E-GOVERNMENT BINNEN DE SOCIALE ZEKERHEID

ASR

E-GOVERNMENT BINNEN DE SOCIALE ZEKERHEID AANGIFTE VAN SOCIALE RISICO’S

Hoe uw aangiften elektronisch indienen?

RSZ

Inhoudstafel E-government binnen de sociale zekerheid ...............................................................................3 De eenvoud van elektronische toepassingen ............................................................................4 De Aangifte van Sociale Risico’s ‘Uitkeringen’ ..........................................................................8 De Aangifte van Sociale Risico’s ‘Arbeidsongevallen’ ............................................................14 De Aangifte van Sociale Risico’s ‘Werkloosheid’ .....................................................................18 De Aangifte van Sociale Risico’s ‘Beroepsziekten’ ............................................................... 24 Hoe een aangifte sociaal risico indienen?.................................................................................27 Uw aangiften doen via de webtoepassing op de portaalsite ...............................................27 Werken met gestructureerde berichten ................................................................................ 29 Uw aangiften doen met papieren formulieren ....................................................................... 32 Nevendiensten

33

Beveiligde toegang ......................................................................................................... 33 De e-Box van de sociale zekerheid ............................................................................. 35 Elektronische taken .......................................................................................................37 De Routing-module ........................................................................................................ 38 De verschillende elektronische aangiften .............................................................................. 40 Ter info ............

42

ASR

E-government binnen de sociale zekerheid De elektronische aangifte van sociale risico’s Het gebruikmaken van elektronische middelen voor de sociale administratie is voor de meeste werkgevers al lang geen onbekende meer. Reeds sinds 1996 werken de instellingen van sociale zekerheid aan een ambitieus programma waarbij stapsgewijs de bestaande papieren aangiften worden vervangen door aangiften via internet (www.sociale-zekerheid.be) of via gestructureerde berichten. Een recente studie van het Planbureau geeft aan dat dit programma ook effectief bijdraagt tot de vermindering van de administratieve lasten van de werkgevers en de werknemers. De voorbije jaren maakte u kennis met de volgende nieuwigheden: • de invoering van de inmiddels vertrouwde SIS-kaart; • de invoering en veralgemening van de elektronische tewerkstellingsaangifte (DIMONA); • de invoering en veralgemening van de elektronische RSZ-aangifte (DmfA). De overschakeling naar de elektronische aangiften ging telkens gepaard met de afschaffing van tal van papieren formaliteiten. In de loop van de volgende maanden willen de instellingen van sociale zekerheid de klemtoon leggen op de elektronische aangifte van sociale risico’s. Telkens wanneer een werknemer arbeidsongeschikt wordt ten gevolge van ziekte, arbeidsongeval of beroepsziekte, of telkens hij recht heeft op werkloosheidsuitkeringen, dient u de nodige papieren formulieren in te vullen. Deze periode is nu voorbij. Een aantal van deze aangiften van sociale risico’s kan al sinds enige tijd elektronisch verricht worden. Dit aanbod wordt echter flink uitgebreid vanaf januari 2006 met het elektronische ‘inlichtingsblad’ voor de sector ZIV – uitkeringen. Wanneer vanaf juli 2006 ook het elektronisch C4-formulier wordt ingevoerd, kan u alle werkloosheidsuitkeringen via onze moderne communicatiekanalen aanvragen. Voor een veilige en vlotte communicatie met onze instellingen bieden wij u bovendien de e-Box aan: een gebruiksvriendelijke elektronische brievenbus. In deze brochure kunt u met al deze nieuwe mogelijkheden uitgebreid kennismaken.

RSZ

3

ASR

De eenvoud van elektronische toepassingen Wat Een sociaal risico doet zich voor wanneer een werknemer zich door één of andere omstandigheid niet kan beroepen op zijn loon uit arbeid. De sociale zekerheid heeft in die gevallen een uitgebreid palet van sociale uitkeringen voorzien. Om hierop een beroep te kunnen doen, moet de werkgever voor deze werknemer een aangifte doen bij één van de instellingen van sociale zekerheid. Dit is bijvoorbeeld het geval bij ziekte, arbeidsongeval, beroepsziekte, werkloosheid of moederschap. Men noemt dit de Aangifte van een Sociaal Risico of ASR. Om een beroep te doen op een uitkering omwille van een sociaal risico moet een heel administratief proces doorlopen worden. Verschillende instanties zijn daarbij betrokken: eerst en vooral de werkgever (of zijn mandataris), maar ook de werknemer, zijn ziekenfonds of uitbetalingsinstelling en de verschillende instellingen van sociale zekerheid. Elk op hun beurt hebben zij een reeks van administratieve verplichtingen te vervullen, met specifieke formulieren voor elk geval. In onze klassieke papieren omgeving werd dit zeer omslachtig. Daarom hebben de instellingen van sociale zekerheid het initiatief genomen om de aangiften van de sociale risico’s drastisch te vereenvoudigen. Daarbij werden de uitgebreide mogelijkheden van de nieuwe elektronische technologieën optimaal benut.

INSTELLINGEN VAN SOCIALE ZEKERHEID INSTELLINGEN VAN SOCIALE ZEKERHEID

VROEGER

DIMONA – DmfA – ASR: een samenhangend geheel

NU

De elektronische aangiften aan de instellingen van sociale zekerheid zijn allen gebaseerd op een uniek gegevensmodel en op eenvormige regels voor de identificatie van de werkgever en de werknemers. Basisbegrippen en werkmethodes kunnen op deze wijze maximaal op elkaar afgestemd worden. Elke aangifte van een sociaal risico is dan ook opgebouwd rond dezelfde structuur: • identificatiegegevens van de werkgever en de werknemer (altijd aanwezig); • mini-DmfA: een mini-kwartaalaangifte voor de periode die nog niet werd aangegeven en die de periode dekt tussen de vorige kwartaalaangifte en het zich voordoen van het sociaal risico (enkel vereist in bepaalde gevallen); • gegevens eigen aan de sector.

4

ASR

De basis van de vereenvoudiging Wanneer men de verschillende aangiften van sociale risico’s (een twinigtal) vergeleek, viel het op dat: • veel gegevens reeds gekend zijn bij de overheid op het ogenblik dat een dergelijke aangifte moet worden ingediend. Via toepassingen zoals Dimona en DmfA beschikt het circuit van de sociale zekerheid reeds over essentiële gegevens met betrekking tot de tewerkstelling van de werknemer (bv. identificatie, aard van de tewerkstelling, loongegevens...). Door deze te hergebruiken kan ingrijpend vereenvoudigd en geautomatiseerd worden. • verschillende instellingen gebruikmaakten van verschillende begrippen, maar vaak met eenzelfde inhoud. Met als gevolg: moeilijke en complexe regelgeving, verschillende interpretatiemogelijkheden, grote kans op fouten... Het op elkaar afstemmen van deze begrippen maakte een verdere vereenvoudiging mogelijk.

Een nieuw systeem Op basis van deze vaststellingen werd een nieuw systeem van aangiften ontworpen, met volgende kenmerken: • geüniformiseerd begrippenkader: alle basisbegrippen werden afgestemd op elkaar, zodat doorheen de ganse sector van de sociale zekerheid dezelfde begrippen gehanteerd worden, met een gelijkluidend wetgevend kader; • elektronisch: de verregaande digitalisering laat een vlotte aangifte en een geautomatiseerde verwerking toe. De instellingen van de sociale zekerheid hebben eveneens maximaal gebruikgemaakt van de verschillende mogelijkheden van het elektronisch gegevensverkeer, zoals internet of bestandsoverdracht (verzenden via ‘file transfer’ of ‘batch’; hierbij worden grote volumes aangiften ‘in pakket’ verzonden via uitwisseling van gestructureerde berichten); • maximaal hergebruiken van gegevens die reeds beschikbaar zijn via andere toepassingen zoals Dimona en DmfA. Dit vereenvoudigt niet alleen de aangiften, maar verhoogt eveneens de kwaliteit aangezien de gegevens gecontroleerd zijn; • modulair: een uitgebreid palet van toepassingen wordt aangeboden. De werkgever is vrij om te kiezen welke elektronische aangiften hij gebruikt; • aangepast aan de behoeften van de gebruiker: de verschillende aangiftekanalen (web, bestandsoverdracht en zelfs papier) bieden de aangever de flexibiliteit om het kanaal te gebruiken dat het best past bij zijn eigen organisatie of stand van informatisering.

De ASR kunnen op verschillende manieren worden ingediend: • via de portaalsite www.sociale-zekerheid.be; • via bestandsoverdracht (verzenden via ‘file transfer’ of ‘batch’; hierbij worden grote volumes aangiften ‘in pakket’ verzonden via uitwisseling van gestructureerde berichten); • met papieren formulieren.

5

-

Re

n

t ch

10

a)

) m

ts

am gr ro

ve ti ac n

ee (in

id be Ar

8

n

9

sp ng ri

m er ch

es (b

id be

Ar

-

n

-

n

op

Ur

2

j

g eu je

en

a -J

n

d ug

ar

5-

dv

a ak va

s: lijk

Ma

1-

an

nt

ka

tij

ie nt

de

li de

Ein

ie

ew lijk

jks

a de

:

rb

t alf

e ur

eid

ijds

er

k

nt

ijd

v so

b

s loo

id

w jke eli

er

rug

he

ee

er

s om nk

ns pe

ioe

k

s loo

to

fv

he

id

ijd olt

sb

ru

g

n pe

sio

en

n ng e aa

i f te

ar

so beid

nge

va l

n

n d lle ei sh eva n g oo e kl on IV kt er ids zie - Z W e s n Arb oep ingen r er tk

n -H nge digd 4 vo u dso i n e e n re Arb - Ve 1co 2 i s n i br t - su ppor ks ra j i l n1 e and n ting - Ma e r va t ngevalle n2 rbeidso we r k h a e e ig t t s if Aa n g ifte ern ke aang n3middellij n O 3 ubrisico ctor) n1-s ster (privése re werkneem ge an zw g in er n 1 - Verwijd (met mini-DmfA) (privésector) n 1 - Verwijdering zwangere werkneemster n 1 - Arbeidsongeschiktheid n 1 - Moederschapsr ust n 1 - Volledig e we r k verwijd ering (m n 1 - Ged oeders eelte chapsb lijke w escher e r k ve n 1 - Va ming) rwijd ders ering c haps (moe n 1dersc ve r l Va of (a hapsb rbei esche n 1 - derschaps d sw rming e t va ) Ad o ve r n l 1 o p 6 f (w n6 .3.19 tie et v 7

n Ui

n

va l

erl -W va n of erk 3 ju li 19 h erv -A 78) a a n2 tti nv n r g n 2 - Her aagfor mu n 2 - U i t va t t i n lie rA ga oe SR fe an V oo nin 3 ge p r g a t At st aa ze ea te ng tt rb st in ep eid g a ve st ac (a rg ea tiv rb oe rb eid i te e di so id it ng ng (m bi es jé va oe ch én n de ik t bo rs va he c rs n id) h de ap tv s oe tw be di ee sc ng he we sp rm rk au ing g ev ze ) er s s

n7

Be

n

de en di be 6 n 00 ge i2 da 6 ar ie nu 200 nt ja 6 r il ka af 06 aa 00 pr Va k b va n a f a l i 2 0 e r 2 hi 5 r u b n a a sc f j k to n be ikba ar v na o va a f Nu ch ba n B e s h i k a a r r va n c b s k aa kb hi

n

n

Be

n

Be

n

sc

sc

hi

Be

6

aa pl rk

we de

ee

jks eli

nd aa

n7

n6

n3

Het resultaat is een uitgebreid palet van elektronische aangiften:

-M

-A

an

va

ng

Het palet

:d

de

elt

lti

ijd

jds

se

ea

ar

rb

be

eid

id

ASR DRS

1)

ASR DRS

Bijkomende voordelen van een elektronische aangifte sociaal risico Met de elektronische aangifte sociaal risico beschikt u over één centraal aangiftepunt voor alle aangiften. Met een simpele klik op een knop verstuurt u de nodige informatie naar de juiste instanties. Op eender welk ogenblik van de dag, zeven dagen op zeven. Via bestandsoverdracht (batch) kan u met gestructureerde berichten zelfs voor meerdere werknemers tegelijkertijd aangifte doen. Indien u de aangifte integreert in uw eigen bedrijfssoftware, kan u ook hier gegevens hergebruiken. Door de digitalisering van de gegevensstroom dient u heel wat minder papieren documenten te versturen. De transactietijd verkleint en ook de verwerking van de dossiers verloopt sneller. Voor elke verzonden aangifte ontvangt u meteen een ontvangstbewijs en een elektronische kopie. Die laatste kan u afdrukken of opnemen in uw elektronisch verwerkingssysteem. Bij aangifte via bestandsoverdracht ontvangt u geen elektronische kopie. Via de e-Box, uw beveiligde elektronische brievenbus bij de sociale zekerheid, kan u bovendien op de hoogte gebracht worden wanneer u actie dient te ondernemen. Dit systeem laat u toe om gemakkelijk uw sociale administratie op te volgen en te beheren. Zo kan u kort op de bal spelen. Dit alles komt eveneens uw werknemers ten goede. Die moeten minder handelingen verrichten. Zeker in complexe werksituaties vormt dit een voordeel. Ze ontvangen ook sneller hun uitkeringen of vergoedingen. Dat schept vertrouwen.

