Ekonomicko - archivní porada vedoucích oddělení SOA v Třeboni ZÁPIS
MÍSTO:
DNE: 20.09.2016
Badatelna SOkA Č. Budějovice
PORADU SVOLAL
PhDr. Václav Rameš
TYP PORADY
Ekonomicko - archivní porada
ZAPISOVATEL
Ing. Klaudia Caklová
KONTROLA ZÁPISU
PhDr. Václav Rameš, Ing. Zdenka Šotová
ÚČASTNÍCI
PhDr. Václav Rameš, Ing. Zdenka Šotová, PaedDr. Laděna Plucarová, Ing. Alena Kajanová, Ing. Klaudia Caklová, Mgr. Markéta Hrdličková, Mgr. Jakub Kaiseršat, Ing. Martin Hankovec, Mgr. Eliška Hospasková, Mgr. Hana Železná, Ing. Alena Daňková, PhDr. Daniel Kovář, PhDr. Jolande Minářová, PhDr. Helena Hálová, Mgr. Jindřiška Mošanská, Mgr. Lucie Potužníková, Bc. Jana Lískovcová, Dana Povolná, Hana Pelcová Omluveni: Mgr. Karel Matuška
Program: I. II.
Ekonomické záležitosti Archivní záležitosti
Témata programu: Referující: Ing. Zdenka Šotová,
Ekonomické záležitosti
I)
Ing. Klaudia Caklová
ÚVOD: -
PaedDr. Laděna Plucarová: Zahájení porady a přivítání všech přítomných. EKONOMICKÉ ZÁLEŽITOSTI: Ing. Zdenka Šotová:
SDĚLENÍ
1.) Hospodaření 2016 - informovala o průběžném čerpání finančních prostředků - požádala o doplnění a upřesnění finančních částek pro jednotlivé položky /energie odhadem dle roku 2015, dosud neprovedené revize do konce roku 2016, atd./ - tabulky doručit paní Pavle Bílkové co nejdříve 2.) Revize – dodržovat evidenci revizí, průběžná kontrola - všechny kopie revizních zpráv posílat na centrálu do Třeboně 3.) Plán oprav pro rok 2017 - v nejbližší době budou rozeslány tabulky oprav – plán požadavků na stavební úpravy a opravy nemovitostí a jejich vybavení 4.) Rozpočet 2017 - budou rozeslány nové tabulky pro rok 2017 /pro SOkA/, nutno u jednotlivých položek zdůvodňovat do komentářů, SOA předkládají požadavky MTZ
1
- mimořádné situace se řeší operativně Žádosti, požadavky o navýšení rozpočtů – všechny výdaje pečlivě sledovat, aby nedocházelo ke zbytečným výdajům /výtka MV ČR/, žádosti o navýšení rozpočtu posílat pouze jednou měsíčně. 5.) Spisový a skartační řád - požádala, aby návrhy a připomínky ke změnám SSŘ byly zpracovány a předány paní Vonkové do 15. 10. 2016. Požadavky budou následně předány Mgr. Matuškovi ke zpracování. 6.) Intranet - vnitřní kontrola aktuálnosti interních aktů řízení, nutná aktualizace všech oblastí /archivních, ekonomických, státní služba apod./. Připravit seznamy předpisů, které je nutno změnit, připravit aktuální znění nařízení, kontaktů, obecných informací. Samotné změny na intranetu proběhnou až na základě Nařízení, či Pokynu ředitele; připomínky či návrhy na změny posílat k rukám interní auditorky, či ředitelek odborů 7.) Výběrová řízení – veřejné zakázky - upozornila na dodržování zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákaz diskriminace. V souvislosti s oslovováním firem na vypracování cenových nabídek, obměňovat výběr dodavatelů, atd. Kontrola VŘ je jednou z nesledovanějších oblastí ze strany kontrolních orgánů. - kontrola MV – poradce náměstka pro kontrolu VŘ /stavební technik/ 8.) Hlášení spotřeby elektrické energie a zemního plynu - zdůraznila, že doplnění hodnot do tabulek spotřeby jsou důležitým ukazatelem hospodaření každého ze středisek. Nejde jen o to, hodnoty do tabulek vpisovat, ale také vyhodnotit pro své středisko závěr: úspora / překročení spotřeby ve srovnání s loňským rokem apod. /uvedené hodnoty pod tabulkou – předchozí období/ a aktuálně na situaci reagovat 9.) Korespondence - opětovně zdůraznila, že při doručování vnitřní pošty využíváme přednostně služeb kurýrů a pro poštovní služby nově zřízené zákaznické kartičky – slevy poštovného. Doporučená korespondence v obzvlášť důležitých případech /je na zvážení každého vedoucího/. Děkuje p. Martině Vonkové za rychlé vyřízení této agendy. 