EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN PADA PT LOTTE SHOPPING INDONESIA STORE 19 SOLO
TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Disusun Oleh : Lucky Permata Sari F3307074
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
ABSTRAC EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN PADA PT LOTTE SHOPPING INDONESIA, STORE 19 SOLO Lucky Permata Sari F 3307074 PT Lotte Shopping Indonesia was branded Lotte Mart wholesale trade is a company engaged in trading activities. Lotte Mart wholesale is spending centers that serve large-scale sales, use and apply a system self-service concept membership and computerization. Cash receipts in PT Lotte Shopping Indonesia consists of three sources of merchandise sales, sales of used boxes, as well as businesses that are leasing land in the parking lot. The largest source of revenue is from sales. The purpose of this research was to determine the Accounting Information system cash proceeds from the sale and obtain evidence about the strengths and weaknesses of Accounting Information System cash receipts from sales in PT Lotte Shopping Indonesia, Store19 Solo. This research was conducted with the method of collecting primary data obtained directly, interview conducted with the competent authorities with this problem, and through internship. The writer uses qualitative description in analyzing the data. These advantages, among others, there is already a clear separation of functions, there is a good computerized system that helps in the operation and minimize the existence of fraud, the document that is used is sufficient to represent each event or activity in the procedures cash receipts from sales. These weaknesses, among others, the accounting records used to record, classify, and summarize financial data is less adequate to provide information about cash receipts from the sale, the centralized procedure causes the store does not have its own autonomy, particularly in cash management store, the store did not have the flow chart for the cash proceeds so that the procedures performed can not be done with the maximum of the parts involved in the transaction. Weaknesses in this system can cause deviation / diversion The writer concludes that the system of cash receipts from the sales force is good enough. The writer give some recommendation to the company Preparation of accounting records are complete and thorough shall be held at the store level, in order to provide primarily information about cash receipts from the sale. On its own authorization store also given in cash management policies and stores, so stores can quickly expand its business. In stores flowchart created specifically for each procedure, so that the procedures performed can be done with the maximum by the parts involved in the transaction.
Keyword : cash receipts, sales ii
ABSTRAK EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN PADA PT LOTTE SHOPPING INDONESIA, STORE 19 SOLO Lucky Permata Sari F 3307074 PT Lotte Shopping Indonesia yang bermerek dagang Lotte Mart wholesale adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan. Lotte Mart wholesale merupakan pusat pembelanjaan yang melayani penjualan dalam skala besar, menggunakan konsep swalayan serta menerapkan sistem keanggotaan (membership) dan komputerisasi. Penerimaan kas pada PT Lotte Shopping Indonesia terdiri dari tiga sumber yaitu penjualan barang dagangan, penjualan kardus bekas, serta penyewaan lahan usaha yang berada di area parkir. Sumber penerimaan yang terbesar adalah dari penjualan. Penelitian ini dilaksanakan dengan metode pengumpulan data primer yang diperoleh langsung, wawancara yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langung dengan pihak yang berkompeten dengan masalah ini, serta melalui magang kerja.
Kelebihan-kelebihan tersebut antara lain, sudah ada pemisahan fungsi yang jelas, adanya sistem komputerisasi yang baik sehingga membantu dalam pengoperasian dan meminimalisasi adanya penyelewengan, dokumen yang digunakan sudah cukup untuk mewakili setiap kejadian atau kegiatan dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain, catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan kurang cukup untuk memberikan informasi tentang penerimaan kas dari penjualan, prosedur yang terpusat menyebabkan toko tidak memiliki otonomi tersendiri khususnya dalam pengelolaan kas tokonya, pada toko tidak terdapat bagan alir untuk penerimaan kas sehingga prosedur-prosedur yang dilakukan tidak dapat dikerjakan dengan maksimal oleh bagian-bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut. Penulis menyimpulkan bahwa sistem penerimaan kas dari penjualan yang berlaku sudah cukup baik, di samping ada beberapa kelemahan. Rekomendasi diajukan untuk memperbaiki kelemahan yang ada pada sistem penerimaan kas dari penjualan, pembuatan catatan akuntansi secara lengkap dan menyeluruh wajib diadakan pada level toko, sehingga dapat memberikan informasi terutama informasi tentang penerimaan kas dari penjualan, pada toko dibuat bagan alir yang khusus untuk setiap prosedur yang ada, sehingga prosedur-prosedur yang dilakukan dapat dikerjakan dengan maksimal oleh bagian-bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut.
iii
Kata kunci: penerimaan kas, penjualan
iv
v
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya, bahkan Ia memberikan kekekalan dalam hati mereka. Tetapi manusia tidak dapat menyelami pekerjaan yang dilakukan Allah dari awal sampai akhir. (Pengkhotbah 3 : 11) Secerah senyum akan menolongmu dalam kesulitan, tetapi 9 dari 10 kemungkinan justru senyummu itu yang akan menolongmu. (John Boden Powel) Rama kawula ing swarga, Asma Dalem kaluhurna. Kraton Dalem mugi rawuha. Karsa Dalem kalampahana wonten ing donya kados ing swarga. Kawula nyuwun rejeki kangge sapunika. Sakathahing lepat nyuwun pangapunten Dalem, kados dene anggen kawula ugi ngapunten dhateng sesami. Kawula nyuwun tinebihna saking panggodha, saha linuhurna saking piawon. Amin. (Gusti Yesus)
Penulis persembahkan kepada: 1. Tuhan Yesus Kristus yang selalu menuntunku dan memberikan ketenangan dalam jiwaku. 2. Kedua orang tua yang selalu memberikan doa, dorongan, dan nasehat. 3. Pak bew0kq yang telah memberi hari-hariku menjadi berwarna. 4. Adik-adikku yang memberikan penghiburan 5. Teman-teman seperjuangan D3 Akuntansi 2007 dan sahabat-sahabatku. 6. Almamaterku. vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan lancar serta dapat selesai tepat waktu. Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Program DIII Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN PADA PT LOTTE SHOPPING INDONESIA, STORE 19 SOLO”. Dalam hal penyelesaian Tugas Akhir ini mulai dari pelaksanaan magang, pengumpulan data, penelitian, hingga penyusunan Tugas Akhir ini penulis telah mendapat bantuan dari berbagai pihak. Dimana dalam media ini penulis ingin menyampaikan terima kasih sebanyak-banyaknya kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com., Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Santoso Tri Hananto, M.Si, Ak selaku Ketua Program Diploma Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Ibu Sri Murni, SE, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Ibu Dra. Evi Gantyowati, M.Si, Ak selaku Pembimbing Akademis. 5. Bapak Agus Widodo, SE, Msi, Ak selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam rangka penyusunan laporan ini. viii
6. Bapak Lisanudin Nasution selaku Store General Manager PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan praktek magang kerja. 7. Bapak Agung Setiawan, SE selaku Human Resources Manager PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo yang telah mengijinkan penulis untuk magang kerja dan banyak memberikan data dalam penulisanTugas Akhir ini. 8. Mbak Dwi, Mbak Widya, Pak Dedy dan seluruh staff
PT Lotte Shopping
Indonesia Store 19 Solo yang telah memberikan pengalaman magang kerja kepada penulis. 9. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi DIII Akuntansi yang telah memberikan banyak bekal pengetahuan. 10. Kedua orang tua yang telah memberikan yang terbaik dan selalu memberikan doa, dorongan, dan nasehat. 11. Fransciscus Christian Raharjo yang telah sabar manemaniku demi menggapai cita-cita kami berdua dan slalu memberikan dorongan. 12. Adik-adikku (Dicky dan Ricky) yang selalu memberikan penghiburan. 13. Teman-teman KFC yang telah memberikan kekendongan dan penghiburan. 14. Teman-teman satu bimbingan yang telah menjadi tempat bertukar pikiran dan menjadi teman seperjuangan. 15. Teman-teman DIII Akuntansi’07 dan semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini.
ix
Penulis menyadari bahwa hasil Tugas akhir ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis memohon maaf dan terbuka terhadap kritik dan saran dari semua pihak. Penulis hanya bisa berharap semoga Tugas Akhir ini ini bermanfaat bagi berbagai pihak.
Surakarta, Juli 2010 Penulis
x
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL..........................................................................................
i
ABSTRAK .........................................................................................................
ii
HALAMAN PERSETUJUAN...........................................................................
iii
HALAMAN PENGESAHAN............................................................................
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN .....................................................................
v
KATA PENGANTAR .......................................................................................
vi
DAFTAR ISI......................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR .........................................................................................
xi
DAFTAR TABEL..............................................................................................
xii
DAFTAR LAMPIRAN......................................................................................
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Gambaran Umum Perusahaan .............................................................
1
B.
Latar Belakang Masalah ......................................................................
21
C.
Perumusan Masalah .............................................................................
22
D.
Tujuan Penelitan ..................................................................................
22
E.
Manfaat Penelitian ...............................................................................
23
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A.
Tinjauan Pustaka .................................................................................
B.
Pembahasan Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo ......................................
xi
24
38
C.
Evaluasi Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo ......................................
64
BAB III TEMUAN A.
Kelebihan .............................................................................................
67
B.
Kelemahan ...........................................................................................
67
BAB IV PENUTUP A.
Simpulan ..............................................................................................
69
B.
Saran ....................................................................................................
70
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR I.1
Halaman
Struktur Organisai PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo.............
6
II.1 Simbol Bagan Alir (Flowchart) ................................................................
34
II.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai ....................
