Tanácsadási tevékenység: Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly
Kapcsolódó indikátor: A hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány Dokumentum: Tanácsadói tevékenység: Back Office 2. Tanácsadói dokumentum ÁROP-1.A.5-2013 Államreform Operatív Program keretében megvalósuló „Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára”
Nyékládháza Város Önkormányzata
Tartalom Bevezetés ................................................................................................. 4 A fejlesztési folyamat második fázisának fókusza és célkitűzése ....................... 4 Fókusz ................................................................................................... 4 Célkitűzés .............................................................................................. 5 A fejlesztési folyamat hatóköre .................................................................... 6 Szervezeti hatókör .................................................................................. 6 Feladat hatókör ....................................................................................... 6 A fejlesztési folyamat második fázisának módszertana .................................... 6 A stratégiaalkotás folyamata ........................................................................ 6 A Városgondnokság feladatainak részletes áttekintése .................................... 7 A Városgondnokság kiválasztott feladat ellátási folyamatainak ismertetése ...... 13 A gazdálkodási, gazdasági szolgáltatás folyamata...................................... 13 A Városgondnokság feladat végrehajtási folyamataiban talált kritikus elemek összesítése .............................................................................................. 15 A feltárt problémás folyamatok ............................................................... 15 Folyamat leírások .................................................................................. 17 Szerződéskötések............................................................................... 18 Számlaigazolások ............................................................................... 18 Könyvelési folyamatok ........................................................................ 18 Pénzkezelési folyamatok ..................................................................... 18 Készlet és egyéb nyilvántartások .......................................................... 18 Jelentések ......................................................................................... 19
A gazdálkodásba bevont humán erőforrás ................................................ 19 Összesítés ............................................................................................ 19 Felvetések és javaslatok a kritikusnak talált folyamatok megváltoztatására ..... 20 Alapvető felvetés ................................................................................... 20 Szerződések ......................................................................................... 20 Könyvelés ............................................................................................ 21 Pénzkezelés, nyilvántartások .................................................................. 21 Vezetői információs rendszer kialakítása................................................... 22 Munkaköröket érintő változások .............................................................. 23 A javasolt változtatások hatásai ................................................................. 24 A változtatás veszélyei .............................................................................. 25 Cselekvési terv ........................................................................................ 25 Feladat – Gyenge pontok..................................................................... 25 Feladat – Szabályzatok ....................................................................... 25 Feladat – Irányelvek, eljárásrendek ...................................................... 26 Feladat – Vagyon-nyilvántartás ............................................................ 26 Feladat – Vezetői információs rendszer ................................................. 26
Bevezetés Nyékládháza Város Önkormányzatánál az ÁROP 1.A.5-2013 Államreform Operatív Program keretében „Szervezetfejlesztés Nyékládháza Város Önkormányzata részére” címmel lebonyolított projekt során szervezett interaktív szemináriumok és back office tanácsadói tevékenység eredményeinek összefoglalását tartalmazza jelen dokumentum. A „Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly” fejlesztési projekt elem első fázisában vezetői konzultációk, személyes interjúk és „back office” tanácsadói munka eredményeként meghatároztuk azt a fejlesztési területet, amelynek megfelelő pontján történő beavatkozással az Önkormányzat gazdálkodásban nagyobb mértékben biztosíthatjuk a költségvetési egyensúly megtartását és a fenntartható gazdálkodás feltételeit.
A fejlesztési folyamat második fázisának fókusza és célkitűzése Fókusz A folyamat első fázisban kiválasztottuk az önkormányzati feladatok ellátása szempontjából azt a területet, amelynek bizonyos működési eleme rendszerelméleti szempontból kritikus pontnak tekinthető. Kritikus pont egy rendszer azon pontja, ahol már kis beavatkozás, változás, hiba is nagy változást okoz a rendszer működésében, kimenetében. Jelen esetben a kritikusságot a fenntarthatóság és a költségvetési egyensúly szempontjából vizsgáltuk. A kritikus pontok száma, és azok „kritikusságának” mértéke szerint lehet a rendszerek működését robusztus, vagy sérülékeny kategóriákba sorolni. Minél kevesebb kritikus ponttal rendelkezik egy rendszer és azok kritikusságának mértéke minél kisebb, annál robusztusabb egy rendszer. A robusztusságot lehet vizsgálni a hibatűrő képesség alapján, és a külső hatásokkal szembeni stabilitás szempontjából is. Általános esetben célszerű mindkét szempontot figyelembe venni. A fejlesztési folyamat első fázisának összegző és elemző munkája eredményeként kiválasztott terület a Városgondnokság, amely Nyékládháza Város Önkor-
mányzatának költségvetési szerve. Az első fázis tanácsadói dokumentumában összefoglaló módon ismertettük a Városgondnokság tevékenységét. A második fázis interaktív szemináriumainak és interjúinak fókuszban a Városgondnokság intézményi gazdálkodását segítő tevékenysége volt. Ezen a részterületen belül találtunk az elemzés során több olyan pontot, amelyek kritikusságának mértéke elérte azt a szintet, amelynél az Önkormányzati gazdálkodás rendszerének hibatűrő képessége veszélyeztetheti a hosszú távú fenntarthatóságot és átmeneti zavarokat okozhat a költségvetési egyensúly megtartásában is. Tehát a fejlesztési folyamat e szakaszának fókusza a Városgondnokság kritikusnak ítélt gazdálkodást segítő folyamatain lesz.
