DszámlaWIN számlakészítő és készletnyilvántartó

DszámlaWIN – számlakészítő és készletnyilvántartó Tisztelt Hölgyem/Uram!

Köszönjük, hogy megrendelte termékünket. A következőkben egy rövid, egyszerűsített leírást próbálunk adni Önnek, amely arra szolgál, hogy a demó programban szerzett tapasztalatait pontosítsuk, összefoglaljuk.

A következő oldalakon az alábbi témákat érintjük:

1. első indítás, a cég adatainak felvitele 2. alapbeállítások elvégzése, ezen belül 2.1. nyomtató beállítása 2.2. bankszámlák felvitele 2.3. alapbeállítások (csak érintőlegesen) 3. vevőtörzs kezelése, új partnerek felvitele 4. termékek rögzítése a programba 5. készletmozgás (pl. áru beérkezés) 6. számla vagy szállítólevél készítése

Mivel az Ön által megrendelt program egy nagyon széles spektrumot lefedő rendszer, esélyünk sincs arra, hogy valamennyi lehetőségét bemutassuk. Ami a célunk volt, hogy megkönnyítsük az indulást. Valamennyi, itt leírt funkció sokkal részletesebben dokumentált a kézikönyvben, melynek legfrissebb változatát az internetről bármikor meg tudja nyitni a program Segítség menüjén keresztül! A program leírást a telepítő CD-n is megtalálja. Feltételeztük, hogy a program telepítését már sikerült megoldani, ezért erre nem tértünk ki. Amennyiben ez nehézségekbe ütközött, kérjük, hogy a WEB oldalunkon, a program telepítésére vonatkozó információkat nézze meg, vagy kérjen segítséget ügyfélszolgálati telefonszámainkon.

Reméljük, hasznos lesz ez a kis leírás. Sok sikert kívánunk az induláshoz!

C.A.T. Consulting Kft.

C.A.T. Consulting Kft. – www.catconsulting.hu

oldal 1

DszámlaWIN – számlakészítő és készletnyilvántartó Hasznos információk:

Elérhetőségek C.A.T. Consulting Gazdasági Tanácsadó, Könyvelő és Rendszerfejlesztő Kft.

Székhely:

8000 Székesfehérvár, Távírda u. 2/A 3. em. 5.

Postacím:

8002 Székesfehérvár Pf. 202.

E-mail:

Általános kérdésekben:

[email protected]

WEB oldal:

http://www.catconsulting.hu és http://www.catkft.hu

Nyitvatartási idők: Hétfőtől csütörtökig 8:30-16 óráig, pénteken 8:30-14 óra között.

Személyes megkeresés előtt kérjük, hogy egyeztessen időpontot, annak elkerülése érdekében, hogy egy másik megbeszélés miatt esetleg hosszan kelljen várakoznia.

Feltétlenül őrizze meg ezt a dokumentációt, a licenc-kártyát és a telepítő CD-t!


oldal 2

DszámlaWIN – Számlakészítő és készletnyilvántartó rendszer 2012

Nyilatkozat Alulírott Dobrocsi Zsolt igazolom, hogy a C.A.T. Consulting Kft. által forgalmazott DszámlaWIN raktárkészlet nyilvántartó és számlakészítő ügyviteli programrendszer 4.01 és magasabb verziószámú változata az érvényben lévő számviteli előírásoknak és a 34/1999(XII.26.) PM rendeletnek, továbbá a 19/2000 állásfoglalásnak megfelel, a számlasorszámokat önműködően, egyesével növekvő sorrendben generálja, abba a felhasználónak beavatkozásra lehetőséget nem ad. A számlasorszámok előállításának két módja a program rendszer éles telepítésekor beállításra kerül a következő lehetőségek szerint: • Folyamatos egyben sorszámozás: a rendszer mind a készpénzes, mind a nem készpénzes számlákat egybefüggően folyamatos sorrendben számozza. Pl. 1K01, 2K01, 3K01, 4K01, 5K01, stb. • Folyamatos külön sorszámozás: a rendszer mind a készpénzes, mind a nem készpénzes számlákat külön-külön, egyesével növekvően automatikusan sorszámozza. Azokat betűjelben, a számla megnevezésében (SZÁMLA ill. KÉSZPÉNZFIZETÉSI SZÁMLA) és fizetési módban megkülönbözteti. Pl. 1K01 (KP-s), 2K01 (KP-s), 1A01 (nem KP-s), 3K01 (KP-s), 2A01 (nem KP-s), stb. A gépi bizonylatok törlésére, azok módosítására a rögzítés után lehetőséget nem ad. A program a számla készítésekor a beállítottnak megfelelő számú eredeti példányt nyomtat, ezt a számozást, valamint a készített összes példányszámot a kinyomtatott példányon feltünteti. Az összes példányszám meghatározásakor figyelembe veszi a beállított önátírós leporelló példányszámát. A számla utánnyomtatásakor ennek tényét „Bizonylat másolat” felirattal rögzíti. A program törvényi megfelelőségét a frissítésekhez/programhoz kiadott licenckártyán megadott „Frissítés érvényességi idő” lejáratáig garantáljuk, amennyiben a frissítések telepítve vannak. Fenti nyilatkozat csak eredetiben használható fel a kapcsolódó licenc-kártyán megnevezett Felhasználó által, semmilyen másolati formában nem érvényes, hitelesítése a C.A.T. Consulting Kft. szárazbélyegzőjével történt.

