ERKENNINGSBESLUIT DORPSRADEN Art. 1. Een dorpsraad heeft als doel de deelname te bevorderen van inwoners binnen het grondgebied van de eigen leefgemeenschap, voortaan dorp genoemd, bij het gemeentelijk beleid. Om deze doelstelling te verwezenlijken zal hij: - op vraag van het gemeentebestuur en op eigen initiatief adviezen uitbrengen over alle lokale gemeenschapsaangelegenheden betreffende het gemeentelijk beleid. - de betrokkenheid en de participatie organiseren en versterken voor de inwoners van het betreffende dorp. De dorpsraad moet zoveel mogelijk een vertolking zijn van het algemeen belang. Art. 2. Per dorp wordt een dorpsraad erkend als adviesorgaan zoals bedoeld in artikel 200 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005. Volgende dorpsraden worden erkend volgens nader bepaald in dit erkenningsbesluit (in alfabetische volgorde): - dorpsraad Hoogstraten; - dorpsraad Meer; - dorpsraad Meerle; - dorpsraad Meersel-Dreef. - dorpsraad Minderhout; - dorpsraad Wortel; Art. 3. Het stadsbestuur zal de hoger genoemde dorpsraden betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk beleid. Dit houdt in dat de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen voor de definitieve besluitvorming de dorpsraden om advies kan vragen telkens er lokale gemeenschapsbelangen in het spel zijn van de inwoners van het betrokken dorp. De dorpsraden hebben daarnaast de mogelijkheid om over alle andere beleidsdossiers op eigen initiatief een advies uit te brengen aan het stadsbestuur. Indien er voor de betreffende materie een apart erkende adviesraad actief is, zal deze hierin gekend worden, op zijn minst door een melding aan de betrokken adviesraad. Hiertoe zal hen een lijst met de contactgegevens van de leden van de andere adviesraden ter beschikking worden gesteld. Art. 4. Om de adviesfunctie van de dorpsraden mogelijk te maken, zal het stadsbestuur de dorpsraden als volgt informeren: - het versturen van agenda en persnota van de gemeenteraad via de elektronische nieuwsbrief; - het bijvoegen van alle nodige informatie wanneer het stadsbestuur de dorpsraad om advies vraagt; - het bezorgen van alle nodige informatie wanneer de dorpsraad op eigen initiatief advies wenst uit te brengen. - het versturen van uitnodigingen voor inspraak- en informatieactiviteiten, wanneer de betrokken kwestie relevant is voor het dorp in kwestie. De communicatieambtenaar is het aanspreekpunt voor de dorpsraden. Binnen maximum 10 werkdagen zal aan de dorpsraden een antwoord worden verstrekt door het ter beschikking stellen van de informatie of de mededeling van eventuele wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking.
Art. 5. Het stadsbestuur stelt de adviesvragen steeds schriftelijk, omkleed met alle nodige informatie, o.a. de wettelijke en financiële randvoorwaarden. Het stadsbestuur geeft de dorpsraad telkens een antwoordtermijn van zes weken, te rekenen vanaf de datum van het verzenden van de adviesvraag naar de dorpsraad. Om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan het stadsbestuur deze termijn inkorten. In onderlinge afspraak tussen adviesraad en stadsbestuur kan deze termijn ook verlengd worden. Art. 6. De dorpsraad brengt de adviezen schriftelijk uit. Er wordt melding gemaakt van hoe het advies tot stand kwam en op welke wijze de betrokkenen werden geraadpleegd. Het standpunt van de dorpsraad wordt ondubbelzinnig weergegeven, met opname van de argumenten en eventuele vermelding van minderheidsstandpunten. De dorpsraad brengt het advies uit op het daartoe voorziene sjabloon. Voor bijkomende vragen of verduidelijkingen kunnen zij steeds een beroep doen op de communicatieambtenaar om hen bij te staan. Art. 7 De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het college en / of de gemeenteraad. Art. 8 Het stadsbestuur heeft een antwoordtermijn van zes weken, gerekend vanaf inkomst. De datumstempel van het secretariaat van de stad is hiervoor de leidraad. Binnen deze periode ontvangt de betrokken dorpsraad een schriftelijk en gemotiveerd antwoord op het advies of, indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, een ontvangstmelding met de te volgen procedure en opgave van de vermoedelijke datum waarop een definitief antwoord bekend is. Art. 9. Voor eind maart van elk jaar zal elke dorpsraad een prioriteitenlijst opstellen, waarop de 4 meest prioritaire problemen en / of voorstellen worden opgelijst. Bij concrete acties vanwege het stadsbestuur die