Célkitűzés A fejlesztési folyamat második fázisában két fő célt tűztünk ki. A munka első célja a kijelölt terület kritikus pontjainak leírása, pontos azonosítása, részleteinek feltárása. A második cél olyan felvetések, javaslatok megfogalmazása, amelyeknek megvalósításával, gyakorlatba ültetésével a kritikusság mértékét a legtöbb ponton csökkenteni tudjuk. Ily módon az Önkormányzati gazdálkodás rendszerét robusztusabb állapotba hozhatjuk.
A fejlesztési folyamat hatóköre Szervezeti hatókör A második fázis hatóköre elsősorban a Városgondnokság. Más szervezetek (intézmények, költségvetési szervek), elsősorban a Polgármesteri Hivatal is a hatókörön belül kerülhetnek, amennyiben a vizsgált folyamatok azokat érintik.
Feladat hatókör A fejlesztési folyamat második fázisában a Városgondnokság intézményi gazdálkodást segítő feladataira fókuszálunk. A vizsgálatokat nem terjesztjük a teljes feladatkörre. Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátást ugyanezen program 4. számú elemében vizsgáljuk, ezért itt nem foglalkozunk vele.
A fejlesztési folyamat második fázisának módszertana A tanácsadási folyamat második fázisában az interaktív szeminárium módszerét a résztvevőket 3 fős kiscsoportokra bontva alkalmaztuk, kiegészítve a tanácsadási rendezvényeket interjú jellegű konzultációkkal. Gyors-SWOT analízist alkalmaztunk a kritikus pontok, folyamatok felderítésére, amely három kérdésválasz egységből állt és az előzetesen elkészített SWOT analízisből indult ki. A vizsgált területeket páros hatás-analízissel szűkítettük és választottuk ki
A stratégiaalkotás folyamata A következőkben egy gyors betekintést adunk Nyékládháza Város Önkormányzatának stratégiaalkotási folyamatába. Azért tartjuk ezt szükségesnek, hogy látható legyen, hogy a javasolt intézkedések hogyan illeszkednek a folyamatba. A hosszú és középtávú stratégiát meghatározza az állam azonos távra szóló stratégiája és annak módosításai. A hosszú távú stratégiát a különféle pályázati elvek nagymértékben befolyásolják, hiszen a beruházások forrásait ezek jelentik. Így a településfejlesztési stratégiát is ennek megfelelően kell elkészíteni. A rövid távú stratégia a rendelkezésre álló, meglévő forrásokra támaszkodik.
A stratégiai tervezésben a polgármester, a jegyző és az intézmények vezetői vesznek részt. A stratégiai elemeket csak szeptember körül építik be a költségvetési koncepcióba. Az intézmények költségvetését a vezetők és a Városgondnokság munkatársai tervezik és készítik el, amelyet azután a Polgármesteri Hivatal munkatársaival egyeztetve építenek be az Önkormányzat költségvetés tervezetébe. Mivel a költségvetési törvény csak november – december magasságában jelenik meg, ekkor válnak ismeretessé a sarokszámok. Ekkor lehet a stratégiát illeszteni az állami stratégiához, az állami támogatásokhoz. A stratégia megvalósulásának nyomon követése negyedéves beszámolókkal történt. Ez bizonyos rugalmatlanságot jelentett. Szükség esetén rendkívüli, köztes beszámoló elkészítésével lehetett csak ellenőrizni egy adott beruházás állapotát. A stratégia tervezésénél és a nyomon követésnél is megjelent a Városgondnokság szerepe.
A Városgondnokság feladatainak részletes áttekintése A következőkben a Városgondnokság összes feladatát áttekintjük, hogy a feladat ellátás nagyságrendjét és struktúráját bemutathassuk. Ezt tekintjük kiindulásnak, ebből fogjuk szűkíteni a fókuszt kritikus pontokra. Személyzeti-munkaügyi és egyéb humánerő-gazdálkodási feladatokat lát el. Elvégzi a hozzá tartozó önállóan működő intézmények pénzügyi- számviteligazdálkodási feladatainak – hatályos jogszabályok szerinti – ellátását. Közreműködik a költségvetési koncepció elkészítésében és a költségvetés végrehajtásáról szóló zárszámadási beszámoló elkészítésében. A normatív költségvetési hozzájárulások elszámolásához adatokat szolgáltat. Elvégzi az önállóan és nem önállóan működő költségvetési szervek következő költségvetési évre vonatkozó feladatainak, bevételi forrásainak áttekintését és annak alapján a költségvetési koncepció kialakítását. Gondoskodik az előző évi pénzmaradványok elszámoltatásáról, az elszámolások felülvizsgálatáról, a költségvetés végrehajtásáról, a költségvetési szervek pénzellátásáról.
