DUNA-IPOLY NEMZETI PARK IGAZGATÓSÁG
KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT
Hatályos: 2010. április 15-től
2
Tartalomjegyzék I.
A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS HATÁLYA............................................ 4 1. 2.
A SZABÁLYZAT CÉLJA ........................................................................................................... 4 A SZABÁLYZAT HATÁLYA ..................................................................................................... 4
II. 1. 2. 3. 4. 5.
A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA, A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKE, ÉRTÉKHATÁROK 5 A KÖZBESZERZÉSEK TÁRGYA ................................................................................................ 5 KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROK.......................................................................................... 6 A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKÉNEK MEGHATÁROZÁSA ................................................................. 6 BECSÜLTÉRTÉK MEGHATÁROZÁSÁNAK SPECIÁLIS SZABÁLYAI ............................................. 6 EGYBESZÁMÍTÁSI KÖTELEZETTSÉG ....................................................................................... 8
III. 1. 2. 3.
KÖZBESZERZÉSEK TERVEZÉSE................................................................................... 9 KÖZBESZERZÉSI TERV ........................................................................................................... 9 ELŐZETES ÖSSZESÍTETT TÁJÉKOZTATÓ ............................................................................... 10 ÉVES STATISZTIKAI ÖSSZEGZÉS ........................................................................................... 10
IV. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, FELELŐSSÉGI RENDJE .................................................................................................... 12 1. 2. 3. 4. 5. 6.
ÁLTALÁNOS SZERVEZETI SZABÁLYOK ................................................................................ 12 HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ MEGBÍZÁSA........................................................ 12 AZ ÁTLÁTHATÓSÁGI MEGÁLLAPODÁS ÉS AZ ÁTLÁTHATÓSÁGI BIZTOS ................................ 13 AZ AJÁNLATKÉRŐ NEVÉBEN ELJÁRÓ ÉS AZ ELJÁRÁSBAN BEVONT SZEMÉLYEK, 13 SZERVEZETEKKEL KAPCSOLATOS SZABÁLYOK…………………………………………… 13 FELELŐSSÉGI REND ............................................................................................................. 13 DÖNTÉSHOZATAL A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN .............................................................. 14
V. EGYES ELJÁRÁSOK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI.......................................................... 15 1. 2. 3. 4. 5.
NYÍLT ELJÁRÁS ................................................................................................................... 15 A KÉT SZAKASZBÓL ÁLLÓ ELJÁRÁSOK KÜLÖNÖS SZABÁLYAI.............................................. 16 A MEGHÍVÁSOS ELJÁRÁS SZABÁLYAI .................................................................................. 17 A TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS SZABÁLYAI ................................................................................ 18 ÉPÍTÉSI BERUHÁZÁS TÁRGYÚ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK KÜLÖNÖS SZABÁLYAI............... 18
VI. AJÁNLATBONTÁS, ELBÍRÁLÁS, SZERZŐDÉSKÖTÉS................................................. 20 1. 2. 3. 4.
AJÁNLATOK, ILLETVE RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉSEK BONTÁSA ............................................ 20 AJÁNLATOK, ILLETVE RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉSEK ELBÍRÁLÁSA ....................................... 20 ELŐZETES VITARENDEZÉS ................................................................................................... 24 SZERZŐDÉSKÖTÉS ............................................................................................................... 25
3
VII. A GYORSÍTOTT ELJÁRÁSOK KÜLÖNÖS SZABÁLYAI............................................... 27 VIII. KERETMEGÁLLAPODÁSOS ÉS TERVPÁLYÁZATI ELJÁRÁSOK 1. 2.
28
KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS..................................................................................... 28 TERVPÁLYÁZATI ELJÁRÁS ................................................................................................... 28
IX. A NEMZETI ÉRTÉKHATÁROKAT ELÉRŐ ÉRTÉKŰ KÖZBESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK, EGYSZERŰ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ......... 29 1. 2. 3. 4. 5. 6.
AZ EGYSZERŰ ELJÁRÁS ALKALMAZÁSI KÖRE ...................................................................... 29 A KÖZBESZERZÉS TÁRGYAI ................................................................................................. 29 ÉRTÉKHATÁROK ................................................................................................................. 29 A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKE (BECSÜLTÉRTÉK)....................................................................... 29 A HIRDETMÉNYEK MEGKÜLDÉSE, KÖZZÉTÉTELE ................................................................. 29 AZ ÁLTALÁNOS EGYSZERŰ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS SZABÁLYAI ....................................... 30
X. KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSEK ....................................................................... 32 XI. A KÖZBESZERZÉSEK ELLENŐRZÉSE ............................................................................ 33 XII. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK NYILVÁNOSSÁGA, KÖZZÉTÉTELI KÖTELEZETTSÉGEK ÉS A DOKUMENTÁLÁS RENDJE ............................................ 34 1. 2.
A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS NYÍLVÁNOSSÁGA AZ AJÁNLATKÉRŐT TERHELŐ, KÖZZÉTÉTELI KÖTELEZETTSÉGEK RÉSZLETES SZABÁLYAI…………...…………………… 34 A DOKUMENTÁLÁSI REND RÉSZLETES SZABÁLYAI .............................................................. 36
XIII. HATÁLYBA LÉPTETŐ ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ................................................. 37 1. SZÁMÚ MELLÉKLET: KAPCSOLÓDÓ JOGSZABÁLYOK .................................................. 2. SZÁMÚ MELLÉKLET: KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROK ............................................. 3. SZÁMÚ MELLÉKLET: ÉVES KÖZBESZERZÉSI TERV ........................................................ 4. SZÁMÚ MELLÉKLET: AZ ÁTLÁTHATÓSÁGI MEGÁLLAPODÁS ÉS AZ ÁTLÁTHATÓSÁGI BIZTOS ALKALMAZÁSÁNAK RÉSZLETES SZABÁLYAI 5. SZÁMÚ MELLÉKLET: AJÁNLATI BONTÁSI JEGYZŐKÖNYV.......................................... 6/A. SZÁMÚ MELLÉKLET: BÍRÁLÓ BIZOTTSÁGI JEGYZŐKÖNYV .................................... 6/B. SZÁMÚ MELLÉKLET: BÍRÁLATI LAP ............................................................................... 7. SZÁMÚ MELLÉKLET: ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI, TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT 8. SZÁMÚ MELLÉKLET: HATÁRIDŐK ...................................................................................... 9. SZÁMÚ MELLÉKLET: TÁJÉKOZTATÓ AZ ÉPÍTTETŐI FEDEZETKEZELÉSRŐL 10. SZÁMÚ MELLÉKLET: AZ EGYSZERŰ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRSBAN A KBT. IV. FEJEZETE RÉSZEINEK KÖTELEZŐ ALKALMAZÁSA........
I.
4
I. A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS HATÁLYA 1. A szabályzat célja Jelen közbeszerzési szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy rögzítse a Duna-Ipoly Nemzeti Park Igazgatóság (továbbiakban: DINPI) közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, ezen belül különösen az eljárás során hozott döntésekért felelős személy(eke)t, illetőleg testületeket.
A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó, – a közbeszerzés tárgyát képező és kivételi körbe nem tartozó – árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, valamint szolgáltatás és szolgáltatási koncesszió megrendelésére (továbbiakban: közbeszerzés), ahol a DINPI jár el ajánlatkérőként (mint vevő, megrendelő, megbízó, stb), és a közbeszerzés értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja a közbeszerzési értékhatárokat. Ezeken felül a szabályzat hatálya szintén kiterjed a fentiek körébe nem tartozó azon beszerzésekre, melyekre a DINPI a közbeszerzés szabályait önkéntesen alkalmazza. A közbeszerzési eljárások kapcsolódó jogszabályait, a Közbeszerzések Tanácsa Elnökének tájékoztatóit, a Közbeszerzések Tanácsa Útmutatóit a Szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza.
5
II. A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA, A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKE, ÉRTÉKHATÁROK 1. A közbeszerzések tárgyai 1.1. Közösségi eljárási rendben A közbeszerzés tárgya a közösségi eljárási rendben lehet árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése, kivéve a szolgáltatási koncessziót (Kbt. 242. § (4) bekezdése). Ha a kötendő szerződés több különböző típusú, egymással szükségszerűen összefüggő tárgyat tartalmaz, akkor a szerződést a meghatározó értékű tárgy szerint kell minősíteni.
a) Árubeszerzés (Kbt. 24. §) Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy a nélkül történő – megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is.
b) Építési beruházás (Kbt. 25. §) Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről: A Kbt. 1. számú mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; Építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; Az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése.
c) Építési koncesszió (Kbt. 26. §) Az olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt.
d) Szolgáltatás megrendelése (Kbt. 27. §) A szolgáltatás megrendelése – árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő – olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérő részéről.
6
1.2. Nemzeti értékhatárt elérő értékű közbeszerzések esetén a) Árubeszerzés (Kbt. 24. §) A nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések vonatkozásában árubeszerzésnek minősül – az 1.1.a) pontban leírtakon túl – az ingatlan tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy a nélkül történő – megszerzése is az ajánlatkérő részéről (a Kbt. 242. § (2) bekezdése). Ha ezekben az esetekben a közbeszerzés értéke eléri, vagy meghaladja a közösségi értékhatárt, akkor is a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.
b) Építési beruházás (Kbt. 25. §, lásd az 1.1.b) pontban leírtak), c) Építési koncesszió (Kbt. 26. §, lásd az 1.1.c) pontban leírtak), d) Szolgáltatás megrendelése (Kbt. 27. §, lásd az 1.1.d) pontban leírtak), e) Szolgáltatási koncesszió (Kbt. 242. § (4) bekezdés) A szolgáltatási koncesszió olyan szolgáltatás-megrendelés, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása a szolgáltatás nyújtásával összefüggő hasznosítási jog meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt.
2. Közbeszerzési értékhatárok A közbeszerzési értékhatárokat a Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. Az értékhatár folyamatos figyelemmel kiséréséért és a Szabályzat 2. számú mellékletében történő átvezetéséért a DINPI Vagyonkezelési Osztályának vezetője a felelős.
2. A közbeszerzés értékének meghatározása A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, – illetőleg kínált – általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A közbeszerzés megkezdésén a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontját, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében, pedig az ajánlattételi felhívás megküldésének, illetőleg a törvényben meghatározott egyes esetekben a tárgyalás megkezdésének időpontját kell érteni. A nemzeti értékhatárokat elérő, vagy azt meghaladó értékű közbeszerzések esetén a közbeszerzések megkezdésén az egyszerű közbeszerzési eljárást megindító ajánlattételi felhívás közzétételre való feladásának vagy az ajánlattevőknek való megküldésének időpontját kell érteni. A közbeszerzések megkezdésére vonatkozó időpontok veendők figyelembe az egybeszámítás alkalmazásánál is (II./5. pont első franciabekezdés). A Kbt. előírásainak megkerülése céljából tilos a közbeszerzést részekre bontani.