Nevendiensten Om optimaal van de voordelen van het elektronisch systeem te kunnen genieten, maken de aangiften gebruik van een reeks nevendiensten: een beveiligde omgeving: aangezien de aangiften vertrouwelijke gegevens bevatten, werd de webtoepassing opgenomen binnen de beveiligde zone van de portaalsite van de sociale zekerheid. Er is dus een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig, dat verstrekt wordt door de RSZ. U vindt verder alle informatie over hoe u toegang kan krijgen;

e-Box

de e-Box van de sociale zekerheid, een beveiligde elektronische brievenbus waarin de instellingen documenten en taken kunnen deponeren; de Routing-module, waarbij een werkgever zelf kan bepalen hoe hij de documenten en taken met betrekking tot zijn sociale administratie wil ontvangen.

In deze brochure leest u er meer over. Heeft u toch nog vragen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met het Contactcenter: op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u, of per e-mail via [email protected].

7

ASR

De Aangifte van Sociale Risico’s ‘Uitkeringen’ DE WERKGEVER OF ZIJN GEMANDATEERDE ZAL VANAF 1 JANUARI 2006 AANGIFTEN VAN SOCIAAL RISICO VOOR DE SECTOR UITKERINGEN KUNNEN DOEN VIA ELEKTRONISCHE WEG (1)

Welke wijzigingen zijn er op til? Bij arbeidsongeschiktheid, moederschapsrust en vaderschaps- of adoptieverlof, of wanneer de werkneemster het voorwerp uitmaakt van een maatregel van moederschapsbescherming (periode van zwangerschap en/of borstvoeding) geeft uw werknemer u momenteel het inlichtingsblad. U vult dit in, zodat het ziekenfonds waarbij uw werknemer is aangesloten, kan nagaan of de betrokkene recht heeft op uitkeringen, en zo ja, op welk bedrag. Indien dit nodig is, overhandigt uw werknemer u hiervoor ook een attest met betrekking tot de verzekeringsvoorwaarden die gelden in de uitkeringsverzekering. Vanaf 1 januari 2006 kan u op eigen initiatief, of in antwoord op een aanvraag van het ziekenfonds van uw werknemer, elektronisch de nodige informatie doorsturen (via een WEB-toepassing of via BATCH). Hiervoor gebruikt u het ASR-secenario 1 dat, naast de sectorspecifieke gegevens van de aangifte van het sociaal risico, ook een mini-DmfA bevat. Hiervoor is het wel nodig dat u zich voorafgaandelijk aanmeldt in de Routing-module als bestemmeling van de elektronische aanvraag (zie het deel ’routing-module’). Deze inschrijving en de gegevens van uw Dimona-aangiften, maken het mogelijk de elektronische aanvraag door te sturen naar de juiste bestemmeling. De gegevens in de Dimona-databank (onmiddellijke aangifte van tewerkstelling) zijn dan ook van cruciaal belang. U kan in de Routing-module ook een gemandateerde als bestemmeling voor de elektronische aanvraag aanduiden: een sociaal secretariaat, een full-service center of een andere dienstverlener. Indien u niet geopteerd heeft voor het elektronische circuit, zal het ziekenfonds van uw werknemer u het inlichtingsblad in principe rechtstreeks opsturen, zonder tussenkomst van uw werknemer zoals nu het geval is. De inhoud van het inlichtingsblad zal aangepast worden om meer overeen te stemmen met het elektronische formulier. De gegevens die elk kwartaal worden overgemaakt via de multifunctionele RSZaangifte (DmfA) zullen niet meer meegedeeld moeten worden in de aangifte van sociaal risico (ASR). Het ziekenfonds zal deze gegevens kunnen consulteren via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De gegevens in de DmfA-databank, of de gegevens die meegedeeld worden in het luik mini-DmfA van de ASR, zijn vooral belangrijk voor het vaststellen van het recht op uitkeringen van uw werknemers en voor sommigen onder hen ook voor het berekenen van het bedrag ervan. De specifieke gegevens van de ASR zijn nodig om het bedrag van de uitkeringen waarop uw werknemer aanspraak kan maken, te berekenen.

(1) de data van inproductiestelling verschillen naargelang het scenario.

9

ASR

Bijzonderheden bij de offline-toepassing (verzenden van gestructureerde berichten) Indien u opteert voor het versturen van gestructureerde bestanden (BATCH), moet u zelf de kwartalen bepalen die meegedeeld moeten worden in het kader van de mini-DmfA (kwartaal voorafgaand aan het kwartaal van aanvang van het risico en/of het lopende kwartaal). Verdere richtlijnen aan de werkgevers zijn beschikbaar op de portaalsite van de sociale zekerheid. Binnen het netwerk van de instellingen van sociale zekerheid (extranet) werd voor de doorverzending van de aangiften van sociale risico’s een ‘Transferpunt’ opgericht. Dit Transferpunt staat in voor de ontvangst van de verschillende aangiften en de verdere verzending naar de verschillende instellingen. Omgekeerd verzorgt het Transferpunt de informatie-uitwisseling tussen de instellingen en de werkgevers of Sociale secretariaten. Het Transferpunt voert ook een reeks vormcontroles uit. Indien deze controles positief zijn, wordt een ontvangstbericht naar de verzender gestuurd. In geval van fouten, wordt een een negatief ontvangstbewijs (na controle van het bestand) of een negatieve notificatie (na controle van de aangifte) naar de verzender gestuurd.

Bijzonderheden bij de online-aangifte (gebruik van het formulier beschikbaar op de portaalsite van de sociale zekerheid) Indien u geopteerd heeft voor het WEB-kanaal, zal de aanvraag voor een ASR verzonden worden naar uw e-Box. De toepassing die beschikbaar is op de portaalsite van de sociale zekerheid (WEB) bepaalt op interactieve manier de informatie die meegedeeld moet worden. Het aantal mogelijke antwoordopties wordt beperkt in functie van de reeds beschikbare informatie en van de gegevens die reeds stapsgewijze gevalideerd werden bij hun inbreng. De toepassing zal ook de kwartalen van de mini-DmfA vermelden die aangegeven moeten worden. Een online helpfunctie zal beschikbaar zijn en de controle op de gegevens gebeurt ook op interactieve wijze naarmate ze worden ingebracht (weergave van foutboodschappen). De ontvangstmelding die door het transferpunt van de sociale zekerheid gestuurd wordt naar de aangever via het WEB, zal dus altijd positief zijn. De toepassing (WEB) zal in uw e-Box een afdruk bezorgen van de gegevens die u heeft aangegeven. Dit wordt niet voorzien voor de overdracht van gestructureerde bestanden (BATCH).

Aangifte van werkhervatting Indien u opteert voor de elektronische uitwisseling van informatie, zal u vanaf 1 januari 2006 ook de datum waarop uw werknemer het werk hervat heeft na het einde van het risico elektronisch kunnen aangeven. Wanneer een tijdvak van arbeidsongeschiktheid, van moederschapsbescherming, van vaderschapsverlof bedoeld in artikel 39, zesde lid van de arbeidswet van 16 maart 1971 of van adoptieverlof, een einde neemt, zal de datum van werkhervatting meegedeeld moeten worden aan het ziekenfonds. Dit kan gebeuren op vraag van uw werknemer, op eigen initiatief of op een naar u toegestuurde aanvraag van het ziekenfonds.

10

ASR

Uitoefening van een aan de gezondheidstoestand aangepaste activiteit Vanaf 1 april 2006 zal u ook elektronisch de inkomsten kunnen aangeven die voortvloeien uit een toegelaten en aan de gezondheidstoestand aangepaste activiteit die uw werknemer hervat heeft of voortzet tijdens een tijdvak van arbeidsongeschiktheid of een tijdvak van moederschapsbescherming. Deze aangifte (scenario 2) moet gebeuren bij het verstrijken van de eerste maand van hervatting of voortzetting van het werk en nadien op eigen initiatief voor de volgende maanden. Het ziekenfonds van uw werknemer zal dan het bedrag van de uitkeringen kunnen berekenen dat de betrokkene eventueel kan cumuleren met het inkomen uit de toegelaten activiteit.

Borstvoedingspauzes Vanaf 1 april 2006 zal u ook elektronisch het aantal borstvoedingspauzes van een halfuur kunnen aangeven dat uw werkneemster heeft opgenomen tijdens de afgelopen maand, net als het hieraan verbonden loon. Onder bepaalde voorwaarden kan de werkneemster die recht heeft op borstvoedingspauzes volgens de op haar toepasselijke arbeidsreglementering, aanspraak maken op uitkeringen die het loonverlies voor de borstvoedingspauzes gedeeltelijk opvangen. U moet op eigen initiatief dit maandelijks attest (scenario 3) afleveren. Dit bevat de gegevens die nodig zijn voor de berekening van de uitkering.

Aangifte van de vakantie van bedienden Indien u opteert voor de elektronische uitwisseling van informatie, zal u vanaf 1 oktober 2006 ook nog het aantal vakantiedagen elektronisch kunnen aangeven en, voor de deeltijdse werknemers, het aantal vakantie-uren dat de werknemer niet heeft kunnen opnemen tijdens het vakantiejaar omwille van een sociaal risico.

ASR

Deze informatie moet u meedelen voor de werknemers aan wie u zelf het vakantiegeld uitbetaalt (bedienden, met uitzondering van de artiesten, en in voorkomend geval, de arbeiders). Dit gebeurt op vraag van hun ziekenfonds, zodat dit de uitkeringen kan weigeren voor de periode gedekt door het vakantiegeld.

