enterprise resource planning, penjualan, produksi, work order, otomatisasi

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi III Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2006

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SUBSISTEM PENJUALAN DAN PRODUKSI DENGAN OTOMATISASI PEMBUATAN WORK ORDER PADA PT. X, SIDOARJO Jimmy Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Surabaya Gedung TC, Lantai 2, Raya Kalirungkut, Surabaya 60293 e-mail : [email protected] , [email protected]

ABSTRAK PT. X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang percetakan. PT. X melakukan produksi produk berdasarkan konfigurasi yang dipesan oleh pelanggan. Bagian produksi akan membuat work order untuk memproduksi setiap produk yang dipesan pelanggan. Work order menyimpan informasi tentang jenis bahan baku, jumlah bahan baku, jenis proses dan lama waktu proses yang dibutuhkan untuk memproduksi produk sesuai dengan konfigurasi pelanggan. Proses pembuatan work order dimulai dengan pendataan konfigurasi produk yang diminta pelanggan oleh bagian penjualan. Bagian produksi kemudian akan membuat work order yang dibutuhkan untuk memproduksi produk sesuai konfigurasi produk yang diminta pelanggan. Pembuatan work order secara manual memiliki kelemahan dalam hal kecepatan. Kelemahan tersebut muncul karena untuk membuat sebuah work order, bagian produksi harus menghitung secara manual jumlah kebutuhan tiap bahan baku dan lama proses untuk tiap proses untuk memproduksi produk. Permasalahan lain yang timbul adalah adanya permintaan dari bagian penjualan tentang informasi biaya produksi produk dengan cepat sebagai dasar penentuan harga jual produk. Penelitian ini dilakukan untuk menghubungkan subsistem penjualan dan subsistem produksi. Bagian penjualan akan memasukkan konfigurasi produk ke dalam sistem, kemudian sistem akan secara otomatis menciptakan work order yang dibutuhkan untuk memproduksi produk tersebut. Sistem penjualan dan produksi yang terhubung telah dapat mempercepat proses pembuatan work order per hari, yang semula memakan waktu sampai delapan jam menjadi kurang dari satu jam. Kata kunci :

enterprise resource planning, penjualan, produksi, work order, otomatisasi

ABSTRACT PT. X is an enterprise that moves in a printing industry. PT.X produce their products based on the product configuration demanded by the customer. The Production department made a work order to produce each product ordered by the customer. Each work order stores information about hour of processes and quantity of materials required to produce the product. Sales person started the work order creation process by gathering information about product configuration demanded by the customer. Then, production department will create a work order to produce the product based on the product configuration information gathered by the sales person. Work order creation by manual had a problem in speed. That problem arose because to create a work order, production department had to manually calculate hour of each process and quantity of each material required to produce the product. Another


problem is to provide the production cost information as soon as possible, since that information will be use by the marketing department to determine the product price. This research is conducted to integrate the sales subsystem with the production subsystem in order to create a better and faster communication between the marketing department and the production department. First, marketing department will input the product configuration into the system, then system will be able to automatically create the work order required to produce the product. The integrated sales and production subsystem had shorten time required to process work orders per day, from eight hours per day down to less than an hour per day. Keywords : enterprise resource planning, sales, production, work order, automation

