Vo-Tr
Voorwoord
Trefwoordenregister
Deze leidraad voor gebruik en onderhoud geeft antwoord op vragen
De onderwerpen uit dit boekje op alfabetische volgorde:
met betrekking tot het gebruik van uw leaseauto en geeft tevens • Aanhangwagen of caravan
• Olie en vloeistoffen
• Accessoires
• Onderhoud
U kunt ook onze website raadplegen: www.autoplanning.nl Hier kunt
• Aflevering
• Ongeval
u direct een aantal zaken afhandelen. Heeft u toch nog vragen, neem
• APK
• Pech
dan contact op met één van onze medewerkers. Zij zijn u graag van
• Audioapparatuur
• Ruitschade
dienst.
• Banden
• Schade
• Brandstof
• Vervangende auto
Deze leidraad voor gebruik en onderhoud maakt onverbrekelijk
• Brandstofpas
• Verzekering
deel uit van de autoleaseovereenkomst die door uw werkgever met
• Correspondentie
• Winterbanden
Autoplanning is aangegaan. U wordt daarom geacht kennis te hebben
• Diefstal
genomen van de inhoud ervan.
• Fiscale bijtelling
adviezen om uw autokosten te beheersen.
• Garantievoorwaarden Wij wensen u veel rijplezier en veilige kilometers met uw leaseauto.
• Gebruik • Gebruik in buitenland
Belangrijke telefoonnummers:
• Grensverzekering
Autoplanning Alarmcentrale: 020 - 592 91 08
• Groene kaart
Carglass: 0800 - 0406. Vanuit het buitenland: +31 40 297 29 03
• Houderschapsbelasting
Algemeen alarmnummer in Nederland: 112 Algemeen politienummer in Nederland: 0900 - 8844
(Motorrijtuigenbelasting) • Hulpverlening • Inbeslagname • Inbraak
Algemene Lease Maatschappij Autoplanning BV
• Informatieverstrekking • Inlevering van de leaseauto
Luidsprekerstraat 2 te Almere
Telefoon: 036 - 527 87 87
Postadres:
Fax: 036 - 527 87 77
• Keuringen
Postbus 60146
E-mail:
[email protected]
• Kilometerteller
1320 AC Almere
Website: www.autoplanning.nl
• Koelvloeistof • LPG of Aardgas (CNG)
Aanhangwagen of caravan
Banden
Een aanhangwagen of caravan die aan de via Autoplanning
Regelmatige controle van de bandenspanning is belangrijk
verzekerde leaseauto is gekoppeld, is standaard WA
voor uw veiligheid, de levensduur van de banden en een
verzekerd. De cascoverzekering dient u zelf af te sluiten.
lager brandstofverbruik. Past u bij een zwaardere belading van uw leaseauto de bandenspanning aan conform de
Accessoires
richtlijnen van de fabrikant.
Indien uw werkgever dat toestaat, mag u voor eigen rekening
Indien banden vervangen moeten worden ten gevolge van
accessoires aanbrengen op uw leaseauto. Bij het beëindigen van
schade van buitenaf (bijvoorbeeld een spijker in de band),
het leasecontract mogen alleen die accessoires worden verwijderd,
dan zullen de reparatiekosten of de kosten van de band
die voor eigen rekening zijn aangeschaft. Bij het verwijderen daarvan
op basis van het restprofiel aan uw werkgever worden
mogen zij geen zichtbare beschadiging achterlaten.
doorbelast.
Accessoires die bij inlevering van de leaseauto niet zijn verwijderd, gaan zonder enige vergoeding over in eigendom van Autoplanning.
Brandstof Houdt u aan het voorschrift van de fabrikant van de
Aflevering
leaseauto bij de keuze van de brandstofsoort. Schade
Uw leaseauto wordt geleverd met de overeengekomen uitrusting en
ontstaan door het tanken van de verkeerde brandstofsoort
accessoires.
zal aan uw werkgever worden doorbelast.
Daarnaast ontvangt u: • kentekenbewijs delen 1A en 1B
• set reservelampen
Brandstofpas
• set matten
• gevarendriehoek
Maakt een brandstofpas deel uit van de leaseovereenkomst, dan kunt u bij vrijwel ieder tankstation in Nederland terecht.
