ZAKENDOEN MET DE
VERENIGDE NATIES
ZAKENDOEN MET DE VN
Marc STRUYVELT Vlaams Economisch Vertegenwoordiger Consulate General of Belgium - Flanders Investment & Trade The New York Times Building 620 Eight Avenue, 44th floor New York, NY 10018 United States of America
1
EEN PRAKTISCHE HANDLEIDING (VERSIE 2013)
De Verenigde Naties en zijn talrijke dochterorganisaties vertegenwoordigen een jaarlijkse afzetmarkt van ongeveer 14 miljard USD voor leveranciers van de meest verscheiden uitrusting, goederen en diensten. Verkopen aan de instellingen van de Verenigde Naties heeft een bijzonder voordeel: hoewel uw goederen en diensten in de meest exotische en afgelegen afzetmarkten geleverd worden, doet u zaken met een betrouwbare partner en is de betaling van uw export 100% gegarandeerd. De gemiddelde ondernemer wordt echter al gauw afgeschrikt door het ingewikkelde netwerk van organisaties waaruit de Verenigde Naties zijn opgebouwd en door de vermeende complexiteit van de aankoopprocedures. Het is inderdaad zo dat de UN een complexe structuur heeft. De aankopen van de UN zijn bovendien gedecentraliseerd, en er bestaan meer dan 75 entiteiten die aan procurement doen, waarvan 39 “principal purchasing offices “ (aankoopdiensten) binnen de UN familie Zakendoen met de VN is niet echter zo complex als men op het eerste zicht wel zou denken. De grootste uitdagingen voor firma´s die willen zakendoen met de UN zijn volgende 1. gebrek aan kennis van de UN Procurement Procedures. 2. niet voldoen aan de “vendor registration requirements” 3. niet voldoen aan de eisen in de lastenboeken (“tender requirements” zoals Bid Bonds, Bidders Conferences, tender submission procedures, etc.). 4. gebrek aan kennis van de UN Specificaties (uniek wegens verscheidene operationele omgevingen). 5. gebrek aan kennis over hoe de UN werkt (Secretariaat, agentschappen, missies).
Via deze handleiding hopen wij U op de goede weg te kunnen zetten.
2
3
PS UNOPS, UNICEF Supply Division en de UNFPA Procurement Division zijn gevestigd in Copenhagen (Denmark)
Het "United Nations System of Organizations" dekt een grote verscheidenheid aan organisatorische eenheden (centra, agentschappen, organisaties, commissies, programma’s, fondsen etc.) met verschillende institutionele en functionele structuren. De belangrijkste organen en dochterorganisaties van het United Nations Secretariat vallen onder het algemeen budget van de United Nations, zoals goedgekeurd door de Algemene Vergadering. Andere agentschappen binnen het UN systeem, daarentegen, hebben hun eigen budget of worden volledig gefinancierd door vrijwillige bijdrages. Deze 2 laatste categorieën hebben bovendien een bepaalde graad van autonomie. Voor een overzicht van de UN eenheden, surf naar: http://www.unsystem.org De organisaties binnen het United Nations systeem verschillen ook aanzienlijk zowel in omvang als met betrekking tot hun activiteiten. De meeste organisaties werden opgericht rond de tijd dat de United Nations zelf zijn ontstaan. Sommige zijn echter 4
aanzienlijk ouder. De International Telecommunication Union bijvoorbeeld, als een directe opvolger van de International Telegraph Union, gaat terug tot 1865 en de Universal Postal Union werd reeds opgericht in 1874. Member organs of the United Nations reporting annually to the General Assembly and, as appropriate, through the Security Council or the Economic and Social Council, include: •
UN - United Nations Secretariat
•
UNICEF - United Nations Children's Fund
•
UNCTAD - United Nations Conference on Trade and Development
•
UNDP - United Nations Development Programme
•
UNEP - United Nations Environment Programme
•
UNFPA - United Nations Population Fund
•
UNRWA - United Nations Relief and Works Agency for Palestine
•
UNU - United Nations University
•
WFP - World Food Programme
•
UNHCR - United Nations High Commissioner for Refugees
•
UNCHS(Habitat) - United Nations Centre for Human Settlements
•
OCHA - Office for the Coordination of Humanitarian Affairs
•
ITC - International Trade Centre
The specialized agencies, a term first used in the United Nations Charter which provides for international action to promote economic and social progress, re-port to the Economic and Social Council. These specialized agencies work in the economic, social, scientific and technical fields and possess their own legislative and executive bodies, their own secretariats and their own budgets. These include: •
ILO - International Labour Organization
•
FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
•
UNESCO - United Nations Educational, Scientific & Cultural Organization
•
ICAO - International Civil Aviation Organization
•
WHO - World Health Organization
•
WB - World Bank Group
•
IMF - International Monetary Fund 5
•
UPU - Universal Postal Union
•
ITU - International Telecommunication Union
•
WMO - World Meteorological Organization
•
IMO - International Maritime Organization
•
WIPO - World Intellectual Property Organization
•
IFAD - International Fund for Agricultural Development
•
UNIDO - United Nations Industrial Development Organization
•
WTO - World Tourism Organization
IAEA, established "under the aegis of the United Nations" also reports annually to the United Nations General Assembly Not formally part of the UN system, the regional development banks, nevertheless, work closely with UN organizations and act as Executing Agencies for development projects financed by UNDP. These include the African Development Bank (AFDB) in Abidjan, the Asian Development Bank (ASDB) in Manila, the Caribbean Development Bank in Barbados and the Inter-American Development Bank in Washington, D.C.
