UITGAANDE MOBILITEIT en ARBITRAGECOMMISSIE
Infosessies September 2011 http://www.kuleuven.be/internationaal/studereninhetbuitenland
Vicerector Bart De Moor M.T. Deloddere
/
Aspecten van uitgaande mobiliteit • Inleiding vicerector De Moor: achtergrond, beslissingen, waarom en belang ‘Arbitragecommissie’ • Werking afgelopen maanden • Welke uitgaande mobiliteit van studenten en personeel • De verzekeringen van de K.U.Leuven voor het buitenlands studieverblijf. • De verplichte reisbijstandsverzekering voor studenten. • De bindende adviezen van de Arbitragecommissie. • Sociaal statuut • De aanvraagprocedure en registratie. • De crisiscel. • De website uitgaande mobiliteit studenten. 2
Achtergrond • In Februari 2011 werd de nota “Risicobeheer in- en uitgaande mobiliteit van studenten en personeel van de K.U.Leuven” goedgekeurd op de Academische Raad. • Na discussies over sanctiemechanismen, verzekeringen voor studenten en communicatie naar personeel en studenten toe, werd vervolgens in mei 2011 een definitieve opvolgnota goedgekeurd.
3
Beslissingen A.R. • Verzekeringen − Reisbijstandsverzekering verplicht voor studenten
• Oprichting Arbitragecommissie − Bindend advies voor niet- EER risicobestemmingen
• Registratie in 1 databank van alle uitgaande mobiliteit van studenten • Sanctiemechanismen
4
Waarom en belang ‘Arbitragecommissie’ • • • • • •
Aansprakelijkheid K.U.Leuven Veiligheid studenten en personeel Efficiënt crisisbeheer Verzekeringstechnisch Bindend advies Beslissing op basis: – van adviezen van diverse instanties – afhankelijk van omkadering en begeleiding ter plaatse
5
Werking afgelopen maanden • Personeel – 2 negatieve adviezen (Car + Iran) – 31 laattijdige registraties (na thuiskomst)
• Studenten – 10 negatieve adviezen: • 8 Ingenieurswetenschappen: politieke instabiliteit in Casamanceregio in Senegal • 1 Antropologie: politieke en sociale instabiliteit en medische problemen in Haïti (natuurramp) • 1 Bio-ingenieur: verbod vliegen met Hewa Bora Airlines naar Kisangani
• Crisiscel – Terugroepen en relocatie studenten in Japan tijdens natuurramp 6
Soorten uitgaande mobiliteit studenten • Basisvoorwaarde: toegelaten mobiliteit voor de volgende categorieën: • Uitwisselingsstudenten – – – –
Erasmus Erasmus Belgica Erasmus Mundus Action 2 Facultaire uitwisselingen
• Thesisonderzoek – Erasmus – Reisbeurzen naar het Zuiden – Andere
7
Soorten uitgaande mobiliteit studenten • Studiestages – – – –
Erasmus Reisbeurzen naar het Zuiden Vrijwillige studiestages Verplichte studiestages
• Uitzendstudenten – Bilaterale akkoorden • Centrale • Facultaire
– Erasmus Mundus Action 2
• Doctorandi: bijzondere categorie – Selfsupporting docs: cf. studenten – Doctoraatsbursalen onder RSZ: cf. K.U.Leuven personeel 8
Verzekeringen • Verzekeringen door K.U.Leuven voor studieverblijf in buitenland – Studentenongevallenverzekering – Burgerlijke aansprakelijkheid studiegebonden aangelegenheden – Beroepsaansprakelijkheid – Arbeidsongevallenverzekering: studiestages
• Bijkomende zelf af te sluiten verzekeringen – Reisbijstandsverzekering voor verblijven in niet-EER landen – Ziekteverzekering voor EER-landen (EHIC) – Burgerlijke aansprakelijkheid privéleven (familiale)
9
Reisbijstandsverzekering • Verplicht voor niet-EER bestemmingen • Af te sluiten door student tenzij de ouders hierover beschikken voor het gezin • Wat moet de verzekering dekken – Minimaal: annulering, burgerlijke aansprakelijkheid, ongevallen, ziekte en repatriëring.
• Wie moet betalen – De student zelf – Terugbetaling door K.U.Leuven indien hij geniet van een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap of bijna beursstudent is – Geen terugbetaling aan reisbeursstudenten of indien zij de verzekering hebben via de ouders
• Polis via K.U.Leuven? In onderhandeling
10
Arbitragecommissie K.U.Leuven • Ingesteld door Academische Raad –
Voorzitter: vicerector Internationaal Beleid, Bart De Moor
• Bestaande uit afgevaardigden van verschillende diensten: – – – –
Bart Hendrickx en Trees Deloddere van het International Office Rikka Deroy, Medisch Centrum Jos Vaesen, personeelsdienst Marc Vandeput, verzerkeringsdienst
• Geeft bindend advies i.v.m. risicobestemmingen –
• • • •
Bij aanvraag en 1 week vóór vertrek
Grijpt in bij crisissituaties Sanctie bij negeren ‘no go’: geen verzekering door K.U.Leuven Geen terugbetaling van gemaakte kosten bij no go! Beslissing op basis van de adviezen van: – – – – – – –
Aviabel FOD Buitenlandse Zaken (België) Foreign and Commonwealth Office (UK) Ministère des Affaires Etrangères et Européennes (Frankrijk) Ministerie van Buitenlandse Zaken van Nederland. Contacten met ambassades Land- en regiodeskundigen
en afhankelijk van omkadering en begeleiding ter plaatse!
