Eindrapport raadsonderzoek Overdracht exploitatie Stadsschouwburg. Gemeente Middelburg

Eindrapport raadsonderzoek Overdracht exploitatie Stadsschouwburg Gemeente Middelburg

Onderzoekscommissie ‘Overdracht exploitatie Stadsschouwburg’: De heer M. Kavșitli De heer M.J.J.M. Meijs De heer M. Overbeeke (voorzitter) Mevrouw J.A. Sandee De heer W.P. Steketee De heer R.H. van Eijkelenburg De heer A.L. van ’t Westeinde (plaatsvervangend voorzitter) Ondersteuning onderzoekscommissie: De heer E.T. Israël (griffier) De heer A. Rijpert (plaatsvervangend griffier) Onderzoekers: Mevrouw C.E.A. Gerards LLM MSc De heer drs. B. Geurts De heer dr. J. Loots Mevrouw drs. B.L. Mooren (projectleider) Datum: 23-05-2013

Eindrapport raadsonderzoek Middelburg / Overdracht exploitatie Stadsschouwburg

Inhoudsopgave 1 Samenvatting

1

1.1 / Onderzoeksverantwoording

1

1.2 / Bevindingen

4

2 Beantwoording onderzoeksvragen

4

2.1 / Invalshoek 1: Besluitvormings- en onderhandelingsproces

7

2.2 / Invalshoek 2: Kwaliteit van de sturing op SSM/TEZ

9

2.3 / Invalshoek 3: Kwaliteit van de informatie(voorziening) en rolinvulling raad

Feitenreconstructie

11

14

1 Subsidierelatie gemeente-SSM

15

1.1 / Kaders subsidiebeleid

15

1.2 / Structuur SSM en TEZ

19

1.3 / Gemeentelijke organisatie subsidierelatie SSM/TEZ

20

1.4 / Subsidieafspraken gemeente met SS(C)M

22

1.5 / Verloop subsidierelatie (tot en met halfjaarcijfers 2006-2007)

24

1.6 / Plannen nieuwbouw en verbouw

28

1.7 / Verloop subsidierelatie tot aan bestuurlijk overleg (2010)

30

1.8 / Samenvatting financiële ontwikkeling SSM

42

1.9 / Beëindiging subsidierelatie

43

2 Overdracht exploitatie

45

2.1 / Eerste contacten met Theater BV

46

2.2 / Start onderhandelingen overname exploitatie Stadsschouwburg Middelburg

48

2.3 / Proces en onderdelen onderhandelingen

51

2.4 / Intentieovereenkomst

59

2.5 / Verklaring van overdracht en vereffening

63

2.6 / Open eindes overeenkomst

69

Bijlagen

70

Bijlage 1. Tijdlijn

71

Bijlage 2. Onderzoeksvragen

72

Bijlage 3. Geraadpleegde bronnen

74

Bijlage 4. Oriënterende gesprekken en interviews

76

Bijlage 5. Afkortingen

78

Bijlage 6. Onderzoeksprotocol

79



1 Samenvatting 1.1 / Onderzoeksverantwoording Aanleiding In juni 2012 heeft de gemeenteraad van Middelburg besloten een onderzoek in te stellen naar de overdracht van de exploitatie van de schouwburg.1 Het betreft een onderzoek op basis van artikel 155a van de Gemeentewet. Aanleiding voor het initiatiefvoorstel is het voorstel van het college over de vereffening van de SSM/TEZ, waarin het college de raad vraagt in te stemmen met de consequenties van de vereffening van de SSM/TEZ en de daarvoor benodigde middelen (787.490 euro) beschikbaar te stellen.2 Het vormt voor de raad de aanleiding een onderzoek in te stellen naar de besluitvormingsprocessen die vooraf gingen aan de overdracht van de schouwburgexploitatie. Op 7 september 2012 wordt een onderzoekscommissie geïnstalleerd die acht vragen meekrijgt die richting geven aan het onderzoek (zie hierna).3

Onderzoekscommissie De onderzoekscommissie bestaat uit de raadsleden de heer Kavșitli (PvdA), mevrouw Sandee-Maljaars (CDA), de heer Steketee (LPM), de heer Meijs (VVD), de heer Van ’t Westeinde (GroenLinks), de heer Overbeeke (namens SGP, ChristenUnie en Duurzaam Rood) en de heer Van Eijkelenburg (D66). De onderzoekscommissie wordt ondersteund door de griffer, de heer Israël en de plaatsvervangend griffier de heer Rijpert. De onderzoekscommissie is ondersteund door onderzoeksbureau Necker van Naem.

Doel, focus en onderzoeksvragen De onderzoekscommissie heeft een plan van aanpak vastgesteld en daarin een tweeledig doel geformuleerd: / /

antwoord geven op de verschillende onderzoeksvragen; lessen voor de toekomst.

Het plan van aanpak is op 19 november 2012 door de raad vastgesteld.4 Diezelfde raadsvergadering is het benodigde krediet beschikbaar gesteld. Uit het plan wordt duidelijk dat de onderzoeksperiode in de tijd is begrensd en loopt van 1 januari 2006 tot aan de maand mei van het jaar 2012. 5

1

Initiatiefvoorstel GL-SGP ‘Raadsonderzoek exploitatie Stadsschouwburg’, d.d. 14 juni 2012, aangenomen in d.d. 26 juni 2012.

2

Raadsvoorstel Vereffening TEZ/SSM/SBMG, 29 mei 2012.

3

Instellingsbesluit commissie raadsonderzoek overdracht exploitatie Stadsschouwburg, d.d. 7 september 2012.

4

Raadsvoorstel ‘Plan van aanpak raadsonderzoek overdracht exploitatie Stadsschouwburg’, d.d. 15 november 2012, vastgesteld d.d. 19 november 2012. 5

Raadsvoorstel ‘Plan van aanpak raadsonderzoek overdracht exploitatie Stadsschouwburg’, d.d. 15 november 2012, vastgesteld d.d. 19 november 2012.


1

De onderzoeksvragen zoals die door de gemeenteraad zijn geformuleerd, zijn door de onderzoeksommissie ondergebracht in drie invalshoeken:

Invalshoek 1: Besluitvormings- en onderhandelingsproces /

/

/

/

De liquidatie van de SSM/TEZ is het sluitstuk van een serie besluiten die ertoe heeft geleid dat de TEZ werd opgeheven. Bij de opheffing van de TEZ was sprake van een tekort, waarbij onderscheid kan worden gemaakt in tekorten die al ontstaan zijn voordat besloten werd tot overdracht en kosten die gemaakt moesten worden in verband met de overdracht van het theater. Het gaat hier derhalve om een bedrag van € 787.490 minus € 231.000 minus € 92.000 = € 464.490. Met betrekking tot deze kosten kan men globaal de volgende kostensoorten onderscheiden: i. overdracht aan inventaris om niet (€ 108.000) N.B. de inventaris van de Mythe is tegen boekwaarde overgedragen aan de gemeente Goes; ii. een vergoeding van afgerond € 82.000 voor overwerk, gratificaties en niet opgenomen verlof; iii. extra kosten in verband met het aantrekken van een interim-directeur. Uit de overlegde stukken blijkt dit een bedrag van ruim € 86.000 euro te zijn; iv. kosten van overgang van ABP ad € 73.000; v. extra administratiekosten, tegoedbonnen en dergelijke. Hoe kan het ontstaan van deze kosten en het voor rekening nemen van de gemeente ervan worden verklaard? Had, voor zover het college op de hoogte was van de kosten voor de interim-directeur c.q. het daarmee heeft ingestemd, het inhuren van deze interim-directeur op basis van het budgetrecht moeten uitmonden in een separaat voorstel aan de raad? De inzet van het college was aanvankelijk een samenwerking tussen de TEZ en Theater BV, later is de situatie veranderd naar een situatie waarin niet langer sprake was van samenwerking, maar van overdracht van de exploitatie van SSM/TEZ naar Theater BV. Welke rol heeft het college gespeeld in deze escalatie? Het college heeft een actieve rol gespeeld in het bij elkaar brengen van partijen die de Music Hall zouden moeten exploiteren. Welke relatie is er tussen het tot stand komen van een overeenkomst voor de exploitatie van de Music Hall en het tot stand komen van de overeenkomst tot exploitatie van de schouwburg?

Invalshoek 2: Kwaliteit van de sturing op SSM/TEZ / /

In hoeverre heeft het bestuur van de gemeente in voldoende mate toezicht gehouden op de financiën van de door haar gesubsidieerde instelling? De liquidatie van SSM/TEZ is het sluitstuk van een serie besluiten die ertoe heeft geleid dat de TEZ werd opgeheven. Bij de opheffing van de TEZ was sprake van een tekort, waarbij onderscheid kan worden gemaakt in tekorten die al ontstaan zijn voordat besloten werd tot overdracht en kosten die gemaakt moesten worden in verband met de overdracht van het theater. Ten aanzien van het eerste gaat het om een bedrag van € 231.000 en € 92.000. Hoe kan (het ontstaan van) dit tekort verklaard worden?


2

Invalshoek 3: Kwaliteit van de informatie(voorziening) en rolinvulling raad /

/

Voor de kosten die gemaakt moesten worden na het besluit tot overdracht, kan de vraag worden gesteld of deze kosten werkelijk voor rekening van de gemeente dienden te komen. In hoeverre waren deze kosten onvermijdelijk en in hoeverre was het college op de hoogte van deze te maken kosten? Had de raad daar een besluit over moeten nemen c.q. daar eerder over geïnformeerd moeten worden? In hoeverre was de raad voldoende geïnformeerd om een afgewogen oordeel te vellen over de lening die hij eerder besloot te verstrekken aan SSM/TEZ?

Uitvoering van het onderzoek Nadat op 9 januari 2012 een informatiebijeenkomst voor betrokkenen heeft plaatsgevonden, hebben de onderzoekers in de periode januari tot en met maart 2013 oriënterende gesprekken gevoerd en documenten geanalyseerd. In april 2013 is een groot aantal interviews gehouden door leden van de onderzoekscommissie en de onderzoekers van Necker van Naem. Een overzicht van geïnterviewden is opgenomen in bijlage 3. Er is gesproken met betrokkenen vanuit de ambtelijke organisatie, (oud-)bestuurders, betrokkenen vanuit SSM/TEZ en Schouwburg Middelburg BV6. De focus in de documentanalyse lag op de dossiers betreffende de subsidierelatie tussen de gemeente en SSM/TEZ en op de gevoerde onderhandelingen die ertoe hebben geleid dat de subsidierelatie met SSM/ TEZ werd stopgezet. Richtinggevend hierbij was de gegeven begrenzing in de onderzoeksperiode. Omdat de onderzoekers aangaande bepaalde aspecten in het onderzochte dossier ook de voorgeschiedenis in ogenschouw hebben genomen, heeft de onderzoekscommissie voortdurend oog gehad voor de positie van de heer Van ’t Westeinde in de commissie. De heer Van ’t Westeinde was bestuurlijk verantwoordelijk voor het schouwburgdossier tot aan 2005. Nadrukkelijk is stil gestaan bij de vraag of op enig moment mogelijk sprake zou kunnen zijn van een situatie waarin een lid van de commissie zijn eigen handelen moet beoordelen. Gelet op de onderzoeksvragen en hetgeen in de voorliggende rapportage beschreven is, is de commissie van mening dat die situatie zich niet heeft voorgedaan. De commissie was unaniem in haar oordeel dat het lidmaatschap van de heer Van ’t Westeinde niet bezwaarlijk was voor het onderzoeksproces, noch voor de oordeelsvorming. De onderzoekscommissie dankt de ambtelijke organisatie voor het aanleveren van documenten en dankt alle personen met wie is gesproken, zowel binnen de gemeente Middelburg als daarbuiten, voor hun medewerking. Op basis van de bevindingen uit de dossierstudie en interviews heeft de onderzoekscommissie een conceptonderzoeksrapport opgesteld. Op 10 april 2013 heeft de onderzoekscommissie het conceptonderzoeksrapport besproken en vastgesteld. In week 17 en 18 is de ambtelijke organisatie in de gelegenheid gesteld om de rapportage te controleren op feitelijke juistheid. Op 14 mei 2013 heeft de onderzoekscommissie het eindrapport vastgesteld.

6

Schouwburg Middelburg BV is de BV die is opgericht om de schouwburg van Middelburg te exploiteren. In eerste instantie is sprake van een overdracht van de exploitatie van de Stadsschouwburg aan Theater BV. Uiteindelijk richt de eigenaar hiervoor de aparte BV Schouwburg Middelburg BV op. In de rapportage wordt afhankelijk van het moment in de onderzoeksperiode naar de feitelijk juiste BV verwezen.


3

Leeswijzer Het rapport biedt na de onderzoeksverantwoording de bevindingen. Daarna volgt in het tweede hoofdstuk een beantwoording van de onderzoeksvragen. De feitenreconstructie geeft een beschrijving van de gebeurtenissen. De onderzoekscommissie heeft hierbij twee elementen onderscheiden: / /

de subsidierelatie gemeente – SSM/TEZ; de overdracht van de exploitatie naar Schouwburg Middelburg BV.

1.2 / Bevindingen Op 1 juli 2011 komen de gemeente Middelburg en Schouwburg Middelburg BV overeen dat de exploitatie van de schouwburg Middelburg wordt overgedragen van de Stichting Schouwburg Middelburg/Theater Exploitatie Zeeland (SSM/TEZ) aan Schouwburg Middelburg BV. De liquidatie van de SSM/TEZ is het sluitstuk van een aantal besluiten. Omdat er exploitatietekorten waren ontstaan voorafgaand aan de overdracht en omdat de vereffening van de stichting kosten met zich mee brengt, is de overdracht gepaard gegaan met een door de gemeente Middelburg op te brengen som van 787.490 euro. Het onderhavige onderzoek leidt tot een aantal bevindingen over de ontstane exploitatietekorten, het besluitvormings- en onderhandelingsproces en de kwaliteit van de verstrekte informatie aan de raad: /

Sturing op SSM/TEZ Conform de gemeentelijke subsidieverordening lag de verantwoordelijkheid voor een sluitende exploitatie en het toezicht op de bedrijfsvoering en de financiën bij het bestuur van SSM/TEZ. Gezien de hoogte van de subsidie en het publieke belang van (continuïteit) van het cultuuraanbod, was het geboden geweest dat het college actiever had gestuurd op meerjareninzicht in geboekte en te voorziene resultaten. Vanaf 2006-2007 worden er meermaals waarschuwingen afgegeven over de financiële situatie van SSM/TEZ. Binnen de vigerende subsidieverordening waren er mogelijkheden om te kunnen sturen op beter inzicht in en grip op de financiële situatie van de schouwburg. Die mogelijkheden zijn ten onrechte niet benut.

/

Inzicht in financiële problemen SSM/TEZ − De constructie met de SSM/TEZ bracht een samenvoeging van de verschillende begrotingen van de theaters uit Goes en Middelburg met zich mee, een constructie waardoor behoud van het zicht op de exploitatie van de schouwburg in Middelburg complex was. Voor college en organisatie had dat reden temeer moeten zijn kritisch door te vragen over de besteding van verleende subsidiegelden en de financiële situatie bij de Middelburgse Schouwburg. Dat het tot begin 2010 heeft geduurd alvorens het college deugdelijk cijfermatig inzicht had in de ernst van de situatie, mag de ambtelijk en bestuurlijk verantwoordelijken binnen de gemeente Middelburg worden verweten. Een oorzaak voor het feit dat het lang duurde alvorens er inzicht bestond in de financiële situatie bij SSM/TEZ, is gelegen in het feit dat binnen de gemeentelijke organisatie er niet regulier en periodiek toezicht werd gehouden vanuit de afdeling planning & control. In de inrichting van de ambtelijke organisatie is dit ook niet geborgd, de verantwoordelijkheid voor de subsidierelatie was en is belegd binnen de beleidsinhoudelijke lijn. − Daarnaast constateert de onderzoekscommissie dat er een relatie heeft kunnen ontstaan en voortbestaan tussen SSM/TEZ en de gemeente, waarin de ambities met betrekking tot cultuur in de stad de overhand hadden op sturing op de middelen die beschikbaar waren om die ambities te kunnen financieren. Die ambities kwamen samen in de wens een nieuw theater te


4

bouwen. De aandacht die uitging naar het nieuwe theater heeft er toe bijgedragen dat zowel ambtenaren, bestuurders als politici zich lieten afleiden van de aandacht die nodig was voor de bestaande subsidierelatie met de SSM/TEZ. /

Koppeling dossiers In deze planvormingsfase besluit het college op een bepaald moment de exploitatie van het nieuwe theater te koppelen aan de exploitatie van de Music Hall op het ZEP. Als in de loop van 2010 duidelijk wordt hoe de situatie bij SSM/TEZ er voor staat, wordt de exploitatie van de huidige schouwburg verknoopt aan deze beide dossiers (exploitatie nieuwe theater en Music Hall). Als het bestuur van SSM/TEZ te kennen geeft geen rol meer te willen spelen, wordt het streven wordt om de exploitatie van de schouwburg per 1 juli 2011 over te dragen aan Schouwburg Middelburg BV.

/

Afweging alternatieven De koppeling van dossiers is de enige oplossingsroute waar door het college op wordt ingezet. Er worden begin 2010 geen alternatieve scenario’s opgesteld en tegen elkaar afgewogen, noch wordt een inschatting gemaakt van de kosten van verschillende scenario’s. Het college legt geen alternatieve scenario’s voor aan de gemeenteraad. Op het moment dat het college de gemeenteraad in 2011 informeert over de samenwerking met Theater BV en de opheffing van SSM/TEZ, zijn andere oplossingen niet meer mogelijk.

/

Perspectief op kosten vereffening De gedachte is dat de verknoping van de dossiers de kans vergroot op een passende oplossing. Anticiperend op het vooruitzicht van jaarlijks in te boeken voordelen (verlaging subsidiebedrag voor de exploitatie van de schouwburg) en gunstige effecten ten gevolge van exploitatie van de Music Hall voor de bedrijvigheid op het ZEP en daaruit voortkomende inkomsten voor de gemeente, accepteert het college de kosten die gemaakt moeten worden voor de liquidatie van de SSM/TEZ. De koppeling van de verschillende dossiers heeft er toe geleid dat de hoogte van de vereffeningskosten van relatief beperkt belang is voor het college. Vanuit het perspectief van de raad wordt de raad in mei 2012 onverwacht geconfronteerd met – in hun perspectief – hoge vereffeningskosten.

/

Uitwerking vereffening Het college laat de uitwerking van de ontvlechting van de SSM/TEZ en van de vereffening grotendeels over aan de interim-directeur van de TEZ. Op onderdelen heeft de gemeente onderhandeld met Theater BV over de uitwerking van de vereffening. Het college heeft er echter niet voor gekozen om, uit oogpunt van directe sturing op de te maken kosten, in dit proces een proactieve rol te vervullen. Het college accepteert dat de gemeente een rekening gepresenteerd zal krijgen voor de vereffening, en maakt deze keuze reeds bij het aangaan van de definitieve overeenkomst met Schouwburg Middelburg BV (in juli 2011). Dit gebeurt klaarblijkelijk vanuit de opvatting dat kosten onvermijdelijk zijn en dat die kosten ook (deels) als investeringskosten zijn te beschouwen. Namelijk als een investering in een efficiëntere exploitatie van de schouwburg (jaarlijks inverdieneffect) en een investering in het ZEP en daarmee in de (inkomsten van de) gemeente.

/

Besluitvormingsproces Door de gevoelde noodzaak om per 1 juli 2011 de exploitatie van de huidige schouwburg over te dragen, komt er bovendien veel druk op het proces en ontstaat er haast. Dit gaat ten koste van een transparant besluitvormingsproces. In combinatie met de koppeling van dossiers, zorgt de tijdsdruk er voor dat de raad niet op de juiste manier in de gelegenheid wordt gesteld zijn kaderstellende en


5

controlerende rol naar behoren te vervullen. Daardoor ontstaan bij college en raad verschillende perspectieven op de oorzaken van en oplossingen voor de exploitatietekorten bij SSM/TEZ. Het in de zomer van 2010 genomen raadsbesluit om geen eenmalige subsidie te verlenen maar een achtergestelde lening te verstrekken is illustratief voor deze verschillende perspectieven. Dat de raad dit besluit nam, vindt waarschijnlijk goeddeels haar verklaring in het feit dat de raad te lang onwetend is geweest van het feit dat het college op dat moment al afstand had genomen van een leidende rol voor SSM/TEZ in de exploitatie van de schouwburg en het exploitatiedossier schouwburg had verbonden aan de exploitatie van de Music Hall. Doordat het college de raad hierover niet tijdig heeft geïnformeerd kan de raad de besluitvorming over de eenmalige bijdrage niet vanuit het juiste perspectief beoordelen. Een gezonde financiële positie van de SSM/TEZ is op dat moment immers niet meer alleen van belang in het licht van de continuïteit van SSM/TEZ, maar ook in het licht van een onderhandelingspositie met Theater BV over een eventuele overname van de exploitatie van de schouwburg. Handelen gemeenteraad Daarnaast is, naar de mening van de onderzoekscommissie, in het onderzochte dossier ook de raad ten aanzien van een aantal aspecten tekort geschoten: /

/

Hoewel de subsidieverlening aan de schouwburg een bevoegdheid van het college van B&W is, heeft de raad geen eisen gesteld aan de (verantwoordings)informatie die hij ontving over de (financiële) situatie bij de schouwburg. Het financiële risico en het maatschappelijk belang van het cultuuraanbod in de stad hadden voor de raad aanleiding moeten zijn de exploitatie van de schouwburg te agenderen en aan te dringen op inzicht in de financiële situatie, bijbehorende risico’s en beheersmaatregelen. Het feit dat een aantal dossiers is verknoopt en de wetenschap dat die bestuurlijke handelswijze reeds eerder was toegepast, had de raad alert moeten maken op risico’s. Het gaat dan om risico’s op een onvoldoende transparant procesverloop en risico’s op beperkt inzicht in de verschillende motieven van belang voor het besluitvormingsproces.

Tot slot constateert de onderzoekscommissie dat het onderhandelingsproces heeft geleid tot een aantal open eindes (zie ook paragraaf 2.6). Zo is er op het moment van verschijnen van dit rapport bijvoorbeeld nog altijd geen exploitatieovereenkomst tussen de gemeente en Schouwburg Middelburg BV. De commissie beveelt de raad dan ook aan het college te vragen een overzicht te bieden van alle open eindes en afspraken die nog uitgewerkt moeten worden.


6

2 Beantwoording onderzoeksvragen 2.1 / Invalshoek 1: Besluitvormings- en onderhandelingsproces Vraag 1 De liquidatie van de SSM/TEZ is het sluitstuk van een serie besluiten die ertoe heeft geleid dat de TEZ werd opgeheven. Bij de opheffing van TEZ was sprake van een tekort, waarbij onderscheid kan worden gemaakt in tekorten die al ontstaan zijn voordat besloten werd tot overdracht en kosten die gemaakt moesten worden in verband met de overdracht van het theater. Het gaat hier derhalve om een bedrag van € 787.490 minus € 231.000 minus € 92.000 = € 464.490. Met betrekking tot deze kosten kan men globaal de volgende kostensoorten onderscheiden: / / / / /

overdracht aan inventaris om niet (€ 108.000) N.B. de inventaris van de Mythe is tegen boekwaarde overgedragen aan de gemeente Goes; een vergoeding van afgerond € 82.000 voor overwerk, gratificaties en niet opgenomen verlof; extra kosten in verband met het aantrekken van een interim-directeur. Uit de overlegde stukken blijkt dit een bedrag van ruim € 86.000 euro te zijn; kosten van overgang van ABP ad € 73.000; extra administratiekosten, tegoedbonnen en dergelijke.

Hoe kan het ontstaan van deze kosten en het voor rekening nemen van de gemeente ervan worden verklaard? Dat een liquidatie met kosten gepaard gaat is onvermijdelijk. De hoogte ervan hangt af van de vereffening die moet plaatsvinden en hangt deels ook af van het onderhandelingsresultaat tussen de gemeente en Theater BV voorafgaand daaraan. Geconcludeerd moet worden dat de gemaakte kosten te verklaren zijn (als gevolg van het proces, dan wel uitkomst van afspraken) en de omvang ervan herleidbaar is (de berekening ervan onderbouwd kan worden). In de definitieve overeenkomst is opgenomen dat de gemeente de kosten voor de vereffening voor haar rekening neemt. De overeenkomst laat ruimte om in de ontvlechting over een aantal zaken nog te onderhandelen. Het college laat de uitwerking van de ontvlechting van de TEZ (en de vereffening die daar de uitkomst van is) grotendeels over aan de interim-directeur van de TEZ. De interim-directeur, in dienst van de TEZ, is degene die namens de TEZ de ontvlechting van de SSM/TEZ uitvoert en afspraken maakt met Schouwburg Middelburg BV over onder meer het reorganisatieplan. De interim-directeur handelt hierbij primair vanuit het belang van de werknemers van SSM/TEZ, een verantwoordelijkheid die de gemeente overigens altijd sterk heeft gevoeld en bepleit. Het college heeft de keuze gemaakt de verantwoordelijkheid en uitvoering van de ontvlechting grotendeels bij de TEZ te leggen en daar een beperkte rol in te vervullen. De invloed die de gemeente uitoefent op de uitkomsten (de financiële en juridische verplichtingen en afspraken die met Schouwburg Middelburg BV zijn gemaakt) is daardoor beperkt geweest. De vereffening is in mei 2012 gereed.

Vraag 2 Het college heeft een actieve rol gespeeld in het bij elkaar brengen van partijen die de Music Hall zouden moeten exploiteren. Welke relatie is er tussen het tot stand komen van een overeenkomst voor de exploitatie van de Music Hall en het tot stand komen van de overeenkomst tot exploitatie van de schouwburg?


7

Het college heeft ervoor gekozen een aantal dossiers te koppelen; aanvankelijk de exploitatie van de nieuwbouw van het theater en de exploitatie van de Music Hall op het ZEP, en op het moment dat bij het college en de ambtelijke organisatie de financiële problemen bij de SSM/TEZ duidelijk worden, wordt ook de exploitatie van de schouwburg door SSM/TEZ onderdeel van de koppeling. In de (intentie)overeenkomst die de gemeente en Schouwburg Middelburg BV sluiten, zijn deze drie dossiers dan ook expliciet verbonden. In het vooruitzicht van jaarlijks in te boeken voordelen (verlaging subsidiebedrag voor de exploitatie van de schouwburg) en gunstige effecten ten gevolge van exploitatie van de Music Hall voor de bedrijvigheid op het ZEP en daaruit voortkomende inkomsten voor de gemeente, accepteert het college de kosten die gemaakt moeten worden voor de liquidatie van de SSM/TEZ. Door de koppeling van verschillende dossiers wordt de hoogte van de te maken vereffeningskosten, en de vraag voor wiens rekening die kosten komen, in relatieve zin van minder grote betekenis. In die koppeling ligt ook voor een belangrijk deel de verklaring dat het college de keuze maakt om beperkt betrokken te zijn in het liquidatieproces van de SSM/TEZ. De kosten waren voor het college klaarblijkelijk in een bepaald opzicht investeringskosten: een investering in een efficiëntere exploitatie van de schouwburg (jaarlijks inverdieneffect) en een investering in het ZEP en daarmee in de (inkomsten van de) gemeente. Het college heeft nadrukkelijk en weloverwogen een relatie gelegd tussen het bij elkaar brengen van de exploitant die de Music Hall gaat exploiteren en de oplossing die gevonden is voor de exploitatie van de schouwburg. Als gevolg van deze verknoping worden alternatieven welhaast ondenkbaar: de exploitatie van de Music Hall wordt immers voorwaarde voor de exploitatie van zowel de toekomstige als de huidige schouwburg. Deze gang van zaken vindt zijn bevestiging in het feit dat er geen alternatieve scenario’s zijn onderzocht of afgewogen voor de exploitatie van de Music Hall, het nieuwe theater en de schouwburg. Net zomin heeft de gemeente hierover gesprekken gevoerd met andere potentiële ondernemers.

Vraag 3 Had, voor zover het college op de hoogte was van de kosten voor de interim-directeur c.q. het daarmee heeft ingestemd, het inhuren van deze interim-directeur op basis van het budgetrecht moeten uitmonden in een separaat voorstel aan de raad? Eén van de onderdelen van de uiteindelijke vereffening betreft de kosten voor de interim-directeur van de TEZ, die in het najaar van 2010 in dienst is getreden van de TEZ. Uit de verslagen van de besprekingen tussen SSM/TEZ en de gemeente blijkt dat er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over de inzet van deze interim-directeur noch over de dekking van de kosten van de interim-directeur. In mei 2011 laat het college SSM/TEZ weten dat een voorstel over de afwikkeling van alle te maken kosten van de vereffening en overname door Theater BV aan de gemeenteraad zal worden voorgelegd, inclusief de kosten van de interim-directeur. Tegelijkertijd worden, onder druk van het college, de kosten omlaag gebracht tot onder de Balkenende-norm. Zonder dat hier een formeel besluit aan ten grondslag ligt, maakt het college op dat moment dus de keuze om de kosten voor de interim-directeur niet op dat moment voor haar rekening te willen nemen, maar onderdeel te laten zijn van de vereffening. Inherent aan die keuze is dat er door de gemeente (noch door het college, noch door de raad) een besluit wordt genomen over (de hoogte van) de kosten voor de interim-directeur. De kosten voor het inhuren van een interim-directeur zijn op dat moment immers nog onderdeel van de exploitatie van SSM/TEZ en de hoogte van het bedrag dat de gemeente hier uiteindelijk voor zal betalen, is afhankelijk van de uiteindelijke vereffening (die op dat moment nog niet bekend is).


8

Het relevante punt is niet de kostenpost van de interim-directeur en het feit dat deze kosten in de loop van het proces door het college worden opgenomen als onderdeel van de vereffeningskosten. Het wezenlijke punt waar deze vraag aan raakt is dat de raad onvoldoende is geïnformeerd door het college over de gevolgen van de gesloten (intentie)overeenkomst met betrekking tot de door de gemeente te maken kosten voor de liquidatie van de SSM/TEZ (waar de kosten voor de interim-directeur dus onderdeel van zijn geworden). Het college had op basis van de bij wet verplichte actieve informatieplicht de raad moeten meenemen in de afweging om de drie dossiers te verbinden en de consequenties ervan.

Vraag 4 De inzet van het college was aanvankelijk een samenwerking tussen TEZ en Theater BV, later is de situatie veranderd naar een situatie waarin niet langer sprake was van samenwerking, maar van overdracht van de exploitatie van SSM/TEZ naar Theater BV. Welke rol heeft het college gespeeld in deze escalatie? Nadat in 2010 tekorten worden geconstateerd en de gesprekken tussen de gemeente en SSM/TEZ worden geïntensiveerd, wordt ook gesproken over mogelijke samenwerking tussen SSM/TEZ en Theater BV. Aanvankelijk is de intentie van het college om de TEZ vanuit zijn programma-inhoudelijke expertise een rol te laten vervullen. Voor de zomer van 2010 vinden er gesprekken plaats tussen het college en SSM/TEZ over verschillende vormen van samenwerking tussen SSM/TEZ en Theater BV. Er liggen verschillende modellen op tafel. De gemeente laat het in eerste instantie aan SSM/TEZ over om de modellen uit te werken, maar geeft aan bereid te zijn na te denken over de kosten voor onderzoek naar de waarde van de horeca. Dit onderzoek is echter nooit uitgevoerd en na de zomer confronteert het college SSM/TEZ met een intentieovereenkomst tussen de gemeente en Theater BV. SSM/TEZ staat vanaf de eerste contacten met Theater BV gereserveerd tegenover samenwerking. SSM/TEZ heeft bovendien van begin af aan het standpunt dat exploitatie en programmering in één hand dienen te zijn. Dat daar niet voor wordt gekozen is uiteindelijk voor de TEZ de directe aanleiding te verzoeken van haar taken en verantwoordelijkheden te worden ontheven en de exploitatie per 1 juli 2011 over te dragen aan Schouwburg Middelburg BV.