Framework of policies and procedures governing the UN Procurement process
These documents are available to the public via the internet!
De aankoopactiviteiten van het UN Systeem zijn gebaseerd op de volgende principes: 1. “the objective needs of the UN Organization”. Dit houdt onder meer in dat ze niet op voorhand kopen 6
2. “fairness, integrity & transparency through international competition”. Iedere leverancier wordt gelijk behandeld. Er bestaan enkele uitzonderingen op die regel - bijvoorbeeld aankopen door het UNDP (tracht zo veel mogelijk lokaal te kopen) 3. “effective international competition”. Alle aankopen boven een bepaald bedrag (meestal boven 40.000 USD) moet worden aangekondigd 4. “best value for money”. Tot 2004 was dit anders (goedkoopste bieder). Nu wordt inderdaad ook rekening gehouden met totale levensduur, after sales, maintenance costs, onderdelen. Voor evaluatie hiervan wordt telkens gewerkt met matrixen. Bij “value for money” wordt voor de contracten een weging gemaakt (vb. technical 70%, commercial – financial 30%). Deze weging wordt niet vermeld in de documenten (dus “bidders” weten dit niet). Bij openen van een tender wordt altijd eerst de technische offerte geopend, pas daarna de financiële offerte De Verenigde Naties hebben voor 14,276 mia USD goederen en diensten aangekocht in 2011. Overzicht van de totale aankoop van goederen en diensten 2007 – 2011
7
Major Items procured by the UN procurement system Goods
Food
Pharmaceutical Supplies
Vehicles
Computers and Software
Shelter and Housing
Telecommunications Equipment
Services
Air Charter Services
Security Services
Engineering Services
Construction
Laboratory Equipment
Corporate Services
Chemicals (POL)
Freight Services
Building Materials
Printing Services and Equipment Rental
Consultancy Services
Telecommunication Services
-
-
voedsel: zowel voedselhulp (aangekocht door WFP), als bvb. voedselpakketten voor de UN peacekeepers (aangekocht door UN/PD). PS FAO (Food and Agricultural Organization) koopt geen voeding aan POL: vooral kerosene air services: bedroegen 840 mio USD in 2010 – UN heeft een vloot van 270 vliegtuigen (vooral wetlease) drukwerk: UNESCO en UNICEF de grootste aankopers vaccins: WHO medicijnen: vooral door UNICEF aangekocht voorbehoedsmiddelen: vooral door UNFPA fertilizers, pesticides, veevoeders, zaden: FAO veterinaire producten en geneesmiddelen: FAO
Belangrijk is om een niche te identificeren in deze markt. PS voor vele KMO´s is het echter moeilijk om rechtstreeks zaken te doen met de UN, maar zijn er natuurlijk wel kansen als onderaannemer.
