Vlaamse overheid Beleidsdomein Werk en Sociale Economie Departement Werk en Sociale Economie
Open offerteaanvraag Overheidsopdracht voor diensten
Bestek nr. 2015/DWSE/01
Drukken en uitgeven van papieren en elektronische dienstencheques
Uiterste tijdstip van ontvangst van de offertes: op 1 juli 2015 om 14 u.
2
Inhoud I.
ALGEMENE BEPALINGEN ................................................................................................ 5 I.A. AANBESTEDENDE OVERHEID ..................................................................................... 5 I.A.1. AANBESTEDENDE OVERHEID .............................................................................. 5 I.A.2. VOORSTELLING DEPARTEMENT WERK EN SOCIALE ECONOMIE .............. 5 I.B. VOORWERP EN CLASSIFICATIE .................................................................................. 6 I.B.1. VOORWERP ............................................................................................................... 6 I.B.2. CLASSIFICATIE......................................................................................................... 7 I.B.3. DUUR VAN DE OPDRACHT .................................................................................... 7 I.C. GUNNINGSWIJZE ............................................................................................................ 8 I.D. INFORMATIESESSIE ....................................................................................................... 8 I.E. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN............................................................ 8 I.F. TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN ........................................................ 9 I.G. AFWIJKINGEN VAN HET KB UITVOERING ............................................................... 9 I.H. TAALGEBRUIK (artikel 53 KB Plaatsing) ..................................................................... 10 II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN .................................................................. 11 II.A. PLAATSING VAN DE OVEREENKOMST .................................................................. 11 II.A.1. SELECTIE ................................................................................................................ 11 II.A.1.1. TOEGANGSRECHT (ARTIKEL 20 OVERHEIDSOPDRACHTENWET, ARTIKEL 61 TOT EN MET 64 KB PLAATSING) ........................................................... 11 II.A.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ARTIKEL 67, 68 EN 72 KB PLAATSING) ...................................................................................................................... 12 II.A.1.3. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ARTIKEL 74 KB PLAATSING)........................................................................................................... 13 II.A.2. MODALITEITEN BIJ DE GUNNING .................................................................... 13 II.A.2.1. PERCELEN (ARTIKEL 11 KB PLAATSING) .................................................... 13 II.A.2.2. VARIANTEN (ARTIKEL 9 KB PLAATSING) ................................................... 13 II.A.2.3. OPTIES (ARTIKEL 10 KB PLAATSING) .......................................................... 14 II.A.3. OFFERTE-OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD .................................. 14 II.A.3.1. OPENING VAN DE OFFERTES (ARTIKEL 92 KB PLAATSING) .................. 14 II.A.3.2. INDIENING VAN DE OFFERTES (ARTIKEL 51 EN 90 KB PLAATSING) ... 14 II.A.3.3. VORM EN INHOUD OFFERTE (ARTIKEL 80 EN 82 KB. PLAATSING) ....... 15 II.A.3.4. VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ARTIKEL 12 KB PLAATSING EN ARTIKEL 12 KB UITVOERING) ................................................................................ 16 II.A.3.5. VERBINTENISTERMIJN (ARTIKEL 57 KB PLAATSING) ............................. 16 II.A.4. PRIJS ........................................................................................................................ 16 II.A.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ARTIKEL 13 KB PLAATSING) ................................. 16 II.A.4.2. PRIJSOPGAVE (ARTIKEL 16 KB PLAATSING) .............................................. 16 II.A.4.3. INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ARTIKEL 19, §3 KB PLAATSING) ...... 17 II.A.4.4. PRIJSHERZIENING (ARTIKEL 20 KB PLAATSING) ...................................... 17 II.A.4.5. PRIJSONDERZOEK (ARTIKEL 21 KB PLAATSING) ...................................... 17 II.A.5. GUNNINGSCRITERIA ........................................................................................... 18 II.A.5.1. OPEN OFFERTEAANVRAAG – GUNNINGSCRITERIA (ARTIKEL 101 KB PLAATSING) ...................................................................................................................... 18 II.B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT .......................................................................... 19 II.B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN ........................................................ 19 II.B.1.1. UITVOERINGSTERMIJN (ARTIKEL 147 KB UITVOERING) ........................ 19 II.B.1.2. DIENSTVERLENINGSPLAATS (ARTIKEL 149 KB UITVOERING) .............. 19 II.B.1.3. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ARTIKEL 11 KB UITVOERING) ............................................................................................................................................. 19 II.B.1.4. BORGTOCHT (ARTIKEL 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) ................ 19 II.B.1.5. VERZEKERINGEN (ARTIKEL 24 KB UITVOERING)..................................... 20 II.B.2. FACTURATIE EN BETALINGEN ......................................................................... 20 II.B.2.1. WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ARTIKEL 66 KB UITVOERING).................................................................................................................... 20 II.B.2.2. PROCEDURE (ARTIKEL 150 EN 160 KB UITVOERING) ............................... 20 II.B.2.3. VORMVEREISTEN M.B.T. DE FACTURATIE ................................................. 21 II.B.2.4. OVERIGE BEPALINGEN .................................................................................... 22 II.B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID.............................. 22 II.B.3.1. INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ARTIKEL 19 EN 20 KB UITVOERING).................................................................................................................... 22
3 II.B.3.2. BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ARTIKEL 17 KB PLAATSING) ...................................................................................................................... 23 II.B.3.3. VERTROUWELIJKHEID (ARTIKEL 18 KB UITVOERING) ........................... 23 II.B.4. SANCTIES ............................................................................................................... 23 II.B.4.1. STRAFFEN (ARTIKEL 45 KB UITVOERING) .................................................. 23 II.B.4.2. VERTRAGINGSBOETES (ARTIKEL 46 EN 154 KB UITVOERING) ............. 23 II.B.5. BIJZONDERE UITVOERINGSVOORWAARDEN ............................................... 24 II.B.5.1. NON-DISCRIMINATIE ....................................................................................... 24 II.B.5.2. VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS .................................................. 25 II.B.6. BEEINDIGING VAN DE OPDRACHT (ARTIKEL 47, 62 tem 63 KB UITVOERING).................................................................................................................... 27 II.B.6.1. MOGELIJKE OORZAKEN VOOR BEEINDIGING VAN DE OPDRACHT ..... 27 II.B.6.2. VERPLICHTINGEN BIJ BEEINDIGING VAN DE OPDRACHT ..................... 27 II.B.6.3. OPLEVERING BIJ HET EINDE VAN DE OVEREENKOMST (ARTIKEL 18, 64 EN 156 KB UITVOERING) ................................................................................................ 27 II.B.7. RECHTSVORDERINGEN (ARTIKEL 73 KB UITVOERING) ............................. 28 III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ..................................................................................... 29 III.A. DE DIENSTENCHEQUE .............................................................................................. 29 III.B. DE BUURTWERKEN OF –DIENSTEN ....................................................................... 29 III.C. TEGEMOETKOMING .................................................................................................. 30 III.D. DE DEELNEMERS IN HET STELSEL VAN DE DIENSTENCHEQUES ................. 30 III.D.1. DE GEBRUIKERS ................................................................................................. 30 III.D.2. ERKENDE ONDERNEMINGEN .......................................................................... 30 III.E. INFORMATIE AAN GEBRUIKERS EN ERKENDE ONDERNEMINGEN .............. 31 III.F. AANSCHAF EN GEBRUIK DIENSTENCHEQUES ................................................... 32 III.F.1. AANSCHAF ............................................................................................................ 32 III.F.2. LEVERING ............................................................................................................. 33 III.F.3. GEBRUIK ................................................................................................................ 34 III.F.4. MOEDERSCHAPSHULP ....................................................................................... 34 III.G. INDIENING DIENSTENCHEQUES ............................................................................ 34 III.H. BETALING AAN ERKENDE ONDERNEMINGEN ................................................... 35 III.I. TERUGBETALING, OMRUILING, VERVANGING DIENSTENCHEQUES AAN DE GEBRUIKER ........................................................................................................................... 36 III.I.1. TERUGBETALING ................................................................................................. 36 III.I.2. OMRUILING ........................................................................................................... 36 III.I.3. VERVALLEN .......................................................................................................... 37 III.I.4. VERLIES OF DIEFSTAL ........................................................................................ 37 III.I.5. NIET-ONTVANGEN PAPIEREN DIENSTENCHEQUES .................................... 37 III.J. VOORSCHOT ................................................................................................................. 38 III.K. INTRESTEN .................................................................................................................. 38 III.L. ADMINISTRATIEKOSTEN UITGIFTEMAATSCHAPPIJ ......................................... 39 III.M. UITREIKEN FISCALE ATTESTEN EN GEGEVENS ............................................... 39 III.N. BEWAREN VAN DOCUMENTEN EN GEGEVENS ................................................. 39 III.O. CONTROLE EN GEVOLGEN VAN NIET-NALEVING ............................................ 39 III.O.1. BEVOEGDE AMBTENAREN ............................................................................... 39 III.O.2. GEGEVENS NODIG VOOR CONTROLE............................................................ 40 III.O.3. MAATREGELEN BIJ VASTSTELLINGEN VAN ONREGELMATIGHEDEN . 40 III.O.3.1. MAATREGELEN TEN AANZIEN VAN DE ERKENDE ONDERNEMINGEN ............................................................................................................................................. 40 III.O.3.2. MAATREGELEN TEN AANZIEN VAN DE GEBRUIKERS ........................... 41 III.P. BOETES ......................................................................................................................... 42 III.P.1. BOETES IN GEVAL VAN NIET-NALEVING VAN DE CONTRACTUELE VERPLICHTINGEN ........................................................................................................... 42 III.P.2. ANDERE WAARBORGEN .................................................................................... 43 III.P.3. OVERLEG ............................................................................................................... 43 III.Q. EVALUATIE EN MONITORING ................................................................................ 44 III.R. SAMENWERKING MET ANDERE GEWESTEN ...................................................... 45 III.S. CONTINUÏTEIT VAN HET STELSEL ......................................................................... 45 DEEL IV. BIJLAGEN ................................................................................................................. 46 BIJLAGE 1: Schema betreffende de werking van de dienstencheques ................................... 46 BIJLAGE 2: Schema betreffende de werking van de dienstencheques “moederschapshulp” . 48
4 BIJLAGE 3: Aantal uitgegeven dienstencheques voor gebruikers met woonplaats in het Vlaams gewest ......................................................................................................................... 49 BIJLAGE 4: Boetes ................................................................................................................. 50 BIJLAGE 5: Boete in geval van niet-naleving van het aandeel elektronische dienstencheques ................................................................................................................................................. 52 BIJLAGE 6: Statistische gegevens die moeten worden bezorgd aan de aanbestedende overheid ................................................................................................................................................. 53 BIJLAGE 7: Te bezorgen financiële gegevens ........................................................................ 56 BIJLAGE 8: Complementaire statistische gegevens ................................................................ 57 BIJLAGE 9: Gegevens die het mogelijk maken bepaalde gebruikers te controleren .............. 61
5
I.
ALGEMENE BEPALINGEN
I.A. AANBESTEDENDE OVERHEID I.A.1. AANBESTEDENDE OVERHEID a) De opdracht wordt gegund door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de persoon van de heer Philippe Muyters, Vlaams minister van Werk, Economie, Innovatie en Sport, dit is de aanbestedende overheid. b) Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van de gunning en de uitvoering van opdracht: Beleidsdomein Werk en Sociale Economie Departement Werk en Sociale Economie Koning Albert II-laan 35 bus 20 1030 Brussel Hierna genoemd de “administratieve entiteit”. Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die administratieve entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van punt c) hierna. c) Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende zending waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. Onderhavige bepaling doet geen afbreuk aan de verhaalprocedures inzake de rechtsbescherming bij de gunning van overheidsopdrachten, opgenomen in de wet van 17 juni 2013, zoals hierna onder randnummer I.5 gedefinieerd. I.A.2. VOORSTELLING DEPARTEMENT WERK EN SOCIALE ECONOMIE Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Op dit moment bestaat het Departement uit 5 afdelingen: Afdeling Algemene Diensten Afdeling Werkgelegenheidsbeleid Afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen Afdeling Toezicht en Handhaving De afdeling Algemene Diensten ondersteunt de secretaris-generaal en staat in voor de organisatiebrede opdrachten, waaronder ICT, HRM, communicatie,
6
kennis- en archiefbeheer, financieel beheer en coördinatie van de begroting. Daarnaast zorgt ze met de studiedienst voor monitoring en analyse van trends en evoluties op de arbeidsmarkt en van monitoring en evaluatie van de verschillende maatregelen en programma’s. De beleidscoördinatie (voorbereiding, ondersteuning en afstemming) voor het thema werk wordt opgenomen door de afdeling Werkgelegenheidsbeleid. Met een aantal diensten volgen ze ook subsidies en uitvoerende maatregelen op naar individuen en bedrijven, waaronder aanmoedigingspremies in het kader van loopbaanonderbreking, subsidies voor Gesco’s en DAC, uitreiking van ervaringsbewijzen. In het kader van de zesde Staatshervorming kwam daar ook nog het beheer van betaald educatief verlof, mentorkorting en start- en stagebonus bij. Via de afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen verzorgt het Departement WSE de beleidsvoorbereiding en –opvolging van Sociale Economie. Daar gaat het beheer van de uitvoering en de subsidiëring mee gepaard in het kader van collectieve tewerkstellingsmaatregelen: o.m. maatwerk, lokale diensteneconomie en loopbaan- en diversiteitsplannen. Daarnaast neemt de afdeling ook initiatieven in het kader van lokaal werkgelegenheidsbeleid, coöperatief ondernemen en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Met de Staatshervorming krijgt de afdeling ook het Ervaringsfonds onder haar vleugels. De afdeling Juridische Diensten en Erkenningen verleent juridische ondersteuning aan de secretaris-generaal, aan de andere afdelingen van het Departement en andere entiteiten van het beleidsdomein. Ook de opstelling van de regelgeving en de kwaliteitsbewaking van de regelgeving binnen het beleidsdomein, het juridisch geschillenbeheer en het dossierbeheer van de administratieve geldboeten behoort tot het takenpakket van deze afdeling. Daarnaast staat zij ook in voor de beleidsvoorbereiding en uitvoering inzake economische migratie (verlenen van arbeidskaarten en beroepskaarten), private arbeidsbemiddeling en uitzendactiviteiten en dienstencheques. Het is in het kader van deze laatste – door de zesde staatshervorming overgekomen – bevoegdheid, dat deze offerteprocedure gesitueerd moet worden. De afdeling Toezicht en Handhaving voert inspecties uit op alle materies waarvoor het Departement bevoegd is. Ze kijkt uit eigen beweging of op basis van een klacht onder meer na of maatregelen correct worden toegepast en subsidies doelmatig worden ingezet.
I.B. VOORWERP EN CLASSIFICATIE I.B.1. VOORWERP a) De opdracht heeft als voorwerp het drukken en uitgeven van papieren en elektronische dienstencheques en betaling na validatie aan de erkende ondernemingen. b) De opdracht behelst ook onder meer • het beheer van de individuele bestellingen en het drukken van papieren dienstencheques of het ter beschikking stellen van elektronische dienstencheques, die niet-vervalsbaar en individueel genummerd zijn, en het leveren daarvan aan de gebruikers; • het ter beschikking stellen van een register waarin de coördinaten (naam, adres, telefoonnummer, elektronisch adres,…) worden vermeld van de er-
7
kende ondernemingen en het waarborgen van de toegankelijkheid tot dit register; • de validatie van de door de erkende ondernemingen ingediende dienstencheques; • de terugbetaling aan de erkende onderneming van de aanschafprijs van de dienstencheque, verhoogd met de openbare tegemoetkoming, en van eventuele schadevergoedingen in geval van slecht beheer; • het beheer van de voorschotten gestort door de administratieve entiteit; • het opmaken van de fiscale attesten voor de gebruikers, overeenkomstig de richtlijnen van de Federale Overheidsdienst Financiën en overeenkomstig artikel 9 van het Koninklijk Besluit van 12 december 2001 betreffende de dienstencheques; • het leveren aan de administratieve entiteit van gegevens betreffende het systeem van de dienstencheques, volgens het door de administratieve entiteit opgelegde schema (zie bijlagen 1 en 2), evenals het verstrekken van de door de administratieve entiteit geëiste boekhoudkundige informatie met het oog op een permanente evaluatie van het systeem van de dienstencheques (zie bijlagen 6 en 7); en • het verstrekken van informatie aan de gebruikers en aan de erkende ondernemingen. De omschrijving van het voorwerp van de opdracht is verder in deel III, getiteld “Technische voorschriften” van het bestek. c) De aanbestedende overheid kan het precieze aantal uit te geven dienstencheques noch meedelen noch garanderen. Ter informatie verwijst de aanbestedende overheid naar: • een tabel met de gegevens over het aantal dienstencheques dat de laatste 3 jaar werd uitgegeven, in het Vlaams Gewest en per type dienstencheque, opgenomen als bijlage 3; • andere cijfergegevens beschikbaar op de website van de RVA, in de rubriek ‘dienstencheques / statistieken’ http://www.rva.be/nl/documentatie/statistieken/dienstencheques Wat betreft het aantal uit te geven dienstencheques gaat de aanbestedende overheid geen enkele verbintenis aan ten aanzien van de inschrijvers. I.B.2. CLASSIFICATIE Deze opdracht is een overheidsopdracht voor diensten in de zin van artikel 3 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna de “Wet Overheidsopdrachten”). CPV-code: - 66600000 - Kasdiensten - 79800000 - Drukkerij- en aanverwante diensten I.B.3. DUUR VAN DE OPDRACHT a) De opdracht vangt aan de dag na de sluiting van de opdracht, zoals bedoeld in artikel 3, 17° van de Wet Overheidsopdrachten en loopt tot 31 december 2017. (zie ook punt II.- B.1.1.) b) Na het verstrijken van deze initiële looptijd, kan deze opdracht twee maal worden verlengd met een periode van telkens één jaar, op basis van artikel 37, § 2 van de Wet Overheidsopdrachten.
