Ellátás és szolgáltatás MF 07.EF

DEBRECENI EGYETEM

Minőségirányítási folyamatleírás

ORVOS- ÉS EGÉSZSÉGTUDOMÁNYI CENTRUM

Egészségügyi Kar

Változtatás átvezetésére kötelezett példány:

X

nem kötelezett példány:

Példány sorszám:

Ellátás és szolgáltatás MF 07.EF

Készítette:

Hunyadi Károlyné Folyamatgazda

Átvizsgálta:

Dr. Zagyi Bertalan Minőségügyi programfelelős (MICS vezető)

Jóváhagyta:

Dr. Kalapos István Dékán Módosítások

Sorszáma 1.

Dátuma 2007.09.01.

Leírása Kar nevének aktualizálása 3.1 ; 3.2; 5.1.3.2; 5.2.3; 5.2.5; 5.8; 7 pontok aktualizálása

2.

2008.10.07.

1.,3.1.,3.2.,4.,5.,5.2.,5.2.1.,5.2.1.1.,5.2.1.3.,5.3.1.,5.3.2.,5.3.2.1., 5.3.3.,5.3.4.,5.10.

3. 4. Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 07.

Azonosító: MF 07.EF Oldalszám: 1/19

DEBRECENI EGYETEM ORVOS- ÉS EGÉSZSÉGTUDOMÁNYI CENTRUM


Egészségügyi Kar 1

Cél A DE OEC EK szervezeti egységeinél végzendő, a következőkben felsorolt tevékenységek ellátásának szabályozása: • • • • • • • • •

2

Gondnoki feladatok Beszerzés Raktározás Takarítás, rovarirtás Telepfenntartás Portai szolgálat Hulladékkezelés Bélyegzők nyilvántartása Leltárkezelés

Alkalmazási terület

2.1

A szabályozás vonatkozik a DE OEC EK mindazon szervezeti egységeire és azok munkatársaira, akik az 1. pontban megfogalmazott feladatok végrehajtásában közreműködnek.

2.2

A tevékenységet végző szervezeti egység kapcsolatrendszere: DE Gazdasági főigazgatóság (GFI) DE OEC GI DE OEC EK Gazdasági Egység - Gazdasági Egység Vezető Ellátási és szolgáltatási csop. OEC Kereskedelmi Önálló O. Gondnok

3 3.1

Hivatkozások Belső Dokumentumok DE Leltározási és leltárkészítési szabályzat DE Selejtezési Szabályzat DE Közbeszerzési eljárási szabályzat DE Tűzvédelmi szabályzat DE Egyetemi üzemeltetésben lévő gépjárművek hivatali és magáncélú, valamint a személyi tulajdonú gépjárművek hivatali és munkábajárással kapcsolatos használatáról szóló szabályzat DE Eszközök és források értékelési szabályzata MF 06. EF Finanszírozás és pénzügyi folyamatok DE Munkavédelmi Szabályzata

Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 07.




Egészségügyi Kar Kollektív Szerződés SZ 003. C DE OEC Iratkezelési szabályzata Egyéb rektori – centrumelnöki –gazdasági igazgatói rendelkezések, utasítások, belső szabályozások 3.2

Külső dokumentumok 2000. évi C. Törvény a számvitelről 2003. évi CXXIX törvény a közbeszerzésről 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat –és hatásköréről 126/1996. (VII.24.) Korm. Rendelet a központi szervek szabadkézi vétellel történő beszerzéseinek szabályozásáról és a fentiekben felsoroltak mindenkor érvényes módosításai, újabb kiadásai.

4

Meghatározások DE OEC: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum DE OEC EK: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Egészségügyi Kar DE OEC EK GE: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Egészségügyi Kar Gazdasági Egység KSZF: Központi Szolgáltatási Főigazgatóság

5

A folyamat és lépései Felelősség: A folyamatszabályozás elkészítéséért és karbantartásáért a folyamatgazda, működtetéséről az EK dékánja felelős.

5.1.

