Eszköznyilvántartás felhasználói dokumentum

Eszköznyilvántartás felhasználói dokumentum

Gyártó: Griffsoft Zrt. Szeged, 6723. Felső-Tisza Part 31-34. „M” lph. fszt. 2

Tartalomjegyzék BEVEZETŐ......................................................................................................................7

2.

3.

1.1.

Forrás.NET integrált ügyviteli rendszer rövid bemutatása ..............................7

1.2.

Az eszköz modul .............................................................................................7

1.3.

A Forrás.NET tárgyi eszköz nyilvántartásának elve, felépítése ......................8

A Forrás.NET rendszer indítása ........................................................................ 11 2.1.

Belépés a rendszerbe ................................................................................... 11

2.2.

Bejelentkezés (felhasználó) választás .......................................................... 11

2.3.

Adatforrás (intézmény) választás .................................................................. 11

Eszköz modul törzsadatai ................................................................................. 13 3.1.

Felhasználók által karbantartható törzsek..................................................... 14

3.1.1.

Helymeghatározó törzsek ..................................................................... 14

3.1.1.1.

Tároló ingatlan ............................................................................... 15

3.1.1.2.

Felelős szervezet ........................................................................... 16

3.1.1.3.

Leltárkörzetek................................................................................. 17

3.1.2.

Karbantartási jogosultságok ................................................................. 18

3.1.3.

Cikk ...................................................................................................... 19

3.1.4.

Leltározási csoportok............................................................................ 21

3.1.5.

Egyéb jellemzők típusai ........................................................................ 22

3.1.6.

Műszaki csoportok egyéb jellemzői ...................................................... 23

3.1.7.

Eszköz-viszony típusa .......................................................................... 24

3.1.8.

Bútor jellemzők ..................................................................................... 25

3.2.

3.1.8.1.

Bútor gyártók .................................................................................. 25

3.1.8.2.

Bútor család ................................................................................... 26

3.1.8.3.

Bútor termékek ............................................................................... 27

3.1.8.4.

Bútor jellegkódok............................................................................ 27

3.1.8.5.

Bútor színkódok ............................................................................. 28

Griffsoft Zrt. munkatársai által karbantartható törzsadatok ........................... 29

3.2.1.

Eszközcsoport (számviteli) ................................................................... 29

3.2.2.

Eszköz bruttó mozgásnemek ............................................................... 30

3.2.3.

ÉCS mozgásnemek .............................................................................. 31

3.2.4.

Értékhelyesbítés mozgásnem .............................................................. 32

3.2.5.

Bruttó / Écs kontírozási módok ............................................................. 33

3.2.6.

Bruttó / Écs kontírozási szabályok ........................................................ 34

3.2.7.

Tárolási hely típusa .............................................................................. 35

GriffSoft Zrt.

OKT_DN_ESZKOZ_v1.0.docx

2/219 oldal

4.

3.2.8.

Leltárkörzet típusok és tárhely infók ..................................................... 35

3.2.9.

Műszaki csoportok ................................................................................ 36

3.2.10.

Jogi szempontok................................................................................... 36

3.2.11.

Ingatlanok fekvése................................................................................ 37

3.2.12.

Építmény jegyzék ................................................................................. 37

3.2.13.

Beruházási statisztikai besorolás.......................................................... 38

3.2.14.

BTO kódok jegyzéke ............................................................................ 38

3.2.15.

Állatok ivar törzse ................................................................................. 39

Eszköz nyilvántartásba vétele ........................................................................... 39 4.1.

Eszköz alapadat rögzítése ............................................................................ 40

4.1.1.

Tárolási hely adatok rögzítése .............................................................. 44

4.1.2.

Tartozékok rögzítése ............................................................................ 46

4.1.3.

Kiegészítő adatok rögzítése ................................................................. 48

4.1.3.1.

Jármű, gép kiegészítés .................................................................. 48

4.1.3.2.

Ingatlan kiegészítés ....................................................................... 49

4.1.3.3.

Tenyészállat ................................................................................... 50

4.1.3.4.

Egyéb jellemzők ............................................................................. 50

4.1.3.5.

Jogi adat......................................................................................... 51

4.1.3.6.

Biztosítási adat ............................................................................... 52

4.1.3.7.

Forgalmi érték ................................................................................ 52

4.1.3.8.

Bútor kiegészítő adatok .................................................................. 52

4.1.4. 5.

Eszköz analitika ................................................................................................ 55 5.1.

6.

Nyilvántartásba vételi okmány nyomtatása .......................................... 53

Eszközmozgások általános szabályai ........................................................... 55

5.1.1.

A bizonylatolás rendszere .................................................................... 55

5.1.2. elve

A bruttó változás és a könyvszerinti értékcsökkenés elszámolásának 56

5.1.3.

Idegen eszközök kezelése ................................................................... 57

Eszközök állományváltozásai ........................................................................... 57 6.1.

Eszközök állományba vétele / aktiválása ...................................................... 58

6.1.1.

Az eszköz számviteli besorolása (karton nyitása) ................................ 59

6.1.2.

Mozgás bizonylat rögzítése .................................................................. 63

6.1.2.1.

Növekedések ................................................................................. 64

6.1.2.2.

Pénzforgalmi változással járó növekedési bizonylatok rögzítése ... 64

6.1.2.3.

Beruházás nyilvántartásba vétele .................................................. 75

6.1.2.4.

Meglévő eszközön beruházás / felújítás ........................................ 85

6.1.2.5.

Beruházás aktiválása ..................................................................... 88

GriffSoft Zrt.


3/219 oldal

6.1.2.6. 6.2.

Meglévő eszközre folytatott beruházás aktiválása ......................... 92

További vásárlási események ....................................................................... 95

6.2.1.

Csoportos aktiválás többszörözéssel ................................................... 95

6.2.2.

Tartozékok kezelése........................................................................... 105

6.2.3.

Felújítás .............................................................................................. 110

6.2.4.

Az eszközhöz nem aktiválandó ÁFA tételek kezelése ........................ 110

6.3.

Egyéb növekedések.................................................................................... 111

6.3.1.

Leltár többlet ....................................................................................... 111

6.3.2.

Térítésmentes átvétel ......................................................................... 113

6.3.2.1. 6.3.3. 6.4.

Bizonylat rögzítés ......................................................................... 114

Idegen eszköz bevételezése .............................................................. 119

Eszköz csökkenések................................................................................... 123

6.4.1.

Értékesítés ......................................................................................... 124

6.4.1.1. 6.4.2.

Vagyonrész értékesítése .................................................................... 128

6.4.2.1. 6.4.3.

Csoportos kivezetés ..................................................................... 127 Megosztott karton kivezetése ....................................................... 133

Selejtezés ........................................................................................... 133

6.4.3.1.

Teljes vagyon selejtezése ............................................................ 133

6.4.3.2.

Vagyonrész selejtezése ............................................................... 136

6.4.4.

Leltár hiány ......................................................................................... 136

6.4.5.

Térítésmentes átadás ......................................................................... 136

6.4.6.

Káresemény ....................................................................................... 136

6.4.7.

Átsorolások ......................................................................................... 136

6.4.8.

Tartozék áthelyezés ........................................................................... 139

6.4.9.

Csoportosan nyilvántartott eszközök megosztása .............................. 140

6.4.9.1.

Kartonok megosztása .................................................................. 140

6.4.10.

Kézi átsorolások ................................................................................. 143

6.4.11.

Eszközök áthelyezése ........................................................................ 147

6.4.11.1. Egy eszköz áthelyezése ............................................................... 148 6.4.11.2. Több eszköz áthelyezése ............................................................. 149 6.4.11.3. Áthelyezési bizonylatok utólagos nyomtatása .............................. 156 7.

Időszaki zárás menete .................................................................................... 160 7.1.

Negyedéves értékcsökkenés elszámolás ................................................... 161

7.2.

0-ra leírt eszközök csoportos átsorolása..................................................... 163

7.3.

Kartonok gépi kontírozása .......................................................................... 165

7.4.

Kartonok képernyős kontírozása ................................................................ 166

GriffSoft Zrt.


4/219 oldal

7.5.

Mozgások (bruttó) gépi kontírozás .............................................................. 167

7.6.

Bruttó képernyős kontírozás ....................................................................... 168

7.6.1.

Hibás kontírozási tételek szelektálása ................................................ 168

7.7.

Értékcsökkenés gépi kontírozása ............................................................... 170

7.8.

Értékcsökkenés képernyős kontírozás........................................................ 171

7.9.

Nyitott időszak állapot vizsgálata ................................................................ 172

7.10. Könyvelési napló nyitása ............................................................................ 174 7.11. Főkönyvi feladás ......................................................................................... 175 7.11.1.

Kontír lista nyitott naplóról .................................................................. 175

7.11.2.

Főkönyvi feladás nyitott naplóban ...................................................... 176

7.11.3.

Analitika és a főkönyv egyeztetése..................................................... 178

7.11.3.1. Nyitott időszak állapotvizsgálata .................................................. 178 7.11.3.2. Előirányzat teljesítés ellenőrzése ................................................. 178 7.11.3.3. Állományváltozás ellenőrzése ...................................................... 180 7.11.4.

Főkönyvi feladás naplózárással.......................................................... 181

7.12. Időszak zárása: ........................................................................................... 183 7.13. Zárt napló feladás után eszköz és főkönyv egyeztetése ............................. 183 8.

Leltározás ....................................................................................................... 184 8.1.

Vonalkódos leltározás a Forrás.NET rendszerrel ....................................... 184

8.2.

Kézi leltár .................................................................................................... 184

8.2.1.

9.

Leltárfelvételi ív készítése .................................................................. 185

8.3.

Leltárfelvételi ív készítése: .......................................................................... 187

8.4.

Leltárjegyek generálása .............................................................................. 191

8.5.

Leltár kiértékelés ......................................................................................... 194

8.6.

Előzetes leltár kiértékelés értékkel .............................................................. 196

8.7.

Leltár eredmény .......................................................................................... 197

8.8.

Leltáreltérés kezelés ................................................................................... 199

8.9.

Leltár zárása ............................................................................................... 199

Évzárás ........................................................................................................... 200 9.1.

Zárás feltételei, ellenőrzések ...................................................................... 200

9.2.

Negyedéves écs elszámolása .................................................................... 200

9.3.

Karton-eszköz kivezetések ......................................................................... 201

9.4.

Évzárást megelőző ellenőrzések ................................................................ 202

9.4.1.

Tárolási helyek ellenőrzése ................................................................ 202



Tárhely nélküli eszközök .............................................................. 202



Leltárkörzet törzs – nyilvántartás eltérés: ..................................... 203

GriffSoft Zrt.


5/219 oldal



Tévesen kitöltött partner a tárhelynél ........................................... 203

9.4.2.

Könyvelés ellenőrzés I. ....................................................................... 204

9.4.3.

Könyvelés ellenőrzés II. ...................................................................... 206

9.4.4.

Könyvelés ellenőrzés III. ..................................................................... 208

9.5.

IV. Negyedév zárása................................................................................... 210

9.6.

Évzárás és a zárási adatok lekérdezése..................................................... 210

9.6.1.

Évzárás feltétel vizsgálata .................................................................. 210

9.6.2.

Időszakok lezárása ............................................................................. 212

9.6.3.

Karton-eszköz kivezetések ................................................................. 212

9.6.4.

Zárási adatok lekérdezése ................................................................. 214

9.7.

Év zárása és új év nyitása .......................................................................... 214

9.8.

A 38-as tábla elkészítése, megküldése....................................................... 216

9.9.

További teendők ......................................................................................... 216

10.

Elírások, hibák javítása ................................................................................... 217

10.1. Rögzítésnél, könyvelésnél nem található meg az eszköz ........................... 217 10.2. Módosítás lezárt bizonylaton ...................................................................... 217 10.3. Bruttó érték javítása .................................................................................... 218 10.4. Elszámolt értékcsökkenés javítása ............................................................. 218 10.5. Kartonon szereplő adatok javítása .............................................................. 218 10.6. Leltári szám utólagos módosítása .............................................................. 219 10.7. Kartonon törlés ........................................................................................... 219

GriffSoft Zrt.


6/219 oldal

BEVEZETŐ 1.1. Forrás.NET integrált ügyviteli rendszer rövid bemutatása A FORRÁS.NET rendszer modulokból - alrendszerekből - álló windows-os kezelői felületű, SQL adatbázisra épülő integrált ügyviteli és bonyolítási rendszer. A rendszerben lévő modulok egymásra építkeznek, számuk tetszőlegesen bővíthető. Egy adott gazdálkodó szervezet adminisztrációja alapvetően két jól elkülöníthető részre osztható. Az egyik a felhasználó tevékenységeinek bonyolítása, amely magában foglalja a rendelések nyilvántartását, előkalkuláció készítését, árajánlat készítését, anyag- vagy árubeszerzést, termék előállítást, valamint az áruértékesítést. Az adminisztráció másik része az ügyviteli elszámolások köre. A Forrás.NET olyan általános ügyviteli keretet biztosít, amelyet a felhasználó egyedi igény szerint tölthet ki konkrét tartalommal, azaz határozhatja meg a számára fontos kimeneteket. A Forrás.NET szoftver központi modulja a pénzügyi-számviteli alrendszer, amely tartalmazza a szállító-, vevő-, bank-, pénztár- és folyószámla analitikákat, továbbá ellátja a keretek, előirányzatok nyilvántartását. Alapmoduljai közé tartozik a tárgyi eszközök és immateriális javak nyilvántartási és érték nélküli készletek alrendszer, a készletnyilvántartás és -könyvelés alrendszer, valamint a kereskedelmi és beszerzési alrendszer.

1.2. Az eszköz modul A FORRÁS.NET eszközök modulja teszi lehetővé az eszközökkel kapcsolatos nyilvántartási és könyvelési feladatok megoldását. Tartalmazza az eszközökkel kapcsolatos szokásos események (aktiválás, selejtezés, káresemény kezelés, értékesítés, átsorolás, megosztás stb.) kezelését, a könyv- és adó szerinti értékcsökkenés számítását, illetve az eszköz független tartozékkezelést. Az eszköz modul biztosítja az immateriális javak és tárgyi eszközök mennyiségben és értékben vezetett nyilvántartását, értékelését mind számviteli, mind egyéb értékelési szempontok szerint, biztosítja az eszközök műszaki adatainak, jogi és egyéb ismérveinek, használati helyének nyilvántartását, a számviteli és adótörvény szerinti ÉCS számítást és annak főkönyvi könyvelését, a maradványérték kezelését, az értékhelyesbítést, az eszközök leltározását, valamint az évzárlati tevékenységek végrehajtását. A rendszer eleget tesz a szigorú számadású bizonylatok kezelésére vonatkozó követelményeknek. Lehetővé teszi a bizonylatok, kimutatások egyszerű, gyors lekérdezését, tetszőleges formátumú outputok előállítását. a felhasználó által definiált, tetszőleges adattartalmú, formátumú és rendezettségű beállításokkal, képernyőre, lista-, adatbázis-, PDF, XML, HTML vagy Excel formátumban.

GriffSoft Zrt.


7/219 oldal

1.3. A Forrás.NET tárgyi eszköz nyilvántartásának elve, felépítése A tárgyi eszközök nyilvántartásával szemben sokrétű, nagy mennyiségű adat logikus rendben történő kezelése fogalmazódik meg. Ez a Forrás.NET-ben a következőképp valósul meg: a) Az eszköznek – besorolásuktól, fajtájuktól függetlenül – vannak olyan adatai, amelyek mindegyikükre jellemzőek. Ezeket az „Eszköz alapadatok” tábla tartalmazza. b) Az „Eszköz alapadatok” táblához közvetlenül kapcsolódnak az „Eszköz kartonok”. Ezek az eszközök számviteli szempontú besorolását határozzák meg. Jellemzői: - Egy eszközhöz tetszőleges számú besorolási karton rendelhető a számviteli és nyilvántartási igényeknek megfelelően. - Az eszközkartonra mennyiségi és értékadatokat felvinni, vagy módosítani csak eszköz mozgás bizonylatainak segítségével lehet. - A kartonhoz kapcsoltak az eszköz mennyiségében, értékében és elszámolt értékcsökkenésében bekövetkezett változások is, valós időben c) Szintén az „Eszköz alapadatok” táblához kapcsolódnak még (információs lánc) speciális táblák, amelyek a tárgyi eszközök, immateriális javak tulajdonságait, jellemzőit írják le. (Pl.: járművek gépek adatai, ingatlan adatok, biztosítási adatok, stb.) d) Gazdasági események rögzítése bizonylatok segítségével történik. A bizonylatok fej és soradatokból állnak. Egy bizonylati fejhez tetszőleges számú bizonylati sor (tétel) tartozhat. A program lehetőséget nyújt arra, hogy az adatokat két lépcsőben vigyük fel a rendszerbe: - az első lépcsőt jelenti az eszköznyilvántartó, - a második lépcsőt pedig az eszközkönyvelő, analitikus. Az eszköznyilvántartó alatt azokat a személyeket értjük, akik az eszközök fizikai tulajdonságaival (tárolási hely, tartozékok, gyári szám, műszaki paraméterek, stb.) elsőnek találkoznak. Ők általában raktárosok, gondnokok, vagy például nagyobb szervezetek esetén a megyéknél, régióknál dolgozó személyek, akik a rendszerbe számviteli ismeretek nélkül tudják az eszközök alap és kiegészítő adatait rögzíteni. Eszköz, tartozék mozgatást is könyvelhetnek ily módon. Az analitikus a nyilvántartótól és más gazdasági egységektől (pl.: számla) megkapott bizonylatok alapján könyvelheti az eszközök számviteli adatait (állományváltozásokat), valamint az értékcsökkenés elszámolás, főkönyvi feladás, leltározás, zárlati tevékenységek. Az alábbi ábrán látható az eszköz nyilvántartás felépítése, amelyen szintén elkülönülten látszódik, hogy mely részek igényelnek számviteli információt (gazdasági események), és melyek nem (alap és kiegészítő adatok).

GriffSoft Zrt.


8/219 oldal

A Forrás.NET tárgyi eszköz nyilvántartásának felépítése

Gazdasági események

GriffSoft Zrt.

Alap- és kiegészítő adatok


9/219 oldal

A Forrás.NET tárgyi eszköz nyilvántartásának folyamata

GriffSoft Zrt.


10/219 oldal

2. A Forrás.NET rendszer indítása 2.1. Belépés a rendszerbe Az alábbi ikonra kétszer kattintva indíthatjuk el programot.

2.2. Bejelentkezés (felhasználó) választás A felhasználó mezőben kell megadni a felhasználó azonosítót.A Jelszó adatmezőre kattintva beírjuk a megfelelő jelszót. A fentiek jóváhagyása és a programba történő belépés az OK gombra kattintással történik meg.

2.3. Adatforrás (intézmény) választás A bejelentkezést követően ez a menüpont csak akkor jelenik meg, ha a felhasználónak több adatbázishoz van hozzárendelve, azaz több adatbázishoz van jogosultsága! Az adatforrás kijelölésével tudjuk kiválasztani, hogy melyikben kívánunk dolgozni. A kijelölést az OK gombra kattintva fogadjuk el.

GriffSoft Zrt.


11/219 oldal

Amennyiben munka közben kell másik intézménybe átlépni, akkor a File menüben az Adatforrás választás menüponttal tudjuk előhívni a fenti képernyőt.

GriffSoft Zrt.


12/219 oldal

3. Eszköz modul törzsadatai Ebben a fejezetben röviden bemutatjuk a lényegesebb törzsadatokat, funkciójukat, az egyes mezők jelentését. Az eszköz modul speciális törzsei:  az eszköznyilvántartás alapadatainak törzsállományai,  a mozgásokat vezérlő mozgásnem törzsek,  a könyvelési előírásokat tartalmazó kontírozási mód és kontírozási szabály törzseket, valamint  a bizonylatok formátum definícióját leíró állományok. Ezeket a speciális törzseket csak akkor lehet törölni a rendszerből, ha nincsen hivatkozás rájuk. A következőkben használt fogalmak tisztázása Forrás.NET közös törzsek (a továbbiakban: közös törzsek), a Forrás.NET terminológiájával azonosan, az egyes alrendszerekben (modulokban) és a főkönyvi modulban egyaránt megjelenő és alkalmazható, a főkönyvi feladás dimenzióiként megjelenő törzsek (szakfeladat részletező, szervezeti egység, pénzforrás, ügylet kód, forgalomképesség, keretgazda). Alrendszerek/modulok sajátos törzsei (a továbbiakban sajátos törzsek) a Forrás.NET terminológiájával azonosan, csak egyes modulokban használandó, nem minden modulban látható törzsek (leltárkörzet, felelős szervezet, eszközcsoport stb.) Az egyes alrendszerekben azonos néven megjelenő törzsek logikailag és fizikailag is egy ugyanazon táblára mutató törzsek, ezek csak egy helyen kerülnek feltüntetésre, értelemszerűen a többi modul esetében is a feltüntetett helyen meghatározott módon működik (pl. leltárkörzet, személy, cikk, tárolási hely típus stb.). Az eszköz modulban használt törzsadatok is tovább csoportosíthatók:  Felhasználók által karbantartható törzsadatokra, továbbá  Griffsoft Zrt. munkatársai által karbantartható törzsadatokra.

GriffSoft Zrt.


13/219 oldal

3.1. Felhasználók által karbantartható törzsek 3.1.1. Helymeghatározó törzsek

Az eszközök konkrét tárolási helyének meghatározására szolgáló törzsadatok. Ezek a törzsek képzik a leltározás alapját. Ebbe a csoportba tartoznak a tároló ingatlanok, felelős szervezetek (munkahelyek), illetve a leltárkörzetek. Ezek egymásra épülését az alábbi ábra mutatja.

Keszkenő irodaépület

Tároló ingatlan Felelős szervezet Leltárkörzet

GriffSoft Zrt.

Informatika Ig.

203. szoba

204. szoba

Gazdasági Ig.

112. szoba


113. szoba

14/219 oldal

3.1.1.1. Tároló ingatlan

Feladata: Nagyobb épületek / objektumok meghatározására szolgál, leltározás szempontjából van jelentősége. Több ingatlannal rendelkező intézményeknél célszerű használni.

Tároló ingatlan kód: Ingatlan/objektum kódja. Tároló megnevezése: Ingatlan/objektum megnevezése.

GriffSoft Zrt.


15/219 oldal

3.1.1.2. Felelős szervezet

Feladata: Az eszközt használó szervezeti egység definiálására szolgál. A leltárkörzetnél nagyobb egységek meghatározására alkalmazzuk.

Felelős szervezet: Felhasználó által definiált szervezet kód. Megnevezés: Szervezet megnevezése. Település kód: Település azonosító; az F2-es billentyű segítségével kiválasztható a törzsből. Pontos cím: Szervezet címe. Feldolgozási hely: Nem kötelező mező (jogi személyiségű szervezeti egységek esetén intézményi kódot definiál). Szervezeti egység kód: A mezőt nem töltjük.

GriffSoft Zrt.


16/219 oldal

3.1.1.3. Leltárkörzetek

Feladata: Az egyes helységek (szoba, folyosó, oktatóterem stb.) definiálására szolgál, amelyek a leltározásunk alapja, helymeghatározó törzsek legkisebb egysége.