8
Deze verlenging wordt door de aanbestedende overheid meegedeeld via aangetekend schrijven uiterlijk 3 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht. c) Iedere wijziging van de wettelijke bepalingen, van de reglementering inzake de dienstencheques of van de budgettaire enveloppe die de volledige of gedeeltelijke stopzetting van de rol van de uitgever van de dienstencheques of die van de aanbestedende overheid zou kunnen veroorzaken, zal de onmiddellijke verbreking van rechtswege van de opdracht tot gevolg hebben, zonder dat enige vergoeding door één van beide partijen verschuldigd is. Die verbreking van de opdracht kan volledig of gedeeltelijk zijn.
I.C. GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via een open offerteaanvraag zoals werd bepaald in artikel 2, §1, 2° van de wet van 20 juli 2001 tot bevordering van de buurtdiensten en –banen.
I.D. INFORMATIESESSIE De administratieve entiteit zal, in opdracht van de aanbestedende overheid, ten behoeve van de potentiële inschrijvers en om de inschrijvers in staat te stellen een offerte in te dienen die beantwoordt aan alle vereisten van het bestek, een informatiesessie houden tijdens de welke de eventuele vragen van de potentiele inschrijvers over het bestek zullen worden beantwoord. De vragen dienen schriftelijk en uiterlijk 5 werkdagen voorafgaand aan de informatiesessie per e-mail verstuurd te worden aan: Beleidsdomein Werk en Sociale Economie Departement Werk en Sociale Economie Koning Albert II-laan 35 bus 20 1030 Brussel
[email protected] Deze informatiesessie zal georganiseerd worden op 29 mei 2015, om 14 uur, in het lokaal 21.36 van het Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel. . Deze schriftelijk gestelde vragen zullen voorgelezen en beantwoord worden tijdens de informatiesessie. Er worden geen bijkomende vragen meer aanvaard en beantwoord. Het verslag van deze informatiesessie, omvattende de vragen en antwoorden, met inbegrip van eventuele verduidelijkingen aan de opdrachtdocumenten, zal gepubliceerd worden via het e-notification platform (https://enot.publicprocurement.be/).
I.E. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht is onder meer toepasselijk: Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);
Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);
9
Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013 (hierna: Wet van 17 juni 2013). U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten de dienstenchequereglementering: - de wet van 20 juli 2001 tot bevordering van de buurtdiensten en –banen (hierna afgekort “Wet Dienstencheques”; - het Koninklijk Besluit van 12 december 2001 betreffende de dienstencheques (hierna afgekort “KB Dienstencheques”) U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.ejustice.just.fgov.be/wet/wet.htm
I.F. TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN EN PLANNEN Op de gunning en de uitvoering van de opdracht zullen bovendien van toepassing zijn: alle opdrachtdocumenten zoals het bestek, de bijlagen ervan en de eventuele documenten ter verduidelijking en/of vervollediging (zoals de vragen en antwoorden van de informatiesessie) en het aankondigingsbericht; de goedgekeurde offerte; en door de inschrijver in het kader van het regelmatigheidsonderzoek overgemaakte verantwoordingen, verduidelijkingen of aanvullingen, onder meer op grond van artikel 21, §§1 en 3, KB Plaatsing of artikel 96, §4 KB Plaatsing. De algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden van de inschrijver zullen niet van toepassing zijn, zelfs als die op een of andere bijlage zijn vermeld in de offerte van de inschrijver.
I.G. AFWIJKINGEN VAN HET KB UITVOERING De opdracht is onderworpen aan de bepalingen van het KB Uitvoering, m.n.: (i)
de algemene bepalingen, omvattende de artikelen 1 tot en met 73; en
(ii)
de specifieke bepalingen opdrachten voor diensten, omvattende de artikelen 145 tot en met 160.
10
In toepassing van artikel 9, §4 van het KB Uitvoering wordt omwille van de bijzondere eisen van de Opdracht afgeweken van volgende artikelen: -
artikel 150 en artikel 160 (zie randnr. II.B.2.2. van het bestek) Motivering Deze artikelen worden aangevuld, gegeven de bijzondere rapporteringsverplichtingen die op de dienstverlener rusten en de vereisten, voortvloeiend uit de elektronische facturatie.
-
artikel 45, artikel 46 en artikel 154 (zie randnr. II.B.4. van het bestek) Motivering De bepalingen inzake straffen en vertragingsboetes bij gebrekkige of laattijdige uitvoering van de opdracht zijn afgestemd op de bijzondere eisen van de opdracht, m.n.:
-
-
de gedifferentieerde gevolgen naargelang de aard van de tekortkoming en de daaruit voortvloeiende gevolgen, m.n. in geval van laattijdige uitvoering;
-
het belang van de naleving van de verbintenis inzake het behalen van het vooropgestelde aandeel elektronische dienstencheques, waarbij de voorstellen van de inschrijvers op basis van de gunningscriteria positief worden beoordeeld; derhalve dient dan ook, in geval van in gebreke blijven, een passende en efficiënte sanctie, onder de vorm van een geforfaitariseerde en progressief oplopende straf aan de dienstverlener te worden opgelegd.
artikel 47, artikel 62 en artikel 63 (zie randnr. II.B.6. van het bestek) Motivering Gegeven de rechtsgevolgen van de zesde staatshervorming en de bevoegdheden die het Vlaamse gewest hiermee heeft verkregen, bestaat de mogelijkheid dat de Vlaamse decreetgever wijzigingen aan de bestaande regelgeving inzake de dienstencheques aanbrengt, met ingrijpende gevolgen voor het bestaande regelgevend kader. De aanbestedende overheid wenst in een dergelijk geval de opdracht op de datum van de inwerkingtreding van deze decretale bepalingen te kunnen beeindigen zonder schadevergoeding..
I.H. TAALGEBRUIK (artikel 53 KB Plaatsing) De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de administratieve entiteit. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.
11
II.
ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN
II.A. PLAATSING VAN DE OVEREENKOMST II.A.1. SELECTIE II.A.1.1. TOEGANGSRECHT (ARTIKEL 20 OVERHEIDSOPDRACHTENWET, ARTIKEL 61 TOT EN MET 64 KB PLAATSING) Uitsluitingsgevallen Door een offerte in te dienen voor deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 20 Overheidsopdrachtenwet en artikel 61 KB Plaatsing. Met het oog op het onderzoek naar de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord: zal de administratieve entiteit voor de Belgische inschrijver het RSZ-attest, de jaarrekeningen, het attest van fiscale schulden en het attest van nietfaling via elektronische weg opvragen conform artikel 60, § 1 KB Plaatsing; zal de inschrijver volgende documenten toevoegen aan de offerte: - de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister; - de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; - de buitenlandse inschrijver: alle in de artikelen 61 tot en met 64 KB Plaatsing vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling,…). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst; - de Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van artikel 62, § 1 KB Plaatsing, of een achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van artikel 63, § 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat de inschrijver één of meer schuldvorderingen bezit op een aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze artikelen. Non-discriminatie Overeenkomstig de Wet Overheidsopdrachten en het KB Plaatsing heeft de administratieve entiteit, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.
12
De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: het Decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; de Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Belangenvermenging Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in artikel 64 KB Plaatsing. De bijzondere aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de omzendbrief d.d. 5 mei 2014 “Overheidsopdrachten – Belangenvermenging - Draaideurconstructie (“revolving doors”), bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad d.d. 20 mei 2014. Basisconventies Internationale Arbeidsorganisatie De inschrijver verbindt zich ertoe minstens de normen na te leven, bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO). II.A.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ARTIKEL 67, 68 EN 72 KB PLAATSING) De financiële en economische draagkracht De inschrijver dient over de nodige economische en financiële draagkracht te beschikken om de diensten die het voorwerp uit maken van deze opdracht op een betrouwbare en kwalitatieve manier te kunnen leveren. Alleen inschrijvers die tijdens het meest recent afgesloten boekjaar, een totale omzet hebben gerealiseerd van minstens 20.000.000 euro per jaar, kunnen worden geselecteerd voor de opdracht. De inschrijver bewijst dat hij aan die voorwaarde voldoet door het voorleggen van: een verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en een verklaring betreffende de omzet voor gelijkaardige diensten als deze die het voorwerp van de opdracht uitmaken, over het meest recent afgesloten boekjaar; de jaarrekening van het meest recent afgesloten boekjaar; voor de Belgische inschrijver die die jaarrekening reeds heeft neergelegd bij de Nationale Bank van België, zal de administratieve entiteit de jaarrekening zelf opvragen.
13
Technische bekwaamheid De inschrijver dient over de nodige technische en beroepsbekwaamheid te beschikken om de diensten die het voorwerp uit maken van deze opdracht op een betrouwbare en kwalitatieve manier te kunnen leveren. Alleen de inschrijvers die de afgelopen drie jaar minstens één opdracht hebben verricht voor gelijkaardige diensten met een gelijkaardige omvang of verschillende opdrachten voor gelijkaardige diensten die in totaal een gelijkaardige omvang hebben als onderlinge opdracht kunnen worden geselecteerd. Enkel een opdracht die integraal door de inschrijver werd uitgevoerd tot en met de oplevering zal in aanmerking worden genomen. De inschrijver bewijst dat hij voldoet aan de voorwaarden door het voorleggen van: een lijst met de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht met: - een korte omschrijving van de opdracht of opdrachten; - het bedrag; - de datum (periode); - de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren; met de naam van een contactpersoon bij die instanties; attesten die de voormelde diensten aantonen en die de bevoegde instantie afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, de attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. II.A.1.3. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ARTIKEL 74 KB PLAATSING) De inschrijver kan zich met het oog op de kwalitatieve selectie beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de administratieve entiteit. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 20 van de Overheidsopdrachtenwet en artikel 61 KB Plaatsing. Tot bewijs daarvan moeten voor deze onderaannemers of entiteiten eveneens documenten bedoeld onder II. A.1.1. toegevoegd worden aan de offerte. II.A.2. MODALITEITEN BIJ DE GUNNING II.A.2.1. PERCELEN (ARTIKEL 11 KB PLAATSING) Er zijn geen percelen. II.A.2.2. VARIANTEN (ARTIKEL 9 KB PLAATSING) Het indienen van vrije varianten is verboden.
14
II.A.2.3. OPTIES (ARTIKEL 10 KB PLAATSING) Het indienen van vrije opties is verboden. II.A.3. OFFERTE-OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD II.A.3.1. OPENING VAN DE OFFERTES (ARTIKEL 92 KB PLAATSING) De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 1 juli 2015 om 14 uur in lokaal 21.19 van het Ellips-gebouw Koning Albert II-laan 35 1030 Brussel. II.A.3.2. INDIENING VAN DE OFFERTES (ARTIKEL 51 EN 90 KB PLAATSING) De offertes moeten uiterlijk vóór het tijdstip vastgelegd voor de opening van de offertes (zie punt II. A.3.1) elektronisch worden overgelegd, via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB plaatsing. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening(en) van de perso(o)n(en) of het orgaan, bevoegd om de inschrijver te verbinden. De aandacht wordt hierop gevestigd dat de offerte moet zijn ondertekend door een persoon (de personen) die bevoegd is (zijn) om de inschrijver te verbinden voor de uitvoering van opdrachten van die waarde (gelijk aan het offertebedrag vermeld in het offerteformulier). De inschrijver voegt de nodige documenten toe waaruit die bevoegdheid blijkt (uittreksels van de statuten, benoemingsbesluiten, volmacht,…) aan de hand waarvan de administratieve entiteit zich kan vergewissen of de offerte werd ondertekend door de bevoegde persoon (personen). Ingeval de offerte wordt ingediend door een combinatie van vennootschappen dient het inschrijvingsformulier ondertekend door de daartoe bevoegde personen van elk der deelgenoten ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte te ondertekenen. Een gescande handtekening is geen rechtsgeldige handtekening. Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren. Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat http://www.bestuurszaken.be/gekwalificeerde-certificaten Meer informatie omtrent het gebruik van e-tendering kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.
15
II.A.3.3. VORM EN INHOUD OFFERTE (ARTIKEL 80 EN 82 KB. PLAATSING) De inschrijver gebruikt voor de opmaak van zijn offerte de modelformulieren gevoegd als bijlage bij dit bestek offerteformulier en inventaris. Hierna volgt een limitatief overzicht van alle bij de offerte te voegen documenten: het offerteformulier en de inventaris (zie modellen als bijlage); de stukken waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaars blijkt, zoals afschrift van de statuten, benoemingsbesluiten en/of volmachten; er kan ook worden verwezen naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de stukken zouden zijn gepubliceerd; voorstelling van de inschrijver in het geval er meer dan één onderneming wordt betrokken bijvoorbeeld bij een tijdelijke handelsvennootschap of onderaanneming; alle documenten vereist door het bestek met het oog op het onderzoek naar het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie op basis van de selectiecriteria (zie II. A.1.); alle documenten vereist door het bestek met het oog op de beoordeling van de offerte op basis van de gunningscriteria (zie II.A.5.); - een plan van aanpak, dit is een beschrijving van de wijze waarop de inschrijver de dienstverlening zoals beschreven in dit bestek, zal uitvoeren (procedures en processen, in te zetten personeel, tools, systemen, het behalen van het vooropgestelde aandeel elektronische dienstencheques…..); - een plan van aanpak voor de overgang van de dienstverlening van de door de federale overheid aangestelde onderneming naar de door het Vlaams Gewest aangestelde onderneming; - een document klantgerichtheid waarin wordt beschreven op welke manier de dienstverlening klantgericht zal worden ingevuld. document met het oog op het prijsonderzoek: een tabel waarin minstens de volgende gegevens die betrekking hebben op de opdracht zijn opgenomen: - de inkomsten (administratiekosten (papier en elektronisch), financiële inkomsten …); - globale personeelskosten (exclusief callcenter, ICT en drukkerij); - kosten ICT-materiaal; - kosten ICT-software (ontwikkeling + onderhoud + licenties + personeelskosten); - kosten callcenter (eigen beheer of extern beheer + personeelskosten); - kosten werking drukkerij (algemene kosten + personeelskosten); - huur gebouw; - diverse kosten (frankering, grondstoffen …); - Afschrijvingen; - EBIT. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en bijgevolg niet bekendgemaakt mag worden door de aanbestedende overheid overeenkomstig artikel 10 van de Wet van 17 juni 2013. De aanbestedende overheid wenst wel te benadrukken dat zij zich het recht voorbehoudt om, niettegenstaande de kwalificatie van bepaalde informatie als “vertrouwelijk” door de inschrijver in zijn offerte, deze toch op te nemen in de gemotiveerde gunningsbeslissing, m.n. indien deze vermelding noodzakelijk is
16
voor de deugdelijke en draagkrachtige formele en materiële motivering van de betreffende gunningsbeslissing overeenkomst de rechtspraak van de Raad van State. II.A.3.4. VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ARTIKEL 12 KB PLAATSING EN ARTIKEL 12 KB UITVOERING) De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De inschrijver is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van zijn prestaties. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de administratieve entiteit. De opdrachtnemer is aansprakelijk voor zijn onderaannemers. Alle aan de opdrachtnemer opgelegde verplichtingen gelden eveneens voor de prestaties van de onderaannemers met betrekking tot deze opdracht. II.A.3.5. VERBINTENISTERMIJN (ARTIKEL 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven, in het kader van de gunning en de sluiting van de overeenkomst, gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd tachtig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste ontvangstdatum van de offertes. II.A.4. PRIJS II.A.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ARTIKEL 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst waarvan de eenheidsprijzen forfaitair zijn. De eenheidsprijzen worden opgegeven overeenkomstig de prijstabel (zie inventaris). II.A.4.2. PRIJSOPGAVE (ARTIKEL 16 KB PLAATSING) De inschrijver vermeldt in Tabel I van de inventaris de eenheidsprijzen die hij zal vragen voor de uitgifte van een dienstencheque waarbij prijzen moeten worden opgegeven enerzijds per soort van dienstencheque (papieren vs elektronische) en anderzijds per jaar (2016 en 2017) Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris. In Tabel II van de inventaris geeft de inschrijver per semester voor de jaren 2016 en 2017 het minimum aandeel (in % uitgedrukt) van uit te geven elektronische dienstencheques en (en als afgeleide daarvan, het maximum aandeel uit te geven papieren dienstencheques, zodat het totaal van beiden 100% bedraagt) . Het minimum aantal elektronische dienstencheques mag niet lager zijn dan 30% op straffe van een substantiële materiële onregelmatigheid van de offerte.
