MODUL EDP AUDIT/TABK (TEKNIK AUDIT BERBANTUAN KOMPUTER)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 2 1. AUDIT PDE
4
2. PENGENALAN AUDIT COMMAND LANGUAGE (ACL) 6 3. PROJECT 8 3.1 Langkah-Langkah Membuat Project
8
4. TABLE LAYOUT 16 4.1 Langkah-langkah Melakukan Editing pada Table Layout
16
4.2 Langkah-Langkah Menambah Field pada Table 18 4.3 Langkah-Langkah untuk Menghapus Field yang Telah Ada 5. VERIFY
20
6. VIEW
21
19
7. ANALYSIS23 7.1 Fungsi Count Record
23
7.2 Fungsi Total Fields
24
7.3 Fungsi Statistical 25 7.3.1 Statistic 25 7.3.2 Profile 7.4 Fungsi Stratify
26 27 2
7.5 Fungsi Classify
28
7.6 Fungsi Histogram 29 7.7 Fungsi Age
30
7.8 Fungsi Summarize
31
7.9 Benford Analysis 32 7.10 Fungsi Duplicates 7.11 Fungsi Gaps
34
34
8. EXTRACT DATA 35 9. EXPORT 36 10. RELATE TABLES 11. JOIN TABLES
38
40
12. REPORT 41 DAFTAR PUSTAKA
43
3
APA AUDIT PDE ?
1. AUDIT PDE Audit merupakan proses sistematik dengan tujuan untuk mendapatkan dan mengevaluasi fakta yang berkaitan dengan asersi mengenai kejadian dan tindakan ekonomi untuk memastikan
kesesuaian
antara
asersi
dengan
kriteria
yang
ditetapkan
dan
mengkomunikasikan hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Pengertian audit penting untuk dipahami dengan seksama oleh kita yang mau memperdalam bidang audit. Ada beberapa kata penting yang perlu diurai disini yaitu proses sistematik, kesesuaian antara asersi dan kriteria serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Audit adalah suatu proses sistematik. Artinya bukan asal-asalan atau suatu proses kebetulan. Semua pekerjaan harus dibuat secara teratur dan memiliki metode kerja. Seorang auditor dalam bekerja harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan dan dilakukan secara bertahap. Jadi tidak mungkin seorang auditor yang baru mengerti suatu klien tiba-tiba sudah menghasilkan laporan audit. Ia akan melakukan pendalaman terhadap bisnis klien terlebih dahulu setelah terjadinya perikatan. Ia akan membuat Dalam menjalankan pekerjaan audit bukan Weber memberikan definisi tersendiri mengenai audit PDE. Weber mengatakan bahwa Auditing PDE adalah suatu proses pengumpulan dan penilaian bukti untuk menentukan apakah suatu sistem komputer melindungi aktiva, mempertahankan integritas data, mencapai tujuan organisasi secara efektif, dan menggunakan sumber daya secara efisien. Sedangkan menurut Gallegos, Richardson dan Borthick, Computer Auditing adalah evaluasi atas sistem informasi computer, penggunaan, dan operasi untuk meyakinkan integritas atas informasi unit usaha. Evaluasi tersebut termasuk penilaian atas efisiensi, efektivitas dan ekonomisasi penggunaan komputer. Sebenarnya tidak ada perbedaan yang terlalu signifikan di antara audit PDE dengan audit konvensional. Dari segi pengertian, konsep, auditor, tujuan dan manfaat kedua jenis audit audit tidak jauh berbeda bahkan hampir terkesan sama. Namun demikian ada sedikit perbedaan yang berlaku di antara keduanya. Perbedaan tersebut diantaranya :
4
Mengingat semakin banyaknya perusahaan menggunakan IT dalam proses bisnisnya, keberadaan audit PDE sangatlah menjadi penting. Beberapa alasan dibutuhkannya audit information system : Meningkatnya ketergantungan terhadap sistem informasi. Menurunnya biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi yang dikarenakan adanya perkembangan teknologi yang pesat. Besarnya pengaruh perubahan teknologi terhadap perubahan dalam bisnis atau organisasi. Audit information system memiliki dampak positif terhadap fungsi organisasi. Dampak-dampak tersebut diantaranya: 5