C.A.T. Consulting Kft.


oldal 3


Végfelhasználói licenc szerződés

Mely létrejött egyrészről a C.A.T. Consulting Kft. (8000 Székesfehérvár, Távírda u.2/A 3.em.5.) – továbbiakban Licenc adó, másrészről a szoftver termékhez kapcsolódó számlán és Licenc igazoló kártyán nevesített Felhasználó között az alábbi feltételek mellett: Felek kijelentik, hogy szerződéskötési képességük semmiben sincs korlátozva, és a következőkben részletezett szerződést mind tartalmában, mind formájában magukra nézve és esetleges jogutódjaikra kötelezőnek fogadják el. I. Fogalom meghatározások: A szerződő felek a jelen szerződésben felhasznált fogalmak alatt az itt rögzítetteket és csakis az itt rögzítetteket értik egyező értelmezésük alapján: Licenc adó: a szoftver felett forgalmazói joggal rendelkező cég, melynek neve C.A.T. Consulting Gazdasági Tanácsadó, Könyvelő és Rendszerfejlesztő Kft. Felhasználó: a termékről kiállított számlán és Licenc igazoló kártyán részletezett, szerződő vállalkozás vagy magánszemély, aki felhasználási jogot kap az alábbiakban részletezésre kerülő feltételek teljesülése esetén; Programrendszer,

szoftver,

programtermék,

rendszer:

az

a

számítógépes

programtermék, melyet Felhasználó megrendelt és amely szintén a kapcsolódó számlán és licenc kártyán van nevesítve; II.

Általános rendelkezések

A szerződés tárgya: a Licenc adó által meghatározott ideig használatba adott számítógépes programrendszer szerzői jogainak, a program licencdíjának és az együttműködés módjának tisztázása. A program célja: a Felhasználó telephelyén számítógépes rendszerben történő adatfeldolgozás. Felhasználó kijelenti, hogy a programrendszert az ingyenesen rendelkezésére bocsátott demo anyag alapján rendelte meg, a terméket ismeri és ez alapján fejezi ki szerződéskötési szándékát. A rendelkezési jog mennyiségi korlátozása: Jelen megállapodás alapján Felhasználó 1, 5, 10 céges licenc esetében 1 db, azaz egy darab egygépes változatot telepíthet. Helyi hálózatban működtetett számítógépek esetén az egy telephelyen rendszerbe köthető terminálok száma nincsen korlátozva, valamennyi, egy közös adatkönyvtárt használó számítógépre telepítheti, de a könyvelt cégek száma összesen nem haladhatja meg a licencben meghatározottat. Korlátlan céges licenc esetén a C.A.T. Consulting Kft. – www.catconsulting.hu

oldal 4


Felhasználó saját telephelyein és saját számítógépein korlátlan számú cég könyvelésére jogosult. Egyik esetben sem helyezheti ki program példányát egyéb helyre vagy nem az ő saját használatában lévő és tulajdonát képező számítógépre. Amennyiben Felhasználó a szoftvertermék másolatát vagy a dokumentációt harmadik fél felé továbbadja – attól függetlenül, hogy ez valamilyen ellenszolgáltatás fejében vagy anélkül történt – Licenc adót kártérítés illeti meg, mely összegszerűségében az azonos feltételek mellett igénybe vehető licenc díjának ötvenszerese; párhuzamosan a másolati példányok és az eredeti dokumentációk Licenc adóhoz történő visszajuttatásával és valamennyi felhasználó jog megvonásával. A program üzembe helyezése és módosítása: A programot Felhasználó helyezi üzembe, a programtermék módosításának jogát Licenc adó önmagának fenntartja. Licenc

adó

vállalja,

hogy

Felhasználó

a

programba

épített

korszerűsítő

módosításokat és jogszabályi követést az előfizetésben meghatározott ideig külön díjfizetés nélkül az internetről letöltheti. A Programrendszer licenc-díja: A programrendszer jelen szerződés szerinti licencdíja a nyilvánosan hozzáférhető és Licenc adó által üzemeltetett WEB oldalon van közzétéve. Ezzel az összeggel a felek kölcsönösen, teljes mértékben egyetértenek, mindketten

tudomással

bírnak

arról,

hogy

tartalmazza

a

programrendszer

telepítéséhez szükséges CD és kézikönyv árát, a számla teljesítési dátumától számított 1 év jogszabálykövetést, de nem tartalmazza a Felhasználó által kért egyéb bővítések/módosítások díját. A licenc díj esedékessége: A fenti licenc-díj a teljesítéskor esedékes. A Licenc adó jogai: A Felhasználó cégén belüli felhasználási jog átengedésével párhuzamosan a Licenc adó és a Szerző önmagának is minden jogot fenntart. Licenc adó kijelenti, hogy a programrendszerre harmadik személy előzetesen olyan jogot nem szerzett, mely annak hasznosítását korlátozná vagy kizárná. A rendszer és a dokumentációk átadása: A program élesítéséhez szükséges kulcs CD lemezen jut el Felhasználóhoz. Szállításkor postán kerül kiküldésre 1 db Felhasználói Dokumentáció, melynek díját a licenc-díj tartalmazza. Minden további dokumentáció térítés ellenében igényelhető. A program bővítése a

Felhasználó kérése alapján: Licenc adó vállalja, hogy az

időközben felmerült újabb problémák megoldására Felhasználóval közösen keres megoldást. Egyedi módosítások kérése külön megállapodás alapján történik. C.A.T. Consulting Kft. – www.catconsulting.hu

oldal 5


Licenc adó a program egy adott célra történő használhatóságának vagy nem használhatóságának kérdésében anyagi és egyéb felelősségét a programrendszer licenc-díjának mértékére korlátozza. Felhasználó tudomásul veszi ezt a kikötést, ennek figyelembe vételével használja a programrendszer(ek)et. A rendszereket Licenc adó a lehető legnagyobb gondossággal készítette el, de nem zárható ki hiba előfordulása. Ezért a program használata nem helyettesíti megfelelő végzettséggel rendelkező, hozzáértő személy alkalmazását. Amennyiben Felhasználó valamilyen hibás működésre utaló jelet tapasztal és azt Licenc adó tudomására hozza, azt Licenc adó a lehető legrövidebb időn belül kijavítja. A vírusmentesség kérdése: Licenc adó garanciát vállal arra nézve, hogy az Ő általa átadott program másolati példány vírusmentes. Egy esetleges, a Felhasználó számítógépén kívülről érkező vírustámadás esetére felelősségét Licenc adó kizárja. Biztonsági másolatok készítése: A programrendszer telepítő lemeze nem tartalmaz semmilyen másolásvédelmet. A számítógépre és névre installált programról Felhasználó csupán biztonsági másolatot készíthet. Licenc adó garantálja, hogy a biztonsági másolat az eredeti gépre az eredeti formájában visszamásolva teljes mértékben működőképes marad. Felhasználó felelőssége, hogy az élesítő lemez illetéktelen kezekbe ne kerüljön. A

program-dokumentáció:

A

programrendszerhez

adott

dokumentáció

sem

részleteiben sem egészében nem másolható, azt csak eredeti – a Licenc adó által átadott – állapotában lehet felhasználni. III. Záró rendelkezések: A jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a PTK és az ide vonatkozó szerzői jogi törvények az irányadóak. Felek kötelezik magukat, hogy tervezett együttműködésük során mindvégig tekintettel lesznek egymás érdekeire és esetleges jogvitájuk esetén tartózkodnak minden olyan cselekedettől, mely a másik félnek gazdasági hátrányt okozna. Elfogadják továbbá, hogy vitájukat elsősorban tárgyalás útján rendezik, amennyiben végképp nem tudnak megállapodásra jutni, úgy kikötik a Székesfehérvári Városi Bíróság kizárólagos illetékességét. A program rendszer élesítésével Felhasználó egyértelműen kinyilvánítja azon szándékát, hogy a fenti feltételek teljes körű elfogadása mellett használni kívánja a programot.


oldal 6


Licenc

adó

az

élesítő

kulcs

Felhasználó

részére

történő

rendelkezésére

bocsátásával nyilvánítja ki a fentiek szerinti szerződéskötési szándékát.


oldal 7


1. Első indulás, a cég adatainak felvitele Miután telepítette a programot, az asztalon lévő DszámlaWIN ikonnal indíthatja. Erre kell kettőt kattintania. A CD-n található az élesítő kulcs, amelyre szüksége lesz, ezért tegye be a lemezt a meghajtóba.

Az Útvonal mezőben megadhatja a licenc-fájl helyét (annak a CD-nek a helyét, amit tőlünk kapott), vagy megkeresheti azt a Tallózás gombra kattintva. A meghajtó választásnál azt válassza ki, amely neve mellett a CATCONS_CD feliratot látja. Könyvtárból is elvégezheti az élesítést ha nincs CD-meghajtó a gépben, ekkor másolja pl. egy pendrive-ra a CD tartalmát és annak útvonalát keresse meg:


oldal 8


Tallózásnál azt a könyvtárt fogja átemelni a rendszer, amit az „aktuális könyvtár” feliratnál lát. Ahhoz, hogy kijelöljön egy mappát, kattintson rá kettőt. Miután a megfelelőt megtalálta (és az megjelent a kék feliratban), nyomja meg a Kiválaszt gombot.

Az előző ablakba visszatérve, megjelennek az elérhető licenc-kulcsok a listában, nyomja meg a Mindet gombot, vagy jelölje ki azokat, amelyeket aktiválni szeretne.

Nyomja meg az Igen, most aktiválunk gombot. Amennyiben van már licenc-kulcs telepítve, a program a következő kérdést fogja feltenni:

Válaszoljon Igennel, ha nem szeretne többszörös regisztráció miatt megtartani egy korábbi, másik cég nevére kért licenc-kulcsot, amennyiben Nemmel válaszol, a programba lépéskor választhat majd a jogosult cégek között. Ez utóbbira csak akkor


oldal 9


van szükség, ha több (könyvelő) cég nevére vásárolt licenceket szeretne egy gépen használni (nem több céges rendszert!). Miután megtörtént a regisztráció, a program a következő üzenetet küldi:

A rendszert ezzel élesítette, azt a licenc-nek megfelelően használhatja!

A második feladat, a saját cége adatainak rögzítése. Erre üzenet is figyelmezteti. A megjelenő céglistában viheti be a számlázáshoz szükséges adatokat. A következő oldalon látható képen egy lehetséges kitöltést mutatunk. Mielőtt azonban továbblépnénk, némi kiegészítő információ a program kezelésére vonatkozóan: •

az egyes adatmezők között TAB vagy ENTER gombokkal haladhat, nem szükséges az egérrel kattintgatnia;

•

visszafelé Shift+TAB vagy Shift+ENTER is működik;

•

természetesen egérrel is lépegethet, de ebben az esetben arra nagyon ügyeljen, hogy ne hagyjon ki mezőt. A program segíti Önt abban, hogy a fontos adatok közül ne maradjon ki

semmi, de ehhez az szükséges, hogy használja vagy a TAB, vagy az ENTER gombokat. A kezeléshez szükséges „kattintós” gombok a képernyőn vannak, tehát ha azt megnézi, meg fogja találni mindig, amire szüksége van.


oldal 10


Akkor most nézzük a cégadatokat:

Amint azt fent látja, a cég megnevezésére kettő sor áll rendelkezésére. Ugyanez vonatkozik a címre is. Értelemszerűen célszerű (mindkét adat esetében) csak az egyiket használni, ha ott a szükséges szöveg elfér, mivel így a kibocsátott bizonylatokon kevesebb sorra lesz szükség, tehát hosszabb számlák esetében helyet takarít meg. Felhívjuk figyelmét a fenti formátumra a cím esetében (tehát, hogy 4 karakter irányítószám szóköz település szóköz majd pontos cím. Ez azért fontos, mert a program így fogja tudni szépen tagolni a címsort. Az adószámot abban a formátumban kell kitölteni, ahogy fent láthatja. A szoftver ez alapján fogja felajánlani az alkönyvtár nevét. Ezen ne változtasson! Amennyiben rendelkezik EU-s adószámmal, azt is írja be. Olyan esetben, ha van egyéb, a számlán kötelezően feltüntetendő engedélyszám vagy más információ, azt az Egyéb adat mezőbe írja be. Ezek után nyomja meg a Hozzáad gombot a tároláshoz. A cégbe belépni vagy az alsó listában kettőt rákattintva, vagy a Belépés a cégbe gombbal tud.


oldal 11


2. Alapbeállítások elvégzése Miután a cégbe belépett, az első induláskor néhány beállítást el kell végeznie. Ezek e következők:

2.1 Nyomtató kiválasztása

A legegyszerűbben a program alapképernyőjén választhat nyomtatót. Az ablak bal alsó sarkában nyomja meg a Beállított nyomtató gombot (a nyíl jelzi):