17
De inschrijver berekent het totale offertebedrag (incl. BTW) volgens de instructies aangegeven in de Tabel III. van de inventaris.
II.A.4.3. INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ARTIKEL 19, §3 KB PLAATSING) In de eenheidsprijzen dienen alle dienstverleningskosten begrepen te zijn die inherent zijn aan de dienstverlening zoals beschreven in dit bestek en in de goedgekeurde offerte van de inschrijver. Het gaat onder meer om het ter beschikking stellen van de papieren en elektronische dienstencheques, het valideren en terugbetalen van de dienstencheques, het verwerken van de vervallen dienstencheques, het uitreiken van de fiscale attesten, het informaticaonderhoud, de personeelsbehoeften, rapporteringskosten, de vergoeding voor gebruikslicenties indien nodig voor de uitvoering van de opdracht, de communicatie naar gebruikers en erkende ondernemingen,... . Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. In de inventaris vermeldt de inschrijver afzonderlijk het bedrag van de BTW en het toepasselijke tarief. Hiervoor moet duidelijk het toepasselijke BTW tarief worden opgegeven in de inventaris. Bij de vaststelling van de eenheidsprijs houdt de inschrijver ook rekening met het feit dat hij de intresten ontvangt op de financiële rekeningen die worden gebruikt in het kader van de uitvoering van de beoogde opdracht zoals bedoeld in deel III. Technische voorschriften. II.A.4.4. PRIJSHERZIENING (ARTIKEL 20 KB PLAATSING) Bij verlenging van de opdracht in overeenstemming met punt I. B.3. b) van dit bestek zullen de eenheidsprijzen jaarlijks in de loop van de maand december, en dus voor de eerste keer in december 2017, worden herzien volgens de hierna vermelde formule. P = Po 50 S/So) + (0,50 M/Mo)) waarbij P= herziene prijs per dienstencheque Po= oorspronkelijke prijs per dienstencheque S= indexcijfer waaraan de lonen zijn gekoppeld (momenteel de afgevlakte gezondheidsindex) voor de maand december van het jaar voorafgaand aan het betrokken jaar So= indexcijfer waaraan de lonen zijn gekoppeld (momenteel de afgevlakte gezondheidsindex) voor de maand december 2015; M= indexcijfer consumptieprijzen, voor de maand december van het jaar voorafgaand aan het betrokken jaar; Mo= indexcijfer consumptieprijzen, voor de maand december 2015. De nieuwe eenheidsprijzen zullen vanaf de maand januari – dus voor de eerste maal voor de prestaties geleverd in de maand januari 2018 – van toepassing zijn. II.A.4.5. PRIJSONDERZOEK (ARTIKEL 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de administratieve entiteit verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken.
18
De administratieve entiteit kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanaanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. II.A.5. GUNNINGSCRITERIA II.A.5.1. OPEN OFFERTEAANVRAAG – GUNNINGSCRITERIA (ARTIKEL 101 KB PLAATSING) De gunningscriteria voor de gunning van de opdracht zijn, met hun respectievelijke weging: de prijs 40/100. De quotering zal bepaald worden op de volgende manier: quotering = laagste prijs x 40 / prijs van de inschrijver. Waarbij de prijs = som van de gemiddelde prijzen per semester / 4 Waarbij de gemiddelde prijs per semester = (p-edc*0.X+p-pdc*0.Y) Per semester geldt: p-edc is de voorgestelde prijs voor de elektronische dienstencheque p-pdc is de voorgestelde prijs voor de papieren dienstencheque 0.X is het percentage elektronische dienstencheque 0.Y is het percentage papieren dienstencheque het aandeel van elektronische dienstencheques 30/100. De quotering zal bepaald worden op de volgende manier: quotering = 30 x ved van de inschrijver / hoogste ved Ved is het voorgesteld aandeel elektronische dienstencheques voor het tweede semester 2017 verminderd met 30%. Een eventuele negatieve score wordt teruggebracht naar nul. de kwaliteit van de dienstverlening 20/100. De kwaliteit zal worden beoordeeld op basis van de beschrijving van de wijze waarop de inschrijver de dienstverlening zal uitvoeren (plan van aanpak) en de beschrijving van de maatregelen die de inschrijver zal nemen voor de overgangsperiode (plan van aanpak voor de overgangsperiode).
de klantgerichtheid 10/100. De kwaliteit zal worden beoordeeld op basis van de beschrijving van de maatregelen die de inschrijver zal nemen om ervoor te zorgen dat de te verlenen dienstverlening “klantgericht” is, met name dat de dienstverlening inspeelt op de behoefte van de klanten; met “klanten” wordt bedoeld zowel de erkende ondernemingen en haar werknemers als de gebruikers. De maatregelen die worden genomen, blijken uit het document “klantgerichtheid”.
19
II.B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT II.B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN II.B.1.1. UITVOERINGSTERMIJN (ARTIKEL 147 KB UITVOERING) De opdracht begint te lopen de eerste werkdag na de sluiting de overeenkomst betreffende van de opdracht. In de periode die start daags na de sluiting van de opdracht en loopt tot 31 december 2015, moet de opdrachtnemer alle acties ondernemen om er voor te zorgen dat vanaf 1 januari 2016 de dienstverlening kan worden geleverd in overeenstemming met alle voorwaarden vermeld in de opdrachtdocumenten en de goedgekeurde offerte. II.B.1.2. DIENSTVERLENINGSPLAATS (ARTIKEL 149 KB UITVOERING) De diensten worden verstrekt vanuit de eigen kantoren van de dienstverlener. De dienstencheques zullen moeten worden geleverd aan de gebruikers, natuurlijke personen die hun woonplaats in het Vlaamse Gewest hebben. II.B.1.3. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ARTIKEL 11 KB UITVOERING) De leidend ambtenaar is de Secretaris-Generaal van de administratieve entiteit. Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat uit: de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen; het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn; het toepassen van sancties zoals straffen, ambtshalve maatregelen, etc. . II.B.1.4. BORGTOCHT (ARTIKEL 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) a) De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de inschrijver tot de looptijd van de overeenkomst verstreken is. Het bedrag van de borgtocht wordt bepaald op vijf percent van het oorspronkelijke offertebedrag. b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de overeenkomst. Bij niet-naleving stelt de administratieve entiteit de dienstverlener in gebreke en past de sancties van artikel 29 KB Uitvoering toe.
20
De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name: 1° in speciën; 2° in publieke fondsen; 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de administratieve entiteit. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas. De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de oplevering van de overeenkomst. II.B.1.5. VERZEKERINGEN (ARTIKEL 24 KB UITVOERING) De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig kalenderdagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteit van de opdrachtnemer en die nodig is voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. II.B.2. FACTURATIE EN BETALINGEN II.B.2.1. WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ARTIKEL 66 KB UITVOERING) De diensten worden maandelijks betaald op basis van de door de opdrachtnemer ingediende facturen. De facturen kunnen slechts betaald worden voor aanvaarde en verstrekte diensten. II.B.2.2. PROCEDURE (ARTIKEL 150 EN 160 KB UITVOERING) a) De opdrachtnemer zal maandelijks 4 rapporten aanleveren met daarin de tijdens de voorbije maand geleverde: 1) prestaties van diensten met betrekking tot de "gewone" "papieren" dienstencheques;
21
2) prestaties van diensten met betrekking tot de "gewone" "elektronische" dienstencheques; 3) prestaties van diensten met betrekking tot de "papieren" dienstencheques voor "moederschapshulp"; 4) prestaties van diensten met betrekking tot de "elektronische" dienstencheques voor "moederschapshulp". b) Binnen een termijn van 30 kalenderdagen na ontvangst van de rapporten, verifieert de administratieve entiteit de rapporten, maakt voor elk aanvaard rapport een PV van goedkeuring op, en bezorgt de PV’s van goedkeuring aan de opdrachtnemer; c) Binnen 5 werkdagen na verzending van het PV van goedkeuring door de administratieve entiteit, bezorgt de opdrachtnemer aan de administratieve entiteit voor elk van de onder punt a) opgesomde prestaties, een aparte factuur waarbij het bedrag van de factuur wordt berekend op basis van het aantal in de betrokken maand uitgegeven dienstencheques; d) De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de beëindiging van de bovenvermelde verificatie; deze termijn wordt geschorst met het aantal kalenderdagen dat de opdrachtnemer de factuur te laat heeft ingediend. De factuur geldt als schuldvordering. II.B.2.3. VORMVEREISTEN M.B.T. DE FACTURATIE De opdrachtnemer kan op de volgende wijze factureren. 1. Via elektronische facturatie (e-facturatie, e-invoicing) via het Mercurius platform Vanaf 1 januari 2015 mag u e-facturen zenden naar entiteiten van de Vlaamse Overheid. a. De elektronische factuur moet u indienen via het platform Mercurius. U kunt ofwel uw factuur gratis invoeren op het Mercuriusplatform, ofwel gebruik maken van een dienstverlener van uw keuze. b. Bijkomende informatie over de e-factuur, het Mercuriusplatform, de dienstverleners en de aangeboden ondersteuning vindt u op www.bestuurszaken.be/e-invoicing. c. U kunt gratis deelnemen aan een informatiesessie naar keuze. http://www.bestuurszaken.be/e-invoicing-voor-leveranciers. d. Alvorens u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de Vlaamse overheid meldt u zich als leverancier eenmalig op
[email protected] (link sends e-mail). e. U wordt als leverancier van de Vlaamse overheid ondersteund. Tijdens deze begeleiding ontvangt u alle informatie over de e-factuur en de wijze van verzending. f. De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen worden beschouwd.
22
Mede door een intense samenwerking rond e-facturatie tussen het Europese, Belgische en Vlaamse bestuursniveau zal e-facturatie in de komende jaren de standaard worden. De Vlaamse overheid wil tegen 1 januari 2017 nog slechts overwegend e-facturen ontvangen. Het is sterk aanbevolen hiervoor de nodige voorbereidingen te treffen. 2. Via aanlevering van facturen in het kader van de intelligente scanning en de digitale verwerking In voorbereiding van een volledige elektronische facturatie gebeurt er in tal van entiteiten van de Vlaamse overheid ‘intelligente scanning’ van facturen en bijhorende digitale verwerking. Dit betekent dat uw facturen centraal ontvangen en gescand worden. U vermeldt op de factuur de volgende gegevens: het ordernummer / projectnummer / eannummer apart te vermelden. U verzendt de factuur: Via e-mail als pdf-bestand naar het centraal e-mailadres: Postkamer Facturatie:
[email protected] b. Via de post als papieren document naar onderstaand adres: Departement Werk en Sociale Economie Postkamer Facturatie Koning Albert II-laan 19 bus 8 1210 Brussel Om de automatische verwerking van de facturen te optimaliseren, vragen we u tevens om de onderstaande richtlijnen te volgen: Bezorg uw facturen in één exemplaar; Gebruik geen nietjes. Als uw factuur uit verschillende pagina’s bestaat of bijlagen bevat, voegt u die los toe; Vermijd gekleurde achtergronden. II.B.2.4. OVERIGE BEPALINGEN a) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. b) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. II.B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID II.B.3.1. INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ARTIKEL 19 EN 20 KB UITVOERING) Alle resultaten, gegevens, website en rapporten die de opdrachtnemer opstelt ter uitvoering van deze opdracht, alsook de bestanden waarin zij zijn opgenomen, worden zonder enige kennisgeving of formaliteit eigendom van de aanbestedende overheid en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid bekendgemaakt of aan derden meegedeeld worden.
23
II.B.3.2. BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ARTIKEL 17 KB PLAATSING) De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen. II.B.3.3. VERTROUWELIJKHEID (ARTIKEL 18 KB UITVOERING) De informatie die de administratieve entiteit in het raam van de gunning van deze overeenkomst ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De inschrijver dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De inschrijver dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. II.B.4. SANCTIES II.B.4.1. STRAFFEN (ARTIKEL 45 KB UITVOERING) a) In deel III Technische Voorschriften, punt P worden bijzondere straffen voorzien zoals bedoeld in art.45 §1 van het KB Uitvoering. Het bedrag van de straf is vastgelegd in bijlagen 4 en 5. b) Elke gebrekkige uitvoering waarvoor geen bijzonder straf is voorzien in dit bestek, geeft aanleiding tot een algemene straf. Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig artikel 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering. De administratieve entiteit is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als een inbreuk is gepleegd. II.B.4.2. VERTRAGINGSBOETES (ARTIKEL 46 EN 154 KB UITVOERING) In deel III Technische voorschriften, punt P wordt het niet naleven van bepaalde dwingende (gedeeltelijke) uitvoeringstermijnen gesanctioneerd op grond van artikel 154 laatste lid van het KB uitvoering. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig de tabel in bijlage 4.
24
II.B.5. BIJZONDERE UITVOERINGSVOORWAARDEN II.B.5.1. NON-DISCRIMINATIE De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze overeenkomst niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet erop toe dit na te komen zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… . De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid). De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. De dienstverlener verbindt zich ertoe in externe communicatie en in beeldvorming die wordt gebruikt in de externe communicatie de maatschappelijke diversiteit weer te geven. Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering van de overeenkomst schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor een opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.
25
II.B.5.2. VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS De opdrachtnemer zal bij de uitvoering van de dienstverlening, de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van de gebruikers, de werknemers en in voorkomend geval van de erkende ondernemingen, wordt de opdrachtnemer beschouwd als de verwerker. De opdrachtnemer zal - rekening houdend enerzijds met de stand van de techniek ter zake en de kosten voor het toepassen van de maatregelen en anderzijds met de aard van de te beveiligen gegevens en de potentiële risico’s - de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen die nodig zijn: voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen, vernietiging, verlies of om welke reden dan ook het niet raadpleegbaar zijn (availability); voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen ongeoorloofde wijziging (integriteit); voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang of inzage door derden (vertrouwelijkheid); opdat “de betrokkene” (dit is degene op wie de persoonsgegevens betrekking heeft) steeds kan navragen welke gegevens over hem worden verwerkt, door wie en voor welke doeleinde (transparantie); opdat de persoonsgegevens die door de opdrachtnemer moeten worden verwerkt ten behoeve van verschillende klanten / derden onderling niet kunnen worden gelinkt en dus opdat de persoonsgegevens enkel worden verwerkt voor het oorspronkelijk door de aanbestedende overheid vooropgestelde doeleinde (isolatie); opdat de (verwerking van) persoonsgegevens steeds kan worden overgedragen naar een andere dienstverlener (overdraagbaarheid en interoperabiliteit); opdat steeds kan worden nagegaan wie toegang had tot de persoonsgegevens en wat de aard is van de verwerkingen die werden verricht; opdat de persoonsgegevens op een “veilige” manier en permanent kunnen worden verwijderd waar de persoonsgegevens zich ook bevinden, indien de administratieve entiteit of de aanbestedende overheid daarom verzoekt. Technische maatregelen omvatten onder meer: “fysieke” maatregelen: onder meer, doch niet uitsluitend de toegang afschermen van de (onder zijn beheer staande) lokalen waarin de computers, bestanden, print-outs, diskettes enzovoort, worden bewaard; “logische” maatregelen: onder meer doch niet uitsluitend de bescherming van de softwaretoepassingen tegen hacking of informaticapiraterij (bijv. coderen van gegevens of gebruik van paswoorden), het monitoren van alle activiteiten die met betrekking tot de persoonsgegevens werden verricht. Organisatorische maatregelen omvatten: het beperken van toegang: ervoor zorgen dat, voor de personen die onder zijn gezag handelen, de toegang tot de gegevens en de verwerkingsmogelijkheden beperkt blijven tot hetgeen die personen nodig hebben voor de uitoefening van hun taken of tot hetgeen noodzakelijk is voor de behoeften van de dienst; personeel voorlichten: alle personen die onder zijn gezag handelen, kennis geven van de bepalingen van de Privacywet en haar uitvoeringsbesluiten, alsmede van alle relevante voorschriften inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer die bij het verwerken van persoonsgegevens gelden;
26
het laten ondertekenen van een vertrouwelijkheidsverklaring door alle personen die in het kader van de verwerking toegang hebben tot de persoonsgegevens en een nominatieve lijst bijhouden van die personen (zowel van de eigen personeelsleden / aangestelden als die van de Onderaannemers); de verwerking van de persoonsgegevens laten gebeuren conform vooraf vastgestelde processen zodat de uitvoering steeds gebeurt met in achtneming van de wettelijke verplichtingen ter zake ongeacht wie belast wordt met de uitvoering; de opdrachtnemer zal periodiek (minstens jaarlijks) de naleving van de voorziene controlemaatregelen controleren en hierover rapporteren aan de administratieve entiteit. De administratieve entiteit kan (laten) nagaan of auditen welke technische en organisatorische maatregelen door de opdrachtnemer werden genomen en of deze worden nageleefd. De opdrachtnemer zal alle medewerking verlenen indien een “betrokkene” zich beroept op zijn recht de persoonsgegevens die met betrekking tot hem worden verwerkt in te zien, te wijzigen of te verwijderen. De verwerking van persoonsgegevens kan enkel worden uitbesteed aan een (sub)onderaannemer, na toestemming van de administratieve entiteit. In de contracten met (sub)onderaannemers worden ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens dezelfde verplichtingen opgelegd als deze die worden opgelegd aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer blijft ten opzichte van de administratieve entiteit de verantwoordelijkheid dragen voor het naleven van de verplichtingen uit de Privacywet opgelegd aan de “verwerker” van persoonsgegevens ook indien de verwerking wordt uitbesteed aan (sub)onderaannemers. De opdrachtnemer verschaft de administratieve entiteit een duidelijk overzicht van wie welke activiteiten uitvoert in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens. De opdrachtnemer aanvaardt dat de contactgegevens van deze onderaannemers worden gepubliceerd op een publieke website ter informatie van alle “betrokkenen” (gebruikers/personen binnen een erkende onderneming). Het verwerken van persoonsgegevens kan enkel gebeuren op het grondgebied van één van de lidstaten van de Europese Unie, ongeacht of de verwerking wordt uitgevoerd door de opdrachtnemer of een onderaannemer. De opdrachtnemer geeft de administratieve entiteit een overzicht van de locaties waar de persoonsgegevens worden verwerkt. De opdrachtnemer aanvaardt dat deze locaties worden gepubliceerd op een publieke website ter informatie van alle “betrokkenen” (dit zijn degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben). Toegang tot en inzage van de persoonsgegevens door derden (andere dan de personeelsleden / aangestelden van de opdrachtnemer of van een onderaannemer) is enkel toegestaan op grond van een rechterlijke beslissing of wettelijke verplichting. De opdrachtnemer zal de administratieve entiteit onmiddellijk op de hoogte brengen indien de vertrouwelijkheid of de beveiliging van de persoonsgegevens werd geschonden of in het geval de opdrachtnemer op grond van een rechterlijke beslissing of wettelijke verplichting de bevoegde autoriteiten inzage moet verlenen in de persoonsgegevens.