3. Becsült érték meghatározásának speciális szabályai a) Az árubeszerzés vagy a szolgáltatás becsült értéke a rendszeresen, illetőleg az időszakonként visszatérően kötött szerződés esetében: - az előző költségvetési év vagy a megelőző tizenkét hónap során kötött azonos vagy hasonló tárgyú szerződés, illetőleg szerződések szerinti ellenszolgáltatás, módosítva a következő tizenkét hónap alatt várható mennyiségi és értékbeli változással, vagy
7
- az első teljesítést követő, a következő tizenkét hónap alatti vagy a tizenkét hónapnál hosszabb időre kötött szerződés, illetőleg szerződések időtartama alatti ellenszolgáltatás. b) Az árubeszerzés vagy a szolgáltatás becsült értéke olyan szerződés esetében, amely vételi jogot is tartalmaz, a vételárral együtt számított legmagasabb ellenszolgáltatás. c) Ha a szerződés árubeszerzést és szolgáltatás-megrendelést is magában foglal, a becsült érték megállapításakor az árubeszerzés és a szolgáltatás becsült értékét egybe kell számítani. Úgyszintén be kell számítani adott esetben az árubeszerzés becsült értékébe a beállítás és üzembe helyezés becsült értékét is. d) Az árubeszerzés becsült értéke olyan szerződés esetében, amelynek tárgya dolog használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzése: határozott időre, egy évre vagy annál rövidebb időre kötött szerződés esetén a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás; az egy évnél hosszabb időre kötött szerződés esetén, pedig a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás, beleértve a becsült maradványértéket is; határozatlan időre kötött szerződés esetén, vagy ha a szerződés időtartama kétséges, a havi ellenszolgáltatás negyvennyolcszorosa. e) A szolgáltatás becsült értéke olyan szerződés esetében, amely nem tartalmazza a teljes díjat: határozott időre, négy évre vagy annál rövidebb időre kötött szerződés esetén a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás; határozatlan időre kötött szerződés vagy négy évnél hosszabb időre kötött szerződés esetén a havi ellenszolgáltatás negyvennyolcszorosa. f) A szolgáltatás becsült értékének megállapításakor figyelembe kell venni - biztosítási szerződés esetében a fizetendő biztosítási díjat és egyéb ellenszolgáltatásokat; - banki és egyéb pénzügyi szolgáltatás esetében a díjat, jutalékot, kamatot és egyéb ellenszolgáltatásokat; - a tervezést is magában foglaló szolgáltatás esetében a fizetendő díjat vagy jutalékot és egyéb ellenszolgáltatásokat. g) Ha a szolgáltatás több részből áll, illetőleg több szerződés alapján kerül teljesítésre, mindegyik rész becsült értékét egybe kell számítani. h) Az építési beruházás becsült értéke megállapításakor a több év alatt megvalósuló építési beruházás esetében a teljes beruházásért járó ellenszolgáltatást kell számítani. i) Ha az építési beruházás több részből áll, illetőleg több szerződés alapján kerül teljesítésre, mindegyik rész becsült értékét egybe kell számítani. j) Az építési beruházás becsült értékébe be kell számítani a megvalósításához szükséges, az ajánlatkérő által rendelkezésre bocsátott áruk, illetőleg szolgáltatások becsült értékét is. k) Az építési beruházás megvalósításához nem szükséges árubeszerzés, illetőleg szolgáltatás becsült értékét az építési beruházás becsült értékébe nem lehet beszámítani azzal a céllal, hogy ilyen módon megkerüljék e törvény alkalmazását ezen árubeszerzésre, illetőleg szolgáltatás megrendelésére.
8
l) A keretmegállapodás becsült értéke a megállapodás alapján az adott időszakban kötendő szerződések becsült legmagasabb összértéke. m) A dinamikus beszerzési rendszer alkalmazása esetén a közbeszerzés becsült értéke a rendszer alapján az adott időszakban kötendő szerződések becsült legmagasabb összértéke.
4. Egybeszámítási kötelezettség A becsült érték kiszámítása során mindazon közbeszerzés tárgyának értékét egybe kell számítani, amelyek - beszerzésére egy költségvetési évben vagy tizenkét hónap alatt kerül sor, és - beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, és - rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg.
9
III. KÖZBESZERZÉSEK TERVEZÉSE 1. Közbeszerzési terv 1.1. Közbeszerzési terv összeállítása és módosítása A DINPI tárgyévre tervezett közbeszerzéseiről a tárgyi költségvetési év április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az elfogadott éves intézményi pénzügyi terv/költségvetési előirányzat figyelembevételével, és a szervezeti egységek előzetes igénybejelentése alapján. A Vagyonkezelési Osztály minden év február 28-ig körlevelet küld az egyes szervezeti egységeknek az éves beszerzési igényeik összeállítására. A szervezeti egységek március 15-ig megküldik beszerzési igényeiket a Vagyonkezelési Osztály részére, amelyek alapján a Vagyonkezelési Osztály összeállítja a közbeszerzési terv tervezetét. A Vagyonkezelési Osztály március 20-ig a közbeszerzési terv tervezetét átadja a gazdasági igazgatóhelyettesnek előzetes felülvizsgálatra. A gazdasági igazgatóhelyettes a közbeszerzési terv tervezetével kapcsolatos észrevételét március 25-ig átadja a Vagyonkezelési Osztály részére. A Vagyonkezelési Osztály az észrevételeket egyezteti az egyes érdekelt szervezeti egységekkel és április 5-ig a közbeszerzési tervet véglegesíti és átadja a gazdasági igazgatóhelyettesnek. A közbeszerzési tervet az igazgató április 14-ig jóváhagyja. A közbeszerzési tervet április 15-étől számítva 5 munkanapon belül közzé kell tenni a honlapon, amelynek végrehajtásáért a Vagyonkezelési Osztály vezetője felel. A közbeszerzési terv elkészítése előtt lehetséges közbeszerzési eljárás indítása, amelyet a tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A tervben nem szereplő közbeszerzésekre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésekre vonatkozó eljárást is le lehet folytatni, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merül fel. Ilyenkor a tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva annak indoklását is. A közbeszerzési terv módosításáért, aktualizálásáért annak készítője felel. A módosított közbeszerzési tervet a gazdasági igazgatóhelyettes előterjesztése alapján az igazgató minden negyedév utolsó hónapja 25-éig jóváhagyja. A jóváhagyott módosított közbeszerzés tervet 5 munkanapon belül – az eredeti közbeszerzési terv helyett – a honlapon közzé kell tenni. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. A közbeszerzési terv alkalmazandó mintáját a Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza.
1.2. A közbeszerzési terv megőrzése és megküldése Az elkészült közbeszerzési tervet az érintett évet követő 5 évig meg kell őrizni. A megőrzési idő meghosszabbításáról az igazgató jogosult határozni. A közbeszerzési terv megőrzéséért a Vagyonkezelési Osztály vezetője a felelős. A közbeszerzési terv megküldése a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szerveknek kifejezetten erre vonatkozó kérésére kötelező. Ilyenkor a terv megküldése, a Vagyonkezelési
10
Osztály vezetőjének a feladata. A megküldött terv időközbeni változása esetén újbóli megküldés szükséges, amelyért szintén a Vagyonkezelési Osztály vezetője a felelős.
2. Előzetes összesített tájékoztató 2.1. Előzetes összesített tájékoztatót lehet készíteni, amennyiben az adott évre (illetve a következő legfeljebb 12 hónapra) tervezett (a kivételi körbe nem tartozó és a közösségi értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű) közbeszerzések tárgyankénti (árubeszerzés, a Kbt. 3. számú melléklete szerinti szolgáltatás megrendelés) összértéke a Szabályzat 2. számú melléklete I. pontjában meghatározott összeghatárokat eléri, vagy meghaladja. A tájékoztató a közbeszerzés tárgyaiként külön-külön, vagy egyben is elkészíthető. Az előzetes összesített tájékoztató elkészítésének szükségességéről a Vagyonkezelési Osztály javaslatára a gazdasági igazgatóhelyettes előterjesztése alapján az igazgató dönt. 2.2. Az előzetes összesített tájékoztató elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a közbeszerzési eljárások keretében megjelenő hirdetmények közzétételére használandó szabványos űrlapok létrehozásáról szóló 2005. szeptember 7-i 1564/2005/EK bizottsági rendelet I. számú melléklete tartalmazza. 2.3. Az előzetes összesített tájékoztatót – az igazgató döntése alapján - a tárgyév március 31. napjáig kell elkészíteni, majd jóváhagyásra az igazgatónak átadni. Az előzetes összesített tájékoztató elkészítéséért és az értékhatárok, illetve az érintett nyomtatvány változásainak figyelemmel kíséréséért a Vagyonkezelési Osztály vezetője a felelős. A jóváhagyott előzetes összesített tájékoztatót, a tárgyév április 15. napjáig meg kell küldeni közzétételre a Közbeszerzések Tanácsán keresztül az Európai Unió Hivatalos Lapjának. Az összegzés megküldéséért a Vagyonkezelési Osztály vezetője a felelős. Előzetes összesített tájékoztató készíthető a tervezett építési beruházás lényeges jellemzőiről, feltételeiről, ha az építési beruházás becsült értéke eléri, vagy meghaladja az építési beruházásra irányadó közösségi értékhatárt. Amennyiben az igazgató döntése alapján előzetes összesített tájékoztató készül, azt a tervezett építési beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követően kell elkészíteni. 2.4. A hirdetmény honlapon történő közzétételére a hirdetménynek az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatala részére elektronikus úton történő feladását követően – 5 munkanapon belül - kerülhet sor, amelynek megtörténtéért a Vagyonkezelési Osztály vezetője a felelős.
3. Éves statisztikai összegzés 3.1. Az egy költségvetési év alatt lefolytatott közbeszerzésekről éves statisztikai összegzést kell készíteni. 3.2. Az éves statisztikai összegzés elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a 5/2009. (III. 31) IRM rendelet 9. számú melléklete tartalmazza. Az éves statisztikai összegzés készítéséhez a Közbeszerzések Tanácsának Elnöke minden évben tájékoztatót bocsát ki.
11
3.3. Az éves összegzés elkészítéséért és az érintett nyomtatvány változásainak figyelemmel kíséréséért a Vagyonkezelési Osztály vezetője a felelős. Az éves statisztikai összegzést, a tárgyévet követő év április 30. napjáig a Vagyonkezelési Osztály készíti el a szakmai osztályok bevonásával. Az éves statisztikai összegzést az igazgató hagyja jóvá. 3.4. Az elfogadott éves statisztikai összegzést, a tárgyévet követő év május 31. napjáig meg kell küldeni a Közbeszerzések Tanácsának. A megküldésért a Vagyonkezelési Osztály vezetője a felelős.
12
IV. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, FELELŐSSÉGI RENDJE 1. Általános szervezeti szabályok 1/a. A DINPI közbeszerzési tevékenységének irányításáért a gazdasági igazgatóhelyettes a felelős. Ő irányítja az intézmény beszerzéseit, felügyeli a közbeszerzési folyamatokat, meghatározza és biztosítja az egyes beszerzések pénzügyi fedezetét, irányítja a beszerzésben résztvevőket, valamint ellátja az egyéb hozzá rendelt feladatokat. 1/b. Az egyes közbeszerzési eljárások során a DINPI (mint ajánlatkérő) képviseletében eljáró, és abban az intézményt képviselő személy kiválasztásáról az igazgató dönt. A kijelölés, és annak elfogadása írásban kell, hogy megtörténjen. Az így kijelölt személy (továbbiakban: Eljárásért Felelős) feladata az intézmény adott közbeszerzési eljárásának előkészítése, lebonyolítása és lezárása, úgymint: döntés az alkalmazandó eljárás-típusról, a hirdetmény, és a dokumentáció előkészítése vagy jóváhagyása, az előírt közzététel elvégzése, az eljárásba bevonandó személyek kiválasztása, a bíráló bizottság munkájának figyelemmel kísérése, a végső döntés meghozatala, a szerződéskötések előkészítése, a teljesítések/szállítások felügyelete, az eljárás dokumentálása, a közbeszerzés lefolytatása után összegzések, tájékoztatók és beszámolók elkészítése, szabálytalanság észlelése esetén az 1/a. pontban megjelölt vezető értesítése, valamint a jelen szabályzatban előírt egyéb feladatok elvégzése.
2. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó megbízása Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, az igazgató a közbeszerzés előkészítésére és lebonyolítására, illetve az abban való részvételre külső személyt/szervezetet (pl. hivatalos közbeszerzési tanácsadót) kérhet fel. A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetében hivatalos közbeszerzési tanácsadó (Kbt. 11. §) bevonása kötelező, figyelembe véve egyben a Kbt. 10. § (1) és (2) bekezdése szerinti követelményeket. Az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzéseknél, amennyiben a beszerzés becsült értéke a közösségi értékhatárt elérte vagy meghaladta, független hivatalos közbeszerzési tanácsadót kell bevonni. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó közbeszerzés útján történő kiválasztására csak akkor kerül sor, ha az ellenszolgáltatás összege eléri, vagy meghaladja a közösségi értékhatárt. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó alkalmazása megbízási szerződés alapján történik. A kiválasztott hivatalos közbeszerzési tanácsadóval kötendő szerződésnek tartalmaznia kell, hogy a tanácsadó által kiállított megfelelőségi igazolás tanúsítja, hogy a felülvizsgált dokumentumok teljes körűen megfelelnek a közbeszerzésekre vonatkozó hatályos jogszabályoknak, továbbá hogy a hivatalos közbeszerzési tanácsadó a tevékenysége körében okozott kárt a Ptk. rendelkezései szerint köteles megtéríteni. A megfelelőségi igazolással ellátott felhívás és dokumentáció tartalmának jogszerűségéért a hivatalos közbeszerzési tanácsadó felel. Hivatalos közbeszerzési tanácsadóként nem járhat el az, aki az adott eljárásban átláthatósági biztosként jár el.
13
3. Az átláthatósági megállapodás és az átláthatósági biztos A Kbt. 11/A. § (1)-(9) bekezdése az átláthatósági megállapodás és az átláthatósági biztos törvényi szabályozását foglalja magában. Az átláthatósági megállapodással és az átláthatósági biztossal kapcsolatos részletes szabályozást a Kbt. végrehajtására jövőben kiadandó jogszabály fogja tartalmazni. A fenti törvényi rendelkezés alkalmazására a végrehajtási rendelet kiadását követően nyílik lehetőség. Az átláthatósági megállapodással és az átláthatósági biztossal kapcsolatos DINPI-t érintő szabályozást a Szabályzat 4. számú melléklete tartalmazza.
4. Az ajánlatkérő nevében eljáró és az eljárásba bevont személyekkel, szervezetekkel kapcsolatos szabályok 3.1. A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában a DINPI, mint ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, illetőleg szervezeteknek megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi – szakértelemmel kell rendelkezniük. 3.2. A DINPI nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont szervezet akkor felel meg az előző pontban (3.1. pont) foglalt követelménynek, ha a tevékenységében személyesen közreműködő tagjai, munkavállalói, illetőleg a DINPI-vel kötött tartós polgári jogi szerződés alapján a DINPI javára tevékenykedők között legalább egy olyan személy van, aki megfelelő szakértelemmel rendelkezik. 3.3. A DINPI – minden eljárás esetén – az ajánlatok elbírálására legalább háromtagú bírálóbizottságot hoz létre, amely részt vesz az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontásában, az ajánlatok bírálatában, vizsgálja az ajánlatok érvényességét, valamint az érvényes ajánlatokról írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a DINPI (mint ajánlatkérő) nevében a közbeszerzési eljárást, lezáró döntést meghozó vezető (lásd 5. pontban) részére. 3.4. Az ajánlatok bontásáról jegyzőkönyvet kell készíteni a Szabályzat 5. számú mellékletében foglalt tartalommal. 3.5. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni a Szabályzat 6/a. számú mellékletben közölt minta alapján. A minta adattartalma és terjedelme szabadon bővíthető. A jegyzőkönyv részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai is, melynek mintája a Szabályzat 6/b. számú mellékletben található. 3.6. A bírálóbizottság tagjaira a gazdasági igazgatóhelyettes tesz javaslatot az igazgató felé, aki dönt a bizottsági tagok számáról és személyéről, valamint az elnök személyéről. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó felkérése esetén szintén az igazgató dönt arról, hogy a hivatalos közbeszerzési tanácsadó részt vesz-e a bírálóbizottság munkájában. A bírálóbizottsági tagoknak, továbbá a közbeszerzési eljárás előkészítésében és lebonyolításában résztvevő szakértő(k)nek – a felkérés elfogadása esetén – a Szabályzat 7. számú mellékletének megfelelő nyilatkozattal kell biztosítani az összeférhetetlenséget és a titoktartási kötelezettséget. Amennyiben a bírálóbizottság tagja, valamint a közbeszerzési eljárás előkészítésében és lebonyolításában résztvevő szakértő(k) esetén felmerülhet az összeférhetetlenség kérdése, valamely potenciális ajánlattevővel (gazdálkodó szervezettel) szemben, úgy az érintett kötelessége, hogy távolmaradási nyilatkozatot szerezzen be a potenciális ajánlattevőtől (gazdálkodó szervezettől), a Kbt. 10. § (7) bekezdése szerint.
14
5. Felelősségi rend A DINPI-nél, minden eljárással kapcsolatban kötelező meghatározni a közbeszerzési eljárásai? előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai? dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek körében különösen meg kell határozni az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket. A felelősségi rend - a Szabályzatban foglaltak betartásával - az eljárással kapcsolatos konkrét személyi felelősséget tartalmazza. Az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségét ellenjegyzésével kell igazolni. Az eljárást megindító hirdetmény ellenjegyzését - minden esetben - az eljárásban kijelölt, vagy felkért közbeszerzési szakértő végzi. Amennyiben az eljárásban a közbeszerzési szakértelmet a hivatalos közbeszerzési tanácsadó biztosítja, úgy a hirdetmény ellenjegyzését a hivatalos közbeszerzési tanácsadónak kell megadni (megfelelőségi igazolás). A közbeszerzési eljárást, megindító hirdetményt nem lehet ellenjegyezni, ha az sérti a közbeszerzésre, illetőleg a közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályokat. Az eljárást megindító hirdetmény ellenjegyzése nélkül a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.
6. Döntéshozatal a közbeszerzési eljárásban A DINPI-nél az adott közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatalára – a bírálóbizottság javaslata alapján – az igazgató jogosult, a VI. fejezetben leírtak betartásával.
15
V. EGYES ELJÁRÁSOK ÁLTALÁNOS SZABÁLY Az eljárások általános szabályai a közösségi eljárási rend eljárásai rendszerében kerül bemutatásra.
1. Nyílt eljárás Nyílt eljárás az ajánlatkérő elhatározása alapján, szabadon választható. 1.1. Nyílt eljárás felhívással indul, amelyet az ajánlatkérő hirdetmény útján – elektronikusan köteles közzétenni. (Az elektronikus közzétételhez szükséges tanúsítványt minden évben - a tanúsítvány lejárta előtt egy héttel – a Közbeszerzések Tanácsa Szerkesztőbizottságánál meg kell hosszabbítani. A tanúsítvány időben történő meghosszabbításáról a vagyonkezelési osztályvezető gondoskodik.) A felhívásnak tartalmaznia kell a Kbt. szerinti kötelező elemeket. A közbeszerzési eljárásokban alkalmazandó minimum határidőket a Szabályzat 8. sz. melléklete tartalmazza. A közösségi eljárási rendben alkalmazandó hirdetménymintát a 2005. szeptember 7-i 1564/2005/EK bizottsági rendelet II. számú melléklete tartalmazza. Az ajánlati felhívás és a hozzá tartozó dokumentáció teljes körű összeállítása, valamint a felhívás közzétételre történő megküldése az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) személy feladata. Az ajánlati felhívás közzétételre történő megküldését az igazgató hagyja jóvá. A jóváhagyó ellenőrzi, hogy a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyek és a közbeszerzés megvalósításához szükséges anyagi fedezet rendelkezésre állnak-e. Az engedélyek nélkül, illetve az anyagi fedezet valószínűsíthető hiányában (kivéve támogatásra irányuló igény benyújtása esetén) az eljárás megkezdése (azaz a felhívás feladása) nem engedélyezhető. 1.2. Amennyiben a közbeszerzési műszaki leírás elkészítéséhez az ajánlati felhívást/dokumentációt készítő személynek a szakmai ismerete nem elegendő, akkor jogosult megfelelő szakértelemmel rendelkező – a DINPI-n belüli vagy kívüli – személyt bevonni. Az így bevont személyekkel kapcsolatban a Kbt. 10. § szerinti kizáró okokat vizsgálni kell, és az összeférhetetlenség alóli mentesülésről írásban nyilatkozni kell, a Szabályzat 7. számú melléklete szerint. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos nyilatkozathoz - a Kbt. 10. § (2) vagy (4) bekezdés szerinti esetben - csatolni kell az érintett érdekelt gazdálkodó szervezet nyilatkozatát (távolmaradási nyilatkozatát) arról, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként vagy alvállalkozóként. Külső szakértő felkérése esetén szintén írásbeli megbízás szükséges, ahol megbízóként a DINPI közbeszerzési tevékenységének irányításáért felelős személy (IV./1/a. pont) szerepel. 1.3. A közbeszerzésekkel kapcsolatos hirdetményeket, elektronikusan, a közösségi értékhatárokat elérő közbeszerzésekre vonatkozóan – a Közbeszerzések Tanácsán keresztül – az Európai Unió Hivatalos Lapjában és a hirdetmények elektronikus napilapjában. A hirdetmények közzététele (feladása) a 34/2004. (III.12.) Korm. rendelet szerint történik. 1.4. A közzététellel kapcsolatos (szerkesztési-, ellenőrzési-, stb.) díjak megfizetése az elektronikusan történő hirdetmény feladását követően, az Eljárás Felelősének (IV./1/b. pont) kezdeményezésére, a közbeszerzések irányításáért felelős (IV./1/a. pont) utalványozása/utaltatása
16
révén történik, a 34/2004. (III.12.) Korm. rendeletben meghatározott módon, és az ott feltüntetett bankszámlára. Az ajánlati/ajánlattételi felhívás feladásakor, a kérelem egyéb rovatában minden esetben fel kell tüntetni a következőket: „Ajánlatkérő díjbekérőt kér! A díjbekérőt SÜRGŐSEN faxon (+36 1 200 1168) és a 1525 Budapest, Pf.: 86. levelezési címre kell megküldeni. Számlázási cím: 2509 Esztergom, Strázsa-hegy. A megküldött díjbekérő alapján, a feladási adatlapon feltüntetett (szerkesztési-, ellenőrzési-, stb.) díjat át kell utalni. A befizetést igazoló hiteles bizonylat másolatát faxon (+36 1 336 7751, vagy +36 1 336 7778) kell megküldeni a Közbeszerzések Tanácsa Szerkesztőbizottsága részére, a bizonylaton feltétlen fel kell tüntetni a hirdetmény iktatószámát. 1.5. Amennyiben DINPI ajánlati biztosíték teljesítését írta elő, úgy a teljesítésre megadott bankszámla száma 10032000 — 01711813 kell, hogy legyen. Ilyenkor az ajánlatot csak azon ajánlattevőktől lehet érvényesnek tekinteni, amely az ajánlathoz mellékeli a rendelkezésre bocsátást bizonyító dokumentum másolatát. Ugyanez a bankszámla tüntetendő fel az esetleges dokumentáció költségének megfizetésére is. 1.6. A nyílt eljárás szabályait a Kbt. 48. §-99/A §-ai rögzítik.
