Versie voor Minister RICHTLIJN VOOR DE NARRATIEVE VERSLAGEN VAN PROGRAMMA’S
DIRECTIVE SUR LES RAPPORTS NARRATIFS DES PROGRAMMES
Deze richtlijn regelt de wijze van narratieve verslaggeving voor de programma’s in uitvoering van het koninklijk besluit van 24 september 2006 betreffende de subsidiëring van programma’s en projecten voorgelegd door de erkende niet gouvernementele ontwikkelingsorganisaties.
La présente directive règle les modalités d'élaboration des rapports narratifs concernant les programmes en exécution de l'Arrêté royal du 24 septembre 2006 relatif à la subvention des programmes et projets présentés par les organisations non gouvernementales de développement agréées.
1. Algemeen
1. Généralités
Voor wat betreft het financieel verslag wordt verwezen naar de ‘Richtlijn voor de boekhoudkundige en financiële aspecten van programma’s’, verder vermeld als ‘financiële richtlijn programma’s’.
Concernant le rapport financier, il est fait référence à la 'Directive sur les aspects comptables et financiers des programmes', dénommée ci-dessous 'directive financière programmes'.
De NGO dient in conform artikel 20 van het KB van 24/09/2006: − na het 1e en 2e jaar een financieel en narratief voortgangsverslag. Het schema is opgenomen onder bijlage 1. − na het 3e jaar een financieel en narratief eindverslag. Het schema is opgenomen onder bijlage 2.
Conformément à l'article 20 de l'AR du 24/09/2006, l'ONG introduit: − à l'issue des 1e et 2e années, un rapport d'avancement financier et narratif. Le schéma en est repris sous l'annexe 1; − à l'issue de la 3e année, un rapport financier et narratif final. Le schéma en est repris sous l'annexe 2.
2. Narratief voortgangsverslag jaar 1 en 2 van een programma
2. Rapport d'avancement narratif des 1e et 2e années d'un programme
Dit verslag wordt ingediend binnen de 120 dagen na het verstrijken van het eerste en tweede jaar van het programma samen met het financieel verslag.
Ce rapport est introduit en même temps que le rapport financier dans les 120 jours suivant l'échéance de la première et de la deuxième année du programme.
Het voortgangsverslag kijkt terug op het voorbije jaar en omvat de volgende elementen: − de stand van zaken en de belangrijkste evoluties en bijsturingen met het oog op het bereiken van de resultaten; − de wijze waarop de uitgevoerde activiteiten bijdragen tot het behalen van de resultaten en de belangrijkste evoluties in de aard van die activiteiten; − de lessen die de NGO en haar partners heeft geleerd; − de evolutie van de indicatoren op het niveau van de resultaten; − de opvolging van de opmerkingen en de aanbevelingen geformuleerd bij de beoordeling van het programma en tijdens de beleidsdialoog.
Le rapport d'avancement passe en revue l'année écoulée et contient les éléments suivants : − l'état d'avancement et les principales évolutions et réorientations axées sur la réalisation des résultats;
Het voortgangsverslag van jaar 2 geeft ook de oriëntaties aan voor het volgende driejarenprogramma
Le rapport d’avancement de l’année 2 fournit aussi les orientations pour le programme trisannuel suivant.
Het verslag sluit qua indeling aan bij de structuur van
La structure du rapport suit celle de la partie I du
−
la manière dont les activités accomplies contribuent à l’obtention des résultats, et les évolutions majeures quant à la nature de ces activités;
−
les leçons apprises par l'ONG et ses partenaires;
−
l'évolution des indicateurs au niveau des résultats;
−
le suivi des observations et des recommandations formulées lors de l’appréciation du programme et lors du dialogue politique.
deel I van het programma en geeft de informatie zoals hierboven gevraagd op een schematische wijze. De NGO gebruikt het schema in bijlage 1 als leidraad.
programme; les informations demandées ci-dessus sont transmises de manière schématique. L'ONG utilise comme canevas le schéma fourni à l'annexe 1.