27
II.B.6. BEEINDIGING VAN DE OPDRACHT (ARTIKEL 47, 62 tem 63 KB UITVOERING)
II.B.6.1. MOGELIJKE OORZAKEN VOOR BEEINDIGING VAN DE OPDRACHT a) De opdracht wordt beëindigd na het verstrijken van de duur zoals bepaald in punt I. – B.3. b) De administratieve entiteit kan de opdracht verbreken in de situaties bedoeld in artikel 62 KB Uitvoering. c) Bij ernstige tekortkomingen kan de administratieve entiteit de opdracht eenzijdig verbreken als ambtshalve maatregel bedoeld in artikel 47, §2,1°KB Uitvoering). d) Iedere wijziging van de wettelijke bepalingen, van de reglementering inzake de dienstencheques of van de budgettaire enveloppe die de volledige of gedeeltelijke stopzetting van de rol van de uitgever van de dienstencheques of die van de aanbestedende overheid zou kunnen veroorzaken, zal de onmiddellijke verbreking van rechtswege van de opdracht tot gevolg hebben, zonder dat enige vergoeding door één van beide partijen verschuldigd is. De verbreking van de opdracht zal tussenkomen op de datum waarop de betreffende wettelijke bepalingen van kracht worden. De aanbestedende overheid zal de opdrachtnemer hiervan bij aangetekend schrijven in kennis stellen. II.B.6.2. VERPLICHTINGEN BIJ BEEINDIGING VAN DE OPDRACHT a) Bij het einde van het contract of in geval van beëindiging, zelfs gedeeltelijk, ongeacht de redenen er voor, zal de opdrachtnemer er toe zijn gehouden alle verplichtingen uit deze opdracht met betrekking tot de dienstencheques die tijdens de duur van de opdracht bij hem werden besteld, na te komen. b) Wanneer de opdracht eindigt, zelfs gedeeltelijk, ongeacht de reden, verbindt de opdrachtnemer zich bovendien, ingeval van (her)gunning van de opdracht aan een andere dienstverlener, enerzijds tot het meedelen, zonder kosten, van alle noodzakelijke, nuttige en geüpdatete gegevens voor de correcte uitvoering van de dienstverlening door die andere dienstverlener (bijvoorbeeld de gegevens van de gebruikers, nummers van de gebruikers, enz.) en anderzijds tot het volledig en te goeder trouw samenwerken met de nieuwe dienstverlener met het oog op het garanderen van de continuïteit van de diensten. II.B.6.3. OPLEVERING BIJ HET EINDE VAN DE OVEREENKOMST (ARTIKEL 18, 64 EN 156 KB UITVOERING) Na verstrijken van de looptijd van de – eventueel overeenkomstig punt I.B.3. b) verlengde - opdracht vindt een oplevering van de opdracht plaats (waarna de borgtocht kan worden vrijgegeven). De leidend ambtenaar bedoeld in punt II. B.1.3. beschikt over een termijn van 30 kalenderdagen om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van het resultaat daarvan. De kosten
28
van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de opdrachtnemer aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de opdrachtnemer in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijne laste. II.B.7. RECHTSVORDERINGEN (ARTIKEL 73 KB UITVOERING) Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. Dit behoudens in geval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.
29
III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN III.A. DE DIENSTENCHEQUE In toepassing van artikel 2, §1, 1° van de Wet Dienstencheques is een dienstencheque het betaalmiddel uitgegeven door een uitgiftemaatschappij, waarmee de gebruiker, met de financiële steun van de overheid een prestatie van buurtwerken of –diensten kan vergoeden die door een erkende onderneming wordt geleverd. De cheque wordt aangekocht door de gebruiker bij een uitgiftemaatschappij en wordt gebruikt om een werkuur te betalen dat werd gepresteerd door een werknemer van een erkende onderneming. Zoals werd bepaald in artikel 3, §1 van het KB Dienstencheques, moet de dienstencheque minstens de vermeldingen bevatten, bedoeld in het model toegevoegd aan het KB Dienstencheques. Daarnaast moet de dienstencheque duidelijk te onderscheiden zijn als een dienstencheque van het Vlaams gewest. De uitgiftemaatschappij legt een proefdruk ter goedkeuring voor aan de administratieve entiteit bij eerste levering of terbeschikkingstelling of bij latere wijzigingen aan de dienstencheque. Een dienstencheque kan een papieren vorm aannemen, maar daarnaast is het mogelijk dat een dienstencheque een elektronische of gedematerialiseerde vorm aanneemt, goedgekeurd door de administratieve entiteit, en aangekocht en gebruikt kunnen worden door middel van een elektronische procedure waarvan het principe en de modaliteiten goedgekeurd zijn door de administratieve entiteit (artikel 3, §1, KB Dienstencheques). De elektronische dienstencheque vertoont dezelfde eigenschappen als de papieren dienstencheque: hij heeft dezelfde geldigheidsduur; hij is identificeerbaar aan de hand van een uniek identificatienummer; hij heeft dezelfde nominale waarde. De elektronische dienstencheque en de papieren dienstencheque bestaan naast elkaar. De erkende onderneming moet zowel de papieren als de elektronische dienstencheques aanvaarden.
III.B. DE BUURTWERKEN OF –DIENSTEN Het gaat om buurtwerken of –diensten, bedoeld in artikel 2, §1, 3° van de Wet Dienstencheques en verder uitgewerkt in artikel 1, 2° van het KB Dienstencheques, m.n.: de volgende activiteiten ten behoeve van particulieren die in het Vlaams gewest wonen: activiteiten verricht bij de gebruiker thuis: schoonmaken van de woning, met inbegrip van de ramen, wassen en strijken, kleine occasionele naaiwerken, bereiden van maaltijden. Vormen geen activiteiten verricht in de woning van de gebruiker: prestaties verricht voor een particulier die verblijft in een instelling voor collectief verblijf die hem huisvest en bepaalde diensten voor hem uitvoert zoals verzorging, begeleiding of voorziening van maaltijden.
30
activiteiten verricht buiten het huis van de gebruiker: - de boodschappendienst: het gaat om boodschappen voor een gebruiker (privépersoon), om in zijn dagelijkse behoeften te voorzien. Worden niet als dagelijkse behoeften beschouwd: de aankoop van meubels, huishoudtoestellen, audiovisuele toestellen, warme maaltijden en de periodieke bedeling van kranten en tijdschriften. - het begeleid vervoer van personen met een beperkte mobiliteit: het gaat om het begeleid vervoer van personen met een handicap, met - indien nodig - speciaal aangepaste voertuigen waarvoor de federale overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer een attest heeft uitgereikt. Die personen met een handicap moeten als dusdanig erkend zijn door een bevoegde overheid. Ouderen die een uitkering krijgen voor bejaardenhulp en personen van minstens 60 jaar die prestaties genieten verstrekt door een door de bevoegde overheid erkende dienst voor gezins- en bejaardenhulp worden gelijkgesteld met personen met een handicap. - Strijken: met inbegrip van het verstelwerk van het te strijken linnen.
III.C. TEGEMOETKOMING Naast de aankoopprijs van de dienstencheque door de gebruiker, is er ook een financiële tegemoetkoming door de Vlaamse overheid voor de dienstencheques, die worden betaald aan de erkende ondernemingen voor rekening van de gebruiker. Die tegemoetkoming dekt een deel van de kostprijs van de geleverde prestaties. Het bedrag van die tegemoetkoming kan variëren per dienstencheque in functie van het aantal door de gebruiker of zijn gezin aangekochte dienstencheques, in functie van de onderneming, het moment van de afgifte, of van ieder ander criterium dat door de wetgever wordt bepaald.
III.D. DE DEELNEMERS IN HET STELSEL VAN DE DIENSTENCHEQUES III.D.1. DE GEBRUIKERS Een gebruiker is elke in het Vlaams gewest gedomicilieerde natuurlijke persoon die een beroep doet op het stelsel van de dienstencheques om buurtwerken of diensten te laten uitvoeren door een erkende onderneming. In naleving van de wettelijke bepalingen moet de uitgiftemaatschappij zich vergewissen van de identiteit van de gebruiker. Ze moet die controle uitvoeren voor de nieuwe gebruikers (inschrijving) alsook voor de reeds ingeschreven gebruikers. De gebruiker behoudt het gebruikersnummer dat hem werd toegekend in het verleden. III.D.2. ERKENDE ONDERNEMINGEN Elke natuurlijke of rechtspersoon wiens activiteit of voorwerp ten minste gedeeltelijk bestaat uit het leveren van buurtwerken of -diensten en die vooraf erkend werd door de Vlaams minister van Werk of door zijn afgevaardigde en die in ruil voor dienstencheques, prestaties levert voor de gebruikers.
31
De erkenning wordt toegekend door de Vlaams minister van Werk of door zijn afgevaardigde, na advies van de Adviescommissie erkenningen. De erkenningen worden toegekend voor onbepaalde duur. Het secretariaat van de Adviescommissie erkenningen stelt alle nodige gegevens over de erkende ondernemingen via een informaticastroom ter beschikking van de uitgiftemaatschappij, zodat die een lijst van de erkende ondernemingen ter beschikking kan stellen op een website. Die lijst wordt door de uitgiftemaatschappij up-to-date gehouden en kan in extenso geraadpleegd worden of met behulp van een zoekfunctie, die minstens selecteert op maatschappelijk voorwerp, erkennings- of ondernemingsnummer, postnummers waar de onderneming actief is en per type van activiteit. De uitgiftemaatschappij treft alle nodige maatregelen om de gegevens vermeld op de website te actualiseren. Bovendien biedt de uitgiftemaatschappij aan elke persoon die de site raadpleegt de mogelijkheid om die lijst te exporteren door middel van een geïnformatiseerde database. De uitgiftemaatschappij deelt de administratieve entiteit via een informaticastroom alle gegevenswijzigingen mee die door de erkende ondernemingen werden doorgevoerd. Het secretariaat van de Adviescommissie erkenningen deelt de uitgiftemaatschappij de gegevens mee van de ondernemingen die niet meer over een erkenning beschikken wegens een intrekking of op uitdrukkelijk verzoek van de onderneming.
III.E. INFORMATIE AAN GEBRUIKERS EN ERKENDE ONDERNEMINGEN De uitgiftemaatschappij verbindt zich ertoe alle informatie waarmee zij is belast te verstrekken in het Nederlands. De uitgiftemaatschappij informeert de (kandidaat-)gebruikers uit eigen beweging over de bepalingen en de procedures betreffende het type van activiteiten, de maximumbeperkingen per kalenderjaar, de betaling, de geldigheidsduur van de dienstencheques, de terugbetaling van de cheques, het fiscale attest, ongeacht of het gaat om papieren of elektronische dienstencheques of om dienstencheques voor moederschapshulp, de regelgeving. Daarnaast voert de uitgiftemaatschappij jaarlijks in overleg met de administratieve entiteit een sensibilisering- en informatie-actie omtrent talent-, competentie- en anti-discriminatiebeleid naar de (kandidaat-)gebruikers. Op hun verzoek informeert de uitgiftemaatschappij de (kandidaat-)gebruikers, per telefoon of schriftelijk, over de bepalingen en procedures die op hen van toepassing zijn. De telefonische bereikbaarheid wordt minstens gegarandeerd tijdens de werkdagen van 8 tot 18u en de wachttijd om de uitgiftemaatschappij te bereiken bedraagt niet meer dan 5 minuten. De vragen die schriftelijk worden gesteld, worden door de uitgiftemaatschappij beantwoord ten laatste drie werkdagen na ontvangst. Een betere garantie dan de minimumgarantie zal als een positief element worden meegenomen bij de beoordeling van de offertes. De uitgiftemaatschappij creëert een website en actualiseert die door er alle informatie op te plaatsen die bestemd is voor de gebruikers van het systeem, met inbegrip van de lijst van de erkende ondernemingen en de reglementering die van toepassing is. Die site stelt onder meer een "privéruimte" ter beschikking
32
voor de gebruikers en de ondernemingen. De gebruikers en de ondernemingen kunnen in die privéruimte toegang krijgen tot hun persoonlijke gegevens dankzij een internettoegang via een paswoord en een unieke code. Die site stelt eveneens een "klachtenopvolgingsdienst" voor, bestemd voor de behandeling van de klachten van de gebruikers en de erkende ondernemingen. De lijst met de klachten en de behandeling ervan kan door de administratieve entiteit online worden geraadpleegd bij de uitgiftemaatschappij. De aanpassingen van de website gebeuren minstens bij elke wets- of reglementswijziging en bij elke beslissing in verband met de erkenning van de ondernemingen. De uitgiftemaatschappij stuurt het informatiedocument betreffende de gezondheid en de veiligheid op de werkplaatsen naar elke nieuwe gebruiker en neemt de verzendingskosten ervan ten laste. De uitgiftemaatschappij verzendt naar elke nieuwe erkende onderneming de nodige documenten of inlichtingen met betrekking tot het opstarten van de activiteit en de terugbetalingsprocedure, ten laatste binnen de 5 werkdagen die volgen op de betekening van de erkenning. De uitgiftemaatschappij informeert de (kandidaat-)gebruikers en de erkende ondernemingen over de overgang van de federale naar de regionale markt, dit is de overgangsperiode. Deze informatie gebeurt schriftelijk of per telefoon en voorziet hiervoor voldoende ondersteuning om de gevraagde informatie te verstrekken. De telefonische bereikbaarheid wordt minstens gegarandeerd tijdens de werkdagen van 8 tot 18u en de wachttijd om de uitgiftemaatschappij te bereiken bedraagt niet meer dan 5 minuten. De vragen die schriftelijk worden gesteld, worden door de uitgiftemaatschappij beantwoord ten laatste drie werkdagen na ontvangst. Een betere garantie dan de minimumgarantie zal als een positief element worden meegenomen bij de beoordeling van de offertes. De informatie die betrekking heeft op de overgangsperiode wordt eveneens op de website gepubliceerd. De uitgiftemaatschappij stelt op eenvoudige aanvraag de gegevens ter beschikking van de administratieve entiteit waaruit de naleving van het verlenen van informatie blijkt.
