EVALUATION ON TRACEABILITY CARD TO CONTROL MATERIAL FLOW IN PT. JAYA PANDU NUSANTARA Maharani Yogesvari Viriya V.S Ketut Gita Ayu, MSIE
ABSTRACT
PT. Jaya Pandu Nusantara is a stamping process for manufacturing Automotive parts company. The majority of the results produced by PT. Jaya Pandu Nusantara sent to PT. Yamaha Motor Indonesia (72%). The purpose was to analyze the problem of KHP is not complete, determine better system of KHP and propose a card that is easy to operate (user friendly) in order to minimize the occurrence of operator error writing on the card and increase occupancy KHP (Production Card). To resolve the issue, do brainstorming to find the root of the problem, distributing questionnaires and interview, and to diagnose problems with PDCA (Plan, Do, Check, Action). The results of the system changes made in PT. Jaya PANDU Nusantara, it was concluded that the lack of training of the system user KHP, less concerned with KHP system, less disciplined in KHP charging, and lack of control over the flow of the use of KHP. From the analysis of the problem and the calculation results of the questionnaire were distributed to the operator, then the card is revised so that the operator is easier to use. The trial results are very good cards taken by the operator, the difficulties experienced when using the old system of KHP from solved. Keyword Stamping, Production card, Questionnaire, , PDCA (Plan, Do, Check, Action).
ABSTRAK
PT. Jaya Pandu Nusantara merupakan perusahaan yang bergerak di bidang stamping parts process untuk manufacturing Automotive. Mayoritas hasil produksi PT. Jaya Pandu Nusantara dikirimkan ke PT. Yamaha Motor Indonesia (72%). Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisa masalah ketidakterisian KHP, menentukan sistem KHP yang lebih baik, dan mengusulkan kartu yang mudah dioperasikan (user friendly) agar operator dapat meminimumkan terjadinya kesalahan penulisan pada kartu dan meningkatkan jumlah keterisian KHP (kartu hasil produksi). Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, dilakukan brainstorming untuk mencari akar permasalahan, membagikan kuesioner kepada user KHP, menguji coba KHP berdasarkan hasil kuesioner dan wawancara, dan menganalisa permasalahan dengan PDCA (Plan, Do,
Check, Action). Hasil dari perubahan sistem yang dilakukan pada PT. Jaya Pandu Nusantara, disimpulkan bahwa user kurang training mengenai sistem KHP, kurang peduli pada sistem KHP, kurang disiplin dalam pengisian KHP, dan kurangnya kontrol terhadap aliran penggunaan KHP. Dari analisa permasalahan dan perhitungan hasil kuesioner yang dibagikan kepada operator, maka kartu di revisi agar operator lebih mudah menggunakannya. Hasil uji coba kartu ditanggapi sangat baik oleh operator, kesulitan yang dialami saat menggunakan sistem KHP yang lama mulai terpecahkan. Kata Kunci Stamping, kartu hasil produksi, kuesioner, PDCA.
PENDAHULUAN Mayoritas hasil produksi PT. Jaya Pandu Nusantara dikirimkan ke PT. Yamaha Motor Indonesia (72%), selebihnya dikirimkan ke pelanggan-pelanggan lainnya seperti PT. Sakura Java Indonesia (8%), Inti Pantja Press Industri (5%), dan PT. Suzuki Indomobil Motor (2%). Untuk mendukung jalannya material agar proses produksi berjalan lebih baik, PT. Jaya Pandu Nusantara menggunakan KHP (Kartu Hasil Produksi) sejak Maret 2009 sebagai tanda mengalirnya material mentah dari proses pertama sampai dengan proses terakhir barang jadi (finished goods) dan siap di packing lalu dikirimkan ke pelanggan. KHP digunakan pada seluruh proses produksi. Adapun KHP dirancang untuk mengendalikan efisiensi proses, mengetahui posisi barang dari proses awal hingga proses akhir yang disebut dengan mampu telusur, dan dapat mengendalikan perencanaan produksi per hari atau per jam. KHP terdiri dari 5 macam kartu, yaitu : Hijau, Biru, Kuning, Putih dan Merah. Terdapat 2 jenis KHP, yaitu internal dan eksternal. KHP internal terdiri dari KHP Assy, Non Assy, dan Repair, dengan penjelasan sebagai berikut: KHP hijau merupakan KHP Assy yang akan dilanjutkan oleh KHP kuning. KHP kuning berisi komponen-komponen yang akan dirakit ke produk yang dihasilkan oleh KHP hijau. KHP biru merupakan KHP Non assy, dimana pada KHP ini tidak terjadi perakitan dengan komponen lain. Sedangkan KHP merah merupakan KHP yang diperuntukan bagi produk-produk yang cacat, yang masih dapat diperbaiki. Keempat KHP tersebut merupakan KHP internal, KHP yang berapa didalam lantai produksi perusahaan saja. Sedangkan KHP putih merupakan KHP eksternal, KHP yang berhubungan dengan pihak subkontrak. Dengan demikian, KHP putih tidak dibahas dalam penelitian ini karena penelitian akan difokuskan terlebih dahulu kepada KHP internal. Kelima KHP tersebut memiliki alur dan fungsi yang berbeda, tetapi saling berkaitan satu dengan yang lain (Gambar 1.2). Keterisian KHP kuning sangan bergantung pada kelengkapan isi KHP hijau. Apabila KHP hijau tidak terisi dengan lengkap, maka KHP kuning juga tidak akan terisi dengan lengkap. Sedangkan, tujuan pengisian KHP ini adalah untuk memudahkan operator dalam memeriksa jumlah produk yang dihasilkan (finished goods), serta mengetahui apabila terdapat produk yang cacat (defect/reject) atau hilang.