2. A két szakaszból álló eljárások közös szabályai 2.1. Két szakaszból áll a meghívásos és a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás. Az ilyen eljárás első – részvételi – szakaszában a DINPI nem kérhet, a részvételre jelentkező, pedig nem tehet ajánlatot. A részvételi szakaszban a DINPI a jelentkezőnek a szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, illetőleg alkalmatlanságáról dönt. 2.2. A részvételi szakasz a részvételi felhívással indul. A részvételi felhívás tartalmát, kötelező elemeit a Kbt. 101.§-a határozza meg. A felhívás kötelezően alkalmazandó mintáját a 2005. szeptember 7-i 1564/2005/EK bizottsági rendelet ide vonatkozó melléklete tartalmazza. 2.3. Az egyes eljárásokban, a részvételi felhívásban a részvételi jelentkezés határideje nem határozható meg a Szabályzat 8. számú mellékletében rögzítettnél rövidebb időtartamban. 2.4. A részvételi felhívás teljes körű összeállítása, közzétételre történő megküldése az Eljárásért Felelős (IV./ 1/b. pont) személy feladata. A hirdetmény közzétételét az igazgató hagyja jóvá. 2.5. A részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A részvételi jelentkezések bontásának feladata a bírálóbizottság elnöke által kijelölt bontóbizottság feladata. A bontás mindaddig tart, amíg, a határidő lejártáig benyújtott összes részvételi jelentkezés felbontásra nem kerül. A részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről – a Szabályzat 5. melléklete szerinti minta értelemszerű alkalmazása alapján – jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított öt napon belül meg kell küldeni az összes jelentkezőnek. A jegyzőkönyv elkészítéséért és az összes jelentkező részére történő megküldéséért – az Eljárás Felelősének (IV./1/b. pont) ellenőrzése mellett – a bírálóbizottság elnöke felelős. 2.6. A részvételi jelentkezéseket a lehető legrövidebb időn belül kell elbírálni és azt követően a részvételi szakasz eredményét vagy eredménytelenségét kihirdetni. A részvételi szakasz eredményét
17
legkésőbb a Szabályzat 8. számú melléklete szerinti időn belül, a részvételi felhívásban meghatározott eredményhirdetési időpontban nyilvánosan kell kihirdetni. 2.7. A részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor az 5/2009. (III. 31.) IRM rendelet 8. számú melléklete szerinti minta alapján írásbeli összegzést kell készíteni a részvételi jelentkezésről, amelyben meg kell állapítani a szerződés teljesítésére alkalmas, illetve alkalmatlan részvételre jelentkezőket, az utóbbiakat az alkalmassági minimum követelmények alapján részletesen indokolni szükséges. Az írásbeli összegzést az eredményhirdetésen jelen lévő jelentkezőknek át kell adni, a távollévő jelentkezőknek pedig, az eredményhirdetést napján, az eredményhirdetést követően haladéktalanul faxon, vagy elektronikus úton meg kell küldeni. Az írásbeli összegzést a Közbeszerzések Tanácsának is meg kell küldeni az eredményhirdetés napján. Az írásbeli összegzés elkészítéséért, a jelenlévő jelentkezők részére történő átadásáért, a távollévő jelentkezők részére, valamint a Közbeszerzések Tanácsának megküldéséért az Eljárás Felelőse (IV./1/b pont) felel. 2.8. Ha a részvételi szakasz eredményes, az eredményhirdetéstől számított öt munkanapon belül az alkalmasnak minősített jelentkezőknek az írásbeli ajánlattételi felhívást egyidejűleg meg kell küldeni. (Keretszám meghatározása esetén, a keretszámnak megfelelő ajánlattevő részére.) Az ajánlatételi felhívás és a dokumentáció elkészítéséért, valamint megküldéséért szintén az adott Eljárás Felelőse (IV./1/b pont) felel. Az ajánlattételi határidő nem határozható meg a Szabályzat 8. számú mellékletében rögzítettnél rövidebb időtartamban. 2.9. Amennyiben a műszaki leírás elkészítéséhez az ajánlattételi felhívást/dokumentációt készítő személynek a szakmai ismerete nem elegendő, akkor jogosult megfelelő szakértelemmel rendelkező – a DINPI-n belüli vagy kívüli – személyt bevonni. Az így bevont személyekkel kapcsolatban a Kbt. 10. § szerinti kizáró okokat vizsgálni kell, és az összeférhetetlenség alóli mentesülésről írásban nyilatkozni kell, a Szabályzat 7. számú melléklete szerint. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos nyilatkozathoz - a Kbt. 10. § (2) vagy (4) bekezdés szerinti esetben - csatolni kell az érintett érdekelt gazdálkodó szervezet nyilatkozatát (távolmaradási nyilatkozatát) arról, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként vagy alvállalkozóként. Külső szakértő felkérése esetén szintén írásbeli megbízás szükséges, ahol megbízóként a DINPI közbeszerzési tevékenységének irányításáért felelős személy (IV./1/a. pont) szerepel. 2.10. A két szakaszból álló eljárások közös szabályait a Kbt. 100. §-121. §-ai rögzítik.
3. A meghívásos eljárás szabályai 3.1. A meghívásos közbeszerzési eljárási típus szabadon alkalmazható. A meghívásos eljárás alkalmazásáról az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) személy jogosult dönteni. 3.2. A meghívásos eljárás ajánlattételi szakaszában az ajánlattételi határidő nem határozható meg a Szabályzat 8. számú mellékletében rögzítettnél rövidebb időtartamban. 3.3. Amennyiben a DINPI meghatározza az ajánlattevők keretszámát, akkor a keretszámnak legalább 5 ajánlattevőt kell magában foglalnia. A keretszámnak igazodni kell a közbeszerzés tárgyához, és minden körülmény között biztosítania kell a valódi versenyt. Ha a DINPI keretszámot határozott meg, akkor a keretszámot és az alkalmas jelentkezők közti rangsorolás módját már a részvételi felhívásban meg kell adni.
18
Keretszám alkalmazásáról, és a keretszám meghatározásáról az Eljárásért Felelős (IV./1/b pont) személy dönt. Az Eljárásért Felelős (IV./1/b pont) felel a szükséges információknak a részvételi felhívásban történő közléséért is. 3.4. A meghatározott ajánlattevői keretszámnak megfelelően kiválasztott jelentkezőket egyidejűleg, közvetlenül, írásban kell felhívni ajánlattételre, amennyiben ezt az alkalmasnak minősített jelentkezők száma lehetővé teszi. Amennyiben a DINPI nem határozott meg keretszámot, az összes alkalmas jelentkezőt fel kell hívni ajánlattételre. Az ajánlattételre történő felhívás elkészítéséért és az érintetteknek történő megküldéséért szintén az Eljárásért Felelős (IV./1/b pont) személy felel. 3.5. A meghívásos eljárás szabályait a Kbt. 122. § - 122. §-ai szabályozzák.
4. A tárgyalásos eljárás szabályai 4.1. Tárgyalásos eljárást csak abban az esetben lehet alkalmazni, ha azt a törvény kifejezetten megengedi. A tárgyalásos eljárás hirdetmény közzétételével vagy a nélkül indulhat. Hirdetmény közzétételével induló tárgyalás alkalmazásának feltételeit a Kbt. 124. § (2) bekezdése, a hirdetmény közzététele nélkül induló (hirdetmény nélküli) tárgyalásos eljárás alkalmazásának feltételeit a Kbt. 125. § (1)-(6) bekezdése határozza meg. A fenti körülmények vizsgálatára, és tárgyalásos eljárás elrendelésére az Eljárásért Felelős személy (IV./1/b. pont) jogosult, a közbeszerzések irányításáért felelős személy (IV./1/a pont) jóváhagyása esetén. 4.2. A tárgyalásos eljárásra a nyílt eljárás szabályait, illetőleg a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás esetében a két szakaszból álló eljárás szabályait is megfelelően kell alkalmazni. 4.3. A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megkezdése napján – faxon, vagy elektronikus úton, vagy közvetlenül – be kell nyújtani a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetek (személyek) nevéről, címéről (székhelyéről, lakhelyéről), valamint a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást. A tájékoztatás elküldése az Eljárásért Felelős személy (IV./1/b pont) feladata. 4.4. A tárgyalásos eljárás szabályait a Kbt. 124. § - 135. §-sok taglalják.
5. Építési beruházás tárgyú közbeszerzési eljárások különös szabályai 5.1. Az építési beruházásokkal kapcsolatos eljárásoknál, az építési beruházások közbeszerzésekkel kapcsolatos részletes szabályairól szóló 162/2004. (V. 21.) Korm. rendeletben foglalt követelményeket (különös tekintettel a 8. §, 8/A. § és a 8/B. §-okra) alkalmazni kell az ajánlati/ajánlattételi felhívás és dokumentáció összeállításánál. 5.2. A 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet alapján a DINPI építési beruházásokkal kapcsolatos közbeszerzési eljárásai előkészítésének megindításakor a fedezetkezelővel (a MÁK-kal) való kapcsolatfelvételért, és a vele megkötendő szerződés tervezetének elkészítéséért a DINPI gazdasági
19
igazgatóhelyettese a felelős. Az építtetői fedezetkezelésről szóló tájékozatót a Szabályzat 9. sz. melléklete tartalmazza. 5.3. A közbeszerzési Eljárásért Felelős köteles gondoskodni arról, hogy az ajánlati dokumentációba a szerződéstervezet mellékleteként beépüljön a fedezetkezelővel megkötendő megbízási szerződés tervezete. Az eljárás tárgyára vonatkozó építési (vállalkozási) szerződés megkötésének feltétele a Fedezetkezelővel (MÁK) a megbízási szerződés létrejötte. A Fedezetkezelővel (MÁK) megkötésre kerülő megbízási szerződésben meg kell nevezni a kivitelezőt (vállalkozót) és az építési beruházás műszaki ellenőrét.
20
VI. AJÁNLATBONTÁS, ELBÍRÁLÁS, SZERZŐDÉSKÖTÉS 1. Ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések bontása 1.1. Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések (2 szakaszból álló eljárásoknál) felbontásával, minősítésével, elbírálásával kapcsolatos feladatok ellátására a IV. fejezet 3.3. pontja szerinti bírálóbizottságot kell létrehozni. Amennyiben a közbeszerzés tárgya, jellege, bonyolultsága indokolja, az ajánlatok szakmai minősítésére szakértői bizottság is létrehozható. Ez esetben a bírálóbizottság elnöke gondoskodik a bizottságok tevékenysége és kapcsolattartása koordinációjáról. 1.2. A bírálóbizottság tagjainak kiválasztásánál fokozottan be kell tartani a Kbt.-nek a szakértelemre és az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályait (lásd a IV. fejezet 3.1. és 3.6. pontok). A bizottsági tagoknak írásban nyilatkozni kell arról, hogy megfelelnek az előírásoknak, azaz nem áll fenn összeférhetetlenség (Szabályzat 7. számú melléklete). 1.3. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontását a bontóbizottság végzi, a Kbt. 79-80., és a 109-110. §-ai szerint. Az ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok bontását az ajánlattételi/részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A bontás addig tart, amíg, a határidő lejártáig benyújtott összes ajánlat/részvételi jelentkezés felbontásra nem kerül. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontásakor ismertetni kell az ajánlattevők/részvételre jelentkezők nevét, székhelyét, illetve ajánlat esetében az ajánlatnak a bírálati szempontok szerint értékelésre kerülő főbb adatait. 1.4. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A Szabályzat 5. számú melléklete az ajánlatok bontásakor alkalmazandó mintát tartalmazza. Részvételi jelentkezések bontási jegyzőkönyvénél a Szabályzat 5. számú mellékletét értelemszerűen kell alkalmazni. A bontási jegyzőkönyvet legkésőbb 5 napon belül meg kell küldeni az ajánlattevők részére. A DINPI gyakorlatában törekedni kell arra, hogy a bontási jegyzőkönyv a bontást követően mielőbb elkészüljön és a bontási jegyzőkönyv faxon (e-mailen) megküldésre kerüljön az ajánlattevők részére. A bontási jegyzőkönyvet postai úton (tértivevénnyel) is meg kell küldeni az ajánlattevőknek. Amennyiben tárgyalásos eljárásra kerül sor, úgy a bontási jegyzőkönyvet - a tárgyalást megelőzően - faxon (e-mailen) meg kell küldeni az ajánlattevők részére. A bontásról készült jegyzőkönyv elkészítéséért és ajánlattevők részére történő megküldéséért – az Eljárás Felelősének (IV./1/b pont) az ellenőrzése mellett – a bírálóbizottság elnöke felelős.
2. Ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések elbírálása 2.1. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések elbírálását a bírálóbizottság végzi, a Kbt. 81-92/A., és a 111-115. §-ai szerint. A bírálat során meg kell vizsgálni, hogy az ajánlatok/jelentkezések megfelelnek-e a részvételi/ajánlati felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. 2.2. A bírálóbizottság köteles megállapítani, hogy mely ajánlatok/részvételi jelentkezések érvénytelenek, illetőleg van-e olyan ajánlattevő/részvételre jelentkező, akit az eljárásból ki kell
21
zárni. A bírálóbizottság minden tagja köteles a Szabályzat 6/B számú mellékletében bemutatott Bírálati lap minta szerint bírálatát írásban rögzíteni. A Bírálati lap tartalma változhat, az ajánlati felhívás/részvételi jelentkezés és dokumentáció tartalma alapján. Érvénytelennek kell minősíteni az ajánlatot, ha: a) az ajánlati felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be; b) az ajánlattevő a biztosítékot nem vagy nem az előírtaknak megfelelően bocsátotta rendelkezésre; c) az ajánlattevő, illetőleg alvállalkozója nem felel meg az összeférhetetlenségi követelményeknek; d) az ajánlattevőt, illetőleg alvállalkozóját az eljárásból kizárták; e) az ajánlattevő, illetőleg a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladóan igénybe venni kívánt alvállalkozója nem felel meg a szerződés teljesítéséhez szükséges alkalmassági követelményeknek; f) egyéb módon nem felel meg az ajánlati felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek; g) kirívóan alacsony ellenszolgáltatást tartalmaz; h) lehetetlen vagy túlzottan magas vagy alacsony méretékű, illetőleg kirívóan aránytalan kötelezettségvállalást tartalmaz. i) az ajánlattevő és a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozója, továbbá az ajánlattevő számára erőforrást nyújtó szervezet az eredményhirdetést követő nyolc napon belül nem igazolta, hogy nem tartozik a 60. § (1) bekezdése, illetőleg – ha azt az ajánlatkérő előírta – a 61. § (1) és (2) bekezdése szerinti kizáró okok hatálya alá, vagy ennek kapcsán hamis nyilatkozatot tett. Érvénytelennek kell minősíteni a részvételi jelentkezést, ha: a) a részvételi felhívásban meghatározott részvételi határidő lejárta után nyújtották be; b) a részvételre jelentkező ajánlatot tesz; c) a részvételre jelentkező, illetőleg alvállalkozója nem felel meg az összeférhetetlenségi követelményeknek; d) a részvételre jelentkezőt, illetőleg alvállalkozóját az eljárásból kizárták; e) a részvételre jelentkező, illetőleg a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladóan igénybe venni kívánt alvállalkozója nem felel meg a szerződés teljesítéséhez szükséges alkalmassági követelményeknek; f) egyéb módon nem felel meg a részvételi felhívásban, illetőleg a részvételi dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. Ki kell zárni az eljárásból azt az ajánlattevőt/részvételre jelentkezőt, aki (illetőleg alvállalkozója) a) a kizáró okok (Kbt. 60-62.§) ellenére nyújtotta be ajánlatát, b) részéről a kizáró ok (Kbt. 60-62.§) az eljárás alatt következett be. Ki kell zárnia az eljárásból az ajánlattevőt, ha a számára erőforrás nyújtását ígérő szervezet a) a kizáró okok (60–62. §) hatálya alá esik; b) részéről a kizáró ok (60–62. §) az eljárás során következett be. Kizárható az eljárásból az a részvételre jelentkező, aki számára nem kell nemzeti elbánást nyújtani. Kizárható az eljárásból az az ajánlattevő, aki a) számára nem kell nemzeti elbánást nyújtani, illetőleg b) ajánlatában olyan származású árut ajánl, amely számára nem kell nemzeti elbánást nyújtani.
22
2.3. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések ismertetéséről, az érvénytelen ajánlatokról/részvételi jelentkezésekről és a kizárt ajánlattevőkről/részvételre jelentkezőkről, az érvényes ajánlatok értékeléséről, a nyertes ajánlattevő megjelölésével a bíráló bizottság jegyzőkönyvet köteles készíteni, a Szabályzat 6/A számú mellékletének mintája alapján (a minta-nyomtatvány terjedelme és adattartalma szabadon bővíthető). A jegyzőkönyvnek legalább a következőket kell tartalmaznia: - az ajánlattevő/részvételre jelentkező nevét, székhelyét (lakóhelyét), - az ajánlattevő által kért ellenszolgáltatást, - az ajánlattevő által vállalt teljesítési határidőt, - az érvénytelennek minősített ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket, - az ajánlat/részvételi jelentkezés érvénytelenségének okát, - az eljárásból kizárt ajánlattevőket/részvételre jelentkezőket, - az ajánlatokra/részvételi jelentkezésekre vonatkozó egyéb különleges körülményeket, - az érvényes ajánlatot tevő ajánlattevők nevét székhelyét, és az értékelési részszempontokra adott ajánlatok számszerűsített adatait, - az érvényes ajánlatok értékelését, - a nyertes ajánlattevőt, illetve ha ajánlati felhívásban megjelölésre került, a második legkedvezőbb ajánlatot tevő ajánlattevőt meg kell jelölni, illetve nyilatkozni kell arról, hogy a nyertes ajánlattevő, illetve a második legkedvezőbb ajánlatot tevő ajánlattevő ajánlati ára megfelel ajánlatkérőnek. - a bírálóbizottság javaslatát az eljárás eredményességére, illetve eredménytelenségére, amennyiben a bíráló bizottság az eljárás eredménytelenségét a Kbt. 92. § c) pontja alapján javasolja, a bírálóbizottság köteles tájékoztatást adni a közbeszerzésre tervezett anyagi fedezet összegéről, továbbá adott esetben arról, hogy az mikor és milyen okból került elvonásra, átcsoportosításra. - a döntést hozó záradékát a bíráló bizottság javaslatának elfogadásáról, vagy elutasításáról. Amennyiben a döntést hozó a bírálóbizottság javaslatával nem ért egyet, úgy annak okát részletesen indokolnia kell. 2.4. Az ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket a legrövidebb időn belül el kell bírálni, az eljárás/részvételi jelentkezés eredményét vagy eredménytelenségét legkésőbb a Szabályzat 8. számú melléklete szerinti – az ajánlati/részvételi felhívásban meghatározott – eredményhirdetési időpontban nyilvánosan ki kell hirdetni, megjelölve az eljárás nyertesét és – ha arra az ajánlati felhívásban utalás volt – a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőt, illetve az alkalmas/alkalmatlan részvételre jelentkezőket. Az eljárásból kizárt, vagy alkalmatlanná minősített ajánlattevőt/részvételre jelentkezőt az erről hozott döntést követő 5 napon belül írásban kell tájékoztatni, megjelölve a kizárás vagy alkalmatlanná minősítés tényét, és annak indokát. A DINPI – az érintett ajánlattevő, alvállalkozó, erőforrást nyújtó szervezet nevének és címének (székhelyének, lakóhelyének) megjelölésével – köteles tájékoztatni a Közbeszerzések Tanácsát a Kbt. 62. § (1) bekezdés b) pontja szerinti kizárásról, és a kizárás időpontjáról. Az e pont szerinti tájékoztatások teljesítéséért az Eljárás Felelőse (IV./1/b. pont) felel. 2.5. Az eredményhirdetés időpontjának esetleges halasztásról, esetleges előbbre hozásáról és azok indokáról az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatni kell.
23
A tájékoztató levél elkészítéséért az Eljárás Felelőse (IV./1/b. pont) felel. 2.6. Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki a DINPI részére az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint az 57. § (2) bekezdésében meghatározott bírálati szempontok egyike szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. A DINPI csak az eljárás nyertesével vagy a) az eljárás nyertesének visszalépése vagy b) az eljárás nyertesének a 60. § (1) bekezdésének, valamint – ha az ajánlatkérő azt előírta – a 61. § (1), illetőleg (2) bekezdésének hatálya alá nem tartozásával kapcsolatos hamis nyilatkozata vagy ezen kizáró okokkal kapcsolatos igazolás(ok) benyújtásának elmulasztása esetében az ajánlatok értékelése során [81. § (4) bekezdés] a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel) kötheti meg a szerződést. 2.7. A DINPI eredménytelennek nyilváníthatja az eljárást, ha egyetlen ajánlatot nyújtottak be, akkor is, ha az egyetlen benyújtott ajánlat érvényes. A bírálóbizottság javaslata alapján a döntést a IV. fejezet 6. pontjában meghatározott vezető hozza meg. Eredménytelen az eljárás, ha több ajánlatot nyújtottak be, de a benyújtott ajánlatok között csak egyetlen érvényes ajánlat van (Kbt. 92/A. § (2) bekezdés). Nem lehet az eljárást a Kbt. 92/A. § (2) bekezdése szerint eredménytelennek nyilvánítani akkor, ha a DINPI előző eljárása a Kbt. 92/A. § (2) bekezdése szerint eredménytelen volt, és az eljárást a DINPI ugyanazon beszerzési tárgyra folytatja le, úgy, hogy az eljárást megindító felhívás és dokumentáció tartalma az előző eljáráshoz képest nem változott. 2.8. Az ajánlatok elbírálása után a bizottság javaslata alapján az eljárás lezárására vonatkozó döntést a IV. fejezet 6. pontjában meghatározott vezető hozza meg. Az eljárás ily módon hozott eredményét a IV. fejezet 6. pontjában meghatározott vezető által megbízott személy hirdeti ki. Az eredményhirdetésre az ajánlattevőket és a Kbt. 95. §-ában feltüntetett személyeket, szerveket meg kell hívni, amelynek megtörténtéért az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) felel. 2.9. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor a Kbt. 93. § (2) bekezdésében foglalt előírások szerint írásbeli összegzést kell készíteni az ajánlatokról, az ebben foglalt adatokat az eljárás eredményének vagy eredménytelenségének kihirdetése során ismertetni kell. Az írásbeli összegezést az eredményhirdetésen jelen levő ajánlattevőknek át kell adni, a távol levő ajánlattevőknek pedig, az eredményhirdetés napján, az eredményhirdetést követően telefaxon vagy elektronikus úton meg kell küldeni. Ha az ajánlattevő nem adta meg elektronikus levélcímét vagy telefaxon való elérhetőségét, részére az írásbeli összegezést az eredményhirdetés napján postai úton kell feladni. Amennyiben a Kbt. 92. § c) pontja alapján eredménytelen az eljárás, az eredményhirdetésen a DINPI képviselője köteles tájékoztatást adni a közbeszerzésre tervezett anyagi fedezet összegéről, továbbá adott esetben arról, hogy az mikor és milyen okból került elvonásra, átcsoportosításra. Az eredményhirdetésen – amennyiben a nyertes ajánlattevő nem nyújtotta be a kizáró okokra vonatkozó igazolásokat – a DINPI felhívja a nyertes ajánlattevőt a 63. § (2) és (3) bekezdése szerinti igazolások nyolc napon belül történő benyújtására.