10.) Požadavek pro IT oddělení - obsah videokazet přehrát na jiná, vhodná média, např. DVD nosiče - zveřejnit čísla služebních mobilních kontaktů na webové stránce archivu 11.) Nákup archiválií - v případě, že některé ze středisek uvažuje ještě v letošním roce o zakoupení archiválií, je nutné poslat požadavky v co možná nejkratší době Závěrem Ing. Šotová oznámila plánované akce: SOkA České Budějovice – probíhá řešení situace ohledně dodávek elektrické energie a vše co s uvedenou tématikou souvisí /včetně dodavatele/ SOkA Český Krumlov – probíhá zpracování projektové studie na depozitář v nových prostorách /navrácení prostor Regionálním muzeem a prostor garáží/. SOA Třeboň - Stavební úpravy objektů Areálu bývalého kláštera Augustiniánů v Třeboni – 3. etapa /předpokládaný začátek realizace stavby – říjen 2016/. Seznámila přítomné s předběžným, předpokládaným omezením co se týká parkování vozidel – vjezdu na nádvoří kláštera. Všechny podrobnosti budou upřesněny včas, z průběhu realizace stavby dle situace. SOkA Jindřichův Hradec – probíhají jednání s ÚZSVM a MV ČR o pronájmu nebytových prostor, Pravdova ulice, JH, objekt v majetku ministerstva zemědělství /využití prostorů pro depozitáře/.
2
Ing. Klaudia Caklová: 1.) Požádala vedoucí všech oddělení, aby do 15. 10. 2016 doručili aktualizované seznamy řidičů referentů. 2.) Požádala, aby podklady k hlášení odpadu doručili na e-mail. adresu: klaudia.caklova@ceskearchivy do konce roku, resp. nejpozději do 10. 1 .2017. 3.) Požadavky na MTZ na 2017 – zaslat do 31. 10. 2016 DISKUZE: Zdigitalizování videokazet Ing. M. Hankovec – předložit požadavek digitalizační komisi ke schválení /doručit se seznamem, téma-obsah konkrétní kazety/ Ing. Alena Daňková – doporučuje kazety s materiálem Sborník měst a obcí – některé kazety již přehrány bývalým kolegou ing. Kučerou. ZÁVĚR: Všechny okresní archivy vytvoří seznam materiálů na videokazetách a do konce října doručí seznamy ke zpracování do Třeboně. Zveřejnění mobilních kontaktů zaměstnanců na webové stránce archivu Seznam mobilních kontaktů doručí Ing. Hankovcovi Ing. Caklová. Nákup archiválií SOkA Písek – odhadem 3 500,- Kč SOkA Tábor – plán nákup fotografií /čekají na zpracování nabídky/ SOkA J. Hradec – nákup pečetidla od JH Muzea /nabídku doručí nejpozději 26. - 27. 9. 2016/ Ing. A. Daňková – aktualizace kamerového systému. Zjistit možnosti upgrade, resp. nákup nového SW. V druhém případě předložit nabídku /vše ve spolupráci s p. Plchem/. Mgr. E. Hospasková – otázka dezinfekce archivního materiálu a spolupráce s MZA v Brně? Odpověděl PhDr. Rameš – předloží uvedené téma na poradě ředitelů archivů. Se závěrem budeme obeznámení. Ing. Hankovec – poprosil o možnost účasti na jednání v průběhu stavebních prací na 3. etapě kláštera /úložiště, IT záležitosti/. - PC rozdělování, upřesnění kompetencí PhDr. V. Rameš – Firma bude vycházet z PD, která byla zpracována na základě podkladů předložených ing. Hankovcem. Mají možnost se účastnit všech kontrolních dnů a konzultací. Požadavky na VT předkládají vedoucí pracovníci za svá oddělení správcům IT (správci rovněž průběžně monitorují a vyhodnocují stav a předkládají návrhy za oddělení), kteří sestaví požadavky do tabulky a předkládají ji ke společnému schválení ekonomicko-provoznímu odboru. Předkladatel musí být natolik informován, aby věděl, v jakém stavu se technika nachází, jak je využívána, a který požadavek má větší prioritu. Požadavky se vykrývají postupně dle volných finančních prostředků na základě konzultace předkladatele a ředitelky ekonomicko-provozního odboru. Konečný návrh schvaluje ředitel SOA v Třeboni. -
- Opětovně připomněl, že máme dva odbory: vedoucí archivních oddělení jsou metodicky řízeni ředitelkou archivního odboru. Záležitosti ekonomicko-provozního charakteru se musí řešit pouze v rámci odboru ekonomicko-provozního. Požádal o dodržování pravidla, prolínání kompetencí nebude tolerováno. Každá ředitelka bude odpovědná za svůj odbor a nebude zasahovat do problematiky, která jí nepřísluší.
