Efektivní řízení dokumentů a interních auditů
Gabriela Franková Spojená akreditační komise,o.p.s.
Nepochopení a nesprávné nastavení systému řízené dokumentace (vnitřní předpisy ZZ/organizace) patří mezi nejčastější a nejzásadnější bariéry „hladkého“ průběhu přípravy ZZ/organizace k akreditaci/certifikaci.
Základem úspěchu jakéhokoliv konání je prioritní poznání jeho smyslu a cíle.
Názory na řízenou řídící dokumentaci se mohou lišit podle míry tohoto poznání.
Řízená dokumentace z pohledu zaměstnance • „Tuny papíru, odvádějící personál od pacienta“ • „Více psaní, méně dělání.“ • „Kvalita péče na papíře. Jsou-li papíry v pořádku, skutečná kvalita je nepodstatná.“ • „Vyrábění papírů místo léčení.“ • „Trafika pro kvalitáře“
Řízená dokumentace z pohledu pacienta • IS - „Alibizmus pro zdravotníky a nemocnice“ – souhlas s poškozením zdraví či se smrtí.“
• „Spousty papíru, kterým nerozumím. Nevím co podepisuji. A když nepodepíšu, nebudou mě léčit.“
Řízená dokumentace z pohledu manažera • Vnitřní legislativa organizace – „Pravidla hry“, nástroj řízení • Nástroj pro uplatňování závazné legislativy státu v rámci organizace • Forensní bezpečnost pro organizaci • Efektivní nástroj účinné interní komunikace (u velkých organizací jediný možný)
Řízená dokumentace z pohledu kvalitáře • Nepodkročitelná podmínka k dosažení akreditace/certifikace • Písemné stanovení správného postupu k dosažení kvality a bezpečnosti prováděných činností. • Písemná podoba standardizace procesů. – Standardizace – prevence rizika
Řízená dokumentace z pohledu kvalitáře • Sjednocující prvek – v dané oblasti shodný postup pro celou organizaci • Podklad pro efektivní a transparentní kontrolní a auditní činnost – Předmět auditu/řídící kontroly
• Edukační nástroj
KDE JE PRAVDA?
Demingův cyklus zlepšování Plánuj Dělej
Akce/ opatření Kontroluj
Základem řízení kvality je: • Vysoká kvalita řídících procesů – Řízení procesů a rizik (identifikace správných a špatných postupů) – Řízení změn – Standardizace a centralizace – Rozhodování na základě validních údajů (IA,NU…) – Plánování a řízení zlepšování – Pořádek v informacích (ve správný čas, správném rozsahu na správná místa)
Řízení kvality a bezpečí není možné bez kvalitně nastaveného, efektivního a funkčního systému pro řízení dokumentů, ALE
Pozor na nejčastější chyby • Snaha popsat všechno a detailně – „zákon pavučiny“ • Nestravitelnost pro zaměstnance – Opisování zákonů a vyhlášek – právnický jazyk, chybějící konkrétní odpovědnosti a řešení – Nákup dokumentace na klíč – „zákon lámání“ – Přebírání dokumentů z jiných organizací
• Neadresnost – „SE“
• Meziútvarová neprovázanost – Duplicity, rozdílnost postupů – NESPOLUPRÁCE a decentralizace řízení!!!
• Časový stres – plnění úkolů pro úkol napíše jedna osoba a vydá • Nespolupráce – „zákon bumerangu“ • Dokumentace pro auditory • Nekvalitní komunikace dokumentů • Chybějící kontrolní činnost • Centrální mozek lidstva nezohledňování podnětů zaměstnanců.
15
Nemá-li být dokumentace kontraproduktivní, musí být správně a smysluplně tvořena a řízena = stanovit a dodržovat postup transparentní pro všechny „Směrnice o směrnicích“
Součásti řízené dokumentace • Interní – Vnitřní organizační normy • Směrnice, příkazy řády, pokyny, SOP…
– Smlouvy a jiná „nákupní“ dokumentace – Záznamy, např. ZD, revizní zprávy… – Technická dokumentace – Formuláře a tiskopisy – Informované souhlasy a informace pro pacienty/klienty…
Součásti řízené dokumentace • Externí – Legislativa národní, mezinárodní – Resortní doporučení a postupy – protokoly péče – Normy- technické, kvalitářské – Akreditační standardy, MBC
18
Náležitosti řízení dokumentů • Soulad s platnou legislativou • Identifikovatelnost, aktuálnost a dostupnost • Srozumitelnost, jednoduchost • Zapojení zainteresovaných při tvorbě – Vícekrolové připomínkování dokumentů
• Prokazatelnost seznámení zaměstnanců
• „Vynucené“ i pravidelné revize • Řízená dokumentace – krok č. 1 realizační fáze implementace QMS.
19
Náležitosti řízení dokumentů • Forma dokumentace a její distribuce
• Název, identifikační značka • Revizní status, datum účinnosti • Identifikace změn - usnadnění • Smysluplný distribuční rozdělovník • Zpracoval, přezkoumal, schválil • Rozsah platnosti – závaznost pro koho • Odpovědnosti a pravomoci
20
Náležitosti řízení dokumentů • Transparentní postup s identifikací odpovědnosti • Navazující dokumentace (vnitřní organizační normy, legislativa, formuláře)
• Seznam platných dokumentů
Interní audit jako zásadní nástroj validní zpětné vazby. (Nepodkročitelná podmínka akreditace/certifikace) IA je proces, procházející celou organizací. Bez funkční řízené dokumentace je IA těžce proveditelný.
Nejčastější chyby • Chybí dokumentovaný postup – Odpovědnosti a pravomoci – kdo – co (auditovaný, auditor) – Rozsah a četnost auditů, plánování a typy auditů – Kvalifikace auditorů a její udržení – Záznamy z auditu včetně skartační doby – Komunikace závěrů z auditů – Opatření – preventivní a nápravná opatření – Cílem pouhé naplnění standardu.
Nejčastější chyby • Nekompetentnost auditorů – VÝBĚR – Střet zájmů, lenost, orientace na vztahy – Nevhodné zaškolení a výcvik – Chybějící hodnocení auditorů
• Nejednotnost interpretací – Zvyklosti vlastního pracoviště – Přeinterpretace – vlastní názor
• Neplánování auditů – časový stres – Provádění auditů jen na počet bez pochopení smyslu – především u ZD (cca 5%)
Nejčastější chyby • Provádění auditů bez vazby na řízení rizik a bez ohledu na výsledky – Audity bezproblémových činností – IA ZD povinný – nutná modifikace KL
• Chybějící zpětná vazba - zaměstnanci • Neuvážené sankce • Chybějící opatření na základě nálezů IA – Vrcholové vedení nepracuje s výstupy z IA – Demotivace auditorů
Demingův cyklus zlepšování Plánuj Dělej
Akce/ opatření Kontroluj
Základem kvalitního řízení (včetně řízení kvality) je kvalitní práce s validními informacemi, které umožní přijímat adekvátní opatření (ve správný čas na správném místě) vedoucí ke zlepšování.
Přeji Vám mnoho úspěchů, odvahy a moudrosti při řízení nejen kvality. Děkuji Vám za pozornost.