2.2 / Invalshoek 2: Kwaliteit van de sturing op SSM/TEZ Vraag 5 In hoeverre heeft het bestuur van de gemeente in voldoende mate toezicht gehouden op de financiën van de door haar gesubsidieerde instelling? Met de invoering van budgetsubsidiering, in 2007, heeft een vereenvoudiging van de subsidiesystematiek plaatsgevonden. Deze vereenvoudiging is ingegeven vanuit de wens te komen tot deregulering en ook om de verantwoordelijkheid te leggen bij gesubsidieerde instellingen om toe te zien op bedrijfsvoering, de financiële huishouding en doelmatigheid en doeltreffendheid en daarover te verantwoorden. De in 2007 doorgevoerde wijziging van de subsidiesystematiek heeft er ook toe geleid dat de rol van de raad kleiner is geworden. Voordien besluit de raad over het verlenen van subsidies en worden begrotingen en jaarrekeningen van de SSM/TEZ aan de raad gezonden. Na 2007 is dit een bevoegdheid van het college; de raad stelt het subsidiebudget voor de subsidiebundel stedelijk sociaal beleid vast. De verantwoordelijkheid voor toezicht op bedrijfsvoering, financiën en daar mogelijk uit voortkomende risico’s ligt bij het bestuur van SSM/TEZ. Er zijn geen aanvullende eisen gesteld aan (de kwaliteit van) de bedrijfsvoering en de financiële positie van die gesubsidieerde instellingen waaraan een aanzienlijk subsidiebedrag wordt toegekend en waarmee een wezenlijk maatschappelijk belang wordt gediend.


9

Binnen de gemeentelijke organisatiestructuur is de inhoudelijke afdeling leidend. In het geval van de schouwburg wil dit zeggen dat het de afdeling Stedelijk Sociaal Beleid (SSB) is die toeziet op de naleving van de subsidievoorwaarden. Het is aan beleidsmedewerkers om al dan niet de expertise van de afdeling P&C in te schakelen. Dit als gevolg van de keuze die bij de reorganisatie in 2002 is gemaakt, om de afdeling P&C ondersteunend te laten zijn aan beleidsafdelingen. Bovendien dient te worden opgemerkt dat de constructie die met de oprichting van de TEZ in het leven is geroepen, een constructie die in zich heeft dat de TEZ allereerst een gezamenlijk belang voor zowel Middelburg als Goes had te dienen, tot gevolg had dat het voor de gemeente Middelburg complex is gebleken om zicht te houden op louter de exploitatie van de schouwburg Middelburg. De verwevenheid tussen Middelburg en Goes is voor de gemeente Middelburg reden te meer om toezicht te houden op de financiën. De relatie die er in de praktijk bestaat tussen SSM/TEZ en de gemeente doet niet op alle momenten en niet in alle opzichten recht aan de formele bevoegdheidsverdeling. De relatie SSM/TEZ en de gemeente kenmerkt zich door: /

/

grote mate van gezamenlijkheid, wat betekent dat er sprake is van gevoelde gedeelde verantwoordelijkheid en het vertrouwen dat problemen beschouwd werden als gezamenlijke problemen en ook altijd in gezamenlijkheid opgelost worden; grote mate van sturing op het culturele profiel, meer dan op het sluitend krijgen van de exploitatie. De culturele ambities zijn leidend.

Omdat de culturele ambities lange tijd leidend zijn, zijn verantwoordelijken binnen de gemeente Middelburg meegegaan in het redeneren vanuit kansen. Kansen om bijvoorbeeld de horeca-inkomsten te vergroten, of voor een bepaalde programmering te kiezen. Te weinig worden kritische vragen gesteld over het realiteitsgehalte van de kansen. Noch wordt gevraagd naar interne beheersmaatregelen die met het oog op een sluitende exploitatie ook genomen zouden moeten worden. Het gevoel van gezamenlijkheid, de gerichtheid op de culturele ambities en de keuzes die de gemeente heeft gemaakt bij de inrichting van de subsidierelatie, boden de ruimte voor een onvoldoende consistente zorg voor de bedrijfsvoering en exploitatieresultaten (door SSM/TEZ) en een onvoldoende sturen op waarborgen daarvoor (door de gemeente). Illustratief is dat de gemeente het overzicht ontbeert om vast te kunnen stellen dat in periode 2008-2010 duidelijk sprake was van structurele problemen met betrekking tot de financiële positie van de SSM/TEZ. Pas op het moment dat er in 2010 een financieel meerjarenoverzicht komt, ontstaat inzicht dat ook voor die tijd voorhanden had kunnen zijn. Relevante bedrijfsvoeringsinformatie leverde SSM/TEZ niet en werd daar ook niet toe aangezet of gedwongen.

Vraag 6 De liquidatie van de SSM/TEZ is het sluitstuk van een serie besluiten die ertoe heeft geleid dat de TEZ werd opgeheven. Bij de opheffing van TEZ was sprake van een tekort waarbij onderscheid kan worden gemaakt in tekorten die al ontstaan zijn voordat besloten werd tot overdracht en kosten die gemaakt moesten worden in verband met de overdracht van het theater. Ten aanzien van het eerste gaat het om een bedrag van € 231.000 en € 92.000. Hoe kan (het ontstaan van) dit tekort verklaard worden?


10

Dit onderzoek beperkt zich tot optreden en functioneren van (verantwoordelijken binnen) de gemeente Middelburg en is geen onderzoek naar het functioneren van de SSM/TEZ en haar bestuurders en de daar, en onder hun verantwoordelijkheid, ontstane exploitatietekorten. Een aantal door SSM/TEZ gegeven verklaringen kan niettemin inzicht verschaffen in het ontstaan van het tekort waarnaar in bovenstaande vraag wordt verwezen: / / / / / /

de door SSM geleverde bijdrage aan de verbouwing, in 2007-2008, leidt tot een negatief eigen vermogen en daarmee samenhangende gestegen afschrijvingskosten; tegenvallende bezoekersaantallen en dus lagere recettes ten gevolge van de recessie; tegenvallende opbrengsten uit de horeca-activiteiten, die in verband worden gebracht met parkeerproblematiek bij de schouwburg; afgegeven te hoge garantiebedragen; incidentele tegenvaller in het kader van een jubileumproductie; gestegen personeelskosten.

2.3 / Invalshoek 3: Kwaliteit van de informatie(voorziening) en rolinvulling raad Vraag 7 Voor de kosten die gemaakt moesten worden na het besluit tot overdracht, kan de vraag worden gesteld of deze kosten werkelijk voor rekening van de gemeente dienden te komen. In hoeverre waren deze kosten onvermijdelijk en in hoeverre was het college op de hoogte van deze te maken kosten? Had de raad daar een besluit over moeten nemen c.q. daar eerder over geïnformeerd moeten worden? Het antwoord op vraag 7 wordt met het antwoord op vraag 8 gegeven. Vraag 8 In hoeverre was de raad voldoende geïnformeerd om een afgewogen oordeel te vellen over de lening die hij eerder besloot te verstrekken aan SSM/TEZ? De raad ontvangt vanaf de vaststelling van de nieuwe subsidieverordening in 2007 geen informatie meer die inzicht biedt in (de risico’s met betrekking tot) de bedrijfsvoering en de financiële positie van gesubsidieerde instellingen, ook niet van gesubsidieerde instellingen waar een aanzienlijk bedrag aan wordt toegekend en waarmee een wezenlijk maatschappelijk belang wordt gediend. De raad heeft dus geen inzicht in de (financiële) situatie bij SSM/TEZ en kan dus ook geen aanleiding hebben gehad feitelijke of te voorziene problemen te agenderen. Informatie over de (financiële) situatie bij SSM/TEZ en meer in het bijzonder de zorgen die daarover bestaan worden in de onderzochte periode (vanaf 2006) door het stichtingsbestuur wel met de betrokken ambtenaren en bestuurders gedeeld. Dit is bijvoorbeeld het geval als SSM/TEZ in februari 2007 tegenvallende halfjaarcijfers communiceert over het seizoen 2006/2007. Dit gebeurt ook in de jaren erna nog een aantal keer: in de aanbiedingsbrief van het jaarverslag 2006-2007 (aangeboden in november 2007), spreekt het bestuur van SSM over een financieel kwetsbare positie. Op ad-hocbasis worden er dus tegenvallers gemeld en de incidentele en ook structurele oorzaken die deze verklaren. Vanaf het begrotingsjaar 2008-2009 is onduidelijk op welke wijze het college (en later ook de ambtelijke organisatie) zicht heeft en houdt op de financiële positie van de SSM/TEZ. De begroting voor het jaar 20082009 laat zien dat SSM/TEZ maatregelen heeft genomen in de vorm van een theatertoeslag, als gevolg waarvan een structureel financieel tekort zou zijn afgewend.


11

Onduidelijk is echter of deze begroting ook in het college is besproken, uit het dossier blijkt dit niet. De jaarstukken 2009-2010 ontbreken in het gemeentelijk dossier überhaupt, wat aanleiding geeft vraagtekens te plaatsen bij de mate waarin organisatie en college in die periode zicht hadden op de financiële positie van SSM/TEZ. Uit het dossier is evenmin te herleiden op welke wijze de financiële positie van SSM/TEZ in regulier overleg tussen gemeente en SSM/TEZ is besproken en in hoeverre ambtenaren en bestuurders wel op de hoogte waren. Niet eerder dan in het voorjaar van 2010 (naar aanleiding van de aanbieding van het jaarverslag over 20082009, in februari 2009, waaruit een exploitatietekort blijkt van € 1,3 ton) komt er een analyse op tafel te liggen die op basis van een retrospectief meerjarenoverzicht inzichtelijk maakt dat een sluitende exploitatie gezien een aantal ontwikkelingen aan de inkomsten- en uitgavenkant om ingrijpen vraagt. Die analyse had eerder gemaakt kunnen en moeten worden. Echter, noch voor het college en noch voor de raad was er dus tot 2010 reden om op basis van voorliggende feiten zorgen te agenderen omtrent de financiële positie en de risico’s die werden gelopen. Wel waren er genoeg aanwijzingen die het college ertoe hadden moeten bewegen om bij SSM/TEZ aan te dringen op het financieel gezond krijgen van de bedrijfsvoering en het zorg te dragen voor (waarborgen voor) een sluitende exploitatie. Ook had het college de gemeenteraad eerder en intensiever op de hoogte moeten brengen van het feit dat een aantal dossiers welbewust was gekoppeld. De raad hoort in oktober 2010 dat er gesprekken gaande zijn tussen de gemeente en Theater BV over de exploitatie van de Music Hall, de exploitatie van het nieuwe theater en de exploitatie van de schouwburg. Aan het voornemen van het college (in juli 2010) om in september 2010 de intentieovereenkomst aan de raad voor te leggen, wordt geen gevolg gegeven. In oktober 2010 meldt de wethouder dat er gesprekken gaande zijn met Theater BV over de exploitatie van het theater, dat afspraken zullen worden vastgelegd in een intentieovereenkomst en dat hij verwacht dat over drie maanden de uitkomst ter discussie aan de raad kan worden voorgelegd. Niet duidelijk is of de mededeling van de wethouder betrekking heeft op de exploitatie van het nieuwe theater, of ook op de exploitatie van de huidige schouwburg. Op 17 januari 2011 deelt de wethouder in de commissie Ruimte mee dat er gesprekken gaande zijn, de intentieovereenkomst wordt niet voorgelegd. Ook op 25 mei en 22 juni 2011 beperkt de wethouder zich tot de mededeling dat de gesprekken over de overdracht van de exploitatie nog altijd gaande zijn. Op 28 juni 2011 geeft het college voor het eerst een uitgebreide toelichting op de onderhandelingen en de intentieovereenkomst met Schouwburg Middelburg BV. De intentieovereenkomst wordt op 2 juli 2011 voor de raad ter inzage gelegd. In september 2010 besluit de raad geen eenmalige bijdrage te verlenen, maar een achtergestelde lening. Hiermee geeft de raad een duidelijke boodschap af aan SSM/TEZ om verantwoordelijkheid te nemen voor het op orde krijgen van de financiën en daarvoor niet bij de gemeente aan te kloppen. Dat de raad het voorstel van het college amendeert, en besluit tot een achtergestelde lening, vindt waarschijnlijk goeddeels haar verklaring in het feit dat de raad te lang onwetend is geweest van het feit dat het college deels al afstand had genomen van een leidende rol voor SSM/TEZ in de exploitatie van de schouwburg en het exploitatiedossier schouwburg had verbonden aan de exploitatie van de Music Hall. Het zorgt er bovendien voor dat de raad de besluitvorming over de eenmalige bijdrage niet in het juiste perspectief kan beoordelen. Een gezonde financiële positie van de SSM/TEZ is op dat moment immers niet meer alleen van belang in het licht van de continuïteit van SSM/TEZ, maar ook in het licht van een onderhandelingspositie met Theater BV over een eventuele overname van de exploitatie van de schouwburg.


12

Dat de raad dit toekomstgerichte perspectief niet kende, en niet wist van de koppeling met de Music Hall, heeft ervoor gezorgd dat de raad niet in voldoende mate in staat is gesteld onderbouwde afwegingen te kunnen maken over de vraag die in de zomer 2010 voorlag, met betrekking tot het verstrekken van een aanvullend krediet c.q. lening, maar ook in bredere zin over de exploitatie van de schouwburg en keuzes die daarin konden worden gemaakt.


13

Feitenreconstructie


14

1 Subsidierelatie gemeente-SSM Dit hoofdstuk gaat in op de subsidierelatie tussen de gemeente en SSM. Het hoofdstuk behandelt ten eerste de subsidiekaders, zoals die in de onderzoeksperiode van toepassing waren. Vervolgens komt de structuur van SSM/TEZ aan bod. Tot slot bevat het hoofdstuk een feitenreconstructie van de gebeurtenissen die hebben geleid tot de beëindiging van de subsidierelatie met SSM.

Wat vooraf ging Het onderzoek spitst zich toe op de periode 2006-2012. Desalniettemin is het van belang een aantal ontwikkelingen en gebeurtenissen te schetsen die zich daarvoor hebben afgespeeld in de subsidierelatie, om zo de bevindingen in een bredere context te kunnen bezien: / In 1999 blijkt er een tekort te zijn van rond de drie miljoen gulden bij SSCM. / In 2000 maakt de gemeente Middelburg de eerste concrete plannen voor de bouw van een nieuw theater ter vervanging van de (huidige) Stadsschouwburg. / In 2003 start de bouw van het nieuwe theater aan de Zuidsingel. In 2005 wordt de bouw stopgezet. / In 2003 blijken er opnieuw tekorten bij SSM. / In het begrotingsjaar 2004-2005 (feitelijk: 2003) stellen gemeente en SSM/TEZ een Plan van Aanpak vast voor de aanzuivering van het eigen vermogen. / In 2006 start de gemeente met plannen voor de bouw van een nieuw A-theater aan het Molenwater(park). In 2009 start de selectie van een architect voor het bouwproject.

1.1 / Kaders subsidiebeleid De subsidieverordening die in de periode 1994-2007 van toepassing is op de relatie met SSCM, is de Algemene Subsidieverordening Welzijn (hierna: AsvW). Bij deze verordening behoren nadere richtlijnen. In de periode 2007-2011 is de Algemene Subsidieverordening gemeente Middelburg 2007 van toepassing. Hierbij hoort een controleprotocol.

Algemene Subsidieverordening Welzijn 1994 De AsvW van 1994 onderscheidt de stappen subsidieaanvraag, subsidieverlening, verplichtingen van de instelling (verantwoording, red.), wijziging, beëindiging c.q. terugvordering van subsidie, liquidatie van de instelling. Een aantal voor dit onderzoek belangrijke elementen, namelijk de aanvraag, verlening en verplichtingen van de instellingen, worden hierna nader toegelicht.


15

Subsidieaanvraag Een instelling kan bij de gemeente schriftelijk een aanvraag voor subsidieverlening indienen (art. 7 lid 1 AsvW). Hiervoor moeten bij de aanvraag een aantal documenten, waaronder een werkprogramma (met omschrijving van doelstelling, activiteiten et cetera), een opgave van het bedrag, een plan waarin de voorzieningen zijn omschreven en een balans, worden ingediend.7 De begroting moet worden ingediend als een ‘prestatiebegroting’. Uit de begroting dient onder andere te blijken wat de directe lasten en baten zijn per cluster van gelijksoortige activiteiten, de wijze waarop de indirecte kosten en baten zijn toegerekend en welk aandeel subsidie wordt gevraagd. 8 Al deze posten zijn nader omschreven in de richtlijnen.

Subsidieverlening

Volgens art. 10 van de AsvW is het de bevoegdheid van de gemeenteraad om jaarlijks de budgetten vast te stellen die voor de subsidiëring beschikbaar zijn. Individuele subsidieverlening geschiedt in principe door de gemeenteraad. In de beslissing op de subsidieaanvraag (de subsidiebeschikking) wordt aangegeven welk bedrag voor welke activiteit en prestaties ter beschikking wordt gesteld en voor welke periode (art. 12 lid 2). Volgens art. 13 moet dit specifiek zijn: “In ieder geval wordt zo concreet mogelijk aangegeven welke prestaties door de instelling met de ter beschikking gestelde subsidie moeten worden verricht, alsmede welke effecten daarmee worden beoogd. Deze voorwaarden worden vastgelegd in een contract dat de grondslag vormt voor het subsidiebesluit.”

Verplichtingen van de instelling (verantwoording, red.) De subsidieverordening vereist twee specifieke momenten van verantwoording van de instelling aan de gemeente over de prestaties die hij verplicht is te leveren (art. 14): 1 Tussentijdse rapportage. Uiterlijk op 1 augustus van het subsidiejaar brengt de instelling verslag uit van haar activiteiten in de eerste zes maanden van het jaar en geeft een prognose voor de tweede zes maanden (art. 15 lid 1). Deze verplichting geldt bij een eenjarige subsidie vanaf  15.000. Het was tevens mogelijk om als college afwijkende richtlijnen vast te stellen. Dit wordt in dat geval in het subsidiecontract vastgesteld (ad b). 2 Jaarrapportage. Uiterlijk op 31 januari van het jaar volgend op het subsidiejaar brengt de instelling verslag uit van de door haar in het subsidiejaar geleverde prestaties (art. 16 lid 1). De financiële en inhoudelijke rapportage dient uiterlijk 1 maart van het jaar volgend op het subsidiejaar te worden ingediend. Daarbij dient per ‘clustering van activiteiten’, verantwoording te worden afgelegd, uitgesplitst naar directe kosten en baten en naar indirecte kosten en baten. Hiervoor is het noodzakelijk dat er een financiële administratie naar kostensoorten wordt gevoerd. Daarnaast is bepaald dat de reserve van de instelling in principe niet hoger mag zijn dan 5% van het vermogen. Indien dit maximum wordt overschreden, dan wordt dit in mindering gebracht op de subsidie.9

7

Richtlijnen n.a.v. de Algemene Subsidieverordening 1993 (ASW) (gewijzigd 27 juni 1994), p. 16.

8

Richtlijnen n.a.v. de Algemene Subsidieverordening 1993 (ASW) (gewijzigd 27 juni 1994), p. 16.

9

Controleprotocol op basis van de Algemene Subsidieverordening Welzijn Gemeente Middelburg, 3 maart 1998.


16

In de subsidieverordening is tevens de mogelijkheid opgenomen dat het college een bedrag benoemt waarbij het indienen van een accountantsverklaring vereist is (art. 17). Dit is onder de oude richtlijnen het geval bij een subsidie vanaf  250.000.10 In de praktijk stelt de gemeenteraad vervolgens de subsidiebedragen van de gesubsidieerde instellingen vast.

Algemene subsidieverordening gemeente Middelburg 2007 De nieuwe subsidieverordening is vastgesteld op 13 november 2006 en in werking getreden op 1 januari 2007.11 De achtergrond van de nieuwe subsidieverordening ligt enerzijds in de wens tot deregulering en anderzijds in de wens om als gemeente meer te sturen op maatschappelijke effecten en afspraken over prestaties met gesubsidieerde instellingen. Daarnaast is er sinds 2003 de wettelijke verplichting tot het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles. Voor het opstellen van een nieuwe subsidieverordening heeft de afdeling Stedelijk Sociaal Beleid (SSB) externe expertise ingehuurd. Dit resulteert in de invoering van budgetsubsidiering, waarbij resultaatafspraken worden gemaakt en waarbij een grotere verantwoordelijkheid is belegd bij de professionaliteit van de gesubsidieerde instellingen. De nieuwe verordening, die in 2007 is ingevoerd, is door de afdeling Planning en Control (P&C) getoetst op rechtmatigheidsvereisten. De afdeling P&C is verder niet betrokken geweest bij de vormgeving van de subsidieverordening. De nieuwe verordening onderscheidt verschillende vormen van subsidies, waaronder de budgetsubsidie, exploitatiesubsidie, de investeringssubsidie en de eenmalige subsidie.12 SSM ontvangt een budgetsubsidie. De nieuwe subsidieverordening heeft de regels met betrekking tot de subsidieaanvraag, -verlening en -vaststelling vereenvoudigd. De regels die aan de verschillende onderdelen worden gesteld, zijn minder uitgebreid dan voorheen. De wijze waarop de belangrijkste elementen, aanvraag, subsidieverlening en verplichtingen van de instellingen, nu zijn geregeld, wordt hieronder toegelicht.

Subsidieaanvraag Volgens art. 12 lid 2 dient een instelling bij de aanvraag van subsidie de volgende documenten te overleggen: / /

een meerjarig activiteitenplan of; een meerjarige begroting per activiteit of cluster van activiteiten, waarbij alle kosten en opbrengsten aan de activiteit of cluster van activiteiten zijn toegerekend, inclusief personeelslasten en accommodatielasten.

Het activiteitenplan is een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd en de daarmee nagestreefde doelstellingen en vermeldt per activiteit de daarvoor benodigde personele en materiële middelen (art. 13). Er zijn geen nadere regels vastgesteld waaraan een dergelijk activiteitenplan dient te voldoen.

10

Controleprotocol op basis van de Algemene Subsidieverordening Welzijn Gemeente Middelburg, 3 maart 1998.

11

Algemene subsidieverordening Gemeente Middelburg 2007.

12

Algemene toelichting.


17

Subsidieverlening De grootste wijziging van de invoering van de nieuwe Asv is dat vanaf dat moment het college bevoegd is te besluiten tot subsidieverlening (art. 18). De raad stuurt op hoofdlijnen met de programmabegroting en ontvangt ter kennisname de subsidiebundel. Het besluit tot subsidieverlening dient een omschrijving van de activiteiten en het bedrag waarvoor deze activiteiten worden uitgevoerd te bevatten (art. 15 lid 2). Subsidievaststelling Volgens art. 17 lid 2 dient een instelling bij de aanvraag van een budgetsubsidie de volgende documenten te overleggen: / / / /

een verslag over het afgelopen subsidiejaar. Dit verslag bevat in ieder geval een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en activiteiten en een toelichting op de verschillen; een overzicht van de aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten; een verklaring van een accountant inzake de rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten; een balans naar de toestand aan het einde van het afgelopen jaar met een toelichting daarop.

Onder de nieuwe verordening stelt niet de raad, maar het college van B&W de subsidie vast (art. 18). De nieuwe subsidieverordening gaat ook uit van de mogelijkheid dat organisaties mogen ‘variëren tussen plussen en minnen’. Winst wordt niet afgeroomd, verlies wordt niet aangevuld. De organisatie mag tot maximaal 10% van het subsidiebedrag aan vrije reserve hebben om schommelingen op te kunnen vangen (art. 20 lid 2). Voorheen was dit 5%. Verplichtingen van de instelling De verplichtingen van de instelling zijn vereenvoudigd ten opzichte van die van de oude subsidieverordening. In de verordening is slechts bepaald dat de instelling een administratie moet voeren waaruit de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en plichten alsmede de ontvangsten en betalingen kunnen worden nagegaan (art. 19 lid 2). In de verordening zijn geen nadere verplichtingen omtrent de verantwoording opgenomen. Wel biedt de verordening de mogelijkheid tot het stellen van nadere regels (lid 4). Dit is niet gebeurd. Checklist De nieuwe Asv betekent tot slot ook dat de checklist, zoals die voorheen werd gehanteerd, is vereenvoudigd. In een later stadium is deze weer wat uitgebreid en gespecifieerd, omdat er binnen de organisatie behoefte bestond aan meer houvast op de procedure. De checklist voorziet niet in een check op de bedrijfsvoering van de organisatie. Dit wordt als een verantwoordelijkheid van de professionele organisatie gezien.


18

1.2 / Structuur SSM en TEZ Volgens de akte van oprichting heeft Stichting Stadsschouwburg en Concertzalen Middelburg (SSCM) als doel “het samenstellen van theaterprogramma’s en de promotie en de verkoop daarvan, het verzorgen van de theatertechniek, huishoudelijke diensten en horeca-activiteiten en voorts al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruime zin des woords. 13 In 2005 wordt besloten tot de verbouwing en een alternatieve exploitatie voor de Concert- en Gehoorzaal.14 Vanaf april 2007 wordt in de communicatie met de gemeente gesproken over Stichting Stadsschouwburg Middelburg (SSM). In 2001 werd de stichting Theater Exploitatie Zeeland (TEZ) opgericht. Deze stichting heeft als opdracht de theaters in Goes en Middelburg te exploiteren. Dit gebeurt mede op aanmoediging van voormalig directeur, de heer Peijs en de provincie die voorstander is van een overkoepelende stichting (het provinciaal UITburo). Op 24 oktober 2003 sluit SSCM een contract af met de Stichting TEZ voor de exploitatie van de Stadsschouwburg Middelburg. Op hetzelfde moment sluit ook de Stichting Theater de Mythe Goes (STMG) een dergelijk contract met TEZ. Volgens de begroting 2005-2006 kan TEZ ook wel beschouwd worden als een soort ‘uitzendbureau’ dat de centrale administratie voert voor de twee beheerstichtingen. Aanschaf van kapitaalgoederen gebeurt door de twee beheerstichtingen, die daarvan eigenaren zijn. 15 De twee beheerstichtingen SSCM en STMG hebben ieder hun eigen bestuur. Een centrale directie voert de dagelijkse leiding namens de twee stichtingen. Deze bestaat uit zeven personen, te weten een algemeen directeur, vijf ‘hoofden’ (horeca, theatertechniek, kassa/receptie, administratie, secretariaat/publiciteit) en een bedrijfsleider voor de Mythe.16 TEZ stelt een geconsolideerde begroting op voor de twee stichtingen. De cijfers voor de twee afzonderlijke stichtingen dienen daarvoor uit de begroting van SSM en STMG te worden gehaald. Volgens betrokkenen bevordert dit de transparantie van de exploitatie niet. De TEZ is een personele unie. Medewerkers zijn in dienst van de TEZ. Hierop is een aantal uitzonderingen, een aantal voormalig ambtenaren uit Middelburg. Die hebben een B3-status17 en zijn om die reden in dienst van de SSM. De algemeen directeur stelt de begroting op en is verantwoordelijk voor de programmering. Volgens betrokkenen heeft TEZ officieel geen toezichthoudende functie. De Raad van Toezicht van TEZ houdt in de praktijk echter wel zicht op de centrale directie namens de stichtingen SCCM en STMG, zo is ook te lezen in de begrotingen en jaarverslagen. De raad van toezicht bestaat uit zeven personen, te weten drie vertegenwoordigers van SCCM, drie vertegenwoordigers van STMG en een neutrale voorzitter. Het gaat om bestuursleden van beide stichtingen. De gedachte hierachter is dat de vertegenwoordigers van de stichtingen hun eigen lokale inbreng op die manier kunnen waarborgen.18 Feitelijk betekent dit dat er in de praktijk geen sprake is van een toezichthoudende rol door de raad van toezicht, het zijn immers de bestuursleden van beide stichtingen die de raad van toezicht bemensen.

13

Jaarverslag 2005/2006 Stichting Stadsschouwburg en Concertzalen Middelburg, p. 2.

14

Raadsvoorstel, Verbouwing en exploitatie Concert- en Gehoorzaal/uitwerking optie 1, 13 januari/21 februari 2005.

15

Begroting TEZ 2006/2007, 13 april 2006, p. 2.

16


17

Dit betekent zoveel als dat zij zijn aangesloten bij het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP).

18



19

In figuur 1 is de governance-structuur visueel weergegeven. Figuur 1: weergave van de governance-structuur van SSM, SBMG en TEZ

STRUCTUUR SSM / SBMG / TEZ (Raad van Toezicht) TEZ

Bestuur SSCM

Bestuur SBMG

Directie

Medewerkers

Personele wisselingen In de loop van de jaren hebben in de directie verschillende personele wisselingen plaatsgevonden. Nadat, na het overlijden van de algemeen directeur, de heer Peijs, in 2006 het directeurschap een half jaar is ingevuld door de voorzitter van de raad van toezicht, de heer Bogaerts, is op 1 april 2007 de nieuwe algemeen directeur, de heer De Neef, in dienst getreden.19 Hij is de algemeen directeur van TEZ tot 1 november 2010, waarna hij artistiek directeur wordt. Dit is de datum waarop interim-directeur de heer Bogaart in dienst treedt. Bogaart blijft de functie van interim-directeur vervullen tot het moment van de overdracht van de exploitatie, formeel per 1 juli 2011. In het begrotingsjaar 2010-2011 wordt Peter van de Steenhoven aangetrokken als financieel directeur. Formeel is De Neef algemeen directeur, in de praktijk is er dan sprake van een tweekoppige directie, met De Neef als artistiek directeur en Van de Steenoven als financieel directeur. Het bestuur van SSM heeft in de onderzoeksperiode vrijwel dezelfde samenstelling gehad.

1.3 / Gemeentelijke organisatie subsidierelatie SSM/TEZ De verantwoordelijkheid voor de subsidierelatie met SSM is bestuurlijk belegd bij de portefeuillehouder Cultuur. Tot maart 2011 is dit wethouder Streng, daarna wethouder De Graaf. De ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor de subsidierelatie ligt bij een directeur. Een beleidsadviseur Cultuur onderhoudt in deze periode het contact met SSM/TEZ en brengt adviezen uit richting het college.

19

Jaarverslag 2006-2007, p. 2.


20

Naast de subsidierelatie met de SSM/TEZ is de afgelopen jaren veel aandacht uitgegaan naar de bouw van een nieuw theater. Voor 2006 viel zowel de subsidierelatie als de bouw van een nieuw theater onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Cultuur. Na de verkiezingen in 2006 komt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bouw van het nieuwe theater te liggen bij de projectwethouder Nieuwbouw theater (wethouder De Vries, vanaf oktober 2012 wethouder Szarafinski).

Intern overleg Vanaf 2006 kent de gemeentelijke organisatie verschillende interne overleggen die betrekking hebben op de (nieuwe) schouwburg: / /

/

Binnen de lijnorganisatie hebben de beleidsadviseur Cultuur en de portefeuillehouder Cultuur tweemaal per jaar overleg over de subsidierelatie. Voor de verwezenlijking van het nieuwe theater is een interne ambtelijke projectgroep ingericht. Dit is de zogenoemde ‘Projectgroep Molenwaterpark’. In deze projectgroep is gesproken over de voortgang voor de bouw van het nieuwe theater. Tijdens dit overleg zijn beleidsadviseurs en medewerkers met financiële expertise aanwezig. Tevens is voor de bouw van het nieuwe theater een stuurgroep ingericht. Dit overleg heeft in eerste instantie als doel het spreken over de voortgang. Tijdens dit overleg zijn de projectwethouder Nieuwbouw theater, de wethouder Cultuur en de projectleider aanwezig. Bij het overleg in de stuurgroep neemt tevens de algemeen directeur van SSM/TEZ zitting. In dit laatste overleg worden in februari 2010 voor het eerst de problemen in de lopende exploitatie besproken. Daarvoor zijn de problemen in de exploitatie niet in één van de benoemde overleggen aan de orde geweest.

Betrokkenheid afdeling Financiën/Planning en control De betrokkenheid van de afdeling P&C in het subsidieproces is beperkt, zowel onder de oude als de nieuwe subsidieverordening. Binnen de gemeentelijke organisatiestructuur is de inhoudelijke afdeling leidend. Dit als gevolg van de keuze die bij de reorganisatie in 2002 is gemaakt, om de afdeling P&C ondersteunend te laten zijn aan beleidsafdelingen. Ten aanzien van de subsidie aan onder meer de schouwburg is het primair de afdeling SSB die verantwoordelijk is voor het verstrekken van subsidies. De afdeling SSB bepaalt zelf wanneer financieel advies wordt ingewonnen. In het geval van de schouwburg c.q. subsidierelatie met SSM is het de beleidsadviseur Cultuur die dit bepaalt. Er zijn geen procesafspraken vastgelegd over hoe en wanneer P&C betrokken moet worden. Betrokkenen spreken elkaar tegen over het moment dat de afdeling P&C voor het eerst betrokken wordt bij de advisering over SSM. Een van de lezingen is dat de afdeling betrokken raakt nadat de financieel directeur heeft gemeld dat SSM/TEZ zich in problemen bevindt. De afdeling zou hebben meegewerkt aan de advisering over het bestuurlijk overleg van februari 2010. Anderen stellen dat de afdeling P&C voor het eerst wordt betrokken bij het beschikbaar stellen van het aanvullend krediet (zie paragraaf 1.7 onder het kopje ‘Ambtelijk advies over het Plan van Aanpak’) in de zomer 2010. Overleg gemeente – SSM/TEZ Tussen de gemeente en SSM/TEZ vindt regulier bestuurlijk overleg plaats. Dit overleg vindt drie tot vier keer per jaar plaats. Vanaf 2006 zijn tijdens dit overleg zowel de projectwethouder Nieuwbouw theater en de wethouder Cultuur aanwezig. Ambtelijk is de gemeente vertegenwoordigd door de beleidsmedewerker Cultuur en de interne projectcoördinator voor het nieuwe theater. Van SSM/TEZ zijn in het overleg onder meer de voorzitter van SSM, de voorzitter van TEZ en de algemeen directeur van SSM/TEZ aanwezig.