Meningkatkan pengamanan asset. Meningkatkan integritas data. Meningkatkan efektifitas sistem Meningkatkan efisiensi sistem
Dampak Information System Auditing pada Ilmu Lain
BEHAVIORAL SCIENCE
COMPUTER SCIENCE
IS AUDITINGIS / IT SECURITY MANAGEMENT
TRADITIONAL AUDITING
IS MANAGEMENT
Audit PDE terbagi dalam beberapa jenis, diantaranya : Audit Arround The Computer
6
Audit terhadap suatu penyelenggaraan sistem informasi berbasis komputer tanpa menggunakan kemampuan dari peralatan itu sendiri. Belum dilakukan pemeriksaan secara langsung terhadap data atau program. Dengan pendekatan ini, komputer diperlakukan sebagai ”kotak hitam”. Teknik ini tidak menguji langkah- 2 proses secara langsung, cara ini hanya berfokus pada masukan dan keluaran dari sistem computer. Audit Arround The Computer
Audit With The Computer Audit terhadap suatu penyelenggaraan sistem informasi berbasis komputer dengan menggunakan komputer yang telah dilengkapi dengan software yang dapat membantu auditor untuk menghasilkan output yang digunakan untuk maksud audit. Audit Through The Computer Audit terhadap suatu penyelenggaraan sistem informasi berbasis komputer dengan menggunakan fasilitas dan kemampuan komputer yang digunakan. Tujuannya adalah untuk memeriksa kebenaran software aplikasi (perhitungan), memastikan kehandalan dari program aplikasi. . Pendekatan ini merupakan pendekatan yang berorientasi pada komputer dengan membuka kotak hitam dan secara langsung berfokus pada operasi pemrosesan dalam sistem komputer. Cara ini menggunakan asumsi bahwa apabila sistem pemrosesan ditemukan
pengendalian
yang
memadai,
maka
kesalahan
dan
penyalahgunaan
tampaknya tidak akan terlewat untuk dideteksi. Sehingga keluarannya dapat diterima.
2. PENGENALAN AUDIT COMMAND LANGUAGE (ACL)
7
Software ACL adalah salah satu dari Computer Assisted Audit Techniques (CAATs) atau Teknik Audit Berbantuan Komputer. ACL for Windows dirancang khusus untuk menganalisa data dan menghasilkanlaporan audit untuk user non-teknis sampai expert users. Dengan menggunakan ACL, pekerjaan auditing akan jauh lebih cepat dibandingkan proses auditing manual yang memerlukan waktu sampai berjam-jam bahkan sampai berhari-hari. Dengan beberapa kemampuan ACL, analisis data akan lebih efisien dan lebih meyakinkan. Berikut ini beberapa kemampuan ACL : Mudah dalam penggunaan . ACL for Windows, sesuai dengan namanya adalah software berbasis windows, dimana sistem operasi windows telah dikenal User Friendly (mudah digunakan). Kemudahan ini ditunjukkan dengan user hanya melakukan click pada gambargambar tertentu (icon) untuk melakukan suatu pekerjaan, dan didukung pula dengan fasilitas Wizard untuk mendefinisikan data yang akan dianalisis. Built-in audit dan analisis data secara fungsional. ACL for Windows didukung dengan kemampuan analisis untuk keperluan audit/pemeriksaan seperti : Analisis Statistik, Menghitung total, stratifikasi, sortir, index, dan lain-lain Kemampuan menangani ukuran file yang tidak terbatas. ACL for Windows mampu menangani berbagai jenis file dengan ukuran file yang tidak terbatas. Metode yang digunakan adalah menghubungkan PC atau LAN ke mainframe dengan menggunakan terminal emulation (IBM’s PC, PC 3270, PC