Leltárkörzet kódja: Leltárkörzet azonosító kódja, felhasználó által definiált. Leltárkörzet típusa: Körzetnek megfelelő jellemző, kötelezően kitöltendő. Az F2-es billentyű segítségével kiválasztható a megfelelő kód. (Helyiségek esetében mindig „M”) Feldolgozási hely: Nem kötelező mező (jogi személyiségű szervezeti egységek esetén intézményi kódot definiál; F2). Leltárkörzet megnevezése: A leltárkörzet megnevezése. Tároló ingatlan: Épület/objektum, amelyben a helység található (F2). Szervezeti egység: A mezőt nem töltjük. Tárolási hely típusa: Leltárkörzet típusa (F2) GriffSoft Zrt.


17/219 oldal

Felelős szervezet: Szervezet kód, amelyhez a helység tartozik (F2). Aktív?: Lehetséges értékek Igen vagy Nem. Nem-re módosítás esetén tehetjük inaktívvá a megszűnt leltárkörzetünket (F2).

3.1.2. Karbantartási jogosultságok

Feladata: Kezelő szervezeti egységenként karbantartási jogosultságának beállítása.

az

eszközök

felhasználónkénti

Kezelése: Az eszközök kezelésével (nyilvántartása, események vezetése, elszámolások, stb.) megbízott szervezeti egység kódjához hozzá kell rendelni különkülön azon felhasználók azonosítóit, akik az szervezeti egységhez rendelt eszközök karbantartására (karbantarthat I – igen-be állítva), illetve lekérdezésére jogosultak. A kezelő szervezeti egység az eszköz alapadataiban van letárolva.

Kezelő szervezeti egység: Annak a szervezeti egységnek az azonosítója, mely jogosult az eszközök, vagy az eszközök egy csoportjának karbantartására (F2). Felhasználó azonosító: Annak a felhasználónak az azonosítója, aki a kezelő szervezeti egységhez tartozó eszközök karbantartására, vagy lekérdezésére jogosult (F2).

GriffSoft Zrt.


18/219 oldal

Karbantarthat ? (I/N): „I – Igen”-re állítva a felhasználó jogosult a kezelő szervezeti egységhez tartozó eszközök karbantartására. „N – Nem”-re állítva a felhasználó csak lekérdezésre jogosult a kezelő szervezeti egységhez tartozó eszközök körére F2

3.1.3. Cikk

Amennyiben igazodik az intézmény folyamatihoz a cikkszámok használata, akkor az eszköz modulban a cikk törzsadatokat az intézménynek kell karbantartania.

Cikk azonosítója: Szabadon kitölthető (20 karakter hosszúságú) mező. Az ékezetes betűk és speciális karakterek használata nem javasolt. GriffSoft Zrt.


19/219 oldal

Cikk megnevezése: Szabadon tölthető mező. Itt már az ékezetes betűk használata is megengedett. Cikk megnevezése2: Szabadon tölthető mező. Itt már az ékezetes betűk használata is megengedett. Cikk megnevezése3: Szabadon tölthető mező. Itt már az ékezetes betűk használata is megengedett. Cikkcsoport kód: Eszközök esetében nem a cikkcsoport határozza meg a könyvelési paramétereket, az eszköznek megfelelő cikkcsoportot kell kiválasztani (lehet technikai kód is). Műszaki besorolás kód 1-3.: Különböző csoportosítási és lekérdezési lehetőséget biztosít. Készlet cikkszám: A rendszer automatikusan a cikk azonosítójában megadott cikkszámmal tölti fel a mezőt. Mennyiségi egység raktári: A cikk nyilvántartás szerinti mennyiségi egységének a meghatározására szolgál. Mennyiségi egység készletgazd.: Nem használatos mező, de a rendszer kötelezően kéri, így automatikusan a nyilvántartás szerinti mennyiségi egységet inicializálja fel a program. Főkönyvi mennyiségi egység: Nem használatos mező, de a rendszer kötelezően kéri, így automatikusan a nyilvántartás szerinti mennyiségi egységet inicializálja fel a program. Szorzó 1/ Osztó 1: Eszköz esetén nem használjuk. Költ. vet év korlátozás: Eszköz esetén nem használjuk. Áfa kód: A cikk áfa kulcsa. A rendszer kötelezően kéri ennek a mezőnek a kitöltését, de jelentősége nincsen. Más modulok használják ezt a mezőt. Cikk egységára: Nem használatos mező. Cikk információ: A cikkhez tartozó egyéb szöveges információ megadására szolgál. A készlet bizonylatok rögzítésekor az itt megadott üzenet jelenik meg. Készletgazdálkodás típusa: Mindig a „N – Nem készletre vehető cikk” értéket kell megadni. Árazás módja: Mindig a „B – beszerzési áron” értéket kell megadni, eszközök esetében nincs jelentősége. Árazási egység: Mindig a „K – karton szerinti árazás kiadásnál” értéket kell megadni, eszközök esetében nincs jelentősége. Vonalkódos cikk-e: Értéke „I - Igen”, ha az adott cikk elszámolásra kötelezett, egyéb esetben „N – Nem”. „Törzslapos”-os cikk-e?: Értéke „I – Igen”, ha az adott cikk törzslapos, egyéb esetben „N – Nem”.

GriffSoft Zrt.


20/219 oldal

3.1.4. Leltározási csoportok

Feladata: az eszközök leltározás szerinti csoportosítására szolgál. Pl.: amennyiben szeretnénk külön – külön leltározni az informatikai eszközöket, bútorokat, műszaki eszközöket, stb. akkor ezeket a csoportokat ebben a törzsben kell definiálni és az eszközök alapadatainál lehet a csoportosítást megadni.

Leltározási csoport kód: Tetszőleges azonosító, 20 karakterből állhat. Leltározási csoport megnevezés: Megnevezés. Tartozék leltár csoportos: Itt lehet megadni, hogy vonalkódos leltár esetén a tartozék vonalkódokat tételesen kell beolvasni (N – Nem), vagy elegendő a tartozék összes mennyiségét beírni (I – Igen).

GriffSoft Zrt.


21/219 oldal

3.1.5. Egyéb jellemzők típusai

Feladata: Mindazon jellemző típusok definiálása, melyeket az egyes műszaki csoportba sorolt eszközöknél nyilvántartásba kíván venni a felhasználó. Tetszőlegesen kialakítható törzs.

Egyéb jellemző típusa: A felhasználó által definiált egyéb jellemző típusa. Egyéb jellemző típus megnevezése: Az egyéb jellemzőtípus megnevezése. Egyéb jellemző típus 1. idegen neve: Az egyéb jellemzőtípus egyéb megnevezése. Egyéb jellemző típus 2. idegen neve: Az egyéb jellemzőtípus egyéb megnevezése. Mennyiségi egység kód (F2): A jellemzőhöz tartozó mennyiségi egység kódja. Kitöltése nem kötelező. F2 –es gombbal meghívható a mennyiségi egység törzs.

GriffSoft Zrt.


22/219 oldal

3.1.6. Műszaki csoportok egyéb jellemzői

Feladata: Az egyéb jellemző típusaihoz hozzá lehet rendelni azokat a műszaki csoportokat, amelyeknél az egyes jellemzők értékeinek nyilvántartását meg kívánjuk valósítani. A megfelelő párokat kell ebben a törzsben összerendelni. Egy jellemzőhöz tetszőleges számú műszaki csoport rendelhető hozzá és fordítva: egy műszaki csoporthoz tetszőleges számú egyéb jellemző típus adható meg (m:n kapcsolat). Az eszközöknél csak az eszköz műszaki csoportjának megfelelő (ahhoz hozzárendelt) egyéb jellemzők értékei adhatók meg. Pl.: Egyéb jellemző típus lehet az üzemanyag típus. Az üzemanyag típust minden jármű műszaki csoporthoz hozzá lehet rendelni és az adott eszköznél kell megadni az értéket (benzin, dízel, gázolaj, stb.).

Egyéb jellemző típusa: F2-es billentyűvel meghívható az egyéb jellemzők típusai törzs. Műszaki csoport kód: F2-es billentyűvel meghívható a műszaki csoportkód törzs.

GriffSoft Zrt.


23/219 oldal

3.1.7. Eszköz-viszony típusa

Feladata: Két eszköz egymáshoz való viszonyának típusait definiáló törzsállomány. (Pl.: ráépített stb.) Ez a jellemző két önállóan nyilvántartásba vett eszköz egymáshoz való viszonyát definiálja (nem a tartozékokra vonatkozik).

Vagyonelem viszony típus: A vagyonelem viszony típus kódja. Megnevezés1: A vagyonelem viszony típus megnevezése. Megnevezés2: A vagyonelem viszony típus egyéb megnevezése. Megnevezés3: A vagyonelem viszony típus egyéb megnevezése.

GriffSoft Zrt.


24/219 oldal

3.1.8. Bútor jellemzők

Feladata: Nagy bútorállománnyal rendelkező szervezeteknél a bútorok több ismérvének nyilvántartása. (méret, szín, gyártó, típus, stb.) Az eszköznyilvántartásban a „B – Bútor” típusú eszközöknél adhatók meg az ismérvek.

3.1.8.1. Bútor gyártók

Feladata: A bútorok gyártóit határozza meg, partner törzstől függetlenül.

GriffSoft Zrt.


25/219 oldal

Gyártó kód: A gyártó tetszőleges kódja. Bútor gyártó neve: A gyártó megnevezése. 3.1.8.2. Bútor család

Feladata: Gyártónként forgalmazott bútorcsaládok leírása:

Termékcsalád kód: Tetszőleges kód. Termékcsalád név: A termékcsalád megnevezése. Gyártó kód: A termékcsalád gyártójának kódja.

GriffSoft Zrt.


26/219 oldal

3.1.8.3. Bútor termékek

Feladata: A bútorok szokásos megnevezése (asztal, szék, forgószék, szekrény, stb.):

Termék kód: A bútor kódja. Termék neve: Bútor megnevezése. 3.1.8.4. Bútor jellegkódok

GriffSoft Zrt.


27/219 oldal

Feladata: Az egyes bútor termékek jellemzőinek törzsesített leírása (pl. fiókok, polcok száma, fa, bőr, kárpit, stb.)

Jelleg kód: Tetszőleges azonosító. Bútor jelleg név: Megnevezés. 3.1.8.5. Bútor színkódok

Feladata: A bútorok, kárpitok színleírása

Bútor színkód: Tetszőleges kód. Bútor színkód megnevezése: Megnevezés. GriffSoft Zrt.


28/219 oldal

3.2. Griffsoft törzsadatok

Zrt.

munkatársai

által

karbantartható

Ezeket az adatok felhasználók által nem karbantarthatóak, ezért csak a törzsek célját közöljük információs jelleggel.

3.2.1. Eszközcsoport (számviteli) Feladata: Az eszközök számviteli nyilvántartásának csoportosítása. Ezen törzs segítségével sorolhatjuk be eszközeinket, mely Bruttó, ÉCS, illetve Terven felüli ÉCS nyilvántartási számlára kerüljenek és milyen leírási kulccsal amortizálódjanak. Minimálisan a főkönyvi nyilvántartási számláknak megfelelő csoport kialakítása szükséges, de természetesen, ha az egyes számlákon nyilvántartott eszközök könyvszerinti ÉCS leírási kulcsa eltér, az további bontást igényel. Központilag kialakított törzs. Intézményi kezdeményezés alapján lehetőség van a törzs korlátozott bővítésére.

Eszközcsoport Állományi számlák kezdete 1…

Aktivált állományi számlák

4U…

Kisértékű tárgyi eszközök állományi számlája (13179)

4H…

Használatba vett kisértékű eszközök nyilvántartási számlája (0-

GriffSoft Zrt.


29/219 oldal

ás szla.) 5…

Idegen eszközök nyilvántartási számlája

6…

Üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök

69…

Teljesen nulláig leíródott, üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök

7…

Folyamatban lévő, befejezetlen beruházás

8A_…

Nem aktiválandó ÁFA kezeléséhez technikai eszközcsoport

8…

Beruházásra adott előlegek

9…

Teljesen nulláig leíródott eszközök állománya

3.2.2. Eszköz bruttó mozgásnemek Feladata: A tárgyi eszközökkel kapcsolatos gazdasági események leírására szolgál, illetve ezen belül azokat a lehetséges állományváltozási mozgásnemeket írja le, amelyek a bruttó értéket érintik. Az eszköz bizonylatok mozgásnemei meghatározzák a bruttó és mennyiségi változások mozgásának irányát (bizonylat típuson keresztül), a bizonylatokon az alapértelmezett, ill. az inicializálandó mezőket, valamint a megadandó, ill. kötelezően kitöltendő mezőket. A mozgásnemek határozzák meg, hogy a mozgás könyvelendő-e. A bruttó mozgásnemek a 38-as kimutatás bruttó érték nyitó, növekedések, csökkenések sorait határozzák meg. A törzs egységes elven alapul. Kezelése: Az egyes állományváltozási bizonylatok karbantartásánál csak a meghatározott bizonylat típusnak megfelelő mozgásnemek választhatók.

GriffSoft Zrt.


30/219 oldal

3.2.3. ÉCS mozgásnemek Feladata: Az értékcsökkenés mozgásnemek törzse az eszközök értékcsökkenésével kapcsolatos változások (elszámolás, kivezetés stb.) leírására szolgál. Magába foglalja a terv szerinti és terven felüli értékcsökkenés mozgásnemeket. Mozgásnemenként kell meghatározni, hogy az adott esemény könyvelendő-e. Az értékcsökkenés mozgásnemek alapján válogatja össze a rendszer a 38-as tábla terv szerinti, terven felüli értékcsökkenések sorait. A törzs egységes elven alapul. Kezelése: Az egyes események (kivezetések, megosztások, átsorolások) karbantartásakor a programok csak a megfelelő kategóriájú mozgásnemek közül engedélyezik a választást.

GriffSoft Zrt.


31/219 oldal

3.2.4. Értékhelyesbítés mozgásnem Feladata: A törzs feladata az eszközök elszámolt értékhelyesbítésének kategóriánkénti és egyéb, a számviteli szempontoknak megfelelő megkülönböztetése. A korábbi mozgásnem törzsekhez hasonlóan itt is minősíteni kell az adott eseményt, hogy az könyvelendő-e. Kezelése: Az egyes események (kivezetések, megosztások, átsorolások) karbantartásakor a programok csak a megfelelő mozgásnemek közül engedélyezik a választást. A törzs egységes elven alapul.

GriffSoft Zrt.


32/219 oldal

3.2.5. Bruttó / Écs kontírozási módok A táblában közvetlenül definiálhatók a gazdasági eseményekhez (mozgásnemhez) tartozó megfelelő ellenszámla számok, vagy kontírozási szabályok. Az eszközök nyilvántartási számláit az eszközcsoport törzs határozza meg.

GriffSoft Zrt.


33/219 oldal

3.2.6. Bruttó / Écs kontírozási szabályok A törzs biztosítja mozgásnemenkénti tételes kontírozási szabályok előírását. Például eszköz csoportonként vagy akár eszközönként is eltérő ellenszámlaszámok adhatók meg, az ellenszámlaszámot meghatározhatja az is, hogy az adott eszköz mely elszámolási egységhez, analitikus kódhoz stb. tartozik. A Bruttó/ÉCS kontírozási mód táblában (Memo mező) hivatkozás adható meg a kontírozási szabályok táblára.

GriffSoft Zrt.


34/219 oldal

3.2.7. Tárolási hely típusa Feladata: Az eszközök tárolási helyeinek típusba sorolása, az egyes kimutatások könnyebb elkészíthetősége végett.

3.2.8. Leltárkörzet típusok és tárhely infók Feladata: Ezzel a törzzsel lehet vezérelni, hogy milyen típusú tárolási helyeknél, mely adatokat kell kötelezően megadni a helymeghatározó törzsek közül.

GriffSoft Zrt.


35/219 oldal

3.2.9. Műszaki csoportok Feladata: Ez a törzs az eszközök műszaki szempontú csoportosítására szolgál. Az eszköz műszaki csoportjához lehet az egyéb jellemzők adatait megadni az eszköznyilvántartásban. Ezzel a törzzsel lehet vezérelni azt is, hogy mely műszaki csoportú eszközök tartozékait kell tételesen illetve csoportosan leltározni. A műszaki csoportkódot az eszköz analitikában a különböző kimutatások (belső igények szerint, KSH kimutatásokhoz) lehet alkalmazni, az eszközök alapvető műszaki szempontú besorolását adja. Megajánlott törzs, szükség esetén bővíthető.

3.2.10. Jogi szempontok Feladata: Az eszköznyilvántartásban előforduló jogi szempontok meghatározása (pl. jelzálogkölcsönnel terhelt, árverés alatt, stb.) szolgál. Vagyonkataszteri nyilvántartásban alkalmazottal megegyező törzs.

GriffSoft Zrt.


36/219 oldal

3.2.11. Ingatlanok fekvése Feladata: Az ingatlanok fekvés típusának meghatározása. Vagyonkataszteri nyilvántartásban alkalmazottal megegyező törzs.

3.2.12. Építmény jegyzék Feladata: Az építmények, építményjegyzék szerinti besorolását biztosítja, hatályos építmény jegyzéknek megfelelően feltöltve.

GriffSoft Zrt.


37/219 oldal

3.2.13. Beruházási statisztikai besorolás Feladata: A beruházási tartalmazó törzs.

statisztika

elkészítéséhez

szükséges

besorolásokat

A törzs a felhalmozási adatok első oszlopának megfelelően feltöltött. Az import, ill. belföldi beszerzést, ill. az új vagy használt tárgyi eszköz megjelölést az eszköz alapadatokban szereplő két másik mező határozza meg.

3.2.14. BTO kódok jegyzéke Feladata: Vagyonkataszteri nyilvántartásban alkalmazott törzsadat. Központilag karbantartott törzs. A BTO (Belföldi Termék Osztály) kódokat a vagyonkataszter, az ITO (Ipari Termék Osztály) kódokat pedig a KSH alkalmazza.

GriffSoft Zrt.


38/219 oldal

3.2.15. Állatok ivar törzse Feladata: Az állatok ivarának meghatározása szolgáló törzs.

4. Eszköz nyilvántartásba vétele A nyilvántartási funkció a számviteli nyilvántartás szempontjain túl lehetővé teszi az eszközök műszaki és egyéb szempontú csoportosítását, a felhasználó által szükségesnek tartott és szabadon definiálható műszaki jellemzők felvitelét. Lehetőséget teremt az eszközök használati helyének időrendi nyomon követésére, GriffSoft Zrt.


39/219 oldal

biztosítja az eszközhöz kapcsolódó jogi események (pl. jelzálog) időrendi regisztrálását, a naptári forgalmi értékek vezetését, biztosítási adatok felvezetését, költségvetési intézmények esetén támogatja a kincstári vagyonkezelés funkcióit is. A nyilvántartásba vétel folyamán létrehozzuk az eszköz alapadatait és a hozzá tartozó egyéb kiegészítő adatokat (jármű/gép kiegészítés, tartozékok, tárhely adatok stb.). Nagyobb szervezeteknél (pl. regionális szervezeteknél), ahol fizikailag nem ugyanoda érkezik az eszköz, ahol a könyvelést végzik, vagy ahol raktárba kerül először az eszköz, ezt a rögzítést a szakanyaggazda (raktáros vagy eszköz nyilvántartó) is végezheti, mivel számviteli ismeretet nem igényel.

4.1. Eszköz alapadat rögzítése

Az Új tétel (piros +) ikonra kattintva lehet új eszköz alapadatot rögzíteni a rendszerben.

GriffSoft Zrt.


40/219 oldal

Az alábbi adatmezők találhatók a táblán: Eszköz azonosító: A rendszer által automatikusan generált folyamatos sorszám. Eszköz típus: Nyilvántartásba vett eszköznek megfelelő eszköz típust kell kiválasztani (pl. gép/berendezés, tenyészállat stb.). Ebben a mezőben megadott adat határozza meg, hogy melyik kiegészítő fül lesz aktív a rögzítés során. Lehetséges értékei - A – Tenyészállat (Tenyészállat fül) - B – Egyéb eszköz (Jármű/gép kiegészítő. fül) - E – Épület (Ingatlan) - F – Földterület (Ingatlan) - G – Gép, berendezés, felsz. (Jármű/gép fül) - I – Immateriális jószág (Jármű/gép kieg. fül) - J – Jármű (Jármű/gép kieg. fül) - L – Lakás (Ingatlan) - P – Építmény (Ingatlan) - U – Bútor (Bútor) - V – Ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jog. - X – Értéknélküliben nyilvántartott. Nem használatos eszköz típus.

GriffSoft Zrt.


41/219 oldal

Eszköz státusza: Adatlap nyitáskor Aktív = aktivált eszköz - A – Aktív eszköz - B – Befejezetlen beruházás - E – Értékesítésre kijelölt eszköz - I – Inaktív eszköz - M – Több művelési ágú eszköz - R – Rontott eszköz - S – Selejtezés alatt - T – Térítésmentes átadás alatt - U – Üzembe helyezve, aktiválandó Műszaki csoport kódja (F2): Vásárolt eszköznek megfelelő kódot kell kiválasztani (pl. asztali számítógép). A mező kitöltése kötelező. Kezelő eek (F2): Az a szervezeti egység, akinek jogosultsága van az eszköz adatainak karbantartására, az eszközzel kapcsolatos események rögzítésére. Nem feltétlen azonos azzal a szervezeti egységgel ahol az eszköz fizikailag van a rendszerben a jogosultság szabályozására használatos mező. A nyilvántartó személyekhez hozzá kell rendelni a kezelő egységeket, és egy-egy felhasználó csak azokat az eszközöket láthatja, vezetheti a nyilvántartást, amelyeknél a megadott kezelő egység van beírva. Pl.: gondnokság, számítástechnika, számviteli osztály. Leltári azonosító: Az új eszköz leltári száma. (Program beállítástól függően az adatrögzítés befejeztével automatikusan adja a rendszer a leltári számot vagy kézzel kitölthető a mező.) Vonalkód: Az adott eszköz vonalkódja. Intézmény (paraméter) függő! Ha a vonalkódot az intézmény nyomtatja, a leltári számmal megegyező kód, automatikusan kitöltésre kerül, nem karbantartható. Ha előre gyártott vonalkódot használ az intézmény, akkor kézzel karbantartható a mező. Vagyonelem leírása: Az adott eszközhöz egyéb szöveges információ megadására szolgálMegnevezés 1: Az eszköz megnevezése. Megnevezés 2: Az eszköz bővebb leírása (a nyilvántartásba vételi okmány innen veszi a szállítólevél számát). Megnevezés 3: Az eszköz bővebb leírása. Feldolgozási hely: Kitöltése intézményfüggő. (Megmutatja, hogy az adott bizonylat melyik szervezethez tartozik.) Vámtarifaszám: Statisztikai adatszolgáltatáshoz használható. Hálózat/gytsor/öt.ber(F2): Több eszköz összerendelésére szolgál (pl. védelmi berendezés). Használatba vét. dat. Év, hó, nap (aktiválás, üzembe helyezés napja) Ny. vét.Aktiválás éve: Az aktiválás évszáma, automatikusan töltődik, módosítható, folyamatban lévő beruházás esetén a nyilvántartásba vétel dátuma. Lejárat dátuma: Az eszköz nullára íródásának tervezett dátuma (Nem kötelező kitölteni a mezőt.)

GriffSoft Zrt.