Ezután egy egyszerű (megszokott Windows-os) választó ablakban jelölheti ki azt az eszközt, amire szeretné, ha számlái elkészülnének. Fontos információ! A program a számlákat minden esetben az így beállított printerre fogja küldeni. Mivel a hatályos jogszabályok szerint eredeti példányt csak egyszer lehet készíteni (és ezt azon felirattal is jelezni kell), ennek az eszköznek működőképesnek kell lennie a számlák készítésekor. A kimutatásokat másikra is küldheti, ezt a nyomtatási kép megjelenésekor mindig eldöntheti (mindig van párbeszéd panel). A számla nyomtatás a gyorsabb munkavégzés érdekében kezeli automatikusan a printert és nem ad választási lehetőséget.


oldal 12


2.2 Bankszámlák felvitele

A program több bankszámlát is tud kezelni, illetve elfogadja ugyanazon bankszámla GIRO és IBAN rendszerű számlaszámát is. A felvitelhez lépjen a Beállítások menü Bankszámlák megadása pontjába. Ekkor a lista még üres, először nyomja meg a Hozzáad gombot. A megjelenő ablakot kell értelemszerűen kitölteni. Amennyiben egyszerű forintos számlát használ, az IBAN számot nem kell kitöltenie, ugyanez vonatkozik a SWIFT kódra is: Fontos, hogy minden bankszámla esetében

helyesen

adja

meg

a

devizanem kódot, mivel a program a számlázás során ez alapján fogja automatikusan

felajánlani

az

első

kiválasztottat

(természetesen

ezt

számlánként kiválaszthatja, de így sokkal gyorsabban tud dolgozni). A főkönyvi számla mezőre jelenleg nem térnénk ki, az akkor érdekes, ha később

használni

szeretné

az

automatikus könyvelést.

Természetesen több bankszámlát is megadhat, ha így van , a számlázás során tetszés szerint választhat.


oldal 13


2.3 Alapbeállítások

Erre valóban csak érintőlegesen tudunk kitérni ebben a dokumentumban. A rendszer működését bizonyos határok között az Ön kívánságainak megfelelően állíthatja be. Ezt a Beállítások menü Alapértelmezések beállítása pontjában teheti meg. Az egyes paraméterek csoportosítva vannak, most csak a legfontosabbakat emelnénk ki: •

számlázásra vonatkozó beállítások: itt tudja meghatározni, hogy a KP-s és nem KP-s bizonylatok sorszámozása egyben vagy külön, két folyó sorszámmal történjen. Egyúttal a bizonylat fajtákhoz rendelt betűjeleket is beállíthatja. A rendszer által az árak és a mennyiségek esetében figyelembe vett tizedes jegyek számát is itt adja meg. Kiválaszthatja, hogy a számlázás csak a vevőtörzsben szereplő partnernek, vagy bárkinek történhet, illetve, hogy a fizetési mód is csak választható, vagy szabadon beírható legyen;

•

készletkezelésre vonatkozó beállítások: talán a legfontosabb, hogy a számlázás során engedélyezett-e a raktár mínuszba futása. Nemleges esetben csak annyi terméket írhat ki, amennyi a készleten van, egyébként mínuszba is fordíthatja (ha pl. már megjött az áru, de még nem volt ideje berögzíteni). Fontos információ, hogy az utóbbi esetben a súlyozott önköltségi ár hibás lehet, ezért azt a beérkeztetések után rendeztetni kell;

•

pénztár beállítása: a pénztárbizonylatok megjelenését szabályozhatja;

•

egyéb

beállítások:

a

rendszer

alapvető

működését

állíthatja.

Pl.

bekapcsolhatja, hogy a progra az indításakor ellenőrizze, van-e frissítés a neten és amennyiben igen, azt azonnal le is töltetheti vele. Így ne Önnek kell azzal foglalkoznia, hogy a program legfrissebb példánya telepítve legyen

Szintén itt szólnánk néhány szót a Számlaformátum beállítása menüpontról (ez is a Beállítások menüben található). A szoftver többféle számla formátumot tud, de mindenképpen az alapbeállításban szereplő SP5-Windows grafikus típust javasoljuk. Ezt folyamatosan bővítjük, és már most is nagyon tág határok között változtatható az egyéni igények szerint.


oldal 14


3. Vevőtörzs kezelése A program több vevőtörzs kezelésére alkalmas. Ezt két okból szokták használni: vagy szét akarják választani valamilyen szempont alapján a vevőket, vagy azért, mert olyan nagyszámú partnert kell nyilvántartani. Utóbbi esetben a program automatikusan is új törzset nyit, ha egyben eléri a 10000-es tételszámot. Jelen dokumentumban nem foglalkozunk több vevőtörzs használatával, csak az alapot fogjuk bemutatni. Először lépjen be a Partnerek Vevők törzsadatainak kezelése Vevő adatok megjelenítése menüpontba. A megszokott gombokat megtalálja a képernyőn, most vigyünk fel egy új partnert az Új partner gomb megnyomásával:

A kötelező mezőket pirossal bekereteztük. Ezek a vevő neve és címe. Ahhoz, hogy a program tudja gyűjteni a vásárlásokat, vagy hogy listából számlázhasson, ez a két információ elegendő. Javasoljuk még az összekötő megadását, így könnyebb később felvenni a kapcsolatot a partnerrel. Az adószámot akkor kell megadnia, ha szeretné, hogy a vevő adószáma is a számlára rányomtatásra kerüljön. Lehetséges, hogy partnere egyedi megállapodás szerint nem az átlagos, 8 napos fizetési határidővel egyenlíti ki a számláit, hanem hosszabb határidőt kap. Ezt itt hozzárendelheti. Ha nem adja meg az Alap utalás nap számát, a szoftver az alapértelmezettet fogja felajánlani amikor bizonylatot készít. Ugyanez elmondható az C.A.T. Consulting Kft. – www.catconsulting.hu