Support/400, IRMA dan Rumba) , tape atau cartridge; atau dikonversi lebih dahulu (EBCDIC), Native State (format yang langsung dapat dibaca ACL), Copy Flat File (untuk file berukuran besar), File Output Report (print report) Kemampuan untuk membaca berbagai macam tipe data. ACL for Windows dapat membaca file yang berasal dari berbagai format antara lain: Flat sequential, dBase (DBF), Text (TXT), Delimited, Print, ODBC (Microsoft Access database,Oracle), Tape ( ½ inch 9 - track tapes, IBM 3480 cartridges, 8 mm tape dan 4 mm DAT.). Kemampuan untuk mengeksport hasil audit ke berbagai macam format data antara lain: Plain Text (TXT), dBase III(DBF), Delimit(DEL), Excel (XLS), Lotus (WKS), Word (DOC) dan WordPerfect (WP). Pembuatan Laporan berkualitas tinggi. ACL memiliki fasilitas lengkap untuk keperluan pembuatan laporan, seperti :
8
FILE (Input File Definition) EDIT (Filter, Variable, Workspace, Batch, Preference) DATA (Select, Relation, Report, Extract, Export, Summarize, Index, Sort, Join, Merge) ANALYZE (Count, Total, Statistic, Profile, Stratify, Classify, Histogram, Age, Verify, Search, Sequences, Duplicates, Gaps) SAMPLING (Size, Sample, Evaluate) Tampilan ACL Versi 9
Struktur Menu ACL
9
3. PROJECT Hal pertama yang harus dilakukan sebelum melakukan pemeriksaan dengan ACL adalah membuat sebuah Project. Project merupakan sebuah file yang beirisi informasi mengenai file data yang akan dianalisa. Project bekerja dengan data dari sebuah file yang berhubungan dengan suatu input file definition di dalamnya. 3.1 Langkah-Langkah Membuat Project Baru Pada Menu bar pilih [file] dan pilih [New], pilih [Project]. ACL akan menampilkan :
10
Beri nama pada project yang akan dikejakan, contohnya ‘latihan1’ sebagai nama dukumen kita, simpan dengan terlebih dahulu memilih folder yang diinginkan kemudian tekan [Save]. Setelah kita pilih tombol [Save] maka secara otomatis ACL akan memandu kita untuk mendefinisikan data yang akan digunakan dengan panduan jendela WIZARD. Pada tahapan ini akan didefinisikan tabel yang akan digunakan di dalam project yang telah kita buat.
11
Pilih[Next], kemudian kita berada pada tahapan pemilihan sumber data (Select Data Source). Pada jendela ini disiapkan tiga pilihan sumber data yaitu Disk, ODBC dan External Definition. Default pada pilihan ini adalah [DISK] yang artinya file berada pada hardisk.
Tekan [Next], kita berada pada pemilihan file yang akan digunakan. Dalam latihan ini kita menggunakan file acceptable_codes.mdb, Kemudian pilih [Open]
12
Tahapan berikutnya adalah pemilihan jenis sumber data, apakah dari mainframe atau PC (defaultnya adalah PC), kemudian takan [Next]
Tahapan berikutnya adalah pemilihan jenis data, ACL akan secara otomatis menandai dari mana asal jenis file yang dibaca. 13
Tekan [Next], maka pada jendela ACL akan terlihat seperti berikut :
Tahapan berikutnya adalah menyimpan table yang telah diimport ke dalam ACL dengan extension .fil. Tekan [Next] lalu beri nama pada table tersebut untuk menyimpannya
14
ACL secara otomatis akan menampilkan hasil dari pendefinisian file. Tekan [Next], maka pada jendela ACL akan terlihat data dalam bentuk baris dan kolom atau dikenal istilah OVERVIEW)
Tekan [Finish], lalu akan muncul : 15
Beri nama pada table yang telah diimport ke dalam ACL, lalu pilih [OK]. Setelah itu akan terbuka table inventory yang telah diimport ke dalam ACL.
