Energiemanagement actieplan NEN-ISO 50001

Energiemanagement actieplan NEN-ISO 50001

Datum: Door: Versie:

mei 2014 Technisch Handelsbureau Rensa BV (Astrid Laenen) 2

Inhoudsopgave Beleidsverklaring THB Rensa BV met betrekking tot MVO en CO2 ……………………………. 3 1. Intentie van het energiemanagement actieplan (EMP)………………………4 2. Uitgangspunten van het EMP…………………………………………………….…4 3. Plan…………………………………………………………………………………….…5 4. Do…………………………………………………………………………………………6 5. Check…………………………………………………………………………………….6 6. Act…………………………………………………………………………………….….6 7. Taakverdeling en verantwoordelijkheden……………………………………..…7 8. Communicatie…………………………………………………………………………7 9. documentatie en documentenbeheer…………………………………………..7

Bijlage 1 Schematisch overzicht Energie managementactieplan…………….…8 Bijlage 2 Revisie overzicht ………………………………………………………………10

2

Energiemanagement actieplan, versie 2

Beleidsverklaring THB Rensa BV met betrekking tot MVO en CO2 Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn geïntegreerd in het beleid en de dagelijkse bedrijfsvoering van Rensa en toegespitst op de thema's Mensen, Milieu en Markt Mens Ten aanzien van het aspect Mens staat Rensa voor: • het voortdurend ontwikkelen, benutten en uitbreiden van kennis en ervaring; • het uitdagen van de medewerkers tot ontplooiing, creativiteit en ondernemerschap; • het bieden van een optimale en stabiele werkomgeving voor de medewerkers • een open en integere stijl van zaken doen. Communicatie met en tussen de medewerkers dient op een eerlijke en open manier plaats te vinden. Ongepaste omgangsvormen, zoals discriminatie, intimidatie en/of ongewenste intimiteiten, worden niet getolereerd. Milieu Omdat het grootste deel van het energieverbruik in de logistieke processen van Rensa plaatsvindt, is er sinds 2009 een specifieke aanpak gevolgd voor de inrichting van een duurzaam logistiek proces met behulp van het lean & green programma (gestart in 2009). Hiervoor zijn doelstellingen voor CO2 reductie geformuleerd. Per aspect van de logistieke processen is een plan van aanpak opgesteld. Monitoring vindt periodiek plaats in het logistieke managementteam. Vanaf medio 2012 is Rensa gestart met het CO2 prestatieladder programma. Dit programma geldt voor de gehele Rensa organisatie, waaronder ook de logistieke processen. Dit betekent dat er in het kader van de CO2 prestatieladder aandacht zal zijn voor vermindering van het energieverbruik door het werk op kantoorplekken en servicebalies en door het gebruik van personenwagens (bedrijfswagens). Er is een arbo beleid met als doelstelling goede bedrijfsveiligheid, arbeidshygiëne, arbeidsomstandigheden en een goed sociaal klimaat, hiermee wil Rensa voldoen aan de maatschappelijke normen en een voorbeeldfunctie in de branche zijn. Markt Voor Rensa staat de klant centraal in alles wat wij doen. Rensa staat voor een open en integere stijl van zaken doen. Rensa is zich bewust van haar verantwoordelijkheid voor een goed functionerende keten; dit geldt voor de afstemming met zowel leveranciers en als klanten.

Dit Energie Management Actieplan is vastgesteld en ondertekend door het Management Team van Technisch Handelsbureau Rensa bv. Didam, oktober 2012

