Lampiran 1 Pedoman Observasi untuk MengevaluasiElemen Data Sistem Informasi Arsip padaAplikasi SIA PuskomUNP berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM Tanggal Observasi Lokasi Observasi Objek Nama Observeser
: : : :
Elemen
Sub-elemen
1. Deskripsi arsip Bagian pernyataan identitas Kode unik (identifier) (Identity Area) Judul Tanggal (start and end) Tipe (creation/ accumulation) Tingkat deskripsi (collection, file,fonds,item,series,subfond, subseries) Jumlah unit deskripsi Bagian Area)
Konteks
(
Context Nama pencipta Tempat penyimpanan Riwayat penyimpanan Sumber akuisisi atau transfer
Bagian struktur dan isi Lingkup dan isi (Content and structure Area) Informasi mengenai Penilaian, pemusnahan dan retensi Sistem penataan Penambahan Bagian yang mengatur akses Syarat-syarat pengaksesan dan penggunaan (Condition of Access and Use Area) Syarat-syarat reproduksi Bahasa dan tulisan Karakteristik fisik dan ketentuan teknis Sarana temu balik
71
Ada
Tidak ada
Bagian yang menyangkut arsip Lokasi tempat arsip asli secara keseluruhan (Allied material Area) Lokasi tempat copian/ salinan arsip Unit deskripsi terkait Catatan publikasi Bagian Catatan (Notes Area)
Catatan
Access point
Subjek akses Nama akses tempat Nama kode akses
Bagian Kontrol Deskripsi Kode deskripsi (Description Control Area) Kode Institusi Putusan Status (final,revised,draft) Rincian level (full, partial,minimal) Tanggal tercipta, revisi, penghapusan Bahasa Bahan Sumber Catatan petugas arsip Bagian Hak-hak (Rights Area)
Tindakan (delete, discover, display,disseminate,migrate, modify, replicate) Pembatasan (allow or disallow) Tanggal (start and end) Tempat (right holder) Catatan (right notes) Dasar/basis(policy,copyright,licen se,donor)
Bagian Administrasi Status publikasi (draft, published) (Administration Area) Bahasa sumber 2. Pencipta arsip Bagian identitas (Identity Tipe pencipta area) 72
Nama lembaga pencipta Nama alternatif lembaga Kode unik lembaga Bagian Deskripsi (Desccription Tanggal ada area) Riwayat Tempat Status legal Fungsi dan jabatan Mandat Struktur internal Konteks umum Bagian Relasi (Relationship Nama relasi area) Kategori relasi (hirarki, sementara,kolega, keluarga) Tanggal (start and end) Deskripsi relasi Bagian Kontrol (Control Area)
Kode deskripsi Kode institusi Batasan pengguna Status (final, revised, draft) Rincian level (full, partial, minimal) Tanggal tercipta, revisi, penghapusan Bahasa Naskah Sumber Catatan pemeliharaan
3. Lembaga pemelihara arsip Bagian identitas (Identity Kode unik Area) Nama lembaga institusi Nama lain Tipe Bagian Konteks (Context area)
Nama Kontak person Telepon Fax Email 73
Url Alamat Wilayah Negara Kode pos Catatan Bagian Deskkripsi (Description Riwayat Area) Mandat Struktur administratif Bagian Akses (Access area)
Waktu buka akses Kondisi dan syarat Tingkat kemudahan akses
Bagian Kontrol (Control area)
Kode deskripsi Kode institusi Batasan pengguna Status (final, revised, draft) Rincian level (full, partial, minimal) Tanggal tercipta, revisi, penghapusan Bahasa Naskah Sumber Catatan pemeliharaan
