EFEKTIVITAS PENGGUNAAN APLIKASI OA (OFFICE AUTOMATION) BAGI KARYAWAN PT PLN (PERSERO) WS2JB AREA PALEMBANG DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT
LAPORAN AKHIR
Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya
Oleh: WAHYUNNI EKA PUTRI 0612 3060 0477
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS PALEMBANG 2015
EFEKTIVITAS PENGGUNAAN APLIKASI OA (OFFICE AUTOMATION) BAGI KARYAWAN PT PLN (PERSERO) WS2JB AREA PALEMBANG DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT
Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya
Disusun oleh: WAHYUNNI EKA PUTRI 0612 3060 0477 Menyetujui, Pembimbing I,
Pembimbing II,
Heri Setiawan, S.E., M.A.B. NIP 197602222002121001
Al Hushori, S.E., M.A.B. NIP 197004142001121001 Mengetahui, Ketua Jurusan
Hendra Sastrawinata, S.E., M.M. NIP 197208182003121002
ii
SURAT PERNYATAAN Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama NIM Jurusan/Program Studi Mata Kuliah Judul Laporan Akhir
: : : : :
Wahyunni Eka Putri 0612 30600477 Administrasi Bisnis/Administrasi Bisnis Sistem Informasi Manajemen Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat
Dengan ini menyatakan bahwa: 1. Laporan yang saya buat dengan judul sebagaimana tersebut diatas beserta isinya merupakan hasil penelitian saya sendiri 2. Laporan Akhir bukannlah plagiat/salinan laporan milik orang lain. 3. Apabila laporan akhir saya plagiat/menyalin laporan akhir milik orang lain. Dengan demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya untuk diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Palembang, 20 Juni 2015 Yang membuat pernyataan
Wahyunni Eka Putri NIM 061230600477
iii
LEMBAR PENGESAHAN Nama
: Wahyunni Eka Putri
NIM
: 061230600477
Jurusan/Program Studi
: Administrasi Bisnis/Administrasi Bisnis
Judul Laporan Akhir
: Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat
Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Ujian Laporan Akhir Jurusan Administrasi Bisnis Dan dinyatakan LULUS Pada hari: Rabu Tanggal: 29 Juni 2015 No.
Nama
Tanda Tangan
iv
Tanggal
MOTTO
“Kerjakan apa saja yang telah menjadi hak dan kewajibanmu, karena
kebahagiaan hidupmu terletak disitu” (Musthafa Al-Gholayani)
Saya Persembahkan Untuk:
Kedua Orang Tua Saya Keluarga Besar Saya Kakak dan Adik Saya Dosen-dosen Saya Teman-teman Saya
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan akhir yang berjudul “Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat. Laporan akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III pada Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang. Laporan ini merupakan laporan penelitian yang dilakukan di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang untuk mata kuliah sistem informasi manajemen. Laporan akhir ini membahas mengenai bagaimana efektivitas penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat, dimana penelitian ini menggunakan 3 instrumen ukuran efektivitas yaitu pencapaian tujuan, integrasi dan adaptasi. Penulis sangat berterima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan laporan akhir ini. Akhir kata penulis mohon maat apabila terdapat kesalahan dan kekeliruan dalam laporan akhir ini. Penulis berharap semoga laporan akhir ini dapat bermanfaat bagi pembacanya.