Gevolgen van het nieuwe systeem voor de sociaal verzekerde De sociaal verzekerde zal steeds het sociaal risico moeten aangeven bij zijn ziekenfonds (getuigschrift van arbeidsongeschiktheid, aanvraag voor moederschapsrust, vaderschapsverlof…). Hij zal eveneens een inlichtingsblad moeten invullen (luik gerechtigde). Papieren formulieren Nieuwe papieren formulieren zullen van toepassing zijn vanaf de data van inproductiestelling van de overeenstemmende elektronische formulieren. Deze formulieren zullen meegedeeld worden op de portaalsite van de sociale zekerheid en op de website van het RIZIV (www.riziv.fgov.be). Het betreft de volgende formulieren: • Inlichtingsblad uitkeringen • Verklaring van inkomen uit een toegelaten en aan de gezondheidstoestand aangepaste activiteit • Verklaring van uitoefening van niet bezoldigde activiteiten (vrijwilligerswerk) tijdens een tijdvak van arbeidsongeschiktheid (geen elektronisch formulier) • Attest door de werkgever in te vullen met het oog op de toekenning van een moederschapsuitkering aan de zwangere of bevallen gerechtigde of de gerechtigde die borstvoeding geeft, die het voorwerp uitmaakt van een maatregel van moederschapsbescherming in het kader van de arbeidswet van 16 maart 1971 (geen elektronisch formulier) • Loonattest in te vullen door de werkgever in geval van loonderving ingevolge de maatregel van moederschapsbescherming genomen in het kader van de arbeidswet van 16 maart 1971 of wanneer de werkneemster het voorwerp uitmaakt van een maatregel van moederschapsbescherming bij een andere werkgever. • Attest voor de vergoeding van de borstvoedingspauzes • Aangifte van de vakantiedagen van een bediende • Bewijs van arbeidshervatting (of de gecontroleerde werkloosheid)

Indien u opteert voor de papieren drager, worden de formulieren u in principe rechtstreeks opgestuurd door het ziekenfonds (en niet meer door tussenkomst van de sociaal verzekerde). Dit gebeurt enkel indien het ziekenfonds de identiteit van de werkgever kent (overgemaakt bij de routing).

Welke formaliteiten moeten vervuld worden? Indien u vanaf 1 januari 2006 opteert voor deze elektronische gegevensuitwisseling, willen we u vragen vanaf nu de portaalsite van de sociale zekerheid te consulteren zodat u de nodige formaliteiten kan doorlopen (aanvraag tot toegang van de beveiligde zones van de portaalsite, aanduiding van een lokale beheerder, ontvangst van een paswoord en user-id… Zie het deel ‘Nevendiensten’.) Bovendien moet u zich (of uw sociaal secretariaat of dienstverlener) dan in de Routing-module aanduiden als bestemmeling van de elektronische vraag. Indien u niets wijzigt, zal het ziekenfonds u het papieren formulier opsturen. (zie het deel ‘routingmodule’.)

12

ASR

Welke informatie is er beschikbaar op de portaalsite? • Glossaria van de aangiften van sociaal risico van de sector uitkeringen • Administratieve richtlijnen om deze aangiften in te vullen • Simulaties • Regels voor de routering van de aanvraag (Routing-module) • Technische documentatie (verzending via gestructureerde boodschappen (BATCH), XML-documentatie, digitale handtekening, ontvangstmelding, notificatie…) • Nieuwe papieren formulieren die in werking treden op dezelfde datum als de elektronische formulieren

Contactgegevens Administratieve instructies en glossaria U kan informatie bekomen bij de volgende personen: • [email protected] of [email protected] Technische aspecten Extranet: het contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u; of via [email protected] Coördinatie op niveau van het Nationaal Intermutualistisch College (NIC) • [email protected] • [email protected] Luik back-office • Contactpersoon vermeld in de aanvraag

13

ASR

De Aangifte van Sociale Risico’s ‘Arbeidsongevallen’ AL SINDS JANUARI 2003 ZIJN DE AANGIFTEN VOOR DE SECTOR ARBEIDSONGEVALLEN IN ELEKTRONISCH FORMAAT BESCHIKBAAR OP DE PORTAALSITE VAN DE SOCIALE ZEKERHEID. SINDSDIEN WERD ER CONTINU VOOR GEIJVERD OM DE AANGIFTE VAN EEN ARBEIDSONGEVAL ZOVEEL MOGELIJK TE RATIONALISEREN EN ZO GEBRUIKSVRIENDELIJK MOGELIJK TE MAKEN. DE RESULTATEN BLIJVEN NIET UIT. STEEDS MEER WERKGEVERS VINDEN DE WEG RICHTING ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE MET HUN VERZEKERAAR.

Concept en omgeving Een toekomstgericht medium waar u vandaag al kan over beschikken! Een internetverbinding volstaat om een ongevalsaangifte op te stellen en ogenblikkelijk door te sturen naar uw verzekeraar. Kort na de verzending wordt de aangifte verwerkt door de verzekeraar, wordt het dossier geopend en het nodige gedaan. Dit alles opdat het slachtoffer en de werkgever zo snel mogelijk vergoed worden. Iedereen wint! De ASR Arbeidsongevallen is een tijdbesparend concept voor alle betrokken partijen. Het zijn evenwel de werkgever en het slachtoffer die maximaal kunnen genieten van de uiterst snelle feedback en regeling van het ongeval. Logisch, het aangifteformulier wordt ogenblikkelijk overgemaakt, wat een snelle afhandeling toelaat. De eerste briefwisseling kan ogenblikkelijk vertrekken, de eerste financiële vergoedingen kunnen overgemaakt worden… Een concept gewenst door de werkgevers, voor de werkgevers Administratieve vereenvoudiging vraagt drastische maatregelen. Voor de sector Arbeidsongevallen werden deze ingevoerd op vraag van – en met de actieve medewerking van de ondernemingswereld. Het invoeren van de elektronische communicatie stond bovenaan het prioriteitenlijstje, gevolgd door de vereenvoudiging van de begrippen en de administratieve werklast. De sector heeft niet geaarzeld. Samen hebben wij immers hetzelfde doel: het slachtoffer van het arbeidsongeval bijstand verlenen, zo vlug en zo goed mogelijk, zonder de rem van een administratieve rompslomp.

Aangifte Sociaal Risico Lijkt het aangifteformulier ingewikkeld? Het aangeven is nochtans kinderspel! Het aangifteformulier Arbeidsongevallen is niet zomaar het zoveelste elektronisch formulier, integendeel! Het is een staaltje van automatisatie en multifunctionaliteit. Alle elementen die in het kader van het netwerk van de Sociale Zekerheid reeds gekend zijn, worden in het aangifteformulier voorgesteld of automatisch opgeroepen. Denk hierbij maar aan de gegevens van het slachtoffer, de identificatie van de werkgever, de tewerkstelling van het slachtoffer op het ogenblik van het ongeval, en zoveel meer! Heeft u twijfels over de betekenis van een begrip op het aangifteformulier? Weet u niet onmiddellijk meer wat de juiste codes zijn voor bepaalde rubrieken? Elk veld heeft een helpfunctie, met een interactieve selectiemogelijkheid van de mogelijke waarden. Achtergrondinformatie, verwijzing naar bestaande wetgevingen, instructies en richtlijnen... u vindt het allemaal op de website.

15

ASR

De voornaamste onderdelen van een ASR Arbeidsongevallen De beschrijving van het slachtoffer, de ongevalsfeiten, de medische verzorging, de tewerkstelling en inherent daaraan de elementen van verloning… U wordt in een logische volgorde door de diverse onderdelen van de aangifte geloodst. Als de informatie al ergens gekend is, hoeft u die niet meer op te zoeken en nogmaals in te geven.

Hoe verloopt een aangifte?

Werkgever

DmfA Dimona

Verzekeraar

Sociaal Verzekerde

Portaal van de Sociale Zekerheid

Fonds voor Arbeidsongevallen

Internationale Instanties (Eurostat - IAB)

ASR Polissen repertorium

16

Kinderbijslag

Jaarlijkse vakantie

Technische Inspectie FOD WERK

Bij een papieren aangifte ….

Met de elektronische aangifte …

Dient u telkens de identiteit van de werkgever uitvoerig te beschrijven.

Louter en alleen al door het feit van in te loggen op de portaalsite van de sociale zekerheid, krijgt u alle inlichtingen over de werkgever automatisch in uw aangifteformulier voorgeschoteld.

Dient u alle informatie over het slachtoffer op te zoeken en in te voeren in de aangifte.

De portaalsite geeft u een overzicht van alle tewerkgestelde werknemers op datum van het ongeval … Zijn er teveel werknemers, dan volstaat het om het rijksregisternummer in te voeren en u krijgt de gegevens m.b.t. het slachtoffer en zijn arbeidsovereenkomst.

Moet u weten welke velden op de aangifte relevant zijn, welke rubrieken zeker dienen ingevuld te worden, welke informatie belangrijk is naargelang de aard van het ongeval.

Is een gegeven echt onontbeerlijk? Bij de verzending wordt u dit gesignaleerd en u vermijdt daardoor naderhand bijkomende vragen van uw verzekeraar of bijkomende administratieve rompslomp.

Heeft u terzijde lijstjes nodig van postcodes, landcodes, gemeentenamen, plaatsnamen, dimonanummers, tewerkstellingslijnen, werknemercodes, polisnummer, beroepencodes, letselcodes …

Alle velden hebben achterliggende helpfuncties, codering wordt uitvoerig beschreven. Achterhaalde codes? Kan niet op het portaal, u werkt immers altijd in de meest recente versie!

Moet u uw aangifte afdrukken, onder omslag doen, posten …

Drukt u op ‘send’ … u krijgt de afdrukbare versie onmiddellijk in uw elektronische brievenbus …

Levert de postbode na 2 à 3 dagen het formulier af bij uw verzekeraar.

Uw verzekeraar ontvangt luttele seconden na het verzenden de gestructureerde elektronische aangifte én de afdrukversie in PDF-formaat.

Moet het document bij de verzekeraar afgeleverd worden bij de juiste interne bestemmeling.

Het formulier wordt sowieso altijd afgeleverd bij de juiste bestemmeling.

Kan de verzekeraar dan starten met de registratie.

De registratie is automatisch gebeurd, het beheer is reeds gestart.

En wat bij de werkhervatting? Omslag, postzegels, postbode …?

Gewoon de datum van werkhervatting opgeven, enkele seconden later is uw verzekeraar op de hoogte.

ASR

En dan is er ook nog… de vereenvoudigde aangifte! Voor arbeidsongevallen van minder dan 4 dagen tijdelijke ongeschiktheid mag u gebruik maken van de vereenvoudigde ongevalsaangifte! Ook binnen uw onderneming zijn heel wat ongevallen van die aard dat ze geen uitvoerige beschrijving behoeven. Het vereenvoudigde aangifteformulier is een gehalveerde klassieke ongevalsaangifte, een tijdsbesparing dus die kan tellen! Het aangifteformulier werd ontdaan van alle extra ballast: telefoonnummers, rekeningnummers, allerhande datums, codes, alle noties m.b.t. de aanwezigheid van een proces-verbaal, verantwoordelijke derden, medische tussenkomsten, preventiemaatregelen, de loopbaan van het slachtoffer…

En wat bij een ‘ernstig’ of ‘heel ernstig’ ongeval? Het KB van 24 februari 2005 (Koninklijk Besluit ter bestrijding van ernstige ongevallen) bepaalt heel uitdrukkelijk wat de verplichtingen zijn van de werkgever indien er zich een ernstig ongeval voordoet binnen de onderneming. De inspectiediensten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg dienen in sommige gevallen onmiddellijk verwittigd te worden, een omstandig verslag dient opgesteld te worden, de FOD kan een deskundige aanstellen… Vanaf 1 januari 2006 zal het portaal u ook daarin kunnen bijstaan! Er wordt immers voorzien in de mogelijkheid om de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg online te verwittigen bij een ernstig ongeval. Het portaal zal u bovendien begeleiden en samen met u uitmaken of het arbeidsongeval dat u aangeeft, beantwoordt aan de definitie van een ernstig ongeval. Indien dat het geval is, zal het portaal u verder verduidelijken wélke verplichtingen van toepassing zijn, wat de termijnen zijn, hoeveel dagen er u resten alvorens u de bevoegde instanties dient te verwittigen…

Goed om weten Verwerking via batch Heeft u, gezien de grootte van uw onderneming, een beduidend volume van ongevallen aan te geven aan uw verzekeraar? Is het beheer van die arbeidsongevallen verweven in uw interne processen en beheersinstrumenten? Wellicht kan u gebruik maken van het batch-verwerkingsproces dat toelaat om uw intern afgewerkte aangifte elektronisch te versturen via het communicatiekanaal van de sociale zekerheid. U kan kiezen om de aangiften te groeperen en ze met een bepaalde periodiciteit en frequentie te versturen. En uw sociaal secretariaat? Een arbeidsongeval veronderstelt vooreerst het verzamelen van de benodigde gegevens op het terrein en een beschrijving van de ongevalsfeiten die in hoofdzaak het domein zijn van de verantwoordelijken voor de veiligheid en de preventie binnen de onderneming. De elektronische aangifte via het portaal is hierop voorzien en laat toe om eenzelfde aangifte te laten opstellen door verschillende mensen uit de hiërarchie van het bedrijf. Een aangifte kan tijdelijk opgeslagen worden, waarna iemand anders de reeds bestaande informatie kan aanvullen met de gegevens die onder zijn of haar bevoegdheid vallen (loongegevens, prestatiestelsels, preventiegegevens...). Sociaal secretariaten kunnen als uw mandataris optreden en u wellicht bijstaan, indien u dat wenst. Zij beschikken als eerste over alle loongegevens en werkprestaties van het personeel in uw onderneming. Van daaruit is het een kleine stap om die gegevens aan te vullen met de ongevalsfeiten.

