-
e-invoicing Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch facturen naar overheden, bij Vlaamse ondernemers Bijlage 5 – Controlerichtlijnen van de Afdeling Inspectie en Ondersteuning (AIO) met betrekking tot de financiële opvolging
1.
Afbakening subsidieperiode
De datum van de start van de informatiecampagne wordt gezamenlijk door alle leden van het stakeholdersplatform bepaald. Indien er geen unanimiteit kan bereikt worden, wordt de datum bepaald door de Adminstrateur-Generaal van het Agentschap Ondernemen. De informatiecampagne start uiterlijk 1 jaar na het begin van de indieningstermijn van deze oproep. 2 jaar na de start van de informatiecampagne worden alle deelprojecten beëindigd en worden er geen leads meer uitbetaald voor ondernemers die effectief gebruik maken van e-invoicing bij facturatie naar een Vlaamse administratie. Enkel initiatieven die opgenomen zijn in de jaarplannen komen in aanmerking voor toelage.
2.
Aanvaardbare kosten
Indien wezenlijke verschillen optreden tussen de reëel gemaakte uitgaven en de geraamde uitgaven dient het Agentschap Ondernemen vooraf schriftelijk haar toestemming te verlenen op basis van de motivering gegeven door de begunstigde. Er mag niet automatisch van uitgegaan worden dat elke wijziging zal goedgekeurd worden. De essentie van de voor betoelaging vatbaar geachte actie moet bewaard blijven. Wijzigingen aan de projectbegroting (zoals bijvoorbeeld overheveling van budget van de ene kostenrubriek naar de andere) in de loop van het project dienen voorafgaandelijk en schriftelijk, en uiterlijk voor de beëindiging van het project, door de indiener te worden aangevraagd bij het Agentschap Ondernemen voor budgetverschuivingen tot 15% en bij de minister voor verschuivingen boven 15%. De goedkeuring dient in beide gevallen schriftelijk te gebeuren. Overschrijding van een rubriek uit de kostenbegroting wordt dus, tenzij vooraf goedgekeurd, niet aanvaard. In principe komen enkel ‘daadwerkelijk verrichte uitgaven’ voor betoelaging in aanmerking. De uitzondering betreft de forfaitaire vergoeding voor het installeren van aanspreekpunten. BTW vormt enkel een subsidiabele uitgave, wanneer zij effectief en definitief door de promotor wordt gedragen (m.a.w. niet terugvorderbaar is). Bij elke betalingsaanvraag dient vermeld te worden wat het BTW-statuut is van de aanvrager. Bij een gemengd BTW-statuut moet de promotor meedelen welk percentage van de BTW terugvorderbaar is. In het aanvraagformulier worden volgende subsidiabele uitgaven gedefinieerd: 1. infosessies en sensibiliseringsacties Controlerichtlijnen bij de gesloten projectoproep ‘E-INVOICING - Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch factureren naar overheden, bij Vlaamse ondernemers’
2. personeelskosten (slechts in beperkte mate voor de infosessies) 3. andere Daarbij wordt expliciet bepaald dat geen overheadkosten betoelaagd worden. Deze moeten met andere woorden door de organisatie zelf gedragen worden. Hieronder worden de kostenrubrieken afzonderlijk besproken. Eerst wordt vermeld welke uitgaven aanvaardbaar zijn en onder welke voorwaarden. Daarna wordt vermeld op welke manier de kostprijs en de betaling van de uitgaven moet bewezen worden.
2.1.1. Netto te financieren saldo Slechts de kosten die nog niet door andere inkomsten gedekt zijn (vb. inschrijvingsgeld voor de infosessies), komen voor betoelaging in aanmerking. Door zich kandidaat te stellen in het kader van deze oproep aanvaardt de organisatie dat alle inkomsten, die de organisatie in het kader van initiatieven die worden georganiseerd vanuit het overlegplatform, meegedeeld worden aan het Agentschap Ondernemen. Slechts na schriftelijke, voorafgaande toestemming van het Agentschap Ondernemen mogen deze inkomsten ook verworven worden. Deze inkomsten zullen worden afgetrokken van de kosten die voor betoelaging in aanmerking komen. De kosten die na deze aftrek overblijven komen voor betoelaging in aanmerking.