53
II.3 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dengan Kartu Debit dan Kartu Kredit .............................................................................
xiii
59
DAFTAR TABEL
TABEL
Halaman
II.1 Perbedaan Kartu Debit dengan Kartu Kredit............................................
xiv
37
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan 2. Surat Keterangan telah Melakukan Penelitian 3. Dokumen Faktur Penjualan Tunai (Invoice), Bukti Setoran, Pita Regiter Kas, Invoice X & Z Read, Till Reconciliation, Cash Reconciliation 4. Sales Journal
xv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah dan Perkembangan PT LOTTE SHOPPING INDONESIA PT LOTTE SHOPPING INDONESIA didirikan pertama kali dengan nama PT KARABHA UNGGUL yang merupakan joint venture antara SHV (Belanda) dengan PT Astra Internasional pada 19 Oktober 1989, dengan merk dagang MAKRO. Pada 12 Oktober 1992, PT KARABHA UNGGUL berubah nama menjadi PT MAKRO INDONESIA. Pada 1 September 1999 status dari PT MAKRO INDONESIA adalah PMA. Kemudian pada tanggal 28 Oktober 2008, PT LOTTE INTERNATIONAL telah mengakuisisi 100% saham dari perusahaan Belanda-Indonesia tersebut. PT LOTTE INTERNATIONAL itu sendiri merupakan perusahaan milik LOTTE GROUP yang berasal dari Korea Selatan. Dan di Indonesia dikenal dengan nama PT LOTTE SHOPPING INDONESIA. Mulai bulan April 2010 merk dagang MAKRO resmi berganti nama menjadi Lotte Mart Wholesale. Lotte Mart Wholesale merupakan pusat pembelanjaan yang melayani penjualan dalam skala besar, menggunakan konsep swalayan serta menerapkan sistem keanggotaan (membership) dan komputerisasi. Dengan menekan biaya operasional, manpower, serta membeli barang dari supplier dalam partai besar sehingga Lotte Mart dapat menawarkan harga yang murah dengan kualitas yang baik. Dengan demikian para pengusaha mendapatkan keuntungan dari berbelanja
xvi
di Lotte Mart, selain itu Lotte Mart juga dapat bersaing dengan pesaingnya (Pasarpasar tradisional, Hypermart, Carefour, Luwes Group). Saat ini di Indonesia telah berdiri 19 toko dengan Kantor Pusat (Head Office) yang
beralamatkan
di
Jalan
Lingkar
Luar
Selatan
No.
6
Ciracas, Jakarta Timur. Sedangkan wilayah operasinya meliputi Jakarta Utara, Jakarta Barat, Tangerang, Bekasi, Bandung, Semarang, Surabaya, Bali, Medan, Makasar, Palembang, Pekan Baru, Yogyakarta, Banjarmasin, Balikpapan, dan Surakarta. Lotte Mart Store 19 Cabang Solo yang merupakan toko ke-19 di Indonesia yang dibuka pada tanggal 23 Februari 2006, terletak di Jalan Bhayangkara Kelurahan Tipes Kecamatan Serengan Surakarta, kode pos 57154. Lotte Mart Wholesale Store 19 merupakan pusat penyediaan keperluan sehari-hari (produk makanan dan non makanan) dengan konsep “cash and carry” yaitu semua transaksi dilakukan dengan tunai, customer dapat membeli barang secara langsung ke toko dan membawanya pulang. Pelanggan utama atau Professional Customer yang dimiliki Lotte Mart Store 19 adalah retail, hotel, restoran, catering, toko, dan institusi. Customer yang menjadi anggota Lotte Mart Store 19 akan mendapatkan kiriman majalah/ katalog, dan flyer setiap dua minggu sekali.
2. Visi dan Misi PT LOTTE SHOPPING INDONESIA
xvi i
a
Visi dari PT LOTTE SHOPPING INDONESIA Visi adalah suatu gambaran dan harapan yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin di wujudkan oleh suatu organisasi. Atau pandangan jauh ke depan, kemana dan bagaimana suatu organisasi akan dibawa dan bekerja tetap eksis, antisipatif, inovatif, serta produktif. Di bawah ini merupakan visi dari PT LOTTE SHOPPING INDONESIA : Menjadi “pilihan utama dimana Professional Customer ingin melakukan bisnis”.
b
Misi dari PT LOTTE SHOPPING INDONESIA Misi adalah sesuatu yang harus diemban dan dilaksanakan oleh organisasi agar tujuannya dapat terlaksanakan secara optimal dan sesuai dengan visi yang digunakan. Di bawah ini merupakan misi dari PT LOTTE SHOPPING INDONESIA : Lotte Mart Wholesale adalah grosir Cash and Carry yang menjual produk Food (Dry Food: DF, Fresh Food: FF) dan Non Food (NF) berkualitas dan memberikan syarat-syarat pembelian serta solusi terbaik bagi Professional Customer kita.
3. Lokasi PT LOTTE SHOPPING INDONESIA (Lotte Mart St-19, Solo) Lotte Mart Wholesale Store 19 Solo berlokasi di Jalan Bhayangkara (Ex. Lap. Tipes), Kecamatan Serengan Surakarta. Di bawah ini adalah luas area Lotte Mart Wholesale Store 19 Solo: : 22.692 m2
Tanah
xvi ii
Bangunan
: 8.482 m2
Area Penjualan keseluruhan
: 7.374 m2
-
Area DF
: 3.586 m2
-
Area FF
: 835 m2
-
Area NF
: 2943 m2
Jumlah mobil yang bisa diparkirkan : 440 4. Ketenagakerjaan Lotte Mart Wholesale St-19 Solo memiliki 90 karyawan, yang terdiri dari pegawai tetap (permanen), kontrak, dan outsourching. Di Lotte Mart terdapat dua shift yaitu pukul 06.00 s/d 15.00 WIB dan pukul 13.00 s/d 22.00 WIB, karena toko buka pada pukul 07.00 s/d 22.00 WIB. Sedangkan pada bagian keamanan terdapat tiga shift yaitu pukul 06.00 s/d 15.00 WIB, pukul 13.00 s/d 22.00 WIB, dan pukul 22.00 s/d 07.00 WIB. Untuk sistem penggajiannya dalam setahun karyawan mendapat empat belas kali gaji, yaitu dua belas kali gaji bulanan dan dua kali Tunjangan Hari Raya. Penginputan proses gaji,antara lain :
a.
Medical
b.
Different Cashier
c.
Back-up Cashier
d.
Corporate Loan ( koperasi )
e.
Lembur ( max 3 jam sehari )
Penginputan sitem proses gaji tersebut dilakukan setiap tanggal 10 pada bulan tersebut. Fasilitas lain yang diberikan perusahaan antara lain: xix
a.
Bonus atau intensif
b.
Tunjangan.
c.
Asuransi kesehatan (pekerja, istri dan 3 orang anak yang umurnya dibawah 21 tahun dan belum menikah)
d.
Jaminan hari tua. Penggajian dibagikan tiap tanggal 25, sebelumnya HRM melakukan
penginputan proses gaji yang nantinya akan dilaporkan ke Kantor Pusat (Head Office) atas permintaan gaji dari HRM cabang Solo. 5. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan Dalam suatau organisasi terdapat struktur organisasi yang merupakan sebuah rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang
dibentuk
untuk
melaksanakan
kegiatan-kegiatan
pokok
perusahaan, agar berjalan sesuai dengan ketetapan yang berlaku demi mewujudkan tujuan yang hendak dicapai. Struktur organisasi juga merupakan wujud dari adanya pengendalian intern yang dirancang untuk memperlancar operasional suatu organiasai. Di bawah ini adalah struktur organisasi pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo a.
Struktur Organisasi
xx
xxi
xxi i
b
Deskripsi Jabatan 1)
Store General Manager (SGM) a) Bertanggung jawab untuk mengelola toko dan seluruh aspek seperti: orang, produk/ barang, promosi, harga, jaringan, pelanggan, fasilitas dalam mendukung toko dan strategi komersial. b) Mengembangkan dan mensupervisi strategi untuk meningkatkan pelanggan berdasarkan meningkatkan loyalitas pelanggan dan keuntungan, berhubungan dengan sasaran perusahaan dan toko. c) Bertanggung jawab untuk mempertemukan antara anggaran penjualan
dengan
memaksimalkan
transaksi
penjualan,
meminimumkan biaya dan kebocoran barang, menghasilkan keuntungan positif dan mengendalikan rotasi/ perputaran stok barang yang tinggi. Semua ini dikerjakan dan dimonitor setiap hari, mingguan, bulanan, dan tahunan berhubungan satu sama lain dengan penjualan dan target keuntungan yang diusulkan toko dan dengan koreksi yang benar. d) Bertanggung jawab untuk mencari pemasok lokal dengan sebaikbaiknya negosiasi dengan barang bebas dan potongan lebih jika memungkinkan, dan mengoptimalkan aset (menjual lahan untuk promosi, display, dll) e) Stimulasi prestasi kerja karyawan kepada pengembangan penjualan
xxi ii
toko, memberikan pelatihan, manajemen berbakat, penilaian kinerja, dan sistem insentif semuanya dalam kebijakan Sumber Daya Manusia. f)
Keamanan stok dan kelengkapan brang dalam toko dengan cara menilai kelengkapan/ ketersediaaan barang tersebut.
g) Menangani dan beraksi dengan “Key Performance Indicators” (KPI) pada level toko. h) Menjamin
seluruh
produk
yang
terjual
di
toko
tanggal
kadaluarsanya masih berlaku, berat dan spesifikasi (barang dan kebersihan) sesuai dengan pembuat/ pabriknya dengan tulisan aman. Untuk operasional toko dengan hubungannya kepada hukum, kesehatan pekerja & higienis, sebaik sistem keamanan dan pemeliharaan aset. i)
Negosiasi dengan kantor pusat dalam menangani permasalahan, memberikan informasi yang akurat kepada kantor pusat untuk administrasi toko antara lain: (Akuntansi, Sumber Daya Manusia, Informasi teknologi).
j)
Kontribusi
survey
pasar,
observasi
kebijakan
harga,
dan
menginformasikan promosi oleh pesaing. Penjamin toko kompetitif di pasar dengan merubah harga sebelumnya menjadi tidak tersaingi. k) Menilai potongan spesial kepada pelanggan secara harian,
xxi v
menyimpan laporan analisa keuntungan, volume pembelian, identitas
pelanggan,
produk/barang
yang
dicari,
ditambah
menjamin keuntungan komersial. l)
Memegang perhitungan untuk implementasi dan menindaklanjuti pada level toko dan kebijakan operasional, prosedur dan norma.
2)
Assistant Store General Manager (ASGM) Merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan seluruh pekerjaan yang berkaitan untuk: a) memastikan pencapian tujuan dan sasaran organisasi dalam tingkatan biaya dan penyusutan yang dapat diterima b) memastikan tingkat produktifitas yang maksimal dari staff di departemen c) melihat seluruh aspek-aspek komersial untuk keseluruhan toko. ASGM juga memiliki tugas dan tanggung jawab dalam pegelolaan customer dan penjualan, pengendalian persediaaan, pengendalian mutu/ quality control, pengelolaan dan pengembangan staff, serta merchandising.
