Miért az ELO ELOoffice office iratkezelő rendszer mellett döntöttünk?
dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó
Opál Média és Kommunikáció Bt. 1149 Budapest, Angol u. 34. www.agroinform.hu
A céges adminisztráció területei, ahol az iratkezelő szoftver bevezetése szükséges Terület
Őrzési idő (Év/Határidő nélkül)
Selejtezhető/ Nem selejtezhető
Szerződések és teljesítési igazolások
HN
NS
Humán erőforrás és munkaügyek: személy-, bér- és munkaügyek
HN
NS
Ügyvitel: név- és tárgymutatókönyvek, selejtezési jegyzőkönyvek
HN
NS
Gazdasági ügyek: ingatlannal kapcsolatos iratok
HN
NS
Pénzügy: számlák, bizonylatok
8
S
Pénzügy: beszámolók (mérleg, stb.)
10
S
Alapítási iratok és változásbejegyzés
HN
NS
A gazdasági társaságokra vonatkozó iratkezelési jogszabályok • Nincs egységes iratkezelési szabályozás • Nincs külön jogszabály, csak ágazati jogszabályok egyes előírásai (eseti): pl. polgári jog: magánokirat, írásbeli alakban létrejött szerződés fogalma pl. általános forgalmi adóról szóló törvény: elektronikus úton kibocsátott számla fogalma pl. adózás rendjéről szóló törvény: pénzügyi bizonylatok (számla, készpénzfizetési számla, nyugta), nyilvántartások megőrzési ideje
Mit vegyünk alapul, mi legyen a minta egy 10 fő alatti kisebb cég iratkezeléséhez?
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelése háttérszabályozásként javasolt mindazon területeken, ahol nincs különös, iratkezelésre vonatkozó előírás: • a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet • a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
Mit vegyünk át a közfeladatot ellátó szervek iratkezeléséből egy kisebb cég esetében? 1. Az iratkezelési cselekmények közül legalább: - érkeztetés (minimum dátum megjelöléssel) - ügyiratképzés - iktatás (főszámos-alszámos) - stornózás, átiktatás - besorolási sémák, ügyek és iratok metaadatai 2. Iratkezelési Szabályzat
ELOoffice szoftverrel elérni kívánt 3 fő célunk: - Információáramlás gyorsítása (nyomon követés, keresés) - Ügyviteli folyamatok gyorsítása (feladatok, határidők) - Fizikai irattárolási helyek jelentős csökkentése (digitalizálás)
ELOoffice szoftver - testreszabott megoldás Kis cégek és egyéni vállalkozók számára 1-10 felhasználóig, 200.000 dokumentumig Egy, központi helyen történő használatra A cégműködés akár egy területén történő bevezetésre, de lehetőség van más működési területekre is kiterjeszteni • A cég növekedésével lehetőség van áttérni nagyobb rendszerre (ELOprofessional) • • • •
ELO termékcsaládból amire szükségünk van, mert ránk szabták:
amit még a kis cégméret miatt nem indokolt használni:
ELOoffice
ELOprofessionalIK
ELOoffice rendszer, iratkezelési modul nélkül, de kiegészítve egyes iratkezelési tevékenységgel
ELOprofessional (7.0 ill. 2011) rendszererre épülő Iratkezelő Modul
Nem tanúsított iratkezelés
Tanúsított iratkezelés (a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szerint)
1. Állapotfelmérés
2. Igények
Munkatársak ugyanazokra az iratkezelési tevékenységekre
Munkatársak differenciált iratkezelési tevékenységekre (munkakörhöz igazodóan)
Papír alapú iratkezelés nagyobb részben, elektronikus iratkezelés kisebb részben (Windows Office)
Elektronikus iratkezelésre áttérés (továbbra is Windows Office használata), papír alapú iratkezelés kis részben
Az ügyvezetés és az adminisztráció által kialakított sajátos iratkezelési folyamatok és sajátos iratmappák
Továbbra is alkalmazandók a sajátos iratkezelési folyamatok és a sajátos iratmappák
Nincs iktatás, egyéb nyilvántartási módok
Ügyiktatás és iratiktatás
Papír alapú irattározás
Papír alapú iratok digitalizálása
Nincsenek iratkezelési előírások
Iratkezelési szabályzat
2. Igények
3. ELOoffice
Munkatársak differenciált iratkezelési Felhasználói jogosultságok (pl. tevékenységekre (munkakörhöz funkcionális, hozzáférési, igazodóan) helyettesítési) Elektronikus iratkezelésre áttérés (továbbra is Windows Office használata), papír alapú iratkezelés kis részben
Elektronikus iratkezelés megvalósul Windows Office (MS Word, Excel, Outlook) integrációval
Továbbra is alkalmazandók a sajátos iratkezelési folyamatok és a sajátos iratmappák
Személyi adatlapok Mappák: tevékenységi terület/évszám/ügyfél/ügy
Ügyiktatás és iratiktatás
Főszámos-alszámos iktatás
Papír alapú iratok digitalizálása
Archívum (Központi Elektronikus Irattár)
Iratkezelési szabályzat
Iratkezelési szabályzat az ELOofficeIK-ra épül
3. ELOoffice
4. Rövid távú eredmények
Felhasználói jogosultságok (pl. funkcionális, hozzáférési, helyettesítési)
Az iratkezelési feladatok nevesítése és egyértelmű rögzítése a munkakörökhöz (munkaköri leírások)
Elektronikus iratkezelés megvalósul Windows Office integrációval
Nyomtatási kiadások jelentős csökkentése
Személyi adatlapok Mappák: tevékenységi terület/évszám/ügyfél/ügy
Ügyfelek és ügyek rendszerezése
Főszámos-alszámos iktatás
Verziókezelés, gyors keresés, keresési funkciók széles választéka
Archívum (Központi Elektronikus Irattár)
A felhalmozott papír alapú, teljes irattári anyag elektronikus központi irattárba kerül (archiválás)
Iratkezelési szabályzat az ELOofficeIK-ra épül
Használatba vett Iratkezelési Szabályzat
4. Rövid távú eredmények
5. Hosszú távú eredmények
Az iratkezelési feladatok nevesítése és egyértelmű rögzítése a munkakörökhöz
Gyorsabb ügyviteli folyamatok
Nyomtatási kiadások jelentős csökkentése
Papír alapú iratkezelés arányának minimálisra csökkentése
Ügyfelek és ügyek rendszerezése
Átlátható ügyvitel
Verziókezelés, gyors keresés, keresési Ügyek és iratok nyomon funkciók széles választéka követhetősége A felhalmozott papír alapú, teljes irattári anyag elektronikus központi irattárba kerül (archiválás)
A papír alapon őrzött iratok mennyisége jelentősen csökken, fizikai tárolókapacitás csökkentése
Használatba vett Iratkezelési Szabályzat
Egységes rend: összhang a cégvezetési előírások és a munkavállalók napi gyakorlata között
ELOoffice testreszabva
ELOofficeIK • • • • •
Személyi adatlapok Mappák: tevékenységi terület/évszám/ügyfél/ügy Ügyiktatás-iratiktatás (főszám – alszám) Stornó, átiktatás Keresés a besorolási sémák között (pl. ügyfél tevékenységére, még nem teljesített határidős feladatokra)
Köszönöm a figyelmüket! dr. Fenyér Éva iratkezelési jogi tanácsadó
[email protected]