42/219 oldal

Vagyongazd. egységár: Információs mező. A vásárlás szerinti bruttó összeget kell megadni. Későbbi bruttó változás esetén is változatlan marad.(Tájékoztatásul szolgáló összeg, nem számviteli adat!!) ÁFA kulcs %: Beszerzés ÁFA %-a Part. kód (szárm.)(F2): Beszállító kódja. A partner törzsből kiválasztható a megfelelő szállító. Ber. stat besorolás (F2): Célszerű tölteni, a beruházási statisztika könnyebb előállítása végett. Új eszköz?(F2): A megvásárolt eszköz új, vagy használt. Célszerű tölteni, a beruházási statisztika könnyebb előállítása végett. Csak akkor karbantartható, ha a beruházás statisztikai besorolás ki van töltve. Import?: Az eszköz import beszerzésből származik-e. Célszerű tölteni a beruházási statisztika könnyebb előállítása végett. Csak akkor karbantartható, ha a beruházás statisztikai besorolás ki van töltve. Várható élett. (év): A vásárolt eszköz várható élettartama, szintén a beruházási statisztikához szükséges. Csak akkor karbantartható, ha a beruházás statisztikai besorolás ki van töltve. Leltározási csop.kód: Leltározás támogatására szolgáló törzs, ha valamilyen ismérv szerint el akarjuk különíteni a leltározandó eszközök körét. (pl. kisértékű / nagyértékű vagy informatikai eszközök / egyéb eszközök). Töltése nem kötelező, amennyiben nincs ilyen irányú igény Leltározás módja: - E – egyeztetéssel (pl. ingatlan, szoftver licensz esetében) - S – számbavételezéssel (általános esetekben) Törzslapos? Lehetséges értékei: Igen/Nem A törzslapos eszközre fizikailag vagy esztétikai okok miatt nem ragasztunk vonalkódot, vonalkódos leltárkor a törzslapjáról olvassuk le a bárkódot. Utolsó beolvasás: Vonalkódos leltár modul esetén program tölti fel leltározáskor a mező értékét. Az alábbi mezők nem karbantarthatók: Kivezetés dátuma: Az eszköz programszintű kivezetésekor a kivezetési bizonylat alapján automatikusan beíródik a kivezetés dátuma. Rögzítő: Az adatfelvivő azonosító kódja. Csak az hozhat létre eszköz adatokat, akinek van hozzá jogosultsága. Automatikusan tölti a program a mező értékét.

GriffSoft Zrt.


43/219 oldal

4.1.1. Tárolási hely adatok rögzítése Feladata: Az adott eszköz helymeghatározására szolgál, amely a leltározás alapja. Kronologikusan mutatja, hogy az eszközt egy adott idő intervallumban, melyik szobában / személynél / szervezetnél stb. használták. Mindig az utolsó dátumú bejegyzés az aktuális (leltárnál is a dátum alapján rendezi sorba a program a tárolási helyeket). Az eszköz alapadaton állva kattinthatunk a Tárhely fülre.

Új tárolási hely adat rögzítése az új tétel ikon segítségével (

) történik.

Eszköz azonosító: Automatikus töltődik a mező értéke az eszköz alapadatból. Elhelyezés dátuma: Az adott tárolási helyen történő elhelyezés napja. Egy adott napra csak egy tárhely adat rögzíthető! A dátum megadása után, amennyiben nincs kiválasztva bizonylati tömb, a program a következő üzenetet küldi: GriffSoft Zrt.


44/219 oldal

A bizonylati tömb kiválasztása után folytatódhat a rögzítés az óra, perc megadásával.

Leltárkörzet (F2): A beszerzett eszköz leltárkörzete. Kötelező a kitöltése a leltározás lefolytatásához. Helységek definiálásra szolgál, ha az eszköz nem rendelhető egyértelműen helységhez (pl. immat. javak, gépjármű stb.) akkor is kötelező kitöltése! (pl. SZERV – Szervezetre kiadott eszk.) Tároló ingatlan kód: Nem karbantartható, automatikusan tölti a program, ha a leltárkörzet törzsben az adott leltárkörzethez hozzá van rendelve. Tárolási hely típus (F2): Töltése kötelező, ha a leltárkörzet törzsben hozzárendelt a tárhely típus (lásd. Leltárkörzet törzs) automatikusan feltölti (inicializálja) a program. Partner kód (F2): A partner azonosítója, ha az eszköz partnernél (idegen helyen) lelhető fel az adott időpontban. (pl. Üzemeltetésre átadott eszközök esetében). Nem azonos a Szállítóval! Raktár kód (F2): Raktár kódja, ha az eszköz az adott időpontban a raktárban van elhelyezve (pl. használt vagy új raktáron). Lelt. személy (F2): Személynek a kódja, akinél az eszköz az adott időpontban található, személyre kiadott eszközök esetén. Országkód (F2): Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri jelentéshez szükséges! GriffSoft Zrt.


45/219 oldal

Megye (F2): Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri jelentéshez szükséges! Településkód (F2): Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri jelentéshez szükséges! Helyrajzi szám: Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri jelentéshez szükséges! Minden esetben az eszköz helyrajzi szám, vagyis épület esetén nem a földterület helyrajzi száma (Hordozó ingatlan hrsz. az Ingatlan kiegészítő fülön töltendő) Cím: Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri jelentéshez szükséges! Felelős szervezet (F2): Minden esetben kötelező, az eszköz az adott időpontban fizikailag mely szervezetnél lelhető fel. Amennyiben a leltárkörzet törzsben hozzárendelt a felelős szervezet (lásd. Leltárkörzet törzs) automatikusan feltölti (inicializálja) a program. Megjegyzés: Tetszőlegesen tölthető! Leadás határideje: Az a dátum, amikortól az adott tárolási helyről visszavételezést kell kezdeményezni. Jegyzőkönyv aláírva?: Igen esetén a tétel már nem módosítható, nem törölhető! Nem esetén még van lehetőség módosításra. Rögzítő: A rögzítő azonosítója, program tölti ki. Bizonylatszám: A program adja, az áthelyezési bizonylat azonosítója (Bizonylati tömb kódja + folyamatos sorszám).

4.1.2. Tartozékok rögzítése Az eszközhöz kapcsolódó tartozékokat rögzíthetjük, melyeket a fő eszközzel együtt szeretnénk leltározni. A vagyonvédelemben van jelentős szerepe, ezért nem feltétele, hogy a főeszköz bekerülési értékének része vagy sem. Lehet tartozéka pl. egy gépjárműnek dologi kiadásokból finanszírozott téli gumi, amely értékében nem kerül ráaktiválásra. Javaslat Azokat az eszközöket rögzítsük tartozékként, melyeket: - leltárkötelesnek ítéljük meg - önmagukban nem használhatóak rendeltetésüknek megfelelően; - a főeszköz kivezetése után másik főeszközhöz hozzákapcsolhatunk; - leltárkor feltehetően az eszközzel együtt leljük fel. Elérési útvonal:

Az adatrögzítés módja az alapadatoknál leírtakkal azonos új tétel ikon ( GriffSoft Zrt.


jel). 46/219 oldal

Eszköz azonosító: Automatikus feltöltődik a mező értéke az eszköz alapadatán található eszközazonosító értékével. Sorszám: A főeszközhöz kapcsolódó tartozékok számát jelenti. Cikkszám kód (F2): Amennyiben törzsesítették az eszközöket, akkor kötelező a mező kitöltése. Megnevezés: Tartozék megnevezése. Nyilv. dátuma: Nyilvántartásba vétel dátuma, töltése kötelező! Nyilv.bizonylatszáma: Rögzítés, nyilvántartásba vétel bizonylat száma. (Rögzítés alapja) Mennyiségi egység (F2): Tartozék mennyiségi egysége. Nyilv.mennyiség: Főeszközhöz tartozó mennyiség. Beszerzési érték: Információs, nem számviteli mező! Gyári szám: A tartozék gyári száma, ha van. Leszerelés dátuma: Amennyiben megrongálódik, nem használható már vagy átszerelik egy másik főeszközre, akkor kell feltölteni. Megjegyzés: A tartozékhoz kapcsolódó egyéb megjegyzés. Rögzítő: A program tölti fel a rögzítő azonosítójával. GriffSoft Zrt.


47/219 oldal

Vonalkód: A tartozék vonalkódja. Felépítése: főeszköz vonalkódja-tartozék sorszám, vagy külső előállítású (karbantartható).

4.1.3. Kiegészítő adatok rögzítése Kiegészítő adatok vihetők fel annak megfelelően, hogy a nyilvántartásba vett eszköz milyen típusú. Az eszköz alapadat táblán töltött eszköz típusa határozza meg, hogy mely kiegészítő tábla aktív. A következő példák ismertetik az eszközhöz rögzíthető kiegészítő adatokat. Elérési útvonal: eszköz alapadat/ a megfelelő kiegészítő adatok fül.

Az adatrögzítés módja az alapadatoknál leírtakkal azonos új tétel ikon (

jel).

4.1.3.1. Jármű, gép kiegészítés Feladata: az nyilvántartása.

GriffSoft Zrt.

eszközre

vonatkozó

kiegészítő


adatok

rögzítése

és

48/219 oldal

4.1.3.2. Ingatlan kiegészítés Feladata: az ingatlanra vonatkozó kiegészítő adatok rögzítése és nyilvántartása. Az adatok két képernyőn adhatók meg:

GriffSoft Zrt.


49/219 oldal

4.1.3.3. Tenyészállat Feladata: a tenyészállathoz kapcsolódó kiegészítő adatok rögzítése és nyilvántartása.

4.1.3.4. Egyéb jellemzők Feladata: A műszaki csoporthoz rendelt egyéb jellemzők megadására szolgál.

GriffSoft Zrt.


50/219 oldal

4.1.3.5. Jogi adat Feladata: Az eszközhöz kapcsolódó (jellemzően ingatlanokhoz) jogi szempont törzsben előre definiált jogi adatok adhatóak meg. A törzs megegyezik a vagyonkataszteri jelentésben alkalmazott törzzsel.

GriffSoft Zrt.


51/219 oldal

4.1.3.6. Biztosítási adat Feladata: Az eszközhöz kapcsolódó biztosítási adatok adható meg.

4.1.3.7. Forgalmi érték Feladata: Az eszköz piaci értéke, vagyonbecslő által meghatározott értéke stb. adható meg.

4.1.3.8. Bútor kiegészítő adatok Feladata: A bútorok speciális jellemzőit lehet itt megadni, a bútor jellemző törzsek alapján (gyártó, termék család, szín, stb.)

GriffSoft Zrt.


52/219 oldal

4.1.4. Nyilvántartásba vételi okmány nyomtatása

Célja: Abban az esetben, ha az eszköz nyilvántartásba vétele és a számviteli aktiválása (állományba vétele) nem egy időben, nem egy helyen, nem azonos személy által történik ezen okmány segítség az analitikusok számára, hogy melyek azok az eszközök, melyeket használatba vettek / üzembe helyeztek és aktiválni kell. Nem azonos az Állományba vételi / Üzembe helyezési bizonylattal! Az ikonra kattintva a nyilvántartás dátum megadás után a program csak azokat az eszközöket gyűjti le, amelyeket a bejelentkezett felhasználó az adott nappal nyilvántartásba vett.

GriffSoft Zrt.


53/219 oldal

GriffSoft Zrt.


54/219 oldal

5. Eszköz analitika A következő fejezetek célja az alábbi főbb témák bemutatása: a) Eszközök állományváltozása  Eszközhöz tarozó besorolási karton létrehozása (eszköz csoport szerinti besorolás, amortizációs kulcs és számítási mód meghatározás)  Gazdasági események rögzítése. A bruttó és értékcsökkenés értéket érintő változások rögzítése mozgás bizonylatok útján. b) Időszaki záráshoz kapcsolódó feladatok  Értékcsökkenés számolás  Kartonok / Mozgások / ÉCS kontírozása  Időszaki mozgások feladása a főkönyvbe c) Leltározás  leltár bizonylatkészítés,  leltárjegy generálás;  leltár kiértékelés  leltár eredmény

5.1. Eszközmozgások általános szabályai Az eszköz modul eseményként azokat az állományban bekövetkezett változásokat tekinti, melyek ún. számviteli események, tehát könyvelendők. Az eszközmozgások bizonylatolásával egyidejűleg az eszköz nyilvántartási kartonja is vezetődik. A gazdasági események rögzítése, bizonylatolása kézi úton, illetve program által vezérelt (generatív) módon történhet.

5.1.1. A bizonylatolás rendszere Bizonylatok felépítése a következő: - bizonylati fej - (bizonylati fejhez tartozó) bizonylati sor adatok - (bizonylati sorokhoz tartozó) értékelési adatok. Az értékelési adatok lehetnek nettó, áfa és écs adatok. Bizonylatolás közben az adott eszköz (számviteli szempontból) megfelelő kartonját kell kiválasztani. Ezáltal a bizonylatok mennyiségi és értékadatai azonnal rákönyvelődnek a kartonokra. Minden mennyiségi, ill. bruttó érték változás bizonylatolt. A bizonylatoknak három fő kategóriája létezik: - eszköz állomány növekedési bizonylatok - az eszköz azonnali aktiválás / beruházás forrása a “külvilág”, célállomása egy előre definiált besorolási karton - eszköz állomány csökkenési bizonylatok - az eszköz kivezetés forrása egy besorolási karton, célállomása a “külvilág” - átsorolási bizonylatok - az átsorolás két besorolási karton között történhet egyetlen bizonylati tétellel.

GriffSoft Zrt.


55/219 oldal

Minden bizonylatnak tetszőleges számú sora és értékelési tétele lehet és a szokásos formában kinyomtatható. A bizonylatkezelés zárt rendszerű, azaz szigorú számadású, és lezárt bizonylat adatai nem módosíthatók. A lezárt bizonylatok szükség esetén stornírozhatók, az eredeti mozgásnemmel és negatív előjelű mennyiséggel. Ezáltal a forgalmi kimutatások valósághűek lesznek. Az elszámolt könyv szerinti értékcsökkenések is a besorolási kartonhoz tartoznak.

5.1.2. A bruttó változás elszámolásának elve

és

a

könyvszerinti

értékcsökkenés

Az eszközök állományváltozásának sajátossága, hogy nem csak a mennyiségi változásokat érintő bizonylatokat tudja kezelni a rendszer, hanem az esetek egy részében mennyiségi változás nélkül bekövetkezett változásokat is. Hiszen ezek a gazdasági események bruttó értékben (ráaktiválás, részleges kivezetés,stb) viszont változtatják az eszközök értékét. Ennek ellenére a rendszer megköveteli, hogy a bruttó érték változás mennyiségileg is bizonylatolt legyen, viszont megengedi a nulla mennyiségű növekedést, vagy csökkenést. Az aktiválások mennyiségi bizonylati tételsorához több ártétel tartozhat, aminek az lehet az oka, hogy az ártételek különböző időpontokban, és különböző számlákon jelenhetnek meg. A könyvszerinti értékcsökkenés elszámolása történhet havonta, negyedévente stb. Az értékcsökkenés számításához szükséges beállításokat a Griffsoft Zrt. munkatársai definiálják a rendszerben. Pl. adott eszköz csoporthoz tartozó écs %, écs és terven felüli écs számlaszáma stb.). A főkönyvi kontírozás vezérlése Az eszközváltozások kontírozásának vezérlését az úgynevezett kontírozó törzsek biztosítják. Az eszközcsoport törzs határozza meg a bruttó és ÉCS nyilvántartási számlaszámot. Adott gazdasági eseményhez tartozó ellenszámla közvetlenül meghatározásra kerül a mozgásnemekhez (Bruttó, ÉCS) rendelt kontírozási mód, szabályok alapján. Negyedéves beszámoló támogatása A negyedéves beszámoló készítésekor a rendszer a véglegesítés előtt előállítja az eszközérték információkat, de ez még nem tekinthető végleges adatnak. Ezek az ún. nyitott naplós feladások. A nyitott naplóból történő feladást egy hónapról többször meg lehet ismételni. Ennek az a jelentősége, hogy információt szerezzünk az eszközök könyvelési állapotáról, és ha szükséges, akkor a megfelelő javításokat el tudjuk végezni. Ilyenkor ugyanis az előző nyitott naplós feladás értékei törlődnek a főkönyvből, és a hónap elejétől a program az értékbeli változásokat újraszámolja az éppen aktuális/addig rögzített változások alapján. Mindaddig, míg a feladás nyitott naplóból történik, az időszak bizonylatai, ártételei is módosíthatók, karbantarthatók. Amennyiben az adott időszakra a könyvelési adatokat helyesnek találjuk, több javítás már nem szükséges az analitikában stb.(tehát lezárhatóak a könyvelési időszakok), a feladásokat az időszakra végleges értékben kell végrehajtani. A zárt naplóból történő feladás biztosítja az előző ideiglenes feladás törlését a főkönyvből, és az időszakra vonatkozó tételek feladását oly módon, hogy az időszakra vonatkozó bizonylatok és ártételek a továbbiakban nem módosíthatók. Az időszak könyvelési zárása biztosítja, GriffSoft Zrt.


56/219 oldal

hogy az adott időszakra könyvelési tételt a továbbiakban ne lehessen feladni. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy egy adott, zárt időszakra vonatkozó ártételt nem lehet rögzíteni, csak a zárt időszakra vonatkozó árkorrekciós tételek a főkönyvön a következő, nyitott időszakban fognak megjelenni

5.1.3. Idegen eszközök kezelése Az idegen tulajdonban lévő eszközök kezelése hasonlóan történik, mint a saját tulajdonú eszközöké. A különbség: - az eszköz karton esetében kiválasztott eszközcsoport, - - illetve a bizonylatnál kiválasztott mozgásnem. Idegen eszközök esetében használható eszközcsoportok 5-sel kezdődnek.

A bizonylatoknál kiválasztandó mozgásnem is 5-sel kezdődik.

Bizonylatok: - pénzforgalom nélküli bizonylatok

6. Eszközök állományváltozásai .

GriffSoft Zrt.


57/219 oldal

6.1. Eszközök állományba vétele / aktiválása Eszköznövekedési mozgások fajtáit az alábbi ábra részletezi: Nyilvántartásba vétel

Esemény

Üzembe helyezés időpontja

Eszköz státusza

Tárhely

Eszközcsoport kezdete

Új eszköz vásárlás

Azonnali aktiválás

Ráaktiválás

Idegen eszköz átvétel

Nyilvántartással egyidejűleg

Aktív eszköz

Szervezet / Személy / Leltárkörzet

1-,4H-,5-,9-

Leltár többlet Térítés nélküli átvétel

Befejezetl en beruházás

Nyitó

Beruházás

GriffSoft Zrt.

Nyilvántartásba vételkor nem ismert

Befejezetlen beruházás

Raktár

Aktiválás

Állományba vétel

7-, 4U


Esemény menüpont

e.)Szállítótól eszközbe b.)Csoportos beléptetés többszörözéssel >> c.)Csoportos aktiválás karbantartás többszörözéssel f.)Egyébből eszközbe b)Csoportos beléptetés többszörözéssel >> c.)Csoportos aktiválás karbantartás többszörözéssel f.)Egyébből eszközbe b.)Csoportos beléptetés többszörözéssel >> a.)Csoportos nyitó karbantartás többszörözéssel g.)Beruházásra b.)Csoportos beléptetés többszörözéssel >> a.)Csoportos nyitó karbantartás többszörözéssel

58/219 oldal

Bizonylati tömb

Esemény menüpont egyedi

csoportos

Bizonylati tömb

EAKX-

EENX-

ELTX-

ETEX-

ENYX-

ENBX-

p.)Beruházás aktiválása >>a.)Beruházás aktiválása (egyedi)

p.)Beruházás aktiválása >>b.)Beruházás aktiválása (csoportos)

EBAX-

6.1.1. Az eszköz számviteli besorolása (karton nyitása) Az eszköz kartonok segítségével tartjuk nyilván az eszközök mennyiségi és értékbeli adatait. A kartonok pontos információkat szolgáltatnak az ÉCS, Nettó, Bruttó értékadatokról továbbá, hogy ezen adatok melyik állományi számlaszámokra lettek lekönyvelve. Elérési útvonal: - A megfelelő eszközt kikeresve a nyilvántartásból, a Besorolási karton fülre kattintva. - Vagy az eszköz modul/Nyilvántartás/Eszköz besorolása (karton) menüpont.

GriffSoft Zrt.


59/219 oldal

A kartonon mennyiségi és értékadatokat nem lehet megadni. A kartonon mennyiséget és értéket kizárólag csak mozgás bizonylat útján vihetünk fel, módosíthatunk! A kartonhoz található számlaszámokat, écs elszámoláshoz kapcsolódó adatokat a kiválasztott eszközcsoportból automatikusan feltölti a rendszer.

GriffSoft Zrt.


60/219 oldal

A karton ablakon a szokásos módon (+ gomb) nyitunk új kartont.

Az eszköz (besorolási) karton felépítése, tartalma (a karton adatok két lapon találhatók)

GriffSoft Zrt.


61/219 oldal

Cikkszám: Használata az eszköz állomány törzsesítése esetén szükséges. Ez intézményenként eltérő lehet. Alapbeállításként nem töltjük. Eszközcsoport: Kötelező mező! (F2) A nyilvántartásba vett eszköznek megfelelő számviteli besorolás, az egyes állományi számlákat, ÉCS elszámolás módját, típusát, mértékét (%) határozza meg. Fokozott figyelmet fordítsunk a helyes kitöltésre! Ellenkező esetben problémákat okozhat mind az analitikában mind a főkönyvben! Feldolgozási hely: Töltése paraméterfüggő, amennyiben kötelező, a program nem enged tovább. Egyéb esetekben nem szükséges. Menny. egyenl: Kötelező mező! (F2) Nyilvántartásba vett eszköznek megfelelő mennyiségi egység kód választása. Az előtte lévő mennyiségi egyenleg mező automatikusan töltődik, nem szerkeszthető, nem módosítható. ÉCS ktgnemszámla: Ne töltsük! Értékcsökkenés költségnem számlaszáma. Feltöltése nem javasolt, helytelen használata hibát okozhat a könyvelésben! ÉCS ktghelyszámla: Ne töltsük! Értékcsökkenés költséghely számla. FeltöltéIse nem javasolt, helytelen használata hibát okozhat a könyvelésben! ÉCS másodl. átvez.: Ne töltsük! Értékcsökkenés másodlagos átvezetési számlaszám. Feltöltése nem javasolt, helytelen használata hibát okozhat a könyvelésben! Főkönyvi dimenziók Ezen mezők szerepe abban áll, hogy az alább részletezett dimenziók szerinti bontásban kaphassunk információt kartonjainkról a főkönyvben. Fontossága, illetve hasznossága intézményenként változó lehet, az eszközcsoportokkal vezérelhető kitöltésük szabálya. Ugyan ezeket az információkat adhatjuk meg a mozgásbizonylatokon is illetve a kartonon rögzített adatok automatikusan átkerülnek a bizonylati sorokra is. Amennyiben a dimenziómezőn lévő információ nem karton-specifikus (pl.: partner), úgy javasoljuk azok bizonylati tételeken rögzítését. Partner kód (F2): Partnertörzsből, akitől származik az eszköz. Amennyiben az adott eszközt több beszállító is szállítja, a partnerkódokat a bizonylati sorokon rögzítsük.

GriffSoft Zrt.