Gondnoki feladatok

5.1.1 Műszaki, szolgáltató tevékenység 5.1.1.1 A műszaki meghibásodást, javítást, egyéb műszaki tevékenységet igénylő DE OEC EK szervezeti egység munkatársai telefonon, vagy írásban („Munkaigénylő (hibabejelentő) lap”) jelzik az ellátási és szolgáltatási csoport részére. 5.1.1.2 Az ellátási és szolgáltatási csoport az ide vonatkozó jogszabályok figyelembevétele mellett megrendeli, majd elvégezteti a munkát. A munka elvégzését a gondnok, vagy a megbízottja igazolja a szolgáltatást végző munkalapjának, majd később számlájának aláírásával. Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 07.




Egészségügyi Kar 5.2

Beszerzés

5.2.1

A beszerzés fajtái

5.2.1.1 Közbeszerzés • Központosított közbeszerzés: a 168/2004. (V.25.) Kormány rendelet hatálya alá eső állami normatívának megfelelő. Országosan kiemelt termékek beszerzése. Ezen termékek szállítóit a KSZF jelöli évente, vagy az előzőleg érvényben lévő szerződés lejárta után. A megrendeléseket a Gondnokság végzi a szervezeti egységektől érkező konkrét igények alapján, vagy a raktárra történő beszerzés céljából. • Közbeszerzés: Az intézményben éves szinten a Közbeszerzési Törvényben meghatározott értékhatár feletti beszerzésekre vonatkozik, amelyek a 2003. évi CXXIX . törvény hatálya alá esnek. 5.2.1.2 A közbeszerzés hatálya alá nem tartozó beszerzések. 5.3.1

Beszerzések kezdeményezése A beszerzés kezdeményezése indulhat • Az Egészségügyi Kar szervezeti egységeitől, az egység vezetőjének aláírásával, a fedezet megjelölésével az EK Gazdasági Egység Vezetőjéhez beérkezett igény alapján. • A raktáros által, a raktári forgalom alapján összeállított igény alapján. • A Gondnokság által a Gazdasági Egység Vezetővel történt egyeztetés alapján.

5.3.2

Ajánlatkérés, szerződések, megrendelések •

A Gazdasági Egységhez beérkezett igényeket a gondnok egyezteti a gazdasági egység vezetővel. • A gondnok szükség esetén az igények alapján írásban árajánlatot kér a lehetséges szállítóktól. Az ajánlatnak tartalmaznia kell: • a termékmegnevezését • műszaki paramétereit • a beszerzendő mennyiséget • az árat • a szállítási határidőt és • a fizetési feltételeket.

• •

A beérkezett és kiértékelt árajánlatok alapján készülnek el a megrendelések. Megrendelés, árubeérkezés: A megrendelés ténye rögzítésre kerül az SAP gazdálkodási rendszer MM, illetve AM moduljában. Az áru megérkezését szintén rögzíteni kell az SAP rendszerben.





Egészségügyi Kar 5.3.2.1. A megrendelést, szerződést, az EK Gazdasági Egység vezetője, az EK Dékánja, illetve a Magyar Államkincstárhoz aláírási joggal bejelentett személyek jogosultak. 5.3.3

A beszerzés történhet: • •

5.3.4

Raktárra: A raktárra történő beszerzés folyamatát a 6.3. melléklet tartalmazza. Közvetlenül a szervezeti egységhez, melynek folyamatát a 6.3. melléklet szemlélteti.

Beszerzési módok

5.3.4.1. Eseti beszerzés: Az eseti beszerzések folyamatát a 6.4. melléklet szemlélteti 5.3.4.2 Beszerzés külföldről: A külföldről történő beszerzéssel kapcsolatos teendőket a Karról indított kezdeményezés alapján a DE OEC Kereskedelmi Önálló Osztálya bonyolítja.

5.4

Raktározás

5.4.1. DE OEC EK raktárai: • • • •

Élelmiszer raktár Anyagraktár Jegyzetraktár Bontási anyagraktár

Az EK kis értékű és nagyértékű tárgyieszköz raktárral nem rendelkezik. Ezek az eszközök a beszerzést követően azonnal a szervezeti egységekhez kerülnek kihelyezésre. Az anyagraktár elnevezés egyben takarja az összes raktározandó anyagot (irodaszer, tisztítószer stb.), úgy hogy a különféle anyagféleségek külön helyiségekben, a megfelelő szabályoknak megfelelően, kerülnek tárolásra A raktározási alaptevékenységet az 6.1. sz. melléklet: Raktározási alaptevékenység című folyamatábra mutatja be. Részletezését a következő bekezdések tartalmazzák.