3)
Fresh Food, Dry Food, Non Food Manager (FF, DF, NF Manager) Merencanakan , mengelola, mengarahkan dan mengontrol semua
xx v
kegiatan yang berhubungan dengan penjualan produk-produk sesuai dengan sasaran dan target selama fokus dan menjaga positif margin & meningkatkan keuntungan diimbangi oleh biaya yang sesuai dan tingkat penyusutannya di divisi masing-masing. Selain itu bagian ini juga menjalankan fungsi penjualan & manajemen pelanggan, pengendalian persediaan (Inventory Control), pengendalian kualitas (Quality Control), merchandising, staff management. 4)
Check Out Manager (COEC Manager) a) Merencanakan,
mengorganisasikan,
melaksanakan,
dan
mengontrol semua aktifitas yang berhubungan dengan proses transaksi pembelian pelanggan. b) Menjaga pengamanan hasil penjualan, perputaran dana, dan pemeliharan peralatan. c) Menjaga standar yang tinggi dalam pencegahan shrinkage di pintu keluar pelanggan, yang disebabkan pencurian, kerusakan, dan kesalahan-kesalahan kasir. d) Memantau aktifitas dan penjadwalan Senior Kasir dan Kasir
5)
Good Receiving Manager (GR Manager) a) Memastikan untuk implementasi penerimaan barang sesuai
xx vi
prosedur yang ketat. b) Memastikan pengiriman dicek akurat dan sesuai. Serta pastikan barang dagangan diterima sesuai order dan standar sesuai konfirmasi. c) Menyetujui/ menolak pengiriman berdasarkan standar penerimaan barang. d) Memelihara perlengkapan kebersihan. Memastikan bahwa semua perlengkapan GR (komputer, printer, forklift, power trucks, pallet lifters,
pallets,
timbangan)
dengan
kondisi
yang
baik.
Merencanakan ruang untuk barang yang akan diterima di loading dock ke floor penjualan. e) Berkoordinasi dengan supplier, dan floor untuk artikel dan pengiriman. f)
Berkoordinasi dengan HO-Invoice Control dalam pengiriman yang tidak konsisten
g) Memastikan pengadaan yang sesuai dengan PO dokumentasi, tiket dan pengembalian botol kosong. h) Mengawasi
penerimaan
jenis
non-trade
dan
mendukung
departemen yang terkait. i)
Memberikan semua dokumen pengiriman untuk ALC dan HOInvoice Control.
j)
Memastikan kesesuaian dan keakuratan serta penempatan
xx vii
barcodes pada barang dagangan k) Berkoordinasi dengan para buyer dan section head yang menyangkut masalah l)
Memastikan karyawan bekerja dengan baik sesuai dengan pelatihan dan motivasi, mengawasi dan mengontrol aktivitas untuk mengembangkan karyawan, pengukuran kinerja dan mengevaluasi serta konseling
m) Memastikan dokumentasi penerimaan barang yang memadai dan waktu yang tepat diberikan kepada ALC 6)
Facility Manager Merencanakan,
mengorganisasikan,
melaksanakan,
dan
mengontrol semua aktifitas yang berhubungan dengan penggunaan segala sarana dan prasarana yang ada di perusahaan. 7)
Administration and Logistics Center Manager (ALC M) a) Mengecek dan mengendalikan kebutuhan administrasi umum melalui monitoring efisiensi operasi atas perangkat keras komputer serta kebutuhan sarana prasarana yang dikonsumsi oleh toko. b) Mengatur/
mengawasi
dana
kas
kecil
serta
ketepatan
pembukuannya; memastikan kecepatan dan keakuratan laporanlaporan yang dihasilkan melalui penggunaan komputer. c) Memastikan keakuratan dan kepatuhan yang ketat terhadap prosedur Charlie Check Point/ End Control.
xx viii
d) Memastikan ketersediaan laporan MIS yang akurat dan tepat waktu, memfokuskan kepada aspek accounting, keuangan, dan anggaran biaya. e) Mengadministrasikan Cyclic dan Annual stocktake serta stock correction. f)
Mengawasi ALC staf: (1) Mengecek dan mengendalikan penerapan prosedur operasi (2) Mengendalikan aktiva tetap Selain itu ALC Manager juga menjalankan fungsi audit serta
logistik dan administrasi umum. 8)
Customer Development Manager (CDM) a) Mengawasi dan mengatur penerimaan pelanggan, canvassing, dan tenaga penjual di internal. b) Melaksanakan rencana pemasaran (siapa pelanggan kita dan apa yang mereka butuhkan) c) Membangun dan mendukung perencanaan strategi kita untuk mencapai keuntungan dan pertumbuhan dengan membangun kesetiaan pelanggan. d) Mengembangkan dan melaksanakan strategi, sejalan dengan tujuan
perusahaan
mengembangkan
dan dasar
toko
secara
pelanggan,
keseluruhan, memperhatikan
mengembangkan seluruh area variabel pelanggan.
xxi x
untuk dan
e) Mengembangkan strategi atas keluhan pelanggan dan penanganan yang efisien dan tanggapan serta menyediakan solusinya. f)
Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi canvas secara efektif; pemetaan yang benar dan pelatihan.
g) Memastikan bahwa pengiriman Makro Mail (majalah/ katalog) secara efektif; menyediakan data yang tepat waktu guna mengevaluasi kurir dan strategi. h) Bertanggung jawab atas pengawasan dan koordinasi dari promosi komersil i)
Mengelola kinerja bawahan sesuai dengan harapan kinerja yang telah dibuat, dan memimpin kepada bawahan menuju tercapainya kebersamaan.
j)
Menyusun tujuan yang umum dan target selama menganalisa kinerja dari daftar customer lama
k) Menyusun tujuan yang terukur untuk toko. l)
Menganalisa laporan pelanggan untuk menjajaki evolusi bisnis unit dan mengelola siklus pelanggan atau database pelanggan.
m) Memastikan kelengkapan untuk kebijakan dan prosedur toko n) Memastikan biaya manajemen yang memadai, produktifitas dan keberadaan manpower di divisi. o) Mengembangkan sikap yang baik, pelatihan motivasi tinggi untuk tim, analisa kompetensi, dan pelatihan.
xx x
9)
Human Resources Manager (HRM) a) Memastikan keberadaan manajemen atas aset karyawan untuk menjaga keselarasan lingkungan kerja dengan menegakkan dan menerapkan sebuah sistem dan kebijakan manajemen sumber daya manusia. b) Meningkatkan berita yang bersifat tidak terpecahkan kepada Direktur SDM, membantu dan menasehati jajaran manajer atas berita sumber daya manusia c) Memastikan kebijakan dan petunjuk dari SDM untuk diberitahukan dan dilaksanakan staff d) Menggalakkan
disiplin
yang
baik
kepada
staff
dengan
meningkatkan suatu kelayakan dan sistem kedisiplinan yang efektif dan terarah e) Bertanggung jawab atas pelatihan dan pembangunan aktifitas di Kantor Pusat. Merencanakan jadwal pelatihan, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan pelatihan kepada Manager Training Kantor Pusat. f)
Aktif pada pembangunan organisasi dengan mengelompokkan karyawan yag berpotensi dan memantau mereka dengan sistematik dan pendekatan secara terarah
(rangkaian rencana, penilaian
sistem , program yang dijalankan secara cepat) g) Melakukan proses rekruitmen level staff, memelihara kualitas
xx xi
melalui poses untuk memastikan perusahaan mendapatkan karyawan terbaik di pasar yang tersedia. h) Bertanggung jawab atas pemeliharaan harian atas sistem Manajemen SDM, memastikan sistem tersebut berjalan dengan baik dan mematuhi persyaratan yang telah ditentukan. i)
Memastikan direksi Kantor Pusat melakukan pertemuan batas akhir untuk mempersiapkan dan patuh kepada sumber daya manusia terkait dengan laporan (seperti kepatuhan penilaian performance) kepada masing-masing departemen.
j)
Menjaga hubungan dan berkoordinasi dengan aparat hukum lainnya yang terjadi di lingkungan Makro
k) Mengadakan
pelatihan
yang
bersifat
tidak
pokok
yang
diperintahkan oleh atasan/direksi. 10)
Section Head (SH) – Fresh Food, Dry Food, Non Food Bertanggung jawab langsung kepada manager masing-masing divisi. Memastikan tingginya produktifitas kerja Senior Staff divisi masing-masing.
11)
Senior Staff (SS) – Dry Food, Non Food, Fresh Food Bertanggung jawab dalam membantu Section Head mengatur tiap seksi, dalam usaha pancapaian penjualan maksimum. Mengontrol stock level, mengurangi shrinkage dan kehilangan, pemeliharaan dan meningkatkan stock display, menyediakan standar tinggi layanan pada
xx xii
pelangan serta memastikan tingginya produktifitas staff di tiap divisi. 12)
Senior Staff – Check Out (SS COEC) Kasir Pusat (KP) Membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan kontrol yang terkait dengan seluruh aktifitas transaksi pembelian oleh pelanggan, menjaga keamanan seluruh pengumpulan penjualan, memastikan pencegahan penyusutan/ pengurangan yang disebabkan karena pencuri dengan standar yang tinggi, kerusakan dan kesalahan kasir, memastikan keamanan perputaran uang, memastikan kelayakan perawatan peralatan , memonitor aktivitas dan jadwal kasir.
13)
Senior Staff Pricer Membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan kontrol yang terkait dengan penerimaan dan pelepasan seluruh barang dagangan, dari dan untuk toko, waktu pelepasan barang menuju dan dari area bongkar muat menuju daerah lantai penjualan.
14)
Senior Staff – Engineering Mengawasi dan memastikan tingginya produktifitas kerja dari staff. Merawat segala sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan yang.
15)
Senior Staff – Store Admin & Operator
xx xiii
Bertanggung jawab terhadap ALC Manager, memelihara dan membuat
laporan-laporan
akurat
yang
berhubungan
dengan
accounting dan keuangan termasuk laporan MIS, memelihara semua laporan yang berhubungan dengan sales dan biaya-biaya pengeluaran untuk periode tertentu, melaksanakan tugas rutin yakni menjaga sistem computer termasuk MBS & POS, mensuport sales toko dengan membuat rail card & signage, tugas lainnya adalah sebagai general administrasi. 16)
Senior Staff – Customer Development & Customer Information Service (CD & CIS) Bertugas mengoordinasikan staff dalam memberikan pelayanan terhadap pelanggan. sebagai receptionist dan operator telepon, memberikan pelayanan yang berkualitas untuk semua customer dan CD memelihara hubungan yang baik antara Lotte Mart dengan Customer, serta mengembangkan customer.
