Toelichtingen bij de leidraad voor het vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 Koepelorganisatie
Inleiding Hierin kunnen o.a. thuishoren: een introductie door de voorzitter een samenvatting van de werkwijze: op welke manier kwam het beleidsplan tot stand, planningsteam, communicatie en betrokkenheid bij de opmaak van het beleidsplan, …
LUIK I Punt 1.
Informatie van de koepelorganisatie
Toelichting bij 1.2.2 Bij de vaste personeelsformatie horen niet alleen de personeelsleden thuis die gesubsidieerd zijn via de personeelssubsidies, maar ook alle andere – al dan niet gesubsidieerde – medewerkers, die via een arbeidscontract met de koepelorganisatie verbonden zijn en op regelmatige basis (voltijds / deeltijds) voor de koepelorganisatie werken. Geef voor deze personeelsleden volgende informatie op: naam statuut: contractueel, GESCO, DAC, gedetacheerde uit onderwijs of door andere organisaties (bvb VSF) ter beschikking gestelde medewerkers, sociale maribel, … arbeidsregime: voltijds, 4/5, 1/5, … functie: coördinator, medewerker, directeur, secretaris-generaal, … betrokkenheid bij de opdrachten Occasionele medewerkers die een arbeidscontract hebben met de koepelorganisatie hoeven niet opgegeven te worden. Toelichting bij 1.2.3 Hier worden de medewerkers van de koepelorganisatie bedoeld die niet via een arbeidscontract met de koepelorganisatie verbonden zijn, maar op regelmatige basis voor de koepelorganisatie werken. Het zijn de medewerkers waarvan de koepelorganisatie oordeelt dat hun werking voor en of hun verantwoordelijkheid in de koepelorganisatie belangrijk is. Geef voor deze medewerkers volgende informatie op: naam statuut: zelfstandige, zelfstandige in bijberoep, vrijwilliger met forfaitaire vergoeding, vrijwilliger met bewezen kosten, … functie Het is ook hier niet de bedoeling occasionele vrijwilligers die meewerken aan activiteiten op te nemen.
Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Koepelorganisatie
2
LUIK II Punt 2.
Missie van de koepelorganisatie
Indien de koepelorganisatie naast een MISSIE ook een VISIE heeft geformuleerd dan wordt die mee opgenomen in Punt 2.
Punt 3.
Gegevensverzameling
3.1 Profiel van de organisatie (verplicht) Beschrijf hier de organisatie aan de hand van: eventuele feiten uit het verleden (die het beleid van de koepelorganisatie m.b.t. de opdracht beïnvloed hebben) inventarisatie van het heden (wat doet de koepelorganisatie nu binnen de opdracht en hoe wordt dit geëvalueerd) evaluatiegegevens uit het vorige beleidsplan rekening houdend met de juridische context (wetgevingen die invloed hebben op de koepelorganisatie, bvb. sportdecreten, decreten m.b.t. ruimtelijke ordening en milieu, arbeidswetgeving, vrijwilligerswetgeving,…). 3.2 Stakeholdersanalyse (facultatief) Noteer de resultaten van de bevragingen van de stakeholders van de koepelorganisatie met betrekking tot de opdracht (vertaald in sterktes, zwaktes en eventueel kansen en bedreigingen). Meer informatie, zoals bijvoorbeeld de werkwijze, vragenlijsten, …, kan in bijlage worden toegevoegd. 3.3 Externe analyse (facultatief) Noteer de resultaten van de externe analyse die relevant zijn voor de opdracht (vertaald in kansen en bedreigingen). Meer informatie, zoals bijvoorbeeld de werkwijze, kan in bijlage worden toegevoegd 3.4.
Interne analyse (facultatief)
Noteer de resultaten van de interne analyse (vertaald in sterktes en zwaktes).
Meer informatie, zoals bijvoorbeeld de werkwijze, vragenlijsten, …, kan in bijlage worden toegevoegd.
Punt 4.
Conclusies van de gegevensverzameling
Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Koepelorganisatie
3
Noteer hier de conclusies van de gegevensverzameling. Ingeval gebruik werd gemaakt van een SWOT-analyse gaat het om de beleidsuitdagingen (eventueel geclusterd op basis van gelijkaardige inhoud). De SWOT-roosters kunnen in bijlage worden toegevoegd.
Punt 5.
Strategische en operationele doelstellingen
Vermeld minimum 1 strategische doelstelling per opdracht. Vul per strategische doelstelling het meetplan in. Kopieer hiervoor titel en meetplan zo vaak als nodig. Het verdient aanbeveling om de strategische doelstellingen te nummeren. Voor de congruentie van het beleidsplan dient ook duidelijk te zijn welke conclusies uit de gegevensverzameling geleid hebben tot de formulering van de strategische doelstelling(en). Vertaal elke strategische doelstelling in meerdere operationele doelstellingen. Deze operationele doelstellingen dienen ter realisatie van de gestelde strategische doelstellingen. Vul per operationele doelstelling het meetplan in. Kopieer hiervoor titel en meetplan zo vaak als nodig. Indien de opdracht opgedeeld is in meerdere deelopdrachten, vermeld dan minimum 1 operationele doelstelling per deelopdracht. Het verdient aanbeveling de operationele doelstellingen te nummeren. Voor de congruentie van het beleidsplan dient ook duidelijk te zijn van welke strategische doelstelling de operationele doelstellingen een vertaling zijn.