Dit voortgangsverslag dient als basis voor het opvolgingsgesprek van de NGO met de administratie. Het doel van dit gesprek is uitleg te geven bij het verslag en toelichting te geven over geleerde lessen, bijsturingen en evoluties.
Ce rapport d'avancement sert de base à l'entretien de suivi entre l'ONG et l'administration. Le but de cet entretien est d'apporter des explications sur le contenu du rapport, et d'exposer les leçons apprises, les réorientations et les évolutions.
3. Narratief programma
3. Rapport narratif final d'un programme
eindverslag
van
een
Het eindverslag wordt ingediend binnen de 120 dagen na het verstrijken van het programma samen met het financiële eindverslag.
Le rapport final est introduit en même temps que le rapport financier dans les 120 jours suivant l'échéance du programme.
Het eindverslag kijkt terug op het volledige programma en omvat de volgende elementen: − de stand van zaken van de specifieke doelstellingen en van de resultaten na drie jaar; − de wijze waarop het bereiken van de resultaten hebben bijgedragen tot het behalen van de doelstelling; − de belangrijkste evoluties en bijsturingen die gebeurd zijn tijdens de uitvoering van het programma (inclusief uitleg over de redenen en de manier waarop ze zijn gebeurd); − de lessen die de NGO en haar partners hebben geleerd, inbegrepen uit de externe evaluaties; − het potentieel dat het uitgevoerde programma heeft voor het bereiken van de algemene doelstelling en van de specifieke doelstellingen die op meer dan drie jaar werden geformuleerd; − informatie over de duurzaamheid en de maatregelen om die te ondersteunen; − de manier waarop de opmerkingen en de aanbevelingen geformuleerd bij de beoordeling van het programma en tijdens de beleidsdialoog werden opgenomen tijdens de uitvoering van het programma.
Le rapport final passe en revue l'ensemble du programme et contient les éléments suivants : − l'état d'avancement des objectifs spécifiques et des résultats après trois ans; − la manière dont l'atteinte des résultats a contribué à la réalisation de l'objectif;
Het verslag sluit qua indeling aan bij de structuur van deel I van het programma van de NGO en geeft de informatie zoals hierboven gevraagd op een schematische wijze. De NGO gebruikt het schema in bijlage 2 als leidraad.
La structure du rapport suit celle de la partie I du programme de l'ONG; les informations demandées cidessus sont transmises de manière schématique. L'ONG utilise, comme canevas, le schéma fourni en annexe 2.
Dit eindverslag wordt besproken met de administratie tijdens een beleidsdialoog.
Ce rapport final est discuté avec l'administration au cours d'un dialogue politique.
4. Procedure voor aanvraag van wijziging van het budget van een programma
4. Procédure de demande de modification du budget d'un programme
De NGO die het budget van het programma of een onderdeel ervan wenst te wijzigen waarvoor de voorafgaande toestemming van de administratie is
−
− −
− −
les principales évolutions et réorientations apportées au cours du programme (y compris des explications sur leur raison d'être, et sur la manière dont elles ont été mises en place) les leçons apprises par l'ONG et ses partenaires, y compris des évaluations externes; le potentiel qu'offre le programme, une fois exécuté, en termes de réalisation de l'objectif général et des objectifs spécifiques formulés pour un terme supérieur à trois ans; des informations sur la durabilité et sur les mesures propres à la favoriser; la manière dont les observations et les recommandations formulées lors de l'appréciation du programme et lors du dialogue politique ont été prises en compte tout au long de l'exécution du programme.