21

In het overleg zijn onder andere de plannen voor de renovatie en de plannen voor het nieuwe theater besproken. Ook de exploitatie en de financiële situatie van de SSM (begrotingen, jaarrekeningen, ontwikkeling eigen vermogen) is een vast agendapunt. Vanaf 2010 komen in dit overleg ook de gesprekken tussen de gemeente Middelburg en Theater BV aan bod (zie verder hoofdstuk 2). Uit de interviews wordt duidelijk dat het overleg en relatie tussen gemeente en SSM/TEZ een hoge mate van ‘gezamenlijkheid’ kent. De SSM/TEZ en de gemeente Middelburg trekken als partners op in het bereiken van een gezamenlijk doel: een cultureel aantrekkelijk Middelburg. De gemeente heeft de SSM/TEZ nodig om haar culturele ambities uit de kwaliteitsatlas te realiseren en in geval van nood kan de SSM/TEZ vaak op de gemeente rekenen.

1.4 / Subsidieafspraken gemeente met SS(C)M De Algemene Subsidieverordening Welzijn uit 1994 en de subsidieverordening uit 2007 zijn van toepassing op de subsidierelatie met SSM. De procedure voor het indienen van de aanvraag en het jaarverslag zijn bij de twee subsidieverordeningen inhoudelijk nagenoeg gelijk gebleven. SSM ontvangt van de gemeente elk jaar een brief waarin kort de procedure voor het komende jaar voor de aanvraag van subsidie in jaar X en de verantwoording over het jaar Y staan beschreven. In de praktijk zit hier altijd een jaar ‘tussen’, dat wil zeggen: het betreft bijvoorbeeld de verantwoording over jaar 2005 en de aanvraag van subsidie voor het jaar 2007. In de brieven staan de volgende afspraken beschreven over de aanvraag en verantwoording.

Aanvraag van subsidie In de brieven aan SSM refereert de gemeente aan de richtlijnen voor de aanvraag die van toepassing waren. Tot 1 januari 2007 betreft het de richtlijnen uit de AsvW uit 1994. Na 1 januari 2007 gaat het om de nieuwe Asv. Om subsidie te kunnen aanvragen dient de instelling een aanvraagformulier te gebruiken, waarin vragen worden gesteld over de organisatie, activiteiten en financiële gegevens. Het is niet noodzakelijk gebruik te maken van dit formulier, SSM doet dit niet en dient bijvoorbeeld jaarlijks de begroting in als aanvraag voor de subsidie.

Subsidieverlening Op basis van de ingediende begroting stelt de gemeente een subsidievoorstel op. Het betreft een overzicht van de activiteiten, prestaties, de beoogde maatschappelijke effecten en het bedrag waarvoor SSM deze prestaties gaat realiseren. De prestaties bestaan uit een overzicht van het aantal voorstellingen van specifieke genres. Onder de oude subsidieverordening werden de subsidievoorstellen door de raad vastgesteld. Onder de nieuwe subsidieverordening stelt de raad de gemeentelijke begroting vast en bepaalt daarmee het totale subsidiebudget voor SBB. Het college stelt vervolgens de subsidievoorstellen (gebundeld in het Subsidievoorstel Stedelijk Sociaal Beleid) vast.20 Uit het subsidievoorstel is wel het te verlenen bedrag opgenomen, maar niet de financiële situatie bij de instelling. Na vaststelling van de gemeentelijke begroting krijgt SSM een brief waarin het besluit van het college over het al dan niet verlenen van de subsidie wordt gecommuniceerd. Na dit besluit krijgt SSM het bedrag in vier voorschotten op de rekening gestort. Het prestatiecontract met SSM is onder de nieuwe subsidieverordening nagenoeg gelijk aan het contract onder de oude. 20

Subsidieaanvraag 2009, 29 augustus 2008.


22

De raad ontvangt vanaf 2007 de subsidiebundel, waarin de verschillende subsidievoorstellen zijn opgenomen. Hierin is geen informatie opgenomen over de financiële situatie van de subsidiënten. De raad ontvangt vanaf dat moment niet langer de begroting en/of de jaarrekening van SSM/TEZ.

Verantwoording/aanvraag subsidievaststelling De instelling dient verantwoording af te leggen over de nakoming van de afspraken uit het subsidiecontract. De oude subsidieverordening stelt twee verplichtingen: 1 Managementrapportage. Het betreft een formulier waarin de instelling dient aan te geven of de afgesproken prestaties en voorwaarden in het subsidiecontract zijn nagekomen. Eventuele afwijkingen moeten verklaard worden, zowel wat betreft de oorzaken als de gevolgen. 2 Financiële en inhoudelijke rapportage, inclusief de jaarrekening. Hiervoor gelden de richtlijnen zoals door de gemeente opgesteld. Hierin is ook opgenomen of een accountantsverklaring moet worden opgenomen. Omdat SSCM een instelling is die meer dan € 115.000 ontving, geldt tevens een controleprotocol. Onder de oude subsidieverordening stelt de raad de uiteindelijke budgetten voor de individuele subsidies vast. In de nieuwe verordening staat als eis dat een instelling voor de aanvraag van vaststelling de volgende documenten moet overleggen: / / / /

een verslag over het afgelopen subsidiejaar. Dit verslag dient in ieder geval een vergelijking te bevatten van de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en activiteiten en een toelichting op de verschillen; een overzicht van de aan de activiteiten verbonden uitgaven en kosten; een verklaring van een accountant; een balans van de toestand aan het einde van het afgelopen jaar met daarbij een toelichting.21

Naar aanleiding van de eis tot de aanvraag tot vaststelling is er contact geweest tussen SSM en de gemeente. Afgesproken is dat SSM ‘op de gebruikelijke wijze’ de verantwoording aflegt. Dat betekent middels het indienen van de jaarrekening en de begroting.22 Onder de nieuwe verordening stelt het college de uiteindelijke subsidie vast.

Checklist Onder de oude subsidieverordening hanteert de organisatie voor de subsidieverlening en vaststelling een checklist waarin zij kan afvinken welke stappen zijn doorlopen en welke documenten zij heeft ontvangen. In de checklist zijn onder meer de volgende onderwerpen opgenomen: /

/ /

ontvangst subsidieaanvraag: onder andere het bericht van ontvangst, de onderdelen van de aanvraag (werkprogramma, begroting, voorzieningenplan, rapportage, balans van het voorgaande jaar et cetera). Tevens was als aparte vraag in de checklist opgenomen of het eigen vermogen minder dan € 7.000 bedroeg; ontvangst van de verantwoording: onder andere een accountantsverklaring wanneer het subsidiebedrag meer dan € 115.000 bedroeg); conceptsubsidievoorstel verstuurd: onder andere of het college het besluit heeft genomen, of er een reactie is van de subsidie-instelling et cetera);

21

Subsidieprocedure 2010, verantwoording 2008, 18 februari 2009.

22

Brief aan Gemeente Middelburg, subsidieprocedure 2010 en verantwoording 2008, 4 maart 2009.


23

/ /

beschikking verstuurd naar de instelling; rapportages: in de checklist was opgenomen dat over subsidie-instellingen die bedragen van meer dan € 57.000 ontvingen, over de voortgang in MARAP’s moet worden gerapporteerd.23

De checklist is met de inwerkingtreding van de nieuwe subsidieverordening vereenvoudigd. Zo bevat het niet langer een uitgesplitst overzicht van de onderdelen waaraan het activiteitenplan moet voldoen (bijvoorbeeld de begroting en het voorzieningenplan), de mogelijkheid om aan te vinken of het eigen vermogen minder dan € 7.000 bedraagt en de eis voor tussentijdse rapportages. Later is deze door de ambtelijke organisatie weer uitgebreid, omdat in de praktijk bleek dat de checklist toch te zeer vereenvoudigd was en er vanuit de organisatie behoefte bestaat aan meer houvast. De accountant waarschuwt hier ook voor, met name in termen van rechtmatigheid. Er is toen een subsidieregistratiesysteem ingevoerd. De checklist is bedoeld voor een rechtmatigheidscontrole en voorziet niet in een check op de bedrijfsvoering van de organisatie. Dit wordt als een verantwoordelijkheid van de professionele organisatie gezien. In het subsidiedossier zijn na 2008 geen ingevulde checklists aangetroffen. In de subsidieverstrekking aan SSM lijkt de vereenvoudiging van de checklist overigens geen wezenlijke verandering te hebben betekend: in het jaar 2006 is door de ambtelijke organisatie aangegeven dat de checklist niet van toepassing was omdat SSM werkt met ‘seizoensjaren’.24 In 2007 is de checklist voor een aantal onderdelen niet ingevuld.25 Door de SSM zijn over het algemeen ook geen MARAP’s opgesteld. Niet vastgesteld kon worden waarom deze niet zijn opgesteld en of hier aanvullende afspraken over zijn gemaakt tussen gemeente en SSM.

1.5 / Verloop subsidierelatie (tot en met halfjaarcijfers 2006-2007) Begroting 2006 - 2007 Op 24 april 2006 heeft SSCM de begroting 2006-2007 (die de grondslag vormt voor de subsidieaanvraag) bij het college ingediend.26 Het betreft de begroting van TEZ, waarbij de ‘cijfers voor SSCM’ uit de begroting zijn te halen, aldus SSCM.27 De aanbieding vindt dus plaats vóór de vaststelling van de jaarrekening 20052006, waardoor de resultaten van het volledige voorgaande jaar daarbij niet zijn meegenomen.28 De prognoses voor 2006-2007 zijn volgens TEZ gebaseerd op de exploitatiecijfers tot en met december 2006 en de prognose exploitatie juli 2005 tot en met juni 2006.29 .

23

Bijvoorbeeld: Checklist Stadsschouwburg Middelburg van 25 april 2006.

24

Subsidieaanvraag 2006, 12 mei 2005.

25

Subsidieaanvraag 2007, 23 oktober 2006.

26

Brief, ref: 7803/NK, 24 april 2006.

27

Aanbieding Begroting TEZ 2006-2007, 25 april 2006.

28

Betrokkenen hebben meer in het algemeen aangegeven dat het door de gehanteerde begrotingssystematiek bezoekersaantallen, horeca-opbrengsten et cetera pas later zichtbaar zijn. Het is voor een schouwburg lastig om daarin bij te sturen. Dat geldt overigens niet alleen voor Middelburg, maar wordt als eigen aan het theaterbedrijf gezien. 29

Waarschijnlijk gaat het hier om een vergissing en dient december 2006, december 2005 te zijn, immers de begroting is aangeboden op 24 april 2006.


24

In de begroting merkt TEZ op dat er landelijk sprake is van een neerwaartse trend in theaterbezoek. Dit geldt echter niet voor de TEZ-theaters, waar het theaterbezoek tot en met half maart juist met 6,7% is gegroeid.30 Toch is ervoor gekozen ‘minder risicovol te programmeren’, gezien de ervaringen elders en o.a. een verlaging van de provinciale subsidie.31 Een aantal zaken valt daarbij op: / /

de geraamde baten komen in ieder geval waar het gaat om SSCM overeen met de geraamde baten van het jaar daarvoor. Voor het theaterprogramma is € 5.000 minder begroot; het resultaat is inclusief subsidies vanuit de gemeenten voor de jaren 2006-2007. In totaal gaat het daarbij om een bedrag van € 1.861.775.32 Dit betekent dat de gemeenten in totaal voor 78% bijdragen aan de totale lasten.

Bestuurlijk overleg met SSM De aanvraag is door de ambtelijke organisatie behandeld. Uit de checklist blijkt dat aan de gestelde voorwaarden met betrekking tot de vereiste onderdelen van de aanvraag is voldaan. 33 Uit de checklist blijkt eveneens dat het eigen vermogen lager is dan € 7.000. Het subsidieverzoek en de reacties hierop zijn samen met de subsidieverzoeken van andere welzijnsinstellingen verwerkt in het ‘Subsidievoorstel en Gemeenschappelijke Regelingen Stedelijk Sociaal Beleid 2007’ (SBB 2007). Dit voorstel is behandeld in de commissievergadering Maatschappelijke Zaken (MaZa) van 1 november 2006 en vervolgens behandeld in de raadsvergadering van 23 november 2006.34 In de raadsvergadering van 23 november 2006 besluit de raad om de subsidieaanvraag aan te houden. De reden is dat er op dat moment bestuurlijk overleg plaatsvindt over twee aspecten: / /

de vraag in hoeverre de huidige schouwburg nog bruikbaar zal zijn tot aan de opening van het nieuwe theater en mede gelet op aangescherpte Arbo-, brandveiligheid- en milieuvoorschriften; een negatief eigen vermogen dat is gerealiseerd over het jaar 2004-2005.35

Resultaat jaar 2005-2006: het eigen vermogen is een jaar eerder dan voorzien aangezuiverd Het jaarverslag 2005-2006 van SSCM is door de raad van toezicht vastgesteld op 24 oktober 2006. Het verslag is op 1 november 2006 aan het college aangeboden en vormt daarmee de verantwoording voor het afgelopen begrotingsjaar. De toon van het verslag is optimistisch. In het verslag merkt SSCM op dat het Plan van Aanpak dat met de gemeente Middelburg drie jaar eerder is vastgesteld ‘effect heeft gesorteerd’. “Er is weer een positief eigen vermogen en alle verplichtingen en risico’s zijn afgedekt.”36

30

Begroting TEZ 2006-2007, 13 april 2006, p. 1.

31


32


33

Enkele onderdelen zijn niet aangekruist, bijvoorbeeld m.b.t. de vraag of andere afdelingen bij de behandeling van de subsidieaanvraag zijn betrokken, of de aanvraag compleet is en of er een reserveberekening is gemaakt. Zie Checklist 2007, 25 april 2006. 34

Brief, Subsidieaanvraag 2007, 18 oktober 2006.

35

Brief, Subsidiebeschikking 2007, 13 december 2006.

36

Jaarverslag 2005/2006 Stichting Stadsschouwburg en Concertzalen Middelburg, p. 10. Het blijkt dat er in het jaar 2004-2005 sprake was van een negatief eigen vermogen, zie ook Raadsvoorstel, Vaststelling subsidies 2006 en 2007 van de Stichting Stadsschouwburg en Concertzalen Middelburg, 16 maart 2007, p. 2.


25

Accountantskantoor Deloitte heeft in de accountantsverklaring opgemerkt dat “de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op 30 juni 2006 en van het resultaat over het boekjaar 2005/2006 in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en de Algemene Subsidieverordening Welzijn gemeente Middelburg”.37 Uit de balans blijkt inderdaad dat SSCM een groter eigen vermogen heeft dan het jaar daarvoor. Tegelijkertijd valt in de balans een aantal zaken op: / /

het ‘groter eigen vermogen’ wordt met name veroorzaakt door lagere schulden in vergelijking met het voorgaande jaar; de debiteuren (vorderingen op derden) zijn eveneens een stuk lager.38

Dit betekent dat per saldo het eigen vermogen weliswaar hoger ligt, maar de opbrengsten vermoedelijk eveneens zijn teruggelopen. Uit de resultatenrekening 2005-2006 blijkt inderdaad dat het gerealiseerde resultaat circa € 58.000 lager ligt dan het voorgaande jaar en zelfs € 110.000 lager ligt dan was begroot.39 Een nadere analyse van de resultaatrekening leert dat er drie belangrijke oorzaken zijn voor dit lagere resultaat: / / /

de opbrengsten van de horeca zijn teruggelopen in vergelijking met het jaar daarvoor en met het begrote resultaat (circa € 30.000); de ‘diverse baten en lasten’ zijn circa € 100.000 hoger dan begroot en het jaar daarvoor; een subsidie die circa € 50.000 lager was dan het jaar daarvoor.40

Er is in het jaar 2005-2006 geen sprake van terugvallende verkoopopbrengst. De opbrengst uit verhuur is ongeveer gelijk aan het jaar daarvoor en zelfs zo’n € 20.000 hoger dan begroot. SSCM geeft in het jaarverslag aan dat tegenvallende horecaopbrengsten met name te maken hebben met de ‘parkeerproblematiek’. Hierdoor zijn er minder activiteiten overdag geweest. Volgens SSCM had het resultaat nog slechter kunnen zijn, wanneer er minder cateringactiviteiten waren geweest. 41

Raad stelt subsidies vast over de jaren 2006 en 2007 Bij het vaststellen van de programmabegrotingen voor de jaren 2006 en 2007 zijn de subsidies voor SSCM gereserveerd, maar nog niet definitief vastgesteld. De reden hiervoor is dat er met SSCM bestuurlijk overleg plaatsvindt op dit moment. Dit bestuurlijk overleg heeft betrekking op twee onderwerpen: / /

de vraag in hoeverre de huidige schouwburg nog bruikbaar zal zijn tot aan de opening van het nieuwe theater en mede gelet op aangescherpte Arbo-, brandveiligheid- en milieuvoorschriften; een negatief eigen vermogen dat was gerealiseerd over het jaar 2004-2005.

Naar aanleiding van het eerste punt wordt besloten de schouwburg zodanig op te knappen dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan en de schouwburg nog enkele jaren meekan. Dit is ook de uitdrukkelijke wens van de gemeente, zo blijkt uit de programmabegroting 2007. Voor de sanering van het negatieve eigen vermogen is het Plan van Aanpak uitgevoerd. Volgens dit plan moet het negatief eigen vermogen zijn gesaneerd op uiterlijk 30 juni 2007. Uit de jaarrekening 2005-2006 (zie ook hierboven), blijkt dat het eigen vermogen al in juni 2006 is gesaneerd.

37

Accountantsverklaring Deloitte, 17 oktober 2006, p. 2.

38


39


40


41



26

Op basis daarvan adviseert de ambtelijke organisatie aan het college om de gereserveerde subsidiebedragen definitief vast te stellen. De begrotingen voor de jaren 2005-2006, 2006-2007 en de jaarrekening 2005-2006 zijn als bijlagen bij de adviesnota gevoegd. De tegenvallende halfjaarcijfers over 2006-2007 zijn niet bijgevoegd, alhoewel deze dan wel al bij de gemeente zijn binnengekomen, namelijk op 28 februari 2007 (zie verderop). Het college heeft op 21 maart 2007 conform het voorstel van de ambtelijke organisatie besloten.42 Het blijkt niet dat het college dan al kennis heeft genomen van de halfjaarcijfers. Het college heeft daaropvolgend aan de raad voorgesteld om de gereserveerde subsidiebedragen definitief vast te stellen. Op basis daarvan heeft de raad op 23 april 2007 met algemene stemmen besloten om de subsidies over de jaren 2006 en 2007 definitief vast te stellen. Het jaarverslag 2005-2006 heeft voor de raad ter inzage gelegen. De tegenvallende halfjaarcijfers zijn dan al wel behandeld in het college, maar niet naar de raad gestuurd. Er zijn in de raad geen nadere opmerkingen gemaakt of vragen gesteld over de (huidige) financiële situatie bij SSCM. Ook in de commissievergadering MaZa op 11 april 2007 is er verder niet over SSCM gesproken.43 Op 11 mei 2007 zijn de afspraken over het jaar 2007 vastgelegd in het subsidiecontract.44

TEZ rapporteert tegenvallende halfjaarcijfers over het begrotingsjaar 2006 - 2007 Op 27 februari 2007 heeft TEZ financiële halfjaarcijfers voor het seizoen 2006/2007 aan de gemeente aangeboden, met cijfers tot en met 31 december 2006. Uit het verslag blijkt dat er sprake is van tegenvallende resultaten tot nu toe. Dit heeft volgens TEZ te maken met de volgende aspecten: /

/ / /

tegenvallende opbrengsten waar het gaat om het theaterprogramma. Het cumulatieve resultaat voor de Stadsschouwburg Middelburg was € 21.995 negatief. In Goes was er wel sprake van een positief resultaat; de omzetdoelen voor de horeca zullen in Middelburg niet gehaald worden. Volgens TEZ zal een deel wel gecompenseerd worden door een ‘explosief groeiende catering’; afschrijvingen zijn hoger dan begroot, doordat er geen investeringen zijn opgenomen omdat TEZ ervan uitging dat men naar nieuwbouw zou verhuizen; ook de algemene kosten zijn hoger dan begroot, met name de reis- en verblijfkosten. Dit heeft volgens TEZ te maken met het gegeven dat is besloten dat werknemers bij techniek bij werk op een andere locatie een maaltijd à € 19,45 mogen declareren.

Uit de begroting is te herleiden dat het grootste verschil tussen de begrote en gerealiseerde baten zit in de opbrengst van de horeca bij Stadsschouwburg Middelburg (circa € 41.000) en de inkomsten uit verhuur in Middelburg (circa € 15.000). Ook in Goes zijn de opbrengsten uit de horeca circa € 10.000 lager dan verwacht. In totaal wordt ook met deze tegenvallers nog steeds een positief resultaat verwacht, namelijk van in totaal € 43.566 tegen € 53.592 begroot.45

42

Nota voor B&W, Definitieve vaststelling subsidies Stichting Stadsschouwburg en Concertzalen Middelburg over 2006 en 2007, 21 maart 2007. 43

Verslag van de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke Zaken gehouden op woensdag 11 april 2007, p. 4.

44

Subsidiecontract 2007, 11 mei 2007.

45

Kort financieel verslag t/m 31-12-06 TEZ, geen paginanummer.


27

College besluit jaarcijfers af te wachten Naar aanleiding van de halfjaarcijfers over het jaar 2006-2007, adviseert de ambtelijke organisatie in een adviesnota van 13 april 2007 aan het college om een brief te versturen naar SCCM waarin het volgende wordt aangegeven: “Voorgesteld wordt om de bijgaande (concept)brief aan de SSM toe te zenden. Daarin gaat u ervan uit dat de horeca-exploitatie zich in de 2e helft van het seizoen zal herstellen. Het gaat hier immers om een commercieel taakonderdeel dat juist extra financiële middelen zou moeten genereren ten behoeve van de theaterprogrammering. Verder mag toch worden aangenomen dat een redelijke vergoeding aan Goes wordt doorberekend voor de catering vanuit de keuken in Middelburg. Voor het overige geef ik u in overweging om de definitieve jaarcijfers af te wachten.”46 De desbetreffende brief waar hier aan wordt gerefereerd is aan TEZ verzonden op 13 april 2007.47 Het blijkt uit het dossier niet dat de raad op de hoogte is gesteld van de halfjaarcijfers of de situatie bij SSM/TEZ in het algemeen.

1.6 / Plannen nieuwbouw en verbouw In het coalitieakkoord 2006-2010 is verwoord dat de ambitie voor het A-theater overeind blijft. Naar aanleiding van de problematiek rondom het theater aan de Zuidsingel heeft het college op 13 november 2006 het voorstel gedaan om opnieuw te kijken naar het precieze ambitieniveau, de wijze van exploitatie én de locatie. Om te voorkomen dat er in de periode tot aan de opening van een nieuw theater, een schouwburgloze periode ontstaat, doet het college tevens het voorstel om de bestaande schouwburg te verbouwen, zodat het nog enkele jaren open kan blijven.

Voorstel voor de verbouw In 2006 is er met SSCM gesproken over de verbouw van de schouwburg. Het doel is om te komen tot een renovatie waardoor de schouwburg nog tien jaar open kan blijven, maar waarbij het uitgangspunt wel is dat er zo snel mogelijk met de bouw van het theater wordt begonnen. Om die reden is de afschrijving gesteld op vijf jaar. In de stuurgroepvergadering wordt aangegeven dat er bij het personeel van SSCM draagvlak is voor de plannen. Wanneer er nog aanvullingen zijn, dan kunnen die worden meegenomen, mits daarbij binnen het gestelde budget wordt gebleven.48 In een raadsvoorstel van 23 oktober 2006, vraagt het college de raad voor de verbouw een budget beschikbaar te stellen van € 2,5 miljoen. Dit moet worden gezien als een tussenstap, in aanloop naar de bouw van het nieuwe theater. Het college heeft in overleg met SCCM, de brandweer en de arbeidsinspectie, bekeken aan welke eisen moet worden voldaan om nog ten minste vijf jaar open te kunnen blijven. Het betreffen de volgende kostenposten: /

/ /

om te kunnen voldoen aan de brandweereisen zullen een aantal bouwkundige voorzieningen getroffen moeten worden. Tevens dienen vluchtwegen te worden verbeterd en dient noodverlichting en een brandmeldinstallatie te worden geïnstalleerd. De kosten hiervoor bedragen € 350.000; bouwkundige installaties (waaronder de cv-installatie, de ventilatievoorziening): € 270.000; aanpassingen aan het Arbo-besluit (waaronder de mechanisering van de trekkenwand en andere theater-technische voorzieningen, de vervanging van stoelen en vloerbedekking): € 800.000;

46

Nota voor B&W, 13 april 2007.

47

Brief aan SCCM m.b.t. exploitatiecijfers 1e halfjaar theaterseizoen 2006-2007, 13 april 2007.

48

Stuurgroep theater, 25 september 2006.


28

/ /

bouwkundige aanpassingen, zoals de aanpassing aan de dockshelter, verlichting, vervanging van de keukeninrichting et cetera: € 500.000; bijkomende kosten en kosten van het projectmanagement.

De bijbehorende kostenraming heeft voor de raad ter inzage gelegen in de gesloten trommel. Behandeling van het voorstel in commissie en raad De verbouwing is in de commissie MaZa aan de orde geweest. Er is onder meer de vraag gesteld of een dergelijk bedrag wel voldoende is. Hierop is door de verantwoordelijk portefeuillehouder aangegeven dat, in tegenstelling tot eerdere plannen, besloten is om het casco niet aan te pakken. Daarnaast is ervoor gekozen om vluchtroutes te verbeteren. Hij geeft daarbij aan dat er vanuit SSCM vertrouwen is dat zij met deze maatregelen het gebouw kunnen exploiteren en de huidige programmering nog geruime tijd kan worden voortgezet.49 In de raad is de verbouwing vervolgens kort aan de orde geweest.50 SSM/TEZ financiert aanvullende investeringen In de zomer van 2007 komen er vanuit SSM extra vragen voor de verbouw: extra schilderwerk, een nieuwe vloerbedekking, een nieuwe horeca-inrichting et cetera. Vanuit de stuurgroep van de gemeente is aangegeven dat het beschikbare bedrag van € 2,5 miljoen maatgevend is.51 SSM/TEZ heeft toen zelf een bijdrage van 2,5 ton geleverd. In het jaarverslag van TEZ is te lezen dat er geen budget meer beschikbaar was bij de gemeente Middelburg.52 In interviews is daarnaast aangegeven dat de bijdrage door SSM/TEZ ook plaatsvond, omdat SSM/TEZ maximaal 10% van het jaarlijkse subsidiebedrag aan vrije reserve mag hebben en de gemeente in het geval van een te hoge reserve een vergoeding kan vragen of tot een verrekening kan overgaan. Overigens heeft de gemeente niet aangegeven hiertoe van plan te zijn. Vanuit de ambtelijke organisatie is aangegeven dat SSM/TEZ in overleg met de gemeente een bestemmingsreserve had kunnen aanleggen om de vrije reserve terug te brengen. Dit was volgens de ambtelijke organisatie hooguit reden geweest om het meerdere te investeren en niet zoveel dat het tot een negatief eigen vermogen had geleid. Het wordt uit het onderzoek niet duidelijk of de bijdrage van SSM/TEZ op expliciet verzoek van de gemeente gebeurt of dat SSM dit zelf voorstelt. Volgens betrokkenen vanuit de gemeente is meerdere malen gevraagd of SSM/TEZ zonder problemen voor de toekomst de aanvullende investeringen uit eigen middelen kon betalen. Het antwoord hierop zou elke keer ‘ja’ zijn geweest. Anderen geven hierover aan dat de gemeente geen geld meer wilde uitgeven. Uit documentatie wordt duidelijk dat vanuit de gemeente grote waarde wordt gehecht aan het binnen het budget blijven. Ook is duidelijk dat, zowel bij de gemeente als bij SSM/TEZ, de inschatting is gemaakt dat SSM/TEZ zelf een bijdrage aan de verbouwing kan leveren. Er is een reserve waaruit deze bijdrage gedekt kon worden, zo is op dat moment de veronderstelling. Samenvattend geven het financiële plaatje, het eigen vermogen en ook de verwachtingen ten aanzien van de exploitatie op dat moment voor de gemeente geen aanleiding te denken dat de schouwburg de bijdrage in de verbouwingskosten niet kan betalen.

49

Verslag van de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke Zaken, 11 oktober 2006, p. 10-11.

50

Notulen van de vergadering van de raad, 23 oktober 2006, p. 258.

51

Stuurgroep theater, 11 september 2007.

52

Jaarverslag 2007-2008, p. 2, 20 november 2008.


29

Tegelijkertijd is binnen de gemeente op dat moment bekend dat de halfjaarcijfers van het begrotingsjaar 2006/2007 niet positief zijn. De jaarrekening over dit begrotingsjaar is dan nog niet opgesteld.

Resultaten verbouw in relatie tot de nieuwbouw Vlak na het voorstel voor de verbouw van de schouwburg, heeft een meerderheid van de raad aangegeven dat het plan voor een nieuw theater lopende de raadsperiode 2006-2010 moet worden ontwikkeld.53 Naar aanleiding van het besluit tot de nieuwbouw van het theater, is aan deskundigen advies gevraagd over het ambitieniveau voor het nieuwe theater en over de keuzemogelijkheden die de gemeente daarbij heeft. De bevindingen zijn gepresenteerd in het rapport ‘Een nieuw theater in Middelburg – Analyse en advies’, dat op 3 oktober 2007 is besproken in de vergadering van de commissie MaZa. Tijdens deze vergadering twijfelen enkele fracties aan de noodzaak van de nieuwbouw. De reden is dat de bestaande schouwburg inmiddels is opgeknapt. Het college geeft aan dat de recente renovatie ‘weliswaar goed gelukt is’, maar slechts ‘tijdelijk soelaas’ biedt. Volgens het college kan de economische en technische levensduur van de huidige schouwburg niet eindeloos worden opgerekt. Daarnaast is een meer moderne en flexibele accommodatie noodzakelijk. Daarbij gaat het enerzijds om theatertechnische faciliteiten, maar ook om hedendaagse eisen op het gebied van klimaatbeheersing, energiebesparing en cultureel aanbod. In het voorstel is te lezen dat het college denkt dat de levensduur van het huidige theater met maximaal tien jaar is verlengd. 54 In de bijlage heeft het college een overzicht opgenomen waarin de directeur van SSCM aangeeft waarom de nieuwbouw noodzakelijk. Volgens hem heeft de gerealiseerde verbouwing ertoe geleid dat: / /

er aan de Arbo-eisen wordt voldaan en volgens de arbeidsinspectie voorstellingen mogen worden gegeven; voor het publiek deels opgefriste en gezellige ruimtes zijn gecreëerd.

Vanwege het uitgangspunt van de beperkte verlenging van de levensduur is er bij de renovatie eveneens gekozen voor bijvoorbeeld materialen die slechts een beperkte tijd meegaan zoals ‘zachte’ vloerbedekkingen, een geïmproviseerd laad- en losperron, een voordelige en kleinere theaterstoel, een goedkoper ventilatie- c.q. verwarmingssysteem in plaats van een duurder klimaatbeheersingssysteem. Daarnaast is de schouwburg op cruciale onderdelen zoals de energiezuinigheid, de stoelencapaciteit, de toneelcapaciteit gedateerd. Dit maakt de nieuwbouw volgens het college wel degelijk noodzakelijk. 55

1.7 / Verloop subsidierelatie tot aan bestuurlijk overleg (2010) Resultaten 2006-2007 beter dan verwacht Uit de jaarrekening 2006- 2007 van SSCM blijkt vervolgens dat de resultaten toch beter zijn dan voorzien in de halfjaarcijfers. Het jaarverslag 2006-2007 merkt dan ook op dat het een goed financieel jaar was, met daarbij de kanttekening dat de horecaopbrengst door catering is gerealiseerd. SSCM merkt daarbij op dat het de vraag is of de huidige externe omzet buiten de deur kan worden blijven behaald. De directeur van SSCM geeft in de aanbiedingsbrief van het jaarverslag dan ook aan dat de financiële positie van SSCM ‘kwetsbaar’ is.56 Zo is er onder meer sprake van een flinke daling van de horecaopbrengst van € 120.000. 53

Raadsvoorstel, Beschikbaar stellen startkrediet planontwikkeling van een nieuw theater.

