Elnöki beszámoló 2016. február 23 – 2016. március 12.
Orosz Gábor ELTE KOLLÉGIUMI HALLGATÓI ÖNKORMÁNYZAT
Tartalom Időrendi beszámoló ............................................................................................................... 2 Ülések ...................................................................................................................................... 3 Beszámoló ............................................................................................................................... 3 Szervezet ............................................................................................................................. 3 Változások ..................................................................................................................... 3 Vezetőképő .................................................................................................................... 3 Elnökségi projektnap ................................................................................................... 4 EHÖK ................................................................................................................................ 4 Főbb partnerek .................................................................................................................. 7 KSZK ............................................................................................................................. 7 Szolgáltató Központ................................................................................................... 10 Egyéb egyeztetések ..................................................................................................... 10 Elkészült előterjesztések................................................................................................. 12 Kríziskommunikáció .................................................................................................. 12 Neptun, mint kollégiumi modul ............................................................................... 13 Szenátus ............................................................................................................................ 19 OHÜB .............................................................................................................................. 19
Időrendi beszámoló Mikor? 2016. február 25. 2016. február 26. 2016. február 26. 2016. február 29. 2016. február 29. 2016. március 1. 2016. március 1. 2016. március 1. 2016. március 1. 2016. március 2. 2016. március 4. 2016. március 4. 2016. március 4. 2016. március 7. 2016. március 7. 2016. március 8. 2016. március 8. 2016. március 9. 2016. március 9. 2016. március 10-11.
Mit? Utánpótlásképzés Egyeztetés a vezetőképzőről és az elnökségi projektnapról Elnökségi projektnap
Kivel? UPK Képzők és Képződők Fekete Flóra
KolHÖK Elnökség, Adonics Adrienn KSZK dr. Babos János
Egyeztetés a vezetőjével Ajtósi Dürer sori Kollégium – ADK Diákbizottság, ADK Küldöttgyűlés Küldöttgyűlés, dr. Babos János, Gherdán Tamás Egyeztetés a KolikON Gulyás Tibor konferenciáról a HÖOK-kal Egyeztetés a KolikON-ról a Zaránd Péter Kancelláriával Egyeztetés a transzparens Gargya Sára, Takács Réka, működésről Berecz Ákos Egyeztetés a VAMADISZ Sóti Attila, Veres Márton elnökével EMMI-HÖOK-FEKOSZ HÖOK Elnökségi tagok, egyeztetés kollégiumi vezetők, dr. Lacsny Márton Egyeztetés az Németh Patrik Utánpótlásképzésről Projektnap összegzés Projektnap KolHÖK-ös és KSZK-s résztvevői Egyeztetés az ELTE dr. Babos János, Pataky Csilla, ALUMNI alapítvány Salamon-Molnár Marietta képviselőivel Egyeztetés a KSZK Babos János vezetőjével Egyeztetés a KolHÖK Borbényi Teodóra, Fekete tudományos ügyeiről Flóra, Csermák Attila Egyeztetés a KolHÖK Berecz Ákos sportügyeiről Egyeztetés a BGE Bagolyvár Szabó Barbara Kollégiumának hallgatói vezetőjével Egyeztetés a BME EHK Daku Dávid, Nagy Renáta elnökével és kollégiumi referensével NFK Közgyűlés NFK lakók, Németh Patrik Egyetemstratégia workshop Szoboszlai Attila, EHÖK Elnökség, EHÖK Kabinet
Ülések Mikor? Mit? 2016. február 24., március 2., EHÖK Elnökségi március 9. 2016. február 29. Kollégiumi megbeszélés
Kivel? EHÖK Elnökség, EHÖK Kabinet felmérés Fekete Flóra, Csordás Péter, dr. Babos János, Gál-Esztegár Zádor Kollégiumi Vezetői Értekezlet Bökönyi Eszter, Orosz Bernadett, dr. Babos János, Csordás Péter, Gherdán Tamás, Gál-Esztegár Zádor, Ribling Tamás EHÖK Küldöttgyűlés Részönkormányzatok küldöttei, EHÖK Kabinet Szolgáltatóközpontok KSZK vezetők, ESZK Vezetőinek egyeztetése vezetők Szenátus Szenátusi tagok OHÜB Hallgatói és intézményi delegáltak
2016. február 29.
2016. március 2. 2016. március 7. 2016. március 7. 2016. március 9.
Beszámoló Szervezet Változások
2016. március 2-án Handzó Luca, a Kerekes Diákbizottságának elnöke jelezte a Küldöttgyűlés számára lemondását. Lucának ezúton is szeretném megköszönni a majdnem másfél éves közös munkát. Úgy gondolom, hogy sok tapasztalattal gazdagodtunk mind a ketten ez idő alatt. A Választási Bizottság 2016. március 12-i közleménye alapján a Kerekes Kollégium lakói által megválasztásra került Zsibrita Vera az elnöki tisztségre és Gargya Sára az alelnöki tisztségre. Vezetőképő
Az elmúlt időszak egyik fő projektje a vezetőképző volt. Fekete Flórával és Németh Patrikkal
összegeztük
Utánpótlásképzésben
a
résztvevőket
résztvevők
2016.
Vezetőképzőre
március való
5-én,
illetve
meghívásáról.
megvitattuk
az
Végeredményben
mindannyian támogattuk, viszont csak azokba a szekciókban lehetnek „UPK-sok”, amelyekben a szekciónak lesz szakterületi alapozás része.