L'ONG qui souhaite apporter au budget du programme, ou à une partie de celui-ci, des modifications qui sont soumises obligatoirement à
vereist, volgens punt 2 van de financiële richtlijn programma’s, dient de volgende stappen te ondernemen: − de NGO dient schriftelijk een gemotiveerde aanvraag tot wijziging in bij de administratie; − indien bijkomende informatie vereist is, nodigt de administratie de NGO uit om schriftelijk te reageren; − de administratie antwoordt of ze de aanpassing goedkeurt of niet binnen de twee maanden na de ontvangst van aanvraag door de NGO. In geval van weigering, motiveert de administratie haar beslissing.
l'autorisation préalable de l'administration, conformément au point 2 de la directive financière programmes, est tenue de suivre les étapes suivantes: − l'ONG introduit par écrit une demande motivée de modification auprès de l’administration; − dans la mesure où l'administration a besoin de renseignements complémentaires, elle invite l'ONG à les fournir par écrit; − l'administration transmet son accord ou désaccord sur l'adaptation demandée dans les deux mois suivant la demande adressée par l'ONG. En cas de refus, l'administration motive sa décision.
Wanneer de administratie haar akkoord heeft gegeven over de wijziging van het budget, geldt dit bijgestuurde budget als basis voor de afrekening bij het einde van het programma.
Une fois que l'administration a donné son accord sur la modification du budget, ce nouveau budget sert de base lors du décompte final du programme.
5. Andere wijzigingen en aanpassingen
5. Autres modifications et adaptations
De NGO deelt aan de administratie elke essentiële wijziging aan een specifieke doelstelling mee binnen de dertig dagen. Essentiële wijzigingen zijn ondermeer het stopzetten van de samenwerking met een partner, verandering van locatie, stopzetten van de werking in een bepaalde regio, …
L'ONG communique à l'administration, dans les trente jours, toutes les modifications essentielles apportées à un objectif spécifique. Des modifications essentielles sont entre autres l’arrêt de la collaboration avec un partenaire, le changement de localisation, l’arrêt des activités dans une région déterminée, …
Niet-essentiële aanpassingen worden in het narratief verslag meegedeeld.
Les adaptations non essentielles sont communiquées dans le rapport narratif.
Bijlage 1: Schema voor het narratief voortgangsverslag van een programma (a) Op het niveau van het globale programma • • • •
Significante evoluties en bijsturingen m.b.t. de realisatie van het globale programma of belangrijke onderdelen ervan (specifiek voor Noord- of Zuidluik bv) Interessante (globale) lessen uit het voorbije jaar (o.a. uit eventuele externe evaluaties). Opvolging van de opmerkingen en de aanbevelingen bij de beoordeling en de beleidsdialoog. In het voortgangsverslag van het tweede jaar, de oriëntaties aangeven voor het volgende driejarenprogramma
(b) Voor elke specifieke doelstelling • • • • • •
Beschrijvende fiche van de doelstelling1 Stand van zaken2 van de specifieke doelstelling Significante evoluties en bijsturingen inzake context, doelgroepen, partners, methoden, synergieën, … Mogelijke aanpassingen in de formulering van resultaten, indicatoren van doelstelling en/of resultaten, … Interessante lessen uit het voorbije jaar (o.a. uit eventuele externe evaluaties) en opvolging van opmerkingen en aanbevelingen bij de beoordeling en de beleidsdialoog. Tabel model 7 die een overzicht geeft van de uitgaven per resultaat (zie financiële richtlijn programma’s).
(c) Voor elk resultaat van een specifieke doelstelling3 Spec. doelstelling Resultaat Indicatoren4
… … Baseline
… … … … … … Uitgaven per resultaat6
Voorzien J1
Behaald J1
Voorzien J2
… … …
… … …
… … …
Behaald J25
Voorzien J3
… … …
Commentaar: uitleg wat de stand van zaken is, hoe de tussentijdse stappen (activiteiten, inzet van middelen) naar dit resultaat zullen leiden, welke geleerde lessen, reden afwijkingen, wijze van bijsturing, evolutie type activiteiten,…
1
Kopiëren uit het programma; louter informatief om een direct overzicht te geven. Zonder in te gaan op de evolutie van de indicatoren van de specifieke doelstelling die enkel in het eindverslag worden opgenomen. 3 De NGO kan een ander format van tabel gebruiken voor zover deze alle elementen bevat. 4 Alle indicatoren evenals de baseline, voorzien J1, voorzien J2 en voorzien J3 overnemen uit het programmadossier. 5 Geldt alleen voor verslag J2 6 Het totaal van de uitgaven per resultaat uit de tabel model 7 wordt overgenomen evenals de voorzieningen voor J2 en J3 2
Annexe 1: Schéma du rapport narratif d'avancement d'un programme (a) Pour l'ensemble du programme • • • •
Évolutions et réorientations significatives liées à la mise en œuvre de l'ensemble du programme ou de certaines de ses parties essentielles (propres aux volets Nord ou Sud par exemple). Leçons apprises intéressantes (en général) de l'année précédente et entre autres d'éventuelles évaluations externes. Suivi des observations et des recommandations formulées lors de l'appréciation et du dialogue politique. Dans le rapport d'avancement de la deuxième année, fournir les orientations pour le programme trisannuel suivant.
