INFORMASI PERUBAHAN DAN TATA CARA PENGGUNAAN BUKU SERVIS DAN GARANSI FORMAT BARU EFEKTIF : OKTOBER 2014
1. PERUBAHAN COVER BUKU 2. PERUBAHAN BERITA ACARA SERAH TERIMA (BAST) SEPEDA MOTOR HONDA 3. TAMBAHAN INFORMASI PENTING 4. PERUBAHAN SYARAT & KETENTUAN GARANSI SEPEDA MOTOR HONDA 5. PERUBAHAN PERAWATAN BERKALA & SERVIS TERATUR 6. PERUBAHAN PENTINGNYA SERVIS TERATUR 7. TAMBAHAN INFORMASI TATA CARA KLAIM GARANSI 8. PERUBAHAN JADWAL PERAWATAN BERKALA 9. TAMBAHAN INFORMASI MONITORING JADWAL PERAWATAN BERKALA 10. PERUBAHAN KUPON PERAWATAN BERKALA (KPB) 11. PENGHILANGAN NOMOR KPB (KUPON PERAWATAN BERKALA)
UNTUK KALANGAN SENDIRI, TIDAK UNTUK KONSUMEN
1
1. PERUBAHAN COVER BUKU Subject Halaman Fungsi Bagian terkait Proses
: Cover buku : Depan - Belakang : Identitas buku sesuai tipe motor : AHM, Main Dealer, Dealer, AHASS : Semua proses
FORMAT LAMA 1
001052014
Bagian Depan
Bagian Belakang
Bagian Depan
Bagian Belakang
FORMAT BARU
Keterangan Perubahan : 1
Nomor KPB ditiadakan.
2
2. PERUBAHAN BERITA ACARA SERAH TERIMA (BAST) SEPEDA MOTOR HONDA Subject Halaman Fungsi
: Berita Acara Serah Terima (BAST) Sepeda Motor Honda : 3 dan 5 : 1. Sebagai bukti kesepakatan secara legal antara Dealer dan konsumen bahwa sepeda motor yang diserahterimakan dalam keadaan baik serta telah dilengkapi dengan accessories dan dokumen standart lainnya. 2. Sebagai bukti secara legal bahwa konsumen telah menyetujui seluruh syarat dan ketentuan mengenai hak dan kewajiban yang terdapat dalam Buku Servis & Garansi. Bagian terkait : Sales Main Dealer dan Dealer Proses : Serah terima sepeda motor dari Dealer ke konsumen.
FORMAT LAMA
FORMAT BARU
Penjelasan detail di halaman selanjutnya 3
Informasi Penggunaan Format Baru :
Senin
1
20 April 2014
RLKM1826UY000576/KM18U5100476 Type/No. Pol : CBR250RA1RF1 MT/L 8591 DR Nama : MUHAMMAD AL ISRA Alamat : JL. PEMUDA NO.6 KARANGEMPAT SURABAYA Tgl Pembelian : 20/04/2014
2
3 tas pinggang
Toni
Driver
Aisyah
Isra
5
6
7
4
8
Keterangan : 1
Diisi sesuai Hari dan Tanggal sepeda motor tersebut diserahkan ke konsumen.
2
Diisi informasi pembeli dan informasi sepeda motor sesuai dengan format BAST (Berita Acara Serah Terima). (Contoh diatas menggunakan sticker yang telah dilengkapi dengan barcode) Catatan : Untuk memudahkan pembacaan data, dihimbau agar informasi tersebut diprint pada sticker untuk ! kemudian ditempel sesuai lembar kebutuhan pada buku servis oleh Main Dealer/Dealer.
3
Centang pada kotak sesuai dengan item yang diterima oleh konsumen.
4
Tulis nama dan jabatan dari pihak yang menyerahkan sepeda motor serta bubuhkan tanda tangan.
5
Tulis nama dan mintalah tanda tangan dari pihak yang menerima sepeda motor.
6
Tulis nama yang sesuai dengan faktur pembelian sepeda motor serta mintalah tanda tangan.
