Szerződéskötési és kezelési szabályzat

Azonosító:

IIE 002

Szerződéskötési és kezelési szabályzat

1/18 oldal Változat:

1 Integrált Szabályzat

Tartalomjegyzék 1./ Célmeghatározás 2./ Területi érvényesség 3./ Fogalom meghatározások 4./ Eljárás 5./ Kapcsolódó dokumentációk jegyzéke 6./ Dokumentálás

Készítette:

Dr. Balázs Péter

Jóváhagyta:

KÉSZ Holding Zrt. Igazgatósága

Hatálybalépés időpontja:

2009.07.17. határozata alapján

Módosítások: Sor- LapMódosítás tárgya szám szám

Dátum

Módosító

Jelen eljárás a Társaság kizárólagos tulajdona.

Jóváhagyta

Azonosító:

IIE 002




1.A szabályzat célja A jelen szabályzat célja a KÉSZ Holding Zrt., és a KÉSZ Holding ZRt. által irányított vállalatcsoport (a továbbiakban együttesen: Társaság) szerződéskötési tevékenységével (ideértve a már létrejött szerződések módosítását is), valamint a szerződések előkészítési-, elosztási-, kezelési-, megőrzési és teljesítési feladataival, folyamataival kapcsolatos elvárások meghatározása, annak érdekében, hogy a vonatkozó jogi előírások teljesüljenek, a szakszerűség érvényesülésre jusson, és a folyamat során a Társaság számára előnyös szerződések keletkezzenek, és azok szakszerűen, és a Társaság érdekeinek megfelelően kerüljenek teljesítésre.

2. A szabályzat hatálya A szabályozás hatálya a KÉSZ Csoport által kötött valamennyi szerződésre kiterjed, így elsődlegesen a vállalkozási, vagy szállítási szerződésekre, de ugyanígy a munkaszerződésekre, és minden egyéb, a működés során keletkező jogviszonyra. Jelen szabályzatban a szerződések, szerződés tervezetek megnevezésébe a közbeszerzési, vagy EU pályázati forrásból finanszírozott beruházásokra benyújtott kötelező érvényű pályázati ajánlatok, ajánlat tervezetek is beletartoznak. Jelen szabályzat a KÉSZ Csoport valamennyi tagjára és szervezeti egységére vonatkozik, és valamennyi munkavállaló által kötelezően betartandó. Amennyiben a munkavállaló vét a jelen szabályzat ellen, úgy ennek jogi, munkajogi következményeit viselni köteles.

3. Kapcsolódó, ill. kisegítő dokumentumok -

Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ), Szerződések aláírásának rendje (szabályzat), KÉSZ Csoport irattározási, szerződés nyilvántartási szabályzata, KÉSZ Csoport követeléskezelési szabályzata, Szerződés-egyeztető nyomtatvány, a KÉSZ Csoportnál alkalmazott szerződéskötési formanyomtatványok, és a hozzájuk kapcsolódó általános szerződési feltételek, szerződésminták (együtt említve a továbbiakban: ÁSZF-ek, vagy Blankettaszerződések).

Azonosító:

IIE 002




4. Fogalom meghatározások Szerződés: A felek jogviszonyának legfontosabb alapokmánya a szerződés, amely meghatározza azokat a feltételeket, követelményeket, amelyeket a feleknek egymás számára teljesíteniük kell a jogviszonyuk során (pl. a szerződés tárgya, ár, díj, határidők, szankciók, stb.). Az írásbeli szerződés a jelen szabályzat szempontjából az olyan írásbeli okirat, amelyben legalább az egyik félként a KÉSZ Csoport valamely tagja akár jogosultként, akár kötelezettként szerepel, és ezen okiratot mindkét szerződő fél cégszerű aláírással - vagy a szerződéskötésre egyébként feljogosított fél aláírásával - látott el, továbbá az okirat a szerződő felek egybehangzó akaratát tartalmazza. Szerződésnek kell tekinteni továbbá a KÉSZ Csoport tagvállalatai, vagy szervezeti egységei között létrejött, belső jogviszonyok, átterhelések rendezésére kötött megállapodást is.

A KÉSZ Csoport a szóban, vagy ráutaló magatartással kötött szerződéseket nem fogadja el érvényes szerződésként, így minden esetben írásos szerződés létrehozása kötelező. Megrendelés és annak visszaigazolása: Egyszerűsített tartalmú szerződés, amelynek szükséges és elégséges adattartalmát ezen szabályzat útmutatása alapján a megrendelő határozza meg. Teljesítést igazoló okmány: minden olyan irat, amelyet a szerződő felek - általában a szerződésben - a szakasz- vagy végteljesítés igazolására alkalmasnak deklarálnak (készre jelentés-igazolás, átadás-átvételi jegyzőkönyv, szakasz- és végteljesítési igazolás, igazolt naplóbejegyzés, szállítólevél, jelenléti ív, stb.). Kötelezett a szerződésben: akire a szerződés főként kötelezettségek teljesítésének terhét rója (pl. vállalkozó, vagy szállító). Jogosult a szerződésben: akit a szerződésből eredően főként jogosultságok illetnek meg (pl. a megrendelő).