PENDAHULUAN Latar Belakang PT. X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang percetakan. Untuk mencari dan memuaskan pelanggannya, PT. X menawarkan ketepatan hasil produk yang sesuai dengan permintaan pelanggan, ketepatan waktu pengiriman produk dan harga yang kompetitif. Berdasarkan tujuan tersebut, proses produksi produk yang terjadi di PT. X dilakukan berdasarkan konfigurasi produk yang ditentukan oleh pelanggan (made to order) dan PT. X menetapkan standard waktu pengiriman produk ke pelanggan adalah 14 hari sesudah konfigurasi produk dan permintaan pembelian diterima oleh perusahaan. Sebelum penelitian ini dilakukan, sistem informasi penjualan dan sistem informasi produksi yang dimiliki oleh PT. X merupakan sistem yang terpisah. Bagian penjualan akan memasukkan data – data penjualan ke dalam sistem informasi penjualan dan mencatat konfigurasi produk pada sebuah dokumen yang disebut sebagai Data Form. Bagian penjualan kemudian akan menyerahkan data penjualan (kecuali harga jual) dan data form ke bagian produksi. Proses serah terima data penjualan ini dilakukan per hari. Setelah menerima data penjualan dan data form, bagian produksi akan membuat sebuah work order untuk memproduksi produk yang dipesan pelanggan. Work Order berisi data konfigurasi produk, jumlah permintaan produk, kebutuhan bahan baku dan jenis proses yang diperlukan untuk memproduksi produk. Proses pembuatan work order tersebut dilakukan oleh satu orang dan dapat menghabiskan waktu hingga 8 jam untuk semua work order yang turun dalam satu hari. Sehingga lead time yang terjadi dari penerimaan pesanan pelanggan sampai dengan terciptanya work order dapat mencapai 2 hari kerja. Sistem tersebut diatas memiliki kelemahan dalam hal kecepatan. Lead time dua hari kerja dirasa terlalu lama karena work order masih merupakan awal proses produksi produk. Lead time dua hari kerja tersebut juga merupakan standard yang tidak memperhitung kendala seperti tidak masuknya personel produksi yang bertugas membuat work order. Permasalahan lain yang timbul adalah adanya permintaan informasi biaya produksi yang mendadak dan dibutuhkan dengan cepat oleh bagian penjualan untuk menentukan harga jual produk. Pada sistem yang lama, bagian penjualan akan meminta informasi biaya produksi tersebut ke bagian produksi. Bagian produksi kemudian akan menghitung biaya produksi berdasarkan kebutuhan bahan baku dan proses yang diperlukan untuk memproduksi produk yang diinginkan. Proses

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-2


perhitungan biaya produksi hampir sama dengan proses pembuatan work order dan membutuhkan waktu hingga 2 jam per produk. Berdasarkan kelemahan yang ada pada sistem yang lama, perusahaan merasa diperlukannya sebuah sistem baru yang dapat mempercepat proses pembuatan work order dan perhitungan biaya produksi. Sistem yang baru diharapkan juga dapat mengurangi ketergantungan terhadap personel tertentu untuk proses pembuatan work order dan perhitungan bahan baku. Rumusan Masalah Bagaimana mempercepat proses pembuatan work order dan perhitungan biaya produksi pada PT. X ? Tujuan Tujuan penelitian ini untuk membuat sistem yang proses pembuatan work order dan penghitungan biaya produksinya lebih cepat dari sistem lama yang telah berjalan. Sistem yang akan dibuat juga harus dapat mengurangi ketergantungan sistem terhadap personel tertentu untuk dapat berjalan. Sistem yang dibuat tidak mencakup proses penjadwalan produksi maupun proses produksi, melainkan mulai proses penerimaan pesanan produk sampai dengan proses pembuatan work order. Manfaat Manfaat yang diperoleh dari pembuatan sistem penjualan dan sistem produksi yang baru ini bagi PT. X antara lain sebagai berikut : 1. 2. 3.

Proses pembuatan work order lebih cepat sehingga proses produksi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Biaya produksi suatu produk dapat diketahui dengan cepat, sehingga proses penetapan harga produk dan negosiasi dengan pelanggan menjadi lebih lancar. Mengurangi ketergantungan proses produksi dan perhitungan biaya produksi pada personel tertentu.

METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan untuk membuat sistem baru pada PT. X mangacu pada the traditional information system development cycle yang diilustrasikan pada Gambar 1 (O’Brien, 1999).