Egészségügyi Kar 5.4.2. A termék átvétele: A termék átvétele beérkezésekor minőségi és mennyiségi szempontok alapján történik. Minőségi ellenőrzés: azonosítás, a csomagolás sértetlensége és a szavatossági idő ellenőrzése. Szükséges bizonyítványok meglétének ellenőrzése. Mennyiségi ellenőrzés: A raktáros, szállítólevél vagy számla alapján veszi át az árut. Mennyiségi vagy minőségi kifogás esetén jegyzőkönyvet (szállító, termék neve, az észlelt eltérés) vesz fel, melyből egy példányt a szállító is megkap. Egy példányát, a megrendelést kezdeményezőhöz küldi további intézkedés céljából. A kifogásolt árut ”Visszáru” felirattal jelöli és elkülöníti a reklamáció elintézéséig a raktáros. A postán érkezett csomagokat feladóvevényük alapján a raktáros veszi át, aki a csomag kibontása után ellenőrzi az árut a csomagban lévő szállítólevél vagy számla alapján. 5.4.3. Betárolás: A mennyiségileg és minőségileg megfelelő árut a raktáros készletre vételezi az SAP Anyaggazdálkodási moduljába (MM) „Anyagbizonylat”. Amennyiben a bevételezendő terméknek még nincs azonosítója, a DE központi cikktörzs karbantartójától cikkszámot kér az új árunak. A raktározás módja a lehetőségekhez mérten a termékekre vonatkozó előírások (hőmérséklet, páratartalom, szavatossági idő, tűzveszélyesség stb.) figyelembevételével és betartásával történik. Az áru állagmegóvásának feltétele a megfelelő helyiségben, megfelelő tartóállványzaton, illetve raklapon való tárolás. A helyes tároláshoz a raktáros vizsgálja az áru anyagát, tömegét, a csomagolásán esetlegesen feltüntetett különleges kezelési, tárolási igényeket (pl. csak állítva tárolható, hőmérsékletre való igény, kartonok egymásra helyezhetősége, lejárati idő). Ezek ismeretében, valamint a födém, illetve tartóállványok terhelhetőségét is figyelembe véve választja ki a raktáros a megfelelő tárolóhelyet – a raktáros felelős a kiválasztásért -, és egyúttal gondoskodik az áruhoz való egyszerű hozzáférésről is. 5.4.4. Selejtezés A DE OEC Egészségügyi Karán a nem megfelelő minőségű, selejt készletek feltárása, és a selejtezés végrehajtása a DE Gazdasági Főigazgatóság Selejtezési szabályzata szerint történik. 5.4.5. Személyi felszerelések nyilvántartása A DE Munkavédelmi Szabályzata és a Kollektív Szerződés az irányadó. 5.4.5.1. A kiadott személyi felszerelések, védőruhák, munkaruhák pontos személyenkénti nyilvántartása a DE OEC EK gondnokságának feladata. A nyilvántartás a B.Sz.ny. 12179.r.sz számú Munkaruha juttatási idő nyilvántartó lapon történik. A munkaruhákkal és védőruhákkal kapcsolatos minden nemű mozgás nyilvántartása is ezen a nyomtatványon történik. Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 07.




Egészségügyi Kar 5.4.5.2.Munkaruhák esetében kihordási időt a Kollektív Szerződés szabályozza, lejártakor leirattatásra kerül majd átkerül a munkavállaló tulajdonába. 5.4.5.3.A DE OEC EK Dékánja és Gazdasági Egység Vezetője a gondnokot más feladatok ellátásával is megbízhatja, ha erre sor kerül, akkor a feladat szabályozása az adott szervezeti egység minőségirányítási dokumentumaiban és/vagy a feladattal megbízott munkatárs munkaköri leírásában található.