oldal 15


Alap fizetési mód esetében is. Beállíthatja, hogy partnere milyen fizetési módot kap általában. Amikor őt kiválasztja, a program ezt fogja felajánlani. Ellenkező esetben mindig az a fizetési mód az alapértelmezett, amivel legutóbb számlát készített. Amennyiben nem akarja előre megadni, hagyja üresen. Ugyancsak felviheti, hogy a vevő általában milyen árkategórián és azon belül milyen kedvezménnyel szokott Önnél vásárolni. Erről a nagy kézikönyvben bővebb infót talál, itt elég annyi, hogy a partnere általános kedvezményét beállíthatja. A program ezt fogja felhozni számlázáskor, de ezt akkor tetszés szerint módosíthatja. A hangsúly azon van, hogy az itt beállítottakat felajánlja a rendszer. Felhívnánk még egy nagyon hasznos mezőre a figyelmét, mégpedig a max hitelkeret megnevezésűre. Ha itt beállít egy értéket, a program jelezni fog, hogy nem vihet, csak készpénzre árut a vevő, így elkerülhető, hogy figyelmetlenségből egy kezdődő kapcsolat elején nagyon elszálljon valakinek a tartozása! Miután kitöltötte a kívánt mezőket, a Rögzítés gombbal tárolja, ekkor visszatérhet a listába:

Itt is érvényes, ami valamennyi listánkra: keresni úgy tud a tételek között, hogy a listára egyet kattint, majd egyszerűen elkezdi gépelni, amit keres. A program folyamatosan (ahogy írja be a keresett szót vagy szótöredéket) ugrik rá a következő olyan tételre, amelyben az megtalálható. Példaként: előfordulhat, hogy csak arra emlékszik, valamilyen Ernő nevű ügyfelét keresi. Ekkor írja be a szót, majd (amíg a C.A.T. Consulting Kft. – www.catconsulting.hu

oldal 16


kereső felirat látható) ENTER gomb megnyomásával mindig a következő olyanra léphet a listában, amely tartalmazza az Ernő szót (vagy szótöredéket). A keresést abbahagyhatja az ESC lenyomásával, amikor elérkezett a megfelelő partnerhez. A listát nemcsak sorszám szerint, hanem névsorba vagy összekötő szerint is rendeztetheti. A Nyomtatás gombbal kiírathatja partnereit. Fontos információ, hogy a kiírás során a partnerek tényleges tárolási sorrendje szerint történik a listázás. Tehát amennyiben pl. névsorba rendezve szeretné őket látni nyomtatott listában is, előtte a Vevők törzsadatainak kezelése menü Rendezés cégnévre (vagy sorszámra) parancsával ténylegesen rendeztetni kell (nem elég a listában rákattintani a kívánt rendezési szempontra). A program a képernyőn megjelenő listát gépenként kezeli, ezért lehet olyan, hogy Ön névsorban látja a vevőket, míg egy másik kollégája sorszám szerint.

A szállítók kezelésére most azért nem térnénk ki részletesen, mert nagyon hasonlít a vevők kezelésre. Ami az eltérést okozza, hogy róluk annyi információt nem kell tárolni. Így egy egyszerűbb adatlapot elegendő kitölteni. Beszállítóit a készletmozgásnál tudja listából behívni, így két előnyt élvezhet egyszerre: egyrészt könnyebb a későbbiekben egy konkrét beérkezést partnerhez kötni (pl. garanciális problémák miatt), másrészt össze tudja hasonlítani beszerzési forrásait. Mielőtt rendel egy termékből, egy gombnyomással megnézheti, hogy az elmúlt időszakban melyik partnertől, milyen áron jutott hozzá az adott termékhez. Ez a lista a beszállítási időpontokat is mutatja, ezzel elkerülheti, hogy csak az árakat vegye figyelembe. Például az egyiktől 10 hónappal előbb vett valamit, de azóta nem, míg a másik csak néhány napos vagy néhány hetes árat mutat, az valószínűleg hamis információt adna csak ár összehasonlítás alapján.


oldal 17


4. Termékek rögzítése a programban A készlet rendszer nagyon összetett és sokféle információ kezelésére alkalmas. A termékeket több külön raktárban is kezelheti (a központi alapraktár mellett nyithat saját alraktárakat, bizományba adott és kapott raktárakat). Felhívjuk azonban arra a figyelmét, hogy ezt mindig az ésszerűség határai között tegye. Nem érdemes csak azért több alraktárt nyitni, mert több árucsoportot forgalmaz (pl. kádak, mosdók, egyéb szaniter áruk). Erre a bontásra való a fő- és alcsoport, melyről a nagy kézikönyvben olvashat bővebben. Jelenleg induljunk ki abból, hogy csak egy raktárt kezelünk. Ez az alapértelmezett, 000 jelzésű raktár. Az átlag felhasználó a rögzíthető információknak csupán néhány elemét használja. Vannak olyanok, akinek érdekes a termék fizikai mérete, súlya, vagy akkora raktárban tárolják árujukat, hogy célszerű használni a termékhez rendelhető polckódot (vagyis, hogy hol találja meg, milyen tényleges helyen). Általában azonban annyi adatra nincs szükség aminek a tárolására a rendszer képes. Mielőtt a termék adatlapra térnénk, először nézzük, hogy jut be a raktár listába. Először válassza a Raktár menü Termékek kezelése pontját. A megjelenő ablakban lehetne felvinni a saját alraktárakat, mint azt feljebb írtuk, most ezzel ne foglalkozzunk. Kattintson kettőt a Központi raktárra, vagy egyet a Kiválaszt gombra:

Ekkor jut be a tényleges raktár listába. Ez a lista sok szempontból hasonlóan működik, mint a korábban tárgyalt vevő lista (keresés, rendezés). C.A.T. Consulting Kft. – www.catconsulting.hu

oldal 18


A raktár lista képernyő átméretezhető. A hagyományos keresés mellett itt használhat szűrőket is. Ennek segítségével a termékek megjelenítését leszűkítheti csak azokra a tételekre, amelyek megfelelnek bizonyos feltételeknek. Írja be a megfelelő szűrőmezőbe amit keres, majd nyomjon ENTER-t. Ekkor a program frissíti a képernyőt. A szűrők ÉS kapcsolatban vannak, tehát ha több mezőt kitölt, csak azokat a termékeket fogja látni, amelyek valamennyi feltételnek megfelelnek. Az eredeti listához való visszatéréshez törölje a szűrt (majd ENTER), vagy zárja be a listaablakot. A következő belépéskor újra a teljes listát látja. Új termék felviteléhez

nyomja meg a Hozzáad gombot. A vevőkhöz

hasonlóan ezen az adatlapon is bekereteztük azokat a mezőket, amelyeket mindenképpen ki kell töltenie. A többit értelemszerűen kell eldönteni, hogy kíván-e vele foglalkozni, vagy sem. Amit mindenképpen ki kell tölteni: •