Palembang, Juni 2015 Penulis
vi
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam menyelesaikan laporan ini, penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak berupa bimbingan, dorongan, petunjuk, saran, keteranganketerangan dan data baik lisan maupun tertulis. Untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak RD. Kusumanto, S.T., M.M., selaku Direktur Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang 2. Bapak Hendra Sastrawinata, S.E., M.M., selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang 3. Bapak Heri Setiawan, S.E., M.AB., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang serta dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan serta arahan dalam menyusun laporan akhir ini 4. Bapak Al Hushori, S.E., M.AB., selaku dosen pembimbing II yang telah banyak memberikan bantuan serta arahan dalam menyusun laporan akhir ini. 5. Seluruh Bapak/Ibu Dosen dan
seluruh karyawan/karyawati Jurusan
Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis. 6. Pimpinan dan para karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang yang telah membantu penulis dalam memperoleh data, izin penyebaran kuesioner dan hal lain yang penulis butuhkan dalam menyelesaikan laporan akhir ini. 7. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan baik moral maupun materiil. 8. Sahabat yang selalu saling mendukung dalam keadaan sukacita maupun dukacita dalam pengerjaan Laporan Akhir ini, Mareta, Putri, Nyimas dan Dila 9. Sahabat-sahabat tercinta, Diah, Indah, Sabila, Sriwi dan Tri yang senantiasa memberikan semangat motivasi, dukungan dan bantuannya kepada penulis dalam menyelesaikan laporan akhir ini.
vii
10. Teman-teman seperjuangan di Administrasi Bisnis angkatan 2012, khususnya kelas NA yang telah memberikan semangat dan bantuannya kepada penulis. Akhir kata semoga Allah SWT melimpahkan berkah dan rahmat-Nya atas segala kebaikan dalam membantu penyelesaian laporan ini dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua, Amin.
Palembang, Juni 2015 Penulis
viii
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat. Manfaat dari penelitian ini adalah agar pihak perusahaan dapat mengetahui mengenai efektivitas dari penggunaan OA. Data penelitian ini diperoleh dari kuesioner dan hasil dari observasi serta wawancara langsung dengan pihak terkait. Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif dan kualitatif. Data hasil kuesioner dihitung dengan menggunakan rumus interpretasi skor. Berdasarkan hasil perhitungan dari ketiga instrumen yang digunakan untuk mengukur efektivitas, pada instrumen Adaptasi sudah mendapatkan hasil yang cukup efektif. Akan tetapi, pada instrumen Pencapaian Tujuan serta Integrasi mendapatkan hasil yang rendah sehingga belum bisa dikatakan efektif. Berdasarkan dari ketiga instrumen tersebut didapatkan hasil yang cukup efektif mengenai pengelolaan surat-menyurat menggunakan aplikasi OA bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang. Hal tersebut menunjukkan bahwa pada instrumen yang belum efektif sebaiknya dapat ditingkatkan dan pada hasil yang telah efektif tetap dipertahankan atau lebih ditingkatkan.
Kata kunci: efektivitas, sistem informasi manajemen, OA
ix
ABSTRACT
This research aims to know the effectiveness of the OA (Office Automation) Application used for employees of PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang in correspondence management activities. This research data is obtained from the questionnaire and the results of direct observation and interviews with relevant parties. This research using quantitative and qualitative methods. The results of questionnaire data is calculated by using interpretation score formula. Based on the results of the calculations that the three instruments which are used to measure the effectiveness, for the instrument of the adaptation results are have quite effective result. However, for the Achievement instruments and Integration instruments are have a below standard, so it can not be said effective. Based on the results of all the instruments from the obtained have a quite effective results about management of correspondence using OA application for employees of PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang. It shows that the instruments which are have not been effective should be improved and for the instrument that is already have a quite effectively result to sustained and can be more improved.
Keywords: effectiveness, management information systems, OA
x
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL ...........................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................ ii SURAT PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT ................................................... iii HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI .......................................................... iv MOTTO .............................................................................................................. v KATA PENGANTAR ......................................................................................... vi UCAPAN TERIMA KASIH .............................................................................. vii ABSTRACT ........................................................................................................ x DAFTAR ISI ....................................................................................................... xi DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiv DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xvi
BAB
I PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.
Latar Belakang Pemilihan Judul ................................................. Rumusan Masalah ....................................................................... Ruang Lingkup Pembahasan ....................................................... Tujuan dan Manfaat ....................................................................
1 5 5 5
1.4.1. Tujuan ............................................................................ 1.4.2. Manfaat ..........................................................................