verband houden met de problemen / voorstellen vermeld op deze prioritaire lijst moet het stadsbestuur de betrokken dorpsraad vooraf om advies vragen. Art. 10. Het stadsbestuur zal de dorpsraden ondersteunen door: - een jaarlijkse werkingstoelage; - administratieve en logistieke steun door de gemeentelijke diensten; - het ter beschikking stellen van een ambtenaar voor het bijwonen van de vergaderingen van de stuurgroep van de dorpsraden en voor secretariaatswerkzaamheden. - het bekendmaken van het bestaan en de werking van de dorpsraden via de gemeentelijke media. De concrete uitwerking hiervan zal gebeuren door het college van burgemeester en schepenen na overleg met de dorpsraden. Art. 11. De dorpsraden zullen een huishoudelijk reglement over hun samenstelling en werking ter bekrachtiging voorleggen aan de gemeenteraad. Dit huishoudelijk reglement bevat minimaal volgende elementen: - regels over de aanduiding van de stemgerechtigde leden van de dorpsadviesraad; - regels over de aanduiding van waarnemende leden van de dorpsraad; - regels over het vervallen van het lidmaatschap van de stemgerechtigde en waarnemende leden van de dorpsraad; - regels waarbij de openbaarheid van vergaderingen en documenten van de dorpsraad gewaarborgd zijn.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT DORPSRADEN Art. 1. In Hoogstraten zijn dorpsraden opgericht zoals voorzien is in artikel 1 en 2 van het erkenningsbesluit op de dorpsraden. Art. 2. Er wordt minstens één maal per jaar een openbare vergadering gehouden. Deze vergaderingen zijn openbaar en het publiek heeft er spreekrecht. De agenda en vergaderdatum en -plaats worden ruim vooraf bekend gemaakt in de gemeente. Het ruime publiek wordt tevens nadrukkelijk uitgenodigd om vragen, suggesties en mogelijke agendapunten aan te brengen. Verslagen en adviezen worden via verschillende kanalen bekendgemaakt in de gemeente. Art. 3. Er is een Algemene Vergadering, die minstens één maal per jaar samenkomt. De Algemene Vergadering kiest een dagelijks bestuur en stelt de prioriteitenlijst op na de Openbare Vergadering. Om een geldige stemming te kunnen houden in de Algemene Vergadering moet tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien bij een tweede bijeenroeping niet aan deze voorwaarden voldaan is, beslist de vergadering, ongeacht het aantal aanwezigen. Art. 4. Lidmaatschap § 1. In het eerste jaar van elke legislatuur en voor het begin van het werkjaar dat loopt van 1 september tot eind augustus worden alle organisaties die in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de algemene vergadering van de dorpsraden aangeschreven met de vraag om hun afgevaardigden aan te duiden. Indien de vereniging beantwoordt aan de gestelde normen voor erkenning, kan ze toetreden tot de algemene vergadering; Haar afgevaardigden worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken vereniging, organisatie, instelling, gebuurte of dienst en moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: - minimum zestien jaar oud zijn; - actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie waardoor ze worden aangeduid; - geen lid zijn van de gemeenteraad of ocmw-raad; - zij mogen niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen; Deze afgevaardigden beschikken over stemrecht in de Algemene Vergadering van de betrokken dorpsraad. Indien de afgevaardigde van de vereniging niet aanwezig kan zijn, kan de vereniging een plaatsvervanger aanduiden. §2. Om de zes jaar, voor het begin van het werkjaar, wordt via verschillende informatiekanalen een oproep gelanceerd in de gemeente opdat geïnteresseerde inwoners zich kandidaat zouden stellen als lid van de dorpsraad. De kandidaten moeten voldoen aan volgende voorwaarden: - minimum zestien jaar oud zijn; - geen lid zijn van de gemeenteraad of ocmw-raad; - op het grondgebied van het dorp wonen. Deze leden beschikken over stemrecht in de Algemene Vergadering van de betrokken dorpsraad. §3. Na de samenstelling van de algemene vergadering met de leden onder § 1 en § 2 kan de gemeenteraad, indien dit nodig en wenselijk is, stemgerechtigde leden aanduiden voor ideologische en filosofische strekkingen of andere groepen die niet vertegenwoordigd zijn in de algemene vergadering. §4. Deze bepalingen gelden voor zover ten hoogste twee derde van de leden van de dorpsraden van hetzelfde geslacht zijn. Zoniet zal aan de private of publieke organisaties worden gevraagd andere kandidaten voor te dragen.