Contactgegevens Administratieve instructies en glossaria Fonds voor Arbeidsongevallen Troonstraat 100 1050 Brussel [email protected] Technische aspecten Extranet: het contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u; of via [email protected]

17

ASR

De Aangifte van Sociale Risico’s ‘Werkloosheid’ VOOR DE SECTOR WERKLOOSHEID ZIJN ER IN TOTAAL TIEN VERSCHILLENDE AANGIFTEN VAN SOCIAAL RISICO (OF SCENARIO’S) MOGELIJK. VIA DE ELEKTRONISCHE AANGIFTEN KUNNEN WERKGEVERS VOOR HUN WERKNEMERS HET RECHT OP UITKERINGEN AANVRAGEN, EEN BEPAALD STATUUT AANVRAGEN OF ZORGEN DAT ZE MAANDELIJKS HUN UITKERINGEN ONTVANGEN.

Welke aangiften van sociaal risico kan de werkgever vandaag elektronisch doen? Acht elektronische aangiften zijn vandaag al operationeel. Het gaat om situaties waarbij de werknemer wordt vergoed tijdens zijn arbeidsovereenkomst: bij tijdelijke werkloosheid, bij jeugdvakantie, bij deeltijdse arbeid en bij tewerkstellingen in het kader van activeringsprogramma’s. Sommige van deze scenario’s bevatten meerdere varianten in functie van de situaties die zich kunnen voordoen. Bijvoorbeeld SCENARIO 5, MAANDELIJKSE AANGIFTE VAN UREN TIJDELIJKE WERKLOOSHEID, bevat 10 varianten. Dit is omdat de mee te delen gegevens verschillen naar gelang van de reden van de schorsing van de arbeidsovereenkomst (slecht weer, gebrek aan werk wegens economische redenen, technische stoornis, sluiting van de onderneming...). Aangiften voor werknemers die deeltijds werken Werknemers die volledige werkloosheid vermijden door deeltijds te werken, kunnen vragen om dezelfde rechten als een voltijdse werknemer te behouden of te verkrijgen. Ze kunnen eventueel maandelijks een inkomensgarantie-uitkering (IGU) ontvangen van de werkloosheidsverzekering. Voor een werknemer die het statuut van deeltijdse werknemer met behoud van rechten wil aanvragen, moet u: • de gegevens overmaken die bepalen of de werknemer het statuut verkrijgt. Op basis van deze aangifte wordt ook nagegaan of de werknemer recht heeft op een aanvullende uitkering bovenop zijn deeltijds loon. • in voorkomend geval de gegevens overmaken om de effectieve uitkering te berekenen.

ASR’s Deeltijdse arbeid

Welk scenario kiezen?

Wanneer aangeven?

Aangifte aanvang deeltijdse arbeid met behoud van rechten

ASR - Scenario 3 Vervangt het formulier C131Awerkgever

Bij aanvang van de deeltijdse arbeidsovereenkomst Bij vermindering van de overeengekomen arbeidsduur

Maandelijkse aangifte voor de berekening van de inkomensgarantieuitkering (IGU)

ASR - Scenario 6 Vervangt het formulier C131B

Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de IGU kan ontvangen

Welk papieren formulier moet de werknemer zelf invullen en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling?

Aanvraagformulier C 131 A-werknemer

Maandelijks controleformulier C 3 deeltijds

19

ASR

Aangiften voor werknemers aangeworven via activeringsprogramma’s Werknemers die voldoen aan de voorwaarden om tewerkgesteld te worden in een activeringsprogramma, kunnen maandelijks een activeringsuitkering ontvangen. Dit bedrag mag de werkgever aftrekken van het nettoloon dat hij aan de werknemer betaalt. In geval van een ‘sine’-baan wordt de geactiveerde uitkering rechtstreeks aan de werkgever gestort. De volgende aangiften laten toe het bedrag van de activeringsuitkering te bepalen:

ASR’s Activeringsprogramma’s (maandelijkse aangiften)

Formulier in te vullen door de werknemer?

Welk scenario?

Wanneer aangeven?

Doorstromingsprogramma

Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78.3

Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de integratie-uitkering kan ontvangen

geen

Activa-plan (algemeen Activa-plan, Activa-plus en Activa-sluiting)

Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 activa

Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkuitkering kan ontvangen

geen

Activa-uitzendkracht

Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 activa uitzendkracht

Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkuitkering kan ontvangen

geen

Activa-korte duur

Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 activakorte duur

Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkuitkering kan ontvangen

geen

Activa veiligheids - en preventiepersoneel

Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 activaPVP

Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkuitkering kan ontvangen

geen

Sine-baan (herinschakelingstewerkstelling in de sociale economie)

Variant ASR - Scenario 8 Vervangt het formulier C 78 sine

Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de sine-uitkering kan ontvangen

geen

Tewerkstelling in een beschermde werkplaats (1)

ASR - Scenario 7 Vervangt het formulier C 78

Op het einde van elke kalendermaand waarvoor de werknemer de werkloosheidsuitkering kan ontvangen

geen

(1) Het specifieke vergoedingsstelsel voor mindervalide werknemers die met behoud van uitkeringen in een beschermde werkplaats werken, werd op 1 juli 2004 afgeschaft. Voor werknemers die vóór 1 juli 2004 in dienst waren, blijft dit voordeel echter bestaan tot het einde van de lopende arbeidsovereenkomst.

20

ASR

Aangiften voor jonge werknemers die jeugdvakantie nemen Een jonge werknemer kan, onder bepaalde voorwaarden, jeugdvakantie nemen om zijn onvolledig recht op gewone betaalde vakantie aan te vullen. Hij kan dit doen tijdens het tweede kalenderjaar dat hij als loontrekkende werkt indien hij het jaar ervoor zijn studies beëindigde. De jonge werknemer heeft dus maar één kalenderjaar recht op jeugdvakantie. Voor elke dag jeugdvakantie die hij opneemt, ontvangt de jonge werknemer een vergoeding van de werkloosheidsverzekering. Hiervoor moet u: • de gegevens overmaken die bepalen of de jongere recht heeft op dagen jeugdvakantie bovenop zijn onvolledig recht op betaalde vakantie; • de gegevens meedelen om de jeugdvakantie-uitkering te berekenen.

ASR’s Jeugdvakantie

Welk papieren formulier moet de werknemer zelf invullen en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling?

Welk scenario?

Wanneer aangeven?

Aangifte vaststellen recht op jeugdvakantie

ASR - SCENARIO 9 Vervangt het tweede exemplaar van het formulier C103 jeugdvakantiewerkgever

In de eerste maand waarin de jongere 1 of meerdere dagen jeugdvakantie neemt

Aanvraagformulier C 103 jeugdvakantie-werknemer

Aangifte uren jeugdvakantie

ASR - SCENARIO 10 Vervangt het formulier C103 jeugdvakantie-werkgever

Voor elke maand waarop de jongere aanspraak maakt op jeugdvakantieuitkeringen

Geen

Aangiften voor werknemers die tijdelijk werkloos zijn Werknemers van wie de arbeidsovereenkomst tijdelijk, gedeeltelijk of volledig is geschorst, kunnen uitkeringen ontvangen van de werkloosheidsverzekering voor de uren waarop ze werkloos zijn. De volgende schorsingen zijn mogelijk: werkgebrek wegens economische redenen, slecht weer, technische stoornis, overmacht, medische overmacht, sluiting van de onderneming wegens jaarlijkse vakantie of inhaalrust, werkloosheid als gevolg van een staking of lock-out. Een werkgever die een werknemer tijdelijk werkloos stelt, heeft verschillende verplichtingen. Sommige vormen van tijdelijke werkloosheid moet hij op voorhand meedelen aan de RVA. Sinds enkele jaren kan de werkgever, naast de traditionele brief of fax, deze mededeling ook via internet doen (1). De werkgevers die niet tot de bouwsector behoren, moeten een validatieboek bijhouden bij tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer en wegens economische oorzaken. De werkgever kan nu ook langs elektronische weg het nummer van het afgeleverde controleformulier C3.2A meedelen aan de controlediensten van de RVA (1). Om het correcte bedrag van de uitkeringen tijdelijke werkloosheid van uw werknemers te kunnen berekenen, moet u via een ASR: • de gegevens overmaken om het uitkeringsbedrag bij tijdelijke werkloosheid te bepalen. • de gegevens overmaken om de effectieve maandelijkse uitkeringen te berekenen.

(1) De elektronische MEDEDELINGEN TIJDELIJKE WERKLOOSHEID en het elektronische VALIDATIEBOEK kunt u vinden op de www.sociale-zekerheid.be, onder ‘De onderneming’ > ‘Werkgevers RSZ’ > ‘Tewerkstelling’ > ‘Mededelingen tijdelijke werkloosheid’.

21

ASR

ASR’s Tijdelijke werkloosheid

Aanvraag tijdelijke werkloosheid (bouw en andere sectoren)

Welk scenario?

Wanneer aangeven?