Az Azonosító egy egyedi cikkszám. A teljes program ez alapján kezeli a termékeket, vagyis ez minden esetben csak egyszer szerepelhet (olyan sem megengedett, hogy azonos cikkszámon különböző termékek legyenek külön raktárakban)! 14 karakter széles lehet, azon belül betűk, számok egyaránt. Javasoljuk, hogy csak az angol ABC betűit és számokat használja

•

a Megnevezés kerül később a számlákra. Tartsa ezt szem előtt a kitöltéskor


oldal 19

DszámlaWIN – Számlakészítő és készletnyilvántartó rendszer 2012 •

nem kötelező mező a Megjegyzés, de ha beír valamit, az a számlán is meg fog jelenni. Ebben a mezőben folytathatja akár a megnevezést részletező adatokkal, ha ott nem állt elegendő hely rendelkezésére

•

az ÁFA kulcsot mindenképpen ki kell tölteni

•

legalább egy eladási árat célszerű felvinni. A számlázásnál is tudja majd módosítani, de célszerű legalább ezt az egy mezőt felvinni. Az egész rendszer nettó árakat kezel! Tehát az árakat ÁFA nélkül kell beírnia!

A nem fehér hátterű (sötétebb) mezőket itt nem tudja módosítani, azokat a program kezeli!


oldal 20


5. Készletmozgások felvitele A készlet mennyiségét közvetlenül nem írhatja be. Ahhoz, hogy mennyiség is kerüljön a termékekhez, be kell lépnie a Raktár menü Készletmozgások Készletmozgás felvitele pontjába. A megjelenő ablakban először írja be a mozgás dátumát. Ezután válassza ki a mozgás jellegét, majd adja meg a bizonylat számát. Abban az esetben, ha nem adja meg, a program generál egy egyedi mozgásazonosítót. Hangsúlyozzuk, hogy célszerű az eredeti bizonylatszámot beírni, mivel így azt később könnyebben visszakeresheti a rendszerben. Áru beérkezés esetén a partnerkódot kell rögzítenie, vagy F1 gomb megnyomásával a beszállítói törzsből ki is választhatja. A mozgás jellegétől függően ezután az átadó/átvevő raktárak megadása (vagy F1 segítségével) kiválasztása következik. A deviza nemét is megváltoztathatja beérkezéskor, ha nem forintban kapta a számlát. Ebben az esetben a készlet rendszer a mező elhagyásakor behozza az adott napra érvényes deviza árfolyamot (ehhez azt természetesen előbb meg kellett adni a Beállítások menü, Deviza árfolyamok megadása pontjában. Ft esetén csak menjünk tovább a következő mezőre.


oldal 21


Miután a fej adatokat megadta, szép sorban rögzítse a mozgatandó mennyiségeket. Ehhez először az Azonosító mezőben adja meg a termék kódját, vagy az F1 gomb megnyomásával hívja be a raktárlistát és onnan válassza ki. Az azonosító elhagyásakor a program kiírja a termék nevét. Áru beérkezéskor felhozza a legutóbbi beszerzési árát, amennyiben már volt belőle mozgás, egyéb mozgásfajtáknál pedig a súlyozott vételárat. Ennek számításáról szintén a normál kézikönyvben olvashat bővebben. Írja be a mennyiséget, amennyiben gyári számos a termék, adja meg a gyári szám(oka)t. Ezután nyomja meg a Hozzáad gombot. Előfordulhat, hogy valamely adatban javítania kell. Ehhez egyszerűen álljon rá a középső listában, ekkor az alsó (beviteli) részben láthatja annak részleteit. Javítsa, amit szeretne, majd nyomja meg a Módosítás gombot. Egy tétel listából való törléséhez álljon rá a középső részben és nyomja meg a Törlés gombot. Miután így bevitte valamennyi mozgatni kívánt termékét, a Kilép rögzítéssel gomb segítségével tárolhatja a változásokat. Ezután van lehetősége ellenőrző listát nyomtatni a készletmozgásról. A Mégse gomb megnyomásával pedig rögzítés nélkül zárhatja be az ablakot.

Még két hasznos információ: amennyiben olyan terméket rögzít, amely még nem szerepel a raktárlistában, amikor F1 gombbal behívja a készletlistát, azonnal felviheti, nem szükséges kilépnie innen, ezzel megszakítva a bevitelt. A másik, hogy amennyiben valamit elrontott egy korábbi rögzítésnél, azt úgy javíthatja, hogy ugyanazzal a bizonylatszámmal és teljesítési dátummal, azonos árral felviszi még egyszer a mozgást, de mínusz mennyiséggel. Ezzel gyakorlatilag stornózza a korábbi műveletet. Például: 2012. június 5-én 8/2012 bizonylatszámon behozott 100 db 1000 Ft-os terméket, pedig 1000 db 100 Ft-ost kellett volna. Ennek javításához adja meg újra ezeket a dátum és bizonylatszámokat, majd Áru beérkezése választásával érkeztessen be -100 db 1000 Ft-os terméket (tehát csak a mennyiség előjele változik), majd ugyanezen a bizonylaton a következő tételsorként adja hozzá az 1000 db 100 Ft-os árut. Ebben az esetben mind a súlyozott árak, mind a termékstatisztikák helyesek lesznek később.


oldal 22


6. Számla vagy szállítólevél készítése Elérkeztünk ahhoz a ponthoz, amiért nekiálltunk az eddigieknek. Beállítottuk a nyomtatót, felvittünk bankszámlát (esetleg állítottunk a számlaképen). Van már vevőtörzsünk és akár raktárlistánk is. Írjuk meg az első számlánkat. A szállítólevél és számla készítése az alap funkciók tekintetében gyakorlatilag megegyezik, tehát arra nem térünk ki külön. Először válassza a Számla/Szállítólevél menü, Számla készítés, majd Normál számla készítése pontját. Az egyes bizonylat fajtákat mindig a megfelelő almenüből tudja kiválasztani (pl. előleg számla vagy fordított adózású számla). A megjelenő ablak – hasonlóan a készletmozgáshoz – három részre van osztva. A felső blokkban láthatóak a fej adatok, a középsőben a már rögzített tételek, míg az alsóban az éppen bevitel vagy módosítás alatt lévő termék részletes adatai.