17)
Fresh Food, Dry Food, Non Food Staff Melakukan pemeliharaan dan meningkatkan stock display, serta menjalankan tugas-tugas lain yang ditugaskan sewaktu.
18)
Cashier a) Mencegah shrinkage/ kehilangan yang disebabkan pencurian, kerusakan, dan kesalahan-kesalahan.
xx xiv
b) Menyediakan pelayanan yang akurat dan cepat di area pintu keluar pelanggan. Ramah di setiap saat. c) Menghitung total harga, uang, pengembalian/ penukaran, dan mengeluarkan bukti pembelian pelanggan. d) Memastikan kelancaran penanganan uang tunai dari terminal kasir ke kasanah, sampai terakhir ke pihak bank. e) Memastikan penggantian penukaran yang sesuai dengan satuan yang sebenarnya ditangani setiap saat. f)
Memastikan akurasi Till Balancing/ Reconciliation harian dan
mencatat sediaan uang yang cukup untuk float kasir. g) Melakukan tugas selain tersebut diatas, sesuai yang diminta supervisor dan manajemen. 18)
Good Receiving Admin & Pricer Melakukan penginputan ke komputer, serta yang berhubungan dengan dokumentasi penerimaan barang. Memastikan dokumentasi penerimaan barang yang memadai dan waktu yang tepat diberikan kepada ALC. Memastikan pengadaan yang sesuai dengan PO dokumentasi, tiket dan pengembalian botol kosong. Memastikan kesesuaian dan keakuratan serta penempatan barcodes pada barang dagangan.
xx xv
19)
Enginering Staff Merawat dan memperbaiki kerusakan segala peralatan yang digunakan untuk operasional, segala sarana dan prasarana yang ada di perusahaan.
20)
Staff Admin - Operator Staff Admin melaporkan hasil penjualan per hari ke HO, mengecek hasil sales per till, merekonsil pos-pos yang ada dalam daily till credit, dan
membuat
laporan-laporan
yang
berhubungan
pencatatan
keuangan. Operator bertugas up date data rekonsil ke kasir untuk pembuatan harga khusus, back up data, filling report, maintenance data customer data penjualan stok koreksi. 21)
Customer Development Executive (CDE) – CIS Staff Bertanggung jawab terhadap promosi eksternal perusahaan secara umum, dan pelaksanaan strategi penjualan, produk dan pelayanan, mengelola pelanggan dan teritorinya. Menciptakan pelanggan loyal, memperkuat posisi cash and carry, dan meningkatkan penjualan. Memahami konsep one to one. CIS bertugas sebagai receptionist dan operator telepon, memberikan pelayanan yang berkualitas untuk semua customer.
xx xvi
22)
End Control Maintain stok hadiah, mengecek kesesuaian fisik barang yang keluar dari kasir baik dalam jumlah dan jenisnya dengan invoice yang sudah tercetak.
B. Latar Belakang Masalah
Perkembangan pengetahuan dan teknologi yang sangat besar menimbulkan persaingan yang ketat dalam dunia usaha. Dalam mempertahankan kelangsungan hidup dan untuk mencapai tujuan khususnya, perusahaan memerlukan Sistem Informasi Akuntansi dalam tercapainya tujuan perusahaan. Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi ini disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan perusahaan. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan mempunyai tujuan utama untuk memperoleh laba yang sebesar-besarnya. Perusahaan memperoleh laba dari kegiatan pokok perusahaan yaitu penjualan barang atau jasa yang dihasilkannya. Macam penjualan yang ada di Lotte Mart terdiri dari penjualan tunai (overthe counter sales), dari credit card sales, dan dari debit card sales. Berdasarkan macam penjualan yang ada di Lotte Mart dapat digolongkan menjadi dua, yaitu penjualan tunai dengan uang tunai/ kas dan penjualan tunai dengan Kartu (Debit/ Kredit. Keseluruhan kegiatan pada PT Lotte Shopping Indonesia terotorisasi dari Kantor Pusat, segala keputusan dan kebijakan ada pada Kantor Pusat. Kurangnya otonomi dari Kantor Pusat dalam pengelolaan kas toko, sehingga dirasa ada beberapa prosedur penerimaan kas yang tidak diketahui oleh toko. Serta kurangnya catatan akuntansi yang dibuat oleh kantor cabang, sehingga kurang cukup untuk memberikan informasi tentang penerimaan kas dari penjualan. Dengan latar belakang masalah tersebut, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas dari penjualan yang ada di PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo. Oleh sebab itu, penulis mengambil judul “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan pada PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo”. C. Perumusan Masalah
xx xvi i
Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas maka masalah dalam penelitian dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimanakah Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas dari penjualan yang ada pada PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo? 2.
Apa saja kelebihan dan kelemahan Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas dari penjualan yang ada pada PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo?
D. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis adalah: 1. Mengetahui Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas dari penjualan yang ada di PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo. 2.
Memperoleh bukti mengenai kelebihan dan kelemahan Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas dari penjualan yang ada di PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo.
E. Manfaat Penelitian
Dengan adanya penelitian mengenai evaluasi Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas, maka akan diperoleh beberapa manfaat sebagai berikut: 1. Bagi PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo
2.
Hasil penelitian ini akan bermanfaat bagi perusahaan yang diteliti sebagai bahan acuan untuk mengambil kebijakan berkaitan dengan penerapan Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas. Bagi penulis Penulis dapat mengetahui Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas pada PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo dan sebagai sarana xx xvi ii
3.
untuk penerapan teori yang telah diterima di bangku perkuliahan. Bagi pembaca Tugas akhir ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan pembaca mengenai Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas dari penjualan yang ada pada PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo. Dan dapat digunakan sebagai dasar referensi dan acuan dalam penelitian-penelitian berikutnya.
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Sistem dan Prosedur Sistem akuntansi sangat dibutuhkan dalam menjalankan kegiatan perusahaan, baik pada perusahaan besar maupun kecil dan menengah. Semakin besar usaha suatu perusahaan menyebabkan pihak manajemen tidak dapat secara langsung mengawasi jalannya perusahaan. Oleh karena itu, pihak manajemen membutuhkan sistem akuntansi dalam mengawasi jalannya perusahaan yang dikelolanya. Pengertian dari sistem dan prosedur akan membantu dalam memahami sistem akuntansi, sistem dan prosedur diartikan sebagai berikut: a. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat sesuai dengan pola xx xix
yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. (Mulyadi, 2001: 5) b.
Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses dan output (Nugroho Widjajanto, 2001: 2).
c.
Jerry Fitz Gerald dalam Jogiyanto (2001: 1) mengemukakan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
d.
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam
24
satu departemen atau
lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (Mulyadi, 2001: 5) e.
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (Zaki Baridwan, 1990: 3).
Penulis mengambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam perusahaan untuk mencapai suatu tujuan, dan prosedur adalah kegiatan yang yang dilakukan secara urut meliputi menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (konversi), memindah, dan membandingkan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam saru bagian atau lebih dengan tujuan untuk menjamin adanya keseragaman perlakuan terhadap transaksi perusahaan yang sering terjadi. 2. Pengertian Informasi
xl
a.
Menurut Jogiyanto (2001: 8) informasi adalah: Data yang diolah
b.
Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya
c.
Menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact and entity)
d.
Digunakan untuk pengambilan keputusan Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal
(Jogiyanto 2001: 10) yaitu:
a.
Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahankesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, harus mencerminkan maksudnya.
b.
Tepat pada waktunya (timely basis), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah using tidak mempunyai manfaat lagi karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Apabila pengambil keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.
c.
Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap organisasi berbeda.
3. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat xli
managerial dan kegiatan strategi dri suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Leitch dan Davis dalam Jogiyanto 2001: 11). Menurut Jogiyanto (2001: 12) sistem informasi terdiri dari komponenkomponen sebagai berikut: a. Blok Masukan (Input Block), input mewakili data-data yang masuk dalam sistem informasi. Input meliputi metode-metode dan media untuk merangkap data yang dimasukkan yang dapat berupa dokumendokumen dasar. b.
Blok Model (Model Block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu yang akan menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c.
Blok Keluaran (Output Block), hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang dapat berupa informasi yang berkualits dan dokumen yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d.
Blok Teknologi (Technology Block), teknologi dalam sistem informasi akuntansi digunakan untuk menerima input, menjalankan model menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran, dan membantu pengendalian dan sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi (human ware), perangkat lunak (soft ware), perangkat keras (hard ware).
xlii
e.
Blok Basis Data (Database Block), database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f.
Blok Kendali (Contorl Block), beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau terlanjur terjadi kesalahan dapat diatasi.
4. Pengertian Akuntansi Menurut Jogiyanto (2001: 17), akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan, perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan keuangan. Laporan keuangan merupakan suatu informasi. 5. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001: 3), sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan (Nugroho Widjajanto, 2001:4). Penulis menyimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, laporan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan perusahaan yang kemudian dikoordinasikan untuk menyediakan informasi keuangan yang diperlukan manajemen, pihak-pihak lain yang berkepentingan dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:3-5), unsur pokok sistem akuntansi adalah: a. Formulir, adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi b.
Jurnal, adalah catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk xlii i
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan c.
Buku Besar, adalah rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal
d.
Buku Pembantu, dalah rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan, yang tercantum dalam buku besar
e.
Laporan, adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan harga pokok produksi
6. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Baridwan (1996: 4), sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkonfigurasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor, kreditor) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen). 7. Tujuan penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
a.
Menurut Wilkinson et al (2000: 8-10) sebagai berikut: Untuk mendukung kegiatan operasi sehari-hari
b.
Untuk mendukung pengambilan keputusan terutama pihak intern organisasi
c.
Untuk menunjukkan sesuatu yang telah dilakukanoleh manajemen Menurut Mulyadi (1997: 19-20) sebagai berikut:
a.
Untuk menyediakan informasi bagi kegiatan usaha baru
b.