2016. március 5-én kiküldésre kerültek a meghívók az Alumni illetve a meghívott vendégek számára. Az idei évben újdonságnak minősül, hogy több nem ELTE-s kollégium tisztségviselője is meghívást kapott a Vezetőképzőre, amely várhatóan a jó tapasztalatok megosztásával és a kapcsolatok további építésével járnak. Ennek további táplálására fog megrendezésre kerülni a szombati napon tartandó kerekasztal. A Vezetőképző programján változtatást is kellett eszközölnünk, a közeli törvényi módosítások miatt. Péntek délutáni kerekasztalon ennek megfelelően nem az ELTE-s irányvonalakról, hanem a törvényi módosítás fő irányairól lesz szó. Elnökségi projektnap
2016. február 26-án a Kollégiumi Hallgatói Önkormányzat Elnöksége projektnapot tartott a Kőrösi Csoma Sándor Kollégium D008-as termében. A projektnap levezetője Adonics Adrienn, PPK mesterszakos hallgató volt. A projektnapot egy csapatépítő, bizalomerősítő játékos blokkal kezdtük, amelyet pedig egy szakmai blokk követett. A szakmai blokk alatt első körben meghatároztuk a szervezet legfőbb céljait. Mivel célok között több, mint húsz feladat szerepelt, így ezt igyekeztünk ötre szűkíteni, a főbb kategóriákat megállapítani, amelyek a következőek lettek:
Külpolitika erősítése
Társadalmi felelősségvállalás
Hallgató közeli küldetéstudat
Belső közösség megerősítése
Szakmai felkészültség
A célok megállapítását követően egy SWOT analízis követett. Az elemzés segítségével megállapíthatóak egy szervezet erősségei, gyengeségei, lehetőségei, illetve a veszélyek. A SWOT analízis eredményeit felhasználva pedig a közeljövőben az Elnökség újra össze fog ülni és egy stratégiaalkotási folyamatba kezd, amelynek segítségével a kitűzött célok a tervek szerint elérhetővé válnak. EHÖK 2016. február 24. Az Elnökségi ülésen Kiss Edina beszámolt az utolsó héten végzett tevékenységéről. 2016. február 23-án egyeztetett az ELTE Alumniról Pataky Csillával. A tervei eddig megfelelőnek tűnnek, illetve az Alumni építésébe jobban bekívánja vonni a központ vezetése a hallgatói
önkormányzatokat, amely az előző évek trendjétől némileg eltérőnek mutatkozik. Február 24-én a három érintett részönkormányzattal egyeztetett a Lágymányosi Eötvös Napokról, amelynek szervezése újra egyedi megoldással lesz megoldva, így az ELTE-n a rendezvényszervezés koncepciójának kialakítása a továbbiakban is várat magára. Az EHÖK Elnökségi ülés előtt közvetlenül pedig a gólyabál értékelésére került sor, amelynek keretein belül minden szervező elmondhatta, mit is tartott gyenge pontnak. Az EHÖK Elnökségi ülés további részében a gólyatábori koncepcióról beszéltünk. Minden gólyatábort szervező részönkormányzat elmondhatta a véleményét a tavalyi gólyatáborokról, kiemelve azok hibáit. Jelenleg még nincs kialakult koncepció a táborok megszervezésére. 2016. március 2. – Elnökségi ülés Küldöttgyűlési ülés előtt egy, a Szenátusi anyagok tárgyalására összehívott ülés került megtartásra. Az ülésen Edina beszámolt az elmúlt elnökségi időszakban végzett tevékenységéről. 2016. február 26-án egyeztetett dr. Scheuer Gyulával, az ELTE Kancellárjával az EHÖK várható költségvetéséről. Az egyeztetés megnyugtató előjeleket mutat, mivel a tavalyi költségvetés várhatóan tartható lesz az idei évben is. 2016. február 27-én HÖOK Közgyűlés volt Budapesten a Venturában, ahol megtárgyalásra kerültek az Elnökség beszámolói, illetve az ösztöndíjreform eredményei. Az ülésen továbbiakban megbeszéltük a Szenátusi anyagokat. Az ülésen az Intézményfejlesztési terv kerül tárgyalásra, amelyet a Kari Tanácsok több oldalas megjegyzésekkel láttak el, így a Szenátusi ülésen várhatóan több módosító indítvány lesz. Ezekre, - mivel nem kerültek kiküldésre – csak a helyszínen tudunk majd reagálni. 2016. március 2. – Küldöttgyűlés Az EHÖK Elnökségi ülést követően Küldöttgyűlési ülésre került sor, Lágymányoson az Északi épület Kari Tanácstermében. Az ülésen megvitattuk a beszámolókat, melyeknél több esetben kérdések merültek fel. Az alábbi kérdéseim, megjegyzéseim voltak:
Kiss Edina beszámolójánál a Szervezetek jelenlegi helyzetére kérdeztem rá, várhatóan áprilisra megfelelő szabályzásuk lesz.
Lőrinczi Rékának megköszöntem a lakhatási támogatás módosítását érintő kérésünk esetében a rendkívül konstruktív hozzáállását.
Kőszegi Tamásnál jeleztem, hogy nem megfelelő a rektori pályázatok hirdetése, illetve kitöltésük nehézkes egy hallgató számára. Ezek mellett a kialakított szempontrendszer véglegesítését érintően tettem fel kérdést.
Móczik Alexandránál kiemeltem, hogy a rektori sport pályázatok transzparenciája, illetve elő bírálatát érintően jelentős problémákat látok.