A költségvetési készítéséhez kapcsolódóan elkészíti a tájékoztatást az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv saját hatáskörében végrehajtott előirányzat-változtatásról. Elkészíti a pénzügyi szabályzatokat és gondoskodik azok karbantartásáról. Adatokat szolgáltat adóhatóságok a MÁK és a statisztikai adatokat feldolgozó szervek felé. Feladata a javaslatkészítés a költségvetési szervezési és ellenőrzési rendszerére, a működés értékelése és folyamatos javítása. Részt vesz a tervkoncepciók, tervfeladatok kialakításában, a tervfejezetek kidolgozásának koordinálásában, azok összhangjának biztosításában, és döntésre előkészítésében. Részt vesz a vezetői információs rendszer kialakításában, karbantartásában. Gondoskodik a saját és a hozzá tartozó önállóan működő intézmények bérügyeinek intézéséről. Ellátja a humánpolitikai feladatokat. A létszám, a bér, alakulásának figyelemmel kíséri és javaslatokat készít a beavatkozási döntésekre. Ellátja a Központi Statisztikai Hivatal és más hatóságok által kötelezően előírt statisztikai feladatokat. Részt vesz a beruházások és fejlesztések gazdasági megalapozásában, várható gazdasági hatásának elemzésében. Közreműködik a beruházások, fejlesztések gazdaságossági értékelésében. Ellátja a költségvetési szerv pénztárosi feladatait. Ellátja a szemétszállítással, hulladékkezeléssel kapcsolatos ügyek intézését, díjbeszedést. Ellátja az intézmény irodahelyiségeinek, vizesblokkjainak és egyéb helyiségeinek takarítását. Pénzügyi feladatok • • • • • • • •
A költségvetési szerv pénzügyi tervének elkészítése, a teljesítés figyelemmel kísérése, értékelése. Likviditási tervek készítése, a teljesítés figyelemmel kísérése, értékelése. A költségvetési szerv pénzügyi helyzetét áttekintő nyilvántartások kialakítása, a pénzügyi helyzet értékelési anyagok összeállítása. Kapcsolattartás bankokkal, pénzintézetekkel, a szolgáltatások figyelemmel kísérése. A költségvetési szerv pénzforgalmának lebonyolítása (átutalások, beszedési megbízások, stb.). A házipénztár készpénzforgalmának lebonyolítása. Pénzszállítások intézése. Költségvetési kötelezettségek teljesítése.
• • • • • • •
Kimenő számlákkal, beérkező számlákkal kapcsolatos feladatok elvégzése. Fizetések esedékességének figyelése, intézkedés a behajtásra. Vevői késedelmi kamatok számítása, behajtása. Szállítói késedelmes kamat követelések nyilvántartása, kiegyenlítése. Fizetési viták rendezése. Gondoskodás a költségvetési szerv fizetőképességének megtartásáról. A költségvetési szerv vagyon- és biztosítási ügyeinek intézése.
Számviteli feladatok • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Számviteli politika kidolgozása, karbantartása. A számlarend elkészítése, alkalmazása, karbantartása. Tárgyi- és forgóeszközök nyilvántartása, értékcsökkenés számítása. Könyvelési munkák elvégzése. Analitikák készítése. Zárlati munkák elvégzése. Főkönyvi kivonatok készítése. Kimenő és beérkező számlákkal kapcsolatos feladatok elvégzése. Éves mérleg elkészítése. Éves beszámoló elkészítése. Vagyon és eredmény kimutatás elkészítése. Adóbevallások elkészítése. Adó befizetése, adóelőlegek, adó visszaigénylésének meghatározása. Folyószámla egyeztetések. Aktiválások lebonyolítása. Önköltség számítási szabályzat elkészítése, karbantartása. Leltárszabályzat elkészítése, leltározás előkészítése, irányítása, leltár kiértékelése. Selejtezések (jegyzőkönyvezés, könyvelés, tárgyi eszköz kivezetés). A bizonylati fegyelem folyamatos ellenőrzése. Szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása, felhasználásuk ellenőrzése. Mérlegelemzés, költségelemzés.
Üzemeltetési feladatok • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Közfoglalkoztatás keretében alkalmazott munkavállalók foglalkoztatása, közmunka programok lebonyolítása A város területén található közterületi parkok és egyéb közterületek gondozása, ápolása, parképítés Út- és parkfenntartási tevékenység ellátása, kézi és gépi szerszámok javítása A költségvetési szerv telephelyének fenntartási, karbantartási és javítási munkái. A karbantartó műhely üzemeltetése. Elvégzendő munkákhoz anyagok, eszközök és alkatrészek beszerzése. Árvízvédelmi és katasztrófavédelmi feladatokban való részvétel. Illegális szeméttelepek felszámolása Temető fenntartás Önkormányzati kezelésben lévő utak, járdák, hidak és a hozzájuk tartozó műtárgyak karbantartása, felújítása, pótlása. Önkormányzati kezelésben lévő kül- és belterületi csapadékvíz elvezető rendszerek karbantartása. Állategészségügyi feladatok ellátása (kóbor ebek befogatása, elhullott állatok eltakarítása a közterületekről). Az intézményektől beérkezett megrendelt munkák előzetes felmérése, árajánlat és költségvetés készítése, művezetés. Munkagépek üzemképes állapotának biztosítása, üzemeltetése. Napi szállítási feladatok végzése, az ehhez szükséges eszközök, gépkocsik üzemképes állapotának biztosítása. Vízvezeték- és központi fűtés szerelési munkák végzése. A költségvetési szerv feladat- és hatáskörébe tartozó villanyszerelési munkák elvégzése, kézi és gépi szerszámok javítása. A költségvetési szerv feladat- és hatáskörébe tartozó lakatos, kőműves, festő munkák elvégzése.
Szolgáltatási feladatok • • •
A költségvetési szerv városüzemeltetési körzetébe tartozó feladatoknak a megkötött szerződések szerinti biztosítása. Üzemi adatok folyamatos figyelemmel kísérése, a szükséges intézkedések megtétele. Optimális üzemi paraméterek beállítása.
• • • • • • •
Gondoskodik a szervezeti egységének műszakbeosztásáról, a készenlét biztosításáról. Kapcsolattartás az esetleges külső szolgáltatási egységekkel. Kezelési, technológiai utasításokat elkészíti, rendszeresen felülvizsgálja, aktualizálja. Kapcsolatot tart a lakossággal, intézményekkel. Biztosítja az üzemviteli létesítmények, berendezések ellenőrzését. Ellátja az üzemviteli nyilvántartások vezetését. A panasz bejelenéseket nyilvántartja, intézkedik elhárításukról.