5.4.6 Időszaki ellenőrzés, leltározás, selejtezés: 5.4.6.1. Mennyiségi ellenőrzés A raktárakban az évente egyszeri teljes körű készletfelmérést, az éves vagyonmegállapító leltározást az egyetemi Leltárellenőrzési önálló osztály támogatásával történik, leltározási szabályzat szerint. Az EK Gazdasági Egység Vezetője a készletet szúrópróbaszerűen bármikor ellenőrizheti. 5.4.6.2. Minőségi ellenőrzés/nem megfelelő áru Az ellenőrzés során nem megfelelőnek minősített terméket „Nem megfelelő áru” felirattal jelölve — és lehetőség szerint elkülönítve — tárolja a raktáros; (az üvegáru esetleges töréséről törési jegyzőkönyv készül) és azonnal értesíti a gondnokot. A gondnok a gazdasági egység vezetővel közösen meghatározza a termékkel való teendőket, és erről értesíti a raktárost. A raktárosnak a továbbiakban a gazdasági egység vezető döntése szerint kell eljárni. 5.4.6.3. Selejtezés A leltározás megkezdése előtt — ha szükséges — a selejtezéseket el kell végezni az 5.1.4-es pontban leírtak szerint. 5.4.6.4. Leltározás: A leltározás a DE Gazdasági Főigazgatósága Leltározási és leltárkészítési szabályzata alapján történik.





Egészségügyi Kar

5.4.7. Kiadás a raktárból: Lásd: 6.2. sz. melléklet: Kiadás raktárból című folyamatábra. Részletezése: • A szervezeti egység eljuttatja anyagigényét a BSZNY: B12-114/N.r.sz számú „Készlet kivételi bizonylat” –on a raktáros felé. • A raktáros felméri, hogy az igényelt anyag megtalálható-e a raktárban. Ha nem rendelkezik a megfelelő készlettel, továbbítja az igényt a gondnok felé, aki intézkedik a beszerzésről. • Megtörténik a kiadás, és annak ténye rögzítésre kerül az SAP készletgazdálkodási moduljában (MM), mellyel egyidőben az igénylő szervezeti egység kerete megterhelésre kerül a felvett készletek nyilvántartási értékével. 5.4.8. Reklamációkezelés A raktárból elszállított áru minőségi illetve mennyiségi ellenőrzése nem mindig történhet meg a kiadás előtt (egységcsomagolások stb. miatt). Amennyiben az igénylő szervezet reklamációval él az áruval kapcsolatban, úgy azt a raktáros jegyzőkönyvezi, majd a jegyzőkönyvet a hivatali út betartásával az áru gazdálkodójához, beszerzőjéhez juttatja el, aki felveszi a kapcsolatot a beszállítóval. A reklamált áru a raktár készletére nem kerül vissza, de indokolt esetben új, minőségileg, mennyiségileg megfelelő áru kiadása – a raktárossal történő szóbeli egyeztetés alapján megtörténhet újabb igénylés nélkül. 5.4.9

Kártérítés: A fellelt hiányról a leltáros eltérési kimutatást készít. A leltárfelelősnek (jelen esetben a raktárosnak) magyarázó jelentést kell írnia, melynek alapján a munkahelyi vezető lefolytatja az eljárást. Az eljárás végén, ha a raktáros felelőssége nem áll fenn, akkor a kártérítéstől eltekintenek. Amennyiben a raktáros a felelős a bekövetkezett kárért, úgy a leltáros 3 példányos Káreseti jegyzőkönyvet készít, amelyben szereplő utánpótlási áron számolt kárösszeget a raktáros csekken fizeti be, esetleg a fizetéséből kerül levonásra. A raktáros anyagi felelősségének ténye és mértéke a munkaköri leírásában és felelősségvállalási nyilatkozatban rögzítve van.

5.5

Takarítás, rovarirtás

5.5.1. A takarítási feladatokat az EK egységeinél, főállású alkalmazottak látják el. Feladatukat a munkaköri leírásukban meghatározottak alapján végzik. Velük kapcsolatban munkáltatói jogkörrel az EK Gazdasági Egység Vezetője rendelkezik. 5.5.2. Munkájukat a gondnokság által készített területi elosztás alapján végzik. Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 07.




Egészségügyi Kar

5.5.3. A takarításhoz szükséges eszközöket, illetve tisztítószereket az 5.2.5. ponban leírtak alapján havonta igénylik a Kar raktárából. 5.5.4

A DE OEC EK Dékánja, Gazdasági Egység vezetője, valamint gondnoka más feladatok ellátásával is megbízhatja a takarítókat.

