s 600 000 EUR odhadovanými příslušným správním oddělením. C. Je zajímavé zdůraznit, že pokud se Evropský parlament rozhodne pronajmout část budovy v rue Wiertz 30/50 a rovněž zakoupit navrhované skladovací prostory, budou moci být počítačové a telekomunikační sítě vedeny soukromými kabelovými vedeními Evropského parlamentu, instalovanými z vlastních zdrojů. Všechny tři budovy spolu totiž sousedí a jejich propojení by umožnilo ušetřit na pronájmu veřejných sítí a dosáhnout úspory přibližně 200 000 EUR za dobu tří let (tj. poloviny kupní ceny za podzemní objekt skladiště). IV. Závěr S ohledem na výše uvedené skutečnosti doporučujeme členům předsednictva aby: vyjádřili své stanovisko k navrhovanému pronájmu dvou poschodí budovy v rue Wiertz 30/50 na dobu minimálně tří let s nájemní smlouvou typu 3/6/9. vyjádřili své stanovisko k nákupu skladovacích prostor nabídnutých k prodeji společností SEL; a v případě kladného stanoviska pověřili generálního tajemníka, aby PE 352.410/BUR
1. vyřídil potřebné formality k získání nezbytného povolení z urbanistického hlediska k provedení příslušných stavebních úprav skladovacích prostor; 2. se obrátil na Rozpočtový výbor a získal jeho stanovisko ohledně finanční stránky obou operací, v souladu s čl. 179 odst. 3 finančního nařízení; pověřili předsedu a generálního tajemníka, aby vyřídili veškeré formality spojené s podepsáním smlouvy o pronájmu prostor na dvou poschodích budovy v rue Wiertz 30/50 a kupní smlouvy na skladovací prostory s podmínkou, že pro tyto prostory bude nejprve získáno příslušné povolení z urbanistického hlediska.
Julian PRIESTLEY
Seznam příloh: Příloha 1:
Závěrečná zpráva ze dne 13. 10. 2003: Obsazení budov
Příloha 2:
Nabídka společnosti SEL ze dne 19. 11. 2003
Příloha 3:
Nová nabídka společnosti SEL ze dne 1. 4. 2004
Příloha 4:
Nabídka společnosti Befimmo ze dne 22. 11: 2004
Příloha 5:
Finanční výkaz
Příloha 6:
Stanovisko externího odborného poradce CAPE
PE 352.410/BUR