62/219 oldal

Kötvállalás kontroll. (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat kiemelt előirányzat szerinti bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Ügylet (F2): A gazdálkodási tevékenység során létrejött szerződések, keretszerződések, projektek egyedi elkülönítését biztosító kód. Szakfeladat. r. (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat szakfeladat bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Szervezeti egység (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat szervezeti egység bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Pénzforrás (F2): A költségvetési intézményeknél a finanszírozási források azonosítására szolgál. EU-s támogatások, pályázati pénzből vásárolt eszközök kimutatásokhoz szükséges. Tevékenység kód: Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat keretgazda bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Forgalomképesség: Vagyontörvényben előirt bontás (Forgalomképes, Korlátozottan forgalomképes, Forgalomképtelen) kimutatására szolgál. Töltése kötelező. Az alábbi mezők nem karbantarthatók, ezeket a program tölti ki. Karton azonosító: A rendszer automatikusan generálja. Az eszköz azonosítóból és a folyamatos, generált sorszámból áll. Karton típus: Minden esetben: E – Eszköz karton, a program generálja. Eszköz: Eszköz alapadat száma, automatikusan generálódik. Kivezetés dátuma: Karton megszűnésének napja, események (kivezetési bizonylat) alapján generálódik. Écs elsz. mód.: Az értékcsökkenés elszámolási módja, az eszközcsoport alapján automatikusan kitöltődik. Könyv écs tip: Az elszámolandó értékcsökkenés típusa, az eszközcsoport alapján automatikusan kitöltődik. Könyv écs %: Az értékcsökkenés leírási %-a, az eszközcsoport alapján automatikusan kitöltődik. Mennyiség, érték (bruttó, écs, nettó, maradványérték, aktuális piaci érték) adatok: a bizonylatokból, elszámolt értékcsökkenésből a program számítja. Főkönyvi számlaszámok (bruttó, écs, terven felüli écs, értékhelyesbítés): Az eszköz eszközcsoport-besorolásának megfelelően, automatikusan kitöltődnek.

6.1.2. Mozgás bizonylat rögzítése A gazdasági eseményeket (és az ehhez kapcsolódó bizonylatokat) az Esemény menüpont alatt lehet rögzíteni.

GriffSoft Zrt.


63/219 oldal

A bizonylatokat több szempont szerint csoportosíthatjuk pl.: I. növekedések 1. Azonnali aktiválás/Pénzforgalommal kapcsolatos állományváltozások 2. Pénzforgalom nélküli állományváltozások 3. Beruházások II. csökkenések 1. Eszközre teljes 2. Kartonra teljes III. átsorolások 1. Beruházás aktiválás 2. Megosztás, összevezetés IV. mennyiség és értékváltozás nélküli bizonylatok 1. Tárhelyváltoztatással kapcsolatos mozgások Bizonylatok felépítése a következő: - bizonylati fej adatok - bizonylati sor adatok (egy bizonylati fejhez tetszőleges számú soradat tartozhat) - bizonylati értékadatok (egy bizonylati sorhoz több ártétel is tartozhat). 6.1.2.1. Növekedések A növekedési bizonylatok szétválaszthatók pénzforgalmi változással járó és pénzforgalom nélküli mozgásokra. 6.1.2.2. Pénzforgalmi változással járó növekedési bizonylatok rögzítése Elérési útvonal:

GriffSoft Zrt.


64/219 oldal

A pénzforgalmi változások az 1 előirányzati számlákat és a szállító számlákat érintik. Új bizonylat felvitele Fontos: új bizonylat az eszközhöz akkor rögzíthető, ha az eszköz alapadat és a hozzátartozó kartont már előtte felrögzítettük a rendszerben. Új bizonylat rögzítésekor bizonylati tömböt kell először választani, amennyiben több bizonylati tömb is tartozik az adott menüponthoz. Amíg nem határozzuk meg, hogy melyik bizonylati tömbben szeretnénk dolgozni addig inaktívak az ikonok.

Bizonylati fej

GriffSoft Zrt.


65/219 oldal

Bizonylat dátuma: Gazdasági esemény dátuma (számla, vagy szállító levél, stb. dátuma) Időszak: A bizonylat dátumból automatikusan kitöltődik, de eltérhet a gazdasági esemény dátumhoz tartozó időszaktól. (pl. korrekciós bizonylat kiállításakor a beszámolóval alátámasztott időszakot szigorúan tilos visszanyitni. Ilyenkor a dátum az eredeti bizonylat dátuma lesz, az időszak pedig a legkisebb nyitott időszak. Javaslat: pénzforgalmi állományváltozás esetén célszerű a banki teljesítés dátumához tartozó időszakot megadni, könnyebb egyeztethetőség végett. Ha az alábbi üzenetet kapjuk, akkor vagy már zárt az időszak, vagy még nincs megnyitva. (Időszak nyitása: a Könyvelés menüpont alatt lehetséges.).

Megjegyzés: A bizonylati fejhez fűzött megjegyzés, szöveges információ. Az alábbi mezők nem karbantarthatók, ezeket a program tölti ki. Bizonylatszám: A fej kitöltésekor a bizonylat tömbből automatikusan töltődik, a bizonylati tömbön belüli folyamatos sorszám. Biz. státusz: A program által generált adat. Lehetséges értékei:  N - NYITOTT, a bizonylat rögzítésekor a bizonylat státusza nyitott. Ilyenkor a bizonylat még módosítható, törölhető. Nyitott státuszú bizonylatokat nem lehet kinyomtatni.  Z –ZÁRT, a kulcs ikon segítségével lehet lezárni bizonylatot. A zárt bizonylatot már ki lehet nyomtatni. Zárt bizonylatot módosítani nem lehet.  R – RONTOTT, bizonylati sor nélküli bizonylati fejeket lehet rontottá tenni a mínusz ikonnal. Rögzítő: A bizonylatot rögzítő felhasználó azonosítója. FONTOS! A bizonylatot csak a rögzítő felhasználó módosíthatja, ronthatja, zárhatja le. Bizonylati sor adatok Új sor rögzítése: GriffSoft Zrt.


66/219 oldal

Két képernyőn adhatók meg az adatok, az adatok kitöltése során a program automatikusan átlép egyikről a másikra.

Nettó sor Mozgásnem: (F2): Gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnem kódja. A számla nettó összegének mozgásneme. Megjegyzés: Mozgásnemből inicializálódik, de kiegészíthető, átírható a mező. Növ. készletkarton (F2): Annak az eszköznek a kartonja, amelynek értékét/ mennyiségét növelni szeretnénk. Külső bizonylatszám: A beszerzett eszköz szállítói számlaszáma vagy szállítólevél sorszáma. Bevét vásárlásból: A vásárolt eszköz mennyisége. Csak a nettó sornál töltendő ki. A kiválasztott mozgásnemtől függ, hogy a mennyiség megadható-e. Immateriális javak kivételével mindig csak egy lehet, vagy nulla! Dimenzió adatok a második oldalon: Kötvállalás kontroll. (F2): Töltése nem szükséges! GriffSoft Zrt.


67/219 oldal

Partnerkód (F2): Annak a partnernek az azonosítója, akitől származik az eszköz. Ügylet (F2): A gazdálkodási tevékenység során létrejött szerződések, keretszerződések, projektek egyedi elkülönítését biztosító kód. Szakfeladat r.(F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat szakfeladat bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Pénzforrás (F2): A költségvetési intézményeknél a finanszírozási források azonosítására szolgál. EU-s támogatások, pályázati pénzből vásárolt eszközök kimutatásához szükséges. Szervezeti egység (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat szervezeti egység bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Tevékenység kód (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat keretgazda bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Forgalomképesség (F2): Vagyontörvényben előirt bontás (Forgalomképes, Korlátozottan forgalomképes, Forgalomképtelen) kimutatására szolgál. Töltése kötelező. Az alábbi mezőket a program automatikusan tölti ki: Bizonylatszám: A bizonylat fejből töltődik a mező. Biz. tételszám: A bizonylatszámon belüli sorszám. Eszköz: A karton alapján automatikusan beíródik az eszköz azonosító. Cikkszám: Ha a kartonon kitöltöttük a cikkszámot, akkor automatikusan feltölti a program a mező értékét. Eszközcsoport kód: A karton alapján beíródik. Áfa. sor Mozgásnem: Gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnem kódja A számla ÁFA összegének mozgásneme. Növ. készletkarton (F2): Annak az eszköznek a kartonja, amit megnyitottunk az aktiváláshoz, ha az ÁFA összegét is aktiválni kell az eszközre. Ha az ÁFA az eszköz bekerülési értékének nem része, akkor aktiválni kell a 38-as tábla oszlopainak megfelelően megnyitott 0-s eszközcsoportba sorolt „ technikai” kartonra. Bevét vásárlásból: A vásárolt eszköz mennyisége: (ÁFA sornál) ÜRES. A többi adat azonos a nettó sornál ismertetett adatokkal. Aktiválási sorok beárazása Nettó sor árazása Az eszköz vásárlás bizonylat azon során kell állni, amely mozgásneme nettó értéket takar, majd a + ikonnal kell felvinni az értéket:

GriffSoft Zrt.


68/219 oldal

Értékmegadás dátuma: Az a dátum, amikor az eszköz értékét megadjuk. Könyvelési időszak: A bizonylat dátumból automatikusan kitöltődik a mező. Ez a könyvelési időszak határozza meg, hogy mely időszakra kerül fel főkönyvi feladással a főkönyvben az érték. Javaslat: pénzforgalmi állományváltozás esetén célszerű a banki teljesítés dátumához tartozó időszakot megadni, könnyebb egyeztethetőség végett.

GriffSoft Zrt.


69/219 oldal

Dátum ÉCS. elszámoláshoz: Az az időpont, amikortól a megadott érték érvényes, az értékcsökkenés számítás kezdete. Technikai okok miatt 1 nappal korábbi a dátum, mint az esemény dátuma, így tudja biztosítani azt, hogy az aktiválás napjára is számoljon el ÉCS-t a program. NE ÍRJUK FELÜL! Számlahivatkozás (F2): A vásárlás szállítói számla hivatkozása, amely a FORRÁS.NET pénzügyi moduljában berögzítésre került. PÉNZFORGALOMI ÁLLOMÁNY VÁLT. ESETÉN A MEZŐ TÖLTÉSE KÖTELEZŐ! Beárazott mennyiség: Az a mennyiség, amire a megadott ár érvényes. Egységár: Egyedi értéke az eszköznek. Érték a növekedés oldalra: A számla NETTÓ összege, ez az érték kerül feladásra a főkönyvben. Az alábbi mezőket a program tölti ki: Bizonylatszám: A vásárlás bizonylatból automatikusan tölti ki a program. Bizonylati tételszám: Annak a bizonylati tételsornak a sorszáma, amelyiken éppen állunk. Értékmegadási tételszám: Adott bizonylati sor értéktétel sorszáma. Egy bizonylati sorhoz több értéktétel tartozhat. Rögzítő: A rögzítő azonosítója. A rendszer automatikusan kitölti a mezőt. Ártétel típusa: T – tárgyi eszköz. A rendszer automatikusan kitölti a mezőt. Kontírozási hiba: ******* A sok **** nem hiba. Jelentése: nincs kikontírozva a tétel. Főkönyvi számlaszámok: Kontírozás során kerülnek kitöltésre a mozgásnem beállítása és a karton adatai alapján. Könyvelési státusz: N – Nem, vagyis nincs feladva zárt naplóval. I – Igen, akkor lesz, amikor zárt naplóval fel lett adva az érték a főkönyv felé. Napló: Főkönyvi feladásig üres. Feladáskor íródik be a napló amelyben fel lett adva. ÁFA sor árazása Kilépve az értékelési tábla karbantartójából, a bizonylat következő (áfa) sorára lépünk.

GriffSoft Zrt.


70/219 oldal

Csak az eltérő mezők kerülnek bemutatásra, a többi mező értéke megegyezik a nettó sornál bemutatottakkal. Beárazott mennyiség: ÁFA sor esetében nulla. Egységár: ÁFA sor esetén nulla. Érték a növekedés oldalon: A számla ÁFA összege, ez az érték kerül feladásra a főkönyvbe. Bizonylat ellenőrzés, zárás, nyomtatás A sorok rögzítését követően a bizonylati fej karbantartó képernyőn (a sor karbantartó bezárása után) lehetőség nyílik a bizonylat adatainak képernyős megjelenítéssel történő ellenőrzésére, lezárására, nyomtatására.

GriffSoft Zrt.


71/219 oldal

2.

1.

3.

Az 1.-es nyíllal jelölt ikonra kattintva megnézhetjük a képernyőn a készletbizonylatot. Amennyiben a rögzített adatokat helyesnek találjuk, a bizonylatot lezárjuk a 2.-es nyíllal jelzett ikonra kattintva, melynek hatására a bizonylat fejben lévő státusz mező Zárttá válik. A bizonylaton további módosítás nem lehetséges. A 3.-as nyíllal jelzett ikonra kattintva a bizonylatot kinyomtathatjuk. A bizonylatot a nyomtatás előtt le kell zárni, zárás előtt inaktív az ikon! A zárás más szempontból is fontos. A könyvelés is csak a zárt bizonylatokkal dolgozik, hiszen a lezárt bizonylatokon már módosítás nem lehetséges. A képernyős megtekintés és a nyomtatás előtt is megkérdezi a program, hogy tételes vagy összesítő bizonylatot szeretnénk. Tételes bizonylaton egy oldalon egy eszköz adatai szerepelnek részletesen, míg összesítő bizonylaton 1-1 eszközről a főbb adatok jelennek meg 1-1 soron. Mindkét esetben további kérdés, hogy szeretnénk-e nyomtatni a tartozékokat is. Amennyiben igen, akkor csak azok a tartozékok fognak a bizonylatra kerülni, amelyek nyilvántartásba vétel dátuma megegyezik a bizonylat dátumával. Az első kép mutatja a tételes bizonylat első oldalát, míg a második képen látható az összesítő bizonylatra egy példa.

GriffSoft Zrt.


72/219 oldal

GriffSoft Zrt.


73/219 oldal

GriffSoft Zrt.


74/219 oldal

Képernyős megtekintés, vagyis a bizonylat adatainak ellenőrzése után még módosíthatók, pótolhatók az adatok. Amennyiben a képernyőn megjelenített adatok helyesek, akkor lezárható a bizonylat. Zárás után pedig kinyomtatható a végleges bizonylat. 6.1.2.3. Beruházás nyilvántartásba vétele Új eszköz-beruházás A beruházások adatainak rögzítése hasonló az azonnali aktiváláshoz, a folyamat az alábbiak szerint módosul:  Eszköz alapadaton az eszköz státusza B – Befejezetlen beruházás.  Eszköz karton 7-es vagy 4U kezdetű eszközcsoportot tartalmaz.  Események menü alatt a beruházás menüpontot kell választani, itt kell felvinni a bizonylatot. Alapadat létrehozás:

Az eszköz státusza nem Aktív, hanem Befejezetlen beruházás, a használatba vétel dátuma ez esetben értelemszerűen nem kell megadni.

GriffSoft Zrt.


75/219 oldal

A besorolási karton esetében az eszköz csoport 7-essel vagy 4U-val kell, hogy kezdődjön, mert ezek kontíroznak befejezetlen beruházás főkönyvi számlákra, illetve ezeknél az eszközcsoportoknál nem számol el a program ÉCS-t.

Bizonylat rögzítés:

GriffSoft Zrt.


76/219 oldal

Bevételezéshez bizonylattömb választás.

Bizonylati fej adatok

Bizonylat dátuma: Gazdasági esemény dátuma (számla, vagy szállító levél, stb. dátuma) GriffSoft Zrt.


77/219 oldal

Időszak: A bizonylat dátumból automatikusan kitöltődik, de eltérhet a gazdasági esemény dátumhoz tartozó időszaktól. (pl. korrekciós bizonylat kiállításakor a beszámolóval alátámasztott időszakot szigorúan tilos visszanyitni. Ilyenkor a dátum az eredeti bizonylat dátuma lesz, az időszak pedig a legkisebb nyitott időszak. Javaslat: pénzforgalmi állományváltozás esetén célszerű a banki teljesítés dátumához tartozó időszakot megadni, könnyebb egyeztethetőség végett. Ha az alábbi üzenetet kapjuk, akkor vagy már zárt az időszak, vagy még nincs megnyitva. (Időszak nyitása: a Könyvelés menüpont alatt lehetséges.).

Megjegyzés: A bizonylati fejhez fűzött megjegyzés, szöveges információ. Az alábbi mezők nem karbantarthatók, ezeket a program tölti ki. Bizonylatszám: A fej kitöltésekor a bizonylat tömbből automatikusan töltődik, a bizonylati tömbön belüli folyamatos sorszám. Biz. státusz: A program által generált adat. Lehetséges értékei:  N - NYITOTT, a bizonylat rögzítésekor a bizonylat státusza nyitott. Ilyenkor a bizonylat még módosítható, törölhető. Nyitott státuszú bizonylatokat nem lehet kinyomtatni.  Z –ZÁRT, a kulcs ikon segítségével lehet lezárni bizonylatot. A zárt bizonylatot már ki lehet nyomtatni. Zárt bizonylatot módosítani nem lehet.  R – RONTOTT, bizonylati sor nélküli bizonylati fejeket lehet rontottá tenni a mínusz ikonnal. Rögzítő: A bizonylatot rögzítő felhasználó azonosítója. FONTOS! A bizonylatot csak a rögzítő felhasználó módosíthatja, ronthatja, zárhatja le. Bizonylati sor adatok Két képernyőn adhatók meg az adatok, az adatok kitöltése során a program automatikusan átlép egyikről a másikra. Nettó sor

GriffSoft Zrt.


78/219 oldal

Mozgásnem: (F2): Gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnem kódja. A számla nettó összegének mozgásneme. Megjegyzés: Mozgásnemből inicializálódik, de kiegészíthető, átírható a mező. Növ. készletkarton (F2): Annak az eszköznek a beruházási kartonja, amelynek értékét/ mennyiségét növelni szeretnénk. Külső bizonylatszám: A beszerzett eszköz szállítói számlaszáma vagy szállítólevél sorszáma. Növek./ raktári: A vásárolt eszköz mennyisége. Csak a nettó sornál töltendő ki. A kiválasztott mozgásnemtől függ, hogy a mennyiség megadható-e. Immateriális javak kivételével mindig csak egy lehet, vagy nulla! Kötvállalás kontroll. (F2): Töltése nem szükséges! Partner kód (F2): Annak a partnernek az azonosítója, akitől származik az eszköz. Ügylet (F2): A gazdálkodási tevékenység során létrejött szerződések, keretszerződések, projektek egyedi elkülönítését biztosító kód. Szakfeladat r.: Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat szakfeladat bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Pénzforrás (F2): A költségvetési intézményeknél a finanszírozási források azonosítására szolgál. EU-s támogatások, pályázati pénzből vásárolt eszközök kimutatásához szükséges. Szervezeti egység (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat szervezeti egység bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. GriffSoft Zrt.


79/219 oldal

Tevékenység kód (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat keretgazda bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Forgalomképesség (F2): Vagyontörvényben előirt bontás (Forgalomképes, Korlátozottan forgalomképes, Forgalomképtelen) kimutatására szolgál. Töltése kötelező. Az alábbi mezőket a program automatikusan tölti ki: Bizonylatszám: A bizonylat fejből automatikusan kitöltődik a mező. Bizonylat tételszám: A bizonylatszámon belüli sorszám. Eszköz: A karton alapján automatikusan beíródik az eszköz azonosító. Cikkszám: Ha a kartonon kitöltöttük a cikkszámot, akkor automatikusan feltölti a program a mező értékét. Eszközcsoport kód: A karton alapján beíródik. Áfa. sor Mozgásnem: Gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnem kódja. A számla ÁFA összegének mozgásneme. Növ. készlet karton (F2): Annak az eszköznek a beruházási kartonja, amit megnyitottunk az aktiváláshoz, ha az ÁFA összegét is aktiválni kell az eszközre. Növekedés / raktári: ÁFA sornál 0. A többi adat azonos a nettó sornál ismertetett adatokkal. Nettó sor árazása Az eszköz vásárlás bizonylat azon során kell állni, amely mozgásneme nettó értéket takar, majd a + ikonnal kell felvinni az értéket:

GriffSoft Zrt.


80/219 oldal

Értékmegadás dátuma: Az a dátum, amikor az eszköz értékét megadjuk. Könyvelési időszak: A bizonylat dátumból automatikusan kitöltődik a mező. Ez a könyvelési időszak határozza meg, hogy mely időszakra kerül fel főkönyvi feladással a főkönyvben az érték. Javaslat: pénzforgalmi állományváltozás esetén célszerű a banki teljesítés dátumához tartozó időszakot megadni, könnyebb egyeztethetőség végett. Dátum ÉCS. elszámoláshoz: Az az időpont, amikortól a megadott érték érvényes, az értékcsökkenés számítás kezdete. Beruházás esetén nem számolunk el ÉCS-t az eszközre, amíg az aktiválás/üzembe helyezés meg nem történik Számlahivatkozás (F2): A vásárlás szállítói számla hivatkozása, amely a FORRÁS.NET pénzügyi moduljában berögzítésre került. PÉNZFORGALOMI ÁLLOMÁNY VÁLT. ESETÉN A MEZŐ TÖLTÉSE KÖTELEZŐ! Beárazott mennyiség: Az a mennyiség, amire a megadott ár érvényes. Egységár: Egyedi értéke az eszköznek. Érték a növekedés oldalon: A számla NETTÓ összege, ez az érték kerül feladásra a főkönyvbe. Az alábbi mezőket a program tölti ki: Bizonylatszám: A beruházási bizonylatból automatikusan tölti ki a program. Bizonylati tételszám: Annak a bizonylati tételsornak a sorszáma, amelyiken éppen állunk. Értékmegadási tételszám: Adott bizonylati sor értéktétel sorszáma. Egy bizonylati sorhoz több értéktétel tartozhat. Rögzítő: A rögzítő azonosítója. A rendszer automatikusan kitölti a mezőt. Ártétel típusa: T – tárgyi eszköz. A rendszer automatikusan kitölti a mezőt. Kontírozási hiba: ******* A sok **** nem hiba. Jelentése: nincs kikontírozva a tétel. GriffSoft Zrt.


81/219 oldal

Főkönyvi számlaszámok: Kontírozás során kerülnek kitöltésre a mozgásnem beállítása és a karton adatai alapján. Könyvelési státusz: N – Nem, vagyis nincs feladva zárt naplóval. I – Igen, akkor lesz, amikor zárt naplóval fel lett adva az érték a főkönyv felé. Napló: Főkönyvi feladásig üres. Feladáskor íródik be a napló amelyben fel lett adva. ÁFA sor árazása Kilépve az értékelési tábla karbantartójából, a bizonylat következő (áfa) sorára lépünk.

Csak az eltérő mezők kerülnek bemutatásra, a többi mező értéke megegyezik a nettó sornál bemutatottakkal. Beárazott mennyiség: ÁFA sor esetében nulla. Egységár: ÁFA sor esetén nulla. Érték a növekedés oldalon: A számla ÁFA összege, ez az érték kerül feladásra a főkönyvbe. Megjegyzés: Amennyiben a beruházáshoz több számla érkezik, akkor csak a bizonylat rögzítést kell megismételni, a megfelelő bizonylat adatokkal (dátum, számlahivatkozás, érték, stb.). A bizonylat sor adatainál pedig a meglévő beruházási kartonra kell hivatkozni.

GriffSoft Zrt.


82/219 oldal

Bizonylat ellenőrzés, zárás, nyomtatás A sorok rögzítését követően a bizonylati fej karbantartó képernyőn (a sor karbantartó bezárása után) lehetőség nyílik a bizonylat adatainak képernyős megjelenítéssel történő ellenőrzésére, lezárására, nyomtatására.