APK
Met de optionele brandstofpas voor het buitenland kunt
Indien uw leaseauto ingevolge de wettelijke bepalingen een
u bij een groot aantal stations tanken, maar ook tolwegen
algemene periodieke keuring (APK) moet ondergaan, dient u dit
betalen. Een uitgebreide beschrijving over het gebruik
tijdig te laten uitvoeren. Combineer de keuring bij voorkeur met een
van de pas ontvangt u separaat of kunt u lezen op onze
onderhoudsbeurt; dat bespaart tijd en moeite. Boetes voortvloeiend uit
website: www.autoplanning.nl
het niet of niet tijdig laten keuren, belasten wij door aan uw werkgever. Is het door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk om Audioapparatuur
de brandstof met de tankpas af te rekenen, dan zijn de
• Zie: Accessoires
kosten via Autoplanning te declareren. Stuur hiervoor de
• Zie: Verzekering
door uw werkgever geparafeerde tankbon met vermelding
Aa-Br
van het kenteken en de kilometerstand van uw leaseauto naar:
toepassing zijn op uw leaseauto. Informeer bij uw werkgever
Autoplanning BV
waar u bij het gebruik van de leaseauto rekening mee moet
Postbus 60146
houden.
1320 AC Almere
De belangrijkste voorwaarden zetten we even voor u op een rij: • een in Nederland geldig rijbewijs is verplicht
Correspondentie
• u mag de leaseauto niet gebruiken voor rijlessen, snelheids-
Bij correspondentie verzoeken wij u vriendelijk altijd uw naam,
en prestatieritten, voor rijden op gesloten circuits, of de
adres, vestigingsplaats en het kentekennummer van uw leaseauto te
leaseauto op andere wijze overbelasten
vermelden.
• de leaseauto mag alleen gebruikt worden voor de bestemming die met uw werkgever is overeengekomen
Diefstal
• personenvervoer tegen betaling is niet toegestaan. Wel
Bij diefstal van uw leaseauto dient u direct aangifte te doen bij de
mag de leaseauto gebruikt worden door derden indien uw
politie en Autoplanning daarvan in kennis te stellen.
werkgever daar toestemming voor heeft gegeven
• Zie ook: Vervangende auto Gebruik in buitenland Fiscale bijtelling
Hulpverlening in het buitenland geldt in de landen die staan
• Zie: Informatieverstrekking.
vermeld op de groene kaart mocht u twijfelen of er een dekking is in het land waar u naar toe reist, adviseren wij
Garantievoorwaarden
bij ons na te vragen of hulpverlening in dat land is geregeld.
Raadpleeg voor de garantievoorwaarden het instructieboekje van de
Mocht dit niet het geval zijn, dan bent u verplicht zelf zorg te
fabrikant. Laat reparaties zoveel mogelijk binnen de garantieperiode
dragen voor een verzekering die de kosten van hulpverlening
uitvoeren. Reparaties die worden uitgevoerd tijdens de garantieperiode,
in het desbetreffende land dekt. De kosten hiervan zullen
worden niet altijd door de dealer gemeld bij Autoplanning. Indien u
worden doorbelast aan uw werkgever.
niet tevreden bent over de wijze waarop uw klachten door de garage
Controleer tevens voor vertrek of u in het bezit bent van een
worden verholpen, wilt u ons daarover dan informeren? Wij zullen
geldige groene kaart.
reparatie bij de garage dan door onze specialisten laten begeleiden.
In sommige landen is een buitenlandverklaring van de leasemaatschappij nodig om met de leaseauto dit land te
Gebruik
kunnen betreden. Deze verklaring kunt u opvragen bij onze
Wij adviseren u het door de fabrikant verstrekte instructieboekje
afdeling assurantie.
aandachtig door te lezen alvorens u de leaseauto in gebruik neemt.