III.F. AANSCHAF EN GEBRUIK DIENSTENCHEQUES III.F.1. AANSCHAF De gebruiker die dienstencheques wenst aan te schaffen, maakt door overschrijving of storting aan de uitgiftemaatschappij van de dienstencheques, een bedrag over dat gelijk is aan de nominale waarde van de dienstencheque. Dat bedrag kan door de wetgever worden gewijzigd of aangepast volgens verschillende criteria zoals bijvoorbeeld het aantal dienstencheques dat tijdens een kalenderjaar door een gebruiker of de leden van zijn gezin kan worden besteld. Momenteel verandert de nominale waarde van de dienstencheque wanneer een gebruiker 400 dienstencheques heeft besteld. Ook verandert de nominale waarde van de dienstencheque wanneer een gezin 800 dienstencheques heeft besteld. Die wijzigingen van de nominale waarde is niet van toepassing op de
33
gebruikers die een eenoudergezin vormen, op mindervalide gebruikers of de gebruikers met een mindervalide kind ten laste. De bestelling moet gaan over een minimum van 10 dienstencheques. Voor de gebruiker heeft de dienstencheque een geldigheidsduur van 8 maanden vanaf de uitgifte. Die duur kan door de wetgever gewijzigd worden. De gebruiker kan maximaal 500 dienstencheques per kalenderjaar bestellen. Bovendien kan een gezin met meerdere gebruikers in totaal maximaal 1.000 dienstencheques per kalenderjaar bestellen. Die beperkingen gelden niet voor de gebruikers die een eenoudergezin vormen, de mindervalide gebruikers of de gebruiker met een mindervalide kind ten laste. Zij mogen tot 2.000 dienstencheques per kalenderjaar bestellen. De uitgiftemaatschappij moet een systeem opzetten waarmee die verschillende beperkingen permanent toegepast, gecontroleerd en opgevolgd kunnen worden. In het kader van de moederschapshulp gebeurt de overschrijving of de storting van het bedrag van de aankoopprijs van de dienstencheque aan de uitgiftemaatschappij door de sociale verzekeringskas bedoeld in artikel 1, § 2, d) van het Koninklijk Besluit van 17 januari 2006 tot invoering van een systeem van moederschapshulp ten behoeve van zelfstandige werkneemsters. De uitgiftemaatschappij is ertoe gehouden alle gebruikers erover te informeren dat de aangekochte dienstencheques enkel voor 100 % kunnen worden terugbetaald binnen hetzelfde fiscale aankoopjaar. Nadien kunnen de dienstencheques nog slechts tegen 70% van de aankoopprijs worden terugbetaald, op voorwaarde dat hun geldigheidsduur niet verstreken is. III.F.2. LEVERING De uitgiftemaatschappij stuurt de papieren dienstencheques naar de gebruiker binnen de 5 werkdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst op haar financiële rekening van het door de gebruiker overgeschreven of gestorte bedrag (artikel 4 van het KB Dienstencheques). Op de papieren dienstencheque staat de naam van de gebruiker gedrukt (zijn INSZ) evenals de uiterste gebruiksdatum van de dienstencheque door de gebruiker. De geldigheidsdatum van de dienstencheque voor de onderneming mag niet interfereren met de geldigheidsdatum voor de gebruiker. De elektronische dienstencheque wordt ter beschikking gesteld van de gebruiker in zijn elektronische portefeuille binnen de 3 werkdagen nadat de uitgiftemaatschappij het door de gebruiker overgeschreven of gestorte bedrag op haar financiële rekening heeft ontvangen. De gebruiker moet op elk moment de uiterste gebruiksdatum van de elektronische dienstencheque kunnen kennen, evenals het aantal resterende dienstencheques in zijn portefeuille en de details over de gebruikte dienstencheques (ondernemingen die de dienstencheques hebben ontvangen, data van de prestaties, activiteiten en identiteit van de werknemer). Op basis van de evolutie van het aantal bestelde dienstencheques en van het aantal aan de erkende ondernemingen terugbetaalde dienstencheques, kan de Vlaams minister van Werk de uitgiftemaatschappij andere beperkingen opleggen inzake de uitgifte van dienstencheques.
34
III.F.3. GEBRUIK De gebruiker geeft de door hem gedateerde en ondertekende dienstencheques aan de werknemer, op het ogenblik dat de buurtwerken of -diensten verricht zijn. De werknemer vult zijn naam in en zet zijn handtekening op de dienstencheque. De dienstencheque mag dus enkel gebruikt worden om arbeidstijd te vergoeden die werkelijk ten behoeve van de gebruiker werd gepresteerd. Bijgevolg mogen de verplaatsingskosten of eender welke andere bijkomende kosten die eventueel door de onderneming gedragen worden, niet betaald worden met een dienstencheque. Voor de elektronische dienstencheques zet de uitgiftemaatschappij een gelijkaardige procedure op, waarbij de drie betrokken partijen (gebruiker, werknemer en erkende onderneming) over de mogelijkheid beschikken om de datum, de aard, de duur en de realiteit van de prestatie te controleren. Dat systeem moet goedgekeurd worden door de administratieve entiteit vooraleer het mag worden toegepast. De gebruiker moet de dienstencheque gebruiken vóór het verstrijken van de geldigheidsduur ervan. De dienstencheque die niet bij de erkende onderneming werd ingediend vóór het verstrijken van die termijn (momenteel 8 maanden), verliest zijn waarde. III.F.4. MOEDERSCHAPSHULP Elke zelfstandige werkneemster die pas bevallen is en die voldoet aan de toekenningsvoorwaarden, heeft het recht om zich tot de sociale verzekeringskas te wenden om gratis 105 dienstencheques te krijgen. Dit wordt geregeld in het Koninklijk Besluit van 17 januari 2006 tot invoering van een stelsel van uitkeringen voor moederschapshulp ten gunste van vrouwelijke zelfstandigen en tot wijziging van het Koninklijk Besluit van 12 december 2001 betreffende de dienstencheques. Dat aantal kan door de wetgever worden gewijzigd. Blijven ongewijzigd: - de vorm van de dienstencheques: de bestaande dienstencheques (papieren en elektronische) worden gebruikt in het stelsel van de moederschapshulp; - de toegelaten activiteiten: enkel de bestaande activiteiten zijn toegelaten (geen kinderopvang); - de procedure om de dienstencheques in te zamelen en terug te betalen nadat de prestaties geleverd zijn, in hoofde van de erkende onderneming. Specifieke verschillen: - de betaling van de aangekochte dienstencheques wordt verricht door de sociale verzekeringskas en niet door de zelfstandige moeder, gebruikster; - de zelfstandige moeder, gebruikster krijgt geen terugbetaling voor ongebruikte, verloren of gestolen dienstencheques. Ruilen blijft mogelijk; - de uitgiftemaatschappij stelt geen fiscaal attest op (omdat de zelfstandige moeder-gebruikster niet bijdraagt voor de aankoop ervan); - de uitgiftemaatschappij informeert de administratieve entiteit regelmatig over de opvolging van het voorziene budget.
III.G. INDIENING DIENSTENCHEQUES De erkende onderneming moet haar erkenningsnummer, haar identiteit, op de dienstencheque vermelden. De onderneming bezorgt de dienstencheques aan de uitgiftemaatschappij voor terugbetaling en dat vóór het verstrijken van de geldigheidstermijn van de dienstencheques (voor de erkende onderneming).
35
Ze bevestigt dat de arbeidsuren waarvoor ze dienstencheques indient, gepresteerd werden door werknemers in loondienst overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen. De door de erkende onderneming laattijdig ingediende dienstencheques kunnen niet door de uitgiftemaatschappij worden betaald.
III.H. BETALING AAN ERKENDE ONDERNEMINGEN Na validering van de dienstencheques door de uitgiftemaatschappij stort die, binnen de tien werkdagen te rekenen vanaf de dag volgend op de ontvangst van de papieren dienstencheque verzonden door de erkende onderneming, op de bankrekening van de erkende onderneming, een bedrag gelijk aan de aanschafprijs van de dienstencheque, vermeerderd met de tegemoetkoming van de overheid. Sinds 01.01.2014 bedraagt die tegemoetkoming 13,04 voor alle dienstencheques met een nominale waarde van 9 en 12,04 EUR voor alle dienstencheques met een nominale waarde van 10 EUR. Om gevalideerd te kunnen worden, moet een dienstencheque een authentieke cheque zijn die is uitgegeven door de uitgiftemaatschappij en moet hij de door de reglementering vereiste vermeldingen bevatten, namelijk de identiteit van de gebruiker, zijn handtekening, de identiteit van de onderneming, haar erkenningsnummer, de identiteit van de werknemer (INSZ), zijn handtekening en de datum waarop de prestatie heeft plaatsgevonden. Zoals uiteengezet kan het bedrag van die tegemoetkoming variëren per dienstencheque in functie van het aantal door de gebruiker of zijn gezin aangekochte dienstencheques, in functie van de onderneming, het moment van de afgifte, in functie van de werknemer die de prestaties heeft uitgevoerd of van ieder ander criterium dat door de wetgever wordt bepaald. Het bedrag van de aankoopprijs van de cheque kan variëren per dienstencheque in functie van het aantal dienstencheques dat door de gebruiker of zijn gezin is aangekocht tijdens een kalenderjaar, of ieder ander criterium dat bepaald is door de wetgever. Het basisbedrag van de Vlaamse tegemoetkoming – d.i. het bedrag gestort voor de dienstencheques dat geen aanpassing van de aankoopprijs onderging – wordt telkens verhoogd wanneer de spilindex is overschreden (cf. wet van 2 augustus 1971 houdende inrichting van een stelsel waarbij de wedden, lonen, pensioenen, toelagen en tegemoetkomingen ten laste van de openbare schatkist, sommige sociale uitkeringen, de bezoldigingsgrenzen waarmee rekening dient te worden gehouden bij de berekening van sommige bijdragen van de sociale zekerheid der arbeiders, alsmede de verplichtingen op sociaal gebied opgelegd aan de zelfstandigen, aan het indexcijfer van de consumptieprijzen worden gekoppeld). Voor de elektronische dienstencheques bedraagt de termijn voor de betaling aan de ondernemingen 10 werkdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de ontvangst van de elektronische aanvraag tot betaling. De inschrijver moet de procedure inzake validering van de dienstencheques vóór de betaling definiëren. Die procedure moet rekening houden met de verplichting voor de verschillende actoren om de gevraagde informatie op de cheque in te vullen. Hij moet een procedure aanbieden waarmee de erkende ondernemingen de ontbrekende of niet-conforme gegevens kunnen aanvullen of verbeteren op de voor betaling afgegeven dienstencheques die niet gevalideerd
36
kunnen worden, omdat ze de gegevens vereist in de reglementering niet bevatten. De betalingen moeten voorzien zijn van een mededeling of van een gestructureerde mededeling, waaruit blijkt op welke prestatiemaand of prestatiemaanden de betaling betrekking heeft. De uitgiftemaatschappij deelt de administratieve entiteit minstens één keer per maand mee welke voorschotten gebruikt werden om de erkende ondernemingen te betalen (tegemoetkomingen en aankoopprijs van de dienstencheques). Ze geeft ook een verslag over het proces inzake de validering van de dienstencheques (aantal gevalideerde dienstencheques, aantal niet-gevalideerde dienstencheques, aantal door de erkende ondernemingen verbeterde of aangevulde dienstencheques, enz.).
III.I. TERUGBETALING, OMRUILING, VERVANGING DIENSTENCHEQUES AAN DE GEBRUIKER III.I.1. TERUGBETALING De gebruikers kunnen aan de uitgiftemaatschappij de terugbetaling vragen van de dienstencheques die niet gebruikt en nog geldig zijn. De dienstencheques waarvoor de uitgiftemaatschappij al een fiscaal attest heeft bezorgd aan de gebruiker, kunnen hem nog slechts ten belope van 70% van de aankoopprijs worden terugbetaald. In dat geval betaalt de uitgiftemaatschappij 30% van de aankoopprijs aan de administratieve entiteit. De uitgiftemaatschappij is ertoe gehouden alle gebruikers erover te informeren dat de aangekochte dienstencheques enkel voor 100% kunnen worden terugbetaald binnen hetzelfde fiscale aankoopjaar. De uitgiftemaatschappij kan aan de gebruiker die een terugbetaling vraagt, een deelname in de administratiekosten vragen (het bedrag van die administratiekosten is voorzien in de offerte). De terugbetaling gebeurt overeenkomstig de fiscale bepalingen vermeld in punt III.M. In het kader van de moederschapshulp kunnen de gebruiksters geen terugbetaling van ongebruikte cheques vragen aan de uitgiftemaatschappij. Vier dagen vóór het einde van elke maand worden de verrichtingen met betrekking tot de terugbetalingen aan gebruikers van ongebruikte dienstencheques, afgesloten. De uitgiftemaatschappij maakt maandelijks een creditnota op voor die terugbetalingen voor de dienstencheques die niet gebruikt werden. Die creditnota's worden door de administratieve entiteit verrekend samen met de facturen van de voorschotten vermeld in punt III.J. III.I.2. OMRUILING De dienstencheques kunnen bij de uitgiftemaatschappij worden omgeruild tegen nieuwe cheques met een nieuwe wettelijke geldigheidsduur, tot het einde van de achtste maand volgend op de maand van uitgifte voor de gebruiker en negen maanden voor de erkende onderneming. De gebruiker kan de omruiling vragen van de ongebruikte dienstencheques die nog geldig zijn.
37
De uitgiftemaatschappij kan de gebruiker eveneens specifieke administratiekosten aanrekenen voor het omruilen van dienstencheques (zie artikel 3, §3 KB Dienstencheques). III.I.3. VERVALLEN De dienstencheque heeft voor de gebruiker een geldigheidsduur tot het einde van de achtste maand die volgt op de maand van zijn uitgifte. Voor de vervallen dienstencheques moet de uitgiftemaatschappij aan de administratieve entiteit de overheidstegemoetkoming crediteren, alsook de aankoopprijs van de gebruiker terugbetalen aan de administratieve entiteit. De uitgiftemaatschappij krijgt geen bijkomende administratiekosten in het kader van de terugbetaling van vervallen dienstencheques. Als de uitgiftemaatschappij nalaat om vanaf de uitvoering van de opdracht een maandelijks beheer van de vervallen dienstencheques op te zetten via creditnota’s of dit beheer niet maandelijks voert, komen aan de administratieve entiteit jaarlijks van rechtswege verwijlinteresten toe (zie bijlage 4) op de nietgecrediteerde sommen. III.I.4. VERLIES OF DIEFSTAL De gebruiker die dienstencheques verloren is, verlies of diefstal, moet een aangifte indienen bij de uitgiftemaatschappij. Hij kan de terugbetaling of de vervanging ervan vragen. In dat geval is de uitgiftemaatschappij ertoe gehouden om te verhinderen dat de verloren gegane of gestolen dienstencheques nog kunnen worden gebruikt. Als de verloren gegane of gestolen dienstencheques toch worden betaald aan een erkende onderneming, moet de uitgiftemaatschappij de aankoopprijs van de dienstencheques terugvorderen bij de gebruiker. In het kader van de moederschapshulp kan de gebruikster om de vervanging van de verloren dienstencheques (verlies of diefstal) vragen en niet de terugbetaling. De uitgiftemaatschappij kan specifieke administratiekosten aanrekenen aan de gebruiker voor het omruilen of terugbetalen van de dienstencheques. De uitgiftemaatschappij maakt maandelijks een creditnota op voor die terugbetalingen voor de dienstencheques die verloren en gestolen werden en die werden terugbetaald. Die creditnota's worden door de administratieve entiteit verrekend samen met de facturen van de voorschotten vermeld. Die creditnota's worden door de administratieve entiteit verrekend samen met de facturen van de voorschotten vermeld in punt III.J. III.I.5. NIET-ONTVANGEN PAPIEREN DIENSTENCHEQUES De gebruiker die dienstencheques heeft besteld en die ze niet of niet volledig ontvangt binnen de in het KB Dienstencheques voorziene termijn of die dienstencheques ontvangt waarop een verkeerde naam staat, kan een aangifte indienen bij de uitgiftemaatschappij. Hij kan de terugbetaling of de vervanging ervan vragen.
38
In het kader van de moederschapshulp kan de gebruikster niet om de terugbetaling van de niet-ontvangen dienstencheques vragen. De uitgiftemaatschappij maakt maandelijks een creditnota op voor die terugbetalingen voor de dienstencheques die verloren en gestolen werden en die werden terugbetaald. Die creditnota's worden door de administratieve entiteit verrekend samen met de facturen van de voorschotten vermeld Die creditnota's worden door de administratieve entiteit verrekend samen met de facturen van de voorschotten vermeld in punt III.J.
III.J. VOORSCHOT Voor de terugbetaling van de dienstencheques aan de erkende ondernemingen ontvangt de uitgiftemaatschappij voorschotten gestort door de administratieve entiteit. Het voorschot is gelijk aan het aantal dienstencheques dat ter beschikking is gesteld van de gebruikers, vermenigvuldigd met de overheidstegemoetkoming per dienstencheque. De uitgiftemaatschappij stelt de volgende documenten op: twee keer per maand een factuur met betrekking tot de voorschotten voor de "gewone" dienstencheques, berekend op basis van het aantal "gewone" dienstencheques ("papieren" en "elektronische"), uitgegeven tijdens de voorbije twee weken; één keer per maand een factuur met betrekking tot de voorschotten voor de dienstencheques voor "moederschapshulp", berekend op basis van het aantal dienstencheques voor "moederschapshulp" ("papieren" en "elektronische"), uitgegeven tijdens de voorbije maand. De factuur met betrekking tot de voorschotten voor de "gewone" dienstencheques wordt betaald door de administratieve entiteit op het ogenblik dat de beschikbare financiële middelen van de uitgiftemaatschappij lager zijn dan of gelijk zijn aan 10 miljoen EUR. Dat bedrag kan door de wetgever worden gewijzigd. De betaling wordt steeds verricht op basis van de oudste factuur. De factuur met betrekking tot de voorschotten voor dienstencheques voor "moederschapshulp" wordt door de administratieve entiteit betaald binnen de 15 werkdagen na de ontvangst ervan. De reeds door de administratieve entiteit aan de uitgiftemaatschappij gestorte voorschotten voor de terugbetaalde of vervallen dienstencheques, moeten door de uitgiftemaatschappij gecrediteerd worden aan de administratieve entiteit. Het totaalbedrag van de door de gebruikers betaalde bedragen voor de aankoop van dienstencheques die nooit gebruikt werden, wordt na aftrek van het forfaitaire bedrag van de administratiekosten, door de uitgiftemaatschappij teruggegeven aan de administratieve entiteit.