METODE PENELITIAN Pengolahan data dilakukan dengan pengumpulan data kuesioner sebelum revisi dan setelah revisi. Pertanyaan dari kuesioner yang dibagikan berupa pertanyaan langsung dan tertutup. Untuk mengetahui alasan Kartu Hasil Produksi (KHP) tidak selesai diisi oleh operator, perlu adanya kuesioner untuk membantu menemukan penyebab terjadinya permasalahan yang ada di PT. Jaya Pandu Nusantara dan sebagai dasar untuk mendesain ulang kartu hasil produksi. Tujuan kuesioner tersebut adalah sebagai informasi yang ditujukan kepada perusahaan yang diperoleh langsung dari operator lapangan (user) guna membantu menyelesaikan permasalahan yang ada. Tindak lanjut dari hasil kuesioner adalah perbaikan pada kartu dan sistem pencatatan hasil produksi. Lalu hasil perhitungan dari kuesioner dan uji coba kartu tersebut dianalisa dengan menggunakan sistem PDCA (Plan, Do, Check, Action).
HASIL DAN BAHASAN Langkah 1. Plan Mengamati dan memahami kondisi lantai produksi untuk mengetahui permasalahan yang terjadi, lalu kuesioner dibagikan kepada operator untuk mengetahui tanggapan mengenai KHP yang sedang berjalan saat ini. Hasil dari kuesioner tersebut permasalahan yang terjadi di lantai produksi wawancara dan diskusikan dengan pihak yang bertanggung jawab terhadap sistem KHP tersebut. Berdasarkan hasil dari kuesioner dan wawancara maka selanjutnya adalah merencanakan untuk mendesain ulang kartu (direvisi) sesuai dengan hasil diskusi dan fungsi dari KHP tersebut. Langkah 2. Do Langkah-langkah pelaksanaan adalah sebagai berikut; melakukan implementasi dengan cara mendesain kartu yang baru berdasarkan hasil kuesioner dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait. KHP revisi ini berbeda bahan dengan KHP sebelumnya. KHP lama menggunakan bahan karton, sedangkan KHP revisi ini menggunakan kertas copy dengan 5 macam warna yang ditujukan kepada departemen yang berbeda yang bertujuan agar mengurangi kesalahan saat penulisan dan tidak perlu menulis ulang proses yang sudah dilakukan sebelumnya serta apabila ada bagian kartu yang hilang, permasalahan proses produksi masih dapat ditelusuri dari bagian kartu yang lain. Setelah kartu yang didesain ulang, di uji coba selama 1 minggu (12-18 November 2012) langsung ke lantai produksi dengan mengikuti aliran proses material. Dengan adanya tanggapan melalui kuesioner dari pengguna KHP mengenai hal-hal yang menyebabkan mereka tidak mengisi KHP hingga selesai, maka KHP perlu direvisi (Gambar 4.7 dan 4.8). Ada beberapa hal yang dikurangi/ditambahkan dari revisi ini, seperti:
1. Mengurangi jumlah kolom proses produksi dan ukuran tulisan lebih besar. Pada KHP baru total jumlah proses yang paling sering terjadi ada 5 proses. Apabila ada proses yang lebih dari 5, maka kartu akan disambung dengan kartu baru. 2. Menghilangkan kolom “jenis repair/jenis reject” dan “jumlah box/pallet” dikarenakan menurut mereka tidak ada pengaruh dari pengisian kolom tersebut. 3. Menggunakan kertas copy, agar setiap departemen menyimpan 1 dari 5 copy kartu sebagai arsip produksi. 4. Menambahkan kolom tanda tangan untuk penanggungjawab setiap departemen agar dapat termonitor dengan baik.