A kabinet tagjainak minden esetben el lett fogadva a beszámolója, a Kollégiumi Hallgatói Önkormányzat a következő esetek kivételével 4 mandátummal támogatta a beszámolókat:
Váry Dániel, 2 tartózkodás, 2 igen
Kőszegi Tamás, 4 nem
Móczik Alexandra, 4 nem
Dömötör Albert Tamás, 1 tartózkodás
Az ülésen továbbiakban elfogadásra kerültek a részönkormányzati alapszabály módosítások. 2016. március 9. – EHÖK Elnökségi 2016 március 9-én került sor az EHÖK Elnökségi ülésére. Az elnökségi ülés első napirendi pontjában tárgyaltuk a rektori kulturális pályázat szempontrendszerét. Az ülésen beterjesztésre került Pozsár-Szentmiklósy Zoltán elképzelése is a pályázatról, melyet az Elnökség megvitatott és Kőszegi Tamás gazdasági adminisztrációért és pályázatokért felelős referens feladatául meghatározta, hogy az előző időszakokból 5-5 pályázatra húzza rá a szempontrendszert, így megnézve azt, hogy hogyan működhet a gyakorlatban. A második napirendi pontban Kiss Edina beszámolt az elmúlt időszak történéseiről. Egyeztetett a Jogi Igazgatósággal a Lágymányosi Eötvös, illetve Bölcsész Napokról. A két rendezvény várhatóan a Gólyabálhoz hasonló konstrukcióban valósulhat meg. A gólyatáborral kapcsolatos egyeztetések pedig március 16-án megkezdődnek. A közelgő választások miatt a NEPTUN Unipoll-ban lévő e-mail funkció problémáinak megoldása rendkívül fontos feladat lett, ezért március 17-én egyeztetnek a Tanulmányi Rendszerért felelős irodával. Az ülésen az Életvezetési Tanácsadó támogatásáról is szó volt. A tavalyi évben komoly financiális hiánnyal küszködött a szervezeti egység, amelyet az Egyetem saját költségvetéséből nem tudott támogatni. Így az EHÖK Elnökség határozata alapján az ISZTK keret maradványának terhére 20.000.000 forint támogatást nyújtott, azzal a feltétellel, hogy ezt minden évben felül kell vizsgálni, illetve a tevékenységéről folyamatosan be kell számolnia az Elnökség számára. A tanácsadó támogatása az idei évben sem megoldott, így újra az EHÖK-höz fordultak támogatásért, viszont az EHÖK ISZTK maradványa az idei évben nem érte el a 20.000.000 forintot, így a részönkormányzati keretek terhére került támogatásra a szervezeti egység, a BTK, KolHÖK és TáTK kivételével minden részönkormányzat kb. 900.000 forinttal támogatta a tanácsadót.
Stratégiai műhelymunka Az ELTE Intézményfejlesztési terve elfogadásra került 2016. március 7-én a Szenátus által, viszont az IFT-nek maximált terjedelme van. Ezért a Kancellária és a Rektori Kabinet közösen azt a döntést hozta, hogy egy egyetemi stratégiát írnak meg. A stratégiát szeretnék az egyetem által teljes egészében elfogadottá tenni, ezért a megalkotása során a kancellári, rektori, kari, illetve hallgatói vezetők is közreműködnek, így vidéki műhelymunkák kerülnek megszervezésre. Az EHÖK műhelymunkája 2016. március 10-11-én volt, amelyen résztvettem. A stratégia alkotás során szervezetfejlesztési módszerekkel felmértük az ELTE jelenlegi helyzetét, tisztáztuk a stratégiaírás főbb részeit, illetve konkrét projektek kerültek kidolgozásra. A projektek kidolgozásának pedig az EHÖK Elnöksége és a Kabinet már neki is látott, az elkezdett projektek pedig becsatornázásra kerülnek az Egyetem vezetése számára. A műhelymunka folytatásaként májusban egy körül-belül 70 fős műhelymunka valósul meg, az ELTE minden intézményi és hallgatói vezetőjének részvételével, majd júniusban egy 350-400 fős, kibővített vezetői műhelymunkán kerül sor a véglegezésre. Főbb partnerek KSZK Személyes egyeztetések
Dr. Babos Jánossal a továbbiakban is folytatjuk a személyes egyeztetéseket, melynek keretein belül egyeztettünk február 29-én is. Az egyeztetés folyamán az egyik fő téma a kollégiumi napok voltak. Beszámoltam neki a haladásról a kollégiumi napok tekintetében, illetve a programbontásokat 2016. március 7-én küldöm el számára. A KolikON kapcsán egyeztettünk, miszerint a konferencia költségeiből a KSZK is kiveszi a részét a résztvevők számának függvényében. A FEKOSZ-szal kapcsolatban kifejezte együttműködési szándékát, amennyiben a szervezet szakmaiságát sikerül növelni. 2016. március 7-én egyeztettem dr. Babos Jánossal. Az egyeztetés során felkértem a Kollégiumi Hallgatói Önkormányzat vezetőjén tartandó, péntek délutáni, a törvényi változásokról szóló kerekasztalon való részvételre, amelyet vállalt, így az ELTE intézményi vezetése is képviseltetve lesz a kerekasztalon. Mivel március végéig döntést kell hozni a Felsőoktatási Kollégiumok Országos Szövetségében lévő szerepvállalásáról az intézménynek, így ezt a témát is napirendre vettem. Jánossal megállapodtunk abban, hogy a továbbiakban sem minden kollégiumunkkal lépünk be az