• Zie ook: Brandstofpas en hulpverlening
In de leaseovereenkomst staan alle voorwaarden vermeld die van
Co-Ge
Grensverzekering
Bij pech of een ongeval kunt u gebruik maken van
Landen die niet op de groene kaart staan vermeld, kunt u in principe
de praatpalen langs alle rijkswegen. Hiermee kunt
niet betreden met uw leaseauto. Het betreden daarvan geschiedt dus
u verbinding laten maken met de door u gewenste
op eigen risico.
organisatie zoals politie, brandweer of de Autoplanning
Voor de meeste landen die niet op de groene kaart staan vermeld, kunt
Alarmcentrale.
u een zogenaamde grensverzekering afsluiten. Deze verzekering, die u
De kosten die voortvloeien uit de hulpverlening,
aan de grens dient te regelen, dekt de meeste WA en cascoschaden,
bijvoorbeeld voor vervangend vervoer, worden vergoed
maar uw werkgever blijft aansprakelijk voor die gevallen waarbij de
afhankelijk van de dekking die is opgenomen in uw
grensverzekering ontoereikend blijkt.
leasecontract. • Zie ook: Gebruik in buitenland
Groene kaart De groene kaart vormt het bewijs dat uw leaseauto met eventuele
Inbeslagname
aanhanger internationaal WA is verzekerd. Bij een aanrijding in het
Bij inbeslagname van de leaseauto dient u de instantie die
buitenland kunt u met de groene kaart aantonen dat de leaseauto is
de leaseauto in beslag heeft genomen meteen duidelijk te
verzekerd en dat de mogelijke kosten van schade aan derden worden
maken dat het gaat om een leaseauto van Autoplanning.
vergoed. Op de groene kaart staan de verzekerde gebieden vermeld.
Vervolgens meldt u de inbeslagname zo snel mogelijk bij
De verzekering is niet geldig in de landen die zijn doorgehaald op de
Autoplanning.
groene kaart.
Alle uit de inbeslagname voortvloeiende kosten worden aan uw werkgever doorbelast.
Houderschapsbelasting Tenzij anders is overeengekomen, wordt de houderschapsbelasting
Inbraak
(motorrijtuigenbelasting) door Autoplanning betaald. Bij gebruik van
• Zie: Schade
caravan of aanhanger moet u zelf zorg dragen voor de eventueel hiervoor verschuldigde houderschapsbelasting.
Informatieverstrekking Autoplanning is verplicht om jaarlijks informatie over uw
Hulpverlening
leaseauto aan de Belastingdienst te verstrekken. De regels
Indien u in Nederland of in het buitenland door pech of schade
voor de fiscale bijtelling worden vrijwel jaarlijks bijgesteld.
niet meer verder kunt rijden met uw leaseauto, kunt u te allen tijde
Raadpleeg onze website: www.autoplanning.nl of de
contact opnemen met de Autoplanning Alarmcentrale:
Belastingdienst voor de meest actuele informatie. Op onze
020 - 592 91 08. Wij zullen ervoor zorgen dat u snel weer op weg
website kunt u ook terecht voor het opvragen van de fiscale
wordt geholpen.
waarde van uw leaseauto.
Gr-In
Inlevering van de leaseauto
de Rijksdienst voor het Wegverkeer.
Bij inlevering van de leaseauto dienen het kentekenbewijs delen 1A
Ongeveer twee weken na de keuring ontvangt u het
en 1B, brandstofpas*, sleutels, reservesleutels en instructieboekje
gewijzigde kentekenbewijs. Op het kentekenbewijs moet de
aanwezig te zijn.
brandstofsoort ‘B’ (benzine) zijn gewijzigd in ‘G’ (gas) of ‘H’
Van audioapparatuur* moet de code aan Autoplanning worden
(aardgas).
doorgegeven. Ook alle toebehoren van de alarminstallatie* (certificaat,
U dient zich te allen tijde te houden aan de voorschriften
bediening e.d.) of startonderbreker* (codepennen) moeten worden
van de leverancier van de LPG/CNG-installatie. Zie hiervoor
ingeleverd. Bij vermissing van genoemde onderdelen zullen de hieruit
het instructieboekje van de leverancier.
voortvloeiende kosten aan uw werkgever worden doorbelast. Inlevering van de leaseauto moet in principe plaatsvinden tijdens kantooruren op
Olie en vloeistoffen
het kantooradres van Autoplanning.
Controleer met regelmaat (advies: iedere 1000 kilometer)
*indien van toepassing
het oliepeil en vul de olie zonodig bij. Houdt u aan de voorschriften van de fabrikant bij de keuze van het merk
Keuringen
en de viscositeit van de olie. U kunt tussentijds olie laten
U bent verplicht de van toepassing zijnde keuringen tijdig te laten
bijvullen door de dealer of zelf bijvullen en de kosten
uitvoeren.
declareren bij Autoplanning.
• Zie ook: APK
U dient eenmaal per week het koelvloeistofniveau te controleren en de koelvloeistof zonodig bij te vullen.