4. Akses arsip Kode Akses Tanggal Akuisisi Sumber akuisisi atau transfer Informasi Lokasi Donor/transfering body area Nama Kontak person Alamat Wilayah Negara Kode pos Telpon Email Bagian Administrasi (Administrative Area) 74
Tipe akuisisi Tipe sumberdaya Pencipta Riwayat Pemelihara Lingkup dan isi Informasi mengenai pemusnahan, retensi Kondisi fisik Unit penerima Status proses Prioritas proses Catatan proses
penilaian,
Rights Record Area Tindakan (delete, discover, display,disseminate,migrate, modify, replicate) Pembatasan (allow or disallow) Tanggal (start and end) Tempat (right holder) Catatan (right notes) Dasar/basis(policy,copyright,licen se,donor) Archieval Description
Deskripsi Arsip
5. Term (istilah)
Sistem klasifikasi Nama Digunakan untuk Catatan lingkup Catatan sumber Istilah luas Istilah terkait Istilah sempit
6. Function (fungsi) Bagian Identitas (Identity area)
Tipe Nama pencipta Nama lainnya Klasifikasi
Bagian Konteks (Context area)
Tanggal Deskripsi Riwayat
Bagian Kontrol (Control area)
Kode deskripsi 75
Kode institusi Batasan pengguna Status (final, revised, draft) Rincian level (full, partial, minimal) Tanggal tercipta, revisi, penghapusan Bahasa Naskah Sumber Catatan pemeliharaan 7. Fitur Import Xml dan Csv (digital object) Administrator 8. Fitur Admin Akses (Accession) 9. Fitur Manage Pemberi arsip (Donor) Penyimpanan fisik (Phisycal storage) Pemilik arsip (Right holder) Klasifikasi (Taxonomi)
76
Lampiran 2 Hasil Observasi dalam MengevaluasiElemen Data Sistem Informasi Arsip padaAplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM dengan menggunakan daftar ceklis Tanggal Observasi Lokasi Observasi Objek Nama Observeser
: 27 Maret 2015 : Kantor Puskom UNP : Aplikasi SIA Puskom : Ayu Febrina
Elemen
Sub-elemen
1.Deskripsi arsip Bagian pernyataan identitas Kode unik (identifier) (Identity Area) Judul Tanggal (start and end) Tipe (creation/ accumulation) Tingkat deskripsi (collection, file,fonds,item,series,subfond, subseries) Jumlah unit deskripsi Bagian Area)
Konteks
(
Context Nama pencipta Tempat penyimpanan Riwayat penyimpanan Sumber akuisisi atau transfer
Bagian struktur dan isi Lingkup dan isi (Content and structure Area) Informasi mengenai Penilaian, pemusnahan dan retensi Sistem penataan Penambahan Bagian yang mengatur akses Syarat-syarat pengaksesan dan penggunaan (Condition of Access and Use Area) Syarat-syarat reproduksi Bahasa dan tulisan Karakteristik fisik dan ketentuan teknis Sarana temu balik
Ada
Tidak ada
√ √ √ √
√
√ √ √ √
√
√ √ √
√
√ √ √ √
√ 77
Bagian yang menyangkut arsip Lokasi tempat arsip asli secara keseluruhan (Allied material Area) Lokasi tempat copian/ salinan arsip Unit deskripsi terkait Catatan publikasi
√
Bagian Catatan (Notes Area)
Catatan
√
Access point
Subjek akses Nama akses tempat Nama kode akses
√ √ √
√
Bagian Kontrol Deskripsi Kode deskripsi (Description Control Area) Kode Institusi Putusan Status (final,revised,draft) Rincian level (full, partial,minimal) Tanggal tercipta, revisi, penghapusan Bahasa Bahan Sumber Catatan petugas arsip
√
Bagian Hak-hak (Rights Area)
√
Tindakan (delete, discover, display,disseminate,migrate, modify, replicate) Pembatasan (allow or disallow) Tanggal (start and end) Tempat (right holder) Catatan (right notes) Dasar/basis(policy,copyright,licen se,donor)
