Een productieve relatie met je baas ontstaat niet vanzelf. Je moet daarin investeren. Voor die investering komen de volgende tips van pas

© Noordhoff Uitgevers bv

33

3 De medewerker als goed volger

3

Het managen van zijn baas vraagt van een medewerker bepaalde eigenschappen en gedragingen. Hij moet er iets voor doen en moet dat ook goed kunnen. Er zijn vele mensen met talent die meegaan in de oude structuur van baas-medewerker. Wat de baas vraagt, volgt hij zo goed mogelijk op. Dit is eigenlijk een passieve, reactieve houding. De medewerker wacht op instructies en rapporteert de resultaten in de hoop op een goede beoordeling. Soms klagen medewerkers over hun baas die van alles en nog wat over de schutting gooit dat zij maar moeten opknappen. Ze komen echter niet in actie tegen dat bazengedrag. Ze denken er niet aan om essentiële stappen te zetten om een meer productieve relatie met hun baas te bereiken. In dit hoofdstuk geven we een aantal tips om tot een dergelijke productieve relatie te komen.

Manage Your Boss.indd 33

04-05-2010 14:13:39

34

3


‘Ik weet nog goed dat toen ik net van de opleiding kwam tegen mij werd gezegd dat ik vooral nog geen mening moest hebben. Dat kwam later wel. Maar zo werkt het in de praktijk niet, er wordt wel degelijk meteen verwacht dat je een mening over dingen hebt. Sterker, dat is een eis.’ – Alexander, afgestudeerd aan de commercieel-economische opleiding van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, hoofd Kwaliteitszorg landelijke autodealerorganisatie

§ 3.1

Tien tips voor het verkrijgen van een productieve relatie Een productieve relatie met je baas ontstaat niet vanzelf. Je moet daarin investeren. Voor die investering komen de volgende tips van pas.

1

Jij bent 100% verantwoordelijk voor een productieve relatie met je baas

Velen nemen aan dat de baas alles moet doen om hen bekend te maken met de organisatie, dat hij vooral SMART-doelen moet stellen, hen moet coachen, tijdig feedback moet geven en een heldere beoordeling moet geven. Dit noemen we het Calimero-syndroom: de baas is GROOT en ik ben klein. Dit syndroom zie je vooral bij medewerkers die zo na hun opleiding binnenkomen. Afgezien van het feit dat iemand een passieve indruk maakt, is er nog een tweede reden waarom een baas het verwachte gedrag niet laat zien: hij heeft er geen tijd voor. Jij bent één van zijn vele medewerkers. Misschien dat hij ermee rekening houdt dat je nieuw bent, maar wat let je om zelf het initiatief te nemen om de organisatie – en je baas – te leren kennen? Vooral het leren kennen van je baas is van wezenlijk belang!


04-05-2010 14:13:45


2

De medewerker als goed volger

35

Face-to-face is een feest

Spreek met de baas af dat jullie elkaar minstens één keer in de week persoonlijk ontmoeten voor een kort werkoverleg, bijvoorbeeld dertig minuten. Waarom zo kort? Je baas heeft nog veel meer aan zijn hoofd dan alleen jou als nieuwe medewerker. Geef aan waarmee je bezig bent, stel vragen en noem andere zaken die je aan de orde wilt stellen. Houd de tijd strikt in de gaten en sluit altijd af met het bedanken van je baas voor zijn tijd. Leg de volgende afspraak meteen in zijn agenda vast.

3

Kom erachter wat de interesses en prioriteiten van je baas zijn

We kunnen net doen alsof alleen de professionele relatie op het werk een rol speelt, maar we weten allemaal dat het wel wat anders in elkaar zit. Vaak werken we beter / gemakkelijker samen met mensen met wie we naast een professionele binding ook een persoonlijke band hebben. Natuurlijk hoef je niet een goede vriend van je baas te zijn om goed te kunnen werken. Het bevordert de wederzijdse samenwerking wel wanneer je elkaar niet alleen als baas en medewerker ziet, maar ook als individuen die iets (met betrekking tot het werk) met elkaar delen. Dit is geen pleidooi om wie dan ook naar de mond te praten, maar wel om de baas ook als een individu te zien met zijn eigen (menselijke) belangen. Je mag dus ook op zoek gaan naar gemeenschappelijke interesses.