Kilometerteller
Tijdens de wintermaanden moet het koelsysteem van uw
Bij een defect aan uw kilometerteller verzoeken wij u dit direct te
leaseauto tegen vorst zijn beschermd door middel van een
melden bij Autoplanning. Tevens kunt u zo snel mogelijk een afspraak
antivrieskoelvloeistof.
maken voor reparatie bij de officiële dealer. Totdat de kilometerteller
Indien een te laag oliepeil of onvoldoende koelvloeistof
gerepareerd is, verzoeken wij u de niet geregistreerde kilometers
c.q. het ontbreken van antivrieskoelvloeistof leidt
handmatig bij te houden.
tot motorschade, dan wordt uw werkgever daarvoor aansprakelijk gesteld.
Koelvloeistof Zie: Olie en vloeistoffen
Onderhoud Onderhoud van de leaseauto dient te worden
LPG of Aardgas (CNG)
uitgevoerd volgens het door de fabrikant en/of importeur
Autoplanning levert alleen een nieuwe leaseauto met een gasinstallatie
voorgeschreven onderhoudsschema, door een
die is goedgekeurd door de importeur van het betreffende automerk en
officiële dealer van het betreffende merk. Meld bij de
In-On
werkplaatsreceptie dat het om een leaseauto van Autoplanning gaat.
• Als er sprake is van schade met een tegenpartij, vult u
Eventuele storingen kunt u kenbaar maken bij de werkplaatsreceptie.
dan ter plaatse van het ongeval de voor- en achterzijde
Voor werkzaamheden boven de 136 euro moet de dealer toestemming
van het schadeaangifteformulier in en laat deze ook door
vragen aan Autoplanning. Na goedkeuring zal Autoplanning aan de
de tegenpartij ondertekenen
dealer een toestemmingscode geven. Zonder deze code wordt de
• Doe geen toezeggingen aan de tegenpartij
factuur voor de betreffende werkzaamheden niet betaald.
• Om de schadeafwikkeling te bespoedigen, kan een foto van de situatie (bijv. met uw mobiele telefoon) van pas
Ongeval • Zie: Schade
komen • Noteer de gegevens van eventuele getuigen waaronder medepassagiers
Pech • Zie: Hulpverlening
• Bent u niet via Autoplanning verzekerd, dan ontvangen wij graag een kopie van het schadeaangifteformulier • Autoplanning bepaalt bij welk bedrijf de auto wordt
Ruitschade
hersteld
Ruitschade kunt u rechtstreeks melden bij Carglass, een
• Stuur alle schadecorrespondentie naar Autoplanning
schadeformulier is hiervoor niet nodig.
• Bij een ongeval in het buitenland, of indien u in Nederland
Carglass repareert en vervangt ruiten ook aan huis of op het werk en is
te maken heeft met een buitenlandse tegenpartij,
dag en nacht bereikbaar op: 0800 - 04 06.
verzoeken wij u een kopie van de Groene Kaart van de
Vanuit het buitenland +31 40 297 29 03.
tegenpartij te vragen • Stuur het volledig ingevulde schadeaangifteformulier
Schade
binnen twee werkdagen naar Autoplanning:
Niet rijdbaar: Bij een schade waarmee u niet verder kunt rijden,
Postbus 60146
verzoeken wij u te allen tijde contact op te nemen met de Autoplanning
1320 AC Almere
Alarmcentrale. Rijdbare schade: Bij een schade waarmee u wel verder kunt rijden,
Van elke schade dient een schadeaangifteformulier te
verzoeken wij u deze binnen 1 werkdag tijdens kantooruren telefonisch
worden ingevuld. Indien u geen schadeaangifteformulier
te melden bij Autoplanning, telefoonnummer: 036 - 527 87 87.
instuurt, zal de schade bij inlevering van de leaseauto worden vastgesteld. Omdat dan geen beroep meer kan
Zowel bij een niet rijdbare als een rijdbare schade verzoeken wij u de
worden gedaan op de verzekeringsmaatschappij, zullen de
volgende instructies in acht te nemen, ook indien uw leaseauto niet via
reparatiekosten worden doorbelast aan uw werkgever.