(b) Pour chaque objectif spécifique • • • • • •
Fiche descriptive de l'objectif1. État d'avancement2 de l'objectif spécifique. Évolutions et réorientations significatives par rapport au contexte, aux groupes cibles, aux partenaires, aux méthodes, aux synergies, … Adaptations éventuelles dans la formulation des résultats, des indicateurs de l'objectif et/ou des résultats, ... Enseignements intéressants tirés de l'année précédente et entre autres d'éventuelles évaluations externes; suivi des observations et recommandations formulées lors de l'appréciation et du dialogue politique. Tableau modèle 7 qui donne un aperçu des dépenses par résultat (voir directive financière programmes).
(c) Pour chaque résultat d'un objectif spécifique3 Objectif spécifique Résultat Indicateurs4
… … Situation de départ
… … … … … … Dépenses par résultat6
Prévu A1
Réalisé A1
Prévu A2
… … …
… … …
… … …
Réalisé A25
Prévu A3
… … …
Commentaire: explication de l'état d'avancement, de la manière dont les étapes intermédiaires (activités, mise en œuvre de moyens) conduiront à ce résultat, des leçons apprises, des raisons des écarts, des modalités de réorientation, de l’évolution de la nature des activités, …
1
Reprendre du programme; à titre purement informatif pour donner un aperçu direct Sans entrer dans l'évolution des indicateurs de l'objectif spécifique, qui n'apparaissent que dans le rapport final 3 L'ONG peut utiliser un autre format de tableau pour autant qu'il contienne tous les éléments. 4 Reprendre du dossier du programme tous les indicateurs ainsi que la situation de départ, prévu A1, prévu A2 et prévu A3. 5 Valable uniquement pour le rapport A2 6 Le total des dépenses par résultat est repris du tableau modèle 7, ainsi que les prévisions pour A2 et A3 2
Bijlage 2: Schema voor het narratief eindverslag van een programma (a) Op het niveau van het globale programma • • •
Significante globale evoluties en bijsturingen tijdens de realisatie van het gehele programma of belangrijke onderdelen ervan (specifiek voor Noord- of Zuidluik bv) Interessante (globale) lessen uit de voorbije drie jaar (inclusief uit externe evaluaties). Opvolging van de opmerkingen en de aanbevelingen bij de beoordeling en de beleidsdialoog.
(b) Voor elke specifieke doelstelling • •
Beschrijvende fiche van de doelstelling1 Stand van zaken van de specifieke doelstelling (zie tabel hieronder)
Specifieke doelstelling Indicatoren2
… Baseline
Voorzien J3
Behaald J3
… … …
… … …
… … …
… … …
• • • • • • • •
Significante evoluties en bijsturingen inzake context, doelgroepen, partners, methoden, synergieën, … Eventuele aanpassingen in de formulering van resultaten, indicatoren van doelstelling en/of resultaten, … Potentieel voor het bijdragen tot het bereiken van resultaten op lange termijn (impact). Indien de specifieke doelstelling op meer dan 3 jaar werd geformuleerd: voorziene evolutie ervan in het volgende programma. Wijze waarop de resultaten hebben bijgedragen tot het behalen van de doelstelling. Duurzaamheid en maatregelen om die te ondersteunen. Interessante lessen uit de voorbije drie jaar (inclusief uit externe evaluaties) en opvolging van opmerkingen en aanbevelingen bij de beoordeling en de beleidsdialoog. Tabel model 7 die een overzicht geeft van de uitgaven per resultaat (zie financiële richtlijn programma’s).
