Two basic types of motivation letters:

Motivation letter What is it good for? Simply said, the aim of motivation letter is: - To inform what job are you applying for - To explain why are you interested in the job - To outline what are your main prerequisites for the job - Sometimes you can include information that you consider important, but they are not part of your CV (for example you apply for a job for which you do not have all the prerequisites and you want to explain why) - To cause interest in a way that the human resources manager will want to employ you and not the other applicants

What should a motivation letter include? 1. Name of position Write the exact name of the position you are applying for (as it is in the advertisement). Also write where have you find information about the position (website, newspaper, etc.).

2. Contact information State your name and surname. In the end of the letter, put your up-to-date contact information so you are easily reached.

4. Motivation, explanation of your interest Explain why you apply for this specific position. Include your education and work experience that is related to this position (but do not repeat your CV). Describe briefly your knowledge and skill in the given field and your last position in the field. Explain why do you apply for this specific company, why do you think that the position is interesting and why do you think you are a good person for this position. „Domnívám se, že jsem vhodným kandidátem proto a proto..“ V oboru jsem dosáhl těchto úspěchů ..., dokázal jsem ....“

Describe your personal characteristics that make you a better candidate than the others. Write your strong points and advantages. We recommend you to put your positive characteristics, but don’t exaggerate.

5. Conclusion In the very end of your motivation letter, officially ask to be included in selection procedure or to be invited for an interview. For example: „V případě Vašeho zájmu rád přijmu Vaše pozvání k osobnímu pohovoru.“

6. Sometimes: starting date If you can start working immediately, write it down. If you cannot start working immediately and from the advertisement it’s not clear when you should start, do not include this information. This information is usually right before the conclusion.

Two basic types of motivation letters: (1) The letter is a reaction to a specific job offer. Keep the structure as described above and include source. In this case, the letter helps you to explain why you are interested in the position and reason why you are a good candidate. (2) The letter is sent to a specific company where you want to work but which does not have any job offer announced. You should offer your skills to the company and you describe your idea of what you want to do and then you ask for an interview. Motivation letter should be more general, the biggest part should be dedicated to your knowledge and skills in the field. You have to prove that you know the company well and that you have reference from somebody. This kind of motivation letter is more suitable for professionals in some specific fields.

How to write a motivation letter? First, we would like to reassure you that nobody likes writing motivation letters. We all consider it difficult with unclear rules that we don’t understand much. This thought comes already with the name “motivation letter” that sounds too scientific. But in reality, it’s not that complicated. - It’s necessary to realize that it’s just few sentences. Especially for less qualified positions, you don’t need to write more than one paragraph. - Most of the information in the letter, you would say during interview anyway and without thinking about it (for example you would say what job you are applying for).

Suggestion how to proceed: → →

Write every motivation letter for one specific position. Look at the advertisement and answer in your own words to the following questions and make notes. 1. Why ME? = What can I offer? Do I have corresponding education, skills, knowledge and what are they? 2. Why this POSITION?

= look at the prerequisites 3. Why THIS COMPANY/ORGANISATION? = find some basic information about the company (for example the company sells goods and you have already worked in a similar company so you know the terminology and the environment) Note: Don’t be afraid to make notes about every detail. For example if you apply for a position of housekeeper and the advertisement says you would have to walk a dog, you can include in your notes that you like dogs.

→

Only now, when you know what you want to say in you motivation letter and what you want to point out, start writing a structured letter. You can transform your notes into sentences according to the example that are included in this handbook. You can also follow the example of your previous motivation letters. Note: At the same time, it’s not a good idea to take a motivation letter as an example while thinking why they should choose you because then you are not concentrated.

When you are done, reread your motivation letter and imagine you are an employer. → Try to answer these questions: Why should I hire this person? Why should this person do this work in our company?

Other tips: •

The structure of the sentences should be as normal, but try to put the most interesting information in the beginning especially when you write about the reason why you are a good candidate. The first two sentences often decide if the HR manager will continue reading and if he/she opens your CV.

•

Recommended length is up to 3 paragraphs, but the letter should be rather shorter than that. Be concise. Include important information (preferably facts rather than common phrases) that will be interesting for the employer and that are related to the position you are applying for (check with the prerequisites in the advertisement). Generally, the less qualified job, the shorter the letter can be.

•

Write in an interesting, readable and catchy way.

•

Be as specific as possible.

How to send a motivation letter? You have two possibilities: (1) Motivation letter as a text of e-mail that you send to an employer (the most used possibility). (2) Motivation letter as an attachment of an e-mail together with CV, in the e-mail itself you include only short information that you reply to an advertisement and that your CV and motivation letter are in attached files. It’s good to address a specific person in your motivation letter (HR manager, etc.). You can find name and contact on the internet or call to the company, be sure to spell well the person’s name. Address this person right in the beginning of your letter.