Karbantartási feladatok • • • • • •
Veszélyes anyagok kezelése, tárolása, illetve szállítására vonatkozó technológiai, munkavédelmi utasítások elkészítése, elkészíttetése. Technológiai előírások, műveleti utasítások készítése, karbantartása. Az előírt technológiai utasítások betartásának ellenőrzése, technológia jellegű problémák megoldása. Technológiai folyamatokhoz kapcsolódó munkavédelmi előírások kidolgozása. Túlórák jogosultságának elbírálása, utalványozása. A szerszámok meghibásodásának, elhasználódásának figyelemmel kísérése, elemzése és értékelése, szükség szerinti selejtezése, felhasználási és készletnormák kidolgozása, illetve karbantartása
Családsegítő szolgálat A Családsegítő Szolgálat célja szociális, életvezetési és mentálhigiénés tanácsadás. A családgondozások folyamán a családokban jelentkező működési zavarok és konfliktusok megoldásának elősegítése. Nehéz élethelyzetekben élő családok segítése. Együttműködés a humán jellegű civil szervezetekkel. Tartós és fiatal munkanélküliek, az adósságterhekkel, lakhatási problémákkal küzdők, fogyatékossággal élők, krónikus betegek, szenvedélybetegek, pszichiátriai betegek, a kábítószer problémával küzdők, és a szociálisan rászorult személyek és családtagjaik részére tanácsadás nyújtása. Családlátogatások alkalmával észlelt veszélyeztetettség és krízishelyzet jelzése, ennek megelőzése érdekében együttműködik az egészségügyi szolgáltatókkal, oktatási intézményekkel, a gyermekjóléti szolgálattal, a gondozási központokkal, egyházzal, civil szervezetekkel.
Gyermekjóléti szolgálat Figyelemmel kíséri a településen élő gyermekek szociális helyzetét, veszélyeztetettségét, meghallgatja a gyermek panaszát, és annak orvoslása érdekében megteszi a szükséges intézkedést. Általában segíti a gyermekek nevelését, segíti a gyermekek jogainak érvényesítését, szociális ellátásban való részvételüket. Alapellátás keretében gondozza, látogatja a hátrányos, illetve veszélyeztetett helyzetben élő gyermekeket, azok családjait Elvégzi a gyermekek jólétével kapcsolatos egyéb, az önkormányzat hatáskörébe utalt feladatokat és kapcsolatot tart a gyermekjóléti tevékenységhez kapcsolódó más szervezetekkel. Védőnői szolgálat A lakosság egészségügyi ellátásában közreműködik a tájékoztatásban, a nővédelmi vizsgálatok megszervezésében, az újszülött gondozásban, védőoltások megszervezésében. Egészségügyi laboratóriumi szolgáltatás Bizonyos egészségügyi vizsgálatokhoz szükséges előkészítéseket, vér- és vizelet mintavételt végez és mintákat szállít. Leleteket kezel. Élelmezési feladatok Ellátja a közétkeztetéshez kapcsolódó adminisztratív teendőket. Ellátja az óvodai és iskolai intézményi étkeztetést. Szociális étkeztetést biztosít a rászorultaknak. Munkahelyi és vendégétkeztetést biztosít. A fenti feladat ellátási tevékenységek közül a legnagyobb költségevetési súllyal a gyermekétkeztetés, míg legkisebbel a temető fenntartás bír.
A Városgondnokság kiválasztott feladat ellátási folyamatainak ismertetése A városgondnokság feladatai közül a fenntartható gazdálkodásra és költségvetési egyensúlyra gyakorolt hatását az intézmények részére végzett gazdasági és gazdálkodási szolgáltatást választottuk a fejlesztési folyamat célterületeként.
A gazdálkodási, gazdasági szolgáltatás folyamata Az intézmények költségvetés tervezetét (a sajátjával együtt) a Városgondnokság készítette el. A költségvetést a Képviselő-testület fogadta el. A végrehajtás az intézményvezetők felelőssége. Munkájukat a Városgondnokság segítette a teljesítésről szóló információkkal. A beszámolókat a Városgondnokság készítette el. A pénzügyi-számviteli feladatokat a Városgondnokság önállóan működő és önállóan gazdálkodó költségvetési szervként végezte önmagának és 3 intézménynek (Idősek Klubja, Óvoda, Művelődési Ház). A Városgondnokság az intézmények részére a könyvelést teljesen elkülönült könyvelési rendszerben, saját belső szabályzatok alapján végezte. Az intézményi bérelszámolás, az intézmények szerződéskötései, a kötelezettségvállalások a Városgondnokságon keresztül történtek. A Városgondnokság végezte az intézmények pénzügyi ellátmányozását és a pénztár feladatait is ott látták el. A számlákat a Városgondnokságnál igazolták. A kimenő számlák kiállítása is a Városgondnokságon történt. Ugyanezen feladatokat a Polgármesteri Hivatal is ellátta önmaga és az Önkormányzat vonatkozásában elkülönült, illetve önálló könyvelési rendszert használva. A „Tatigazd” központi könyvelési rendszert elkülönült adatállománnyal használták mindkét helyen.
A folyamat egyszerűsített blokkdiagramját az alábbi ábra szemlélteti.
A Városgondnokság feladat végrehajtási folyamataiban talált kritikus elemek összesítése A következőkben a vizsgálatot azokra a feladatokra, illetve folyamatokra szűkítettük le, amelyek az Önkormányzat gazdálkodására nézve kritikusak lehetnek.