(c) Voor elk resultaat van een specifieke doelstelling3 Specifieke doelstelling Resultaat Indicatoren4
… … Baseline
Voorzien J3
Behaald J3
… … … Uitgaven per resultaat
… … …
… … …
… … …
Commentaar: uitleg wat de stand van zaken is, hoe de tussentijdse stappen (activiteiten, inzet van middelen) naar dit resultaat hebben geleid, welke geleerde lessen, reden afwijkingen, wijze van bijsturing tijdens het programma, evolutie type activiteiten tijdens het programma, …
1
Kopiëren uit het programma; louter informatief om een direct overzicht te geven. Indicatoren, baseline en voorzien jaar 3 zoals vermeld in het programma. Bij wijzigingen, duidelijk aangeven en voorzien van uitleg in de commentaar. 3 De NGO kan een ander format van tabel gebruiken voor zover deze alle elementen bevat. 4 Alle indicatoren evenals de baseline en voorzien J3 overnemen uit het programmadossier. 2
Annexe 2: Schéma du rapport narratif final d'un programme (a) Pour l'ensemble du programme • • •
Évolutions et réorientations significatives liées à la mise en œuvre de l'ensemble du programme ou de certaines de ses parties essentielles (propres aux volets Nord ou Sud par exemple). Leçons apprises intéressantes (en général) de l'année précédente (y compris des évaluations externes). Suivi des observations et des recommandations formulées lors de l’appréciation et du dialogue politique.
(b) Pour chaque objectif spécifique • •
Fiche descriptive de l'objectif1 État d'avancement de l'objectif spécifique (voir tableau ci-dessous)
Objectif spécifique Indicateurs2
… Situation de départ
Prévu A3
Réalisé A3
… … …
… … …
… … …
… … …
• • • • • • • •
Évolutions et adaptations significatives par rapport au contexte, aux groupes cibles, aux partenaires, aux méthodes, aux synergies, … Adaptations éventuelles dans la formulation des résultats, des indicateurs de l'objectif et/ou des résultats, … Potentiel pour contribuer à l’atteinte des résultats à long terme (impact). Dans le cas d'un objectif spécifique formulé sur un terme supérieur à trois ans : son évolution prévue dans le programme suivant. Manière dont les résultats ont contribué à la réalisation de l'objectif. Durabilité et mesures destinées à la favoriser. Leçons apprises intéressantes des trois années écoulées (y compris des évaluations externes) et suivi des observations et des recommandations formulées lors de l'évaluation et du dialogue politique. Tableau modèle 7 qui donne un aperçu des dépenses par résultat (voir directive financière programmes).
(c) Pour chaque résultat d'un objectif spécifique3 Objectif spécifique Résultat Indicateurs4
… … Situation de départ
Prévu A3
Réalisé A3
… … … Dépenses par résultat
… … …
… … …
… … …
Commentaire: expliquer l'état d'avancement, comment les étapes intermédiaires (activités, mise en œuvre de moyens) ont conduit à ce résultat, quelles leçons apprises, les raisons des écarts, méthode de réorientation, … évolution de la nature des activités au cours du programme,…
1
Reprendre du programme; purement informatif pour donner un aperçu direct Indicateurs, Situation de départ et Prévu A3 tels que mentionnés dans le programme. En cas de modifications, les indiquer clairement et expliquer dans le commentaire. 3 L'ONG peut utiliser un autre format de tableau pour autant qu'il contienne tous les éléments. 4 Reprendre du dossier du programme tous les indicateurs ainsi que la situation de départ et prévu A3.. 2