§5. De dorpsraad kan te allen tijde deskundigen zonder stemrecht (tijdelijk) opnemen: - de communicatieambtenaar; - de door de algemene vergadering van de dorpsraad omwille van hun deskundigheid opgenomen leden; - de schepen voor communicatie. Art. 5. Engagementsverklaring De leden van de dorpsraad aanvaarden en handelen volgens de principes van de engagementsverklaring zoals die is goedgekeurd door de gemeenteraad. Art. 6. Einde lidmaatschap Het einde van het lidmaatschap kan: - door het intrekken van hun opdracht door de organisatie, vereniging of instelling welke zij vertegenwoordigden. Deze intrekking moet schriftelijk en gemotiveerd worden toegezonden aan het bestuur van de dorpsraad; - door het ontslag van de betrokkene zelf uit de dorpsraad of uit de organisatie. Dit ontslag moet schriftelijk meegedeeld worden door de betrokkene of door de organisatie; - door drie opeenvolgende afwezigheden zonder reden van verontschuldiging. Het bestuur van de dorpsraad zal de afwezigheden vaststellen en het ontslag meedelen aan de algemene vergadering. Art.7. Elke dorpsraad duidt een dagelijks bestuur aan. Het dagelijks bestuur kiest in zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Art. 8. De voorzitter en secretaris van elke dorpsraad worden automatisch lid van een stuurgroep die de werkzaamheden van de dorpsraden coördineert. De taak bestaat uit: - afspraken over wijze van advies uitbrengen indien het een materie betreft die de bevoegdheid van één of meerdere dorpsraden overlapt; - overleg met andere adviesraden; - voorbereiden van de jaarlijkse Openbare Vergadering De stuurgroep vergadert minstens eenmaal per jaar of zo vaak het nodig is. De stuurgroep kiest in eigen midden een voorzitter. Het secretariaat wordt waargenomen door de communicatieambtenaar. ENGAGEMENTSVERKLARING De leden van de dorpsraad aanvaarden en handelen volgens de principes van volgende engagementsverklaring: Dorpsraden hebben de ambitie om zich in te zetten voor het algemene belang van de gehele plaatselijke leefgemeenschap. Daarom zullen alle leden: (1) de behoeften en vragen van de plaatselijke bevolking voorop stellen vanuit het perspectief van het algemeen belang, en (2) hun eventuele eigen individuele, partijpolitieke of verenigingsbelangen overstijgen. Dat betekent concreet ook dat dorpsraden in beginsel hun aandacht niet moeten richten op louter individuele kwesties of louter technische mankementen (bvb. kapot straatlicht). Voor dergelijke zaken bestaan aparte meldingskanalen. Dorpsraden hebben de ambitie om de kwaliteit van het gemeentebeleid te ondersteunen. Daarom geven deze raden bij het formuleren van voorstellen, adviezen of prioriteiten steeds de argumenten op waarom een bepaalde ingreep van het gemeentebestuur nodig is of waarom bepaalde keuzes dienen gemaakt te worden. Om deze reden kunnen ook beargumenteerde minderheidsopinies worden opgenomen.
Daarom ook zullen de leden van de dorpsraad zich grondig informeren over kwesties die aan de orde komen. Om dezelfde reden vragen de dorpsraden uitleg of duidelijkheid aan het gemeentebestuur bij discussiepunten waarover zij klaarblijk over vage of onvolledige achtergrondinformatie beschikken. De leden die afgevaardigd worden door een vereniging, organisatie of wijk zullen steeds bijzondere aandacht geven aan deze ‘vertegenwoordigingsfunctie’ – concreet: in de mate van het mogelijke werk maken van uitwisseling van informatie tussen raad en vereniging(sbestuur); bvb signalen en vragen vanuit bestuur of achterban binnen de eigen vereniging mee te nemen naar de dorpsraad De leden verbinden zich ertoe de vergaderingen van de raad bij te wonen. Als de vergadering niet kan worden bijgewoond, zal ervoor gezorgd worden dat de plaatsvervanger aanwezig is of tenminste de voorzitter van zijn of haar afwezigheid vooraf te informeren.