54

Raadsvoorstel Park en Cultuur, Uitgangspunten voor het Molenwaterpark met een markant nieuw theater in het groen, 2 juni 2008, p. 6. 55

Bijlage 4, Noodzaak nieuwbouw Stadsschouwburg, p. 38-39.

56

Aanbieding Jaarverslag 2006/2007, 20 november 2007.


30

Deze kan (net als in het voorgaande jaar) volgens SCCM worden verklaard door de problematiek van het parkeren en de slechte staat van de accommodatie. Opnieuw is de catering in dit jaar uitgebreid waardoor de kosten konden worden gecompenseerd.57 Daarnaast blijkt uit de resultatenrekening 2006-2007 dat er sprake is van tegenvallende opbrengsten uit het theaterprogramma (€ -11.367 tegen € 7.000 begroot) en circa € 25.000 minder aan opbrengst uit verhuur dan was begroot.58 Ondanks deze tegenvallende aspecten heeft SCCM een positief resultaat gerealiseerd van in totaal € 105.225, die aan de reserve is toegevoegd. De accountant heeft over de getrouwheid een positieve verklaring gegeven.59 Er is op dit moment voor de gemeente weinig aanleiding tot zorg. Er is een nieuwe directeur aangetreden en er is een wens om te leren van de ervaringen uit het verleden. Ook voor de raad is het van belang dat het goed gaat met de schouwburg, mede in het licht van de ambitie om van Middelburg een cultuurstad te maken.

SSM/TEZ nuanceert de positieve resultaten in de begroting 2007-2008 De geconsolideerde begroting voor het jaar 2007-2008 is aan het college van B&W aangeboden op 27 november 2007.60 Het betreft opnieuw een gezamenlijke begroting van SSCM en STGM onder het financieel beheer van TEZ. Uit de begroting blijkt dat in verband met de verbouwing en dien ten verlate de late opening, het programma is ingekort. Er wordt opgemerkt dat er desondanks in wordt geslaagd om te voldoen aan de ‘minimale eisen’ van de subsidiënt. De bezoekersaantallen zijn om voorgaande reden in het jaar 2007-2008 dan ook lager geprognosticeerd dan het werkelijk aantal bezoekers in de voorgaande jaren. De reden wordt gezien in de directiewisseling waardoor de programmering deels uit handen is gegeven. De mogelijke effecten op de bezoekersaantallen zijn moeilijker te schatten en daardoor wordt ervoor gekozen behoudend te programmeren.61 Verder wordt in de begroting benadrukt dat de positieve cijfers over het afgelopen seizoensjaar, sterk worden beïnvloed door het positieve exploitatieresultaat van de horecacatering.62

Catering wordt steeds meer hoofdmissie SSM om de exploitatie op peil te kunnen houden In de begroting 2007-2008 wordt tevens opnieuw ingegaan op de problematiek rondom parkeren. Dit heeft voor SSM/TEZ tot gevolg dat catering op locatie als een hoofdmissie wordt gezien én als een belangrijke inkomstenbron (om de exploitatie op peil te houden).63 Ook wordt opgemerkt dat het, gezien de gestegen lasten, steeds moeilijker wordt om de programmering een substantieel onderdeel te laten zijn van de exploitatie.64 Ondanks deze opmerking wordt € 20.000 meer aan geraamde inkomsten verwacht uit het theaterprogramma. Hetzelfde geldt voor de inkomsten uit verhuur.65

57

Jaarverslag 2006/2007, 20 november 2007, p. 2.

58

Jaarverslag 2006/2007, 20 november 2007, p. 6.

59

Accountantsverklaring, 30 oktober 2007.

60

Aanbieding begroting 2007-2008, 27 november 2007.

61

Begroting 2007-2008, paragraaf 3.2.1.

62

Begroting 2007-2008, onder het kopje ‘Stadsschouwburg Middelburg’.

63

Begroting 2007-2008, paragraaf 9.1.2.

64

Begroting 2007-2008, onder het kopje ‘Stadsschouwburg Middelburg’.

65

Begroting 2007-2008, onder het kopje ‘Baten’.


31

Verder blijkt dat er circa € 120.000 meer aan lasten is geraamd onder de noemer ‘Diverse baten en lasten’. Dit zijn onder meer vrijgevallen tegoedbonnen (€ 8.000), kosten van de verhuizing van circa € 66.000 en onvoorziene kosten voor de verbouw van € 50.000. Daarnaast heeft de gemeente voor de duur van de verbouwing een huurvrijstelling afgegeven van € 77.500. Samen met de subsidies voor de jaren 2007 en 2008 (van in totaal € 1.872.998 dit jaar 73% van de totale lasten). In totaal wordt een positief resultaat verwacht van € 8.962.

College neemt resultaten en verwachtingen voor kennisgeving aan In het beleidsadvies behorende bij de jaarrekening 2006-2007 en de begroting 2007-2008 aan het college worden de kanttekeningen van de directie van SSCM/TEZ gecommuniceerd. In de nota is te lezen dat het positieve exploitatieresultaat met name is gerealiseerd door zalenverhuur en catering en deze posten per jaar sterk kunnen fluctueren. De ambtelijke organisatie erkent tevens het tekort aan parkeercapaciteit en de slechte staat van het gebouw. De stichting heeft wel voldaan aan haar prestatieverplichtingen in het contract. Op basis daarvan is het advies aan het college om de subsidie over het tweede half jaar van 2007 vast te stellen.66 Per brief is hiervan de bevestiging gegeven aan SSCM op 17 januari 2008.67 Het blijkt niet dat er nadere/aanvullende afspraken zijn gemaakt over de financiële situatie. In het projectgroepoverleg tussen SSM/TEZ en de gemeente wordt op 6 maart 2008 geconcludeerd dat zich op dat moment geen problemen in de exploitatie voordoen.68

Sluitende exploitatie wordt steeds moeilijker voor SSM/TEZ blijkt uit begroting 2008-2009 De begroting van het jaar 2008-2009 komt voor een groot deel overeen met de begroting van 2007-2008. Deze wordt aan het college aangeboden op 7 mei 2008. De algemeen directeur vraagt in de aanbiedingsbrief opnieuw aandacht voor de parkeerproblematiek. In de begroting is beschreven: “Verder willen wij u vragen na het vertrek van Miniatuur Walcheren, zo spoedig mogelijk de parkeerplaatsen vóór de Stadsschouwburg aan te brengen. Dit zal naar verwachting een extra impuls geven aan het theaterbezoek én het bedrijfsleven, wat uiteraard de exploitatie ten goede zal komen. In dit kader speelt ook een goede afronding van de verdienstelijke verbouwing een rol.”69 SSM/TEZ geeft in de begroting aan dat uit de laatste halfjaarcijfers is gebleken dat vooral de opbrengsten uit de horeca en theater te hoog zijn ingeschat. Tegelijkertijd is het ‘hierdoor dreigende structurele tekort’ in de begroting 2008-2009 ‘afgewend’. Voor de Mythe kon in dit jaar echter nog geen sluitende begroting worden gepresenteerd; vanwege beperkte bereikbaarheid zijn de commerciële verhuringen en de horeca sterk teruggelopen. Opnieuw geeft SSM/TEZ aan dat gezien de Middelburgse zaalgrootte én de gestegen kosten, het steeds lastiger wordt de programmering een substantiële bijdrage te laten leveren aan de exploitatie.”70

66

Nota B&W, Jaarrekening 2006-2007 en begroting 2007-2008 Stichting Stadsschouwburg Middelburg (SSM), 26 september 2007. 67

Brief, Jaarrekening 2006-2007 en begroting 2007-2008, 18 januari 2008.

68

Besprekingsverslag, 6 maart 2008.

69

Aanbiedingsbrief, Begroting TEZ 2008-2009, 6 mei 2008.

70

Begroting 2007-2008, onder het kopje ‘Stadsschouwburg Middelburg’, Programma.


32

Om deze reden wordt voorgesteld om eenmalig een theatertoeslag van € 1,00 per kaartje te heffen om de exploitatie ‘meer lucht te geven’.71 Daarnaast komt een toeslag van € 2,00 per kaartje voor consumptie en € 0,50 voor de horeca. Dit leidt er volgens de begroting toe dat de totale overige inkomsten dit jaar € 100.000 hoger liggen dan de totaalopbrengst van het jaar daarvoor.72 In de begroting maakt SSM/TEZ een onderscheid tussen theaterhoreca, commerciële horeca én restaurantactiviteiten. Dit om inzichtelijk te maken welke bijdrage ieder onderdeel levert, in relatie tot een mogelijke toekomstige verzelfstandiging. De begroting 2008-2009 van SSM/TEZ is binnen de subsidiebundel in het college behandeld. De begroting is niet separaat aan de orde geweest. Volgens de ambtelijke organisatie was hier op dat moment geen aanleiding toe, omdat er zonder een investering van SSM/TEZ in de verbouwing, wel een positief resultaat zou zijn gerealiseerd.

Raad heeft geen zicht op financiële situatie SSM Op 29 augustus 2008 ontvangt SSM het conceptsubsidievoorstel voor het jaar 2009.73 Vervolgens heeft de raad op 10 november 2008 de programmabegroting 2009 en het budget voor het subsidiekader SSB vastgesteld. Daarbij is dus ook de subsidiebundel ter kennisname naar de raad gegaan. Hierin zit een overzicht van de subsidievoorstellen. Deze geeft geen inzicht in de financiële situatie van de stichting. De subsidieverordening vereist dit ook niet. Na de vaststelling van de begroting heeft het college aan SSM een subsidie verleend voor het jaar 2009.74

Grote tegenvallers in de exploitatie van SSM/TEZ voor het jaar 2007-2008 In de periode 2007-2008 is geen tussentijds verslag aangeboden aan de gemeente. Uit de jaarrekening 2007-2008, die is aangeboden aan het college van B&W op 20 november 2008, blijkt dat er sprake is van grote tegenvallers. Deze zitten met name in de resultaten van de catering. Terwijl er in het laatste kwartaal van 2006-2007 een verwacht negatief resultaat nog kan worden omgebogen, is dit in 2007-2008 niet het geval. Om diverse redenen blijven grote cateringpartijen weg, worden deze verplaatst naar een ander boekjaar et cetera. Hierdoor is de gerealiseerde omzet uiteindelijk slechts de helft van het begrote bedrag, met als gevolg dat een resultaat wordt geboekt van € 46.191 in plaats van de begrote € 137.100. Er is hier geen verdere toelichting op gegeven. Daarnaast loopt de kostenkant ‘uit de pas’, met name door het opstarten van een nieuw gebouw, wisselingen van keukenpersoneel en de veranderende planning van personeel rondom voorstellingen. Daarnaast zijn taken van sommige vrijwilligers overgeheveld naar beroepskrachten.75 Tot slot wordt aangegeven dat de verbouwing/renovatie een zware druk heeft gelegd op financieel terrein. Hierover schrijft SSM: “Gedurende en na de verbouwing bleek dat verschillende aspecten niet in de verbouwing waren meegenomen. Er is toen besloten om de ontbrekende investering ad € 228,498 in eigen beheer te doen. Er was geen budget meer beschikbaar bij de gemeente Middelburg.” Uiteindelijk is er afgesloten met een negatief saldo van € 135.160. Hierdoor ontstaat een negatief vermogen van € 28.298.76 71

Begroting 2008-2009, p. 10.

72

Begroting 2008-2009, de tabel ‘Gecomprimeerde resultatenrekening’.

73

Brief, subsidieaanvraag 2009, 29 augustus 2008.

74

Brief, budgetsubsidie 2009, 19 december 2008.

75


76



33

De accountant heeft deze rekening goedgekeurd met de toelichting dat deze condities ‘duiden op het bestaan van een onzekerheid van materieel belang op grond waarvan gerede twijfel zou kunnen bestaan over de continuïteitsveronderstelling van de stichting.77

Geen maatregelen naar aanleiding van tegenvallende resultaten begrotingsjaar 2007-2008 In het dossier zijn geen ambtelijke adviesnota’s en besluiten aangetroffen naar aanleiding van de resultaten van 2007-2008. In het projectgroepoverleg tussen de gemeente en SSM/TEZ komen de resultaten over het jaar 2007-2008 pas op 23 februari 2010 aan de orde. De financieel directeur geeft aan dat “noch door het bestuur noch door de gemeente is gereageerd op het ontstaan van het negatief saldo na de jaarrekening 2007-2008.”78 De tegenvallende resultaten zijn ook niet met de raad gedeeld. Dit vereist de subsidieverordening ook niet.

Gemeente bezuinigt in het jaar 2009 op subsidies voor de jaren 2011-2013 Op 25 september 2009 verstuurt de gemeente een brief aan het bestuur van SSM met de mededeling dat het subsidieverleningsproces voor het jaar 2010 vertraging oploopt. De reden is dat de raad het college verzocht heeft de Kadernota 2013-2016 aan te passen in verband met de financiële gevolgen van de economische crisis. Het antwoord op de subsidieaanvraag zal daarom later plaatsvinden, namelijk voor 31 december 2009.79 In het conceptvoorstel dat aan SSM is verstuurd op 2 november 2009, blijkt dat er ook bezuinigd zal worden op de subsidie aan SSM. Zo zal er geen inflatiecorrectie plaatsvinden voor het subsidiejaar 2010, ten opzichte van 2009 en zal de stichting voor de jaren 2011-2013 te maken krijgen met een taakstellende bezuiniging van € 3.590 in 2011, € 10.215 in 2012 en € 16.840 in 2013.80 Tegen dit voorstel heeft SSM op 26 november 2009 bezwaar gemaakt bij de gemeente. De redenen die zij aandraagt zijn (onder andere) de krimp in de bezoekersaantallen.81 In de raadsvergadering van 15 december 2009 is desondanks besloten om SSM de taakstellende bezuinigingen op te leggen. In een brief aan SSM geeft het college aan: “Over de gevolgen van de eerder aangekondigde voorgenomen bezuinigingen op uw subsidies 2011-2013 zullen wij nader met u in overleg treden.”82

SSM verkeert in 2010 in ernstige financiële problemen Op 12 februari 2010 heeft SSM het jaarverslag over het jaar 2008-2009 aangeboden aan het college. Hieruit blijkt dat SSM in ernstige financiële problemen verkeert. Er is een negatief exploitatieresultaat gerealiseerd per 30 juni 2009 van € 136.313.83 De vermogenspositie van de stichting wordt daardoor € 164.610.

77

Accountantsverklaring, 30 oktober 2008.

78

Besprekingsverslag, Overleg Stichting Stadsschouwburg Middelburg en gemeente Middelburg inzake theater, 23 februari 2010. 79

Brief, Vertraging subsidieverlening, 25 september 2009.

80

Brief, Subsidieaanvraag 2010, 2 november 2009.

81

Brief, Subsidieaanvraag 2010, 26 november 2009.

82

Brief, Budgetsubsidie 2010, 24 december 2009.

83

Aanbiedingsbrief jaarrekening SCCM 2008-2009, 12 februari 2010.


34

Dit heeft de accountant doen besluiten vooralsnog geen accountantsverklaring af te geven. Volgens de toelichting van de accountant, kan deze pas worden verstrekt op het moment dat de stichting plannen kan overleggen die zijn gebaseerd op reële uitgangspunten, die voldoende onderbouwd zijn en leiden tot een gezonde financiële positie op termijn. Tegelijkertijd bevestigt de accountant wel dat er in de jaarrekening 2008-2009 geen onjuistheden als zodanig zijn aangetroffen. Over het boekjaar 2008-2009 is er een negatief resultaat gerealiseerd van € 115.070.

Oorzaken tekorten In het jaarverslag benoemt SSCM een aantal mogelijke oorzaken van dit verlies: /

/

/

/

De recessie. Er is op dit moment sprake van een landelijke trend in teruggang van bezoekers van circa 25-40%. Voor SCM/TEZ was dit 10%. SSM hoopte het negatieve resultaat over het eerste half jaar, waarin duurdere en meer risicovolle voorstellingen waren geprogrammeerd, te kunnen inhalen. Dit is echter niet gebeurd. Afspraken met betrekking tot garantiebedragen. Bij voorstellen waar naar verwachting winst op kon worden gemaakt, zijn hoge garantiebedragen afgesproken, zodat de zekerheid bestaat dat de zaal vol zit. Dit betekent dat de opbrengst hoger is bij een volle bezetting, maar tegelijkertijd lager bij een lage bezetting. Dit laatste is dit jaar het geval in verband met teruglopende bezoekersaantallen. Parkeerproblematiek. SSM heeft bij de gemeente het verzoek gedaan om op korte termijn met een oplossing te komen met betrekking tot het gebrek aan parkeerplaatsen. Dit zou een positief gevolg voor de exploitatie hebben, aldus SSM. De gemeente heeft het voornemen/de procedures voor de uitbreiding echter ingetrokken. Dit heeft onder andere geleid tot de aanschaf van parkeervergunningen. Samenwerking grootschalige amateurproductie. SSM heeft meegewerkt aan een grootschalige amateurproductie. Deze productie was een ‘uitvloeisel van oude afspraken uit het verleden’, in het kader van het 200-jarig bestaan van de schouwburg. Ook hiervan vielen de opbrengsten tegen.84

Tevens geeft SSM aan dat de extra investeringen met betrekking tot de verbouw een flinke weerslag hebben gehad op de liquiditeitspositie. Ook zijn de afschrijvingskosten hierdoor gestegen.85 Uit de resultatenrekening blijkt dat de belangrijkste tegenvaller zit in de baten van het theaterprogramma. Deze bedragen € -115.070 tegen € 17.500 begroot. Ook geeft SSM aan dat er extra personeel is aangenomen in dit jaar, met als achtergrond om zo een noodzakelijk positief resultaat te kunnen bereiken. Dit heeft eveneens geleid tot hogere lasten.86 Volgens de directie van SSM/TEZ zijn ingrijpende maatregelen noodzakelijk. In een Plan van Aanpak zullen de oorzaken van het negatieve exploitatieresultaat nader worden geanalyseerd waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen incidentele en structurele oorzaken.87 In de aanbiedingsbrief wordt met name gerefereerd aan de gevolgen van de extra investeringen met betrekking tot de verbouw. De tegenvallende resultaten kunnen niet worden opgevangen vanuit de opgebouwde reserve. Op deze punten wenst de directie nader bestuurlijk overleg te voeren.88

84


85


86


87


88

Aanbiedingsbrief jaarrekening SCCM 2008-2009, 12 februari 2010.


35

Financiële situatie wordt voor het eerst helder voor de gemeente De financiële situatie leidt tot overleg tussen SSM en de gemeente. Op 23 februari 2010 wordt er gesproken over de financiële situatie bij SSM. Daarin maakt de financieel directeur de eerder genoemde opmerking dat de gemeente niet eerder heeft gereageerd op de resultaten van 2007-2008. Hij geeft tevens een toelichting op de jaarrekening 2008-2009. Hij geeft aan dat er naar aanleiding van de resultaten harde maatregelen zijn genomen in de vorm van een investerings- en een vacaturestop. De projectwethouder Nieuwbouw theater89 geeft als reactie dat het negatieve vermogen is ontstaan door eenmalige investeringen rondom de verbouwing. Om die reden was de indruk dat er op dat moment [het jaar 2007-2008] niets aan de hand leek. De begroting 2008-2009 voorzag weer opnieuw in een positief resultaat waardoor er sprake leek van een gezonde situatie. Pas in het najaar van 2009 komen er volgens de wethouder signalen over een negatief exploitatiesaldo over het jaar 2008-2009. Vanwege de recessie maakt de wethouder zich zorgen over de structurele consequenties. Hij denkt aan een structurele oplossing voor de exploitatie en wellicht een eenmalige voor het negatief eigen vermogen, dit mede aan de hand van het plan van aanpak waaraan SSM werkt.90 Vanwege de wens om te komen tot deze structurele oplossing trekt SSM het bezwaarschrift tegen de aangekondigde bezuinigingen op de subsidie voor de jaren 2011-2013 in. Pas eind 2009 wordt voor de gemeente duidelijk dat er een tekort zal ontstaan. Begin 2010 wordt het jaarverslag aangeboden. Verschillende betrokkenen bevestigen deze lezing. Er lijkt geen (goed) zicht te zijn geweest, zowel ambtelijk als bestuurlijk, op de resultaten van het jaar 2007-2008. In de gesprekken tussen SSM en de gemeente zijn de financiële resultaten niet structureel aan bod gekomen. Op 23 februari 2010 wordt er voor het eerst intensief gesproken over de problemen in de exploitatie.

Begroting en jaarrekening 2009-2010 niet in het dossier De jaarstukken 2009-2010 zijn niet in het dossier aanwezig. Betrokkenen geven in gesprekken aan dat deze er moeten zijn. In een brief van het college van 8 augustus 2011 aan SSM vraagt het college echter om de jaarrekening 2009-2010 en geeft het aan deze niet te hebben ontvangen. Vanuit de ambtelijke organisatie is in het kader van dit onderzoek aangegeven dat de jaarcijfers 2009-2010 in de begroting 2010-2011 zijn verwerkt.

TEZ presenteert begroting 2010-2011 en Plan van Aanpak voor theaters Op 15 april 2010 (circa drie maanden na het aanbieden van de jaarrekening 2008-2009), heeft SSM de gezamenlijke begroting over het jaar 2010-2011 aangeboden.91 Samen met de begroting heeft TEZ een Plan van Aanpak ‘voor de SSM met betrekking tot het herstel van het eigen vermogen en verbetering van het rendement’ opgesteld.92 SSM doet het voorstel om over beide documenten afspraken met de gemeente te maken. Een afspraak hiervoor is inmiddels gemaakt, zo blijkt uit de brief.

89

De portefeuillehouder Cultuur was tijdens dit overleg afwezig.

90

Besprekingsverslag, Overleg Stichting Stadsschouwburg Middelburg en gemeente Middelburg inzake theater, 23 februari 2010. 91

Aanbiedingsbrief Begroting 2010-2011, 23 april 2010.

92

Aanbiedingsbrief Begroting 2010-2011, 23 april 2010.


36

Ondanks zorgwekkende situatie verwacht SSM/TEZ positief exploitatieresultaat In de begroting 2010-2011 merkt SSM/TEZ op dat er behoudend wordt geprognosticeerd met betrekking tot de baten uit horeca en theater. Opnieuw worden dezelfde redenen als voorgaande jaren aangehaald voor de slechte positie waarin SSM verkeert. De gemeente heeft het aantal parkeerplaatsen niet uitgebreid, daarnaast verkeert het gebouw in een slechte staat en zijn het meubilair en de sanitaire voorzieningen ‘niet meer van deze tijd’. Mede hierdoor is het energieverbruik ‘exorbitant hoog’. Uit de begroting blijkt dat de gemeente inmiddels heeft afgezien van modernisering van het toiletgebouw, de kantoorfunctie en de klimaatbeheersing. De focus ligt nu op de nieuwbouw.93 Ook zorgt de economische recessie voor een grote teruggang in het theaterbezoek. Desondanks is SSM/TEZ van mening dat het nog steeds in staat is om een ‘meer dan volwaardig en deels gelijkwaardig’ theaterprogramma te realiseren. Men gaat er echter vanuit dat de economische recessie en de gevolgen ook in het theaterseizoen 2010-2011 door zullen werken.94 De positie wordt dan ook ‘uiterst zorgwekkend’ genoemd. 95 Tegelijk wordt er wel weer een positief exploitatieresultaat voor het begrotingsjaar 2010-2011 verwacht door SSM/TEZ. In de begroting wordt onder meer gerefereerd aan een nieuw kaartverkoopsysteem en de mogelijkheden die te bereiken zijn met marketing en sales-activiteiten.96

Plan van Aanpak (15 april 2010) Voor elk theater afzonderlijk is een Plan van Aanpak opgesteld voor de ‘aanzuivering van het eigen vermogen en de resultaatsverbetering’. Uit het plan blijkt dat het negatieve eigen vermogen van SSM op 30 juni 2010 € 209.613 zal bedragen. Volgens SSM is de voornaamste ‘historische oorzaak’ gelegen in de verbouwing van 2007, toen uit eigen middelen een bedrag van € 228.498 is aangewend voor ontbrekende investeringen. Hierdoor zijn de opgebouwde reserves ‘verdampt’. Later in het Plan van Aanpak zijn eveneens de noodzakelijke hogere afschrijvingen genoemd, die het gevolg zijn van de verbouwingsinvesteringen.97 Het resultaat over het boekjaar 2008-2009 was € 136.313 en de verwachting is dat het resultaat over het jaar 2009-2010 € 45.002 negatief zal zijn. Volgens SSM zijn de negatieve exploitatieresultaten over de afgelopen twee jaren met name te wijten aan de economische recessie. Uitkoopsommen versus recettes zijn nog verder uit elkaar gedreven. Ook zijn de personeelslasten met € 74.000 gestegen ten opzichte van 2007-2008.

Maatregelen in het Plan van Aanpak SSM presenteert een aantal maatregelen om het negatieve eigen vermogen om te buigen naar een positief eigen vermogen. Zij onderscheidt de volgende: /

Incidentele maatregelen korte termijn; onder andere een besparing van € 36.000 door het niet vervullen van vacatures, € 25.000 vanwege ‘financiële afspraken met impresariaten’ en een investeringsbedrag van de gemeente van € 36.000 als eenmalige subsidie.98

93

Begroting 2010-2011, p. 12.

94

Begroting 2010-2011, p. 5-7.

95

Begroting 2010-2011, p. 19.

96

Begroting 2010-2011, p. 12.

97

Plan van Aanpak, p. 5.

98



37

Incidentele maatregelen lange termijn; vooralsnog geen.99 Structurele maatregelen korte termijn; onder andere een bedrag van € 2.000 door besparing op de kostennota’s en een compensatie van € 10.500 van de gemeente voor de sociaal-culturele korting. Deze korting is een bedrag dat culturele instellingen van de gemeente ontvangen als korting op de huur. Volgens SSM is deze inmiddels niet meer toereikend en heeft de gemeente hierover de toezegging gedaan dat er nadere afspraken volgen.100 Daarnaast gaat het om een reductie van het aantal fte’s (in totaal 1,3), een beperking van het aantal voorstellingen en het verder marktconform maken van de horeca en de zaalverhuur. Structurele maatregelen lange termijn. Het betreft onder andere een verdere reductie op de loonkosten van de ondersteunende diensten van € 20.000 en verdergaande samenwerking met andere theaters van de inkoop van theaterprogramma’s en een verdere reductie van de personeelskosten door de toename van verkoop via internet.

/ /

/

Centraal in de aanpak staat de gedachte dat SSM niet geheel op eigen kracht het negatieve eigen vermogen kan ombuigen: “immers het eigen vermogen is aangewend om de noodzakelijke verbouwing in 2007 af te ronden.”101 Om die reden vraagt zij aan de ‘subsidiënt’ een eenmalige bijdrage van € 228.498. Daarnaast vraagt zij om een bedrag van € 36.000 ter verbetering van de liquiditeitspositie. Het betreft de doorvoering van investeringen in de accommodatie voor het verbeteren van de theatertechniek en investeringen in de automatisering. Voor deze aanvullende investeringen heeft SSM op dit moment geen budget beschikbaar.102 Daarnaast vraagt SSM om een compensatie voor de culturele korting van € 10.500. Het totaalbedrag dat SSM aan de gemeente vraagt komt daarmee uit op € 274.998.

Ambtelijk advies over het Plan van Aanpak De gevraagde aanvullende bijdrage voor SSM heeft geleid tot discussie binnen de gemeente. De afdeling SSB heeft in een adviesnota geadviseerd om SSM de gevraagde aanvullende bijdrage te verlenen. De jaarrekening over het jaar 2008-2009, het Plan van Aanpak en de begroting 2010-2011 zijn als bijlagen toegevoegd. De ambtelijke organisatie noemt in de adviesnota dezelfde redenen als SSM voor het ontstaan van de tekorten. Door de economische recessie valt de kaartopbrengst tegen. Door de verbouwing heeft SSM de slechte resultaten over het boekjaar 2008-2009 niet kunnen opvangen uit het eigen vermogen. De ambtelijke organisatie erkent dat het niet goed gaat met SSM/TEZ. Tegelijkertijd geeft zij aan dat “in vergelijking met landelijke cijfers de gevolgen voor SSM/TEZ echter nog meevallen.” 103 Zij geeft aan dat de verwachting is dat het boekjaar 2010-2011 met een positief resultaat van € 84.000 kan worden afgesloten.104 Deze zijn gebaseerd op de verwachtingen die SSM/TEZ zelf formuleert. De ambtelijke organisatie heeft dan, anders dan geformuleerd in de begroting door SSM/TEZ, geen inzicht in de bedrijfsvoering en de onderbouwing van de verwachtingen en vraagt hier ook niet naar.

99


100


101


102

Begroting 2010 – 2011, p. 5.

103

Nota voor B&W, 11 juni 2010, p. 2.

104



38

De ambtelijke organisatie geeft in haar advies aan dat zij een gezonde financiële situatie voor de SSM en daarmee het voortbestaan van SSM en dus een theatervoorziening in Middelburg wil bereiken. Tegelijkertijd moet er gekozen worden voor een ‘zuivere oplossing’ en dat betekent dat de gemeente niet het gehele bedrag aan SSM kan betalen, “en ook niet onder de noemer die zij daarvoor gebruiken.”105 De ambtelijke organisatie gaat in de adviesnota in op de verschillende posten en beoordeelt de onderbouwing: /

/

/

Er is sprake van een negatief exploitatiebedrag van € 164.551. In het betalen van dit bedrag door de gemeente kan bereikt worden dat het eigen vermogen weer op € 0 uitkomt en SSM met ‘een schone lei’ kan beginnen. De vraag van SSM om € 36.000 noemt de ambtelijke organisatie ‘terecht’. Van deze kosten wordt in het Plan van Aanpak aangegeven dat deze noodzakelijk zijn. De organisatie gaat ervan uit dat “dit zo is.” Aangezien SSM geen positief vermogen meer heeft, kunnen zij deze niet financieren. Voor het betalen van de sociaal-culturele korting is volgens de ambtelijke organisatie geen aanleiding. Het betreft hier namelijk de korting over het jaar 2010-2011, waarin immers weer een positief resultaat werd verwacht.

Volgens de ambtelijke organisatie is ‘niets doen geen optie’. “Dit impliceert dus dat in de oplossing een extra gemeentelijke bijdrage van € 245.551 ligt opgesloten. Doen we dat niet is het einde verhaal en dat is a) niet de bedoeling en b) in het bestuurlijk overleg met SSM ook niet zo besproken.”106 De ambtelijke organisatie adviseert om dit bedrag te betalen uit het budget voor het opvangen van kostenstijging bij de bouw van het nieuwe Theater op het Molenwater. Daarbij adviseert zij om het bedrag niet eerder over te maken dan nadat een accountantsverklaring is gegeven waaruit blijkt dat de kostenverdeling tussen de stichting SSM en SBMG conform de intentieverklaring van 2001 is. De ambtelijke organisatie geeft tot slot aan dat er reden is voor bezorgdheid in de komende jaren, ondanks het feit dat er in het komende jaar een positief exploitatieresultaat verwacht wordt. “In die zin is er natuurlijk ook aandacht voor de relatie met de nieuwbouw van het Theater op het Molenwater.”107 Er is reden voor extra waakzaamheid. Om die reden is er binnen de projectgroep Molenwaterpark en Theater een apart groepje gevormd dat zich met name op de exploitatie richt.108 Ook de afdeling P&C wordt gevraagd mee te kijken naar de verstrekking van deze aanvullende subsidie. De afdeling P&C toetst of het op basis van de Asv mogelijk is de aanvullende subsidie te verstrekken. Evenals het precieze moment waarop de afdeling betrokken wordt, lopen de lezingen eveneens uiteen over de inhoud van het advies. Een van de lezingen is dat de afdeling P&C adviseert het krediet niet te verstrekken en de subsidierelatie te beëindigen. Dit advies zou mondeling zijn verstrekt, er is geen memo waarin dit is vastgelegd. De afdeling SSB en het college volgen dit advies niet. De tweede lezing is dat de afdeling heeft meegewerkt aan het advies aan het college om een eenmalige extra bijdrage te verstrekken. Daarbij zou geen afwijkend advies zijn gegeven. Op 16 juni 2010 is het college akkoord gegaan met het voorstel zoals hierboven beschreven.109

105


106


107


108

Het gaat om een zogenaamde ‘commissie van experts’ met ervaring met het ontwikkelen en exploiteren van een theater, Stuurgroep theater, 5 februari 2007. 109

Nota voor B&W, besluit 16 juni 2010.