Azonosító:

IIE 002




5. Eljárás 5.1. Általános követelmények A KÉSZ Csoportnál minden esetben írásbeli szerződést kell kötni, amikor a KÉSZ Csoport valamilyen szolgáltatást, áruszállítást, vagy vállalkozói teljesítést megrendel, vagy ilyet bármely megrendelő számára teljesít, vagy bármely más jogviszonyt létesít. Szerződésnek kell tekinteni azokat az okiratokat, amelyek a 4. fejezetben szereplő definíciónak megfelelnek. Amennyiben a 2007. évi CXXVII. (ÁFA) törvény, illetve a 2008. évi VII. törvény (Egyes adótörvények módosításáról) alapján fordított adózás alá eső tevékenységet végeznek a Társaság részére, vagy fordított adózás alá eső tevékenységet végez a Társaság, összeghatártól, és a jelen szabályzattól függetlenül - a törvény előírásainál fogva ugyancsak írásbeli szerződést kell kötni (kivéve, ha a megrendelő nem alanya az ÁFÁnak). Kisebb értékű (1 millió Ft értékhatár alatti) szerződések (elsősorban szállítási szerződések) esetén, vagy keretszerződés alapján történő megrendelés esetén - feltéve, hogy a keretszerződés részét képezi a KÉSZ Csoportnál rendszeresített ÁSZF - elegendő az írásos ajánlattételre adott írásos elfogadás (megrendelés) (kivéve, ha a vonatkozó jogszabály, illetve jelen szabályzat kötelezően teljes szerződés kötését írja elő). A teljesítés előkészítéséhez szükséges intézkedéseket (anyag-, eszközbeszerzés, kivitelezési helyszínre szállítás, felvonulás, stb.) megtenni, illetve magát a teljesítést elkezdeni csak a Szerződések aláírási rendjében meghatározott aláírásokat követően lehet. Írásbeli szerződés nélkül munkát, bármely teljesítést megkezdeni kizárólag a KÉSZ Holding ZRt. elnök-vezérigazgatójának, vagy a KÉSZ Építő Zrt. vezérigazgatójának, vagy a KÉSZ Ipari Gyártó Kft. ügyvezetőjének, ill. az irányított társaságok első számú vezetőinek előzetes írásbeli utasítása alapján lehet (attól függően, hogy mely társaság részese a szerződésnek). A KÉSZ Csoportnál rendszeresített ÁSZF-ek használata a szerződéskötési folyamatban kötelező, akár kötelezetti, akár jogosulti pozícióból kötünk szerződést. Szerződéskötés során az ÁSZF használatára akkor is törekedni kell, ha a megrendelő a saját szerződéséhez ragaszkodik. Ilyen esetben sem mellőzhető azonban a vonatkozó ÁSZF felhasználása tárgyalási alapként. Az ÁSZF-ek az IIR rendszer részeként az intraneten találhatóak, legfrissebb verziójuk elérhetőségéről az IIR Csoport gondoskodik. Az ÁSZF-ek folyamatos frissítése a

Azonosító:

IIE 002




menedzsment és a Jogi iroda felelőssége, a technikai kivitelezésről a Jogi iroda gondoskodik. A szerződés feltételeit (különös tekintettel az alapvető szerződéses feltételekre, mint az ár, a műszaki tartalom, a határidők, stb.) úgy kell rögzíteni, hogy azok a teljesítés során, vagy jogvita esetén eltérő értelmezésre, vagy vitára ne adjanak lehetőséget. Törekedni kell arra, hogy azon szerződések pénzneme, amelyekben a Társaság kötelezetti pozícióban van, az EURO legyen. Azon szerződések pénzneme, amelyet alvállalkozóval, beszállítóval kötünk (tehát ahol a Társaság a jogosult), mindig a teljesítés helye szerinti pénznem legyen. 5.2. A Jogi iroda szerepe a szerződéskötésben A szerződések megkötésének folyamatában a KÉSZ Csoport Jogi irodája - az ott dolgozó ügyvédeken keresztül - működik közre. A Jogi iroda vezetője: Dr. Balázs Péter. A KÉSZ Építő ZRt. és a KÉSZ Ipari Gyártó Kft. mellé rendelt csoport vezetője: Dr. Lovász Éva. A KÉSZ Holding ZRt. mellé rendelt csoport vezetője: Dr. Balázs Péter. A Jogi iroda elsődleges szerepe a szerződéskötésben a folyamatos jogi kontroll biztosítása, a KÉSZ Csoport jogi érdekeinek érvényesítése, a szerződéskötés szakmai felelősének támogatása (szerződésvéleményezés). Fontos szabály, hogy a KÉSZ Csoport alaptevékenységei vonatkozásában nem a Jogi iroda köt szerződést - nem ő határozza meg a szerződés legfontosabb szakmai elemeit, feltételeit -, ez mindig az érintett szakmai felelős (vállalkozási mérnök, beszerzési mérnök, stb.) feladata. Szerződés-véleményezés: A Jogi iroda elsődlegesen szerződést (szerződésmódosítást) véleményez, tanácsot ad a szerződésegyeztetés során, személyesen részt vesz az egyeztetési folyamatban, konkrét részletkérdésekben megoldási javaslatot tesz, jogi véleményezést, felülvizsgálatot végez a szerződéses dokumentumok felett. Azonban a szakmai felelős nem mentesül felelőssége alól az által, hogy a jogi szignót megszerzi az általa kötendő szerződésre. Azt, hogy mely szerződéseket kell a Jogi iroda számára véleményezésre megküldeni, a Szerződések aláírásának rendje határozza meg.

Azonosító:

IIE 002




Így nem kell megküldeni - a Szerződések aláírási rendjében kis értékűnek minősített, vagy olyan szerződéseket, amelyek jogi felülvizsgálata nincs előírva; - az ÁSZF felhasználásával megkötött szerződést, ha az ÁSZF nem módosult; - a keretszerződés terhére történő lehívást; - a pusztán a műszaki tartalmat, mennyiséget érintő módosításokat, vagyis amikor pusztán a szolgáltatás mennyiségében történik változás, az egyéb szerződéses feltételek (mint pl. határidő, kötbér, stb.) változatlanul hagyása mellett. A Jogi iroda - elsődlegesen az alaptevékenységektől eltérő területeken - konkrét ügyekben szerződés-tervezetet készít. Szignálás: A szignálással kerül kijelölésre az ügy jogi ügyintézője. - A KÉSZ Építő ZRt. és a KÉSZ Ipari Gyártó Kft. szerződéses ügyeiben a [email protected] e-mail címre kell megkeresést küldeni. Az ügy szignálását az iroda jogászaira Dr. Lovász Éva végzi. Ezen szerződések kezelése a KÉP-Light rendszerben történik. - A KÉSZ Holding ZRt. szerződéses ügyeiben Dr. Balázs Péter e-mail címére kell megkeresést küldeni. Projekt szemléletű jogi támogatás: A szignálást követően a szerződés véleményezésével, jogi feladatainak ellátásával a továbbiakban ugyanaz a jogász kolléga (ügyintéző jogász) foglalkozik, egészen a projekt lezárásig, mivel a Jogi iroda a szerződéskötési és teljesítési folyamatban a „projekt szemléletű jogi támogatás” elve alapján működik. Az ügyintéző jogász személye a projektindító jegyzőkönyvben is megnevezésre kerül, és a továbbiakban a szakmai felelős, vagy bármely szakmai munkatárs ugyanazzal az ügyintéző jogásszal tartja a kapcsolatot a szerződés vonatkozásában: a projekt egésze folyamán tőle kérhetnek véleményt, tanácsot bármely, a szerződéses feltételek tárgyalásával, egyeztetésével, értelmezésével, vagy a szerződés teljesítésével, vagy a projekttel kapcsolatos bármely jogi kérdésben. Információk átadása, határidők: A szakmai felelős feladata, hogy az ügyintéző jogászt ellássa a szerződéskötéssel kapcsolatos valamennyi információval. Nem feltétlenül elegendő tehát pusztán a szerződéstervezet megküldése, mivel számos mögöttes körülmény, érdek húzódhat meg a háttérben, melyek - mint a szerződés történeti

Azonosító:

IIE 002




hátterének - kimerítő ismerete szükséges a Társaság hatékony jogi képviseletéhez. Az ügyintéző jogász igénye szerint személyes egyeztetést kell tartani. Az ügyintéző jogász számára véleményezésre átadott anyagokat olyan időpontban kell megküldeni, hogy a véleményezésre legalább 3 munkanap rendelkezésre álljon. Az ügyintéző jogász ennél szorosabb határidőben nem köteles jogi véleményt kialakítani. Az ügyintéző jogász számára minden esetben visszajelzést kell küldeni a szerződés további sorsáról, akkor is, ha az nem került megkötésre. Dokumentálás: A Jogi iroda valamennyi szerződésvéleményezésnek külön mappát nyit a hálózaton, és az egyes szerződéses verziókat, kapcsolódó dokumentumokat ebben a mappában menti el, egységes jelölési rendszert alkalmazva. Ez megkönnyíti azt, hogy az ügyintéző jogász szükség szerint helyettesíthető legyen, ill. a mappa tartalmához a Jogi iroda bármely tagja hozzáférhessen. 5.3. Kockázatértékelés Fővállalkozói, vállalkozási, és szállítási szerződések megkötése előtt - amikor a Társaság vállalkozói, vagy szállítói pozícióban van - a szakmai felelős kötelessége az alábbiak szerinti kockázatértékelés lefolytatása. - Abban az esetben, amikor a vállalkozói szerződésben szereplő vállalkozói díj 1 havi teljesítési részösszege eléri a bruttó 3.000.000.-Ft-ot, a kockázatértékelést az EULER HERMES Hitelbiztosítóval kell elvégeztetni. - Abban az esetben, mikor a vállalkozói szerződésben szereplő vállalkozói díj 1 havi teljesítési részösszege 200.000.-Ft és 3.000.000.-Ft. közé esik, a kockázatértékelést a Társaság Pénzügyi és Gazdasági Igazgatósága - a KÉSZ Consulting Kft-n keresztül végzi. - Abban az esetben, mikor a vállalkozói szerződésben szereplő vállalkozói díj 1 havi teljesítési részösszege (egyösszegű végszámlája) nettó 200.000.-Ft., ill. az alatti összeg, kötelező a készpénzes teljesítés, és előre fizetés előírása a vállalkozói szerződésben. Kivételt képez a térítéses szolgáltatás elszámolása. A kockázatértékelés elvégzéséről a szakmai munkatárs köteles gondoskodni, és igényelni a szolgáltatást a Társaság Pénzügyi és Gazdasági vezetőjétől. A kockázatértékelés szakmai koordinálását a Pénzügyi és Gazdasági vezető végzi. A szerződés előkészítési szakaszában - vállalkozási szakaszban -, a szerződéses feltételek egyeztetését megelőzően a szakmai felelős köteles a Pénzügyi és Gazdasági vezető felé projektenként a megrendelőről az alábbi adatokat szolgáltatni: - megrendelő neve,

Azonosító:

IIE 002




- székhelye, - adószáma, - szerződés összegéből 1 részszámlára jutó teljesítési összege (bruttó) - a tervezett fizetési futamidő. A fenti adatok alapján a Pénzügyi és Gazdasági vezető elvégzi a kockázatértékelést, vagy haladéktalanul kezdeményezi az EULER HERMES Hitelbiztosítónál a megrendelőre vonatkozó limit keret megkérését. A fenti adatszolgáltatási és limitkérési kötelezettség a nettó 200.000.-Ft-ot meghaladó anyagértékesítésekre is vonatkozik, amennyiben az nem alvállalkozói szerződéshez kapcsolódó anyagszállítás, vagy térítéses szolgáltatás, és ezért kompenzálással (beszámítással) nem rendezhető. Mentesülnek a pénzügyi kockázatelemzés alól a bankgaranciával biztosított, illetve az állami költségvetési szervek, önkormányzatok, vagy természetes személyek által finanszírozott beruházások. A szerződés még pozitív elbírálás esetén sem tartalmazhat olyan feltételt, ami a Társaságot 15 napot meghaladó fizetési késedelem esetére a munka folytatására kötelezi. A kiköthető fizetési határidő a 60 naptári napot nem haladhatja meg. Amennyiben a kockázatértékelés eredménye negatív, azaz a HERMES nem vállalja a követelés biztosítását, a megrendelőnek biztosítás nélkül szállítani kiemelten kockázatos, ezért szerződés ilyen esetben nem, vagy csak bankgarancia, előleg, előre fizetés, vagy más biztosíték szolgáltatása mellett (pl. akkreditív) köthető. A kockázatértékelésről szóló dokumentáció megőrzése, és a szerződéses dokumentumokhoz csatolása a szakmai felelős kötelezettsége. A fenti kockázatértékelés elvégzése nélkül szerződést nem lehet kötni. 5.4. A szerződések készítésének, egyeztetésének és jóváhagyásának folyamata A Társaságnál alkalmazott formaszerződések, illetve az Általános szerződési feltételek (Blanketta szerződések) használata a Szerződések aláírási rendjében foglalt esetekben kifejezetten kötelező, de ezek alkalmazására egyébként is minden szerződéskötésnél törekedni kell. Egyéb esetekben a szerződések tervezetét a Szerződések aláírási rendjében megjelölt szervezeti egység, személy, vagy az illetékes vezető által kijelölt szakterület készíti el, vagy azt a külső partner bocsátja rendelkezésre. A szerződéskészítésért felelős (külső fél által készített szerződés tervezet esetén a megkötés lebonyolításáért felelős), vagy az általa kijelölt személy (szakmai munkatárs) a szerződés tartalmát egyezteti a partnerrel, majd minden lényeges kérdés tisztázása után a módosításokat átvezeti a tervezetben. A szerződés egyeztetés folyamatába szükség szerint az Szerződések aláírási rendjében megjelölt, szignálásra feljogosított szervezetek képviselőit be kell vonni.

Azonosító:

IIE 002




Speciális, egyedi szerződések esetében - tehát olyan esetekben, amikor a jogviszonyra nincs rendszeresített blanketta szerződés - akkor a szerződés tervezetét a jogi iroda készíti el, a szakmai munkatárs instrukciói alapján. Az elkészült tervezet ügyében a szakmai munkatársnak a Szerződések aláírási rendje szerint kell eljárnia. Ennek megfelelően az alábbi eljárási rendben kell a szerződések előkészítését, véleményezését, jóváhagyását és aláírását intézni: - A szakmai munkatársnak a Szerződések aláírási rendje szerint kell megküldenie a szerződés-tervezetet a jóváhagyó (előzetes engedélyt adó) felelős részére, aki esetleges észrevételeit a Szerződés-egyeztető nyomtatvány megfelelő rovatában, vagy külön csatolt dokumentumban - a szerződés-tervezet szövegszerű módosításokkal ellátott változatában - köteles feltüntetni. A tervezetet a megkereséstől számított legkésőbb 1-3 munkanapon belül a szakmai munkatárs részére - a megkeresés módjától függően elektronikus formában, lehetőség szerint szkennelve is - vissza kell küldeni. - A szignózás a szerződés véleményezését, és a szerződés aláírásra való jóváhagyását jelenti a szignáló részéről. A szakmai munkatárs az egyeztetések alapján módosított szerződés-tervezetet a Szerződések aláírási rendje szerint a jogi és gazdasági szakterületnek, vagy az érintet szervezeti egység vezetőjének, vagy a megvalósításért felelős termelési igazgatónak, vagy a controllernek, vagy a beszerzési vezetőnek nyújtja be szignózásra. Bármelyik szignózásért felelős személy - egyet nem értése esetén szerződéstervezetet átdolgozásra visszaadhatja a szakmai munkatársnak.

-

a

- A szignózást a felelősök legkésőbb 1-3 munkanapon belül kötelesek elvégezni, amelyet a szerződés egy eredeti példányának valamennyi oldalán tett aláírásukkal valósítanak meg. A szignózást követően kell benyújtani aláírásra a szerződés-tervezetet a Társaság részéről cégszerűen aláíró, vagy a szerződés megkötésére egyébként kijelölt személy részére, akik ezt követően aláírhatják a szerződés-tervezetet. Aláírni minden esetben csak az előzőekben leírtak szerint szignózott szerződést szabad. - A szakmai munkatársnak a külső partner által (elő)készített szerződés-tervezeteket aláírás előtt a fenti eljárásrend szerint egyeztetnie és szignóztatnia kell. - A Társaságnál alkalmazott Blankettaszerződésekre a jelen előírásokat az Aláírási rendben leírtak figyelembevételével kell alkalmazni. A jelen rendelkezéseket a szerződések módosítása esetén is kötelezően alkalmazni kell!

Azonosító:

IIE 002




5.5. Eljárás bankgarancia kiadása esetén Amennyiben a Társaság a szerződés alapján bankgarancia szolgáltatására köteles, úgy a szakmai munkatárs már a szerződés egyeztetése alatt köteles felvenni a kapcsolatot a bankgarancia ügyintézéssel foglalkozó szervezeti egységgel (KÉSZ Holding ZRt. pénzügyi igazgatója), és köteles bevonni a bankgarancia szövegének, feltételeinek egyeztetésébe. 5.6. Felelősség A szerződés-tervezet szakmai tartalmáért, a szerződéskötési rend betartásáért a szakmailag felelős szervezeti egységvezető, és az általa kijelölt szakmai munkatárs együttesen felelős. A tervezet készítéséért, a megkötés lebonyolításáért felelős szakmai munkatárs köteles ellenőrizni a másik fél jogképességét (a szerződő társaság cégjegyzékben szereplő hatályos adatait alapján), képviselőjének aláírási jogosultságát a cégkivonat, vállalkozói igazolvány, az aláírási címpéldány, ill. az esetleges meghatalmazás alapján. A jogosultság ellenőrzéséhez - szükség esetén - a Jogi iroda nyújt segítséget. A szakmai munkatárs felelős azért, hogy a szerződéskötés során érvényesüljenek a megrendelőkre, az alvállalkozókra és a beszállítókra irányadó, a KÉSZ Csoportnál rendszeresített feltételrendszerek (fizetési feltételek és határidők, jótállási (garanciális) feltételek és határidők, munkaterülettel kapcsolatos kötelezettségek, stb.), és a szerződésben foglalt hasonló feltételek álljanak összhangban a KÉSZ Csoportnál rendszeresített feltételekkel. A szerződés-tervezet jogi szempontból történő formai és tartalmi megfelelőségéért a szignáló jogász a felelős. A gazdasági terület szakmai egyeztetésének lefolytatásáért a Társaság pénzügyigazdasági vezetője a felelős. A szignálások határidőben történő végrehajtásáért a Szerződések aláírási rendjében rögzített szignálók a felelősök. A szerződéskötéskor törekedni kell arra, hogy a szerződés a magyar jog fennhatósága alatt álljon, arra a magyar jog szabályait kelljen alkalmazni. Jogviták esetére kerülni kell a választottbíróság - különösen a külföldi székhelyű választottbíróság - kikötését. Illetékességi kikötés (alávetés) előtt erről külön ki kell kérni a jogi iroda véleményét. Ha a szerződés idegennyelven köttetik, úgy a szakmai felelős kötelessége, hogy a szerződésről szakmai szintű - ha szükséges, hiteles - magyar fordítás a megkötést követően haladéktalanul rendelkezésre álljon. Törekedni kell azonban arra, hogy a szerződéskötés magyar nyelven történjen.

Azonosító:

IIE 002




6. A szerződés példányainak megőrzése, nyilvántartása, irattározása A szerződéskötés során keletkezett valamennyi dokumentumot, okiratot, e-mailt nyomtatott formában meg kell őrizni. Ez a szakmai munkatárs feladata és felelőssége. A szerződés, és a hozzá tartozó valamennyi dokumentum (így különösen a mellékletek teljes terjedelemben) egy eredeti példánya tehát a szerződéskötésért felelős egységnél (pl. vállalkozás, beszerzés) megőrzésre kell, hogy kerüljön, olyan módon és nyilvántartási rendszerrel, hogy a teljes dokumentáció a szerződéskötéstől számított legalább 10 évig bármikor fellelhető, előkereshető legyen. Ennek a dokumentációnak része kell legyen a szerződés és mellékleteinek legalább egy eredeti példánya, a szerződéskísérő okmányokkal, és az egyéb lényeges okiratokkal, pl. a képviseleti meghatalmazások, cégkivonat, aláírási címpéldány, stb. A szerződés, és a hozzá kapcsolódó dokumentáció egy további eredeti példányát annak a szervezeti egységnek kell a fenti határidőig megőriznie, amely a szerződés kapcsán a tényleges feladatot elvégzi (pl. illetékes termelési igazgatóság), egy eredeti példányt pedig a pénzügyi feladatokat ellátó KÉSZ Consulting Kft-nek is meg kell küldeni. A szerződés irattározása, dokumentálása, digitális rögzítése során be kell tartani a KÉSZ Csoport mindenkor hatályos Iratkezelési szabályzatát, és a szerződést és a hozzá kapcsolódó dokumentumokat ebben a rendszerben is el kell helyezni, hogy valamennyi megkötött szerződés a JDE rendszerben digitalizált formában is elérhető legyen. Ezért az irattározási, szerződésnyilvántartási szabályzatban megjelölt személy a felelős. 7.

A szerződés teljesítése, lebonyolítása Minden egyes szerződés esetében a végrehajtásért felelős szervezeti egységnek a projektindító jegyzőkönyvben meg kell jelölnie azt a létesítményfelelőst, aki a szerződés teljesítéséért, az ezzel kapcsolatos események folyamatos, szerződés szerinti rögzítéséért, a teljesítést és az ellenértéket befolyásoló körülmények rögzítéséért, és az ezzel kapcsolatos intézkedések megtételéért felelős. A szerződés teljesítéséért, végrehajtásáért felelős szakmai munkatárs (létesítményfelelős, építésvezető, beszerzési mérnök, projektvezető, területi vezető, együtt: felelős szakmai munkatárs) a szerződés teljesítése előtt köteles a szerződést részletesen megismerni. A felelős szakmai munkatárs a projektindító jegyzőkönyvben köteles nyilatkozni arra vonatkozólag, hogy a szerződést megismerte, a szerződésben szereplő műszaki, kereskedelmi, pénzügyi és jogi feltételeket teljes mértékben megértette, munkája során alkalmazni tudja. A felelős szakmai munkatárs köteles a szerződésben rögzített, a teljesítéssel és a vállalkozói díj, illetve egyéb vállalkozói követelés érvényesítésével, valamint a megrendelő esetleges igényeivel kapcsolatos nyilvántartásokat naprakészen vezetni, az ezzel kapcsolatos okmányokat oly módon és határidőben elkészíteni és kezelni, hogy azok az adott igény érvényesítésére, vagy esetleges elhárítására megfelelőek és alkalmasak legyenek. (Teljesítésigazolás, pótmunka, megrendelői

Azonosító:

IIE 002




közbenső szolgáltatások elmulasztása, késedelem vállalkozón kívülálló okai, fizetés kötelezettséget kiváltó okmányok, igazolások megtagadása, megrendelői igények, stb.) A felelős szakmai munkatárs felel azért, hogy a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkező valamennyi igény (vállalkozói igény és megrendelői igény) érvényesítéséhez, illetve az ellene való védekezéshez szükséges dokumentumok, (számítások, műszaki és kereskedelmi érvek, stb.) igényenként rendszerezve rendelkezésre álljanak. Az építési naplót olyan tartalommal kell vezetni, hogy a szerződésben előírtakon túl mindazok a körülmények bejegyzésre kerüljenek, amelyek a szerződés teljesítése során keletkezett kiegészítő követeléseket (pótmunka igények, többlet- vagy kiegészítő megrendelések, stb.) alátámasztják. Az ilyen követeléseket érintő bejegyzéseket a megrendelő nyilatkozattételre jogosult helyszíni vezetőjével alá kell íratni. Ha ezt megtagadják, a bejegyzést ajánlott tértivevényes levélben kell eljuttatni a megrendelő adott szerződéssel kapcsolatban kötelező nyilatkozattételre jogosult vezetőjéhez. Az építési napló alapdokumentuma a megvalósításnak, ezért a projektzáró alkalmával egy példányát dokumentált módon át kell adni a kecskeméti irattárnak megőrzésre. A teljesítésigazolás, vállalkozói igény elismerése kizárólag a megrendelő által kifejezetten erre feljogosított munkatársától vagy megbízottjától származhat. A felelős szakmai munkatárs köteles minden, a teljesítést, a teljesítés igazolását, vállalkozói díj beszedését akadályozó körülményről, a szerződéstől eltérő megrendelői igényről - amennyiben azt saját hatáskörben 3 napon belül rendezni nem tudja - a szervezeti felettes vezetőjét, valamint az ügyintéző jogászt tájékoztatni a szükséges intézkedések megtétele céljából. A műszaki tartalom és terjedelem alapját képező kiviteli terv, vagy egyes részei, vagy a teljesítést érintő hatósági engedély átadási késedelmét, módosítását, ennek a határidőre és a vállalkozói díjra gyakorolt hatását naplóbejegyzés és ajánlott tértivevényes levél útján azonnal be kell jelenteni a megrendelőnek. A kiviteli tervtől eltérő bármely munkavégzés a megrendelő munkavállalója, vagy megbízottja szóbeli utasítása alapján nem lehetséges. Az esetleges megrendelői igény kizárása érdekében a vállalkozói figyelemfelhívási, figyelmeztetési kötelezettségnek a legteljesebb mértékben és minden esetben írásban dokumentálva bizonyíthatóan eleget kell tenni. Ebben szükség esetén az ügyintéző jogász közreműködését kell kérni.

Azonosító:

IIE 002




Függelék A szerződések minimális tartalmáról A szerződés készítője, a szakmai felelős, illetve az aláíró felelőssége, hogy a szerződés, minden lényeges, az adott témakörre vonatkozó szakmai kérdésben szükséges és elégséges előírást, rendelkezést tartalmazzon. A szerződéseknek minden esetben rendelkezniük kell a következőkkel: -

a szerződés egyértelmű azonosítója (munkaszám, iktatószám, stb.), a szerződő felek, cégszerű megnevezése, a szerződő felek címe, székhelye, a szerződő felek adószáma, a felek képviselői, kitérve arra, hogy önállóan, vagy együttesen jogosultak a képviselet ellátására, a számlavezető pénzintézet megnevezése, releváns számlaszám feltüntetése, cégjegyzékszám, vagy az egyéni vállalkozói igazolvány száma, magánszemélyeknél szem. ig. szám, anyja neve, születési hely és dátum, a szerződés tárgyának, műszaki tartalmának meghatározása, az ellenszolgáltatás meghatározása, az ÁFA kulcs feltüntetése, fizetési mód és feltételek, (a fizetési határidő a számla kézhezvételétől kerüljön megállapításra és rögzítésre), számlázási rend, késedelmes fizetés következményei, esetleges biztosítékok, pl. garancia és kötbér vállalás mértékének rögzítése, a teljesítési határidők megjelölése, a teljesítés helyének megadása, a teljesítés igazolásának feltételei, a részteljesítések lehetősége, a dokumentálás követelményei, a kapcsolattatásra jogosultak meghatározása, a kapcsolattartás és az értesítés módja, a szerződés időtartama, hatályba lépésének és -maradásának ideje, a szerződés módosítására vonatkozó kikötések, a felmondás (rendes, rendkívüli), elállás, meghiúsulás feltételeinek rögzítése, a környezetvédelmi, munkavédelmi és információbiztonsági elvárások tisztázása, annak rögzítése, hogy alvállalkozó bevonása csak a KÉSZ Csoport előzetes értesítése / egyetértése mellett lehetséges, illetve a KÉSZ Csoport jogoult-e erre a szerződésben nem szabályozott kérdésekben a hatályos, vonatkozó jogszabályok alkalmazásának, és a joghatóságnak (magyar jog alkalmazása) kikötése, az illetékes bíróság meghatározása, amennyiben eltér a Pp. előírásaitól, az aláírásra jogosult neve és beosztása, rögzíteni kell továbbá, hogy a felek a szerződés tartalmát ismerik, és aláírásukkal jóváhagyják, valamint azt a megfelelő példányszámban átvették, a mellékletek felsorolása.