2.

1.

3.

Az 1.-es nyíllal jelölt ikonra kattintva megnézhetjük a képernyőn a készletbizonylatot. Amennyiben a rögzített adatokat helyesnek találjuk, a bizonylatot lezárjuk a 2.-es nyíllal jelzett ikonra kattintva, melynek hatására a bizonylat fejben lévő státusz mező Zárttá válik. A bizonylaton további módosítás nem lehetséges. A 3.-as nyíllal jelzett ikonra kattintva a bizonylatot kinyomtathatjuk. A bizonylatot a nyomtatás előtt le kell zárni, zárás előtt inaktív az ikon! A zárás más szempontból is fontos. A könyvelés is csak a zárt bizonylatokkal dolgozik, hiszen a lezárt bizonylatokon már módosítás nem lehetséges.

GriffSoft Zrt.


83/219 oldal

GriffSoft Zrt.


84/219 oldal

Képernyős megtekintés, vagyis a bizonylat adatainak ellenőrzése után még módosíthatók, pótolhatók az adatok. Amennyiben a képernyőn megjelenített adatok helyesek, akkor lezárható a bizonylat. Zárás után pedig kinyomtatható a végleges bizonylat. 6.1.2.4. Meglévő eszközön beruházás / felújítás A meglévő eszközhöz is lehet egy új beruházási kartont nyitni, amelyről majd az aktiválás történik. Ebben az esetben egy új kartont kell nyitni, amelyen külön lehet gyűjteni a beruházáshoz / felújításhoz kapcsolódó számlák összegeit. Az eszköz státusza marad „A”, a bizonylat rögzítése az új eszköz beruházásnál leírtaknak megfelelően történik, a különbség csak a mozgásnemben van (Meglévő eszközre beruházás mozgásnemet kell alkalmazni). Illetve figyelni kell, hogy a bizonylat sorában a megfelelő kartont válasszuk.

GriffSoft Zrt.


85/219 oldal

GriffSoft Zrt.


86/219 oldal

GriffSoft Zrt.


87/219 oldal

6.1.2.5. Beruházás aktiválása A beruházás aktiválása tulajdonképpen egy átsorolás jellegű mozgás, amelynél a csökkenési oldalon a beruházási karton áll, míg a növekedés az aktivált állományi főkönyvi számlaszámra történik. Új eszköz esetén, amennyiben a beruházásból egy eszköz kerül aktiválásra az aktiválás folyamata a következő lépésekből áll.  Az eszköz alapadatának módosítása. 1. Az eszköz státuszának átírása:U – Üzembe helyezve, aktiválandó státuszra, 2. a használatba vétel dátumába az üzembe helyezés dátumát írjuk be, ha új eszközt aktiválunk, és ez az adat beruházás rögzítésekor még nem volt ismert.



Az eszköz alapadat új kartont kell nyitni (Besorolási karton fül). A kartonon szereplő eszközcsoport kód az aktivált eszköznek megfelelő.

GriffSoft Zrt.


88/219 oldal

Aktiválás folyamata Elérési út:

GriffSoft Zrt.


89/219 oldal

Eszköz azonosító (F2): Az aktiválandó eszköz azonosítója. Időszak (F2): Az aktiválás időszaka. Aktiválás dátuma: Az aktiválás napja, a program az alapadaton rögzített használatba vétel napját ajánlja fel. Aktiválás bizonylati tömb (F2): Beruházás aktiválása bizonylati tömb. Aktiválás mozgásneme (F2): A gazdasági eseménynek megfelelően kell kiválasztani a mozgásnemet (aktiválás tárgyévi vagy előző évi befejezetlen beruházás stb.). Külső bizonylatszám: Ami alapján aktiválunk. Aktiváláshoz új karton (F2): Az aktivált állományi számlákkal (1-es eszközcsoportot tartalmazó) megnyitott új karton kódja. Nyomtatás típusa:  Nem esetén nem nyomtat bizonylatot,  Bizonylat: bizonylat nyomtatás grafikus formátumban,  Lista: bizonylat nyomtatás karakteres formátumban. Új tárhely adatok: Igen vagy Nem lehet (F2). (Igen esetén bekéri az alábbi információkat és az aktiválás dátumával egyidejűleg áthelyezi az eszközt a megadott tárolási helyre.) A további mezőkre vonatkozó szabályok a Tárolási helynél ismerteteknek megfelelően. Az adatok kitöltését követően az Aktiválás gombra kattintva a program elkészíti a következőket:  az eszköz alapadat státuszát U-ról A- Aktívra állítja;  létrehozza az Aktiválási mozgás bizonylatot (a bizonylatot nem kell lezárni, generatív funkció esetén a program státusza automatikusan zárt lesz);  lekönyveli (csökkenti) a befejezetlen beruházást, így a beruházási karton mennyiségi és érték egyenlege 0 lesz;  kivezeti a befejezetlen beruházású kartont;  az új kartonra pedig átkönyveli a mennyiségi és bruttó egyenlegeket a program. FONTOS! Minden program által vezérelt (generatív) funkcióról készül mozgás bizonylat! Az így elkészített bizonylat az Esemény menü Beruházásból aktiválás menüpontjában található meg:

GriffSoft Zrt.


90/219 oldal

GriffSoft Zrt.


91/219 oldal

6.1.2.6. Meglévő eszközre folytatott beruházás aktiválása Az aktiválás folyamata az alábbi lépésekből áll: Új karton nyitására nincs szükség, az aktív eszköz meglévő kartonjára történik az aktiválás! A generatív funkció esetében megegyezik az előzőekben leírtakkal, azonban egy fontos különbség van, hogy az aktiválás dátumát a program automatikusan feltölti az alapadaton lévő dátummal, amit felül kell írni az értéknövelő beruházás / felújítás aktiválásának dátumával. A kézi bizonylat elkészítés menete kerül most bemutatásra: Esemény menü/Beruházásból aktiválás menüpont o Bizonylattömb választás. o Új bizonylat felvitele: + ikon o Bizonylat fej adatok kitöltése (Bizonylat dátuma = Aktiválás dátuma) o Bizonylat sor adatok kitöltése Csök. kkarton: a beruházási karton a meglévő alapadat beruházási (7-es eszközcsoportot tartalmazó) kartonja Növ.k.karton: az aktivált áll. szla. kontírozó (1-es eszközcsoportot tartalmazó) karton Mennyiség Növekedés, Csökkenési: a csökkenési oldalon a beruházási kartonon szereplő mennyiséget kell megadni, a növekedési oldalon pedig abban az esetben kell kitölteni, ha az aktív eszköz állomány mennyisége ténylegesen megnő. A többi adat az ismertetett szerint. A bruttó érték átvezetésénél az aktiválandó összeget kell megadni. Ez lehet a beruházási karton egyenlege, de előfordulhat, hogy annál kisebb összeget kell aktiválni (részaktiválás esetén). Természetesen ezt a bizonylatot is le kell zárni.

GriffSoft Zrt.


92/219 oldal

GriffSoft Zrt.


93/219 oldal

GriffSoft Zrt.


94/219 oldal

6.2. További vásárlási események 6.2.1. Csoportos aktiválás többszörözéssel Ha az intézményhez több, azonos ismérvű eszköz érkezik, akkor ennek a funkciónak a segítségével egyszeri berögzítéssel meg lehet gyorsítani a berögzítési folyamatot.. Egy jóval egyszerűbb, könnyebb rögzítést biztosít, mivel egy 2 oldalas tábla kitöltése, majd generálása után a program a nyilvántartáshoz, valamint állományba vételhez szükséges alábbi táblákat készíti el, sokszorozza meg.  eszköz alapadat  jármű/gép kiegészítés  tárolási hely  tartozékok  besorolási karton  bizonylati fej  bizonylati sor  értékelési tábla A funkció az alábbi menüpontban érhető el:

Ezen táblába berögzített adatállomány csak a kigenerálás után szerepel, jelenik meg a nyilvántartásban, könyvelésben.

GriffSoft Zrt.


95/219 oldal

Csoportos beléptetés első oldala

Az első oldalon olyan adatok töltése szükséges, melyek a kigenerálás után az alapadaton, kartonon, illetve a bizonylatokon szerepelnek majd. Fontos! Rögzítéskor az eszköz státusza E – előkészítés alatt, mindaddig módosítható, amíg a Generálható státuszúvá nem tesszük. Az itt rögzítendő mennyiség a bizonylatsoron, illetve kartonon szerepel majd, tehát mindig szigorúan csak egy db lehet! A bruttó érték mezőben az eszköz egyedi bekerülési értékét kell rögzíteni! A többi mező tartalma a már korábban bemutatásra kerülteknek megfelelően töltendő. Az első oldal rögzítésének befejeztével automatikusan a második oldalra ugrik a program.

GriffSoft Zrt.


96/219 oldal

Csoportos beléptetés második oldala

A második oldal fontosabb tudnivalói: A tábla felső blokkjában tárhely információkat kell megadni (Címmel bezárólag), tehát ha a megtöbbszörözni kívánt eszközök nem azonos tárhelyre kerülnek, akkor érdemes gyűjtő szervezet kódot megadni és kigenerálás után módosítani a valós tárolási helyre. Ugyanaz igaz, mint a tárolási helyen leírtaknál, hogy ha a leltárkörzet törzsben a megfelelő törzsek (tárhely típus, tároló ingatlan, munkahely) hozzárendeltek, akkor automatikusan felkínálja a program rögzítés során. Csoportos beléptetés harmadik oldala

Itt lehet megadni a főkönyvi dimenziók mellett a külső bizonylatszámot.

GriffSoft Zrt.


97/219 oldal

Fontos!  A Partner kód (hely) mezőt kizárólag akkor szabad kitölteni, ha az eszköz idegen helyen található. Nem azonos a szállítóval.  A Vagy. gazd. egységár mező kizárólag csak információs mező, az eszköz alapadaton megjelenő adat, töltése nem kötelező.  ÁFA értéke mező egy számított érték az 1.oldalon megadott bekerülési érték (Bruttó érték) és az ÁFA kulcs % szorzata, felülbírálható. Pl. Egy gépjármű beszerzés esetén a regisztrációs díj a bekerülési érték része, azonban áfamentes.  Beléptetendő darab mezőnél kell rögzíteni, hogy hány egyedi eszköz készítsen a program. Javaslat: Mivel ez egy gyorsabb rögzítési mód, mint a korábbiakban bemutatott nyilvántartásba-, valamint állományba vétel, érdemes alkalmazni egy eszköz beléptetése esetén is. Ebben az esetben a Beléptetendő db mezőben 1 db-ot kell írni. Az eszközök gép kiegészítési adatait, valamint ha a vonalkód külső előállítású (előre gyártott címkét használ az intézmény) a Lelt./Gyáriszám fülre kattintva rögzíthetjük: Fontos! A beléptetendő db-bal megegyező tételszámot kell felrögzíteni, a gyári számok, vonalkódok (ha előre gyártott) különbözősége miatt. Ajánlott a duplikálás (++) funkció használat, így csak a gyári számokat / vonalkódot kell változtatni. Leltári számot / illetve vonalkódot, ha nem külső előállítású a generálás után ad a program, addig a ## jel és egy sorszám látható.

GriffSoft Zrt.


98/219 oldal

A főeszköz tartozékot is akarunk rendelni akkor azt a Tartozék fülre kattintva tehetjük meg:

GriffSoft Zrt.


99/219 oldal

Fontos! Tartozékot csak egyszer kell felrögzíteni és a program automatikusan mindegyik eszközhöz hozzárendeli ugyanazon tartozékot. Ha azonban a tartozékok gyári számmal rendelkeznek, vagy ha a vonalkódjaink előre legyártott abban az estben azokat tételesen a tartozékok karbantartó képernyőjén található Tartozék vonalkód fül alatt kell berögzíteni.

GriffSoft Zrt.


100/219 oldal

A vonalkód mező csak a külső előállítású esetén tölthető egyébként a generálás után képzi a program. Mindaddig módosítható a csoportos belépetésünk, amíg a státuszt nem állítjuk át generálhatóra.

A státusz átállításával a program ellenőrzi, hogy a beléptetendő darabnak megfelelő mennyiségű gyári / leltári számot vittünk-e fel. Hiba esetén a következő üzenetet küldi:

Ellenőrzi azt is, hogy amennyiben a tartozékoknak is adtunk meg leltári vagy gyári számot, akkor annak is a beléptetendő darab szerinti mennyisége legyen. Hibaüzenet:

GriffSoft Zrt.


101/219 oldal

Javítani mindkét esetben a hiányzó adatok pótlásával tudunk. A Generálható státuszú eszközökön utólag akkor lehet módosítani, ha visszanyitjuk.

Az ellenőrzést követően kigenerálhatjuk a berögzített adatokat. Az alábbi menüpontra kattintva:

Figyelem! A program csak az általunk létrehozott, G státuszú tételeket generálja ki!

GriffSoft Zrt.


102/219 oldal

 A bizonylati tömbnél, illetve a mennyiségi változás mogásnemnél a gazdasági eseménynek megfelelőt kell választani.  Törzslapos nyomtatást kér? I/N Igen esetén a generálással egyidejűleg kinyomtatja az eszközök törzslapját.  Eszközre aktiválandó áfa? I/N Igen esetén az ÁFA a bekerülési érték része és az áfa változás mozgásnemre ugrik a program, amelyet a nettó mozgásnem alapján automatikusan feltölt. Nem esetén a Áfa aktiválás kartonjánál kiválasztani a megfelelő Áfa technikai kartont (lsd. később a nem aktiválandó áfa kezelésénél).  Bizonylat nyomtatás I/N – Igen esetén generálással egyidejűleg nyomtatásra kerül az eszközök állományba vételi bizonylata.  Generálásra kattintva, ha az alábbi üzenetet kapjuk vagy valóban minden ki lett generálva vagy nem lett Generálhatóvá téve.

GriffSoft Zrt.


103/219 oldal

A generálás sikeresen megtörtént üzenő panel után az általános lekérdezővel kilistázható, hogy milyen eszközöket generált ki a program.

Az általános lekérdezés bezárása után a program a címke nyomtatást ajánlja fel.

A fentiekben bemutatott funkciót természetesen mind a pénzforgalmi, mind a pénzforgalmi nélküli állomány változás esetében alkalmazható csak a generáláskor más bizonylati tömböt, illetve mozgásnemet kell választani.

GriffSoft Zrt.


104/219 oldal

6.2.2. Tartozékok kezelése Tartozéknyilvántartás módszerei 1) A tartozék nem szerepel sem értékben, sem mennyiségben az 1-es, vagy a 0-s számlaosztályban. Időszaki záráskor nem kerül főkönyvi feladásra. Csak a vagyonvédelemben játszik szerepet. Tehát, a tartozéknak nincs értéknövelő hatása az eszközre. Csak mint tartozék kerül berögzítésre. 2) Tartozék vásárlás, ráaktiválással A tartozék értéke az 1-es számlaosztályban jelenik meg főkönyvi feladás során (a tartozék megnöveli a főeszköz értékét). Fontos! Csak azoknak a tartozékoknak az értékét aktiválhatjuk rá, amelyeket felhalmozási előirányzatból finanszíroztunk, ha nem (kisértékű te. esetén), akkor csak tartozékként kell felvenni a nyilvántartásunkba leltározás szempontjából, de mozgás bizonylatot nem szabad készíteni. A 2. esetben a rögzítés menete a következő  Az eszközhöz fel kell rögzíteni a tartozékot  Új eszközkartont nem kell felvenni, mert az értéknövekedés mozgásbizonylat útján vezetődik rá az eszköz (már meglévő) kartonjára.  A bizonylatot rögzíteni kell, a megfelelő mozgásnemmel.

Mozgásnem: a gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnemet kell kiválasztani. GriffSoft Zrt.


105/219 oldal

Növekedési eszközkarton a főeszköz kartonja, amely az F2 billentyű leütése után a listából választható ki. A külső bizonylatszám és partner mező kitöltését követően a növekedési/raktári mennyiség a gazdasági esemény jellegéből fakadóan 0 (a rögzítés programmenete nem is ajánlja fel annak kitöltését). Az érték megadása a korábban már ismertetett módon történik (Fontos! A beárazott mennyiség itt is 0!)

GriffSoft Zrt.


106/219 oldal

GriffSoft Zrt.


107/219 oldal

3) A tartozék a 0-s számlaosztályban kerül kimutatásra A főeszközhöz tartozó tartozék külön besorolás kartonon kerül állományba vételre a 0-s számlaosztályban, mennyiségben és értékben.

A bizonylat felvitelét a 2) pontban leírtak szerint kell elvégezni, annyi különbséggel, hogy a növekedési karton az újonnan létrehozott karton lesz.

GriffSoft Zrt.


108/219 oldal

GriffSoft Zrt.


109/219 oldal

6.2.3. Felújítás Nem kell új eszköz alapadatot és kartont nyitni, hanem a bevételezési bizonylaton kell felújítás mozgásnemet, és azt az eszköz kartont kiválasztani, amire a felújítás értékét aktiválni akarjuk. A beárazása az előzőleg ismertetettek szerint történik.

6.2.4. Az eszközhöz nem aktiválandó ÁFA tételek kezelése Eszköz alapadatot, és hozzá tartozó kartont kell nyitni a nettó összeg bevételezéséhez, valamint az Immateriális javak; Ingatlanok és ingatlanokhoz kapcsolódó vagyonértékű jogok; Gépek, berendezések; Járművek, Tenyészállatok technikai eszköz alapadatot és kartont a nem aktiválandó ÁFA összegének gyűjtésére, melyre az egész költségvetési évben lehet gyűjteni a nem aktiválandó ÁFÁ-k értékét. (Az eszköz csoportokban kialakított, 8A-kezdetű eszközcsoportot kell választani a kartonnál.)

A beszerzési bizonylatot pedig az alábbiak szerint kell kitölteni. A mozgásnemek a bizonylat első sorában a gazdasági eseménynek megfelelőek, az eszköz kartonazonosító a megnyitott kartonazonosító. A bizonylat második sorában a mozgásnem a gazdasági eseménynek megfelelő (nem akt. áfa) kartonok közül azt a technikai kartont kell választani, amelyik számla csoportba tartozik az aktivált eszköz. A bizonylati tételek beárazása majd a bizonylat zárása az ismertetett módon történik.

GriffSoft Zrt.


110/219 oldal

6.3. Egyéb növekedések 6.3.1. Leltár többlet Hasonlóan történik, mint az azonnali aktiválás. Lépései:

  



Alapadat létrehozása Az alapadathoz tárolási hely megadás azokkal az adatokkal, ahol az eszközt fellelték. Az alapadathoz tartozó eszköz karton és az egyéb jellemzők megadása. (Ingatlan kiegészítés, Jármű, gép kiegészítés, Tartozék, Jogi adat, Biztosítási adat)

Bevételezéshez bizonylattömb választás. (Eszköz leltár többlet)

GriffSoft Zrt.


111/219 oldal

   

Új bizonylat felvitele: + ikon Bizonylat fej adatok kitöltése Bizonylat sor adatok kitöltése (Mozgásnemek: Leltár többlet; Növekedési karton a fellelt eszköz kartonja; A többi adat az ismertetett szerint.) Bruttó érték megadása az ismertetett szerint.

GriffSoft Zrt.


112/219 oldal



Bizonylat lezárása

6.3.2. Térítésmentes átvétel A rögzítés lépései a következőek:

 

Új alapadatot kell nyitni a fenti képen látható menüpontban, majd az alapadathoz eszköz kartont és a kiegészítő adatokat kell rögzíteni (tárolási hely, jármű/gép kiegészítés, tartozék stb.)

GriffSoft Zrt.


113/219 oldal



Bizonylat rögzítése.

6.3.2.1. Bizonylat rögzítés Attól függően, hogy az átadó intézmény azonos felügyeleti szerv alá tartozik, vagy sem két menüpontban történhet a rögzítés:  Térítésmentes átvét menüpontot akkor kell választani, ha azonos felügyeleti szerv alá tartozó intézménytől kapjuk  Egyébből eszközbe menüpontot pedig akkor, ha fejezeten kívülről kapjuk az eszközt.

GriffSoft Zrt.


114/219 oldal

Első lépésként bizonylati tömböt kell választani.

Új bizonylat felvitele: + ikon

GriffSoft Zrt.


115/219 oldal

Bizonylat fej adatok kitöltése a korábban ismertetett módon, majd a bizonylat sor adatok kitöltése az alábbiak figyelembe vételével: Mozgásnemek: (a gazdasági eseménynek megfelelően) térítés nélküli átvétel fejezeten belül vagy kívülről.

Növekedési karton a térítésmentesen átvett eszköz kartonja, F2 leütése után a listából kiválasztható a megfelelő karton. A külső bizonylatszám megadása javasolt (pl szállítólevél szám). A kötváll. kontroll főkönyvi dimenzió állományi számlák vonatkozásában nem releváns. Nem töltjük. Partner kitöltése törzsállományból. GriffSoft Zrt.

javasolt.

F2

leütése

után

kiválasztható


az átadó

partner a

116/219 oldal

Ügyletkód, Szakfeladat részletező kód, Pénzforráskód főkönyvi dimenziók intézményenként eltérően töltendők. Részletek a besorolási karton ismertetésénél vannak leírva. Bruttó érték megadása: a bizonylat során állva a Bruttó ikonra kattintva az értékelési táblát a korábban ismertetett módon a szükséges adatokkal feltöltjük.

GriffSoft Zrt.


117/219 oldal

Átadó által közölt halmozott ÉCS (ha azonos felügyeleti szerv alá tartozó intézménytől bruttó módon vételezzük be az eszközt). A bizonylati soron állva a Könyvszerinti ÉCS fülre kattintva tudjuk felrögzíteni az átadó által közölt halmozott ÉCS-t.

GriffSoft Zrt.


118/219 oldal

A nyilvántartási karton és az Écs tételszám automatikusan kitöltésre kerül. Az Écs változás dátuma az átvétel napja, időszaka pedig a megfelelő könyvelési időszak. A mozgásnemnél a térítésmentes átvételt kell választani. Az écs növekedésnél kell megadni az átvett eszközre korábban elszámolt écs összegét, az écs csökkenés mező üresen marad. A többi mező nem karbantartható, a kontírozásnál, főkönyvi feladásnál a program által automatikusan kitöltött adat. A rögzítés után a fej adatokhoz történő visszalépés illetve a felvitt adatok leellenőrzése után zárjuk a bizonylatot.

6.3.3. Idegen eszköz bevételezése Nyilvántartásba vétel Először, a már ismert módon alapadatot kell nyitni az eszköznek az alábbi menüpontban:

GriffSoft Zrt.


119/219 oldal

Ezután (az eszközről rendelkezésre álló információk alapján) az alapadathoz tartozó kiegészítő adatokat kell rögzíteni (tárhely, tartozék stb.). Állományba vétel Első lépésként besorolási kartont nyitunk az eszköznek.

A korábban létrehozott alapadatra pozícionálás után a besorolási karton fülre kattintunk, majd a + ikonnal kezdhetjük meg a karton létrehozását. Általános szabály és kitöltési útmutató az Eszköz számviteli besorolása (karton nyitása) fejezetben részletesen megtalálható. Jelen esetben arra kell figyelnünk, hogy a kiválasztott eszközcsoport kódja 5-tel kezdődjön, azaz idegen eszközként vegyük állományba.

GriffSoft Zrt.