8
Hierna een overzicht van welke goederen/diensten er aangekocht werden in 2010 door enkele UN Agencies. De volledige lijsten voor goederen en diensten is terug te vinden in het 2010 Annual Statistical Report on UN Procurement (pagina´s 111 – 122)
9
10
In het UN Statistical Report staat in detail welke UN Agencies het meest van een bepaald product/dienst aankopen. Daarnaast vindt U er andere informatie zoals overzicht van alle contracten boven de 30.000 USD, overzicht van top 10 aangekochte goederen/diensten per UN instelling Dit is een basis naslagwerk voor wie wil zakendoen met de UN, en wil weten of zijn producten/diensten eventueel in aanmerking komen Dit rapport kan gratis worden gedownload via volgende link: http://www.ungm.org/Info/annual-statistical-report-UN-sustainable-procurement.aspx
PS: op de startpagina van UNGM staat er link naar “supplying to the UN”, waar volgende gidsen beschikbaar zijn – zijn echter al van 2006 en 2005 respectievelijk, en nogal wat informatie erin vervat is dus al achterhaald: - “The General Business Guide” :hierin vindt U welke VN instellingen welke goederen en diensten aankopen. De gids beschrijft de mandaten, noden, aankoopprocedures etc voor de VN instellingen - “Practical Tips for Doing Business with the UN” Beide te downloaden via: http://www.ungm.org/Info/Guidelines.aspx Een website waar U de concrete afzetmogelijkheden terugvindt van goederen, werken en diensten die worden gefinancierd door de VN en door de belangrijkste multilaterale organisaties is: www.devbusiness.com “Development Business (DB) – HQ in New York - is the official publication for consulting, contracting and export opportunities worldwide. DB is published by the United Nations Department of Public Information and is available by subscription. It provides the tools you need to successfully bid on international contracts financed and/or implemented by content providers such as the United Nations, the World Bank, the Inter-American Development Bank and other multilateral banks, the Millennium Challenge Corporation and national governments.”
Hierna overzicht van welke UN instellingen het meest hebben aangekocht in 2010
11
3 UN instellingen nemen 60% van het totaal voor hun rekening: UN/PD 21,62% , UNDP 20,13% en het WFP 18,68% “ Others” : meer dan 25 andere UN organisaties Top items (goederen/diensten) aangekocht door de top 4 van deze ranking in 2010:
ZICH REGISTREREN BIJ DE UN
Registratie op de UNGM (United Global Market Place) - www.ungm.org Waarom: - eenvoudig: online registratie - gratis - up-to-date informatie over UN aankopen - onmiddellijke toegang tot 26 UN Instellingen, die dit gebruiken dit als hun “vendor” databasis. Opgelet: “The UNGM is a registry of suppliers available to all UN and World Bank procurement personnel, and is the main supplier database of 26 UN organizations. Please note, however, that even though the UNGM is open to all procurement staff, some organizations do have their own supplier database. Therefore, it is important that potential suppliers also register with UN agencies that do not directly support the UNGM – those agencies are not 12
selectable during the UNGM registration process” .Een aantal andere organisaties publiceren wel hun aanbestedingen op de UNGM website Meer en meer UN Instellingen gebruiken de UNGM (in 2011 21, eind 2012 26 instellingen.). De UN instellingen en Fondsen/Programma´s die UNGM gebruiken zijn: •
African Development Bank (AfDB)
•
Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO)
•
International Atomic Energy Agency (IAEA)
•
The International Fund for Agricultural Development (IFAD)
•
International Labour Organization (ILO)
•
International Trade Centre UNCTAD/WTO (ITC)
•
International Telecommunication Union (ITU)
•
United Nations Development Programme (UNDP)
•
United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO)
•
United Nations Population Fund (UNFPA)
