Elektronické odosielanie výplatných pások Od verzie 11.50 pribudla v programe Olymp možnosť hromadného odosielania zaheslovaných výplatných pások na e-maily jednotlivých pracovníkov. V evidencii Personalistika po vstupe cez Oprav na záložke Osobné údaje môžete označiť voľbu Výpl. pásky emailom.
Po označení tejto voľby je potrebné zadať Heslo, ktoré bude používať zamestnanec pri otváraní výplatných pások. Heslo musí obsahovať minimálne 6 znakov a maximálne 15 znakov, z toho minimálne jednu číslicu a minimálne jedno písmeno. Program rozlišuje pri zadaní hesla veľké a malé písmená.
Zadané heslo si môže mzdár kedykoľvek zobraziť k nahliadnutiu cez tlačidlo Zobraz, alebo zmeniť cez tlačidlo Zmeň. V políčku E-mail je potrebné zadať e-mail, na ktorý bude zamestnancovi výplatná páska odoslaná.
Strana 1 z 5
Zamestnancov, ktorí majú zadané v Personalistike odosielanie výplatných pások E-mailom, je možné označiť v evidencii Personalistika alebo Výpočet miezd na Panely nástrojov cez ikonu - Spôsob doručenia výpl. pásky – Elektronickou formou. Takéto označovanie využijete pri samotnom odosielaní výplatných pások v tlačovom formulári.
Ako odoslať výplatnú pásku na mail zamestnanca? Aby bolo možné odoslať výplatnú pásku mailom, je potrebné, aby mal aspoň jeden zamestnanec označené v Personalistike na Osobných údajoch Výplatné pásky e-mailom. Pri výbere akejkoľvek výplatnej pásky sa v tlačovom formulári naľavo od OK zobrazí nové tlačidlo Odoslať e-mailom. Po stlačení tlačidla Odoslať e-mailom sa zobrazí formulár Odosielanie výplatných pások e-mailom s Predmetom „Výplatná páska [OBDOBIE]“ (s obdobím, za ktoré je výplatná páska spracovaná) a tiež s Textom e-mailu. Po kliknutí do textu emailu je možné zmeniť cez Uprav šablónu pôvodnú šablónu a uložiť ju – Ulož šablónu, alebo nastaviť preddefinovaný text programom Pôvodná šablóna.
Strana 2 z 5
Ešte pred samotným odoslaním výplatných pások je možné zobraziť zoznam zamestnancov podľa spôsobu doručenia výplatných pások (elektronickou formou alebo listinnou formou).
Po stlačení tlačidla Pošli budú automaticky odoslané výplatné pásky na maily zamestnancov a zobrazí sa okno s možnosťou zobraziť zoznam zamestnancov, ktorým boli výplatné pásky odoslané e-mailom. Tiež je možné zobraziť výplatné pásky ostatných zamestnancov v listinnej forme. Cez tlačidlo Označiť zamestnancov je možné označiť zamestnancov vo Výpočte miezd, ktorým neboli výplatné pásky odoslané e-mailom.
Ak by vo Výpočte miezd po stlačení tejto voľby už boli označení niektorí zamestnanci, program Vás upozorní, či má zrušiť aktuálne označenie. Po stlačení voľby Áno, budú označení pracovníci z aktuálneho výberu, ktorým nebola zaslaná výplatná páska emailom. Po stlačení voľby Nie sa k už existujúcim označeným zamestnancom z aktuálneho výberu označia aj zamestnanci, ktorým nebola zaslaná výplatná páska e-mailom.
Strana 3 z 5
Ak by ani jeden zo zamestnancov, ktorým chcete odoslať výplatnú pásku na mail, nemal v Personalistike – Osobné údaje označené Výplatné pásky e-mailom, program by Vás po potvrdení tlačidla Pošli upozornil nasledujúcou hláškou.
Ako pripojiť k odosielaným výplatným páskam elektronický podpis? Cez Firma – Nastavenie je možné na záložke Nastavenia označiť voľbu Elektronický podpis k dokumentom odosielaným e-mailom. Cez F7 si vyberiete umiestnenie súboru s elektronickým podpisom (súbor je potrebné vytvoriť vo formáte „pfx“) a zadáte Heslo, ktorým je elektronický podpis zaheslovaný.
Ak by ste Heslo nezadali v Užívateľských nastaveniach, program by Vás pri odosielaní výplatnej pásky na mail upozornil na potrebu zadania hesla k elektronickému podpisu.
Strana 4 z 5
Bez zadania správneho hesla nie je možné odoslať výplatné pásky na mail. Po zadaní správneho hesla budú zamestnancom odoslané výplatné pásky overené elektronickým podpisom, čo uvidia zamestnanci po otvorení výplatnej pásky.
V prípade, že máte zakúpenú licenciu Profesionál a máte zadané prístupy pre viacerých užívateľov (Firma – Užívatelia), môže mať každý užívateľ nastavený vlastný elektronický podpis k dokumentom odosielaným e-mailom, aj s Heslom.
Automatické elektronické odosielanie výplatných pások je podporované cez Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express a Microsoft live mail. Pre odosielanie výplatných pások e-mailom je potrebné, aby Outlook resp. Microsoft live mail bol nastavený ako predvolený program pre odosielanie e-mailov. Strana 5 z 5