Gambar 1. The traditional Information System Development Cycle

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-3


Tahap Investigasi Sistem Penelitian ini diadakan sebagai bagian dari proses implementasi enterprise resource planning (ERP) yang dilakukan oleh PT. X. Penelitian ini mulai diadakan ketika proses implementasi subsistem finansial sedang berjalan dan rencananya subsistem penjualan dan produksi akan diimplementasikan setelah subsistem finansial telah berjalan dengan stabil. Perangkat lunak ERP yang dibeli oleh PT. X memiliki tiga buah pilihan perlakuan produk yang dapat digunakan oleh PT. X, yaitu sebagai barang stok, sebagai manufactured item, atau sebagai configured item. Produk sebagai barang stok Ketika produk diperlakukan sebagai barang stok, maka produk akan memiliki sifat yang sama seperti barang yang dibeli dari pemasok. Sistem penjualan produk stok sama sekali tidak terhubung dengan sistem produksi. Karena sistem penjualan tidak terhubung dengan sistem produksi, maka penambahan dan pengurangan jumlah stok produk juga tidak berhubungan dengan proses produksi. Memperlakukan produk sebagai barang stok merupakan pilihan yang paling mudah untuk diimplementasikan. Namun, pilihan ini memiliki sejumlah kelemahan yang sangat merugikan, yang diakibatkan oleh tidak terhubungnya produk dengan sistem produksi. Produk sebagai manufactured item Setiap produk yang diperlakukan sebagai Manufactured item dapat menyimpan informasi tentang jenis dan jumlah bahan baku serta jenis dan lama proses yang dibutuhkan untuk memproduksi produk tersebut. Sistem penjualan produk manufactured item terhubung dengan sistem produksi. Ketika produk tercatat dalam suatu transaksi penjualan, sistem secara otomatis akan menciptakan work order yang dibutuhkan untuk memproduksi produk yang bersesuaian sesuai dengan jumlah pesanan. Untuk setiap jenis produk baru yang dipesan, harus dibuat data produk baru. Selanjutnya, bagian produksi harus menentukan dan memasukkan secara manual jenis bahan baku, jumlah bahan baku,jenis proses dan lama proses yang dibutuhkan untuk memproduksi produk baru tersebut. Produk sebagai configured item Setiap produk yang diperlakukan sebagai configured item dapat menyimpan rumus – rumus yang digunakan untuk menentukan dan menghitung jumlah kebutuhan bahan baku dan proses produksi yang dibutuhkan untuk memproduksi produk tersebut. Sistem penjualan produk configured item terhubung dengan sistem produksi. Bagian penjualan harus memasukkan konfigurasi produk, sistem kemudian akan memproses data konfigurasi produk menggunakan rumus – rumus yang telah didefinisikan sebelumnya untuk menentukan dan menghitung jumlah kebutuhan bahan baku dan proses produksi yang dibutuhkan.

Proses implementasi produk sebagai configured item relatif lebih sulit dan lama dibandingkan dengan sebagai stok atau manufactured item. Tidak semua jenis industri cocok menggunakan configured item. Apabila proses penentuan dan penghitungan kebutuhan bahan baku dan proses produksi untuk tiap produk banyak yang bervariasi maka perusahaan tersebut tidak disarankan untuk memperlakukan produknya sebagai

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-4


configured item. Karena untuk setiap jenis proses penentuan dan penghitungan kebutuhan bahan baku dan proses produksi produk, harus dibuat sebuah configured item beserta rumus – rumusnya. Dari hasil investigasi sistem diatas, pilihan produk sebagai configured item dirasa paling layak karena jenis proses penentuan dan penghitungan kebutuhan bahan baku dan proses produksi produk PT. X tidak banyak (kurang dari 5). Pilihan produk sebagai stok hanya dipakai ketika subsistem penjualan dan produksi belum berjalan karena mudah untuk diimplementasikan namun memiliki banyak kelemahan. Pilihan produk sebagai manufactured item dianggap kurang cocok untuk PT. X karena mayoritas pesanan produknya merupakan pesanan produk baru. Tahap Analisis Sistem Setelah memutuskan untuk memperlakukan produk sebagai configured item, selanjutnya akan dilakukan analisis sistem untuk meneliti kebutuhan dan keinginan PT.X pada subsistem penjualan dan produksi. Proses analisis sistem terdiri dari tiga studi yang mendetail, yaitu analisis organisasi, analisis sistem lama yang telah berjalan dan analisis kebutuhan fungsional (O’Brien 1999). Analisis organisasi digunakan untuk mempelajari struktur organisasi, peraturan dan proses bisnis yang berjalan di PT.X. Setelah melakukan analisis organisasi, diketahui beberapa informasi berikut :  Tidak semua parameter yang digunakan untuk menentukan bahan baku dan jenis proses produksi diketahui oleh bagian penjualan. Keberadaan bagian produksi dalam membuat work order mutlak diperlukan.  Sales order menjadi tanggung jawab bagian penjualan dan bagian produksi tidak boleh melakukan perubahan terhadap data sales order kecuali data konfigurasi produk yang berhubungan dengan teknis produksi.  Setiap sales order yang dibuat harus mendapat persetujuan dari kabag penjualan.  Work order menjadi tanggung jawab bagian produksi dan bagian penjualan tidak boleh melakukan perubahan apapun terhadap data work order. Apabila terdapat perubahan konfigurasi atau perubahan jumlah pesanan produk, maka bagian penjualan wajib memberi memo tentang perubahan tersebut ke bagian produksi.  Setiap hari bagian penjualan akan menyerahkan daftar pesanan produk yang harus diproduksi ke bagian produksi. Bagian produksi akan membuat work order sesuai dengan daftar pesanan produk tersebut. Analisis sistem lama yang telah berjalan digunakan untuk mempelajari informasi – informasi apa saja yang digunakan dalam sistem penjualan dan produksi. Analisis ini juga mempelajari kapan, bagaimana dan siapa yang memperoleh dan memasukkan informasi tersebut ke dalam sistem penjualan dan produksi.