•
United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR)
•
United Nations Children's Fund (UNICEF)
•
United Nations Industrial Development Organization (UNIDO)
•
United Nations Office for Project Services (UNOPS)
•
United Nations Procurement Division (UN/PD)
•
United Nations Office at Vienna (UNOV)
•
United Nations Economic Commission for Africa (UNECA)
•
United Nations Relief and Works Agency (UNRWA)
•
World Food Programme (WFP)
13
•
World Intellectual Property Organization (WIPO)
•
World Health Organisation (WHO)
•
Pan American Health Organisation (PAHO)
•
The Preparatory Commission for the Comprehensive Nuclear-Test-Ban Treaty Organization (CTBTO)
•
Organisation for the Prohibition of Chemical Weapons (OPCW)
•
United Nations Office at Geneva (UNOG)
•
World Meteorological Organization (WMO)
De UNGM is dus een excellente springplank om uw goederen/diensten kenbaar te maken bij meer dan 25 UN organisaties, via 1 enkele registratie. Er bestaat een handleiding die kan worden gedownload via volgende link: http://www.ungm.org/Publications/UserManuals/Suppliers/UserManual_Supplier.pdf waarin in detail staat beschreven wat UNGM is, wat het nut is van de registratie, hoe de registratie te doen, hoe lang het duurt (verschillend volgens instelling) vooraleer uw registratie is verwerkt, etc. Indien U toch vragen zou hebben, kan U altijd contact opnemen met:
[email protected]
14
Enkele tips/opmerkingen: -
-
-
-
Registratie is gratis. PS indien er iemand vraagt om te betalen voor registratie bij de UN = frauduleus!! Vergeet
[email protected] niet toe te voegen aan uw adresboek Op einde van registratie, na “Finish” knop (waarbij uw application form enkel wordt bewaard), niet vergeten “Submit” aan te klikken, zoniet wordt uw registratievraag niet verstuurd. Alle documenten en bijlages moeten in het Engels zijn, of vergezeld van een Engelse vertaling In het begin wordt U gevraagd of u al dan niet 3 jaar aan export doet of 3 jaar internationale ervaring hebt. Voor sommige agentschappen (met name eerste 20 op de eerder vermelde lijst, zoals het UN/PD) is dit inderdaad een voorwaarde, voor andere niet. Indien U minder dan 3 jaar exportervaring invult, wordt U automatisch beschouwd als een “local supplier”. In dat laatste geval kunt U zich enkel registreren bij UN Instellingen die een lokale “roster” hebben, zoals bvb FAO Belgium. Gebruik een algemeen e-mail adres zoals
[email protected] of maak een speciaal e-mail adres aan
[email protected] bijvoorbeeld 15
-
-
-
“company name”: moet de officiële naam zijn, zoals ze is geregistreerd (vertaal uw firmanaam niet!) Het is beter dat de moederfirma registreert. Contracten kunnen dan altijd uitgevoerd worden door 1 van haar filialen. Onder step 2 “Select Agencies”: daar kunt U er zoveel kiezen als U wenst. U kunt dan registratie voor 1 Agency invullen, en later andere. Het is ook mogelijk dat resultaat is dat U door 1 instelling wordt aanvaard, en door een ander wordt afgekeurd Tip (in geval uw firma 3 jaar export/internationale ervaring heeft): registratie bij de UN/PD is de “moeilijkste” (dit agentschap heeft grootste team binnen UN dat aan “due diligence” doet). Als UN/PD uw registratie goedkeurt, zullen andere Instellingen dit ook veel vlugger doen = is geen regel, wel praktijkervaring Step 3 Agency Questions – “prerequisite for Eligibility Disclosure Form” = situatie zoals ze is op moment van de registratie. Is een soort van basis check
Tijdens het registatieproces zult U merken dat er 4 niveaus van registratie bestaan, waarbij er telkens meer vereisten zijn. Het is altijd mogelijk om op bvb. niveau 1 te beginnen, en in een later stadium van niveau te veranderen.
Voorbeeld voor Level 3
Een voorbeeld van documentatie kan zijn een contract met een transportfirma of expediteur. Een eenvoudige documentatie volstaat. PS dit was vroeger verplicht, maar is nu optioneel.