39

Raad amendeert bijdrage van de gemeente tot een renteloze geldlening Een ingekorte versie van het voorstel van de ambtelijke organisatie is gepresenteerd aan de commissie MaZa en de raad. Er wordt niet gerefereerd aan de afspraken die in het bestuurlijk overleg zijn gemaakt. Tijdens de commissievergadering wordt door een fractie onder meer de vraag gesteld hoe het komt dat de negatieve cijfers nu pas boven water komen. Daarnaast wordt de vraag gesteld hoe de aanvullende investeringen voor de verbouwing zich verhouden tot de situatie waarin SSM nu verkeert. De portefeuillehouder (de projectwethouder Nieuwbouw red.) geeft als reactie dat net na de verbouwing werd vastgesteld dat de exploitatie tegenviel. De programmering is vervolgens bijgesteld. Door de ‘verdiepende crisis’, bleken de beheersmaatregelen van 2008 onvoldoende. Voor het theaterseizoen 2010-2011 worden wel weer positieve resultaten verwacht. Het is dus geen structureel probleem, aldus de wethouder. Daarnaast geeft hij aan dat er op het moment van de verbouwing sprake was van een positief eigen vermogen en het idee was dat de reserve verantwoord kon worden ingezet. Tijdens de beraadslagingen in de commissie doet één van de fracties de suggestie om een lening te verstrekken in plaats van een eenmalige bijdrage. De achterliggende gedachte is dat er moet worden bezuinigd en de prognose goed is. De wethouder raadt dit idee af. Een dergelijke bijdrage drukt op de toekomstige exploitatie van SSM.110 In de raadsvergadering van 12/13 juli 2010 is er uitvoerig gesproken over de voorgestelde bijdrage. In de vergadering hebben de fracties van het CDA, GroenLinks en VVD een amendement op het voorstel ingediend. Zij willen de gevraagde bijdrage omzetten in een renteloze lening voor een periode van 10 jaren. De toelichting die zij hiervoor geven is dat zij de vrijblijvendheid van een extra bijdrage niet goed vinden, zeker in een periode dat de gemeente moet bezuinigen. Daarnaast vraagt het amendement aan het college om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor het krijgen van een preferente positie bij deze lening, vanwege het sombere toekomstbeeld. Tot slot vragen de fracties het college regelmatig te informeren over de voortgang van het Plan van Aanpak.111 De overige fracties steunen dit voorstel en de achterliggende gedachtegang. Ze geven aan dat ook SSM zal moeten bezuinigen. In zijn reactie geeft de portefeuillehouder aan dat hij het amendement afraadt. Hij geeft aan dat het in wezen eveneens neerkomt op het verstrekken van een eenmalig bedrag en dat het geven van een lening administratie en bureaucratie vereist. Het college is het echter niet eens met een suggestie die door één van de fracties wordt gewekt, dat de gemeente nu alsnog de aanvullende investeringen voor de verbouwing betaalt. Volgens de wethouder is destijds geconcludeerd dat de aanvullende investeringen vanuit de reserve van SSM “volstrekt verantwoord” was. Het probleem is volgens de wethouder niet door de verbouwing ontstaan, maar door de crisis en de teruglopende exploitatie. Ook is er geen sprake van ‘telkenmale tekorten’. Hij geeft aan voldoende vertrouwen te hebben dat er in 2010 weer een sluitende exploitatie is. De raad gaat niet mee in het betoog van de wethouder. Fracties geven aan dat het van belang is om ook aan SSM een signaal te geven. Het amendement is met 16 stemmen voor en 12 tegen aangenomen. 112 Hiermee heeft de raad op 22 juni 2010 het voorstel van het college geamendeerd aangenomen.113

110

Verslag vergadering raadscommissie Maatschappelijke Zaken d.d. 30 juni 2010, p. 12-14.

111

Amendement art. 35 RvO, Voorstel nummer 10-130,13 juli 2010.

112

Amendement art. 35 RvO, Voorstel nummer 10-130,13 juli 2010.

113

Raadsvoorstel Stichting Stadsschouwburg Middelburg – eenmalige extra bijdrage, 22 juni 2010.


40

De renteloze geldlening blijkt niet haalbaar Naar aanleiding van het amendement vindt overleg plaats met SSM/TEZ. Deze geven aan teleurgesteld te zijn over het amendement van de raad. Volgens SSM betekent het dat het eigen vermogen niet verbetert en de accountant geen goedkeurende verklaring kan geven op de jaarrekening. Als gevolg daarvan is het onmogelijk om het liquiditeitsprobleem op te lossen door ‘revitalisering van de bestaande kredietlijn’, met name als gevolg van het feit dat de raad onderzocht wil zien of het mogelijk is preferente schuldeiser te zijn.114 In de commissie MaZa van september 2010 geeft de portefeuillehouder een terugkoppeling over de mogelijkheid een geldlening te verstrekken. In een memo geeft het college aan dat het voorstel van de raad ‘onvoldoende soelaas’ biedt. De reden is dat het tekort weliswaar wordt weggewerkt, maar de situatie met betrekking tot het eigen vermogen niet verbetert. Bovendien betekent het dat SSM geen reserves op kan bouwen. Dit betekent dat de accountant geen goedkeurende verklaring kan geven. Volgens het memo is er tevens sprake van een liquiditeitstekort bij de stichting. De stichting zag mogelijkheden om deze problemen op te lossen door “revitalisering van de bestaande kredietlijn.” Met het besluit van de raad wordt dit moeilijk. Als de gemeente dan bovendien een preferente positie wenst zal geen enkele bank het krediet [voor het bedrag van € 245.551,- red.] willen verstrekken. Om die reden doet het college een voorstel om de condities waaronder de lening te verstrekken, te wijzigen: / / / /

het SSM lost af indien er sprake is van een positief exploitatiesaldo in een boekjaar; de aflossing bedraagt 50% van het positief exploitatiesaldo. Dit komt er de facto op neer dat de lengte van de aflossing mogelijk langer is; de overige 50% wordt toegevoegd aan de algemene reserves; de gemeente opteert niet voor de preferente positie in deze, mits SSM de liquiditeitsproblemen oplost door revitalisering van de bestaande kredietlijn.115

De raad stemt hiermee in. Op 10 januari 2011 hebben de gemeente en SSM onder de bovenstaande condities een overeenkomst ten behoeve van de geldlening van het genoemde bedrag van € 245.551 gesloten.116 Gemeente voert aangekondigde bezuiniging door Op 30 juli 2010 stuurt de gemeente een brief aan SSM waarin het aangeeft dat er in het jaar 2011 bezuinigd zal worden (zoals eerder aangekondigd). Op 28 oktober 2010 ontvangt SSM een subsidievoorstel, waarin opnieuw wordt aangegeven dat SSM wegens de economische crisis een taakstellende bezuiniging wordt opgelegd. Voor 2011 is dit € 3.520, voor 2012 is dit € 10.215 en in 2013 € 16.840. In de brief is te lezen dat over de gevolgen van de bezuinigingen in 2011 nader overleg zal plaatsvinden.117 Op 21 december 2010 heeft het college conform het subsidievoorstel besloten en is de budgetsubsidie over 2011 verleend.118

114

Besprekingsverslag, 15 juli 2010.

115

Memo, Geldlening Stichting Stadsschouwburg Middelburg, 2 september 2010.

116

Overeenkomst van geldlening, 10 januari 2011.

117

Brief, Subsidieaanvraag 2011, 28 oktober 2010.

118

Brief, Budgetsubsidie 2011, 23 december 2010.


41

1.8 / Samenvatting financiële ontwikkeling SSM In figuur 2 is de financiële ontwikkeling bij SSM inzichtelijk gemaakt. 119 Daarbij is enerzijds gekeken naar de ontwikkeling van de exploitatieresultaten en anderzijds naar de ontwikkeling van het eigen vermogen. Uiteraard beïnvloeden de exploitatieresultaten de ontwikkeling van het eigen vermogen. Uit de grafiek blijkt dat SSM in de periode na het eerste Plan van Aanpak (vastgesteld in 2004-2005) een positieve ontwikkeling doormaakt. In 2005-2006 is er sprake van een positief exploitatieresultaat van rond de € 10.000. Dit is tevens het jaar waarin het eigen vermogen weer is aangezuiverd. De cijfers uit 2006-2007 laten vervolgens een aanzienlijk positief resultaat zien. Tegelijk is dit het eerste jaar dat SSM/TEZ in de aanbiedingsbrief van de jaarrekening (ondanks de positieve resultaten), waarschuwt voor de ‘financieel kwetsbare positie’. Het eigen vermogen is, zoals uit de grafiek blijkt, nog gering. Het jaar eerder wordt uit de jaarrekening al duidelijk dat opbrengsten teruglopen. In het jaar 2007-2008 neemt het eigen vermogen opnieuw af. De reden ligt (onder meer) in de aanvullende investeringen in de verbouwing en het negatieve exploitatieresultaat in dat jaar. Vervolgens is te zien dat ook in het jaar 2008-2009 een negatief exploitatieresultaat wordt gerealiseerd en het eigen vermogen verder afneemt. Voor de gemeente wordt naar aanleiding van deze resultaten in februari 2010 dan duidelijk dat er sprake is van een structureel probleem en zij besluit in te grijpen. De ontwikkeling bij SSM laat zich niet keren. Op 24 juni 2011 blijkt het tekort nog groter dan was voorzien. Er is dan sprake van een tekort van € 600.000. Figuur 2. Ontwikkeling exploitatieresultaten en eigen vermogen

200000 100000 0 -100000 -200000

Eigen vermogen

-300000

Exploitatieresultaten

-400000 -500000 -600000 -700000

119

De gegevens zijn afkomstig uit de jaarrekeningen van SSM/TEZ, de ambtelijke organisatie en de documenten zoals die door de interim-directeur zijn aangeleverd aan de gemeente bij de behandeling van het vraagstuk over de eenmalige bijdrage van € 100.000.


42

1.9 / Beëindiging subsidierelatie Overdracht exploitatie aan Stichting Schouwburg Middelburg BV Vanaf het moment dat begin 2010 duidelijk wordt dat SSM/TEZ in financiële problemen verkeert, neemt de frequentie van het bestuurlijk overleg tussen gemeente en SSM/TEZ toe. Ook voert de gemeente op dat moment reeds gesprekken met Theater BV, waarin ook gesproken wordt over een samenwerking tussen de SSM/TEZ en Theater BV voor de exploitatie van de Stadsschouwburg Middelburg. In hoofdstuk 2 van dit rapport wordt hier nader op ingegaan. Uiteindelijk besluit de gemeente de gehele exploitatie van de Stadsschouwburg Middelburg over te dragen aan Schouwburg Middelburg BV per 1 juli 2011. Hoewel aanvankelijk het voorstel is dat de SSM/TEZ een rol krijgt in de programmering van de schouwburg, besluit de SSM/TEZ eind 2010 deze taak niet op zich te nemen en verder geen rol meer te zullen vervullen na de overdracht van de exploitatie aan Schouwburg Middelburg BV (zie hoofdstuk 2 voor een nadere toelichting).

SSM gaat over tot ontbinding van de stichting Op 26 april 2011 heeft het bestuur van SSM een brief gestuurd aan het college waarin zij aangeeft dat er naar aanleiding van de gevoerde bestuurlijke overleggen door de betrokken wethouders is aangegeven dat er in principe geen beletselen meer zijn voor de overdracht van de exploitatie. In de brief geeft SSM aan dat er om die reden moet worden overgegaan tot ontbinding van de stichting per 1 juli 2011. Ontbinding betekent op basis van art. 13 van de statuten van SSM dat er moet worden overgegaan tot vereffening van het vermogen. SSM schrijft dat “gelet op de ontmanteling van de werkorganisatie van SSM en TEZ”, het in de reden ligt dat de gemeente de feitelijke vereffening op zich neemt en dat SSM één van de medewerkers van de gemeente machtigt om deze vereffening op zich te nemen. Daarbij verzoekt SSM de gemeente om het bestuur van SSM te vrijwaren van aansprakelijkheid die voortvloeit uit het bestuurlijk handelen.120 Verwacht tekort van € 400.000,- in mei 2011 In mei 2011 wordt het tekort over het jaar 2010 duidelijk. De projectleider geeft aan dat de interim-directeur heeft aangegeven dat er sprake is van een tekort van € 400.000 over het jaar 2010.121 Bedoeld wordt hier waarschijnlijk het eigen vermogen. Op 23 juni 2011 hebben de stichtingen SSM, SBMG en TEZ besloten hun rechtspersonen per 1 juli 2011 te ontbinden. Op basis van de gemaakte afspraken tijdens het bestuurlijk overleg van 31 mei 2011, de datum van 1 juli 2011 het uitgangspunt zal zijn voor de beëindiging van de subsidierelatie. Als gevolg daarvan is de bevoorschotting per 30 juni 2011 stopgezet. Daarnaast dient er na het opstellen van de liquidatierekening (die het bestuur voor zijn rekening neemt) overleg plaats te vinden over een oplossing van het negatief saldo (inclusief de extra kosten voor de interim-directeur) en de aflossing van de renteloze lening. Pas na afwikkeling hiervan kan de subsidierelatie worden beëindigd. Daarnaast geeft het college in de brief aan dat er nog altijd geen vastgestelde jaarrekening over de boekjaren 2009-2010 en 2010-2011 zijn ontvangen.122

120

Brief aan het college, 26 april 2011.

121

Projectgroep Molenwaterpark, 11 mei 2011.

122

Brief, Beëindiging subsidierelatie, 8 augustus 2011.


43

Tekort blijkt in juli 2011 € 600.000 - raad stelt € 100.000 beschikbaar om faillissement af te wenden Op 22 juni 2011 doet het college in de commissie MaZa de mededeling dat er bij SSM/TEZ sprake is van een verwacht tekort van ‘enkele tonnen’. Deze mededeling is gebaseerd op de uitkomsten van een bestuurlijk overleg met vertegenwoordigers van SSM/TEZ op 21 juni 2011. Enkele dagen later blijkt vervolgens dat er sprake is van een tekort van in totaal € 600.000. Dit bedrag is gebaseerd op een analyse van de interim-directeur, die ter inzage heeft gelegen voor de raad. De analyse die door de gemeente wordt gemaakt, is dat de tekorten zijn ontstaan door slechte bedrijfsvoering. 123 Het tekort leidt tot de vraag of er acuut financiële ondersteuning moet worden geboden om faillissement van SSM te voorkomen. Het college geeft enkele redenen waarom een faillissement niet wenselijk is. Dit betekent namelijk dat bijvoorbeeld iedereen die een kaartje heeft gekocht voor het aankomende seizoen, zijn geld kwijt is. In totaal komt het neer op een schadepost van € 600.000. Het college doet daarom het voorstel aan de raad om een bedrag van € 100.000 te verstrekken om in de acute liquiditeitsbehoefte te voorzien.124 In de raad wordt met verbazing gereageerd op het voorstel. Fracties voelen zich voor het blok gezet en geven aan een dergelijke rekening niet meer te verwachten nu duidelijk is dat Schouwburg Middelburg BV SSM overneemt. De wethouder in kwestie geeft aan dat hij nu ook pas voor het eerst weet krijgt van de omvang van het tekort. Voordat hij hiervan op de hoogte was, ging het, naast de lening, over “reguliere schommelingen in de inkomsten, met de neiging naar maximaal 2 ton negatief. Dat is in de normale bedrijfsvoering van SSM ook in de voorgaande jaren gebeurd. Dus ik vond daar geen aanleiding in om u te waarschuwen.”125 De wethouder geeft aan dat wanneer SSM failliet gaat, de 6 ton in het faillissement wordt gestoken. Dit is niet de afspraak met de Schouwburg Middelburg BV. Deze heeft de inkomsten nodig, omdat hij anders deze kaartjes weer opnieuw moet betalen. Daarom dient op korte termijn het liquiditeitstekort te worden opgelost. Uiteindelijk gaan de fracties hiermee akkoord.126

123

Projectgroep Molenwaterpark, 13 juli 2011.

124

Raadsvoorstel, Liquiditeitstekort SSM, 4 juli 2011.

125

Notulen van de vergadering van de raad, gehouden op 4 juli 2011.

126

Notulen van de vergadering van de raad, gehouden op 4 juli 2011.


44

2 Overdracht exploitatie Dit hoofdstuk gaat over de overdracht van de exploitatie van de Stadsschouwburg Middelburg door SSM aan Schouwburg Middelburg BV.127 In de overdracht van de exploitatie onderscheiden we een aantal fasen. In elk van deze fasen zijn besluiten genomen die van invloed zijn op het sluitstuk van de overdracht van de exploitatie, de vereffening die wordt vastgesteld in de gemeenteraad in mei 2012. In dit hoofdstuk/deel van de Nota van Bevindingen gaan we vervolgens in op: / / / /

eerste contacten met Theater BV; start en verloop van de onderhandelingen; intentieovereenkomst; verklaring van overdracht en vereffening.

Wat vooraf ging De overdracht van de exploitatie kan niet los gezien worden van een aantal andere ontwikkelingen in Middelburg. Deze ontwikkelingen zijn van invloed (geweest) op de exploitatie van de schouwburg, het culturele profiel van de gemeente Middelburg en de politieke dynamiek van het theaterdossier. In dit kader vindt u een korte opsomming van de meest relevante ontwikkelingen. / In 1998 stelt de gemeente Middelburg de Kwaliteitsatlas vast, waarin een ontwikkelingsbeeld voor Middelburg in 2030 is geschetst. Hierin is onder andere de nieuwbouw van een A-theater opgenomen. / In 2000 start Theater BV van de heer Lievens met de exploitatie en de huur van het Scheldetheater in Terneuzen. / In 2000 maakt de gemeente Middelburg de eerste concrete plannen voor de bouw van een nieuw theater ter vervanging van de (huidige) Stadsschouwburg. / In 2003 start de bouw van het nieuwe theater aan de Zuidsingel. In 2005 wordt de bouw stopgezet. / In 2004 starten TCN en RECC in samenwerking met de gemeente de ontwikkeling van een vrijetijdscentrum in het gebied de Mortiere, genaamd Zeeuws Evenementen Park. Geplande attracties zijn onder andere een Nationaal Voetbalmuseum en een Music Hall.128 / In 2005 start de gemeente met plannen voor de bouw van een nieuw A-theater aan het Molenwater(park). In 2009 start de selectie van een architect voor het bouwproject. / In 2009 maakt de gemeente Middelburg onder druk van teruglopende inkomsten uit het gemeentefonds een begin met bezuinigingen. Ook bij de bouwplannen voor een nieuw theater zoekt de gemeente naar mogelijkheden om te bezuinigen.

127

Schouwburg Middelburg BV is de BV die is opgericht om de schouwburg van Middelburg te exploiteren. De eigenaar van Schouwburg Middelburg BV, de heer F. Lievens, is tevens eigenaar van Theater Terneuzen BV. In eerste instantie is sprake van een overdracht van de exploitatie van de Stadsschouwburg aan Theater BV. Uiteindelijk richt de heer Lievens hiervoor de aparte BV Schouwburg Middelburg BV op. In de rapportage wordt afhankelijk van het moment in de onderzoeksperiode naar de feitelijk juiste BV verwezen. 128

TCN is een internationaal vastgoed bedrijf, dat in vele landen kantoren heeft waaronder in Nederland. RECC is een Nederlands bedrijf, gericht op het uitwerken van concepten en plannen op de gebieden van werken, leren en vrijetijdsomgevingen.


45

2.1 / Eerste contacten met Theater BV Contacten voorafgaand aan 2010 Sinds 2000 huurt en exploiteert Theater BV het Scheldetheater in Terneuzen. Theater BV verzorgt de totale exploitatie van het Scheldetheater, inclusief de horeca en de programmering. Onderdeel van de overeenkomst tussen de gemeente Terneuzen en Theater BV is een verlaging van de gemeentelijke subsidie aan het Scheldetheater van € 750.000 naar € 500.000. In de periode 2000-2010 zijn er op incidentele basis diverse vormen van contact geweest tussen de gemeenten Terneuzen en Middelburg en tussen het theater in Terneuzen en de schouwburg in Middelburg. Deze contacten vinden zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau plaats.

Contacten Theater BV met Stadsschouwburg Middelburg In 2000 is SSM van start gegaan met een provinciale theaterkassa, waar kaarten voor theaters in de hele provincie worden verkocht. Vanuit dat kader zijn er reeds contacten geweest met Theater BV in Terneuzen. Met de komst van een nieuwe algemeen directeur bij SSM in 2007 is het contact met Theater BV toegenomen. De nieuwe algemeen directeur van SSM zocht naar mogelijkheden om de horeca te professionaliseren en te verzelfstandigen. De algemeen directeur van SSM zag daarnaast mogelijkheden voor afstemming in de programmering tussen het Scheldetheater en de Stadsschouwburg Middelburg. In de contacten tussen de directeur van Theater BV en de algemeen directeur van SSM is zowel gesproken over de programmering als de bedrijfsvoering van de horeca en de schouwburg. De afstemming in de programmering heeft daadwerkelijk plaatsgevonden. De directeur van Theater BV heeft het idee van samenwerking op het gebied van de horeca in die tijd echter afgewezen.

Contacten Theater BV met de gemeente Middelburg Vanaf het begin van de plannen voor de bouw van een nieuw theater is de exploitatie van het nieuwe theater voor de gemeente Middelburg een punt van aandacht geweest. Een van de ideeën daarbij was om voor de horeca een andere exploitant te zoeken dan de SSM/TEZ als exploitant van het theater en de programmering. De algemeen directeur van SSM heeft in 2007/2008 Theater BV bij het college van B&W aangedragen als mogelijke partner voor de exploitatie van de horeca van het nieuwe theater. In die periode gaan diverse malen afvaardigingen van de gemeente Middelburg bij Theater BV Terneuzen op bezoek. Zowel het college als ambtenaren zijn bij deze contacten betrokken. De gemeente toont daarbij vanaf het begin interesse in het ‘model Terneuzen’, waarbij een commerciële ondernemer de exploitatie van een schouwburg heeft overgenomen tegen een substantieel lagere subsidie dan voorheen. Het college van B&W heeft daarbij ook contact gezocht met het college van B&W van Terneuzen om inzage te krijgen in contracten tussen Theater BV Terneuzen en de gemeente Terneuzen. De contacten tussen de gemeente en Theater BV Terneuzen doen bij de gemeente, bij zowel ambtenaren als het college, het besef groeien dat er mogelijkheden liggen voor een goedkopere en meer efficiënte exploitatie van het nieuwe theater.


46

Vanaf eind 2009 uitbreiding contacten tussen gemeente Middelburg en Theater BV Bij het opstellen van de gemeentelijke begroting voor 2010, wordt duidelijk dat de gemeente zal moeten bezuinigen. Dit heeft ook gevolgen voor de plannen voor de nieuwbouw van het theater. In de begroting 2010 is dan ook opgenomen dat de gemeente in 2010 op zoek gaat naar mogelijkheden om het programma van eisen van het nieuwe theater te versoberen.129 Eén van de opties waar aan wordt gedacht, is een andere organisatie van de horeca-exploitatie om de risico’s te verkleinen en de inkomsten te vergroten. Deze suggestie is in december 2009 ook aan de gemeenteraad voorgelegd.130 Vanaf het najaar van 2009 nemen de contacten tussen de gemeente Middelburg en Theater BV Terneuzen steeds concretere vormen aan. Vanaf dat moment zijn er gesprekken tussen Theater BV Terneuzen en de gemeente Middelburg over de invulling van een mogelijke samenwerking. In eerste instantie gaan deze gesprekken alleen over de exploitatie van de horeca van het nieuwe theater. Vanaf eind 2009 gaan deze gesprekken ook over een mogelijke samenwerking tussen de gemeente, Theater BV en de SSM/TEZ in het kader van de horecaexploitatie van zowel de oude als de nieuwe schouwburg.131 Begin 2010 breiden de gesprekken tussen de gemeente Middelburg en Theater BV zich verder uit en komt ook de verhouding tot, en mogelijke samenwerking met, de Music Hall ter sprake. De inhoud van de gesprekken betreft onder andere de volgende onderwerpen: 132 / /

/ /

een overeenkomst tussen Theater BV en ZEP Middelburg over verkoop Music Hall aan Theater BV; een overeenkomst tussen Theater BV en SSM over afstemming van de programmering in de Music Hall, de Stadsschouwburg Middelburg, het Scheldetheater en de exploitatie van de horeca in de Stadsschouwburg; het bereiken van overeenstemming tussen TEZ en Theater BV over de overname van de horecaactiviteiten van TEZ; een overeenkomst tussen Theater BV en de gemeente Middelburg over de huur van de Kloveniersdoelen.133

Het college van B&W van Middelburg stelt in deze fase voor een aantal gesprekken te plannen om verdere concrete stappen te zetten. Het gaat hierbij om gesprekken tussen Theater BV en ZEP Middelburg inzake de verwerving van de Music Hall en tussen Theater BV en SSM inzake de programmering van de Music Hall, Stadsschouwburg en Scheldetheater. De exploitatie en programmaring van de gehele schouwburg Middelburg door Theater BV komt in deze fase nog niet ter sprake.

129

Programmabegroting 2010, gemeente Middelburg, p. 56.

130

Memo voor de commissie Ruimte, onderwerp Molenwaterpark, d.d. 1 december 2009.

131

Dit blijkt onder andere uit interviews en gespreksverslagen van de reguliere overleggen tussen de gemeente Middelburg en SSM/TEZ. 132

Kabinetsverslag vergadering B&W Middelburg d.d. 23 maart 2010; brief college B&W Middelburg aan de heer Lievens, betreffende samenwerking, d.d. 10 maart 2010, kenmerk 2010/4105. 133

In het onderzoek is dit onderdeel verder buiten beschouwing gelaten. Uiteindelijk zijn hierover geen afspraken meer gemaakt tussen Theater BV en de gemeente Middelburg.


47

Informatie aan de raad In het kader van de begroting voor 2010 meldt het college van B&W aan de gemeenteraad dat de gemeente in 2010 op zoek gaat naar mogelijkheden om het programma van eisen van het nieuwe theater te versoberen.134 Zoals ook hiervoor opgemerkt meldt het college in december 2009 aan de gemeenteraad dat één van de opties is om de horeca in het nieuwe theater anders te organiseren. Op dit moment meldt het college niet dat er reeds gesprekken worden gevoerd met Theater BV over een mogelijke samenwerking. De raadsleden stellen tal van vragen over de bezuinigingsopties voor de bouw van het nieuwe theater, maar niet over de mogelijkheden voor de exploitatie van de horeca.

2.2 / Start onderhandelingen overname exploitatie Stadsschouwburg Middelburg In maart 2010 wordt de omvang van de financiële problemen bij de SSM/TEZ bij de gemeente duidelijk (zie ook paragraaf 1.7 onder het kopje ‘Financiële situatie wordt voor het eerst helder voor de gemeente’). Vanaf dat moment verandert de inzet van de gemeente in de gesprekken met Theater BV over samenwerking. Alvorens op het verloop van de onderhandelingen in te gaan, staan hieronder eerst de contacten tussen SSM/TEZ en de gemeente Middelburg toegelicht.

Afstemming tussen SSM/TEZ en de gemeente Middelburg De gemeente Middelburg en SSM onderhouden wederzijds contact door middel van een regulier overleg (zie ook hoofdstuk 1). Dit overleg vond gemiddeld drie tot vier keer per jaar plaats en bestond reeds in 2006. Zaken die hierbij aan de orde kwamen betreffen onder andere de financiële situatie van de SSM (begrotingen, jaarrekeningen, ontwikkeling eigen vermogen), de ontwikkelingen omtrent het geplande nieuwe theater en vanaf begin 2010 de samenwerking en overname van de schouwburg door Theater BV. Bij deze besprekingen zijn namens de gemeente in principe de twee betrokken wethouders aanwezig, de projectwethouder Nieuwbouw theater en de portefeuillehouder Cultuur (verantwoordelijk voor de subsidierelatie en de bewaking van het cultureel profiel) en twee ambtenaren van de afdeling SSB. Namens de SSM zijn in principe een lid van het bestuur van SSM en de algemeen directeur aanwezig. Vanaf het moment dat begin 2010 de financiële problemen van de SSM/TEZ bij de gemeente duidelijk worden, is de frequentie van het overleg verhoogd naar gemiddeld eens in de zes weken. Vanaf dat moment is tevens de onafhankelijke voorzitter van de TEZ bij het overleg betrokken. De reden hiervoor is dat een (gedeeltelijke) overname van de Stadsschouwburg Middelburg mogelijk consequenties zou hebben voor de SBMG. Het regulier bestuurlijk overleg tussen de gemeente Middelburg en de SSM/TEZ (dat in die periode in frequentie is toegenomen) heeft gedurende de periode van onderhandelingen tussen de gemeente en Theater BV als voornaamste overlegorgaan gediend tussen de gemeente en de SSM/TEZ. In dit overleg zijn de financiële problemen van de SSM/TEZ besproken, de vorderingen van de onderhandelingen met Theater BV, de afstemming en samenhang met de Music Hall en de mogelijke implicaties van de problemen bij de SSM/TEZ voor de overname van de Stadsschouwburg Middelburg door Theater BV. Op het moment dat de gemeente Middelburg begin 2010 in het overleg met de SSM/TEZ de optie op tafel legt van een samenwerking met Theater BV reageert de SSM/TEZ terughoudend en verzet de SSM/TEZ zich tegen het idee van samenwerking met Theater BV (zie ook verderop in deze paragraaf).

134

Programmabegroting 2010, gemeente Middelburg, p. 56


48

Verknoping dossiers door college Middelburg In eerste instantie heeft de gemeente contact gezocht met Theater BV voor invulling van de horecafunctie in het geplande nieuwe theater. Het is de wethouder, die verantwoordelijk is voor de bouw van het nieuwe theater, die in 2007/2008 het initiatief neemt om contact te zoeken met Theater BV. In de praktijk is het vanaf 2006 deze wethouder die de contacten met Theater BV en de SSM/TEZ onderhoudt. De wethouder Cultuur, die verantwoordelijk is voor de subsidierelatie met SSM/TEZ en het cultureel profiel van de schouwburg, vervult hierin zowel in de huidige als in de vorige bestuursperiode een beperkte rol. Het is de projectwethouder Nieuwbouw theater die eind 2009/begin 2010 de mogelijkheid ziet een aantal dossiers met elkaar te verbinden: de bouw en exploitatie van een nieuw theater, de problemen bij het vinden van geschikte uitbaters van het ZEP en de Music Hall, en vanaf begin 2010 de financiële problemen bij de SSM/TEZ. De wethouder Nieuwbouw theater vervult in de verknoping van de dossiers een leidende rol. Middels mondelinge toelichtingen in de collegevergaderingen zijn de overige collegeleden hiervan op de hoogte. Music Hall voorwaarde voor samenwerking Het Zeeuws Evenementen Podium (ZEP; momenteel bekend onder de naam Zeeland Entertainment Park) is een initiatief van de gemeente Middelburg voor een vrijetijdspark. De gemeente heeft de planvorming gefaciliteerd en de grond beschikbaar gesteld. De gemeente is niet betrokken bij de ontwikkeling van het ZEP. Een particulier consortium onder leiding van TCN heeft de gronden van de gemeente overgenomen en draagt zorg voor de ontwikkeling en inrichting van het ZEP.135 De gemeente stuurt op de ontwikkeling middels de afspraken in het stedenbouwkundig plan en het bestemmingsplan. Op het ZEP is een Music Hall aangelegd, een grote multifunctionele hal met ruimte voor muziek- en entertainmentproducties, beurzen en evenementen. Het blijkt voor het consortium lastig om een geschikte exploitant te vinden voor de Music Hall. De gemeente hoopt met de ontwikkeling van het ZEP extra werkgelegenheid te creëren en nieuwe bezoekers naar de gemeente Middelburg te trekken. Door het achterblijven van de ontwikkeling van het ZEP blijft de realisatie van de ambities van de gemeente Middelburg voor het ZEP achter op de planning. Tegelijkertijd realiseert de gemeente zich dat de Music Hall mogelijk concurrentie zou kunnen betekenen voor de Stadsschouwburg Middelburg en het nieuwe theater. Onderdeel van de plannen voor het nieuwe theater is een vergroting van de capaciteit om grotere voorstellingen en evenementen te kunnen realiseren. Deze grotere voorstellingen zijn belangrijk voor een financieel gezonde exploitatie van het nieuwe theater. Het is de projectwethouder voor het nieuwe theater die in de contacten met Theater BV de Music Hall naar voren brengt. De wethouder brengt de overname en programmering van de Music Hall door Theater BV in als voorwaarde voor de exploitatie van de horeca van het nieuwe theater. Op deze wijze hoopt de wethouder te bereiken dat er een exploitant komt voor de Music Hall én veilig te stellen dat de programmering van de Music Hall en het nieuwe theater op elkaar afgestemd worden.