4

3

Wees geen ja-knikker

Soms begrijp je niet waarom mensen een bepaald standpunt innemen. Dat heb je met bazen ook. Je hebt een vraag of je wilt iets en daarop krijg je dan een antwoord waarvan je absoluut niet begrijpt waar het vandaan komt. Meestal laten medewerkers het daarbij. Zij denken: ‘wat een rare kwast’ en laten het in het vervolg wel uit hun hoofd om nog iets te vragen of te overleggen. Zo’n opstelling strookt niet met het principe van wederzijdsheid, noch met het idee van een normale omgang. Vraag je baas naar de beweegredenen achter een bepaalde beslissing. Probeer erachter te komen of er specifieke belangen een rol spelen bij zijn weigering. Of misschien heeft de baas een bepaald idee over de gevolgen van een beslissing die jij niet deelt. Schroom niet naar deze zaken te vragen en probeer vervolgens of het mogelijk is de bezwaren en angsten te verminderen of aan de belangen tegemoet te komen.

5

Ga uit van het belang voor je baas

Stel dat je een geweldig idee hebt over de interne communicatie in jouw bedrijf. Voordat je het je baas vertelt, moet je jezelf afvragen: ‘Zou hij het ook een geweldig idee vinden? Waarom eventueel niet?’ Pas als jouw idee een bijdrage levert aan de doelen en de ambitie van je baas, wek je zijn interesse en zul je van hem middelen krijgen om het idee te realiseren.

6

Presteer meer dan je hebt beloofd

Niets is schadelijker dan het niet-nakomen van beloften aan je baas. Sommige medewerkers wekken aanvankelijk de aandacht en oogsten de waardering van hun baas door hun grootse plannen met grootse resultaten. Ze krijgen budget in tijd en geld, maar bereiken niet de voorgespiegelde resultaten. De baas is op zijn minst teleurgesteld, soms boos of verdrietig; een illusie armer met deze medewerker die meer belooft dan hij kan waarmaken. Daarom is het beter grootse plannen die zeker haalbaar zijn


04-05-2010 14:13:45

36


aan je baas te presenteren. Je bouwt ruimte in om jezelf te overtreffen, wat je baas tot nog meer tevredenheid zal stemmen.

7

3

Als je over iets wil klagen, doe het dan goed

Leer om goed te klagen. Dat is nog niet zo gemakkelijk, want goed klagen helpt de klager en de persoon tegen wie geklaagd wordt en de organisatie waarin beiden werken. De meeste klagers lukt dat niet en ze worden zeurpieten of zoals de Amerikanen zeggen: ‘a pain in the ass’. Goede klagers realiseren zich dat zij slechts een heel klein deel (1%) vormen van de problemen van de baas. Zij maken er geen 100% van door te overdrijven, maar zorgen ervoor zo snel mogelijk geen deel meer uit te maken van zijn problemen. Goed klagen heeft veel weg van goed feedback geven. Van goede feedback is sprake als de klacht: • concreet is • ‘to-the-point’ is geformuleerd • betrekking heeft op de actualiteit: zaken die nu spelen en niet in het verleden • op één of hooguit twee zaken is gericht • op een geschikt tijdstip wordt geuit en passend is bij de ontvanger • gekoppeld is aan een verbetervoorstel

8

Presenteer oplossingen

Als je oplossingen voor problemen met je baas bespreekt dan denk je uiteraard aan tip 5: ga uit van zijn belang. Je kunt echter nog meer doen, iets wat (alweer) zijn interesse wekt. Schets minstens twee alternatieve oplossingen, liefst drie of vier. Elke oplossing heeft zijn voor- en nadelen, laat zien dat jij het denkwerk al hebt verricht. Laat je baas de keuze, denk verder met hem mee als hij een oplossing ziet zitten. Werk zo snel mogelijk een concreet implementatieplan uit en bespreek dat met je baas. Geef aan wat jouw rol kan zijn in de uitvoering.