Azonosító:

IIE 002




A szerződések mellékleteként csatolni kell, amennyiben szükséges: -

-

Általános Szerződési Feltételek (KÉSZ minta) cég esetében a cégkivonatot (kivéve, ha mindkét szerződő fél a KÉSZ Csoport tagja), egyéni vállalkozók esetében a vállalkozói igazolvány másolatát, aláírás minta fénymásolatát (aláírási címpéldány), aláírási jogosultságot átruházó dokumentumot (kivéve, ha mindkét szerződő fél a KÉSZ Csoport tagja), a szerződések alapjául szolgáló dokumentumokat, amelyek a szerződés lényeges tartalmának meghatározásához szükségesek, és azoknak a szerződésben nem részletezendő konkrét tartalmát képezik (pl. műszaki tervek, nyilatkozatok, stb.) minden olyan dokumentumot, amelyre a szerződés mellékletként hivatkozik. Az alvállalkozó jótállási (garanciális) kötelezettségének - és ilyen célú visszatartásának időtartamát a főszerződésben a Társaság által vállalt hasonló kötelezettség időtartamához kell igazítani. Nem fordulhat elő olyan eset, hogy az alvállalkozó garanciális kötelezettségei korábban lejárnak, mint a Társaság megrendelővel szemben vállalt hasonló kötelezettsége. A pénzeszközök optimális használata, illetve a kötelezettségvállalások rugalmasabb teljesíthetősége érdekében, azon esetekben, amikor egy szerződés kapcsán a Társaságot fizetési kötelezettség terheli, a lehető leghosszabb fizetési határidő elérésére, és a banki átutalási mód partnerekkel való elfogadtatására kell törekedni. A beszállítói, alvállalkozói szerződésekben nem kerülhet sor 60 napnál rövidebb fizetési határidő megállapítására. Törekedni kell azonban a 60-90 napos fizetési határidők elérésére, és a készpénzes fizetési gyakorlat visszaszorítására, összhangban a főszerződésben vállalt kötelezettségekkel. Amennyiben a szerződésben a Társaság vállalkozóként szerepel, akkor a fizetési határidők csökkentésére kell törekedni. A 30 napos fizetési határidő elérése az ideális, de a fizetési határidő a 60 napot nem haladhatja meg. Amennyiben a 2007. évi CXXVII. (ÁFA) törvény, illetve a 2008. évi VII. törvény (Egyes adótörvények módosításáról) alapján fordított adózás alá eső tevékenységre vonatkozik a szerződés, akkor a szerződésben (függetlenül attól, hogy abban a Társaság kötelezettként, vagy jogosultként szerepel) rögzíteni kell a fordított adózás tényét az alábbiak szerint: „Felek megállapítják, hogy a szerződés aláírásával a vonatkozó jogszabályok szerint közöttük a fordított adózás szabályai alá tartozó (pl.: építési-szerelési) tevékenység végzésére vonatkozó szerződés jön létre.”

Azonosító:

IIE 002




A fizetési feltételeknél rögzíteni kell: „A jelen szerződés alapján végzett tevékenység(ek) az Áfa-törvény megítélése szerint a fordított adózás szabálya alá tartozik(nak), ezért a számlá(k)ban Vállalkozó nem jogosult ÁFA feltüntetésére. Az ÁFA elszámolás teljesítése a Megrendelő kötelezettsége.” Amennyiben a Társaság végez a fordított adózás alá eső tevékenységet, akkor a szerződés megkötése előtt tisztázni kell, hogy a megrendelő alanya, vagy sem az ÁFAnak és ennek megfelelően kell rögzíteni az ÁFA fizetésre vonatkozó rendelkezéseket. Ha a Társaság, mint megrendelő szerepel a fordított adózás alá tartozó tevékenységre vonatkozó szerződésben, és a vállalkozó alvállalkozót von be, akkor a Társaság alapszerződés megkötésért felelős szervezeti egységének vezetője automatikusan írásban köteles nyilatkozni az alvállalkozó felé, hogy a megrendelt tevékenység végzése a fordított adózás szabályai alá tartozik. Az építési-szerelési tevékenységek esetén a nyilatkozatban feltétlenül fel kell tüntetni, hogy a munkák építésügyi hatósági engedély-kötelesek. 1. Szállítási szerződések (pl. gyártási munkák) A szállítási szerződések az általános követelményeken túl tartalmazzák a következő elemeket: -

az előzetes megrendelés száma, kelte, ügyintézője, a termék pontos megnevezése, termék egzakt minőségi paraméterei a termék igényelt mennyisége, a mennyiségi egysége, a termék egységára, ÁFA besorolása, az igényelt összérték, a csomagolás módja, a kiszerelés feltüntetése, a teljesítés helye, ideje (több részletben történő teljesítés esetén minden részteljesítést feltüntetve), rendelkezés a teljesítés idejétől legalább 3 nappal korábban történő értesítésről, a szállítás határideje (több részletben történő teljesítés esetén minden részteljesítést feltüntetve), a szállítás módja, az átvétel feltétele, a minőségvizsgálás helye, módja, az észlelt hibák közlésének módja, a rakodás, szállítás közbeni veszélyhelyzetekre vonatkozó előírások, a termékhez igényelt dokumentumok megnevezése (minőségi tanúsítványok, műszaki leírások),

Azonosító:

IIE 002




-

a garancia mértéke, és az érvényesítés feltétele, módja, stb. A tartalmi teljességet a szerződés nagyságrendje, és a célszerűség mértéke határozza meg.

2. Vállalkozási szerződések A vállalkozási szerződések, az általános követelményeken túl, tartalmazzák a következő elemeket: -