16
Voorbeeld Level 4
Ook hier weer kan dit een eenvoudig document zijn, zoals een kleine tekst over “code of ethics” die bedrijf hanteert, en waarvan werknemers op de hoogte zijn. Sustainability/Environment..: is NIET verplicht. Meer een “nice to have” -
Step 6 “Financial Information”: was verplicht tot in 2012. Nu optioneel!! Step 7 “Export Experience” – U moet niet alle landen vermelden waar u naar exporteert. 1-2 is voldoende. Eveneens optioneel geworden Step 8 – 12: niet verplicht, wel aanbevolen (indien beschikbaar)
Daarna volgt Step 13: Product Coding. Dit kan moeilijk zijn, aangezien de UN een eigen coderingssysteem hanteert. “A proper UNSPSC code has to be at least 3 levels down” (formaat XXX00000) Indien U twijfels heeft, raden we U aan om contact op te nemen met de betrokken UN organisatie. U kunt zoveel codes ingeven als u nodig acht. Interessant voor tradingfirma´s Opgelet: er zijn uitzonderingen - UN/PD laat per firma´s maar 7 codes toe (waarvan de laatste 2 moeten eindigen op 0..dus formaat XXXX00)
NIEUW: sedert 5 november 2012 is er het UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) codeer systeem, dat het UNCCS systeem vervangt. Meer info op: www.ungm.org/Info/UNSPSC.aspx
Laatste stap (= stap 14): “submit your application” . Het “application review process” varieert tussen de 6 en 10 weken. 17
ZOEKEN NAAR ZAKENOPPORTUNITEITEN
Eenmaal registratie op UNGM goedgekeurd (en eventueel ook registratie bij andere UN Agencies, die nog niet de UNGM gebruiken), kan U op zoek gaan naar zakenopportuniteiten. Hoe kan U dit doen: 1. regelmatig website van UNGM (en UN/PD..) raadplegen 2. zich abonneren op de TENDER ALERT SERVICE: Subscribe online to Tender Alert Service on www.ungm.org in order to receive automatic tender alerts on relevant business opportunities. Alerts are sensitive to UNCCS codes selected during registration Dit kost 250 USD/jaar. Vermijdt dat U zelf regelmatig de website moet checken om na te gaan of er aanbestedingen zijn die U kunnen interesseren
Finding Business Opportunities UNGM
http://www.ungm.org/Notices/Notices.aspx
De UN kent verscheidene soorten aanvragen of “solicitations” (de USD waarde kan verschillen van instelling tot instelling) 1. Expression of Interest (EOI) Written communication by a supplier to provide information about its products, resources, qualifications and experience, in response to a particular opportunity. 18
When: used as part of market research - Identifying and prequalifying suppliers - Keep abreast with new developments - Does not necessarily result in procurement
Voorbeeld Vraag
Voorbeeld Antwoord
Formele aankoopaanvragen (ITB, RFP.zie hieronder) moeten worden gepubliceerd (“advertised”). De aankondiging dat een tender wordt uitgeschreven gebeurt vaak via een Request for Expression of Interest (REOI). Mogelijke aanbieders (“vendors”) die 19
reageren op de REOI, en die weerhouden worden op basis van evaluatie van hun dossier, krijgen dan het definitieve aanbestedingsdocument (naast de “vendors” die reeds in de UNGM databasis zijn opgenomen) Daarnaast bestaan er ook nog Requests for Information (RFI’s): worden nu gepubliceerd op een aparte pagina op www.un.org/depts/ptd/rfi.htm “A Request for Information (RFI) is intended to provide information to all vendors of potential future requirements for goods/services for the United Nations Procurement Division. The RFI will request written information about the capabilities of vendors and prepare interested parties for participation in future solicitations. The publication of an RFI notice does not oblige the United Nations Procurement Division to make the purchases referred to in the RFI” 2. Request for Quotation (RFQ) Wordt verzonden naar een aantal (5-7) potentiële leveranciers.
Request for Quotation (RFQ) • Informal method of solicitation • Invitees selected from vendor database, no advertisement • Total estimated value < US $40,000 • Used for the procurement of simple, uncomplicated goods of standard and firm specifications • Award in the form of a Purchase Order to the lowest technically compliant response
3. Invitation to Bid (ITB) Voor minder gecompliceerde goederen (“easy items”), waarbij “compliance and technical competency” de determinerende factoren zijn
20
Invitation to Bid (ITB) • Formal method of solicitation • Total estimated value > US $40,000 • Advertisement required • For the procurement of goods and services of standard and firm specifications • Public Bid Opening • After the completion of the technical evaluation, award is made to the lowest acceptable bid
4. Request for Proposal (RFP) requirements possibly met in various ways, overall best solution will win the contract, not necessarily lowest price .