24
Ha a nyertes ajánlattevő az eredményhirdetésen nincs jelen, a DINPI az igazolások benyújtására az eredményhirdetést követően haladéktalanul, elektronikus úton, és egyidejűleg faxon szólítja fel, amelynek megtörténtéért az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) felel. A 93. § (2) bekezdés szerinti összegezést az Európai Bizottság, illetőleg a Közbeszerzések Tanácsa kérésére meg kell küldeni. Az Európai Bizottság részére az összegezést a Közbeszerzések Tanácsán keresztül kell megküldeni. Az összegzés elkészítéséért, valamint az eredményhirdetésről távol maradó ajánlattevők részére, az Európai Bizottság, illetőleg a Közbeszerzések Tanácsa kérésére történő megküldéséért szintén az Eljárás Felelőse (IV./1/b. pont) felel. 2.10. A DINPI az érvényes ajánlatot tevő ajánlattevő kérésére köteles tájékoztatást adni a nyertes ajánlat jellemzőiről és az általa tett ajánlathoz viszonyított előnyeiről a kérés kézhezvételétől számított öt munkanapon belül, figyelembe véve a nyertes ajánlattevő üzleti titokhoz fűződő érdekeit is (Kbt. 73. §). 2.11. Az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót legkésőbb az eredményhirdetéstől, illetőleg – eredménytelen eljárás esetén – az eredményhirdetés határidejének lejártától számított maximum 5 munkanapon belül hirdetményben közzé kell tenni a 34/2004. (III.12.) Korm. rendeletben foglaltak szerint. A hirdetmény mintáját az 5/2009. (III.31.) IRM. rendelet 1. számú melléklete tartalmazza. A hirdetmény közzétételért az Eljárás Felelőse (IV./1/b. pont) felel. 2.12. Ha a közbeszerzési eljárásban való részvétel ajánlati biztosíték adásához lett kötve és az előírt határidőre az ajánlatok nem kerültek elbírálásra, vagy annak kihirdetése határidőig nem történik meg, akkor a biztosíték mértékének megfelelő összeget, illetve pénzben teljesített biztosíték esetén annak kétszeresét 10 napon belül vissza kell fizetni minden érintett ajánlattevő részére, amelynek megtörténtéért az Eljárás Felelőse (IV./1/b. pont) felel.
3. Előzetes vitarendezés 3.1. Ha az ajánlattevő nem ért egyet az írásbeli összegezésben [Kbt. 93. § (2) bekezdés] foglalt valamely megállapítással, az eredményhirdetést követő öt napon belül köteles - kérelem benyújtásával – a DINPI-hez fordulni jogorvoslatért. 3.2. Az ajánlattevőnek a DINPI-nek benyújtott kérelmében (a továbbiakban: előzetes vitarendezési kérelem) meg kell jelölnie az írásbeli összegezés vitatott pontját, javaslatát, észrevételét, valamint az álláspontját alátámasztó adatokat, tényeket, illetőleg az azt alátámasztó dokumentumokra hivatkoznia kell. 3.3. Az előzetes vitarendezési kérelmet faxon vagy elektronikus úton kell megküldeni az ajánlatkérő részére, aki a kérelemmel kapcsolatos álláspontjáról az ajánlattevőt a kérelem megérkezésétől számított három napon belül a benyújtási módnak megegyező módon tájékoztatja, továbbá az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról, valamint az arra adott válaszáról az eljárás valamennyi ajánlattevőjét is tájékoztatja. 3.4. Amennyiben valamely ajánlattevő előzetes vitarendezési kérelmet nyújtott be, DINPI a kérelem benyújtásától a válaszának megküldését követő tizedik napig nem kötheti meg a szerződést.
25
3.5. Az írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást (névcserét, hibás névírást, szám- vagy számítási hibát vagy más hasonló elírást) a DINPI kérelemre vagy kérelem hiányában is kijavíthatja. A kijavított írásbeli összegezést DINPI legkésőbb az eredményhirdetést követő öt napon belül köteles egyidejűleg megküldeni az összes ajánlattevőnek. 3.6. A 3.5. és a 3.7. pontok szerint módosított, illetőleg kijavított írásbeli összegezés tartalmára vonatkozóan előzetes vitarendezési kérelmet nem lehet benyújtani. 3.7. A DINPI az eredményhirdetéstől számított tizedik napig egy alkalommal jogosult az írásbeli összegezést módosítani és szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonni, ha az eredményhirdetést követően észleli, hogy a kihirdetett eredmény (eredménytelenség) törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. A DINPI a módosított írásbeli összegezést köteles faxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldeni.
4. Szerződéskötés 4.1. Az eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződést a nyertes szervezettel (személlyel) (Kbt. 91. §) kell írásban megkötni az ajánlati felhívás, a dokumentáció, a dokumentáció részeként kiadott szerződéstervezet, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően. A szerződésnek tartalmaznia kell - az eljárás során alkalmazott bírálati szempontra tekintettel - a nyertes ajánlat azon elemeit, amelyek értékelésre kerültek, valamint a 22. § (1) bekezdése szerinti ajánlatkérő (DINPI) esetében a 305. § (4) bekezdése szerinti feltételek teljesülésének esetére a DINPI részéről a pénzforgalmi szolgáltatójának adott, a beszedési megbízás teljesítésére vonatkozó hozzájárulását, felhatalmazó nyilatkozatát. 4.2 Ha a DINPI lehetővé tette a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt, a részek tekintetében nyertesekkel (Kbt. 91. §) kell szerződést kötni. E szerződés szükség esetén az ajánlatoknak, illetőleg az ajánlati felhívásnak megfelelően tartalmazhatja az ajánlattevőként szerződést kötők közötti együttműködés feltételeit is. 4.3. A DINPI a szerződések kötésére vonatkozó előírások (kötelezettségvállalás, ellenjegyzés stb.) betartásával köti meg a szerződést az eljárás nyertesével. A szerződés aláírására a IV. fejezet 6. pontjában megjelölt vezető (igazgató) a jogosult. Amennyiben az eljárás során a Kbt. 91. § (2) bekezdésében foglaltak megvalósulnak – és az ajánlati felhívás ezt a kitételt tartalmazza – akkor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevővel lehet megkötni a szerződést. 4.4. A szerződéskötés tervezett időpontját az ajánlati felhívásban kell megadni azzal, hogy az nem határozható meg az írásbeli összegzés /93. § (2) bekezdés/ eredményhirdetésen történő átadását vagy megküldését követő naptól számított huszadik napnál korábbi és harmincadik - építési beruházás esetén hatvanadik – napnál későbbi időpontban. 4.5. A DINPI a nyertes szervezettel (személlyel) [Kbt. 91. §] szemben csak abban az esetben mentesül a közbeszerzési szerződés megkötésének kötelezettsége alól, ha az eredményhirdetést követően – általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében – beállott lényeges körülmény miatt a közbeszerzési szerződés megkötésére vagy teljesítésére nem képes. 4.6. Amennyiben jogorvoslati eljárás indul, a szerződéskötés ajánlati felhívásban megadott időpontjától eltérve a szerződést az ügy érdemében hozott vagy a közbeszerzési ügy befejezését eredményező határozat meghozataláig nem lehet megkötni, kivéve, ha a Közbeszerzési Döntőbizottság a szerződés megkötését engedélyezi (Kbt. 332. § (4) bekezdés). 4.7. A szerződéskötésről hirdetményt kell közzétenni a Kbt. 44. § (1) bekezdése szerint. A hirdetményt legkésőbb a szerződéskötéstől, illetőleg ennek hiányában a szerződéskötés tervezett
26
időpontjának lejártától számított öt munkanapon belül kell megküldeni. A hirdetmény feladásáért az Eljárás Felelőse (IV./1/b pont) felel. 4.8. A szerződés – a Kbt. 73. § (1) bekezdése szerinti melléklete kivételével, feltéve, hogy az abban foglaltak nem ellentétesek a Kbt. 96/A. §-sal – nyilvános, annak tartalma közérdekű adatnak minősül. 4.9. A DINPI a közbeszerzési eljárás alapján megkötött - közérdekű adatnak minősülő részeit szerződést - a saját honlapján - haladéktalanul köteles közzétenni. A szerződésnek a honlapon a teljesítéstől számított öt évig folyamatosan elérhetőnek kell lennie. A hirdetmény közzétételéért az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) felel. 4.10. A DINPI és a) a nyertes ajánlattevő (ajánlattevők) vagy b) az olyan gazdálkodó szervezet között, amely felett a nyertes ajánlattevő a Polgári Törvénykönyv szerinti többségi befolyást gyakorol, vagy amely a nyertes ajánlattevő felett többségi befolyást gyakorol, a közbeszerzési szerződés megkötését követően öt éven belül megkötött, a közbeszerzési értékhatárokat el nem érő értékű szerződéseket, valamint minden egyéb szerződést is (ideértve a 2/A. § szerinti szerződéseket is) a 4.9. pont szerint kell közzétenni. 4.11. Az eljárások során az ajánlattételi dokumentáció szerződéstervezeteiben kötelező szerepeltetni, hogy nyertes ajánlattevő köteles a nyertességet követően 5 évig a 4.10. pontban foglalt esetekről a DINPI-t folyamatosan tájékoztatni. Ennek megtörténtéért az Eljárás Felelőse (IV./1/b. pont) felel. 4.12. A szerződés esetleges módosítása és teljesítése a Kbt. 303. §-306/A. §-ainak betartásával lehetséges. Az esetleges szerződés módosításáról és a szerződés teljesítéséről tájékoztatót kell megjelentetni, a 5/2009. (III. 31.) IRM. rendelet 5. és 6. mellékletében szereplő hirdetménymintának megfelelően. A szerződés módosítására a DINPI részéről az eredeti szerződés aláírója jogosult. A módosítás tényéről, és indokairól jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az Eljárás Felelősének (IV./1/b. pont) is hitelesíteni kell. 4.13. A szerződés teljesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos feltételekre vonatkozó előírásokra a Kbt., illetve egyéb kérdésekben a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni.
27
VII. A GYORSÍTOTT ELJÁRÁSOK KÜLÖNÖS SZABÁLYAI 1. A DINPI, ajánlatkérőként – kizárólag a meghívásos vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás keretében – gyorsított eljárást alkalmazhat, ha sürgősség miatt az ilyen eljárásokra előírt határidők nem lennének betarthatóak. Gyorsított eljárás nem alkalmazható a nemzeti értékhatárt elérő (egyszerű) eljárásokban. 2. A fenti körülmények vizsgálatára, és a gyorsított eljárás alkalmazásának elrendelésére az Eljárásért Felelős személy (IV./1/b. pont) jogosult, a közbeszerzésekért felelős személy (IV./1/a. pont) jóváhagyása esetén. 3. A gyorsított eljárás szükségességét bizonyító objektív okokat, az eljárást javasoló szervezetnek (személynek) a IV. fejezet 6. pontja szerinti vezető (igazgató) elé kell tárni. Ezen okok nem eredhetnek a DINPI mulasztásából. 4. A gyorsított eljárásra vonatkozó határidőket a Szabályzat 8. számú melléklete tartalmazza.
28
VIII. KERETMEGÁLLAPODÁSOS ÉS TERVPÁLYÁZATI ELJÁRÁSOK 1. Keretmegállapodásos eljárás A keretmegállapodás: meghatározott egy vagy több ajánlatkérő (DINPI és más együttműködő ajánlatkérő) és egy vagy több ajánlattevő között létrejött olyan megállapodás, amelynek célja, hogy rögzítse egy adott időszakban közbeszerzésekre irányuló, egymással meghatározott módon kötendő szerződések lényeges feltételeit, különösen az ellenszolgáltatás mértékét, és ha lehetséges, az előirányzott mennyiséget (Kbt. értelmező rendelkezései). A beszerzés értékének meghatározásakor a megállapodással érintett időszak szerződéseinek becsült legmagasabb értékét kell figyelembe venni. A keretmegállapodásos eljárás két részből áll. A DINPI az első részben nyílt vagy meghívásos eljárást köteles alkalmazni a keretmegállapodás megkötése céljából. A DINPI tárgyalásos eljárást is alkalmazhat keretmegállapodás megkötése céljából, amennyiben a tárgyalásos eljárás alkalmazásának a 124. §, illetve 125. § szerinti feltételei fennállnak. A keretmegállapodás megkötését követően az eljárás második részében a DINPI a keretmegállapodásban meghatározott közbeszerzési tárgyra kér ajánlato(ka)t és köt szerződést az adott közbeszerzés(ek) megvalósítására. Keretmegállapodás legfeljebb 4 évre köthető. Az egyéb követendő szabályokat a Kbt. 136/A. §-136/E. §-ai tartalmazzák.