7
Potong/gunting lembar BAST untuk penjual, kemudian simpan sebagai dokumentasi penting untuk Dealer jika sewaktu-waktu terjadi masalah. Lakukan hal yang sama seperti langkah 1-6 untuk lembar BAST Sepeda Motor Honda untuk Pembeli (lembar kedua).
8
Mandatory tambahan : Pastikan bahwa informasi-informasi penting yang ada dalam Buku Servis & Garansi ini telah disampaikan dengan jelas ke konsumen saat serah terima sepeda motor, antara lain : • • • •
Point - point penting terkait syarat & ketentuan garansi sepeda motor serta hak dan kewajiban terkait KPB. (hal. 6 - 8). Pentingnya perawatan berkala dan servis teratur (hal. 9 - 10). Tata cara klaim garansi (hal. 11). Jadwal perawatan berkala (hal. 12 - 15).
4
3. TAMBAHAN INFORMASI PENTING (BARU) Subject Halaman Fungsi
: Penting : 6 : 1. Merupakan ringkasan singkat dari Bab Syarat & ketentuan garansi sepeda motor Honda (Hal. 7-8) dan Bab Perawatan berkala & servis teratur (Hal.9). 2. Lembar ini sebagai alat bantu bagi front liner people baik di bagian penjualan maupun bengkel untuk menjelaskan hal yang berkaitan dengan garansi atau KPB jika ada pertanyaan dari konsumen. Bagian terkait : AHM, Main Dealer, Dealer, AHASS. Proses : Tanya jawab mengenai Garansi dan KPB.
FORMAT LAMA
TIDAK TERSEDIA
FORMAT BARU
Mandatory tambahan : Pastikan bahwa informasi penting yang ada pada halaman ini telah disampaikan dengan jelas ke konsumen saat serah terima sepeda motor.
5
4. PERUBAHAN SYARAT & KETENTUAN GARANSI SEPEDA MOTOR HONDA Subject Halaman Fungsi Bagian terkait Proses
: Syarat & Ketentuan Garansi Sepeda Motor Honda : 7 dan 8 : Merupakan perjanjian kesepakatan secara tertulis mengenai syarat dan ketentuan garansi sepeda motor Honda. : AHM, Main Dealer, Dealer, AHASS. : Semua proses.
FORMAT LAMA
FORMAT BARU
Keterangan Perubahan : Perubahan pada format serta update pasal-pasal dalam Syarat & Ketentuan Garansi Sepeda Motor Honda. CATATAN : Silahkan pelajari langsung pada Buku Servis dan Garansi.
Mandatory tambahan : Pastikan bahwa informasi penting yang ada pada halaman ini telah disampaikan dengan jelas ke konsumen saat serah terima sepeda motor.
6
5. PERUBAHAN PERAWATAN BERKALA & SERVIS TERATUR Subject Halaman Fungsi Bagian terkait Proses
: Perawatan Berkala & Servis Teratur : 9 : 1. Penjelasan tentang jadwal perawatan berkala 2. Tata cara penggunaan KPB. : AHM, Main Dealer, Dealer, AHASS. : Jika ada pertanyaan dari konsumen saat melakukan servis dan klaim KPB.
FORMAT LAMA
FORMAT BARU CATATAN : Format lama dua halaman, format baru menjadi satu halaman.
2 1
Keterangan : Perubahan dan penyederhanaan pada format serta update pasal-pasal dalam Perawatan Berkala & Servis Teratur.
1 Informasi interval jadwal perawatan berkala serta hak dan kewajiban konsumen terkait KPB. 2 Tata cara penggunakan KPB.
Mandatory tambahan : Pastikan bahwa informasi penting yang ada pada halaman ini telah disampaikan dengan jelas ke konsumen saat serah terima sepeda motor.