ZÁVĚRY ÚKOLY
ODPOVĚDNÁ OSOBA
TERMÍN DOKONČENÍ
Tabulky – čerpání finančních prostředků /paní P. Bílkové/
Vedoucí SOkA
ihned
Plán oprav 2017, rozpočet 2017
Vedoucí SOA a SOkA
31. 10. 2017
3
Předložit požadavky ke Spisovému a skartačnímu řádu /paní M. Vonkové/
Vedoucí SOA a SOkA
Intranet – aktualizovat interní akty - návrhy
Vedoucí SOA a SOkA
ihned
Požadavky na přehrání videokazet
Vedoucí SOA a SOkA
31. 10. 2016
Přehrání videokazet na jiná média
Ing. Hankovec
Po doručení požadavků
Kontakty mobilních telefonů
Ing. Hankovec
ihned
Nákup archiválií – upřesnit finanční částky
Vedoucí oddělení
27. 9. 2016
Seznamy řidičů referentů 2017
Vedoucí oddělení
15. 10. 2016
Hlášení odpadů 2016
Vedoucí oddělení
10. 1. 2017
ZAPSAL(A)
Ing. Klaudia Caklová,
DOPLNĚNÍ PROVEDL(A)
Ing. Zdenka Šotová,
SCHVÁLIL(A)
PhDr. Václav Rameš
15. 10. 2016
Témata programu: II)
Zápis Poradu svolal Typ porady Zapisovatel Kontrola zápisu Účastníci
Archivní
Referující: PaedDr. Laděna
záležitosti
Plucarová
ARCHIVNÍ PORADA Dne 20. září 2016 Č.j.: SOAT - 1636/2016 ředitelka archivního odboru metodicko-provozně-informační Plucarová
Místo: SOkA Č.Budějovice, badatelna
Daňková Alena, Hálová Helena, Hankovec Martin, Hospasková Eliška, Hrdličková Markéta, Kaiseršat Jakub, Kajanová Alena, Kovář Daniel, Lískovcová Jana, Minářová Jolande, Mošanská Jindřiška, Potužníková Lucie, Železná Hana, Rameš Václav, Plucarová Laděna omluven: Matuška Karel
Program: I. Informace ředitele II. Informace k plánu 2017 III. Informace k výkazu za rok 2016 IV. Hodnocení a plán vzdělávání státních zaměstnanců V. Archivní problematika – různé, aktuální záležitosti Témata programu: I. Informace ředitele Referující: Rameš - dle přání ředitele veškerá sdělení a poznámky zařadí ke konkrétním bodům Sdělení Informovanost Závěry Odpovědná osoba Termín dokončení Úkoly nevyplynuly
4
Témata programu: II. Informace k plánu na rok 2017 Referující: Plucarová, Rameš - dosavadní formuláře na plány z předchozích let se osvědčily, i v roce 2017 použijeme tentýž Sdělení - při koncipování plánu prioritně věnovat pozornost zařazení pořádacích a inventarizačních prací, výhradně se věnovat kmenovým fondům, fondům uživatelsky velmi frekventovaným a dokončení rozpracovaných pořádacích prací - zařazovat takové pořádací práce, které lze zvládat a dokončit, plán bude těsně navázán na hodnocení státního zaměstnance Koordinace plánovacích prací, návaznost plánu a hodnocení Závěry Odpovědná osoba Termín dokončení Úkoly Plucarová do 25. 11. 2016 1.rozeslat formuláře plánu na r. 2017 všichni do konce r. 2016 2. konzultovat pořádací práce Témata programu: III. Informace k k výkazu za rok 2016 Referující: Plucarová, Rameš - výkazy za jednotlivá oddělení a SOkA stále zůstávají důležitým dokladem o činnosti příslušné Sdělení organizační jednotky, stále se z nich čerpá, navrženo je tedy zpracovávat jako v předchozích letech - z výkazů vycházející výroční zpráva je však velmi rozsáhlá, (za rok 2015 více než 90 stran), snahy ji zestručnit, stále však platí pokyny k podobě výroční zpráv z OAS MV, inspirace v domácích i zahraničních archivních institucích Výkazy důležitým hodnotícím dokladem Závěry Odpovědná osoba Termín dokončení Úkoly 1. rozeslat formuláře výkazu Plucarová do 25.11. 2016 2. zjistit možnosti zestručnění Plucarová do 20.11. 