2. Tervpályázati eljárás A tervpályázat olyan sajátos, külön jogszabályban részletesen szabályozott tervezési versenyforma, amely tervezési feladatok előkészítésére szolgál, illetőleg pályamű alapján a tervező kiválasztásának egyik módja (Kbt. értelmező rendelkezései). A tervpályázati eljárás nyílt vagy meghívásos lehet. Nyílt tervpályázati eljárás esetében valamennyi érdekelt pályázatot (pályaművet) nyújthat be, míg meghívásos tervpályázati eljárás esetében a kiíró meghatározhatja a pályázók létszámát vagy keretszámát azzal, hogy a részvételre jelentkezők közül legfeljebb a létszámnak megfelelő vagy a keretszám felső határáig terjedő számú jelentkezőt hív fel pályázat benyújtására, illetőleg – ha ez külön szerepel a kiírásban – a kiíró által megjelölteken kívül valamennyi érdekelt jelentkezhet az eljárásban való részvételre. A tervpályázati eljárások egyéb szabályait a Kbt. 154. §-160. §-ai, és a 137/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet tartalmazzák.
29
IX. A NEMZETI ÉRTÉKHATÁROKAT ELÉRŐ ÉRTÉKŰ KÖZBESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK, EGYSZERŰ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS
1. Az egyszerű eljárás alkalmazási köre A DINPI-nek akkor kell egyszerű eljárást alkalmazni, ha megadott tárgyú közbeszerzéseinek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri, vagy meghaladja a nemzeti értékhatárokat, és nem a Kbt. IV. fejezet szerint kell eljárni.
2. A közbeszerzés tárgyai A II. fejezet 1.2. pontban felsoroltak szerint.
3. Értékhatárok A Szabályzat 2. sz. mellékletében bemutatottak szerint.
4. Közbeszerzés értéke (becsült érték) A II. fejezet 4. pontjában leírtak szerint kerül meghatározásra.
5. A hirdetmények megküldése, közzététele 5.1. Az egyszerű eljárással kapcsolatos hirdetményeknél az 5/2009. (III.31.) IRM rendelet mellékleteiben megtalálható hirdetménymintákat kell felhasználni, és azokat kitöltve a Közbeszerzések Tanácsának hivatalos Lapjában, a Közbeszerzési Értesítőben kell közzétenni. A DINPI-nek a hirdetményt a lehető leggyorsabban, elektronikus úton kell megküldenie a Közbeszerzések Tanácsának (Szerkesztőbizottságának). 5.2. A Közbeszerzések Tanácsa a hirdetményt, a feladást követően legkésőbb öt munkanapon belül teszi közzé. A Közbeszerzések Tanácsa (Szerkesztőbizottsága) a DINPI által megküldött hirdetményt megvizsgálja abból a szempontból, hogy megfelel-e a közbeszerzésekkel kapcsolatos jogszabályoknak. A hirdetmények ellenőrzéséért – a 34/2004. (III.12.) Korm. rendeletben meghatározott – díjat kell fizetni. 5.3. A hirdetmények ellenőrzéséért a Közbeszerzések Tanácsa polgári jogi felelősséggel tartozik. 5.4. A hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályait a 34/2004. (III.12.) Korm. rendelet határozza meg. 5.5. A hirdetményeket a DINPI honlapján is közzé kell tenni. A honlapon közzétett hirdetmény nem tartalmazhat más adatokat, mint amelyek a Közbeszerzési Értesítőben megjelentek, továbbá fel kell tüntetni a Közbeszerzések Tanácsa részére történő feladás napját is.
30
6. Az általános egyszerű közbeszerzési eljárás szabályai 6.1. A DINPI az egyszerű közbeszerzési eljárásban az ajánlattételi felhívást hirdetmény útján köteles közzétenni az 5/2009. (III. 31.) IRM rendelet 3. számú melléklete szerinti űrlapon. A hirdetmény feladásáért az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) felel. 6.2. Az ajánlatkérő az ajánlattételi felhívásban választhat a tárgyalásos és a tárgyalás nélküli eljárás között. A DINPI eljárásaiban törekedni kell a tárgyalásos eljárás alkalmazására. 6.3. Az eljárásban az ajánlatkérő az ajánlattételi felhívásban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő, pedig az ajánlatához kötve van, kivéve, ha az eljárás tárgyalásos. A tárgyalások befejezésével ajánlati kötöttség jön létre. 6.4. Az egyszerű közbeszerzési eljárás – ha eredményes – a szerződéskötéssel zárul le. 6.5. Az egyszerű közbeszerzési eljárásban a Kbt. II. rész IV. fejezetének alábbi pontjait kell kötelezően alkalmazni (Szabályzat 10. számú melléklete): a) az eljárás megkezdésére és megindítására a 35. § (2) bekezdése, valamint a 48. § (2) és (3) bekezdése; b) az ajánlattételi felhívásra az 52. §, a kiegészítő tájékoztatásra az 56. §; c) a bírálati szempontokra az 57. § (1) –(5) bekezdése; d) az ajánlatra a 70. § (1) és (2), valamint (4) bekezdése, a 71. § (1) és (2), valamint (4) és (5) bekezdése, továbbá a 73. §; e) az ajánlattételi határidőre és az ajánlati kötöttségre a 74. § (6) bekezdése és a 75. § (2) bekezdése; f) az ajánlatok benyújtására és felbontására a 79. és 80. §; g) az ajánlatok elbírálására a 81–89/A. § és a 90. § (5) bekezdése, továbbá a 91. és 92. §; h) az ajánlatok elbírálására, az előzetes vitarendezésre és az eredményhirdetésre a 93–97. §, valamint a 98. § (1) és (2) bekezdése; i) a szerződés megkötésére a 99. és a 99/A. §; valamint tárgyalás esetén a 128. § is megfelelően alkalmazandó azzal, hogy az ajánlati felhívás helyett ajánlattételi felhívást kell érteni. 6.6. Az egyszerű eljárásban a Kbt. 2–5/A. § és 7–8. §, valamint 10. címének a 250. § (3) bekezdésében fel nem sorolt rendelkezései is megfelelően alkalmazhatók. 6.7. Az ajánlattételi határidőt az ajánlatkérő nem határozhatja meg az ajánlattételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított huszonöt napnál rövidebb időtartamban. Az ajánlattételi határidő legkevesebb huszonöt napos időtartama legfeljebb öt nappal lerövidíthető, feltéve, hogy a dokumentáció rendelkezésre bocsátása és a kiegészítő tájékoztatás megadása elektronikus úton történik. 6.8. A DINPI hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárást alkalmazhat, ha a) az általa lefolytatott eljárás a Kbt. 92. § a) pontja alapján eredménytelen volt, feltéve, hogy az ajánlattételi felhívás feltételei időközben lényegesen nem változtak meg; b) az általa lefolytatott eljárás a Kbt. 92. § b) vagy c) pontja alapján eredménytelen volt, feltéve, hogy az ajánlattételi felhívás feltételei időközben lényegesen nem változtak meg és a DINPI az általa lefolytatott eredménytelen eljárás 88. § (1) bekezdésének a)-e) pontja alapján nem érintett összes ajánlattevőjének ajánlattételi felhívást küld; c) az feltétlenül szükséges, mivel a DINPI által előre nem látható okból előállt rendkívüli sürgősség miatt az egyszerű eljárásra előírt határidők nem lennének betarthatóak; a rendkívüli sürgősséget indokoló körülmények azonban nem eredhetnek az ajánlatkérő mulasztásából;
31
d) a beszerzés nyilvánosan közzétett, bárki által igénybe vehető és kivételesen kedvező feltételei csak rövid ideig állnak fenn, és az ellenszolgáltatás a piaci árakhoz képest lényegesen alacsonyabb, továbbá e kedvező feltételek igénybevétele az e fejezet szerinti eljárás alkalmazása esetén meghiúsulna; e) a Kbt. 125. § (2) bekezdésének b) pontja, vagy (3) –(5) bekezdése szerinti eset áll fenn. f) a közbeszerzés ingatlan tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzésére irányul. 6.9. A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásra a 126-128. §, valamint a 131-135. § szabályait kell alkalmazni, azzal az eltéréssel, hogy a) a 6.8./ a) pontja és a 125. § (4) bekezdésének a) pontja szerinti esetben a DINPI-nek lehetőség szerint legalább három ajánlattevőt kell ajánlattételre felhívnia; b) a 6.8./ c) pontja szerinti esetben azzal az ajánlattevővel kell tárgyalni és – a 99. § (3) bekezdésében foglaltaktól eltérően – a tárgyalás befejezésekor írásban szerződést kötni, aki a szerződést a rendkívüli helyzet által megkívánt idő alatt képes teljesíteni; c) a 6.8./ f) pontja szerinti esetben lehetőség szerint legalább három ajánlattevő részére kell ajánlattételi felhívást küldeni, kivéve, ha csak egy meghatározott ingatlan alkalmas a közbeszerzés céljának megvalósítására; d) ha a DINPI több ajánlattevőt kért fel ajánlattételre, az ajánlatok előzetes értékelését követően elektronikus árlejtést kezdeményezhet; e) a Kbt. 132. § és a 134. § (5) bekezdése szerinti követelménynek faxon vagy elektronikus úton kell eleget tenni. f) a kizáró okok fenn nem állásáról az ajánlattevőnek, a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozónak, valamint az ajánlattevő részére a szerződés teljesítéséhez erőforrást nyújtó szervezetnek nyilatkoznia kell (Kbt. 249. § (3) bekezdés). 6.10. A DINPI az egyszerű közbeszerzési eljárásban való részvétel jogát fenntarthatja az éves nettó egymilliárd forint árbevételt el nem érő ajánlattevők számára. Az építési beruházás és építési koncesszió esetében az előbbiek csak akkor alkalmazhatók, ha a beszerzés értéke nem haladja meg a kétszázmillió forintot. Az ajánlatkérő a fenntartott szerződések esetében köteles biztosítani az Európai Unióban letelepedett azon ajánlattevők esélyegyenlőségét, amelyek árbevétele nem éri el az éves nettó egymilliárd forintot. Ha az ajánlatkérő fenn kívánja tartani a közbeszerzési eljárásban való részvétel jogát, ezt az ajánlattételi felhívásban jeleznie kell. 6.11. A szolgáltatási koncesszióval kapcsolatos különös szabályok Ha a szolgáltatási koncesszió egyben a koncessziós törvény hatálya alá is tartozik, az ajánlatkérőnek a koncessziós törvény szerint kell eljárnia azzal, hogy erről a Közbeszerzések Tanácsát haladéktalanul írásban tájékoztatnia kell.
32
X. KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSEK A „központosított közbeszerzés” szabályait a Kbt. 17. §-a, és a 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (továbbiakban: Rendelet) tartalmazza. A központosított közbeszerzés a Rendelet 1. §-ában meghatározott szervezetek által a kiemelt termékekre vonatkozó beszerzéseikre alkalmazandó. A kiemelt termékek felsorolása a rendelet 1. számú mellékletében szerepel. A Rendelet hatálya alá tartozó szervezetek – mint a DINPI is – a kiemelt termékek vonatkozásában a beszerzéseiket nem önállóan, hanem a központi beszerző szervezet (Központi Szolgáltatási Főigazgatóság) révén valósítják meg. Bizonyos esetekben (Rendelet 7. § (1) bek.) a fenti beszerzés is megvalósítható saját hatáskörben. Ekkor a beszerzés során a Rendelet 7-10. §-ait kell betartani. A DINPI részéről a központosított közbeszerzés során a központi beszerző szervezet felé történő igénybejelentések és adatszolgáltatások elvégzéséért a Vagyonkezelési Osztály vezetője a felelős. Szintén az ő feladata az e területen alkalmazandó nyomtatványok változásainak nyomon követése, valamint a megrendelések teljesítésének ellenőrzése, és visszaigazolása.