Request for Proposal (RFP) • Formal method of solicitation, advertisement required • Total estimated value > US $40,000 • For procurement of more complex requirements that require a proposal based on Scope of Work (SOW) or Statement of Requirements (SOR) • Response required in two separate sealed envelopes: Technical Proposal and Financial Proposal • Public Bid Opening • After the completion of the technical evaluation, financial evaluation will ONLY be carried out for proposals found technically compliant • Award in form of written contract based on combined (weighted) evaluation of technical and financial proposals
Aanvullend zijn er nog: 5. Agreement (LTA)/Frame Agreement -Based on ITB or RFP process - 3 years periodPotentially more than one LTA for same goods/service-single tendering exercise reduces administrative effort-the supplier benefits in terms of continuity of supply. PS prijs ligt 21
vast, en kan enkel aangepast worden op moment van een eventuele verlening na de eerste 3 jaar. Een LTA houdt ook geen enkele aankoopverplichting in voor de UN.
6. Direct Contracting: Exception to the rule. In case of extreme emergency. Sole source. If competitive bidding process has failed for valid reason. Very stringent controls and has to be well justified
Enkele praktische tips voor het voorbereiden, opstellen en indienen van offertes: •
Antwoord altijd wanneer U een uitnodiging krijgt om offerte in te dienen, zelfs al zal U niet deelnemen. Dit garandeert dat u op de actieve lijst blijft.
•
Bestudeer de tender documenten nauwkeurig, vraag om verduidelijking indien nodig
•
Indien U een vraag stelt ter verduidelijking, krijgen alle deelnemende firma een kopie van deze Q&A
•
Vergewis U ervan dat U aan alle vereisten voldoet (inclusief kwaliteit, certificaten, financiële, catalogi,...) zoals bvb. aparte verzegelde enveloppes voor de technische en financiële offertes
•
Respecteer de deadlines voor offertes. Hierin is men onverbiddelijk
•
Woon de “ public bid openings” bij. PS in geval u dit zelf niet kan, kan U altijd volmacht geven, aan bijvoorbeeld iemand van het FIT kantoor in New York.
Delivery requirements for purchases are usually specified in the tender documents (ITB, RFP). Delivery requirements may range from Ex-Works (EXW) to Delivery Duty Unpaid (DDU) or Free Carrier (FCA). Voor iedere aanbesteding wordt er een “bid bond” en een “performance bond” geëist. BID BOND: “a bid bond is a security from a Supplier securing the withdrawal or modification of a Submission after the deadline for submission of such documents”. De “bid bond form” dient om ervoor te zorgen dat de ingediende offertes ernstig zijn, door firma´s die ervan overtuigd zijn dat ze willen zakendoen met de UN. PERFORMANCE BOND: “a written instrument issued by a bank or insurance company or similar entity, in favor of the UN, to secure the Vendor´s performance of a contract”.
22
PS Als een intergouvernementele organisatie, is de UN vrijgesteld van taxen en invoerrechten voor haar aankopen!. De nodige douane inklaringen moeten echter wel vervuld worden Evaluatie van tenderdocumenten en toekennen van contracten: •
Public Bid Opening
•
Tender evaluation to be done by the Evaluation Committee based on the predetermined criteria (zie verder)
•
ITB – After the completion of the technical evaluation, award is recommended to the lowest acceptable bid.
•
RFP – After the completion of the technical evaluation, financial evaluation will ONLY be carried out for proposals found technically compliant.
•
RFP - Recommend award of contract to the proposal with the highest combined / weighted scores from the technical and financial evaluations
•
Contract awards exceeding US $ 500,000 require review by the Headquarters Committees on Contract (HCC)
•
Award may be split between multiple proposals (PS split quotations also possible…but that possibility has to mentioned in the tender document)
•
After obtaining approval, successful bidder is notified
•
Contract negotiation (optional)
•
Signing of the contract
•
Posting on the website (UNGM under “notices”)
•
Notification to unsuccessful bidders (+ possibility to ask for debriefing)
•
Award can be made only to vendors who have completed their registration process!