Untuk
memasukkan
table-tabel
yang
lain
ke
dalam
ACL
(contohnya
file
Company_Department.txt), tinggal mengulangi langkah 1-5. Pada langkah ke 6, ACL secara 16
otomatis menandai [Other file format], namun, khusus untuk data yang memiliki extension .txt, kita perlu menggantinya dengan menandai [Delimited text file]. Setelah itu pilih [Next]
Pada tahap ini, kita akan mengatur properties dari delimited files. Atur separator field yang paling sesuai untuk table tersebut dan atur apakah baris pertama merupakan nama fields atau bukan
17
Beri nama pada table yang telah diimport ke dalam ACL tersebut.
Pada tahap selanjutnya adalah melakukan edit pada fields table dengan memberi nama pada tiap-tiap field yang belum mempunyai nama dan memastikan apakah tipe field tersebut telah benar.
18
Lakukan langkah-langkah no 9-11
LATIHAN Lanjutkan proyek di atas dengan import table Credit_Cards_Metaphor.xls, Employees.cvs, Trans_April.xls, dan Unacceptable_Codes.txt ke dalam ACL dengan mengikuti langkahlangkah di atas
4. TABLE LAYOUT Table layout adalah fasilitas yang disiapkan oleh ACL untuk melakukan editing (perbaikan) terhadap file yang sudah didefinisikan sebelumnya. Sebelum memulai analisis ada baiknya, auditor melakukan editing pada tiap-tiap table yang ada di dalam ACL untuk memastikan kebenaran tipe fieldnya. Pada jendela table layout terdapat tiga pilihan fungsi yaitu : Table Layout Options Edit Field/Expression Add a New Data Filter
4.1 Langkah-langkah Melakukan Editing pada Table Layout Aktifkan table yang ingin di edit (Contohnya credit_card) Pilih [Edit] lalu pilih [Table Layout], Maka akan muncul edit field expression
19
Pilih field yang ingin dilakukan editing, double klik pada field tersebut, lalu ganti type field yang paling sesuai dengan field tersebut. (Contohnya pada field CARDNUM, pada field tersebut seharusnya bertype ASCII, maka harus diganti type field yang awalnya Numeric menjadi ASCII)
Jika telah selesai, pilih centang hijau sebelah kiri. 20
LATIHAN Lanjutkan dengan melakukan langkah-langkah tersebut pada tiap-tiap field yang memiliki kesalahan type pada tiap-tiap table.
4.2 Langkah-Langkah Menambah Field pada Table Setelah membuka table layout, klik [add a new expression]
Masukkan nama untuk field baru tersebut.
21
Masukka default value dengan memilih [f(x)] lalu tulis expression yang diinginkan. Setelah itu, klik [verify] untuk memastikan expression yang ditulis telah benar, lalu klik [ok]
Jika telah selesai, pilih centang hijau sebelah kiri.
22
4.3 Langkah-Langkah untuk Menghapus Field yang Telah Ada : Setelah membuka table layout, pilih field yang akan dihapus lalu klik ikon [Delete field]
Setelah itu, akan muncul dialog box, lalu pilih [Delete]
23
5. VERIFY Verify dilakukan untuk memeriksa validitas data sebelum menggunakan file untuk pertama kali. Tujuan dilakukannya verify adalah untuk memastikan apakah data yang akan kita periksa tipe fieldnya sudah sesuai. Verify dilakukan dengan cara : Aktifkan table yang akan di verify Klik [Data], lalu kemudian pilih [Verify], maka akan muncul
Pilih [Verify Fields], lalu tekan [Add All], lalu klik [OK]
24
Jika error tidak ditemukan pada table tersebut, maka akan muncul :
25
LATIHAN Lanjutkan dengan melakukan langkah-langkah tersebut pada tiap-tiap tabel untuk memastikan tidak ada error pada masing-masing table tersebut.