135

TCN is een internationaal vastgoed bedrijf, dat in vele landen kantoren heeft waaronder in Nederland. De huidige eigenaar van het ZEP is ZEP vof, waarin TCN via een dochter BV participeert.


49

Koppeling met overname exploitatie schouwburg Op het moment dat bij de gemeente de financiële problemen bij de SSM/TEZ duidelijk worden, is het dezelfde wethouder die ook de overname van de exploitatie van de SSM/TEZ in de onderhandelingen met Theater BV naar voren brengt. Dit biedt de wethouder de mogelijkheid om drie problemen in één keer op te lossen. De inzet van de onderhandelingen is vanaf de eerste gesprekken eind 2009 continu uitgebreid.

Informatie aan de raad Het college informeert de gemeenteraad in juni 2010 over de financiële problemen bij de SSM/TEZ en stelt voor een extra bijdrage van € 245.551 aan de SSM/TEZ te verstrekken (zie ook hoofdstuk 1). In de discussie over het raadsvoorstel meldt het college dat er vertrouwen is dat de SSM met dit bedrag weer in de zwarte cijfers terecht kan komen. Het college meldt niet dat er op dat moment al gesprekken gevoerd worden met Theater BV over samenwerking. Op 12 en 13 juli 2010 spreekt de gemeenteraad in de raadsvergadering over de extra bijdrage aan SSM om het ontstane tekort op te vangen. In de discussie hierover suggereert het college dat het goed is om te kijken naar bezuinigingen op de SSM. Het college maakt geen melding van gesprekken met Theater BV, noch van het idee om € 250.000 te bezuinigen op de exploitatie van het nieuwe theater, en noch van het idee om de SSM/TEZ en Theater BV te laten samenwerken conform het model Terneuzen bij de exploitatie van de schouwburg en het nieuwe theater. In juli 2010 stelt het college de wens vast om in september aan de commissie Maatschappelijke Zaken een intentieovereenkomst inzake de Schouwburg/Theater en een horecaexploitant aan de raad voor te leggen. Aan dit besluit wordt vervolgens geen uitvoering gegeven. Op 15 september 2010 meldt het college mondeling aan de commissie Maatschappelijke Zaken dat het college andere exploitatiemodellen aan het onderzoeken is voor het nieuwe theater. Dit moet het mogelijk maken ook op de exploitatiekosten te bezuinigen. Het college maakt geen melding van de gesprekken met Theater BV. Ondertussen verschijnen in oktober 2010 berichten van de Provinciale Zeeuwse Courant dat de gemeente van plan is de exploitatie van de SSM/TEZ over te dragen aan Theater BV.136 Op 20 oktober 2010 meldt het college aan de commissie Maatschappelijk Zaken dat er gesprekken met Theater BV Terneuzen gaande zijn over de exploitatie van het theater, waarbij een intentieverklaring wordt opgesteld met afspraken over personeel en het cultureel profiel. De wethouder verwacht op dat moment dat over drie maanden de uitkomst van de gesprekken ter discussie aan de raad kan worden voorgelegd.137 Het wordt uit de stukken niet duidelijk of wordt gesproken over de exploitatie van het nieuwe theater, of ook over de exploitatie van de huidige schouwburg. Ook uit berichtgeving in de media wordt dit niet duidelijk.138 De raadsleden stellen geen vragen naar aanleiding van deze mededeling en er vindt geen debat plaats. In andere commissievergaderingen of raadsvergaderingen in oktober wordt niet gesproken over de overdracht van de exploitatie van de schouwburg aan Theater BV. In de programmabegroting van 2011 van de gemeente Middelburg staat aangegeven dat het college kiest voor de realisatie van én de Music Hall én het nieuwe theater op het Molenwaterpark. Het college meldt daarbij dat beide ontwikkelingen op elkaar worden afgestemd, door er op aan te sturen dat de exploitatie van beide initiatieven in één hand komt.139

136

Onder andere via de PZC, nieuwsbericht op website, d.d. 11 oktober 2010.

137

Verslag vergadering raadscommissie MZ d.d. 20 oktober 2010.

138

Onder andere via de PZC, nieuwsbericht op website, d.d. 11 oktober 2010.

139

Programmabegroting Middelburg 2011, p. 55.


50

2.3 / Proces en onderdelen onderhandelingen Onderhandelingen tussen gemeente Middelburg en Theater BV Zoals hiervoor reeds is weergegeven, zijn de gesprekken tussen de gemeente Middelburg en Theater BV over samenwerking gaandeweg uitgegroeid tot een onderhandelingstraject waarin steeds meer onderwerpen deel gingen uitmaken van de onderhandelingen. Vanaf eind 2009 zijn de gesprekken tussen de gemeente Middelburg en Theater BV gevoerd door de projectwethouder Nieuwbouw theater, ondersteund door twee vaste ambtenaren, en de directeur van Theater BV. Bestuursleden of de directie van de SSM/TEZ waren niet betrokken bij de onderhandelingen. De gemeente Goes was evenmin betrokken bij de onderhandelingen, alhoewel een mogelijke overdracht van de exploitatie van de SSM/TEZ gevolgen zou kunnen hebben voor de SBMG. De inzet van de onderhandelingen tussen de gemeente Middelburg en Theater BV is in eerste instantie afspraken over de onderlinge samenwerking bij het nieuwe theater en over de overname en programmering van de Music Hall. De inzet wordt vastgelegd in een intentieovereenkomst. Van deze intentieovereenkomst zijn meerdere versies gemaakt, welke ook door Theater BV zijn ondertekend. Op het moment dat de gemeente de overdracht van de exploitatie van de SSM/TEZ in de onderhandelingen inbrengt, wordt het tijdspad van de onderhandelingen duidelijker. Uiteindelijk streven beide partijen ernaar om de overdracht van de exploitatie in te laten gaan per 1 juli 2011, de start van een nieuw theaterseizoen. Het is voor de gemeente van belang om de overdracht op die datum in te laten gaan, omdat de gemeente de financiële problemen bij de SSM/TEZ zo snel mogelijk wil oplossen en vreest voor een faillissement van SSM/TEZ indien niet voor 1 juli 2011 de overdracht een feit is. De onderhandelingen over de overdracht van de exploitatie gaan uiteindelijk door tot op 1 juli 2011 zelf. Uiteindelijk bereiken de gemeente Middelburg en Theater BV op 1 juli overeenstemming, welke bekrachtigd wordt middels een handdruk van de directeur van Theater BV en de wethouder. De intentieovereenkomst wordt echter die dag noch door de gemeente, noch door Theater BV ondertekend. Dit vindt op een later moment plaats door de wethouder Nieuwbouw theater, die hiertoe op 29-06-2011 door het college was gemachtigd (zie verder het einde van deze paragraaf).

Betrokkenheid en rol SSM/TEZ Eind 2009 meldt de gemeente Middelburg in het reguliere overleg met SSM dat het wellicht mogelijk is de exploitatie van de schouwburg te maximaliseren, indien (bijvoorbeeld) wordt samengewerkt met Theater BV.140 In februari 2010 maakt de gemeente in het overleg melding van het feit dat er gesprekken zijn gevoerd met de algemeen directeur van de SSM/TEZ over de exploitatie van de Music Hall, Kloveniersdoelen en de mogelijke rol van de SSM/TEZ daarin. Daarbij maakt de wethouder melding van het feit dat er contacten zijn ontstaan met de exploitant van het theater in Terneuzen, waarbij Theater BV heeft aangegeven geïnteresseerd te zijn in de exploitatie van de horeca van de nieuwe schouwburg. Vanaf dat moment is er tot oktober 2010 in het reguliere overleg tussen SSM/TEZ en de gemeente iedere keer gesproken over de financiële problemen bij SSM/TEZ, een mogelijke samenwerking met Theater BV en uiteindelijk de overdracht van de exploitatie van de Stadsschouwburg.

140

Besprekingsverslag overleg SSM en gemeente Middelburg inzake theater, datum bespreking 15 oktober 2009.


51

Het bestuur van SSM is niet enthousiast over de interesse in de horeca en een mogelijke samenwerking met Theater BV en voorziet financiële risico’s. De wethouder geeft aan verder onderzoek naar mogelijke samenwerking te willen doen. In het overleg in februari 2010 geeft SSM aan zich te kunnen vinden in een onderzoek, maar vooralsnog niet in te stemmen met samenwerking. In de bespreking op 26 april 2010 meldt de wethouder dat Theater BV op dat moment reeds in gesprek is met de gemeente over de exploitatie van de Music Hall. De wethouder geeft aan dat bij een mogelijke samenwerking met Theater BV de programmering van de schouwburg in Middelburg, de Music Hall en het theater in Terneuzen in één hand zouden moeten komen. De wethouder brengt daarbij naar voren dat de SSM/TEZ daarin een rol zou kunnen spelen. SSM/TEZ heeft bezwaren tegen een samenwerking in de programmaring met Theater BV onder verantwoordelijkheid van de SSM/TEZ en stemt er vooralsnog niet mee in. De gemeente geeft aan deze mogelijkheid verder te willen onderzoeken. De SSM/TEZ kan zich vinden in verder onderzoek. In het overleg in juni 2010 dringt de gemeente aan bij SSM/TEZ om een standpunt in te nemen ten aanzien van samenwerken met Theater BV. De gemeente geeft herhaaldelijk aan dat de gesprekken met Theater BV snel gaan en steeds concreter worden. De gemeente geeft op dat moment aan nog geen keuze gemaakt te hebben ten aanzien van de samenwerking met Theater BV. In het overleg wordt gesproken over drie modellen:141 1.

Theater BV exploiteert en programmeert Music Hall.

2.

Theater BV exploiteert de Music Hall, SSM/TEZ verzorgt de programmering van de Music Hall en via een overeenkomst worden afspraken gemaakt met Theater BV over de horecaexploitatie van zowel Music Hall als het nieuwe theater en de huidige Stadsschouwburg.

3.

Nieuwbouw Molenwaterpark schrappen en alleen de Music Hall realiseren eventueel met extra theateraanbod.

De wethouder dringt aan op een uitwerking van deze modellen om tot een keuze te komen. SSM geeft aan geen geld te hebben om deze modellen te onderzoeken. De gemeente geeft aan bereid te zijn na te denken over de kosten voor een onderzoek, maar laat het initiatief bij SSM/TEZ. In het eerstvolgende overleg in september 2010 licht de gemeente toe aan SSM/TEZ dat de gemeente kiest voor een samenwerking met Theater BV, waarbij de gehele exploitatie van de schouwburg inclusief de programmering in handen komt van Theater BV. Hiertoe is een notitie uitgewerkt, die ook in het bezit is van SSM/TEZ.142 SSM/TEZ geeft aan voor een voldongen feit geplaatst te worden en nog niet te kunnen instemmen met een overeenkomst voordat overleg heeft plaatsgevonden met de besturen van SSM en SBMG. SSM/TEZ blijft zich zorgen maken over de kwaliteit van het culturele aanbod als het theater in handen komt van Theater BV. De gemeente geeft aan dat er in de contracten afspraken gemaakt kunnen worden over de programmering. De gemeente vraagt SSM/TEZ een standpunt in te nemen om een overeenkomst met alle betrokken partijen te kunnen sluiten. In november 2010 komen SSM/TEZ en de gemeente Middelburg weer samen voor een bespreking.143 De gemeente blijft in deze bespreking aansturen op een rol voor SSM/TEZ in de samenwerking met Theater BV. SSM/TEZ stelt zich op het standpunt dat alle verantwoordelijkheden in één hand terecht moeten komen, maar heeft nog geen definitief besluit genomen.144 141

Besprekingsverslag, Overleg SSM en Gemeente Middelburg inzake theater, datum bespreking 8 juni 2010, datum verslag 10 juni, p. 2. 142

Besprekingsverslag, Overleg SSM en Gemeente Middelburg inzake theater, datum bespreking 15 september 2010, p. 2.

143

Besprekingsverslag, Overleg SSM en Gemeente Middelburg inzake theater, datum bespreking 11 november 2010.

144

Dit standpunt verkondigt de TEZ ook in een brief aan het college d.d. 14 oktober 2010.


52

De gemeente stelt voor om gezamenlijk te werken aan een projectplan, om de belangen van het personeel en het culturele profiel te waarborgen. Uiteindelijk neemt SSM/TEZ eind 2010 het besluit definitief niet mee te werken aan een samenwerking tussen Theater BV en de SSM/TEZ. In plaats daarvan besluit SSM/TEZ mee te werken aan de overdracht aan Theater BV. De SSM/TEZ geeft begin 2011 te kennen de exploitatie van de schouwburg het liefst per 1 juli 2011 aan Theater BV over te dragen. SSM/TEZ en Theater BV werken vanaf begin 2011 samen aan een plan van aanpak voor de overdracht. Belangrijkste aandachtspunten daarbij zijn het personeel en het bewaken van het cultureel profiel.145

Afweging van alternatieven Op het moment dat begin 2010 duidelijk wordt dat er financiële problemen zijn bij SSM/TEZ, wordt een overdracht van de exploitatie van de Stadsschouwburg aan Theater BV onderdeel van de onderhandelingen tussen de gemeente Middelburg en Theater BV. De optie van een faillissement van SSM/TEZ is voor de gemeente nooit een serieuze optie geweest. De financiële en andere consequenties van een faillissement van SSM/TEZ zijn niet nader onderzocht. De beleving bij zowel betrokken ambtenaren als het college van B&W is dat een faillissement de continuïteit van het culturele aanbod in de stad en daarmee de culturele ambities van de gemeente in gevaar zou brengen. Daarnaast zou de gemeente zich ‘verantwoordelijk voelen voor het personeel van de Stadsschouwburg. Een faillissement zou een grote onzekerheid met zich meebrengen voor het personeel en werd om die reden niet als een wenselijke optie gezien. In het overleg tussen de gemeente Middelburg en SSM/TEZ is één keer over verschillende modellen voor samenwerking met Theater BV gesproken. Er is echter geen sprake geweest van het uitwerken of doorrekenen van verschillende modellen om uiteindelijk een keuze te maken uit verschillende opties of scenario’s. De gemeente is ook niet op zoek gegaan naar andere kandidaten om de exploitatie van de horeca in het nieuwe theater of de exploitatie van de huidige Stadsschouwburg over te nemen. Vanaf het moment dat de koppeling werd gemaakt door de gemeente tussen de exploitatie van het nieuwe theater, de Music Hall en de problemen van de SSM/TEZ, ligt : samenwerking met Theater BV conform het ‘model Terneuzen’ voor. Het model Terneuzen is bestond uit de volgende elementen: / / /

exploitatie van de gehele schouwburg door een commerciële partij; risico’s voor de bedrijfsvoering geheel bij de exploitant; een jaarlijkse subsidie voor de exploitatie van € 500.000 in plaats van € 750.000.146

Tijdens de onderhandelingen zijn bovenstaande elementen nader uitgewerkt en is in eerste instantie aan bod geweest welke rol SSM/TEZ daar in zou kunnen spelen.

Voorbereiding van de overdracht De onderhandelingen over de overdracht van de exploitatie van de Stadsschouwburg Middelburg aan Theater BV komen in een nieuwe fase terecht op het moment dat SSM/TEZ besluit alle taken en verantwoordelijkheden neer te leggen en aan Theater BV over te dragen. Dit is het geval aan het begin van 2011. Vanaf dat moment is er sprake van twee simultane processen, die beide van invloed zijn op de uiteindelijke overeenkomst tussen de gemeente Middelburg en Theater BV.

145

Besprekingsverslag, Overleg SSM/TEZ en Gemeente Middelburg, datum bespreking 21 februari 2011.

146

Ook in Terneuzen was de gemeentelijke subsidie bij de start van Theater BV verlaagd van € 750.000,- naar € 500.000 Overigens ontving de SSM/TEZ in totaal € 1.000.000 aan subsidie, doordat de SSM ook € 250.000 ontving voor de huur.


53

Enerzijds gaan de onderhandelingen tussen Theater BV en de gemeente Middelburg over de precieze vorm en voorwaarden van de samenwerking door. Deze onderhandelingen draaien om het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden en de verdeling van de baten en lasten waaronder ook de overdracht van de inventaris. Deze afspraken worden uiteindelijk vastgelegd in de intentieovereenkomst. Anderzijds start op dat moment de praktische voorbereiding van de overdracht van het personeel en de organisatie van de Stadsschouwburg aan Theater BV. Dit tweede proces wordt uitgevoerd door de directeur van Theater BV en de interim-directeur van de SSM/TEZ. Deze twee personen maken onderling afspraken over de uitwerking van een sociaal plan voor het personeel en een reorganisatieplan. De gemeente had aanvankelijk toegezegd ondersteuning te zullen bieden aan de SSM/TEZ en Theater BV bij de praktische voorbereiding van de overdracht van de exploitatie. Dit is in beperkte mate gebeurd, onder andere bij het uitzoeken van de pensioenregeling van een deel van het personeel. Het grootste deel van het werk en de inhoudelijke invulling van het sociaal plan en het reorganisatieplan is door bovengenoemde personen uitgevoerd. Waardebepaling horeca De horeca van de Stadsschouwburg Middelburg vormde een belangrijke bron van inkomsten voor de SSM/TEZ, waarmee teruglopende inkomsten van de kaartverkoop konden worden gecompenseerd. Vanaf het moment dat SSM/TEZ te horen krijgt dat de gemeente zoekt naar mogelijkheden om samen te werken met Theater BV, brengt SSM/TEZ naar voren dat een onderzoek uitgevoerd moet worden naar de waarde van de horeca van de Stadsschouwburg Middelburg. In september 2010 heeft een accountantskantoor uit Middelburg een offerte uitgebracht aan de TEZ voor het uitvoeren van een dergelijke waardebepaling. De SSM/TEZ is van mening dat de gemeente dit onderzoek dient te bekostigen en uit te voeren. De gemeente geeft herhaaldelijk aan hiernaar te zullen kijken, maar komt in mei 2011 uiteindelijk met de boodschap dat de gemeente een dergelijk onderzoek niet langer nodig vindt. In plaats daarvan wil de gemeente een andere manier van waardebepaling, die onderdeel uitmaakt van het definitieve contract met Theater BV voor de exploitatie en de culturele profilering. Rechtspositie personeel schouwburg Kort nadat het college van B&W aan de SSM/TEZ heeft medegedeeld de exploitatie van de schouwburg in zijn geheel aan Theater BV over te willen dragen, dient de SSM/TEZ middels een brief een verzoek in bij het college om de rechtspositie van het personeel te waarborgen.147 Het college neemt dit verzoek over en neemt de garantie van de rechtspositie van het personeel op in de intentieovereenkomst. Reeds in de eerste versie van de intentieovereenkomst uit het najaar van 2010 is deze garantie opgenomen. 148 Over de garantie van de rechtspositie van het personeel is geen besluit genomen in het college. De wethouder die zich met het dossier bezig hield, informeerde de rest van het college over de vorderingen van de onderhandelingen bij de rondvraag in de collegevergadering. Er is daarbij wel sprake geweest van consultatie van de andere leden van het college, maar niet van formele besluitvorming. Uit de interviews blijkt dat de garantie van de rechtspositie van het personeel in het college geen punt van discussie is, net zomin als een faillissement van de schouwburg serieus wordt overwogen.

147

Brief SSM/TEZ aan college Middelburg, d.d. 14 oktober 2010, ref 9229/RvT/LHx.

148

Het betreft hier de eerste versie van de intentieovereenkomst die ter ondertekening is voorgelegd aan Theater BV, d.d. 29 september 2010.


54

Het college voelt zich verantwoordelijk voor het personeel van de schouwburg en heeft deze verantwoordelijkheid genomen door garant te staan voor de rechtspositie van het personeel in de afspraken met Theater BV. Reorganisatieplan De directeur van Theater BV heeft reeds vroeg in de onderhandelingen met de gemeente aangegeven dat een overname van de exploitatie van de schouwburg alleen een reële optie zou zijn, als er ingrijpend gereorganiseerd zou worden. De directeur van Theater BV heeft via contacten met de algemeen directeur van de SSM/TEZ een beeld gekregen van de situatie bij de Stadsschouwburg. De belangrijkste problemen liggen volgens Theater BV in een te groot personeelsbestand, onvoldoende sturing op de financiën en administratie en een te groot takenpakket. Theater BV heeft om die reden in de onderhandelingen een reorganisatieplan en een sociaal plan voor het personeel, dat de instemming van de vakbonden zou hebben, als voorwaarde gesteld voor een overname van de exploitatie. De gemeente is hier in de onderhandelingen zonder discussie mee akkoord gegaan. De interim-directeur van de TEZ en de directeur van Theater BV werken gezamenlijk het reorganisatieplan uit. De gemeente is hier niet bij betrokken. De gemeente toetst de uitvoering van het reorganisatieplan uiteindelijk alleen aan de afspraken die met Theater BV zijn gemaakt in de intentieovereenkomst, waarin onder andere is opgenomen dat Theater BV al het vaste personeel met de huidige rechtspositie overneemt per 1 juli 2011.149 De definitieve versie van het reorganisatieplan word op 30 mei 2011 door de interimdirecteur van de TEZ en de directeur van Theater BV (namens Schouwburg Middelburg BV) ondertekend.150 De inzet is de reorganisatie van de schouwburg te starten zodra de intentieovereenkomst getekend is. Het reorganisatieplan is in samenspraak tussen de TEZ en Theater BV opgesteld, om duidelijk te maken dat beide partijen de noodzaak tot reorganiseren erkennen. 151 De TEZ is zich er vanaf het begin van bewust geweest dat de overname van de exploitatie gepaard zou gaan met het boventallig worden van een deel van de werknemers. Om draagvlak te creëren is het reorganisatieplan ook voorgelegd aan de OR van de TEZ en besproken met de vakorganisaties. Zowel de OR als de vakorganisaties stemmen in met het reorganisatieplan.152 Uitgangspunt daarbij is een overdracht van het personeel van de TEZ naar Theater BV per 1 juli 2011, maar een effectuering van ontslagen per 1 juli 2012. Het reorganisatieplan bevat een financiële onderbouwing van de noodzaak tot reorganisatie. De teruglopende bezoekersaantallen en inkomsten, de ontwikkeling van een negatief eigen vermogen en een liquiditeitsprobleem staan duidelijk omschreven. Het uitgangspunt van het reorganisatieplan is dat een ombuiging van € 500.000 nodig is om de tekorten terug te dringen. Dit bedrag is als volgt onderbouwd: / / /

€ 250.000 in verband met bezuinigingen van de gemeente Middelburg; € 200.000 in verband met de exploitatieverliezen van de SSM en de SBMG in de periode 2008-2011; € 50.000 om het voorzien negatieve effect op de kaartverkoop van een hogere BTW op te vangen.

149

Memo aan de raadsleden van het college van B&W Middelburg, betreffende overdracht exploitatie Stadsschouwburg en overeenstemming over Music Hall op ZEP. Dit memo is aan de raadsleden verstrekt via de email op 2 juli 2011. 150

Reorganisatieplan TEZ – Theater BV, 30 mei 2011, ondertekende versie.

151

Het reorganisatieplan is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de TEZ. De SSM staat hier formeel buiten.

152

Brief OR TEZ aan directie TEZ en Theater BV, betreft advies reorganisatieplan, d.d. 3 juni 2011.


55

Het reorganisatieplan sluit niet uit dat in een later stadium verdere ombuigingen en ontslagen nodig zijn, als blijkt dat de kaartverkoop en inkomsten van derden verder afnemen. Om die reden loopt het sociaal plan door tot 2014. De ombuigingen worden ingevuld met vier onderdelen: /

Een uitzuivering van de taken van de theaters Schouwburg Middelburg BV en Mythe BV gaan zich concentreren op de kerntaken van een theater. Dit betreft de programmering, publiciteit, kaartverkoop, theatertechniek onderhoud en schoonmaak, theaterhoreca en ondersteunende taken. De horeca wordt losgemaakt van de exploitatie en de subsidierelatie van het theater en in een commanditaire vennootschap geplaatst. Daarnaast wordt de exploitatie van het Zeeuws uitburo stopgezet.

/

Een verlaging van de niet-personele kosten Het aantal voorstellingen wordt verminderd en de inkoop wordt gezamenlijk gedaan voor Theater BV Terneuzen, Theater BV Middelburg en Theater BV Goes. Tevens wordt een aantal contracten opgezegd of bij goedkopere aanbieders ondergebracht.

/

Een verhoging van de inkomsten Dit gebeurt middels extra publiciteit en een constructie waarbij de commerciële horecatak ruimten en personeel van Schouwburg Middelburg BV en Theater de Mythe Goes BV inhuurt. Op termijn kan dit extra inkomsten opleveren.

/

Een bezuiniging op de personeelskosten Naast een vacaturestop is in het reorganisatieplan voorzien in een aantal ontslagen (op termijn). De functies van interim-directeur en artistiek directeur komen te vervallen. De formatie voor de podiumtechniek, administratie en horeca krimpen. De functies van afdelingshoofd podiumtechniek en administratie komen te vervallen.

Tot slot worden in de nieuwe organisatievorm de werkzaamheden van de drie theater BV’s ondergebracht in twee afdelingen: publieksdiensten en ondersteunende diensten. Alles bij elkaar leidt de reorganisatie tot een sterk vereenvoudigde organisatie gericht op de kerntaken van een theater, waarbij samenwerking tussen Terneuzen, Middelburg en Goes leidt tot schaal- en inkoopvoordelen. Sociaal plan Een belangrijk punt in de onderhandelingen is de zorg voor het personeel. Vanaf het begin van de gesprekken over een overname door Theater BV is duidelijk dat er niet voor het voltallige personeel werk zal zijn na de overname. De interim-directeur van de TEZ werkt in overleg met de directeur van Theater BV een sociaal plan uit voor al het personeel dat onder de verantwoordelijkheid van SSM, TEZ en SBMG valt. De gemeente heeft niet deelgenomen aan het opstellen van het sociaal plan. In het sociaal plan is vastgelegd dat er per 1 juli 2011 geen ontslagen plaats zullen vinden, behalve de directiefuncties. Verder zijn onder andere het behoud van salaris en rechtspositie vastgelegd en afspraken gemaakt over vergoedingen bij ontslag en ondersteuning bij het zoeken naar ander werk. Alhoewel de uitvoering van het reorganisatieplan wordt gerealiseerd voor 30 juni 2012, heeft het sociaal plan een geldigheidsduur tot januari 2014.153 De OR van de TEZ is overtuigd van de noodzaak van de noodzaak om te reorganiseren, mede gelet op nieuwe ontwikkelingen in theaterland en (landelijk) teruglopende inkomsten uit kaartverkoop.154

153

Sociaal plan overdracht Theaters TEZ – Schouwburg Middelburg BV Terneuzen, versie 20 juni 2011.

154

Besprekingsverslag Overleg SSM/TEZ en de gemeente Middelburg, datum bespreking 18 april 2011.


56

De OR stemt evenals de vakbonden, in met het reorganisatieplan en het sociaal plan. De OR is van mening dat er beperkt wordt ingegrepen op het personeelsbestand in verhouding tot de tekorten en de aangekondigde subsidiekorting.155

Music Hall In de onderhandelingen tussen de gemeente Middelburg en Theater BV zijn de afspraken over de overname en programmering van de Music Hall het belangrijkste gespreksonderwerp. Over de rechtspositie van het personeel, de reorganisatie en de verlaging van de subsidie zijn beide partijen het relatief snel eens. De Music Hall leidt echter tot veel discussie. Zoals in de vorige paragraaf beschreven is de gemeente er veel aan gelegen een exploitant te vinden voor de Music Hall. Tegelijkertijd wil de gemeente voorkomen dat er concurrentie ontstaat tussen de Music Hall en het nieuwe theater. Vanaf de eerste gesprekken met Theater BV brengt de gemeente naar voren dat exploitatie van de Music Hall en afstemming in de programmering een voorwaarde is voor de exploitatie van het nieuwe theater door Theater BV. Theater BV gaat vervolgens vanaf begin 2010 op zoek naar mogelijkheden om aan deze voorwaarde te voldoen. In het najaar van 2010 blijkt dat de gemeente en Theater BV er nog vanuit gaan dat Theater BV de Music Hall zelf zal verwerven en in exploitatie zal nemen.156 Eind 2010 blijkt dat echter dat TCN reeds een exploitant op het oog heeft voor de exploitatie van de Music Hall, ZEP Dôme BV. Theater BV biedt vervolgens ZEP Dôme BV een financiële garantie, waardoor exploitatie van de Music Hall door ZEP Dôme BV mogelijk wordt. Middels deze garantie verkrijgt Theater BV invloed op de programmering van de Music Hall. Middels een overeenkomst leggen Theater BV en ZEP Dôme BV vast dat ZEP Dôme BV de Music Hall in exploitatie neemt en Theater BV in goed overleg zorg draagt voor de programmering van een deel van de uitvoeringen.157 Deze veranderingen ten aanzien van de exploitatie van de Music Hall zijn aanleiding voor de gemeente om de intentieovereenkomst met Theater BV te herzien.158 Uiteindelijk krijgt ZEP Dôme BV de plannen voor de Music Hall niet van de grond. Vervolgens maakt de directeur van Theater BV een mondelinge afspraak met TCN over de aankoop van de Music Hall. De intentieovereenkomst tussen de gemeente Middelburg en Theater BV wordt hierop weer aangepast.159

Gemeente Goes Het personeel van de Stadsschouwburg Middelburg is grotendeels in dienst van de TEZ. De TEZ is ook verantwoordelijk voor het personeel van Theater De Mythe en Podium ’t Beest. Een deel van het personeel van de TEZ werkt zowel voor de Stadsschouwburg Middelburg als voor Theater De Mythe en/of Podium ’t Beest. Een verandering in de exploitatie en het personeel van de Stadsschouwburg Middelburg is daarmee ook van invloed op de exploitatie en het personeel van deze organisaties. Theater De Mythe en Podium t’ Beest worden gesubsidieerd door de gemeente Goes. De gemeente Goes is daardoor tevens (indirect) belanghebbende in de onderhandelingen tussen de gemeente Middelburg en Theater BV. 155

Brief OR TEZ aan directie TEZ en Theater BV, betreft advies reorganisatieplan, d.d. 3 juni 2011.

156

Intentieovereenkomst tussen Theater BV en gemeente Middelburg, versie 29 september 2010, ondertekend door de heer F. Lievens. 157

Samenwerking overeenkomst tussen ZEP Dôme BV en Theater BV, ondertekende versie d.d. 9 februari 2011.

158

Nota voor B&W, onderwerp Intentie overeenkomst Theater BV, d.d. 27 januari 2011.

159

Overeenkomst tussen Schouwburg Middelburg BV en Gemeente Middelburg, versie d.d. 1 juli 2011, ondertekend exemplaar.