3


1. Intentie van het energiemanagement actieplan (EMP) Een goede organisatie zal bijdragen aan een verbetering om efficiënt om te gaan met energie. Uiteindelijk zal de energiebehoefte verminderen door georganiseerd aan de reductiemaatregelen te werken. Rensa heeft hiervoor een energie management actieplan opgesteld. Vanuit de CO2 prestatieladder wordt verwacht een energiemanagement actieplan op te zetten (invalshoek B). In de CO2 prestatieladder wordt beschreven dat je niet geheel aan de NEN-ISO 50001 hoeft te voldoen, maar minimaal aan een aantal hoofdstukken. Deze zijn; - Het plan van aanpak van 3.B.1 mits dit voldoet aan de criteria van 3.B.1, en - Het gestelde in § 4.4.6 van de NEN-ISO 50001, en - Per project: de CO2-reductie per maatregel kwantitatief, en - Een overzicht van de verantwoordelijken per maatregel. Onderdelen die input geven voor het EMP zijn: • het opstellen van een energie- en reductieprogramma (hierin wordt gerefereerd aan het basisjaar 2009) • zowel voor de interne als externe communicatie is een communicatieplan opgesteld. • Het opstellen van een actueel Energie Audit Verslag (EAV) Op het basis van het NEN-EN ISO 9001 gecertificeerde kwaliteitsmanagement systeem (KWS) zal het EMP opgezet worden. Methode en werkwijze zoals opgesteld in diverse procedures in het KWS, zullen ook gevolgd worden binnen het EMP. Indien van toepassing zullen er verwijzingen worden gemaakt naar het KWS. De kwaliteitscoördinator is verantwoordelijk voor de inhoud en het actueel houden van het EMP. Er is een projectgroep “CO2 prestatieladder” opgericht, deze projectgroep vertegenwoordigt de organisatie vanuit alle disciplines. Ieder lid is vertegenwoordiger van zijn/haar discipline; en heeft evt. nog een aparte taak als projectlid (zie schematisch overzicht EMP voor namen en functies). De projectgroep CO2 prestatieladder bestaat uit: • Kwaliteitscoördinator – Astrid Laenen • Coördinator Duurzame logistiek – Jur Hofland • Commercieel manager techniek – Marco van Damme • Marketing en communicatie manager – Rick Hammink • Directeur logistieke en commerciële ondersteuning– Dennis Heijink (CO2/MVO) Eindverantwoordelijk: Management Team Technisch handelsbureau Rensa BV

2. Uitgangspunten van het EMP Vanuit de norm NEN-ISO 50001 en de NEN-EN ISO 9001 wordt de methode die bekend staat als P-DC-A circle (Plan Do Check Act) gebruikt. Op basis van deze methode is de werkwijze voor het EMP omschreven, in de volgende 4 hoofdstukken (Plan, Do, Check, Act). Daarnaast is er een schematisch overzicht opgesteld, waarin kort en bondig onderstaande is weergegeven. Ook wordt hier een overzicht gegeven van documenten, samenstelling projectgroep, communicatie plan.

3. Plan

4


Uitgangspunten zijn de geverifieerde CO2 Emissie Inventarisatie, hierin zijn o.a. de energieaspecten geïnventariseerd, en het Energie Audit Verslag (EAV). Ontwikkeling en onderhoud van beide documenten wordt gedaan door de Coördinator duurzame logistiek (CDL) Energie- en brandstofverbruik en analyse hiervan De eerste stap is het inzichtelijk maken van de CO2-emissie van de organisatie. Op basis van inzicht kan er gekeken worden op welke aspecten er winst valt te behalen in de reductie van energie. CDL is verantwoordelijk voor het verzamelen en registreren van alle energie aspecten. De leidinggevenden/vestigingsdirecteuren zijn verantwoordelijk voor het tijdig en juist aanleveren van de gegevens van desbetreffende energieaspecten. Beheer contracten, factuurbewaking staan in de “lijst gegevens bronnen”. De CDL is verantwoordelijk voor het maken van de Emissie Inventarisatie. • • •

Aspecten worden maandelijks door de aangewezen verantwoordelijke gerapporteerd. Analyse van energieverbruik van de verschillende energie aspecten Analyse wordt halfjaarlijks gemaakt en gerapporteerd aan de projectgroep

De CO2 emissie inventarisatie wordt uitgevoerd conform ISO14064-1 en het GHG-protocol voor scope 1 en 2. De nulmeting (de zogenaamde carbon footprint) en de reductiedoelstellingen worden gebaseerd op de uitstoot van CO2. Het Greenhouse Gas Protocol geeft hiervoor standaarden. Rensa hanteert 2009 als basisjaar. Het basis jaar is gelijk aan de periode 1 januari tot en met 31 december 2009. Voor deze rapportage wordt gebruik gemaakt van het scopediagram van het GHG Protocol waarbij SKAO ‘Business air travel’ en “Personal cars for business travel’ in scope 2 laat vallen (Bijlage 1). Binnen het Greenhouse Gas Protocol wordt onderscheid gemaakt in de herkomst van de emissies. Scope 1 staat voor directe emissies van het gemeten bedrijf, Bij Rensa is dit de uitstoot door brandstof gebruikt voor personenauto’s en vrachtwagens en eigen gasverbruik ten behoeve van verwarming van panden. Scope 2 staat voor de uitstoot van ingekochte stroom of andere ingekochte fossiele brandstoffen. Bij Rensa is dit het stroomverbruik voor de vestigingen, servicebalies en de distributie centra. De emissies toe te wijzen aan ‘personal cars for business travel’ oftewel de gedeclareerde zakelijke kilometers gereden met privé auto’s vallen ook onder scope 2. Onder scope 2 valt ook ‘business air travel’. Bij Rensa wordt er niet gereisd per vliegtuig. Er zijn hier dus geen emissies. Scope 3 emissies worden niet meegenomen in de emissie inventarisatie. Scope 3 staat voor de indirecte uitstoot bij productie van de door de gemeten organisatie gebruikte zaken. Hieronder valt o.a. de pakketdienst die door Rensa uitbesteed wordt. Omdat deze transportwijze niet geheel toegewijd is, wordt het voor de nulmeting buiten beschouwing gelaten. (bron; EI CO2PL) Van analyse van reductie kansen naar reductiedoelstelling Op basis van een analyse van energieaspecten wordt door de projectgroep gekeken naar nieuwe reductie kansen. Kansen worden uitgewerkt en onderbouwd door een daartoe aangewezen functionaris. Rensa kiest bewust voor de elementen die direct beïnvloedbaar zijn. Alle kansen bij elkaar opgeteld leiden tot een reductiedoelstelling voor bepaald aantal jaren. De reductiedoelstelling, onderbouwt door de reductiekansen zullen ter goedkeuring voorgelegd aan het Management Team (MT). Indien de MT accoord gaat wordt de reductiedoelstelling en de kansen opgenomen in het EAV.