9

Vraag om feedback

Het kan voorkomen dat je baas tijd te kort komt. Hij werkt zich een slag in de rondte en weet van voren niet meer dat hij van achteren leeft. Je natuurlijke reactie is de arme man even met rust te laten en je werk zo goed mogelijk te doen. Doe dit niet! Laat zien dat je zijn expertise en ervaring op prijs stelt en al is het maar heel kort, rekent op zijn coaching. Maak hem duidelijk dat je je ervan bewust bent dat je nog veel te leren hebt en ongetwijfeld fouten zult maken. Van die fouten wil je leren, dus heb je iemand nodig die je op die fouten wijst: je baas.

10

Plaats je baas altijd op een voetstuk

Voor de (beginnende) medewerker is de verleiding groot er alles aan te doen om positief op te vallen. Op zijn inzet is niets aan te merken, hij is altijd goed gehumeurd, is erg prettig in de omgang met collega’s en klanten, enzovoort. Toch vergeet deze ‘ideale’ medewerker een cruciale factor voor succes in zijn carrière: zijn baas. Zijn baas is niemand minder dan zijn belangrijkste klant. De klant is koning en voor deze klant heeft hij heel veel over. Dat moet de medewerker ook uitstralen. Hoeveel goeds mensen ook over hem zeggen, hij is nog steeds in de leer van zijn baas. Een compliment voor hem is een compliment voor zijn baas. Als je nu een baas hebt die geen tijd voor je heeft, een vreselijke chaoot is, enzovoort, moet je hem dan toch ophemelen? Het antwoord komt mis-


04-05-2010 14:13:45



37

schien onverwacht: ja! Kennelijk heb jij nagelaten om door andere acties je baas op het goede pad te krijgen. Wij leggen dus een duidelijk accent op het initiatief van jou en wijzen op tip 1. De cirkel is rond. De kern van elke tip is: neem initiatief! Laat je baas merken dat je er bent en dat hij iets aan je heeft. Verras hem op aangename wijze, plaats jezelf bij hem op de lijst van medewerkers aan wie hij iets heeft. In de volgende paragraaf bespreken we wat een goed volgende medewerker vrij snel van zijn baas verlangt: verantwoordelijkheid in de vorm van delegatie. Zo kun je immers je waarde voor de organisatie en je baas het best bewijzen.