√
√
√ √ √
√
√ √ √
√
√
√
√
√ √ √ √
Bagian Administrasi Status publikasi (draft, published) (Administration Area) Bahasa sumber
√
2.Pencipta arsip Bagian identitas (Identity Tipe pencipta area)
√ 78
Nama lembaga pencipta Nama alternatif lembaga Kode unik lembaga Bagian Deskripsi (Desccription Tanggal ada area) Riwayat Tempat Status legal Fungsi dan jabatan Mandat Struktur internal Konteks umum Bagian Relasi (Relationship Nama relasi area) Kategori relasi (hirarki, sementara,kolega, keluarga) Tanggal (start and end) Deskripsi relasi Bagian Kontrol (Control Area)
Kode deskripsi Kode institusi Batasan pengguna Status (final, revised, draft) Rincian level (full, partial, minimal) Tanggal tercipta, revisi, penghapusan Bahasa Naskah Sumber Catatan pemeliharaan
3.Lembaga pemelihara arsip Bagian identitas (Identity Kode unik Area) Nama lembaga institusi Nama lain Tipe Bagian Konteks (Context area)
√
√ √
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
√ √ √ √ √ √ √ √ √
√
√ √ √ √
√
√ √ √ √
Nama Kontak person Telepon Fax Email 79
√ √ √ √ √ √
Url Alamat Wilayah Negara Kode pos Catatan Bagian Deskkripsi (Description Riwayat Area) Mandat Struktur administratif
√
Bagian Akses (Access area)
Waktu buka akses Kondisi dan syarat Tingkat kemudahan akses
√ √ √
Bagian Kontrol (Control area)
Kode deskripsi Kode institusi Batasan pengguna Status (final, revised, draft) Rincian level (full, partial, minimal) Tanggal tercipta, revisi, penghapusan Bahasa Naskah Sumber Catatan pemeliharaan
√ √ √ √ √
√ √
√ √ √ √ √
4.Akses arsip Kode Akses Tanggal Akuisisi Sumber akuisisi atau transfer Informasi Lokasi
√
√
√ √
Donor/transfering body area
√ √ √ √ √ √ √ √
Nama Kontak person Alamat Wilayah Negara Kode pos Telpon Email Bagian Administrasi (Administrative Area) 80
Tipe akuisisi Tipe sumberdaya Pencipta Riwayat Pemelihara Lingkup dan isi Informasi mengenai pemusnahan, retensi Kondisi fisik Unit penerima Status proses Prioritas proses Catatan proses
√ √
√
√
√
√
penilaian,
√ √ √ √ √
Rights Record Area
√
Tindakan (delete, discover, display,disseminate,migrate, modify, replicate) Pembatasan (allow or disallow) Tanggal (start and end) Tempat (right holder) Catatan (right notes) Dasar/basis(policy,copyright,licen se,donor)
√
Archieval Description
Deskripsi Arsip
√
5.Term (istilah)
Sistem klasifikasi Nama Digunakan untuk Catatan lingkup Catatan sumber Istilah luas Istilah terkait Istilah sempit
√
Tipe Nama pencipta Nama lainnya Klasifikasi
√ √
Bagian Konteks (Context area)
Tanggal Deskripsi Riwayat
√
Bagian Kontrol (Control area)
Kode deskripsi
6.Function (fungsi) Bagian Identitas (Identity area)
√ √ √ √
√ √ √ √ √ √ √
√ √ √ √ √ 81
Kode institusi Batasan pengguna Status (final, revised, draft) Rincian level (full, partial, minimal) Tanggal tercipta, revisi, penghapusan Bahasa Naskah Sumber Catatan pemeliharaan 7.Fitur Import (digital Xml dan Csv object) Administrator 8.Fitur Admin Akses (Accession) 9.Fitur Manage Pemberi arsip (Donor) Penyimpanan fisik (Phisycal storage) Pemilik arsip (Right holder) Klasifikasi (Taxonomi)
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
√ √ √ √
√
82