Het meetplan omvat alle nodige informatie met betrekking tot het meten, met name: Indicator(en) Wat?
Definitie indicator Eenduidige begripsomschrijving
Meetnorm De grootte van verandering
De indicator geeft aan wat wordt gemeten Voorbeelden: aantal optredens als vertegenwoordiger, % allochtonen in besturen (dus totaal aantal bestuurders en aantal allochtone bestuurders), aantal uren inzet per vrijwilliger, tevredenheid, … Soms is het nodig de indicatoren éénduidig te definiëren. Dit schept duidelijkheid voor diegene die de metingen moet uitvoeren en vermijdt dat een indicator verschillend wordt geïnterpreteerd Voorbeelden: ingeval van’ tevredenheid’ als indicator wordt uitgelegd wat met tevredenheid wordt bedoeld, zoals bijvoorbeeld een gemiddelde score van minimum 3/5 op de volgende 2 criteria: snelheid en volledigheid ingeval van het % allochtone bestuurders kan hier bijvoorbeeld de gehanteerde definitie van allochtoon worden opgenomen Geeft de grootte of mate van verandering aan t.o.v. een nulpunt of een referentiepunt, geeft de plaats aan waar de lat gelegd wordt
Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Koepelorganisatie
4
Voorbeelden: status quo of een verhoging van 5% van het gemiddeld aantal deelnemers/infosessie, maar ook wat dit eigenlijk betekent welk is het gemiddeld aantal deelnemers dat dan moet gehaald worden, bvb dit betekent een gemiddelde van 35 deelnemers per infosessie
Meetbron(nen)
De meetbron geeft aan waar de meetgegevens vandaan komen
Vanwaar?
Voorbeelden: medewerkersfiches, ledenbestand van de koepelorganisatie, inschrijvingslijst, deelnemerslijsten, enquêteformulieren, …
Meetwijze Hoe?
De meetwijze geeft aan welk instrument gebruikt zal worden. Voorbeelden: via query uit het ledenbestand koepelorganisatie, een excel-tabel met afgeleverde producten qua ondersteuning, tabel met de resultaten van enquêteformulieren, … De meetfrequentie geeft aan hoe vaak gemeten wordt Voorbeelden: maandelijks, halfjaarlijks, na elke infosessie, … Het meetmoment geeft aan op welk moment gemeten wordt Voorbeelden: 1ste dag van de maand, eind juni en eind december, … De meeteigenaar is de naam van diegene die de metingen gaat uitvoeren. Afhankelijk van de interne structuur en de beslissingsprocedures of communicatiesystemen binnen de koepelorganisatie kan het aangewezen zijn om ook een meetbewaker aan te duiden. Dit is de persoon die bijvoorbeeld de coördinatie en opvolging van alle metingen doet, die de rapportering naar de Raad van Beheer doet, waaraan gerapporteerd moet worden wanneer men niet op schema zit om de doelstelling te halen, …
Meetfrequentie Hoe dikwijls? Meetmoment(en) Op welk ogenblik? Meeteigenaar/meetbewaker Meetbewaker
Punt 6.1 Actieplan voor de duur van het beleidsplan / 4-jaarlijks actieplan Som de voor het bereiken van de doelstellingen concrete maatregelen / acties / activiteiten op. Voor de congruentie van het beleidsplan dient duidelijk te zijn welke acties aan welke doelstellingen gekoppeld zijn. Een actie kan meerdere doelstellingen helpen verwezenlijken. Let op: wanneer de vooropgestelde maatregel, actie of activiteit tot een andere opdracht behoort dan deze waaronder de operationele doelstelling ressorteert, plaats de maatregel / actie / activiteit dan bij de opdracht waartoe deze behoort.
Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Koepelorganisatie
5
Punt 6.2 Bij het ACTIEPLAN horende begroting voor de duur van het beleidsplan Voeg de begroting toe voor de duur van het beleidsplan. Gebruik hiervoor het Excel document ‘begroting2013-2016_koepel’. Het excelbestand bestaat uit 6 werkbladen. In de werkbladen ‘Opdracht 1 tot en met Opdracht 4’ vermeldt u de subsidieerbare en nietsubsidieerbare kosten die gemaakt worden in uitvoering van de desbetreffende opdracht(en). In de werkbladen ‘Overige kosten’ en ‘Opbrengsten’ worden ALLE overige kosten en opbrengsten vermeld. Het is immers de bedoeling dat een volledige begroting wordt ingediend waarin alle kosten en alle opbrengsten m.b.t. tot de gehele werking van de koepelorganisatie vervat zitten. In het werkblad ‘Overige kosten’ vermeldt u dan ook de loonkost van de vaste personeelsleden, de verzekeringskosten, huurkosten secretariaat, kosten sociaal secretariaat, energiekosten, … De overige kosten en opbrengsten dienen niet uitgesplitst te worden tot in het kleinste detail. Het wordt aanbevolen de indeling van het boekhoudplan toe te passen, waarbij de overige kosten en opbrengsten tot op 3 posities van het rekeningschema (kostenrekeningen 6XX en opbrengstenrekeningen 7XX) worden vermeld.
Toelichtingen leidraad vierjaarlijks beleidsplan 2013-2016 / Koepelorganisatie
6