5.5.5. A munkaidő letöltését, illetve a munkavégzést a DE OEC EK Dékánja, Gazdasági Egység Vezetője illetve gondnoka ellenőrizheti. A munkaidő igazoló lap alapján a Gazdasági Egység Vezető igazolja a havi letöltött munkaórákat. 5.5.6. A rovar- és rágcsálóirtást a Kar külső szolgáltatóval, szerződés alapján végezteti. 5.5.6.1. Megelőző jellegű rovar- és rágcsálóirtás kezelése: A vállakózó évente tervet készít a DE OEC EK szervezeti egységeinél végrehajtandó megelőző jellegű irtásokról, melyet a gondnokság megbízott munkatársa hagy jóvá. A terv alapján meghatározott időközönként végrehajtja az irtást, melyről munkalapot állít ki, és a feladat elvégzésekor leigazoltatja a gondnokság megbízott munkatársával. 5.5.6.2 Eseti igények alapján felmerült rovar- és rágcsálóirtás kezelése: A Kar szervezeti egységei telefonon vagy szóban jelentik be igényüket, a főiskola gondnoka felé, aki jogos igény esetén továbbítja a problémát a vállalkozónak, majd a szolgáltatást kérő szervezeti egységgel pontosítja az irtás időpontját. A megbeszélt időpontban a vállalkozó végrehajtja a rágcsáló és/vagy rovarirtást. A teljesítés tényét az igénylő szervezet munkatársa a vállalkozó munkalapján (mely tartalmazza a teljesítés idejét, a teljesítés helyét, a munka nemét, az igénylő aláírását) igazolja. 5.5.6.3. Reklamációkezelés: Nem megfelelő időben vagy módon elvégzett munkát, a szolgáltatást igénybe vevő DE OEC EK szervezeti egység szóbeli jelzése alapján a gondnokság munkatársa jelzi a vállalkozónak, és külön egyeztetett időpontban újra elvégezteti a területen az irtást. 5.5.7. A szolgáltatásról szóló számlával kapcsolatos feladatokat (keretleigazolás, kiegyenlítés, stb.) az MF 06 EF Finanszírozás és pénzügyi feladatok folyamatleírás szabályozza. 5.6.

Telepfenntartás

5.6.1. A DE OEC EK területén lévő szilárdburkolatú utak, járdák, parkolók, zöld területek tisztántartását, fenntartását minden időszakban a főiskola főállású alkalmazottai végzik. (hó eltakarítása, a csúszásmentesítés, hulladékgyűjtés, takarítás stb.) Kiadás: 3. Azonosító: MF 07.EF Kiadás dátuma: 2008. 10. 07. Oldalszám: 9/19



Egészségügyi Kar

5.6.2. Út, járda, kerítés és egyéb külső közművek, építmények javítási szükségességének megállapítása a DE OEC EK Dékánjának, Gazdasági Egység Vezetőjének, illetve az általuk megbízott munkatársak feladata, (gondnok, tűz és munkavédelmi előadó, műszaki ellenőr) A megbízott személy rendszeresen helyszíni bejárást tart saját felelősségi területén, vizsgálva az időközben keletkezett esetleges problémákat. A felmerült és megoldandó problémákról, hibákról jegyzőkönyvet készít, melyet a főiskola Dékánja és Gazdasági Egység Vezetője részére eljuttat. 5.6.3

A felmerült hibák és problémák külső szolgáltatóval történő elhárításának engedélyezése az EK Dékánjának, illetve Gazdasági Egység Vezetője hatáskörébe tartozik. Az ezzel kapcsolatos teendők elvégzése (megfelelő szolgáltató kiválasztása, a munka megrendelése, ellenőrzése, stb.) az ide vonatkozó, mindenkor érvényben lévő szabályzatok, valamint az 5.1-ben leírtak szerint történik.

5.7.