III.K. INTRESTEN De netto-interesten die de uitgiftemaatschappij heeft genoten op de financiële rekeningen die worden gebruikt in het kader van de uitvoering van de beoogde opdracht, komen aan de uitgiftemaatschappij toe.
39
III.L. ADMINISTRATIEKOSTEN UITGIFTEMAATSCHAPPIJ De uitgiftemaatschappij heeft per dienstencheque recht op een forfaitair bedrag, betaald door de administratieve entiteit, om haar administratiekosten te dekken (prijs per uitgegeven dienstencheque vermeerderd met de btw). Die prijs dekt alle prestaties geleverd door de uitgiftemaatschappij (met inbegrip van de kosten voor het verzenden, drukken, valideren en terugbetalen van de dienstencheques, voor het verwerken van de vervallen dienstencheques, voor het uitreiken van de fiscale attesten, voor het informaticaonderhoud, de personeelsbehoeften, enz.). Daartoe en rekening houdend met de verschillende maatregelen ("gewone" en "moederschapshulp") en de verschillende dragers ("papieren" en "elektronische") stelt de uitgiftemaatschappij rapporten en facturen op zoals bepaald in punt II.B.2.2.
III.M. UITREIKEN FISCALE ATTESTEN EN GEGEVENS De uitgiftemaatschappij van de dienstencheques bezorgt de gebruiker jaarlijks vóór 1 maart een fiscaal attest, met vermelding van de aankoopprijs van de dienstencheques die op zijn naam werden opgesteld en die betaald werden tijdens het voorgaande kalenderjaar. De betaaldatum is de datum waarop de rekening van de uitgiftemaatschappij gecrediteerd werd. Moet van dat bedrag afgetrokken worden: de aankoopprijs van de voormelde dienstencheques die niet gebruikt zijn en die, in de loop van hetzelfde kalenderjaar, door de uitgiftemaatschappij terugbetaald werden aan de gebruiker. De gegevens vermeld op de fiscale attesten worden eveneens vóór 1 maart door de uitgiftemaatschappij verstuurd naar de Administratie der Directe Belastingen. De uitgiftemaatschappij neemt de nodige maatregelen om te kunnen zorgen voor een correcte uitreiking van de attesten en van de fiscale gegevens zowel aan de gebruikers als aan de Administratie der Directe Belastingen. De uitgiftemaatschappij moet alle financiële informatie verschaffen die wordt gevraagd door de fiscale administratie, volgens de gevraagde structuur en het gevraagde formaat.
III.N. BEWAREN VAN DOCUMENTEN EN GEGEVENS De uitgiftemaatschappij legt een procedure vast voor het bewaren en klasseren van de papieren en elektronische dienstencheques (bijvoorbeeld scanning of georganiseerde bewaring van de papieren cheques) die het mogelijk maakt minstens op erkenningsnummer, refertemaand (= maand waarin de prestaties verricht zijn), prestatiedatum, INSZ van de gebruiker en INSZ van de werknemer te zoeken. De uitgiftemaatschappij bewaart de gegevens met betrekking tot de dienstencheques gedurende 5 jaar na de betaling van een cheque en maximum tot 5 jaar na het beëindigen van de opdracht.
III.O. CONTROLE EN GEVOLGEN VAN NIET-NALEVING III.O.1. BEVOEGDE AMBTENAREN In het decreet van 30 april 2004 Decreet tot uniformisering van de toezichts-, sanctie- en strafbepalingen die zijn opgenomen in de regelgeving van de sociaalrechtelijke aangelegenheden, waarvoor de Vlaamse Gemeenschap en het
40
Vlaamse Gewest bevoegd zijn wordt bepaald welke ambtenaren gemachtigd zijn om de controle uit te oefenen met betrekking tot de naleving van de Wet Dienstencheques, het KB Dienstencheques. III.O.2. GEGEVENS NODIG VOOR CONTROLE De uitgiftemaatschappij verbindt zich er toe om, in het kader van die controle, de bevoegde inspectiediensten, op eenvoudige aanvraag en gratis, de noodzakelijk geachte documenten of inlichtingen schriftelijk of elektronisch te bezorgen. De uitgiftemaatschappij geeft de controleurs een geïnformatiseerde toegang tot haar bestanden en databanken met betrekking tot de dienstencheques. III.O.3. MAATREGELEN BIJ VASTSTELLINGEN VAN ONREGELMATIGHEDEN III.O.3.1. MAATREGELEN TEN AANZIEN VAN DE ERKENDE ONDERNEMINGEN A. Maatregelen m.b.t. de Vlaamse tegemoetkoming en de aankoopprijs In paragrafen 2 en 3 van artikel 10 bis van het KB Dienstencheques is voorzien in welke gevallen aan de uitgiftemaatschappij de opdracht wordt gegeven om minder of niet te betalen aan de erkende onderneming dan de voorziene tegemoetkoming. De inschrijver werkt een stroom uit waarmee bovenvermelde beslissingen kunnen worden beheerd alsook een informaticatool waarmee die kunnen beheerd en opgevolgd. De uitgiftemaatschappij bezorgt dagelijks het detail van de bedragen gestort op de rekening van de administratieve entiteit in geval van inhouding. Ze bezorgt alle informatie die nuttig is voor de opvolging van de ingehouden betalingen. Die informatie wordt overgemaakt door de uitgiftemaatschappij in een bestand met minimum de volgende gegevens: het erkenningsnummer; het nummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen; het afgiftenummer; datum van afgifte; het ingehouden bedrag; de terugbetalingswaarde van de dienstencheque (sortering op waarde van de dienstencheque); soort inhouding (volledig of gedeeltelijk); referentie van de beslissing. Het bestand moet leesbaar zijn (.xml of .csv). Elk veld van het bestand wordt gescheiden door een “;” (scheidingsteken). De uitgiftemaatschappij moet de beslissingen van de administratieve entiteit nauwgezet uitvoeren en hem een betrouwbare en gebruiksvriendelijke opvolging ter beschikking stellen van die beslissingen en van het gevolg dat daaraan werd gegeven. Als de uitgiftemaatschappij, in strijd met een beslissing van de administratieve entiteit, de Vlaamse tegemoetkoming en de aankoopprijs van de dienstencheques toch terugbetaalt aan de erkende onderneming of aan een
41
derde, zal door de administratieve entiteit een beslissing tot terugvordering worden genomen tegenover de uitgiftemaatschappij. Die beslissing zal via een aangetekend schrijven worden meegedeeld. De uitgiftemaatschappij moet de administratieve entiteit alle nodige informatie bezorgen om de door de ondernemingen onterecht ontvangen dienstencheques te kunnen opsporen en de hoeveelheid ervan te kunnen achterhalen (die informatie kan worden bezorgd via statistieken en/of via de gegevens die nodig zijn voor de controle). B. Maatregelen met betrekking tot de erkenning De Vlaams minister van Werk of zijn afgevaardigde kunnen overgaan tot intrekking met uitstel of tot onmiddellijke intrekking van de erkenning van een onderneming die niet voldoet aan de in de reglementering voorziene erkenningsvoorwaarden. Bovendien verliest een erkende onderneming ambtshalve haar erkenning in de gevallen die zijn voorzien in de reglementering. Als een beslissing met betrekking tot de erkenning van een onderneming aan de uitgiftemaatschappij wordt meegedeeld, moet deze laatste die beslissing nauwgezet uitvoeren. Als de uitgiftemaatschappij, in strijd met een beslissing tot intrekking van de erkenning, de Vlaamse tegemoetkoming en de aankoopprijs van de dienstencheques onterecht terugbetaalt aan de erkende onderneming of aan een derde, zal door de administratieve entiteit een beslissing tot terugvordering worden genomen ten aanzien van de uitgiftemaatschappij. Die beslissing zal via een aangetekend schrijven worden meegedeeld. III.O.3.2. MAATREGELEN TEN AANZIEN VAN DE GEBRUIKERS A. Maatregelen met betrekking tot het bestellen van dienstencheques De administratieve entiteit kan de gebruiker die opzettelijk heeft meegewerkt aan een inbreuk gepleegd door de onderneming, verbieden om, gedurende een periode van maximaal een jaar, dienstencheques te bestellen en te gebruiken. Dat verbod kan worden verlengd ten aanzien van de gebruiker die opnieuw zou hebben meegewerkt aan een inbreuk door de onderneming, nadat hij reeds een dergelijk verbod had gekregen. De uitgiftemaatschappij moet de beslissingen van de administratieve entiteit nauwgezet uitvoeren en hem een betrouwbare en gebruiksvriendelijke opvolging ter beschikking stellen van die beslissingen en van het gevolg dat daaraan werd gegeven. Bovendien moet de uitgiftemaatschappij een systeem opzetten om de reglementaire bepalingen te doen naleven met betrekking tot het maximum aantal dienstencheques dat door een gebruiker of een gezin per kalenderjaar mag worden besteld, evenals een opvolging en een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk beheer van de beslissingen van de administratieve entiteit met betrekking tot de maximumgrenzen (uitzonderingen, beslissingen inzake toepassing van de maximumgrenzen of herziening van die beslissingen voor de bijzondere gevallen). Maatregelen met betrekking tot de terugvordering van de Vlaamse tegemoetkoming. De administratieve entiteit kan de terugbetaling eisen van de Vlaamse tegemoetkoming van de onterecht ingediende dienstencheques bij de gebruiker die
42
bewust heeft meegewerkt aan een inbreuk gepleegd door de onderneming, haar aangestelde of haar mandataris. De uitgiftemaatschappij moet de administratieve entiteit alle nodige informatie bezorgen om de door de ondernemingen onterecht ontvangen dienstencheques te kunnen opsporen en de hoeveelheid ervan te kunnen achterhalen (die informatie kan worden bezorgd via statistieken en/of via de gegevens die nodig zijn voor de controle).
III.P. BOETES III.P.1. BOETES IN GEVAL VAN NIET-NALEVING VAN DE CONTRACTUELE VERPLICHTINGEN De uitgiftemaatschappij is een boete verschuldigd bij niet-naleving van de contractuele verplichtingen door de uitgiftemaatschappij. De verplichtingen en de boetes zijn terug te vinden in bijlage 4 en 5. In de reglementering dienstencheques werden een aantal termijnen opgenomen. Deze termijnen zijn maximumtermijnen en zijn terug te vinden in bijlage 4. Daarnaast zijn er verplichtingen waarvoor in de reglementering geen termijn werd voorzien. In bijlage 4 zijn de termijnen opgenomen waarbinnen deze verplichtingen moeten worden nagekomen. De inschrijver kan in zijn offerte zich ertoe verbinden de prestaties te leveren binnen een kortere termijn dan deze maximumtermijnen. Een vermindering t.a.v. de maximumtermijnen zal als een positief element worden meegenomen bij de beoordeling van de offertes. De tijdseenheid zijn “werkdagen”: zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen worden niet beschouwd als werkdagen. Wanneer een in dagen, weken, maanden of jaren omschreven termijn ingaat op het ogenblik waarop een gebeurtenis of handeling plaatsvindt, wordt de dag waarop deze gebeurtenis of handeling plaatsvindt, niet bij de termijn inbegrepen. De boetes zijn verschuldigd door de uitgiftemaatschappij wanneer de termijn werd overschreden die werd voorzien door de uitgiftemaatschappij. Bij gebrek aan een termijn voorgesteld door de uitgiftemaatschappij, is de boete verschuldigd wanneer de termijn werd overschreden, voorgesteld door de administratieve entiteit of vastgelegd in de regelgeving. De boetes worden gestort aan de administratieve entiteit en/of aan de erkende onderneming en/of aan de gebruiker, binnen de maand die volgt op de vaststelling van de inbreuk op de contractuele verplichtingen, volgens het model vastgelegd door de administratieve entiteit (bijlage 4). Een overzicht van de inbreuken op de contractuele verplichtingen, met de boetes te betalen aan de administratieve entiteit, moet vóór de 15de van de maand van vaststelling elektronisch worden verstuurd. Daarnaast stelt de uitgiftemaatschappij de administratieve entiteit in de mogelijkheid om hierop een controle uit te oefenen. De uitgiftemaatschappij verbindt zich tot het uitgeven van het minimum percentage elektronische dienstencheques (en dus ook een maximum aantal papieren cheques) per semester dat zij in haar offerte heeft vooropgesteld. Als uit aangeleverde rapporten en de overgemaakte gegevens blijkt dat het vooropgestelde minimum percentage niet werd behaald, zijn de boetes zoals terug te vinden in bijlage 5 van toepassing.
43
Binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van het rapport bedoeld in punt II. B.2.2. a) dat betrekking heeft op de laatste maand van een semester: berekent de administratieve entiteit het reëel aantal uitgegeven elektronische dienstencheques ten overstaan van het minimum percentage dat de inschrijver voor dat semester in zijn offerte had opgegeven en berekent het percentage te weinig uitgegeven elektronische dienstencheques, indien dit van toepassing is. De administratieve entiteit noteert deze vaststellingen alsmede het bedrag van de boete berekend volgens de bijlage 5, in een ProcesVerbaal; De administratieve entiteit bezorgt de uitgiftemaatschappij het voormeld Proces-verbaal. De administratieve entiteit berekent de administratiekost die verschuldigd was op het percentage te weinig uitgegeven elektronische dienstencheques. Deze administratiekost wordt verminderd met het boetepercentage zoals opgenomen in bijlage 5. De boete wordt in schijven berekend. De verschuldigde boete wordt voldaan door middel van schuldvergelijking en wordt automatisch in mindering gebracht op de eerstvolgende factuur, indien nodig op latere facturen.
III.P.2. ANDERE WAARBORGEN De inschrijver wordt uitgenodigd om mee te delen welke maatregelen de uitgiftemaatschappij heeft genomen om de continuïteit van de levering van de dienstencheques te waarborgen, zelfs in geval van overmacht binnen de maatschappij. De uitgiftemaatschappij neemt alle nodige maatregelen om de continuïteit van het geheel van de diensten die ze moet leveren, te waarborgen, ook inzake het informeren van de gebruikers en de erkende ondernemingen. De uitgiftemaatschappij stelt waarborgen voor inzake de stabiliteit, de betrouwbaarheid en de toegankelijkheid van de interfaces voor de elektronische dienstencheques en voor de gegevens die online kunnen worden geraadpleegd voor de papieren dienstencheques. III.P.3. OVERLEG De administratieve entiteit en de uitgiftemaatschappij plegen overleg gedurende de looptijd van de opdracht over de uitvoering van de dienstverlening. Dit overleg vindt in beginsel maandelijks plaats, maar partijen kunnen in onderling overleg afwijken van deze frequentie. Voorafgaand aan het overleg maken partijen agendapunten en eventuele stukken over. Er wordt een verslag opgesteld door de administratieve entiteit van elk overleg waarin minstens de gemaakte afspraken worden opgenomen. Dit verslag wordt meegedeeld aan de uitgiftemaatschappij.
44
III.Q. EVALUATIE EN MONITORING De uitgiftemaatschappij verstrekt aan de administratieve entiteit alle noodzakelijk geachte boekhoudkundige en statistische gegevens met betrekking tot de dienstencheques. Op eenvoudige aanvraag kan de administratieve entiteit toegang krijgen tot het geheel van de databanken die de uitgiftemaatschappij heeft opgesteld voor de gebruikers, de ondernemingen en de werknemers, om elke kruising van informatie die de administratieve entiteit opportuun acht voor de controle, mogelijk te maken. De administratieve entiteit verwerkt en draagt de gegevens over in naleving van de wetgeving inzake de bescherming van het privéleven en van de integriteit van de uitgiftemaatschappij. Dagelijks en door middel van een geïnformatiseerde overzichtslijst informeert de uitgiftemaatschappij de administratieve entiteit over: De uitgegeven dienstencheques; De verwerkte dienstencheques. Dit gebeurt aan de hand van de overzichten waarvan het model is weergegeven in bijlage 6. Maandelijks en door middel van een geïnformatiseerde overzichtslijst informeert de uitgiftemaatschappij de administratieve overheid over de nieuwe gebruikers. Dit gebeurt aan de hand van een overzicht waarvan het model is weergegeven in bijlage 6. Minstens één keer per maand informeert de uitgiftemaatschappij de administratieve entiteit over de evolutie van het aantal dienstencheques in omloop op het einde van de maand en over de theoretische evolutie van de waarde van de dienstencheques in omloop op het einde van de maand, aan de hand van twee overzichtstabellen die apart worden opgemaakt volgens de minimummodellen toegevoegd in bijlage 7. Voor de werkzaamheden die betrekking hebben op het eerste kalenderjaar van de overheidsopdracht verbindt de uitgiftemaatschappij zich ertoe: a) De administratieve entiteit maandelijks samenvattende tabellen te bezorgen met betrekking tot de uitgegeven dienstencheques, de betaalde dienstencheques, de actieve gebruikers, de erkende ondernemingen, de getelde werknemers en de gebruikers die meer dan 300 dienstencheques aankopen (zie bijlage 8). b) De administratieve entiteit semestrieel gegevens bezorgen die het mogelijk maken om bepaalde gebruikers te controleren, overeenkomstig de specificaties uit bijlage 9. De overdracht van de gegevens vindt plaats in juli van 2016 voor de gecumuleerde gegevens van januari tot juni, en in januari 2017 voor de gecumuleerde gegevens van januari tot december. De administratieve entiteit behoudt de mogelijkheid de periode gedurende dewelke de gegevens opgenomen in de tabellen in bijlagen 8 en 9 worden overgedragen voortijdig te beëindigen. Naast de gegevens over de dienstencheques zal de uitgiftemaatschappij de administratieve entiteit jaarlijks een kopie bezorgen van het verslag van de financiële audit van de revisoren van de uitgiftemaatschappij, uitsluitend voor de dienstencheque activiteiten. De administratieve entiteit behoudt de mogelijkheid om de wijze van rapportering alsook de gevraagde gegevens te wijzigen.
