E-recruitment Stad Gent. Stefan Vanbroeckhoven

E-recruitment Stad Gent Stefan Vanbroeckhoven

Agenda  Stad

Gent – voorstelling van de organisatie

 Doelstellingen

& uitdagingen

 Aanpak

 Oplossingen  Lessen

via E-recruitment

getrokken uit het project

 Vragen?

Stefaan Vanbroeckhoven

www.kluweropleidingen.be

13 oktober 2011

p. 2

Stad Gent – voorstelling organisatie  Stad

Gent: +/- 5000 medewerkers

— Organisatie is onderverdeeld in 12 departementen en daarbinnen een 70-tal diensten — Dienstverlening/opdrachten van organisatie zijn zeer verscheiden  gevolg: veel diverse functies  Dienst

— — — —

Rekrutering en Selectie

Staat in voor selectie voor alle departementen Team selectie: 8 arbeidspsychologen Team administratie & onthaal: 8 medewerkers/consulenten Team Mobiele ploeg: 28 medewerkers



13 oktober 2011

p. 3

Stad Gent – voorstelling organisatie (vervolg)  Aantal

sollicitanten:

— Intern + extern (2009): +/- 6000 — Intern + extern (2010): +/- 7000  Aantal

— — — — —

Vacatures:

2007: 470 2008: 457 2009: 409 2010: 367 2011: nu al 454



13 oktober 2011

p. 4

Doelstellingen van het project  Reductie van de administratieve last — 1 digitale sollicitantenfile — Sollicitant beheert zelf zijn file — Verhoging van digitale correspondentie — Integratie scoring & testing sollicitant — Integratie met bestaande HR-(ict)systemen  Verhoging van efficiëntie en effectiviteit — Kortere doorlooptijd invulling van vacature — Beter beheer sollicitantenbestand (talent relationship management) — Grotere betrokkenheid van het lijn management

 Realiseren

van een sterke employer branding Stefaan Vanbroeckhoven


13 oktober 2011

p. 5

Uitdagingen van het project  Overstap

 R&S

van analoog naar digitaal

processen binnen overheidscontext

 Implementatie

 Gefaseerde  Krappe  1e

tijdens invoering nieuwe regelgeving

aanpak

tijdslijn voor implementatie

SAP HR component in de organisatie

 Shared

service center als uitgangsbasis



13 oktober 2011

p. 6

Projectaanpak  Gefaseerde

 Intensieve

aanpak in het licht van een krappe timing

testfase voor Go-Live

 Maximaliseren

van de SAP-standard

 Train

the trainer – aanpak om changemangement te faciliteren

 Zeer

intensieve samenwerking tussen R&S, Digipolis (IT-provider) en externe consultants



13 oktober 2011

p. 7

Tijdslijn van het project  Gefaseerde

15/01

aanpak in het licht van een krappe timing 31/03

07/07

15/10

Fase 1 Fase 2

Fase 3 — Fase 1: interface sollicitant + basis functionaliteiten recruiter — Fase 2: Integratie van rekruterings- & selectie proces — Fase 3: ontwikkeling rapportering + betrekken van lijnmanagement en externe partners



13 oktober 2011

p. 8

Live demo e-recruitment www.gent.be/solliciteren



13 oktober 2011

p. 9

Oplossingen via E-recruitment  Integratie

met DPA-systeem (digitale personeelsaanvragen)



13 oktober 2011

p. 10

Oplossingen via E-recruitment (vervolg) 1

file die alle informatie over de vacature bevat



13 oktober 2011

p. 11

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)  Integratie

van alle processen

— Interne mobiliteit (horizontaal) — Bevordering (vertikaal) — Aanwerving



13 oktober 2011

p. 12

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)  Gebruiksgemak

voor de recruiters

— R&S beheert alle publicaties zelf — Via het dashbord een flexibel overzicht van de vacatures



13 oktober 2011

p. 13


met Look & feel van de stad



13 oktober 2011

p. 14

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)  Interne

kandidaten kunnen solliciteren via intranetprotaal



13 oktober 2011

p. 15

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)  Interne

kandidaten kunnen ook solliciteren via internet



13 oktober 2011

p. 16

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)  Vacatures

worden gepusht op basis van voorkeuren van de sollicitant (via nieuwsbrieven)



13 oktober 2011

p. 17

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)  Gestructureerde

manier om bijkomend info van sollicitanten te verkrijgen



13 oktober 2011

p. 18

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)  Rekrutering

& selectieproces maximaal voorgeprogrammeerd — Grote standaardisatie — Foutenreductie



13 oktober 2011

p. 19


van testen & scoren van de sollicitant

— Via standaardvragenlijst 

Gebaseerd op competentiehandboek



Scoren per selectietraject



Samenstelling zeer flexibel



13 oktober 2011

p. 20



— Standaardscores worden automatisch herberekend in gewogen scores



13 oktober 2011

p. 21





13 oktober 2011

p. 22



— Automatische opmaak van de communicatie over het resultaat



13 oktober 2011

p. 23

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)



13 oktober 2011

p. 24




13 oktober 2011

p. 25

Oplossingen via E-recruitment (vervolg)  Via

SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt voor goedkeuring van de kandidaturen



13 oktober 2011

p. 26


SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt voor overzicht van scores



13 oktober 2011

p. 27


SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt ivm overzicht rekruteringskanalen



13 oktober 2011

p. 28


SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt ivm: — doorlooptijd — ―afvallingspercentage‖ (voorbeeld zie volgende slide)



13 oktober 2011

p. 29




13 oktober 2011

p. 30


SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt ivm kosten verbonden aan een selectietraject



13 oktober 2011

p. 31

Lessen getrokken uit het project  Grote

tijdsinvestering door interne projectleiders

 Grote

gedragenheid door management is essentieel

 Onderschat veranderingsmanagement niet — Grote sprong van analoge naar digitale werking — Voorzie interne helpdesk — Voorzie ondersteuning voor onervaren pc-gebruikers  Regelmatige update-trainingen verhogen — Focus op inhoud, oplossingen en quick wins

acceptatie

 Grote

kandidatenaantallen hebben een impact op systeemparameters

 Voorzie

voldoende budget Stefaan Vanbroeckhoven


13 oktober 2011

p. 32

Lessen getrokken uit het project

(2 jaar

na implementatie)  Organiseer

regelmatig updatesessies met recruiters

 Periodieke

communicatie over optimaal gebruik naar medewerkers

 Speciale

aandacht voor arbeiders binnen organisatie (hebben geen persoonlijke pc)

 Zorg

voor permanente interne SAPsupport



13 oktober 2011

p. 33

Toekomstige uitdagingen  2011:

Implementatie van e-recruitment bij OCMW Gent  stad Gent in de rol van adviseur

 Gezamenlijke

(Stad + OCMW) upgrade naar enhancement pack 5 van e-recruitmentmodule in SAP  gepland voor 2012

 (volledige

of gedeeltelijke) Integratie van de beide erecruitmentsystemen in het kader van het Shared Service Center  vermoedelijk 2014



13 oktober 2011

p. 34

Vragen?



13 oktober 2011

p. 35

E-recruitment Stad Gent. Stefan Vanbroeckhoven

Recommend Documents