Common mistakes in motivation letters:

1. Motivation letter is too long and not well-structured. The goal of a motivation letter is to persuade an HR manager that he/she should focus on your CV. Sometimes, HR managers have to choose a person out of hundreds candidates, so you need to get his/her attention and not to annoy him/her. Don’t rewrite everything that is in your CV, choose just the most important things. 2. So called “universal motivation letter”. A big mistake is to use one motivation letter for more applications. HR managers will easily recognise it and they will think you are not interested enough. It’s clear that you will use similar things, but it always needs to be adjusted according to a specific position. The worst mistake is when you forget to change name of position or employer. 3. Financial demands – do not include your idea about salary in a motivation letter. 4. „I need a job“ – you shouldn’t include any sentences that would suggest that: - you are looking for any possible job (for example: I will be happy for any work. I would like to be an accountant, but if it’s not possible I can also be a cleaning woman.) Don’t write that you „look for any interesting job corresponding to your experience“. HR manager is not there to create a job for you. Also, you show that you actually don’t know what you should do. - you want a job because you need money (for example: I’m interested in your job offer because you offer a good salary. I cannot find a job and I need money.) - that you are applying for this offer because you haven’t been successful elsewhere. (for example: I have been looking for a job for six months without any success so I’m trying also this position.) 5. Rewriting your CV – It’s also a mistake to rewrite all you education and skills that are valuable but not for the position you are applying for – for example you are applying for a position in accounting and you write that you have a degree in pedagogy (this information is already in your CV). 6. Too general information – Avoid too general formulation that can be interpreted in many ways and it can give the impression that you don’t have anything particular to offer. Try to be specific. For example: Too general: I can offer you my experience. Specific: At this job, I would use my experience I have gained as an accountant in an international company.

7. Informal or fawning expressions. – Base your letter on the reality (for example, do not write that you like a company because it’s the best one in the market). Formulations should remain formal.

Specific situations: 1. You have only basic knowledge of something that is required – you can express your will to further improve your knowledge. For example: The knowledge of the accounting software Money is required. You have only basic knowledge. → You can write: „I worked with the software Money during my re-training course (Mavo, year 2003) and I would like to further improve my knowledge of this software.

2. You participate in a specific project of the Centre of Integration of Foreigners that offers benefits for employers. You also include this information in your motivation letter and eventually attach a project leaflet (you can get it from a CIC worker). → You can write: “Currently, I also participate in a project called Find your value!/The New Perspective ... that is organized by the Centre for Integration of Foreigners (CIC). Within this project, there is also a possibility to contribute to my wage with the amount of 8,000 CZK for the first three months of my employment. You can get further information from me or directly in the CIC (phone numbers: 222 360 452, 312 310 322).“ „As a participant of a project called Find you value!/The New Perspective organized by the Centre for Integration of Foreigners, I can be supported in the form of a wage subsidy for employers. Specifically, if you employ me, for the first 3-6 months you can get a subsidy of 8,000 CZK for my wage. More information is in the attached leaflet.”

Motivation letter outline Motivation letter outline 1. Salutation 2. Identification of a job 3. Main part a. Explanation why you are the best candidate (do not write that the job is good for you) b. Make reference to the parts of your CV that can help you to get the job (relevant experience, education, certificates, references, etc.) c. If you write directly to an employer, try to show that you like the company and that you think it’s a good one d. You can include references to people that can recommend you (if you know some and if you don’t include them in your CV) 4. Request of an interview, contact where you can be reached 5. Reference to your CV

Příklady celých motivačních dopisů Příklad 1 Ing. Karolína Nováková XYZ, s.r.o. Listová 4 111 99 Praha 1 V Praze, dne 14. července 2011

Vážená paní Nováková, reaguji na Váš inzerát z portálu www.jobs.cz, ve kterém hledáte odborného pracovníka v pojišťovnictví. Domnívám se, že splňuji všechny uvedené požadavky, a ráda bych se o toto místo ucházela.

V oblasti pojišťovnictví jsem se pohybovala 14 let na Ukrajině a 2 roky zde v ČR. Vystudovala jsem vysokou školu ekonomickou se zaměřením na finančnictví (titul nostrifikován v ČR). Kromě pokročilé znalosti anglického jazyka Vám mohu nabídnout také plynulou znalost ruského jazyka, což bych mohla uplatnit při oslovování ruské klientely. Český jazyk ovládám na velmi pokročilé úrovni a i nadále zdokonaluji svou znalost gramatiky kurzem. Na území ČR nepotřebuji pracovní povolení, od roku 2003 mám trvalý pobyt. Ráda bych pracovala právě ve společnosti XYZ, s.r.o., protože Vaši společnost považuji za stabilní a perspektivní pojišťovnu, což dokazuje i to, že sama využívám některé produkty. Budu ráda, pokud Vás informace o mně zaujmou a budu se Vám moci lépe představit na osobní schůzce. S pozdravem Anna Noková Dlouhá 14, 199 99 Praha 9 Tel: 111 111 111 Email: [email protected]