Gambar 4.7 Kartu Hasil Produksi (ASSY) setelah revisi 1
Gambar 4.8 Kartu Hasil Produksi (ASSY) setelah revisi 1 Langkah 3. Check Pemeriksaan dilakukan dengan cara mengamati pemakaian KHP yang baru apakah telah sesuai dengan kondisi di lantai produksi. Berdasarkan uji coba pertama yang dilakukan hasil yang diperoleh kurang baik. Dari 10 kartu percobaan, 60% kartu bermasalah, yaitu tidak ada kartu yang terisi penuh. Bahkan ada lembar kartu yang tidak kembali karena kelalaian operator. Dilihat dari permasalahan ini, penyebab masih adanya KHP yang tidak selesai diisi (Gambar 4.9) dan terdapat lembar yang hilang adalah kurangnya monitor dari penanggung jawab uji coba KHP tersebut dan training yang diberikan masih kurang dipahami oleh operator karena waktu training yang singkat (hanya berupa briefing). Oleh sebab itu, dilakukan kembali diskusi dengan pihak yang terkait, dan hasil dari diskusi tersebut adalah uji coba KHP dilakukan kembali dari awal dengan memberikan training untuk kedua kalinya (durasi training lebih lama dan memastikan operator telah memahami dengan baik) serta setiap penanggung jawab masing-masing departemen harus lebih cermat memonitor kerja dari operator.
Gambar 4.9 KHP uji coba yang kurang lengkap diisi oleh operator Langkah 4. Action Berdasarkan hasil KHP yang telah di uji coba kembali selama 1 minggu (17-22 Desember 2012), 15 kartu dinyatakan terisi 100% serta diisi dengan baik dan benar. Setelah uji coba selesai, dibagikan kembali kuesioner untuk mengetahui tanggapan mengenai KHP yang baru, dan hasil dari kuesioner adalah sebagai berikut; 1. 68% menjawab “Paham” terhadap cara mengisi KHP dengan benar, dan 24% menjawab “Sangat paham” (Gambar 4.10).
Gambar 4.10 Tanggapan operator mengenai cara pengisian KHP yang baru 2. 59% menjawab “Paham” mengenai fungsi dari KHP dan 39% menjawab “Sangat paham” (Gambar 4.11).
Gambar 4.11 Tanggapan operator mengenai fungsi KHP yang baru 3. 65% operator mengakui mereka “Sering” mengisi KHP dengan benar dan selesai (Gambar 4.12).
Gambar 4.12 Tanggapan operator yang mengisi dengan benar dan selesai Dan berikut ini (Gambar 4.13) merupakan respon dari operator mengenai alasan mereka tidak selesai mengisi kartu setelah kartu di revisi adalah sebagai berikut: 1. 59% operator menjawab terburu-buru ke proses selanjutnya. 2. 11% operator masih merasa kartu terlalu rumit. Hal ini disebabkan training yang terlalu singkat. 3. Sedangkan untuk alasan “tidak tahu cara mengisi kartu dengan benar” dan “tulisan terlalu kecil” tidak direspon lagi oleh operator.
Gambar 4.13 Perbandingan respon antara sebelum dan setelah kartu di revisi Hal ini terjadi karena evaluasi kartu yang dilakukan, juga training yang diberikan dengan jelas, dan sistem monitoring yang baik. Keberhasilan yang telah dicapai berdasarkan evaluasi hasil perlu dibuatkan Standard Operation Procedure (SOP) untuk mempertahankan berjalannya sistem KHP setelah di revisi. Standard dibuat sejelas mungkin tanpa ada kata atau kalimat yang memberikan persepsi berbeda. Dan apabila langkah-langkah yang dilakukan sudah selesai selanjutnya dilakukan Brainstorming kembali untuk masalah berikutnya. Dan terus lakukan hal yang sama agar permasalahan berkurang dengan perbaikan yang berkesinambungan. Dan berikut ini adalah merupakan tindak lanjut dari perbaikan KHP yang dilakukan berdasarkan hasil kerja operator dan diskusi dengan pihak yang terkait.