országos szervezetbe, viszont a jelenlétünket mindenképpen kívánjuk ott fokozni. Ezek mellett a Hallgatói Vezetők Kollégiuma rendezvényt is a tervek szerint az ELTE-n rendezzünk március 28án, de ennek nincs jelenleg kialakult programja. A rendezvény alatt pedig dr. Babos János KSZK vezető, Haraszti László FEKOSZ FB elnök, illetve Hegedűs Imre FEKOSZ elnökkel fogunk egyeztetni az elképzeléseikről. Továbbá tájékoztattam a kollégiumi napokkal kapcsolatos haladásról, a szervezés megkezdéséről, illetve arról, hogy Mihucz Bernadett elkészítette a szerződéstervezetet, amely hamarosan aláírásra kerül. 2016. február 29. – Vezetői Értekezlet
A vezetői értekezleten minden projekttel foglalkozó személy ismertette a projektje állását, amelynek keretein belül Gherdán Tamás beszámolt az informatikai projektről, Orosz Bernadett a krízishelyzetek kezeléséről, Csordás Péter a kollégiumi felmérésről, Ribling Tamás a szabályzatalkotásról, én pedig a könyvtárintegrációs, ügyintéző rendszer, illetve a 2016-os felsőéves felvételi projektekről. A projektek nagy része megnyugtató módon halad, az informatikai projektben az ADK és VUK adataira várnak, a kollégiumi felmérés március 7-én elindul, a felvételi bizottság ügyrendje pedig megszületett. Az ülésen a továbbiakban a várólista feltöltéséről, jogcím nélküli bentlakókról esett szó. Gherdán Tamás felvetése – miszerint jelentkezett hozzá egy külsős személy, kollégiumi férőhelyért – elutasításra került és külsős személyek csak abban az esetben lakhatnak bent kollégiumban, ha előtte való félévben ELTE kollégisták voltak és a központvezető – a diákbizottság véleményének figyelembevételével – engedélyezi kollégiumi tagsági jogviszonyukat. Ezek mellett hosszas vita alakult ki a várólistás felvételiről, amelynek során kiderült, hogy az előző szemeszter pályázatai nem kerültek lezárásra, így a KolHÖK tagjai valóban több olyan kérvényt láttak, amely nem volt releváns. 2016. március 7. – Vezetői Értekezlet
2016. március 7-től a két, Babos János által irányított szervezeti egység vezetői értekezletei összevonva kerülnek megtartásra. Ennek megfelelően a meghívottak köre is jelentősen kibővült, az Egyetemi Szolgáltató Központ képviselőin kívül továbbá részt vesz az értekezleteken Kiss Edina, EHÖK elnök, illetve Zaránd Péter, kancellári tanácsadó is. A vezetői értekezlet elején János tájékoztatott mindenkit a személyi változásokról, melynek keretein belül Bökönyi Eszter az Ajtósi Dürer sori Kollégiumból átkerült a Szerb utcai épületbe, az ESZK és KSZK közös titkárságának vezetőjének. Az Ajtósi Dürer sori Kollégiumban új gondnok
felvétele folyamatban van. Ezek mellett az ESZK-ban a gazdasági ügyeket továbbiakban is Salamon-Molnár Marietta és Nemes Petra fogják vinni, a KSZK-ban pedig Varga Mónika. Mónika hamarosan várhatóan átadja ezt a tisztségét, hiszen Papp Gábor vezette Műszaki Főigazgatóságra került át. dr. Babos János a második napirendi pont során beszámolt a kancellári vezetői értekezleten történtekről, melyről kettő momentumot emelt ki. Buczkó Erzsébet tájékoztatta a kancellári vezetőin résztvevőket, hogy megtörtént a számfejtés, minden ELTE alkalmazott megkapta a fizetését. Ezek mellett a kancellár tájékoztatta a jelenlévőket, hogy február 19 óta van elemi költségvetése az egyetemnek, a szervezeti egységek költségvetésének kialakítása pedig folyamatban van. A KSZK költségvetése március 6-án lett véglegezve, amelyet hamarosan várhatóan megkapunk véleményezésre. A költségvetésbe bekerültek a fejlesztési keretek is. Ezután minden főbb projektről beszámoltak a résztvevők: Ribling Tamás beszámolt arról, hogy áttekintette az egyetemi fegyelmi szabályzatot és abban nem talált olyan pontot, amely alapján külön kollégiumi fegyelmi szabályzatra szükség lehet. Így ennek függvényében a szabályzat kidolgozását nem látja indokoltnak. Orosz Bernadett beszámolt az Alumni terv haladásáról. Az általa és Ribling Tamás által kidolgozott javaslatot elküldte Pataky Csillának, aki jelenleg véleményezi az anyagot. Ezek mellett a kríziskezeléssel kapcsolatos dokumentummal is megfelelő ütemben haladnak. Gherdán Tamás az informatikai stratégia kialakításával foglalkozik főként, a szükséges adatokat begyűjtötte és várhatóan fél éven belül elkészül egy stratégia. Gál-Esztegár Zádor egy sporteszközökkel kapcsolatos felmérésbe kezdett, minden kollégiumi vezető megkapott egy excel fájlt, miszerint a saját kollégiumaikban milyen fejlesztési lehetőségek vannak. Az Egyetemi Szolgáltató Központ munkatársai is beszámoltak tevékenységükről. Kovács Kriszta, a fogyatékosügyi központ vezetője beszámolt arról, hogy 2016. február 29-én bemutatkozott a központ az Egyetemvezetői Értekezleten, elindítanak egy speciális szükségletű hallgatók karrierépítését támogató kurzust, a jeltolmács céggel a keretszerződés megkötése folyamatban van, illetve fogyatékos hallgatók számára szóló fizetős tanulásmódszertani tréning indítása áprilisban esedékes. Babos János kérdésére elmondta, hogy a speciális szükségletű hallgatók segítésére kiírt, eszközbeszerzési pályázat az Informatikai Igazgatóságnál áll. Balázs Dóra beszámolt arról, hogy a közeljövőben nyomtatott sajtó jelenik meg a Kancellária tevékenységéről, amely csak a dolgozóknak lesz elérhető, ebben lesz lehetősége a szervezeti egységeknek bemutatkoznia, a Virtuális Állásbörze offline kommunikációjával