Analisis kebutuhan fungsional dilakukan untuk mempelajari kebutuhan bagian produksi dan bagian penjualan terhadap sistem baru yang akan dibuat. Setelah melakukan analisis kebutuhan fungsional, diketahui beberapa kebutuhan yang harus ada pada sistem baru sebagai berikut :  Perhitungan jumlah bahan baku dan lama proses produksi harus dapat dihitung secara otomatis.  Sistem mendukung proses penyalinan konfigurasi produk.  Penggunaan status pada sales order dan work order sebagai penanda perkembangan proses penjualan dan produksi.

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-5


Tahap Desain Sistem Tahap desain dilakukan untuk menentukan desain sistem yang dapat memenuhi semua kebutuhan yang telah diketahui pada tahap anailisis sistem. Tahap desain sistem meliputi desain user interface, desain data dan desain proses (O’Brien 1999). Karena PT. X membeli software ERP, maka user interface dan struktur data sudah tersedia. Desain proses dilakukan untuk menentukan prosedur yang harus dilakukan oleh pengguna sistem. Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, diagram proses penjualan dan produksi dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Diagram Proses Penjualan dan Produksi

Pada tahap desain juga dilakukan proses desain data produk. Karena memandang produk sebagai configured item, maka tidak dibutuhkan dan tidak disarankan adanya banyak master data produk. Tiap produk yang memiliki cara perhitungan jumlah kebutuhan bahan baku dan lama proses produksi yang sama dapat menggunakan data produk yang sama dengan kode produk yang sama juga. Pembedaan produk yang satu dengan yang lain hanya menggunakan nomor work order yang diciptakan untuk memproduksi produk tersebut. Tahap Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem dilakukan untuk merealisasikan desain yang telah dibuat menjadi sistem yang siap pakai. Tahap implementasi terdiri pembuatan prototipe sistem, uji coba prototipe dan penggatian sistem lama dengan sistem baru. Prototipe perlu dibuat agar apabila terjadi kesalahan pembuatan sistem, kesalahan tersebut tidak berdampak pada data perusahaan yang sebenarnya. Pada tahap pembuatan prototipe, dilakukan pembuatan rumus – rumus perhitungan jumlah bahan baku dan proses untuk setiap jenis perhitungan configured item yang ada. Pada tahap ini

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-6


juga dilakukan proses pengaturan hubungan sistem penjualan dan produksi dengan sistem akuntansi manufaktur yang telah berjalan. Tampilan untuk memasukkan data konfigurasi produk dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Tampilan untuk Memasukkan Data Konfigurasi Produk