57

De besturen van SSM en SBMG en de TEZ wijzen het college van Middelburg hier ook op. De SSM, SBMG en TEZ stellen zich in eerste instantie op het standpunt dat zij niet willen meewerken aan een overdracht van de exploitatie aan Theater BV voordat de gemeente Goes een besluit heeft genomen over de positie van Podium ’t Beest en Theater de Mythe.160 De gemeente Middelburg betrekt de gemeente Goes niet bij de onderhandelingen met Theater BV. Het college Middelburg wil de stap om met Theater BV in zee te gaan eerst met SSM/TEZ bespreken, in aanwezigheid van SBMG. Voordat het college van Middelburg eind september deze informatie met het college van Goes wil delen, was het college van Goes al door betrokkenen op de hoogte gebracht. Het college van B&W van Goes reageert ontstemd op de berichtgeving vanuit Middelburg en zoekt contact met het college van B&W van Middelburg. Het college van Middelburg geeft daarna tekst en uitleg. Echter, ook daarna gaan de onderhandelingen met Theater BV voort zonder deelname van de gemeente Goes. Uiteindelijk neemt het college van Goes in april 2011 het besluit de exploitatie van theater de Mythe ook over te dragen aan Theater BV en Podium ’t Beest te verzelfstandigen.161 De gemeente Goes heeft dit besluit genomen na overleg met de interim-directeur van de TEZ en Theater BV. Informatie aan de gemeenteraad In de commissie Ruimte d.d. 17 januari 2011 doet het college de mededeling (bij het onderdeel actieve informatieplicht) dat er gesprekken zijn met Theater Terneuzen BV over de exploitatie van de Music Hall in combinatie met de exploitatie van de schouwburg.162 Deze mededeling vindt plaats bij het agendapunt ‘Actieve informatieplicht’. De mededeling leidt niet tot vragen of discussie bij de gemeenteraad. Bij de bespreking van de ombuigingennota in de commissie Maatschappelijke Zaken d.d. 16 maart 2011 meldt het college dat de afspraken met Theater BV vergelijkbaar zijn met de afspraken uit Terneuzen. Het college meldt dat het plan is om op 1 juli 2011 de huidige exploitatie over te dragen. Deze mededeling leidt niet tot vragen bij de gemeenteraad. Bij de bespreking van de ombuigingennota in de commissie Ruimte d.d. 21 maart 2011 meldt het college in reactie op een vraag dat het college € 250.000 structureel wil bezuinigen op de exploitatie van de schouwburg bij een gelijkblijvend voorzieningenniveau en dat daarover afspraken zijn gemaakt.163 In dezelfde vergadering wordt ook een memo besproken over de voortgang van de plannen voor het theater aan het Molenwaterpark. In de discussie over dit memo licht het college de plannen voor de bezuiniging op de exploitatie verder toe. Het college meldt hierbij dat de afspraken met Theater BV zijn gemaakt, dat de risico’s bij de nieuwe exploitant liggen. Het college licht het ‘model Terneuzen’ toe. Bij deze bespreking meldt het college dat de afspraken met Theater BV één optie is, maar dat er nog twee andere opties zijn. Deze andere twee opties licht het college niet toe. De wethouder Financiën meldt dat er een exploitant is gevonden voor de Music Hall en dat deze exploitant ook het theater in de binnenstad gaat exploiteren.164

160

Brief van de voorzitter van de TEZ aan het college van B&W, d.d. 14 oktober 2010.

161

Brief college B&W Goes aan college B&W Middelburg, onderwerp exploitatie podia, d.d. 28 april 2011.

162

Verslag vergadering commissie Ruimte d.d. 17 januari 2011.

163

Verslag vergadering commissie Ruimte d.d. 21 maart 2011.

164

Op dat moment staat de Music Hall ook bekend als het ZEP Dôme.


58

2.4 / Intentieovereenkomst De onderhandelingen over de samenwerking tussen de gemeente Middelburg en Theater BV monden uiteindelijk uit in een overeenkomst. In deze paragraaf staat een aantal aspecten van de totstandkoming en implicaties van de definitieve overeenkomst toegelicht.

Verschillende versies Vanaf het begin van de gesprekken met Theater BV streeft de gemeente ernaar om afspraken vast te leggen in overeenkomsten (zie ook de eerste paragraaf van dit hoofdstuk). In september 2010 wordt een eerste intentieovereenkomst opgesteld tussen de gemeente Middelburg en Theater BV. Deze overeenkomst is ondertekend door Theater BV. Deze eerste versie van de intentieovereenkomst beoogt een exploitatie van de Music Hall door Theater BV, exploitatie van horeca van de huidige schouwburg door Theater BV en de participatie van Theater BV in de nieuwbouw van het theater in het Molenwaterpark. Uitgangspunt van de overeenkomst is het Terneuzense model, waarbij er nog een rol is weggelegd voor de SSM/TEZ in de programmering, kaartverkoop en theatertechniek.165 Door veranderende omstandigheden ten aanzien van de Music Hall en de weigering van SSM/TEZ om een rol te vervullen in de nieuwe aanpak van de exploitatie wordt in februari 2011 een nieuwe versie van de intentieovereenkomst opgesteld. Het college wacht echter met het ondertekenen van deze versie, totdat het standpunt van de gemeente Goes over SBMG en de exploitatie van de Mythe bekend is.166 In april 2011 blijkt vervolgens dat de gemeente Goes instemt met een overdracht van de exploitatie van de Mythe naar Theater BV.167 De gemeente Goes besluit daarbij Podium ’t Beest te verzelfstandigen. In april 2011 blijkt vervolgens dat Theater BV de nieuwe versie van de intentieovereenkomst reeds heeft ondertekend, maar dat het college nog wacht in verband met ontwikkelingen ten aanzien van de Music Hall. Uiteindelijk bereiken de gemeente Middelburg en Theater BV op 1 juli 2011 overeenstemming over de overeenkomst.

De definitieve overeenkomst De definitieve overeenkomst tussen Schouwburg Middelburg BV en de gemeente Middelburg draagt niet langer de titel ‘intentieovereenkomst’ maar ‘overeenkomst’. Dit duidt aan dat niet langer over intenties wordt gesproken, maar dat de afspraken een grotere reikwijdte kregen en meer concreet en gedetailleerder werden. De bewoordingen van de afspraken zijn echter niet veranderd ten opzichte van de eerdere intentieovereenkomsten. De overeenkomst dient als basis van een later op te stellen exploitatieovereenkomst tussen de gemeente en Schouwburg Middelburg BV. De definitieve overeenkomst is daarmee nog geen vervanging van de subsidieafspraken tussen de gemeente Middelburg en de SSM/TEZ. De overeenkomst legt een aantal uitgangspunten en afspraken vast: 168 /

de overname van de totale exploitatie van de Stadsschouwburg en van het nieuwe theater door Schouwburg Middelburg BV;

165

Intentieovereenkomst Gemeente Middelburg en Theater BV, versie 23 september 2010, ondertekend door de directeur van Theater BV. 166

Besprekingsverslag Overleg SSM/TEZ en de gemeente Middelburg, datum bespreking 21 maart 2011.

167

Brief Gemeente Goes aan college B&W Middelburg, betreffende exploitatie podia, kenmerk 11uit01622, d.d. 28 april 2011.

168

Overeenkomst tussen Schouwburg Middelburg BV en de gemeente Middelburg, versie 1 juli 2011, ondertekend exemplaar.


59

/ / / /

/ / / / / /

de benoeming van een raad van toezicht conform het model in Terneuzen; de gemeente die het culturele profiel van de programmering bepaalt; een minimum aantal voorstelling van 100; de gemeente neemt de vereffening van SSM en TEZ voor haar rekening inclusief een bijdrage van € 50.000 aan Schouwburg Middelburg BV voor de rol die Schouwburg Middelburg BV speelt in de vereffening. De gemeente verleent een voorschot van € 100.000 op die vereffening (zie verder paragraaf 2.5); het om niet ter beschikking stellen van het gebouw van de schouwburg; de jaarlijkse subsidie van de gemeente aan Schouwburg Middelburg BV van € 500.000; de waarborging van de rechtspositie van het personeel en het opstellen van een sociaal statuut. de verplichting dat Schouwburg Middelburg BV het gehele onderhoud van het nieuwe theater op zich neemt. de afspraak dat bij de nieuwbouw voor het theater op het Molenwaterpark nader afspraken gemaakt zullen worden betreffende investeringen door beide partijen (artikel 10); de afspraak dat Lievens voorrang geeft aan het opstarten van de exploitatie van de Music Hall en het verbeteren van de exploitatie van het theater de Mythe en dat de reorganisatie van de Schouwburg in Middelburg zo snel mogelijk volgt.169

In maart 2011 neemt het college een expliciet besluit om met de intentieovereenkomst tussen de gemeente en Theater BV in te stemmen.170 Het college legt dit besluit niet voor aan de gemeenteraad, noch ter kennisgeving noch ter goedkeuring. Alhoewel de tekst van de intentieovereenkomst nog wijzigt, neemt het college geen nieuw besluit over de gewijzigde versie van de overeenkomst. Het college heeft uiteindelijk de verantwoordelijk portefeuillehouder gemachtigd de overeenkomst met Schouwburg Middelburg BV te tekenen. Op 1 juli 2011 zelf is nog door beide partijen onderhandeld over de precieze tekst en interpretatie van de overeenkomst. Eén van de onderwerpen waarover tot op het laatst onderhandeld is, is in hoeverre Schouwburg Middelburg BV bij de overname van de exploitatie per 1 juli 2011 ook tekorten op de exploitatie van de Stadsschouwburg uit eerdere jaren over zou nemen. Uiteindelijk is in de overeenkomst opgenomen dat de gemeente de kosten van de vereffening van SSM en TEZ op zich neemt. Na 1 juli 2011 blijkt dat Schouwburg Middelburg BV de overeenkomst nog dient te ondertekenen.171 De directeur van Schouwburg Middelburg BV stelt dat hij nog niet kan ondertekenen zolang er geen overeenstemming is over het uitwerken van artikel 10. Dit stelt dat bij de samenwerking betreffende de nieuwbouw op het Molenwaterpark afspraken gemaakt worden door partijen over de investeringen, waarbij als uitgangspunt geldt dat de inrichtingskosten voor horeca en kantoorruimte voor rekening van Schouwburg Middelburg BV komen. De gemeente Middelburg en de directeur van Schouwburg Middelburg BV hebben hierover nog enige tijd contact, zonder dat dit leidt tot een aanpassing van de overeenkomst. Uiteindelijk is de overeenkomst door beide partijen getekend.

169

Deze afspraak is opgenomen in artikel 12 van de overeenkomst. Hierbij wordt expliciet verwezen naar Lievens, en niet naar Schouwburg Middelburg BV, omdat Schouwburg Middelburg BV niet het bedrijf is dat de exploitatie van de Music Hall op zich neemt. 170

Kabinetsverslag van de vergadering van B&W Middelburg, d.d. 22 maart 2011, 2011/3863.

171

Brief Gemeente Middelburg aan de heer Lievens, d.d. 3 oktober 2011, kenmerk 2011/15708.


60

Borging cultureel profiel Onderdeel van de overeenkomst betreft de borging van het culturele profiel. Middels de overeenkomst verzekert de gemeente Middelburg zich ervan dat de gemeente het culturele profiel bepaalt van de Stadsschouwburg en het nieuwe theater. Er is eveneens een minimum aantal voorstellingen vastgelegd van 100. Daarnaast draagt de gemeente een lid aan voor de raad van toezicht, die toezicht zal gaan houden op de exploitatie en de uitvoering van de afspraken. Deze constructie komt overeen met de afspraken die Theater BV heeft met de gemeente Terneuzen. In de onderhandelingen is over dit punt relatief snel overeenstemming over bereikt. Opheffing SSM/TEZ Middels een brief aan de gemeente geeft het bestuur van de TEZ in april 2011 aan per 1 juli 2011 terug te willen treden evenals de besturen van SSM en SBMG.172 Daarbij verzoekt het bestuur van de TEZ de gemeente de verantwoordelijkheid voor de vereffening van het vermogen van SSM over te nemen en het bestuur van SSM te vrijwaren van alle aansprakelijkheid die mogelijk voortvloeit uit zijn bestuurlijk handelen. Op het overleg tussen SSM/TEZ en de gemeente van 31 mei 2011 blijkt dat het bestuur nog wel bereid is de verantwoordelijkheid te nemen voor de afwikkeling van de overdracht. Het bestuur geeft daarbij aan zich wel verantwoordelijk te voelen, maar niet aansprakelijk te zijn. Uiteindelijk wordt de SSM opgeheven kort na de overdracht van de exploitatie aan Schouwburg Middelburg BV. De TEZ bestaat nog steeds op papier, maar niet materieel. De reden hiervoor is dat er door de voormalige algemeen directeur van de TEZ een juridische procedure is aangespannen tegen de TEZ. Met het akkoord over de intentieovereenkomst op 1 juli 2011 komt een einde aan de subsidierelatie tussen SSM/TEZ en de gemeente Middelburg (zie ook paragraaf 1.9). In een brief d.d. 4 augustus 2011 maakt de gemeente melding van de beëindiging van deze subsidierelatie. Per 1 juli 2011 gaat de gemeente in plaats hiervan een subsidierelatie aan met Schouwburg Middelburg BV voor de exploitatie van de schouwburg Middelburg.

Financiële implicaties overeenkomst De overeenkomst tussen Schouwburg Middelburg BV en de gemeente Middelburg heeft een aantal financiële gevolgen: /

De garantie van de rechtspositie van het personeel heeft tot gevolg gehad dat rechten op vakantiedagen, openstaande verlof- en overuren bij de overdracht van de exploitatie vereffend moeten worden. / In de overeenkomst staat dat de gemeente Middelburg de kosten van de vereffening voor haar rekening neemt. Dit betekent dat nog openstaande tekorten, rekeningen, personeelslasten (zie hierboven) en schulden voor rekening van de gemeente zouden komen. Bij het begin van de onderhandelingen in 2010 verdiepen zowel de gemeente als Theater BV zich in beperkte mate in de financiële situatie van SSM/TEZ. De gemeente brengt de financiële gevolgen van een faillissement niet in kaart en maakt geen nadere inschatting van de kosten die het financieel gezond krijgen van SSM/TEZ voor de gemeente met zich mee zou kunnen brengen. Theater BV maakt al vroeg in de onderhandelingen de inschatting dat de exploitatie van de Stadsschouwburg Middelburg € 250.000 goedkoper kan, zonder daarvoor grondig de boekhouding van de schouwburg onderzocht te hebben.

172

Brief TEZ aan het college van B&W Middelburg, d.d. 26 april 2011, kenmerk 9544/AB/LHx.


61

In een later stadium krijgt Theater BV inzicht in de boekhouding, maar dan is er al een akkoord over een subsidie die € 250.000 lager is dan de subsidie van die de SSM/TEZ ontving van de gemeente. Theater BV toont zich in de overeenkomst bereid al het personeel over te nemen met behoud van salaris, een korting op de subsidie te accepteren, een verliesgevende onderneming en alle risico’s in de exploitatie over te nemen. Informatie aan de gemeenteraad Op 25 mei 2011 meldt het college in reactie op een vraag aan de commissie Maatschappelijke Zaken dat er nog gesprekken plaatsvinden met Theater BV, het personeel van de schouwburg Middelburg en de vakbonden over de overdracht van de exploitatie en dat een contract pas kan worden opgesteld als alle onderhandelingen zijn beëindigd. De verantwoordelijk portefeuillehouder meldt dat hij ervan uit gaat dat de relevante stukken aan de raad worden voorgelegd, aangezien dat tot dat moment ook altijd gebeurd is.173 Op 22 juni 2011 meldt de verantwoordelijk portefeuillehouder aan de commissie Maatschappelijke Zaken dat het college nog bezig is met het regelen van de overgang van de exploitatie van de schouwburg naar Theater BV. De wethouder meldt dat saneringen nodig zijn, dat er tekorten zijn, maar dat er nog geen concrete cijfers zijn. Daarbij meldt de wethouder dat er naar verwachting een voorziening dient te worden te getroffen om het probleem op te lossen. Hij verwacht de raad in september 2011 definitief te kunnen informeren.174 Raadsleden stellen hierover verder geen vragen. In de commissie Algemeen Bestuur van 28 juni 2011 geeft het college voor het eerst een uitgebreide toelichting op de onderhandelingen met Theater BV en de intentieovereenkomst. De verantwoordelijk wethouder geeft deze toelichting in reactie op een vraag van een raadslid. Meerdere raadsleden stellen uiteindelijk vragen aan de wethouder. De wethouder licht hierbij onder andere toe dat er grote financiële problemen zijn bij de TEZ, dat de omvang van de tegenvallers nog niet precies bekend is en dat er nog onderhandeld wordt over het ZEP en de Music Hall. De wethouder zegt de gemeenteraad een overzicht van de financiële consequenties toe voor september 2011. De wethouder bevestigt daarbij dat de overeenkomst een juridische status heeft, waarbij nog wel een aantal details concreet moet worden uitgewerkt. Op 2 juli 2011 verstrekt het college via de email aan de raadsleden een memo over het bereiken van overeenstemming met Theater BV over de schouwburg en de Music Hall.175 In het memo maakt het college melding van de overname van de exploitatie van de Stadsschouwburg Middelburg en theater de Mythe door Theater BV, de overgang van het personeel, de opheffing van SSM, SBMG en de TEZ, en de beëindiging van de subsidierelatie met SSM/TEZ. Hierbij geeft het college een toelichting op de motieven om tot deze gang van zaken te komen. Het college meldt in het memo aan de gemeenteraad wat de belangrijkste resultaten zijn van het tekenen van de overeenkomst. De overeenkomst is daarbij ‘in de gesloten trommel’ ter inzage gelegd voor de raadsleden. In het memo maakt het college eveneens melding van het feit dat de uiteindelijke exploitatietekorten nog niet duidelijk zijn en dat de gemeente nog rekening moet houden met een forse eenmalige tegenvaller voor zowel Goes als Middelburg. Te zijner tijd zal het college daartoe een kredietvoorstel aan de raad voorleggen.

173

Verslag vergadering raadscommissie Maatschappelijke Zaken d.d. 25 mei 2011.

174

Verslag vergadering raadscommissie Maatschappelijke Zaken d.d. 22 juni 2011.

175

Memo aan de raadsleden, m.b.t. overdracht exploitatie Stadsschouwburg en overeenstemming over Music Hall op ZEP, verstuurd door de griffier per email op 2 juli 2011.


62

In de raadsvergadering op 4 juli 2011 licht het college de raad verder in over het onderhandelingsproces en de overeenkomst met Theater BV. Dit gebeurt aan de hand van het raadsvoorstel om € 100.000 aan SSM te verstrekken om een liquiditeitsprobleem te overbruggen (zie ook paragraaf 1.9).176 Tijdens de raadsbehandeling ontstaat er veel discussie over de financiële problemen van de TEZ en de onderhandelingen met Theater BV. Het college licht toe dat de raad niet eerder uitgebreid is geïnformeerd over het onderhandelingsproces met Theater BV en de financiële problemen bij de TEZ, omdat de onderhandelingen nog gaande waren. Daarbij meldt het college dat de overeenkomst met Theater BV een collegeverantwoordelijkheid is. Daarnaast meldt het college dat ze graag met de raad in debat gaat over de cijfers, zodra de liquidatiebegroting helemaal is opgesteld. Op 25 november 2011 zijn de fractievoorzitters via een memo ingelicht over de stand van zaken, waarbij de overeenkomst met Schouwburg Middelburg is meegestuurd. Op 19 december 2011 spreekt de gemeenteraad in de raadsvergadering opnieuw over de overeenkomst met Schouwburg Middelburg BV. Uit gelekte gegevens blijkt dat Schouwburg Middelburg BV een voorbehoud wilde maken op de overeenkomst. Meerdere raadsleden stellen hierover vragen, onder andere waarom het college dit niet eerder heeft gemeld aan de gemeenteraad. In deze vergadering komt ook aan bod dat Theater BV een plan had gemaakt om een theaterfunctie op het ZEP in te richten. In deze vergadering wordt ook gesproken over de voorfinanciering door de gemeente van mogelijke investeringen van Schouwburg Middelburg BV in het nieuwe theater. De verantwoordelijk portefeuillehouder gaat in op alle punten en erkent de voorvallen. Hij licht toe dat het college niet is meegegaan in het voorbehoud van Theater BV en dat er geen side-letters op de overeenkomst bestaan.

2.5 / Verklaring van overdracht en vereffening Na het ondertekenen van de overeenkomst volgt een periode van ongeveer een jaar waarin de financiële consequenties van de overname van de exploitatie van de schouwburg Middelburg en theater de Mythe worden uitgewerkt. Het duurt tot begin 2012 voordat de eindbalans van SSM, TEZ en SBMG opgemaakt kan worden. Zodra deze gereed zijn, kan de uiteindelijke vereffening plaatsvinden. De overdracht van de exploitatie is uiteindelijk bekrachtigd middels een verklaring die is ondertekend door alle betrokken partijen: SSM, SBMG, TEZ, Schouwburg Middelburg BV, Mythe Goes BV, Stichting ’t Beest, de gemeente Middelburg en de gemeente Goes.177 De financiële vereffening vindt plaats, nadat de gemeenteraad heeft ingestemd met de financiële afwikkeling eind mei 2012.

Aanvullend onderzoek naar financiële situatie SSM/TEZ In maart 2012 is er een conceptverklaring opgesteld voor de overdracht van de exploitatie van de theaters.178 In deze conceptverklaring gaat de gemeente Middelburg uit van een aandeel van € 767.890 in de vereffening voor de gemeente Middelburg.

176

Raadsvoorstel Liquiditeitstekort SSM, volgnummer 11-95, d.d. 4 juli 2011. Vastgesteld op raadsvergadering 4 juli 2011, besluitnummer 23. Alhoewel de exploitatie van de schouwburg per 1 juli 2011 is overgedragen aan Schouwburg Middelburg BV betreft het hier een verstrekking van €100.000 aan SSM. Hierdoor maakt de verstrekking onderdeel uit van de vereffening die later plaats vindt, zo blijkt ook uit het raadsvoorstel betreffende de vereffening, d.d. 26 april 2012. 177

Verklaring in het kader van de overdracht van de exploitatie van de theaters in Middelburg en Goes, versie 13 mei 2012, ondertekend exemplaar. 178

Nota voor B&W Middelburg, betreffende verklaring overdracht exploitatie theaters, d.d. 6 maart 2012.


63

Dit bedrag is op dat moment echter onder voorbehoud, omdat de definitieve jaarstukken over 2010/2011 van de SSM/TEZ en de verklaring van de accountant nog niet binnen zijn. De gemeente besluit vervolgens een pas op de plaats te maken met betrekking tot de gesprekken over de definitieve vereffening. De gemeente Middelburg heeft twijfels over de financiële situatie en de boekhouding van TEZ en SSM. Besloten wordt nader onderzoek hiernaar uit te voeren. De berichtgeving hierover richting Goes verloopt gebrekkig. Alhoewel er ambtelijk vooraf contact is geweest over het onderzoek, leidde een persverklaring van de wethouder Financiën van Middelburg tot vragen bij het college van Goes. In reactie hierop stuurt het college van Goes een brief aan het college van Middelburg.179 Uiteindelijk wordt dit conflict bijgelegd. In de tussentijd voert de gemeente Middelburg een aantal gesprekken met de SSM/TEZ over de financiële situatie en de boekhouding. Deze gesprekken leiden ertoe dat het college op 1 mei 2012 besluit geen nader onderzoek in te stellen naar de bedrijfsvoering bij SSM/TEZ.180 De onregelmatigheden die worden vermoed, zouden te maken hebben met de rechtspositie en de overgang van het personeel. Het zou gaan om uitbreiding van vaste contracten en een hogere inschaling van een aantal werknemers voorafgaand aan de overdracht van de exploitatie per 1 juli 2011. Uit de gesprekken die de gemeente voert blijkt dat een aantal werknemers veel meer uren werkt dan contractueel was vastgelegd. Om een achteruitgang in de rechtspositie te voorkomen, is deze situatie omgezet in een structureel contract op basis van de daadwerkelijk gewerkte uren. Daarnaast is een aantal functies opnieuw gewaardeerd conform de Cao voor Nederlandse podia die in 2011 is vastgesteld. Een drietal medewerkers is op basis van die Cao hoger ingeschaald, wederom om een achteruitgang in de rechtspositie te voorkomen. Aangezien het de gemeente is geweest die het standpunt heeft ingenomen dat de rechtspositie van de werknemers van de SSM/TEZ niet achteruit mocht gaan, kan de gemeente zich vinden in de veranderingen in de contracten van de werknemers. Uit gesprekken met de TEZ en de directeur van Schouwburg Middelburg BV concludeert de gemeente dat zich geen onregelmatigheden hebben voorgedaan. 181

Verklaring van overdracht De uiteindelijke verklaring van overdracht is een bekrachtiging van alle afspraken die in de voorafgaande periode zijn gemaakt, inclusief afspraken die zijn ingezet met de (intentie)overeenkomst.182 Het betreft de overgang van de exploitaties van alle betrokken theaters naar de nieuwe BV’s, het sociaal plan voor de werknemers, het behoud van pensioen bij het ABP van een aantal werknemers, de gewijzigde subsidierelaties, de wijzigingen in de huurovereenkomsten en de overgang van de inventarissen. Daarnaast zijn in de verklaring van overdracht alle financiële onderlinge afspraken vastgelegd. Het gaat daarbij onder andere om kosten voor vakantiegeld en eindejaarsuitkeringen, verlof en overwerk, de overname van verplichtingen volgend uit tegoedbonnen van klanten, het doorbetalen van ontvangsten uit kaartverkoop, het verrekenen van uitstaande crediteurenposten, de overdracht van voorraden en kasgelden en verrekening van de subsidies. Tot slot is in de verklaring opgenomen dat de gemeente de eventuele kosten draagt van de overgang van de pensioenen van het personeel met een B3-status.183

179

Brief van college B&W Goes aan college B&W Middelburg, betreffende vereffening TEZ, SSM en SBMG, kenmerk 12uit01271, d.d. 28 maart 2012. 180

Agenda vergadering college van B&W Middelburg, d.d. 1 mei 2012, agendapunt 1.

181

Raadsvoorstel Vereffening TEZ/SSM/SBMG, 29 mei 2012.

182

Verklaring in het kader van de overdracht van de exploitatie van de theaters in Middelburg en Goes, versie 13 mei 2012, ondertekende versie, zaaknummer GM/11/10432. 183

B3-status betekent zoveel als dat zij zijn aangesloten bij het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP).


64

Een aantal elementen uit de verklaring brengt kosten met zich mee voor de gemeente Middelburg in het kader van de financiële vereffening: / /

/ /

/

Artikel 7 waarin de afspraak staat dat de werknemers van SSM met een B3-status hun aansluiting bij ABP behouden (zie toelichting op artikel 31 hieronder). Artikel 18 waarin staat dat TEZ aan Schouwburg Middelburg BV een vergoeding betaalt voor de kosten van verplichtingen aan werknemers van TEZ en SSM die per 1 juli 2011 in dienst zijn getreden van Schouwburg Middelburg BV met betrekking tot vakantiegeld en eindejaarsuitkering ten bedrage van € 16.300,95. Artikel 19 waarin staat dat TEZ aan de Schouwburg Middelburg BV een vergoeding betaalt voor de kosten van verlof, overwerk en een eenmalige gratificatie van € 81.917,39. Artikel 21: Schouwburg Middelburg BV en Mythe Goes BV nemen de verplichtingen over van tegoedbonnen. TEZ betaalt hiervoor een vergoeding aan Schouwburg Middelburg BV en Mythe Goes BV van € 46.646,86. Artikel 31: indien het ABP bij de overgang van werknemers met de B3-status naar Schouwburg Middelburg BV kosten in rekening brengt, dan betaalt de gemeente deze kosten tot een maximum van € 73.000.

Aangezien de TEZ slechts een negatief vermogen rest, en de gemeente conform de (intentie)overeenkomst de kosten voor de vereffening dekt, komt een deel van de kosten die de TEZ moet maken in het kader van deze verklaring voor overdracht uiteindelijk voor rekening van de gemeente (zie de toelichting op de vereffening hieronder). Over de kosten met betrekking tot artikel 19 heeft de gemeente onderhandeld met Schouwburg Middelburg BV.

Vereffening In mei 2012 zijn uiteindelijk alle balansen opgemaakt van de SSM en de TEZ, is er een akkoord van de accountant en kan de vereffening van de SSM en de TEZ afgehandeld worden. Op 29 mei 2012 stemt de gemeenteraad in met de consequenties van de vereffening van de SSM/TEZ en besluit de benodigde middelen daarvoor beschikbaar te stellen. In tabel 1 is het financiële resultaat van de vereffening weergegeven. Tabel 1: Financiële resultaat vereffening 184

Kostenpost

Bedragen

Opmerkingen

Negatief eigen vermogen SSM

€ 578.226

Inclusief achtergestelde lening

Kosten interim-directeur

€ 86.264

Heraansluitingskosten ABP

€ 73.000

Wordt mogelijkerwijs door ABP terugbetaald

Vergoeding Lievens op basis intentieovereenkomst

€ 50.000

Voor aandeel Schouwburg Middelburg BV in vereffening SSM/TEZ. Dit is conform afspraak uit de intentieovereenkomst.

Totaal

€ 787.490

184

Raadsvoorstel vereffening TEZ/SSM/SBMG d.d. 25 april 2012, vastgesteld op 29 mei 2012.


65

Het negatief eigen vermogen is een gevolg van de tekorten op de jaarrekeningen van de voorgaande jaren van de SSM/TEZ (zie ook hoofdstuk 1). De kosten die de TEZ moest maken voor openstaand verlof, vakantiedagen en overwerk conform de verklaring van overdracht zijn meegenomen bij het bepalen van het eigen vermogen van de SSM. Daarnaast is het negatief eigen vermogen beïnvloed door een afboeking op de activa. De heraansluitkosten van het ABP zijn een gevolg van de garantie van de rechtspositie van het personeel van de schouwburg door de gemeente. De kosten voor de interim-directeur zijn het gevolg van het besluit van het college om deze kosten mee te nemen in de vereffening. En de vergoeding voor Schouwburg Middelburg BV in het kader van de vereffening is reeds vastgelegd in de (intentie)overeenkomst. Hieronder staat een aantal van deze kostenposten nader toegelicht.

Kosten overgang pensioen Een deel van het personeel van Stadsschouwburg Middelburg valt onder een pensioenregeling van het ABP. Het betreft 7 personen (met een zogenoemde B3-status) die op de loonlijst van de SSM stonden. In april 2011 maakt de gemeente melding aan de SSM van het feit dat overgang van dit personeel van een stichting naar een BV grote financiële consequenties kan hebben.185 De gemeente brengt de optie naar voren de stichting SSM in stand te houden om dit probleem te voorkomen. SSM/TEZ geeft bij monde van de interim-directeur aan dat dit geen optie is, omdat SSM/TEZ opgeheven gaat worden. De verantwoordelijk portefeuillehouder is het daarmee eens en vindt dat voor het personeel een andere oplossing moet worden gevonden. De SSM/TEZ gaat samen met de gemeente op zoek naar een oplossing. In september 2011 blijkt dat er nog geen passende oplossing is gevonden voor de groep werknemers met de B3-status. In een brief aan het bestuur van de SSM uit een aantal medewerkers met de B3-status bezorgdheid over hun pensioen en ziektekostenverzekeringen.186 Deze medewerkers schakelen de hulp in van een advocaat en vragen middels een WOB-verzoek informatie bij de gemeente op over het overnameproces. In een brief aan de gemeente d.d. 20 maart 2012 maakt de advocaat melding van de kosten die volgens het ABP verbonden zijn aan de overgang van de medewerkers van de SSM naar de Schouwburg Middelburg BV en de instandhouding van de pensioenregeling: € 73.000.187 Uiteindelijk is in de verklaring van overdracht opgenomen dat deze kosten, indien ze zich voordoen, voor rekening van de gemeente komen.

Kosten interim-directeur SSM/TEZ Eén van de onderdelen van de uiteindelijke vereffening betreft de kosten voor de interim-directeur van de TEZ, die in het najaar van 2010 in dienst is getreden van de TEZ. Uit de verslagen van de besprekingen tussen SSM/TEZ en de gemeente blijkt dat er geen afspraken zijn gemaakt over de inzet en de dekking van de kosten van de interim-directeur. In een brief d.d. 14 oktober 2010 aan het college stelt de SSM/TEZ € 150.000 van de gemeente Middelburg nodig te hebben om aan de overdracht en de vereffening mee te kunnen werken. Dit bedrag is onder andere nodig voor de aanstelling van een interim-manager.188

185

Besprekingsverslag Overleg SSM/TEZ en Gemeente Middelburg, datum bespreking 18 april 2011.

186

Brief aan bestuur SSM, t.a.v. dhr. Beindorff, d.d. 14 september 2011, betreffende arbeidsrechtelijke B3-status.

187

Brief aan Gemeente Middelburg, van Justion Advocaten, inzake Schouwburg Middelburg BV, kenmerk TNL/ej/110319.

188

Brief SSM/TEZ aan college Middelburg, d.d. 14 oktober 2010, ref 9229/RvT/LHx.