7
6. PERUBAHAN PENTINGNYA SERVIS TERATUR Subject Halaman Fungsi Bagian terkait Proses
: Pentingnya Servis Teratur : 10 : Penjelasan singkat mengenai pentingnya servis teratur, serta sebagai halaman iklan promosi AHASS. : AHM, Main Dealer, Dealer, AHASS. :-
FORMAT LAMA
FORMAT BARU
Mandatory tambahan : Pastikan bahwa informasi penting yang ada pada halaman ini telah disampaikan dengan jelas ke konsumen saat serah terima sepeda motor.
8
7. TAMBAHAN INFORMASI TATA CARA KLAIM GARANSI Subject Halaman Fungsi Bagian terkait Proses
: Tata Cara Klaim Garansi : 11 : Penjelasan singkat mengenai tata cara klaim garansi. : AHM, Main Dealer, Dealer, AHASS. : Jika ada pertanyaan mengenai klaim garansi.
FORMAT LAMA
TIDAK TERSEDIA
FORMAT BARU
Mandatory tambahan : Pastikan bahwa informasi penting yang ada pada halaman ini telah disampaikan dengan jelas ke konsumen saat serah terima sepeda motor.
9
8. PERUBAHAN JADWAL PERAWATAN BERKALA Subject Halaman Fungsi Bagian terkait Proses
: Jadwal Perawatan Berkala. : 12, 13, 14, 15 : 1. Sebagai panduan konsumen untuk melakukan servis sesuai jadwal perwatan berkala. 2. Sebagai checklist pekerjaan yang sudah dilakukan setiap interval jadwal perawatan berkala. 3. Terdapat informasi parts PGM-FI yang digaransi sesuai masing-masing tipe motor. : AHASS : Saat melakukan servis.
FORMAT LAMA
FORMAT BARU
Keterangan Perubahan : Penambahan informasi pada Jadwal Perawatan Berkala (2 halaman menjadi 4 halaman).
Penjelasan detail di halaman selanjutnya 10
Informasi Penggunaan Format Baru :
1
2
Keterangan : 1 Mekanik harus mencentang seluruh kotak pada kolom (pada 2 halaman Jadwal Perawatan Berkala) sesuai KPB setelah melakukan servis seperti contoh diatas.
2
Informasi garansi untuk Part PGM-FI sesuai masing-masing tipe sepeda motor dapat dilihat pada hal.13 dan 15.
Mandatory tambahan : Pastikan bahwa informasi penting yang ada pada halaman ini telah disampaikan dengan jelas ke konsumen saat serah terima sepeda motor.
11
9. TAMBAHAN INFORMASI MONITORING JADWAL PERAWATAN BERKALA Subject Halaman Fungsi
: Monitoring Perawatan Berkala. : 17 - 22 : 1. Alat bantu untuk kontrol kedatangan konsumen menyervis motor di AHASS sebagai salah satu syarat berlakunya garansi. 2. Sebagai dokumen pelengkap wajib saat pengajuan klaim garansi. Bagian terkait : AHM, Main Dealer, Dealer, AHASS (Warranty Claim). Proses : Saat melakukan servis dan saat melakukan klaim garansi.
FORMAT LAMA
TIDAK TERSEDIA
FORMAT BARU
Halaman Depan
Halaman Belakang
Penjelasan detail di halaman selanjutnya 12
1
3930
1010
2
AHASS 010514 PENDOPO MOTOR
Halaman Belakang
3
RLKM1826UY000576 RLKM1826UY000576 KM18U5100476 KM18U5100476
RLKM1826UY000576 RLKM1826UY000576 KM18U5100476 KM18U5100476
4
Jl. Bukit Indah Kasih No. 6
1 Mei ‘14
Jl. Bukit Indah Kasih No. 6
16 Juni ‘14
AHASS 010514 PENDOPO MOTOR
Halaman Depan
Informasi Penggunaan Format Baru :
Keterangan : Saat Melakukan Servis :
1 Diisi sesuai tanggal saat konsumen melakukan servis pada kolom sesuai interval KPB. 2 Diisi sesuai Km yang telah tercapai pada Odometer saat konsumen melakukan servis pada kolom sesuai interval KPB. 3 Bubuhkan tanda tangan petugas AHASS dan cap AHASS setelah melakukan servis. 4 Diisi nomor seri rangka dan nomor seri mesin sesuai dengan STNK motor. (Contoh diatas menggunakan sticker yang telah dilengkapi dengan barcode) Catatan : Untuk memudahkan pembacaan data, dihimbau agar informasi tersebut diprint pada sticker untuk ! kemudian ditempel sesuai lembar kebutuhan pada buku servis oleh Main Dealer/Dealer.