2.1.2. Infosessies, sensibiliseringsacties, opleidings- en netwerkinitiatieven Hieronder worden alle dergelijke initiatieven verstaan die worden georganiseerd vanuit het stakeholdersplatform. Gezien de brede noemer wordt aan de kandidaat gevraagd zijn voorstel van deze acties voldoende te duiden naar verschillende soorten kostenposten. Bewijsstukken: •
de kosten van de externe prestaties moeten worden bewezen aan de hand van facturen of met boekingsstukken met vergelijkbare bewijskracht. (geen loonstaat, in dat geval zijn het personeelskosten);
•
loonstaten;
•
het bewijs van betaling dient geleverd te worden met een rekeninguittreksel.
2.1.3. Loonkosten Deze rubriek bevat de loonkosten van rechtstreeks betrokken personeelsleden die op de payroll staan van de leden van het consortium, in verhouding tot de aan infosessies of opleidingen bestede tijd. Deze tijd wordt bijgehouden via tijdsbestedingstabellen. De loonkosten worden ingediend op basis van een standaard uurtarief (SUT) dat vermenigvuldigd wordt met de aan het project bestede tijd volgens de tijdsbestedingstabellen. Deze tijdsbestedingstabellen worden 3-maandelijks verzameld,
Controlerichtlijnen bij de gesloten projectoproep ‘E-INVOICING - Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch factureren naar overheden, bij Vlaamse ondernemers’
ondertekend en door de projectindiener opgestuurd naar het Agentschap Ondernemen. De tijdsbestedingstabellen worden in principe per halve dag ingevuld, tenzij bepaalde personeelsleden a rato van een aantal uren worden ingezet, dan dienen de tabellen hierop afgestemd te zijn zodat een correcte registratie van het aantal uren mogelijk is. Het standaard uurtarief wordt forfaitair bepaald als de vermenigvuldiging van het bruto maandloon (voltijds) van het betrokken personeelslid bij het begin van het project met de coëfficiënt 1,1 %. Voor de berekening wordt het bruto maandloon steeds herrekend naar een voltijdse betrekking van 38 uur. Bijvoorbeeld : deeltijdse prestaties van 20 uur aan een deeltijds bruto maandloon van 1.500 euro, geeft, omgerekend naar een voltijdse betrekking van 38 uur, een bruto maandloon van 1.500 euro x 38/20 = 2.850 euro, te vermenigvuldigen met de coëfficiënt 1,1% en dus een SUT van 31,35 euro. Kosten voor supervisie door de leidinggevende zijn niet aanvaardbaar. Personen met een voltijdse beroepsbezigheid buiten het project of een voltijds vervangingsinkomen kunnen geen personeelskosten inbrengen. Voor elk personeelslid waarvoor een betoelaging van loonkosten wordt gevraagd, wordt bij elke uitbetalingsaanvraag een kopie van de loonstaat gevoegd van de maande waarin de informatie-campagne werd gestart.
2.2.
Niet-betoelaagbare uitgaven
Onderstaande uitgaven komen niet in aanmerking voor betoelaging.
2.2.1. Personeelskosten Personeelskosten worden niet vergoed. Uiteraard kan een organisatie de forfaitaire vergoeding voor het aanbrengen van leads wel benutten om personeel te vergoeden. Gezien het forfaitaire karakter van die vergoeding zal het Agentschap Ondernemen immers niet controleren waarvoor de organisatie deze vergoeding gebruikt. Op het principe dat loonkosten niet vergoed worden, wordt een uitzondering gemaakt voor de tijd die gespendeerd wordt aan het houden van infosessies en opleidingen en het ontwikkelen van tools en teksten die door alle stakeholders gezamenlijk worden gebruikt.. Deze tijd wordt bijgehouden via tijdsbestedingstabellen. Als personeelsleden, van wie kosten worden ingebracht in het project, in dezelfde periode ook nog werkzaam zijn of zullen zijn op andere gesubsidieerde projecten van om het even welke overheid of op projecten waarvoor kosten zullen worden gefactureerd aan derden, moet een overzicht worden toegevoegd van de tijd die door het personeelslid in die periode aan elk van die andere projecten zal worden besteed. Er kan slechts maximum 100% van het loon over de verschillende projecten heen worden toegewezen. Hetzelfde principe geldt voor de andere kostenrubrieken, vermeld in artikel 10, §4 van het besluit van de Vlaamse Regering van 24 april 2009.
