1
Efisiensi Transfer Data pada perusahaan skala kecil dengan menggunakan Remote Desktop Witari Aryunani
[email protected]
Abstrak Sampai saat ini masih banyak perusahaan-perusahaan skala kecil menengah ke bawah yang tidak memiliki departemen IT masih tergantung dengan media transfer data seperti USB Flashdisk, CD/DVD atau Harddisk external. Masih banyak yang bekerja secara offline atau tanpa dukungan internet. Proses ini sangat memakan waktu dan biaya. Terlebih lagi jika data yang dikirim belum sempurna seperti masih kekurangan data atau terjadi kesalahan data, sehingga harus dilakukan pengiriman ulang. Untuk itu diperlukan metode transfer data yang efisien yang menghemat waktu dan menekan biaya seminimal mungkin. Metode yang akan dibahas pada penelitian ini adalah penggunaan Remote Desktop Protokol (RDP) atau seringkali disebut Remote Access pada komputer yang menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP atau Windows 7. Hasil penilitian ini menunjukkan bahwa metode transfer data secara online menggunakan internet antara komputer host dengan komputer client menggunakan remote desktop sangat membantu perusahaan-perusahaan tersebut dalam melakukan kegiatan operasional sehari-harinya. Kata kunci: remote desktop, remote access, host, client, transfer data
Pendahuluan Tulisan ini diangkat berdasarkan pengalaman penulis dalam beberapa proyek IT pada beberapa perusahaan-perusahan retail. Masih banyak proses tukar menukar file (data transfer) yang masih konvensional, menggunakan media USB Flashdisk, CD/DVD atau harddisk external. Kebanyakan dari perusahaan-perusahaan tersebut masih menganggap layanan internet sebagai
2
biaya yang dirasakan cukup besar dan ketakutan terhadap ancaman virus yang bebas tersebar di dunia maya. Pada beberapa kasus banyak terjadi pemborosan waktu dan biaya pada saat transfer data secara konvensional. Akibat yang ditimbulkan seperti pengambilan keputusan yang lama karena menunggu datangnya file data yang harus disetujui, pengiriman barang yang terhambat karena menunggu kelengkapan data pada arsip delivery order, pembayaran supplier yang lama karena kesalahan penulisan tanggal jatuh tempo pada file form pembayaran supplier tersebut. Untuk mengatasi kasus-kasus tersebut penulis akan membahas suatu layanan yang sangat mudah untuk digunakan, walau bagi orang awan sekalipun, apalagi bagi orang yang sudah terbiasa menggunakan Windows. Banyak aplikasi-aplikasi remote desktop gratis yang bisa di download dari internet bahkan Windows sendiri sudah menyertakan layanan ini dalam sistem operasionalnya. Dalam tulisan ini akan dijelaskan bagaimana menggunakan layanan remote desktop yang bernama Team Viewer, yang menurut penulis rasakan sangat mudah untuk digunakan dan aman dalam penggunaannya pada jaringan internet (WAN) maupun pada jaringan lokal (LAN). Pada akhirnya nanti diharapkan penggunaan remote desktop diketahui manfaatnya oleh perusahaan-perusahaan kecil skala menengah ke bawah ini sehingga efisiensi dari transfer data dapat tercapai untuk mendukung kegiatan operasional mereka sehari-harinya.
Metode Penelitian Tulisan ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan sumber data didapatkan dari tiga perusahaan (responden), yang berada di DKI Jakarta, penulis terjun langsung untuk memahami masing-masing kasus yang terjadi dan mempelajarinya. Data yang diperoleh berupa hasil wawancara, analisis dokumen disertai catatan-catatan dari masing-masing karyawan. Setiap proses transfer data diteliti mulai dari awal pembuatan sampai tujuan akhir data tersebut disampaikan. Berapa lama waktu pengiriman dan biaya yang terjadi. Objek penelitian adalah membandingkan proses transfer data konvensional dengan proses transfer data online dengan menggunakan layanan Team Viewer. Sebagai pembanding, layanan remote desktop yang digunakan selain Team Viewer adalah Windows remote desktop connection.
3
Hasil dan Pembahasan Aplikasi remote desktop merupakan aplikasi yang digunakan untuk membantu pekerjaan dalam mengontrol atau mengawasi komputer lain dari jarak jauh atau dari tempat yang berbeda. Remote dekstop memberikan kontrol akses penuh komputer target (host) terhadap komputer kerja (client). Pada penelitian ini fasilitas yang digunakan adalah data file transfer. Penelitian ini dilakukan dengan mengamati prilaku karyawan saat melalukan proses transfer data. Penelitian dilakukan pada 3 perusahaan retail yang berada di wilayah DKI Jakarta. Di dalam penelitian dibahas lima aspek yang terdiri dari (1) Waktu, (2) Biaya, (3) Media Transfer, (4) Resiko, dan (5) Kontrol. Masing-masing akan diuraikan sebagai berikut: 1. Waktu Seluruh rangkaian proses transfer data konvensional mulai dari simpan file sampai media transfer sampai ke lokasi yang ditunjuk di catat di dalam penelitian. Begitu pula dengan proses transfer data menggunakan remote desktop. Hasil Pengamatan Waktu tempuh perjalanan media transfer sangat tergantung dari jarak yang dituju. Semakin jauh jaraknya semakin lama waktu yang terpakai. Penggunaan remote desktop tidak dipengaruhi oleh nilai waktu karena jarak, akan tetapi waktu yang terpakai saat kirim (send) dan terima (receive) file karena ukuran (size) dari file yang di transfer. 2. Biaya Pengiriman media transfer dari satu lokasi ke lokasi yang dituju memerlukan biaya eksplisit yang harus dikeluarkan. Semakin jauh lokasi yang dituju semakin besar biaya yang harus dikeluarkan. Transfer data file menggunakan layanan remote desktop memerlukan biaya koneksi internet pada penyedia jasa layanan internet. Hasil Pengamatan Berdasarkan wawancara dengan beberapa responder, biaya pengiriman menjadi faktor utama yang menjadi kendala perusahaan setelah resiko kehilangan dan kerusakan data pada media transfer. Biaya langganan internet yang harus dibayar pada layanan remote desktop tetap jauh lebih kecil dari biaya yang harus dibayar pada transfer data secara konvensional.