13
Saat Pengajuan Klaim Garansi :
Halaman Belakang
Halaman Depan
1. Pastikan syarat dan ketentuan garansi telah terpenuhi sesuai dengan pasal-pasal pada Syarat dan Ketentuan Garansi Sepeda Motor Honda halaman 7-8. 2. Pastikan langkah 1, 2, 3 dan 4 sudah terisi lengkap baik di halaman depan maupun di halaman belakang lembar Monitoring Jadwal Perawatan Berkala sesuai KPB saat pengajuan klaim. 3. Potong/gunting lembar kolom Monitoring Jadwal Perawatan Berkala yang akan diajukan klaim. 4. Kirim potongan lembar kolom Monitoring Jadwal Perawatan Berkala sesuai dengan km pembacaan odometer terakhir ke Main Dealer untuk kemudian diteruskan ke PT Astra Honda Motor sesuai dengan proses klaim yang berlaku. Contoh : Konsumen mengajukan claim C2 ke AHASS pada pembacaan odometer 4.300 km, maka potongan lembar kolom Monitoring Jadwal Perawatan Berkala yang disertakan adalah lembar KPB 2/KM. 4.000.
14
10. PERUBAHAN KUPON PERAWATAN BERKALA (KPB) Subject Halaman Fungsi Bagian terkait Proses
: Kupon Perawatan Berkala (KPB). : 23 - 26 : Sebagai dokumen pelengkap saat klaim KPB. : Main Dealer, AHASS. : Saat melakukan servis.
FORMAT LAMA
Halaman Depan
Halaman Belakang
FORMAT BARU CATATAN : Format lama 15 halaman, format baru menjadi 2 halaman.
Halaman Depan
Halaman Belakang
Keterangan : Nomor KPB ditiadakan (ketentuan selanjutnya terkait penghilangan nomor seri lihat halaman 17).
Penjelasan detail di halaman selanjutnya 15
Halaman Depan
Informasi Penggunaan Format Baru :
7
3
1 RLKM1826UY000576/KM18U5100476 Type/No. Pol : CBR250RA1RF1 MT/L 8591 DR Nama : MUHAMMAD AL ISRA Alamat : JL. PEMUDA NO.6 KARANGEMPAT SURABAYA Tgl Pembelian : 20/04/2014 1 Mei 2014 1010
AHASS 010514 PENDOPO MOTOR
R OTO A D ER M
2
4
5
6
Jl. Bukit Indah Kasih No. 6
L N DEA A HO o. 1 G aya N
R SYUJl. Permai R
8
Isra
Halaman Belakang
9
Keterangan : 1
Bubuhkan cap Main Dealer sebagai syarat sah KPB.
2
Bubuhkan cap Dealer/Toko Penjual sebagai syarat sah KPB.
3
Menunjukan lembar KPB yang akan digunakan.
4
Diisi informasi pembeli dan informasi sepeda motor sesuai dengan format KPB. (Contoh diatas menggunakan sticker yang telah dilengkapi dengan barcode) Catatan : Untuk memudahkan pembacaan data, dihimbau agar informasi tersebut diprint pada sticker untuk ! kemudian ditempel sesuai lembar kebutuhan pada buku servis oleh Main Dealer/Dealer.
5
Tulis tanggal pelaksanaan servis dan Km yang dicapai pada Odometer sesuai saat konsumen melakukan servis.
6
Bubuhkan tanda tangan petugas AHASS dan cap AHASS setelah melakukan servis sebagai syarat sah KPB.