Autoplanning is verzekerd:
On-Sc
• Tegen schade die is veroorzaakt als het voertuig een Vervangende auto
wijziging heeft ondergaan of wordt gebruikt voor andere
• Bij pech en schade, zie: Hulpverlening.
doeleinden dan waarvoor het is bedoeld of voor een ander
Bij onderhoud en reparaties: een vervangende auto wordt alleen
doel dan in de wet is toegestaan
verstrekt indien dit contractueel is overeengekomen en na telefonische
• Tegen schade aan de eigen leaseauto als de bestuurder
toestemming van Autoplanning. Een vervangende auto in verband met
onder zodanige invloed van alcoholhoudende drank of
een garantiereparatie valt in de regel niet te verhalen op de importeur.
enig ander bedwelmend middel of medicijn verkeert dat
Indien de leaseauto door uw werkgever is verzekerd, zal bij een
hij geacht moet worden niet in staat te zijn een motorrijtuig
schadereparatie geen vervangende auto door Autoplanning
naar behoren te besturen, dan wel dat hem dat door de wet
beschikbaar worden gesteld.
of overheid zou zijn verboden • Tegen schade die is veroorzaakt door opzet van de berijder
Wij zijn u van dienst met de inzet van vervangend vervoer in Nederland
of zijn gemachtigde bestuurder
en in het buitenland. De kosten van een vervangende auto worden vergoed op basis van hetgeen contractueel met uw werkgever is
Winterbanden
overeengekomen.
Bij een leasecontract inclusief winterbanden wordt de leverancier van alle banden door Autoplanning aangewezen.
Verzekering
Neemt u daarom contact met ons op voor de bepaling van
• Zie ook: Accessoires
het dichtstbijzijnde servicestation. Het omwisselen van zomer-
De leaseauto is WA- en cascoverzekerd, tenzij anders is
naar winterbanden en omgekeerd dient plaats te vinden in de
overeengekomen met uw werkgever. Het eigen risico per
maanden november en maart. Houdt u er rekening mee dat
schadegebeurtenis staat vermeld op het bij uw leaseauto behorende
het soms enkele weken kan duren voordat uw banden kunnen
leasecontract-bestelformulier.
worden gewisseld. Banden moeten soms worden besteld of
U bent niet verzekerd:
vanuit een centrale opslag worden aangeleverd. Wij adviseren
• Tegen schade veroorzaakt door een onbevoegde bestuurder/ster die
u daarom op tijd een afspraak te maken.
strafrechtelijk kan worden vervolgd • Tegen diefstal en/of schade aan accessoires die niet in het leasecontract zijn opgenomen en/of buiten medeweten van Autoplanning zijn gemonteerd • Tegen schade en/of diefstal aan of van goederen die behoren aan bestuurder/ster en/of medepassagiers, alsmede schade en/of diefstal aan of van goederen die met de leaseauto vervoerd worden
Ve-Wi
Introduction
Index
This guideline for use and maintenance provides the use and
The items in this manual are listed alphabetically:
• Replacement vehicle
maintenance of your lease vehicle and also offers advice on how to keep your vehicle costs under control. You can also consult our
• Accessories
website: www.autoplanning.nl where you can arrange certain matters
• Accident
online.
• Additional tax liability
• Returning the lease vehicle
• APK (Dutch MOT)
• Theft
If you still have any questions, don’t hesitate to contact one of our
• Assistance
• Trailer or caravan
employees who will be pleased to help you.
• Audio equipment
• Tyres
• Border insurance
• Use
This guideline for use and maintenance forms an integral part of
• Breakdown
• Use while abroad
the vehicle lease contract existing between your employer and
• Burglary
• Windscreen damage
Autoplanning. You are therefore expected to be familiar with the
• Coolant/antifreeze
• Winter tyres
contents of this manual.
• Correspondence • Damage
We wish you many safe and happy kilometers in your lease vehicle.