6. VIEW View adalah jendela yang menampilkan data dari file yang sudah didefiniskan (Tabel). Format tampilan seperti spredsheet, yaitu terdiri dari baris dan kolom. Kolom menggambarkan field sedangkan Baris menggambarkan Record. Di samping kolom paling kiri adalah nomor record tertentu. Nomor record yang disorot disebut current record (berwarna gelap/highligt). Record lain dapat di sorot sebagai current record dengan mengklik record tersebut. Langkah-langkah untuk memfilter view dilakukan dengan cara :
Aktifkan table yang ingin difilter (Contohnya table Trans_April) Pilih ikon [Edit View Filter] maka akan muncul dialog box
26
Masukkan expression yang paling sesuai untuk memfilter record (Contohnya masukkan expression FIND (“444413”,CUSTNO). Expression tersebut digunakan untuk mencari transaksi customer number 444413). Setelah itu klik [Verify] untuk memastikan expression yang dimasukkan telah valid. Jika expression valid maka klik [Ok].
Maka hasil yang akan keluar seperti pada gambar di bawah ini:
27
Untuk menghinlangkan filter yang ada, pilih [Remove Filter]
7. ANALISA Pemeriksaan / audit terhadap data dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Analyze yang dapat dipilih pada menu bar. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh ACL meliputi: Count Record Totals Fields Statistical -> statistic dan Profile Stratify Classify Histogram Age Summarize Cross-tabulate Perform Benford Analysis Sequence, Duplicates, dan Gaps
7.1 Fungsi Count Records Fungsi dari perintah ini adalah untuk menghitung jumlah record dari file /tabel yang sedang kita olah. Tujuan untuk dijalankannya fungsi ini adalah untuk memastikan bahwa data dalam keadaan lengkap dan tidak hilang selama pembuatan file atau ketika
28
download data pada hard disk.Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi ini antara lain: Pilih [Analyze], klik [Count Records]
Pilih [OK], lalu akan muncul jumlah records dari table tersebut
7.2 Fungsi Total Fields Perintah Total digunakan untuk menampilkan total field numerik atau ekspresi dalam suatu input file. Langkah-langkah yang harus dilakukan antara lain: Pilih [Analyze], klik [Total Fields]
29
Pilih field numeric yang akan dihitung total fieldnya, lalu klik [OK], maka akan muncul total field seperti pada gambar di bawah ini:
7.3 Fungsi Statistical
30
7.3.1 Statistic Fungsi Statistik dapat menampilkan data secara deskriptif hanya untuk field yang berjenis numerik. Fungsi ini digunakan untuk menyoroti keabnormalan dalam data file yang mungkin dapat mempengaruhi analisis selanjutnyaHasil yang akan diperoleh mencakup informasi tentang : Record Counts Field Total Average Value Absolutes Value Range between minimum & maximum values Standard deviations Highest field values (5) Lowest field values (5)
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi statistic antara lain: Pilih [Analyze], pilih [Statistical], klik [Statistic]
31
Pilih field numeric yang akan dijalankan dengan fungsi statistic, lalu klik [OK]. Maka akan muncul hasil dari fungsi statistic :
7.3.2 Profile
32
Perintah Profile menyediakan ringkasan statistik dari satu atau lebih field yang berjenis numerik. Perintah yang tersedia pada fungsi ini : Total Value Absolute Value Minimum Value Maximum Value Langkah-langkah untuk menjalankan fungsi profile terdiri dari: Pilih [Analyze], pilih [Statistical], klik [Profile]. 2. Pilih field numeric yang akan dijalankan dengan fungsi profile, lalu klik [OK]. Maka akan muncul hasil dari fungsi profile:
7.4 Fungsi Stratify Fungsi Stratify digunakan untuk meringkas file yang berjenis numerik. Untuk melakukan fungsi ini harus dilakukan terlebih dahulu fungsi profile untuk menentukan jumlah minimum dan maksimumnya. Langkah-langkahnya adalah:
33
Pilih
[Analyze],
klik
[Stratify].
Pilih field numeric pada [Stratify on] dan [Subtittle Fields], lalu klik [OK]. Maka hasil yang ditampilkan adalah :
34
7.5 Fungsi Classify Fungsi ini untuk meringkas/mengklasifikasikan data yang berjenis character dan date. Fungsi ini dapat mengklasifikasikan field tertentu kemudian dapat dihubungkan dengan field lain dan menjumlahkannya.Fungsi classify digunakan untuk menghitung jumlah record yang berhubungan dengan field karakter kunci yang unik dan mengakumulasikan jumlah dari field numerik untuk tiap nilai kunci dan digunakan untuk file yang unsorted. Langkah-langkahnya antara lain: Pilih [Analyze], klik [Classify].