Controlerichtlijnen bij de gesloten projectoproep ‘E-INVOICING - Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch factureren naar overheden, bij Vlaamse ondernemers’
2.2.2. Werkingskosten Werkingskosten zijn de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruikersmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur de duurtijd van het project niet overschrijdt (b.v. inkt, papier, batterijen,…). Ook computerkosten en kosten voor het gebruik van andere zeer gespecialiseerde apparatuur vallen hier onder net als de huur die moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur (met uitzondering van de lokalen die specifiek voor het organiseren van infosessies of opleidingen worden gehuurd).
2.2.3. Overhead Onder deze rubriek vallen allerhande vaste kosten die niet begrepen zijn in de andere kostenrubrieken: •
kosten van administratie, beheer, …;
•
beheerskosten sociaal secretariaat;
•
verzekering burgerlijke aansprakelijkheid;
•
beroepskledij;
•
onderhoudskosten;
•
verwarming, verlichting;
•
water, gas, elektriciteit en telefoon;
•
postzegels;
•
verzekeringen;
•
kleine reis - en verblijfkosten;
•
restaurantkosten;
•
promotie en publiciteit, indien niet goedgekeurd als afzonderlijke kostenrubriek in de jaarplannen.
2.3.
Maximaal steunpercentage en steunbedrag
De steun kan voor een aanvrager maximaal 200.000 euro bedragen binnen de beperkingen van de de minimis verordening. De minister neemt de beslissing tot toekenning van de steun en kan specifieke voorwaarden opleggen. Voor de verschillende doelstellingen gelden tevens de volgende maxima: •
Deelname aan het stakeholdersplatform: geen vergoeding.
•
De gezamenlijke organisatie van een reeks infosessies in Vlaanderen (1 à 2 per provincie) en andere communicatieacties, gesteund door alle stakeholders: 100 % van de aanvaarde projectbegroting en maximaal het netto te financieren saldo;
•
Voor het ontwikkelen van tools, brochures, teksten, … die door alle stakeholders gebruikt kunnen worden en waarvan de ontwikkeling werd beslist op het
Controlerichtlijnen bij de gesloten projectoproep ‘E-INVOICING - Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch factureren naar overheden, bij Vlaamse ondernemers’
stakeholdersplatform: 100 % van de aanvaarde projectbegroting en maximaal het netto te financieren saldo; •
Voor opleidingen die uitgaan van individuele stakeholders en gericht zijn op hun achterban: 50 % van de aanvaarde projectbegroting en maximaal het netto te financieren saldo;
•
Voor het installeren van aanspreekpunten voor eerstelijnsinformatie: een vergoeding per ondernemer zoals bepaald in punt 4.5.
Het ‘netto te financieren saldo’ is het saldo van het aanvaardbaar projectbedrag dat nog moet gefinancierd worden na aftrek van de beschikbare middelen in natura (zoals bv. sponsoring, giften, eigen werk, eigen inbreng in natura) en de financiële middelen (zoals bv. cash middelen) zoals voorzien in de begroting van het project. Voor de bepaling van de eigen bijdrage komen zowel eigen inbreng, projecteigen opbrengsten, sponsoring in geld en sponsoring in natura in aanmerking.
Controlerichtlijnen bij de gesloten projectoproep ‘E-INVOICING - Stimuleren van e-government toepassingen, in het bijzonder elektronisch factureren naar overheden, bij Vlaamse ondernemers’