4
3. Media Transfer File-file yang dikirim dengan proses transfer data konvensional memerlukan media penyimpan seperti USB flashdisk, CD/DVD, atau harddisk external. Pada layanan remote desktop, file-file yang dikirim langsung melalui media internet. Hasil Pengamatan Masing-masing responder mempunyai beragam jenis media penyimpanan dikarenakan jumlah file dan ukuran dari file tersebut, jika tidak terlalu banyak dan berukuran kecil, menggunakan USB flashdisk, jika jumlah file banyak dan berukuran besar seperti file gambar, menggunakan harddisk external. Pada layanan remote desktop proses pengiriman file dengan jumlah ukuran yang kecil tidak dijumpai adanya kendala, akan tetapi jika jumlah file dan ukuran yang cukup besar, memerlukan waktu yang lebih banyak. 4. Resiko Perangkat keras penyimpan file seperti USB flasdisk, CD/DVD, atau harddisk external mempunyai resiko yang harus diperhitungkan seperti kehilangan ataupun karena rusak. Pada proses transfer data online resiko yang terjadi adalah tidak adanya koneksi internet. Hasil Pengamatan Keluhan-keluhan yang muncul saat wawancara adalah file yang dikirim tidak bisa terbaca karena media yang rusak seperti flashdisk read error atau no disk error pada CD/DVD. Pada layanan remote desktop, karena menggunakan internet sebagai media transfer, koneksi menjadi hal yang penting, diperlukan kecepatan jalur data (bandwidth speed) yang cukup. 5. Kontrol Aspek terakhir yang diteliti adalah kontrol terhadap file-file yand sedang dikirim. Kontrol terhadap media file yang sedang dikirim, sudah sampai mana media file terkirim. Hasil Pengamatan Proses pengiriman media transfer konvensional tidak dapat diperhitungkan kapan bisa diterima di lokasi yang dituju apakah tepat waktu atau tidak, sehingga tidak bisa di kontrol sepenuhnya. Pada layanan remote desktop kontrol terhadap file sepenuhnya terkendali, seperti peringatan (notification) gagal terkirim atau 100% terkirim.
5 Tabel 1 Hasil Perbandingan Transfer Data Konvensional dengan Remote Desktop Variabel
Transfer Data
Transfer Data
Secara Konvensional
Dengan Remote Desktop
Waktu
Lama
Cepat
Biaya
Uang Transportasi
Pulsa Internet
USB Flashdisk, CD/DVD,
Media Transfer
Harddisk external
Tidak ada
Resiko
Hilang dalam perjalanan
Hampir tidak ada
Kontrol
Sulit untuk di kontrol
Setiap saat (real time)
Sumber : Hasil pengamatan terhadap beberapa responden pada tiga perusahaan retail
Tabel 2 Hasil Perbandingan penggunaan layanan Remote Desktop Windows LogMeIn
Remote Connection
Team Viewer
Variabel
Fasilitas
Lengkap
Lengkap
Lengkap
Lisensi
Built-in Windows
Berbayar
Gratis (Free)
Mudah
Mudah
Sangat mudah
Kemudahan cara pakai (user friendly)
Sumber : www.pcworld.com
6
Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Berdasarkan Hasil Perbandingan Transfer Data Konvensional dengan Remote Desktop pada tabel 1 di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan layanan remote desktop memerlukan waktu yang jauh lebih cepat dalam proses pengiriman data file, memerlukan biaya yang jauh lebih kecil dibandingkan pengirim data file secara konvensional.
Saran Penulis memberikan saran kepada pembaca yang masih menggunakan media transfer secara konvensional untuk mencoba dan menggunakan layanan remote desktop yang gratis bisa di unduh dari internet sehingga proses pengiriman file bisa dilakukan secara efisien, hemat biaya dan tepat waktu.
DAFTAR PUSTAKA http://pcsupport.about.com/od/remote-access/tp/free-remote-access-software.htm http://www.pcworld.com/article/2038678/5-free-remote-desktop-apps-for-windows-8.html http://chugygogog.blogspot.com/2010/08/aplikasi-remote-desktop-mengontrol.html http://www.andisyam.web.id/2011/08/cara-mengaktifkan-remote-desktop.html http://egimuhammadf.blogspot.com/2011/12/cara-setting-remote-desktop-di-windows.html http://vima.co.id/article/detail/30/cara_menggunakan_remote_desktop_connection