5


Nieuwe energieaspecten Mochten er binnen de organisatie nieuwe energieaspecten ontstaan, dan worden deze gemeld en gerapporteerd in de halfjaarlijkse monitoring, en zullen deze meegenomen worden in het EMP. Nieuwe ideeën Ideeën voor het behalen van een lagere CO2 uitstoot en de daaruit voortkomende reductiemaatregelen kunnen door iedereen in de organisatie aangedragen worden. Deze ideeën kunnen ingediend worden bij CDL (projectgroep), en zullen getoetst worden op haalbaarheid. Indien een idee haalbaar is zal het besproken worden binnen de projectgroep en voorgedragen worden bij de MT. Bij de MT ligt de besluitvorming om daadwerkelijk met de maatregel voortkomend uit het idee aan de slag te gaan. Er is een email adres beschikbaar voor het inbrengen van nieuwe ideeën.

4. Do Nadat het doel van de reductie kans is bepaald, gaat de daartoe aangewezen verantwoordelijke functionaris uitwerken welke maatregelen er nodig zijn om het doel te bereiken. Bepaling en uitvoering van reductiemaatregelen Deze functionaris zorgt voor het uitzetten van acties binnen de organisaties. De verantwoordelijk functionaris bepaalt welke hulpmiddelen hij of zij nodig heeft voor het realiseren van de doelstelling. Er wordt gerapporteerd aan de CDL, deze coördineert ook de voortgang van de te nemen reductiemaatregelen. Voortgang wordt vastgelegd in actiepunten lijst (Energiereductie maatregel – start – deadline – eindverantwoordelijke – trekker – status) (deze is opgesteld per maatregel

5. Check Twee keer per jaar stelt de CDL een voortgangsrapportage op (Management Info). Hierin worden de CO2-emissies gerapporteerd en de voortgang per KPI gerapporteerd. Dit wordt getoetst aan de doelstellingen. Afwijkingen worden gesignaleerd en geanalyseerd. En wordt er bekeken of bijstellingen van doelstellingen nodig zijn. Dit wordt vastgelegd in de voortgangsrapportage, welke wordt besproken in de projectgroep en gerapporteerd aan het MT. Bij nieuwe projecten wordt de CO2-emissie van de nieuwe activiteit aangegeven.

6. Act De evaluatie van behaalde resultaten, uitgewerkte reductiekansen, uitgevoerde corrigerende maatregelen dienen als input voor nieuwe reductie doelstellingen, taakstellingen en programma’s. Volgens het communicatieplan wordt intern en extern gecommuniceerd over de voortgang van de reductiedoelstellingen. Daarbij wordt de voortgang inzichtelijk gemaakt en gecommuniceerd over eventuele bijsturing. Jaarlijks wordt het EMP geëvalueerd en evt wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de kwaliteitsmanager.

6


7. Taakverdeling en verantwoordelijkheden De leidinggevenden/vestigingdirecteuren zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en juist en tijdig aanleveren gegevens van alle energie aspecten. De CDL beheert en verwerkt in desbetreffende rapportages. Beheer contracten, factuurbewaking ed. staan op de “lijst gegevens bronnen”. De CDL is verantwoordelijk voor het maken van de EI CDL maakt de voortgangsrapportage, en rapporteert deze aan de projectgroep en MT. De kwaliteitscoördinator is verantwoordelijk voor het actueel houden van het EMP .