FONTOS INFORMÁCIÓ! A Rögzít/kilép gomb akkor aktiválódik, ha az alábbi feltételek együttesen fennállnak: •

vagy engedélyezett a számlázás olyan vevőnek is, aki nem szerepel a partnertörzsben, vagy adott meg partnerkódot (ezt az alapértelmezéseknél állíthatja be)

•

szerepel legalább egy tétel a bizonylaton

•

nem üres a fizetési mód, vevő neve és a cím első sora

•

amennyiben fordított ÁFÁ-s számlát ír, megadta az adószámot

•

deviza számla esetén a devizanem kódját kitöltötte és azt a mezőt elhagyta (azért, hogy a program az árfolyamot be tudja tölteni)


oldal 23


6.1 Fej adatok kitöltése •

Az első adatcsoport a vevőre vonatkozik. Amennyiben nem rendszeres vevőről van szó, csupán eseti vásárlásról, úgy nem célszerű a vevőnyilvántartásba felvinni az adott partnert, ellenkező esetben igen. Ezt nem csak az erre szolgáló menüben teheti meg, hanem itt is, ha a vevő név mezőben megnyomja az F1 gombot. Ekkor a vevőlista jelenik meg, ahol vagy kiválaszthatja már meglévő vevőjét, vagy akár fel is viheti az újat, és annak rögzítése után egyből ráállva át is emelheti az adatait a számlára ( az egyszerűség kedvéért, ha csak külön ok nincs rá, nem fogjuk kiírni a szállítólevelet is, de értelemszerűen abban az esetben is ugyanazok az igazak). Kézzel is beírhatja a partner adatait, ekkor a program végigellenőrzi az adatbázist, és ha megtalálja, szintén átveszi a címet és bankszámlát a bizonylatra. Persze célszerűbb ilyen esetben a listából kiválasztani. Amennyiben nincs ilyen, vagy nem a törzsből választotta, megadhatja a címet és a bankszámlát is.


oldal 24

DszámlaWIN – Számlakészítő és készletnyilvántartó rendszer 2012 •

kedvezmény: ebbe a rovatba a számlára általában adott kedvezményt adja meg (már, ha van ilyen). Minden egyes új tételsor bevitelekor ezt fogja alapnak tekinteni a program. Ettől minden sornál eltérhet, ahogyan ezt később mutatni fogjuk. Ha partnerét a vevőtörzsből választotta, a felajánlott érték az ott tárolt lesz. Amennyiben akarja, elfogadhatja az ENTER gomb lenyomásával, vagy javíthatja egy másik beírásával.

•

árkategória: a számlán a raktártételeknél alkalmazott árkategória kiválasztására szolgál. Itt is igaz, hogy ettől tételsoronként el lehet térni, de ez lesz az alap. Vevőtörzsből történő kiválasztásnál a program az ott tároltat fogja felajánlani, javítás ugyanúgy, mint kedvezménynél.

•

munkaszám: itt rendelhet a számlához egy tetszőleges munkaszámot.

•

fizetési mód: amikor belép ebbe a mezőbe, a legelső gomb, amit megnyom – el fogja dönteni, mit ajánl fel a gép. Lehetőségei a következők: •

K: készpénz

•

A: átutalás

•

C: csekk

•

I: incasso

•

U: utánvét

Miután a rendszer felajánlja a megfelelőt, Ön természetesen ezt át is írhatja, vagy egyszerűen ENTER gomb lenyomásával továbbléphet. A legördülő menüt lenyitva is választhat. •

Szállító vagy számlaszám: a fizetési mód mezőből továbblépve, a program a fentiek figyelembevételével, illetve a számla vagy szállító jelleg alapján fogja generálni ezt a sorszámot. Ez hálózat alatt tájékoztató jellegű, mivel a rögzítés pillanatában történik meg a sorszámvédelem és a tényleges szám előállítás ( hiszen lehet, hogy valaki egy rövidebb számlát később kezd írni, de hamarabb fejez be, és ilyen esetben sem keletkezhet „rés” a listában, hiszen egyáltalán nem biztos, hogy amit Ön elkezdett, azt végül is rögzíteni fogja ).

•

példányszám: adja meg, hogy hány példányban szeretné kinyomtatni a bizonylatot. Ennek meghatározásánál vegye figyelembe, hány példányos leporellót használ. Az érvényben lévő szabályok szerint ugyanis csak egyszer nyomtathat eredeti bizonylatot, később már „bizonylat másolat” felirat kerül a kinyomtatott számlára, amit ÁFA visszaigénylésre nem tud vevője felhasználni.


oldal 25


Mivel ennek a példányszámnak és az alapértelmezéseknél beállított leporelló példányszám

rovatnak

a

tartalmából

számítja

a

rendszer

az

össz

példányszámot, célszerű figyelmesen kezelni ezt a mezőt. A program megjegyzi az utolsó itt beállított értéket, és legközelebb ezt ajánlja fel alapként. •

devizanem: amennyiben rendelkezik deviza számlázó modullal, itt adhatja meg a számla devizanemét. Forint alapú számlánál önműködően a HUF jelzés másolódik ide.

•

bizonylat kelt: a számla vagy szállító keltét adhatja meg. Mint a többi dátumnál, a program itt is felajánl egy dátumot, ezt ENTER gomb lenyomásával megerősítheti, vagy akár javíthatja is. Arra azért ügyeljen, hogy a dátumok helyesen kerüljenek sorba, ne legyen olyan, hogy egy kisebb sorszámú van május végén, egy nagyobb pedig április elején!