A feltárt problémás folyamatok Azt találtuk, hogy a legkritikusabb feladat az intézmények gazdálkodását segítő tevékenység. A gazdálkodást támogató folyamatok az Önkormányzat működésében egyszerre centralizáltak és szétosztottak voltak. Centralizáltak, mert a szerződéskötések nagy része és az intézményi gazdálkodás a Városgondnokság feladatkörébe tartozott, a pénztárak kezelése a Városgondnokságnál volt és a pénzt is ott vették fel az intézmények, a számlák a Városgondnoksághoz érkeztek, a számlaigazolások is ott történtek. Szétosztott, mert a teljes gazdálkodás központi nyilvántartása a Polgármesteri Hivatalban, az intézmények könyvelése és a nyilvántartások egy része a Városgondnokságnál, másik része az intézményeknél volt vezetve, a szerződéskötés és szerződések kezelése részben a Városgazdálkodásnál, részben az intézményeknél és részben a Polgármesteri Hivatalban történt. A folyamatok elosztottságát az alábbi, túloldalon szereplő ábra szemlélteti, ahol a főbb folyamat elemeket és az egyes szervezetekhez való kapcsolódását mutatjuk be.
A vizsgálatok azt mutatták, hogy ez a kettősség a folyamatokban nemcsak a vezetést nehezítette meg, hanem figyelembe veendő mértékű lehetőséget biztosított a hibázásra is. Például a szerződések egy részénél előfordult, hogy az előzetes kontroll valamelyik része (pénzügyi, vagy jogi) elmaradt. Ebben a rendszerben a folyamatok és folyamatok kapcsolódása, valamint a munkák elosztása, a feladatkörök nem voltak egzaktul definiálva. Ennek a rendszernek a legfőbb hiányossága az volt, hogy a tervezési, ellenőrzési, vezetési folyamatok nem váltak külön az operatív, megvalósítási folyamatoktól. Ennek az volt az egyik következménye, hogy a vezetés nem látta át a teljes gazdálkodási folyamatot, lényeges információk csak akkor bukkantak elő, amikor negyedéves, vagy féléves összesítésekre került sor. Ugyanakkor azt is negatív következménynek tekinthetjük, hogy csak negyedévente lehetett megismerni a különféle futó projektek, beruházások pontos állapotát. A közbenső időszakra csak pontatlan adatok álltak rendelkezésre. A vezetői információs rendszerben tehát nem az aktuális, döntéshozatalt valóban támogató, megalapozó információk álltak az Önkormányzat vezetésének rendelkezésére. Elemzésünk rávilágított arra is, hogy az elkülönült könyvelési, különböző nyilvántartási rendszerek használata nehezítette az adatok átadását és feldolgozását. Lényegesen több időre és emberi erőforrásra volt szükség az egyszerű adatcserékhez is, mintha egységes rendszert használtak volna. Ez a heterogén szoftverhasználat a papír felhasználását is megnövelte, amely már a környezeti fenntarthatóság kérdéskörébe tartozik. A könyvelési és nyilvántartási rendszerek különbözősége miatt a vezetői információs rendszer vagy a nem megfelelő adatokat tartalmazta, vagy egyes adatokat nem is tartalmazott.
Folyamat leírások A feltárt folyamatok részletes leírása segít a hibák megértésében és sokszor a megoldást is hamarabb észrevesszük.
Szerződéskötések A szerződések megkötésénél az intézményvezetők és a Városgondnokság vezetője, gazdasági vezetője közreműködtek. Különféle tartalmú és formai elrendezésű szerződések kerültek megkötésre. A szerződés előkészítés folyamatában nem volt hozzáférhető egy egységes, megfelelő szerződésminta készlet. Sok esetben elmaradtak a Polgármesteri Hivatal gazdálkodásért, pénzügyekért felelős munkatársaival történő egyeztetések, vagy a jogi ellenőrzés, kivéve az olyan pénzügyi megrendeléseket, ahol a fedezetet igazolni kellett. A szerződések nyilvántartása nem egy helyen, nem egységesen történt.
Számlaigazolások A számlaigazolásokat a Városgondnokságon végezték. A számlaigazolások rendje is tartalmazott a szükségesnél kicsivel nagyobb bonyolultságot, azonban úgy ítéltük meg, hogy annak nincs kihatása a gazdálkodás hatékonyságára, vagy a költségvetési egyensúlyra.
Könyvelési folyamatok A könyvelés az intézménytől érkező adatokból és a pénzügyi-számviteli tevékenység bizonylataiból vette az információkat. Egy független, önálló könyvelő szoftver alkalmazásával könyvelték a Városgondnokságnál az intézmények gazdasági műveleteit. A szoftverből papír alapú jelentések készítésével adták át az adatokat az Önkormányzat könyvelésére. Azon kívül, hogy az adatáramlás időben szakaszos és tartalmában is korlátozott volt, a papír alapú jelentések feldolgozás többlet időt vett igénybe és növelte az Önkormányzat papírfelhasználását.
Pénzkezelési folyamatok Az intézmények pénztárát a Városgondnokság kezelte. A Városgondnokságon működtetett pénztárból látták el készpénzzel az intézményeket, a készpénzes számlák elszámolása ott történt.
Készlet és egyéb nyilvántartások A különböző készletnyilvántartásokat, feladathoz kapcsolódó analitikákat egyrészt az intézmények, másrészt a Városgondnokság kezelte. A nyilvántartások különböző szoftverekkel, vagy papír alapon történtek. Gyors állapotjelentés készítésére ez a megoldás nem alkalmas, így a vezetői információs rendszer számára az adatok csak igen kis része hozzáférhető.
Jelentések A Városgondnokság az intézményfinanszírozásról, segélykifizetések egyeztetéséről, havi pénzforgalmi jelentéseket küldött. Az időszaki beszámolók, költségvetés tervezés, előirányzat módosítás alkalmával, jellemzően negyedévente küldte meg a gazdálkodás részletes jelentéseit.
