Korszerő iratkezelés ELO dokumentumkezelı bevezetése a Market Építıipari Zrt-ben
Market cégcsoport Market
Építı Zrt.
Market Építıipari Kft. bevezetett ELO Market Épületszerviz Kft. Moratus Szerkezetépítı Kft.
Vilati Szerelı Kft.
Fı tevékenységi profil: építıipari generál-kivitelezés Leányvállalati tevékenységek: szerkezetépítés, épület villamosság Cégcsoport éves forgalma ~ 45 milliárd forint
Elérendı elınyök Kevesebb papír Jobban kezelhetı irattár Üzleti folyamatok gyorsuljanak fel Hibák megelızése, kiszőrése Gyorsabban információhoz jutni
Célok Bejövı papír alapú dokumentumok teljeskörő digitalizálása Számlajóváhagyás engedélyezésének felépítése Szerzıdéstár kialakítása Teljesítés igazolás elıállítás elektronikusan Kimenı postai megoldással integráció
Dokumentum digitalizálás
Digitális dokumentumkezelés szükségességének felismerése ◦ évi 30-35 ezer beérkezı számla, 10-15 ezer szerzıdés és egyéb dokumentumok ◦ folyamatos igény a dokumentumokhoz való hozzáféréshez (az építéshelyeken dolgozók körében is)
Vezetıség elhatározása a rendszerbevezetés mellett Célok és a bevonandó területek meghatározása ◦ teljes körő digitális iratkezelés beérkezı dokumentumok ELO rendszerben keletkezı kimenı dokumentumok (alvállalkozói szerzıdések, teljesítésigazolások, pénzügyi kísérılevelek) rendszeren kívül keletkezı kimenı dokumentumok (kimenı számlák és levelezés)
Projekt terjedelme Napi 2-300 bejövı küldemény 2 hónap tervezés 1 hónap implementáció 1 hónap tesztelés, oktatás, finomhangolás 1 projektvezetı, 1 szervezı, 2 ELO rendszermérnök, 1 fejlesztı
Mőszaki elvárások Bejövı-kimenı küldemények kezelése Áttekinthetı irattár Bejövı számla teljeskörú elektronikus jóváhagyási folyamata Szerzıdéstár kialakítása Integráció ERP rendszerrel
A siker zálogai voltak Világosan megfogalmazott célok Vezetıség elkötelezettsége a bevezetés mellett Szokásosnál aktívabb megrendelı oldali projektvezetés Felhasználói visszajelzések beépítése a megoldásokba
Elért eredmények ◦ mőködı rendszer, digitálisan elérhetı és digitálisan keletkezı dokumentumok ◦ beérkezı dokumentumaink vonalkóddal ellátva, metaadatok feltöltésével szkennelve a meghatározott felhasználók postafiókjaiba kerülnek ◦ a beérkezı számlák metaadatai ERP rendszerbe töltıdnek, ami után a könyvelés már csak kontíroz ◦ rugalmas visszakeresési lehetıségek (dokumentum típus, partner név, iktatás dátuma, projekt kód, stb.) ◦ dokumentumok nyomon követhetısége a folyamatmodellben ◦ távoli hozzáférés ◦ ELO-ban keletkezı dokumentumok elıre meghatározott sémák alapján készülnek, ezáltal egységes felépítéssel és a rendszerben rögzített adattartalommal bírnak ◦ az elkészült dokumentumok kinyomtatás nélkül, digitálisan végigfutnak a jóváhagyási folyamatokon; nyomtatás csak az utolsó fázisban szükséges ◦ ELO rendszerrel összekapcsolt postázási folyamat, digitális postakönyv
Várható fejlesztések, folytatás
ELO bevezetése Market leányvállalatai körében (2011) ◦ a jelenleg testreszabott rendszer átültetése a cégcsoport kisebb, önállóan mőködı cégeire
Humánpolitikai folyamatok digitalizálása ◦ dolgozói adatbázis, munkaidı nyilvántartás, szabadság igénylési/tervezési rendszer
Széleskörő riportálási lehetıségek kihasználása ◦ a metaadatok segítségével jelentıs információtartalom kerül ELO rendszerbe, melyekre pénzügyi riportok is készíthetık (pl. fizetési határidık rendezése segítségével likviditás tervezés)
Helyszíni építési naplók digitalizálása ◦ szigorú jogszabályi követelményeknek való megfelelés