120/219 oldal

Második lépésként rögzítjük a kapcsolódó mozgásbizonylatot, az alábbi menüpontban.

Eszköz egyéb növekedés bizonylati tömböt kell választani. Fontos! Idegen eszköz esetén az állománynövekedést mindig az egyéb növekedés, az állománycsökkenést mindig az egyéb csökkenés bizonylati tömbbe kell rögzíteni!

A bizonylat rögzítése a korábban már ismertetett módon történik, arra kell figyelnünk, hogy az eseménynek megfelelő mozgásnemet válasszuk (5-el kezdődik a mozgásnem azonosítója), illetve ha szükséges, akkor a főkönyvi dimenziók is ki legyenek töltve.

GriffSoft Zrt.


121/219 oldal

Fontos! Idegen eszköznél ÉCS számítás nem alkalmazható!

GriffSoft Zrt.


122/219 oldal

6.4. Eszköz csökkenések Az eszköz állomány csökkenések könyveléséhez az Esemény menüpont alatt kell a gazdasági eseménynek megfelelő menüpontra kattintani.

A kivezetéseket két nagy csoportra oszthatjuk: 1. Műveletek eszközre: Amikor a teljes nyilvántartott eszközt kell kivezetni a nyilvántartásból. 2. Műveletek kartonra: Amikor a csoportosan nyilvántartott eszközöknek csak egy részét – egy kartonját – akarjuk kivezetni a nyilvántartásból. Ritkábban használatos (pl. immatjavak). Mindkét menüpont esetében két módszer közül kell választani a gazdasági eseménynek megfelelően: I. Kivezetés  Értékesítés  Térítésmentes átadás  Egyéb csökkenés II. Kivezetés terven felüli ÉCS elszámolással  Leltárhiány  Selejtezés stb. GriffSoft Zrt.


123/219 oldal

Ezek a kivezetések program által vezérelt (generatív) funkciók, amelyek során az alábbi műveleteket hajtja végre a program:  Elkészíti a kivezetési bizonylatot (megtalálható az Esemény/Kézi kivezetések megfelelő menüpontja alatt)  Kivezeti a mennyiséget, bruttó értéket  Elszámolja a kivezetés dátumáig az időarányos tervszerinti ÉCS  Fennmaradó nettó érték mértékéig a terven felüli ÉCS-t (ha kivezetés terven felüli ÉCS elszámolással történik)  Kivezeti a halmozott ÉCS-t  Kivezeti az elszámolt terven felüli ÉCS  Bejegyzi a kivezetés dátumát a kartonra  Bejegyzi a kivezetés dátumát az eszköz alapadaton (amennyiben eszközre teljes kivezetés történik)  Inaktívra állítja az eszköz státuszát (amennyiben eszközre teljes kivezetés történik) Az alábbiakban bemutatásra kerül a Kivezetés, illetve a kivezetés terven felüli ÉCS elszámolással funkció.

6.4.1. Értékesítés Az alábbi menüpontot nyilvántartásból.)

GriffSoft Zrt.

kell

kiválasztani.

(Az

eszköz


fizikálisan

kivezetődik

124/219 oldal

a

Csoportosan vagy eszközre (C/E): Lehetőség van egy eszköz (E), vagy egy lépésben egyszerre több eszköz csoportos (C) kivezetésére. Csoportos kivezetés leírását lásd: alább. Eszköz csoport (F2): Csoportos kivezetés esetén szűrni lehet a kivezetendő eszközök körére. Eszközazonosító (F2): Egy eszköz kivezetése esetén, a kivezetendő eszköz azonosítója. Időszak: Az adott időszak, amelyikben az értékesítés történt. Kivezetés dátuma: A kivezetés pontos dátuma (év, hó, nap). Tsz. ÉCS mozgásneme (F2): A kivezetés napjáig ezzel a mozgásnemmel számolja el a program az értékcsökkenést. Tsz. ÉCS kivezetés mozgásneme (F2): Halmozott ÉCS kivezetésének mozgásneme. A gazdasági eseménynek megfelelő écs mozgásnemet kell kiválasztani. Terven felüli ÉCS kivezetés mozgásneme (F2): Ha korábban számoltak el terven felüli ÉCS-t, annak a kivezetéséhez szükséges mozgásnem. Bruttó kivezetés bizonylati tömb (mennyiségi) (F2): Gazdasági eseménynek megfelelő bizonylati tömböt kell kiválasztani (pl. Értékesítés) Bruttó kivezetés mozgásnem (mennyiségi) (F2): A gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnemet kell kiválasztani. Partner: Jelen esetben a vevő, kitöltése nem kötelező.

GriffSoft Zrt.


125/219 oldal

Számlahivatkozás: Értékesítés esetén a pénzügy modulban rögzített kimenő számla sorszáma, kitöltése nem kötelező. Külső bizonylatszám: Szállítólevél, vagy a kivezetés alapjául szolgáló egyéb bizonylat. Értékhelyesbítés kivezetés m. neme (F2): A mező kitöltése csoportos kijelölés esetén kötelező. Bizonylat nyomtatás: Értéke Igen vagy Nem lehet, annak megfelelően, hogy szükség vane a bizonylat kinyomatatására. Generálás mezőre kattintva elkészül a kivezetés bizonylat, melyet az alábbi menüpontban lehet megtekinteni.

GriffSoft Zrt.


126/219 oldal

6.4.1.1. Csoportos kivezetés Több eszköz csoportos kivezetése esetén egy szelekciós ablakot kínál fel program:

GriffSoft Zrt.


127/219 oldal

Ebben az ablakban, ha van olyan ismérv, amire le lehet szűrni/szűkíteni az eszközöket, akkor csökkenthetjük leválogatott eszközök halmazát. Az OK gombra kattintva leválogatja a nyilvántartásban lévő teljes, vagy ha szelekciót adtunk meg, akkor a részhalmazát az állománynak, amiből még ki kell jelölni a kivezetendő eszközöket. Itt is lehet tovább szűrni (a rendelkezésre álló információ alapján) a baloldalt található mezőkre (pl. leltári szám, leltárkörzet stb.). A kivezetendő eszközre kattintva ki kell jelölni a Jelölést vált gombbal, melynek következtében a Jelöl oszlopban az IGEN jelenik meg. A felső sorban láthatjuk a kijelölt tételek számát. Ha a kijelölést befejeztük a Tovább gombbal tudunk továbblépni. Innentől a kivezetés megegyezik az előbbiekben leírtakkal.

6.4.2. Vagyonrész értékesítése Karton megosztása Az menüpontra kell kattintani.

GriffSoft Zrt.


128/219 oldal

A megosztandó adatlapra pozícionálni. Az ablakra kattintva kijelöljük az eszköz kartont. A kartont duplikáljuk, annyiszor, ahány felé osztani akarjuk. Megosztás A megosztás a következő menüponttal indítható:

GriffSoft Zrt.


129/219 oldal

Megosztandó, megszűnő eszköz karton: Az a karton, amit szeretnénk felosztani. Megosztás típusa: Lehet  E – érték szerinti;  M – mennyiség alapján;  R – megadott mennyiség + érték szerint;  S – százalékos arányban; Időszak: Amelyik időszakban felosztjuk a kartont, Megosztás dátuma: A megosztás pontos dátuma (év, hó, nap). Megosztás bizonylati tömb: Átsorolás bizonylati tömböt kell kiválasztani. Megosztás mozgásneme: Átsorolás megosztás miatt mozgásnemet kell kiválasztani. T.sz. ÉCS. Mozgásneme: Átsorolás dátumáig az elszámolandó ÉCS mozgásneme. Külső bizonylatszám: Nem kell kitölteni. (esetleg a megosztás alapjául szolgáló bizonylat száma) Értékhelyesbítés kivezetés mozgásneme: Az elszámolt értékhelyesbítést ezzel a mozgásnemmel veszi le a megszűnő kartonról a program. Értékhelyesbítés rávezetés mozgásneme: A megosztási arány szerint mozgásnemmel pakolja rá az új kartonokra az elszámolt értékhelyesbítést.

GriffSoft Zrt.


ezzel

130/219 oldal

a

T.sz.ÉCS kivezetés megosztandóról mozgásnem: Lekönyveli a megosztandó kartonról az ÉCS-t. T.sz.ÉCS rávezetés megosztottra mozgásneme: Rákönyveli az új kartonokra a megosztott ÉCS értéket Tf. ÉCS kivezetés megosztandóról mozgásnem: Lekönyveli a megosztandó kartonról a Tf. ÉCS-t. Tf. ÉCS rávezetés megosztottra mozgásnem: Rákönyveli az új kartonokra a megosztott Tf. ÉCS értéket Új eszközkarton1 (ahova): Az első új karton, amelyre szeretnénk a megosztást elvégezni. Mennyiség1 vagy arány %1 vagy érték1: A választott típusnak megfelelő érték, mennyiség, %, amely a fent megadott 1. új kartonra kerül. Új eszközkarton2 (ahova): F2-vel választható, a második új karton, amelyre szeretnénk a megosztást elvégezni. Mennyiség2 vagy arány %2 vagy érték2: A választott típusnak megfelelő érték, mennyiség, %, amely a fent megadott 2. új kartonra kerül. Az Új eszközkartonok közül annyit kell kitölteni, ahány felé történik a megosztás. A mennyiség, illetve az érték mezőknél mindig felajánlja a program a megosztandó kartonon lévő vagy maradó mennyiséget / értéket. %-os megosztásnál is figyeli a rendszer, hogy az összes % 100 legyen. Bizonylat nyomtatás: Értéke Igen – nyomtat bizonylatot –, vagy Nem –nem nyomtat – lehet. Generálás A Megosztás gombra kattintva a megosztás megtörténik. Az Esemény/Kézi kivezetések/Átsorolás menüpontban megtekinthető és kinyomtatható a generatív funkcióval létrehozott bizonylat.

GriffSoft Zrt.


131/219 oldal

GriffSoft Zrt.


132/219 oldal

6.4.2.1. Megosztott karton kivezetése

Kezelése azonos az eszközre teljesnél leírtakkal. Mivel nem az egész eszközt értékesítjük, így itt azt a kartont kell kiválasztani, amelyiket szeretnénk kivezetni.

6.4.3. Selejtezés 6.4.3.1. Teljes vagyon selejtezése

GriffSoft Zrt.


133/219 oldal

A különbség a Kivezetés és a Kivezetés terven felüli Écs elszámolással menüpont között az, hogy a terven felüli ÉCS kivezetésnél megjelenik a Terven felüli ÉCS mozgásnem mező, ahol a program elszámolja a program az eszköz nettó értékének mértékéig a terven felüli ÉCS-t. Generálás mezőre kattintva elkészül a kivezetés bizonylat, melyet a Kézi kivezetések/Egyéb eszköz kivezetés menüpontban lehet megtekinteni és újra kinyomtatni, ha generáláskor a bizonylat nyomtatását nem kértük (Bizonylat nyomtatás mező értéke N(Nem).

GriffSoft Zrt.


134/219 oldal

GriffSoft Zrt.


135/219 oldal

6.4.3.2. Vagyonrész selejtezése Karton megosztása: a vagyonrész értékesítésnél leírt módon. Megosztás: a vagyonrész értékesítésnél leírt módon. Megosztott karton kivezetése A kartonra teljes csökkenéseknél a műveletek kartonra / kivezetés terven felüli écs elszámolással menüpontba kell belépni. Kezelése azonos az eszközre teljesnél leírtakkal. Mivel nem az egész eszközt értékesítjük, így itt azt a kartont kell kiválasztani, amelyiket szeretnénk kivezetni.

6.4.4. Leltár hiány A hiányzó eszközök kivezetése a teljes, illetve vagyonrész selejtezésnél leírtakkal azonos módon történik. (Egyedi nyilvántartás esetén az eszközre teljes kivezetést kell elindítani, míg vagyonrész hiányakor a megosztást és a kartonra teljes kivezetést.) A különbséget a kiválasztott bizonylati tömb, illetve mozgásnemek jelentik.

6.4.5. Térítésmentes átadás Akár teljes vagyon, vagy vagyonrész átadásáról legyen szó, mindkét esetben az értékesítésnél leírt lépéseket kell elvégezni. A különbség: a térítésmentes átadás mozgásnemeket kell kiválasztani.

6.4.6. Káresemény A teljes vagyon megsemmisülése esetén a műveletek eszközre / kivezetés terven felüli écs elszámolással menüpontban kell kivezetni az eszközt. A különbség itt is a mozgásnemekben van (a káresemény vagy a megsemmisülés mozgásnemeket kell kiválasztani).

6.4.7. Átsorolások Ez a generatív funkció a kartonok közti átsorolást támogatja, az alábbi esetekben történhet:  Eszközcsoport (ÉCS%, főkönyvi számlaszám) változás miatt a) Üzemeltetésre átadáskor, visszavételkor; b) Teljesen 0-ig leírt eszköz visszasorolása aktivált állományira, ráaktiválás miatt stb.; c) Beszámolóval lezárt időszak utáni főkönyvi szla. javítása stb.;  Főkönyvi dimenzió megváltozása miatt Átsoroláshoz új karton létrehozása A Nyilvántartás menü/Eszköz teljes karbantartása menüpontra kell kattintani. Az átsorolandó eszköz megkeresése után, új eszköz kartont hozunk létre a megfelelő eszközcsoporttal, főkönyvi dimenzióval. Átsorolás

GriffSoft Zrt.


136/219 oldal

Átsorolandó eszközkarton (Honnan): (F2) Az átsorolandó eredeti eszköz karton. Átsorolt eszközkarton (hova): (F2) Az újonnan létrehozott eszköz karton. Időszak: Az átsorolás időszaka. Átsorolás dátuma: Az átsorolás pontos dátuma (év, hó, nap). T.sz.écs. mozgásneme: (F2) Utolsó ÉCS számítás és az átsorolás dátumáig (TSEL) T.sz. ÉCS kivezetés átsorolandóról mozgásneme: (F2) Lekönyveli az ÉCS értékét az átsorolandó kartonról T.sz.ÉCS rávezetés átsorolandóra mozgásneme: (F2) Rákönyveli az új kartonra az ÉCS értékét. Terven felüli ÉCS kivezetés átsorolandóról mn: (F2) Lekönyveli az ÉCS értékét az átsorolandó eszköz kartonról. Terven felüli ÉCS rávezetés átsorolandóra mn: (F2) Rákönyveli az új kartonra az ÉCS értékét. Átsorolás mozgásneme: (F2) Átsorolás okának megfelelő mozgásnemet kell kiválasztani. Külső bizonylatszám: Átsorolás alapjául szolgáló külső bizonylatnak a számát kell ide beírni. Értékhelyesbítés kivezetés mozgásnem: (F2) Nem töltjük! Értékhelyesbítés rávezetés mozgásnem: (F2) Nem töltjük!

GriffSoft Zrt.


137/219 oldal

Bizonylat nyomtatás: Értéke Igen – nyomtat bizonylatot –, vagy Nem –nem nyomtat – lehet. Generálás A kigenerált bizonylat az Események/Kézi kivezetések/Átsorolás menüpontjában megtekinthetők, és a megszerkesztett bizonylat kinyomtatható. A generálás során az új kartonra kerülnek a mennyiségi és érték egyenlegek, a korábbi kartonra beíródik a kivezetés dátuma.

GriffSoft Zrt.


138/219 oldal

6.4.8. Tartozék áthelyezés

Itt meg kell keresni az adott eszközt (pl. eszköz -, vagy leltári azonosító stb. alapján), és a tartozék fülre kattintva annál a tartozéknál, amelyet szeretnénk áthelyezni, a Leszerelés dátumába be kell írni az áthelyezés napját.

GriffSoft Zrt.


139/219 oldal

Majd az alábbi menüpontban történik meg az áthelyezés:

Az alábbiakat kell megadni: Régi eszköz száma: F2-vel azon eszközazonosítók közül lehet választani, amelyeknek van kivezetett tartozéka (ki van töltve a lejárat dátuma). A leltári szám alapján ki kell választani azt az eszközt, ahol a tartozék az áthelyezésig volt. Régi tartozék sorszáma: F2-vel kiválasztható, az a tartozék, amelyet át kell helyezni. Új eszköz azonosító: F2-vel annak az eszköznek a sorszáma, ahová került a tartozék. Az Áthelyezés gombbal megtörténik a tartozék áthelyezése.

6.4.9. Csoportosan nyilvántartott eszközök megosztása 6.4.9.1. Kartonok megosztása Megosztáshoz karton létrehozása

GriffSoft Zrt.


140/219 oldal

A fenti menüpontban pozícionálni kell, arra az eszközre, amelynek a kartonján lévő értékeket / mennyiséget szeretnénk megosztani. Az Ablak menü Eszköz kartonok sorra kell kattintani. Annyi új kartont kell nyitni az eszközhöz, ahány részre szeretnénk szétosztani. (Például: egy kartonon van 3 db, és ezt úgy szeretnénk megosztani, hogy az egyik kartonon legyen 2 db a másikon pedig 1 db, akkor két új kartont kell létrehozni, mivel az a karton, amelyen a 3 db eddig szerepelt, az meg fog szűnni a megosztással.) Megosztás

GriffSoft Zrt.


141/219 oldal

Megosztandó, megszűnő eszköz karton: Az a karton, amit szeretnénk felosztani. Időszak: Amelyik időszakban felosztjuk Megosztás dátuma: A megosztás pontos dátuma. (év, hó, nap). Megosztás típusa: F2-vel kiválasztható a megfelelő típus  E: érték szerinti;  M: mennyiség alapján;  R: megadott mennyiség+érték szerint;  S:százalékos arányban. Elszámolandó időarányos ÉCS Mozgásnem: Átsorolás dátumáig Écs kivezetés megosztandóról mozgásneme: Lekönyveli a megosztandó kartonról Tf. Écs kivezetés átsorolandóról mozgásnem: Lekönyveli a megosztandó kartonról Új eszközkarton1 (ahova): az első új karton, amelyre szeretnénk a megosztást elvégezni. Mennyiség1 vagy arány %1 vagy érték1: a választott típusnak megfelelő érték, mennyiség, %, amely a fent megadott 1. új kartonra kerül. Új eszközkarton2 (ahova): F2-vel választható, a második új karton, amelyre szeretnénk a megosztást elvégezni. Mennyiség2 vagy arány %2 vagy érték2:a választott típusnak megfelelő érték, mennyiség, %, amely a fent megadott 2. új kartonra kerül.

GriffSoft Zrt.


142/219 oldal

Az Új eszközkartonok közül annyit kell kitölteni, ahány felé történik a megosztás. A mennyiség, illetve az érték mezőknél mindig felajánlja a program a megosztandó kartonon lévő vagy maradó mennyiséget / értéket. %-os megosztásnál is figyeli a rendszer, hogy az összes % 100 legyen. Écs. Rávezetés mozgásneme:

Rákönyveli az új kartonokra a megosztott ÉCS értéket

Tf. Écs rávezetés megosztottra mozgásnem: Rákönyveli az új kartonokra a megosztott ÉCS értéket Megosztás bizonylati tömb:

Átsorolás

Megosztás mozgásneme: Átsorolás megosztás miatt Külső bizonylatszám:

nem kell kitölteni. (esetleg a megosztás miatti bizonylat száma)

Bizonylat nyomtatás: lehet.

Értéke Igen – nyomtat bizonylatot –, vagy Nem –nem nyomtat –

Generálás A Rendben mezőre kattintva a megosztás megtörténik, mely az Esemény/Kézi kivezetések/Átsorolások sorában megtekinthető, és a megszerkesztett bizonylat kinyomtatható.

6.4.10. Kézi átsorolások Az új eszközök (alapadat és karton) létrehozása

GriffSoft Zrt.


143/219 oldal

Az eszköz nyilvántartásba vételénél leírtak szerint kell létrehozni az eszközök alapadatait, tárolási hely, tartozék, egyéb jellemzőit és a kartonokat. Eszközök közötti átsorolás

Az átsorolási bizonylat kiállítása a fenti menüpontban történik.

A rögzítés lépései:  Átsorolási bizonylattömb választás. GriffSoft Zrt.


144/219 oldal

  

Új bizonylat felvitele: + ikon Bizonylat fej adatok kitöltése Bizonylat sor adatok kitöltése a. Mozgásnemek: Átsorolásnak megfelelő mozgásnemet kell kiválasztani. b. Csökkenési karton: az előző lépésben megosztott karton, amiről szeretnénk levenni a mennyiséget / értéket, c. Növekedési karton: az újonnan létrehozott eszköz kartonja, amelyre kerül a mennyiség és az érték (a most megnyitott). d. A többi adat az ismertetett szerint.



Bruttó érték megadása az Értékelési tábla könyv szerinti fülön, soronként történik, vagyis azt az értéket kell megadni, amely a kiválasztott csökkenési / növekedési kartonhoz tartozik.

Az ÉCS rögzítése a Könyv szerinti Écs fülön, a következő ablakban történik

GriffSoft Zrt.


145/219 oldal

Az écs tételekhez két tételt kell felvinni. Az első tétel a csökkenési kartonról az átsorolás napjáig elszámolt értékcsökkenés levétele, a második pedig az új kartonra történő áttétel. A nyilvántartási kartont F2-vel kell kiválasztani. A program csak azt a két kartont ajánlja fel, amely a bizonylat során szerepel. Az ÉCS tételszám automatikusan kitöltésre kerül. Az ÉCS változás dátuma a megosztás napja, időszaka pedig a megfelelő könyvelési időszak. Adatok a csökkenési kartonnál: - Écs. mozgásnem: értékcsökkenés levétel, - Écs. csökkenés: az elszámolt écs értéke az adott kartonon. Adatok a növekedési kartonnál: - Écs. mozgásnem: értékcsökkenés rátét, - Écs. növekedés: megegyezik a csökkenési kartonnál megadottal. - Bizonylatszám: automatikusan beírja a program az átsorolási bizonylat számát. - A többi mező nem karbantartható. A kontírozásnál, főkönyvi feladásnál a program által karbantartott mező. 

Bizonylat lezárása Amennyiben a képernyős megjelenítés során az adatok helyesek, akkor lezárható a bizonylat

GriffSoft Zrt.


146/219 oldal

.

6.4.11. Eszközök áthelyezése

Tárhely v. eszköz: Lehetőségünk van egy eszköz (Eszközre) vagy adott tárhelyen (Tárhely) lévő eszközök áthelyezésére.

GriffSoft Zrt.


147/219 oldal

6.4.11.1. Egy eszköz áthelyezése

Egy eszköz áthelyezése esetén az alábbi adatokat kell megadni: Tárhely v. eszköz: Eszközre Eszközazonosító: a mozgatni (tárhelyet váltani) kívánt eszköz azonosítója. Bizonylati tömb: Az áthelyezési bizonylathoz szükséges bizonylati tömb. Dátum: Az áthelyezés (tárhely változtatás) dátuma. Tárolási hely leltárkörzet: Az új leltárkörzet, ahová az adott eszközt áthelyezték. Tárolási hely típusa: Automatikusan feltöltődik a mező értéke a leltárkörzetnél megadott típus értékével. A többi adat (Partner mezőtől a Cím mezőig) kitöltése a tárhely adatoknak megfelelően szükséges, pl. ha raktárba kerül az adott eszköz, akkor kell a raktár mezőt kitölteni stb. Felelős szervezet: Automatikusan feltöltődik a mező értéke a leltárkörzetnél megadott szervezet értékével.

GriffSoft Zrt.