8. Communicatie Er is een plan voor interne en externe communicatie

9. documentatie en documentenbeheer Zie schematisch overzicht EMP

7


Bijlage 1 Schematisch overzicht Energie managementactieplan Schematisch overzicht Energie Management actieplan PLAN

Doel

onderdeel

verantwoordelijk

uitvoerders

documenten

het analyseren van energie- en brandstofverbruik. Vanuit deze gegevens worden reductiekansen opgesteld, waarna de reductiedoelen, taakstellingen en verantwoordelijkheden voor de komende periode worden vastgesteld

inzichtelijk maken van CO2 emissies

CDL

analyse energieaspecten (emissie inventarisatie)

CDL

verantwoordelijken van de diverse afdelingen/vestigingen verantwoordelijken van de diverse afdelingen/vestigingen

gegevens verzameld in nvt darabase; gegevens overzicht bronnen rapportage analyse van CO2 halfjaarlijkse rapportage emissie; bespreken in projectgroep gegevens verzameld in database; gegevens overzicht bronnen

overleg (frequentie)

analyse van reductiekansen

CDL

leden projectgroep, of andere aangewezen personen uit de organisatie

verslag analyse reductiekans

reductiekans laten goedkeuren door directie (= CO2 reductie doelstelling)

nieuwe ideeën

CDL

iedereen

zie communicatieplan

worden ingebracht in projectgroep overleg

nieuwe energieaspecten

CDL

projectgroep

meenemen in EMP en EI

bespreken in overleg projectgroep

DO

Om tot CO2 reductie doelstellingen te komen worden geplande reductiemaatregelen gecommuniceerd en uitgevoerd

CO2 reductiedoelstelling uitwerken in reductiemaatregelen

vastgestelde verantwoordelijk functionaris

afhankelijk van plan CO2 reductiemaatregel

plan CO2 reductiemaatregel

rapporteren aan CDL (coördineert voortgang)

CHECK

Tijdens en na de uitvoering van de reductiemaatregel wordt gecontroleerd of het verwachte doel behaald gaat worden of behaald is. Eventuele bijsturing kan gedaan worden of corrigerende maatregelen kunnen uitgevoerd worden.

opstellen energie management rapportage

CDL

CDL

CO2 emissie en reductiemaatregelen

rapportage bespreken in projectgroep. 1 x per half jaar

voortgangsrapportage

CDL

input verantwoordelijk functionaris

overzicht voortgang reductiemaatregelen (worden tussentijds getoetst op voortgang en haalbaarheid)

1 x per halfjaar besproken met in projectgroep; inclusies bijsturing reductiemaatregel

Uitgevoerde corrigerende maatregelen zullen input zijn voor nieuwe reductiedoelstellingen, taakstellingen en programma's

Evaluatie reductiemaatregelen

CDL

projectgroep CO2PL

voortgangsrapportage en uitkomsten hiervan

1 x per halfjaar rapportage aan MT

Evaluatie energiemanagement

KC

energiemanagement plan

jaarlijks het EMP actualiseren (rapporteren aan de kwaliteitsmanager)

ACT

Beschikbare documenten

Lijst van afkortingen

Naam document

Beheerder

plaats documentatie

Afkorting

Betekenis

Emissie inventarisatie

CDL

T:\MVO-CO2 project\EI

CDL

Coördinator Duurzame Logistiek CO2 prestatieladder

Energie Management Plan

KC

T:\MVO-CO2 project\EMP

CO2PL

lijst gegevens bronnen

KC

T:\MVO-CO2 project\EI

EAV

Energie Audit Verslag

beheer systeem "energieaspecten" energie management rapportage Voortgangsrapportage

CDL

T:\MVO-CO2 project\

EI

Emissie Inventarisatie

CDL

T:\MVO-CO2 project\

EMP

CDL

T:\MVO-CO2 project\

KC

Energie Management actieplan Kwaliteitscoördinator

plan energie reductiemaatregel

CDL

T:\MVO-CO2 project\

KWS

Kwaliteitssysteem

Leden projectgroep CO2 prestatieladder Naam

functie

functie in projectgroep

Jur Hofland

Logistiek Engineer

Astrid Laenen

Kwaliteitscoördinator

Coördinator Duurzame Logistiek Kwaliteitscoördinator

Dennis Heijink

MT-lid

Directievertegenwoordiger, contactpersoon CTD

Marco van Damme

commercieel manager Techniek Afdelingshoofd Marketing&Communicatie

Vertegenwoordiger commercie Marketing & Communicatie

Rick Hammink

Communicatieplan plaats documentatie T:\MVO-CO2 project\CP

9


Bijllage 2

Revisie overzicht

Revisie nummer 2 2 2

10

datum Mei 2014 Mei 2014 Mei 2014

Inhoud wijziging EI ook communiceren naar MT Frequentie overleg projectgroep aangepast EMP ter goedkeuring naar kwaliteitsmanager ipv MT


Energiemanagement actieplan NEN-ISO 50001

Recommend Documents