35
Pilih [Classify On] dan [Subtotal Fields], lalu klik [OK], maka akan muncul hasil seperti di bawah ini:
7.6 Fungsi Histogram
36
Fungsi histogram digunakan untuk hasil pengolahan data yang digambarkan dalam bentu grafik. Histogram terdiri dari 3 bentuk antara lain bentuk batang, bentuk line, dan bentuk pie. Pemilihan bentuk tersebut tergantung dari tujuan auditor. Langkah-langkahnya antara lain : Sebelum menjalankan histogram, jalankan terlebih dahulu fungsi statistic untuk mendapatkan nilai maximum dan minimum nya Pilih [Analyze], klik [Histogram]
Pilih field yang ingin dijalankan dengan fungsi histogram lalu klik [OK]
37
Jika ingin melihat histogram dalam bentuk lain, klik ikon [Graph Type] lalu pilih tipe grafik yang diinginkan.
7.7 Fungsi Age
38
Perintah Age menghasilkan ringkasan umur dari data. Kita dapat menggunakan perintah ini berdasarkan data tanggal. ACL dapat secara otomatis meringkas umur berdasarkan tangal sistem. Langkah-langkahnya antara lain: Pilih [Analyze], klik [Age]
Lalu pilih dasar dalam melakukan aging, pilih field yang ingin dijalankan dengan fungsi age, atur cutoff date dan juga aging period sesuai judgement. Setelah itu klik [OK]
39
7.8 Fungsi Summarize Fungsi ini digunakan untuk meringkas data berdasarkan field character . Ringkasan dapat berdasarkan dua field karakter dan menjumlahkan field yang diinginkan. Fungsi summarize sangat efektif untuk jumlah file yang besar dan dapat menghasilkan laporan yang tak dibatasi oleh jumlah key field. Langkah-langkahnya antara lain: Pilih [Analyze], lalu klik [Summarize]
40
Atur field apa saja yang ingin dijalankan dengan fungsi summarize, lalu klik [OK]
7.9 Benford Analysis
41
Hukum benford menyatakan bahwa kemungkinan kemunculan angka itu ada aturannya. Aturannya adalah bahwa sebuah angka menduduki kemungkinan tertentu untuk sering-tidaknya muncul dalam posisinya. Angka Rp. 34.578 dipandang sebagi angka 34576 (tanpa titik) dengan posisi angka 3 di posisi pertama, angka 4 diposisi kedua, angka 5 di posisi ketiga, angka 7 diposisi keempat dan terakhir angka 8 diposisi kelima. Hukum Benford harus memenuhi kriteria: Angka tersebut menunjukkan besaran (size). Jumlah Rupiah, Jumlah Penduduk contohcontoh angka yang menunjukkan besaran (size), atau dalam istilah penelitian adalah bentuk Skala Rasio. Suatu angka yang bisa dibandingkan besar kecilnya Angka tersebut tidak berada maksimum atau minimum (di antara angka tertentu). Angkaangka diantara 62500 sampai 78000 tidak memenuhi syarat probabilitas kemunculan angka sesuai Hukum Benford, karena pasti yang akan sering muncul di posisi pertama adalah angka 6 dan 7. Angka tersebut bukan merupakan angka yang disimbolkan seperti kode pos, nomor telepon dan sebagainya. Kode Pos adalah nomor yang ditetapkan, bukan menunjukkan besaran. Kode Pos 60118 bukan berarti lebih besar dari Kode Pos 52265. Langkah-langkah untuk menjalankan benford analysis antara lain: Pilih [Analyze], klik [Perform Benford Analysis]
42
Pilih field yang sesuai, lalu klik [OK]
7.10 Fungsi Duplicates Fungsi duplicates digunakan untuk mendeteksi apakah key field
dalam file
mengandung duplikasi dalam urutannya. Langkah-langkahnya antara lain: Pilih [Analyze], lalu klik [Look for Duplicates]
43
Pilih field yang akan diperiksa duplikasinya lalu klik [OK]
7.11 Fungsi Gaps
44