A gazdálkodásba bevont humán erőforrás A rendszer működtetéséhez szükséges erőforrások átcsoportosításával hatékonyabbá is tehető a rendszer. Azt kívánjuk elérni, hogy a későbbi optimalizálás révén a humán erőforrás kapacitás kihasználása jobb legyen.
Összesítés Összesítve tehát elmondhatjuk, hogy egy helyileg és szervezetileg szétosztott, egyes folyamatok esetében centralizált rendszert találtunk, amelynek nyilvántartási, könyvelési feladatait több helyen, különféle, nem kompatibilis szoftverekkel végezték. A vezetés-irányítás és ellenőrzés nem volt szétválasztva a végrehajtástól. Az Önkormányzat vezetésének nem volt rálátása az intézményi pénzügyekre, a szerződésekre a feladat végrehajtás gazdálkodási vonatkozásaira. Részletekbe menően csak a Városgondnokságnál lehetett látni a folyamatot, azonban néhány részfolyamat ott sem volt áttekinthető.
Felvetések és javaslatok a kritikusnak talált folyamatok megváltoztatására Alapvető felvetés Első és leglényegesebb felvetés az irányítás és végrehajtás szétválasztása. Mivel a Városgondnokságon több operatív, feladat végrehajtási folyamat van, ezért nem célszerű a pénzügyi, stratégiai irányítást ott tartani. A Polgármesteri Hivatal vezetőinek a teljes önkormányzati gazdálkodás áttekinthetősége miatt szükségük van az intézmények gazdálkodásának – lehetőség szerint naprakész átlátására. Ezt figyelembe véve úgy láttuk, hogy az irányítási feladatot a Polgármesteri Hivatalban célszerű ellátni. Amint előbb már utaltunk is rá, az Önkormányzat már hamarabb felismerte a változtatás szükségességét, bár akkor még nem látták az alkalmazott rendszer minden hátrányát. Még 2014 első negyedévében döntöttek arról, hogy átalakítják a Városgondnokság működésének mechanizmusát. A jelen ÁROP projekt ennek továbbfejlesztésére kiváló alkalmat biztosított. Már a projekt menedzsment elkezdte kidolgozni a lehetséges változtatási módokat, majd a megkezdett tanácsadási folyamatban a részletek is kidolgozásra kerültek. A képviselő-testületi határozatba is foglalt Önkormányzati döntés miatt a fejlesztési folyamat során megfogalmazott változási javaslatok folyamatosan gyakorlatba ültetésre kerültek. Jelen dokumentum készítésekor már csak néhány javaslati elem vár megvalósításra. Ezek egy részét a gyakorlatba ültetett javaslatok tesztelése, finomhangolása után lehet megvalósítani, némelyüket csak 2015-ben. Elsődleges javaslatként azt fogalmaztuk meg, hogy a gazdálkodás irányítási és az operatív végrehatási folyamatait különítsék el egymástól szervezetileg is. Ez összhangban van a megkezdett változtatásokkal. Tehát nem csak a szerződéskötést és pénzkezelést, hanem a teljes irányítási folyamatot célszerű egy kézben tartani, vagyis áthelyezni a Polgármesteri Hivatalba.
Szerződések Felvetettük a szerződéskötések sztenderdizálásának bevezetését is. Ez először is egy formai egységesítést, majd egy tartalmi harmonizációt jelent. A szerződéskötés protokolljának kidolgozására is szükség van. Ebben mind a formai, mind a tartalmi részekre egyértelmű utalások szerepelnek, ahogy az előzetes pénzügyi és jogi kontroll módját és feltételeit is pontosan rögzítik benne.
Célszerű elkészíteni egy általános szerződési feltételeket tartalmazó dokumentumot, amelybe az előforduló szerződések mindegyikében (többségében) megjelenő elemek és állandó szerződéses kellékek szerepelnek. Egy másik dokumentum a speciális egyedi feltételek beillesztésének mintáját tartalmazza, amit akár űrlapként is lehet használni szerződéskötéskor.
Könyvelés Az egyik leglényegesebb lépésként egy egységes, megfelelő kapacitású könyvelő program beszerzését vetettük fel. Az új könyvelési rendszerrel szemben jogszabályban megfogalmazott új követelmények is vannak, például csak arra a sorra lehet könyvelni, amelyen előirányzat van. Megfelelő program segítségével a teljes könyvelést naprakészen lehet tartani, az adatok strukturáltan lekérdezhetők. A jól megválasztott szoftver egy később felállítandó vezetői információs rendszer pénzügyi bemenő adatait is tudja szolgáltatni. Több számítást szoftveren belül lehet elvégezni, pl. a költségek feladatra osztását, stb. A könyvelés, szoftverüzemeltetés célszerűen a Polgármesteri Hivatalban történhet. Törekedni kell a többi nyilvántartó szoftver kompatibilitásának a biztosítására és végül egy teljesen integrált rendszert célszerű kialakítani. Mivel a jogszabályi megfelelőség biztosítására egyébként is szoftverbeszerzést kellett végrehajtani, az Önkormányzat az EPER rendszer bevezetése mellett döntött. A javaslat szerinti központi könyvelésre ez a szoftver mindenben megfelelő. Az EPER rendszer segítségével a gazdálkodás analitikus nyilvántartásait is egységesen lehet kezelni, ahogy azt javasoltuk. Így el is kezdődött a könyvelés átvitele a Városgondnokság könyveléséből. A javaslat gyakorlatba ültetése hamarosan befejeződik. Még nem valósult meg az adott tevékenységre eső költségek felosztása, például étkeztetés közvetlen és közvetett költségeinek a számítása és az egyes étkeztetésekre történő felosztása a rendszerben.