§ 3.2

3

Vraag om delegatie Delegeren is het toewijzen van een taak aan een medewerker die deze met een zekere mate van autonomie mag uitvoeren. De baas geeft een deel van zijn takenpakket aan de medewerker, maar houdt de verantwoordelijkheid over het eindresultaat. Denk aan de minister die erg veel laat doen door de ambtenaren van zijn departement. Als die een ernstige fout maken, dan wordt de minister erop aangesproken en kan de zaak zelfs tot zijn aftreden leiden. Delegatie is dus geen vrijblijvende zaak. In het bedrijfsleven kan dit ertoe leiden dat bazen liever niet delegeren. Of ze zeggen dat ze het wel doen, maar als je goed kijkt dan is de invloed van de medewerker niet zo groot. Hij is uitvoerder van een taak. Maar niet de eigenaar van een gedelegeerde taak. Bij een gedelegeerde taak horen bevoegdheden: de medewerker mag beslissingen nemen zonder zijn baas te hoeven raadplegen. De kaders van zijn beslissingsvrijheid zijn in overleg met zijn baas bepaald. Ze weten beiden waar ze aan toe zijn. Een medewerker zal eerder in aanmerking komen voor delegatie als hij zijn baas duidelijk heeft laten zien dat hij beschikt over: • kennis van zaken • een professionele houding • geloofwaardigheid • de wil om met zijn baas mee te denken In het begin zul je je taken en opdrachten dus zo moeten uitvoeren, dat deze punten goed uit de verf komen. Tegelijkertijd breng je de meeste tips om een goede relatie met je baas te krijgen in praktijk. Dan kom je op een punt dat het zinvol is om aan delegatie te denken. Neem ook hier het initiatief als je vindt dat er iets is wat je naar je toe kunt trekken. Ga met een tamelijk uitgewerkt voorstel naar je baas: je wilt die taak doen, binnen zoveel tijd het eindresultaat bereiken, met de hulp van die en die mensen of met een bepaald budget. Zet voor jezelf op een rijtje waarom je jezelf een geschikte persoon voor die taak vindt. Denk ook na in hoeverre je zelfstandig beslissingen moet kunnen nemen en wanneer je je baas moet raadplegen. Nogmaals: je baas houdt de eindverantwoordelijkheid en als jij faalt, dan wordt hij daarop door zijn baas aangesproken. Hij moet dan verantwoorden waarom hij jou die belangrijke taak heeft gegeven met zo’n ruime mate van zelfstandigheid.


04-05-2010 14:13:45

38


Een medewerker die aan zijn baas om delegatie vraagt, roept bij deze baas een tweeledige reactie op: • positief: ik kan een stukje van mijn werkzaamheden uitbesteden! • twijfel: is deze medewerker wel capabel genoeg om die taak zelfstandig uit te voeren? Presenteer je vraag om delegatie dus als een oplossing (zie tip 8) en maak het je baas zo gemakkelijk mogelijk om een beslissing te nemen. In jouw voordeel natuurlijk. Ook je baas kan de eerste zijn die delegatie aan de orde stelt. Luister goed naar zijn verhaal, maak aantekeningen of vraag om relevante notities / rapporten, enzovoort. Zeg niet meteen dolenthousiast ja tegen het hele takenpakket. Laat wel zien dat je het erg op prijs stelt dat hij aan je denkt! Hij zal je houding echter des te meer op prijs stellen als je er zelf over nadenkt, misschien op dingen komt waaraan hij niet heeft gedacht. Van groot belang is dat resultaten die met de delegatieopdracht samenhangen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdbepaald zijn (SMART).

3

1

www.carrieretijger.nl

Voordelen van SMART Een SMART-doelstelling is richtinggevend: zij geeft aan wat je wilt bereiken en stuurt het gedrag van je medewerkers en van jezelf. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt. Door een doelstelling SMART te formuleren is de kans groter dat er in de praktijk iets van terechtkomt.

En ook als je baas delegatie voorstelt, is het goed om in de gaten te houden dat je niet alleen uitvoerder bent maar ook een beetje ‘baas’, dat je beslissingsruimte hebt. Zorg er in alle gevallen voor dat je een open gesprek met je baas hebt, dat is in jouw en in zijn belang. Hiermee komen we op een belangrijk punt in het positief beïnvloeden van je baas: je moet hem kunnen motiveren jou als een medewerker te zien die op termijn de rol van een leidinggevende uitstekend kan vervullen. Voordat we daarop nader ingaan, staan we stil bij de baas die op de verkeerde manier delegeert.

Verkeerde delegatie Er zijn bazen die zoveel mogelijk delegeren, ook aan medewerkers die een taak nog niet helemaal aankunnen. ‘Training-on-the-job’ licht de baas zijn delegatie toe en laat de medewerker vervolgens aan zijn lot over. In het beste geval met de duim omhoog: ‘Je kunt het hè? Zet ’m op!’ Met vallen en opstaan voert de medewerker de taak uit, soms hoort hij van de baas dat de resultaten een tikje tegenvallen en dat hij ‘een tandje bij’ moet zetten. Als het helemaal misgaat, dan heeft de baas zich goed ingedekt en ligt het allemaal aan de medewerker. Een echt onbetrouwbare baas tovert dan opeens een beschrijving van de taak tevoorschijn, compleet met taken en bevoegdheden die de medewerker heeft gehad bij de uitoefening van de