2016 Témata programu: IV. Hodnocení a plán vzdělávání státních zaměstnanců Referující:Plucarová, Rameš - hodnocení státních zaměstnanců tradičně musí být vyhotoveno do konce března 2017 – nutné Sdělení mu věnovat zásadní pozornost, zkonkretizovat úkoly, velmi těsně propojeno s výkazem a plánováním - plán vzdělávání státních zaměstnanců – také na rok 2017 bude muset být zpracován, velká pozornost plánování a vymezení akcí a jejich dokumentaci Státní zaměstnanci – hodnocení a plán důležitým nástrojem při komplexním posuzování aktivit Závěry pracovníka, motivační prostředek Odpovědná osoba Termín dokončení Úkoly 1. koordinace všech prací kolem Plucarová 1-3/ 2017 hodnocení 2. koordinace plánování vzdělávání Plucarová 3-5/2017 Témata programu: V. Archivní problematika Sdělení
Referující: Plucarová, Rameš, Hankovec
- představena Mgr. Hrdličková – od 1. 9. 2016 pověřena řízením oddělení správy fondů a sbírek Třeboň - při rozdělení výkonu funkce ředitelky archivního odboru a současně také vedoucí oddělení Třeboň vymezeny kompetence vedoucí (Hrdličková) a ředitelky archivního odboru (Plucarová), kompetence ředitelky spočívají ve výkonu prací a agend, které probíhají napříč celým SOA, budou všem rozeslány - knihvazačská soutěžní přehlídka a výstavy Krása knižních vazeb – zhodnocen dosavadní průběh (7 výstav, celkem 12 855 návštěvníků, osmá v Jihlavě listopad-prosinec 2016), obrovský propagační přínos pro SOA Třeboň, vše zajišťuje SOkA ČB a zejména dr. Kolda - Mezinárodní den archivů 2016 – všem zapojeným díky za práce s organizováním a
5
koncipováním, úžasné zviditelnění a propagace jihočeských archivů - práce koncepčních skupin vytvořených OAS MV – již na zač. roku 2016 nominováni tito zástupci SOA Třeboň do těchto tematických skupin: - základní pojmy, provenienční a pertinenční princip – Kovář - vlastnický vztah k archiváliím – Plucarová - personál. zabezpečení archivů, věda a výzkum – Rameš - předarchivní péče, výběr archiválií výkon spisové služby- Matuška - digitalizace, digitální archivnictví – Hankovec - vymezení a pořádání archivních souborů – Kolda - ochrana archiválií – Kajanová - evidence archivních souborů, AKP – Kaiseršat - zpřístupňování archiválií – Kaiseršat - kontroly a sankce - Matuška skupiny pracují pro účely vypracování podkladů pro tvorbu nového archivního zákona a pro zpracování Koncepce archivnictví do r. 2025 s výhledem do r. 2035, jednání skupin probíhala v květnu-červnu 2016, v průběhu prázdnin a intenzivně v září 2016, do konce září musí být texty odevzdány OAS MV - práce koncepční skupiny SOA Třeboň –kopíruje většinu tematických skupin z celostátní úrovně, pracují v ní stejní členové, schůzka 29.6. 2016 v Třeboni, poté práce na odborných textech, 29.7. práce ukončena, text Koncepce jihočeského archivnictví dopracován 5.8. a odeslán na OAS MV, dle slov p. ředitele velmi oceněn -charakteristika pracovníků SOA na webu – do konce měsíce října zpracovat, ihned zkraje měsíce rozeslány instrukce k tvorbě těchto výstižných info - tabulky – správcovství fondů a pořádání rozeslané p. ředitelem – jednotlivá oddělení a SOKA potíže s vyplňováním, zodpovězeny dotazy - tradiční konference pracovníků jihočeských archivů – již X. konference se bude konat v Třeboni na přelomu 11-12/2016, termín bude co nejrychleji dohodnut, mohou začít práce na programu - pořádací program ELZA – kol. Hankovec