66

Tijdens de bespreking tussen de SSM/TEZ en de gemeente van november 2010 licht de SSM/TEZ toe waarom er een nieuwe interim-directeur is aangesteld.189 Het vertrek van de vorige interim-directeur en het op non-actief zetten van de artistiek directeur maakte de benoeming van een interim-directeur noodzakelijk. SSM/TEZ meldt daarbij dat de aanstelling voorlopig is tot februari 2011. Daarna zou de interim-directeur mogelijk langer kunnen aanblijven als procesbegeleider van de overgang van SSM/TEZ naar Theater BV. De kosten voor de interim-directeur kunnen volgens SSM/TEZ gedekt worden uit de reguliere middelen, omdat een managementfunctie van ’t Beest niet is ingevuld en de vorige interim-directeur ondertussen vertrokken is.190 Voor de dekking van de kosten van aanstelling van de voorgaande interim-directeur werd overigens een vergelijkbare redenering gehanteerd.191 Begin 2011 brengt SSM/TEZ in de besprekingen met de gemeente in dat de inzet van de interim-directeur niet langer geheel bekostigd kan worden door SSM/TEZ en doet daarbij een beroep op de gemeente. De gemeente geeft aan die kosten niet zomaar op zich te kunnen nemen. In maart 2011 blijkt deze kwestie nog niet opgelost te zijn. Voor het eerst komt het bedrag van € 83.000 voor de inzet van de interim-manager ter sprake.192 De gemeente geeft aan die kosten veel te hoog te vinden en alleen bereid te zijn extra kosten op zich te nemen indien de interim-directeur van de TEZ ook een rol vervult in het proces van de overdracht en de ontwikkelingen van het nieuwe theater. In het overleg van 21 maart 2011 wordt de afspraak gemaakt dat de TEZ kijkt of een andere opzet gemaakt kan worden. In april 2011 komt de SSM/TEZ met een voorstel waarbij de kosten omlaag zijn gebracht. De verantwoordelijk portefeuillehouder stelt voor dit op basis van afrekening af te handelen.193 De wethouder geeft daarbij aan dit in het college te bespreken en dat mogelijk instemming van de gemeenteraad vereist is. In mei 2011 meldt het college aan SSM/TEZ dat een totaal voorstel over de afwikkeling van de kosten van de overname aan de gemeenteraad zal worden voorgelegd. Daarin komen dan de tekorten die overblijven uit de voorgaande jaren, de afwikkeling van de lening en de kosten van de interim-directeur aan de orde.194 Consequentie hiervan is dat de kosten voor de inzet van de interim-directeur niet op dat moment, maar bij de vereffening voor rekening van de gemeente komen en de gemeente op dit moment ook geen formeel besluit over de kosten hoeft te nemen. Overdracht inventaris om niet In het raadsvoorstel voor de vereffening van TEZ/SSM/SBMG stelt het college dat één van de oorzaken van het negatieve resultaat van de SSM over 2010-2011 een afwaardering van de boekwaarde van de activa met € 108.000 betreft.195

189

Besprekingsverslag, Overleg SSM en Gemeente Middelburg inzake theater, datum bespreking 11 november 2010.

190

Tijdens een overleg tussen SSM en de gemeente Middelburg op 21 februari 2011 komen de kosten van de interim-directeur nogmaals ter sprake. SSM/TEZ geeft aan dat er geen budget meer is om de interim-directeur de overname te laten voorbereiden. SSM/TEZ verwacht hiervoor een bijdrage van de gemeente. De gemeente geeft aan deze kosten door SSM/TEZ gedekt moeten worden. Besloten wordt dat de gemeente SSM/TEZ schriftelijk om gegevens zal vragen om hier een oordeel over te vellen. Bron: Besprekingsverslag, Overleg SSM en Gemeente Middelburg, datum bespreking 21 februari 2011. 191

De kosten voor de aanstelling van de voorgaande interim-directeur waren mogelijk binnen budget, omdat een vacature in Goes nog niet was ingevuld. Bron: verslag overleg Gemeente Middelburg – SSM, d.d. 14 mei 2009. 192

Besprekingsverslag, Overleg SSM/TEZ en Gemeente Middelburg, datum bespreking 21 maart 2011.

193

Besprekingsverslag Overleg SSM/TEZ en Gemeente Middelburg, datum bespreking 18 april 2011.

194

Besprekingsverslag Overleg SSM/TEZ en Gemeente Middelburg, datum bespreking 31 mei 2011.

195

Raadsvoorstel vereffening TEZ/SSM/SBMG, d.d. 25 april 2012.


67

Het college meldt dat de activa op basis van de intentieverklaring voor € 0 zijn overgedragen aan Schouwburg Middelburg BV. De activa betreffen onder andere de inventaris van de schouwburg, de inventaris van de horeca en technische installaties. In de (intentie)overeenkomst is opgenomen dat de gemeente het gebouw om niet ter beschikking stelt aan Schouwburg Middelburg BV. In de overeenkomst staat niet dat daarbij ook de inventaris en de technische installaties gerekend moeten worden. De vraag is wat het alternatief zou zijn geweest. Een optie was dat de gemeente de activa zou overnemen. In dat geval zou de gemeente de boekwaarde van de activa moeten betalen en zouden de kosten in het kader van de vereffening ook bij de gemeente terecht zijn gekomen. Andere optie zou zijn geweest dat Schouwburg Middelburg BV de boekwaarde had betaald aan de TEZ voor de overname van de activa. Uit interviews is duidelijk geworden dat Schouwburg Middelburg BV hiertoe niet bereid was. Informatie aan de raad Op 29 februari 2012 meldt het college in de vergadering van de commissie Maatschappelijke Zaken dat er een afrekening is, die instemming heeft van alle partijen, maar dat er nog een officieel document moet komen. Middels een memo d.d. 21 maart 2012 bericht het college de gemeenteraad dat de afwikkeling van de vereffening vertraging oploopt en het niet mogelijk is de raad in april 2012 een raadsvoorstel voor te leggen. In de commissievergadering Maatschappelijke Zaken van 4 april 2012 geeft het college een toelichting op de verklaring van overdracht van de theaters en een onderzoek naar de rechtmatigheid van de overdracht. Het college meldt dit onderzoek af te wachten voordat met de overdracht ingestemd kan worden. De wethouder spreekt hierbij ook over de optie om de SSM failliet te laten gaan. Daarbij geeft de wethouder aan dat de gemeente zich een faillissement wellicht niet kan permitteren. Evenmin kan het college de rechtspositie van het personeel terugdraaien. Verder meldt de wethouder dat er voor de gemeente financieel weinig verschil is tussen het wel of niet failliet laten gaan van de schouwburg. Het is volgens de wethouder echter wel zo netjes tegenover het personeel en de schuldeisers om de vereffening voor rekening van de gemeente te nemen.196 Op 1 mei 2012 besluit het college dat er geen verdere bezwaren bestaan tegen de vereffening en keurt het college het raadsvoorstel goed waarin om instemming met de afwikkeling van de vereffening wordt gevraagd.197 Op 16 mei 2012 wordt het raadsvoorstel voor de vereffening besproken in de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke Zaken. Uit de behandeling in de commissie blijkt dat de gemeenteraad ‘onaangenaam verrast’ is door de hoogte van het bedrag van de vereffening. Raadsleden stellen tal van vragen en vragen zich af in hoeverre de kosten verplicht voor de gemeente zijn. De verantwoordelijk portefeuillehouder licht het raadsvoorstel toe en geeft toelichting op bijna alle posten van de vereffening. In zijn uitleg meldt de wethouder dat het voordeel voor de gemeente is dat de subsidie jaarlijks lager is, dat de risico’s weg zijn en dat het onderhoud van het gebouw voor rekening van de nieuwe exploitant komt. Bij de vraag over de kosten voor de interim-directeur meldt de wethouder dat de TEZ die aanstelling vooraf aan het gemeentebestuur had moeten voorleggen. 198 Uiteindelijk stemt de gemeenteraad op 29 mei 2012 in met het raadsvoorstel voor de vereffening en de daarvoor benodigde middelen beschikbaar te stellen.

196

Verslag vergadering raadscommissie Maatschappelijke Zaken d.d. 4 april 2012.

197

Raadsvoorstel vereffening TEZ/SSM/SBMG, d.d. 25 april 2012.

198

Juridisch gezien bestond deze verplichting niet. Redelijkerwijs had de TEZ dit kunnen overleggen met de gemeente, aangezien SSM zich financieel in een zeer zwakke positie bevond.


68

Uiteindelijk is het raadsvoorstel om in te stemmen met de consequenties van de vereffening van de SSM/TEZ de eerste keer dat het college een voorstel aan de gemeenteraad voorlegt in het kader van de overdracht van de exploitatie van de Stadsschouwburg Middelburg. Het voorstel is tegelijkertijd de eindafrekening.

2.6 / Open eindes overeenkomst De overeenkomst tussen de gemeente Middelburg en Schouwburg Middelburg BV is een juridisch bindende overeenkomst. Tegelijkertijd laten de afspraken ruimte over voor interpretatie en zit er een aantal open eindes in de overeenkomst: /

/ /

/

/

199

Bij de vaststelling van de overeenkomst is er nog geen exploitatieovereenkomst, terwijl de exploitatie wel op dat moment overgaat. Alle afspraken uit de overeenkomst zijn van toepassing op en dienen richting te geven aan de exploitatieovereenkomst. Zolang deze er niet is, blijft de uitwerking van de afspraken onduidelijk. Een voorbeeld hiervan is de afspraak dat de gemeente Middelburg het culturele profiel bepaalt. Hoe dit geregeld wordt, is niet uitgewerkt in de overeenkomst. De uitwerking hiervan komt aan bod in de exploitatieovereenkomst. Deze is er vooralsnog niet. Voor het nieuw te bouwen theater wordt geopteerd voor BTW-belaste verhuur (artikel 6). Daarover zal nader overleg gevoerd worden, zo staat in de overeenkomst. Aangaande investeringen in de nieuwbouw voor het theater op het Molenwaterpark zullen nadere afspraken gemaakt worden, waarbij het uitgangspunt is dat de inrichtingskosten voor horeca en kantoorruimte voor rekening van Schouwburg Middelburg BV komen (artikel 10). Deze afspraak legt vast dat er nadere gesprekken zullen volgen. Schouwburg Middelburg BV stelt de invulling van deze afspraak kort na de overeenstemming op 1 juli 2011 ter discussie . “Schouwburg Middelburg BV geeft voorrang aan het opstarten van de exploitatie van de Music Hall en het verbeteren van de exploitatie van de Mythe. De reorganisatie van de bedrijfsvoering van de schouwburg in Middelburg volgt zo snel mogelijk (artikel 12).” In de praktijk geeft Schouwburg Middelburg BV voorrang aan de reorganisatie van de bedrijfsvoering van de schouwburg in Middelburg. De gemeente spreekt Schouwburg Middelburg BV er in het najaar van 2011 op aan dat ze nog niet begonnen zijn met de exploitatie van de Music Hall en doet daarbij een beroep op de overeenkomst.199 De exploitatie van de Music Hall is nog niet gestart. De overeenkomst heeft als uitgangspunt dat de gemeente een nieuw theater gaat bouwen en dat Schouwburg Middelburg BV de exploitatie van het nieuwe theater op zich gaat nemen. Met het besluit van de gemeente om de nieuwbouw op het Molenwaterpark niet door te laten gaan, is een van de fundamenten onder de overeenkomst weggehaald.200

Brief Gemeente Middelburg aan de heer Lievens, d.d. 3 oktober 2011, kenmerk 2011/15708.

200

Op de raadsvergadering op 12 november 2012 stemt de gemeenteraad in met het voorstel af te zien van de nieuwbouw van een A-theater in het kader van de ombuigingen voor de programmabegroting 2013. Gewijzigd raadsvoorstel, volgnummer 12-142, d.d. 16 oktober 2012. Op 11 maart 2013 stemt de gemeenteraad in met een geamendeerd raadsvoorstel voor een haalbaarheidsonderzoek naar a) verbouw van de huidige schouwburg aan het Molenwater en b) nieuwbouw theater aan het Molenwaterpark. Raadsvoorstel Haalbaarheidsonderzoek schouwburg, volgnummer 13-06, d.d. 27 november 2012.


69

Bijlagen


70

Bijlage 1. Tijdlijn


71

Bijlage 2. Onderzoeksvragen De acht door de raad vastgestelde onderzoeksvragen heeft de onderzoekscommissie ondergebracht in drie invalshoeken: Invalshoek 1: Hoe is het besluitvormings- en onderhandelingsproces verlopen? /

De liquidatie van de SSM/TEZ is het sluitstuk van een serie besluiten die ertoe heeft geleid dat de TEZ werd opgeheven. Bij de opheffing van de TEZ was sprake van een tekort, waarbij onderscheid kan worden gemaakt in tekorten die al ontstaan zijn voordat besloten werd tot overdracht en kosten die gemaakt moesten worden in verband met de overdracht van het theater. Het gaat hier derhalve om een bedrag van € 787.490 minus € 231.000 minus € 92.000 = € 464.490. Met betrekking tot deze kosten kan men globaal de volgende kostensoorten onderscheiden: vi. Overdracht aan inventaris om niet (€ 108.000) N.B. de inventaris van de Mythe is tegen boekwaarde overgedragen aan de gemeente Goes. vii. Een vergoeding van afgerond € 82.000 voor overwerk, gratificaties en niet opgenomen verlof. viii. Extra kosten in verband met het aantrekken van een interim-directeur. Uit de overlegde stukken blijkt dit een bedrag van ruim € 86.000 euro te zijn. ix. Kosten van overgang van ABP ad € 73.000. x. Extra administratiekosten, tegoedbonnen en dergelijke. Hoe kan het ontstaan van deze kosten en het voor rekening nemen van de gemeente ervan worden verklaard?

/

/

/

Had, voor zover het college op de hoogte was van de kosten voor de interim-directeur c.q. het daarmee heeft ingestemd, het inhuren van deze interim-directeur op basis van het budgetrecht moeten uitmonden in een separaat voorstel aan de raad? De inzet van het college was aanvankelijk een samenwerking tussen de TEZ en Theater BV, later is de situatie veranderd naar een situatie waarin niet langer sprake was van samenwerking, maar van overdracht van de exploitatie van SSM/TEZ naar Theater BV. Welke rol heeft het college gespeeld in deze escalatie? Het college heeft een actieve rol gespeeld in het bij elkaar brengen van partijen die de Music Hall zouden moeten exploiteren. Welke relatie is er tussen het tot stand komen van een overeenkomst voor de exploitatie van de Music Hall en het tot stand komen van de overeenkomst tot exploitatie van de schouwburg?

Invalshoek 2: Wat is de kwaliteit van de sturing op SSM/TEZ? / In hoeverre heeft het bestuur van de gemeente in voldoende mate toezicht gehouden op de financiën van de door haar gesubsidieerde instelling? / De liquidatie van SSM/TEZ is het sluitstuk van een serie besluiten die ertoe heeft geleid dat de TEZ werd opgeheven. Bij de opheffing van de TEZ was sprake van een tekort waarbij onderscheid kan worden gemaakt in tekorten die al ontstaan zijn voordat besloten werd tot overdracht en kosten die gemaakt moesten worden in verband met de overdracht van het theater. Ten aanzien van het eerste gaat het om een bedrag van € 231.000 en € 92.000. Hoe kan (het ontstaan van) dit tekort verklaard worden?


72

Invalshoek 3: Wat is de kwaliteit van de informatie(voorziening) aan de raad en op welke wijze heeft de raad in dit dossier invulling gegeven aan zijn rol en verantwoordelijkheden? / Voor de kosten die gemaakt moesten worden na het besluit tot overdracht, kan de vraag worden gesteld of deze kosten werkelijk voor rekening van de gemeente dienden te komen. In hoeverre waren deze kosten onvermijdelijk en in hoeverre was het college op de hoogte van deze te maken kosten? Had de raad daar een besluit over moeten nemen c.q. daar eerder over geïnformeerd moeten worden? / In hoeverre was de raad voldoende geïnformeerd om een afgewogen oordeel te vellen over de lening die hij eerder besloot te verstrekken aan SSM/TEZ?


73

Bijlage 3. Geraadpleegde bronnen Subsidiebeleid / / / / / / /

Algemene Subsidieverordening Welzijn, 28 september 1993 Algemene Subsidieverordening Welzijn,7 juni 1994 Richtlijnen n.a.v. de Algemene Subsidieverordening 1993 (ASW) (gewijzigd 27 juni 1994) Controleprotocol op basis van de Algemene Subsidieverordening Welzijn Gemeente Middelburg, maart 1998 Checklist Stadsschouwburg Middelburg van 25 april 2006 Algemene Subsidieverordening Gemeente Middelburg 2007 Algemene toelichting op de subsidieverordening 2007

P&C documenten Dossier SSM/TEZ / / / /

Correspondentie over subsidierelatie SSM – gemeente Middelburg Verantwoordingsdocumenten SSM/TEZ Documentatie en correspondentie over overdracht exploitatie Verslagen overleg SSM en gemeente Middelburg inzake theater 2007-2012

Verslagen projectgroep Molenwaterpark 2011- 2012 Verslagen stuurgroep Theater 2006- 2012 College-stukken / / / / / / / / / / /

Nota voor B&W, Definitieve vaststelling subsidies Stichting Stadsschouwburg en Concertzalen Middelburg over 2006 en 2007, 21 maart 2007 Nota voor B&W, Exploitatiecijfers SSM 1e halfjaar theaterseizoen 2006-2007,13 april 2007 Nota B&W, Jaarrekening 2006-2007 en begroting 2007-2008 Stichting Stadsschouwburg Middelburg (SSM), 26 september 2007 Kabinetsverslag vergadering B&W Middelburg, 23 maart 2010 Nota voor B&W, Stichting Stadsschouwburg – eenmalige extra bijdrage, 11 juni 2010 Nota voor B&W, SSM- eenmalige extra bijdrage, besluit 16 juni 2010 Overeenkomst van geldlening, 10 januari 2011 Nota voor B&W, onderwerp Intentie overeenkomst Theater BV, 27 januari 2011 Kabinetsverslag van de vergadering van B&W Middelburg, 22 maart 2011 Nota voor B&W Middelburg, betreffende verklaring overdracht exploitatie theaters, 6 maart 2012 Agenda vergadering college van B&W Middelburg, agendapunt 1, 12 mei 2012

Raad / / /

Raadsvoorstel, Verbouwing en exploitatie Concert- en Gehoorzaal/uitwerking optie 1, 13 januari/ 21 februari 2005 Verslag van de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke Zaken, 11 oktober 2006 Notulen van de vergadering van de raad, 23 oktober 2006


74

/ / / / / / / / / / / / / / / / / /

/ / / / / / /

Raadsvoorstel, Vaststelling subsidies 2006 en 2007 van de Stichting Stadsschouwburg en Concertzalen Middelburg, 16 maart 2007 Verslag van de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke Zaken gehouden op woensdag 11 april 2007 Raadsvoorstel, Beschikbaar stellen startkrediet planontwikkeling van een nieuw theater Raadsvoorstel Park en Cultuur, Uitgangspunten voor het Molenwaterpark met een markant nieuw theater in het groen, 2 juni 2008 Bijlage 4, Noodzaak nieuwbouw Stadsschouwburg Memo voor de commissie Ruimte, onderwerp Molenwaterpark, d.d. 1 december 2009 Raadsvoorstel Stichting Stadsschouwburg Middelburg – eenmalige extra bijdrage, 22 juni 2010 Verslag vergadering raadscommissie Maatschappelijke Zaken, 30 juni 2010 Amendement art. 35 RvO, Voorstel nummer 10-130,13 juli 2010 Memo, Geldlening Stichting Stadsschouwburg Middelburg, 2 september 2010 Verslag vergadering raadscommissie MZ, 20 oktober 2010 Verslag vergadering commissie Ruimte, 17 januari 2011 Verslag vergadering commissie Ruimte, 21 maart 2011 Verslag vergadering raadscommissie Maatschappelijke Zaken, 25 mei 2011 Verslag vergadering raadscommissie Maatschappelijke Zaken, 22 juni 2011 Memo aan de raadsleden van het college van B&W Middelburg, betreffende overdracht exploitatie Stadsschouwburg en overeenstemming over Music Hall op ZEP, ten behoeve van de commissie AB, 28 juni 2011 Memo aan de raadsleden, m.b.t. overdracht exploitatie Stadsschouwburg en overeenstemming over Music Hall op ZEP, verstuurd door de griffier per email op 2 juli 2011 Notulen van de vergadering van de raad, 4 juli 2011 Raadsvoorstel Liquiditeitstekort SSM, volgnummer 11-95, d.d. 4 juli 2011. Vastgesteld op raadsvergadering 4 juli 2011, besluitnummer 23, 4 juli 2011 Verslag vergadering raadscommissie Maatschappelijke Zaken, 4 april 2012 Raadsvoorstel vereffening TEZ/SSM/SBMG, 25 april 2012 Raadsvoorstel Vereffening TEZ/SSM/SBMG, 29 mei 2012 Raadsvoorstel Haalbaarheidsonderzoek schouwburg, volgnummer 13-06, 27 november 2012

Overig /

PZC, nieuwsbericht op website, d.d. 11 oktober 2010


75

Bijlage 4. Oriënterende gesprekken en interviews Oriënterende gesprekken Met de volgende personen is een oriënterend gesprek gevoerd: Naam

Functie

Datum

Dhr. Dooms

Beleidsmedewerker Economische Zaken 2009-heden

15 januari 2013

Dhr. Caljouw

Beleidsadviseur cultuur 2008-heden

15 januari 2013

Dhr. Beindorff

Bestuurslid SSM 1996-2006 (vanaf 2006 voorzitter)

21 januari 2013

Dhr. Bogaerts

Voorzitter van de Raad van Toezicht TEZ 2003-2012

Dhr. Kouwer

Voormalig projectleider theater. Sinds december 2012 tot – heden projectleider schouwburg

21 januari 2013

Dhr. Gillissen

Financieel beleidsadviseur 2010-heden

21 januari 2013

Dhr. Bogaart

Algemeen directeur ad-interim 1 november 2010-2012

25 januari 2013

Dhr. Lievens

Directeur Theater BV

21 januari 2013

Dhr. De Neef

Algemeen directeur SSM/TEZ in de periode 20071 november 2010. Daarna tot 2012 artistiek directeur

21 januari 2013

Mw. Van de Weijer

Directeur 2006-heden

21 januari 2013

Dhr. Griep

Projectleider theater 2006 - 2009

Dhr. De Graaf

Wethouder cultuur 2010-heden

12 maart 2013

Dhr. De Vries

Wethouder nieuwbouw theater 2006-2012

14 maart 2013

Mevr. Szarafinski

Wethouder oktober 2012 - heden

Dhr. Streng

Wethouder cultuur 2006-2010

12 maart 2013

Interviews Met de volgende personen heeft de onderzoekscommissie een interview gehouden: Naam

Functie

Datum

Dhr. Caljouw

Beleidsadviseur cultuur 2008-heden

6 maart 2013

Dhr. Beindorff

Bestuurslid SSM 1996-2006 (vanaf 2006 voorzitter)

6 maart 2013

Dhr. Bogaerts

Voorzitter van de Raad van Toezicht TEZ 2003-2012

Dhr. Hill

Voorzitter OR SSM/TEZ

11 maart 2013

Dhr. Van Reijmersdal

Beleidsadviseur cultuur tot 2009

11 maart 2013

Dhr. Bogaart

Algemeen directeur ad-interim 1 november 2010-2012

11 maart 2013

Dhr. Jongepier

Afdelingshoofd P&C sinds 2000

12 maart 2013

Dhr. Lievens

Directeur Theater BV

12 maart 2013

Dhr. De Neef

Algemeen directeur SSM/TEZ in de periode 20071 november 2010. Daarna tot 2012 artistiek directeur.

12 maart 2013


76

Mw. Van de Weijer

Directeur 2006-heden

12 maart 2013

Dhr. De Graaf

Wethouder cultuur 2010-heden

12 maart 2013

Dhr. De Vries

Wethouder nieuwbouw theater 2006-2012

14 maart 2013

Dhr. Streng

Wethouder cultuur 2006-2010

12 maart 2013


77

Bijlage 5. Afkortingen ABP:

Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds

AsvW: Algemene subsidieverordening Welzijn (1994) Asv:

Algemene subsidieverordening Middelburg (2007)

B&W:

Burgemeester en Wethouders

OR:

Ondernemingsraad

MaZa: Commissie Maatschappelijke Zaken P&C:

Planning en Control

SBMG: Stichting Podium ’t Beest Theater De Mythe Goes SSB:

Stedelijk Sociaal Beleid

SSCM: Stichting Stadsschouwburg en Concertzalen Middelburg SSM:

Stichting Stadsschouwburg Middelburg

STMG: Stichting Theater de Mythe Goes TEZ:

Theater Exploitatie Zeeland

ZEP:

Zeeland Entertainment Park


78

Bijlage 6. Onderzoeksprotocol Dit protocol maakt de rollen, bevoegdheden, rechten en plichten van de verschillende betrokken actoren in het onderzoek naar het exploitatietekort stadschouwburg inzichtelijk. Daarnaast geeft dit protocol inzicht in de werkwijze van de onderzoekers bij het houden van oriënterende gesprekken en het afnemen van formele interviews. Taakverdeling /

Onderzoekscommissie: de onderzoekscommissie treedt op als opdrachtgever en is mede-uitvoerder. Tevens heeft de commissie tot taak de doorlooptijd en kosten van het onderzoek te bewaken. Hiertoe rapporteren de onderzoekers periodiek aan de commissie.

/

Ondersteuning commissie: de griffier treedt op als secretaris van de onderzoekscommissie. Hij is eerste contactpersoon voor de onderzoekers. De griffier wordt hierin ondersteund door de plaatsvervangend griffier. De griffie zorgt voor de organisatie en verslaglegging op hoofdlijnen van de bijeenkomsten met de onderzoekscommissie en het onderzoeksbureau.

/

Onderzoekers (het onderzoeksteam): de onderzoekers voeren het onderzoek uit en houden de onderzoekscommissie door middel van een aantal bijeenkomsten op de hoogte. Daarnaast houden ze de voorzitter en secretaris via tussentijds contact per email en telefoon op de hoogte. De onderzoekers bestuderen de documenten, voeren de oriënterende gesprekken en bereiden interviews voor en zijn daarbij aanwezig voor de verslaglegging. Binnen het onderzoeksteam bewaakt de projectleider (Bregje Mooren) de inhoudelijke en procedurele voortgang van het onderzoek.

/

Ambtelijk contactpersoon: omwille van een efficiënt verloop van het onderzoek is het wenselijk bij aanvang van het onderzoek een ambtelijk contactpersoon binnen de gemeentelijke organisatie aan te (laten) wijzen die gegevens en documenten kan aanleveren.

Onderzoeksprotocol Necker van Naem maakt in het onderzoek gebruik van twee onderzoeksmethoden: het analyseren van documenten en het voeren van gesprekken/interviews. Bij het voeren van de gesprekken/interviews worden drie typen gesprekken onderscheiden, namelijk: 1 oriënterende gesprekken; 2 interview; 3 openbare verhoren. Deze drie typen gesprekken hebben ieder hun eigen kenmerken en doelstelling. De oriënterende gesprekken hebben een informeel karakter. De onderzoekers gebruiken deze gesprekken voor het verkrijgen van achtergrondinformatie. De interviews zijn formeler van aard en worden afgenomen door één of twee leden van de onderzoekscommissie, ondersteund door (minimaal) één van de onderzoekers. Voor beide soorten gesprekken geldt dat de samenvatting of het verslag vertrouwelijk wordt behandeld. Dit betekent dat verslagen alleen door Necker van Naem worden gebruikt en niet aan de opdrachtgever of aan derden worden verstrekt. Daarnaast betekent de vertrouwelijkheid dat in de rapportage geen citaten of naar personen herleidbare teksten worden opgenomen.


79

De raad heeft besloten een onderzoekscommissie op basis van artikel 155a Gw in te stellen. Dat biedt mogelijkheid voor oproepen van getuigen voor een openbaar of besloten verhoor. Hiervoor is een raadsbesluit nodig. In principe heeft de raad besloten geen (openbare) verhoren te zullen gaan houden. Mocht de onderzoekscommissie hierover ná afronding van de dossierstudie en het afnemen van de interviews anders denken, dan zal zij voor besluitvorming hierover terugkomen bij de raad. Op het moment dat alsnog tot (openbare) verhoren wordt besloten, zal de onderzoekscommissie ook ten behoeve van de verhoren een protocol vaststellen.

Onderstaande tabel geeft de belangrijkste kenmerken per type gesprek weer. Type gesprek

Doel

Medewerking

Gesprekspartner

Verslaglegging

1.

Oriënterende gesprekken

Het doel van de oriënterende gesprekken is om feiten te verzamelen en te bepalen of feiten wel of niet relevant zijn in het licht van de onderzoeksvragen.

Medewerking is vrijwillig.

Onderzoekers Necker van Naem.

Een samenvatting van de punten die voor het onderzoek van belang worden geacht door de onderzoekers en de onderzoekscommissie.

2.

Interviews

Het doel van de interviews is om kennis en inzicht van de onderzoekscommissie in de materie te vergroten en op basis daarvan te komen tot de beantwoording van de hoofdvragen.

Medewerking is vrijwillig.

Leden van de onderzoekscommissie, ondersteund door één van de onderzoekers van Necker van Naem.

Een zakelijke verslaglegging door de onderzoekers, geaccordeerd door de geïnterviewde betrokkene.

3.

Openbare en besloten verhoren

Het doel van de verhoren is waarheidsvinding; dit door het afnemen van verklaringen onder ede.

Medewerking is verplicht voor (oud-)ambtenaren en bestuurders van de gemeente.

Onderzoekscommissie

Een woordelijk verslag door een notulist c.q. videoverslag.

Vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid en maximale transparantie over het proces geeft dit protocol voorafgaand aan de uitvoering van het onderzoek duidelijkheid over de manier waarop Necker van Naem invulling geeft aan zowel de oriënterende gesprekken als de interviews. Protocol voor de oriënterende gesprekken 1

Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen zowel personen binnen de gemeente (op ambtelijk en bestuurlijk niveau) als externe partijen worden benaderd voor een oriënterend gesprek.

2

Oriënterende gesprekken worden afgenomen door minimaal twee onderzoekers van Necker van Naem.

3

Oriënterende gesprekken hebben een vertrouwelijk karakter, om de gesprekspartners zoveel mogelijk vrijheid van spreken te geven.


80

4

Van oriënterende gesprekken worden samenvattingen gemaakt van de bevindingen die voor het onderzoek van belang zijn.

5

Samenvattingen worden vijf dagen na het oriënterende gesprek ter accordering en ter verificatie van de juistheid van de samenvatting, voorgelegd aan degene met wie het gesprek heeft plaatsgevonden.

6

Indien de gesprekspartner niet binnen vijf dagen reageert, wordt aangenomen dat de gesprekspartner zich met de inhoud van de samenvatting akkoord verklaard, tenzij hier tussen de gesprekspartner en de onderzoekers andere afspraken over zijn gemaakt.

7

Gesprekspartners ontvangen een exemplaar van de definitieve versie van de samenvatting.

8

Samenvattingen zijn werkmateriaal voor de onderzoekers (en worden dus niet aan de onderzoekscommissie en/of aan de raad verstrekt). Onderdelen uit de samenvatting kunnen worden gebruikt bij het opstellen van het onderzoeksrapport, maar op een zodanige wijze dat herleiding naar individuele personen in beginsel niet mogelijk is.

Protocol voor interviews 1

Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen zowel personen op ambtelijk en bestuurlijk niveau binnen de gemeente als externe partijen worden benaderd voor een interview.

2

Vaststelling van plaats en tijd van het interview vindt plaats in onderling overleg. De uitnodiging wordt schriftelijk verzonden. Necker van Naem beschouwt e-mail als een schriftelijk communicatiemiddel.

3

Te interviewen personen ontvangen bij de uitnodiging voor het interview dit onderzoeksprotocol, de kaders van het onderzoek en een lijst met de gespreksthema’s die tijdens het interview in ieder geval aan de orde zullen komen.

4

Interviews worden afgenomen door één of twee leden van de onderzoekscommissie, ondersteund door (minimaal) één van de onderzoekers van Necker van Naem.

5

Van interviews wordt een verslag gemaakt van de bevindingen die voor het onderzoek van belang zijn.

6

Verslagen worden binnen vijf dagen na het interview ter accordering voorgelegd aan degene met wie het interview heeft plaatsgevonden. Dit ter verificatie van de juistheid van het verslag.

7

Indien de geïnterviewde niet binnen vijf werkdagen reageert, wordt aangenomen dat de geïnterviewde zich met de inhoud van het verslag akkoord verklaard, tenzij hier tussen de gesprekspartner en de onderzoekers andere afspraken over zijn gemaakt.

8

Geïnterviewden ontvangen een exemplaar van de definitieve versie van het verslag.

9

Interviewverslagen zijn werkmateriaal voor de onderzoekers en de onderzoekscommissie (en worden dus niet aan de raad verstrekt). Onderdelen uit de interviewverslagen kunnen worden gebruikt bij het opstellen van het onderzoeksrapport, maar op een zodanige wijze dat herleiding naar individuele personen in beginsel niet mogelijk is.

Aldus vastgesteld door de onderzoekscommissie Overdracht exploitatie Stadsschouwburg, d.d. 20 december 2012.


81

Eindrapport raadsonderzoek Overdracht exploitatie Stadsschouwburg. Gemeente Middelburg

Recommend Documents