Őrzés, portai szolgálat

5.7.1. A porta szolgálati feladatokat az EK Sóstói u. 2-4 szám alatti épületeiben valamint a Bethlen G. u. 58-60. szám alatti kollégiumában főállású alkalmazottak (portások) látják el. Feladatukat és munkarendjüket a munkaköri leírásuk tartalmazza. Velük kapcsolatban munkáltatói jogkörrel a Főiskola Gazdasági Egység Vezetője rendelkezik. 5.7.2. A szolgálati beosztást havi ciklusokban, minden hónap 25-ig elkészíti a főiskola gondnoka, illetve a kollégium igazgatója. 5.7.3. A teljesítés ellenőrzése, leigazolása: A szolgálati idő letöltését, illetve a munkavégzést a DE OEC EK Dékánja, Gazdasági Egység Vezetője illetve gondnoka ellenőrizheti. A kollégium esteében e személyeken felül a kollégium igazgatója is rendelkezik ellenőrzési jogkörrel. A munkaidő igazoló lap alapján a gondnok ellenőrzi, a Gazdasági Egység Vezető pedig igazolja a havi letöltött munkaórákat. 5.8.

Hulladékkezelés

5.8.1. Vállalkozó kiválasztása, értékelése, szerződéskötés, jóváhagyás Nyíregyházán szervezett kommunális hulladék elszállítással a Városüzemeltetési Kht. Foglalkozik. A szerződés megkötéséhez kapcsolódó feladatokat a gazdasági igazgatóság munkatársai végzik, az ide vonatkozó szabályozásoknak megfelelően. A Kht-val kötött szerződés alapján a kommunális hulladék elhelyezése a Kht. feladata. Az EK nem ellenőrzi az elhelyezést.





Egészségügyi Kar

5.8.2. Kommunális hulladékgyűjtő edények beszerzése, tisztántartása A DE OEC EK területén a kommunális hulladék gyűjtése kihelyezett konténerekben, hulladékgyűjtőkben történik. A hulladékok összegyűjtésével megbízott személyek a főiskola területén a takarító személyzet és az udvari munkások, akik napi több alkalommal, illetve szükség szerint végzik a feladatukat. Költségtakarékossági szempontokból a hulladékgyűjtő edényeket az EK nem béreli, hanem saját tulajdonú edényekkel rendelkezik. Az edények tisztántartásáról, illetve fertőtlenítéséről az udvari munkások gondoskodnak. 5.8.3. Kommunális hulladékgyűjtés A gyűjtéssel megbízott takarító munkatársak az összegyűlt hulladékot műanyagzsákokba gyűjtik, majd a zsák végét összekötve a konténerekbe helyezik. A szemétgyűjtők szabvány szerinti űrtartalommal rendelkeznek. A főiskola területén kétféle méretű, 110 L-es és 1100 L-es edényekbe történik a hulladékgyűjtés. Eseti alkalmakkor, külön céllal rendelt 5 m3-es konténerbe is történhet hulladékgyűjtés, pl. őszi lombgyűjtés idején. A főiskola területén két helyen van kijelölt és kiépített hulladékgyűjtő. Az Erdősor felőli kapubejáró mellett, illetve a konyha hátsó kijárata mellett. A Kollégiumban a hátsó kijáratnál van kiépítve a hulladékgyűjtő terület. 5.8.4. Kommunális hulladék elszállítása A hulladékgyűjtők ürítését a hulladék lerakó telepre történő szállítását, szerződés alapján kiválasztott vállalkozó végzi, heti két alkalommal. A konténerek ürítése a zárt szállító járműbe az utcai szakaszon történik. A konténerek ürítése után kerül sor a hulladék elszállítására a vállalkozó telephelyére. 5.8.5. Kommunális hulladékszállítás elszámolása A hulladékszállítás elszámolás a szerződés alapján, a havonta érkező számla alapján történik, melynek jogosságát a gondnokság igazolja le. Az eseti, 5 m3-es konténerek elszállításáról szintén havonta küld elszámolást a Kht, melyet a gondnokság ellenőriz, a korábban átvett szállítólevelek alapján. 5.8.6. Reklamációkezelés, ellenőrzés: A kommunális hulladék összegyűjtésével illetve szállításával kapcsolatban beérkező reklamációt a DE OEC EK gondnokságának munkatársa kezeli, aki a problémákat írásban továbbítja a Gazdasági Egység felé, majd a Gazdasági Egység Vezetővel történt egyeztetés alapján megteszi a szükséges lépéseket.





Egészségügyi Kar

5.9

Bélyegzők kezelése DE OEC EK a területén található és használatos bélyegzőkről egységes nyilvántartással rendelkezik, melynek kezelése és karbantartása a Gondnokság tevékenységi körébe tartozik.