Pénzkezelés, nyilvántartások Az alkalmazott rendszer hibája a különálló pénztárak kezeléséből adódó párhuzamos pénzmozgások. Felvetésünk szerint a pénztárakat egybe kell vonni fizikailag és azokat a Polgármesteri Hivatalba helyezni. Itt felmerül a Hivatal helyiségek kihasználtsága, mint akadály, amely még külön vizsgálatra szorul.
Ennek a javaslatnak a gyakorlatba ültetése szintén elkezdődött, még néhány átmeneti megoldással ugyan, de már működik az új pénztári rendszer. A javaslat szerint az intézmények pénztárai a Polgármesteri Hivatal pénztárába kerültek (formálisan elkülönítve). Az intézményeknél, Városgondnokságnál beszedett díjakat az ügyintéző itt fizeti be. A Városgondnokságnál még egy kihelyezett pénztár működik, ahova hetente kétszer kimegy a pénztáros és a befizetéseket, elszámolásokat, a készpénzes igényeket kezeli, rendezi. Ezen a rendszeren még finomítani kell. A Polgármesteri Hivatal alapterületének nagysága és helyiségeinek elosztása miatt jelenleg jobb megoldást nem tudtunk javasolni. A nyilvántartások Polgármesteri Hivatalban történő vezetésére tett javaslat gyakorlatba ültetése folyamatban van. A pénzügyi, számviteli nyilvántartások nagy része már a Polgármesteri Hivatalhoz került. A számlázás gyakorlati okok miatt a Városgondnokságnál marad. Az utalványozás rendjén is szükséges módosítani. Az utalványozás a Polgármesteri Hivatalhoz került és a 100 ezer forint feletti kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését is a Polgármesteri Hivatalban végzik. Tehát a javaslat nagy részben már gyakorlatba ültetésre került a fejlesztési folyamat során. Javasoljuk, hogy kerüljön megfogalmazásra egy „kötelezettségvállalási irányelvek” dokumentum. Ebben lehetőleg röviden, néhány pontban pénzügyi és jogi szempontok figyelembe vételével fogalmazzák meg, milyen feltételeknek kell teljesülnie, kiknek a jóváhagyása szükséges, milyen előzetes tájékoztatás szükséges, miben és kitől kell konzultációt kérni, milyen minimális adattartalom, milyen utólagos tájékoztatás szükséges, milyen nyilvántartásokba, hogyan kerüljön be. Fontos szempont: lehető legkisebb erőforrás felhasználás (emberi, anyagi, pénzügyi) legyen szükséges magának a folyamatnak a lefutásához (vagyis folyamat megközelítésű legyen a protokoll leírása).
Vezetői információs rendszer kialakítása Távolabbi, stratégia fejlesztési célként felvetettük egy olyan vezetői információs rendszer kialakítását, amely az alkalmazandó, könyvviteli és ügyviteli szoftverre, mint a pénzügyi adatok forrására alapul, ugyanakkor nemcsak pénzügyi adatok lesznek a bemeneti információk, hanem a gazdálkodás és a feladat ellátás minőségére vonatkozó releváns, racionális döntéshozatalhoz szükséges adatok is. Annak ellenére, hogy egy ilyen rendszer kialakítása nem tárgya a jelen fejlesztési folyamatnak, érdemes a javaslatokat úgy megfogalmazni, hogy gyakorlatba ülte-
tésük a rendszer későbbi kialakításának koncepciójába illeszkedjen. Megfogalmazott főbb javaslataink: Olyan információk kerüljenek a rendszerbe, amelyek az adatszolgáltatási határidők betartását, annak ellenőrzését teszik lehetővé. Ezt részben iktatórendszer támogatásával lehet biztosítani. A szerződések fő adatai a rendszerben elérhetőek legyenek. Ezt a szerződések nyilvántartási rendszerével lehet biztosítani. A vezetői információs rendszer tegye közvetlenül hozzáférhetővé a kötelezettségvállalások adatait, elősegítve ezzel a jogszabályi előírások betartását is. Jelenjenek meg a rendszerben a központosítva vagyongazdálkodási feladatok adatai, a vagyonnyilvántartás jogszabályi előírásainak való megfelelés és a hasznosítást érintő vezetői döntés előkészítés érdekében. A külső ellenőrzéseknél igényelt adatok megjelenítés fontos eleme a vezetői információs rendszernek, ezért azok gyors lekérdezhetőségét, jelentések egyszerű (akár gombnyomással történő) előállíthatóságát célszerű biztosítani a rendszeren belül.
Munkaköröket érintő változások A Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat pénzügyi- számviteli feladatait a Polgármesteri Hivatalban 2 fő, a Városgondnokságnál 3 fő látta el a gazdasági vezetővel, amelyből 1 fő a számlázási térítési díjat kezelő munkatárs volt. A személyi jellegű kiadások az intézményben a Közalkalmazotti Törvény szerinti besorolás, a Polgármesteri Hivatalban a Köztisztviselői Törvény szerinti illetmények alapján kerültek meghatározásra. A megelőző képviselő-testületi döntés és a javasolt változtatások alapján 2 fő a Városgondnokságtól már átkerült a Polgármesteri Hivatalhoz. A megfelelő üzembiztonságú szoftverüzemeltetés és az informatikai háttér növekedése miatt szükséges volt egy fő informatikus felvétele. Ez 2014-ben a munkabér és járulékai miatt költségnövekedést jelent. A változtatások befejezése és a teljes rendszer kialakítása után ez a többletköltség eltűnik, a rendszer a jelenlegi költségszinten működtethető. A változtatásoknak köszönhetően, törvényi szabályozás miatt is a 2 fő gazdasági (pénzügyi) vezető helyett 1 fő gazdasági vezető látja el a feladatot.