Fungsi gap digunakan untuk mendeteksi apakah key numerik field dalam file berisi gaps dalam pengurutannya. Langkah-langkahnya antara lain: Pilih [Analyze], lalu klik [Look fos Gaps]
Pilih field yang sesuai, lalu klik [OK]
45
8. EXTRACT DATA Fungsi ini bertujuan untuk melakukan pemisahan (extract) terhadap sebuah file. Pemisahan dapat dilakukan berdasarkan record atau field yang kita inginkan.Hasil dari fungsi extract akan disimpan pada suatu file dan akan menjadi input file definition. Extract berguna agar kita dapat menganalisa data yang lebih kecil dan lebih khusus. Pada fungsi extract terdapat dua pilihan yaitu extract berdasarkan record dan berdasarkan field tertentu yang dipilih. Extract berdasarkan record menghasilkan suatu file yang berisi semua field yang sama dengan file sumber apabila tidak terdapat kondisi yang mengikutinya, jika terdapat kondisi yang mengikutinya maka hasil extract adalah semua field dengan kondisi tertentu. Sedangkan extract berdasarkan field menghasilkan satu file lain yang berisi pilihan field tertentu. Sebelum menggunakan perintah Extract sebaiknya kita lakukan fungsi count dan total untuk memastikan bahwa data sebelum dan sesudah di extract sama (tidakada data yang hilang ). Langkah-langkah dalam melakukan extract data antara lain: Klik [Data] dan pilih [Extract]. Maka akan muncul tampilan fungsi ekstract. Di dalam fungsi ekstract terdapat dua pilihan yaitu Record dan field.
46
Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to], lalu klik [OK]
9. EXPORT Export adalah sebuah fungsi yang dimiliki oleh ACL untuk merubah file menjadi suatu bentuk lain yang dapat dibaca oleh program aplikasi lainnya seperti ASCII, dBase III+/IV, Delimit,Excel, Word, Lotus,Word Perfect, untuk selanjutnya diproses atau diolah kembali. Langkah-langkahnya antara lain: Klik [Data] dan pilih [Export]. ACL akan menampilkan gambar seperti berikut ini.
47
Beri nama dan jenis file (Contohnya file excel dengan nama “abc”), lalu klik [OK], maka ACL akan menampilkan:
Dari langkah-langkah tersebut, auditor telah mendapatkan table baru dalam bentuk lain (Contohnya dalam bentuk excel). 48
10. RELATE TABLE Relation digunakan untuk menghubungkan dua file atau lebih untul berbagai macam keperluan. Sebelum kita mulai menggunakan perintah relation, hal yang penting adalah mengerti betul field-field yang akan kita olah. Kita memerlukan perencanaan terhadap file dan field mana yang akan kita hubungkan dan bagaimana kita menghubungkannya. Perencanaan relation dilakukan dengan cara: Tentukan Parent File : Parent File adalah file hasil transaksi yang menghubungkan file master satu dengan lainnya. Contoh File Trans_April sebagai parent file dan unacceptable_codes sebagai anak file. Atau Parent File adalah file yang kedatangan field kunci dari file lainnya. Tentukan Child File Sesuaikan field yang ingin direlasikan pada masing-masing table, baik karate maupun panjang field. Jika panjang field tidak sama maka perlu dibuat field baru dengan expression SUBSTR(ALLTRIM,(CODES),1,4) Pilih Relation, kemudian pilih Add Table untuk memasukkan File yang akan direlasikan lalu pilih unacceptable_codes.
49
Buat garis link dengan memilih field unik (keyfield) yang menghubungkan antara satu file dengan file yang lain (klik and drug).
Klik [Finish]. Setelah itu, klik kanan lalu pilih [Add Columns] lalu pilih field yang ingin dimunculkan dari child file pada parent file. Pada kasus ini adalah field description pada table unacceptable_codes.