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern
c.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi
xli v
8. Pengertian Kas Kas dapat diubah menjadi aktiva lain dan digunakan untuk membeli barang atau jasa, serta memenuhi kewajiban yang dengan lebih mudah bila dibanding dengan aktiva lain (Al Haryono Yusuf, 2001: 3). Kas adalah aktiva yang paling liquid dan merupakan standar alat pembayaran serta sebagai dasar ukuran dari seluruh komponen laporan keuangan (Kieso et al., 2007: 314). Penulis menyimpulkan bahwa kas adalah aktiva yang paling mudah dicairkan menjadi uang dalam waktu yang cepat dibandingkan dengan aktiva lainnya. 9. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2001: 455-481), penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Penerimaan kas dari penjualan tunai terdiri dari penerimaan kas dari over-the-counter sale, dari cash-on-delivery sale. Sedangkan penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan, kantor pos, dan lock-box-collection plan. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan mengharuskan: a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. b.
Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
a.
Unsur–unsur yang terkait dalam sistem penerimaan kas: Fungsi yang terkait dalam Sistem Penerimaan Kas dari penjualan tunai adalah: 1)
Fungsi penjualan
2)
Fungsi kas xlv
b.
3)
Fungsi gudang
4)
Fungsi pengiriman
5)
Fungsi akuntansi
Informasi yang umumnya diperlukan oleh Manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: 1)
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2)
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3)
Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4)
Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
c.
5)
Kuantitas produk yang dijual.
6)
Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7)
Otorisasi pejabat yang berwenang.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: 1)
Faktur penjualan tunai.
2)
Pita register kas (cash register tape).
3)
Credit card sales slip. xlv i
d.
4)
Bill of lading.
5)
Faktur penjualan COD.
6)
Bukti setor bank.
7)
Rekapitulasi harga pokok penjualan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
e.
1)
Jurnal penjualan
2)
Juranal penerimaan kas
3)
Jurnal umum
4)
Kartu persediaan
5)
Kartu gudang
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1)
Prosedur order penjualan
2)
Prosedur penerimaan kas
3)
Prosedur penyerahan barang
4)
Prosedur pencatatan penjualan tunai
5)
Prosedur penyetoran kas ke bank
6)
Prosedur pencatatan penerimaan kas
7)
Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
10. Pengertian Bagan Alir (flowchart) Menurut Mulyadi (2001: 57) flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen xlv ii
yang dipergunakan dalam sistem. Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi. Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir. Untuk menggambarkan bagan alir digunakan simbol-simbol sesuai standar Sistem Informasi Akuntansi. Arus dalam bagan alir dibaca dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah. Tiap dokumen yang digunakan dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol penghubung pada hal yang berbeda.
a.
Manfaat dari menggunakan bagan alir antara lain sebagai berikut: Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
b.
Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir.
c.
Kelemahan-kelemahan dalam sistem identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
d.
Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
A
B
Dokumen
Digunakan untuk semua jenis dokumen yang merupakan formulir untuk merekam transaksi.
Dokumen Rangkap
Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.
Berbagai Dokumen
Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama dalam satu paket.
xlv iii
Catatan
Menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen.
Penghubung pada halaman yang sama
Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Simbol penghubung yang memungkinkan aliran dokumen berhenti disuatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama.
Penghubung pada halaman yang berbeda
Untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman. Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti menerima order, mengisi formulir, membandingkan, dll. Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas.
Kegiatan manual
Keterangan / komentar
Arsip sementara
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen.
Arsip permanen
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi.
On-line computer proses
Menggambarkan pengolahan computer secara on-line.
xli x
Ya
Keying, typing
Menggambarkan pemasukan data ke dalam computer melalui on-line terminal.
Pita magnetik
Menggambarkan arsip computer yang berbentuk pita magnetic.
On-line storage
Menggambarkan arsip computer yang berbentuk on-line (di dalam memory computer).
Keputusan
Menggambarkan keputusan yang ahrus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol.
Garis alir
Menggambarkan arah proses pengolahan data.
Persimpangan garis alir
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masingmasing garis salah satu garis dibuat melengkung. Digunakan jika 2 garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya.
Tidak
Pertemuan garis alir
dari pemasok
Mulai / berakhir
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Masuk ke sistem
Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk ke dalam alir sistem.
Keluar ke sistem lain
Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar dari
Ke sistem penjualan l
sistem. GAMBAR II.1 Simbol Bagan Alir (flowchart) 11. Pengertian Kartu Kredit dan Kartu Debit (Credit Card dan Debit Card) Sumber http://www.google.com “Pambayaran dengan Kartu Debit dan Kartu Kredit.” Kartu Kredit (Credit Card) adalah suatu kartu yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran transaksi jual beli barang/ jasa, dimana pelunasan pembayarannya dapat dilakukan sekaligus atau dengan cara mencicil sejumlah nilai minimum yang ditetapkan oleh pihak penerbit kartu (Issuer) dan terhadap saldo tersisa dikenakan bunga. Pembayaran tersebut dilakukan paling lambat pada tanggal jatuh tempo setiap bulan sesuai tanggal yang telah ditetapkan Isuer untuk setiap pemegang kartu (card holder) dan untuk setiap keterlambatan dikenakan denda (late charge). Kartu Kredit dapat pula digunakan untuk menarik uang tunai melalui Automatic Teller Machine (ATM) atau melalui Teller pada bank tersebut. Kartu Debit (Debit Card) pada prinsipnya merupakan alat untuk melakukan penarikan tunai baik melalui counter bank maupun melalui ATM. Pembayaran transaksi menggunakan Debit Card sama dengan pembayaran tunai karena pada saat yang bersamaan akan mengurangi/ mendebit saldo simpanan pemegang kartu yang bersangkutan dan meng-kredit rekening penjual (Merchant). TABEL II.1 Perbedaan antara Kartu Kredit dengan Kartu Debit Kartu Kredit
Kartu Debit
Terdapat batasan kreditnya, sesuai dengan jenis kartu. Terdapat minimum pembayaran saat jatuh tempo. Dikenakan bunga sesuai perjanjian. Denda bagi keterlambatan
li
Harus memiliki rekening Saldo cukup untuk menutupi rekening. Langsung men-debit pada saldo rekening pemegang kartu.
B. Pembahasan Penerimaan Kas dari Penjualan pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo Penerimaan Kas pada PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo yang terbesar berasal dari penjualan tunai, seperti dalam semboyannya cash and carry yang berarti jual tunai PT Lotte Shopping Indonesia Store 19 Solo selanjutnya disebut Lotte Mart wholesale melaksanakan penjualannya hanya secara tunai saja. Penerimaan kas dari penjualan tunai pada Lotte Mart wholesale terdiri dari : penerimaan kas dari over the counter sales (dengan uang tunai), dan penerimaan kas dari credit card sales/ debit card sales (dengan kartu). Unsur–unsur yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada Lotte Mart Wholesale Store 19 Solo adalah: 1. Fungsi yang terkait a.
Fungsi Kas
b.
Fungsi kas bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Fungsi kas berada di tangan Bagian Kasir penjualan toko dan Kasir penjualan snack dan bumbu. Fungsi Penyimpanan Fungsi penyimpanan kas bertanggung jawab menjaga keutuhan dan keamanan kas uang hasil penjualan sebelum disetorkan ke Bank. Fungsi penyimpanan kas ini dilaksanakan oleh Kasir Pusat. Kasir Pusat juga membuat Bukti Setoran Kasir Pusat yang kemudian disetorkan ke bagian akuntansi sebagai dokumen sumber pembuatan Sales Journal.
c.
Fungsi Akuntansi
d.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dengan uang tunai dan dengan kartu yang berupa laporan penjualan (sales journal). Bertugas juga sebagai pembuat berbagai catatan akuntansi yang akan dilaporkan ke HO (kantor pusat). Fungsi Akuntansi dijalankan oleh Bagian Staff Admin (STA). Fungsi Pemeriksaan Intern Fungsi pemeriksaan intern dilaksanakan oleh staff ALC. Pemeriksaan intern tersebut berupa penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak (surprise audit). Bertugas pula mengawasi dan menjaga kelancaran penerimaan kas. lii
2. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen a.
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b.
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
c.
Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu.
d.
Kuantitas produk yang dijual.
e.
Nama wiraniaga/ petugas kasir yang menerima uang dari pelanggan atas pembelian yang telah dilakukan.
f.
Otorisasi pejabat yang berwenang, dalam segala kejadian maupun transaksi serta segala pelaporan perlu adanya otorisasi dari petugas yang berwenang sebagai bukti bahwa dokumen tersebut diketahui dan sudah sah untuk dikeluarkan.
3. Dokumen yang digunakan a.
Faktur penjualan tunai (Invoice)
b.
Dokumen faktur penjualan tunai ini dibuat oleh fungsi kas (Kasir Penjualan Toko dan Kasir Penjualan Snack dan Bumbu) digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Informasi tersebut antara lain adalah nomor faktur penjualan, nomor seri, kasir, nomor kassa/ till, tanggal transaksi, nomor pelanggan, waktu transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga. Faktur penjualan juga berguna sebagai faktur pajak, yang di dalamnya juga tercantum keterangan dari Pengusaha Kena Pajak dan Pembeli BKP/ Penerima JKP. Bentuk Faktur Pajak tersebut sesuai dengan izin DJP No.S1596/PJ.52/1992 pada tanggal 15 September 1992. Faktur penjualan ini sebagai bukti bahwa barang telah di bayar lunas oleh pembeli. Bukti Setoran Kasir Toko liii
c.