7
Mekanik harus mencentang kotak di kolom pada lembar dibaliknya sesuai KPB setelah melakukan servis seperti gambar di atas, sebagai bukti tertulis bahwa telah dilakukannya pekerjaan servis sesuai dengan jadwal perawatan berkala.
8
Bubuhkan Nama dan tanda tangan konsumen AHASS setelah melakukan servis sebagai syarat sah KPB.
9
Potong/gunting lembar Kupon Perawatan Berkala (KPB) yang akan diajukan klaim KPB ke Main Dealer.
16
11. PENGHILANGAN NOMOR KPB (KUPON PERAWATAN BERKALA) Fungsi sebelumnya : Sebagai identifikasi untuk validasi KPB saat servis dan/atau audit. Bagian terkait : AHM, Main Dealer, Dealer, AHASS. Proses : 1. Saat melakukan servis dan/atau audit.
PROSES LAMA SEBELUM PENGHILANGAN NOMOR KPB
001052014 RLKM1826UY000576/KM18U5100476 Type/No. Pol : CBR250RA1RF1 MT/L 8591 DR Nama : MUHAMMAD AL ISRA Alamat : JL. PEMUDA NO.6 KARANGEMPAT SURABAYA Tgl Pembelian : 20/04/2014
AHASS 010514 PENDOPO MOTOR Jl. Bukit Indah Kasih No. 6
1 Mei 2014
1010
PROSES BARU
SESUDAH PENGHILANGAN NOMOR KPB
0
RLKM1826UY000576/KM18U5100476 Type/No. Pol : CBR250RA1RF1 MT/L 8591 DR Nama : MUHAMMAD AL ISRA Alamat : JL. PEMUDA NO.6 KARANGEMPAT SURABAYA Tgl Pembelian : 20/04/2014 1 Mei 2014 1010
AHASS 010514 PENDOPO MOTOR Jl. Bukit Indah Kasih No. 6
Keterangan : - Pengisian pada kolom nomor KPB diganti dengan bilangan 0 (nol). - Untuk keperluan audit telah menggunakan sistem baru.
17
2. Saat pengisian pada form klaim garansi
PROSES LAMA SEBELUM PENGHILANGAN NOMOR KPB
FORMULIR PENGAJUAN CLAIM Kelompok pengajuan claim :
C1 C2 *) CORET YANG TIDAK PERLU
Engine Frame & Electrical
NAMA DAN ALAMAT AHASS/DEALER :
NO. AHASS/DEALER
PENDOPO MOTOR, JL. BUKIT INDAH KASIH NO. 6
NO. REGISTRASI CLAIM
010514
C2/245/04104/00005/06/2014
NO. LKH (DIISI AHASS)
TGL. LKH (DIISI AHASS)
NO. LBPC (DIISI MAIN DEALER)
TGL. LBPC (DIISI MAIN DEALER)
NO. H.O. (DIISI AHASS)
TGL. H.O. (DIISI AHASS)
NO. WOS (DIISI MAIN DEALER)
TGL. WOS (DIISI MAIN DEALER)
NO. RANGKA
WARNA
TGL. PEMBELIAN / TERIMA SMH
NO. MESIN
TIPE SEPEDA MOTOR
TGL. KERUSAKAN
010514
22/08/2014
535447
22/08/2014
RLKM1826UY000576
HITAM
KM18U5100476
20/04/2014
CBR250R
KILOMETER
22/08/2014
DIISI KHUSUS UNTUK PENGAJUAN CLAIM C2 :
7230
DIISI UNTUK PENGAJUAN CLAIM C1 DAN C2 :
NAMA DAN ALAMAT YANG BISA DIHUBUNGI :
NO. BUKU SERVIS
TGL. PERBAIKAN
NO. POLISI
TGL. SELESAI PERBAIKAN
C001052014
ISRA, JL. MERAH DELIMA NO. 8 SURABAYA NO. TELEPON : 085619181488