a szerződés tárgyának részletes ismertetését, a vállalkozó feladatának pontos meghatározását, a feladatok megosztásának feltüntetését, a teljesítési határidőt (több részletben történő teljesítés esetén minden részteljesítést feltüntetve), az átadás módját, a teljesítés elfogadásának feltételeit, az átadás-átvételi kötelezettség ismertetését, az indokolt, vagy szokásos próbák elvégzésére vonatkozó követelményeket, a vállalkozótól igényelt dokumentumok felsorolását, a munkákhoz átadott dokumentumok körét, a szükséges engedélyek beszerzésére vonatkozó megegyezéseket, a tulajdonjogokra vonatkozó kikötéseket (pl.: beépítésre kerülő anyagok, elkészült munka, stb. tekintetében), a felek képviselőinek megnevezését, és hatáskörét, a megrendelő utasítási, ellenőrzési jogát, a munka konkrét irányítóját (létesítményfelelős),a munkaterület behatárolását (a 290/2007. Korm. rend. szerint a pontos cím, helyrajzi szám megjelölése is szükséges), a munkában résztvevők megnevezését (a KÉSZ csoport esetlegesen résztvevő más vállalatai, alvállalkozók), a munkavédelmi, környezetvédelmi követelmények meghatározását, az energia felhasználás mértékének és módjának rögzítését, az ilyen költségek viselésének rendjét, a társasági infrastruktúra használatának szabályait, a veszélyhelyzetekre vonatkozó előírásokat, a részteljesítések lehetőségét, és azok elfogadási kritériumait, a szerződésszegés következményeit (pl. a meghiúsulási és késedelmi kötbér mértékét), a kivitelező jótállási (garanciális) kötelezettségének időtartamát, stb. Azon vállalkozási szerződéseknek, amelyek információbiztonsági szempontjából érzékeny területeket érintenek, célszerűen tartalmazniuk kell a következők elemeket (csak azokat, amelyek az adott tárgykörben értelmezhetők):

-

a társasági vagyonvédelemmel kapcsolatos azon szabályokat, amelyek relevánsak a szerződés tárgya szerint, a szervezeti eszközök - beleértve az információt és szoftvereket is - védelmére vonatkozó eljárási szabályokat,

Azonosító:

IIE 002




-

-

-

az információk és az információt hordozó eszközök visszaszolgáltatását, vagy megsemmisítését biztosító szabályozásokat, a szerződés lejártakor, vagy fennállta alatt egy adott időpontban, egyezség szerint, az információk sokszorosítására és közreadására vonatkozó korlátozásokat, a törvényi (pl. adatvédelemre vonatkozó törvény, stb.) vonatkozású felelősségeket, különös figyelemmel a különböző nemzeti törvénykezési rendszerekre, ha a vállalkozó külföldi cég, vagy a KÉSZ Csoport tagjai külföldi vállalkozási szerződést kötnek, a szellemi tulajdonjogok és a szerzői jog átruházására, és minden együttműködésben végzett munka védelmére vonatkozó szabályokat, a KÉSZ Csoport helyiségeihez, információs rendszereihez való hozzáférésre vonatkozó szabályokat, a hardver és szoftver telepítésére, karbantartására vonatkozó felelősségeket, a változáskezelésre vonatkozó szabályokat, a vállalkozók további alvállalkozó bevonására vonatkozó szabályokat, titoktartási nyilatkozatot. A vállalkozási szerződések részletezettségét annak ellenértéke, és a célszerűség határozza meg.

3. Üzemeltetési szerződések Az üzemeltetési szerződések előkészítése során, az általános követelményeken túl, figyelembe kell venni a következő szempontokat: -

a szerződés tárgyának pontos meghatározása, műszaki felmérés, leltár alapján, a szolgáltatás kezdő időpontja, a szolgáltatási terület pontos meghatározása, a szolgáltatási díj meghatározása, a használati díj külön meghatározva, a szolgáltatási díj tartalma (üzemeltetés, karbantartás, energiaköltségek viselése, stb.), a szolgáltatási díj számlázása, a szolgáltatási díj érvényességi ideje (az esetleges díjkorrekció kiszámításának és közlésének módja, a felek között a díjjal kapcsolatos véleménykülönbségek rendezése), a használati díj fizetésének, felhasználásának módja, a felújítási-karbantartási tevékenység megkülönböztetése, az ilyen típusú munkák elvégzésének kötelezettsége melyik felet terheli, a reklamációk, hibabejelentések kezelése, az esetleges veszélyhelyzetekre vonatkozó kitételek, a működéssel kapcsolatos információk biztosítása, az igényelt dokumentációk (gépkönyvek, üzemeltetési szabályzatok, stb.) felsorolása, az átadott dokumentációk köre, az üzemeltetés feladatköre, a fejlesztési feladatok rögzítése, a közműfejlesztési hozzájárulás kezelése, a szerződés időtartama, a szerződés megszüntetésére vonatkozó szabályok (felmondás, elállás, stb.).

Azonosító:

IIE 002




4. Bérleti szerződések Az általános követelményeken túlmenően a bérleti szerződések tartalmazzák a következőket: -

a bérlet tárgyát, tulajdonosát, a bérbe adott helyiség pontos meghatározását, területét, a bérbe adott ingatlan/eszköz jelen állapotára vonatkozó megjegyzést, a bérbeadás módját, idejét, a bérlemény kötelező tartozékait, az átadott dokumentumok felsorolását, a bérleti ellenérték pontos mértékét, egységre vonatkoztatva és összesen, a bérleménnyel együtt biztosított eszközök, energia, egyebek meghatározását, a fogyasztás mérésének módját, az elszámolás módját, a további bérbeadás lehetőségét, módját, a használatra vonatkozó követelményeket, és a nem rendeltetésszerű használat következményeit, az átalakítás lehetőségének mértékét, a karbantartás, felújítás módját, melyik felet terhelik ezen kötelezettségek, a bérlet megszűnésekor fennálló állapot igényt, a bérlet megszűnésére vonatkozó kitételeket, a tehermentességi nyilatkozatot (vagy a bérlő nyilatkozatát a terhelt tárgy/ingatlan ilyen természetének ismeretéről), a közös használatra vonatkozó rendelkezéseket, a zálogjog meghatározását, a meghibásodások, veszélyhelyzetek jelentésének kötelezettségét, a veszélyhelyzetekre vonatkozó előírásokat, a fellépő károk rendezésének módját, a felmondás módját, és a felmondási időre vonatkozó kitételt, a felmondás következményeit, a bérleményben elhelyezett dolgokért vállalt felelősség tisztázását.

Szerződéskötési és kezelési szabályzat

Recommend Documents