04-05-2010 14:13:45



39

delegatie. Hoe je dit type baas kunt ‘leiden’ zullen we later nog zien. Ook in gevallen dat je baas zonder kwade bedoelingen veel te veel naar jou wil afschuiven onder het mom van delegatie, ligt de sleutel in jouw handen. Overtuig je baas dat dit niet de beste manier is, noch voor jou, noch voor hem. Motiveer hem dus tot ander gedrag.

Delegatie is balanceren Hoewel de doorsneemanager voortdurend klaagt dat hij het zo druk heeft gaat het delegeren vaak moeizaam. Men voelt zich overal verantwoordelijk voor, is bang om het achteraf toch weer zelf te moeten doen of denkt dat de ondergeschikten onvoldoende kwaliteit in huis hebben. Bij het delegeren snijdt het mes echter dikwijls aan twee kanten: de medewerkers raken gemotiveerder en taakbewuster terwijl de manager zelf

§ 3.3

zich meer met de grote lijnen en het aanbrengen van kaders bezig kan houden. Managen betekent daadwerkelijk managen en niet alles toch maar zelf doen. Het delegeren van taken balanceert tussen egoïsme en zelfdiscipline en het laten groeien van andere medewerkers.

3

www.dealerinfo.nl

Motiveren van je baas Je mag ervan uitgaan dat je in deze functie bent aangesteld omdat je de beste kandidaat bent. In het slechtste geval kon men niet aan een betere kandidaat komen en is jou het voordeel van de twijfel gegeven. Hoe het ook is, je baas verwacht dat je het opgedragen werk goed uitvoert. Bedenk nogmaals dat hij zich naar zijn bazen moet verantwoorden als jij dingen verkeerd doet. In het intermezzo ‘Delegatie is balanceren’ heb je gelezen dat een baas de neiging heeft om delegatie uit te stellen. Bang voor eventuele fouten die medewerkers kunnen maken. Deze motivatie is begrijpelijk. Aan jou dus de taak om jouw baas andere motieven te geven die wel tot delegatie (aan jou) leiden. Net als de meeste mensen heeft je baas een gezond eigenbelang. Dat kan heel simpel zijn: maandelijks moet hij zijn hypotheek betalen. Zijn inkomen is een belang. Wellicht is zijn relatie met vrouw en kinderen dat ook en vormt het evenwicht tussen zakelijk en privé soms een probleem. Het is niet vreemd als je een baas treft met ambitie, die hogerop wil in deze of in een andere organisatie. Zo zijn er tal van belangen die mogelijk van invloed zijn op het gedrag van je baas. Iets waarmee één of meerdere van zijn belangen zijn gediend zal hem motiveren om erover na te denken en eventueel actie te ondernemen. Dus waarom zou hij aan jou een belangrijke taak delegeren? Omdat hij van mening is dat dat in zijn belang is: • hij houdt tijd over voor andere zaken • hij is er zeker van dat je met een goed resultaat komt, zodat hij zijn baas tevreden kan stellen Met andere woorden: jouw belang en het belang van je baas moeten vrijwel gelijk zijn bij de gedelegeerde taak. Voor jou is het belang duidelijk: met