11
ENGAGEMENT STUDENT • Wat moet de student tekenen – “Ik bevestig hierbij dat ik een reisbijstandsverzekering zal afsluiten die geldig is in het land van bestemming en voor de duur van mijn verblijf. Minimaal dekt deze verzekering annulering, burgerlijke aansprakelijkheid, ongevallen, ziekte en repatriëring. – Ik bevestig dat ik het advies zal opvolgen over reisgeneeskunde en vaccinaties voor mijn bestemming van het Instituut voor Tropische Geneeskunde Antwerpen (www.itg.be). – Ik bevestig dat ik het reisadvies zal opvolgen voor mijn bestemming van de Arbitragecommissie voor risicobestemmingen van K.U.Leuven. – Ik aanvaard dat de K.U.Leuven niet verantwoordelijk is voor eender welke situatie die mezelf of derde partijen schade berokkent, of voor eender welke schade tijdens mijn verblijf in het land van bestemming. “
12
Sociaal statuut • Verzekeringen • Ziekteverzekering – EER-bestemming – Niet-EER bestemming
• Kinderbijslag • Fiscale ten laste neming
13
Aanvraagprocedure en registratie • Vanaf 2011-2012: registratie in 1 databank (SAP-CM) • Fase 2 BC Admissions: uitgaande mobiliteit • Aanvraag door student via KULOKET t.a.v. IAM – – – –
Vanaf 1/12/2011 Opladen gegevens student Opladen documenten door student door systeem Kiest soort uitgaande mobiliteit
• Work flow en goedkeuringsflow beheerd door IAM • Academische goedkeuring buitenlands studieverblijf – Geëigend orgaan in faculteit – Selectie eventuele beurs: geëigende raad
• IAM bereidt de dossiers voor voor de AC 14
De crisiscel voor studenten •
Bevoegdheid Studentenbeleid – Voorzitter: vicerector Studentenbeleid – Crisismanager: dr. Rikka Deroy (Medisch Centrum)
•
Samenwerking Studentenbeleid en International Office voor – Buitenlandse studenten – Studieverblijven in het buitenland
•
Rol Studentenbeleid – Communicatie met ouders en studenten – Maatregelen i.s.m. faculteiten i.v.m. studieproblemen gerelateerd aan de crisis
•
Rol International Office – Voorbereiden gegevens voor Studentenbeleid: IAM – Communicatie met ambassades en buitenlandse instellingen: directeur IO – Communicatie met de media: vicerector Internationaal Beleid
•
Samenwerking IO met Personeelsdienst voor personeel – Voorzitter vicerector Internationaal Beleid bij betrokkenheid personeel
•
Crisiswerking wordt uitgewerkt en geprofessionaliseerd – Samenwerking IO, Studentenbeleid en Personeelsdienst
15
Welzijnswet en practicalia • Welzijnswet – Bij studiestages en thesisonderzoek – Stagecontract – Werkpostfiche
• Vóór vertrek – – – –
Reis- en verblijfsdocumenten Veiligheid Gezondheid Taalvoorbereiding
16
Informatie uitgaande mobiliteit studenten • Verantwoordelijke dienst voor administratie en registratie – International Admissions and Mobility Unit binnen het IO
• Officers – – – – – – –
Carina Convents: uitwisselingsstudenten (Erasmus) Eveline Gielen: uitzendstudenten Reisbeurzen: Hilde Nijs (DCU) AC: Bart Hendrickx en M.-T. Deloddere Stages en welzijnswet: An Francier en VGM Sociaal statuut studenten: An Francier Inhoudelijke vragen: M.-T. Deloddere
• Website – http://www.kuleuven.be/internationaal/studereninhetbuitenland/
• Infosessies – International Office – Faculteiten – Studieadvies (DSV)
17
Personeel • ZAP, BAP, ATP vallen onder: – Arbeidsongevallenverzekering – Reisbijstandsverzekering van de K.U.Leuven
• Met inbegrip niet-EER doctoraatsbursalen • Verplichte registratie/ – via zendingsformulier in KULOKET
• Bindend advies AC • Sanctie bij ‘no go’ AC – Geen verzekering – Geen terugbetaling van gemaakte kosten
• Procedure afwezigheden in dienstopdracht – zendingen – https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/afwezigheden/zendingen.html 18