Dokumen Bukti Setoran Kasir ini dibuat oleh fungsi kas (Kasir Penjualan Toko). Pada penerimaan kas dari penjualan dengan uang tunai Bukti Setoran Kasir sebagai bukti penghitungan jumlah fisik uang penjualan toko (FF, DF, dan NF) yang akan disetorkan ke Kasir Pusat. Sedangkan pada penerimaan kas dari penjualan dengan kartu Debit/ Kredit, Bukti Setoran Kasir sebagai bukti perekapan jumlah penjualan dengan Kartu Debit/ Kredit yang terjadi dari awal hari sampai akhir hari. Bukti Setoran Snack
d.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas (Kasir Penjualan Snack dan Bumbu) sebagai bukti penghitungan jumlah fisik uang penjualan snack yang disetorkan ke Kasir Pusat biasanya pada penutupan penjualan di akhir hari. Penjualan snack dan bumbu berada di Kassa tersendiri yang khusus untuk pembayaran snack dan bumbu. Bukti Setoran Bumbu
e.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas (Kasir Penjualan Snack dan Bumbu) sebagai bukti penghitungan jumlah fisik uang penjualan bumbu yang disetorkan ke Kasir Pusat biasanya pada penutupan penjualan di akhir hari. Penjualan snack dan bumbu berada di Kassa tersendiri yang khusus untuk pembayaran snack dan bumbu. Pita Regiter Kas Dokumen Pita Register Kas merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung Faktur Penjualan Tunai pada penjualan snack dan bumbu. tercetak saat keluar dari pengoperasian mesin kasir. Dokumen Pita Register Kas tercetak setelah Kasir Penjualan snack dan bumbu mengoperasikan mesin register kas.
f.
Invoice X & Z Read
g.
Dokumen Invoice X & Z Read ini dibuat oleh fungsi kas (Kasir Pusat) merupakan laporan yang muncul secara otomatis setelah kasir ditutup. Dokumen ini berisi keterangan jumlah uang baik dari uang tunai maupun dari penjualan dengan Kartu Debit/ Kredit. Bukti Setoran Kasir Pusat
liv
h.
Dokumen Bukti Setoran Kasir Pusat dibuat oleh fungsi kas (Kasir Pusat). Dokumen Bukti Setoran Kasir Pusat ini berisi jumlah nominal uang yang disetorkan oleh kasir yang telah sesuai dengan Invoice X & Z Read. Sales Draft Debit / Kredit
i.
Dokumen ini dicetak oleh debit/ credit card center bank, yang menerbitkan kartu debit/ kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) anggota kartu debit/ kredit. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa adanya transaksi penjualan dengan kartu. Biasanya tercetak dua copy, yaitu satu copy untuk pelanggan dan satu copy lainnya untuk diarsipkan oleh bagian akuntansi. Till Reconciliation
j.
Dokumen Till Reconciliation merupakan rekonsiliasi yang dibuat oleh fungsi kas (Kasir Pusat) terhadap penjualan pada hari itu. Pada penerimaan kas dari penjualan dengan uang tunai dasar pembuatan Till Reconciliation adalah dokumen Bukti Setoran Kasir Pusat, Invoice X & Z Read, Bukti Setoran Kasir, dan Bukti Setoran Snack, Bukti Setoran Bumbu, Pita Register Kas. Sedangkan pada penerimaan kas dari penjualan dengan Kartu, dasar pembuatan Till Reconciliation adalah Bukti Setoran Kasir Pusat, Invoice X & Z Read, Bukti Setoran Kasir, dan Sales Draft Debit/ Kredit. Dokumen Till Reconciliation menjelaskan penjualan toko yang terjadi menurut laporan dari sistem komputer dengan fisik uang menurut penghitungan Kasir. Pada Till Reconciliation dapat terlihat adanya ketekoran/ kelebihan (different) di tiap-tiap petugas Kasir Penjualan Toko yang bertugas di hari itu. Cash Reconciliation Dokumen Cash Reconciliation merupakan rekonsiliasi yang dibuat oleh fungsi kas (Kasir Pusat) terhadap penjualan pada hari itu. Pada penerimaan kas dari penjualan dengan uang tunai dasar pembuatan Cash Reconciliation adalah dokumen Bukti Setoran Kasir Pusat, Invoice X & Z Read, Bukti Setoran Kasir, dan Bukti Setoran Snack, Bukti Setoran Bumbu, Pita Register Kas. Sedangkan pada penerimaan kas dari penjualan dengan Kartu dasar, pembuatan Cash Reconciliation adalah Bukti Setoran Kasir Pusat, Invoice X & Z Read, Bukti Setoran Kasir, dan Sales Draft Debit / Kredit. Dokumen Cash Reconciliation menjelaskan posisi kas di toko dan di Bank. Dalam Cash Reconciliation dijelaskan penjualan snack dan bumbu yang terjadi. lv
k.
Form Pengiriman Uang Makro/ Bank (FPU)
l.
Dokumen FPU ini dibuat oleh fungsi kas (Kasir Pusat) sebagai pencatatan atas penghitungan fisik uang yang akan di setor ke Bank, penghitungan tersebut dilakukan oleh kedua pihak yaitu antara pihak Lotte Mart dengan Bank. FPU Makro diisi oleh pihak Lotte Mart, sedangkan FPU Bank diisi oleh pihakBank sesuai penghitungan fisik uang yang akan di setor ke Bank. Masing-masing FPU terdiri dari dua rangkap,yaitu untuk bagian akuntansi dan untuk Bank. Form Multiguna (FM)
Dokumen Form Multiguna ini dibuat oleh fungsi kas (Kasir Pusat) sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Form Multiguna dibuat 2 lembar diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Kemudian tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Form Multiguna diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi untuk dicocokkan apakah jumlah yang disetorkan Kasir Pusat sudah sesuai dengan yang ada pada Till Reconciliation dan Cash Reconciliation. Form Multiguna kemudian diarsipkan sebagai dokumentasi toko oleh bagian Staff Admin sebagai pemegang fungsi akuntansi . 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan a.
b.
Sales Journal Sales Journal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan dengan uang tunai maupun dengan kartu. Dokumen sumber dari pembuatan sales Journal ini adalah Till Reconciliation dan Cash Reconciliation. Sales Journal ini nantinya akan dilaporkan ke HO sebagai laporan penjualan yang terjadi di toko cabang. Berisi tentang jumlah masing-masing penjualan yang terjadi (Dry Food, Fresh Food, dan Non Food), serta penjualan dengan Kartu. Buku Rekapan Kartu Debit/ Kredit
Buku Rekapan Kartu Debit/ Kredit ini sebagai kontrol terhadap penjualan dengan Kartu (Debit: BCA, Permata & Kredit: BCA, Visa). Buku ini diisi oleh fungsi akuntansi yang dipegang oleh bagian Staff Admin. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem lvi
a.
Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dengan Uang Tunai 1)
Pelanggan datang ke Kasir Penjualan Toko dan/ atau Kasir Penjualan Snack & Bumbu untuk melakukan pembayaran, kemudian Kasir Penjualan Toko melakukan scan barang yang akan dibeli oleh pelanggan menggunakan alat scanner yang ada di tiap kassa/ till. Maka secara otomatis data penjualan atas barang yang discan tersebut masuk ke program WIN POS.
2)
Kasir Penjualan Toko dan/ atau Kasir Penjualan Snack & Bumbu menerima uang pembayaran dari pelanggan atas barang yang telah dibeli, dan melakukan pencetakan Faktur Penjualan Tunai kemudian diserahkan ke pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah lunas dibayar. Serta Pita Register Kas untuk penjualan snack dan bumbu, yang akan direkap oleh Kasir Penjualan Snack & Bumbu.
3)
Kasir Penjualan Toko dan/ atau Kasir Penjualan Snack & Bumbu melakukan penghitungan uang hasil penjulan toko yang akan disetorkan ke Kasir Pusat dan mengisi form Bukti Setoran Kasir Toko, sedangkan penghitungan uang hasil penjulan yang snack & bumbu akan disetorkan ke Kasir Pusat dimasukkan ke dalam form Bukti Setoran Snack dan Bukti Setoran Bumbu sesuai dengan jumlah yang telah dihitung. Kemudian Kasir Penjualan Toko dan/ atau Kasir Penjualan Snack & Bumbu menandatangani form tersebut, sebagai tanda pertanggungjawaban yang membuat. lvii
4)
Kasir Penjualan Toko dan/ atau Kasir Penjualan Snack & Bumbu melakukan penyetoran uang hasil penjualan ke Kasir Pusat, yang disertai dengan form Bukti Setoran tersebut diatas.
5)
Kasir Pusat mengoperasikan WIN POS untuk Penjualan Toko dan mencetak Invoice X & Z Read.
6)
Kasir Pusat mambandingkan jumlah penjualan pada Invoice X & Z Read dengan form Bukti Setoran Kasir Toko apakah sudah sesuai. Jika belum sesuai maka kembali ke prosedur penghitungan uang hasil penjualan yang akan disetor ke Kasir Pusat oleh Kasir Penjulan Toko. Jika sudah sesuai, Kasir Pusat mengisi form Bukti Setoran Kasir Pusat sesuai dengan jumlah yang ada pada Invoice X & Z Read dan form Bukti Setoran Kasir Toko.
7)
Kasir Pusat menandatangani form Bukti Setoran Kasir Pusat sebagai
tanda
pertanggungjawaban
yang
membuat.
Serta
dimintakan tanda tangan kepada Manajer Kasir sebagai bukti otorisasi dari pihak yang berwenang. 8)
Kasir Pusat membuat dan mencetak dokumen Till Reconciliation dan Cash Reconciliation, berdasarkan dokumen-dokumen yang telah dibuat sebelumnya. Kemudian Kasir Pusat manandatangani Till Reconciliation dan Cash Reconciliation sebagai tanda pertanggungjawaban yang membuat.
9)
Kasir Pusat menyetorkan dokumen-dokumen seperti TR, CR, BS lvii i
KP, BS Kasir Toko, BS Snack, BS Bumbu, dan PRK ke bagian akuntansi/ Staff Admin untuk pembuatan laporan penjualan yang terjadi. 10) Kasir Pusat melakukan penyetoran uang penjualan ke Bank, sebelumnya
Kasir
Pusat
dengan
pihak
Bank
melakukan
penghitungan fisik uang. 11) Hasil penghitungan tersebut dimasukkan ke dalam Form Pengiriman Uang (FPU), untuk pihak Lotte Mart mengisi FPU Makro dan untuk pihak Bank mengisikan FPU Bank. 12) Jika hasil penghitungannya belum sesuai maka kembali ke prosedur penghitungan fisik uang antara Kasir Pusat dengan pihak Bank. Dan jika hasil penghitungannya sesuai maka Kasir Pusat mengisi Form Multiguna sebagai bukti penyetoran uang ke Bank. 13) Staff Admin menerima dokumen-dokumen dari Kasir Pusat yang berupa TR, CR, BS KP, BS Kasir Toko, BS Snack, BS Bumbu, PRK serta FPU Bank, FPU Makro, FM. 14) Staff Admin membuat Sales Journal dengan menggunakan software khusus yang bernama ORACLE. Dokumen-dokumen yang telah diterima oleh STA tersebut digunakan sebagai sumber pembuatan Sales Journal. Laporan Sales Journal dikirim secara langsung ke HO (Kantor Pusat) yang ditujukan kepada STA (Store Admin) yang ada di HO dengan menggunakan software tersebut
lix
(on-line process). Maka yang melakukan pencatatan atas penerimaan kas adalah Store Admin yang ada di HO. 15) Staff Admin juga mencetak Sales Journal untuk dokumentasi/ pengarsipan. 16) Staff Admin mengirim dokumen SJ, TR, dan CR ke HO (Kantor Pusat) lewat perusahan pengiriman. Pengiriman dilakukan setiap dua hari sekali. 17) Staff Admin juga melakukan pengarsipan dokumen-dokumen lainnya yang berupa copyan SJ, TR, CR serta BS KP, BS Kasir Toko, BS Snack, BS Bumbu, PRK serta FPU Bank, FPU Makro, FM.
b.
Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dengan Kartu Debit/ Kredit 1)
Pelanggan datang ke Kasir Penjualan Toko untuk melakukan pembayaran dengan Kartu Debit/ Kredit.
2)
Kasir Penjualan Toko melakukan scan barang yang akan dibeli oleh pelanggan menggunakan alat scanner yang ada di tiap kassa/ till. Maka secara otomatis data penjualan atas barang yang discan tersebut masuk ke program WIN POS .
3)
Kasir Penjualan Toko menerima Kartu Debit/ Kredit milik pelanggan untuk digesekkan/ swap ke mesin EDC Bank yang
lx
bekerja sama dengan Lotte Mart. (BCA: Debit/ Kredit, Permata:Debit,
Visa:Kredit).
Untuk
Kartu
Kredit
setelah
digesekkan ke mesin EDC kemudian Kasir Penjualan Toko memasukkan nominalnya, maka akan tercetak sales draft Kredit sebanyak dua copy. Sedangkan untuk Kartu Debit setelah digesekkan di mesin EDC kemudian Kasir Penjualan Toko memasukkan nominal dan meminta pelanggan untuk memasukkan kode PIN Kartu Debit pelanggan, maka secara otomatis sales draft Debit keluar sebanyak dua copy. 4)
Kasir Penjualan Toko mencetak Faktur Penjualan Tunai dan menyerahkannya ke pelanggan bersamaan dengan satu copy sales draft Debit/ Kredit, dan untuk satu copy sales draft lainnya disimpan oleh Kasir. Kasir Penjualan Toko harus memintakan tanda tangan pemilik Kartu Kredit tersebut pada kedua copy Sales Draft Kredit yang telah tercetak dengan benar.
5)
Kasir Penjualan Toko merekap sales draft Debit/ Kredit ke dalam form Bukti Setoran Kasir Toko kemudian ditandatangani sebagai bukti pertanggungjawaban yang membuat.
6)
Kasir Penjualan Toko melakukan penyetoran sales draft Debit/ Kredit bersamaan dengan form Bukti Setoran Kasir ke Kasir Pusat.
7)
Kasir Pusat mengoperasikan WIN POS untuk pencetakan Invoice X & Z Read. lxi
8)
Kasir Pusat mencocokkan jumlah penjualan pada Invoice X & Z Read dengan form Bukti Setoran Kasir Toko apakah sudah sesuai. Jika belum sesuai maka kembali ke prosedur perekapan sales draft Debit/ Kredit oleh Kasir Penjualan Toko. Jika sudah sesuai, Kasir Pusat mengisi form Bukti Setoran Kasir Pusat sesuai dengan jumlah yang ada pada Invoice X & Z Read dan form Bukti Setoran Kasir Toko.
9)
Kasir Pusat menandatangani form Bukti Setoran Kasir Pusat sebagai
tanda
pertanggungjawaban
yang
membuat.
Serta
dimintakan tanda tangan kepada Manajer Kasir sebagai bukti otorisasi dari pihak yang berwenang. 10)
Kasir Pusat membuat dan mencetak dokumen Till Reconciliation dan Cash Reconciliation, berdasarkan dokumen-dokumen yang telah dibuat sebelumnya. Kemudian Kasir Pusat manandatangani Till Reconciliation dan Cash Reconciliation sebagai tanda pertanggungjawaban yang membuat.
11) Kasir Pusat menyetorkan dokumen-dokumen seperti TR, CR, BS KP, BS Kasir Toko, SD D/K ke bagian akuntansi/ Staff Admin untuk pembuatan laporan penjualan dengan kartu.. 12) Staff Admin menerima dokumen-dokumen dari Kasir Pusat yang berupa TR, CR, BS KP, BS Kasir Toko, SD D/K. 13) Staff Admin membuat Sales Journal dengan menggunakan software khusus yang bernama ORACLE. Dokumen-dokumen lxii
yang telah diterima oleh STA tersebut digunakan sebagai sumber pembuatan Sales Journal. Laporan Sales Journal dikirim secara langsung ke HO (Kantor Pusat) agar bagian STA (Store Admin) yang ada di HO dapat langsung meng-updatenya dengan menggunakan software tersebut (on-line process). Maka yang melakukan pencatatan atas penerimaan kas adalah Store Admin yang ada di HO. Dan yang mengurusi penagihan Kartu Kredit ke Bank adalah Kantor Pusat. 14) Staff Admin juga mencetak Sales Journal untuk dokumentasi/ pengarsipan. Staff Admin mengirim dokumen SJ, TR, dan CR ke HO (Kantor Pusat) lewat perusahan pengiriman. Pengiriman dilakukan setiap dua hari sekali. 15) Staff Admin juga melakukan pengarsipan dokumen-dokumen lainnya yang berupa copyan SJ, TR, CR serta BS KP, BS Kasir Toko, SD D/ K. 6. Bagan Alir Bagan alir sistem penerimaan kas dari penjualan pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo yang digolongkan menjadi dua yaitu penjualan dengan uang tunai dan penjualan dengan Kartu (Debit/ Kredit) dapat dilihat pada Gambar II.2 dan Gambar II.3
lxii i
lxi v
Kasir Penjualan Toko Penghitungan fisik uang yang akan disetorkan ke KP
Mulai
Menghitung fisik uang dari penjualan toko
WIN POS Penyecanan barcode barang yang akan dibayar pelanggan & pencetakan FPT
Data penjualan
Mengisi form BS Kasir
BS Kasir
1
Menerima uang pembayaran dari pelanggan
FPT
Toko
Disertai paraf dari kasir yang setor
Disetor ke KP bersama dengan uang
2
Disimpan di drawer Diserahkan ke Pelanggan
Keterangan: FPT
= Faktur Penjualan Tunai
BS Kasir Toko
= Bukti Setoran Kasir Toko
GAMBAR II.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai (Toko)
lxv
Kasir Pusat (KP)
1
Data penjualan WIN POS
Pembuatan & pencetakan Invoice X & Z read
2
Invoice X & Z read
Mencocokkan Inv. X & Z Read dengan BS K
sesuai Ya Mengisi form BS KP
BS Kasir
Tidak Kembali ke prosedur pengitungan fisik uang di kasir
Disertai paraf dari KP Inv. X & Z read BS
Keterangan: BS KP = Bukti Setoran Kasir Pusat
KP
lxv3 i
Toko
BS Kasir
Toko
GAMBAR II.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai (Lanjutan) Kasir Penjualan Snack & Bumbu
Mulai
WIN POS
1
lxv ii
PRK
Penyecanan barcode barang yang akan dibayar pelanggan & pencetakan Menghitung fisik uang dari penjualan snack &
lxv iii
GAMBAR II.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai (snack & bumbu) Kasir Pusat (KP)
3
Penghitungan fisik uang penjualan dengan pihak bank yang akan di setor ke Bank
2 PRK BS
BS Kasir
BS
Toko
K Bumbu KSnack
Inv. X & Z read BS
KP
Microsoft Excel Pembuatan Till Reconciliation & Cash Reconciliation
lxi x
Menghitung fisik uang setoran dari Kasir Mengisi FPU
2 PRK
K
FPU Bank
1
BS Kasir
Disertai paraf
Toko
Inv. X & Z read
BS
Membandingkan FPU Makro dengan FPU Bank
KP
CR
TR
4
TR & CR Disertai paraf
lxx
Keterangan: TR
= Till Reconciliation
CR
= Cash Reconciliation
FM
= Form Multiguna
FPU Bank
= Form Pengiriman Uang yang diisi oleh Bank
Dibawa Bank
GAMBAR II.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai (Lanjutan) Staff Admin (STA) 4 PRK BS
K Bumbu KSnack
BS
5
Inv. X & Z read FPU Bank BS
1
KP FPU Makro
CR TR
BS Kasir
FM
Toko
lxx i
1 2
Mencocokkan TR & CR dengan FM
ORACLE Pembuatan & Pencetakan Sales Journal
Sales Journal FPU Bank
1
FPU Makro FM PRK
1 2
K
BS KSnack
BS
Inv. X & Z read BS
KP
CR TR
T
SJ
6
lxx ii
Langsung online ke HO
Bumbu
BS Kasir
Toko
Keterangan: SJ = Sales Journal
GAMBAR II.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai (Lanjutan) Staff Admin (STA) 6
CR TR SJ
Memfotokopi SJ,TR, CR
FC
CR
FC
TR
FC
SJ
CR
Melengkapi paraf ke ALC M, HRM, & MOD Toko
TR SJ
lxx iii Dikirim ke HO (Kantor Pusat)
T
lxx iv
GAMBAR II.2 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai (Lanjutan)
lxx v
lxx vi
Kasir Penjualan Toko
Mulai
WIN POS
2
SD D/K
2
Kasir Pusat (KP)
1
Data penjualan 3
SD D/K
2
WIN POS
Pembuatan & pencetakan Invoice X & Z read
Invoice X & Z
BS Kasir
Toko
read
Mencocokkan Inv. X & Z Read dengan BS K
Tidak
sesuai
lxx
Kembali ke prosedur perekapan sales draft D/K
Ya
Mengisi vii form BS KP
SD D/K
Inv. X & Z read
2
Disertai paraf dari KP
BS Kasir
Toko
Keterangan: BS KP = Bukti Setoran Kasir Pusat
GAMBAR II.3 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dengan Kartu Debit atau Kredit (Lanjutan) Kasir Pusat (KP)
4 SD D/K
lxx viii
Inv. X & Z read BS
KP
Microsoft Excel
BS Kasir
Toko
BS Kasir
lxx ix
Toko
Keterangan: TR
= Till Reconciliation
CR
= Cash Reconciliation
GAMBAR II.3 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dengan Kartu Debit atau Kredit (Lanjutan) Staff Admin (STA) 5
SD D/K
Inv. X & Z read BS
KP
CR TR
lxx x
ORACLE Pembuatan & Pencetakan Sales Journal
BS Kasir
Toko
SD D/K direkap ke dalam Buku Rekapan Kartu Debit & Buku Rekapan Kartu Kredit
Buku Rekapan Kartu Debit & Buku Rekapan Kartu Kredit
BS Kasir
Toko
lxx xi
Keterangan: SJ = Sales Journal HO = Head Office
GAMBAR II.3 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dengan Kartu Debit atau Kredit (Lanjutan)
Staff Admin (STA)
6
CR TR SJ
Melengkapi paraf ke ALC M, HRM, & MOD Toko Memfotokopi SJ,TR, CR
lxx xii FC FC
FC CR TR SJ
CR TR SJ
lxx xiii
Keterangan: FC SJ
= Foto Copy Sales Journal
FC TR
= Foto Copy Till Reconciliation
FC CR = Foto Copy Cash Reconciliation
GAMBAR II.3 Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dengan Kartu Debit atau Kredit (Lanjutan)
C. Evaluasi Penerimaan Kas dari Penjualan pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo 1. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Sistem penerimaan kas pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 sudah terdapat pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan. Fungsi-fungsi tersebut melibatkan unit organisasi yang berbeda-beda. Hal ini menunjukkan sesuatu yang baik karena dapat menghindari penyalahgunaan wewenang atau wewenang ganda.