A javasolt változtatások hatásai Az átszervezéssel és a javasolt változtatások minden elemének gyakorlatba ültetésével hatékonyabb koncentráltabb gazdálkodási folyamatok érhetők el. A változtatások eredményeként jobb rálátása lesz az Önkormányzati vezetőknek a pénzügyi folyamatokra. Magasabb szintű lesz a vagyongazdálkodási feladatok, információk központosításával, szerződéses kötelezettségek naprakész nyilvántartásával a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés biztosítása. Az Önkormányzat reagáló képessége megnő. A Városgondnokság vezetőjének hatásköréből kikerültek a többi intézmény gazdálkodásával (könyveléssel, utalványozással) kapcsolatos feladatok, így a vezető a Városgondnokság egyéb tevékenységére tud koncentrálni. Várhatóan így a Városgondnokság feladat ellátási hatékonysága javulni fog. A papír alapú jelentések száma csökken, ami kézi adatbevitel munkaidő igényét, illetve az Önkormányzat papírfelhasználását is csökkenti. Ez egyértelmű hatékonyság növekedéssel jár. A költségcsökkentést nem tudjuk jelenleg megbecsülni, néhány százezer forintot jelenthet éves szinten a papír és nyomtató költség megtakarítás. A 2014. évben kezdődő új pályázati ciklusban hatékonyabb lesz a pályázatok kezelése, a projektek lebonyolítása, amely várhatóan a költségvetési egyensúly javulásával jár a hatékonyabb forrásbiztosítás miatt. A változtatások hatására, jól működő folyamatok kialakítása, túlóra csökkentése, a gyakorlatban használható szabályzatok kiadása és alkalmazása miatt nő a belső ügyfél-elégedettség. A külső ellenőrzéseknek való megfelelés szintje növekszik, az Állami Számvevőszék, Kormányhivatal, Magyar Államkincstár által megállapított hiányosságok számának csökkenése várható a jól működő rendszertől. Összefoglalva: Az Önkormányzat mérete miatt a decentralizáció inkább hatékonyság csökkenést okozott, bizonyos folyamatok gyakorlatilag duplikáltan mennek. Egy centralizált gazdálkodás és irányítási rendszer a reagálási időket csökkenti, a hatékonyságot növeli, a költségvetési egyensúly megtartását megkönnyíti. Megfelelő szoftverrel és a centralizáció bevezetése utáni tapasztalatokra épülő vezetői információs
rendszer kialakításával a gazdálkodás átláthatóbb, irányíthatóbb lesz, ami valószínűleg a költséghatékonyságra is kihatással lesz.
A változtatás veszélyei Mivel a munkaügy, közmunka program bonyolítása, a térítési díj beszedés, a számlázás, valamint a gépkocsi ügyintézés nem került központosítva az Önkormányzathoz, az ezekkel kapcsolatos nyilvántartások, adatok nem kerülnek a vezetők látóterébe. Ezért az ezekkel a területekkel kapcsolatos döntések, problémákra való reagálások ideje esetleg nem megfelelő lesz. A szervezetváltozás miatti feladatátadások, új folyamatok kialakítása lassúbb ügyintézést is eredményezhet rövidtávon. Egyes pénzügyi, számviteli feladatokat továbbra is az átszervezés előtti állapot szerint működteti az Önkormányzat az optimalizált ügyfélközpontú működés érdekében. Ez bizonyos mértékű folyamat duplikációt és többlet adatforgalmat jelenthet.
Cselekvési terv Feladat – Gyenge pontok Azon gyenge pontok összegyűjtése, ahol az átszervezés végrehajtását, a javaslatok gyakorlatba ültetését követően nem az eredeti elképzeléseknek megfelelően működtek a dolgok. Időkeret: 2014. 10. 01 – 2014. 12. 31.
Feladat – Szabályzatok A szabályzatok kerüljenek egységesítésre. Kerüljön kialakításra az egységes formátum, a tartalmak egyértelműen és röviden legyenek megfogalmazva. Időkeret: 2014. 10. 01 – 2014. 12. 31.
Feladat – Irányelvek, eljárásrendek A javaslatokban megfogalmazott iránylevek és protokollok, eljárásrendek kerüljenek végleges formában megfogalmazásra és álljanak minden érintett rendelkezésére. Időkeret: 2014. 10. 01 – 2014. 12. 31. Az érintettek ismerjék meg ezeket, kapjanak magyarázatokat a folyamatok, protokollok, ügyrendek hátterével kapcsolatban, hogy azokat megfelelően és hatékonyan tudják alkalmazni. Ennek formája belső szervezésű tréning, műhelymunka, konzultáció. Időkeret: 2015. 01. 01 – 2015. 03. 31.
Feladat – Vagyonnyilvántartás A vagyon-nyilvántartási feladatok- Városgondnokságtól kerüljenek át a Polgármesteri Hivatalba. Időkeret: 2014. 12. 31 – 2015. 03. 31. (A 2014. évi beszámoló véglegesítését követően.)
Feladat – Vezetői információs rendszer A vezetői információs rendszer teljes körű kialakításának feltételeként kerüljenek megfogalmazásra azok az igénypontok, amelyek alapján el lehet készíteni a rendszer leírását, meg lehet tervezni a működését. Ilyenek a bemenő adatok, információk forrásainak megnevezése, az információk fajtái és az minimális tartalmi elemei, az adatszolgáltatás felelősei. Érdemes megfogalmazni egy, a vezetői információs rendszer informatikai hátterét biztosító szoftverrel szembeni elvárásokat is. Időkeret: 2014. 11. 01 – 2015. 03. 31.