33
XI. A KÖZBESZERZÉSEK ELLENŐRZÉSE 1. A DINPI köteles a közbeszerzési eljárás alapján kötött szerződés módosításáról, valamint a szerződés teljesítéséről külön jogszabályban meghatározott minta szerint tájékoztatót készíteni, és hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítőben közzétenni. A hirdetményt legkésőbb a szerződés módosításától, illetőleg a szerződés mindkét fél általi teljesítésétől számított öt munkanapon belül kell feladni. Az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell a szerződés részteljesítéséről tájékoztatót készíteni. A tájékoztatóban az ajánlattevőként szerződő félnek nyilatkoznia kell, hogy egyetért-e az abban foglaltakkal. A tájékoztató elkészítéséért és feladásáért az Eljárás Felelőse (IV./1/b. pont) felel. 2. A DINPI az 1. pont szerinti hirdetmények Közbeszerzési Értesítőben történő megjelenését követően haladéktalanul gondoskodik a szerződés módosításáról, illetve teljesítéséről szóló tájékoztatónak a honlapon történő közzétételéről, amelyért az Eljárás Felelőse (IV./1/b. pont) felel. 3. A Közbeszerzések Tanácsa az illetékes ellenőrző szerveknek, valamint a Kbt. 308. § (2) bekezdése szerinti ellenőrzést végzőknek megküldi azokat az 1. pont szerinti hirdetményeket, amelyek alapján valószínűsíthető, hogy a szerződés módosítása a Kbt. 303. §-ba ütköző módon történt, illetőleg a szerződésszegés jelentős és olyan körülményekre vezethető vissza, amelyekért valamelyik fél felel. 4. A közbeszerzéseket, illetőleg a közbeszerzési eljárásokat a külön jogszabályban meghatározott illetékes ellenőrző szervek a feladat- és hatáskörüknek megfelelően rendszeresen ellenőrzik, és jogsértés esetén eljárást, intézkedést kezdeményeznek. 5. A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerben történő ellenőrzése, igazgatói elrendelés esetén a belső ellenőr hatáskörébe tartozik. 6. Az ellenőrzés kiterjed az eljárások szabályszerűségére, az elbírálás szempontjainak kiválasztására, és azok érvényesítésére, valamint a szerződések megkötésére, módosítására és teljesítésére. Amennyiben a közbeszerzési eljárással kapcsolatban a DINPI-vel szemben jogorvoslati eljárás indul, arról a DINPI köteles a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztériumot haladéktalanul tájékoztatni. A tájékoztatási kötelezettség érvényes abban az esetben is, ha a DINPI indítja – ajánlatkérőként – a jogorvoslati eljárást. A tájékoztatás megtörténtéért a Vagyonkezelési Osztály vezetője felel. A közbeszerzések ellenőrzésének szabályait a Kbt. 307. § - 308. §-sai taglalják.
34
XII. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK NYILVÁNOSSÁGA, KÖZZÉTÉTELI KÖTELEZETTSÉGEK, ÉS A DOKUMENTÁLÁS RENDJE 1. A közbeszerzési eljárás nyilvánossága, a DINPI-t terhelő közzétételi kötelezettségek részletes szabályai 1.1. A közbeszerzési terv nyilvánosságával kapcsolatos rendelkezések Az éves közbeszerzési terv, illetve annak módosításának elkészítéséről, igazgatói jóváhagyásra előkészítéséről a DINPI saját honlapján történő közzétételéről legkésőbb minden év április 15-ig a Vagyonkezelési Osztály vezetője gondoskodik a III. fejezet 1.1. pontban foglaltak szerint. A jóváhagyott, véglegesített éves közbeszerzési tervet (a módosított közbeszerzési tervet) tájékoztatásul valamennyi szervezeti egység részére meg kell küldeni, amelynek felelőse a Vagyonkezelési Osztály vezetője. A közbeszerzési terv a DINPI honlapján az alábbi tartalommal kell, hogy megjelenjen: - a közbeszerzési eljárás tárgyai (árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelés és szolgáltatási koncesszió) szerinti bontásban, - a központosított közbeszerzések, - az eljárás rendje szerint csoportosított (közösségi értékhatárt elérő, nemzeti értékhatárt elérő) közbeszerzések, - lefolytatásának tervezett időpontját, - valamint azt, hogy előzetes tájékoztató, mely feladatokról készül. 1.2. Az éves statisztikai összegezés nyilvánosságával kapcsolatos rendelkezések Az éves statisztikai összegezés határidőben történő elkészítéséről, és a Közbeszerzések Tanácsának való megküldéséről, továbbá a DINPI honlapján való megjelenítéséről a Vagyonkezelési Osztály vezetője gondoskodik. 1.3. A DINPI közzétételi kötelezettségei A DINPI köteles az alábbi hirdetményeket, tájékoztatókat, szerződéseket, statisztikai összegzést, adatokat, információkat, - közbeszerzési eljárásonként csoportosítva - a saját honlapján, öt munkanapon belül közzétenni. Az öt napos határidőt hirdetményeknél, tájékoztatóknál a közzététel napjától, a statisztikai összegzésnél az igazgatói jóváhagyás napjától, szerződéseknél a szerződés megkötésének napjától, határozatoknál a kézhezvétel napjától, egyéb adatnál, információnál annak tudomásra jutás napjától kell számolni. - a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt [Kbt. 48. § (1) bekezdés, 101. § (1) bekezdés, 138. § (2) bekezdés, 144. § (3) bekezdés, 157. § (1) bekezdés, 249. § (1) bekezdés];
35
-
az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót, tartalmazó hirdetményt [Kbt. 98. § (1) és (3) bekezdés, 136/C. § (6) bekezdés, 138. § (3) bekezdés, 144. § (4) bekezdés, 159. § (1) bekezdés, 250. § (3) bekezdés h) pont, 250. § (4) bekezdés, 261. § (2) bekezdés i) pont].
- a szerződés megkötéséről szóló tájékoztatót, tartalmazó hirdetményt [Kbt. 21/A. § (2) bekezdés]; - a Kbt. 99. § (1) bekezdés, 99/A. § (2) és (3) bekezdés, 99/A. § (4) bekezdése szerinti, valamint a 2/A. § alkalmazásával megkötött szerződéseket; - a szerződések módosításáról, teljesítéséről szóló tájékoztatót, tartalmazó hirdetményt [Kbt. 307. § (1) bekezdés]; - az előzetes összesített tájékoztatót – amennyiben készült ilyen - tartalmazó hirdetményt [Kbt. 43. § (1) bekezdés]; - a Kbt.-ben megjelölt egyéb hirdetményeket [Kbt. 76. § (1) és (2) bekezdés, 107. § (3)
bekezdés, 108. § (1) és (2) bekezdés, 136/E. § (2) bekezdés];
- az ellenszolgáltatás teljesítésével kapcsolatos adatokat [Kbt. 305. § (5) és (6) bekezdés]; - a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában: = a kérelem Kbt.-ben meghatározott adatait [Kbt. 396. § (1) bekezdés f) pont]; = a Közbeszerzési Döntőbizottság érdemi határozatát, a közbeszerzési ügy befejezését eredményező határozatát és a szerződés megkötését engedélyező végzését [Kbt. 332. § (4) bekezdés]; = adott esetben a bíróság határozatát (határozatait); - az éves statisztikai összegzést [Kbt.16. § (1) bekezdés] - a közbeszerzési eljárás teljesítésével kapcsolatosan a Kbt. 17/C. § (2) bekezdésében meghatározott tájékoztatást. A hirdetmények honlapon történő közzétételére az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatala, a törvény harmadik része szerinti eljárás esetén a Közbeszerzések Tanácsa részére történő feladást követően kerülhet sor. A honlapon közzétett hirdetmény nem tartalmazhat más adatot, mint amely az Európai Unió Hivatalos Lapjában (TED-adatbank), illetőleg a Közbeszerzési Értesítőben megjelent, és fel kell tüntetni a hirdetmény feladásának napját is. A fent bemutatott adatoknak, információknak, hirdetményeknek a honlapon - ha Kbt. másként nem rendelkezik - a közzétételtől számítva 5 évig kell elérhetőnek lenniük. 1.4. A közbeszerzési szerződés módosításával és teljesítésével kapcsolatos közzétételi kötelezettség a Közbeszerzési Értesítő felé A közbeszerzési szerződés módosításáról, valamint teljesítéséről a 5/2009. (III. 31.) IRM rendeletben meghatározott minta (5.-6. melléklet) szerinti hirdetmény elkészítéséről és
36
közzétételéről az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) köteles gondoskodni, legkésőbb a szerződés módosításától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt munkanapon belül. A hirdetmény közzététele nélkül kezdeményezett egyszerű közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött szerződések módosításáról és teljesítéséről nem kell tájékoztató hirdetményt közzétenni. Az egy évet meghaladó (határozott vagy határozatlan) időre szóló szerződés esetén - a megkötéstől számítva - évenként tájékoztatót kell közzétenni a Közbeszerzési Értesítőben, a részteljesítésről. A tájékoztató Közbeszerzési Értesítőnek történő megküldésével kapcsolatos feladatokról az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) gondoskodik. A tájékoztatók honlapon való közzétételének részletes szabályait külön intézkedés tartalmazza.
2. A dokumentálási rend részletes szabályai 2.1. Dokumentálási kötelezettség a közbeszerzési eljárásokban A közbeszerzési eljárásokat azok megindításától a jogorvoslati eljárás jogerős lezárásáig, illetőleg a közbeszerzési szerződés teljesítéséig terjedően írásban kell dokumentálni (Közbeszerzési dokumentáció). A keletkezett iratokat, szerződéseket, azzal kapcsolatos jelentéseket, összegezéseket stb. lehetőség szerint elektronikus úton rögzített (CD, stb.) formában is meg kell őrizni. A közbeszerzési eljárás során keletkező valamennyi iratot és dokumentumot a DINPI valamennyi érintett szervezeti egysége a DINPI Iratkezelési Szabályzata szerint köteles kezelni és őrizni. Amennyiben a DINPI Közreműködővel (pl.: hivatalos közbeszerzési tanácsadó) szerződést köt, úgy a szerződésnek kötelezően tartalmaznia kell az alábbiakat: •
•
a Közreműködő az eljárás lezárultát követően haladéktalanul köteles az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) részére az eljárás eredeti dokumentumait (ideértve különösen a beérkezett ajánlatok eredeti példányait) iratjegyzék és teljességi nyilatkozattal együtt hiánytalanul átadni; a Közreműködő felelősséggel tartozik azért, hogy az eljárás során keletkezett dokumentumokhoz illetéktelen személy nem férhet hozzá. A Közreműködőnél található dokumentumokba való iratbetekintést az Eljárásért Felelős (IV./1/b. pont) engedélyezi.
2.2. A dokumentumok megőrzésének kötelezettsége A közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi dokumentumot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Amennyiben a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább 5 évig kell megőrizni. Amennyiben jogszabály vagy a támogatási szerződéses rendelkezés 5 évnél hosszabb őrzési kötelezettséget ír elő, a közbeszerzési dokumentumokat a vonatkozó rendelkezésnek megfelelő időtartamig kell megőrizni. A Közbeszerzési dokumentumok őrzéséről a DINPI Irattára gondoskodik.
37
XIII. HATÁLYBA LÉPTETŐ ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. Jelen szabályzat 2010. április 15. napján lép hatályba. Rendelkezéseit csak a hatálybalépését követően indított közbeszerzések esetében kell alkalmazni. A jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a DINPI 2006. január 15-étől érvényes Közbeszerzési Szabályzata hatályát veszti. 2. A DINPI közbeszerzéseit végző személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. 3. A szabályzat által érintettek – amennyiben megítélésük szerint szükségessé válik a jelen szabályzat kiegészítése, vagy módosítása – észrevételeikkel a szabályzat elkészítéséért felelős személyhez fordulhatnak, akinek kötelessége a javaslatokat megvizsgálni, és a szükséges lépéseket megtenni. Budapest 2010. április 01.
ph.
Jóváhagyta:
………………………… igazgató
Ellenjegyezte:
………………………… gazdasági igazgatóhelyettes