ASR - SCENARIO 2 Vervangt het tweede exemplaar (met enkel voorzijde ingevuld) van het formulier C3.2 -werkgever

Welk papieren formulier moet de werknemer zelf invullen en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling? Aanvraagformulier

Bij de eerste tijdelijke werkloosheid in de referteperiode die loopt van 1.10 tot en met 30.9 van het jaar erop Bij een wijziging van de contractuele arbeidsregeling (bv. overgang van voltijds naar deeltijds)

Aanvraagformulier C 3.2-werknemer

Bij elke aangifte van werkloosheid door staking of lock-out

Maandelijkse aangifte uren tijdelijke werkloosheid (alle sectoren behalve bouw)

Maandelijkse aangifte uren tijdelijke werkloosheid (sector bouw)

ASR - SCENARIO 5 Vervangt voor - en keerzijde van het formulier C 3.2-werkgever

Na het verstrijken van de maand waarvoor de werknemer uitkeringen tijdelijke werkloosheid kan ontvangen

Maandelijks controleformulier C 3.2 A (uit te reiken door de werkgever aan de werknemer)

Maandelijks Controleformulier C 3.2 A-bouw (uit te reiken door de werkgever aan de werknemer)

Nieuwe aangiften van sociaal risico vanaf 1 juli 2006 Vanaf 1 juli 2006 kan de werkgever ook langs elektronische weg aangifte doen van het einde van een arbeidsovereenkomst of van een voltijds brugpensioen. Hij doet dit via scenario 1. Dit scenario dient om het recht op uitkeringen volledige werkloosheid of op voltijds brugpensioen vast te stellen. Het vervangt de verschillende papieren formulieren C4. De werknemer moet zelf wel nog een uitkeringsaanvraag indienen bij zijn uitbetalingsinstelling. Ook DE AANGIFTE VAN HET HALFTIJDS BRUGPENSIOEN (SCENARIO 4) zal de werkgever vanaf 1 juli 2006 elektronisch kunnen overmaken. In tegenstelling tot de 8 voorafgaande scenario’s bevatten de scenario’s 1 en 4 de rubriek ‘mini-DmfA’. Die bevat recente informatie over lonen en arbeidstijdgegevens waarvoor de werkgever nog geen kwartaalaangifte (DmfA) heeft ingediend. Verder vervangt scenario 1 niet volledig de papieren C4formulieren. Bepaalde gegevens zullen de werkgevers verder op papier meedelen: bijvoorbeeld de reden van werkloosheid en de wijze van beëindiging van de arbeidsovereenkomst. In het overzicht hieronder vindt u: • de nieuwe aangiften vanaf 1 juli 2006. • de papieren C4-formulieren die u vervangt door gebruik te maken van scenario 1 of 4. • per aangifte de naam van het overblijvende papieren formulier C4 ASR dat de werkgever moet invullen en bezorgen aan zijn werknemer.

Opgelet: vanaf 1 juli 2006 veranderen ook de huidige C4-formulieren. Niet alleen de gewone C4 wordt vanaf deze datum vervangen (door het nieuwe formulier C4 Werkloosheidsbewijs eventueel aangevuld met een C4 Arbeidsbewijs), maar ook het specifieke C4-formulier voor de uitzendsector én de C4-formulieren te gebruiken bij voltijds of halftijds brugpensioen.

22

ASR

ASR’s beschikbaar vanaf 01.07.2006

Welk formulier moet de werkgever nog invullen en bezorgen aan de werknemer?

Welk scenario kiezen?

Wanneer aangeven?

Aangifte einde arbeidsovereenkomst

VARIANT ASR - SCENARIO 1 Vervangt het formulier C4-Werkloosheidsbewijs en C4-Arbeidsbewijs

De laatste dag van de tewerkstelling

C4 ASR

Aangifte voltijds brugpensioen

VARIANT ASR - SCENARIO 1 Vervangt het formulier C4-Voltijds Brugpensioen en C4-Arbeidsbewijs

De laatste dag van de tewerkstelling

C4 ASR-voltijds brugpensioen

VARIANT ASR - SCENARIO 1 Vervangt het formulier C4-Arbeidsbewijs

Op vraag van de werknemer of zijn uitbetalingsinstelling

geen

ASR - SCENARIO 4 Vervangt het formulier C4-Halftijds brugpensioen en C4-Arbeidsbewijs

De laatste dag van de voltijdse tewerkstelling

C4 ASR-halftijds brugpensioen

Aangifte arbeidsbewijs

Aangifte halftijds brugpensioen

Wat gebeurt er met uw aangiften? De aangiften die u of uw mandataris verzendt, worden doorgestuurd naar een verdeelcentrum beheerd door de 4 uitbetalingsinstellingen (ACV, ABVV, ACLVB en HVW). Dit verdeelcentrum zorgt ervoor dat uw aangiften terechtkomen bij de uitbetalingsinstelling van uw werknemer. Van zodra dit centrum de aangiften ontvangt, stuurt het de werkgever een ontvangstbericht terug. Dit ontvangstbericht meldt dat de ASR goed is ontvangen, structureel in orde en dus ontvankelijk is. De werkgever ontvangt ook een kopie van de aangifte in PDF-formaat. Die kan hij afdrukken. De werkgever moet immers een kopie van zijn elektronische aangifte aan de werknemer bezorgen. Opgelet: Bij de scenario’s 1, 2, 3, 4 en 9 moet de werknemer zelf nog een uitkeringsaanvraag indienen bij zijn uitbetalingsinstelling. Bij de scenario’s 5 en 6 moet de werknemer een maandelijks controleformulier bijhouden en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling. Welk formulier de werknemer nog moet invullen en indienen bij zijn uitbetalingsinstelling vindt u in de tabellen hierboven. In geval van de scenario’s 7, 8 en 10 volstaat de aangifte van de werkgever en moet de werknemer zelf geen papieren formulier meer indienen bij zijn uitbetalingsinstelling.

Contactgegevens Administratieve instructies en glossaria Sylvianne Van Damme tel. 02 515 43 42 e-mail: [email protected]

Philip Gyssels tel. 02 515 42 07 e-mail: [email protected]

Technische aspecten Extranet: het contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u; of via [email protected] Verdeelcentrum Werkloosheid (INTERUI) [email protected] tel. 02 732 15 42 en 02 733 10 12 - fax 02 734 12 75

23

ASR

De Aangifte van Sociale Risico’s ‘Beroepsziekten’ HET FONDS VOOR DE BEROEPSZIEKTEN (FBZ) KAN ZWANGERE WERKNEEMSTERS UIT DE PRIVATE-SECTOR DIE VERWIJDERD WORDEN UIT EEN BEROEPSZIEKTERISICO EEN VERGOEDING UITKEREN. VANAF 1 JANUARI 2006 KAN DIT IN ÉÉN BEWEGING ELEKTRONISCH GEREGELD WORDEN (1) Elke werkgever uit de private sector, zoals een ziekenhuis, waar regelmatig zwangere werkneemsters uit een beroepsziekterisico verwijderd worden volgens de criteria van het FBZ, kan een aansluitingscontract afsluiten met het Fonds. Dit gebeurt in samenwerking met de externe preventiedienst. Hierdoor verkrijgen werkgevers het recht om de verwijdering van zwangere werkneemsters uit het schadelijk midden uit te voeren. Het geeft de verwijderde werkneemster ook automatisch recht op een verwijderingsvergoeding door het FBZ.

Hoe verloopt het in de praktijk? De arbeidsgeneesheer start een aangifte sociaal risico ‘aanvraag-verwijdering van een zwangere werkneemster’ op. Na ontvangst vult de werkgever (of zijn sociaal secretariaat) de nodige gegevens in. Zeker de loon- en arbeidstijdgegevens van het lopende trimester mogen niet ontbreken. Dit gebeurt via een zogenaamde mini-DmfA. Die is gekoppeld aan de ‘aanvraag-verwijdering van een zwangere werkneemster’. De ‘aanvraag-verwijdering van een zwangere werkneemster’ wordt elektronisch doorgestuurd naar het FBZ; door het verzenden van een batch-bestand of met behulp van een webapplicatie op de portaalsite van de sociale zekerheid. De werkgever geeft de zwangere werkneemster een attest voor haar ziekenfonds. Daarin verklaart hij dat ze verwijderd wordt wegens zwangerschap in uitvoering van een aansluitingscontract en dus rechtstreeks door het Fonds voor de beroepsziekten zal betaald worden. Uiterlijk één maand na de aangifte ontvangt de zwangere werkneemster een beslissing én de eerste betaling. Die betaling kan bestaan uit achterstallen, een eerste maandelijkse betaling, of beide. Snel aangeven is belangrijk Om deze procedure vlekkeloos te laten verlopen is het absoluut noodzakelijk dat de ‘aanvraagverwijdering van een zwangere werkneemster’ zo snel mogelijk na de effectieve verwijdering van de zwangere werkneemster wordt ingediend. Bij fouten in de gegevens of bij wijzigingen van de situatie moet het FBZ onmiddellijk verwittigd worden. Ook dit verloopt via het elektronisch systeem. Als dit niet gebeurt, kan het FBZ geen correcte betalingen uitvoeren.

Praktische voordelen 1. Bij het afsluiten van het contract wordt een risico-onderzoek voor de volledige onderneming uitgevoerd. Hierdoor moet dit onderzoek niet meer voor iedere aanvraag afzonderlijk gebeuren. Alle betrokken partijen kennen dan ook de personeelscategorieën die aanvaard worden voor verwijdering wegens zwangerschap door het Fonds voor de beroepsziekten. Bovendien zal de controle in uitvoering van het aansluitingscontract gericht en beperkt door de diensten van het FBZ verricht worden. 2. Bij een elektronische aangifte zal de personeelsdienst van een werkgever later slechts uitzonderlijk nog een extra werkbelasting kennen. De kost voor de werkgever van een verwijderingsaanvraag wordt dus verminderd. (1) indien er een aantal voorwaarden vervuld zijn.

25

ASR

3. Doordat het onderzoek ten gronde door het FBZ al bij het afsluiten van het contract gebeurt en het FBZ bijna onmiddellijk over alle gegevens beschikt, is het in staat de procedure van erkenning snel en efficiënt af te handelen. 4. Doordat het FBZ de vergoedingen rechtstreeks aan de zwangere uitkeert, zullen overlappingen en eventuele terugvorderingen in de betaling vermeden worden; het ‘comfort’ en dus de tevredenheid van de werkneemster zal toenemen. 5. Minimum 5 formulieren worden vervangen door één ASR: het administratieve en medische aanvraagformulier, het inlichtingenblad voor de werkgever, het formulier basisloon en het formulier bijkomende inlichtingen (in verband met de exacte taakomschrijving, de immuniteit, bijkomende vergoedingen tijdens het jaar voorafgaand aan de verwijdering…). De gegevens worden tot een strikt minimum beperkt en gecentraliseerd.

Contactgegevens Administratieve instructies en glossaria Fonds voor de Beroepsziekten Sterrekundelaan 1 1210 Brussel [email protected] Technische aspecten Het contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u of via [email protected]

26

ASR

ASR

Hoe een aangifte sociaal risico indienen? Een aangifte van sociaal risico gebeurt meestal op initiatief van de werkgever. In enkele gevallen zal het ziekenfonds van uw werknemer echter het initiatief nemen en u vragen om een aangifte in te dienen (1). Een aangifte van een sociaal risico indienen kan op verschillende manieren: via de toepassing op de portaalsite van de sociale zekerheid (www.sociale-zekerheid.be); via bestandsoverdracht, met gestructureerde berichten. Deze oplossing is aangewezen als u grote aantallen aangiften moet versturen;

met een papieren formulier.

Uw aangiften doen via de webtoepassing op de portaalsite De webtoepassing is de meest aangewezen manier om aangiften sociale risico’s te verrichten indien u een beperkt aantal werknemers in dienst heeft. Via overzichtelijke schermen kan u snel en efficiënt uw aangiften doen. U moet enkel de gegevens die nog niet gekend zijn door de instellingen van de sociale zekerheid invullen. De andere gegevens worden immers uit uw Dimona- en uw RSZ-kwartaalaangiften (DmfA) gehaald. Die gegevens werden reeds gecontroleerd en zijn dus juist. Ook de gegevens die u invult, worden tijdens het proces automatisch gecontroleerd. Op die manier verkleint de kans dat u later uw aangifte nog moet verbeteren. Zodra de aangifte correct is ingevuld kan u ze verzenden. U kan op elk moment het invullen van de aangifte onderbreken om er later aan verder te werken. Na het indienen van de aangifte ontvangt u in uw e-Box (zie verder) een afdrukbare versie van de aangifte in PDF-formaat. Om uw aangiften via de webtoepassing te verrichten, dient u wel over een gebruikersnaam en een paswoord te beschikken. Die kan u verkrijgen via de lokale beheerder van uw onderneming. Zie het deel ‘Beveiligde toegang’ voor meer informatie hieromtrent.