04-05-2010 14:13:45

40


deze taak kun je bewijzen dat je het vertrouwen van je baas waard bent. Hij zal je na de eerste keer op jouw niveau op de eerste plaats zetten wanneer er taken worden gedelegeerd. En na verloop van tijd heb je zoveel ervaring opgedaan dat je in staat bent om je baas te vervangen, bijvoorbeeld als hij langdurig ziek is. Er kan echter altijd sprake zijn van een sociaalpsychologisch verschijnsel dat in de relatie baas-medewerker een grote rol speelt: de ervaren machtsafstand. Hoe goed je ook bent, als de baas denkt dat je erop uit bent om de poten onder zijn stoel vandaan te zagen, zal hij de afstand tussen zijn positie en jouw positie in de organisatie niet willen verkleinen. Hij wil wel baas blijven en niet door jou van de troon worden gestoten. Soms zie je een fel gevecht om de macht tussen de medewerker die net onder de baas staat, veel ervaring heeft en door iedereen als een prima kracht wordt beschouwd, en de baas die met allerlei ‘streken’ zich de medewerker van het lijf wil houden. Een van de twee verliest, er is geen win-winsituatie; ‘the winner takes all’ luidt het credo.

3

Als beginnend professional raden we je aan om je niet in deze situatie te begeven. Maak je baas duidelijk dat hij en hij alleen de baas is en dat jij degene bent die van hem wil leren. Jouw voornemen is in zijn voordeel, want jij hebt een wederzijdse relatie op het oog die wel een win-winsituatie is. Later, als je inderdaad door de wol geverfd bent en wel de plaats van je baas zou kunnen innemen, dan komt de zaak anders te liggen. Dan spelen machtsspelletjes en politiek gekonkel wellicht een rol en moet je daarop bedacht zijn. Een bekend boek gaat hierover: Hoe word ik een rat? van Joep Schrijvers (2006); zie de volgende samenvatting.

Samenvatting van Hoe word ik een rat? Konkelen, streken uithalen, samenzweren zijn in een organisatie alledaagse bezigheden. Wie spant met wie samen? Wie zijn er ‘twee handen’ op één buik? Wie manipuleert wie, waartoe en hoe? Mensen die vertrouwen op de formele verhoudingen, op het ‘nette’ spel, komen bedrogen uit. Beslissingen komen niet alleen tot stand door rationele afwegingen van voor- en tegenargumenten. Nee, het andere spel, het ondergrondse politieke machtsspel, is minstens even belangrijk. In dit boek geeft Joep Schrijvers inzicht in het politieke gedoe in bedrijven. Hij beschrijft op ironische en zeer toegankelijke wijze de meest voorkomende gore streken. Hij spoort de lezer aan om ‘politieker’ te worden. Welke belangen streven mensen na? Over welke machtsbronnen kun je


eenvoudig beschikken? Wat is je eigen niveau van ‘rattigheid’? Hoe vind je de psychologische zwakheden van je tegenstrevers? Hoe speel je hoog spel? Op dit soort praktische vragen gaat de auteur in deze negatieve deugdenleer uitvoerig in. Ook opponeert hij tegen de ‘verbraving’ in organisaties. Veel medewerkers worden met managementtheorieën om de oren geslagen en aangespoord tot ontwikkeling, synergie, bezieling en meesterschap, terwijl hun ervaring daar haaks op staat: de ervaring van graaien, naaien en piepelen. Hoe word ik een rat? is een uitzonderlijk boek, niet alleen door de stellingnamen, de anekdotes, het schaamteloze, maar vooral ook door zijn herkenbare realiteit. www.scriptum.nl/

04-05-2010 14:13:46



41

Dit thema valt niet binnen het kader van dit boek, waarin het gaat om het leren leidinggeven door het ‘sturen’ van je baas.

Samenvatting • Het bereiken van een productieve relatie met je baas is een eerste vereiste om het principe van Manage Your Boss in praktijk te brengen. • Er zijn tien tips besproken om een dergelijke relatie te realiseren. • De kern van alle tips is: neem initiatief! • Vraag je baas om delegatie van een taak waarmee je je kunt bewijzen. • Houd voor ogen dat je baas wordt geleid door gezond eigenbelang; ken dus de motieven die hem tot voor jou gewenst gedrag bewegen.


3

04-05-2010 14:13:46

Een productieve relatie met je baas ontstaat niet vanzelf. Je moet daarin investeren. Voor die investering komen de volgende tips van pas

Recommend Documents