Fungsi kas yang dilaksanakan oleh Kasir Penjualan Toko dan Kasir Penjualan Snack/ Bumbu sudah berjalan dengan baik, kasir menerima uang pembayaran dari pelanggan kemudian menyetorkannya ke Kasir Pusat yang sebelumnya telah dibuat Bukti Setoran Kasir Toko, Bukti Setoran Snack/ Bumbu oleh kasir. Kasir juga dapat dikatakan sebagai fungsi operasi dimana lxx xiv
bagian Kasir yang mnjalankan kegiatan penerimaan kas secara langsung dari penjualan. Fungsi penyimpanan kas oleh Kasir Pusat sudah berjalan dengan baik. Kasir Pusat menerima setoran uang hasil penjualan setiap harinya dari Kasir Penjualan Toko dan Kasir Penjualan Snack/ Bumbu yang disertai dengan Bukti Setoran Kasir Toko dan Bukti Setoran Snack/ Bumbu. Sebelum disetorkan ke Bank uang hasil penjualan tersebut disimpan sementara di ruangan khusus. Fungsi pencatatan dilakukan oleh fungsi akuntansi yang dilaksanakan Staff Admin belum berjalan optimal, dalam sistem penerimaan kas Staff Admin hanya membuat Sales Journal dan melaporkannya ke HO, selain itu Staff Admin melakukan pengarsipan dokumen-dokumen untuk dokumentasi toko cabang. Fungsi pemeriksaan intern oleh staff ALC belum optimal, terutama pada pemeriksaan mendadak yang berfungsi untuk mengurangi risiko penggelapan kas yang diterima oleh Kasir Pusat. Pemeriksaan mendadak hanya dilakukan dua minggu sekali. 2. Evaluasi Terhadap Dokumen Terkait Dokumen-dokumen dalam sistem penerimaan kas dari penjualan sudah cukup baik dan digunakan dengan baik. Sistem komputerisasi memotong adanya dokumen-dokumen yang tidak penting untuk dikeluarkan, sehingga tidak terlalu banyak dokumen yang dikeluarkan oleh tiap bagian. Dokumen-dokumen yang ada sudah mewakili semua kejadian atau kegiatan klerikal. Dalam pembuatan dokumen yang menggunakan komputer, digunakan software tertentu yaitu WIN POS untuk penginputan data penjualan beserta pencetakan Faktur Penjualan Tunai dan Invoice X & Z Read. 3. Evaluasi Terhadap Catatan Akuntansi Pencatatan setiap transaksi penerimaan kas dari penjualan menggunakan catatan akuntansi yaitu Sales Journal serta Buku Rekapan Kartu Debit / Kredit.
lxx xv
Untuk Jurnal Penerimaan Kas serta jurnal lainnya dibuat oleh Store Admin yang berada di HO (Kantor Pusat). Sehingga pada toko hanya ada Sales Journal serta Buku Rekapan Kartu Debit/ Kredit sebagai catatan akuntansi yang dimiliki oleh toko. Dalam pembuatan catatan akuntansi yang menggunakan komputer, digunakan software tertentu yaitu ORACLE untuk pembuatan, pencetakan, dan pengiriman sales journal ke HO. 4. Evaluasi Terhadap Prosedur
Prosedur penerimaan kas dari penjualan melibatkan lebih dari satu unit organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa setiap unit organisasi pada sistem penerimaan kas dari penjualan memiliki tanggung jawab masing-masing dengan jelas. Prosedur penerimaan kas dari penjualan sudah cukup baik tetapi masih terdapat kekurangan. Prosedur yang terdapat di Lotte Mart terlalu terpusat, keseluruhan laporan harus dilaporkan setiap harinya dan untuk kebijakan sepenuhya diambil oleh Kantor Pusat. Kurangnya otonomi dari Kantor Pusat dalam pengelolaan kas toko, sehingga dirasa ada beberapa alur penerimaan kas yang tidak diketahui oleh toko terutama dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan dengan kartu kredit. Dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan dengan uang tunai dan kartu debit/ kredit terdapat kelebihan dan kelemahannya. Kelebihannya antara lain kegiatan otorisasi dilakukan secara baik oleh pihak yang berwenang, dan kelemahannya antara lain tidak adanya bagan alir/ flowchart untuk penerimaan kas pada toko cabang sehingga prosedur-prosedur yang dilakukan tidak dapat dikerjakan dengan maksimal oleh bagian-bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut.
BAB III
TEMUAN
lxx xvi
Berdasarkan pembahasan yang diuraikan pada BAB II, sistem penerimaan kas dari penjualan pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dan kelemahan tersebut adalah sebagai berikut.
A. Kelebihan
1. Ada pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi operasi, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan. Fungsi-fungsi tersebut melibatkan unit organisasi yang berbedabeda. Hal ini menunjukkan sesuatu yang baik karena dapat menghindari penyalahgunaan wewenang atau wewenang ganda. 2. Adanya sistem komputerisasi yang baik sehingga membantu dalam pengoperasian dan meminimalisasi adanya penyelewengan, hanya petugas yang berwenang yang bisa mengoperasikannya. 3. Dokumen yang ada sudah cukup mewakili seluruh kejadian dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan.
B. Kelemahan 1. Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan kurang cukup untuk memberikan informasi tentang penerimaan kas dari penjualan. 2. Prosedur yang terpusat menyebabkan toko tidak memiliki otonomi tersendiri 67 lxx
xvi i
khususnya dalam pengelolaan kas tokonya. 3. Pada toko tidak terdapat bagan alir untuk penerimaan kas sehingga prosedurprosedur yang dilakukan tidak dapat dikerjakan dengan maksimal oleh bagianbagian yang terlibat dalam transaksi tersebut.
BAB IV
PENUTUP
Berdasarkan kelemahan dan kelebihan sistem penerimaan kas dari penjualan pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo yang telah diuraikan pada BAB III, dapat diambil
lxx xvi ii
kesimpulan dan saran sebagai berikut.
A. Simpulan Sistem penerimaan kas dari penjualan yang diterapkan pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo sudah cukup baik. Sistem yang diterapkan memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihan-kelebihan tersebut antara lain, sudah ada pemisahan fungsi yang jelas, adanya sistem komputerisasi yang baik sehingga membantu dalam pengoperasian dan meminimalisasi adanya penyelewengan, dokumen yang digunakan sudah cukup untuk mewakili setiap kejadian atau kegiatan dalam prosedur penerimaan kas dari penualan. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain, catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan kurang cukup untuk memberikan informasi tentang penerimaan kas dari penjualan, prosedur yang terpusat menyebabkan toko tidak memiliki otonomi tersendiri khususnya dalam pengelolaan kas tokonya, pada toko tidak terdapat bagan alir untuk penerimaan kas sehingga prosedur-prosedur yang dilakukan tidak dapat dikerjakan dengan maksimal oleh bagian-bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut. Kelemahan dalam sistem ini dapat menyebabkan terjadinya penyimpangan/ penyelewengan. Kelemahan tersebut dapat diperbaiki dengan melakukan evaluasi pada sistem penerimaan kas dari pada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo. 69
B. Saran
lxx xix
Berikut ini merupakan saran-saran atau masukan yang penulis usulkan kepada PT Lotte Shopping Indonesia, Store 19 Solo mengenai sistem penerimaan kas dari penjualan: 1. Pembuatan catatan akuntansi secara lengkap dan menyeluruh wajib diadakan pada level toko, sehingga dapat memberikan informasi terutama informasi tentang penerimaan kas dari penjualan. 2. Pada toko diberikan pula otorisasi tersendiri dalam kebijakan dan pengelolaan kas toko, agar toko dapat dengan cepat mengembangkan usahanya. 3. Pada toko dibuat bagan alir yang khusus untuk setiap prosedur yang ada, sehingga prosedur-prosedur yang dilakukan dapat dikerjakan dengan maksimal oleh bagianbagian yang terlibat dalam transaksi tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1997. Sistem Akuntansi Penyusunan dan Metode. Yogyakarta: BPFE xc
Jogiyanto. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Jusuf, Al Haryono. 2001. Dasar-Dasar Akuntansi. Yoyakarta: STIE YKPN Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi UNS. 2010. Pedoman Penulisan Tugas Akhir. Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Erlangga. Wilkinson, Joseph W. 2000 Accounting Information System. New York: John Wiley and Sons. www.google.com. 2010. Pembayaran dengan Kartu Debit dan Kartu Kredit.
xci