• Delivery • Fuel
Important telephone numbers:
• Fuel card
Autoplanning emergency number: 020 - 592 91 08
• Green insurance
Carglass: 0800 - 0406. From abroad: +31 40 297 29 03
certificate
General emergency number in the Netherlands: 112
• Guarantee conditions
General police number in the Netherlands: 0900 - 8844
• Holder’s tax (Road tax) • Impoundment
Algemene Lease Maatschappij Autoplanning BV
• Information tax authorities • Inspections
Luidsprekerstraat 2, Almere
Telephone: 036 - 527 87 87
• Insurance
Postal address:
Telefax:036 - 527 87 77
• LPG inliquefied Natural
PO Box 60146
E-mail:
[email protected]
Gas (LNG)
1320 AC Almere
Website: www.autoplanning.nl
• Maintenance • Mileage indicator • Oil and coolant/antifreeze
In-In
Accessories
you to the required service e.g. police, fire brigade or the
If you have permission from your employer, you may fit your vehicle
Autoplanning Emergency number.
with accessories that you have purchased yourself When the lease
Costs arising from providing assistance, e.g. a
contract terminates, only the accessories you purchased yourself may
replacement vehicle, will be reimbursed depending on
be removed from the vehicle. The removal of these accessories must
the cover stated in your lease contract.
not leave any visible damage to the vehicle.
• See also: Use abroad
Accessories that have not been removed when the lease vehicle is returned will become the property of Autoplanning without any form of
Audio equipment
compensation.
• See: Accessories • See: Insurance
Accident • See: Damage
Border insurance In principle, you cannot enter countries that are not stated
Additional tax liability
on the green insurance certificate in your lease vehicle. If
• See: Provision of information
you do so, this will be at your own risk. For most countries that are not stated on the green
APK (MOT)
insurance certificate, it is possible to arrange border
If your car is required by law to have a periodic motor vehicle test
insurance. This insurance cover, that you should arrange
(APK), you should arrange for this to be done in good time. It is best to
at the border, covers most third party liability and
have your vehicle serviced at the same time as the APK in order to save
bodywork damage but your employer remains liable for
time and effort. Fines resulting from not having this test carried out on
cases that are not covered by the border insurance.
time will be charged to your employer. Breakdown Assistance
• See: Assistance
When driving in the Netherlands or abroad, if you are not able to continue driving your lease vehicle due to a breakdown or damage to
Burglary
the vehicle you should call the Autoplanning Emergency Number: 020 -
• See: Damage
592 91 08. We will ensure that you will be back on the road as soon as possible.
Coolant/antifreeze
In the event of a breakdown or a collision, you can use the emergency
• See: Oil and coolant/antifreeze
telephones located along all national trunk roads. They will connect
Ac-Co
Correspondence We kindly request that you state your name, address and the registration number of your lease vehicle in any correspondence.
• Send the fully completed claim form within two working days to: Autoplanning PO Box 60146
Damage
1320 AC Almere
Not possible to proceed in vehicle: In the case of damage where you cannot drive on in the vehicle, we
A claim form should be filled in for all cases of damage.
request that you always call the Autoplanning Emergency number.
If you do not submit a claim form, the damage will be
Possible to proceed in vehicle:
determined when the lease vehicle is returned. As no
In the case of damage where it is possible to continue driving the
claim can then be made to the insurance company, the
vehicle, we request that you notify Autoplanning within 1 working day
repair costs will be charged to your employer.
by calling : 036 - 527 87 87. Windscreen damage: see Windscreen damage
Delivery
In the event of damage, whether you can continue driving the vehicle or
Your lease vehicle is delivered to you with the agreed
not, we request that you observe the following instructions. These also
equipment and accessories. You also receive:
apply if your lease vehicle is not insured by Autoplanning:
• the vehicle registration certificate parts 1A and 1B
• If the damage involves another party, fill in both sides of the claim
• a set of car mats
form at the place of the collision and have the form signed by the
• a set of spare light bulbs
other party as well.
• an emergency warning triangle
• Give no undertakings to the other party •To speed up the settlement of the claim it can be useful to include a photo of the situation (using your mobile phone for example) • Make a note of the details of possible witnesses including passengers
Fuel You should abide by the manufacturer’s instructions with regard to choice of fuel. Damage as a result of using the wrong type of fuel will be charged to your employer.
• If you are not insured by Autoplanning, we would like to receive a copy of the claim form
Fuel card
• Autoplanning will decide who will repair the damage to the vehicle
If the lease contract includes a fuel card you will be able
• Send all correspondence regarding the claim to Autoplanning
to get fuel at almost any filling station in the Netherlands.
• If a collision takes place abroad, or the other party involved in a
Using the optional fuel card for abroad, you will be able
collision in the Netherlands is from abroad, we ask that you request a
to refuel at a large number of filling stations and also
copy of the other party’s green insurance certificate.
pay on toll roads. You will be given a detailed description
Co-Fu
of how to use the card separately, or you can read about it on our
Autoplanning. When using a caravan or trailer you should
website: www.autoplanning.nl
arrange for payment of any holder’s tax due yourself.