50
Lalu klik [OK], maka pada parent file akan muncul field baru dari child file
11. JOIN TABLES Apabila kita memerlukan field lain yang tidak disediakan pada file yang sedang kita periksa, kita bisa mendatangkannya dari file lain dengan fasilitas JOIN. Selain itu perintah JOIN dapat digunakan untuk membandingkan isi record. Untuk melaksanakan perintah JOIN hal yang harus diperhatikan adalah menentukan primary dan secondary file-nya. Hasil perintah JOIN menghasilkan file baru. Pada saat kita membuka dua file, file pertama yang sedang kita gunakan adalah Primary File, file kedua yang kita buka disebut Secondary File. Kita hanya dapat memiliki satu Primary File yang sedang aktif dan juga hanya dapat memiliki satu secondary file. Primary file selalu merupakan file pertama yang dibuka dan biasanya merupakan file yang jumlah recordnya terbesar. Perintah Join mempunyai lima pilihan output. Pemilihan output menentukan record yang mana yang terkandung dalam file ke tiga. Pilihan output tersebut terdiri dari:
51
Matched Record (record yang sama) Matched record dari primary file dan secondary file yang terkandung dalam file output dapat digambarkan sebagai berikut. Matched Records – All Primary Matched record dari primary file dan secondary file yang tidak mempunyai record yang sama di kedua file tersebut. Matched Record – All Secondary Matched Record – All Primary dan Secondary Unmatched Record Hanya unmatched record dalam primary file yang merupakan output file. Langkah-langkahnya antara lain: Pilih primary field dan secondary field yang ingin di join. Sesuaikan field yang ingin direlasikan pada masing-masing table, baik karate maupun panjang field. Jika panjang field tidak sama maka perlu dibuat field baru dengan expression SUBSTR(ALLTRIM,(CODES),1,4) Pilih filed yang akan menjadi primary key, pada keylist box. Pilih filed yang akan menjadi secondary key, pada keylist box. Pilih primary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunkan tombol control (Ctrl). Pilih secondary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita pilih kita gunakan tombol control (Ctrl). Ketikkan Join_Accept_Unaccept pada text box sebagai nama file yang baru.
52
Klik OK untuk memprosesnya. ACL akan menampilkan hasilnya di jendela command log.
12. REPORT
53
ACL memiliki fasilitas untuk membuat laporan agar mudah dimengerti dan direview. Laporan yang dihasilkan bisa dalam format tercetak (printed ) atau dalam format HTML (Hyper text Markup Language) untuk digunakan pada halaman World Wide Web. Semua laporan ACL didasarkan pada view. Untuk memformat sebuah view, dapat digunakan perintah-perintah, pilihan-pilihan format, dan kadang-kadang menggunakan fungsi-fungsi. Beberapa fasilitas format hanya dapat diaplikasikan pada view tertentu; ada juga yang dapat diset secara global untuk diaplikasikan pada semua view dan laporan. Tidak semua perintah ACL menghasilkan output yang kemudian dapat diformat atau ditujukan untuk format global. Perintah yang dapat menghasilkan output dapat melalui Repot, Summarize, Histogram, Sample, Classify, dan Stratify. Langkah-langkah dalam membuat report antara lain: Pilih [Data], lalu klik [Report]
Beri header dan footer untuk laporan yang sedang dibuat lalu klik [OK], maka ACL akan menghasilkan laporan seperti pada gambar di bawah ini:
54
DAFTAR PUSTAKA
Basalamah, Anies S.M.. 2008. Auditing PDE dengan Standar IAI. Depok: Usaha Kami. Webber, Ron.2000. Information System Controls and Audit. New Jersey: Prentice-Hall. http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/ACL/ACLBab-1.pdf yang diakses pada tanggal 14 Juni 2014 pukul 08.30. ACL Services Ltd. 2006. ACL_in_Practice.pdf. Canada: ACL Services Ltd. Boynton, William C. et al. 200. Modern Auditing Eighth Edition. America: John Willey & Sons. Modul ACL dan Power Point Audit PDE
55
56