Proses uji coba dilakukan untuk memastikan prototipe berjalan dengan baik dan benar serta dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Uji coba dilakukan dengan menggunakan data transaksi perusahaan yang sebenarnya. Hal – hal yang harus dapat dibuktikan benar dalam uji coba adalah sebagai berikut :  Pembatasan hak akses terhadap tiap bagian pengguna  Prosedur persetujuan sales order  Perubahan status sales order dan work order  Jenis dan jumlah kebutuhan material yang tercantum di work order  Jenis dan lama proses produksi yang tercantum di work order  Pencatatan akuntansi manufaktur dan penjulan  Stok bahan baku dan barang jadi Setelah prototipe teruji dan terbukti dapat memenuhi semua kebutuhan dengan baik dan benar, selanjutnya dilakukan proses implementasi sistem baru untuk menggantikan sistem penjualan dan produksi yang baru. Proses pergantian sistem yang dilakukan pada PT. X menggunakan pendekatan parallel. Pada pendekatan parallel sistem lama tetap dijalankan secara bersama dengan sistem yang baru sampai sistem yang baru benar – benar terbukti berjalan dengan baik dan benar. Tahap Pemeliharaan Sistem Tahap pemeliharaan sistem adalah proses yang dilakukan setelah sistem berjalan. Tiga aktifitas utama yang dilakukan pada tahap pemeliharaan sistem adalah pembetulan error, update sistem dan peningkatan kemampuan sistem (McLeod 2001). Error paling banyak terjadi pada rumus perhitungan kebutuhan bahan baku dan lama proses configured item yang telah dimasukkan. Kesalahan rumus tersebut sering kali terlambat diketahui karena secara sistem tidak akan nampak error, sehingga diperlukan kejelian dan kedisiplinan dari bagian produksi untuk mengawasi apakah jumlah bahan baku dan lama proses yang dihasilkan benar. Proses update sistem yang perlu dilakukan secara berkala adalah update data harga bahan baku dan rate mesin. Kedua data tersebut perlu dilakukan agar perhitungan biaya produksi dan pencatatan akuntansi manufaktur benar.

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-7


Proses peningkatan kemampuan sistem meliputi penambahan atau perubahan fasilitas dan laporan yang dibutuhkan oleh bagian penjualan dan produksi. Proses ini berjalan secara terus menerus untuk memperbaiki efektifitas dan efisiensi kerja sistem. HASIL Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem penjualan dan sistem produksi yang terintegrasi. Siklus penjualan dan produksi yang berjalan di PT. X menjadi sebuah siklus yang sama dan tidak terpisahkan. Karena berada pada siklus sistem yang sama, semua pengguna dituntut untuk menggunakan sistem dengan teliti dan disiplin. Kesalahan atau keterlambatan dalam pemasukkan data akan menyebabkan kesalahan dan keterlambatan pada keseluruhan sistem perusahaan. Sistem penjualan dan produksi yang dihasilkan juga terintegrasi dengan sistem akuntansi ERP. Semua jenis transaksi penjualan dan produksi yang melibatkan perubahan data kekayaan dan kewajiban perusahaan (penerbitan invoice, pemakaian bahan baku, pengiriman produk, dan lain – lain) akan secara otomatis tercatat pada jurnal akuntansi yang terdapat di ERP. KESIMPULAN Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :  Sistem penjualan dan produksi yang terintegrasi mampu mempercepat waktu yang dibutuhkan dari proses penerimaan pesanan sampai proses pembutan bahan baku.  Rumus perhitungan jumlah bahan baku dan lama waktu proses produksi yang telah dimasukkan ke dalam sistem menyebabkan maka proses perhitungan jumlah kebutuhan bahan baku dan lama waktu proses produksi menjadi lebih cepat dan lebih mudah untuk digunakan oleh semua orang.  Sistem penjualan dan produksi yang berada dalam suatu siklus sistem yang sama dan yang terintegrasi dengan sistem akuntasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas tenaga kerja apabila digunakan dengan baik dan benar. Sebaliknya apabila terjadi kesalahan pada salah satu bagian siklus, maka perbaikan data perlu dilakukan pada data penjualan, produksi dan akuntansi. DAFTAR PUSTAKA Alter, Scott W., 2000, User Interface Design : Tips and Techniques, Cambridge University Press. McLeod, Jr., Raymond dan Schell, George, 2001, Management Information Systems. Eight Edition, Prentice Hall, New Jersey. O’Brien, James A, 1999, Management Information Systems : Managing Information in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition, McGraw Hill.

ISBN : 979-99735-1-1 C-1-8

enterprise resource planning, penjualan, produksi, work order, otomatisasi

Recommend Documents