kapcsolatban segít, illetve hamarosan elindul a kéthetente megjelenő alumni hírlevél. Farkas Ágnes elkezdte a Virtuális Állásbörze szervezését, amellyel kapcsolatban felkeresi a karokat, illetve intézeteket, hogy igyekezzenek támogatni a rendezvényt. Agárdi Kriszta a Diplomás Pályakövetési Rendszerrel kapcsolatos ÁSZ ellenőrzés anyagait készítette elő, illetve az oktatási terület finanszírozásának újratervezésével foglalkozott főként. Pataky Csilla meglátogatta mind a 13 alumni tagozat képviselőjét, az alumni alapítvány pályázataival kapcsolatos elszámolásokat végezte el, illetve az alumni regisztrációk rendszerezésébe kezdett bele. Szűcs Annamária a Questura leendő vezetője elkezdte a bélyegzők rendbetételét, illetve az átadásátvétellel foglalkozott. Báli Bernadett egy prioritási és feladatlistát kezdett el készíteni, amelyen prioritás a központ számára a két nagy hallgatói rendezvény, a Bölcsész és a Lágymányosi Eötvös Napok. Ezek mellett közös projektünk a Vajdaságban frissen alakult kollégium számára tanácsadás, illetve valamikor látogatás a kollégiumhoz személyes egyeztetésre. Marietta beszámolt az alumni pályázatokkal való haladásról, illetve arról, hogy a Harmadik Kor egyeteme nevű rendezvény kifizetésre került. Szolgáltató Központ
Az ELTE Szolgáltató Központjában történt vezetőváltás óta a szolgáltatási illetve elégedettségi felmérés lekerült a napirendről, a központ megerősítésén dolgozik dr. Babos János. Várhatóan szeptembertől megindulnak a főbb szolgáltatások, illetve munkaerő bővítésre is lehet számítani. 2016. március 7-től a Szolgáltató Központ és a Kollégiumi Szolgáltató Központ közös vezetői értekezleteket tart. 2016. március 4-én egyeztettem az Alumni alapítvány képviselőjével, az ESZK gazdasági vezetőjével illetve Babos Jánossal az együttműködési lehetőségekről és több kollégiumi rendezvényen kívánjuk az alumnit erősíteni. Egyéb egyeztetések
2016 március 1-én egyeztettem a HÖOK elnökével Gulyás Tiborral a KolikON konferenciáról. A KolHÖK meghívását nagy örömmel fogadta és vállalta plenáris előadás tartását is. A konferenciával kapcsolatban elmondta meglátásait, illetve kifejezte támogatását azzal kapcsolatban, hogy ezt hosszútávon megszervezésre kerüljön. 2016. február 25-én a Kancelláriát megkerestem a KolikON megnyitásával kapcsolatos kérdésemmel, melyet Kancellár Úr nagy örömmel vállalt, illetve tanácsadójával egyeztettem 2016.
március 1-én a konferencia részleteiről. Zaránd Péter kifejezte támogatását a megváltoztatott szerkezeti felépítéssel kapcsolatban, illetve jelezte, hogy bármilyen szervezési feladatban szívesen segít. 2016 március 1-én érkezett hozzám a megkeresés Veres Márton HÖOK határontúli ügyekért felelős elnöki megbízottól, miszerint a Vajdaságban egy új, magyarok lakta kollégium épült, melynek érdekképviseleti modelljével kapcsolatban szeretnének némi segítséget kérni. A HÖOK-ban több személy is a Kollégiumi Hallgatói Önkormányzat modelljét javasolta, majd este a Kerekes Kollégiumban Mártonnal, és a VAMADISZ (Vajdasági Magyarok Diákszervezete) elnökével egyeztettünk arról, hogy milyen segítséget várnak. A szükséges anyagokat eljuttattam számukra, átnézték az alapszabályunkat. Megállapodtunk a kölcsönös segítségnyújtásban. 2016. március 2-ra összehívásra került egy egyeztetés, amelynek a résztvevői:
FEKOSZ
HÖOK
EMMI
BME
ELTE
Az egyeztetés a HÖOK kezdeményezésére jött létre, mivel jelenleg folyó, ösztöndíjreformmal foglalkozó projektjük egy rendkívül fontos része a kollégium. A kollégiumi normatíva 2006 óta változatlan, amelynek érdekében változásokat kellene alkalmazni. Sajnálatos módon az egyeztetés sokszor siklott ki olyan irányba, amely nem szolgálta a konstruktivitást. Az ülés végén megállapodtunk abban, hogy az ülés lezárultát követően összeállítunk egy adatszolgáltatási táblázatot, melyet a kancellárok kitöltetnek és visszaküldenek az EMMI felsőoktatási államtitkárságának. A kérdőív kialakításában segítségünkre volt Duráczky Bálint, a HÖOK képviselője, aki módszertanilag a kérdőívet át fogja nézni. Várhatóan az EMMI képviselője, dr. Lacsny Márton a március 31-én megrendezendő KolikON konferencián fogja prezentálni az eredményeket. 2016 március 7-én egyeztettünk a PPK Izabella utcai épületében a Kollégiumi Hallgatói Önkormányzat tudományos területéről Borbényi Teodóra, Fekete Flóra és Csermák Attila társaságában. A tudományos élet fellendítésére, illetve a tudományos bizottság fellendítése érdekében hamarosan új koncepció fog megjelenni, melyet Attila és Teodóra együtt dolgoznak ki. 2016 március 8-án Berecz Ákossal egyeztettem a Kollégiumi Hallgatói Önkormányzat főbb sportprogramjairól, illetve a vezetőképzőn a sportos szekció tematikájáról.