5.9.1. Igények fogadása, a bélyegzők biztosítása A DE OEC EK szervezeti egységei igényüket írásban jelzik a gondnokság felé, melyben megadják a kért bélyegző szövegét, formáját, mennyiséget. A beszerzési igényt szervezeti egység vezetője írja alá, melyet a DE OEC EK Gazdasági Egység Vezetőjéhez címez. Jogos és megvalósítható igény esetén megtörténik a beszerzés. 5.9.2

Bélyegzők nyilvántartása

5.9.2.1 A Bélyegző nyilvántartást a gondnokság vezeti, F 0810.C, mely tartalmazza a megrendelő szervezeti egység nevét, a bélyegző lenyomatát, a bélyegző használójának, illetve a bélyegző őrzőjének a nevét, a bélyegzőt átvevő/leadó nevét, az átvétel és használatba vétel dátumát. 5.9.2.2 A bélyegzők számlájára a gondnok rávezeti a nyilvántartásba vétel tényét és dátumát is, majd aláírja a számlát. 5.9.2.3 Az elavult bélyegzőket a gondnoknak adják át a szervezeti egységek vezetői, írásban kérve a selejtezést, megindokolva annak okát is. Selejt bélyegzők a DE OEC EK Gondnokságának páncélszekrényében vannak elhelyezve. A selejtezés a DE OEC Iratkezelési Szabályzat szerint történik, a DE OEC EK gazdasági Egység Vezetőjének engedélyezése után, a DE OEC EK selejtezési bizottsága által.

5.10 Leltárkezelői feladatok A DE OEC EK-n belül a kis- és nagyértékű tárgyi eszközök, az immateriális javak nyilvántartása a Kar Ellátási és szolgáltatási csoportjának a feladata, mely feladatát a DE Leltározási szabályzatában foglaltak szerint végzi. 5.10.1. Kis és nagy értékű tárgyi eszközök nyilvántartása 5.10.1.1. A nyilvántartásba vett kis- vagy nagy értékű tárgyi eszköz SAP Eszközgazdálkodási modulban (AM) történő darabonkénti nyilvántartása, mely tartalmazza az eszköz megnevezését, cikkszámát, típusát, gyári számát, beszerzési idejét, értékét, az alleltárak közötti mozgásokat. Kiadás: 3. Kiadás dátuma: 2008. 10. 07.




Egészségügyi Kar 5.10.1.2.Az eszköz mozgásának követhetősége, másik alleltárba történő átadáskor a gondnok által az SAP rendszerben történik, erről SAP-s „Tárgyi eszköz mozgások bizonylatai” elnevezésű bizonylat készül, amely tartalmazza az eszköz sorszámát, megnevezését, típusát, a könyvelés keltét, honnan, hová, kerül az eszköz, átadó és átvevő aláírását. 5.1.3.3. Anyagnyilvántartás Az anyagnyilvántartásra vonatkozó feladatokat az 5.2 tartalmazza.

6

Mellékletek 6.1. Raktározási alaptevékenység 6.2 Kiadás a raktárból 6.3 Beszerzés raktárra 6.4 Eseti beszerzés

7

Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító

Cím Munkaigénylő (hibabejelentő) lap

K 1040.EF

Készlet kivételi bizonylat Bszny: B12-114/N.r.sz

F 0810.C

Bélyegző nyilvántartó lap

K 0811.C

Szigorú számadású nyomtatványok raktári nyilvántartó lap

SAP rendszerben alkalm.

Megrendelés Ft-os


Tárgyi eszköz mozgások bizonylata


Anyagbizonylat (bevételi)


Anyagbizonylat (kiadási) Munkaruha juttatási idő nyilvántartó lapja



DEBRECENI EGYETEM


ORVOS- ÉS EGÉSZSÉGTUDOMÁNYI CENTRUM

Egészségügyi Kar 8

A folyamat működésére jellemző mutatók

Sorszám 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mutató megnevezése Épületek területe Szolgáltatói szerződések száma Eszközök száma Raktárkészlet értéke Raktári beszerzések értéke Kiadások száma Leltárhiány Bélyegzők száma


Mutató számítása Összes terület Db Db Ft/év Ft/év Db/év Ft/év Összes bélyegző

Számítás gyakorisága Évente Évente Évente Évente Évente Évente Évente Évente



Egészségügyi Kar 6.1. melléklet

Raktározási alaptevékenység FELADAT

Módszer

Felelős

Raktári igény

Megrendelés

Az igények beérkezése után készletellenőrzés

Áru érkezése

I.