If, due to unforeseen circumstances, you are unable to pay for fuel using the fuel card, the cost in this case can be charged to
Impoundment
Autoplanning. Send the fuel receipt, signed by your employer and
In the event the lease vehicle is impounded, you should
stating the registration number and the number of kilometers on the
inform the authority that is impounding the lease
mileage indicator of your lease vehicle to:
vehicle that the vehicle is a lease vehicle belonging to
Autoplanning BV
Autoplanning. You should then inform Autoplanning as
PO Box 60146
soon as possible that the vehicle has been impounded.
1320 AC Almere
All costs resulting from the vehicle being impounded will be charged to your employer.
Green insurance certificate The green insurance certificate is proof that your vehicle and trailer, if
Information tax authorities
applicable, are insured for third party liability abroad. In the event of a
Autoplanning is obliged each year to provide information
collision abroad you can demonstrate that the lease vehicle is insured
about your lease vehicle to the Dutch tax authorities. The
and that any cost for damage to third parties will be compensated.
rules on the additional tax liability change nearly every
The countries where the insurance applies are stated on the green
year. Consult our website: www.autoplanning.nl or the
insurance certificate. The cover does not apply in the countries crossed
website of the Belastingdienst for the most up-to-date
out on the certificate.
information. You can also use our website to find out the value for tax purposes of your lease vehicle.
Guarantee conditions Please consult the manufacturer’s instruction manual for the guarantee
Inspections
conditions. Arrange, as far as possible, for repairs to be carried out
You are obliged to have the applicable inspections
within the guarantee period. Autoplanning is not always informed by the
carried out on time.
dealer about repairs that are carried out within the guarantee period.
• See also: APK
Please inform us if you are not satisfied with how the garage has dealt with your complaint. We can then arrange for our own specialists to
Insurance
supervise the repair work at the garage.
• See also: Accessories The lease vehicle is insured for third party liability and
Holder’s tax
damage to the bodywork, unless otherwise agreed with
Unless otherwise agreed, holder’s tax (road tax) will be paid by
your employer. The excess amount for any case of
Gr-In
damage is stated in the lease contract/order form corresponding to
Maintenance
your lease contract.
Maintenance to the lease vehicle should be carried out
You are not insured:
according to the maintenance schedule recommended
• Against damage caused by an unauthorized driver who can be
by the manufacturer and/or importer and performed
prosecuted • Against theft and/or damage to accessories that are not included
by an official dealer of the make of vehicle concerned. Notify the garage reception that the vehicle is a lease
in the lease contract and/or were fitted without Autoplanning being
vehicle belonging to Autoplanning. Please inform the
informed.
garage reception of any faults. In the case of any work
• Against damage and/or theft of property belonging to the driver
costing more than 136 euro, the dealer should request
or passengers as well as damage and/or theft of property that is
permission from Autoplanning. If approval is given,
transported using the lease vehicle.
Autoplanning will give the dealer an approval code.
• Against damage that is caused if the vehicle has been changed in any way or is used for a purpose other than intended or for a purpose
Without this code, the invoice of the dealer concerned will not be paid.
not permitted by law. • Against damage to the lease vehicle if the driver is under the
Mileage indicator
influence of alcoholic drinks or any other intoxicating substance or
If your mileage indicator is faulty, we request that you
medicine to the extent that he or she is considered to be incapable of
notify Autoplanning of this immediately. You can also
driving safely or would be prohibited by the government or by law.
arrange for the indicator to be repaired at an official
• Against damage that is caused deliberately by the driver or his or her
dealer. We would ask you to record all unregistered
authorized driver.
kilometers manually until the mileage indicator has been repaired.
LPG or Liquefied Natural Gas (LNG) Autoplanning will only supply a new lease vehicle with autogas
Oil and coolant/antifreeze
equipment that has been approved by the importer of the make of the
Check your oil regularly (advice: every 1000 kilometers)
car concerned and the Dutch Road Transport Department (RDW).
and top up if necessary. Adhere to the manufacturer’s
About two weeks after the inspection, you will be sent the amended
instructions when selecting the brand and viscosity of the
vehicle registration certificate. On this vehicle registration certificate the
oil. Topping up the oil between services can be done by
fuel type ‘B’ (petrol) should now be ‘G’(autogas) or ‘H’ (liquefied natural
the dealer and the costs can be charged to Autoplanning.
gas).