2016. március 8-án meghívást kaptunk a Budapesti Gazdasági Egyetem Bagolyvár Kollégiumába, mely meghívásnak többedmagammal eleget is tettem. A rendezvény megfelelő alkalmat biztosított arra, hogy megismerjük a kollégium hallgatói vezetőit, illetve hogy egyeztessünk az intézményi vezetéssel. Bálint Imre bemutatta nekünk a kollégiumot, illetve mesélt történetéről, majd egyeztettünk a további együttműködési lehetőségekről. Úgy vélem, hogy a kollégiummal való jó kapcsolat kialakítása mind a két fél számára rendkívül sok előnnyel járhat. 2016. március 9-én a Budapesti Műszaki Egyetem Hallgatói Képviseletének (BME EHK) elnökével és kollégiumi referenssel a két egyetem közötti együttműködésekről. A két egyetem kapcsolatai kollégiumi téren a 2013-as évig rendkívül jónak voltak mondhatóak, majd a FEKOSZból való egyidejű kilépés után ezek a kapcsolatok megszakadtak, nem kerültek a továbbiakban ápolásra. Daku Dáviddal egyetértettünk abban, hogy a két egyetem összefogásával jelentős eredményeket érhetünk el. Erre első projektnek a Nagytétényi úti Kollégium felújítása során a hallgatói érdekképviseletben nyújtott kooperációt választottuk. Ezek mellett Nagy Renáta kollégiumi referens részt vesz a vezetőképzőnkön, amely kiváló alkalmat biztosít arra, hogy megismerje a rendszerünket, illetve az együttműködést a továbbiakban is erősítsük. Elkészült előterjesztések Kríziskommunikáció
Miért fontos ez? Mivel a kollégiumok az egyetem többi épületével szemben folyamatosan, megállás nélkül üzemelnek, ezért adódhatnak olyan problémák, amely esetben nincs jelen kollégiumi vezető, vagy közalkalmazott. A kollégiumban való együttlakásból gyakran adódhatnak problémák, illetve egy egy kollégista rendhagyó viselkedése, körülményei könnyedén kihathat a közösség mindennapi életére. Amennyiben szokatlan
esemény
történik,
a
hallgatók
általában legelőször a
diákbizottságokhoz vagy portaszolgálathoz fordulnak, viszont az intézmény felelőssége is rendkívül nagy ebben az esetben. Ezért fontosnak tartom, hogy a krízis esetben a kommunikációt a legjobban tudjuk kezelni, illetve mindenki felkészült legyen arra, hogy ilyen esetekben mit kell tennie. Felelősség Mivel a kollégisták minden esetben nagykorú, felnőtt emberek, ezért a felelősség az egyén szempontjából kizárólag az övék, őket kötelezni semmire sem lehet. Viszont a lakóközösség szempontjából ez a helyzet már teljesen más. Ebben az esetben az intézménynek kiemelkedő szerepe van, mivel a kollégium hívatott biztosítani mindenkinek a nyugodt lakhatási és tanulási
környezetet. Érdemes megvizsgálni, hogy mi történik abban az esetben, ha egy kollégista önmagában tesz maradandó kárt a szobájában? Milyen következményei lesznek az a szobatársára nézve? Kommunikáció Mivel az érdekképviseletet felelősnek ez esetben nem lehet nevezni, de a problémás esetek általában először hozzájuk futnak be, ezért fontos, hogy kialakítsunk egy kríziskommunikációs tervet. Ez arra hívatott, hogy a kollégiumokban történő, munkaidőn kívüli krízisesetek kommunikációja sokkal jobb legyen, illetve minden szereplő tudja, hogy az adott pillanatban kit kell értesítenie. A bizalmi viszonyok miatt először a kollégista aki értesült a krízisesetről először a diákbizottság valamely tagjához fordul, ezért az első lépcsőfok, hogy a diákbizottsági elnök, távollétében az alelnök értesüljön erről az esetről. A kommunikáció második lépcsője, hogy a helyben lévő közalkalmazott – portás, vagy ahol van helyileg nevelő -, illetve a KolHÖK elnöke értesüljön az esetről. A helyben lévő közalkalmazottnak a fő feladata, hogy értesítse a krízis esetén lévő külső szerveket – rendőrség, tűzoltóság, mentők -, míg a KolHÖK elnökének a feladata, hogy a kollégiumi illetékes vezetőket értesítse. Harmadik lépcső esetén amennyiben komoly probléma van, az egyetemvezetés értesítése a KSZK vezető feladata, míg az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat elnökét a KolHÖK elnöke értesíti, illetve a kollégiumi intézményi és hallgatói vezető szükség esetén a helyszínre mennek. Ahhoz, hogy a kommunikáció hatékonyabb legyen, érdemes átgondolni egy ügyeleti rendszer kialakítását a KSZK vezetésében. Ez a KSZK vezetőjének tehermentesítését, illetve az aktívabb kommunikációt jelentené. Ennek keretein belül ki lenne jelölve, hogy ki, melyik éjszaka hívható, mikor van ügyeletben. Ezt az ügyeleti rendet ismernék mindenhol a portások, illetve a KolHÖK elnöke. Kezelés A krízisek kezelése igen kényes feladat, amelynek alapfeltétele alapos felkészültség. Érdemes átgondolni, hogy a krízishelyzetek kezelésére oktatást kellene szervezni. A hallgatói érdekképviselők részére a KolHÖK vezetőképzőn lesznek szervezve gyakorlati feladatok, amelyek által sokkal inkább felkészült tisztségviselőkről beszélhetünk. Neptun, mint kollégiumi modul
Bevezetés, előzmények
Az Eötvös Loránd Tudományegyetemen 2012 novemberében került bevezetésre a NEPTUN. Addig az Egységes Tanulmányi Rendszer (ETR) volt az intézmény elektronikus tanulmányi ügyintéző rendszere. Az átállás során több problémás rész is volt, de 2012 végére a NEPTUN-ba került integrálásra több rendszer. A kollégiumi ügyintézés 2014. nyaráig az Egységes Kollégiumi Információs és Felvételi rendszerben, azaz az EKIF-ben működött. A rendszert Ódor Balázs Péter fejlesztette és tartotta fent az Egyetemi Kollégium megbízásából. A rendszer az országban egyedülálló volt, létrehozásakor ilyen kezdeményezés nem létezett. A NEPTUN bevezetése után viszont a kollégiumi rendszer integrációjának is megjelent elvárásként, amely hosszas tárgyalások után, a rendszer valamennyire ELTE-re szabásával 2014 nyarán az elsőéves felvételi időszak már a NEPTUN-ban került lebonyolításra. NEPTUN elérhetősége Webes A NEPTUN online felülete, a neptun.elte.hu –n ez látható. Itt véleményezhetőek a kérvények a KolHÖK tisztségviselői számára, illetve itt tekinthető meg a lakólista és a felvételi menüpont. Kliens A NEPTUN főbb beállításai itt végezhetőek el. Van teszt és éles típusa. A teszt hetente kerül törlésre, az itt elvégzett módosítások nem hatnak ki semmire. Az éles rendszerben viszont a módosítások általában nem visszavonhatóak, a hallgatók egyből kapnak róla értesítést. A kliens csak engedélyezett IP címmel rendelkező számítógépről érhető el.