L 8591 DR
KILOMETER
DIISI UNTUK PENGAJUAN CLAIM C1 DAN C2 : SYMPTOM CODE :
URAIAN / PENJELASAN TENTANG GEJALA KERUSAKAN :
PROSES BARU KODE PRODUKSI PART (JIKA ADA) :
RANK :
SESUDAH PENGHILANGAN NOMOR HASIL ANALISA AHASS ACS / DEALER DAN / ATAU DATA UKUR : KPB
NO. PART
NAMA PART
NO. PART UTAMA
NAMA PART UTAMA
NO. PART TERKAIT
KODE KERUSAKAN :
PENGGANTIAN
HET (DIGANTI UANG)
HET (DIGANTI PARTS)
FORMULIR PENGAJUAN CLAIM JML
UANG
PART
ONGKOS KERJA
Kelompok pengajuan claim :
C1 C2 *) CORET YANG TIDAK PERLU
Engine Frame & Electrical
NAMA PART TERKAIT
NAMA DAN ALAMAT AHASS/DEALER :
PENDOPO MOTOR, JL. BUKIT INDAH KASIH NO. 6
NO. AHASS/DEALER
NO. REGISTRASI CLAIM
010514
C2/245/04104/00005/06/2014
NO. LKH (DIISI AHASS)
TGL. LKH (DIISI AHASS)
NO. LBPC (DIISI MAIN DEALER)
TGL. LBPC (DIISI MAIN DEALER)
NO. H.O. (DIISI AHASS)
TGL. H.O. (DIISI AHASS)
NO. WOS (DIISI MAIN DEALER)
TGL. WOS (DIISI MAIN DEALER)
NO. RANGKA
WARNA
TGL. PEMBELIAN / TERIMA SMH
NO. MESIN
TIPE SEPEDA MOTOR
TGL. KERUSAKAN (B)
010514
22/08/2014
535447
22/08/2014
RLKM1826UY000576 KM18U5100476
HITAM
20/04/2014
CBR250R
TANDA TANGAN DIISI KHUSUS UNTUK PENGAJUAN CLAIM C2 : PEMBAWA SEPEDA MOTOR NAMA DAN ALAMAT YANG BISA DIHUBUNGI :
SUB TOTAL
CAP & TANDA TANGAN AHASS ACS / DEALER
22/08/2014
DIISI MAIN DEALER
(D)
TGL. PERBAIKAN
-
KILOMETER DIISI MAIN DEALER
NO. POLISI
TGL. SELESAI PERBAIKAN TOTAL TAGIHAN
L 8591 DR
(A+B+D)
(.............................................)
DIISI UNTUK PENGAJUAN CLAIM C1 DAN C2 : DIISI MAIN DEALER
DIISI PT ASTRA HONDA MOTOR
URAIAN / PENJELASAN TENTANG GEJALA KERUSAKAN : DITERIMA KEPUTUSAN : CAP & TANDA TANGAN MAIN DEALER TANGGAL : DITUNDA
Keterangan :
KEPUTUSAN :
DITERIMA DITOLAK
DITOLAK
- Pengisian pada kolom nomor KPB diganti dengan tanda strip (-). KODE PRODUKSI PART (JIKA ADA) : ALASAN PENOLAKAN / PENUNDAAN : ALASAN PENOLAKAN : HASIL ANALISA AHASS ACS / DEALER DAN / ATAU DATA UKUR :
NAMA PART
SYMPTOM CODE : CAP & TANDA TANGAN PT AHM TANGGAL : RANK :
KODE KERUSAKAN :
(...........................................................)
NO. PART
KILOMETER (C)
7230
DIISI UNTUK PENGAJUAN CLAIM C1 DAN C2 :
(A+B) TOTAL NO. BUKU SERVIS
ISRA, JL. MERAH DELIMA NO. 8 SURABAYA NO. TELEPON : 085619181488 (.............................................)
(A)
JML
Putih PENGGANTIAN
(...........................................................)
: ASLI
HET
Biru : ARSIP TSD-AHM ONGKOS KERJA
HET (DIGANTI PARTS)
18