45
III.R. SAMENWERKING MET ANDERE GEWESTEN Het stelsel van de dienstencheques is geregionaliseerd als gevolg van de zesde staatshervorming. Dat betekent dat niet meer de federale overheid, maar wel het Vlaams gewest, het Waals gewest en het Brussels Hoofdstedelijk gewest zullen instaan voor het stelsel van de dienstencheques in hun regio. De verschillende gewesten zullen ieder voor hun gewest onder meer instaan voor het uitgeven van dienstencheques, het erkennen van de dienstencheque ondernemingen, de controle en de toepasselijke regelgeving. Naast de uitgiftemaatschappij die de Vlaamse overheid heeft aangesteld, zal er ook een uitgiftemaatschappij worden aangesteld door het Waalse gewest en het Brussels Hoofdstedelijk gewest. De dienstverlening voor de verschillende regio’s kan in handen zijn van dezelfde onderneming, maar het is ook mogelijk dat dit aan verschillende ondernemingen zal toekomen. Als gevolg van de regionalisering is het noodzakelijk dat de verschillende gewesten samenwerken onder meer om fraude te bestrijden, inzake algemene controle en inhoudingen. In deze samenwerking, die zal worden verankerd in een samenwerkingsakkoord, is een rol weggelegd voor de uitgiftemaatschappij. De uitgiftemaatschappij verbindt zich ertoe loyaal samen te werken met administraties van de andere gewesten, en de door hen aangestelde uitgiftemaatschappijen, wanneer hierom door de administratieve entiteit wordt verzocht. De uitgiftemaatschappij verbindt er zich toe samen te werken met en afspraken te maken om samen te werken met de uitgiftemaatschappijen die worden aangesteld door de andere gewesten in gevallen waarin dit nodig is bijvoorbeeld wanneer een dienstencheque van een gewest wordt ingediend bij een ander gewest.
III.S. CONTINUÏTEIT VAN HET STELSEL De uitgiftemaatschappij moet zorgen voor instrumenten die de continuïteit verzekeren van het stelsel van de dienstencheques als de overheidsopdracht haar wordt gegund en met het oog op de gunning ervan na afloop van de opdracht. Die instrumenten moeten de kwaliteit van de dienstverlening waarborgen zoals hierboven beschreven, vanaf de 1ste dag van de uitvoering van de opdracht. De uitgiftemaatschappij verbindt zich er bovendien toe na afloop van de opdracht de continuïteit van het stelsel te ondersteunen.
DEEL IV. BIJLAGEN BIJLAGE 1: Schema betreffende de werking van de dienstencheques Legende 1. Aankoop van dienstencheques. Per bestelde dienstencheque wordt door de gebruiker 9 EUR gestort op of overgeschreven naar de bankrekening van de uitgiftemaatschappij. 2. Levering van de dienstencheques door de uitgiftemaatschappij. 3. Verzending door de uitgiftemaatschappij van een geïnformatiseerde lijst met het aantal dienstencheques dat werd overgemaakt aan de gebruikers. 4. De administratieve entiteit betaalt de uitgiftemaatschappij een voorschot in functie van het aantal dienstencheques dat naar de gebruikers werd verstuurd. 5. De erkende onderneming levert buurtwerken of -diensten aan de gebruiker. 6. De gebruiker bezorgt de dienstencheques aan de erkende onderneming in ruil voor uitgevoerde buurtwerken of -diensten. 7. De erkende onderneming bezorgt de ontvangen dienstencheques aan de uitgiftemaatschappij om ze te laten terugbetalen. 8. De uitgiftemaatschappij betaalt de erkende onderneming binnen de 10 werkdagen volgend op de ontvangst en de validering van de dienstencheques waarvoor de terugbetaling wordt gevraagd, de nominale waarde van de cheque vermeerderd met de tegemoetkoming van de Vlaamse overheid. 9. De uitgiftemaatschappij vraagt een vergoeding voor de geleverde prestaties. 10. Betaling door de administratieve entiteit van het forfaitaire bedrag na de geïnformatiseerde lijst van de uitgiftemaatschappij te hebben ontvangen. 11. Overmaken van de nodige gegevens aan de betrokken fiscale administraties (belastingvermindering, vennootschapsbelasting …). 12.
Afleveren van het fiscaal attest aan de gebruiker tegen 1 maart.
13. Overmaken van de beslissingen met betrekking tot de erkende ondernemingen, de gebruikers en de bijzondere gevallen. 14.
Opvolgen of de beslissingen van de administratie worden nageleefd.
GEBRUIKER
(natuurlijke persoon gedomicilieerd in het Vlaams Gewest)
VLAAMS GEWEST (DWSE)
47
48
BIJLAGE 2: Schema betreffende de werking van de dienstencheques “moederschapshulp”
erkende ondern.
alternat. financiering
14 12
1
13 2
10
zelfst. moeder (rechthebb.)
uitgiftemaatsch.
DWSE
15
6bis 17 7
4 3
6
5
soc. verzekeringskas (betaler)
9
18 16
8
RSVZ
11
1. inschrijving van een budget bij de administratieve entiteit 2. storting van de voorschotten 3. aanvraag moederschapshulp en aanvraag 105 dienstencheques 4. bevestiging en aanvraag om bijkomende informatie 5. bijkomende informatie 6. “attest van rechthebbende op moederschapshulp” 6bis. inschrijving van de zelfstandige moeder als gebruikster als ze nog geen gebruikersnummer heeft – bevestiging aan de gebruiker 7. kopie van het attest van rechthebbende op moederschapshulp 8. bevestiging dat het dossier volledig is 9. betaling 105 dienstencheques 10. levering 105 dienstencheques 11. bevestiging levering 105 dienstencheques 12. indienen van de dienstencheques in ruil voor prestaties 13. indienen van de dienstencheques voor terugbetaling 14. terugbetaling van de dienstencheques 15. overmaken van de lijst terugbetaling “gratis” dienstencheques 16. overmaken van de lijst terugbetaling “gratis” dienstencheques 17. afrekening (voorschotten – terugbetalingen) 18. tussenkomst van het RSVZ per betaalde dienstencheque
BIJLAGE 3: Aantal uitgegeven dienstencheques voor gebruikers met woonplaats in het Vlaams gewest
2012 2013 2014* TOTAAL
Aantal uitgegeven dienstencheques in 2012, 2013 en 2014 Gewone dienstencheques Dienstencheques moederschapshulp Papieren dienElektronische Papieren dienElektronische stencheques dienstencheques stencheques dienstencheques 60.639.112 13.930.467 253.039 29.166 57.990.779 16.806.114 256.655 31.829 53.193.052 17.999.350 231.930 33.385 171.822.943
48.735.931
741.624
94.380
Totaal 74.851.784 75.085.377 71.457.717 221.394.878
Tabel bron RVA *De vermindering van het aantal dienstencheques in 2014 is te wijten aan de prijsstijging die werd doorgevoerd eind 2013, als gevolg waarvan aanzienlijk meer dienstencheques werden aangekocht eind 2013. Ter info: in de periode van januari tot en met april 2015 werden er 27.172.191 dienstencheques besteld, waarvan 7.507.677 elektronische cheques en 19.664.514 papieren. (bron Sodexo)
BIJLAGE 4: Boetes Boetes in geval van niet-naleving van de opgelegde of voorgestelde uitvoeringstermijnen. De (kortere) termijnen voorgesteld door de inschrijver hebben voorrang op de wettelijke of opgelegde termijnen. Verplichtingen
Termijnen Wettelijke termijnen of opgelegde termijnen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Bevestiging van de inschrijving van de gebruiker Ter beschikking stellen van de papieren dienstencheques aan de gebruikers Ter beschikking stellen van de elektronische dienstencheques aan de gebruikers Verzending fiscaal attest Bevestiging van de inschrijving van de erkende onderneming bij het uitgiftebedrijf en verzending van de nuttige documenten voor het aanvragen van een terugbetaling Valdering van de diensten-cheques (terugbetaling van gevalideerde diensten-cheques) Terugbetaling van de papieren dienstencheques aan de ondernemingen Terugbetaling van de elektronische dienstencheques aan de ondernemingen Overdracht van gegevens betreffende uitgegeven en verwerkte dienstencheques
Uitvoering van de beslissingen van de overheid Opvolging van de beslissingen van de overheid Overmaken van statistische gegevens aan de administratieve entiteit
Termijnen voorgesteld door de inschrijver
Boetes en/ of verwijlintresten voorgesteld per werkdag achterstand per begunstigde De boete wordt berekend:
Voor de gebruiker
Voor de onderneming
Voor de administratieve entiteit
1 werkdag per inschrijving
10 EUR
10 EUR
per dienstencheque
0,02 EUR
0,03 EUR
per dienstencheque
0,02 EUR
0,03 EUR
per individuele verzending
1 EUR
1 EUR
5 werkdagen na ontvangst van de betaling
3 werkdagen na ontvangst van de betaling
Jaarlijks vóór 1 maart 1 werkdag
per inschrijving
50 EUR
25 EUR
Per aan de erkende onderneming terugbetaalde dienstencheque terwijl die niet voldoet aan de voorwaarden om gevalideerd te worden
0,05 EUR
0,05 EUR
per dienstencheque
0,03 EUR
0,02 EUR
per dienstencheque
0,03 EUR
0,02 EUR
1 werkdag
10 werkdagen vanaf de ontvangst van de dienstencheque 10 werkdagen vanaf de ontvangst van de dienstencheque alle werkdagen
2 werkdagen
2 werkdagen
per overdracht (antwoord) per overgemaakte beslissing per overgemaakte beslissing
maandelijks
50 EUR 300 EUR
300 EUR
250 EUR
per transmissie
51
13
14
15
Betalingen binnen de termijnen in het voordeel van de administratieve entiteit (behalve de in deze tabel voorziene boetes) Overmaken van gegevens aan de overheid op vraag van de overheid Verstrekken van informatie aan gebruikers en erkende ondernemingen
Periode van vertraging
(*)
per betaling 5 werkdagen
3 werkdagen schriftelijk; Wachttijd 5 min. telefonisch
250 EUR
per transmissie per antwoord
per oproep
(*) De boete bestaat uit het betalen van de wettelijke interest (jaarlijks gepubliceerd door de Algemene Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën), berekend vanaf de dag volgend op de laatste dag van de termijn voorzien om de betaling uit te voeren.
5 EUR
52
BIJLAGE 5: Boete in geval van niet-naleving van het aandeel elektronische dienstencheques Boetes in geval van het niet behalen van het aandeel uitgegeven elektronische dienstencheques, zoals door de inschrijver werd vooropgesteld in zijn offerte.
Minder uitgegeven elektronische dienstencheques ten opzichte van het vooropgestelde aandeel Schijf 1 ≤5% Schijf 2 >5% - 10% Schijf 3 >10%
% waarmee de prijs voor de papieren cheques verminderd wordt voor het toepasselijke semester 45% 50% 75%
53
BIJLAGE 6: Statistische gegevens die moeten worden bezorgd aan de aanbestedende overheid De uitgiftemaatschappij zal dagelijks aan de administratieve entiteit de bestanden bezorgen (in CSV- of xml-formaat) van de volgende gegevens: Uitgegeven dienstencheques Overzicht van het aantal door de gebruikers aangekochte dienstencheques. Dit overzicht moet worden opgesteld per dienstenchequenummer. Lay-out van een record: XXXX A A B C D E
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX …
XXXX S
I
dienstenchequenummer 17 numerieke posities rijksregisternummer gebruiker 11 numerieke posities klantnummer gebruiker 12 numerieke posities jaar, maand en dag van uitgifte 8 numerieke posities betrokken maatregelen: 1 alfanumerieke positie a) N: gewoon b) Z: zelfstandige verhoogd aantal a) GV: geen verhoogd aantal c) MV: mindervaliden d) OM: ouders van mindervaliden e) AS: eenoudergezinnen dragers: 1 alfanumerieke positie a) P: papier b) E: elektronisch Status van de cheque: 1 alfanumerieke positie A: gekocht E: omgeruild bankrekeningnummer gebruiker (IBAN-formaat) 16 alfanumerieke posities
J K L M N O P Q R S
naam gebruiker leveringsadres gebruiker (huisnummer) leveringsadres gebruiker (straatnaam) postcode leveringsadres gebruiker gemeente leveringsadres gebruiker hoofdadres gebruiker (huisnummer) hoofdadres gebruiker (straatnaam) postcode hoofdadres gebruiker gemeente hoofdadres gebruiker emailadres gebruiker
F
G
H
40 alfanumerieke posities 5 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 5 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 50 alfanumerieke posities
Opm.: het jaar, de maand en de dag moeten als volgt worden aangeduid: bv. 20150102 (voor 2 januari 2015)
Verwerkte dienstencheques Overzicht van het aantal dienstencheques dat dagelijks verwerkt werd door de uitgiftemaatschappij tijdens. Het overzicht moet worden opgemaakt per dienstenchequenummer.
54 Lay-out van een record: XXXX A
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX …
XXXX L
A B C D E F
dienstenchequenummer 17 numerieke posities rijksregisternummer gebruiker 11 numerieke posities klantnummer gebruiker 12 numerieke posities erkenningsnummer van de erkende onderneming 5 numerieke posities rijksregisternummer van de werknemer 11 numerieke posities rekeningnummer erkende onderneming (IBAN) 16 alfanumerieke posities
G H
jaar, maand en dag van indiening verhoogd aantal a) GV: geen verhoogd aantal c) MV: mindervaliden d) OM: ouders van mindervaliden e) AS: eenoudergezinnen jaar, maand en dag van de prestatie verwerking zonder prestatie b) TB: terugbetaald aan de gebruiker c) VG: verloren of gestolen d) NO: niet ontvangen f) OM: omgeruild activiteit: a) A: huishoudelijke hulp b) B: strijkdiensten buitenshuis c) C: boodschappendienst d) D: vervoer van personen validatie: a) GV: gevalideerd b) NG: niet-gevalideerd c) VA: verbeterd/aangevuld
I J
K
L
8 numerieke posities
8 numerieke posities 2 alfanumerieke posities
1 alfanumerieke positie
2 alfanumerieke posities
Opm.: het jaar, de maand en de dag moeten als volgt worden aangeduid: bv. 20150102 (voor 2 januari 2015)
Ingeschreven gebruikers van dienstencheques Overzicht van het aantal gebruikers dat zich in de maand heeft ingeschreven als gebruiker van dienstencheques of de gegevens als gebruiker heeft gewijzigd. Lay-out van een record: XXXX A A B C D E
F
G
XXXX B
XXXX C
XXXX D
jaar en maand van inschrijving naam gebruiker rijksregisternummer gebruiker klantnummer gebruiker betrokken maatregelen: a) N: gewoon b) Z: zelfstandige Verhoogd aantal a) GV: geen verhoogd aantal c) MV: mindervaliden d) OM: ouders van mindervaliden e) AS: eenoudergezinnen dragers:
XXXX …
XXXX R
6 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 11 numerieke posities 12 numerieke posities 1 alfanumerieke positie
1 alfanumerieke positie
55 H I J K L M N O P Q R
a) P: papier b) E: elektronisch bankrekeningnummer gebruiker (IBAN) leveringsadres gebruiker (huisnummer) leveringsadres gebruiker (straatnaam) postcode leveringsadres gebruiker gemeente leveringsadres gebruiker hoofdadres gebruiker (huisnummer) hoofdadres gebruiker (straatnaam) postcode hoofdadres gebruiker gemeente hoofdadres gebruiker emailadres gebruiker soort gebruiker: a) NG: ingeschreven gebruiker b) GG: gewijzigde gegevens
16 alfanumerieke posities 5 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 5 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 50 alfanumerieke posities 2 alfanumerieke posities
Opm.: het jaar en de maand moeten als volgt worden aangeduid: bv. 201501 (voor januari 2015)
56
BIJLAGE 7: Te bezorgen financiële gegevens 1) Evolutie van het aantal dienstencheques Jaar en maand van facturering
Aantal DC’s in omloop aan het begin van de maand
+ Aantal DC’s uitgegeven en verstuurd naar de gebruikers
- Aantal DC’s gevalideerd en terugbetaald aan de erkende ondernemingen
- Aantal DC’s terugbetaald aan de gebruikers zonder belastingsvermindering
- Aantal DC’s terugbetaald aan de gebruikers met belastingsvermindering
- Aantal vervallen DC’s
- Aantal omgeruilde DC’s
- Aantal DC’s voor de verbetering van onvermijdelijke kleine fouten (*)
= Aantal DC’s in circulatie op het einde van de maand
* Voorbeeld van ‘onvermijdelijke kleine fouten’ = het verlies door de post, het leveren van een onvolledige bestelling, een verkeerd toelatingsnummer ...
