PROSEDUR LAMA = Unit Kerja Ingin Membeli Barang di Logistik ITS - Unit Membuat Surat Resmi Permintaan Barang
Operator Unit Kerja Entrikan Permintaan Barang ke ODOO
- Bisa Jadi LAMA Harus Menunggu - Create New Sales Quotation Tandatangan Pimpinan Unit Kerja dengan Menyertakan Scan Surat Resmi
Menerima Tagihan
- Menunggu Persetujuan Dari Staff Logistik
- Berdasarkan Invoice, Unit Kerja Harus Membuat Surat Resmi Transfer Alokasi
- Setelah Disetujui, Barang Baru Bisa Diambil / Diantar
- Bisa Jadi LAMA Harus Menunggu Tandatangan Pimpinan Unit Kerja
- Tagihan / Invoice dikirimkan via email/wa (sering HILANG tidak terkirim)
DULU = BISA LAMA BERHARI-HARI, HARUS BIKIN SURAT RESMI, SAMPAH KERTAS
SEKARANG = CEPAT 10 MENIT, PRAKTIS TINGGAL KLIK, PAPERLESS TANPA KERTAS Operator Membuat Permintaan Baru di ODOO & Menulis Perintah Transfer Alokasi di ODOO
• Tidak perlu lagi menyertakan scan surat resmi Permintaan Barang & Transfer Alokasi
Pimpinan Unit KLIK APPROVAL jika menyetujui, ATAU KLIK REJECT jika menolak
• AMAN: Hanya pimpinan unit tsb yg bisa menyetujui permintaan, cukup dgn KLIK
Barang langsung bisa diambil, history, invoice & status pembayaran bisa dilihat pimpinan Online di ODOO
• Selesai ! • Cepat, Praktis, Paperless
PANDUAN Untuk PIMPINAN UNIT (melakukan KLIK APPROVAL menyetujui permintaan barang logistik ITS atau KLIK REJECT menolak) Akun akan dibagikan langsung ke email panjenengan. Sehingga segera cek inbox email, cari email seperti ini
Klik tombol Accept Invitation, lalu anda bisa memasukkan password utk akun anda.. setelah berhasil, anda bisa SIGN IN menggunakan username = alamat email anda DAN password = password baru yang anda tadi ketikkan
Apabila kesulitan, silakan hubungi kami melalui grup WA SERVICEDESK KLIK APPROVAL !
1. Untuk login ke sistem, buka web erp.logistik.its.ac.id (atau buka web logistik.its.ac.id lalu klik menu APLIKASI ERP) lalu klik SIGN IN (di pojok kanan atas)
2. login dgn username password anda. HATI-HATI rahasiakan username+password anda! Tanggungjawab anda jika terjadi penyelewengan karena anda share password ke orang lain! Jika belum punya akun, hubungi WA grup SERVICEDESK KLIK APPROVAL. Dan apabila lupa password silakan dicoba klik RESET PASSWORD, maka instruksi reset password akan dikirimkan ke email anda. Apabila kesulitan, silakan hubungi kami melalui grup WA SERVICEDESK KLIK APPROVAL !
3. setelah berhasil login, klik menu di pojok kanan atas lalu klik submenu MY ACCOUNT
4. di menu MY ACCOUNT ini, anda dapat melihat ada 3 menu baru : - QUOTES : berisi permintaan barang BARU yg menunggu KLIK APPROVAL anda - ORDERS : berisi history permintaan barang yg anda sudah setujui / approve - INVOICE : berisi tagihan / invoice atas barang yang anda sudah ambil
Jika ada permintaan barang baru yg butuh approval anda, di samping tulisan YOUR QUOTES akan muncul ANGKA. Klik di menu QUOTES atau di tulisan YOUR QUOTES untuk menampilkan daftar nya.
5. klik pada salah satu Sales Order untuk menampilkan detailnya
6. untuk menyetujui belanja logistik tersebut, lakukan = KLIK ACCEPT (warna Hijau) Opsional anda bisa menuliskan pesan / catatan di kolom history di bagian bawah Sedangkan utk tidak menyetujui / membatalkan, klik tombol merah REJECT
BACA DAN PELAJARI DETAIL SALES ORDER SEBELUM ANDA KLIK APPROVAL. Bisa terjadi operator salah memilih produk / jumlah barang / bahkan bisa jadi memintakan persetujuan anda utk RBA yg bulan menjadi wewenang anda (misal belanja ATK S1 kok minta approve ke Kaprodi S2). Tanggungjawab anda apabila ada kesalahan dan anda tetap klik approve!
7. langkah berikutnya utk menyetujui adalah dengan menuliskan nama anda DAN tandatangan, lalu klik tombol biru SIGN & CONFIRM dan selesai.
8. jika barang sudah diambil, maka anda akan bisa melihat TAGIHAN di menu INVOICE, berikut status nya (waiting for payment = masih menunggu transfer alokasi di eksekusi oleh bagian perencanaan; PAID = transfer alokasi sudah diproses di SIM RBA oleh Bagian Perencanaan Dit.PAL)
9. contoh transaksi yang sudah di proses transfer alokasinya oleh bagian perencanaan