148/219 oldal

Megjegyzés: Tetszőleges szöveges információ írható a mezőbe pl. az áthelyezést alátámasztó bizonylat száma stb. Bizonylat nyomtatás: Igen A Generálás gombra megtörténik az áthelyezés, vagyis a megadott eszköznél létrejön a megadott adatokkal egy új tárolási hely. 6.4.11.2. Több eszköz áthelyezése

A Tárhely kiválasztása után entert nyomva megjelenik a szelekciós ablak, melynek segítségével meghatározható az áthelyezendő eszközök köre. Ez a szűrés arra szolgál, hogy az eszközök kijelölését könnyítse. Pl. ha az áthelyezésre váró valamennyi eszköz tárhelye „1D314” (D épület 3.em. tárgyaló), akkor a szűrésnél erre a leltárkörzetre kell szűkíteni a listát. Vagy pl.: ha egy leltárkörzet eszközei mozogtak egy másik helyre, akkor az adott leltárkörzetre célszerű szűrni. Szűrés megadása után az OK gombbal kell továbblépni. Amennyiben nem lehet, vagy nem akarjuk ily módon megszűrni az eszközöket, akkor, a Mégsem gombbal lehet továbblépni.

GriffSoft Zrt.


149/219 oldal

Az első szűrőfeltétel után a következő szelekciós ablak jelenik meg a képernyőn:

Ezen a felületen további szűrési feltételek adhatóak meg. Pl. ha a „1D314” leltárkörzeten lévő eszközök csak egy részét, nem az összes eszközt, kell áthelyezni. Szűrhetünk pl. megnevezésre, leltári azonosítóra, gyári számra stb.

GriffSoft Zrt.


150/219 oldal

A képernyő bal oldalán található Mezők közül arra kell kattintani, amelyre szűrni szeretnénk (pl.: Megnevezés 1), majd az (Megnevezés 1) érték sorba beírjuk a tényleges ismérvet (pl.: %fek). Ezután a találati listából a Jelölést vált gombbal kiválasztjuk az áthelyezendő eszközöket, vagy a Mindet IGEN gombbal az összes találatot kijelölhetjük. További eszközöket úgy tudunk kijelölni, hogy kitöröljük az (Megnevezés 1) érték sor tartalmát, ekkor ismét megjelenik valamennyi eszköz és további szűréseket megadva, vagy csak egyszerűen a képernyőn lapozva kijelöljük az áthelyezendő eszközöket az előbbi módszerrel. A Frissít gombbal mindig aktualizálhatjuk az eszköz listát. A Kijelölt tételek száma mezőben folyamatosan látható, hogy hány eszközt jelöltünk ki. További ellenőrzési lehetőségek:  Bruttó lista gombbal egy általános lekérdező jelenik meg, amellyel tetszőleges lista állítható össze, és csak a kijelölt eszközök adatait fogja tartalmazni. A listán megjeleníthető az eszközök bruttó értéke is.

GriffSoft Zrt.


151/219 oldal



Illetve a Mezők közötti első, Kijelöltek szövegre, majd a Frissít gombra kattintva a program a képernyőn csak a kijelölt eszközöket mutatja.

Amennyiben olyan eszközt jelöltünk ki, amelyet nem kellett volna, akkor az egérrel az eszközre kattintva, majd a Jelölést vált gombot lenyomva megszűnik a kijelölés. Illetve, abban az esetben, ha minden kijelölést szeretnénk megszűntetni, akkor a Mindet NEM gombbal tudjuk ezt megtenni. Ellenőrzés után a Tovább gombra kattintva a kezdő képernyőre ugrik a program és folytathatjuk az áthelyezés további adatainak beírását.

GriffSoft Zrt.


152/219 oldal

Leválogatott eszközök száma: a mozgatni (tárhelyet váltani) szükséges eszköz mennyisége. A kijelölt rekordok száma. Bizonylati tömb: Az áthelyezési bizonylathoz szükséges bizonylati tömb. Dátum: Az áthelyezés (tárhely változtatás) dátuma és ideje. Tárolási hely leltárkörzet: Az új leltárkörzet, ahová az adott eszközt áthelyezték. Tárolási hely típusa: Automatikusan feltöltődik a mező értéke a leltárkörzetnél megadott típus értékével. A többi adat kitöltése a tárhely adatoknak megfelelően szükséges, pl. ha raktárba kerül az adott eszköz, akkor kell a raktár mezőt kitölteni stb. Felelős szervezet: Automatikusan feltöltődik a mező értéke a leltárkörzetnél megadott szervezet értékével. Megjegyzés: Tetszőleges szöveges információ írható a mezőbe pl. az áthelyezést alátámasztó bizonylat száma stb.

GriffSoft Zrt.


153/219 oldal

Ha a kitöltött adatok helyesek, a Generálás gombra kattintva a program a következő figyelmeztető üzenetet küldi. (Ha helyes, akkor igenre kell kattintani.)

Az áthelyezés után jön a nyomtatás, amely egy kérdéssel indít, majd megjelenik a képernyőn a bizonylat.

GriffSoft Zrt.


154/219 oldal

Az áthelyezés megtörténtéről a program ismételten üzenetet küld.

GriffSoft Zrt.


155/219 oldal

6.4.11.3. Áthelyezési bizonylatok utólagos nyomtatása Előfordulhat, hogy nem tudjuk vagy akarjuk rögtön az áthelyezéskor nyomtatni a bizonylatot. Ebben az esetben utólagos nyomtatásra van szükség. Elérési út:

Ahhoz, hogy újra tudjunk nyomtatni, valamilyen információra szükség van. Pl.: ha nem tudjuk a bizonylat számát, akkor megadható a leltárkörzet, és/vagy eszköz név, stb. az Oszlopszűrésben:

Majd a megfelelő tételre kattintva, a karbantartás ikonnal belépünk az adott tárolási hely karbantartó felületére és a Tárhelyváltás nyomtatása ikonnal nyomtatunk. GriffSoft Zrt.


156/219 oldal

A program megkérdezi, hogy csak az adott tételről szeretnénk nyomtatni – Egy váltás gomb, vagy valamennyi eszköz szerepeljen rajta, amely egy bizonylattal lett áthelyezve – Csoportos gomb. Célszerű minden esetben a Csoportos nyomtatást használni.

GriffSoft Zrt.


157/219 oldal

Csoportos bizonylat:

GriffSoft Zrt.


158/219 oldal

Egy eszközt tartalmazó bizonylat:

GriffSoft Zrt.


159/219 oldal

7. Időszaki zárás menete

GriffSoft Zrt.


160/219 oldal

7.1. Negyedéves értékcsökkenés elszámolás Az ÉCS könyvelés elszámolása igazodik a főkönyvi időszakokhoz, de bármely időpontra kiszámíttatható. Az értékcsökkenés számítása minden esetben a bruttó érték után számítódik (a maradványérték figyelembevételével), tehát az utólagos árkorrekciók átvezetése, azok bruttó értékben figyelembe vétele nem okoz könyvelési nehézségeket. A tervszerinti ÉCS számítása lehet havi, negyedéves stb.

Időszak: Amikorra az ÉCS elszámolásra kerül. (Negyedéves esetén csak 3,6,9,12 havi időszakra engedi a program elszámolni az ÉCS-t). Számolás végdátuma: A számolás végének pontos dátuma (év, hó, nap). Amilyen dátummal az adatoknak be kell kerülni a feladásba. A program automatikusan felajánlja a beírt időszak utolsó napját, amely átírható. – Nem szabad átírni! Tsz ÉCS mozgásneme: F2-vel kiválasztható a megfelelő mozgásnem. Az elszámolandó időarányos értékcsökkenés mozgásneme (TSEL)

GriffSoft Zrt.


161/219 oldal

Eszköz azonosító: F2-vel az analitikában szereplő eszközök közül ki lehet egy adott eszközt választani. Ha kitöltjük, akkor csak arra az eszközre számít értékcsökkenést a program. Ha üres, akkor minden (a nyilvántartásban szereplő) eszközre számol. Eszközkarton: F2-vel egy eszköz egy adott kartonját lehet kiválasztani. Ha az eszköznek megadjuk valamelyik kartonját is, akkor nem az egész eszközre számol értékcsökkenést a program, csak a kiválasztott kartonra. A Számolás mezőre kattintva történik meg az értékcsökkenés számítása. A funkció többször indítható, nem fogja a program ugyanazon ÉCS-t duplán elszámolni! A kigenerált értékcsökkenés adatok megtekintése:

Az elszámolt értékcsökkenés itt még karbantartható. ill. kontírozható tételenként. Az értékcsökkenés automatikus kontírozásához a gépi kontírozás funkciót kell használni.

GriffSoft Zrt.


162/219 oldal

7.2. 0-ra leírt eszközök csoportos átsorolása A csoportos átsorolás feltétele, hogy az Eszközcsoport fordítótábla (0-ásokhoz) törzs fel legyen töltve. Ezt a Griffsoft Zrt. tölti fel, tartja karban.

A nullára írt eszközök listáját – az átsorolás elindítását megelőzően és utána is – az Összetett lekérdezések karton szerint menüpontban lehet kinyomtatni. A program funkció elindítása után minden olyan eszköz átsorol, amely nullára íródott, de még nem a nullára leírt főkönyvi számlákon szerepel.

:

GriffSoft Zrt.


163/219 oldal

Időszak: F2-vel kiválasztható az adott negyedév utolsó hónapja. Átsorolás dátuma: A negyedév utolsó napja. T.sz.Écs kivezetés régi eszközcsoportról mn: mozgásnem.

F2-vel kiválasztható a megfelelő

T.sz.Écs rávezetés új eszközcsoportra mn: F2-vel kiválasztható a megfelelő mozgásnem. Tervenfelüli écs kivezetés átsorolandóról mn: F2-vel kiválasztható a megfelelő mozgásnem. Tervenfelüli écs rávezetés átsorolandóra mn: mozgásnem.

F2-vel kiválasztható a megfelelő

Átsorolás bizonylati tömb: F2-vel kiválasztható a megfelelő bizonylati tömb. Átsorolás mozgásneme: F2-vel kiválasztható a megfelelő mozgásnem. Külső bizonylatszám: Nem kötelező a mező kitöltése. Amennyiben tartozik az átsoroláshoz bizonylat (pl. negyedéves záráshoz kapcsolódó utasítás sorszáma.), akkor tölthető. Értékhelyesbítés kivezetés mozgásnem: F2-vel kiválasztható a megfelelő mozgásnem. Értékhelyesbítés rávezetés mozgásnem: F2-vel kiválasztható a megfelelő mozgásnem. A Generálás gombbal lehet elindítani az átsorolást. Az átsorolási bizonylatok az Esemény/Kézi kivezetések/Átsorolás menüpontjában újra kinyomtathatók, megnézhetők stb.

GriffSoft Zrt.


164/219 oldal

Ha olyan üzeneteket kapunk, hogy „nincs mit feldolgozni; hiba az előkészítésben; nem sikerült az átsorolás”, akkor az azt jelenti, hogy nincs olyan eszköz, amely az adott időszakban 0-ra íródott.

7.3. Kartonok gépi kontírozása

A (K) kontírozás (U) újrakontírozás közül az U-t kell választani. A Kontírozás hatására a még kontírozatlan tárgyi eszközök kartonjaira a számviteli csoportok alapján beíródnak megfelelő főkönyvi számlaszámok. Újrakontírozást esetén az összes, még feladatlan kartonokat újra kontírozza Csak azoknál a kartonoknál végzi el a program a kontírozást, illetve az újrakontírozást, amelyekről még nem történt főkönyvi feladás!

GriffSoft Zrt.


165/219 oldal

7.4. Kartonok képernyős kontírozása

Többnyire csak az esetlegesen hibás eszközcsoport javítására használatos.

A módosítás mindaddig engedélyezett, amíg a kartonnak nincs könyvelt sora. Ha a kontírozási hibák között az alábbi hibák fordulnak elő pl. - rossz a karton eszköz csoportja vagy, - főkönyvi dimenzió (pl.: szervezeti egység) hiba fordul elő az értékcsökkenési tételeknél, akkor itt kell javítani (pótolni) és utána megismételhető az écs gépi kontírozása. Tilos az eszközcsoporthoz tartozó főkönyvi számlák javítása, módosítása. GriffSoft Zrt.


166/219 oldal

7.5. Mozgások (bruttó) gépi kontírozás A rögzített bizonylatok könyvelési információkkal történő kiegészítése a kontírozási funkció elindításával történik. Az adatok felvitele során már minden információ adott a főkönyvi könyvelési számlaszámok meghatározásához, amennyiben a kontírozási információkat tartalmazó törzsek fel vannak töltve. Ez a funkció biztosítja a kontírozott tételek főkönyvi feladását is. A mozgás bizonylatokon rögzített mozgásnemekhez rendelt ellenszámlaszámokat rendeli az értéktételeket.

Az időszak F2-vel választható ki, amire a kontírozást el akarjuk végeztetni. Időszak: adott negyedév minden időszaka külön-külön: pl. 2013/01; 2013/02; 2013/03 A (K) kontírozás vagy (U) újrakontírozás közül mindig U-t kell megadni! A Kontírozás mezőre kattintva a könyvelendő bruttó mozgásnemek alapján az ellenszámlaszámok beíródnak a könyvelési táblába.

GriffSoft Zrt.


167/219 oldal

7.6. Bruttó képernyős kontírozás

A kikontírozott tételeket a fenti menüpontban lehet megtekinteni és javítani.

7.6.1. Hibás kontírozási tételek szelektálása

A jelű (Szelekció beállítása) ikonra kattintva lehet a szelekciós feltételt megadni az alábbi szelekciós ablakban a következőképpen:

GriffSoft Zrt.


168/219 oldal

 

Kontírozási hiba nem egyenlő „üres” érték. Könyvelési időszak egyenlő a kontírozási, ill. főkönyvi feladási idővel.

A szelekciókat a Hozzáadás gombra kattintva véglegesítjük, amit a bal oldali ablakban történő megjelenésük igazol vissza. Végül az OK gombbal fogattatjuk el a szűrési feltételeket. A szelekció eredményeként csak a kontírhibás tételeket jelenítjük meg az adott időszakban a képernyőn, amelyek között a gombokkal vagy a fel-le billentyűkkel mozoghatunk. Hibás tételek javítása: Hibakód:****** esetén az adott tétel még nem lett kikontírozva, vagyis az adott időszakra még nem lett elindítva a gépi kontírozás, vagy a gépi kontírozást követően keletkezet az adott tétel. Utóbbi esetben a (Kontírozás) ikonra kattintva a mozgásnem alapján beíródik a főkönyvi számlaszám. Ha több ilyen tétel fordul elő, akkor célszerű elindítani a Bruttó gépi kontírozása funkciót. Kontírozási hibakód: f_eek, f_ank, f_rovat, f_besszazo, f_ugylet (szervezeti egység, szakfeladat, pénzforráskód, kiemelt ei., ügyletkód hiányzik a bizonylatról). Tipikus hibák:  Folyamatban lévő beruházás, „7” kezdetű eszközcsoporton lévő eszköz nem 11-vel kezdődő mozgásnemmel, és/vagy bevételezés nem a megfelelő menüpontja alatt került rögzítésre.

GriffSoft Zrt.


169/219 oldal



Aktiválandó eszköz „1” kezdetű eszközcsoporton lévő eszköz nem megfelelő 10-el kezdődő mozgásnemmel, és/vagy bevételezés nem a megfelelő menüpontja alatt került rögzítésre.

A javítás lépései: Az adott tételen állva a

ikonnal lehet módosítani a mozgásnemet a bizonylaton:

A készletkartonok megtekinthetők a készletkartonok megtekintése) segítségével.

ikonok

(Növekedési/Csökkenési

7.7. Értékcsökkenés gépi kontírozása

GriffSoft Zrt.


170/219 oldal

Időszak: adott negyedév minden időszaka külön-külön. A (K) kontírozás vagy (U) újrakontírozás közül mindig U-t kell megadni! A Kontírozás gombra kattintva a könyvelendő ÉCS mozgásnemek alapján az ellenszámlaszámok beíródnak a könyvelési táblába.

7.8. Értékcsökkenés képernyős kontírozás

Ez a menüpont a ÉCS kontírozási hibák megtekintésére, illetve javítására használható. Módszere, lépései megegyeznek a Bruttó képernyős kontírozásánál bemutatottakkal.

GriffSoft Zrt.


171/219 oldal

7.9. Nyitott időszak állapot vizsgálata

GriffSoft Zrt.


172/219 oldal

Időszak: adott negyedév utolsó időszaka. A vizsgálat hatására megjelenik a képernyőn az általános lekérdező. Az itt található listák segítségével kiszűrhetők pl. a nyitott bizonylatok, kontírhibás tételek stb.

Nem kötelező futtatni a vizsgálatot, de ajánlott! GriffSoft Zrt.


173/219 oldal

7.10. Könyvelési napló nyitása

A naplónyitás lépései a következők: Napló betűjele: EF, mely az Eszköz Feladás kifejezést takarja. Felhasználó: A naplót létrehozó felhasználó azonosítója, automatikusan kitölti a program. Könyvelés időszaka: (F2) Azt az időszakot válasszuk, amelyik időszak adatát fel kívánjuk adni a főkönyv felé. (Adott negyedév minden időszaka külön-külön.) Nyitó, Forgalom, Záró: Minden esetben NFZF - Forgalom. Nap: A napló létrehozás dátuma, amely módosítható, jelentheti a feladási sorszámát is. Javasolt az időszak utolsó dátuma. Fontos! Minden időszakra csak egy napló nyitható! Amennyiben már létezik nyitott napló, a program figyelmeztető üzenetet ad:

GriffSoft Zrt.


174/219 oldal

A Napló létrehozása mezőre kattintva elkészül a feladási napló.

7.11. Főkönyvi feladás 7.11.1. Kontír lista nyitott naplóról

GriffSoft Zrt.


175/219 oldal

Az előugró ablakban adhatjuk meg a napló azonosítóját vagy választhatjuk ki az F2-vel megnyíló listából. A Listázás gombra kattintva megjelenik az általános lekérdező, amellyel a lista elkészíthető.

7.11.2. Főkönyvi feladás nyitott naplóban

A kikontírozott tételeket, ha nyitott naplóban feladjuk a főkönyv felé, akkor ott már lekérdezhetők. Ez csak előzetes feladás, az analitikában történt javításokat követően akár többször is megismételhető. GriffSoft Zrt.


176/219 oldal

Könyvelési napló (F2): a korábban nyitott napló, amibe az adatokat belerakjuk (a főkönyvből is lekérdezhető) Könyvelési dátum: amilyen dátummal az adatokat szerepeltetni akarjuk a főkönyvben. A Feladás mezőre kattintva történik meg a feladás a főkönyv felé. A feladás összevontan történik, tehát főkönyvi számokra, szervezti egységre, szakfeladat kódra, stb. A feladást követően lehet egyeztetni az analitikát a főkönyvi adatokkal. Eltérés csak olyan esetben lehet, ha valamilyen adat nem lett lekönyvelve. Pl.: a bizonylat nincs lezárva, a kontírozási hibakód nem üres, stb. Az egyeztetés alapját a főkönyvi modulból készített (összevont) lista és az összetett lekérdezésből összeállítható tételes lista jelenti.

GriffSoft Zrt.


177/219 oldal

7.11.3. Analitika és a főkönyv egyeztetése 7.11.3.1. Nyitott időszak állapotvizsgálata

A negyedéves zárás ebben a szakaszában is célszerű (a nyitott naplóban történő főkönyvi feladást követően) ellenőrizni az adott könyvelési időszakok zárásának feltételeit. Az ellenőrzés az időszak bekérésével indul. A rendszer az utolsó nyitott időszakot ajánlja fel, de ez természetesen átírható kisebb hónapra. A vizsgálat eredményét egy általános lekérdező segítségével lehet elérni, kinyomtatni. A program ellenőrzi, hogy az adott időszakban illetve az azt megelőző időszakokban Van-e nyitott bizonylat, Van-e könyveletlen bruttó / écs tétel, Van-e kontírhibás (bruttó/ÉCS) tétel. A lekérdező Megjegyzés mezőjében találhatjuk meg az adott tétel problémáját. (Például: Könyveletlen érték, Nyitott bizonylat, Könyveletlen értékcsökkenés.) 7.11.3.2. Előirányzat teljesítés ellenőrzése Előirányzat teljesítés (1X3) – Állományváltozás (vásárlás 4122__)  Eszköz modul:

GriffSoft Zrt.


178/219 oldal

A teljes állományra kell lefuttatni. Megjegyzés: Időszak: adott negyedév időszaka tól-ig: pl. 2013/01 – 2013/03  Főkönyvi modul:

Időszak: adott negyedév időszaka tól-ig: 2013/01 – 2013/03

GriffSoft Zrt.


179/219 oldal

Amennyiben az eszköz modulban és főkönyvi modulban lekönyvelt vásárlásban összegszerű eltérés mutatkozik, akkor az eltérést meg kell keresni, és ki kell javítani. Tipikus hibák pl.:  Eltérő időszaki rögzítés  Eltérő összegű (értéktábla) rögzítés  Eltérő főkönyvi számra (eszköz csoport) történő rögzítés Az eltérések kijavítását követően újra el kell végezni a kontírozási és feladási feladatokat, majd le kell ellenőrizni az eszköz és főkönyv előirányzat vásárlás egyezőségét! 7.11.3.3. Állományváltozás ellenőrzése Állomány változás:  Eszköz modul:

 GriffSoft Zrt.


180/219 oldal

A teljes állományra kell lefuttatni. Időszak: adott negyedév időszaka tól-ig: 2013/01 – 2013/03 

Főkönyvi modul:

Időszak: adott negyedév időszaka tól-ig: 2013/01 – 2013/03 A főkönyvi kivonaton szereplő 1-es főkönyvi számlaszámainak egyenlegét kell egyeztetni az eszköz bruttó és écs értékváltozás summa soraival.

7.11.4. Főkönyvi feladás naplózárással A naplók zárását megelőzően célszerű minden esetben az évzárás feltételvizsgálatát ellenőriztetni a rendszerrel! (Így már havonta kiderülhetnek az esetleges könyvelési hibák.)

Zárt naplóval csak egyszer lehet feladni a tételeket a főkönyv felé. Csak akkor adjuk fel zárt naplóval az adatokat, ha az előirányzat teljesítés és az állományváltozás is megegyezik (analitika és főkönyv egyezősége fennáll). GriffSoft Zrt.


181/219 oldal

A végleges feladás ebben a menüpontban történik, az előzőnél ismertetett módon. A feladás után a napló zárt lesz, így az abban szereplő tételek már nem módosíthatók. Amennyiben mégis szükség van az adatok visszamenőleges javítására, akkor azt új bruttó ill. écs tételek rögzítésével, majd egy új napló megnyitásával lehet megtenni. Természetesen ebben az esetben meg kell ismételni a kontírozás, feladás lépéseit.

GriffSoft Zrt.


182/219 oldal

7.12. Időszak zárása:

7.13. Zárt napló feladás után eszköz és főkönyv egyeztetése Eszköz modul

Időszak: adott negyedév utolsó időszaka: 2013/03

GriffSoft Zrt.


183/219 oldal

Főkönyvi modul Főkönyves kollega által kinyomtatatott főkönyvi kivonat

8. Leltározás 8.1. Vonalkódos leltározás a Forrás.NET rendszerrel Lásd: a vonalkódos eszközleltár dokumentációban.

8.2. Kézi leltár

GriffSoft Zrt.