(1) Dit kan enkel bij scenario’s 1, 2 (eerste aangifte), 5 en 6 van de sector uitkeringen; voor meer informatie zie het deel ‘Elektronische taken’.

27

ASR

screenshot

Ik heb toegang. Waar vind ik de webtoepassing? Om een elektronische ASR via de webtoepassing te doen, surft u naar de portaalsite van de sociale zekerheid (www.sociale-zekerheid.be) en maakt u uw taalkeuze. Kies ‘De onderneming’ in het linkermenu. Klik vervolgens op ‘Werkgevers RSZ’ of op ‘Werkgevers RSZPPO’, afhankelijk van uw situatie. In het uitrolmenu ‘Alle aangiftes op een rij’ rechtsboven op uw scherm, selecteert u ‘ASR’. Druk op ‘Go!’. U komt nu in het hoofdscherm met betrekking tot de Aangifte Sociale Risico’s. • Om een nieuwe aangifte te doen, kiest u ‘Nieuwe aangifte’ in het blauwe menu aan de rechterzijde van uw scherm. U zal gevraagd worden om uw gebruikersnaam en uw paswoord in te geven. • Om een aangifte te vervolledigen, selecteert u ‘Aangifte aanvullen’ in het blauwe menu aan de rechterzijde van uw scherm. U zal gevraagd worden om uw gebruikersnaam en uw paswoord in te geven. • Om een demonstratieversie van de aangifte te doorlopen, klikt u op ‘Demo-versie’ in het blauwe menu aan de rechterzijde van uw scherm. • Voor algemene informatie over ASR, kiest u voor één van de opties onder ‘Meer informatie’ in het blauwe menu aan de rechterzijde van uw scherm. • Voor specifieke informatie aangaande een bepaald scenario, selecteert u in het linkermenu de betreffende sector. U krijgt dan een overzicht van alle scenario’s voor die sector.

28

ASR

Werken met gestructureerde berichten Ter inleiding Alle aangiften sociaal risico kunnen via bestandsoverdracht, met gestructureerde berichten worden doorgezonden. Enkele argumenten om te werken via bestandsoverdracht: • gemakkelijke integratie in verschillende databanken, zowel bij de verzender als bij de ontvanger; • de gegevensstroom verloopt volledig automatisch; • hoge snelheid van transmissie en verwerking. Er werden overigens grote inspanningen geleverd om het ontwikkelen van specifieke informaticatoepassingen zo eenvoudig mogelijk te maken: • de begrippen en hun respectievelijke inhouden die gebruikt werden in verschillende sectoren werden afgestemd op elkaar. De multifunctionele aangifte van de RSZ vormde daarbij een referentiepunt; • het systeem van controles werd uniform gemaakt.

Verbinding Om zich te verbinden met het Extranet van de Sociale Zekerheid moet een kanaal geconfigureerd worden. Technische informatie vindt u op: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/ common/batch/connection_N.pdf

Werkwijze voor het opmaken van gestructureerde berichten (bestanden) Beschrijving van de gegevens De informatie die voorkomt in de elektronische formulieren Aangifte Sociale Risico’s wordt gespecificeerd in glossaria. Er is een glossarium opgesteld per uitwisselingsscenario. Een uitwisselingsscenario maakt het voorwerp uit van een elektronisch formulier. De glossaria zijn zowel beschikbaar voor de scenario’s die al kunnen gebruikt worden als voor de aangiften die binnenkort in productie worden gebracht. Elk glossarium geeft een beeld van alle gegevens van het elektronische formulier. De detailinformatie voor elk gegeven omvat: het volgnummer, de benaming, de xml-naam, de omschrijving, het overzicht van de mogelijke waarden, de maximale lengte, de aanwezigheidsvoorwaarden en mogelijke foutcodes bij doorgave van een foutief gegeven. Omvangrijke lijsten van mogelijke waarden werden gegroepeerd in gestructureerde algemene bijlagen. Deze bijlagen zijn meestal ook herbruikbaar voor meerdere aangiften. Deze lijsten kunnen op de portaalsite opgevraagd worden; ze staan er ter beschikking in verschillende formaten (nl. als PDF-, Excel-, Word-, XML- of tekstbestand). Naast alle gegevens toont het glossarium ook hoe deze functioneel gegroepeerd worden in ‘functionele blokken’. Deze komen ook terug in de XML-documentatie (zie verder) en hebben o.a. hun eigen volgnummer, xml-naam, aanwezigheidsvoorwaarde… Elke aangifte moet steeds voldoen aan de specificaties van het glossarium.

29

ASR

Structuur van de bestanden: de XML-documentatie De aangiften worden uitgewisseld via FTP, MQLink of Isabel, onder de vorm van XML-bestanden. Alle noodzakelijke technische informatie om XML-bestanden aan te maken voor een welbepaalde aangifte vindt u in de XML-documentatie. De documentatie omvat: • een XML-schema: dit document bevat de technische specificaties om een XML-bestand op te bouwen voor een bepaald type aangifte. Het wordt ook gebruikt om dit XML-bestand via een ‘parser’ te valideren. Het XML-schema komt voort uit het glossarium maar vertaalt alleen de gewone verplichtingen van het glossarium. De getoonde XML-schema’s zijn conform de W3C specificaties. Het XML-schema (XSD-bestand) geeft de vereiste structuur van het bericht, de links en de volgorde van de verschillende zones en blokken, aan. Daarnaast vermeldt het ook het type (String, Date…), de lengte, de cardinaliteit van de gegevens… Vanuit technisch oogpunt kan het XML-schema niet alle glossariumspecificaties bevatten. Een XML-bestand dat conform het schema is, kan bijgevolg nog fouten bevatten tegen de meer inhoudelijke beperkingen uit het glossarium. Door testbestanden op te sturen in de testomgeving (zie verder) kan u zekerheid verkrijgen over de geldigheid van een aangiftebestand; • de detailbespreking van het schema, met een beschrijving van de verschillende elementen (plaats op het diagram, type, gebruiker, kenmerken, annotaties); • voorbeelden: deze bestanden geven een beeld van hoe een geldige XML-aangifte er uitziet Deze kunnen een hulp zijn bij de ontwikkeling van de programma’s die de XML-berichten opstellen. Niet enkel voor de aangifte zelf, maar eveneens voor de antwoordberichten (ontvangstbewijs en notificatiebericht) zijn glossaria en XML-documentatie beschikbaar op de portaalsite van de sociale zekerheid. Immers, als bevestiging van de ontvangst van een bestand krijgt de verzender steeds een ontvangstbewijs toegezonden. Indien een fout werd gemaakt, zal het ontvangstbewijs dit vermelden. Voor elke gecontroleerde aangifte wordt eveneens een notificatiebericht teruggestuurd. Dit bericht geeft het resultaat aan (aanvaarding/weigering) van de controles die uitgevoerd worden door het aanspreekpunt van de sociale zekerheid. De structuur van het ontvangstbewijs en van de notificatie is voor alle scenario’s dezelfde.

Elektronische aanvraag (afhankelijk van scenario)

ASR (‘s)

Aangever

Ontvangstbewijs op bestandniveau

Aanspreekpunt van de sociale zekerheid

Notificatiebericht(en) op aangifteniveau

Afdrukbare aangifte(n) (afhankelijk van scenario)

De glossaria en de XML-documentatie evolueren op kwartaalbasis om de aanpassingen aan de wetgeving op te nemen. De XML-documentatie blijft beschikbaar in 2 versies op de portaalsite van de sociale zekerheid. Tijdens een overgangsperiode kan de versie van het voorgaande kwartaal nog gebruikt worden zodat de programma’s bij de verzender kunnen aangepast worden.

30

ASR

Testen Vooraleer aangiften via bestandsoverdracht door te sturen, is het aangeraden om een reeks van testen uit te voeren. Deze testen laten toe om de kwaliteit van de doorgevoerde bestanden in te schatten vooraleer men tot de productiefase overgaat. Dit voorkomt dat u achteraf fouten moet verbeteren. Om testen uit te voeren, volgt men 3 fases: • fase 1: toegang tot de beveiligde zone aanvragen; kiezen van het kanaal en aanvragen van een verzendernummer (zie verder); • fase 2: contact opnemen met de cel ‘organisatie van de testen’ bij Smals-MvM. Dit kan u via het Contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u, of via [email protected]; • fase 3: doorzenden van de testfiles, waarbij rekening wordt gehouden met een aantal voorwaarden zoals: - het bestand mag max. 5 Mb groot zijn; - het bestand mag max. 3500 aangiften bevatten; - bestanden mogen niet gecomprimeerd zijn; • De testprocedure zelf wordt in detail uitgelegd op de portaalsite www.sociale-zekerheid.be onder > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO) > Aangifte Sociale Risico’s. U klikt vervolgens op de gewenste sector en kiest het gewenste scenario. U gaat naar ‘Technische informatie’. In de pagina die verschijnt, selecteert u ‘Testen’. Voor de toepassing van de sector uitkeringen gelden specifieke testprocedures. Deze zullen u meegedeeld worden door de cel ‘organisatie van de testen’. De testen worden systematisch opgevolgd: binnen de 6 dagen worden de resultaten terug gezonden, en kan feedback worden bekomen van de cel ‘organisatie van de testen’. Voorwaarden • Om gestructureerde berichten te kunnen doorzenden, moet u over een verzendersnummer beschikken. Om dit te verkrijgen moet u eerst en vooral beschikken over toegang tot de beveiligde zone van de portaalsite van de sociale zekerheid. (Voor meer informatie, zie het deel ‘Beveiligde toegang’.) Eenmaal u daarover beschikt, kan men zich binnen de zone van de ‘beveiligde omgeving’ van de portaalsite www.sociale-zekerheid.be aangeven als verzender. Onmiddellijk daarna ontvangt u het verzendersnummer . • Er zijn algemene vereisten waaraan een bestand moet beantwoorden, zoals de naamgeving, de grootte, de aanwezigheid van het verzendersnummer, de creatiedatum, de werkomgeving (test of productie). De gedetailleerde informatie daarover vindt u terug onder www.sociale-zekerheid.be > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO) > Aangifte Sociale Risico’s. U klikt vervolgens op de gewenste sector en kiest het gewenste scenario. Ga naar ‘Technische informatie’. Selecteer dan ‘Verzending van de aangifte via gestructureerde berichten’. • Elk bestand dat via FTP of MQLink wordt verzonden, moet vergezeld zijn van een (leeg) GO-bestand. Dat moet als laatste worden doorgestuurd. Zo kan men vaststellen of de transfer van het gegevensbestand beëindigd is. • Elk bestand moet voorzien zijn van een digitale handtekening. Uitgebreide documentatie hierover vindt u onder www.sociale-zekerheid.be > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO) > Aangifte Sociale Risico’s. U klikt vervolgens op de gewenste sector en kiest het gewenste scenario. U gaat naar ‘Technische informatie’ en kiest voor de ‘Digitale handtekening’.

Let op: • Bij het testen is de digitale handtekening mogelijk maar niet verplicht. Het is uiteraard aan te raden dat het gebruik van de digitale handtekening wordt mee getest. In de productieomgeving is de digitale handtekening wel verplicht. • Voor verzending via Isabel dient de verzender niet zelf voor de digitale handtekening te zorgen.

• Een aangifte heeft steeds betrekking op 1 werknemer. Een bestand kan wel meerdere aangiften bevatten. Indien het bestand meerdere aangiften bevat, moeten deze allemaal betrekking hebben op hetzelfde scenario.

31

ASR

Uw aangiften doen met papieren formulieren Het blijft voorlopig mogelijk om de aangiften zoals voorheen in te dienen met behulp van papieren formulieren. Die werden aangepast om ze te laten overeenstemmen met de elektronische aangiften. U kan de formulieren verkrijgen bij de betrokken instelling van de sociale zekerheid of via uw werknemer.