Jogosultságok a NEPTUN-ban A NEPTUN-ban előre definiált jogkörrel rendelkező jogosultsági profilok vannak a kliensben, amelyeket a Tanulmányi Rendszer irodán keresztül kell kérvényezni. A jogosultságok kiosztásához az adott egyetemi polgárnak rendelkeznie kell NEPTUN kóddal és alkalmazotti státusszal, amely a qter.elte.hu –n keresztül lehet igényelni. Az igénylő a szervezeti egység vezetője lehet. A kollégiumok szempontjából releváns jogkörök NEPTUN-ban: Jogkör Kérvényszerkesztő
Általában kik kaphatják meg HÖK, KSZK
HÖK kérdőív szerkesztő
HÖK
Kollégiumi Adminisztrátor Kollégiumi gondnok Beköltöztető
HÖK, KSZK
Kollégiumi igazgató
Mit lehet vele csinálni? A kérvénysablonok szerkesztéséhez elengedhetetlen jogosultság. Lehet vele új kérvénysablont létrehozni, módosítani, törölni, illetve kérvényekhez határozatot kiküldeni. Kérdőívek létrehozása, monitorozása, levelek kiküldése. A kollégiumi beköltöztetési időszakban ezzel a jogosultsággal lehet kollégiumi tagsági jogviszonyt kiosztani.
Kollégiumi felvételi A kollégiumi felvételi az ELTE kollégiumainak évente a legnagyobb és legfontosabb projektje, amelynek ebből fakadóan minél kisebb zavarokkal kell lemennie. Ügyelni kell a feladatmegosztásra, illetve a folyamatos, jó kommunikációra a felvételit lebonyolító kettő szervezeti egység (ELTE KolHÖK és KSZK) között. A felvételinél a legnagyobb rizikó faktor egyértelműen a NEPTUN, ezért ennek a kezelésére külön, részletezve kívánok kitérni. Kérvénysablon A NEPTUN-ban a jelentkezési felület a kérvény funkció használatával érhető el. Az SDA csak az alap keretrendszert, azaz tanulmányi rendszer biztosítja a felsőoktatási intézmények számára, a kérvényeket, kérdőíveket az egyetemnek/főiskolának kell előállítania. A kérvénysablon kialakítása több felsőoktatási intézményben, illetve nálunk az ELTE-n is a hallgatói önkormányzat feladata a kollégiumi jelentkezés esetén. A kérvénysablont először a teszt NEPTUN felületen készítjük el, majd próbáljuk ki, majd ha kész, akkor az éles rendszerbe importáljuk az elkészült kérvénysablont. Amire ügyelni kell, hogy a teszt rendszert minden héten újraszinkronizálják az éles rendszerrel, így a teszten elkészült adatok vasárnap eltűnnek. A kérvénysablon elkészülte után a kliensben van lehetőség hozzárendelni dinamikus véleményezőket. Ezzel a funkcióval érhető el, hogy adott kollégiumokba jelentkező hallgatók kérvényeit az adott kollégium diákbizottsága kapja meg. Fontos funkció még a továbbiakban, hogy javításra visszaküldhető-e egy kérvény. Ebben az esetben, ha ez engedélyezve van, az érvényesítő visszatudja küldeni a kérvényt. Lehetőség van döntés, illetve vélemény indokokat rendelni a sablonokhoz. Ennek három típusa lehet, támogatom (amely esetben a kérvény teljesen rendben van), feltételesen támogatom (ebben az esetben a kérvény visszakerült javításra), nem támogatom (ezt nem használjuk véleményezői szinten.). Ha véleményezésnél az érvényesítő véleményt választ ki, akkor a Webes felvételnél megjelenik a vélemény típusa, azaz hogy támogatja-e, vagy feltételesen támogatja a kérvényt. Pontozás A kollégiumi felvétel szociális alapon történik, amelyben az adott szociális státuszokra a jelentkező pontokat kap. A NEPTUN-ban a pontozás meta segítségével történik, melynek
folyamán a kollégiumi adminisztrátor a NEPTUN kollégiumi felvételi meghírdetése során 4 különböző pontkategóriát tehet be (általában nálunk az ELTE-n a következőeket: Szociális, Tanulmányi, Sport, Közélet). A pontszámítást a KolHÖK TR referense készíti el, amelyet átküld a KSZK NEPTUN-osának, aki elhelyezi a jelentkezési időszaknál. Határozatsablon elkészítése Mivel
minden
kérvényt
határozattal
kell
lezárni,
ezért
a
NEPTUN
határozatszerkesztőjében el kell készíteni a határozat sablonokat. Ezeknek a szövegezéséről kollégiumi vezetői értekezleten szoktunk beszélni, majd a megbeszéltek alapján a KSZK NEPTUN-ért felelős tisztségviselője hozza létre. Jelentkezés meghirdetése A kollégiumi adminisztrátori jogkörrel van lehetőség meghirdetni kollégiumi felvételit, melynek során meg kell adni mettől meddig történjen a jelentkezési időszak, kik legyenek jogosultak a jelentkezésre (Elsőéves jelentkezésnél csak az elsőévesek, várólistásnál pedig azok a hallgatók, akik az adott szemeszterre nem lettek kizárva.) Majd kérvénysablont kell rendelni a jelentkezéshez, érdemes minden jelentkezéshez új kérvénysablont rendelni, mivel a leadott kérvények vegyesen, az adott kérvénysablonnál jelennek meg. A jelentkezés meghirdetése után a rendes jelentkezés végével a kollégiumi adminisztrátor beállítja, hogy a hiánypótlásban csak az addig leadott hallgatók tudjanak leadni kérvényeket, így