Gambar 4.14 Hasil revisi akhir KHP (Assy)
Gambar 4.15 Hasil revisi akhir KHP (Assy - komponen)
SIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN 1. Akar permasalahan pada sistem KHP yang sering tidak selesai diisi oleh operator adalah karena Kartu Hasil Produksi yang digunakan oleh perusahaan sebelumnya tidak mudah dioperasikan oleh operator. Terburu-buru ke proses selanjutnya, rumitnya alur pengisian kartu, serta ketidakpedulian operator terhadap kartu merupakan penyebabpenyebab ketidakterisian kartu menjadi tinggi. Dan juga sumber daya didalam perusahaan kurang mendapatkan training mengenai sistem KHP, kurang peduli pada sistem KHP, kurang disiplin dalam pengisian KHP, dan kurangnya kontrol terhadap aliran penggunaan KHP. 2. Untuk memperbaiki permasalahan tersebut agar produksi dapat berjalan lebih efektif, maka permasalahan ini di analisa dengan menggunakan sistem PDCA (Plan, Do, Check, Action). KHP direvisi sesuai dengan kuesioner yang dibagikan kepada operator. Setelah diuji coba, kartu dievaluasi kembali agar mendapatkan hasil yang baik dan mudah dipahami oleh operator. 3. Menurut hasil dari analisa PDCA dan uji coba yang dilakukan, desain kartu yang mudah dioperasikan adalah Kartu Hasil Produksi yang kolom pengisiannya tidak terlalu kecil dan tidak terlalu banyak, menggunakan kertas copy dengan tujuan agar lebih mudah untuk menelusuri jumlah produk yang diproses, dan dengan menambahkan
kolom tanda tangan agar setiap proses dapat mempertanggung jawabkan perkerjaan yang dilakukan. 5.1
SARAN
Dari alasan ketidakselesaian operator mengisi KHP, yang paling tinggi adalah “terburuburu ke proses selanjutnya” dapat dilihat permasalahan ini muncul karena sistem lot yang dirancang perusahaan terlalu tinggi. Oleh karena itu, perusahaan disarankan untuk meninjau lebih lanjut target produksi dengan kapasitas mesin dan kemampuan sumber daya agar permasalahan dapat terselesaikan. Manajemen perusahaan harus lebih ketat mengatur jadwal training untuk karyawan demi kemajuan perusahaan dan kepercayaan customer (misalnya 1 bulan sekali tergantung kebijakan dari perusahaan), rutin melakukan evaluasi dan disiplin terhadap SOP (Standard Operation Procedure) yang ada di perusahaan, serta memilih sumber daya manusia yang baik dan memahami peraturan agar menghasilkan output yang berkualitas. Dan penting bagi perusahaan melakukan pendekatan terhadap karyawan demi kenyamanan bersama.
REFERENSI Arikunto, S.(2001). Dasar-dasar Evaluasi Pendidikan. Jakarta : Bumi Aksara. Govindaraju, M, Pennathur A, Mital A, (2001). Quality improvement in manufacturing through human performance enhancement. http://www.emeraldinsight.com/search.htm?st1=design+ergonomic&ct=all &ec=1&bf=1 Nurmianto, E. (2003). Ergonomi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Edisi 1. Surabaya. Guna Widya. Sugiyono. (2006). Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R &D), Bandung: Alfabeta. Walpole, R. E. and Raymond H. Myers. (1998). Probability and Statistics for Engineers and Scientists. 6th edition. New York: Macmillan Publishing Co. Inc., Wignjosoebroto, S. (1995). Ergonomi Studi Gerak dan Waktu. Teknik Analisis untuk Peningkatan Produktivitas Kerja. Edisi 1. Surabaya. Guna Widya. http://www.docstoc.com/docs/124653744/KUESIONER https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:xsT_qJJL1twJ:www.cdph.ca.gov/H ealthInfo/healthyliving/childfamily/Documents/MO-BFP-NQIPDCACycle.pdf+&hl=en&gl=id&pid=bl&srcid=ADGEEShryvynA9YofCl LVPxCoPtFaYkW8qS69DJY3WjguXJt_KCib7m9ev4DXttHzlTU3iG3CKt ev5h-4OZuzJN6-2Jn5WJTm9Cd5IY3-
bS1L0DZgGBiLRSh0pY3XydRaGmxmb_GpO&sig=AHIEtbR9Px5_xqnlbKMliZyCui4d1_oNA
RIWAYAT PENULIS Maharani Yogesvari Viriya Vinaya Satvika lahir di Jakarta pada 21 Juni 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Industri pada tahun 2013.