Wanneer u werkt via papieren formulieren genieten u en uw werknemer niet van de talrijke voordelen die een elektronische ASR biedt, zoals: • de snellere verzending en de hogere verwerkingssnelheid; • het centrale aangiftepunt; • het hergebruik van reeds gekende gegevens uit andere aangiften (Dimona, DmfA); • de beperkte tussenkomst van uw werknemer. (1)

32

(1) Onder meer voor de sector ‘uitkeringen’ zullen de papieren formulieren immers ook rechtstreeks aan de werkgever bezorgd worden, indien zijn identiteit gekend is.

ASR

Nevendiensten Beveiligde toegang De aangiften van een sociaal risico bevatten altijd vertrouwelijke en persoonsgebonden informatie. Daarom worden de ASR-toepassingen binnen de beveiligde zone van de portaalsite van de sociale zekerheid geplaatst. Enkel werkgevers en hun dienstverleners (bv. boekhouders, sociale secretariaten) kunnen hier toegang toe krijgen. U kan: • toegang vragen voor uzelf om uw eigen aangiften te verrichten en/of uw gegevens te consulteren. In dit geval moet u een lokale beheerder aanduiden. Deze lokale beheerder kan dan aan 1 of meerdere personen van uw onderneming toegang geven. • een beroep doen op een dienstverlener om aangiften te verrichten en om uw gegevens te consulteren. - Als u aangesloten bent bij een erkend sociaal secretariaat (ESS), dan krijgt dit automatisch voor uw onderneming toegang tot de beveiligde toepassingen. In dat geval hoeft u niets extra te doen. - Indien u werkt met een andere dienstverlener, bijvoorbeeld een boekhouder, dan moet u een dienstverlener aanstellen die verantwoordelijk zal zijn voor uw onderneming. (zie verder) • een beroep doen op een dienstverlener maar er tevens voor kiezen om de beveiligde toepassingen ook zelf te gebruiken. In dit geval moet u een lokale beheerder én een dienstverlener aanstellen. (zie verder)

De lokale beheerder De lokale beheerder in uw onderneming is de persoon die optreedt als contactpersoon voor de instellingen van de sociale zekerheid. Hij • beheert de wachtwoorden; • heeft automatisch toegang tot ALLE beveiligde toepassingen (ASR, DmfA…); • is verantwoordelijk voor het gebruik en beheer van de e-Box; • kan andere personen (‘gebruikers’) toegang geven tot welbepaalde beveiligde toepassingen, documenten en taken; • zorgt ervoor dat de geconsulteerde gegevens op een veilige en goede manier worden gebruikt. Uw lokale beheerder moet verbonden zijn aan uw onderneming, wat wil zeggen dat hij onder rechtstreeks gezag moet staan. Een werknemer, zaakvoerder of bestuurder mag dus lokaal beheerder zijn; een zelfstandig medewerker of een dienstverlener niet. Om een lokale beheerder aan te duiden, moet u een formulier vervolledigen en versturen. Binnen de 10 werkdagen ontvangt u een antwoord op uw aanvraag. Het formulier vindt u op www.sociale-zekerheid.be onder ‘De onderneming’ > ‘Werkgevers RSZ’ of ‘Werkgevers RSZPPO’ > ‘Beveiligde toegang’ (in het donkergrijze menu links onderaan). Voor meer inlichtingen kan u terecht bij het Contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u, of per e-mail via [email protected].

33

ASR

Gebruikers De lokale beheerder kan in zijn onderneming ook gebruikers aanduiden. Het zijn personen die onder rechtstreeks gezag van de onderneming staan zoals de personeelsleden van de personeelsafdeling, de bestuurders of de zaakvoerders van uw onderneming. Zij behoren dus tot het bedrijf zelf. Gebruikers kunnen enkel gebruikmaken van die toepassingen op de portaalsite van de sociale zekerheid waar hun lokale beheerder ze toegang toe heeft gegeven. Om als lokale beheerder de gebruikers voor uw onderneming te beheren, surft u naar de portaalsite van de sociale zekerheid (www.sociale-zekerheid.be) en maakt u uw taalkeuze. Kies in het linkermenu ‘De onderneming’ en klik vervolgens op ‘Werkgevers RSZ’ of ‘Werkgevers RSZPPO’. Selecteer in het donkerkleurige menu onderaan de linkerbalk ‘Aanmelden’. U geeft uw gebruikersnaam en wachtwoord in en komt op uw persoonlijke introductiepagina terecht. Onder ‘Toegangsbeheer’ / ‘Gebruikers’ kiest u voor ‘Beheer van gebruikers’. Via de beheerspagina kan u nieuwe gebruikers aanmaken. U kan eveneens het wachtwoord van bestaande gebruikers wijzigen of gebruikers (de)blokkeren of verwijderen. Via ‘Wijzigen profiel’ kan u bepalen wie toegang heeft tot de e-Box en tot de afzonderlijke toepassingen op de portaalsite van de sociale zekerheid (ASR, DmfA…).

De dienstverlener U kunt kiezen het gebruik van de beveiligde toepassingen volledig toe te vertrouwen aan een externe dienstverlener waarmee u een overeenkomst hebt gesloten. Dit kan een erkend sociaal secretariaat zijn, maar bijvoorbeeld ook uw boekhouder of een andere tussenpersoon (bv. iemand die de administratie van het bedrijf doet). De dienstverlener: • heeft toegang tot ALLE beveiligde toepassingen (ASR, DmfA…) voorzien in het profiel dienstverlener; • kan gegevens consulteren en aangiftes verrichten in naam van alle werkgevers die hem/haar als dienstverlener hebben aangeduid; • kan een rechtspersoon of een natuurlijk persoon zijn (de RSZPPO staat geen natuurlijke personen als dienstverlener toe). Indien uw dienstverlener geen erkend sociaal secretariaat (ESS) is, dan dient u deze eerst aan te duiden. Hiervoor moet u een formulier vervolledigen en versturen. Het formulier vindt u op www.sociale-zekerheid.be onder ‘De onderneming’ > ‘Werkgevers RSZ’ of Werkgevers RSZPPO’ > ‘Beveiligde toegang’ (in het donkergrijze menu links onderaan). Voor meer inlichtingen kan u terecht bij het Contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u, of per e-mail via [email protected].

34

ASR

e-Box van de sociale zekerheid e-Box

De e-Box is uw gratis elektronische brievenbus voor de sociale zekerheid, die u kan terugvinden op de portaalsite www.sociale-zekerheid.be. Met de e-Box kan u de informatie-uitwisseling tussen uw onderneming en de instellingen van de sociale zekerheid digitaal laten verlopen. De e-Box vervangt de vroegere ondernemings- en persoonlijke pagina’s en biedt meer functionaliteit. Elk bedrijf dat via een lokale beheerder toegang heeft tot de beveiligde zone heeft een e-Box. Wat bevat de e-Box? In de e-Box bezorgen we u documenten die verband houden met de sociale administratie van uw onderneming, zoals bewijsstukken van aangiften, een kopie van uw personeels- of vakantiebestand, detacheringsformulieren… Via de e-Box ontvangt u ook taken: een instelling van sociale zekerheid verzoekt u een specifieke aangifte te doen of verder aan te vullen, zoals bijvoorbeeld een Aangifte Sociaal Risico. Met een muisklik kan u dan de juiste elektronische toepassing starten en kan u de aangifte meteen vervolledigen. Na het verzenden van de aangifte wordt het overzicht van de taken in uw e-Box automatisch bijgewerkt. Het systeem van taken is volledig uitgewerkt voor de toepassing van de sector uitkeringen, maar zal in de toekomst ook door andere toepassingen worden aangewend.

INSTELLINGEN VAN SOCIALE ZEKERHEID

DOCUMENTEN

TAKEN

e-Box

1

.be

Voordelen Het vervangen van papieren documenten en formulieren door een elektronische gegevensstroom zorgt voor een snellere en vlottere verwerking. U kan uw documenten bovendien eenvoudig beheren en ze zo nodig afdrukken op papier. U kan de documenten opslaan op uw eigen computersysteem en ze makkelijk in uw eigen elektronisch verwerkingssysteem opnemen. U kan er eveneens voor kiezen om ze tijdelijk te bewaren in de e-Box. Afhankelijk van de ondernemingsgrootte krijgt elke onderneming hiervoor 5 tot 50 MB opslagruimte ter beschikking. Gaat u even over uw limiet, dan verschijnt er een bericht wanneer er documenten in de wachtrij staan. Veilig De grote meerwaarde van de e-Box is de betere beveiliging. Communicatie met de diensten van de Sociale Zekerheid gaat immers over lonen en andere gevoelige persoonlijke gegevens.

35

ASR

Met de e-Box bieden wij u een beveiligd systeem aan dat enkel toegankelijk is met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Centraal daarbij staat de lokale beheerder, die het gebruik van de e-Box binnen de onderneming in goede banen leidt. Hij organiseert de toegang tot de documenten en de taken voor andere gebruikers. Per type van aangifte bepaalt hij wie waartoe toegang krijgt. Drie types e-Boxgebruikers Er zijn drie soorten e-Boxgebruikers: • de lokale beheerder kan alle documenten in de e-Box raadplegen, verwijderen en weer terugplaatsen. Hij kan bevoorrechte gebruikers en gewone gebruikers aanduiden; • bevoorrechte gebruikers kunnen documenten raadplegen, verwijderen en weer terugplaatsen. Ze kunnen dit enkel doen voor documenten die bij de toepassingen horen die ze mogen hanteren; • gewone gebruikers kunnen enkel documenten raadplegen van toepassingen die ze zelf kunnen gebruiken. Ze kunnen enkel documenten verwijderen van toepassingen die rekening houden met de identiteit van de aanvrager. Verwijderde documenten terugplaatsen kunnen ze niet. Elke gebruiker zal enkel elektronische taken ontvangen voor de toepassingen die hij van de lokale beheerder mag gebruiken. De lokale beheerder kan alle taken zien. Waar en hoe kan uw lokale beheerder van een gewone gebruiker een bevoorrechte gebruiker maken? Zie het deel over de ‘beveiligde toegang’. Hoe raadpleeg ik mijn e-Box? Ga naar de portaalsite van de sociale zekerheid (www.sociale-zekerheid.be) en maak uw taalkeuze. Kies in het linkermenu ‘De onderneming’ en klik vervolgens op ‘Werkgevers RSZ’ of ‘Werkgevers RSZPPO’, afhankelijk van uw situatie. Selecteer in het donkerkleurige menu onderaan de linkerbalk ‘e-Box’. U komt nu op de introductiepagina van de e-Box. Mailnotificatie: het e-mailadres van uw bedrijf Uw onderneming kan via e-mail op de hoogte worden gebracht telkens er een taak wordt doorgezonden naar uw e-Box. In tegenstelling tot vroeger gebeurt zo’n mailnotificatie enkel via het e-mailadres dat de lokale beheerder heeft opgegeven; net zoals er maar één postadres per onderneming is. Er zullen geen boodschappen meer verzonden worden naar de persoonlijke e-mailadressen van gewone gebruikers. Daarom is het aangewezen dat uw lokale beheerder een ‘ondernemings’-e-mailadres laat aanmaken, dat niet gebonden is aan één bepaalde werknemer. Indien gewenst kan uw lokale beheerder dit e-mailadres laten delen met een bevoorrechte gebruiker of andere gebruikers. Om van mailnotificatie gebruik te maken, dient u enkel uw e-mailadres op te geven op de portaalsite www.sociale-zekerheid.be . Surf naar www.sociale-zekerheid.be en maak uw taalkeuze. Klik op ‘De onderneming’ en selecteer dan ‘Werkgevers RSZ’ of ‘Werkgevers RSZPPO’, afhankelijk van uw situatie. Kies ‘Aanmelden’ in het donkerkleurige menu onderaan de linkerbalk. Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in. U komt nu op uw persoonlijke introductiepagina. Onder ‘Toegangsbeheer’ kiest u voor ‘Consulteren of wijzigen van overige gegevens’.