megoldva, hogy hiánypótlási időszak alatt teljesen új jelentkezést ne lehessen megkezdeni. Véleményezés A jelentkezési időszak elkezdése után a jelentkezések folyamatosan érkeznek be a kollégiumi modulba, amelyről minden véleményező egyből e-mail-t kap. A véleményezők a webes felületen keresztül véleményezik a megadott adatokat, illetve mezőnként elláthatják véleménnyel az adott válaszokat, amely visszaküldés után megjelenik a hallgatóknak. Van lehetőség nem publikus válaszokat is hagyni, ezt csak az érvényesítők látják egymás között. Illetve van lehetőség új választ megadni, ezt abban az esetben szoktuk alkalmazni, ha valamely státuszt nem tudja megfelelően igazolni, vagy elrontotta a kereset megadását. Ez esetben a pontszámítás is ezt veszi alapul. Ponthatárhúzás
A jelentkezési időszak lezárultával a véleményezések befejezésével sor kerül a ponthatár meghúzásra, melyet a KolHÖK elnöke szokott megtenni a webes felületen keresztül, a Felvételi Bizottság döntését követően. Itt a megadott ponthatárt elérő hallgatók felvételre kerülnek. Kollégiumok közötti elosztás A kollégiumok közötti elosztást a diákbizottsági elnökök csinálják, a ponthatárhúzó felvételi bizottsági ülés után. Általában két ütemben szokott zajlani: 1. Túljelentkezéses kollégiumok A túljelentkezéses kollégiumok kiválasztják, hogy mely hallgatókat kívánják felvenni az általuk meghatározott szempontrendszer alapján, majd őket a webes felületen keresztül felveszik. Ebben az esetben a hallgatók akik nem kerültek felvételre, automatikusan a második helyes kollégiumhoz kerülnek át. Amennyiben az is túljelentkezéses, abban az esetben folyamatosan esnek tovább, amíg nem túljelentkezéseshez érnek, vagy nem maradt több kollégium. Ez általában a felvételi bizottsági ülés napján történik meg. 2. Nem túljelentkezéses kollégiumok A nem túljelentkezéses kollégiumok a felvételi bizottsági ülés napját követően ülnek össze és döntenek arról, hogy kik kerüljenek be a kollégiumokba. A szétosztás után a kollégiumi felvételi bizottság összeül és jóváhagyja általában a javaslatot, kifogás esetén pedig megtárgyalják az esetet. Határozatok kiküldése A felvételit lezárva értesíteni kell a hallgatókat a felvételi eredményről, amelynek értelmében határozatokat küldünk ki, amelyben értesítjük őket a döntésről, illetve a beköltözésről való tudnivalókról. Elutasító határozat esetén pedig tájékoztatjuk őket a fellebbezés menetéről. Fellebbezés - Kérvény elkészítése A fellebbezési kérvényt elkészítésével tudják a hallgatók jelezni fellebbezési szándékukat. Fellebbezni csak elutasított kérvény esetén szoktuk engedni, így előtte teszünk bele egy szűrést, hogy csak az elutasított hallgatók lássák a fellebbezési kérvényt. További feladatok A további kollégiumi feladatok a NEPTUN kollégiumi dokumentációjában vannak listázva, azokban nincs kooperáció a KSZK és a KolHÖK között.
Szenátus 2016. március 7-én került sor az Eötvös Loránd Tudományegyetem Szenátusának soron következő ülésére. Az ülés összehívása során nem került napirendre az előzetes kérés ellenében az EHÖK több részönkormányzatának alapszabályának tárgyalása. Mivel szerdán az EHÖK Küldöttgyűlése által minden alapszabály egyhangúlag elfogadásra került, így kérte az EHÖK elnöke szerda este a napirendre vételt, melyet Rikker Emilia kiküldött a Szenátus számára, a TTK Szervezeti és Működési Szabályzatával egyetemben. Még pénteken, a kiküldés után nem sokkal dr. Király Miklós dékán úr kifejezte nemtetszését a felvétellel kapcsolatban, majd hétfőn Juhász dékán úr csatlakozott hozzá. Az ülés előtt megnyugtató hírek érkeztek, miszerint felvételre kerülhet, a Szenátus támogatása mellett, majd az ülés elején rektor úr élt egyetértési jogával és nem engedte napirendre az alapszabályokat. Ami miatt ez jelentős problémákat okoz, hogy két részönkormányzat választási rendszere változott volna jelentős mértékben. Az ülésen az Intézményfejlesztési Terv elfogadásra került, míg a TTK Szervezeti és Működési Szabályzata dr. Mihaletzky György tartózkodása mellett ugyancsak elfogadásra került. OHÜB 2016 március 9-én került sor az Oktatásszervezési és Hallgatói Ügyek Bizottságának soron következő ülésére. Az ülésnek két napirendi pontja volt. Az első napirendi pontban tárgyalták a Lakhatási támogatásának felosztására vonatkozó javaslatot, mely korábban levélszavazásra került bocsájtásra, de mivel nem érkezett be elégséges mennyiségű szavazat, így a szavazás érvénytelen lett. Az ülésen megvolt az elégséges mandátumszám, majd egyhangúlag elfogadásra került a lakhatási támogatás felosztása, így a 2016-os gazdasági évben a lakhatási támogatás 70%-a kollégiumokra kerül fordításra.