Global Compact De UNGM adviseert haar UN Procurement Officers om leveranciers te vragen om rekening te houden met de 10 principes van het UN Global Compact (http://www.unglobalcompact.org ) 1. Business should support and respect the protection of internationally proclaimed human right; and 2. Make sure that they are not complicit in human rights abuses;
23
3. Business should uphold the freedom of association and the effective recognition of the right to collective bargaining; 4. The elimination of all forms of forced and compulsory labour; 5. The effective abolition of child labour; 6. The elimination of discrimination in respect of employment and occupation; 7. Business should support a precautionary approach to environmental challenges; 8. Undertake initiatives to promote greater environmental responsibility; 9. Encourage the development and diffusion of environmentally friendly technologies; 10. Business should work against all forms of corruption, including extortion and bribery
Waarop wordt uw offerte geëvalueerd: - aanvaarden van de UN betalingsvoorwaarden, algemene “terms and conditions”, modelcontract, aansprakelijkheid... - technische specificaties - leveringscondities (Incoterms 2000) - leveringstermijnen - erkend nationale en internationale standaarden. PS standaarden zoals ISO 9000, ISO 14000 worden weinig of niet gevraagd, omdat ze duur zijn, en vele firma´s in minderontwikkelde landen deze niet kunnen betalen. En ze dus zouden uitgesloten zijn van zakendoen met de UN. - “supporting documentation· - bewezen productie capaciteit en financiële sterkte - garantie condities - after sales service - contract referenties - prijs Naast het vermelden van de toegekende contracten op de UNGM website, zijn er ook verschillende UN Instellingen die dit op hun eigen website plaatsen, maar er is een groot verschil. Voorbeeld:
24
UNOPS – wordt constant geactualiseerd
WFP – up-to-date tot en met 2006!! De toegewezen contracten staan wel in het UN Statistical Report
25
Bidders hebben recht op een debriefing. Het is echter geen “core business” van de UN, dus aandringen is vaak nodig. Hierna de algemene regels: One debrief per Supplier/Bid ONLY to discuss failure of bid; NOT quality of others or general complaints Letters of Regret should be sent by the Procurement Officer within 7 business days of the issuance of an award (meestal per e-mail verstuurd) Request a Debriefing in writing within 10 business days from the date of the Letter of Regret The UN officer will send a letter of invitation within 10 business days from receipt of debrief request Debriefs are conducted in person (VTC/TELECON) BETALINGEN: The same payment rules apply to all vendors as a general principle In cases where INCOTERMS apply, payment is linked to the INCOTERM used in the purchase order or other contractual document (www.iccwbo.org/incoterms) Standard payment terms may vary No advance payments except in special cases which must be approved by ASG in consultation with the Controller, and duly recorded Some UN entities may enter public-private partnerships, depending on their mandate
GESCHILLEN: Aangezien de UN over diplomatieke privileges en immuniteiten beschikt, en er dus geen rechtzaken kunnen worden aangespannen, is er volgende regeling van kracht in geval van betwistingen: • UN Contracts provide for disputes between the UN and supplier to be resolved by amicable means (e.g., negotiation) or, if the parties agree, conciliation in accordance with the UNCITRAL Conciliation Rules • In the absence of such amicable settlement, disputes may be resolved by final, binding arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules (www.uncitral.org ) • In reaching its decision, the arbitral tribunal should apply general principles of international commercial law
26
BIJLAGE: België als leverancier aan de UN Aandeel van de top 10 leveranciers 2009
Countries USA Switzerland India Sudan Russian Federation Afghanistan United Kingdom France Italy Belgium Top-Ten Total Grand Total
Total 1,734.0 843.8 676.7 641.7
Percentage of total 12.6% 6.1% 4.9% 4.7%
463.2 436.0 411.3 408.1 392.2 388.1 6,395.0 13,797. 2
3.4% 3.2% 3.0% 3.0% 2.8% 2.8% 46.4% 100.0%
In 2010 was België weggezakt naar de 13e plaats met een totaal van 324,9 miljoen USD. Maar in 2011 stond België opnieuw in de top 10...6e leverancier, met 455,3 mio USD:
United States of America Switzerland India Russian Federation Afghanistan Belgium France Italy Denmark United Kingdom Top 10 Total Grand Total
Goods
Services
Total
%
409.9 386.5 658.0 143.6 66.8 413.5 374.2 236.0 298.0 260.6 3,247.1 7,065.6
1,124.9 349.3 66.6 453.6 470.5 41.8 62.5 187.3 124.4 156.4 3,037.4 7,210.5
1,534.8 735.9 724.6 597.2 537.3 455.3 436.7 423.3 422.4 417.0 6,284.5 14,276.0
10.8% 5.2% 5.1% 4.2% 3.8% 3.2% 3.1% 3.0% 3.0% 2.9% 44.0% 100.0%
27
28
29
Veel geduld, doorzettingsvermogen en succes! Marc Struyvelt, Vlaams Economisch Vertegenwoordiger New York, mei 2013
30