Átvétel

Mennyiségiv.mi nőségi kifogás

Reklamáció kezelés A fontosságot,sűrgősséget figyelembevéve max. 2 hetes határidővel Igénylő értesítése tel.-on

Betárolás

Időszaki ellenőrzés

Gazdálkodó Raktáros

A kiadás napján az igény esetleges pontosításával készül el

Raktárvezető

Raktáros Könyvelő

Kiadás A lekönyvelt,végleges kiadási bizonylat alapján Az összekészített,kiadott árut a szervezeti egység szállíttatja el

Kiadás

Átvétel igénylőnél

Visszajelzés

Raktáros

Gondnok

A kiszállított áru átvétele Reklamáció ellenőrzése, Szervezeti egység kezelés visszajelzés a raktár felé gondnoka Részletezve külön

Kiadás: 1. Azonosító: MF 07.EF Kiadás dátuma: 2006. 09.01. Oldalszám: 15/19


Egészségügyi Kar

Kiadás a raktárból

6.2. melléklet FELADAT 1100

Igény

1110

Van raktáron?

Módszer

Nincs Beszerzés I.

Az igények beérkezése után készletellenőrzés

Felelős

Gazdálkodó Raktáros

Igen

1120

A fontosságot,sűrgősséget figyelembevéve max. 2 hetes határidővel Igénylő értesítése tel.-on

Beosztás

Okmányok 1130

Kiadási bizonylat továbbítása

1140

1160

A lekönyvelt,végleges kiadási bizonylat alapján Az összekészített,kiadott árut a szervezeti egység szállíttatja el

Kiadás

Átvétel igénylőnél

A kiadás napján az igény esetleges pontosításával készül el

Visszajelzés

Raktáros

Raktáros Könyvelő

Raktáros

Gondnok

A kiszállított áru átvétele Reklamáció ellenőrzése, Szervezeti egység kezelés visszajelzés a raktár felé megbízottja Részletezve külön



Egészségügyi Kar

Beszerzés

6.3. melléklet Feladat

Módszer/ Dokumentum

Start

DE OEC EK Gazdasági Egység felelőse

Raktáros/ szervezeti egység vezetője

Írásban

Igény fogadása

Igény pontosítása specifikáció

Ajánlat kiválasztása

Közbeszerzés

Ajánlatok értékelése

Levél az illetékes vezető aláírásával.

Gondnok

Szükség szerint szóban.

Gondnok

Szállítói lista alapján vagy a 2003. évi Gondnok CXXIX. Közbeszerzési Törvény előírásai, ill. a DE Közbeszerzési Szabályzata szerint. gazdasági egység vezető/bizottság Megrendelésen (SAP)

5.8.3 Megrendelés

Gondnok/Egység Vezető

Megrendelés nyomon követése

Minden rendben?

nem

Reklamáció kezelése

igen Árubeérkezés, átvétel

Raktározás

Kiadás: 1.

Szervezeti egység

Levélben vagy telefonon és a megrendelésen feljegyezve. Gondnok Szállítólevél, árubeérk.

SAP Gondnok/raktáros

5.2.Raktározás/ 6.1.melléklet

Azonosító: MF 07.EF Kiadás dátuma: 2006. 09.01. Oldalszám: 17/19


Egészségügyi Kar Bevételi bizonylat

Raktáros



Egészségügyi Kar

Eseti beszerzés

6.4. melléklet 5

Módszer/ Dokumentum

DE OEC EK Gazdasági Egység felelőse

6

Start

Levél az illetékes vezető aláírásával.

Igény fogadása

Gondnok Gondnok

Szóban vagy írásban

Igény pontosítása

Beszerzés teljesítése

Gondnok

Raktárra ? igen nem

Raktárba

Igénylő szervezet Stop

Számla alapján bevételezés (SAP) Számla alapján a raktár egy munkafolyamatban bevételezi ill. kiadásba helyezi. (SAP)

raktáros

raktáros


Ellátás és szolgáltatás MF 07.EF

Recommend Documents