Once a week you should check the coolant level and top
At all times, you must abide by the requirements of the supplier of the
up if necessary. During the winter months, the cooling
LPG equipment. Refer to the supplier’s instruction manual.
system of the lease vehicle must be protected against
Lp-Oi
frost by using antifreeze.
Theft
If damage to the engine is caused by the oil level being too low or too
Theft of the vehicle should be reported immediately to the
little coolant or no antifreeze being used, your employer will be held
police and Autoplanning should also be informed.
responsible for this.
• See also: Replacement vehicle
Replacement vehicle
Trailer or caravan
In the event of a breakdown and damage, see: Assistance
A trailer or caravan coupled to the lease vehicle which
During maintenance and repairs: a replacement vehicle will only be
is insured by Autoplanning has standard third-party
provided if this has been agreed to in the contract and after receiving
insurance cover. Insurance covering vehicle bodywork
permission by telephone from Autoplanning. The cost of a replacement
should be arranged yourself.
vehicle for a repair during the guarantee period can generally not be charged to the importer.
Tyres
If the lease vehicle has been insured by your employer, no replacement
Regular tyre pressure checks are important for
vehicle will be provided by Autoplanning during damage repairs.
your safety, the lifespan of the tyres and lower fuel
We can offer assistance by providing a replacement vehicle in the
consumption. If your lease vehicle has a heavier load,
Netherlands and abroad. The cost of the replacement vehicle will be
you should adjust the tyre pressure according to the
reimbursed depending on what was agreed to in the contract with your
manufacturer’s guidelines.
employer.
If a tyre needs to be replaced as the result of exterior damage (for example a nail), the repair costs or the cost
Returning the lease vehicle
of a new tyre will be charged to you on the basis of the
When returning the lease vehicle, the vehicle registration certificate
remaining tread on the old tyre.
parts 1A and 1B, fuel card*, keys, spare keys and the vehicle manual should be handed over.
Use
The code of any audio equipment* should be given to Autoplanning.
We would advise you to read the manufacturer’s vehicle
Everything related to the alarm* (certificate, instructions etc) or
manual thoroughly before driving the lease vehicle.
immobilizer* (code) should be handed over. If any of the above is
All conditions that apply to your lease vehicle are stated
missing, the costs related to this will be charged to your employer. In
in the lease contract. Ask your employer what you should
principle, the lease vehicle should be returned during office hours to
be aware of when using the lease vehicle.
Autoplanning’s office address.
The most important conditions are:
*if applicable
• a driving license valid in the Netherlands is compulsory. • you are not permitted to use the lease vehicle for
Re-Us
driving lessons, speed and performance rides, for driving on a closed
will be assigned by Autoplanning. Therefore please
circuit course or to overwork the lease vehicle in any other way.
contact us for the address of your nearest service station.
•the lease vehicle may only be used for the purpose that was agreed to with your employer. • the paid transportation of passengers is not permitted. However,
Changing the summer tyres to winter tyres and vice versa should be carried out in the months November and March. Be aware that it can sometimes take a few weeks
the lease vehicle may be driven by a third party if your employer has
before the tyres can be changed. Sometimes tyres have
agreed to this.
to be ordered or delivered from a central warehouse. We therefore advise you to make an appointment in good
Use while abroad Assistance abroad will apply in countries stated on the green insurance certificate. If you have any doubts about whether you are covered in the country you are travelling to, please check with Autoplanning to see if assistance is arranged in that country. If this is not the case, you are obliged to arrange insurance cover yourself to provide assistance in the country concerned. The costs for this are for your own account. Check before your departure abroad whether you have a valid green insurance certificate. In certain countries a certificate authorizing international travel from the lease company is required to be able to enter the country with the lease vehicle. You can request this certificate from our insurance department. • See also: Fuel card and assistance Windscreen damage You can notify Carglass directly of any windscreen damage, a claim form is not necessary for this. Carglass repairs and replaces vehicle windscreens and glass at home or at work and is available 24 hrs a day on: 0800 - 04 06. From abroad +31 40 297 29 03 Winter tyres If your lease contract includes winter tyres, the supplier of all tyres
time.
Us-Wi