Die informatie moet worden meegedeeld voor de “gewone” (papieren en elektronische) dienstencheques en de (papieren en gewone) dienstencheques “moederschapshulp”. In totaal moeten dus vier tabellen worden overgemaakt aan de administratieve entiteit. 2) Theoretische evolutie van de waarde van de dienstencheques Jaar en maand van facturering
= Waarde van de DC’s in omloop aan het begin van de maand
+ Voorschotten van de gebruikers
+ Te ontvangen voorschotten van de administratieve entiteit
- Waarde van de gevalideerde en terugbetaalde DC’s
- Waarde van de gecrediteerde DC’s
- Waarde van de vervallen DC’s
= Waarde van de DC’s in circulatie op het einde van de maand
Die informatie moet worden meegedeeld voor de “gewone” (papieren en elektronische) dienstencheques en de (papieren en gewone) dienstencheques “moederschapshulp”. In totaal moeten dus vier tabellen worden overgemaakt aan de administratieve entiteit. 3) Beheer van de voorschotten Om ervoor te zorgen dat de voorschotten voor de “gewone” (papieren of elektronische) dienstencheques zo spoedig mogelijk worden betaald, maakt de uitgiftemaatschappij aan de administratieve entiteit minstens een keer per week en alle dagen als het saldo van de voorschotten lager is dan 30 miljoen EUR, een staat over van zijn kasmiddelen aan de hand van het volgende minimummodel: Datum
Saldo aan het begin van de dag
Inkomsten Betalingen van de gebruikers
Uitgaven Voorschotten van de administratieve entiteit
Andere inkomsten
Totaal van de inkomsten
Terugbetalingen aan de erkende ondernemingen
Terugbetalingen aan de gebruikers
Voor de punten 1, 2 en 3 moeten de door de uitgiftemaatschappij te leveren gegevens (betreffende de dienstencheques) voldoende gedetailleerd zijn opdat de administratieve entiteit bij iedere gelegenheid kan bepalen wie schuldenaar of schuldeiser is binnen de financiële relaties die beide partijen (de uitgiftemaatschappij en de administratieve entiteit) verbinden.
Totaal van de uitgaven
Saldo op het einde van de dag
57
BIJLAGE 8: Complementaire statistische gegevens De uitgiftemaatschappij zal, voor de werkzaamheden die betrekking hebben op het eerste kalenderjaar van de overheidsopdracht, maandelijks aan de administratieve entiteit de bestanden bezorgen op informaticadrager (in CSV- of XMLformaat) van de volgende gegevens: Uitgegeven dienstencheques Overzicht van het aantal door de gebruikers aangekochte dienstencheques in de loop van de maand. Dit overzicht moet worden opgesteld per postcode op basis van de postcode van de woonplaats van de gebruiker. Lay-out van een record: XXXX A A B C D
E
F
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX E
postcode van de woonplaats van de gebruiker aantal uitgegeven dienstencheques betrokken jaar en maand betrokken maatregelen: a) N: gewoon b) Z: zelfstandige dragers: a) P: papier b) E: elektronisch Status van de cheque: A: gekocht E: gewisseld
XXXX F
4 numerieke posities 7 numerieke posities 6 numerieke posities 1 alfanumerieke positie
1 alfanumerieke positie
1 alfanumerieke positie
Opm.: het jaar en de maand moeten als volgt worden aangeduid: bv. 201501 (voor januari 2015)
Terugbetaalde dienstencheques Overzicht van het aantal dienstencheques dat werd ingediend door de erkende ondernemingen en terugbetaald door de uitgiftemaatschappij in de loop van de maand. Het overzicht moet worden opgemaakt per erkende onderneming op basis van haar erkenningsnummer.
58 Lay-out van een record: XXXX A A B C D
E
F
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX E
erkenningsnummer van de erkende onderneming aantal terugbetaalde dienstencheques jaar en maand van indiening betrokken maatregelen: a) N: gewoon b) Z: zelfstandige dragers: a) P: papier b) E: elektronisch jaar en maand van de prestatie
XXXX F 5 numerieke posities 7 numerieke posities 6 numerieke posities 1 alfanumerieke positie
1 alfanumerieke positie
6 numerieke posities
Opm.: het jaar en de maand moeten als volgt worden aangeduid: bv. 201501
Actieve gebruikers van dienstencheques Onderstaand overzicht geeft een cumulatie van de gebruikers die sinds het begin van het jaar (01/01/2016) dienstencheques hebben gekocht. Het overzicht moet worden opgemaakt per gebruiker op basis van het rijksregisternummer. Ook de postcode van de woonplaats van de gebruiker moet worden overgemaakt. Lay-out van een record: XXXX A
XXXX B
A B C D E F G
rijksregisternummer van de gebruiker klantnummer van de gebruiker adres van de gebruiker postcode van het hoofdadres van de gebruiker gemeente van hoofdadres van de gebruiker betrokken jaar en maand betrokken maatregelen: a) O: gewoon b) I: zelfstandige dragers: a) P: papier b) E: elektronisch aantal gekochte cheques sinds het begin van het jaar bankrekening (IBAN) e-mailadres:
H
I J K
XXXX C
XXXX D
XXXX E
XXXX F
XXXX G
XXXX H
XXXX I
XXXX J
11 numerieke posities 12 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 1 alfanumerieke positie
1 alfanumerieke positie
7 numerieke posities 16 alfanumerieke posities 50 alfanumerieke posities
Opm.: het jaar en de maand moeten als volgt worden aangeduid: bv. 201501
XXXX K
59
Cumulatie van de erkende ondernemingen Overzicht van alle erkende ondernemingen die in de loop van de maand de stap hebben gezet om te werken met het elektronische systeem. Dat overzicht moet worden opgemaakt volgens het erkenningsnummer van de onderneming. Lay-out van een record: XXXX A A B C D E
XXXX B
XXXX C
XXXX D
erkenningsnummer van de onderneming. naam van de onderneming betrokken jaar en maand postcode van de onderneming soort onderneming
XXXX E 5 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 4 numerieke posities 1 alfanumerieke positie
Opm.: het jaar en de maand moeten als volgt worden aangeduid: bv. 201501
Getelde werknemers Overzicht van alle werknemers die prestaties hebben geleverd in de loop van de maand per erkende onderneming. Dat overzicht moet worden opgemaakt volgens het erkenningsnummer van de onderneming. Lay-out van een record: XXXX A
XXXX B
A C D F G H
erkenningsnummer van de onderneming. 5 numerieke posities jaar en maand van indiening 6 numerieke posities rijksregisternummer van de werknemer 11 numerieke posities jaar en maand van de prestatie 6 numerieke posities uren gepresteerd in de loop van de maand 4 numerieke posities dragers: 1 alfanumerieke positie a) P: papier b) E: elektronisch activiteiten: 1 alfanumerieke positie a) A: huishoudelijke hulp b) B: strijkdiensten buitenshuis c) C: boodschappendienst d) D: vervoer van personen rijksregisternummer van de gebruiker 11 numerieke posities klantnummer van de gebruiker 12 numerieke posities postcode van de woonplaats van de werknemer 4 numerieke posities postcode van de woonplaats van de gebruiker 4 numerieke posities
I
J K L M
XXXX C
XXXX D
XXXX E
XXXX F
XXXX G
XXXX H
XXXX I
XXXX J
Opm.: het jaar en de maand moeten als volgt worden aangeduid: bv. 201501
XXXX K
60
Maandoverzicht van de gekochte DC’s (in geval van 300 DC’s en meer) Overzicht van alle gebruikers die 300 of meer “klassieke” DC’s hebben gekocht op een jaar. Dat overzicht moet worden opgemaakt volgens het rijksregisternummer (of bij gebrek hieraan het klantnummer) Lay-out van een record: XXXX A
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX E
XXXX F
XXXX G
A B C D E F G H I J K
rijksregisternummer van de gebruiker 11 numerieke posities klantnummer van de gebruiker 12 numerieke posities naam en voornaam van de gebruiker 40 alfanumerieke posities straat en huisnummer van de gebruiker 40 alfanumerieke posities postcode 4 numerieke posities gemeente 30 alfanumerieke posities betrokken jaar en maand 6 numerieke posities aantal gekochte dienstencheques 7 numerieke posities erkenningsnummer van de onderneming. 5 numerieke posities officiële naam van de onderneming 40 alfanumerieke posities aantal dienstencheques afgegeven aan de onderneming 7 numerieke posities
* de teller wordt bij het begin van elk jaar op nul gezet
XXXX H
XXXX I
XXXX J
XXXX K
61
BIJLAGE 9: Gegevens die het mogelijk maken bepaalde gebruikers te controleren De uitgiftemaatschappij zal, voor de werkzaamheden die betrekking hebben op het eerste kalenderjaar van de overheidsopdracht, semestrieel aan de administratieve entiteit de bestanden bezorgen op informaticadrager (in CSV of XMLformaat) van de volgende gegevens. De gecumuleerde gegevens van januari tot juni worden meegedeeld in juli van het lopende jaar en de gecumuleerde gegevens van januari tot december worden meegedeeld in januari van het volgende jaar. BESTAND 1 Cumulatie van de actieve gebruikers die gekoppeld zijn aan een hoofdadres dat ten minste 3 keer verschijnt in de database van de uitgiftemaatschappij. XXXX A
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX E
XXXX F
XXXX G
Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker B rijksregisternummer van de gebruiker C naam en voornaam van de gebruiker D grouping (op basis van dezelfde straatnaam!) E bankrekening van de gebruiker (IBAN-formaat) F bankrekening laatste bestelling (IBAN-formaat) G huisnummer van de gebruiker H adres van de gebruiker (straatnaam) I postcode van de gebruiker J gemeente van de gebruiker K aantal aangekochte DC’s
XXXX H
XXXX I
XXXX J
XXXX K
8 numerieke posities 11 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 16 numerieke posities 16 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities
BESTAND 2 Cumulatie van de actieve gebruikers die gekoppeld zijn aan een leveringsadres dat ten minste 3 keer verschijnt in de database van de uitgiftemaatschappij. XXXX A
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX E
XXXX F
XXXX G
Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker B rijksregisternummer van de gebruiker C naam en voornaam van de gebruiker D grouping (dezelfde straatnaam!) E bankrekening van de gebruiker (IBAN-formaat) F bankrekening laatste bestelling (IBAN-formaat) G huisnummer van de gebruiker H adres van de gebruiker (straatnaam) I postcode van de gebruiker J gemeente van de gebruiker K aantal aangekochte DC’s
XXXX H
XXXX I
XXXX J
8 numerieke posities 11 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 16 numerieke posities 16 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities
XXXX K
62
BESTAND 3 Cumulatie van de actieve gebruikers met hoofdadres identiek aan het adres van een erkende onderneming. XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker B rijksregisternummer van de gebruiker C naam en voornaam van de gebruiker D grouping (dezelfde straatnaam!) E bankrekening van de gebruiker (IBAN) F bankrekening laatste bestelling (IBAN) G postcode van de gebruiker H gemeente van de gebruiker I aantal aangekochte DC’s J identificatie van de onderneming K erkenningsnummer L naam van de onderneming M bankrekening van de onderneming (IBAN) N huisnummer van de gebruiker O straatnaam van de gebruiker P postcode van de gebruiker Q gemeente van de gebruiker R huisnummer van de erkende onderneming S straatnaam van de erkende onderneming T postcode U naam van de gemeente
8 numerieke posities 11 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 16 numerieke posities 16 numerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities 7 numerieke posities 5 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 16 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities
BESTAND 4 Cumulatie van de actieve gebruikers met leveringsadres identiek aan het adres van een erkende onderneming XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker B rijksregisternummer van de gebruiker C naam en voornaam van de gebruiker D user grouping (dezelfde straatnaam!) E bankrekening van de gebruiker (IBAN) F bankrekening laatste bestelling (IBAN) G huisnummer van de gebruiker H adres van de gebruiker (straatnaam) I postcode gebruiker J gemeente van de gebruiker K aantal aangekochte DC’s L identificatie van de onderneming M erkenningsnummer N naam van de onderneming O bankrekening van de onderneming (IBAN) P huisnummer van de gebruiker Q straatnaam van de gebruiker
8 numerieke posities 11 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 16 numerieke posities 16 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities 5 numerieke posities 5 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 16 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities
63 R S T U V W X
postcode van de gebruiker gemeente van de gebruiker huisnummer van de erkende onderneming straatnaam van de erkende onderneming postcode naam van de gemeente grouping onderneming (dezelfde straatnaam)
4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 6 numerieke posities
BESTAND 5 Cumulatie van de actieve gebruikers met een leveringsadres dat verschilt van hun hoofdadres XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX A B C D E F G H I J K L M N O Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker B rijksregisternummer van de gebruiker C naam en voornaam van de gebruiker D user grouping E bankrekening van de gebruiker (IBAN) F bankrekening laatste bestelling (IBAN) G huisnummer van de gebruiker H adres van de gebruiker (straatnaam) I postcode van de gebruiker J gemeente van de gebruiker K aantal aangekochte DC’s L huisnummer gebruiker - leveringsadres M leveringsadres van de gebruiker (straatnaam) N postcode van de gebruiker – levering O gemeente van de gebruiker – levering
8 numerieke posities 11 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 16 numerieke posities 16 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities
BESTAND 6 Cumulatie van de gebruikers die de dienstencheques hebben besteld via een rekeningnummer dat voorkomt bij meerdere gebruikers. XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX A B C D E F G H I J K Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker B rijksregisternummer van de gebruiker C naam en voornaam van de gebruiker D grouping (groepering op straatnaam) E naam op het bankafschrift F bankrekening van de gebruiker (IBAN) G huisnummer van de gebruiker (IBAN) H adres van de gebruiker (straatnaam) I postcode gebruiker J gemeente van de gebruiker K aantal aangekochte DC’s
8 numerieke posities 11 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 16 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities
64
BESTAND 7 Cumulatie van de gebruikers met een identiek e-mailadres. Het e-mailadres verschijnt ten minste drie keer in de DB van de uitgiftemaatschappij. XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker B rijksregisternummer van de gebruiker C naam en voornaam van de gebruiker D grouping (groepering op straatnaam) E email_adres gebruiker F bankrekening van de gebruiker (IBAN) G bankrekening laatste bestelling (IBAN) H huisnummer van de gebruiker I adres van de gebruiker (straatnaam) J postcode gebruiker K gemeente van de gebruiker L aantal aangekochte DC’s M huisnummer gebruiker - leveringsadres N leveringsadres van de gebruiker (straatnaam) O postcode van de gebruiker – levering P gemeente van de gebruiker – levering
8 numerieke posities 11 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 50 alfanumerieke posities 16 numerieke posities 16 numerieke posities 3 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities
BESTAND 8 Cumulatie van de gebruikers die dienstencheques hebben besteld met een rekeningnummer van een erkende onderneming. XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX A B C D E F G H I J K L M N O Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker B rijksregisternummer van de gebruiker C naam en voornaam van de gebruiker D grouping (groepering op straatnaam) E bankrekening van de gebruiker (IBAN) F bankrekening laatste bestelling (IBAN) G huisnummer van de gebruiker H adres van de gebruiker (straatnaam) I postcode gebruiker J gemeente van de gebruiker K aantal aangekochte DC’s L huisnummer gebruiker - leveringsadres M leveringsadres van de gebruiker (straatnaam) N postcode van de gebruiker – levering O gemeente van de gebruiker – levering
8 numerieke posities 11 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 6 numerieke posities 16 numerieke posities 16 numerieke posities 5 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities 5 numerieke posities 40 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities
65
BESTAND 8 BIS Om bestand 8 gebruiksvriendelijker te maken, hebben we dit bestand in 2 stukken verdeeld. Bestand 8 bis moet worden gekruist met bestand 8: het voegt extra informatie toe aan bestand 8. XXXX A
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX E
XXXX F
Details van de gebruikte velden: A erkenningsnummer B naam van de onderneming C identificatie van de onderneming D bankrekening van de onderneming (IBAN) E huisnummer van de erkende onderneming F straatnaam van de erkende onderneming G postcode H naam van de gemeente
XXXX G
XXXX H
5 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 7 numerieke posities 16 numerieke posities 5 numerieke posities 30 alfanumerieke posities 4 numerieke posities 30 alfanumerieke posities
BESTAND 9 Cumulatie van de gebruikers voor wie het aankoopquotum van klassieke DC’s werd gewijzigd tijdens de periode waarin de gegevensextractie plaatsvond. XXXX A
XXXX B
XXXX C
XXXX D
XXXX E
XXXX F
XXXX G
XXXX H
XXXX I
Details van de gebruikte velden: A identificatie van de gebruiker 8 numerieke posities B rijksregisternummer van de gebruiker 11 numerieke posities C naam en voornaam van de gebruiker 40 alfanumerieke posities D huisnummer van de gebruiker 5 numerieke posities E adres van de gebruiker (straatnaam) 40 alfanumerieke posities F postcode gebruiker 4 numerieke posities G gemeente van de gebruiker 30 alfanumerieke posities H toegelaten quotum voor de aankoop van klassieke DC’s 7 numerieke posities I geldigheidsjaar 4 numerieke posities