•

teljesítés kelte: a teljesítés dátuma

•

esedékes: fizetési határidő dátuma. A program az alapértelmezéseknél beállított számú napot fogja rátenni a bizonylat dátumára és ezt fogja felajánlani. Ez természetesen javítható.

•

egyéb: ide tetszőleges sort írhat be, a hagyományos számlanyomtatványon ez az „egyéb adatok” sor. Olyankor, ha szállítólevélből ír számlát, itt sorolja fel a rendszer a szállítók sorszámait. Megrendelésből történő számlázáskor a megrendelés számát is itt ajánlja fel. Lehetősége van arra is, hogy olyan szöveget helyezzen el ebben a blokkban, amely állandó. Ezt a Beállítások -> Állandó egyéb adatok beállítása menüpontban teheti meg. Itt külön tud beírni a KP-s, nem KP-s, illetve deviza bizonylatokhoz szöveget.

A képernyőn mindig láthatja a számla végösszegének nettó – ÁFA – bruttó értékét. Ez már valóban a végösszeg, tehát a megfelelő kedvezményekkel csökkentve van. A megjegyzés (egyéb adatok) rovat kitöltése – vagy üresen hagyása – után következhet a tételsorok tényleges felvitele.

6.2 Tételsorok felvitele

Lehetősége van úgy beállítani a programot, hogy azonos cikkszámú termékek rögzítésekor – amennyiben az újonnan bevitt sorban szereplő azonosítót megtalálja


oldal 26


már az eddigi tételek között, és annak ára, kedvezménye és neve is megegyezik – nem fog új bejegyzést készíteni, hanem csak a mennyiséget növeli az éppen beírttal.

Amikor egy új tételsort kezd szerkeszteni, először az azonosító rovatba kerül a kurzor. Amennyiben ide beír egy létező azonosítót, vagy megnyomja az F1 gombot, a tétel a raktárból kerül kiválasztásra). Ha a raktár törzset meghívta, jó hasznát veheti a korábban már említett kereséseknek és az ilyenkor is megtekinthető részletes adatlapnak. Miután ráállt a megfelelő raktár tételre, dupla kattintás hatására az bemásolódik a számlára. Ekkor már csak a mennyiségét kell megadnia, a többi adatát átvette a bizonylat.

F2 gombot nyomva az árukód rovatban, nem a termékek törzsébe, hanem a szolgáltatásokéba kerül.

Egy számlára tetszőleges számú sort rögzíthet. A raktárból vett termékek esetében – ha a termék adatlapján a gyári szám kérést jelölte – a program bekéri a gyári számot is. Ide maximum 30 karakteres azonosítót adhat meg. Amennyiben egy ilyen kérdésre nem ad meg sorozatszámot, a rendszer nem fog üres „gyári szám: „ mezőt nyomtatni. Ha megadta ezt az adatot, a termék megnevezése alatt fog megjelenni a beírt érték, közvetlenül a megjegyzés előtt (ha az is van).

A tételsorok felső ablakrészében az árat (ha van kedvezmény is) összehasonlítva az alsó listában szereplővel, eltérést tapasztalhat. Ez azért van, mert így mind a kedvezménnyel csökkentett, mind az eredeti összeget meg tudtuk jeleníteni, még ezen a kevés helyen is.

Még két fontos információ! A program a raktártételeket onnan ismeri fel, hogy azonosítójukat megtalálja a raktár törzsben. Tehát, ha valamiért meg akarja változtatni egy tétel nevét, vagy más adatát, nyugodtan megteheti, csak az azonosítót ne bántsa! Ebben az esetben is a megfelelő helyről lesz leemelve a számlázott készlet. A másik fontos dolog, hogy a raktár törzsben és a szolgáltatás listában ne használjon egyforma azonosítókat, mivel a program a rögzítésnél először a raktárlistában keres, ha ott nem talál megfelelőt, akkor a szolgáltatás listát ellenőrzi, majd ha ilyet sem talált, nem fogadja el az azonosítót. Ezért nem szabad C.A.T. Consulting Kft. – www.catconsulting.hu

oldal 27


egy 001-es kódú árut és egy 001-es kódú szolgáltatást felvinni. Ebben az esetben (ha mindenképpen semmitmondó kódokat akar használni) legalább a szolgáltatás listában lévőket jelölje meg pl. S001-nek. Így már különbözőek lesznek és a program is boldogan azonosítja a tételeket ☺ . Bár ez a 14 karakteres kód egészen értelmes kódrendszer kialakítását is lehetővé teszi! Ilyen látható a raktárt bemutató listáinkon.

Természetesen nem csak adatbázisból vehet adatokat, hanem kézzel is írhat be tételeket. Ebben az esetben az árukód rovatba ne írjon be semmit, hanem egyszerűen lépjen a megnevezés mezőbe. A program ekkor átugorja ezt a mezőt és a megnevezéstől kezdődően mindent kézzel állíthat be.

Amennyiben a tételsorok bevitelekor eléri a minimumkészletet a raktáron lévő mennyiség, a rendszer egy kis figyelmeztetést fog küldeni. Ezt nyugtázva tovább lehet rögzíteni a szükséges adatokat, ennek a szerepe csak annyi, hogy ne felejtse el a köztes időkben megnézni a minimumkészletek alakulását.

Miután rögzíti a számlát, a program azonnal nyomtatja az eredményt a képernyőre. Az egyetlen fontos eltérés a hagyományos nyomtatásokkal szemben, hogy itt csak egyszer készíthet eredeti nyomtatást.

Mivel a program hálózat alatt is működik, a gépi sorszám előállítása a rögzítéskor történik. Ugyancsak ez mondható el a számlasorszámokról is. Ezért a beviteli ablakban megjelenő sorszám csak tájékoztató jellegű. A végleges sorszám a nyomtatott példányon jelenik meg. Természetesen ez az egymagában álló számítógép esetén azonos lesz a kitöltés során a képernyőn láthatóval.

.


oldal 28

DszámlaWIN számlakészítő és készletnyilvántartó

Recommend Documents