5 6
1.5. Metodologi Penelitian ...............................................................
6
1.5.1. 1.5.2. 1.5.3. 1.5.4. 1.5.5.
Ruang Lingkup Penelitian ............................................. 6 Jenis dan Sumber Data .................................................. 6 Teknik Pengumpulan data ............................................. 7 Populasi dan Sampel ..................................................... 8 Instrumen Penelitian ...................................................... 10
xi
1.5.6. Analisis Data ................................................................... 12 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Efektivitas ................................................................................. 14 2.1.1. Pengertian Efektivitas ................................................... 14 2.1.2. Ukuran Efektivitas ......................................................... 14 2.2. Sistem Informasi Manajemen ................................................... 17 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4.
Pengertian Sistem .......................................................... Pengertian Informasi ..................................................... Pengertian Sistem Informasi ......................................... Pengertian Sistem Informasi Manajemen .....................
17 18 18 19
2.3. Manajemen Kearsipan Modern ................................................. 19 2.3.1. Sistem Pengolahan Surat-Menyurat Modern ................ 19 2.3.2. Penggunaan Komputer dalam Sistem Kearsipan .......... 20 2.3.3. Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang .................................................................. 22 BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Perusahaan PT PLN (Persero) ...................................... 25 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5.
Visi, Misi dan Motto PT PLN (Persero) ....................... Nilai-nilai Perusahaan ................................................... Logo dan Arti Logo Perusahaan .................................... Struktur Organisasi PT PLN (Persero) .......................... Fungsi dan Tugas Pokok Unit Pelaksanaan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang .................
26 27 28 30 32
3.2. Aplikasi OA (Office Automation) di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang ........................................................... 41 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Hasil Penelitian ......................................................................... 57 4.1.1. Data Responden ............................................................. 57 4.1.2. Uji Validitas dan Uji Reliabilitas .................................. 62 4.1.3. Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan
xii
Pengelolaan Surat-Menyurat ......................................... 62 4.2. Pembahasan ............................................................................... 64 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan .................................................................................... 103 5.2. Saran ............................................................................................. 103 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1. Rekapitulasi Penggunaan Aplikasi Office Automation Per 12 September 2014 ....................................................................
3
Tabel 1.3. Skala Penilaian Jawaban Kuesioner ................................................. 12 Tabel 2.1. Definisi Sistem Informasi ................................................................ 18 Tabel 3.1. Proses Pengelolaan Surat Masuk Menggunakan Aplikasi OA ........ 51 Tabel 3.2. Proses Pengelolaan Surat Keluar Menggunakan Aplikasi OA ........ 53 Tabel 3.3. Proses Pengelolaan Nota Dinas Menggunakan Aplikasi OA .......... 55 Tabel 4.1. Karakteristik Usia Responden .......................................................... 57 Tabel 4.2. Karakteristik Pendidikan Responden ............................................... 58 Tabel 4.3. Karakteristik Lama Pemakaian Komputer Per Hari ........................ 59 Tabel 4.4. Karakteristik Pengalaman Menggunakan Aplikasi OA ................... 60 Tabel 4.5. Karakteristik Berdasarkan Jenis Kelamin ........................................ 60 Tabel 4.6. Karakteristik Berdasarkan Kemampuan Mengakses Aplikasi OA .. 61 Tabel 4.7. Hasil Uji Validitas Terhadap Instrumen Penelitian ......................... 62 Tabel 4.8. Hasil Uji Reliabilitas Terhadap Instrumen Penelitian ...................... 62 Tabel 4.9. Hasil Kuesioner Instrumen Penelitian .............................................. 63 Tabel 4.10. Pernyataan 1.1 .................................................................................. 65 Tabel 4.11. Pernyataan 1.2 .................................................................................. 66 Tabel 4.12. Pernyataan 1.3 .................................................................................. 