36

Geef in het scherm ‘Overige gegevens inbrengen of wijzigen’ uw e-mailadres in en klik vervolgens op ‘Bevestiging wijziging’.

ASR

Elektronische taken Door middel van een elektronische taak kan u of uw mandataris rechtstreeks gevraagd worden om een Aangifte Sociaal Risico in te vullen voor een bepaalde werknemer. Dit kan voorlopig enkel gebeuren voor enkele scenario’s (1). Het ziekenfonds van uw werknemer neemt hierbij het initiatief. Tot nu toe, bijvoorbeeld in het geval van arbeidsongeschiktheid, ontving u via uw werknemer papieren documenten om te vervolledigen. Vervolgens moest uw werknemer deze formulieren terug aan het ziekenfonds bezorgen. Dit was omslachtig en kostte veel tijd (2). Dit kan nu veel eenvoudiger. Het ziekenfonds van uw werknemer kan u vragen om een aangifte te vervolledigen door een taak in uw e-Box te deponeren (3). Uw werknemer moet dus niet meer tussenkomen. Wil u deze taak uitvoeren, dan opent u het bericht en klikt u op de opdracht. U komt dan terecht bij de toepassing. Bepaalde gegevens werden vooraf automatisch ingevuld. Dat bespaart u werk. De gegevens die uw werknemer identificeren zijn bovendien reeds gecontroleerd en dus juist. Had u de aangifte reeds spontaan verzonden, dan kan u de ontvangen taak gewoon annuleren. Na het verzenden van de aangifte wordt de lijst met taken in uw e-Box automatisch bijgewerkt. Op die manier behoudt u een overzicht. U weet steeds welke aangiften u nog moet vervolledigen. Het systeem van de elektronische taken via de e-Box laat u dus toe om uw sociale administratie op te volgen en te beheren. Om gebruik te kunnen maken van deze handige toepassing van de sociale zekerheid moet u uw e-Box aanduiden als ontvangstkanaal. U kan er ook voor kiezen om uw taken door middel van bestandsoverdracht te ontvangen. De aanvragen worden u dan toegestuurd als gestructureerde berichten. Dit doet u in de Routing-module. Zie het deel over de ‘Routing-module’ voor meer praktische informatie.

(1) Het ziekenfonds kan de werkgever of zijn mandataris voorlopig enkel de taak geven om een aangifte voor scenario 1, 2 (eerste aangifte), 5 en in sommige gevallen voor scenario 6 van de sector ‘uitkeringen’ te vervolledigen. In de toekomst kan dit uitgebreid worden naar andere scenario’s (voor andere sectoren). Voor een duidelijk overzicht van de aangiften, zie het deel ‘Inventaris’. (2) In het bijzonder indien uw werknemer: - onvrijwillig deeltijdse prestaties verricht en inkomensgarantie-uitkering (IGU) geniet; - prestaties verricht voor verschillende werkgevers. (3) Indien u werkt via bestandsoverdracht, dan kan u er ook voor kiezen om uw elektronische taken als gestructureerde berichten te ontvangen. Hiervoor is enige programmatie vereist. Voor meer informatie, zie het deel ‘Werken met gestructureerde berichten’.

37

ASR

ASR

De Routing-module Het gegevensverkeer tussen de werkgever en de instellingen van sociale zekerheid verloopt via een aantal vaste regels. De Routing-module laat toe om per aangifte-scenario waarvoor u een taak kan ontvangen (1) • de bestemmeling te bepalen; • het ontvangstkanaal te bepalen indien u de taak moet uitvoeren.

DE WERKGEVER BEHANDELT DE TAKEN ZELF

Instellingen van sociale zekerheid Dienstverlener Batch

Papieren documenten ontvangen

e-Box

Werkgever

Indien u niets verandert, zal u, via uw werknemer of rechtstreeks van het ziekenfonds van uw werknemer, papieren formulieren ontvangen. Batch

Batch

ESS

Papier

Instellingen van sociale zekerheid Dienstverlener Batch

e-Box

Werkgever

Batch

Batch

Taken ontvangen via de e-box U kan via de Routing-module aanduiden om elektronische taken in uw e-Box te ontvangen. Voor meer informatie over elektronische taken, zie het deel ‘Elektronische taken’.

ESS

Papier

Instellingen van sociale zekerheid Dienstverlener Batch

e-Box

Werkgever

38

Batch

Batch Papier

ESS

Taken ontvangen via bestandsoverdracht (batch) U kan er ook voor kiezen om uw taken door middel van bestandsoverdracht te ontvangen. De taken worden u dan toegestuurd als gestructureerde berichten. Voor meer informatie over bestandsoverdracht, zie het deel ‘Werken met gestructureerde berichten’.

(1) Dit kan enkel bij scenario’s 1, 2 (eerste aangifte) en 5 bij de uitkeringen; een aanvraag tot een aangifte van sociaal risico kan ook gebeuren voor scenario 6 van de sector uitkeringen; voor meer informatie zie het deel ‘Elektronische taken’.

ASR DE WERKGEVER BESTEEDT DE TAKEN UIT

Indien u uw taken wil uitbesteden, dan kan u ze ook automatisch toewijzen aan een mandataris: uw sociaal secretariaat (1) of aan een andere dienstverlener. U moet wel rekening houden met enkele voorwaarden: • Als u uw taken wil doorgeven aan een andere dienstverlener, dan moet u die dienstverlener eerst aangeduid hebben bij de sociale zekerheid. Voor meer informatie over het aanduiden van een dienstverlener, zie het deel ‘Beveiligde toegang’; • Uw mandataris moet eveneens bij de sociale zekerheid hebben gemeld dat hij in staat is om elektronische taken te verwerken.

Instellingen van sociale zekerheid Dienstverlener Batch

e-Box

Werkgever

Batch

Batch

Taken toewijzen aan een erkend sociaal secretariaat Indien u uw taken toewijst aan uw erkend sociaal secretariaat dan zal dat uw taken via bestandsoverdracht ontvangen, onder de vorm van gestructureerde berichten. Uw ESS kan naderhand zelf opteren om de taken in zijn e-Box te ontvangen

ESS

Papier

Instellingen van sociale zekerheid Dienstverlener Batch

e-Box

Werkgever

Batch

Batch Papier

Taken toewijzen aan een dienstverlener Indien u uw taken toewijst aan een andere dienstverlener dan zal die uw taken via bestandsoverdracht ontvangen, onder de vorm van gestructureerde berichten. Uw dienstverlener kan naderhand zelf opteren om de taken in zijn e-Box te ontvangen.

ESS

Wie heeft toegang tot de Routing-module? Enkel de lokale beheerder van uw onderneming heeft toegang tot de Routing-module. Voor meer informatie over de lokale beheerder, zie het deel ‘Beveiligde toegang’. Waar vind ik de Routing-module? Om als lokale beheerder de routing-instellingen voor uw onderneming te wijzigen, surft u naar www.sociale-zekerheid.be en maakt u uw taalkeuze. Kies in het linkermenu ‘De onderneming’ en klik vervolgens op ‘Werkgevers RSZ’ of ‘Werkgevers RSZPPO’, afhankelijk van uw situatie. Selecteer in het donkerkleurige menu onderaan de linkerbalk ‘Aanmelden’. U logt in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. U komt vervolgens op uw persoonlijke introductiepagina. Hier vindt u de ‘Routing-module’. Voor meer informatie Meer informatie over alle instellingsmogelijkheden van de Routing-module vindt u op de portaalsite www.sociale-zekerheid.be, op uw persoonlijke introductiepagina onder ‘Routing-module’ > ‘Algemene inlichtingen’. (1) Indien u uw taken zelf niet toewijst aan uw sociaal secretariaat, dan kan dat laatste deze instelling in de Routing-module ook voor u wijzigen. Gelieve hieromtrent duidelijk af te spreken met uw sociaal secretariaat.

39

ASR

De verschillende elektronische aangiften Voor de sector ‘werkloosheid’: scenario 3 scenario 6

Aangifte aanvang deeltijdse arbeid met behoud van rechten Maandelijkse aangifte van deeltijdse arbeid voor de berekening van de inkomensgarantie-uitkering

scenario 7

Maandelijkse aangifte van arbeid als werknemer tewerkgesteld in een beschermde werkplaats

scenario 8

Maandelijkse aangifte van arbeid in het kader van een activeringsprogramma

scenario 9 scenario 10

Aangifte voor het vaststellen van het recht op jeugdvakantie Maandelijkse aangifte van de uren jeugdvakantie

scenario 2 scenario 5

Jaarlijkse aangifte tijdelijke werkloosheid Maandelijkse aangifte van de uren tijdelijke werkloosheid

Beschikbaar tegen 01/07/2006 ten laatste: scenario 1 scenario 4

Aangifte einde arbeidsovereenkomst of voltijds brugpensioen / Arbeidsbewijs Aangifte halftijds brugpensioen

Voor de sector ‘beroepsziekten’: scenario 1

Gemachtigde aanvraag - verwijdering van een zwangere werkneemster - privésector

Beschikbaar vanaf 01/01/2006: scenario 1

Gemachtigde aanvraag - verwijdering van een zwangere werkneemster - met mini-DmfA privésector

Voor de sector ‘arbeidsongevallen’: scenario 1 scenario 1

Aangifte van een arbeidsongeval subrisico 2 - Vereenvoudigde aangifte van een arbeidsongeval

scenario 2

Maandelijks rapport

scenario 3

Aangifte van een werkhervatting

Beschikbaar vanaf 01/01/2006: scenario 1

40

subrisico 3 - onmiddellijke aangifte van ernstige arbeidsongevallen aan de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (WASO)

ASR

Voor de sector ‘uitkeringen’:

(voor de privé-sector en de contractuele werknemers van publieke sector onderworpen aan de RSZ of RSZPPO) Beschikbaar vanaf 01/01/2006: scenario 1

Aangifte van - arbeidsongeschiktheid - moederschapsrust - volledige werkverwijdering als maatregel inzake moederschapsbescherming - gedeeltelijke werkverwijdering als maatregel inzake moederschapsbescherming - vaderschapsverlof (art. 39, zesde lid arbeidswet van 16.3.1971) - vaderschapsverlof (art. 30, § 2 wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten) - adoptieverlof

scenario 6 Aangifte van werkhervatting scenario 7 Aanvraagformulier ASR Beschikbaar vanaf 01/04/2006: scenario 2

Maandelijkse aangifte - in geval van hervatting van aangepaste arbeid in de loop van een periode van arbeidsongeschiktheid - in geval van uitoefening van aangepaste arbeid in het kader van een maatregel inzake moederschapsbescherming - in geval voortzetting van een activiteit bij één van de twee werkgevers wanneer de werkneemster bij twee verschillende werkgevers tewerkgesteld is en slechts van het werk verwijderd wordt bij één van deze twee werkgevers

scenario 3

Attest met het oog op de vergoeding van de borstvoedingspauzes

Beschikbaar vanaf 01/10/2006: scenario 5

Aangifte van de vakantiedagen van een bediende

41

ASR

Ter Info Raadpleeg: www.sociale-zekerheid.be > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO) > Aangifte Sociale Risico’s

U vindt hier o.a. volgende items terug: • algemene informatie; • de ASR-webtoepassing; • de administratieve instructies; • technische informatie.

Met vragen kan u steeds terecht bij het Contactcenter • op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u; • via [email protected]

42

V.U.: Koen Snyders - Victor Hortaplein 11 - 1060 Brussel Ontwerp: Bureau voor Communicatie SmalS-MvM