podal zprávu o programu i o své práci v projektu TAČR věnujícímu se vývoji, na podzim se bude v Praze konat konference a seminář k této věci, program nebude zcela určitě na zač. roku k dispozici tak, aby byl užíván, stále se vyvíjí, stále mnoho problémů, pořádání a inventarizace tak zůstávají do r. 2017 při starém (program BACH a stará pravidla) - aktuální body zaslané e-mailem jednotlivými odděleními a SOkA – některé vyřešeny ihned, jiné zodpovězeny: -oddělení správy fondů a sbírek Třeboň- dotaz na elektronickou databázi a přidělování ID – systém rozběhlý od 2015, běží, funguje, dále příjem archiválií od původců a nebezpečí jeho kontaminace – odděl. péče o fyzický stav musí zpracovat návrh stručného návodu - oddělení správy fondů a sbírek Č.Krumlov – reversy- musí mít přiděleno č.j., zhotoveny 3x (1x si nechá oddělení nebo SOkA, 1x pošle druhé straně a zůstane s materiálem, 1x pošle druhé straně a ta jej podepsaný vrátí zpět), problematika pořádání schwarzenberských fondů – konzultace bude dohodnuta a proběhne v Třeboni - SOkA Č. Budějovice – ochrana osobních údajů, předkládání soudních spisů – námět na zvláštní metodickou poradu, názvosloví archivních fondů – také sólo metodická porada -SOkA Č. Krumlov- digitalizace pobytových přihlášek – dotaz zodp. kol. Kaiseršat, diskutována problematika zachovalosti, nezpracovanosti a zpřístupnění těchto dokumentů, různý stav v různých archivech, náročné na přípravu i zpracování metadat, v říjnu bude zasedat digitalizační komise, i zde možné diskutovat - SOKA J.Hradec- nový depozitář v tzv. Bílém domě v JH- stav připomněl p. ředitel už v ekonomické části porady, pořádání – stále po staru, uložení listin v krabicích – z prostorových důvodů zatím nemožné, e-spis – konzultace s odděl. metodiky -SOkA Písek – kontroly výkonu spisové služby- dotaz na odděl. metodiky, drzost některých badatelů – řešeno podobné i v Třeboni, výběrová řízení – ne vždy probíhá komunikace TřeboňSOkA (viz oprava schodiště v Čížové) - SOkA Prachatice – půjčování soudních spisů – námět na sólo metodickou poradu - SOKA Strakonice- problematika osobních údajů v dokumentech – viz sólo porada, sjednocení postupu práce badatelen – v plánu na 2017, pořádání fondů NV – námět na zvlášt. schůzku zpracovatelů -SOkA Tábor – předání filmů do NFA znovu oslovit a dojednat, kazety VHS- navrhují je digitalizovat – zjistit možnosti realizace
6
-závěr porady Aktuální informace, konzultace společných problémů, metodika archivní práce koordinace společných činností Odpovědná osoba Termín dokončení Úkoly Plucarová do 1. 10. 2016 1.rozeslat kompetence ředitelky archiv.odb. Kajanová do konce 10/ 2016 2. návrh stručného návodu na provádění stěrů na nově přejímaném materiálu všichni,koordinace Pl do konce 10/2016 3. profesní charakteristiky na web SOA Plucarová+org. tým do 10.10. termín 4.X.konference pracovníků jihoč. archivů konání Plucarová+Hospasková do konce 10/2016 5. konzultace k pořádání schwarzenb. fondů na SOA Č. Krumlov Plucarová+Swiderová v průběhu 10/2016 6.konzultace k e-spisu – SOkA JH Plucarová+Kolda v průběhu10-11/2016 7.konzultace zpracovatelů fondů národních výborů Plucarová+Kolda do konce 11/2016 8.ostatní náměty na metodické konzultace –na rok 2017 - plán Závěry
Zapsal(a) Doplnění provedl(a) Schválil(a)
Plucarová 27. 9. a 3.10. 2016
Plucarová
7