68 Tabel 4.13. Pernyataan 1.4 .................................................................................. 69 Tabel 4.14. Pernyataan 1.5 .................................................................................. 71 Tabel 4.15. Pernyataan 1.6 .................................................................................. 72 Tabel 4.16. Pernyataan 1.7 .................................................................................. 74 Tabel 4.17. Pernyataan 1.8 .................................................................................. 75 Tabel 4.18. Hasil Instrumen Pencapaian Tujuan ................................................ 77 Tabel 4.19. Pernyataan 2.1 .................................................................................. 78 Tabel 4.20. Pernyataan 2.2 .................................................................................. 80
xiv
Tabel 4.21. Pernyataan 2.3 ................................................................................. 81 Tabel 4.22. Pernyataan 2.4 .................................................................................. 83 Tabel 4.23. Pernyataan 2.5 .................................................................................. 84 Tabel 4.24. Pernyataan 2.6 .................................................................................. 86 Tabel 4.25. Hasil Instrumen Integrasi ................................................................. 88 Tabel 4.26. Pernyataan 3.1 .................................................................................. 89 Tabel 4.27. Pernyataan 3.2 .................................................................................. 91 Tabel 4.28. Pernyataan 3.3 .................................................................................. 92 Tabel 4.29. Pernyataan 3.4 .................................................................................. 94 Tabel 4.30. Pernyataan 3.5 .................................................................................. 95 Tabel 4.31. Pernyataan 3.6 .................................................................................. 97 Tabel 4.32. Pernyataan 3.7 .................................................................................. 98 Tabel 4.33. Hasil Instrumen Adaptasi ................................................................. 100 Tabel 4.34. Hasil Perhitungan Instrumen ............................................................ 101
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 1.1
Diagram Persentase Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) Per 12 September 2014 ................................
4
Gambar 2.1 Situs Promosi CabinetNG ............................................................. 23 Gambar 2.2 Logo PaperMaster Pro .................................................................. 24 Gambar 3.1 Logo PT PLN (Persero) ................................................................ 28 Gambar 3.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal pada Logo PT PLN (Persero) .. 29 Gambar 3.3 Petir atau Kilat pada Logo PT PLN (Persero) .............................. 29 Gambar 3.4 Tiga Gelombang pada Logo PT PLN (Persero) ........................... 30 Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang .................................................................................... 31 Gambar 3.6 Pemberitahuan Melalui SMS Mengenai Disposisi Baru .............. 42 Gambar 3.7 Aplikasi Mozilla Firefox ............................................................... 43 Gambar 3.8 Alamat URL Aplikasi OA (Office Automation) ........................... 44 Gambar 3.9 Tampilan Awal Aplikasi OA (Office Automation) ....................... 45 Gambar 3.10 Tampilan Login Aplikasi OA (Office Automation) ..................... 45 Gambar 3.11 Tampilan Surat Masuk pada Aplikasi OA .................................... 46 Gambar 3.12 Menindaklanjuti Disposisi Surat Masuk ...................................... 47 Gambar 3.13 Hasil Tindak Lanjut Disposisi Surat Masuk ................................. 47 Gambar 3.14 Pencarian Surat Masuk Melalui Aplikasi OA .............................. 48 Gambar 3.15 Kategori Sistem pada Aplikasi OA .............................................. 49 Gambar 3.16 Hasil Error Saat Masuk ke Dalam Beberapa Sistem di Aplikasi OA .................................................................................. 50
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Permohonan Surat Pengantar Penelitian Laporan Akhir
Lampiran 2
Surat Izin Pengambilan Data
Lampiran 3
Surat Balasan Izin Pengambilan Data
Lampiran 4
Lembar Kunjungan Mahasiswa
Lampiran 5
Lembar Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I
Lampiran 6
Lembar Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II
Lampiran 7
Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I
Lampiran 8
Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II
Lampiran 9
Hasil Wawancara
Lampiran 10
Kuesioner
Lampiran 11
Hasil Kuesioner
Lampiran 12
Hasil Perhitungan Kuisioner
xvii