Příklad 2 (kratší verze, vhodná pro pozice, které nevyžadují motivační dopis (např. méně kvalifikované) Personální oddělení Komínek, v.o.s. Klikatá 33, Kolín Vážení, Jmenuji se Karel Nok a rád bych se ucházel o pracovní pozici …., kterou inzerujete na webových stránkách ….. Po zvážení Vašich požadavků bych se rád přihlásila do výběrového řízení. Věřím, že mohu být vhodným kandidátem a velmi rád se zúčastním případného pohovoru. V České republice žiji od března 1999 a mám zde trvalý pobyt. O práci ve Vaší společnosti mám velký zájem. V případě zájmu mě neváhejte kontaktovat na telefonním čísle 777 777 777. S pozdravem a přáním příjemného den, Karel Nok Vilíkova 3, 280 02 Kolín Tel: 777 777 777 Email: [email protected] Příklad 3 Eva Hrabošová Firma, spol s r.o. Nám. Jana Žižky 3 123 43 Příbram Věc: Žádost o pozici skladník VZV

Vážená paní Hrabošová, reaguji tímto na Vaši pracovní nabídku na pozici skladník VZV, inzerovanou na internetových stránkách vaší společnosti pod ID 1122. Přiložený životopis dokládá splnění všech uvedených požadavků. Mám zkušenosti s prací ve skladu, neboť jsem 6 let pracoval jako vedoucí skladu v rodné Moldavii. V ČR jsem absolvoval kurz řízení VZV (vlastním mezinárodní oprávnění na řízení vozíku do 5 tun) a brigádně jsem pracoval jako skladník v několika logistických firmách. V současné době se také účastním projektu Najdi svou cenu!, který realizuje Centrum pro integraci cizinců o.s. V rámci tohoto projektu je možné hradit zaměstnavateli příspěvek na moji mzdu po dobu prvních 3 měsíců ve výši 8.000,- měsíčně. Více informací rád poskytnu přímo já nebo pracovníci CIC na telefonním čísle 312 310 322. Do zaměstnání mohu nastoupit ihned. Rád se dostavím na osobní pohovor. Pro dohodnutí přesného termínu mě prosím kontaktujte na telefonním čísle 111 111 111. Těším se na případné setkání, s pozdravem a přáním hezkého dne Jan Tik Nohejlova 99, 134 55 Praha 65 Tel: 111 111 111 [email protected]

Příklad 4 (příklad, kde uchazeči chybí praxe, vyzdvihuje proto více své vzdělávací aktivity) HR oddělení Správná firma a.s. Na Tvrzi 56 293 01 Mladá Boleslav Dobrý den, jmenuji se Anna Hrubá a dovoluji si touto cestou žádat o místo asistentky obchodního oddělení, o kterém jsem se dozvěděla prostřednictvím inzerce v Lidových novinách ze dne 12. července 2011. Po posouzení Vámi stanovených požadavků se považuji za vhodného kandidáta. Ovládám plynně anglický jazyk. Pokročile ovládám práci s Microsoft Office. Absolvovala jsem kurz Asistentky od Obchodního institutu, včetně řízené praxe. Přestože jsem cizinka, ovládám český jazyk na velmi pokročilé úrovni (vč. písemného projevu). Jsem velmi komunikativní, zodpovědná a rychle se učím novým věcem. V České republice žiji již 10 let, nepotřebuji pracovní povolení k výkonu zaměstnání. Jako účastnice projektu Nová perspektiva, který realizuje Centrum pro integraci cizinců, o.s., mohu být podpořen formou mzdového příspěvku pro zaměstnavatele. Konkrétně, pokud byste mě zaměstnali, po dobu prvních 3 – 6 měsíců můžete čerpat 8 000 Kč měsíčně. Více prozradí přiložený letáček. Pokud Vás můj životopis zaujme, ráda se dostavím na osobní pohovor. Předem děkuji a přeji Vám příjemný den.

S přátelským pozdravem Anna Hrubá Široká 13, 293 01 Mladá Boleslav Tel: 000 000 000 [email protected]

Příklad 5 Ing. Radek Dokroutil Kámen s.r.o. Máchova 3 130 00 Praha 3 Dobrý den, jmenuji se František Novák a od mého známého Kryštofa Nejedlého jsem se dozvěděl o tom, že obsazujete pozici Elektrotechnika. Pan Nejedlý mi také sdělil také Vaše základní požadavky. Domnívám se, že jsem vhodným kandidátem a rád bych se o místo ucházel. Vystudoval jsem vysokou školu, obor Elektrotechnika (v ČR nostrifikovaný diplom) a 7 let jsem v tomto oboru pracoval. Po příchodu do České republiky jsem bohužel byl nucen pracovat v jiných profesních oblastech, avšak po celou dobu jsem sledoval dění v oblasti elektrotechniky, vzdělával se. Vlastním osvědčení dle vyhlášky 50/1978 Sb. Český jazyk ovládám na velmi pokročilé úrovni. Pracovat ve Vaší společnosti vnímám jako možnost věnovat se činnosti, která mě naplňuje. Více informací o mně naleznete v přiloženém životopise. Těším se na případnou osobní schůzku. S pozdravem František Novák Tršnická, 130 00 Praha 3 Tel: 555 555 555 Email: [email protected]