184/219 oldal

8.2.1. Leltárfelvételi ív készítése

Új leltár azonosító a’+’ ikonra kattintva hozható létre. (Javaslat: a leltár azonosító = ES és egy tetszőleges azonosító; pl.: adott időszak). Leltár azonosító: A leltár azonosítója. Fordulónap: A leltár fordulónapja. Fordulónap minősítése: (F2) GriffSoft Zrt.


185/219 oldal

 

E – leltár előtti számbavétel: a leltár fordulónapjával rögzített bizonylatok nem lesznek figyelembe véve a kiértékeléskor. U – leltár utáni számbavétel: a leltár napi mozgások is figyelembe lesznek véve.

Tartozékok?: (I/N) Igenre a tartozékokkal készül el a lista. Nem esetén a nélkül. Vonalkódos leltár?: (I/N) A leltározás módját határozzuk meg vele. Kézi leltár esetén az értéke Nem Leltár csop. szűrés: (F2) Az eszköz alapadatoknál meghatározott csoportok közül választhatunk (amennyiben korábban a mező kitöltésre került). Műszaki csop. szűrés: (F2) Amennyiben csak a kiválasztott csoportba tartozó eszközök kerülnek leltározásra. Tár. ing. szűrés: (F2) Megadhatjuk, szűkíthetjük a leltározandó területet. Eszköz szűrőfeltétel: További egyedi szűrés megadására van lehetőség (pl. leltárkörzet) az előugró szelekciós ablakban. Leltárfelvétel állapot: A program által automatikusan kitöltésre kerül. Nem módosítható. Leltár státusza: A program által automatikusan töltődik, nem módosítható.  F – folyamatban lévő leltár;  Z – lezárt leltár. Rögzítő: A tételt rögzítő felhasználó azonosítója. Automatikusan töltődik nem módosítható.

GriffSoft Zrt.


186/219 oldal

8.3. Leltárfelvételi ív készítése:

Leltár azonosítója: (F2); amelyik – a fentebb meghatározott - leltározásról el akarjuk készíteni a felvételi ívet.

GriffSoft Zrt.


187/219 oldal

A megjelölt leltár jóváhagyása után, ha a fenti ablakban Igent választunk, úgy a Leltározás menüpontban megadott feltételekkel készülnek a leltárfelvételi ívek. Nem esetén az alábbi felbukkanó ablakokban adhatunk meg szűrő feltételeket.

GriffSoft Zrt.


188/219 oldal

A hagyományos szelekciós ablak az első lépcsős szűrésre alkalmas a már ismert módon. További – végleges – definíciót az alábbi képernyőn adhatunk meg.

GriffSoft Zrt.


189/219 oldal

Itt a bal oldali oszlopban található szűrő mező-kre kattintva, majd a szűrő feltétel mezőben a kívánt részletességig szűrve szűkíthetjük a leltározandó eszközök listáját. A kívánt eredmény elérése után az alsó részben található Jelölést vált, vagy Mindet igen gombokkal jelölhetjük ki a megfelelő tételeket. Ezután a Tovább gombra kattintva visszatérünk az induló ablakhoz, ahol a Leltárív gombra kattintva elkészíthetjük a leltárfelvételi íveket, amelyeket az általános lekérdező ablakban szerkeszthetünk meg illetve nyomtathatunk ki.

GriffSoft Zrt.


190/219 oldal

8.4. Leltárjegyek generálása

GriffSoft Zrt.


191/219 oldal

Leltár azonosítója: (F2) Annak a leltárnak az azonosítója, amiről a leltárfelvételi ív is készült. Miután kiválasztottuk és Enter-rel jóváhagytuk, az előugró szelekciós ablakban adhatunk meg szűrő feltételeket (pl. leltárkörzetet). Amennyiben nem szűrűnk semmire, úgy a teljes állományra készülnek a leltárjegyek. Bizonylati tömb: (F2) Jelen esetben az eszköz leltárjegy biz. tömböt kell kiválasztani. A Generálás mezőre kattintva leltár bizonylatok generálódnak.

A kigenerált bizonylatokat a fenti menüpontban lehet megnézni.

GriffSoft Zrt.


192/219 oldal

Ezek a bizonylatok nyitottak, és azoknál a tételeknél, ahol eltérés van a könyv szerinti és a leltározott mennyiség között, itt lehet módosítani a leltározott mennyiség adatokat. Módosítás után a bizonylatot le kell zárni.

GriffSoft Zrt.


193/219 oldal

8.5. Leltár kiértékelés

GriffSoft Zrt.


194/219 oldal

Teljes tárhely kiértékelés: Nem választása esetén a program csak a leltárkörzetet azonosságát ellenőrzi a leltárjegyen és a tárhelyen, Igen választása esetén pedig valamennyi tárhely adatot (leltárkörzet, felelős szervezet, partner, raktár, személy). Leltár azonosítója: (F2) A leltár azonosítója. Leválogatott eszközök száma: A kiértékelendő eszközök mennyiségét jelenti. A leltár definíciónál beállított vagy az egyedileg megadott szűrésnek megfelelő eszközök száma. Előzetes kiértékelés?: (F2) Ha az értéke I, akkor a megadott leltárhiány és többlet mozgásokhoz tartozó bizonylatokat nem válogatja le a program, így visszamenőleg is előállítható az eredeti eltérés lista. Leltárhiány mozgásnem: (F2) Csak abban az esetben kell megadni, ha a kiértékelés előzetes. Leltártöbblet mozgás: (F2) Csak abban az esetben kell megadni, ha a kiértékelés előzetes. A Kiértékelés mezőre kattintva megjelenik az általános lekérdező, ahol a listát beállítva megjelenik a kiértékelés.

GriffSoft Zrt.


195/219 oldal

8.6. Előzetes leltár kiértékelés értékkel

Előzetes (tájékoztató) adatok lekérdezését teszi lehetővé. Azonos az előző menüponttal, csak itt érték adatok is szerepelnek.

GriffSoft Zrt.


196/219 oldal

8.7. Leltár eredmény

GriffSoft Zrt.


197/219 oldal

Leltár azonosítója: A leltár azonosító kódja. Leválogatott eszközök száma: A kiértékelendő eszközök mennyiségét jelenti. A leltár definíciónál beállított vagy az egyedileg megadott szűrésnek megfelelő eszközök száma. Leltárhiány mozgásnem: Leltárhiány mozgásnemet kell kiválasztani. Leltártöbblet mozgásnem: Leltártöbblet mozgásnemet kell kiválasztani. Lel.többlet értékhely.: Leltártöbblet mozgásnemet kell kiválasztani. Lelt.hiány értékhely: Leltárhiány mozgásnemet kell kiválasztani. A Kiértékelés gombra kattintva megtekinthetők és nyomtathatók az adatok.

GriffSoft Zrt.


198/219 oldal

8.8. Leltáreltérés kezelés Hiány, vagy többlet esetén az eltérésről bizonylatot kell felrögzíteni az Eszközök állományváltozásai fejezetben leírtak szerint. A bizonylatnak zártnak kell lenni. Ezután történhet a leltár zárása.

8.9. Leltár zárása

Leltár azonosítója: (F2) A leltár azonosító kódja. GriffSoft Zrt.


199/219 oldal

Leválogatott eszközök száma: A leltárhoz tartozó eszközök száma. A Zárás gombra kattintva megtörténik a leltár lezárása.

9. Évzárás Az évzárás funkció biztosítja az év végi zárlati tevékenységek elvégzését, az adó szerinti értékcsökkenés elszámolását, következő év analitikus nyitását mennyiségben és értékben. Az eszköz analitikákban a zárás és nyitás egy funkcióval, egyszerre történik. Így a zárást még a 2013. évi adatbázisban kell végrehajtani, amely eredményeként létrejönnek a 2014. évi nyitó bizonylatok is.

9.1. Zárás feltételei, ellenőrzések A 2014. évi könyvelés előtt a 2013. évet le kell zárni az eszköz analitikában. Ez tulajdonképpen a negyedéves zárás lépéseivel indul, az egyeztetéseket követi az évzárás. Eszköz analitika zárása - Eszközök átadása- átvétele - Negyedéves ÉCS elszámolása - Évzárást megelőző ellenőrzések - IV. negyedév zárása - Évzárás feltétel vizsgálata - Évzárás végrehajtása

9.2. Negyedéves écs elszámolása Könyvelés ellenőrzés miatt is kell lefuttatni a negyedéves écs-t. Pl. ha utolsó negyedévben (novemberben) kis értékű tárgyi eszközöket szereztünk be, és a negyedéves ÉCS számolást még nem futtattuk le, akkor a lista hozni fogja hibás eszközként. Az écs számítás végtelen sokszor futtatható a rendszerben (a program nem halmozza az écs-t), tehát a negyedik negyedév zárásakor ismét lefuttatható a menüpont.

GriffSoft Zrt.


200/219 oldal

9.3. Karton-eszköz kivezetések

Karton kivezetések: Nulla mennyiségű és értékű kartonokat kivezeti a program, amihez tartozik kivezetési bizonylat. Eszköz kivezetések: Azokat az eszközöket vezeti ki, amelyeknek nincs élő kartonja. (Ha minden eszköz átvéve; lsd. 3.1 pont.) Eszközök kivezetését CSAK a gyűjtő adatbázisban lehet végrehajtani, a szervek zárását követően!

GriffSoft Zrt.


201/219 oldal

9.4. Évzárást megelőző ellenőrzések 9.4.1. Tárolási helyek ellenőrzése Tárolási helyek ellenőrzéséhez kapcsolódó listák 

Tárhely nélküli eszközök

SZAP_LELTKORZN_Z

GriffSoft Zrt.


202/219 oldal



Leltárkörzet törzs – nyilvántartás eltérés:

SZAP_MUNKEL_Z 

Tévesen kitöltött partner a tárhelynél

SZAP_PARTNERH_Z GriffSoft Zrt.


203/219 oldal

9.4.2. Könyvelés ellenőrzés I. Könyvelés ellenőrzés kapcsolódó listák 

Karton nélküli eszközök

SZAP_Z_KARTNELK 

Terven felüli écs ellenőrzése

GriffSoft Zrt.


204/219 oldal

SZAP_TFECS_Z 

Több élő kartonnal rendelkező eszköz

SZAP_TOBBKART_Z

GriffSoft Zrt.


205/219 oldal

Megjegyzés: meg kell vizsgálni az élő kartonokat. Előfordul, hogy az átadás-átvétel miatt generálódik az eszköznek több kartonja, ám ezek a kartonok számvitelileg (azonos az eszk.csop.-juk) stb. teljesen megegyeznek egymással. Ilyenkor célszerű/javasolt ezen sokszorozódott kartonok összevezetése az Esemény/Kartonra teljes szekció/Összevezetés eszközön belül menüpont.

Tilos!!! Nem vezetjük össze az 1-es eszk.csoportot tartalmazó kartont a 7-es eszk.csoportot tartalmazó kartonnal.

9.4.3. Könyvelés ellenőrzés II. Kapcsolódó listák 

Befejezetlen beruházások

GriffSoft Zrt.


206/219 oldal

SZAP_BEFLEN_Z 

Nem nulla nettó értékű, de a program nem számol rá ÉCS-t

SZAP_HIBESZCS_Z Megjegyzés: minden esetben célszerű megvizsgálni, hogy a listán szereplő tételek tényleg hibásak-e. GriffSoft Zrt.


207/219 oldal

Ha van hibás eszközcsoportú karton, a javítás menete a következő (könyveléstől függően)  Ha elment a beszámoló, azaz a kartonhoz tartozik könyvelt érték, tilos átírni az eszk.csoportot. Ilyenkor új kartont kell létrehozni az eszközhöz a megfelelő eszk.csoporttal, és az Esemény/Kartonra teljes szekció/Átsorolás menüpontban a rossz kartonról átvezetjük az érték és mennyiségi adatokat a jó kartonra.

 Ha a rossz eszk.csop.-ot tartalmazó kartonhoz nem tartoznak könyvelt tételek, akkor a Könyvelés/Kartonok képernyős kontírozása alatt átírható az eszk.csoport.

9.4.4. Könyvelés ellenőrzés III. Könyvelés ellenőrzés III. kapcsolódó listák 

Kivezetett kartonok, de van értéke

GriffSoft Zrt.


208/219 oldal

SZAP_Z_KIVKAR 

Mínuszos kartonok

SZAP_HIBASKARTON Megjegyzés: Minden esetben meg kell vizsgálni, hogy a mínuszos karton minek az eredménye. Itt el kell különíteni a nyitóból eredő, és a helytelen kivezetésekből fakadó mínuszos kartonokat.

GriffSoft Zrt.


209/219 oldal

9.5. IV. Negyedév zárása Évzárás előtt az utolsó negyedévet kell lezárni a rendszerben. IV. negyedév zárása 1. Negyedéves Écs elszámolása 2. Nullára íródott eszközök átsorolása 3. Kartonok gépi kontírozása 4. Bruttó (mozgások) gépi kontírozása 5. Écs gépi kontírozása 6. Napló nyitása 7. Főkönyvi feladás nyitott naplóba 8. Főkönyv – analitika egyeztetése 9. Főkönyvi feladás zárt naplóba 10. Könyvelési időszak(ok) zárása!

9.6. Évzárás és a zárási adatok lekérdezése 9.6.1. Évzárás feltétel vizsgálata

GriffSoft Zrt.


210/219 oldal

Költségvetési év: amit zárni akarunk. Az Ellenőrzésre kattintva a program ellenőrzi, hogy van-e kontírozatlan, feladatlan tétel. Ha a képernyőn megjelenik az általános lekérdező, akkor nem zárható az év. A lekérdezővel a hibák tételére lekérdezést lehet összeállítani. Az általános lekérdező ablakot, ha lehúzzuk, akkor látjuk, hogy az ellenőrzés milyen ponton akadt el. (bizonylatok zártságának vizsgálata: van nyitott bizonylat, van könyveletlen tétel, nyitott napló). Zárási problémák esetén szükséges az utolsó negyedévi naplók visszanyitása, a javítást követően meg kell ismételni a negyedév zárás megfelelő lépéseit, majd neki fogni az évzárásnak! VAGY a hibától függően korrekciós bizonylatokat állítunk ki. A javítások során TILOS beszámolóval lezárt, korábbi negyedév időszakait illetve naplóit visszanyitni, minden javítás az utolsó negyedévben kerül feladásra! Az esetleges hibák javítása után mindaddig kell futtatni ezt a menüpontot, ameddig a következő üzenetet nem kapjuk:

GriffSoft Zrt.


211/219 oldal

9.6.2. Időszakok lezárása A könyvelési időszak zárásának feltétele, hogy az eszköz analitikákban minden időszak zárt legyen. Ezért az eszköz modulban valamennyi 2013. évi időszakot le kell zárni! A megfelelő ellenőrzések, illetve egyezőség esetén indítható az évzárás, amely a 2013. évi adatbázisban történik.

9.6.3. Karton-eszköz kivezetések

Karton kivezetések: Nulla mennyiségű és értékű kartonokat kivezeti a program, amihez tartozik kivezetési bizonylat. Eszköz kivezetések: Azokat az eszközöket vezeti ki, amelyeknek nincs élő kartonja. (Ha minden eszköz átvéve; lsd. 3.1 pont.) Eszközök kivezetését CSAK a gyűjtő adatbázisban lehet végrehajtani, a szervek zárását követően! Karton kivezetés bejegyzése Az ablakban azt az évet kéri be a rendszer, amelynek a kivezetési bizonylatai alapján történik a kartonok leválogatása.

GriffSoft Zrt.


212/219 oldal

Az igen gombra kattintva megtörténik a bejegyzés, a nem gombbal pedig kiléphetünk a funkcióból.

Ezt követően kell az eszközkivezetés bejegyzése funkciót. Eszközkivezetés bejegyzése A rendszer a kivezetés dátumát nyilván tartja a kartonon és az eszköz alapadatoknál is. Amennyiben egy eszköznek valamennyi kartonja kivezetett, akkor legnagyobb dátum az eszköz alapadatra is beírásra kerül az alábbi funkcióval. Az évközi események könyvelésekor előfordulhat, hogy egy-egy karton egyenlege nullára fut (mind mennyiségben, mind értékben), de a kivezetés dátuma nem kerül rá (pl.: kézi kivezetésekkor). A kivezetés dátum beírása fontos az évzárásnál, valamint az egyes lekérdezéseknél is. A program csak azokra a kartonokra ír dátumot, amelyeknek mennyisége, bruttó, écs értéke is nulla, valamint van rá kivezetési vagy átsorolási bizonylat! (Amennyiben marad olyan karton ami ugyan nulla egyenlegű, de nincs rajta érték, mennyiség, akkor azokat csak törölni lehet.) A kartonra a legutolsó kivezetési, átsorolási bizonylat dátuma kerül. GriffSoft Zrt.


213/219 oldal

9.6.4. Zárási adatok lekérdezése

A megjelenő általános lekérdezővel tetszés szerinti lista állítható össze.

9.7. Év zárása és új év nyitása

GriffSoft Zrt.


214/219 oldal

Az adatok mezőre kell kattintani. Zárás paraméterei:  Költségvetési év: amit zárunk (2013)  Bizonylati tömb: F2 záró bizonylattömb  Bruttó mozgásnem: F2 bruttó záró mozgásnem  T.sz.ÉCS mozgásnem: F2 értékcsökkenés záró mozgásnem  Terven felüli ÉCS mozgásnem: F2 terven felüli értékcsökkenés záró mozgásnem  Értékhelyesbítés mozgásnem: F2 értékhelyesbítés záró mozgásnem  Időszak: F2 a zárás év, hó, pl.: 201312  Zárás dátuma: MINDEN ESETBEN A LEZÁRT ÉV UTOLSÓ NAPJA! (12.31.) Nyitás paraméterei:  Költségvetési év: amit nyitunk  Bizonylati tömb: F2 nyitó bizonylattömb  Mozgásnem: F2 bruttó nyitó mozgásnem  T.sz.ÉCS mozgásnem: F2 értékcsökkenés nyitó mozgásnem  Terven felüli ÉCS mozgásnem: F2 terven felüli értékcsökkenés nyitó mozgásnem GriffSoft Zrt.


215/219 oldal

  

Értékhelyesbítés mozgásnem: F2 értékhelyesbítés nyitó mozgásnem Időszak: F2 a nyitás év, hó, pl.: 201401 Nyitás dátuma: MINDEN ESETBEN A MEGNYITÁSRA KERÜLŐ ÉV ELSŐ NAPJA (01. 01)

A végrehajtás mezőre kell kattintani.

9.8. A 38-as tábla elkészítése, megküldése Ehhez kapcsolódó listák:  Főkönyvi modul/K11 beszámoló/K11 űrlapok generálása  Eszköz analitikából mozgásnemes lista

SZAP_38BRUTTO_Z SZAP_38BRELL_Z SZAP_38ECSMN_Z SZAP_38ECSELL_Z

9.9. További teendők A 2014-es bizonylati tömböket a Griffsoft Zrt. munkatársa nyitja meg.

GriffSoft Zrt.


216/219 oldal

10. Elírások, hibák javítása 10.1. Rögzítésnél, könyvelésnél nem található meg az eszköz Rögzített eszköz alapadatok nem jelennek meg az eszköz teljes nyilvántartásánál, kivezetésnél nem található meg a keresett leltári szám. Ebben az esetben az eszköz alapadatoknál olyan kezelő egység lett megadva, amely eszközeinek karbantartására a felhasználó nem jogosult. Ennek ellenőrzése: Lekérdezések menü, Eszköz nyilvántartás nézegetése menüpont. Itt pozícionálással (pl.: leltári szám alapján) meg kell keresni az eszközt, és meg kell nézni, hogy mely kezelő egység lett beírva. Ezt követően a Törzs  Karbantartási jogosultság menüpontban ellenőrizni kell, hogy az a felhasználó, akinek a nevével bejelentkeztünk a Forrásba hozzá van-e rendelve a kezelő egységhez, és a Karbantarthat? kérdésre Igen a válasz.

10.2. Módosítás lezárt bizonylaton Zárt bizonylaton módosítani nem lehetséges. Bizonylatot visszanyitni a negyedéves beszámoló után szigorúan tilos!!! Javítás csak visszanyitás után történhet. Bizonylatot visszanyitni az alábbi menüpontban lehet.

GriffSoft Zrt.


217/219 oldal

Meg kell adni a Bizonylat azonosító-t, majd a Visszanyitás gombbal a bizonylat státusza Zártról Nyitottra áll. Ezt követően lehet a bizonylaton szereplő adatokat (mennyiség, dátum, időszak, szervezeti egység, szakfeladat kód, ügyletkód, pénzforráskód, karton stb.) javítani.

10.3. Bruttó érték javítása A bruttó érték mindaddig módosítható, amíg a tétel könyveletlen. Utólagos javítás csak új tétel rögzítésével (+, vagy – összeg hozzáadásával) történhet. A javítás abban a menüpontban történhet, ahol a bizonylat rögzítésre került (pl.: Esemény menü  Szállítótól eszközbe menüpont). Amennyiben főkönyvi feladást követően történt az értékek javítása, akkor meg kell ismételni a kontírozás – ellenőrzés – főkönyvi feladás lépéseit az adott időszakra.

10.4. Elszámolt értékcsökkenés javítása Az értékcsökkenés összege is csak addig módosítható, amíg a tétel könyveletlen. Utólagos javítás csak új tétel rögzítésével (+, vagy – összeg hozzáadásával) történhet. A javítás helye: Elszámolás  Könyv sz. ÉCS. karbantartása. Itt hivatkozni kell arra a kartonra, amelynél javítani szeretnénk. Amennyiben főkönyvi feladást követően történt az értékek javítása, akkor meg kell ismételni a kontírozás – ellenőrzés – főkönyvi feladás lépéseit az adott időszakra.

10.5. Kartonon szereplő adatok javítása A kartonon szereplő főkönyvi dimenziók (elszámolási egység, pénzforráskód, stb.), eszközcsoport kódja csak addig javítható, ameddig a kartonhoz nem tartozik könyvelt tétel. Ezt követően már csak egy új kartonra történő átsorolással lehet javítani. GriffSoft Zrt.


218/219 oldal

Az eszközcsoport kódot javítani a Könyvelés menü  Kartonok képernyős kontírozása menüpontban lehet, a módosítás ikon használatával.

10.6. Leltári szám utólagos módosítása A Könyvelés menü  Eszköz leltári szám módosítása menüpontban az adattábla kitöltésekor (eszköz beazonosítása) az új leltári szám megadásával lehetséges.

FIGYELEM! Amennyiben használjuk a leltári szám automatikus kiosztását, rendszergazdai segítségre is szükség lehet a módosításhoz. (Mivel a rendszer rögzíti az utolsó kiadott sorszámot és ezt már az új leltári szám kiosztása nem módosítja, ezért lehet szükség a rendszergazdai beavatkozásra.)

10.7. Kartonon törlés Előfordulhat, hogy véletlenül megnyitásra kerül olyan karton, amelyre a továbbiakban nincs szükség. Kartont mindaddig lehet törölni, amíg nincs rá bizonylat rögzítve, illetve nincs hozzá tartozó értékcsökkenés vagy értékhelyesbítés tétel. A Nyilvántartás menü, Eszközök besorolása (karton) menüpontban lehet a törlendő kartonra pozícionálás után törölni a „–„ gomb (vagy ikon) lenyomásával.

GriffSoft Zrt.


219/219 oldal

Eszköznyilvántartás felhasználói dokumentum

Recommend Documents